WORD

MICROSOFT EXCEL 2010

Concepto.- Excel es una hoja de clculo, programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras, formulas, celdas de referencia y grficos. Una hoja de Excel 2010 est compuesta por filas (1048,576) y columnas (16384)

Iniciar Excel 2010

Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2010 Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu computadora; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa. Escap2010

Desde el icono de Excel del escritorio.

La Pantalla InicialAl ingresar a Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

Introduccin. Elementos de Excel

Las Barras

La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado.Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio.De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas.Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaaEl Botn Office

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.Este men contiene tres tipos bsicos de elementos:Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.

Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administrar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos.

La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente. La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos. La Ayuda

Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel.Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

Empezando a trabajar con Excel

Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo.

Movimiento rpido en la hoja

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son:

MOVIMIENTOTECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDAo INICIO

ltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

ltima fila de la hojaCTRL + FLECHA ABAJO

ltima columna de la hojaCTRL + FLECHA DERECHA

Movimiento rpido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

Conceptos Bsicos:

Libro1.- Nombre del archivo que asigna Excel por defecto.Hojas.- rea de trabajo de Excel, est compuesta por filas y columnas por defecto se muestran 3 hojas. Se puede agregar hasta 256.Filas.- Representadas por nmeros con un total de (1048,576)Columnas.- Representadas por el alfabeto con un total de (16384)Celda.- Es la interseccin de una columna y una fila. Ejm: g10Celda activa.- Aquella que esta seleccionada, lista para almacenar datosCelda relacionada.- Es aquella que si se copia en una frmula se ajusta segn su nueva posicin. Ejm: =b5+100Celda absoluta.- Es aquella que cuando se copia en una frmula no vara segn su nueva posicin. Ejm: =$b$5+100

Ingresar Datos:

1.- Seleccionar celda2.- Digitar datos3.- Aceptar (Un clic, Enter)o1.- Seleccionar celda2.- Un clic en la barra de frmula3.- Digitar datos

Modificar Datos:

1.- Seleccionar celda2.- Presionar tecla F2 Corregir datos3.- Aceptar

Administrar Contenido de celdas:

Seleccionar Celdas:

Secunciales:

1.- Ubicar puntero en la 1era celda2.- Clic + arrastre

Alternas:

1.- ctrl. + un clic

Seleccionar toda una hoja

1.- Un clic sobre el rotulo vaco de la hoja de clculo

Seleccionar Filas/Columnas:B

1.- Un clic sobre el nombre de la columna o el nombre de la fila 5

.

Ampliar / Reducir Filas Columnas:

1.- Ubicar puntero a la derecha del nombre de la columna o en la parte inferior del nombre de la Fila.2.- Clic + arrastre

Mover Contenido de celdas:

1.- Seleccionar celdas Ubicar el puntero en un borde de la seleccin2.- Clic + Arrastreo1.- Seleccionar celdas Ctrl + x2.- Seleccionar una celda nueva (De otro archivo o de otra hoja)3.- Ctrl + v

Copiar Contenido de celdas: +

1.- Seleccionar celdas Ubicar el puntero en un borde de la seleccin2.-Ctrl+Clic + Arrastreo1.- Seleccionar celdas Ctrl + C2.- Seleccionar una celda nueva (De otro archivo o de otra hoja)3.- Ctrl + v

Rellenar Contenido de celdas: (+)

1.- Seleccionar celdas Ubicar el puntero en la parte inferior izq. de la seleccin (debe aparecer una cruz fina)2.-Clic + Arrastre

Eliminar Contenido de celdas:

1.- Seleccionar celdas Presionar tecla supr.OClic derecho borrar contenido

Insertar Filas - Columnas:

1.- Seleccionar celdas Clic en la Ficha Inicio Clic a la derecha del botn Insertar de la banda celdas Clic en Insertar Filas de la hoja, Columnas de la hoja, etc..,O1.- Seleccionar celdas Clic derecho Insertar2.- Toda una fila, Toda una columna Aceptar

Eliminar Filas - Columnas:

1.- Seleccionar celdas Clic derecho Eliminar2.- Toda una fila AceptarToda una columna

Ocultar Filas - Columnas:

1.- Seleccionar Filas - columnas2.- Clic derecho sobre el nombre de la fila columna seleccionada 3.- clic en Ocultar

Mostrar Filas - Columnas:

1.- Seleccionar Filas columnas que anteceden y preceden a la oculta2.- Clic derecho sobre la seleccin Mostrar

Administrar Hojas de clculo:

Insertar hojas:

1.- Seleccionar celdas Clic en la Ficha Inicio Clic a la derecha del botn Insertar de la banda celdas Clic en Insertar hoja.O1.- Clic derecho sobre el nombre de una hoja de clculo2.- Clic en Insertar Clic en hoja de clculo3.- Clic en Aceptar

Seleccionar hojas

1.- Shift o control + un clic en el nombre de la hoja

Eliminar hojas:

1.- Seleccionar hojas de clculo2.- Clic derecho sobre el nombre de la hoja Eliminar

Mover hojas:

1.- Seleccionar hojas de clculo2.- Clic + arrastre

Copiar hojas:

1.- Seleccionar hojas de clculo2.- Ctrl + Clic + arrastre

Cambiar Nombre a hoja

1.- Doble clic en el nombre de la hoja digitar nombre nuevo

Nota.- Todos los procedimientos antes mencionados se pueden efectuar activando el men contextual (Clic derecho sobre nombre de la hoja de clculo)

Mover /copiar hojas a travs del men contextual :

1.- Seleccionar hojas Clic derecho en el nombre de la hoja2.- Seleccionar: Mover o copiar3.- Especificar nombre del libro4.- Especificar antes de: Nombre de la hoja5.- Crear copia Aceptar

Formato de Celdas:

1.- Seleccionar celdas Clic derecho Formato de celdas o Clic en la Ficha Inicio Clic en Formato de la banda Celdas2.- Numero Seleccionar una categora especificar opciones adicionales (Moneda, decimales)3.- Alineacin Alineacin del texto: CentrarCentrar

Vertical Horizontal Control del texto: Ajustar texto, Reducir hasta ajustar, combinar celdas Orientacin Especificar una orientacin del texto en

4.- Fuente Especificar tipo, estilo, color, efecto.5.- Bordes Seleccionar un color, estilo y tipo de borde6.- Trama Seleccionar un tipo de trama y un color7.- Proteger

Proteger y desproteger libro/hoja

1.- Clic en la Ficha Archivo Clic en Informacin 2.- Seleccionar proteger hoja Ingresar clave Aceptar3.- Confirmar clave Aceptar

Combinar y centrar celdas

1.- Seleccionar celdas Clic en la Ficha Inicio2.- Clic en el botn combinar y centrar celdas de La banda alineacin.a

Nota.- Si aplicas un clic a la derecha del botn combinar y centrar, podrs tambin combinar horizontalmente, combinar celdas y separar celdas.

Crear Bordes

1.- Seleccionar celdas Clic en la Ficha Inicio

2.- Clic a la derecha del botn crear bordesde la banda Fuente3.- Clic en un tipo de borde

Formato condicional

Resalta celdas interesantes, enfatiza valores poco usuales, y visualiza datos empleando barras, escalas de color y conjuntos de iconos basados en criterios.

1.-Seleccionar celdas Clic en la Ficha Inicio Clic en el botn Formato condicional de la banda Estilos2.-Seleccionar tipo de condicin Seleccionar valores de la condicin3.-Especificar atributos a las celdas4.-Aceptar Aceptar

Dar Formato como Tabla

Asigna formato rpidamente a un conjunto de celdas y lo convierte en una tabla seleccionando un Estilo de tabla predefinido.

1.- Clic en la Ficha Insertar Clic en el botn Tabla de la banda Tabla2.- Confirmar el rango de celdas 3.- Seleccionar un estilo de tabla

Estilos de Celdas

Aplica rpidamente un formato a una celda con los estilos predefinidos. Tambin se pueden definir estilos propios para la celda.

1.- Seleccionar celdas Clic en la Ficha Inicio2.- Clic en Estilos de celdas de la banda Estilos3.- Seleccionar un estilo de celda de la lista.

Creacin de Frmulas

Una frmula es el ingreso de datos en un orden determinado, la cual tiene como funcin ejecutar una operacin y mostrar un resultado.Para crear una frmula debemos de seguir el siguiente procedimiento:

1.- Introducir en primer lugar el signo = (Igual)2.- Luego introducir nombre de la funcin, Seleccionar celdas de referencia o digitarlas, introducir datos numricos, operadores, etc.Ejemplos:=20 + 50

=B5 * 10

=Suma (b5:b8)

Nota.- Una frmula puede hacer referencia a una celda de la misma hoja, a una celda de otra hoja o a una celda de otro libro (Archivo).

Sintaxis:= [Nombre del libro] Nombre de la hoja! Nombre de la celda

Operadores de Excel

1.- Operadores aritmticos.- Son aquellos que ejecutan las operaciones matemticas bsicas; generando un resultado numrico.

OperadorSignificadoEjemploResultado

+Suma=20+1030

-Resta=20-1010

*Multiplicacin=20*10200

/Divisin=20/102

^Potencia=4^216

%Porcentaje=50%0.5

2.- Operador de unin.- Es aquel que permite concatenar el contenido de un conjunto de celdas. (&)

OperadorSignificadoEjemploResultado

&Concatena contenido de celdas=H5& &H6El contenido de ambas celdas

3- Operadores de comparacin.- Compara 2 valores y emite un resultado lgico Verdadero o Falso.

OperadorSignificadoEjemploResultado

=Igual a=20>10Verdadero

>Mayor q=20=10Verdadero

= Comparacin

Uso de parntesisPara cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.=5+2*3Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.=(5+2)*3En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Funciones.- Una funcin es una formula predeterminada que realiza una operacin.

Funcin Suma.- Permite obtener la sumatoria de un rango de celdas. (Es equivalente a la autosuma Ejemplo: =Suma (b5:b10)

Funcin Promedio.- Permite obtener la media aritmtica de un rango de celdas. Ejemplo: = Promedio (I9:I18)

Funcin Min.- Permite obtener el valor mnimo de un rango de celdas.Ejemplo: =Min (g9:g18)

Funcin Max.- Permite obtener el valor mximo de un rango de celdas.Ejemplo: =Max (g9:g18)

Funcin Contar.- Permite obtener el nmero de celdas que contienen datos numricosEjemplo: =Contar (g9:h18)

Nota.- A travs del botn de lista de autosuma se pueden insertar las funciones anteriormente mencionadas.

Funcin Ahora.- Devuelve la fecha y hora actualEjemplo: =Ahora ( )

Funcin O.- Devuelve verdadero si uno de sus argumentos son verdaderosEjemplo: =O (g9>3000; h9>=300)

Funcin Y.- Devuelve verdadero si todos sus argumentos son verdaderosEjemplo: =Y (g9=600)

Funcin Si.- Evala dos operaciones o resultados; pero solo ejecuta uno de ellos.Ejemplo: =Si (g9>3000; 10%*g9; 500)

Funcin SUMAR.SIOcultar todo.- Sirve para sumar los valores en un rango(rango: dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) que cumple los criterios que se especifican. Por ejemplo, supongamos que en una columna que contiene nmeros, desea sumar slo los valores que son mayores que 5. Puede usar la siguiente frmula:=SUMAR.SI(B2:B25,">5")En este ejemplo, los criterios se aplican a los mismos valores que se estn sumando. Si lo desea, puede aplicar los criterios a un rango y sumar los valores correspondientes en un rango distinto. Por ejemplo, la frmula =SUMAR.SI(B2:B5, "Juan", C2:C5) suma slo los valores del rango C2:C5, donde las celdas correspondientes al rango B2:B5 son iguales a "Juan."

SintaxisSUMAR.SI(rango, criterio, [suma_rango])La sintaxis de la funcin SUMAR.SI cuenta con los argumentos(argumento: valor que proporciona informacin a una accin, un evento, un mtodo, una propiedad, una funcin o un procedimiento.) siguientes: rangoObligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar segn los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. criteriosObligatorio. El criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5, 32, "32", "manzanas" u HOY(). ImportanteCualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los smbolos lgicos o matemticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numrico, las comillas dobles no son obligatorias. rango_sumaOpcional. Las celdas reales para agregar, si desea agregar celdas a las ya especificadas en el argumento rango. Si se omite el argumento rango_suma, Excel agrega las celdas que estn especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que se aplica los criterios).Notas No es necesario que rango_suma tenga el mismo tamao y forma que el argumento rango. Las celdas reales que se deben sumar se determinan usando la celda superior del extremo izquierdo del argumento rango_suma como la celda inicial e incluye las celdas que corresponden con el tamao y la forma del argumento rango. Por ejemplo:

Si rango esy rango_suma eslas celdas reales sern

A1:A5B5:B15B5:B15

A1:A5B1:B3B5:B15

A1:B4C1:D4C1:D4

A1:B4C1:C2C1:D4

Se pueden usar los caracteres comodnsigno de interrogacin (?) y asterisco (*) como el argumento criterios. El signo de interrogacin corresponde a cualquier carcter nico y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogacin o un asterisco reales, escriba una tilde (~) antes del carcter. Ejemplo1. (Copiar en una hoja de Excel)

1

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3

4

5

6

7

8

9

10

ABC

Valor de propiedadComisinDatos

100.0007.000250.000

200.00014.000

300.00021.000

400.00028.000

FrmulaDescripcinResultado

=SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5)Suma las comisiones de los valores de propiedad superiores a 160.000 (900.000)63.000

=SUMAR.SI(A2:A5;">160000")Suma los valores de propiedad superiores a 160.000.900.000

=SUMAR.SI(A2:A5,300000,B2:B3)Suma las comisiones de los valores de propiedad igual a 300.000.21.000

=SUMAR.SI(A2:A5,">" & C2,B2:B3)Suma las comisiones de los valores de propiedad superiores al valor en C2.49.000

Ejemplo 2

1

2

3

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5

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9

10

11

12

ABC

CategoraAlimentosVentas

VerdurasTomates2.300

VerdurasApio5.500

FrutasNaranjas800

Manteca400

VerdurasZanahorias4.200

FrutasManzanas1.200

FrmulaDescripcinResultado

=SUMAR.SI(A2:A7,"Frutas",C2:C7)Suma de las ventas de todos los alimentos en la categora "Frutas".2.000

=SUMAR.SI(A2:A7,"Verduras",C2:C7)Suma de las ventas de todos los alimentos en la categora "Verduras".12.000

=SUMAR.SI(B2:B7,"*s",C2:C7)Suma de las ventas de todos los alimentos que terminan en "s" (Tomates, Naranjas y Manzanas).4.300

=SUMAR.SI(A2:A7,"",C2:C7)Suma de las ventas de todos los alimentos que no tienen una categora especificada.400

Funciones anidadas.- Es el uso de 2 o ms funciones en una frmula. Se pueden emplear hasta 7 niveles de funciones en una frmulaEjemplo: =Si (promedio (g9:g18)>300;20%*h9;suma(i9:i18)Crear grficos1.- Seleccionar datos Clic en la ficha Insertar 2.- Seleccionar un tipo de grfico (banda grficos) 3.- Clic en todos los tipos de grafico Seleccionar un grfico4.- Clic en Aceptar5.- Se visualizar una nueva pestaa Diseo, mediante ella se podrCambiar tipo de grfico, seleccionar datos, cambiar diseos de grficos y estilos

Imprimir hoja de Clculo

1. Clic en el botn de office Imprimir Vista preliminar2. Un clic a configurar pgina Seleccionar una orientacin Especificar: Ajuste de escala Seleccionar tamao de papel y calidad de impresin3. Un clic a Mrgenes Especificar los mrgenes correspondientes4. Un clic a Encabezado y Pie de pgina Definir encab. y pie de pag. con los botones correspondientes. Aceptar5. Imprimir Seleccionar impresora, Intervalo de pg. Especificar # de copias6. Aceptar

Hoja1ABCD123