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Clave: 1082 -003-001

Procedimiento administrativo para farmacias con sis tema automatizado y manual

1. Objetivos

1.1 Establecer las actividades para regular la operación de las farmacias de unidades de atención médica de primero y segundo nivel, así como de las Unidades Médicas de Alta Especialidad (UMAE), del Instituto Mexicano del Seguro Social, para establecer un control y resguardo adecuado de los bienes terapéuticos que permitan una atención al suministro de los medicamentos, lácteos, estupefacientes, psicotrópicos, en si todos los insumos terapéuticos que maneja la unidad médica, de manera oportuna y suficiente a la población derechohabiente del Instituto. 1.2 Proporcionar al personal de las Farmacias de unidades de atención médica de primero y segundo nivel, así como a las Unidades Médicas de Alta Especialidad del Instituto, los elementos técnicos-administrativos para realizar las actividades de solicitud, recepción, guarda, control, surtido y las inherentes para la operación y funcionamiento de las Farmacias. 2. Ámbito de aplicación

2.1 El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal de la Coordinación de Control de Abasto, Coordinación Técnica de Bienes y Servicios, Direcciones y Subdirecciones (médica y administrativa) de Unidad Médica, Coordinaciones de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional, Personal responsable del abasto de la unidad médica, Departamentos de Suministro y Control del Abasto Delegacional, Direcciones Administrativas de Unidad Médica de Alta Especialidad, Departamentos de Abastecimiento de Unidad Médica, personal de farmacia y almacén en el Instituto Mexicano del Seguro Social, de las Delegaciones Estatales, Regionales y del Distrito Federal dentro de sus respectivas circunscripciones. 3. Políticas 3.1 La Unidad de Administración, a través de la Coordinación de Control de Abasto, será la responsable de establecer las políticas de operación para el funcionamiento de las farmacias del Instituto Mexicano del Seguro Social, bajo la supervisión de las Coordinaciones Delegacionales de Abastecimiento y Equipamiento para las unidades médicas y de los Departamentos de Abastecimiento en las UMAE. El Coordinador de Control de Abasto 3.2 Actualizará y difundirá el presente Procedimien to.

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3.2.1 Vigilará permanentemente el funcionamiento de los programas de cómputo que sostienen la operación del Subsistema de Farmacias (SAIF), a través de la División de Sistemas de Operación para resolver, optimizar y mejorar los procesos automatizados del Sistema de Abasto Institucional. 3.3 El responsable del almacén Delegacional, suministrará medicamentos a las farmacias, con fecha de caducidad no menor a 9 meses y por excepción, podrán suministrar artículos que sean de consumo inmediato con una vigencia menor, previo acuerdo entre el director y/o subdirectores de la unidad médica con el Jefe de Prestaciones Médicas de la Delegación o Director de Prestaciones Médicas de la UMAE. 3.4 El personal del Departamento de Suministro y Control del Abasto Delegacional, será responsable de establecer las frecuencias de suministro al inicio de cada año, para abastecer a las Unidades Médicas, considerando invariablemente que la distribución sea semanal, quincenal, mensual, bimestral o semestral, esta frecuencia de suministro debe estar sustentado en la capacidad instalada, la demanda, la ubicación geográfica, la eficiencia y efectividad en la logística de transportes. Lo anterior debe apegarse al procedimiento para la generación de órdenes de suministro de almacén a unidades médicas y órdenes de reposición con entrega en unidad médica, clave 1494-003-005.

3.5 Las adecuaciones a las frecuencias señaladas en el numeral anterior, deberán garantizar el mantener abastecidas a las Unidades en los niveles establecidos por la autoridad competente. 3.6 Los Directores, los Subdirectores de Unidades Médicas, con apoyo de la Jefatura Delegacional de Prestaciones Médicas y Directores Administrativos de Unidades Médicas de Alta Especialidad, serán los responsables de verificar que las farmacias cuenten con Licencia Sanitaria vigente para el manejo de Biológicos, psicotrópicos y estupefacientes, así como Responsable Sanitario.

Responsable sanitario con licencia de la SSA 3.7 Será la persona autorizada, para atender las visitas de verificación sanitaria federal ordenadas por la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios de la Secretaría de Salud.

3.8 Deberá revisar como principales puntos: la recepción de estupefacientes, de substancias psicotrópicas, así como los bienes que requieren de refrigeración, lo anterior con base en la Norma que establece las disposiciones para mantener y controlar los equipos de la red de frío en el manejo de insumos para la salud en el Instituto Mexicano del Seguro Social”, clave 1000-001-008.

3.9 Deberá tramitar semestralmente el Aviso de Previsión para el consumo de estupefacientes, de medicamentos controlados del grupo I, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 114 fracción III, del Reglamento de Insumos para la Salud.

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3.10 Deberá presentarse físicamente en la farmacia para verificar el cumplimiento de las actividades que establece la Secretaria de Salud. En un lapso no mayor a 2 meses.

3.11 Implementará en coordinación con el responsable de la farmacia, el sistema de seguridad para la custodia de estupefacientes y psicotrópicos, asegurándose que las actividades correspondientes a los registros, tanto de entradas, como salidas, y demás controles se realicen conforme a lo que establece la Secretaría de Salud.

El responsable de la farmacia en las unidades médic as 3.12 Será el Coordinador de Farmacia o en ausencia de éste, será la persona con la categoría más alta.

3.13 Será el responsable de verificar y supervisar permanentemente el correcto funcionamiento del sistema SAI-Farmacia, así como de cualquier otro equipo y/o programa de computo que el instituto implemente para un mejor control de entradas y salidas de los insumos para la salud.

3.14 Dará cumplimiento a las leyes, reglamentos, normas y demás disposiciones que se emitan o hayan emitido las autoridades gubernamentales y/o institucionales en materia de administración de farmacias o abasto.

3.15 Será el personal responsable que opere el Sistema SAIF en las Unidades Médicas que cuenten con dos consultorios y una pequeña farmacia y adecuará a las necesidades de dicha unidad las políticas.

3.16 Es el responsable de organizar, dirigir, y controlar las cargas de trabajo del personal de categorías inferiores de farmacia, por lo cual tendrá que aplicar los perfiles de puesto, profesiograma y relaciones de mando por categoría, autorizados según el Contrato Colectivo de Trabajo y Reglamento Interior de Trabajo vigente, para el buen desempeño de las funciones del personal, y de todas aquellas labores administrativas inherentes a las actividades de operación de una farmacia, en cumplimiento a las leyes, reglamentos, normas y demás disposiciones que se emitan o hayan emitido las autoridades gubernamentales y/o institucionales en materia de administración de la farmacia o abasto.

3.17 Deberá mantener actualizados los Catálogos de operación en SAIF en unidad médica o UMAE, además será el responsable de que el personal a su cargo descargue en el sistema SAIF, así como en los demás programas de cómputo implantados por la autoridad institucional, todas las recetas y/o cualquier otro documento para tener el control de las existencias de bienes de consumo actualizadas, con la finalidad de que se surtan con oportunidad, calidad, suficiencia a las áreas de servicio, como a los derechohabientes.

3.18 Deberá comunicar por escrito a los jefes de servicio y jefa de enfermeras, Inmediatamente que detecte la carencia de claves para la elaboración de recetas individuales o colectivas de medicamentos, con la finalidad de que se implementen estrategias de abasto.

3.19 Asignará los espacios físicos para el acomodo de medicamentos en las farmacias, partiendo de los pasillos principales, en secciones, estantes, anaqueles y casilleros, utilizando

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al máximo la superficie disponible a través de la formación de estibas.

3.20 Distribuirá los espacios de acuerdo a la capacidad instalada de la farmacia, es decir considerando la superficie, la demanda, los inventarios determinados como óptimos, la frecuencia de suministro, las condiciones bajo las cuales se debe de custodiar cada insumo, así como la clasificación de los mismos como por ejemplo los: medicamentos controlados, de alta especialidad, peligrosos, de fácil sustracción, de alto costo, y en proceso de canje o devolución etc.

3.21 Se asegurará de que la farmacia opere bajo las mejores condiciones de seguridad, en cuanto a resguardo (almacenamiento) de los insumos, que garanticen la calidad, la oportunidad y la cantidad para el suministro de las recetas individuales o colectivas.

3.22 Solicitará por escrito al Coordinador o Jefe de Abastecimiento y/o al Subdirector Administrativo, los insumos de materiales o adecuaciones físicas al inmueble que son indispensables para la correcta operación de una farmacia, con base en la NOM protección civil a fin de reducir los riesgos, agilizar las operaciones de inventario, suministro, control y rotación de los bienes por número de clave dentro de cada subgrupo y por fecha de caducidad, esterilización o fabricación.

3.23 Garantizará que el almacenamiento de medicamentos y lácteos se efectué conforme a la Norma que establece las Disposiciones Generales para la Administración y Operación de Almacenes en el IMSS 1000-001-007 folio 16.

3.24 Ubicará los medicamentos y lácteos en cuatro líneas de almacenamiento que comprenden: 1) sólidos, 2) líquidos, 3) ampolletas y 4) estupefacientes y psicotrópicos.

3.25 Deberá colocar a los medicamentos y lácteos, marbetes que contengan la clave, presentación y el nombre genérico correspondiente, para facilitar su localización

3.26 Almacenará los lácteos en el subgrupo de sólidos.

3.27 Se asegurará de que el personal de categorías inferiores de farmacia, realice el acomodo de los medicamentos de conformidad al orden secuencial según el catálogo operativo de artículos y que su acomodo y surtido se realice conforme al sistema “Primeros en Entrar, Primeros en Salir” (PEPS), a excepción de los artículos sujetos a caducidad, donde el acomodo se hará para surtir “Primeros en Vencer, Primeros en Salir” (PVPS). Esta política también se observará en los bienes que requieren de refrigeración o congelación.

3.28 Deberá garantizar en ccoordinación con el responsable sanitario, que los estupefacientes y psicotrópicos se resguarden en áreas específicas, con una sola entrada, sin ventanas, bajo llave en estantes de metal o madera, además de un estricto control de las entradas y salidas.

3.29 Generará las estadísticas de consumo para la integración de información de la prescripción razonable conforme al Cuadro Básico Institucional y deberá presentarlo para análisis y autorización del Comité de Farmacia y Terapéutica de la unidad médica o la autoridad competente.

3.30 Deberá solicitar autorización al director o subdirector de la unidad médica para suministrar él o el personal de una categoría inferior de farmacia las recetas individuales o colectivas que estén fuera de los parámetros definidos para la prescripción razonada. Se

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entenderá por autorizada que contenga el nombre, firma, puesto, y matricula en la receta.

3.31 Deberá solicitar el resguardo de las recetas individuales y colectivas que se generen, durante un plazo no menor de cinco años al Coordinador o jefe de abastecimiento de la unidad médica o bien al superior jerárquico en la unidad médica, por lo que deberá contar con la evidencia documental de la entrega, codificada y foliada de las recetas.

3.32 Tendrá que verificar que todas y cada una de las recetas individuales o colectivas que presenten alteraciones, anomalías o cualquier dato que genere incertidumbre en la cantidad y/o descripción del insumo terapéutico a suministrar, estén canceladas el original y la copia.

3.33 Solicitará la reexpedición de las recetas individuales o colectivas señaladas en el numeral anterior, al médico tratante o responsable de servicio

3.34 Supervisará diariamente, que la información contable, los cierres diarios, las entregas de fin de turno, el enlace diario, la reposición de inventarios (consumos y existencias que tenga el SAIF), y el reporte consolidado de Solicitud de medicamentos de Pacientes con Transcripción, Control de Medicamentos de Alta Especialidad, se realice conforme al Manual del Usuario del Subsistema de Farmacias (SAIF).

3.35 Realiza con sistema manual el formato OCE-99, 1082-009-001 (anexo 1), únicamente en las unidades que no cuenten con sistema automatizado SAIF y con la periodicidad que defina la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento, o el Jefe del Departamento de Abastecimientos de la UMAE.

3.36 Solicitará invariablemente la validación de los requerimientos extraordinarios que elaboren por casos fortuitos o de fuerza mayor al coordinador de abastos de la unidad médica.

3.37 Deberá justificar el requerimiento extraordinario de medicamentos, y especificar si la necesidad es temporal o permanente, a efecto de que el almacén actualice sus registros.

3.38 Deberá buscar la opción de traspaso de otra farmacia, mediante formato de Movimientos Varios en los casos en los que el número de claves y cantidades del requerimiento extraordinario de medicamentos no sean significativas,

3.39 Vigilará que el surtimiento de estupefacientes o psicotrópicos y fórmulas magistrales debidamente requisitadas, se presenten por separado en receta individual, sin mezclarlos en la misma receta con otro tipo de artículos.

3.40 Ejecutará diariamente el respaldo de las operaciones efectuadas en el SAIF.

3.41 Actualizará el calendario de días feriados al inicio de año.

3.42 Deberá garantizar que el personal que opera o tiene acceso el sistema SAIF cuente con el código de acceso y password unipersonal e intransferible y que cuenta con la capacitación suficiente para manejar el SAIF.

3.43 Capacitará al personal de categoría inferior que no esté capacitado ó de nuevo ingreso ó en su caso podrá solicitar que proporcione la capacitación a la persona asignada como monitor delegacional del SAI, con base en el Manual del Usuario del Subsistema Farmacias

3.44 Generará de acuerdo a la frecuencia solicitada por las áreas normativas, los reportes

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establecidos en el Manual del Usuario del Subsistema Farmacias.

3.45 Enviará la información de los consumos históricos por servicio de la unidad médica, de forma mensual y anual por cada número de clave, conforme al cuadro básico Institucional, al Director y/o subdirectores de la Unidad Médica o Director Administrativo de UMAE.

3.46 Será responsable durante su jornada laboral, de salvaguardar los insumos para la salud existentes en la farmacia, mantener un estricto control en el inventario y distribución de los mismos, para lo cual se apoyará con el personal de categoría inferior.

3.47 Deberá garantizar que no haya variaciones de temperatura en los refrigeradores Para medicamentos y vacunas que requieren refrigeración, y deberá anotar la temperatura de arribo y la temperatura interior del equipo de la red en frío cada dos horas durante las 24 horas del día, así como todos los días del año de los equipos asignados para la red de frío.

3.48 Realizará los cierres de turno, los cierres diarios, hará la transmisión diaria de consumos, existencias y demás transmisiones que le soliciten, con la periodicidad que defina la Coordinación de Control de Abasto, de igual manera deberá acatar las instrucciones para realizar los respaldos de información y Cierre mensual.

3.49 Se asegurará que las existencias de medicamentos y lácteos sujetos al régimen de caducidad con fecha impresa en el marbete que no puedan ser consumidos por los derechohabientes antes de su vencimiento, deberán ser reportadas al Almacén Delegacional o Departamento de Abastecimiento de UMAE, cuando menos con tres meses de anticipación a la fecha de caducidad para promover su consumo.

3.50 Deberá informar por escrito a la CDAE o Departamento de Abastecimiento de UMAE al momento de su recepción, los bienes que presenten defectos o vicios ocultos atribuibles al proveedor, a efecto de que se aplique la Guía Práctica de Actividades de Control de Calidad de Insumos Terapéuticos para el Sistema Nacional de Almacenes.

3.51 Será responsable de conservar toda la documentación generada en la farmacia, por un período no menor de 5 años, en cumplimiento a la Ley de Fiscalización Superior de la Federación, Titulo Quinto, de la Determinación de Daños y Perjuicios y del Fincamiento de Responsabilidades. Considerando que si la farmacia no cuenta con espacio suficiente, deberá solicitar un lugar adecuado para la conservación de los mismos al coordinador o jefe de abastecimiento o en su lugar al subdirector o director administrativo.

3.52 Deberá vigilar que los medicamentos estén protegidos contra el calor, humedad, así como de otros factores que puedan modificar su calidad.

3.53 Establecerá la coordinación necesaria con el personal de seguridad de la Unidad médica para la apertura y cierre de farmacias, además de cualquier eventualidad que se presente en la misma, lo que deberá quedar asentado en la bitácora respectiva.

3.54 Deberá informar de inmediato al Coordinador o jefe de abastos, al jefe de conservación o a la persona que éste designe en ausencia de él, cuando se presente un accidente en la red de frío y proceder al resguardo de los insumos, durante el tiempo necesario para restablecer el funcionamiento del equipo.

3.55 Las categorías de Oficial de Farmacia, Ayudante de Farmacia y Auxiliar de Farmacia;

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constituyen conjuntamente con el Coordinador de Farmacia, el personal que opera el Subsistema de Farmacias (SAIF), quienes darán cumplimiento a las leyes, reglamentos, normas y demás disposiciones que se emitan o hayan emitido las autoridades gubernamentales e institucionales en materia de abasto y administración de las farmacias.

3.56 Garantizará que la recepción de medicamentos o cualquier otro insumo para la salud que directamente realice el proveedor, cuente con las fechas de caducidad establecidos en la Norma o bien en las Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios vigente, podrá designar al personal de categoría inferior de farmacia a su cargo.

3.57 Garantizará que la recepción de medicamentos y lácteos, estén amparados invariablemente con la documentación comprobatoria correspondiente.

3.58 Verificará que los bienes de consumo recibidos en las áreas almacenarias, entregados en empaques colectivos o secundarios, estén identificados con la clave del artículo, nombre genérico, número de lote, cantidad, fecha de caducidad y en su caso fecha de fabricación, así como las instrucciones para su conservación, podrá designar al personal de categoría inferior de farmacia a su cargo para que realice este numeral.

3.59 Garantizará que los bienes de consumo recibidos en las áreas almacenarias, entregados en empaques colectivos o secundarios estén identificados con la clave del artículo, nombre genérico, número de lote, cantidad, fecha de caducidad y en su caso fecha de fabricación, así como las instrucciones para su conservación, esta actividad podrá asignarla al Oficial de farmacia, auxiliar de farmacia, ayudante de farmacia.

3.60 Garantizará la recepción de estupefacientes y psicotrópicos, con base en los registros y controles específicos establecidos en el presente procedimiento, esta actividad podrá asignarla al Oficial de farmacia, auxiliar de farmacia, ayudante de farmacia.

3.61 Serán los responsables de salvaguardar la existencia de los insumos para la salud que se custodien en la farmacia.

3.62 Garantizará que los bienes que requieren de refrigeración, se custodien y almacenen de conformidad con la Norma que establece las disposiciones para mantener y controlar los equipos de la red de frío en el manejo de insumos para la salud en el Instituto Mexicano del Seguro Social, clave 1000-001-008” folio 23, noviembre 2005, y demás disposiciones que señale el responsable sanitarios, para esta actividad podrá asignarla al Oficial de farmacia, auxiliar de farmacia, ayudante de farmacia.

3.63 Garantizará el cumplimiento de las actividades de control de inventarios conforme al oficio generado por la Coordinación de Control de Abasto.

3.64 Garantizará en las farmacias con sistema manual, el tener actualizado en el Control de Inventarios manual: El cuadro básico, calendario de máximos y mínimos y Pronóstico de consumo mensual (PCM), información de medicamentos con transcripción, prescripción razonable y dotación de servicios.

3.65 Garantizará el registro oportuno en el kardex, así como la documentación que ampare las entradas, consumos y otros movimientos de medicamentos y lácteos, del día y mensualmente

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en el formato OCE-99, 1082-009-001 (anexo 1) .

3.66 Garantizará la elaboración correcta del formato OCE-99, 1082-009-001 (anexo 1) anotando los consumos y existencias del mes que reporta para su posterior reposición, así como responsabilizarse de dirigir oficio al Jefe del Departamento de Abastecimiento Delegacional, en original y copia, anexando el formato OCE 99, 1082-009-001 (anexo 1) , obteniendo acuse de envió en la copia de los mismos.

3.67 Las cantidades de medicamentos y lácteos que adeude el Almacén Delegacional a la Farmacia por el formato OCE-99, 1082-009-001 (anexo 1) , por solicitudes ordinarias o extraordinarias, deberán ser canceladas a la fecha de la generación del siguiente kardex.

El Oficial de farmacia, auxiliar de farmacia, ayuda nte de farmacia 3.68 Serán los responsables de registrar oportunamente conforme al Subsistema de Farmacias (SAIF), la documentación que ampare todos los movimientos de recepción de medicamentos y lácteos, para emitir el alta correspondiente, de conformidad con las actividades y tiempos que le asigne el responsable de Farmacia.

3.69 Realizarán la recepción de estupefacientes y psicotrópicos, con base en los registros y controles específicos establecidos en el presente procedimiento, de conformidad con las actividades y tiempos que le asigne el responsable de Farmacia y las políticas dictadas por el responsable sanitario.

3.70 Darán cumplimiento al control de caducidades a efecto de evitar el vencimiento de medicamentos, lácteos y demás insumos para la salud que se almacenen en farmacia, por lo que deberán informar por escrito al responsable de farmacia con tres meses de anticipación para que continúe con el procedimiento establecido.

3.71 En unidad médica y de UMAE, deberá obtener cifras control (en las funciones que lo requieren), obteniendo el total de la suma de específicos y cantidades, antes de ser registrado en el SAIF.

3.72 Darán atención a los derechohabientes y servicios a través de la ventanilla y de forma amable, respetuosa y con calidez, además de asegurarse de todo el registro de las salidas de recetas individuales, como colectivas en el SAIF, deberán capturarse diariamente para evitar reaprovisionamiento.

3.73 Identificarán las diferentes “Recetas individuales”, y las “Solicitudes de medicamentos para hospitalización y servicios auxiliares” (colectivas), con sello de la clasificación presupuestal vigente en el Catálogo de unidades.

3.74 Recibirán todas las recetas que se presenten en la farmacia, incluyendo las que deban ser negadas por falta de existencias, tanto la primera vez como las subsecuentes que sea presentada por el Derechohabiente en la farmacia al solicitar sus medicamentos. En el caso de la individual, no importando la unidad médica en donde haya sido expedida, con excepción de las recetas resurtibles, de transcripción, especiales y vales de lácteos; con objeto de que el gasto sea asignado correctamente a los diferentes servicios autorizados para consumir

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medicamentos.

3.75 Surtirán las recetas individuales y colectivas, con base en la “existencia disponible” que reporte el SAIF al momento de registrar la receta, con los medicamentos o insumos para la salud solicitados.

3.76 El oficial de farmacia garantizará que las recetas individuales o colectivas que se suministren, no presenten alteraciones, anomalías, o cualquier situación que presuma la modificación de algún dato que se registra en la receta.

3.77 Vigilarán que el registro de vales a la farmacia por lácteos sea a través de la función de recetas individuales de la unidad médica con cargo al Servicio de Salud Materno Infantil.

3.78 Identificarán la “Receta resurtible”, misma que sólo se podrá surtir en la farmacia de la unidad médica que la genera hasta por tres meses, con vigencia de cinco días hábiles a partir de la fecha programada. Si el paciente no acudiera en la primera o segunda entrega, se cancelará automáticamente.

3.79 Serán los responsables, previa notificación, de registrar en el SAIF, las diferentes recetas individuales o colectivas extraviadas; así como retener en el momento aquellas recetas que se llegaran a presentar para su surtimiento y que se encuentren reportadas como extraviadas.

3.80 Son los responsables de revisar que las recetas en las que se prescriban medicamentos fuera de Cuadro Básico Institucional de medicamentos, así como los de protocolo especial, deberán contener la firma de autorización del Subdirector médico o Director médico de UMAE.

3.81 Son los responsables de vigilar que las recetas electrónicas contengan la firma del médico, exclusivamente con tinta azul.

3.82 Son los responsables de suspender la entrega de los medicamentos o lácteos, cuando detecte que estos se encuentran presumiblemente defectuosos, así como de notificar por escrito al responsable de farmacia.

3.83 Son los responsables de vigilar que aquellos medicamentos y lácteos suspendidos por instrucción superior o por el responsable del servicio, además de los determinados como deteriorados, rotos, con fecha de caducidad vencida, mojados, manchados, etcétera; se consideren como existencias no disponibles, en tanto no se autorice la baja, efectúe canje con el proveedor o se reciban instrucciones por escrito y precisas para su liberación o concentración en el almacén delegacional.

3.84 Son los responsables de vigilar que las existencias de medicamentos y lácteos sujetos al régimen de caducidad con fecha impresa en el marbete, que no puedan ser consumidos por los derechohabientes antes de su vencimiento, deberán ser reportadas por escrito al responsable de farmacia, cuando menos con tres meses de anticipación a la fecha de caducidad, para promover su consumo.

El Soporte Técnico Especializado y/o administrador del SAI del Departamento de Suministro y Control del Abasto Delegacional y del Departamento de Abastecimiento de UMAE,

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3.85 Recibirá de la División de Sistemas de Abasto dependiente de la Coordinación de Tecnología y Administración de Recursos Institucionales, los archivos actualizados del catálogo operativo de artículos que incluyen las claves de los bienes de consumo, de los grupos de suministro 010 medicinas, 020 medicina preventiva (vacunas), 030 lácteos y 040 estupefacientes y sustancias psicotrópicas, así como los precios unitarios uniformes por partida presupuestal.

3.86 Enviará al responsable de farmacia los archivos conjuntamente con las instrucciones para su instalación y actualización en el SAIF manual y automatizado.

El administrador del SAI del Departamento de Sumini stro y Co ntrol del Abasto Delegacional y del Departamento de Abastecimiento d e UMAE y el monitor Delegacional ,

3.87 Brindará asesoría de apoyo, capacitación promocional o en el puesto y realizará supervisiones en las farmacias del ámbito delegacional, respecto a la normatividad vigente, procedimientos de registro de información en el sistema de cómputo o de registros manuales.

3.88 Serán los responsables de otorgar las cuentas de usuarios a los perfiles autorizados para farmacia (Director, Administrador, Responsable de Farmacia y Operador) la primera vez, y deberán recibir acuse de recibo de los usuarios dados de alta en el sistema.

3.89 Conjuntamente con los usuarios registrados en el perfil Administrador, serán los encargados y responsables de operar y actualizar dentro de las unidades médicas el sistema SAIF, en el menú de seguridad de usuarios los movimientos de: (Altas de usuarios, Bajas de usuarios, cambios de perfiles, etc.)

3.90 La entrada en vigor del presente documento, actualizará y dejará sin efecto el “Procedimiento administrativo para farmacias con sistema automatizado y manual”, clave 1082-003-001 y registrado en la Unidad de Organización y Calidad, el 31 de diciembre de 2009.

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4. Definiciones 4.1 almacén Institucional: Área facultada para la recepción, custodia, resguardo,

almacenamiento, control y despacho de bienes de consumo terapéutico, destinados a mantener una existencia óptima para ser distribuidos a todas las unidades de la Institución que los requieran para su operación y adecuado funcionamiento, dentro de las condiciones de uso y con la calidad requerida

4.2 almacén delegacional: Área facultada en la Delegación, para la recepción, custodia,

control, despacho y distribución de bienes de consumo e inversión, así como la expedición de altas por la recepción de los mismos.

4.3 almacenamiento: Es la acción de guardar de manera ordenada los bienes considerando

su identificación según su tipo y grupo de suministro, número de lote y fecha de caducidad en su caso. El acto de almacenar o de estar un bien resguardado o custodiado, en un lugar designado para su protección

4.4 alta: Es el trámite por el cual se da entrada oficial a los bienes en un almacén

institucional, otorgando sello oficial con número, fecha y firma del responsable de farmacia en las Remisiones de Pedidos, Remisiones de Almacén y despachos por concepto de entradas de bienes.

4.5 alta (parcial ): Es el trámite por el almacén institucional da entrada oficial de bienes al

IMSS, cuando esta es por cantidades inferiores a las estipuladas en el contrato y/o pedido. El alta parcial puede corresponder a una entrega parcial programada o por excepción fuera del programa.

4.6 archivo: Conjunto de expedientes o documentos organizados, con el fin de integrar una

fuente de información en razón de las actividades de una institución. 4.7 artículo: Es todo bien mueble que satisface parcial o totalmente una necesidad. El

término indicado para el Instituto será el de bienes, de acuerdo a la Ley General de Bienes Nacionales.

4.8 autorización de compra: Es el documento oficial expedido por la Coordinación de

Control de Abasto o Coordinación Delegacional de Abastecimiento, a las Unidades Médicas circunscritas al mismo, en donde autoriza comprar localmente los bienes de consumo no surtidos por el nivel central o por la propia farmacia.

4.9 baja de bienes: Trámite por medio del cual los bienes patrimonio del Instituto son

descargados del inventario debido a que fueron retirados del servicio por obsolescencia, rotura, caducidad, pérdida de los mismos, incosteabilidad de mantenimiento, reparación o recuperación, sin menoscabo de sus atributos que los hacen utilizables o para la venta o donación. Disminución o descenso, cese, vacante u orden, acto y trámite que se efectúa para destruir, vender o donar los bienes propiedad del Instituto, los cuales por

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sus defectos, caducidad o por haber sido considerados rotos, en mal estado y obsoletos, no es posible utilizarlos en la operación del Instituto.

4.10 CADIT: Centro Automatizado de Distribución de Insumos Terapéuticos. Es el Área

encargada de la distribución de insumos terapéuticos a los servicios hospitalarios, dentro de las Unidades Médicas de segundo y tercer nivel de atención, que se abastece de la Farmacia de la Unidad a través de solicitudes de medicamentos para hospitalización y servicios auxiliares y que se apoya para su operación en un sistema informático y en un sistema de correo neumático para el envío de los insumos.

4.11 caducidad: Fecha de vencimiento impresa en el marbete del producto. Característica que tienen los insumos para perder en un lapso su actividad inmunogénica o terapéutica para ser consumidos, tales como: medicinas, vacunas, lácteos, reactivos, químicos, materiales de curación y otros.

4.12 calendario de días festivos: Calendario que tienen las farmacias del Instituto Mexicano

del Seguro Social, de días inhábiles para suministro de medicamentos y lácteos a los servicios, actualizado en el Subsistema de Farmacia (SAIF), al inicio de año.

4.13 calendario de resurtido: Instrumento mediante el cual se informan las fechas de

solicitud, de surtido, de embarque y recepción de un medicamento a las unidades de servicio de conformidad con el grupo de suministro y frecuencia del mismo.

4.14 canje: Intercambio de algo. Negociación que realiza el Instituto con sus proveedores,

para cambiar bienes en mal estado que no pueden ser utilizados, por bienes nuevos del mismo tipo o por notas de crédito.

4.15 catálogo general de artículos: Es una relación detallada de claves con descripciones y

tipos de presentación, por grupo y subgrupo de suministro (bienes de consumo y bienes de inversión); si están dentro o fuera de cuadro básico o en proyecto; si son del Sector Salud o del IMSS y otros datos normativos.

4.16 ciclo de abastecimiento: Período determinado para cubrir las etapas de identificación y

determinación de necesidades, consolidación, adquisición, suministro, control de calidad, distribución y consumo de los bienes de insumos para la salud que requiere el Instituto, para garantizar los servicios que presta a la población derechohabiente.

4.17 clave del artículo: Es la expresión codificada y asignada a cada bien que adquiere el Instituto y que sirve para uniformar, unificar y establecer un número único de identificación.

4.18 clave 5000: Claves de artículos del grupo de medicamentos de alta especialidad, comprendidas dentro de los grupos de suministro 010 Medicinas ó 040 Estupefacientes y sustancias psicotrópicas, con un especifico mayor o igual a 5000, tienen un control especial de acuerdo a las características del producto, desde un punto de vista presupuestario tienen como partida presupuestal asignada la 0320.

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4.19 COCTI: Coordinación de Control Técnico de Insumos. 4.20 código de barras: Es un sistema patrón de signos organizados en barras de codificación

y simbolización, el cual permite acceder a información específica sobre los productos que lo portan, garantizando la identificación automática, única y no ambigua de cualquier artículo en el momento de sus movimientos en cualquier lugar del mundo y que sirve de regla para la recopilación de datos que se requiere cubran en particular mediante codificaciones.

4.21 compra local: Es la acción que efectúa las Delegaciones del Instituto para adquirir

mediante el pago correspondiente, bienes considerados como desconcentrados. También se efectúan compras de los bienes considerados como concentrados, siempre y cuando exista autorización expresa del nivel normativo o delegacional.

4.22 compra urgente o inmediata: Procedimiento para obtener el suministro inmediato de

claves desabastecidas. 4.23 concentración de bienes: S on los envíos de bienes de una unidad almacenaria inferior

a una superior la cual es responsable de concentrar los bienes para proceder al canje con el proveedor por parte del área responsable correspondiente. También son los bienes rechazados por instrucciones de la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento y/o Coordinación de Control Técnico de Insumos.

4.24 consumo: Dentro de las farmacias de unidades médicas y UMAE, es considerado en la

salida, uso y utilización de los bienes de insumos para la salud, adquiridos y suministrados por el Instituto. Pueden ser registrados a partir del surtimiento de recetas individuales y colectivas.

4.25 consumo mensual (PCM): Es el consumo mensual pronosticado, por artículo. Se

obtiene de la aplicación de modelos estadísticos a los consumos, llevada a cabo en unidades médicas y UMAE.

4.26 CCA: Coordinación de Control de Abasto. 4.27 CDAE: Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento. 4.28 control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una

dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación, procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige y las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de recursos.

4.29 control de existencias: Registro físico y valorizado, tanto de los movimientos de

entradas y salidas reales, como de los movimientos de la misma naturaleza, pero motivados por ajustes contables en valores o sobre ajustes en lo físico, por faltantes y

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Clave: 1082 -003-001

sobrantes de inventario, de acuerdo a las normas establecidas por la Coordinación de Control de Abasto, para los bienes de consumo.

4.30 CTV: Control de Tráfico Vehicular. 4.31 cuadro básico Institucional: Documento que relaciona los bienes de insumos para la

salud por grupo de suministro, determinados como fundamentales e indispensables en la operación del Instituto. Útil para el inicio del ciclo del abastecimiento, para la adquisición, recepción y distribución. Herramienta necesaria para planear, programar, presupuestar, adquirir, suministrar e inventariar los insumos para la salud. Deberá estar autorizado por el Comité Específico correspondiente, dependiente de la División Institucional de Cuadros Básicos de Insumos para la Salud.

4.32 DAD: Departamento de Abastecimiento Delegacional. 4.33 DAUMAE: Departamento de Abastecimiento de UMAE 4.34 demanda no atendida: La cantidad de artículos demandados por los derechohabientes

de consulta externa y hospitalización, que no pueden ser suministrados de forma inmediata por la farmacia por falta de existencia.

4.35 derechohabiente: Asegurado o pensionado y sus beneficiarios legales que tienen

derecho a estar protegidos en los términos de la Nueva Ley del Seguro Social y sus reglamentos.

4.36 despacho: Es el documento elaborado manualmente que formaliza los envíos que

realizan las unidades almacenarías. 4.37 devolución de bienes: Es el acto de enviar para su concentración aquellos bienes

excedentes, caducos, con alteración de la calidad y que por instrucciones superiores serán devueltos, canjeados, donados o dados de baja. La devolución puede efectuarse a proveedores o a los almacenes delegacionales en su caso, previamente rechazados por instrucciones de la CDAE y/o por la COCTI.

4.38 diagrama: Representación gráfica de un proceso, un sistema, un hecho, movimiento,

función o fenómeno cualquiera, dentro de una organización, el cual se presenta para su análisis y evaluación o mejoramiento por medio de símbolos convencionales.

4.39 diferenciador: Se establece mediante dos dígitos en la clave del artículo, por medio de

los cuales en el Módulo de Farmacia en el Catálogo de Artículos del SAI, se distinguen los que tienen las mismas funciones, pero con características sensiblemente diferentes.

4.40 DSO: División de Sistemas de Operación

4.41 DSCAD: Departamento de Suministro y Control de Abasto Delegacional.

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Clave: 1082 -003-001

4.42 empaque colectivo: Preparación o embalaje de un bien en cajas rectangulares bajas, con las leyendas: número de clave, marca registrada, país de origen, descripción, nombre del fabricante y/o distribuidor.

4.43 específico: Es la parte de la clave del artículo que corresponde a las características particulares del mismo, permitiendo la identificación única, entre otros bienes del mismo genérico, dentro del Catálogo general de artículos. Se utiliza en el Instituto en los Cuadros básicos Institucionales.

4.44 existencia disponible: Volumen de artículos que reporta el SAIF, que se tienen en

disponibilidad inmediata para su abastecimiento o consumo en unidades de servicio. 4.45 existencia no disponible: Es la cantidad de artículos que se encuentra comprometida al

haberse generado una receta electrónica, vigentes y pendientes de surtir, más todas las cantidades de artículos fuera de uso, congelados o suspendidos por instrucciones de la Coordinación de Control Técnico de Insumos.

4.46 factura: Documento oficial, aprobado por las autoridades hacendarías que muestra el

tipo, la cantidad, el precio unitario, importe total, impuestos, los términos, clase, forma de entrega y otras particularidades de la mercancía vendida o de los servicios prestados. Es una cuenta por pagar. Es una declaración detallada de la mercancía embarcada o de los servicios prestados a un comprador o consignatario y es la base por la cual el vendedor espera que se pague por los bienes o servicios proporcionados.

4.47 farmacia IMSS: Unidad Almacenaría del IMSS especializada en proporcionar el

suministro de los medicamentos que prescriben los médicos del mismo y cumple con las funciones de solicitar, recibir, almacenar y entregar los medicamentos controlados y sustantivos a los derechohabientes y servicios de hospital.

4.48 frecuencia de suministro: Atributo por unidad de servicio, grupo de suministro y partida

presupuestal que indica la periodicidad con que se suministran los bienes a ésa unidad. La periodicidad podrá ser semanal, quincenal, mensual o bimestral, teniendo como parámetro por artículo el factor máximo, mínimo y óptimo asignado.

4.49 genérico: Se utiliza en la clave del artículo para señalar el agrupamiento de bienes con

características iguales o funciones semejantes, de acuerdo con el grupo o subgrupo de suministro.

4.50 grupo de suministro: Es una clasificación administrativa señalada por la Coordinación

de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera que permite el control de los bienes de consumo a través de las diferentes fases del proceso del abastecimiento y está relacionado con la partida presupuestal.

4.51 inventario: Cantidad de propiedad disponible en cualquier momento. Una lista

desglosada por artículo de las cantidades de propiedad indicada como disponible en un

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Clave: 1082 -003-001

momento determinado. Anotación ordenada de los bienes de una persona o de una entidad. Registro llevado en conexión con las actividades diarias de una empresa.

4.52 inventario físico: Acción de certificar físicamente por medio de recuentos las existencias

de artículos, verificación periódica en unidades almacenarias a efecto de comprobar el grado de eficiencia en los sistemas de control administrativo, el manejo de los materiales, el método de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacén. Por lo regular se practica anualmente la toma o levantamiento físico de inventario de los bienes de consumo del Instituto.

4.53 inventario rotativo: Método que consiste en efectuar recuentos por partes, de bienes

debidamente programados por etapas periódicas, hasta lograr en el lapso establecido, tener la comprobación física de todas las existencias.

4.54 inventario selectivo: Por este método se efectúan recuentos en determinadas líneas de

bienes escogidos al azar, con el objeto de evaluar de inmediato la confiabilidad de los registros que se tengan de dichas líneas de bienes.

4.55 LAASSP: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 4.56 manual: Que se ejecuta con las manos o relativo a ellas. Libro o documento que

contiene el conjunto de maniobras, prácticas o abreviadas de las nociones de una ciencia. Se consideran instrumentos normativos a los manuales de organización, manual del usuario, instructivos, procedimientos, etcétera.

4.57 medicamento: Agente, sustancia o mezcla de substancias de origen natural o sintético

(simple o compuesto) que tenga efecto terapéutico, preventivo o rehabilitatorio (se administre al exterior o al interior), que se presente en forma farmacéutica y que se identifique como tal, por su actividad farmacológica, características físicas, químicas y biológicas. En el IMSS, se consideran dentro del grupo de suministro de medicamentos a las medicinas, productos de medicina preventiva (vacunas), lácteos y a los narcóticos y estupefacientes.

4.58 medicamento con transcripción: Corresponde a todo aquel medicamento que no forma

parte del Catálogo local de Medicamentos de una unidad médica determinada. 4.59 monitor delegacional: Es la persona responsable de supervisar, apoyar en la

implantación, operación y procedimientos, recurrente de sistemas automatizados en farmacia, así como trasmitir y capacitar al personal de farmacias en unidades médicas y UMAE del Instituto, con los diferentes temas relacionados.

4.60 movimientos varios: Documento mediante el cual se efectúan movimientos de ajustes,

bajas, concentración, congelación devolución, traspaso, excedentes, por caducidad, por apoyo, etcétera.

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Clave: 1082 -003-001

4.61 nivel de servicio: Es el grado de efectividad con que se proporcionan los servicios de suministro de los bienes, en el Instituto.

4.62 orden o solicitud de reposición : Documento oficial institucional, mediante el cual se le

solicita al proveedor la reposición de los bienes sujetos a las condiciones establecidas en un contrato abierto y que han sufrido movimiento en los Almacenes Delegacionales y/o Almacén central.

4.63 objetivo: Aquello hacia lo cual se dirige un acto intencionado. Finalidad, meta. Fin último

que se pretende alcanzar a corto, mediano o largo plazo, mediante la realización de sus funciones, actividades y tareas.

4.64 orden de compra de unidad médica: documento oficial mediante el cual se le solicita al

proveedor suministre directamente en las unidades de atención médica, de acuerdo a las condiciones establecidas en el contrato de suministro.

4.65 paciente con transcripción: Es el derechohabiente que después de un tratamiento específico regresa de una unidad de 3er ó 2º nivel a su unidad de origen para la continuación del mismo con base en el “Formato de Referencia-Contra referencia 4-30-8/98” o su equivalente “Notas Médicas 4-30-128”.

4.66 parámetros de máximos y mínimos: Son las cantidades representadas en días de

consumo. 4.67 partida presupuestal: Elemento presupuestario en que se subdividen los conceptos y

que clasifica las erogaciones de acuerdo con el objetivo específico del gasto. 4.68 período de resurtido: Número de días que se asigna a la unidad de servicio por la

unidad almacenaría, de conformidad con el grupo de suministro y frecuencia del mismo. 4.69 PBLS: Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamiento y

Prestación de Servicios. 4.70 prescripción razonable: Claves de medicamentos previamente seleccionadas por un

Comité integrado por las autoridades médicas y responsables de los servicios de cada Unidad de Atención Médica, conforme al Cuadro Básico Institucional, que incluye la cantidad máxima a surtir por tratamiento médico.

4.71 primeros en entrar primeros en salir (PEPS): Proceso mediante el cual las unidades

almacenarías deberán suministrar los insumos para la salud, tomando en consideración la fecha de entrada de los mismos y surtiendo los primeros que entraron seguidos por los de fecha posterior.

4.72 primeros en vencer primeros en salir (PVPS): Proceso mediante el cual las unidades

almacenarías deberán suministrar los insumos para la salud tomando en consideración

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Clave: 1082 -003-001

la fecha de caducidad de los mismos y surtiendo primero los más próximos a su vencimiento y posteriormente los de vencimiento más alejado.

4.73 prescripción razonable: Claves de medicamentos previamente seleccionadas por un

Comité integrado por las autoridades médicas y responsables de los servicios de cada Unidad de Atención Médica, conforme al Cuadro Básico Institucional, que incluye la cantidad máxima a surtir por tratamiento médico.

4.74 procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se

constituyen en una unidad en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, determinación de tiempos de realización, uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

4.75 programa de entrega: Tiempo requerido o convenido para un período futuro. Proporción

de entrega de los bienes adquiridos.

4.76 proveedor: Persona física o moral, nacional o extranjera, que celebre contrato de adquisiciones y/o servicios con el IMSS, derivado de licitaciones por invitación restringida a cuando menos tres proveedores o adjudicación directa.

4.77 receta: nota que prescribe el médico tratante, en la que indica el medicamento, cantidad,

administración y tiempo de tratamiento. 4.78 receta individual manual: Documento oficial de la Institución, en la que el médico

prescribe el o los medicamentos sustantivos, de trascripción, alta especialidad y fórmula magistral (hasta dos medicamentos por receta), en cantidad, dosis y vía de administración.

4.79 receta individual electrónica: Documento oficial de la Institución, en la que el médico

prescribe el o los medicamentos (hasta ocho medicamentos por receta), al paciente en cantidad, dosis y vía de administración.

4.80 receta especial de la Secretaría de Salud: Exi sten dos tipos de estas recetas: Receta Especial con código de barras de la Secretaría de Salud, es la que se utiliza para medicamentos del grupo I Estupefacientes (para tratamientos no mayores de 30 días. La cantidad máxima de unidades prescritas por día, deberá ajustarse a las indicaciones terapéuticas del producto). Requieren para su adquisición receta médica que contenga impresos (imprenta) nombre, dirección, número telefónico, número de cédula profesional del médico que la expide, con fecha y firma autógrafa del mismo, autorizado por la Secretaría de Salud a un profesionista titulado en la licenciatura de Médico Cirujano, Odontólogo, Homeópata y Anestesiólogo. Únicamente se puede surtir una vez en cantidad suficiente para 24 horas. La receta se recoge en la farmacia, se descargan los datos en el libro foliado autorizado por la Secretaría de Salud. Debe mostrarse y

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Clave: 1082 -003-001

entregarse cuando lo solicite el personal autorizado de la Secretaría de Salud (Departamento de Control de Estupefacientes y Psicotrópicos para el Distrito Federal y en los Estados del interior de la República, a Jurisdicción correspondiente).

4.81 medicamentos del grupo II y III Psicotrópicos , requieren para su adquisición receta

médica que contenga impresos (imprenta) nombre, dirección, número telefónico, número de cédula profesional del médico que la expida, con fecha y firma autógrafa del mismo. La receta deberá retenerse en la farmacia que la surta, sellarla y registrarla en los libros de control autorizados por la Secretaria de Salud, que al efecto se lleven. Sella y archiva en orden alfabético y número progresivo. Podrán prescribir dos medicamentos del mismo grupo como máximo, especificando su contenido y tendrá vigencia de treinta días a partir de la fecha de elaboración.

4.82 receta resurtible: Documento oficial de la Institución, en la que el médico prescribe el o

los medicamentos (hasta ocho por receta), hasta por tres meses al derechohabiente con enfermedades crónicas, en cantidad, dosis y vías de administración

4.83 reclasificación: Cambio en la agrupación de las partidas presupuestales que integran

los estados financieros, modificaciones a los saldos de las cuentas contables cuando dejan de ser representativas de la realidad.

4.84 red de frio: Proceso logístico que comprende al personal, equipo y procedimientos para

la recepción, almacenamiento, conservación, manejo, transporte y distribución de las vacunas y otros productos biológicos, sangre y componentes sanguíneos, medicamentos, material de curación y agentes de diagnóstico en condiciones óptimas de temperatura de refrigeración o congelación, desde su recepción hasta el momento de su utilización, y que por sus características especiales deben mantenerse dentro del rango de temperatura controlado.

4.85 registro contable: Afectación contable que se realiza en los libros de contabilidad de un

ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar información financiera del mismo.

4.86 remisión de almacén: Documento oficial y base para contabilizar las entradas y salidas

de medicamentos y lácteos, mediante el cual el almacén superior abastece al subalmacén de unidades médicas del Instituto, así como de salida por apoyo de una farmacia a otra. Invariablemente se deberá recabar el sello de alta en el almacén receptor para que tenga validez.

4.87 responsable sanitario: Es el profesionista autorizado por la Secretaria de Salud para

supervisar las buenas prácticas de almacenamiento, distribución y manejo de los insumos en las áreas almacenarías.

4.88 responsable de farmacia: Será el Coordinador de Farmacia o en ausencia de éste, será

la persona con la categoría más alta de la rama de Farmacia. Para aquellas unidades

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Clave: 1082 -003-001

médicas que no cuenten con personal de Farmacia, será el responsable la persona que opere el Sistema SAIF.

4.89 SAI: Sistema de Abasto Institucional. 4.90 SAIF: Sistema de Abasto Institucional de Farmacias. 4.91 sistema de inventario automatizado: Conjunto de elementos interconectados, acciones

y eventos relacionados que interactúan unos con otros para ejecutar una tarea, en un todo interrelacionado y complejo. Comprende la entrada, proceso y salida de información.

4.92 sistema de inventario manual: Es aquel que no cuenta con registros electrónicos y

comúnmente se utilizan tarjetas kardex para asentar los movimientos. 4.93 SM: Subdirector Médico 4.94 solicitud de abastecimiento: Es el documento oficial mediante el cual las unidades de

servicio de una delegación, solicitan a su almacén delegacional los bienes de consumo necesario para satisfacer las necesidades por un período determinado.

4.95 solicitud de compra: Documento oficial Institucional mediante el cual se le solicita al

proveedor suministre bienes directamente en las Unidades de Atención Médica o UMAE, de acuerdo a las condiciones establecidas en el contrato abierto de suministro

4.96 solicitud de medicamentos para hospitalización y servicios auxiliares: Formato

oficial Institucional, que emplea el CADIT y/o el Hospital o los servicios auxiliares, con el objeto de solicitar medicamentos a la farmacia, para atender necesidades de los pacientes en los Servicios Hospitalarios por períodos de 24 horas.

4.97 suministro: Es la función sustantiva del abastecimiento que consiste en la solicitud,

recepción, guarda, custodia, distribución y entrega oportuna de los bienes de consumo e inversión que, en forma programada, demandan las unidades de la Institución.

4.98 suministro complementario: Surtimiento adicional al suministro ordinario de bienes a

los almacenes delegacionales o a los almacenes de unidades médicas o de servicios por arribos posteriores de bienes al suministro ordinario, por parte del Almacén Delegacional.

4.99 suministro extraordinario: Surtimiento que se da por situaciones especiales no

consideradas en el surtimiento ordinario o fuera de programa, por parte de las unidades médicas.

4.100 suministro ordinario: Surtimiento programado de bienes a los almacenes

delegacionales o a los almacenes de unidades médicas o de servicios, de acuerdo a un calendario de suministro establecido.

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Clave: 1082 -003-001

4.101 supervisión: Actividad o conjunto de actividades que desarrolla una persona al asignar

o dirigir el trabajo de un grupo de subordinados sobre quien ejerce autoridad, para lograr de ellos su máxima eficiencia con satisfacción mutua. Es vigilar que se cumpla lo encomendado.

4.102 transportista: Persona física o moral, autorizada por el estado, dedicada al negocio de

transportar una propiedad privada de un lugar a otro, por una compensación. El que presta un servicio público o privado de autotransporte de pasajeros, turismo o de carga.

4.103 traspaso: Movimiento de bienes de consumo, materiales y equipos entre unidades

médicas, que se originan como consecuencia de un reordenamiento y optimización de las existencias disponibles.

4.104 UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad que de acuerdo al Reglamento de

Organización Interna del Instituto cuentan con autonomía de gestión, sujeta a las disposiciones que emitan el Consejo Técnico y los demás órganos normativos del IMSS, constituida por una o varias unidades médicas que otorga servicios para la atención de patologías de alta complejidad diagnóstica y terapéutica, con calidad conforme a los conocimientos médicos y principios éticos, con equipamiento de tecnología compleja; que forma y desarrolla personal, y genera conocimiento a través de la investigación científica y el desarrollo tecnológico.

4.105 unidad de atención médica: Establecimiento de un sistema de atención a la salud, en

el cual se integran diversos recursos materiales, humanos, técnicos y económicos, de acuerdo con el nivel de atención médica y el nivel de operación requerido en cada uno de ellos, para lograr un sistema de servicios que permita proporcionar a la población una atención integral en el cuidado de la salud.

4.106 unidad de contra referencia: Unidad de Atención Médica de menor complejidad a la

cual se envía un paciente para continuar su tratamiento en forma integral, de acuerdo a su condición clínica y necesidades de cuidados de su salud con base a los criterios técnicos médicos y administrativos.

4.107 unidad de presentación: Término que se utiliza para designar la forma con la cual se

identificará un bien. Tipo o variedad con la que se fabrica y entrega un bien. Para la Institución es la unidad de adquisición. Ejemplo: caja con 5 supositorios, frasco con 12 tabletas, caja con 50 ampolletas, etcétera.

4.108 unidad de referencia: Unidad de Atención Médica de mayor complejidad o capacidad

resolutiva, a la cual se envía transitoriamente un paciente para el tratamiento de un daño específico de salud.

4.109 usuario: Persona física o moral que recibe el servicio de algo.

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Clave: 1082 -003-001

4.110 vale de lácteos: Documento oficial Institucional, requisitado y expedido por la enfermera especialista en atención materno infantil, para la entrega de leche a los menores de un año, en la farmacia de las unidades médicas del Instituto.

4.111 variante: Se identifica mediante dos dígitos en la clave del artículo que emite el Módulo

del Catálogo de Artículos en el SAI, para distinguir de un mismo artículo, cuando se entrega por el proveedor con diferentes presentaciones.

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Clave: 1082 -003-001

5. Procedimiento administrativo para farmacias con sistema automatiz ado y m anual

Responsable Actividad Documentos Involucrados

Responsable de Farmacia, Personal de farmacia

ETAPA I Recepción de medicamentos en

farmacia

Recepción de documentación

1. Recibe los medicamentos y lácteos en la farmacia, de la CDAE con la documentación correspondiente y procede de acuerdo al caso:

a) A través del transportista subrogado o

propio, la Remisión de Almacén en copia y original, copia de CTV y Talón de Embarque, amparando número de claves y cantidades de medicamentos.

b) Directamente del proveedor, la remisión de pedido para las entregas directas del mismo, y coteja con el calendario de resurtido, los bienes recibidos en la farmacia.

c) Recibe del distribuidor la orden de compra y factura correspondientes en original y copia; coteja con los bienes entregados en la farmacia, cuya unidad médica no cuenta con el sistema de control de compromisos.

d) De otras unidades médicas (farmacias) traspasos por apoyo y devolución de servicios de la propia unidad, de medicamentos y lácteos a través de Formato de movimientos varios 1082-009-002 (anexo 2) , en el que deberá marcar el tipo de movimiento.

Remisión de almacén CTV Talón de embarque Remisión de pedido Orden de compra Factura

Formato de movimientos varios 1082-009-002

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Clave: 1082 -003-001


Responsable de farmacia, Personal de farmacia

a) Recibe de la C DAE a través de transportista.

2. Verifica que el número de cajas

(empaques individuales o colectivos) o bultos recibidos, y/o termos conteniendo insumos del sistema de la red de frío (que requieren control de temperatura), recibidos y marcados en talón de embarque y CTV coincidan.

3. Verifica que la cantidad física coincida con lo señalado en la remisión de almacén.

No coincide 4. Aclara con el transportista o persona que

entrega los artículos, las diferencias detectadas en el momento de la recepción.

5. Realiza las actividades de los numerales 29 a 35

Si coincide

6. Aplica de forma inmediata, sello al talón de embarque y CTV con fecha, hora y firma de recibido, en aquellas unidades donde la recepción se lleve a cabo por bultos, anota número de cajas o bultos recibidos con bolígrafo y devuelve original al transportista, conservando copias.

7. Verifica que los medicamentos y lácteos con caducidad estén dentro de los límites establecidos para su consumo.

Caducidad fuera de límite

8. Señala en el original y copia de la remisión de almacén, remisión de pedido o factura, las cantidades de los bienes con

Talón de embarque CTV Remisión de almacén Talón de embarque CTV Remisión de almacén Remisión de pedido Factura

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Clave: 1082 -003-001

Responsable Actividad Documento s Involucrados


caducidad fuera de límites establecidos, anotando la leyenda: caducidad fuera de límites.

9. Separa los medicamentos y lácteos que se encuentran fuera de los límites de caducidad establecidos, para ser devueltos al almacén delegacional o proveedor.

10. Entrega al transportista o encargado de la distribución, el original de la remisión de almacén o remisión de pedido o factura, según sea el caso, y los medicamentos y lácteos con caducidad fuera de los límites establecidos y recaba acuse de recibo en la copia de la remisión de almacén, remisión de pedido o factura.

Reinicia en la actividad 1

Caducidad dentro de límite

11. Aplica de forma inmediata, sello con fecha, hora y firma de recibido en el original y copia de la remisión de almacén, remisión de pedido o factura.

12. Efectúa registro y actualiza en el SAIF <proceso> Entradas <función> Remisiones.

13. Archiva cronológicamente los documentos,

en el expediente correspondiente.

b) Recibe de proveedor

14. Recibe del proveedor la remisión de pedido en original y copia, y coteja con el calendario de resurtido que coincidan las fechas de entrega de artículos.

Remisión de almacén Remisión de pedido Factura Acuse Remisión de almacén Remisión de pedido Factura Remisión de almacén Remisión de pedido Factura Remisión de Pedido Calendario de resurtido

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Clave: 1082 -003-001



15. Revisa, verifica y coteja que coincida la Remisión con el número de cajas colectivas y/o bultos recibidos.

Si coincide

16. Realiza las actividad del numeral 6

No coincide 17. Realiza las actividades de los numerales

29 a 34

c) Recibe de distribuidor (compra emergente)

18. Recibe original y copia de la orden de compra y factura debidamente requisitada por el distribuidor los artículos con base en el Procedimiento para la compra emergente de bienes de consumo en las unidades médicas 1493-003-006, y verifica que el número de artículos amparados coincidan con la cantidad recibida.

19. Verifica que la factura corresponda con

las claves y las cantidades requeridas en la orden de compra.

No coincide

20. Rechaza la factura por no corresponder

con las claves y cantidades requeridas, indica al distribuidor las diferencias y solicita su corrección actividad 29.

Si coincide

21. Acepta la factura que contiene igual o menor número de piezas o claves a las solicitadas y que el número de artículos amparados, coincidan con la cantidad recibida.

Remisión de Pedido Orden de compra Factura Procedimiento para la compra emergente de bienes de consumo en las unidades médicas 1493-003-006 Factura

Orden de compra Factura Factura

de 82

Clave: 1082 -003-001



22. Verifica que los artículos se encuentren dentro del límite de caducidad y sella de recibido en original y copia de la factura y orden de compra, firma de conformidad y anota nombre y matrícula.

23. Devuelve al proveedor copia de la Orden

de compra y factura, con sello de recibido, firma de conformidad, anotando nombre y matrícula.

24. Registra en el SAIF <proceso> Entradas

<función> Registro de Fuente Alterna Inmediata, obteniendo el Reporte solicitud de compra, 1082-014-001 (anexo 3).

25. Archiva en orden cronológico la orden de

compra, factura y Reporte solicitud de compra, clave 1082-014-001 (anexo 3) .

d) Recibe de otras unidades médicas traspasos por apoyo y devolución

de servicios de la propia unidad, de medicamentos y lácteos

26. Verifica físicamente al momento de la

recepción de medicamentos o lácteos, por devolución o traspasos, que el empaque esté en buenas condiciones, que no estén caducos, que las claves y cantidades coincidan con el Formato de movimientos varios 1082-009-002 (anexo 2) .

Si coincide

27. Recibe los artículos de otra unidad continua en la actividad 45

No coincide 28. Aclara con el transportista o persona que

entrega los artículos, las diferencias detectadas en el momento de la recepción.

Orden de compra Factura Orden de compra Factura Reporte solicitud de compra 1082-014-001 Orden de compra Factura Reporte solicitud de compra 1082-014-001 Formato de movimientos varios 1082-009-002

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Clave: 1082 -003-001



29. Circula con bolígrafo en el original y copia de la remisión de almacén, remisión de pedido o factura, las cantidades incorrectas y anota las correctas.

30. Proporciona al transportista o persona que

entrega los artículos, el original de la remisión de almacén, remisión de pedido o factura, recabando acuse de recibo en las copias.

31. Genera en el SAIF <proceso> Entradas,

<función> Remisiones, Reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias) 1082-014-002 (anexo 4) con base en los datos de la Remisión de almacén.

32. Envía el reporte de remisiones de almacén

(con información de diferencias) 1082-014-002 (anexo 4) , adjuntando la copia del remisión de almacén, para autorización del Subdirector Administrativo o Administrador de Unidad Médica o Encargado de la Unidad Médica o Director Administrativo de UMAE.

33. Recibe reporte de remisión de almacén

autorizado por el Subdirector Administrativo o Administrador de Unidad Médica o Encargado de la Unidad Médica o Director Administrativo de UMAE.

34. Elabora y envía, en original y copia Oficio

de aclaración de diferencias, y el Reporte de remisiones de almacén autorizado (con información de diferencias) 1082-014-002 (anexo 4) , a más tardar tres días después de la fecha de recepción de los artículos, a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o Departamento de Abastecimiento de UMAE

Remisión de almacén Factura Remisión de almacén Remisión de pedido Factura Acuse Reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias) 1082-014-002 Remisión de almacén Reporte de remisiones de almacén

(con información de diferencias)

1082-014-002

Remisión de almacén Reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias)

Oficio (aclaración de diferencias) Reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias) 1082-014-002 Acuse oficio Acuse de reporte

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable de farmacia, Personal de farmacia CDAE o Departamento de Abastecimiento de UMAE Responsable de farmacia, Personal de farmacia

y obtiene acuse de recibo en copia. 35. Archiva en orden cronológico copia del

Oficio (aclaración de diferencias), y copia del Reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias) 1082-014-002 (anexo 4) , adjuntando la copia de Remisión de almacén.

36. Recibe en original y copia oficio

(aclaración de diferencias), y del Reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias) 1082-014-002 (anexo 4) .

37. Investiga y determina procedencia de la

aclaración y acciones a realizar, tanto de procedencia como de improcedencia de la reclamación y comunica a la farmacia reclamante, mediante oficio, los resultados obtenidos.

Si procede la reclamación

38. Recibe original del oficio donde le

comunican la procedencia de la reclamación y anexa copia del Oficio (aclaración de diferencias), copia de la remisión de almacén y el Reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias) 1082-014-002 (anexo 4) .

Oficio (aclaración de diferencias) Reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias) 1082-014-002 Remisión de almacén

Oficio (aclaración de diferencias) Reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias) 1082-014-002 Oficio (aclaración de diferencias) Oficio de resultados de reclamación

Oficio de procedencia Oficio (aclaración de diferencias) Remisión de almacén (copia) Reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias) 1082-014-002

de 82

Clave: 1082 -003-001


CD AE o Departamento de Abastecimiento de UMAE Responsable de farmacia, Personal de farmacia

No procede la reclamación

39. Elabora y envía oficio a la farmacia

reclamante notificándole la improcedencia de su reclamación

40. Recibe oficio de notificación de

improcedencia de la reclamación e informa de la situación al Subdirector Administrativo, Administrador, Contador, de la unidad médica o Director Administrativo de UMAE, para dejar constancia del proceso de aclaración de diferencias no reconocido por la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o Departamento de Abastecimiento de UMAE.

41. Elabora expediente especial de no

aclaración de diferencias y archiva en orden cronológico oficio de improcedencia, copia de la remisión de almacén y copia del Reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias) 1082-014-002(anexo 4) .

42. Turna al área de contabilidad de unidad

médica o de UMAE, copia de oficio de improcedencia y del Reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias) 1082-014-002 (anexo 4) , para la Contraloría Interna Delegacional le instruya lo procedente.

Oficio de improcedencia Oficio de improcedencia Oficio de improcedencia Remisión de almacén (copia) Reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias) 1082-014-002 Oficio de improcedencia Reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias) 1082-014-002

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable de farmacia, Personal de farmacia Responsable de farmacia, Personal de Farmacia y Responsable Sanitario

43. Recibe oficio de respuesta y realiza acciones conforme a las instrucciones que le indique el área de contabilidad de unidad médica o área de contabilidad de UMAE para concluir el trámite y archiva en expediente especial correspondiente.

44. Recibe los artículos y continúa con la

Etapa II Almacenamiento y control de inventarios de medicamentos en la farmacia.

ETAPA II

Almacenamiento y control de inventarios de medicamentos en la farmacia

45. Acomoda en anaqueles, refrigeradores, estantes, despachadores de gravedad, gavetas o en muebles especiales destinados para la guarda, custodia, manejo y surtido de los medicamentos y lácteos según su manejo específico, conforme al sistema “Primeros en vencer, Primeros en Salir” (PVPS) o “Primeras Entradas, Primeras Salidas” (PEPS), considerando:

• Por tipo de presentación (sólidos, líquidos,

ampolletas y lácteos) por orden alfabético, por su nombre genérico, salvo los que requieran de condiciones especiales de temperatura, luz, etcétera.

• Por nombre y clave hacia el frente, de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y en paquetes de 10 ligados. Los medicamentos y lácteos que por su

Oficio con instrucciones

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable de farmacia, Personal de Farmacia y Responsable Sanitario

volumen no se puedan acomodar en los anaqueles, deberán ser estibados sobre tarima y separados de muros, por grupo de presentación, número progresivo de clave y en su caso por fecha de caducidad.

• Revisa y separa los estupefacientes y psicotrópicos, los de refrigeración o congelación y medicamentos de claves 5000, del resto de los medicamentos.

46. Actualiza saldos en la Libreta control de

estupefacientes y psicotrópicos, 1082-009-003 (anexo 5) , en el Formato de control diario de medicamentos, claves 5000, 1082-009-004 (anexo 6), en el Formato de control diario de medicamentos en refrigeración, 1082-009-005 (anexo 7) , conforme a los que se manejen en cada Unidad y en el Formato de relación de medicamentos psicotrópicos 1082-009-006 (anexo 8) .

CONTROL DE CADUCIDADES 47. Revisa y actualiza mensualmente el

Formato de registro de control de caducidades, 1082-009-007 (anexo 9) , e identifica las claves de artículos y números de lote cuyas fechas de caducidad sean dentro de los tres meses siguientes.

Libreta control de estupefacientes y psicotrópicos 1082-009-003 Formato de control diario de medicamentos, claves 5000 1082-009-004 Formato de control diario de medicamentos en refrigeración 1082-009-005 Formato de relación de medicamentos psicotrópicos 1082-009-006 Formato de registro de control de caducidades 1082-009-007

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable de farmacia, Personal de Farmacia y Responsable Sanitario

48. Efectúa recuento físico de los artículos y lotes que caduquen dentro de los siguientes tres meses.

49. Determina con base en los promedios de

consumo, si las cantidades en existencia de cada artículo y lote, pueden ser consumidos dentro de la vida útil de los mismos.

No pueden ser consumidos

50. Concentra medicamentos, con base en el

Procedimiento para la concentración y canje de bienes, 1482-003-017.

Si pueden ser consumidos

51. Conserva existencias para el surtido de medicamentos y lácteos.

52. Actualiza el Formato de registro de control

de caducidades, 1082-009-007 (anexo 9) , cuando se agoten las existencias de cada clave y lote e Identifica los que requieren control específico.

No requieren de control específico

53. Conserva existencias para el surtido de

medicamentos y lácteos.

Si requieren de control específico 54. Actualiza registros en los siguientes

formatos para los medicamentos de control específico y/o mediante libretas, de acuerdo a los que se manejen en cada unidad:

• Libreta de control de estupefacientes y

psicotrópicos, 1082-009-003 (anexo 5)

Procedimiento para la concentración y canje de bienes 1482-003-017 Formato de registro de control de caducidades 1082-009-007 Libreta de control de estupefacientes y psicotrópicos 1082-009-003 Formato de control diario de medicamentos claves 5000

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable de farmacia, Personal de Farmacia y Responsable Sanitario Responsable de Farmacia Responsable de Farmacia y Responsable Sanitario

• Formato de control diario de medicamentos claves 5000, 1082-009-004 (anexo 6) .

• Formato de control diario de medicamentos en refrigeración, 1082-009-005 (anexo 7) .

• Formato de relación de medicamentos psicotrópicos 1082-009-006 (anexo 8) ,

55. Registra, consulta diariamente y analiza los

movimientos manteniendo actualizados los controles en las libretas de control de estupefacientes y psicotrópicos 1082-009-003 (anexo 5) o en el formato de control de medicamentos claves 5000, 1082-009-004 (anexo 6) ; en el caso de encontrar diferencias las registra en sus controles y realiza las aclaraciones que correspondan físicas o contables.

56. Informa mediante oficio y formato de

registro de control de caducidades 1082-009-007(anexo 9), al Departamento de Suministro y Control del Abasto Delegacional de unidad médica o al Departamento de Abastecimiento de UMAE, los artículos que estén próximos a agotarse, caducarse o no presenten movimiento y obtiene acuse de recibo en minuta.

57. Archiva minuta y copia del formato. SUSPENSIÒN DE USO PARA SUMINISTRO

58. Recibe oficio de la Secretaría de Salud,

Dirección de Prestaciones Médicas, de la

1082-009-004 Formato de control diario de medicamentos en refrigeración 1082-009-005 Formato de relación de medicamentos psicotrópicos 1082-009-006 Libreta de control de estupefacientes y psicotrópicos 1082-009-003 Formato de control diario de medicamentos claves 5000 1082-009-004

Oficio Formato de registro de control de caducidades 1082-009-007 Minuta

Minuta Formato de registro de control de caducidades 1082-009-007

Oficio de la Secretaria de Salud

de 82

Clave: 1082 -003-001


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Unidad de Administración o Coordinación de Control de Abasto, donde se informa sobre las claves y números de lote de bienes a suspender.

59. Revisa físicamente si tiene existencia de los

medicamentos a suspender, con base en la información recibida en el oficio.

Si hay existencias a suspender 60. Separa físicamente los medicamentos a

suspender, identificándolos con la leyenda “ No tocar suspendidos”.

61. Conserva en orden cronológico circulares,

oficios-circulares, oficios, faxes etcétera, para la afectación del registro de existencias disponibles y no disponibles.

62. Registra en el SAIF <proceso> Salidas

<función> Internos <opción> a no disponibles, obtiene el Reporte de movimientos a no disponibles de artículos suspendidos, 1082-014-003 (anexo 10).

63. Comunica a la Coordinación Delegacional

de Abastecimiento y Equipamiento, o al Departamento de Abastecimiento de UMAE, vía Oficio, que hay existencias suspendidas de artículos reportados y realiza las actividades del Procedimiento para la concentración y canje de bienes 1482-003-017.

64. Archiva en orden cronológico circulares,

Oficio de la Dirección de Prestaciones Médicas Oficio de la Unidad de Administración Oficio de la Coordinación de Control de Abasto Oficio Circulares Oficios circulares Oficios Faxes Reporte de movimientos a no disponibles de artículos suspendidos 1082-014-003 Oficio Procedimiento para la concentración y canje de bienes 1482-003-017 Circulares

de 82

Clave: 1082 -003-001


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oficios-circulares, oficios, faxes etcétera, y Reporte de concentraciones de artículos suspendidos, 1082-014-004 (anexo 11).

No hay existencias a suspender

65. Conserva en orden cronológico circulares, oficios-circulares, oficios, faxes, etcétera.

66. Elabora oficio mediante el cual informa a la

Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento, o al Departamento de Abastecimiento de UMAE, al siguiente día de haber recibido la comunicación, a través de oficio, que no hay existencias en la farmacia de la unidad médica o UMAE, para suspensión de acuerdo a su comunicado, obtiene acuse de recibo en minuta.

67. Archiva la siguiente documentación:

Circulares Oficios-circulares Oficios

Faxes 68. Recibe de la Coordinación Delegacional de

Abastecimiento y Equipamiento o del Departamento de Abastecimiento de la UMAE, circulares, oficios-circulares, oficios, faxes, etcétera, donde se informa sobre los artículos y números de lote de claves de medicamentos a liberar.

69. Revisa físicamente si se tiene existencias

de artículos suspendidos con base en la

Oficios circulares Oficios Faxes Reporte de concentraciones de artículos suspendidos 1082-014-004 Circulares Oficios-circulares Oficios Faxes Oficio Minuta Circulares Oficios-circulares Oficios Faxes Circulares Oficios-circulares Oficios Faxes Circulares Oficios-circulares

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable de Farmacia Responsable de farmacia, Personal de Farmacia Responsable de Farmacia

información recibida.

No hay artículos suspendidos

70. Elabora oficio mediante el cual informa a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o al Departamento de de Abastecimiento de UMAE, que no hay artículos suspendidos en la farmacia de la unidad médica, o de Unidad Médica de Alta Especialidad, de acuerdo a su comunicado y obtiene acuse de recibo en minuta.

71. Archiva en orden cronológico circulares,

oficios-circulares, oficios, fax, etcétera.

Si hay existencias a liberar 72. Separa y acomoda los medicamentos

liberados para su consumo. 73. Conserva en orden cronológico circulares,

oficios-circulares, oficios, faxes, etc. para la afectación del registro de existencias no disponibles y disponibles.

74. Registra en el SAIF <proceso> Entradas,

<opción> Liberación de artículos, la información de artículos a liberar, obtiene el Reporte de liberación de artículos suspendidos, 1082-014-005 (anexo 12) .

75. Elabora oficio e informa de la liberación de

artículos suspendidos a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento, o al Departamento de Abastecimiento de UMAE, a través de Oficio.

Oficios Faxes Oficio Minuta Oficio Circulares Oficios-circulares Faxes Circulares Oficios-circulares Oficios Faxes Reporte de liberación de artículos suspendidos 1082-014-005 Oficio

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable de Farmacia, Personal de Farmacia Responsable de Farmacia

76. Archiva en orden cronológico documentos recibidos y Reporte de liberación de artículos suspendidos, 1082-014-005 (anexo 12) .

SUSPENSION DE ARTICULOS POR MEDIO DE

LA UNIDAD MEDICA 77. Detecta mediante observación, queja de los

servicios o de los derechohabientes, los medicamentos que presentan defectos en su calidad.

78. Separa las existencias del lote de

medicamentos que presente defectos en su calidad y los identifica con la leyenda: "No tocar suspendidos".

79. Elabora en original y copia, el Reporte de

queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS, 1082-014-006 (anexo 13), conforme a su instructivo de llenado del Procedimiento para la concentración y canje de bienes 1482-003-017.

80. Recaba firma del responsable médico del

área usuaria que realiza el Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS, 1082-014-006 (anexo 13).

81. Separa muestra de los artículos que

presentan defectos de calidad, previa consulta con la Coordinación Delegacional de

Circulares Oficios-circulares Oficios Faxes Reporte de liberación de artículos suspendidos 1082-014-005 Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS 1082-014-006 Procedimiento para la concentración y canje de bienes 1482-003-017 Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS 1082-014-006

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable de Farmacia Responsable de farmacia, Personal de Farmacia

Abastecimiento y Equipamiento o con el Departamento de Abastecimiento de UMAE, para que le indique el tamaño de la muestra.

82. Elabora oficio mediante el cual envía a la

Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o al Departamento de Abastecimiento de UMAE, el original del Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS 1082-014-006 (anexo 13) , y la muestra del medicamento o lácteo, obtiene acuse de recibo en minuta.

83. Conserva temporalmente la copia del

Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS 1082-014-006 (anexo 13) .

84. Registra la salida de las unidades y efectúa

el movimiento de existencias disponibles a no disponibles, en el SAIF <proceso> Salidas, <función> Internos, <opciones> Muestras y a no disponibles y obtiene el reporte de bajas de artículos deteriorados 1082-014-007

85. Recibe oficio con instrucciones de la

Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o Departamento de Abastecimiento de UMAE, para realizar las siguientes acciones para los medicamentos: • Liberación • Concentración • Baja

86. Registra en el SAIF la instrucción y emite

reporte según corresponda:

• Liberación de artículos, <proceso>

Oficio Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS 1082-014-006 Minuta Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS 1082-014-006 Reporte de bajas de artículos deteriorados 1082-014-007 Oficio Reporte de liberación de artículos suspendidos

1082-014-005

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable de farmacia, Personal de Farmacia

Responsable de Farmacia y Responsable Sanitario

Entradas <función> Liberación de artículos y emite el Reporte de Liberación de artículos suspendidos 1082-014-005 (anexo 12).

• Concentración <proceso> Salidas, <función> Internos <opción> Concentraciones y emite el Reporte de concentraciones de artículos suspendidos 1082-014-004 (anexo 11) .

• Bajas <proceso> Salidas, <función> Internos <opción> Bajas y emite el Reporte de Bajas de Artículos deteriorados 1082-014-007 (anexo 14) .

87. Archiva cronológicamente en el expediente correspondiente según sea el caso, la documentación

ACCIDENTES DE REFRIGERACIÒN

88. Detecta mediante observación, fallas mecánicas en el refrigerador que alteren las temperaturas de conservación y observa que los productos no presenten escurrimientos, roturas o fugas en los medicamentos ahí guardados y procede de acuerdo a la Norma que establece las disposiciones para mantener y controlar los

Reporte de concentraciones de artículos suspendidos 1082-014-004 Reporte de Bajas de Artículos deteriorados 1082-014-007

Reporte de liberación de artículos suspendidos 1082-014-005 Reporte de concentraciones de artículos suspendidos 1082-014-004 Reporte de Bajas de Artículos deteriorados 1082-014-007 Norma que establece las disposiciones para mantener y controlar los equipos de la red de frío en el manejo de insumos para la salud en el IMSS 1000-001-008

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable de Farmacia y Responsable Sanitario Responsable de Farmacia

equipos de la red de frío, en el manejo de insumos para la salud en el IMSS clave 1000-001-008.

89. Separa físicamente los artículos e identifica con la leyenda: “No utilizar, artículos suspendidos”.

90. Elabora en original y copia Formato de control de accidentes de refrigeración 1082-009-008 (anexo 15) .

91. Recaba firma en el Formato de control de accidentes de refrigeración 1082-009-008 (anexo 15), del Director Administrativo o Administrador de unidad médica y Director Administrativo de UMAE, según sea el caso.

92. Registra en el SAIF los artículos no disponibles en el <proceso> Salidas, <función> Internos, <opción> A no disponibles.

93. Envía, mediante Oficio, el original del Formato de control de accidentes de refrigeración 1082-009-008 (anexo 15) , a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o Departamento de Abastecimiento de la UMAE, e informa al Departamento de Conservación de la unidad médica o de UMAE sobre el desperfecto, obtiene acuse de recibo en minuta.

94. Conserva temporalmente la copia del Formato de control de accidentes de refrigeración 1082-009-008 (anexo 15) , en espera de que la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o Departamento de Abastecimiento de UMAE, envíen instrucciones, y que el Área de

Formato de control de accidentes de refrigeración 1082-009-008 Formato de control de accidentes de refrigeración 1082-009-008 Oficio Formato de control de accidentes de refrigeración 1082-009-008 Minuta Formato de control de accidentes de refrigeración 1082-009-008

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable de Farmacia

Conservación acuda para la reparación del desperfecto.

95. Procede según la notificación del Área

Médica Delegacional, recibida a través de la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o del Departamento de Abastecimiento de UMAE, sobre las siguientes acciones para los medicamentos:

A) Liberación B) Concentración

C) Baja

A) Liberación de medicamentos

96. Registra en el SAIF <proceso> Entradas, <opción> Liberación de artículos, la información con base en el Manual del usuario del Subsistema de Farmacias, obteniendo el Reporte de liberación de artículos suspendidos 1082-014-005 (anexo 12) y archiva.

B) Concentración de medicamentos 97. Registra en el SAIF, concentración de

artículos en el <proceso> Salidas, función <internos >, <opción> Concentraciones, obteniendo el reporte de concentraciones de artículos suspendidos 1082-014-004 (anexo 11) y archiva.

C) Baja de medicamentos

98. Registra en el SAIF, las bajas de artículos en

el <proceso> Salidas, <función> Internos <opción> Bajas, obteniendo el Reporte de Bajas de Artículos deteriorados 1082-014-007 (anexo 14) y archiva.

Notificación del Área Medica Delegacional Manual del Usuario del Subsistema de Farmacias Reporte de liberación de artículos suspendidos 1082-014-005 Reporte de concentraciones de artículos suspendidos 1082-014-004 Reporte de bajas de artículos deteriorados 1082-014-007

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable de Farmacia Responsable de farmacia, Personal de Farmacia

NOTA: en el caso de bajas de artículos, conforme a las indicaciones que sean emitidas por la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o Departamento de Abastecimiento de UMAE.

ARTICULOS FUERA DE RANGO

99. Registra en el SAIF, <proceso> Estadísticas

<Función> Artículos Fuera de Rango, generando según sea el caso, los siguientes reportes:

• Reporte de agotados, clave 1082-014-009 (anexo 16) .

• Reporte de baja existencia, clave1082-014-010 (anexo 17)

• Reporte con sobre existencia, clave 1082-014-011 (anexo 18)

100. Revisa, actualiza mensualmente y entrega los reportes según el caso, al Subdirector Administrativo o Administrador de unidad médica o al Departamento de Abastecimiento de UMAE, para su análisis. Para que determine las acciones a seguir en caso de faltante y archiva acuse de reportes.

MANEJO DE INFORMACIÓN 101. Genera las estadísticas establecidas en

SAIF de acuerdo a la frecuencia solicitada por la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o Departamento de Abastecimiento de UMAE o Coordinación de Control de Abasto, en las siguientes funciones, según corresponda:

Reporte de agotados, 1082-014-009 Reporte de baja existencia 1082-014-010 Reporte con sobre existencia 1082-014-011 Reporte de agotados, 1082-014-009 Reporte de baja existencia 1082-014-010 Reporte con sobre existencia 1082-014-011 Acuse agotados Acuse baja Acuse sobre existencia

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable de farmacia, Personal de Farmacia Responsable de Personal de Farmacia

<proceso> Estadísticas <Funció n>:

• Estado del inventario • Inventario valorizado • Artículos fuera de rango • Estadísticas de consumo mensual y

anual • Suministro superior • Consumo proyectado • Receta individual, consumo por médico

y por artículo • Estado de receta individual

<proceso> Cierre <Función> :

• Informe directivo • Movimientos valorizados • Transmisión contabilidad/presupuesto • Indicadores de desempeño

Cierre diario

102. Ejecuta en el SAIF el <proceso> Cierre,

<función> Cierre Diario, al finalizar la jornada del día.

Cierre mensual

103. Ejecuta cierre mensual, el último día hábil de

cada mes, en el SAIF <proceso> Cierre, <función> Cierre mensual.

Enlaces

104. Efectúa continuamente en el SAIF Enlace

Diario, con información de existencias y consumos, así como de medicamentos con transcripción, para su posterior reposición.

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable Personal de Farmacia Responsable de Farmacia Responsable Sanitario Responsable de farmacia, Personal de Farmacia

Inventario 105. Realiza inventario físico de bienes de

consumo anual, conforme al Oficio-circular emitido por la Coordinación de Control de Abasto.

NOTA: El inventario rotativo y muestreo físico (selectivo), se realiza por etapas periódicas hasta lograr la comprobación física de todas las existencias en el lapso de un año.

Continúa con la Etapa III

ETAPA III Surtido de medicamentos a los CADIT y/o servicios auxiliares de las unidades médicas y al derechohabiente, por parte de la farmacia

106. Recibe de la enfermera o paciente el original

y copia de alguno de los siguientes documentos:

a) Receta individual (manual) b) Receta individual (electrónica) c) Receta de transcripción d) Receta resurtible e) Vale a la farmacia por lácteos Del responsable sanitario autorizado por la Secretaría de Salud recibe original de:

f) Receta especial (estupefacientes o

psicotrópicos) controlado por la Secretaría de Salud.

Del CADIT del hospital y/o los servicios auxiliares, recibe original de:

g) Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares

Oficio-circular Receta individual (manual) Receta individual (electrónica) Receta Transcripción Receta (resurtible) Vale a la farmacia por lácteos

Receta especial (estupefacientes o psicotrópicos)

Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares,

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable de farmacia, Personal de Farmacia

transferida a SAIF e impresión de la misma en original

De farmacia de Unidad Médica o UMAE que solicita apoyo por traspaso, recibe:

h) Formato de movimientos varios (traspasos por apoyo) 1082-009-002 (anexo 2).

107. Revisa y verifica que las recetas señaladas

con los incisos a) b) c) y d) correspondan a la misma Unidad Médica, UMAE o unidades de otra delegación, contengan los siguientes datos para su atención:

• Número de afiliación y nombre del paciente.

Clave y nombre del medicamento o lácteo. Clave y nombre del medicamento o lácteo.

• Dosis • Cantidad solicitada. • Periodicidad. • Nombre, matrícula y firma del médico que

prescribe. Nombre, matrícula y firma de la enfermera materno infantil. (vale de lácteos).

• Clasificación presupuestal. • Dirección y nombre completo de la persona

que recibe los medicamentos.

No contiene los datos o no son correctos

108. Regresa receta al Derechohabiente para que acuda con su médico o al personal del CADIT y/o los servicios auxiliares para el adecuado llenado.


Formato de movimientos varios

1082-009-002

Receta individual (manual)

Receta individual (electrónica)

Receta Transcripción

Receta (resurtible)

Receta individual (manual)

Receta individual (electrónica)


Receta (resurtible) Vale a la farmacia por lácteos

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable de farmacia, Personal de Farmacia Responsable de Personal de Farmacia

Si contiene los datos y son correctos 109. Valida mediante las herramientas

electrónicas o manuales que la receta individual no esté reportada como extraviada.

Receta reportada como extraviada 110. Retiene y cancela el original y la copia de la

receta reportada como extraviada, presentada por el derechohabiente, anota la leyenda: “Esta receta está boletinada”, y orienta al derechohabiente para que regrese con su médico tratante a efecto de que la receta individual le sea sustituida.


No está reportada como extraviada

111. Verifica que la receta o vale este bien

requisitado.

112. Devuelve la receta al derechohabiente, para que éste la presente al médico que la expidió y/o el vale de lácteos a la enfermera de materno infantil solicitante.

113. Archiva original y copia cancelada de la

receta individual.

Receta especial

(estupefacientes o psicotrópicos)

Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares

Receta Individual Receta individual Receta Individual

de 82

Clave: 1082 -003-001

Responsable Activ idad Documentos Involucrados

Responsable Personal de Farmacia Responsable Sanitario

Continúa en la actividad 106

Receta o vale bien requisitado 114. Surte los artículos conforme a la existencia

disponible en el SAIF, realizando las actividades de surtido de medicamentos a derechohabiente.


RECETA CON MEDICAMENTOS DE

ESTUPEFACIENTES O PSICOTRÓPICOS

115. Recibe del derechohabiente la receta especial y turna al responsable sanitario autorizado por la Secretaria de Salud.

NOTA: la “receta especial” (estupefacientes o psicotrópicos) de la Secretaría de Salud, deberá ser proporcionada a la farmacia a través del químico responsable o personal registrado y autorizado por la Secretaría de Salud.

116. Verifica que la receta especial

(estupefacientes o psicotrópicos) controlados por la SSA, contenga los siguientes datos: • Nombre • Matrícula • No. de folio • Domicilio del médico • Número de días del tratamiento,

prescripción y dosificación. • Nombre, domicilio y diagnóstico del

paciente • Fecha • Clasificación presupuestal • Número de cédula profesional y período

de prescripción para claves controladas por la Secretaría de Salud.

Receta individual Vale Lácteos Receta especial (estupefacientes o psicotrópicos) de la Secretaría de Salud Receta especial (estupefacientes o psicotrópicos) de la Secretaría de Salud

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable Sanitario Responsable Personal de farmacia

Si contiene los datos

117. Registra la receta en la libreta sanitaria y verifica si hay existencia de medicamentos.

No hay existencia de medicamentos

118. Registra en el sistema SAIF la demanda no

atendida y le informa la fecha en que debe regresar por su medicamento.


Si hay existencia de medicamentos

119. Surte los artículos conforme a la existencia

disponible en el SAIF.


No contiene los datos

120. Devuelve la receta especial (estupefacientes o psicotrópicos) al responsable personal de farmacia.

121. Recibe receta especial y regresa al Derechohabiente para que acuda con su médico o al personal del CADIT y/o los servicios auxiliares para el adecuado llenado.


RECETA DE MEDICAMENTOS CON TRANSCRIPCIÓN

Receta Libreta Sanitaria Receta especial (estupefacientes o psicotrópicos) de la Secretaría de Salud Receta especial (estupefacientes o psicotrópicos) de la Secretaría de Salud

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable Personal de farmacia

122. Recibe del paciente la Receta de transcripción y el Formato de Referencia-Contra referencia 4-30-8/98 o Nota Médica 4-30-128 documentos externos.

123. Verifica en el SAIF que el paciente esté registrado y vigente en el Catálogo de pacientes con transcripción.

No se encuentra registrado

124. Orienta al paciente para que acuda con el Subdirector, Administrador o encargado de la unidad médica y solicita la validación del Formato de Referencia-Contra referencia 4-30-8/98 o su equivalente Nota Médica 4-30-128 para su correspondiente registro en el SAIF.


Si se encuentran registrados

125. Verifica en el SAIF que los datos de la receta

sean correctos.

No son correctos los datos

126. Devuelve la Receta Transcripción y orienta al derechohabiente para que consulte a su médico tratante. Reinicia en la actividad 106

Receta transcripción Formato de Referencia- Contra referencia 4-30-8/98 Nota Médica 4-30-128 Catálogo de pacientes Formato de Referencia-Contra referencia 4-30-8/98 Nota Médica 4-30-128



de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable Personal de Farmacia Responsable Personal de farmacia Responsable de farmacia

Si son correctos los datos

127. Verifica que se realice el registro de pacientes con transcripción en el SAIF para emitir el reporte de pacientes con transcripción con clave 1082-014-012 (anexo 19), y garantizar la dotación de los medicamentos prescritos para el siguiente mes.

128. Registra en el SAIF el Formato de Referencia-Contra referencia 4-30-8/98 y verifica si hay medicamentos disponibles.

No hay medicamentos

129. Registra en el SAIF la demanda no atendida e informa al derechohabiente la fecha en que debe acudir nuevamente por su medicamento.


Si hay medicamentos

130. Realiza las actividades de entrega de medicamentos al derechohabiente.

Continua en la actividad 154

SURTIDO DE MEDICAMENTOS SUBSECUENTE

131. Revisa mensualmente el catalogo de pacientes de transcripción e identifica que los pacientes que no acudieron por su medicamente en el mes.

132. Conserva el medicamento en la farmacia por treinta días.

133. Concentra como traspaso al almacén

delegacional o de UMAE.

Reporte de Pacientes con transcripción 1082-014-012 Formato de Referencia-Contra referencia 4-30-8/98

Catálogo de pacientes de transcripción

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable Personal de Farmacia

134. Entrega el reporte Solicitud de medicamentos de pacientes con transcripción, medicamentos de alta especialidad, 1082-014-013 (anexo 20), emitido por el SAIF, al Subdirector Administrativo o Administrador de unidad médica o Director Administrativo de UMAE, para cubrir necesidades con base a lineamientos establecidos, obtiene acuse y archiva en expediente.

RECETA RESURTIBLE (HASTA POR TRES MESES)

135. Recibe del derechohabiente la receta

resurtible y verifica que corresponda la receta al número de entrega correspondiente y se encuentre en la fecha programada.

Datos incorrectos

136. Devuelve al derechohabiente la receta resurtible, le aclara y orienta para que acuda con su médico para el adecuado llenado.


Datos correctos

137. Realiza las actividades de surtido de medicamentos e indica al paciente que deberá acudir para el siguiente surtido de su Receta resurtible, en la fecha programada en la copia de su receta y le recuerda que el período de vigencia de los resurtidos de la receta es de cinco días hábiles.


Solicitud de medicamentos de pacientes con transcripción, medicamentos de alta especialidad 1082-014-013 Acuse Receta resurtible Receta resurtible Receta resurtible

de 82

Clave: 1082 -003-001



ETAPA IV Solicitud de medicamentos para hospitalización y servicios auxiliares para abastecer el CADIT

y/o los servicios de la unidad medica

138. Recibe de la enfermera o persona responsable del CADIT y/o servicios auxiliares de la unidad médica o UMAE solicitante, la Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares, en forma impresa y/o manual, según sea el caso; original y copia (enfermera o persona responsable).

139. Revisa que la Solicitud de Medicamentos

para Hospitalización y Servicios Auxiliares, se encuentre debidamente requisitada.

Mal requisitada

140. Devuelve al CADIT y/o servicio solicitante a través de la enfermera o persona responsable, la Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares, para su correcto llenado.


Debidamente requisitada

141. Verifica existencias de los medicamentos en el SAIF.

Si hay existencia

142. Surte los artículos conforme a la existencia disponible y a la dotación autorizada.


Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable Personal de farmacia que solicita apoyo

No hay existencias o son insuficientes

143. Investiga en las farmacias de otras Unidades Médicas o Unidades Médicas de Alta Especialidad, si éstas pueden proporcionarle apoyo por las cantidades de los artículos que aún hacen falta de surtir. NOTA: Esta actividad se realiza en los casos que no hay existencia del medicamento solicitado.

No recibe apoyo

144. Informa a la enfermera o persona solicitante del CADIT o servicios auxiliares, que no hay existencias e los medicamentos y solicita formato de nueva solicitud de medicamentos sustitutos en los casos que aplique el Despacho Sustituto en la Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares.


Si Recibe apoyo

145. Elabora en original y copia, Formato de movimientos varios 1082-009-002 (anexo 2).

146. Recaba firma en solicitud del Formato de movimientos varios, 1082-009-002 (anexo 2) , del Director o Subdirector Administrativo de Unidad Médica, o Director Administrativo de UMAE, para solicitar apoyo.

147. Envía original y copia del Formato de

movimientos varios, 1082-009-002 (anexo 2), a la farmacia de la Unidad Médica o Unidad Médica de Alta Especialidad que otorgará el apoyo.

Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares Formato de movimientos varios 1082-009-002 Formato de movimientos varios 1082-009-002 Formato de movimientos varios 1082-009-002

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable Personal de farmacia que proporciona apoyo Responsable Personal de farmacia que solicita apoyo

148. Recibe de la farmacia de Unidad Médica o de UMAE solicitante, original y copia del Formato de movimientos varios 1082-009-002 (anexo 2).

149. Separa los medicamentos solicitados por

número de lote y fecha de caducidad, anotándolos con bolígrafo en el Formato de movimientos varios, 1082-009-002 (anexo 2) .

150. Obtiene firma de la persona que recibe los

medicamentos en original y copia del Reporte de salida de remisiones de traspasos por apoyo, clave 1082-014-014 (anexo 21) y el Formato de movimientos varios (anexo 2).

151. Archiva y conserva cronológicamente copia de Reporte de Salida de traspasos por apoyo 1082-014-014, (anexo 21) y original del Formato de movimientos varios 1082-009-002, (anexo 2).

152. Recibe medicamentos y registra en el SAIF, emite el Reporte de Entrada de traspasos por apoyo, clave 1082-014-015 (anexo 22) .

153. Surte los artículos faltantes al CADIT y/o los servicios de la unidad conforme a la Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares.




Reporte de Salida de traspasos por apoyo 1082-014-014 Formato de movimientos varios 1082-009-002

Reporte de Salida de traspasos por apoyo 1082-014-014

Formato de movimientos varios 1082-009-002 Reporte de Entrada de traspasos por apoyo 1082-014-015 Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares

de 82

Clave: 1082 -003-001



ETAPA V Surtido de medicamentos a derechohabientes

154. Efectúa registro en el SAIF <proceso> Salidas <función> Receta individual, de los medicamentos a despachar y de los medicamentos negados por falta de existencias, así como, mediante el código de barras o manualmente, la serie y el número de los siguientes tipos de recetas:

a) Receta individual (manual) b) Receta individual (electrónica) c) Receta de transcripción d) Receta resurtible e) Vale a la farmacia por lácteos f) Receta especial (estupefacientes ó

psicotrópicos)

En su caso, durante este registro, efectúa conversión a unidades de presentación de medicamentos prescritos, conforme a lo indicado en el Catálogo de Artículos vigente.

155. Obtiene los medicamentos de los anaqueles

y los ordena, para entregar al derechohabiente.

156. Surte medicamentos al derechohabiente,

conforme a las cantidades amparadas en las recetas presentadas y de acuerdo a la relación de la actividad 154.

Catálogo de artículos vigente Receta individual (manual) Receta individual (electrónica) Receta (transcripción) Receta (resurtible) Vale a la farmacia por lácteos Receta especial (estupefacientes o psicotrópicos) Receta individual (manual) Receta individual (electrónica) Receta (transcripción) Receta (resurtible) Vale a la farmacia por lácteos Receta especial (estupefacientes o psicotrópicos)

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable Personal de Farmacia Responsable Sanitario

157. Aplica de forma inmediata, sello fechador, clasificación presupuestal y anota con bolígrafo la cantidad despachada en el original y copia de las recetas solicitadas y el vale de lácteos, entregando la copia al derechohabiente.

158. Archiva en orden cronológico el original de las diferentes recetas atendidas.

159. Actualiza los saldos de medicamentos surtidos por tratamiento especial en la Libreta control de estupefacientes y psicotrópicos 1082-009-003 (anexo 5) , en el Formato de relación de medicamentos psicotrópicos 1082-009-007 (anexo 8) , en el Formato de control diario de medicamentos en refrigeración 1082-009-005 (anexo 7) y en el Formato de control diario de medicamentos, claves 5000, 1082-009-004 (anexo 6) .

Receta individual (manual) Receta individual (electrónica) Receta (transcripción) Receta (resurtible) Vale a la farmacia por lácteos Receta especial (estupefacientes o psicotrópicos) Receta individual (manual) Receta individual (electrónica) Receta (transcripción) Receta (resurtible) Vale a la farmacia por lácteos Receta especial (estupefacientes o psicotrópicos) Libreta control de estupefacientes y psicotrópicos 1082-009-003 Formato de relación de medicamentos psicotrópicos 1082-009-007 Formato de control diario de medicamentos en refrigeración 1082-009-005

de 82

Clave: 1082 -003-001


Responsable Sanitario Responsable Personal de Farmacia

160. Conserva en gaveta, estante o vitrina bajo llave la Libreta control de estupefacientes y psicotrópicos, 1082-009-003, (anexo 5) y verifica si hay existencia.

No hay existencias

161. Indica al derechohabiente que no hay

existencia del medicamento, conserva la copia y devuelve el original de la receta e indica la fecha de cuando puede pasar a surtirla.


Si hay existencias

162. Realiza las actividades de surtido de

medicamento.

Continua en la actividad 154

ETAPA VI Surtido de medicamentos al CADIT y/o a los

servicios auxiliares

163. Accede al SAIF <proceso> Salidas <función> Receta Colectiva, y verifica la existencia de los medicamentos.

No hay existencias

164. Anota en el renglón de la Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares, la leyenda Despacho Negado, registra en el SAIF los medicamentos negados por falta de existencia.

Continúa con la actividad 143

Libreta control de estupefacientes y psicotrópicos 1082-009-003 Receta Receta Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares

de 82

Clave: 1082 -003-001



Si hay existenc ias

165. Obtiene los medicamentos de los anaqueles y los ordena, para entregar al CADIT y/o los servicios auxiliares.

166. Entrega a la enfermera o persona responsable del CADIT y/o los servicios auxiliares, los medicamentos y lácteos y la copia de la Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares, recaba con bolígrafo en el original de dicha solicitud, nombre y firma autógrafa de la enfermera o persona responsable que recibe y en su caso Informa de cuál o cuáles artículos no se tiene existencia.

167. Conserva original de la Solicitud de

Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares.

168. Ordena y archiva por fecha las Solicitudes de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares, por fecha.

ETAPA VII Salidas por concentración

169. Recibe comunicado (oficio), por parte de la

CDAE, la cual emite la solicitud de canje.

170. Registra en el SAIF los artículos y cantidades amparadas en el documento, en el <proceso> Salidas, <función> Internos, <movimiento> Concentraciones, seleccionando el tipo de motivo (artículos disponibles, artículos

Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares Solicitud de Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares Oficio Reporte de Concentraciones de artículos suspendidos 1082-014-004

de 82

Clave: 1082 -003-001



deteriorados, artículos suspendidos o artículos caducos), emitiendo el reporte correspondiente en original y copia:

● Reporte de Concentraciones de artículos suspendidos 1082-014-004 (anexo 11).

● Reporte de Concentraciones de artículos disponibles 1082-014-016 (anexo 23).

● Reporte de Concentraciones de artículos deteriorados 1082-014-017 (anexo 24). ● Reporte de Concentraciones de artículos

caducos 1082-014-018 (anexo 25).

171. Envía los reportes de concentración de artículos, de los señalados en la actividad anterior para firma del Subdirector Administrativo o Administrador de unidad médica y Director Administrativo de UMAE.

172. Empaca medicamentos a concentrar e informa al administrador o responsable de la unidad para que contacte al almacén delegacional y adjunta original del reporte de concentración.

Reporte de Concentración de artículos disponibles 1082-014-016 Reporte de Concentraciones de artículos deteriorados 1082-014-017 Reporte de Concentraciones de artículos caducos 1082-014-018 Reporte de Concentraciones de artículos suspendidos 1082-014-004

Reporte de Concentración de artículos disponibles 1082-014-016

Reporte de Concentraciones de artículos deteriorados 1082-014-017 Reporte de Concentraciones de artículos caducos 1082-014-018

Reporte de Concentraciones de artículos suspendidos

de 82

Clave: 1082 -003-001

Responsabl e Actividad Documentos Involucrados


173. Conserva cronológicamente copia de los Reportes de Concentración de los artículos señalados en la actividad 170.

1082-014-004



Reporte de Concentraciones de artículos suspendidos 1082-014-004



de 82

Clave: 1082 -003-001



ETAPA VII Salidas por trámite de baja

174. Identifica los artículos para trámite de baja por

los conceptos (rotos, mojados, en mal estado, deteriorados, suspendidos por la autoridad competente, caducos) y verifica que estén relacionados en los reportes de la actividad 170.

175. Requisita en original y dos copias del formato Relación de bienes de consumo susceptibles de baja 1082-009-009 (anexo 26), anexa documentación complementaria de acuerdo al tipo de baja.

176. Envía a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o al Jefe de Abastecimiento de UMAE, original y copia de la Relación de bienes de consumo susceptibles de baja, 1082-009-009 (anexo 26) y obtiene acuse de recibo en minuta (segunda copia).

Reporte de Concentraciones de artículos suspendidos 1082-014-004


Reporte de Concentraciones de artículos deteriorados 1082-014-017 Reporte de Concentraciones de artículos caducos 1082-014-018 Relación de bienes de consumo susceptibles de baja 1082-009-009 Documentación complementaria Relación de bienes de consumo susceptibles de baja 1082-009-009 Minuta

de 82

Clave: 1082 -003-001



177. Archiva en forma temporal la minuta, en espera del dictamen de baja respectivo o del desahogo previo de las diligencias a las que haya lugar.

178. Recibe el Dictamen de baja correspondiente,

autorizado.

179. Procede a la baja de los artículos de acuerdo con el Dictamen de baja y al Procedimiento para la clasificación, separación, destino final y afectación contable de la baja de bienes de consumo 1400-09-107-004

180. Registra en el SAIF la baja de medicamentos y genera reportes de acuerdo a los documentos según corresponde: ● Bajas de artículos suspendidos, clave

1082-014-019, anexo 27. ● Bajas de artículos deteriorados, clave

1082-014-020, anexo 28. ● Bajas de artículos caducos, clave

1082-014-021, anexo 29.

181. Archiva cronológicamente Dictamen de baja y documentación que se genere sobre el particular, para la afectación del registro de salida.

Minuta Dictamen de Baja

Dictamen de Baja Procedimiento para la clasificación, separación, destino final y afectación contable de la baja de bienes de consumo 1400-09-107-004 Bajas de artículos suspendidos, clave 1082-014-019, anexo 27 Bajas de artículos deteriorados, clave 1082-014-020, anexo 28 Bajas de artículos caducos, clave 1082-014-021, anexo 29 Dictamen Documentación

de 82

Clave: 1082 -003-001


Ajustes

182. Presenta documentación comprobatoria para

autorización del director de la unidad, con base en conteos físicos contra existencia en sistemas, y por errores generados en las cantidades capturadas contra el documento de entrada.

183. Registra en el SAIF en ajustes, los correspondientes y así mismo emite los reportes asignados.

184. Archiva la documentación comprobatoria y reportes.

Fin del procedimiento

Documentación Comprobatoria Reportes Documentación Reportes

de 82

Clave: 1082 -003-001

6.Diagrama de flujo del procedimiento administrativo para farm acias con sistema automatizado y manual.

Acuse

1082-009-002

Factura

Orden de compra

Remisión de periodo

Talón de embarque.

CTV

RESPONSABLE PERSONAL DE

FARMACIA

1

Remisión de almacén

Recibe los medicamentos y lácteos y procede

A) Recibe de la CDAE a través de transportista.

2

CTV

Talón de embarque

Verifica

3

Remisión de Almacén

Verifica cantidad física

1

1

CTV

Talón de embarque

Aplica sello, hora y firma

¿Coincide Número de cajas y cantidad

física?

NO

SI

¿Caducidad dentro de limite

establecido?

NO

SI

5

O,CFactura

O,CRemisión de

periodo

O,CRemisión de

almacén

Señala cantidades

6

7

Separa los medicamentos y lácteos

8

Factura

Remisión de pedido

ORemisión de

almacén

Entrega

Etapa I Recepción de

medicamentos en farmacia

10

4

Aclara

Verifica caducidad

Realiza actividades

9

10

1

Transportista

29-35

INICIO

Transportista

CDAE

Proveedor

Distribuidor

Unidades Medicas

17

A

de 82

Clave: 1082 -003-001

Cronológico

1493-003-006

1082-014-001

Factura

Orden de compra

Factura

Orden de compra

Factura

Orden de compra

Factura

Factura

Orden de compra

Factura

Factura

Remisión de pedido


2

12

11

Efectúa registro y actualiza en el SAIF

Archiva

B) Recibe del Proveedor

Remisión de pedido

Revisa, verifica y coteja

¿Coincide Numero de cajas y/o bultos?

Factura

Remisión de pedido


Aplica sello, hora y firma

13

SI NO

C) Recibe del distribuidor(compra emergente)

25

Calendario

Remisión

Recibe y coteja

O,CFactura

O,COrden de

compra

Devuelve con sello de recibido

Archiva

1082-014-001

Registra en el SAIF

A

14

Proveedor

Cronológico

15

Realiza actividades 29-34Realiza actividades6

16 17

2

Recibe

18

Verifica

19

¿Coincide factura con las claves y las

cantidades?

Rechaza29

Acepta

20

21

Verifica y sella

22

23

24

B

NO SI

de 82

Clave: 1082 -003-001

Oficio de resultados de

reclamación

Oficio (aclaración de diferencias)

O,C1082-014-002

O,COficio (aclaración

de diferencias)


1082-014-002

Oficio (aclaración de diferencias)

Acuse de reporte

Acuse de oficio

Reporte de remisión de

almacén



1082-014-002

Acuse

O,CFactura

O,CRemisión de

almacén

D) Recibe de otras unidades medicas traspasos por apoyo y devolución de servicios de la propia unidad, de medicamentos y lácteos.

¿Coincide clave, cantidad y están

dentro de limite de caducidad?

3

45

3

C

33

SI NO

1082-009-002

Verifica físicamente los medicamentos o lácteos y que coincidan

OFactura

ORemisión de

pedido

ORemisión

de almacén

Circula con bolígrafo las cantidades incorrectas

1082-014-002

1082-014-002

Oficio (aclaración de

diferencias)

Envia y Adjunta

B

26

Aclara con el transportista

27

20

28

Proporciona y el recaba

30

Transportista

Genera en el SAIF, con base en los datos

31

32

Elabora y envía

Recibe

Sub Admv. ó Admr. UM ó E. UM ó DA

34

CDA, E, DA

Archiva

35

Cronológico

Recibe

37

CDAE o DEPTO.ABASTECIMIENTO

UMAE

36

Investiga y determina

procedencia

Recibe los artículos de otra unidad

29

5

17

de 82

Clave: 1082 -003-001

1082-009-007

1082-009-006

1082-009-005

1082-009-004

1082-009-003

C1082-014-002

COficio de

improcedencia

C1082-014-002

CRemisión de

almacén

OOficio de

improcedencia

Oficio de improcedencia

C1082-014-002

CRemisión de

almacén

C

¿Procede la reclamación?

4

COficio

(aclaración de diferencias)

OOficio de

procedencia

4

D

SI NO

Elabora y envía a la farmacia reclamante

Oficio de improcedencia

Oficio con instrucciones

Recibe y realiza

Recibe y anexa


FARMACIA

Cronológico

39

Recibe e informa


FARMACIA

40

Elabora y archiva

41

CronológicoExpediente

Especial

Turna al Área de Contabilidad de la unidad medica o de UMAE.

42

43

Recibe Artículos

44

Expediente especial

Etapa II Almacenamiento y

control de inventarios de medicamentos en la

farmacia


FARMACIA RESPONSABLE

SANITARIO

Acomoda en muebles destinados para su guarda, por

(PVPS) o por (PEPS)

45

Actualiza saldos

46

CONTROL DE CADUCIDADES

47

Revisa y actualiza mensualmente

Efectúa recuento físico

48

38

27

de 82

Clave: 1082 -003-001

1082-003-017

Oficio

Oficio

C1082-009-007

Minuta

Minuta

1082-009-007

Oficio

1082-009-004

1082-009-003

D

5

5

Determina si los bienes pueden ser

consumidos

¿Pueden ser consumidos?

Conserva existencias

1082-009-006

1082-009-005

1082-009-004

1082-009-003

F

49

50

51

Concentra Medicamentos

NO SI

52

¿Requiere control especifico?

Conserva existencias

53

NO

Actualiza registros

SI

54

Registra, consulta diariamente y analiza

movimientos

55

RESPONSABLE DE FARMACIA

Informa los artículos próximo a agotarse,

caducarse y sin movimiento

56

CDEA

Archiva

57

SUSPENSION DE USO PARA SUMINISTRO

Recibe


RESPONSABLE SANITARIO

58

SS DPMUA CCA

RESPONSABLE DE FARMACIA Y PERSONAL

DE FARMACIA

59

Revisa físicamente con base

¿Hay existencia a suspender?

NO


FARMACIA RESPONSABLE

SANITARIO

SI

1082-009-007

Actualiza

Separa físicamente los medicamentos

E

60

65

Faxes

Oficios

Oficios Circulares

Circulares

Cronológico

Conserva

de 82

Clave: 1082 -003-001

Minuta

Minuta

Oficio

1082-003-017

1082-014-003

E

G

61

Faxes

Oficios

Oficios Circulares

Circulares

Conserva en orden

Cronológico


Registra en el SAIF y obtiene

reporte

62


FARMACIA

Oficio

Comunica y realiza actividad

1082-014-004

Faxes

Oficios

Oficios Circulares

Circulares

63

CDAEDA UMAE

Archiva

64

Cronológico



Elabora e informa que no hay existencias

66

CDAE

67

Faxes

Oficios

Oficios Circulares

Circulares

Cronológico

Archiva

68

Faxes

Oficios

Oficios Circulares

Circulares

Recibe

CDAE


F

de 82

Clave: 1082 -003-001

1082-014-006

1482-003-017

O,C1082-014-006

1082-014-005

Faxes

Oficios circulares

Circulares

G

6

6

H

69

¿Hay artículos suspendidos?

SI

Faxes

Oficios

Oficios Circulares

Circulares

Revisa si tiene artículos

suspendidos

NO

70

Minuta

OficioElabora e informa

71

Oficio

Archiva

Separa y acomoda

72

73

Faxes

Oficios

Oficios Circulares

Circulares

Conserva

Cronológico74

1082-014-005

Registra en el SAIF

75

Oficio

Elabora e informa la liberación de

artículos suspendidos


Personal de Farmacia

76

Faxes

Oficios

Oficios Circulares

Circulares

Archiva

Cronológico

SUSPENSION DE ARTICULOS POR MEDIO DE LA UNIDAD MEDICA

Detecta medicamentos que presenten defectos

77


Separa existencias de lote con defectos

78

Elabora

79

Recaba firma

80

CDAE UMAE

de 82

Clave: 1082 -003-001

Minuta

1000-001-008

1082-014-007

1082-014-004

1082-014-005

C1082-014-006

Minuta

1082-014-006

H

7

7

1082-014-007

Registra

I

Oficio

Conserva

81

Separa y acomoda

Elabora

82

83

84

Oficio

Recibe

CDAE

85


FARMACIA

Registra en el SAIF

86

1082-014-007

1082-014-004

1082-014-005

Archiva

Cronológico

87

ACCIDENTES DE REFRIGERACION



Detecta y procede

Separa artículos afectados

1082-009-008

Elabora

88

89

90

1082-009-008

Recaba firma

91


Registra en el SAIF los artículos

no disponibles

92

1082-009-008

OficioEnvía y obtiene

93

de 82

Clave: 1082 -003-001

Acuse sobre existencia

Acuse baja

Acuse agotados

1082-014-011

1082-014-010

1082-014-009

I

A) LIBERACION DE MEDICAMENTOS

B) CONCENTRACION DE MEDICAMENTOS

C) BAJA DE MEDICAMENTOS

C1082-009-008

Conserva temporalmente

94

Notificación Área Medica

Delegacional

Procede según notificación del Área medica delegacional

95

1082-014-005

Manual de Usuario

Registra

96

1082-014-004

Registra en el SAIF y obtiene

reporte

97

1082-014-007

Registra

98

ARTICULOS FUERA DE RANGO

99

1082-014-011

1082-014-010

1082-014-009

Registra en el SAIF y genera

reportes

8

8

100

Revisa, actualiza y entrega.

MANEJO DE INFORMACION

Genera las estadísticas

establecidas en el SAIF

101


Personal de Farmacia

Ejecuta cierre diario.

Ejecuta cierre mensual.

Efectúa enlace diario.

102

103

104


FARMACIA

J

CIERRE DIARIO

CIERRE MENSUAL

ENLACES

Nota:

de 82

Clave: 1082 -003-001

Vale de lácteos

Receta Individual

O,CReceta

Individual

J

INVENTARIO

RESPONSABLE PERSONAL DE FARMACIA

RESPONSABLE DE FARMACIARESPONSABLE SANITARIO

Etapa IIISurtido de medicamentos a los

servicios y al derechohabiente por parte de la farmacia


FARMACIA

9

9

Surte los artículos conforme a la existencia disponible en el SAIF

K

105

106

108

109

112

114

Oficio circular

Realiza inventario físico de bienes de

consumo anualReceta

Individual

Valida que la receta no este

reportada como extraviada

1082-009-002

O,CSolicitud de

medicamentos para Hosp. Y

Servs. Aux.

O,CReceta

especial

O,CVale de lacteos

O,CReceta

resurtible

O,CReceta de

transcripción

O,CReceta

Individual electrónica

O,CReceta

Individual manual

Recibe de la enfermera o paciente

Receta resurtible

Receta de transcripción

Receta Individual

electrónica

Receta Individual

manual

Revisa y verifica

107

¿Contiene los datos?

106

NO

1082-009-002

Solicitud de medicamentos para Hosp. Y Servs. Aux.

Receta especial

Vale de lacteos

Receta resurtible


Receta Individual electrónica

Receta Individual manual

Regresa receta al derechohabiente

SI

Verifica la receta

111

¿Esta bien requisitado?

Devuelve la receta la derechohabiente

NO

106

SI

154

108

110

113

118

121

126

136

Nota:

O,CReceta

Individual

Retiene y cancela

110

106

¿Esta reportada como extraviada?

SI NO

113

de 82

Clave: 1082 -003-001

Formato 4-30-8/98



Nota medica 4-30-128

Formato 4-30-8/98

Catálogo de pacientes

Receta especialLibreta

Sanitaria

Receta

K

RECETA CON MEDICAMENTOS DE ESTUPEFACIENTES O

PSICOTROPICOS


10

RECETA DE MEDICAMENTOS CON TRANSCRIPCION

L

115

116

122

Receta especial

Recibe del derechohabiente

Receta especial

Verifica

Nota medica 4-30-128

Formato 4-30-8/98


¿Contiene los datos?

Registra y verifica

117

¿Hay existencia?

SI

Registra en el SAIF e informa

118

106

NO

Surte los artículos

SI

119

154

NO

Devuelve al responsable personal de

farmacia

120


FARMACIA

Recibe y regresa al derechohabiente

106

121

10

Recibe del paciente

Verifica en el SAIF

123

¿Se encuentra registrado?

Orienta y solicita al paciente

124

NO

122

SI

Verifica en el SAIF

125

¿Son correctos los datos?

Devuelve

126

106

NO SI

127

1082-014-012

Verifica se realice registro en el SAIF

Registra en el SAIF

128

Nota:

124


FARMACIARESPONSABLE

FARMACIA

129

de 82

Clave: 1082 -003-001


Catálogo pacientes

transcripción


Receta resurtible

Receta resurtible

Acuse

L

SURTIDO DE MEDICAMENTOS SUBSECUENTE

NO

106

11

M

129

1082-014-013

¿Hay medicamentos?

Registra en el SAIF la demanda

no atendida122

Realiza las actividades

SI

130

154

Revisa e identifica los pacientes que

no acudieron

131

Conserva el medicamento

132

Concentra como traspaso

133

Entrega, obtiene acuse y archiva

134

RECETA RESURTIBLE HASTA POR TRES MESES

Recibe

135

¿Los datos son correctos?136

Receta resurtible

Devuelve

NO SI

Realiza actividades de

surtido de medicamentos

137

154

11

Etapa IVSolicitud de medicamentos para

Hospitalización y servicios auxiliares para abastecer el CADIT y/o los servicios de la Unidad Medica

138

O,CSolicitud de

medicamentos para Hosp. Y Servs. Aux.

Recibe del responsable del

CADIT

Revisa

139

¿Esta bien requisitada?


FARMACIA

Expediente

140

144

Devuelve al CADIT

NO

140

138

Verifica en el SAIF

141

SI

¿Hay existencias?

Surte artículos

142

162

SI

Investiga en las farmacias de otras unidades medicas

de alta especialidad


FARMACIA QUE SOLICITA APOYO

143

161

164

Nota:

de 82

Clave: 1082 -003-001


1082-014-015

1082-009-002

O,C1082-014-014

1082-009-002

O,C1082-009-002

1082-009-002

O,C1082-009-002

O,C1082-009-002


M

¿Recibe el apoyo?

Informa al CADIT

Elabora

138

N

144

NO SI

145

Recaba firma

Envia

146

147


FARMACIA QUE PROPORCIONA

APOYO

Recibe

148

Separa los medicamentos

149

Obtiene firma

150

Cronológico

151


FARMACIA QUE SOLICITA APOYO

12

12

Recibe

152

Surte al CADIT

153

154

Etapa VSurtido de medicamentos a

derechohabientes


FARMACIA

114

119

130

137

162

Receta especial

Vale de lácteos

Receta resurtible


Receta Individual

electrónica

Receta Individual

manual

Efectúa registro en el SAIF

Obtiene los medicamentos

155

156

Receta especial

Vale de lácteos

Receta resurtible


Receta Individual

electrónica

Receta Individual

manual

Surte medicamentos al derechohabiente

de 82

Clave: 1082 -003-001

Oficio






Receta

Receta

1082-009-003

1082-009-005

1082-009-007

N

157

OReceta

especial

OVale de lácteos

OReceta

resurtible

OReceta de

transcripción

OReceta

Individual electrónica

OReceta

Individual manual

Aplica sello y clas ptal

Cronológico

158


159

1082-009-003

Actualiza los saldos de

medicamentos surtidos

Conserva

160


FARMACIA

¿Hay existencias?

Indica al derechohabiente

161

143

NO SI

Realiza actividades de surtido de medicamentos

162

142

153

154

13

13

Etapa VISurtido de medicamentos al CADIT

y/o a los servicios auxiliares

Accede al SAIF

163

¿Hay existencias?

Anota y registra en el SAIF

164

143

NO

Obtiene medicamentos y entrega al CADIT

SI

165

Entrega al responsable del

CADIT

166

Conserva

167

Ordena y archiva

168

Etapa VIISalidas por concentración

Recibe por parte de la CDAE

169

O

de 82

Clave: 1082 -003-001

Documentación reportes

Reportes

Documentación comprobatoria

Documentación

Dictamen

1082-014-021

1082-014-020

1082-014-019

1400-09-107-004

Dictamen de baja

Dictamen de baja

1CMinuta

O,1C1082-009-009

Documentación complementaria

O,2C1082-009-009

O,C1082-014-018

O,C1082-014-017

O,C1082-014-016

O

170

O,C1082-014-004

Registra en el SAIF

171

O,C1082-014-018

O,C1082-014-017

O,C1082-014-016

O,C1082-014-004

Envía para firma

172

O1082-014-018

O1082-014-017

O1082-014-016

O1082-014-004

Empaca e informa la responsable

173

C1082-014-018

C1082-014-017

C1082-014-016

C1082-014-004

Conserva

Etapa VIIISalidas por tramite de baja

174

1082-014-018

1082-014-017

1082-014-016

1082-014-004

Identifica los artículos para tramite de baja

Requisita

175

Envía

176

177

14

14

Recibe

178

Procede a la baja de los artículos

179

Registra en el SAIF

180

Archiva

181

Cronológico

AJUSTES

Presenta para autorización del Director de la Unidad

182

Registra en el SAIF

183

Archiva

184

FIN

de 82

Clave: 1082 -003-001

Clave Título del documento Observaciones

1082-009-001

Formato 0CE-99 anexo 1

1082-009-002

Formato de movimientos varios

anexo 2

1082-014-001

Reporte solicitud de compra

anexo 3

1082-14-002 Reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias)

anexo 4

1082-009-003

Libreta control de estupefacientes y psicotrópicos

anexo 5

1082-009-004

Formato de control diario de medicamentos, claves 5000

anexo 6

1082-009-005

Formato de control diario de medicamentos en refrigeración

anexo 7

1082-009-006 Formato de relación de medicamentos psicotrópicos

anexo 8

1082-009-007 Formato de registro de control de caducidades

anexo 9

1082-014-003 Reporte de movimientos a no disponibles de artículos suspendidos

anexo 10

1082-014-004 Reporte de concentraciones de artículos suspendidos

anexo 11

1082-014-005 Reporte de liberación de artículos suspendidos

anexo 12

1082-014-006 Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS

anexo 13

1082-014-007 Reporte de Bajas de Artículos deteriorados

anexo 14

1082-014-008 Formato de control de accidentes de refrigeración

Anexo 15

Relación de documentos que intervienen en el Proced imiento Administrativo para farmacias con sistema automatizado y manual

de 82

Clave: 1082 -003-001

Clave Título del documento Observaciones

1082-014-009 Reporte de agotados

anexo 16

1082-014-010 Reporte de baja existencia

anexo 17

1082-014-011 Reporte con sobre existencia

anexo 18

1082-014-012 Reporte de Pacientes con transcripción

Anexo 19

1082-014-013 Solicitud de medicamentos de pacientes con transcripción, medicamentos de alta especialidad

anexo 20

1082-014-014 Reporte de Salida de remisiones de traspasos por apoyo

anexo 21

1082-014-015 Reporte de Entrada de remisiones de traspasos por apoyo

anexo 22

1082-014-016 Reporte de Concentración de artículos disponibles

anexo 23

1082-014-017 Reporte de Concentraciones de artículos deteriorados

anexo 24

1082-014-018 Reporte de Concentraciones de artículos caducos

anexo 25

1082-009-009 Relación de bienes de consumo susceptibles de baja

anexo 26

1082-014-019

Reporte de bajas de artículos suspendidos

anexo 27

1082-014-020

Reporte de bajas de artículos deteriorados

anexo 28

1082-014-021

Reporte de bajas de artículos caducos

anexo 29

de 5 Clave: 1082-003-001

ANEXO 1

“ Formato OCE-99”

de 5 Clave: 1082-003-001

CLASIFICACIÓN PRESPUESTAL.: IMSS_SAI _________________________ PAGINA

ORDEN DE SUMINISTRO FECHA:

OCE – 99 HORA: PM

UNIDAD:

Fecha de Elab:

Año: Mes:

No. GPO GEN ESP DIF VAR DESC. ARTICULO U.P. T.P. CANT. PRES E X I S T E N C I A C O N S U M O

DISP. NO. DISP. DIRECTO NEGADO SUSTITUTO

1082-009-001

1

2

4

3

5

8 7

9

10

11 13 12 14 15 16

6 5

de 5 Clave: 1082-003-001

Nombre del Formato: Operación de Consumos y Existe ncias “OCE-99”

Clave del Formato: 1082-009-001

Objetivo Preparación de información de consumos y entregas Solicitar al Departamento Delegacional de Abastecimiento los medicamentos y lácteos para atender la demanda de los derechohabientes, así como proporcionar información sobre consumos para las afectaciones contables correspondientes.

Elaborado por: Farmacia

No. de Tantos: Original y dos copias

Distribución: Original.- Departamento Delegacional de Abastecimiento Primera copia.- Farmacia Segunda copia.- Contador de la Unidad

de 5 Clave: 1082-003-001

INSTRUCCTIVO DE LLENADO

No DATO ANOTAR

1 Clasificación presupuestal Clave que identifica a la farmacia que genera el reporte con base en el Catálogo de Unidades de Servicio.

2 IMSS-SAI Nombre de la farmacia que genera el reporte.

3 Unidad Clasificación presupuestal asignada a la farmacia con base en el Catálogo de Unidades de Servicio.

4 En blanco Operación de consumos y existencias OCE-99.

5 Año Año del periodo a la que corresponde las existencias y consumos.

6 Mes Mes del periodo al que corresponde las existencias y consumo

7 Página Número de página consecutivo y total de página.

8 Fecha Fecha de proceso.

9 Hora Hora del proceso.

10 Fecha de Elab. Día, mes y año en la que se llena el documento.

11 No. Número de renglón.

12 ESP Número de la clave con la que se identifica el artículo (grupo, genérico, específico y variante).

13 Desc. Artículo Nombre del medicamento y especificaciones.

14 U.P. T.P. CANT. PRES.

Unidad de presentación Tipo de presentación Cantidad contenida en la presentación

de 5 Clave: 1082-003-001

No DATO ANOTAR

15 Existencia DISP. NO DISP.

Cantidad de artículos que al final del ejercicio se encuentran en condiciones de ser surtidos. Cantidad de artículos que al final del ejercicio se encuentran físicamente en la farmacia y que no están disponibles para ser surtidos (suspendidos, deteriorados, rotos, etc.).

16 Consumo Director Negado Sustituto

Cantidad de medicamentos surtidos. Cantidad de medicamentos prescrito y no surtido. Cantidad de medicamentos surtidos similares al prescrito originalmente.

de 5 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 2

“Movimientos varios”

de 5 Clave: 1 082-003-001

1082-009-002

de 5 Clave: 1 082-003-001

Nombre del Formato: Formato de Movimientos varios Clave del Formato: 1082-009-002

Objetivo: Documentar movimientos de entrada y salida de medicamentos en la farmacia. Elaborado por: Farmacia o servicios que efectúen movimientos. No. de tantos: Variable según necesidades Distribución: Variable, según el movimiento.

INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 Clave Presupuestal Unidad remitente

Clave presupuestal de la Unidad que da salida a los medicamentos.

2 Clave Presupuestal Unidad receptora

Clave presupuestal de la Unidad que recibe los medicamentos.

3 Grupo suministro Número que corresponde de acuerdo al Catálogo de Suministro.

4 No. Mov.

Campo no utilizado por farmacia.

5 Elaboración Día, mes y año en que se elabora el formato. Utilizar dos dígitos por cada dato. Ejemplo: 26-02-95 que corresponde al 26 de febrero de 1995.

6 Unidad remitente Nombre y número de la Unidad que envía los medicamentos.

7 Unidad receptora Nombre y número de la Unidad que recibe los medicamentos.

8 Dirección

Domicilio de la Unidad que recibe los medicamentos.

de 5 Clave: 1 082-003-001

No. DATO ANOTAR

9 Población Nombre de la ciudad en donde se ubica la Unidad.

10 Zona no se utiliza

11 Movimiento

Marcar con una “X” el cuadro del movimiento de que se trate.

12 Motivo Marcar con una “X” o anotar el motivo de que se trate.

13 Clave Número que identifica al medicamento o lácteo según el Catálogo de Artículos.

14 Descripción Nombre genérico del medicamento.

15 Cantidad Número de medicamentos por clave.

16 Unidad Presentación del medicamento (caja, frasco, ampolleta, etc.)

17 Precio Unitario Precio Unitario uniforme por clave.

18 Importe El resultado de multiplicar la cantidad de medicamentos por el precio unitario.

19 Suma La suma de las claves de los medicamentos, que correspondan a la columna de “Codificación Específico” por cada hoja (cifras de control).

20 Total La suma de las cantidades de la columna “Importe”, por cada hoja (cifras de control).

21 Resp. Abastecimiento Unidad Nombre y firma del responsable de la farmacia o servicio de la Unidad que envía el medicamento.

de 5 Clave: 1 082-003-001

No.

DATO

ANOTAR

22 Sello, fecha y número de alta Sello con fecha y número de alta que aplica el almacén delegacional.

23 Responsable de Unidad

Nombre y firma del responsable de la farmacia que recibe los medicamentos.

24 Jefe Unidad de Servicio remitente

Nombre y firma del Director o Encargado de la Unidad que envía los medicamentos.

25 Sello de registro en archivo Campo no utilizado por farmacia.

26 Responsable de Unidad Nombre y firma del Director o Encargado de la Unidad que recibe los medicamentos.

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 3

“Reporte solicitud de compra”

de 2 Clave: 1 082-003-001

1082

-014

-001

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 4

“Reporte de remisiones de almacén”

(con información de diferencias)

de 2 Clave: 1 082-003-001

108

2-01

4-00

2

de 3 Clave: 1082-003-001

ANEXO 5

“Libreta de control de estupefacientes y psicotrópi cos”

de 3 Clave: 1082-003-001

LIBRETA DE CONTROL DE ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPI COS

ESTA PÁGINA ESTÁ DEDICADA A PASA AL FOLIO

Año Fechas Procedencia Doctor Direcciones Reg. S.S. Ced. Prof.

Número de la

factura

Número de la

receta

Cantidad adquirida

Cantidad vendida

Queda Observaciones

1082-009-003

1 2

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

de 3 Clave: 1082 -003-001

LIBRETA DE CONTROL DE ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICOS


No DATO ANOTAR

1 Esta página esta dedicada a Clave y nombre del producto.

2 Pasa al folio Indicar el número de la página en el que va a continuar.

3 Año Indicar el año en curso en que se efectúa el

registro.

4 Fechas Día y mes de registro.

5 Procedencia Almacén Delegacional que envió el producto.

6 Doctor Nombre y número de matrícula del doctor que receta.

7 Direcciones Unidad médica a donde corresponde la farmacia

8 Reg. S. S. Registro sanitario del fabricante del producto.

9 Ced. Prof. Número de cédula del médico que receta.

10 Número de la factura Número de documento con que entró el producto a la Unidad Médica.

11 Número de la receta Número de receta con el que salió el producto.

12 Cantidad adquirida Cantidad de salida anotada en la receta.

13 Cantidad vendida Cantidad total de lo recetado.

14 Queda Cantidad total del resultado de entradas menos

salidas.

15 Observaciones En caso de duda, manifestarlo en ese renglón.

de 3 Clave: 1082 -003-001

ANEXO 6

“Formato de control diario de medicamentos, claves 5000”

de 3 Clave: 1082-003-001

FARMACIA__________________________

CONTROL DIARIO DE MEDICAMENTOS, CLAVES “5000” FECHA ENTREGA RECIBE TURNO

CLAVE DESCRIPCIÓN EXIST ANT ALMAC SAL X COL SAL X R EC EXIST ACTUAL

1082-009-004

1

2 3 4 5

6 7 8 9 10 11 12

de 3 Clave: 1082-003-001


Número Dato Anotar 1 Farmacia Nombre y número de farmacia a donde

corresponde el documento. 2 Fecha Día, mes y año en que se elabora el documento. 3 Entrega Nombre de quién entrega el documento. 4 Recibe Nombre de quién recibe el documento. 5 Turno Turno en que se elabora el documento. 6 Clave Número de clave que se registra. 7 Descripción Nombre del medicamento. 8 EXIST ANT Cantidad existente anterior. 9 ALMAC Existencia en almacén

10 SAL X COL Cantidad registrada por salida de receta colectiva.

11 SAL X REC Cantidad registrada por salida de receta individual.

12 EXIST ACTUAL Cantidad existente de entradas menos salidas, al final del turno.

de 3 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 7

“Formato de control diario de medicamentos en refri geración”

de 3 Clave: 1082-003-001

FARMACIA__________________________

CONTROL DIARIO DE MEDICAMENTOS EN REFRIGERACIÓN FECHA ENTREGA RECIBE TURNO

CLAVE DESCRIPCIÓN CAMARA REFRIG. TOTAL SISTEMA CONS UMO SALDO T.V

1082-009-005

1

2 3 4 5

6 7 8 9 10 11 12 13

de 3 Clave: 1082-003-001

CONTROL DIARIO DE MEDICAMENTOS EN REFRIGERACIÓN INSTRUCTIVO DE LLENADO

No DATO ANOTAR

1. Farmacia Nombre y número de farmacia a donde corresponde el documento.

2. Fecha Día, mes y año en que se elabora el documento.

3. Entrega Nombre de quién entrega el documento.

4. Recibe Nombre de quién recibe el documento.

5. Turno Turno en que se elabora el documento

6. Clave Número de clave que se registra.

7. Descripción Nombre del medicamento

8. Cámara Número de cámara en donde se encuentra el producto y cantidad existe del producto.

9. Refrig. Número de refrigerador en donde se encuentra el

producto y cantidad existente del producto.

10. Total Cantidad que resulta de la suma del producto existente en la cámara y refrigerador.

11. Sistema Cantidad registrada en el sistema, al momento de

elaborar el documento.

12. Consumo Cantidad registrada como salida.

13. Saldo T.V. Cantidad existente de entradas menos salidas, al final del turno vespertino.

de 3 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 8

“Formato de relación de medicamentos psicotrópicos”

de 3 Clave: 1082-003-001

FARMACIA_________________________________ RELACION DE MEDICAMENTOS PSICOTROPICOS

FECHA ENTREGA RECIBE TURNO

CLAVE DESCRIPCION EXIST SIST EXIST ANT CONSUMO EXIST ACTUAL

1082-009-006

2 3 4 5

1

6 7 8 9 10 11

de 3 Clave: 1082-003-001


No DATO ANOTAR

1. Farmacia Nombre y número de farmacia a donde corresponde el documento.

2. Fecha Día, mes y año en que se elabora el documento.

3. Entrega Nombre de la persona que entrega el documento.

4. Recibe Nombre de la persona que recibe el documento.

5. Turno Turno matutino o vespertino en que se elabora el documento.

6. Clave Número de clave que identifica al medicamento.

7. Descripción Descripción del medicamento.

8. Exist sist Cantidad existente en el sistema.

9. Exist ant. Cantidad existente anterior.

10. Consumo Cantidad registrada como salidas

11. Exist. actual Cantidad registrada como existencia al momento de entregar el documento.

de 3 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 9

“Formato registro de control de caducidades”

de 3 Clave: 1082-003-001

1

082-

009-

007

de 3 Clave: 1082-003-001

REGISTRO DE CONTROL DE CADUCIDADES


No DATO ANOTAR

1 Día, mes y año Fecha en que se elabora cada tarjeta de control. DD/MM/AAAA.

2 Fecha caducidad o fabricación La fecha de caducidad y/o de fabricación del

artículo. DD/MM/AAAA. 3 Cantidad recibida La cantidad de artículos recibidos de acuerdo a la

documentación de entrada. 4 Clave del articulo El número de clave de los artículos de acuerdo con

el Cuadro Básico Institucional o Catálogo de Artículos.

5 Lote El número de lote que el fabricante asignó al

artículo. 6 Unidad El tipo de presentación en que fue entregado el

artículo. 7 Existencia física La cantidad en unidades que se tenga del artículo. 8 Consumo La cantidad que se tenga registrada como máximo

de la clave correspondiente. 9 Descripción El nombre genérico del artículo de acuerdo al

catálogo de artículos.

10 Proveedor Clave

El número con que se identifica al proveedor y que fue asignado por el IMSS.

11 Proveedor

Nombre El nombre o la razón social del proveedor que surtió el artículo.

12 No. notificación El número consecutivo que corresponda a la

notificación de caducidades.

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 10

“Reporte de movimientos a no disponibles de artícul os suspendidos”

de 2 Clave: 1 082-003-001

1082

-014

-003

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 11

“Reporte de concentraciones de artículos suspendido s”

de 2 Clave: 1 082-003-001

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 12

“Reporte de liberación de artículos suspendidos”

de 2 Clave: 1 082-003-001

1082-014-005

de 5 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 13

“Reporte de queja por defectos de calidad de los bi enes adquiridos en el IMSS”

de 5 Clave: 1 082-003-001

REPORTE DE QUEJA POR DEFECTOS DE CALIDAD DE LOS BIE NES ADQUIRIDOS EN EL IMSS

Fecha: ____ 1 ____

Área que reporta: ________________________ 2 ______________________________

Clave Presupuestal:______3______Teléfonos:_________4________________

Fecha de recepción del productos objeto del reporte de queja: ________5__________

Nombre genérico del producto:_______________________6______________________

Clave del producto: ______7_______Lotes motivo del reporte: ______8_______

Fecha de Caducidad es: ______9_____ Número de piezas recibidas:____10____

Existencia del lotes en almacén de la unidad:_____________11__________________

Fecha de fabricación:____12_____ Número de Registro Sanitario:______13_______

Nombre del Fabricante: ______________________14___________________________

Proveedor:_____________________________15______________________________

Descripción detallada del reporte de queja: De un total de __16__ unidades en existencia ___17 __unidades presentan los siguientes defectos:_________________

____________________________ 18 ________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

ACCIONES EFECTUADAS POR EL ÁREA USUARIA

¿Se suspendió el uso del producto? 19 Si No

Otros:_________________________________20______________________________

Nombre, firma y matrícula del responsable del reporte del área usuaria

_______________________________________21_____________________________

Nombre, firma y matrícula del Jefe del Área usuaria que generó el reporte.

_______________________________________22_____________________________

1082-014-006

de 5 Clave: 1 082-003-001

Para ser llenado por el Área Adquirente :

Número de contrato: __________23___________

Cantidad total de piezas adquiridas en la Delegación o UMAE del lotes motivo del reporte: ________ 24 _______

Existencias físicas en almacén u otras unidades dentro del ámbito del área adquirente del lotes motivo del reporte: ____________25____________

Fecha de notificación del reporte de queja y solicitud de canje al Proveedor:_____________________ 26 ______________________

Fecha convenida para el canje con el proveedor: _____________ 27 ___________

Fecha de realización del canje: __________________28 _____________________

Tipo de canje realizado:_______ 29 ___________

Nombre, firma y matrícula del responsable del área adquirente :

_________________________________ 30 _________________________________

1082-014-006

de 5 Clave: 1 082-003-001

REPORTE DE QUEJA POR DEFECTOS DE CALIDAD DE LOS BIE NES ADQUIRIDOS EN EL IMSS


No DATO ANOTAR

1 Fecha Día, mes y año en que se emite el reporte.

2 Área que reporta

Nombre completo del área usuaria que emite el reporte.

3 Clave presupuestal La clave presupuestal del área usuaria que emite el reporte.

4 Teléfonos Número telefónico completo del área usuaria.

5 Fecha de recepción del producto objeto del reporte de queja

Día, mes y año en que se recibió el bien objeto del reporte de queja por defectos de calidad.

6 Nombre genérico del producto

Nombre completo de bien acorde con los Cuadros Básicos y el Catálogo de Artículos.

7 Clave del producto Clave del producto de acuerdo con los Cuadros Básicos y el Catálogo de Artículos.

8 Lote motivo del reporte

Número de lotes en el que se reporta la queja.

9 Fecha de caducidad En caso de que el lotes motivo de queja presenten fecha de caducidad.

10 Número de piezas

recibidas Número total de piezas recibidas en el área usuaria

11 Existencia del lotes en

almacén de la unidad Cantidad total del lotes motivo del reporte en existencia en el almacén del área usuaria

12 Fecha de fabricación En caso de que el lote motivo de la queja

presente fecha de fabricación

13 Número de Registro Sanitario

En caso de que el producto cuente con Registro Sanitario

14 Nombre del Fabricante Razón social completa del fabricante o

laboratorio responsable de su elaboración

15 Proveedor

Nombre completo o Razón social completa del proveedor responsable de la entrega del producto.

de 5 Clave: 1 082-003-001

No DATO ANOTAR 16 De un total de Número total de piezas existentes en el área

usuaria que emite el reporte de queja.

17 Unidades en existencias Número de piezas que presentan defectos.

18 Unidades presentan los siguientes defectos

Describir los defectos encontrados motivo del reporte de queja

19 ¿Se suspendió el uso del

producto? Marcar en el recuadro correspondiente las acciones tomadas por el Área usuaria

20 Otros En caso de que se hayan realizado algunas

otras acciones, indicarlas.

21 Nombre, firma y matrícula del responsable del reporte del área usuaria

Nombre completo, número de matrícula y firma del personal del área usuaria que emite el reporte.

22 Nombre, firma y matrícula

del Jefe del Área usuaria que generó el reporte

Nombre completo, número de matrícula y firma del titular del área usuaria que emite el reporte

23 Número de contrato Número del contrato firmado con el proveedor en

la adquisición del producto motivo del reporte de queja

24 Cantidad total de piezas Cantidad total del piezas adquiridas por el área

adquirente

25 Existencias físicas en almacén u otras unidades

Cantidad total de existencias físicas en almacén y otras unidades dentro del ámbito del área adquirente

26 Fecha de notificación del

reporte de queja y solicitud de canje

Día, mes y año en que se solicita al proveedor el canje

27 Fecha convenida para el

canje con el proveedor Día, mes y año en que se presentará el proveedor a realizar el canje

28 Fecha de realización del

canje Día, mes y año en que se realiza el canje

29 Tipo de canje realizado Especificar si el canje se efectuó en especie o

pago en efectivo a través de una nota de crédito o cheque a nombre del IMSS.

de 5 Clave: 1 082-003-001

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 14

“Reporte de bajas de artículos deteriorados”

de 2 Clave: 1 082-003-001

1

082-

014-

007

ANEXO 15

“Formato control de accidentes de refrigeración”

Página 1 de 3 Clave: 1082-003-001

CONTROL DE ACCIDENTES DE REFRIGERACIÓN DELEGACIÓN:

JEFATURA DELEGACIONAL DE DE SERVICIOS ADMINISTRATIV OS

COORDINACIÓN DELEGACIONAL DE ABASTECIMIENTO Y EQUIP AMIENTO

CONTROL DE ACCIDENTES DE REFRIGERACIÓN

FARMACIA:

CLAVE, DIF. Y VARIANTE

DESCRIPCIÓN

HORA Y TEMPERATURA ºC

PROVEEDOR, RFC

FABRICANTE, RFC

PROCEDENCIA

Renglón LOTE CADUCIDAD CANTIDAD

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

CAMBIOS MACROSCÓPICOS: Reportó: Turno: Matutino

Vespertino Nombre Matrícula

Responsable de la Unidad Médica

Nombre Matrícula

Nota: Este formato se debe reproducir tantas veces como claves y proveedores se tengan. 1082-009-008

1

2

3

4

5

6

7

8

9 10 11

12

13 14 15

16 17

Página 2 de 3 Clave: 1082-003-001

de 3 Clave: 1 082-003-001

CONTROL DE ACCIDENTES DE REFRIGERACION INSTRUCTIVO DE LLENADO

No DATO ANOTAR 1 Delegación Delegación a donde corresponde la Farmacia.

2 Farmacia Unidad Médica en donde se encuentra la farmacia.

3 Clave, Dif. y variante Clave completa del insumo accidentado.

4 Descripción Descripción del insumo

5 Hora y Temperatura en ºC Hora y valor de la temperatura en grados centígrados, observada durante el accidente, indicado en el termómetro y en el termograficador

6 Proveedor, RFC Nombre y razón social del proveedor que entregó

el producto.

7 Fabricante, RFC Nombre y razón social del proveedor que fabricó el producto.

8 Procedencia País en donde se fabricó el producto.

9 Lote Número de lote que corresponde al producto.

10 Caducidad Fecha en que caduca el producto.

11 Cantidad Número de piezas afectadas.

12 Cambios Macroscópicos Cambio de color, aspecto si se cristalizó, se congeló, se formó precipitado, etc.

13 Turno Una marca en el turno en que ocurrió el accidente,

matutino o vespertino

14 Nombre Persona que reporta el accidente de refrigeración.

15 Matrícula Número de matrícula de la persona que reporta.

16 Nombre Nombre del responsable de la Unidad Médica.

17 Matrícula Número de matrícula del responsable de la Unidad.

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 16

“Artículos agotados”

de 2 Clave: 1 082-003-001

1082

-014

-009

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 17

“Artículos de baja existencia”

de 2 Clave: 1 082-003-001

10

82-0

14-0

10

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 18

“Artículos con sobre existencia”

de 2 Clave: 1 082-003-001

1

082-

014-

011

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 19

“Reporte de pacientes con transcripción”

de 2 Clave: 1 082-003-001

108

2-01

4-01

2

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 20

“Solicitud de medicamentos de pacientes con transcr ipción, medicamentos de alta

especialidad”

de 2 Clave: 1 082-003-001

1082

-014

-013

de 2 Clave: 1082 -003-001

ANEXO 21

“Reporte de salida de remisiones de traspasos por a poyo”

de 2 Clave: 1082 -003-001

1082

-014

-014

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 22

“Reporte de entrada de remisiones de traspaso por a poyo”

de 2 Clave: 1 082-003-001

1082

-014

-015

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 23

“Reporte de concentraciones de artículos disponible s”

de 2 Clave: 1 082-003-001

1082

-014

-016

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 24

“Reporte de concentraciones de artículos deteriorad os”

de 2 Clave: 1 082-003-001

1082

-014

-017

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 25

“Reporte de concentraciones de artículos caducos”

de 2 Clave: 1 082-003-001

1082

-014

-018

de 5 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 26

“Relación de bienes de consumo susceptibles de baja ”

de 5 Clave: 1 082-003-001

1082

-009

-009

de 5 Clave: 1 082-003-001

Nombre del Formato: Relación de Bienes de Consumo Susceptibles de Baja Clave del Formato: 1082-009-009

Objetivo: Relacionar la totalidad de medicamentos de los cuales se solicita la baja. Elaborado por: Responsable o encargado de la farmacia. No. de tantos: Original y dos copias. Distribución: Original .- Departamento de Abastecimiento Delegacional, !a. copia para Control Técnico de Insumos Delegacional y 2 copia .- Área emisora.

INSTRUCCIONES DE LLENADO

No. DATO ANOTAR 1 Hoja ______ de _________ El número de hoja y el total de hojas de

relación. 2 Relación No. ______ El número progresivo asignado pro el área

que genera la relación, debiendo iniciar cada año.

3 Fecha Día, mes y año en que se elabora la

relación. 4 Grupo de Suministro Número y nombre que corresponda a los

bienes, con base en el Catálogo General de Artículos o Cuadro Básico y de acuerdo a lo siguiente:

010 Medicamentos 030 Lácteos 040 Narcóticos y estupefacientes 020 Medicina Preventiva 5 Área solicitante El nombre del área que elabora la relación

(Ejemplo: Farmacia H.G.Z. No.1 Mexicali, B.C.)

6 Dirección El domicilio correcto del área que elaboró la

relación.

de 5 Clave: 1 082-003-001

No.

DATO

ANOTAR

7 Proveedor El nombre y clave del proveedor de

acuerdo al Catálogo de Proveedores del IMSS.

8 Clave La clave (específico) con que se identifica

al artículo, de acuerdo al Catálogo General de Artículos.

9 Descripción Nombre genérico con que se conoce al

artículo y corresponde a la clave de acuerdo al Catálogo General de Artículos.

10 No. de lote Los dígitos (clave) que identifican al lote y

que fueron asignados por el fabricante del artículo.

11 Fecha de caducidad La fecha de caducidad y/o fabricación que

aparece en el ampaque o envoltura asignado por fabricante.

12 Existencias del lote La cantidad de artículos (unidades)

existentes por cada lote. 13 No. de piezas afectadas El número de piezas afectadas o el lote

completo (indicando en este caso el total de piezas que lo integran).

14 Anomalía La anomalía o el motivo por el cual se dará

de baja el bien o los bienes que se reportan.

15 Precio Unitario El precio unitario uniforme del artículo. 16 Importe La cantidad que resulte de multiplicar el

precio unitario uniforme por el total de piezas afectadas de cada artículo.

17 Dictamen El resultado de la evaluación realizada por

Control Técnico de Insumos.

de 5 Clave: 1 082-003-001

No.

DATO

ANOTAR

18 Firma La firma de la persona que efectuó la

evaluación y emitió el dictamen técnico de Control Técnico de Insumos.

19 Elaboró El nombre y la firma de la persona que

elaboró la relación por parte del área solicitante.

20 Autorizo El nombre y la firma de la persona que

autorizó la relación por parte del área solicitante.

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 27

“Bajas de artículos suspendidos”

de 2 Clave: 1 082-003-001

1082

-014

-019

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 28

“Bajas de artículos deteriorados”

de 2 Clave: 1 082-003-001

1082

-014

-020

de 2 Clave: 1 082-003-001

ANEXO 29

“Bajas de artículos caducos”

de 2 Clave: 1 082-003-001

1082

-014

-021

Clave: 1082 -003 -001 -...

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