Claves Estratégicas y Dirección de Proyectos

Ignacio Amirola Gómez – Aquami Consultores

03 de abril de 2014

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EL ENFOQUE DEL PROGRAMA Política de Empresa

¿Qué aspectos incluye la dirección de proyectos?

¿Cuáles son los aspectos importantes para vosotros?

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• Definición de proyectos

• Dimensiones fundamentales a gestionar

• Gestión de los stakeholders

• Planificación del proyecto

• Gestión de riesgos

• Extreme Project Management.

• El cierre de los proyectos y el análisis post-morten

La Dirección de Proyectos incluye:

•

•

•

•

• •

• •

•

•

Identificar y satisfacer los requisitos del proyecto

Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar

Coordinar y gestionar su equipo de trabajo y a los interesados del proyecto.

Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes

Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y

expectativas de los diferentes interesados

Tomar decisiones estratégicas

Determinar qué procesos son apropiados para cumplir con los objetivos del

proyecto y el grado de rigor que éstos requieren.

Identificar los interesados en el proyecto o stakeholders; determinar sus

requerimientos y gestionar e influir sobre estos requerimientos para asegurar el

éxito del proyecto

Llevar a término el trabajo con independencia de la metodología empleada.

Tener en cuenta la estructura y cultura de la organización dentro de la cual se

va a ejecutar el proyecto, para gestionarlo y plantear mejor el enfoque del proyecto

y su liderazgo

Componentes principales del proyecto

Proyecto

Business Case

Planes

Controles Gestión de riesgos

Calidad

El Director de Proyectos o Project Manager

• Un profesional responsable, con criterio para distinguir qué procesos

convienen en cada caso y qué técnicas son aplicables o no; capaz de liderar cualquier tipo de proyecto o reto.

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ESPECIFICACIONES

PLAZO PRESUPUESTO

ES SUFICIENTE???????

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NO!!!

FALTA ALINEAR LA CONTRIBUCIÓN DEL PROYECTO

CON LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA

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La Dirección de Proyectos

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La Dirección de Proyectos

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LA NUEVA DIRECCIÓN DE PROYECTOS La evolución de la dirección de proyectos y su relevancia en el siglo XXI – Los proyectos son cada vez más importantes en las organizaciones – Sin embargo la evidencia muestra que son muchos los proyectos que fracasan – La gestión de proyectos “tradicional” no basta para garantizar el éxito y se requiere un enfoque más estratégico – La dirección de proyectos es una oportunidad poco explotada para el desarrollo de los directivos

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Autodiagnóstico •¿Reciben los directores de proyecto suficiente apoyo de la organización y

de la alta dirección? ¿Apoyo o Presión?? •¿Se le dan a los proyectos la importancia que adecuada? •¿Se está utilizando el enfoque y las herramientas adecuadas para

asegurar el éxito de los proyectos? ¿Cuáles??

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• Debemos de aprender a gestionar proyectos en un mundo

imperfecto, es decir: –Mucha presión –Poca definición –Pocos recursos; y –Poco tiempo

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Las malas noticias: muchos proyectos fracasan. La mayoría de proyectos fracasan en cumplir plazos, mantenerse dentro del

presupuesto, y alcanzar los objetivos:

– – –

Según el estudio de The Standish Group sólo un 28% de los proyectos en USA tuvieron éxito, y más del 20% del dinero gastado fue desperdiciado. Un estudio de Robert Cooper muestra que un 46% de los recursos totales invertidos lo

han sido en proyectos cancelados o que no alcanzaron los objetivos. Según Bull en UK el 75% de los proyectos de IT no finalizaron en plazo, el 55%

excedieron el presupuesto y el 37% no cumplieron los requerimientos

¿Qué factores son los más comunes en los proyectos de

promoción / construcción que fracasan?

¿Cuáles son los factores críticos de éxito en proyectos?

Business Case + Calidad + Plazo

• Factores clave de éxito

– Participación de los usuarios

– Soporte de la gestión ejecutiva

– Requerimientos bien definidos

– Buena planificación

– Expectativas realistas

– Fases del proyecto no muy largas

– Miembros del proyecto competentes

– Tener claro a quién pertenece (a quién se le cae el pelo si no sale)

– Visión y objetivos claros – Miembros del proyecto motivados

¿Cuándo tiene éxito un proyecto?

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•El éxito de un proyecto es multidimensional

•Es necesario ir más allá del “triangulo de hierro” ya que muchos

proyectos necesitan más de una dimensión para definir su éxito: – Eficiencia en la gestión del proyecto

– Impacto sobre los clientes

– Impacto sobre el equipo

– Impacto sobre el negocio

– Preparación para el futuro

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La definición del proyecto como instrumento para

alcanzar el alineamiento estratégico –La definición del proyecto es lo que garantiza el alineamiento estratégico. Definir adecuadamente un proyecto significa comprender la razón de ser estratégica del proyecto, cuál debe ser su logro principal, y fijar sus objetivos concretos y resultados esperados. –Un instrumento muy útil para esta labor es la denominada

“ficha de proyecto”.

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Ficha de proyecto Definiendo las aspectos centrales del proyecto

•Propósito

•Misión •Objetivos •Visión:

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Ficha de proyecto Definiendo las aspectos centrales del proyecto

•Propósito: ¿Cuál es el problema (o la oportunidad) que justifica el

proyecto? ¿Su razón de ser? ¿Qué ha motivado que la organización lo

vea como un problema que se debe resolver?

•Misión •Objetivos •Visión:

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Ficha de proyecto Definiendo las aspectos centrales del proyecto

•Propósito

•Misión: ¿Cuál es el reto que se fija el proyecto, el logro principal que se debe alcanzar? ¿Es claro y motivador, promueve el trabajo en equipo hacia un mismo destino?

•Objetivos •Visión:

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Ficha de proyecto Definiendo las aspectos centrales del proyecto

•Propósito

•Misión •Objetivos: ¿Hemos concretado el éxito en una serie de objetivos concretos y alcanzables? ¿Falta alguno esencial? ¿Puede eliminarse alguno sin desvirtuar el proyecto? •Visión:

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Ficha de proyecto Definiendo las aspectos centrales del proyecto

•Propósito

•Misión •Objetivos •Visión: ¿Hemos construido una descripción vívida del impacto del proyecto, del futuro deseado? ¿Transmite una imagen visual de “el día de después” de la finalización del proyecto?

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Un modelo de análisis con cuatro dimensiones Hay cuatro dimensiones que permiten analizar las diferencias entre los

proyectos y clasificarlos: •1. Novedad

•2. Tecnología

•3. Complejidad

•4. Urgencia Diferentes niveles de cada una de estas dimensiones crean tipos de

proyectos muy distintos, con problemáticas muy diferenciadas.

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La dimensión “novedad”

Hace referencia a cuan nuevo es el “producto” del proyecto para sus clientes

y el mercado. Esto determina el grado de incertidumbre acerca de cuales son

las especificaciones adecuadas.

Los niveles son los siguientes: •Mejora. El producto es una extensión o una mejora de los existentes.

•Plataforma. Una nueva generación de productos. Reemplaza a otros bien

establecidos.

•Innovación. El producto es totalmente nuevo para el mercado, basado en

una idea o concepto que los clientes no conocen.

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La dimensión “tecnología”

Hace referencia a cuan novedosa (y poco probada) es la tecnología que se va a

emplear, y por lo tanto, en los niveles de diseño, pruebas y número de iteraciones

necesarias. Los niveles son: •Baja tecnología. El proyecto está basado en tecnologías bien conocidas. •Media tecnología. Usan tecnología existente pero también incorporan nueva

tecnologías o características no probadas. •Alta tecnología. La mayoría de las tecnologías empleadas son nuevas para la

empresa, aunque existentes y disponibles al comienzo del proyecto. •Súper Alta tecnología. El proyecto está basado en tecnologías que no existen en el

momento de iniciarlo y que deben desarrollarse.

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La dimensión “complejidad”

Hace referencia a cuan complejas son las tareas a desarrollar, la

interdependencia entre ellas y el número de niveles de sistemas y

subsistemas. Hay tres niveles de complejidad: •Ensamblado. Supone crear una colección de elementos que combinados

forman una unidad u organización que desarrolla una función. •Sistema. El proyecto implica desarrollar un grupo de sistemas que juntos

desarrollan diversas funciones •Supersistema. Supone crear una amplia colección de sistemas que

funcionan juntos para conseguir un propósito común.

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La dimensión “urgencia”

Hace referencia a la velocidad con la que se tiene que obtener los resultados,

y las consecuencias de incumplir el plazo. Cuatro niveles:

•No urgentes. El tiempo de ejecución no es crítico para el éxito inmediato de

la organización.

•Competitivos. La rapidez de ejecución es importante para aprovechar una

oportunidad o resolver un problema.

•Críticos. Deben cumplirse dentro de una fecha muy específica, y su

incumplimiento supondría el fracaso.

•Relámpago. Son proyectos de crisis, y resolver la crisis en el menor tiempo

posible es el principal criterio de éxito.

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GESTIÓN DE LOS STAKEHOLDERS

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GESTIÓN DE LOS STAKEHOLDERS

“Los “Stakeholders” son el corazón de los proyectos exitosos”

Eric Verzuh •Los proyectos no tienen un solo cliente sino que tratan con múltiples

stakeholders, es decir, Aquellos implicados o afectados por las actividades del

Proyecto. Pueden ser Internos & Externos. •Cada stakeholder tiene sus propios intereses y objetivos, por lo que es

imprescindible gestionar las siguientes necesidades del Proyecto: – Necesidad de comprender y priorizar

– Necesidad de “engagement” para el éxito del proyecto

– Necesidad de análisis y diseño de una estrategia de relación

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PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO “Los planes no son nada. La planificación todo. Empezaremos a conocer de qué trata el trabajo mientras estemos planificando”. Eisenhower.

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GESTIÓN DE CONFLICTOS

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GESTIÓN DE RIESGOS

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UN CONGRESO EN 20 SEMANAS

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EXTREME PROJECT MANAGEMENT

(Liderando, no sólo gestionando Proyectos)

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