TITULO: CLAVES PARA IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO.

ÁREA DE INVESTIGACIÓN: TECNICAS DE ADMINISTRACIÓN GENERAL NOMBRES, DEPENDENCIAS, INSTITUCIONES, DIRECCIÓN COMPLETA, TELÉFONO., EMAIL. -C.P.C. Jesús Lavín Verástegui, M.C. -Director de la Unidad Académica Multidisciplinaria Comercio Administración Victoria. Universidad Autónoma de Tamaulipas Dirección: Centro Universitario “Adolfo López Mateos” Tel. (834) 312 62 99, 834 31817 56 al 59. Ext. 130. Email: jlavin@uat.edu.mx -Dr. Francisco García Fernández. -Profesor investigador de la Unidad Académica Multidisciplinaria Comercio Administración Victoria. Universidad Autónoma de Tamaulipas Dirección: Centro Universitario “Adolfo López Mateos” Tel. (834) 312 62 99, 834 31817 56 al 59. Ext. 130. Email: ffernández@uat.edu.mx -C.P. Juan Cepeda García, M.F. -Secretario Técnico de la Unidad Académica Multidisciplinaria Comercio Administración Victoria. Universidad Autónoma de Tamaulipas Dirección: Centro Universitario “Adolfo López Mateos” Tel. (834) 312 62 99, 834 31817 56 al 59. Ext. 130. Email: jcepeda@uat.edu.mx RESUMEN:

A lo largo del trabajo vamos a proponer las claves para la implementación de un

modelo de gestión del conocimiento en las organizaciones. Se pretende aplicar un

programa de gestión de conocimiento que se aplique en el marco de la estrategia

corporativa en uso. El modelo para el Programa de Gestión del Conocimiento obedece

a un proceso de identificación, selección, estructuración y medición de activos de

conocimiento hasta ahora no evaluados de forma estructurada en las organizaciones.

La estrategia y la estructura de la organización serán las claves para facilitar el

proceso

Introducción

Desde hace unos años se viene hablando de la Sociedad de la Información y de la

Sociedad del Conocimiento (según la OCDE (1999), “aquellas fundadas directamente

en la producción, distribución y uso del conocimiento y de la información”) como

denominaciones que quieren enfatizar los grandes cambios en la transformación social

y económica del siglo XX, así como los grandes retos que tienen que enfrentar todos

los agentes sociales en el nuevo siglo. Se trata de un marco competitivo que ha sido

impulsado por dos circunstancias recientes: el desarrollo de las tecnologías de la

información y de la comunicación (TIC) y la gran importancia que han adquirido en los

mercados financieros los activos intangibles (lo que produce en ocasiones grandes

diferencias entre el valor contable y el valor de mercado de una empresa).

En la abundante literatura empresarial y académica sobre el tema se caracteriza al

entorno económico actual por la emergencia del conocimiento como principal factor

productivo y también como fuente de ventaja competitiva sostenible (Nonaka, 1995).

Hoy se identifican tres perspectivas principales que permiten ir realizando

aproximaciones y generalizaciones en el estado del arte de la gestión del

conocimiento. Estas son:

a) Los enfoques que se centran su atención en la gestión del capital intelectual

(Cuadro de Mando Integral de Kaplan y Norton; Techonology Broker de Annie

Brooking; Skandia de Edvinsson y Malone, Intelect de Euroforum y el Monitor

de Activos Intangibles de Sveiby). En esta perspectiva el valor se encuentra

tanto en los individuos como en las capacidades y competencias de la

organización identificadas en indicadores.

b) Enfoques centrados en la creación y circulación del conocimiento (modelo de

Nonaka y Takeuchi; el modelo Hedlund y el modelo Kogut y Zander). Enfatiza

la capacidad de los individuos para compartir y cooperar.

c) Enfoques centrados en las tecnologías de la información, la sociedad en red

(Mycrosistem Sun, Business Intelligent, Groupware, Ingenio). El conocimiento

en este caso es codificado y almacenado en base de datos de forma que

pueda ser de fácil uso y acceso para las personas de la organización.

En tal sentido, diversas son las metodologías que se enumeran bajo el nombre de

gestión del conocimiento, a causa de los diferentes enfoques y escuelas, lo cual

genera además múltiples y distintas definiciones, pero que tienen como denominador

común, que gestionar el conocimiento significa la gestión de todos los activos

intangibles que aportan valor a la organización a partir de alcanzar las competencias

esenciales, distintivas. No obstante, algunas de las definiciones planteadas destacan

su contribución a los procesos de aprendizaje y desarrollo organizacional y otras, su

importancia en función de su potencial para la generación de recursos económicos.

Druker (1993), Nonaka (1995) y representantes del primer grupo subrayan, que la

visión organizacional establece que el único recurso realmente competitivo es el

conocimiento y en tal sentido consideran que la principal tarea debe ser sistematizar

los procesos mediante los cuales el personal de la organización crea y difunde los

conocimientos necesarios para responder a los retos del entorno que definen sus

escenarios de actuación.

Por otro su parte, Klason (1999), Bukowitz et.al. (1999) y Tiwana (2000) entre otros

autores sostienen el enfoque económico o rentable de la gestión del conocimiento, en

tanto ésta permite generar riquezas a partir de sus activos de conocimientos, es decir,

como proceso de utilización de conocimiento en la generación de valor y generación

de ventajas competitivas.

En realidad ambos grupos de definiciones son complementarios y destacan el papel

de la organización en el proceso de gestión de conocimientos. Unas ayudan a

comprender el propósito de la organización con el dominio de determinadas disciplinas

del conocimiento; otras, contribuyen a identificar los recursos disponibles por parte de

la organización en la relación: conocimiento - producto - valor añadido.

La gestión del conocimiento coloca al conocimiento o al factor humano como recursos

diferenciadores que sostienen la capacidad competitiva de una organización, y

sostiene que su valor depende de cómo orienta, acrecienta y moviliza sus activos

intangibles como eje de la actividad organizacional, con el fin de responder a

interrogantes como; qué necesidad del mercado sabemos satisfacer, qué

conocimiento nos brindan ventajas competitivas, cómo transformamos el conocimiento

en información, qué competencias generan nuevos conocimientos, cómo provocamos

el cambio del paradigma que sostiene que la información es poder, entre otras. La

respuesta deriva en un proceso de Gestión del Conocimiento, por lo que su principal

aporte radica en la propuesta de herramientas para la creación, localización,

almacenamiento, estructuración y transmisión del conocimiento.

La instrumentación de la gestión del conocimiento supone, como primer paso la

construcción de un sistema que simule de la forma más precisa posible la

capitalización del conocimiento de la organización. De esta forma, cualquier modelo de

gestión del conocimiento tendrá que contar con cinco fases principales: 1) la auditoria

del conocimiento, 2) localización, organización y almacenamiento, 3) creación,

transmisión y compartimiento, 4) utilización y capitalización, y, por último, 5) protección

y seguridad del conocimiento. Cada propuesta de modelo para la gestión del

conocimiento formaliza un sistema adecuado que combina e interrelaciona estas fases

de forma particular. De este modo, la definición de un sistema para la gestión del

conocimiento obliga a realizar un profundo análisis de las circunstancias y

condicionantes a los que éste tendrá que hacer frente.

En el trabajo que se presenta se expone la propuesta de un mapa o modelo para la

gestión del conocimiento en las organizaciones, entendido como el conjunto de

categorías, procedimientos, técnicas, decisiones y procesos conscientes dirigidos a

crear, desarrollar, utilizar, difundir y preservar el conocimiento en las organizaciones

con la finalidad de optimizar sus resultados y provocar su diferenciación en el entorno

respecto a similares.

La confiabilidad en la elaboración del modelo estará en dependencia que éste

contribuya significativamente a satisfacer las expectativas como técnica de gestión

para la organización y que sus prácticas se orienten a la correcta utilización de los

recursos y capacidades disponibles o accesibles, tanto internos como externos, con el

objeto de optimizar el cumplimiento global de los objetivos de la organización.

Las influencias e incidencias del modelo en la gestión de las organizaciones se

muestran en el siguiente esquema, que presenta la posición del modelo en la

estrategia corporativa.

MISIÓNPor qué existimos

VALORESQué es importante para nosotros

VISIÓNLo que queremos ser

ESTRATEGIANuestro plan de juego

MAPA ESTRATÉGICOTraducir la Estrategia

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCrecer, desarrollar, utilizar, difundir y preservar

METAS E INICIATIVASLo que necesitamos hacer

OBJETIVOS PERSONALESLo que necesito hacer

RESULTADOS ESTRATÉGICOS

PerspectivaFinanciera

Perspectivadel Cliente

PerspectivaInterna

Perspectivade

Aprendizaje

Para sostener financieramente

la misión

Para alcanzar la visión

Para satisfacera los clientes

Para mantenerla capacidad de cambiar

y mejorar

Fuente: A partir de Norton y Kaplan (2004).

Estas influencias e incidencias se concretan en los lineamientos, programas y planes

de acción de la organización y en la dinámica de su actividad global: la visión, misión y

valores; la elaboración de las estrategias, la cultura y estructura organizativa; la

gestión de sus recursos y capacidades; los procesos; y la flexibilidad y capacidad de

respuesta a necesidades de cambio, según sean las condiciones específicas y

necesidades. Esto obliga la reflexión que el modelo propuesto no estará conformado

por métodos, técnicas y procedimientos rígidos e inmutables. La rica y cambiante

realidad de las organizaciones y de su entorno no sólo justifica, sino que exige

procesos dinámicos, flexibles y adaptables. Lo que hoy puede presentarse como una

buena práctica para determinada organización, puede no serlo para otra, e incluso

para la misma en condiciones diferentes. Por ello, lo que se ofrece es una guía que

trata de abarcar las distintas actividades de la gestión del conocimiento, y su

aplicación en cada organización depende de su realidad y de la creatividad de sus

ejecutantes.

Al establecer un modelo para la gestión del conocimiento, estamos permitiendo la

comprensión, ubicación y organización de este proceso en la organización y revelando

las relaciones internas, interrelaciones y aspectos esenciales que permiten establecer

políticas, procedimientos y estrategias generales en la organización. La introducción

de este proceso a la rutina de gestión de las organizaciones persigue fundamentar

más científicamente la estrategia y propiciar el perfeccionamiento continuo con la más

amplia participación tanto de los sujetos de dirección como de los objetos implicados y

enfocar el cumplimiento de la misión de la organización acorde con su visión y valores,

según se explica más adelante en la propuesta del modelo.

Pero los beneficios que aportará la solución del problema planteado en la

investigación, no solamente están referidos a la mejora del proceso de gestión en la

organización. Están vinculados también al impacto que estas nuevas tecnologías de

gestión tienen sobre la sociedad. La gestión de las organizaciones con criterios que

incluyan prácticas de gestión de conocimiento, posibilita la toma de decisiones

teniendo en cuenta un análisis previo de todo el potencial de conocimientos disponible

en la organización. Les permite conocer realmente el conjunto de valores que aportan

los colectivos de personas que conforman la organización y prepararse para el futuro

sobre la base del conjunto de los valores morales, sociales e intelectuales que dirige.

En este sentido, la administración del proceso de creación, utilización y protección de

los activos de conocimientos permite de manera efectiva y segura aportar riqueza a la

organización en particular y a toda la sociedad en su conjunto.

La incorporación al proceso de gestión que se lleva a cabo en las organizaciones de

las actividades de gestión del conocimiento, no significa la sustitución de lo que se

viene realizando, sino la adición de nuevas etapas, que deberán incorporarse

formando un sistema integrado de gestión. En tal sentido se deben consignar las

etapas y actividades de gestión del conocimiento; los instrumentos, métodos y

procedimientos; las funciones para cada uno de los elementos involucrados en el

modelo, y; propiciar el desarrollo de una cultura, apoyada por la dirección, en

correspondencia con esta nueva filosofía.

El modelo

Un Programa de Gestión de Conocimiento consiste en el diseño de herramientas que

facilitan la gestión estratégica de las capacidades intelectuales de los miembros de la

organización.

El Programa que se propone sigue una serie de fases que tienen el objetivo primordial

de garantizar una reducción de la incertidumbre en el desempeño de las

organizaciones. Las fases son construidas para asegurar un procedimiento para la

toma de decisiones y como herramienta para la planificación y control del proceso. Tan

importante como el procedimiento es la organización general del proceso, tarea que

involucra y compromete a toda la organización.

Como base teórica y metodológica del Programa se plantea la codificación del

conocimiento explícito y la difusión y socialización del conocimiento tácito. La

codificación se fundamenta en almacenar conocimiento explícito en los diferentes

soportes con que cuenta la organización, de manera que éste pueda ser utilizado con

posterioridad. Por su parte, la difusión y socialización del conocimiento tácito consiste

en fomentar la comunicación entre los individuos que componen la organización a fin

de que se vuelva colectivo su conocimiento individual.

El modelo para el Programa de Gestión del Conocimiento obedece a un proceso de

identificación, selección, estructuración y medición de activos de conocimiento hasta

ahora no evaluados de forma estructurada en las organizaciones.

Implementar un Programa de Gestión del Conocimiento supone un cambio que se

puede considerar exitoso en la medida que se generen transformaciones profundas

que potencien la organización. Esto se logra con el alcance de los cuatro objetivos

principales de los proyectos de gestión del conocimiento (Davenport, 1998), que son:

1. Crear almacenes de conocimiento.

2. Mejorar el acceso a esos almacenes.

3. Fomentar el ambiente propicio para la creación y difusión de los conocimientos.

4. Gestionar el conocimiento como un activo.

Los programas de gestión del conocimiento deben ser específicos en función de las

características de la organización que lo enfrenta, así como de sus necesidades

estratégicas y condiciones prevalecientes. El modelo que se propone intenta ser

genérico para el diseño de proyectos de gestión del conocimiento siempre y cuando

las organizaciones tomen en cuenta aquellas especificidades que las identifican.

La propuesta de modelo para el Programa de Gestión del Conocimiento es la

siguiente:

Diagnóstico de prácticas habituales de

Gestión del Conocimiento

Gestión y organización

del conocimientoGestión de los RH

Gestión de los sistemas de información

Gestión de los sist. de protección

y seguridad

Acciones de Gestión del Conocimiento

Inventario de conocimientos Protección y difusióndel conocimiento

Discrepancia

Generación de nuevos

conocimientos

Adquisición de nuevos

conocimientos

Representación del conocimiento

Mapas del conocimiento

Sistemas de protección

Resultados de la Gestión del Conocimiento

Cultura de base

Cultura de conocimiento

Fuente: Elaboración propia

El Programa da inicio con la auditoria de conocimientos, diagnosticando las prácticas

habituales de gestión del conocimiento en la organización. Se trata de diagnosticar los

puntos fuertes y débiles comparados con las diferentes fuentes de conocimiento de

que se disponen.

Suelen identificarse cuatro grandes fuentes de acción (Bück,1999) sobre las que es

fundamental realizar diagnósticos independientes. Estas fuentes se identifican como:

- La organización de los conocimientos codificados o explícitos.

- La generación de conocimiento tácito.

- Los sistemas de información.

- La protección y seguridad de los conocimientos.

A partir del diagnóstico se establecen las acciones de gestión del conocimiento,

enfocadas en dos líneas principales: el inventario de los conocimientos y el sistema de

protección y difusión de los conocimientos. En el primer caso se trata de detectar y

corregir las carencias de los conocimientos sobre la base de la identificación de la

brecha existente entre el conocimiento requerido y el conocimiento disponible en la

organización, configurando soluciones prácticas de gestión de conocimientos respecto

a las limitaciones de los conocimientos disponibles en la organización, para la

ejecución de determinada tarea y por ende, la satisfacción de las expectativas de los

usuarios respecto al producto (bien tangible y/o servicio) que se brinda. Las medidas

se refieren a la generación interna y/o adquisición de nuevos conocimientos del

exterior como vías para resolver la discrepancia creada entre la disponibilidad y

carencia de los mismos.

En el segundo caso se trata de la realización de actividades básicas para configurar

soluciones prácticas de gestión de conocimientos para la creación de una base de

conocimiento estructural y su correcta difusión, aplicación y protección en la

organización. Una base de conocimiento estructural es la retención en la organización

y para beneficio de ella del máximo de los conocimientos que poseen las personas

que en ella laboran; a través de las distintas representaciones en que ese

conocimiento pueda registrarse. Las acciones de protección y difusión del

conocimiento estructural se centran en la creación y actualización sistemática de los

repositorios de conocimientos, de los mapas de conocimientos y de los sistemas de

protección de los conocimientos.

Al evaluar la efectividad con que se ha ejecutado la gestión del conocimiento acorde a

las diferentes categorías, técnicas, decisiones y procedimientos conscientes que lo

integran, se verifican los resultados de la acciones de gestión de conocimiento en la

organización, los cuales se resumen en tres alcances:

1. La formalización y transferencia de los conocimientos.

2. El enriquecimiento del know how colectivo e individual.

3. La protección del conocimiento.

La evaluación del Programa de Gestión del Conocimiento en la organización deberá

poner de relieve los puntos débiles sobre los que hay que trabajar para conseguir

mejores resultados. Los resultados de las acciones de gestión de conocimiento tienen

un impacto directo en:

a) la orientación estratégica de la organización, al servir de referentes para el

establecimiento de los nuevos objetivos y la formulación de las estrategias;

b) en el planteamiento de nuevos retos al analizar del entorno y en la definición

de los problemas y las oportunidades a que se enfrenta la organización;

c) en la valoración por parte de la dirección del estado del conocimiento

disponible y de sus capacidades actuales y futuras;

d) en constatar desde la dirección la importancia de la gestión del conocimiento

para producir, desarrollar y proteger las competencias claves y distintivas que

beneficiarán y potenciarán la organización respecto a similares y;

e) en la incorporación a la cultura organizacional la cultura del conocimiento.

Por todo lo anterior, la evaluación de la efectividad de la ejecución de la gestión del

conocimiento en la organización y su comprobación a través de la verificación de los

resultados de gestión del conocimiento por medio de la medición de su impacto, es

tarea de primer orden.

Poner en marcha un proyecto de gestión del implica y exige contar con la aprobación

de la dirección para obtener los recursos y medios necesarios para desarrollarlo y,

sobre todo, conseguir el apoyo de las personas que van a utilizarlo. Lo primero es un

requisito necesario pero no suficiente; lo segundo no sólo es necesario sino que es

imprescindible. Si el personal no entiende el sistema de gestión del conocimiento y sus

beneficios para el trabajo, si no quiere colaborar e implicarse, el proyecto será más un

obstáculo que una herramienta de trabajo.

Llevar a cabo la implementación del modelo propuesto supone la ejecución de una

serie de acciones en la organización:

Divulgar y crear cultura sobre la gestión del conocimiento a través de: planes

de formación a los directivos y trabajadores en general; disposición y acceso a

información actualizada sobre gestión del conocimiento; divulgación de las

acciones de gestión de conocimiento que se lleven a cabo; y otras.

Propiciar la aplicación de las técnicas y herramientas recogidas en las

diferentes actividades de gestión del conocimiento que se expresan en el

modelo.

Creación de un dispositivo para iniciar, impulsar y coordinar las actividades de

gestión del conocimiento.

Preparación de los integrantes del dispositivo para el cumplimiento de su rol

como gestores del conocimiento.

Definir las funciones de los elementos que participan en la ejecución del

modelo.

Conclusiones. La relevancia que ha adquirido el conocimiento como activo determinante en las

organizaciones ha llevado al desarrollo de una nueva disciplina que se ocupa

precisamente de su gestión, como un instrumento indispensable para el

funcionamiento competitivo y eficiente de las organizaciones en la etapa actual de

desarrollo.

El modelo para entender el proceso de creación del conocimiento que se propone,

elaborado a partir del análisis de los modelos planteados en la literatura científica,

permitirá la realización de recomendaciones prácticas que posibiliten mejorar los

procesos de creación de conocimiento en las organizaciones.

El esquema de gestión del conocimiento propuesto permite a través de un proceso

complejo de varias etapas y articulando los enfoques estudiados (codificación y

personalización); identificar, seleccionar, estructurar y medir los activos de

conocimiento hasta ahora no evaluados.

Se propone una metodología que:

a) Diagnostique el estado actual de la organización en cuanto a utilización del

conocimiento disponible y del que se necesita apropiar, así como de la estrategia que

se está poniendo en práctica en la actualidad;

b) Diseñe las estrategias que son necesarias para alcanzar los objetivos en cuanto a

gestión del conocimiento;

c) Desarrolle una nueva cultura organizativa en función de capturar, compartir y utilizar

el conocimiento disponible como el que es necesario adoptar;

d) Seleccione las tecnologías que son necesarias para aplicar el proyecto de gestión

del conocimiento.

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