Unidad III

Cobranzas

3.1 GeneralidadesConsiderando la situación actual de las empresas y los problemas por los que estas atraviesan de forma cotidiana, entenderemos que la cobranza ,tiene las siguientes generalidades:

a)Cobrar las cuentas de la compañía con rapidez , eficiencia y completa. El departamento de crédito y cobranza debe efectuar la recuperación de las cuentas de los clientes y los documentos por cobrar en su totalidad por medio de un sistema que contemple fecha estipulada en la negociación y respetando las condiciones pactadas en cuanto a plazos, descuentos, cantidades, etc, con la finalidad de evitar que las finanzas de la empresa sufran algún menoscabo .

b)Conservar la buena voluntad del cliente hacia la empresa en el momento de efectuar la cobranza de forma adecuada.Para este punto es preciso considerar al deudor o deudores deacuerdo al cumplimiento en sus pagos. No todos los clientes en una empresa actúan de igual manera y por eso el trato hacia ellos no puede estar sujeto a un rasero común.Indudablemente no es lo mismo un cliente común para la empresa que una persona de relevancia social, económica o bien política.Es importante recordar que la cobranza debe ser la misma pero el modo o estilo tiene que estar de acuerdo con el tipo de cliente de que se trate, pues cualquier exceso podría generar graves problemas.

c) Oportuna.Es normal que las personad física como las morales tengan pasivos contraídos con más de una empresa y por esos sus compromisos financieros, en un momento dado, pudieran rebasar su capacidad de pago. De ahí la importancia de que la cobranza se efectúe en el día y hora señalados, pues si se realizara después, pudiera darse el caso de que algunos cobradores llegaren agotados .

Objetivo de la cobranza:

El objetivo de la cobranza es cerrar el círculo de la venta, el cual se expresa de la siguiente manera:

Pedido

Cobro Autorización del Crédito

Embarque de Facturación La mercancía

Bases para una buena cobranza:

Las bases para una buena cobranza se fincan en tres puntos fundamentales:

a) Una investigación de crédito bien hecha.b) El cumplimiento de los tratos de la venta y la posventa.c) Cobrar ,cobrando

3.1.1 CONDUCTOS PARA LA COBRANZA

La cobranza puede llevarse a cabo por medio de los siguientes conductos:

a) A través de cobradores.b) Por medio de abogados.c) A través de los vendedores.d) Utilizando los servicios bancarios.e) A través de las agencias de cobro.

A A través de cobradores:El cobrador es una persona clave dentro de las empresas ya que por sus manos pasan casi todos sus recursos financieros.

B )Por medio de abogados:Para realizar la cobranza por medio de un abogado , es recomendable que antes de amenazar al cliente con poner la cuenta en sus manos, se elabore la demanda y de esta manera, al decirle al cliente que se le dan 48 horas para que pague o se seguirá un tramite de cobro por la via legal

c) A través de los vendedores

Cuando el vendedor es el que lleva a cabo la labor de vender y además efectúa la cobranza de la cuenta, al entrevistarse con el cliente tendrá el cuidado de levantar los pedidos de la manera más adecuada a las condiciones y necesidades de éste, ya que de otra forma podrá tener problemas para recuperar la cartera.Un beneficio que se logra al utilizar al vendedor es, el de reducir los gastos de operación de las empresas pues la empresa no tendrá cobradores a su servicio, puesto que esa labor la realizaran los propios vendedores.

d) Utilizando los servicios bancarios:En realidad lo bancos no realizan, una labor de cobranza, únicamente se limitan a avisar al deudor que pase a la institución a pagar un documento ,dándole un tiempo para ello.Este conducto ayuda en caso de clientes que están en lugares fuera del territorio normal de trabajo del proveedor.

Cabe mencionar que si el documento no es pagado ,los bancos suelen tardar algunos días, primero, para notificar que el cobro no fue cubierto y segundo, tardan tiempo en la devolución, lo cual aprovecha el deudor para ganar indebidamente unos días más de crédito.

e) A través de las agencias de cobro.

Este tipo de servicio suele utilizarse , en cuentas de muy difícil cobro después de que las empresas han agotado todos los recursos persuasivos para lograr recuperarlas .Algunas agencias compran los contra recibos, los cheques sin fondos, los pagares y las letras de cambio a un precio castigado y ellas se encargan de cobrar de acuerdo con sus políticas internas.Una parte de las cuentas que se cobran por este conducto, no se hacen pensando tanto en recuperar su importe, se hacen por cuestión de imagen de la compañía; porque deducidos los gastos de la agencia, el saldo suele resultar notoriamente disminuido.

3.1.2 Clases de política:

Las políticas de cobranza se clasifican en estrictas y liberales y operan de la siguiente manera:1.-Crédito liberal – cobranza estricta2.-Crédito estricto-cobranza liberal3. Crédito liberal- cobranza liberal4.-Crédito estricto – cobranza estricta.

3.1.3 Sistemas de cobranza:

Efectuar la cobranza es la mira u objeto final y fundamental de toda negociación. Las investigaciones, las compras, la fabricación, las campañas de publicidad, el financiamiento necesario, la administración del personal , las v entas y todas las demás actividades que pueden formar parte de manejo de cualquier organización comercial; todo puede quedar reducido a nada a menos que se puedan cobrar las diversas cantidades de dinero que deban los clientes.

a) Exhortación impersonal.b) Exhortaciones impersonalesc) Exhortación personificadad) Acción drástica o legal p.365 S.M

.2 Métodos de cobranza.

Para realizar la cobranza, se deben tomar en consideración los siguientes elementos:

• Deberá establecerse el horario para recibir los pagos de los clientes en la caja.

• Deberá fijarse la tasa normal y la moratoria de los intereses.

• Sí los clientes deberán o no pagar sus abonos en las oficinas de la empresa, o si la recuperación de la cartera se hará a través de cobradores. Ahí se debe precisar cuáles serán los beneficios que recibirán los clientes cumplidos y a qué sanción se verán sujetos si se atrasan en sus pagos.

• Deberán establecer si la cobranza y el resultado de la misma tendrá que ser rendida por los cobradores diariamente o bien con que periodicidad se hará.

• Deberán fijar el grado de intervención del departamento de ventas y los vendedores en cuestión de cobranza.

• En qué circunstancias, con qué requisitos y a qué plazo máximo y condiciones se documentaran las operaciones, vista la incapacidad de los deudores de cubrir en breve tiempo el monto total de su adeudo.

El método de cobranza, esta constituido por una serie de pasos

1. Preparación de la cobranza.2. Entrega de la cobranza.3. El trabajo del cobrador.4. Recepción de la cobranza en el departamento de crédito y cobranza.

1.-Preparación de la cobranza:Esta debe prepararse en el departamento de crédito y cobranzas, ya sea el día anterior o a primera hora del dia anterior.Esta cobranza debe prepararse considerando, lo siguiente:

a) Si será hecha directamente por la oficina, o bien a través del cobrador.

b) Por zonas, lo que corresponde a cada cobrador, si son varios.c) Si es local o foráneo.d) A través de los bancos

e) Por el departamento de ventasf) Por medio de abogadosg) A través de agencias de cobro.

La cobranza del día deberá incluir lo siguiente:a) Documentos para la firma de aceptación.b) Documentos por cobrar.c) Contra recibos.d) Facturas y notas de venta de pago inmediato.e) Facturas a revisión.f) Canje de facturas por documentos por cobrar.g) Cheques devueltos por insuficiencia de fondos. P50

2.-Entrega de la cobranza.La cobranza debe entregarse viendo que el cobrador verifique con sumo cuidado que todas las facturas, recibos, documentos, notas y cheques estén correctamente anotados en la relación de cobranza.a) Es muy importante que el cobrador verifique lo que recibe.b)Informar al cobrador acerca de todo lo que concierne a la localización de algunos clientes cuyo domicilio resulta difícil de encontrar.(puntos de referencia).c) Cuando la cobranza es a través de sobres, debe procederse de la misma manera, creando “un directorio de empresas y de personas físicas”.p52

3.- El trabajo del cobrador.El trabajo del cobrador en su labor de recuperar las cuentas y documentos por cobrar comprende lo siguiente:a) En rutamiento.b) Tomar nota de las incidencias de la cobranza.c) Investigar por qué una cuenta no es pagada.d) Los avisos de la visita del cobrador con la empresa.e) Localización de deudores. P.54

4.-Recepción de la cobranza en el departamento de crédito y cobranzas.Al recibirse la liquidación del cobrador, procederá a contenerse la cobranza efectuada contra la relación correspondiente. Dentro de aquélla deberá estar lo siguiente:a) Cheques y efectivo recibidos.p.57b) Documentos pagados y no pagados.c) Documentos ya debidamente requisita dos.D) Contra recibos nuevos por documentos entregada a revisión.

Facturas no recibidas a revisión:

a) Por falta de tiempo.B) Por estar mal formulados.c) Por estar incompletas en cuanto al número de copias