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COMITÉ DE MEJORAMIENTO (CIERRE VIGENCIA 2016) OFICI NA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACION ACTA No. 01

LUGAR: SALA DE JUNTAS; Oficina de Difusión y Mercadeo de Información

FECHA: 28 de Abril de 2017 HORA: De las 8:00 a.m. - 11:00 a.m.

ASISTENTES:

Martha Ines Pacheco - Asesora de Calidad GIT Desarrollo Organizacional Orlando Bustamante Méndez - Coordinador GIT Comercialización Alba Giraldo - Coordinadora Comunicaciones y Marketing Digital Clara Girón - Líder Biblioteca

John Jairo Navarrete Barragan - Centro de Información Geográfica Marina González Rodríguez - Facilitadora del SGI Oficina de Difusión y Mercadeo

ORDEN DEL DÍA : 1. Lectura del Acta Anterior Cuarto Comité de Mejoramiento 2016. 2. Seguimiento a proyectos del Plan de Acción. 3. Seguimiento de los indicadores. 4. Seguimiento a peticiones, quejas reclamos, denuncias y sugerencias PQRS. 5. Análisis de ACPM. 6. Seguimiento a los programas ambientales, análisis de sus indicadores y otros temas ambientales. 7. Seguimiento a la gestión de riesgos (corrupción y gestión). 8. Gestión documental: manuales de Procedimientos, instructivos, etc. o la necesidad de modificaciones y ajustes.

1. LECTURA DEL ACTA ANTERIOR TERCER COMITÉ DE MEJOR AMIENTO 2016

Se pone en conocimiento el orden del día, y da lectura al acta Anterior del Cuarto Comité de Mejoramiento de 2016. Se verifica el cumplimiento de los compromisos adquiridos, los cuales han sido efectivos.

2. SEGUIMIENTO A PROYECTOS DEL PLAN DE ACCIÓN 1- Diseño y aplicación de mínimo 3.000 encuestas pa ra conocer el porcentaje de satisfacción de los cli entes del IGAC y los requerimientos de ellos: Se verifica con corte al 31 de Diciembre que se obtuvo un porcentaje de satisfacción del 85.33%, se aplicaron 3,197 encuestas. Se realizaron todas las actividades programadas. La actividad se encuentra finalizada con un 100% de ejecución. Se proyectó la ACPM 291 con el fin de aumentar el porcentaje de la satisfacción en la vigencia de 2017. 2- Programación y seguimiento a la impresión de 1 p ublicación. Con corte a 31 de Diciembre se evidencia que no se realizó la actividad; puesto que el presupuesto para su ejecución no fue asignado. De acuerdo al decreto 2550 de 2015 se había asignado el presupuesto por un valor de $464.760.000, pero con el decreto 378 de 2016 se redujo la apropiación en $69.714.000; de tal manera que no se puede cumplir con la meta de la publicación. 3- Actualización convenios interbibliotecarios 60 b ibliotecas públicas y privadas; conservación 500 li bros de biblioteca del IGAC. Con corte a 31 de Diciembre se evidencia que se realizaron diez (10) Convenios de préstamos Interbibliotecarios y se terminó el proceso de restauración de las 500 obras. La actividad se terminó al 100% y se finalizó. 4- Divulgación del museo cartográfico de IGAC, part icipando en mínimo 5 exposiciones itinerantes. Se realiza verificación del proyecto; se evidencia que se ejecutaron las 5 exposiciones itinerantes. La actividad finaliza con un 100% avance.

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5- Participación en mínimo 10 ferias y eventos, nac ionales o internacionales A 31 de Diciembre se informa que la actividad se cumplió al 100% realizando las 10 ferias y eventos, de acuerdo a la programación establecida.

6- Cumplimiento de Meta de Ventas $12,216.000.000 A 31 de Diciembre se alcanzó un 76% respecto a la meta anual tanto en Direcciones Territoriales como a Nivel Central por la venta de productos y servicios. Se tienen las mismas dificultades reportadas en los anteriores comités para alcanzar las metas de ventas propuestas. • Se presenta disminución en la demanda de publicaciones y una limitación en la oferta por las siguientes razones:

- El Instituto no está a la vanguardia en tendencias de consumo digitales en el área de publicaciones - El target de mercado de las publicaciones es limitado por su carácter complejo y técnico. Así mismo, los obstáculos presupuestales y la capacidad limitada de producción de las áreas misionales generan que contemos con publicaciones desactualizadas y que no contemos con productos nuevos, lo cual reduce la demanda. - Las publicaciones más representativas y con mayor demanda están agotadas.

• La reglamentación nacional de ventas a costo de producción, según la Ley 1712 de 2014 Articulo 3 “Principio de gratuidad” impacta directamente la meta de ventas estipulada por la Oficina de Planeación.

Se proyectó la ACPM 257 con el fin de mejorar la gestión dentro del proyecto en la vigencia en 2017. 7- Un (1) centro de información dotado de Infraestr uctura para la difusión y comercialización de publi caciones. Con corte a 31 de Diciembre se evidencia que no se realizó la actividad; puesto que el presupuesto para su ejecución no fue asignado. De acuerdo al decreto 2550 de 2015 se había asignado el presupuesto por un valor de $464.760.000, pero con el decreto 378 de 2016 se redujo la apropiación en $69.714.000; de tal manera que no se puede cumplir con la meta de Restauración de un Centro de Información.

3. SEGUIMIENTO DE LOS INDICADORES

Se hace una breve reseña de los tres indicadores de gestión y se evidencia que durante la vigencia 2016 se realizaron los reportes oportunamente. A 31 de Diciembre se alcanzó un 76% respecto a la meta anual de ventas tanto en Direcciones Territoriales como a Nivel Central por la venta de productos y servicios. Se proyectó la ACPM 257 para poder mitigar el impacto que conlleva el Incumplimiento de la meta de ventas, con el fin de apoyar el cumplimiento de los objetivos del Instituto. Así mismo poder mejorar la Gestión de la Oficina. Se verifica con corte al 31 de Diciembre que se obtuvo un porcentaje de satisfacción del 85.33%. Se proyectó la ACPM 291 porque no se alcanzó la meta que era del 90%. Esto para poder aumentar el porcentaje de satisfacción en la vigencia de 2017. Se evidencia a 31 de Diciembre, el indicador “Participación en mínimo 10 ferias y eventos, nacionales o internacionales” tiene una ejecución del 100% y alcanzó la meta fijada.

4. Análisis de producto no conforme (sugerencias)

MES PNC FACTURAS

PAGADAS INDICADOR

OCTUBRE 1 9789 0,00010 NOVIEMBRE 1 8732 0,00011 DICIEMBRE 0 9261 0,00000

Total 2 27669 0,00007

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Se analizó en el comité el producto no conforme con corte a 31 de Diciembre, se tomó la cantidad de sugerencias negativas (mal servicio) vs facturas pagadas del aplicativo de facturación del trimestre (Octubre, Noviembre y Diciembre). Como resultado se sigue evidenciando que la cantidad de sugerencias negativas (por mal servicio) no son reiterativas y a su vez no son representativas respecto a la gran cantidad de personas que se atienden mensualmente en la Oficina. Se realiza la trazabilidad a las sugerencias que se presentaron como negativas y a las sugerencias en general, de acuerdo al procedimiento actual; en el cual se lleva el respectivo seguimiento, tratamiento y de las socializaciones con los funcionarios del proceso sobre los temas consignados en ellas, evidenciando que se ha ejecutado el control solicitado por la misma Matriz.

5. SEGUIMIENTO A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, DENU NCIAS Y SUGERENCIAS PQRS Se ha realizado el seguimiento a las PQRS efectivamente (con corte a 31 de Diciembre); ejecutando la trazabilidad correspondiente; consolidando la información de cuantos derechos de petición, correos electrónicos, chats, llamadas telefónicas y cruces de cedula ingresan a la Oficina. Logrando identificar, verificar y analizar los tiempos de respuesta así como la eficiencia del proceso. En las siguientes tablas se muestran los consolidados por tema sobre las PQRS que se han gestionado en la Oficina de Difusión y Mercadeo para el tercer trimestre:

1- PETICIONES:

• Derechos de Petición

PETICIONES

Mes Solicitudes Recibidas

Solicitudes Resueltas

En trámite / Sin tramite / Sin Cerrar incluye

Antioquia

Porcentaje Resueltas

Porcentaje En trámite

/ Sin tramite

/ Sin Cerrar

OCTUBRE 608 376 232 62 38 NOVIEMBRE 573 607 -34 106 -6 DICIEMBRE 300 258 42 86 14

Total 4to Trimestre 1481 1241 240 85 15

Se verifican nuevamente en comité los reportes del aplicativo CORDIS de correspondencia, en el cual se evidencian Peticiones En trámite / Sin tramite / Sin Cerrar. Por lo que el funcionario responsable seguirá con la depuración y actualización en el aplicativo de estas peticiones. Se observa un gran avance, puesto que se ha alcanzado un 85% de solicitudes resueltas a 31 de Diciembre.

• Cruces de Cedula – Actualizaciones

A continuación se muestra el consolidado de solicitudes de Cruces de Cedula – Actualizaciones suministrado por el funcionario encargado.

MES SOLICITUDES CRUCES DE

CEDULA

SOLICITUDES ACTUALIZACIONES

BASE DE DATOS TOTAL

OCTUBRE 12 29 41

NOVIEMBRE 20 38 58

DICIEMBRE 8 13 21

TOTAL 120

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En cuanto a la atención por los medios como el Correo del CIG, Atención Telefónica y Chat se evidencian que los temas más solicitados son: Información de certificados en línea, información de predios en Bogotá, información de cedulas catastrales, información del certificado para libreta, información del Geoportal, Información de Aerofotografías, planos catastrales y topográficos de diferentes partes de Colombia solicitadas por estudiantes, información actualización catastral, documentos solicitados para los trámites, información predial, compra de mapas actualizados, mapa de Bogotá y localidades. A continuación se observa el consolidado de estas solicitudes recibidas y resueltas para el cuarto trimestre:

• Correo CIG INFORME DE PETICIONES PRIMER- TERCER

TRIMESTRE 2016 CORREO: cig@igac.gov.co

OCTUBRE 341

NOVIEMBRE 344

DICIEMBRE 378

TOTAL 1063

• Atención Telefónica

ATENCION LLAMADAS TELEFONICAS OCTUBRE 470 NOVIEMBRE 520 DICIEMBRE 380 TOTAL 1370

• Chat

ATENCION CIUDADANOS CHAT OCTUBRE 63 NOVIEMBRE 67 DICIEMBRE 65

TOTAL 195

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2-SUGERENCIAS: Sugerencias Redireccionadas por dependencias:

Sugerencias por temas:

Análisis Sugerencias 4to Trimestre Definición Área Sugerenci a Cantidad

Mal servicio

Admtvos Mala atención Guardas

Seguridad

1

Admtvos Horario banco 1 Admtvos Baños sucios 2

Servicio al ciudadano

No contestar conmutador recepción

1

Difusión Precios Altos 1 Difusión Disponibilidad

Mapas Antiguos

1

Difusión Mala atención Funcionarios

2

Buen servicio

Difusión Felicitaciones Funcionarios

25

Total 34

SUGERENCIAS NIVEL CENTRAL CUARTO TRIMESTRE

CANTIDAD OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE Total

SECRETARIA GENERAL GIT GESTION DEL TALENTO HUMANO GIT DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

1 1 2

GIT DE GESTION FINANCIERA 1 1 GIT SERVICIO AL CIUDADANO 1 1 GIT DE GEODESIA INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES

GIT CONTROL DISCIPLINARIO SUBDIR. GEOGRAFIA Y CARTOGRAFIA

SUBDIRECCION CATASTRO SUBDIRECCION AGROLOGIA OFICINA DE DIFUSION Y MERCADEO: Centro Información 4 2 6 Atención al Ciudadano Biblioteca 22 22 Visitas Guiadas Ventas 1 1 2 TOTAL 6 24 4 34

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Respecto a las sugerencias el Facilitador de SGI, informa al comité que a la fecha se les ha dado el tratamiento correspondiente; se han respondido las que están dirigidas a la Oficina de Difusión y Mercadeo, comunicándolas al GIT PQRS, así como a las áreas técnicas para su respetivo tramite. Las sugerencias que corresponden directamente a nuestra oficina se han socializado con los Funcionarios y Contratistas, con el objetivo de reforzar los compromisos y responsabilidades para mejorar el servicio, la atención a los usuarios y reducir los tiempos de respuesta. Se resalta el compromiso de todos los funcionarios de la oficina en cuanto se recibieron varias felicitaciones por el buen servicio.

6. ANÁLISIS DE ACPM

Riesgos La ACPM 1398 / Riesgo de Corrupción, presenta avances de ejecución del 100% en sus 4 actividades, las cuales se realizaron dentro de las fechas programadas; cumpliendo a cabalidad los compromisos adquiridos. Se encuentra concluida y cerrada como efectiva por parte de la Oficina de Control Interno. La ACPM 1399 / Riesgo de Gestión, presenta avances de ejecución del 100% en sus 5 actividades, las cuales se realizaron dentro de las fechas programadas; cumpliendo a cabalidad los compromisos adquiridos. Se encuentra concluida y cerrada como efectiva por parte de la Oficina de Control Interno Auditoria interna Se implementaron 5 ACPM la cuales se trabajaran en la vigencia del 2017 la cuales son ( reporte con corte a 31 de Diciembre): Acción 257 sobre Incumplimiento de Ventas, la cual tiene programada la primera actividad para el 18 de Enero de 2017. Acción 260 sobre Aplicación del Requisito Norma Técnica ISO 9001:2008 y Manual de ACPM resultado de la Revisión por la Dirección, la cual tiene programada la primera actividad para el 22 de Marzo de 2017. Acción 270 sobre Aplicación Ley de Transparencia 1712 de 2014 en Resolución de Precios resultado de la Revisión por la Dirección, la cual tiene programada la primera actividad para el 19 de Enero de 2017 Acción 291 sobre Bajo Porcentaje de Satisfacción al cliente, la cual tiene programada la primera actividad para el 16 de Febrero de 2017. Acción 293 sobre Oportunidad de mejora sobre apropiación en temas del SGI originada en la Auditoria Externa, la cual que tiene programada la primera actividad para el 27 de Abril de 2017.

1 1 2 1 1 1 2

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Admtvos Admtvos Admtvos Servicio al

ciudadano

Difusion Difusion Difusion Difusion

Mal servicio Buen servicio

Analisis Sugerencias 3er Trimestre

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7. SEGUIMIENTO A LOS PROGRAMAS AMBIENTALES, ANÁLIS IS DE SUS INDICADORES Y OTROS TEMAS

AMBIENTALES. Respecto al reporte mensual de resmas de papel usadas (con corte a 31 de Diciembre) en la Oficina, los coordinadores de los GIT CIG y GIT Comercialización y Ventas informan que en cada una de las áreas los Funcionarios designados, siguen realizando el conteo de estas resmas. Ellos han enviado los datos de la cantidad utilizada a la Funcionaria encargada quien ha consolidado la información, comunicado y enviado en los formatos y medios actuales al GIT Gestión Ambiental. A continuación se muestra el consolidado correspondiente al cuarto trimestre.

Mes Total Resmas Usadas OCTUBRE 65 NOVIEMBRE 63 DICIEMBRE 55

Comportamiento Consumo de Resmas Oficina de Difusió n y Mercadeo con Corte a 19 de Diciembre

De acuerdo a la información suministrada, el consumo de resmas de papel para el último trimestre se mantuvo. Se evidencia dentro del formato de reporte de resmas de papel F20604-11 se sigue presentando que los consumos más altos al interior de la oficina se da en el área de Atención al Usuario en la generación de certificados catastrales, ordenes de consignación y derechos de petición, seguido del Centro de Información Geográfica en impresión de órdenes de consignación y por último en el GIT Ventas y Comercialización en la impresión de Facturas. Para los meses de Octubre, Noviembre y Diciembre aumentó levemente el consumo situándose en el promedio mensual. El consumo de papel tiende a la baja.

8. Seguimiento a la gestión de riesgos (corrupción y gestión). En relación con la administración de riesgos, en el proceso Difusion y Comercializacion se concluye que con corte a 31 de diciembre de 2016, se realizó en SOFIGAC el seguimiento a la ejecución de controles y materialización de riesgos correspondiente a los bimestres septiembre – octubre y noviembre – diciembre de 2016, de los mapas de riesgos de gestión y corrupción del proceso o que aplican en la Dirección Territorial; los controles fueron efectivos y sirvieron en la mitigación de los riesgos. Durante el último trimestre de 2016 no se materializaron riesgos y a mediados del mes de diciembre del año 2016 se revisaron y actualizaron el Contexto Estratégico y los mapas de riesgos del proceso o que aplican en la Dirección territorial, los cuales tuvieron ajustes en las diferentes etapas de la administración del riesgo, ajustes que empezaron a regir en la versión 1-2017 vigente en Sofigac Se ha realizado el seguimiento a las ACPMs 1398 Riesgo de Gestión y 1399 Riesgo de Corrupción cuyos avances se encuentran descritos en el Numeral 6 “Análisis de ACPM.

45

109 108

175

64 63 64 57 55 65 63 55

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50

100

150

200

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9. Gestión documental : manuales de Procedimientos, instructivos, etc. o la necesidad de modificacione s y ajustes

Se reporta que a 31 de Diciembres, se actualizo del Manual Venta de productos y/o servicios Sede Central P16200-02 junto con los formatos correspondientes Se siguen trabajando las propuestas de actualización de los Manuales Solicitud, préstamo y devolución de equipos audiovisuales P16000-01 y el Manual Servicios de la Biblioteca P16100-01 junto con los formatos correspondientes En constancia firman:

PAOLA ANDREA MENDEZ MARINA GONZALEZ RODRIGUEZ Jefe Oficina de Difusión y Mercadeo de Información Facilitador del SGI

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