INFORME DE RESULTADOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO CGR PRIMER TRIMESTRE

2019

Auditorias: Financiera DAPRE vigencia 2015. Financiera DAPRE vigencia 2017.

Cumplimiento al Posconflicto DAPRE - FCP.

Bogotá D.C. abril de 2019

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1. OBJETIVO _______________________________________________________________ 3

2. ALCANCE ________________________________________________________________ 3

3. PROCESO ________________________________________________________________ 3

4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES ____________________________________________ 3

5. ASPECTOS GENERALES _____________________________________________________ 4

6. DESARROLLO ____________________________________________________________ 5

6.1 Plan de Mejoramiento Auditoria Financiera DAPRE 2015. _________________________ 5 Hallazgo No. 1. Contrato Interadministrativo 330-12. NCR-0577 ___________________________________ 5 Hallazgo No. 2. Mecanismos de medición resultados esperados CONPES 3723. NCR-0578. ______________ 7 Hallazgo No. 3. Consistencia de información e-KOGUI- SIRECI. NCR-0579. ____________________________ 9

6.2 Plan de Mejoramiento Auditoria Financiera DAPRE 2017. _________________________ 9 Hallazgo No. 1. Depreciación. NCR-0725_______________________________________________________ 9 Hallazgo No. 02 Otros deudores NCR-0726 ___________________________________________________ 10 Hallazgo No 03: Constitución de Cuentas por Pagar 2017. NCR-0727 ______________________________ 11

6.3 Plan de Mejoramiento Cumplimiento al Posconflicto. ____________________________ 12 Hallazgo No. 1 Contrato 541 de 2018 (IP Y D). NCR-0735 ________________________________________ 12 Hallazgo No. 2 - Condiciones Análisis Preliminar de la Contratación (D). NCR-0736. ___________________ 14 Hallazgo No. 3 Documento de Disponibilidad Presupuestal –DDP. NCR-0737. ________________________ 15 Hallazgo No. 4 Garantías. NCR-0738 _________________________________________________________ 15 Hallazgo No. 5 Soportes contractuales. NCR-0739. _____________________________________________ 16

7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS _____________________________________________ 17

8. RESULTADOS ___________________________________________________________ 18

9. CONCLUSIONES _________________________________________________________ 18

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1. OBJETIVO

Objetivos Específicos Presentar a la Dirección del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, un informe de seguimiento trimestral, en donde se determina el cumplimiento y avances a los compromisos concertados en los Planes de Mejoramiento vigentes, producto de las auditorías realizadas por la Contraloría General de la Republica al DAPRE.

2. ALCANCE

Para el desarrollo del presente informe, la Oficina de Control Interno estableció como alcance, el periodo comprendido entre el 1° de enero al 31 de marzo de 2019, realizando seguimiento a la información reportada y documentada por las dependencias responsables del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, en el módulo de Mejoras del Aplicativo del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República “SIGEPRE”, en el cumplimiento de las acciones de mejora establecidas a los hallazgos declarados por la Contraloría General de la República en los informes finales de auditoria.

3. PROCESO

Gestión Financiera: Área Financiera.

Gestión de Asuntos Estratégicos - Fondo de Programas Especiales para la Paz “Fondo Paz”.

Gestión de Asuntos Estratégicos – Dirección para el Posconflicto –FCP.

4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES

4.1 Antecedentes La Contraloría General de la Republica en cumplimiento de la función Constitucional establecida en el artículo 267 de la Constitución Política de Colombia "el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación". Para fortalecer el control financiero de los recursos públicos administrados por las entidades públicas, incluyo en el Plan General de Vigilancia y Control Fiscal PVCF 2018, al Departamento Administrativo de la Presidencia para realizar una auditoría Financiera basadas en riesgos a la Vigencia 2017. Adicionalmente realizó auditoria de cumplimiento al Patrimonio Autónomo Fondo

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Colombia en Paz y la auditoria de desempeño al Objetivo de Desarrollo Sostenible 5 en la Consejería para la Equidad de la Mujer. 4.2 Marco Legal Directiva Presidencial 03 de abril 3 de 2012: Se dará cumplimiento a los planes de mejoramiento resultado del proceso auditor de la Contraloría General de la República, para lo cual se presentará el reporte de avance al cumplimiento de los mismos, por parte de los directivos o de los Comités Coordinadores de Control Interno.

Resolución 7350 de diciembre 3 de 2013, Capitulo IV, art 9. El representante legal debe presentar un plan de mejoramiento y hacer seguimiento semestral de avances a los resultados de los procesos de vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República. Principios, fundamentos y aspectos generales para las auditorías en la CGR, en el marco de las normas de auditoría de entidades fiscalizadoras superiores - ISSAI - marzo 2017. Guía de auditoría financiera - GAF marzo de 2017. El auditado como resultado de la auditoría, elaborará un Plan de Mejoramiento el cual será reportado a través del Sistema de Rendición de Cuentas e Informes (SIRECI). Resolución 0493 de julio 7 de 2017, Art 8 numeral 5. En el marco de las Normas de Auditoría para Entidades Fiscalizadoras Superiores – ISSAI, Realizar el seguimiento permanente a los diferentes Planes de Mejoramiento formulados internamente, o en mutuo acuerdo con los entes de control. Circular 05 de marzo 11 de 2019. Lineamiento Acciones Cumplidas – Planes de Mejoramiento – Sujetos de Control Fiscal

5. ASPECTOS GENERALES

5.1 Términos del Informe Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna (M-EM-01), los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior formulación de los planes de mejoramiento, a saber: No Conformidad Real – NCR: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de

organización o cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.

Oportunidad de Mejora - OM: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o actividad. Se constituye como una recomendación.

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5.2 Responsabilidad

Es responsabilidad de las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, comprometidas en el cumplimiento de los acuerdos concertados con la Contraloría General de la República, por medio de sus responsables y enlaces, suministrar la información y los soportes suficientes del Plan de Mejoramiento, y es responsabilidad de la Oficina de Control Interno, producir un informe de seguimiento objetivo que refleje la gestión adelantada en cumplimento de los objetivos propuestos para la misma. La Oficina de Control Interno realiza la verificación de los soportes reportados trimestralmente por parte de las dependencias comprometidas en el cumplimiento del plan de mejoramiento suscrito entre el representante legal de la Entidad y la Contraloría General de la República.

6. DESARROLLO

6.1 Plan de Mejoramiento Auditoria Financiera DAPRE 2015.

Informe Final Auditoria 024 DAPRE 2016 http://www.contraloria.gov.co/documents/20181/479114/INFORME+FINAL+AUDITORIA+024+DAPRE+VIGENCIA+2015_1.PDF/b388154

5-3295-4884-804b-21359938423f?version=1.0 7 hallazgos con 19 actividades.

Hallazgo No. 1. Contrato Interadministrativo 330-12. NCR-0577 El Contrato Interadministrativo No. 330-12, por $10.895 millones, suscrito entre el DAPRE y FONADE, cuyo objeto señala: "FONADE se compromete con el DAPRE ejecutar la Gerencia Integral del Proyecto para la implementación de componentes de la estrategia De Cero a Siempre Atención Integral de la Primera Infancia a nivel nacional, departamental, distrital y municipal a cargo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República". El valor pagado por este contrato ascendió a $10.211 millones, de los cuales se han ejecutado $9.871 millones; se encuentran pendientes por legalizar $340 millones y un último pago pendiente por tramitar de $339 millones. Sin embargo, el plazo de ejecución de este convenio venció el 13 de diciembre de 2015 y no se ha suscrito acta de recibo a satisfacción de ninguna de las obras, situación que se evidenció en las visitas realizadas por la CGR a los Centros de Desarrollo Infantil-CDI de los municipios El Colegio y Villagómez en el departamento de Cundinamarca. 1.1 Definir el requerimiento contractual relacionado con la legalización de los recursos. En reunión de 17 de marzo de 2017, la Consejería Presidencial para la Primera infancia, definió el siguiente requerimiento contractual relacionado con la legalización de los recursos así: «Presentar mensualmente un informe de ejecución financiera donde se reporten los pagos derivados de la ejecución del contrato, efectuados en el mes inmediatamente anterior, discriminados por contratista/proveedor, proyecto y fuente de recursos. Además, cada informe

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deberá indicar el valor de los rendimientos financieros generados en el mes inmediatamente anterior en la cuenta donde se manejan los recursos del Dapre y la fecha en que se realizó el reintegro a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Todos los informes se deberán acompañar de los respectivos soportes, suscritos por el contratista, interventor o quien corresponda, y el comprobante de consignación de los rendimientos financieros. Con base en estos soportes se realizarán las gestiones necesarias para la legalización de los recursos entregados por el Dapre». La tarea se aprueba en los términos. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA. 1-2 Establecer controles adicionales que permitan al supervisor realizar la autorización del pago una vez se evidencie. Como control adicional en reunión de marzo 16 de 2017, se estableció el requerimiento contractual previamente concertado con el jefe del Área de Contratos, que permite al supervisor realizar la autorización de pago una vez se evidencie: «Los desembolsos se harán previa verificación del supervisor por parte del Dapre del cumplimiento de los siguientes requisitos: - Legalización de los recursos de pagos anteriores en los plazos máximos pactados. - Correspondencia entre el avance reportado y el evidenciado por la supervisión. - Cumplimiento de los requerimientos técnicos establecidos en los productos entregados». Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA. 1-3 Elaborar una herramienta para el control y seguimiento del avance de los proyectos. Se presenta como herramienta un archivo Excel en carpeta compartida, que contiene información de la ficha técnica para seguimiento a infraestructuras, una matriz de seguimiento, un check list documentos del proyecto, seguimiento al cronograma de los proyectos, avance de obra, avance financiero y obligaciones. La herramienta se socializo al interior de la Consejería. La tarea se aprobó dentro de los términos establecidos. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA. 1-4 Implementar la herramienta elaborada para realizar un adecuado control y seguimiento de los proyectos. La Consejería para la Primera Infancia en la implementación de la herramienta de control y seguimiento, en el periodo comprendido desde el 1 de abril de 2017 hasta 30 de julio de 2018, presentará 15 seguimientos en la matriz. Con corte a 30 de septiembre de 2017 presenta un avance de 10 herramientas diligenciadas de las quince (15) programadas.

01. Se registra el avance del proyecto "Biblioteca pública con atención a la primera infancia del corregimiento de Pueblo Nuevo municipio de Briceño (Antioquia).

02. Proyecto Leticia CENTRO DE DESARROLLO INFANTIL (CDI) 03. Proyecto Macedonia BIBLIOTECA. 04. Proyecto SIPI BIBLIOTECA. 05. Proyecto Litoral de San Juan BIBLIOTECA. 06. Proyecto Apartadó CDI. 07. Proyecto Potosí CDI.

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08. Proyecto infraestructura Yotoco CDI. 09. Proyecto Anapoima CDI. 10. Proyecto Teorama CDI. 11. Proyecto San Lorenzo-Nariño. 12. Proyecto San Pedro-Sucre. 13. Proyecto Veles Santander CENTRO DE DESARROLLO INFANTIL. 14. Proyecto Tesalia Huila CENTRO DE DESARROLLO INFANTIL. 15. Proyecto Montañita Caquetá CENTRO DE DESARROLLO INFANTIL con corte a 30 de

junio de 2018 En los 15 proyectos se implementó la herramienta, se realizó control efectivo y seguimiento a cada una de las infraestructuras, se encuentran debidamente documentados en SIGEPRE, con corte a 30 de junio se da por terminada la mejora con 15 herramientas implementadas de 15. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA. Hallazgo No. 2. Mecanismos de medición resultados esperados CONPES 3723. NCR-0578. En el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE y en el Sistema de Proyectos de Inversión del DNP, el DAPRE no estableció mecanismos de medición (indicadores, metas discriminadas por vigencia en el horizonte del proyecto) que permitan realizar el seguimiento a los resultados esperados que se relacionan en el documento CONPES 3723 de 2012, sobre los siguientes aspectos: reducción en el número de víctimas civiles y cantidad de metros cuadrados de tierra liberada de minas antipersona en los municipios priorizados. 2-1 Elaborar el análisis de resultados de las metas establecidas en el Conpes 3723 de 2012. DAICMA. Suscripción del contrato No 035-16 con el objeto "Asesorar técnicamente las actividades en el marco del Proyecto "Fortalecimiento de la Acción Integral contra Minas Antipersonal en Colombia". En el punto 6. Realizar el análisis de los resultados obtenidos en el proyecto y del avance Conpes 3723 de 2012 y en el punto 7. Apoyar técnicamente a la Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal con la formulación del documento CONPES. Entregables: 1. Informe de resultados Conpes (documento Word) y 2. Matriz de seguimiento Conpes (en Excel). Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA. 2-2 Documentar y socializar el procedimiento de seguimiento a documentos Conpes. Se realizó la socialización del procedimiento a los enlaces, adicionalmente se cumplió con la publicación del procedimiento de seguimiento a documentos Conpes, cuenta con los aspectos a considerar en el seguimiento con la definición de responsables y actividades. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

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2-3 Validar que todas las dependencias con responsabilidades en los documentos Conpes incluyan en sus planes de acción la estrategia de Fortalecimiento a documentos Conpes y el indicador correspondiente. Se presentan ocho dependencias que incluyen en los planes de acción, la estrategia de fortalecimiento a documentos Conpes con los respectivos indicadores Así: 1. Dirección del Departamento, Documento Conpes 3851 - Política general de propiedad de

empresas estatales del orden nacional. 2. Dirección del Departamento, Conpes 3762 - Lineamientos de política para el desarrollo de

Proyectos de Interés Nacional y Estratégicos (PINES). 3. Secretaría de Transparencia, Conpes 167 y 3867. 4. Dirección para el Sistema Nacional de juventud Colombia Joven, Conpes 173 -

Oportunidades para los jóvenes. 5. Consejería Presidencia para la Equidad de la Mujer, Conpes 161 y 166. 6. Dirección para el Posconflicto, Conpes 3867. 7. Consejería Presidencial para los Derechos Humanos Conpes 161, 3799 y 3828. 8. Dirección de Minas Conpes 3799 y 166. 9. Consejería para las Regiones, Conpes 3849. Actividad documentada y aprobada por el

responsable, para verificar la EFICACIA. 2-4 Mostrar en el resumen ejecutivo del proyecto cargado en SPI los avances en las acciones de los Conpes y reflejar el registro en el SUIFP, para el caso de documentos Conpes financiados con recursos de inversión. Los compromisos del plan son, la presentación de 4 resúmenes ejecutivos de los proyectos de inversión asociados en (Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Pública) SUIFP, dos de DAICMA y dos de la Consejería para la Equidad de la Mujer, con información de avance en acciones del Conpes y cargados en SPI. Por parte de la Dirección de Minas, cargaron en el SPI los resúmenes ejecutivos, avances en el Conpes 3723, 166 y 3799, se presentaron modificación N° 01 de 2017 del Conpes 3729, 166 y el 3799, adicionalmente se cargaron en el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión - SPI los resúmenes ejecutivos (con corte a junio de 2017) de los proyectos de inversión identificados con código BPIN 2011011000158 cerrado (en junio se ejecutó la reserva presupuestal y se presentaron evidencia de la meta que quedó rezagada.) y 2014011000237 abierto. Para el primer proyecto no se presenta avances toda vez que su ejecución finalizó en 2016 pero se requirió hacer resumen, toda vez que quedaba una reserva presupuestal. Para el segundo se presenta avance en los Conpes 166 y 3799. Por parte de la Consejería para la Equidad de la Mujer, presentan avances en la atención a la línea telefónica 155 recibieron 221.324 casos que requirieron asesoría en cumplimiento de las metas establecidas en el Conpes 161. La actividad se cumple antes del 28 de febrero de 2018 con los informes cargados de las dependencias antes mencionadas. Son 4 informes cargados en el SPI de 4. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA. 2-5 Divulgar por lo menos una vez al año los avances de los documentos Conpes que son responsabilidad de la Dirección.

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La Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal – Descontamina Colombia en el resumen ejecutivo incluye los avances Conpes y los publica en la página web, http://www.accioncontraminas.gov.co/direccion/paginas/Informes-Gestion.aspx. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA. Hallazgo No. 3. Consistencia de información e-KOGUI- SIRECI. NCR-0579. Verificada la información suministrada en el formato F9, Relación de Procesos Judiciales, de la Cuenta Consolidada vigencia 2015 SIRECI, con la información del aplicativo e-Kogui sobre la actividad litigiosa de la entidad, se establecieron las siguientes diferencias: número de procesos activos 27, valor de la pretensión $8.669.515 millones, número de procesos con provisión 95 y valor de la provisión $2.770.869 millones. La Secretaría Jurídica del Departamento Administrativo de la Presidencia, planteo para soportar el plan de mejoramiento, realizar la acta 01 del 11 de abril de 2017 suscrita por la Secretaría Jurídica, el Área de Contabilidad y la Oficina de Control Interno del Dapre, en la cual se precisa las razones de las supuestas inconsistencias de información, así como las respuestas generadas al ente de control al respecto. La tarea fue aprobada el 27 de abril de 2017. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

6.2 Plan de Mejoramiento Auditoria Financiera DAPRE 2017.

Informe final de auditoria 021 DAPRE Financiera. 3 hallazgos. https://www.contraloria.gov.co/documents/20181/1074434/INFORME+FINAL+AUDITORIA+021+FINANCIERA+PRESIDENCIA+2017.PD

F/f4fab2ba-114b-415a-a5d2-411f0d343491?version=1.0

Hallazgo No. 1. Depreciación. NCR-0725 Realizada la verificación de la depreciación acumulada para los bienes que conforman la propiedad, planta y equipo, se evidenciaron algunas diferencias en el cálculo de la depreciación como se evidencia en la información suministrada por la Presidencia de la República, lo que ocasiona sobrestimación neta de la depreciación acumulada por $321.806.138 y subestimación en la misma cuantía en su contrapartida patrimonio. A1.1 Revisar y corregir la vida útil de los bienes (adquiridos para el proceso de paz) de acuerdo con la información suministrada por los supervisores y técnicos y remitir comprobante de diario elaborado con los ajustes de la depreciación conforme a los informes reportados por los supervisores.

Se remitió comprobante de diario 13548 y Conciliación para realización del Comprobante de Diario, con los ajustes de la depreciación para saldos iniciales 2018 de acuerdo a los informes reportados por los supervisores. Se adjuntan archivos en pdf. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

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A1.2 Solicitar al Área de Tecnología y Sistemas de Información, capacitación para ampliar los conocimientos en el manejo de la depreciación en el aplicativo ALADINO al equipo de contabilidad y los técnicos.

Se realizó la capacitación sobre el manejo del aplicativo ALADINO en el tema de las depreciaciones, adjuntan el listado de asistencia a la capacitación, conforme a los dos entregables. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

A1.3 Conciliar mensualmente la depreciación generada a través del aplicativo ALADINO, para garantizar que los estados financieros reflejen el gasto real por el desgaste de los bienes.

Se realizó el proceso de conciliación de los meses de agosto a noviembre de los bienes asignados a Fondo Paz, se adjuntan las conciliaciones de agosto, septiembre, octubre y noviembre de 2018. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

Hallazgo No. 02 Otros deudores NCR-0726 Verificados los soportes el supervisor de la orden de prestación de servicios, mediante oficio del 10 de octubre de 2017 informa a la Dirección de Fondo Paz, que de acuerdo con la visita realizada el 29 de septiembre de 2017, a la sede local de Monterredondo y a la revisión de soportes, se legalizaron a 31 de diciembre de 2017 $77.249.567, quedando pendiente de legalizar o reembolsar por parte del contratista $39.408.943. No obstante contar con los soportes idóneos de información financiera, Presidencia de la República, no realizó el registro contable correspondiente lo que generó una sobreestimación por $77.249.567 a 31 de diciembre de 2017 de la cuenta Otros Deudores y por ende una subestimación por el mismo valor en su contrapartida Patrimonio. A2.1 Elaborar el comprobante de diario de la legalización de los recursos recibidos por la supervisora por el contratista

Se elaboró el comprobante de diario de la legalización de los recursos recibidos por la supervisora Andrea Gutiérrez del contratista Pablo Erazo. Adjuntan archivos (Comprobante de Diario No. Id Interno 91848945 del 30 de abril de 2018 y Soporte de legalización firmado el 18 de abril de 2018). Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

A2.2 Elaborar un procedimiento para la entrega y legalización de recursos dados a los contratistas para la realización propia de Fondo Paz, a las funciones del Fondo.

Mediante correo electrónico establecieron procedimiento interno para la entrega y legalización de recursos. El procedimiento es el siguiente: 1. El contrato debe decir específicamente que dentro de las obligaciones la persona

requiere el manejo de los recursos para adelantar actividades de Paz 2. El contrato debe tener póliza 3. El supervisor antes de solicitarle al Director los recursos debe verificar los dos puntos

anteriores

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4. Los recursos se deben legalizar durante el mes que fueron entregados. 5. El supervisor debe verificar que los recursos entregados fueron legalizados de acuerdo

al objeto de la solicitud. 6. El supervisor debe verificar durante el mes que el contratista entrego la legalización para

poder proceder al pago de los honorarios 7. Las facturas deben venir en original y cumpliendo los requisitos de ley. Actividad

documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA. A2.3 Socializar el procedimiento definido.

Se socializo el procedimiento interno en la reunión del 11 de octubre de 2018, con el Alto Comisionado para la Paz, director de Fondo Paz, directores de la OACP, asesores y contratistas de Fondo Paz. Se adjunta ayuda de memoria de la reunión, acta de la misma y listado de asistencia. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

A2.4 Incluir en cada uno de los contratos la obligación de recibir y legalizar los recursos para realizar obras en las Zonas.

En la reunión del 11 de octubre de 2018, con el Alto Comisionado para la Paz, director de Fondo Paz, directores de la OACP, asesores y contratistas de Fondo Paz, se acordó incluir para la nueva contratación 2019, en todos los contratos la obligación de recibir y legalizar recursos. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

Hallazgo No 03: Constitución de Cuentas por Pagar 2017. NCR-0727 Al cierre de la vigencia 2017, Presidencia de la República constituyó como reserva presupuestal 78 cuentas por pagar (según anexo) de Fondo Paz por $2.359.992.275, las cuales de acuerdo con la normativa aplicable correspondían a bienes y servicios prestados a 31 de diciembre de 2017; la situación se presentó por la deficiencias internas para requerir oportunamente el PAC suficiente y para constituir las cuentas por pagar de conformidad con la Circular 031 de 2017. Así, estas cuentas por pagar no contaban con el requisito establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público que indica "siempre y cuando cuente con el Programa Anual de Caja que respalde dicha exigibilidad", lo que generó incorrección material por $2.359.992.275 en la constitución del rezago presupuestal al cierre de la vigencia. A3.1 Hacer seguimiento semanal a los saldos de los registros presupuestales y para aquellos que presente demora en el trámite de pago, enviar correos a los supervisores solicitando el trámite oportuno de las cuentas de pago o la liberación de los saldos sin ejecutar según corresponda.

Se realizó seguimiento semanal a los saldos de registros presupuestales, tanto de reserva como de vigencia a través de comunicación dirigida a todos los supervisores de contratos de Fondo Paz, se liberaron los saldos y se tramitaron las cuentas. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

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A3.2 Solicitar mensualmente el PAC de acuerdo a las necesidades reales del Fondo, teniendo

en cuenta lo informado por los supervisores.

Adjuntan 3 requerimientos de PAC para el mes de octubre, noviembre y diciembre de 2018. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

A3.3 Hacer seguimiento mensual para que se cumpla las metas establecidas por la Entidad en

el Indicador de Obligaciones.

Se realizó seguimiento al cumplimiento de las obligaciones presupuestales de Fondo Paz y se enviaron comunicaciones permanentemente a los supervisores frente al cumplimiento de las mismas, adjunta soportes de las comunicaciones. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

A3.4 Depurar los saldos de las cuentas por pagar y reservas presupuestales generados a diciembre 31 de 2018 en el aplicativo SIIF, con el fin de que reflejen la situación real de la Entidad.

Se revisaron los saldos de cada compromiso y se solicitó a los supervisores el informe de ejecución con el fin de liberar los saldos no ejecutados, se adjuntan las actas 32 y 33 y ocho (8) memorandos soportes. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

6.3 Plan de Mejoramiento Cumplimiento al Posconflicto.

Informe final de auditoria 022 DAPRE AC Posconflicto. 5 Hallazgos. https://www.contraloria.gov.co/documents/20181/1074434/INFORME+FINAL+AUDITORIA+022+CUMPLIMIENTO+PRESIDENCIA.PDF/299b6f16-3e65-4bac-9048-2cf86bce587a?version=1.0

El Fondo Colombia en Paz mediante comunicación EXT18-00131388 de diciembre 5 de 2018, remitió el seguimiento al plan con corte a noviembre 30 de 2018. Mediante comunicación OFI18-00163996 del 12 de diciembre del mismo año, la Presidencia realiza solicitud formal de los soportes del plan. El Fondo Colombia en Paz mediante comunicación EXT18-00139803 del 28/12/2018 remite las respuestas y soportes a cada una de los hallazgos de la siguiente forma: Hallazgo No. 1 Contrato 541 de 2018 (IP Y D). NCR-0735 En ejecución del contrato 541 de 2018, Debilidades en la planeación del contrato 541 de 2018, por cuanto se celebró al parecer sin considerar todos los elementos y variables del proceso contractual, ni con una adecuada previsión del resultado a obtener. El Comité de Operación cuando tomó la decisión de la terminación anticipada del contrato, no contaba con el número de miembros suficientes. 1. Determinar un punto de control a través de la verificación previa ante el Comité de fiducias consorciadas (que administren el PA-FCP), para verificar si la necesidad de software para el funcionamiento del FCP, puede ser satisfecho a través de las fiduciarias. H.1.1 Producto: 4 actas de sesiones de los comités de apoyo de las fiducias, con los respectivos listados de asistencia.

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2. En el acta del Comité de Fiduciarias Consorciadas, se consignará la verificación adelantada de herramientas y software que se requieran para la operación del FCP. H.1.2 Producto: 4 Actas en el que se traten temas sobre verificación de herramientas y software que requiera el FCP.

Respuesta FCP: “Teniendo en cuenta que la terminación del Contrato 541 de 2018 suscrito con SYNERSIS S.A., obedeció a instrucciones del Consejo Directivo, máximo órgano del FCP, con ocasión de la implementación de los ajustes aprobados al modelo de negocio, por encontrar que los servicios derivados de este contrato eran redundantes con los sistemas con los que cuenta la Fiduciaria líder del nuevo consorcio y de los que hoy hace uso el Fondo Colombia en Paz para lograr su finalidad y cometido, el tema sobre verificación de herramientas y software que requiera el FCP, no ha sido objeto de estudio en los diferentes comités de Consorciadas. Sobre el particular, se informa que, Fiduprevisora S.A. como Fiduciaria líder del nuevo Consorcio FCP 2018, cuenta con herramientas tecnológicas compatibles con la operación del Fondo Colombia en Paz, como son: 1. People Soft: Sistema Financiero. En producción. 2. Orfeo: Sistema de Gestión Documental. En producción. 3. Orion: Sistema Contractual. En implantación. 4. SMP: Sistema Masivo de Pagos. En producción. 5. PORFIN: Sistema de Inversiones. En producción. Se accede por medio de VPN. Y las mismas han sido dispuestas para el desarrollo de las actividades operativas derivadas del contrato de Fiducia Mercantil. No obstante, en Comité de Consorciadas No. 007 de fecha 12 de diciembre de 2018, se discutió el tema de arquitectura empresarial y BPM, con el que debería contar el Fondo, concluyéndose que el asunto debía revisarse por parte del Comité Fiduciario y el Consejo Directivo, pues en el esquema fiduciario se actúa bajo instrucción, independientemente de que de ello dependa el cumplimiento de las obligaciones del Contrato de Fiducia Mercantil. Se adjunta archivo PDF del extracto de acta de comité de consorciadas denominado (Comité Técnico ART – 22 Ctistas – 05 de octubre de 2018.pdf).” Mediante la comunicación EXT19-00038087 Orden archivo IP SYNERSIS.pdf, la Contraloría General de la República informa “que mediante Auto No. 026 de fecha 10 de abril de 2019, la Contraloría General de la República, por intermedio de la Dirección de Vigilancia Fiscal de la Contraloría Delegada para la Gestión Pública e Instituciones Financieras, dispuso el archivo de la indagación preliminar de la referencia, tramitada por hechos relacionados con la terminación del Contrato No. 541 de 2018, suscrito entre el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - Patrimonio

Autónomo Fondo Colombia En Paz con la firma SYNERSIS S.A.S”. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

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Hallazgo No. 2 - Condiciones Análisis Preliminar de la Contratación (D). NCR-0736. Revisado el análisis preliminar de los siguientes contratos se observan incumplimientos frente al manual de contratación, así: en modalidad y valor 617/18, 403/18, 559/17, 123/17, 124/17, en experiencia 066/18, 674/18, 761/18, 576/18, 732/18, 548/18, 394/18. Determinar un punto de control a través de la verificación previa ante el Comité de fiducias consorciadas (que administren el PA-FCP), para verificar si la necesidad de software para el funcionamiento del FCP, puede ser satisfecho a través de las fiduciarias. H.2.1 Producto: Acta que evidencie la revisión de acuerdo con lo establecido en el numeral 3 del 1.3.4 del Manual de Contratación, con la validación de las solicitudes contractuales de las entidades ejecutoras. Respuesta FCP: “Se remite en archivo PDF el acta de Comité Técnico del 5 de octubre de 2018, en el que se revisaron las solicitudes de contratación directa presentadas por la entidad ejecutora, Agencia de Renovación del Territorio (ART) para la prestación de servicios profesionales y técnicos de persona natural y donde además se evidencia el cumplimiento de lo establecido en el numeral 1.3.4 del Manual de Contratación.” Anexo: Comité Técnico ART - 22 Ctistas - 05 de octubre de 2018.pdf, Estudio-de-Mecado-y-Sector-Convocatoria-Publica-No-022-de-2018.pdf. Verificar a través del Comité Técnico de lo establecido en el numeral 3 del 2.2 del Manual de Contratación respecto a la determinación del valor estimado del contrato, valor estará basado en las condiciones del mercado y de sector según corresponda. En desarrollo, Producto: Análisis Sector - Tabla de Honorarios definido. Respuesta FCP: “Se remite en archivo PDF del estudio de mercado y análisis del sector realizado para la convocatoria pública No. 022 de 2018, cuyo objeto es "Contratar la Interventoría Técnico, Social, Administrativa, Jurídico, Financiera y Contable a los proyectos resultado de los contratos que tienen por objeto "Estructurar, diseñar, y ejecutar las acciones necesarias para la implementación de la Estrategia de Proyectos de Pequeña Infraestructura Social y Comunitaria "PIC" en su fase II, así como ejecutar las acciones de fortalecimiento comunitario en los territorios determinados por la ART" De igual forma, se remite archivo PDF de la tabla de honorarios de la Entidad Ejecutora Agencia de Renovación del Territorio.” Anexo: Tabla de Honorarios - Contratistas (ART).pdf. H.2.2 Producto: Certificación de la Entidad Ejecutora del cumplimiento de los requisitos técnicos, financieros, jurídicos, económicos y de calidad para adelantar la contratación. (Manual de Contratación numeral 2.3.3.3). En desarrollo. Respuesta FCP: “Se remiten 3 archivos PDF, correspondientes a certificaciones expedidas por la Entidad Ejecutora, dejando constancia de que una vez verificada la documentación la oferta presentada cumple con los requisitos técnicos, financieros, jurídicos, económicos y de calidad para adelantar la contratación.”

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Anexos: Factor Adan Gutierrez.pdf, Juan C Flor.pdf, Neiser A Castro.pdf. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

Hallazgo No. 3 Documento de Disponibilidad Presupuestal –DDP. NCR-0737. El PA FCP suscribió los contratos 394/17, 501/17, 473/17, 469/17, 003/18 y verificados los documentos necesarios para el inicio del procedimiento de contratación y para la celebración de cualquier contrato, se evidenció que el Documento de Disponibilidad Presupuestal fue expedido de forma posterior, lo que género que el contrato inicialmente no contara con el respaldo económico por parte del FCP para la ejecución del mismo. H3. Producto: Acta de verificación a lo establecido en el numeral 16 del 2.2 del manual de contratación. Respuesta FCP: “Se remite archivo PDF del acta de Comité Técnico del 5 de octubre de 2018, donde se puede evidenciar (parte final pág. 14) la revisión del plan operativo aprobado de la subcuenta, donde se verifica la disponibilidad presupuestal para adelantar la contratación solicitada por la Entidad Ejecutora (ART)” . Anexo: Comité Técnico ART - 22 Contratistas - 05 de octubre de 2018.pdf. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

Hallazgo No. 4 Garantías. NCR-0738 Del análisis de los contratos establecidos en la muestra, se evidenció que en los siguientes contratos no se cumple con lo establecido en el manual de contratación del FCP con relación a las pólizas, así: 617/18, 335/17, 403/18, 788/18. H4. Producto: Acta de verificación del Comité Técnico a lo establecido en el numeral 2 del 3.1.1 del Manual de Contratación respecto a la revisión y aprobación de las garantías previo al inicio del contrato. Respuesta FCP: “En este punto se aclara, que el Comité Técnico no es el encargado de verificar lo relacionado con la revisión y aprobación de garantías, pues dicha competencia recae en la Coordinación Jurídica del Consorcio FCP 2018 como vocero del PA-FCP, por tratarse de un trámite posterior a la perfección del contrato, sobre el particular, señala el numeral 3.1.1 del Manual de Contratación: ... (. . .) "2. Perfeccionado el contrato, se procederá al cumplimiento de los requisitos de ejecución que implica, entre otros, la aprobación de pólizas y garantías y la suscripción de acta de inicio, en los casos en que aplique de conformidad con lo regulado en el análisis preliminar y el contrato" ( .. .) ... De igual forma, se aclara, que de acuerdo con el numeral 3.1.3 .1 del Manual de Contratación, las garantías no son obligatorias en los contratos de empréstito; contratos y convenios con entidades territoriales y entidades públicas; contratos de seguro; en aquellos cuyo pago sea

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contra entrega; en la compra de bienes cuya garantía es de fábrica y en los contratos cuyo valor sea igualo inferior a Cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes. No obstante, en los casos que sí son obligatorias las garantías y así se hayan exigido en el análisis preliminar, la Coordinación Jurídica junto con el abogado encargado realizan la verificación de constitución de la póliza, para lo cual diligencian el formato "Certificado de aprobación de garantía de cumplimiento", verificando específicamente los alcances, plazos y cubrimientos exigidos en los contratos. Este formato es aprobado por el Gerente y Apoderado General del Consorcio FCP 2018 y archivado en la respectiva carpeta contractual. En consecuencia, remiten en archivo PDF 3 certificados de aprobación de garantías de cumplimiento, donde se verifica la revisión y aprobación de las garantías previo al inicio del contrato”. Anexos: Póliza y Aprobación CTO 897-2018 - Persona Jurídica.pdf, Póliza y Aprobación CTO 1082-2018 -Persona Jurídica.pdf, Póliza y Aprobación CTO 1083-2018-Persona Natural.pdf. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

Hallazgo No. 5 Soportes contractuales. NCR-0739. En las carpetas contractuales de la muestra revisada, se estableció que el FCP no está dando cumplimiento a " ..custodia y archivo del expediente contentivo del contrato el cual deberá incluir todos los documentos que se hubieren producido en desarrollo de las etapas precontractual, contractual y post contractual."; A5.1. Producto: Contrato realizado para el gestor documental para la organización y custodia documental. A5.2 Producto: Acta de aprobación del procedimiento por parte del comité fiduciario Respuesta FCP: “En este punto, se informa, que si bien no se ha celebrado contrato para la organización y custodia documental, en aras de dar cumplimiento a las obligaciones derivadas del Contrato de Fiducia Mercantil No. 001 de 2018, la administración, organización y custodia del archivo del PA-FCP, viene siendo ejecutada por el área de archivo del Consorcio FCP 2018, que está conformada por un profesional en gestión documental y dos técnicos en archivo. Así mismo, se informa que, previo a la celebración del contrato para la organización, administración y custodia del archivo documental del PA-FCP, se debe contar con las Tablas de Retención Documental para el Fondo Colombia en Paz, las cuales deben ser aprobadas por el Archivo General de la Nación (AGN) y/o el DAPRE, gestión que se viene adelantando desde el mes de junio de 2018 y de la cual informamos la trazabilidad, en los siguientes términos: 1. Comunicación dirigida al Doctor Sergio Bueno Aguirre, como Ordenador del Gasto y Supervisor del Contrato de Fiducia Mercantil 001-2018. Radicado 20181160828501 del 12 de junio de 2018. En esta comunicación, solicitamos el contacto establecido en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE, con el fin de realizar una mesa técnica de trabajo

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para recibir el insumo y lineamientos para la aplicación de los términos y condiciones de la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dicta otras disposiciones, frente a las tablas de retención documental para el Fondo Colombia en Paz. 2. Mesas de trabajo. Luego de esta comunicación, se realizaron dos (2) mesas de trabajo los días 18 y 22 de junio de 2018 con la Doctora Adriana Andrade Jaimes - Jefe del Área Administrativa del DAPRE, Dr. Óscar Fabian Moreno - Coordinador del Archivo del DAPRE, Dr. Carlos Zapata - Asesor de la Dirección de Operaciones del DAPRE. En dichas mesas, se concluyó que "El Fondo Colombia en Paz no tiene estructura administrativa propia, a través de la cual puedan crearse las tablas de retención", por lo tanto es necesario que dichas tablas sean avaladas por el DAPRE o el AGN. 3. Comunicación dirigida al Doctor Sergio Bueno Aguirre, como Ordenador del Gasto y Supervisor del Contrato de Fiducia No. 001-2018. Radicado 20181151360191 del29 de agosto 2018. En consecuencia, una vez se aprueben las Tablas de Retención Documental para el Fondo Colombia en Paz, por parte del Archivo General de la Nación (AGN) y/o el DAPRE, se podrá celebrar el respectivo contrato, así como aplicar de manera técnica el procedimiento de archivo que requiere el Fondo Colombia en Paz, de acuerdo con las obligaciones establecidas en el contrato fiduciario. Aunado a lo anterior, en Comité Fiduciario No. 33 del19 de diciembre de 2018 se informó que, dentro del POA de la subcuenta Funcionamiento para la vigencia 2019, que será sometido para aprobación en el próximos Consejo Directivo que se celebre, se incluirá el presupuesto correspondiente para la contratación del gestor documental, trámite que como ya se señaló, está sujeto a la aprobación de las Tablas de Retención Documental para el Fondo Colombia en Paz.” Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.

7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS

La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en el Programa Anual de Auditorias de la vigencia 2019, en el ciclo de auditoria al Sistema de Gestión de la Presidencia de la República. Estimó revisar la eficacia a los planes de Mejoramiento, verificando que las acciones de mejora realizadas han desaparecido o han modificado los supuestos hechos que dieron origen a los hallazgos, para informar a la Contraloría General de la República Contralor a través del Contralor Delegado para la Gestión Pública e Instituciones Financieras. La evaluación de las mejoras se realizará por parte de la Oficina de Control Interno de la Presidencia de la República, en atención a la Circular 05 de marzo 11 de 2019, en donde se establece que “corresponde a las Oficinas de Control Interno de los sujetos de control, dentro de sus funciones, verificar las acciones que a su juicio hayan subsanado las deficiencias que fueron objeto de observación por parte de la CGR. Estas acciones deben estar evidenciadas, lo cual será el soporte para

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darlas por cumplidas e informarlo a la Contraloría General de la República, en comunicación dirigida al contralor que le corresponda”. En la misma circular se establece que “la rendición de los avances semestrales del plan de mejoramiento que presenten los sujetos de control fiscal, solamente deberá contener las acciones correctivas y preventivas que, a la fecha de corte de su presentación, aún no se hayan subsanado las

causas que generaron el hallazgo”.

8. RESULTADOS

8.1 Aspectos Conformes

El plan de mejoramiento consolidado presenta con corte a 31 de marzo de 2019, los siguientes resultados: Avance del 100% y cumplimiento del 100%.

8.2 No Conformidades Reales.

En la Auditoria Financiera el DAPRE se establecieron 3 hallazgos de carácter administrativo a cargo del Fondo de Programas Especiales para la Paz “FONDO PAZ” y por la Auditoria de Complimiento al Posconflicto se determinaron 5 hallazgos, una de ellas con posible Indagación Preliminar, en total el presente plan de mejoramiento consolidado se realiza seguimiento a los 8 hallazgos.

9. CONCLUSIONES

Realizada la verificación a la información, la Oficina de Control Interno considera importante resaltar lo siguiente: Se cumple con la labor de realizar seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos por la Entidad, determinando el grado de avance y cumplimiento.

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El cumplimiento es del 100% y el nivel de avance 100. %, acorde al tiempo y la disponibilidad de la documentación soporte. La Oficina de Control Interno considera que el plan se ajusta en la aplicación de las medidas de la mejora continua en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Lo anterior se fundamenta en el seguimiento permanente que se realiza en el aplicativo SIGEPRE, módulo de mejoras, el cual permite el seguimiento constante en tiempo real, Así mismo es importante resaltar, que la administración realiza un seguimiento permanente al avance y al cumplimiento del plan de mejoramiento, por medio de los Comités de Seguimiento, Subcomités del Sistema de Control Interno y las Auditorías Internas realizadas por el equipo de la Oficina de Control Interno. Los soportes de cumplimiento se encuentran debidamente documentadas en el aplicativo de la Entidad en el módulo mejoras y se pueden consultar de acuerdo a la codificación que la Entidad le asigno a cada uno de los hallazgos. Adicionalmente se solicitara la publicación del presente informe en la página Web de la Entidad en el vínculo Nuestra Entidad, Planes de Mejoramiento en la siguiente dirección. http://es.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/plan-mejoramiento-cgr.