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MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

Bogotá D.C., Junio de 2018

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MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

Código: M-GF-01

Versión 02

Proceso asociado: Proceso de Gestión Financiera

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ................................................................................................................................... 5

1. OBJETIVOS .................................................................................................................................. 6

1.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................ 6

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.................................................................................................... 6

2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 7

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................................ 7

4. DISTRIBUCIÓN DE RESPONSABILIDADES FRENTE AL PROCESO CONTABLE ........................... 11

4.1 RESPONSABILIDADES DE LOS FONDOS: ........................................................................... 13

4.1.1 FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ .................................................... 13

4.1.2 FONDO COLOMBIA EN PAZ – FCP .................................................................................. 14

4.1.3 FONDO DE VICTIMAS ..................................................................................................... 16

4.2 RESPONSABILIDAD FRENTE A LOS APLICATIVOS INTERNOS Y EXTERNOS: ................... 16

5. POLITICAS CONTABLES GENERALES ........................................................................................ 16

5.1 APLICACIÓN DE LAS DISPOSICIONES Y CONCEPTOS NORMATIVOS ................................ 16

5.2 POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROCESO CONTABLE. ..... 17

5.3 DELEGACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES PRESUPUESTALES, FINANCIERAS

Y CONTABLES. ............................................................................................................................... 17

5.4 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL .......................................................... 17

5.5 PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE .................................................................... 20

5.6 CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS .......................................................................... 20

5.7 SOSTENIBILIDAD CONTABLE ............................................................................................. 21

5.8 RECONOCIMIENTO DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ...................... 22

5.8.1 Activos ............................................................................................................................ 22

5.8.2 Pasivos ........................................................................................................................... 22

5.8.3 Patrimonio ....................................................................................................................... 24

5.8.4 Ingresos .......................................................................................................................... 24

5.8.5 Gastos ............................................................................................................................ 25

6. MEDICIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ............................................ 26

6.1 MEDICIÓN DE LOS ACTIVOS .............................................................................................. 27

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6.2 MEDICIÓN DE LOS PASIVOS .............................................................................................. 28

6.3 REVELACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ............................... 29

6.4 RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS

ECONÓMICOS ................................................................................................................................ 31

6.5 SISTEMAS DE INFORMACIÓN ............................................................................................. 31

6.6 DOCUMENTOS Y LIBROS DE CONTABILIDAD ..................................................................... 32

7. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LOS ACTIVOS ........................................... 34

7.1 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO ....................................................................... 34

7.1.1 Definiciones de términos: .................................................................................................. 34

7.1.2 Cajas Menores ................................................................................................................. 34

7.1.3 Depósitos en Instituciones Financieras ............................................................................... 35

7.1.4 Equivalentes al efectivo .................................................................................................... 35

7.1.5 Efectivo de uso restringido ................................................................................................ 36

7.1.6 Medición .......................................................................................................................... 36

7.1.7 Tratamiento de las partidas conciliatorias ........................................................................... 36

7.1.8 Revelaciones ................................................................................................................... 37

7.2 CUENTAS POR COBRAR .................................................................................................... 37

7.2.1 Medición Inicial ................................................................................................................ 40

7.2.2 Medición Posterior ............................................................................................................ 40

7.2.3 Deterioro del Valor de las Cuentas por Cobrar .................................................................... 40

7.2.4 Baja en Cuentas ............................................................................................................... 41

7.2.5 Revelaciones ................................................................................................................... 41

7.3 INVENTARIOS ..................................................................................................................... 42


7.3.2 Técnicas de Medición ....................................................................................................... 43


7.3.4 Reconocimiento en el Resultado ........................................................................................ 44

7.3.5 Baja en Cuentas ............................................................................................................... 44

7.3.6 Revelaciones ................................................................................................................... 44

7.4 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO ........................................................................................ 44


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7.4.3 Adiciones y Mejoras.......................................................................................................... 47

7.4.4 Reparaciones y Mantenimiento .......................................................................................... 47

7.4.5 Bienes De Arte y Cultura ................................................................................................... 47

7.4.6 Depreciación .................................................................................................................... 48

7.4.7 Deterioro de la Propiedad Planta y Equipo .......................................................................... 48

7.5 OTROS ACTIVOS ................................................................................................................ 49

7.6 ACTIVOS INTANGIBLES ...................................................................................................... 49

7.6.1 Activos intangibles generados internamente: ...................................................................... 51

7.6.2 AMORTIZACIÓN .............................................................................................................. 52

8. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LOS PASIVOS ........................................... 52

8.1 CUENTAS POR PAGAR ....................................................................................................... 52

8.1.1 Medición inicial ................................................................................................................. 52

8.1.2 Baja en cuentas ............................................................................................................... 52

8.1.3 Revelaciones ................................................................................................................... 52

8.2 BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS ....................................................................................... 53

8.2.1 Beneficios a los empleados a corto plazo ........................................................................... 53

8.2.2 Beneficios a empleados por terminación del vínculo laboral ................................................. 54


8.2.4 Otros Beneficios a los Empleados: ..................................................................................... 54

8.2.5 Comisiones de Servicio Interinstitucional ............................................................................ 56

8.3 PROVISIONES .................................................................................................................... 56

9. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LOS INGRESOS ........................................ 57

9.1 TRANSFERENCIAS Y SUBVENCIONES ............................................................................... 57

9.2 OTROS INGRESOS ............................................................................................................. 57

10. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LAS CUENTAS DE ORDEN .................... 58

10.1 ACTIVOS CONTINGENTES.................................................................................................. 58

10.2 DEUDORAS DE CONTROL .................................................................................................. 58

10.3 PASIVOS CONTINGENTES.................................................................................................. 58

El Grupo de Contabilidad envía trimestralmente la circularización con el reporte de operaciones reciprocas

provisional generado por el SIIF Nación, con por lo menos tres (3) días de anterioridad al cierre contable,

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informando a las entidades públicas los saldos con dichas entidades del orden nacional y territorial.

Posteriormente, una vez realizado el cierre contable trimestral, el DAPRE publica la información de saldos

recíprocos en la página web. ................................................................................................................. 59

12. MARCO LEGAL ....................................................................................................................... 60

b) Normas de aplicación general: ....................................................................................................... 63

13. REQUISITOS TÉCNICOS ......................................................................................................... 64

14. DOCUMENTOS ASOCIADOS ................................................................................................... 65

15. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ......................................................................................... 65

INTRODUCCION

El presente MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES se establece, por parte del Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE, en cumplimiento del marco normativo para

Entidades de Gobierno definido por la Contaduría General de la Nación bajo Estándares

Internacionales de Contabilidad y de Información Financiera. Este documento permitirá definir los

lineamientos que deben aplicar los usuarios de los procesos operativos y financieros para la operación,

preparación y presentación de la información financiera de la Entidad, la cual será útil, relevante y

necesaria para la toma de decisiones.

Estas políticas contables se implementarán bajo la teoría de procesos definida en el Sistema Integrado

de Gestión de la Presidencia de la Republica – SIGEPRE, Sistema que se constituye en una

herramienta gerencial de importancia vital toda vez que permite, de una forma metodológica,

documentar, estandarizar y controlar los procesos y servicios del DAPRE.

Éste manual de políticas Contable se estructurarán de lo general a lo particular partiendo, en primera

instancia, de los objetivos, alcance, marco normativo, conceptos y generalidades hasta la descripción

relevante de cada cuenta de los estados financieros.

En el mismo orden de ideas, se definirán las políticas particulares aplicables al DAPRE debido al

carácter, objeto y naturaleza especial que la normatividad colombiana le ha otorgado.

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1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL

Establecer las políticas contables, definidas como “(…) los principios, bases, acuerdos, reglas y

procedimientos para la elaboración y presentación de los estados financieros (…)”1, del DAPRE

que se desprenden de la aplicación del Marco Conceptual y Normativo para las Entidades de

Gobierno; las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos

económicos; los procedimientos contables; las guías de aplicación; el catálogo general de cuentas

y la doctrina contable expedido por la Contaduría General de la Nación para garantizar la

convergencia al nuevo esquema financiero propuesto por las Normas Internacionales de

Información Financiera – NICSP.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a) Prescribir las políticas para el tratamiento contable, administrativo y financiero de cada una de

las cuentas que integran los Estados Financieros de Propósito General del DAPRE.

b) Articular y referenciar las políticas definidas en el SIGEPRE y que hacen parte directa, o

indirectamente, para la preparación y presentación de los Estados Financieros de la Entidad.

1 CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Resolución No. 193 del 05 de mayo de 2016 “Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen

de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable”. Bogotá D.C.: Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la

Nación. 2016. p. 17.

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c) Lograr la unificación del criterio de medición a valor de mercado o a valor razonable de los

Activos, Pasivos, Ingresos y Gastos de la Entidad, obteniendo información actualizada y que

permita conocer, en forma clara y concisa, el valor exacto del Patrimonio Institucional.

d) Mantener el Patrimonio Público de la Entidad a valor razonable en cumplimiento del principio

de Mantenimiento del Capital físico y Capital económico del DAPRE.

2. ALCANCE

El presente Manual de Políticas Contables aplica para todos los servidores públicos que presten sus

servicios en los diferentes Despachos, Secretarías, Consejerías Presidenciales, Direcciones, Áreas,

Oficinas y demás dependencias de la Presidencia de la República, y que contribuyen a la preparación

y presentación de la información financiera de la Entidad.

Este documento aplica, en su totalidad, el Marco Conceptual y la Doctrina Contable Pública para

Entidades de Gobierno; en caso de hechos económicos que no estén regulados en este, se solicitará

a la Contaduría General de la Nación concepto de cómo los mismos deben reconocerse.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Activo: Recursos controlados por la entidad, producto de sucesos pasados, de los cuales se espera

obtener un potencial de servicios o la obtención de beneficios económicos futuros. La entidad controla

un recurso si puede decidir el propósito para el cual se destina un activo; obtiene sustancialmente el

potencial de servicio o los beneficios económicos que se espera fluyan del activo; puede prohibir a

terceras personas, el acceso al activo; y asume sustancialmente los riesgos asociados con el activo.

En algunas circunstancias el control del activo es concomitante con la titularidad jurídica del activo, no

obstante esta última no es esencial ni suficiente a efecto de determinar la existencia de control sobre

el activo

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Adiciones y mejoras: Las adiciones y mejoras, son erogaciones en las que incurre la entidad para

aumentar la vida útil del activo, ampliar su eficiencia operativa, mejorar la calidad de los servicios o

reducir significativamente los costos.

Aplicativos Complementarios: Son aplicativos internos en los que se maneja información detallada

que no es posible manejarla en el SIIF Nación. Para el caso particular del DAPRE, se cuenta con los

aplicativos Aladino y Kactus.

Características cualitativas de la información financiera: Las características cualitativas de la

información financiera son los atributos que esta debe tener para que sea útil a los usuarios; es decir,

para que contribuya con la rendición de cuentas, la toma de decisiones y el control. Estas se dividen

en características fundamentales y de mejora. Características fundamentales: Las características

fundamentales son aquellas que la información financiera debe cumplir necesariamente para que sea

útil a sus usuarios. Se consideran características fundamentales de la información financiera las de

relevancia y representación fiel. Características de mejora: Las características de mejora son aquellas

que, sin ser indispensables para que la información financiera sea útil, incrementan la utilidad de dicha

información. Se consideran características de mejora de la información financiera, la verificabilidad,

oportunidad, comprensibilidad y comparabilidad.

Costo de Reposición: Costo en el que la entidad incurriría en una fecha determinada para reponer

la capacidad operativa del activo existente.

Consolidado de Hacienda e Información Pública (CHIP): es un sistema de información diseñado y

desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Programa FOSIT, para que, con la

adecuada reglamentación y estructura procedimental, canalice la información financiera, económica,

social y ambiental de los entes públicos hacia los organismos centrales y al público en general bajo la

administración y responsabilidad de la Contaduría General de la Nación.

Entidad contable pública ECP: La entidad contable pública es la unidad mínima productora de

información que se caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica, que

desarrolla funciones de cometido estatal y controla recursos públicos.

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Estimación contable: Una estimación contable es un mecanismo utilizado por la entidad para medir

un hecho económico que, dada la incertidumbre inherente al mismo, no puede medirse con precisión,

sino que solamente puede estimarse. Ello implica la utilización de juicios basados en la información

fiable disponible y en técnicas o metodologías apropiadas.

Información Exógena: Conjunto de datos que las personas jurídicas y naturales deben presentar

periódicamente a la DIAN sobre las operaciones con sus clientes y proveedores.

Mantenimiento: El mantenimiento corresponde a erogaciones en que incurre la entidad con el fin de

mantener la capacidad normal del activo

PAC: El Programa Anual Mensualizado de Caja es el instrumento mediante el cual se define el monto

máximo mensual de fondos disponibles de la entidad contable pública y el monto máximo mensual de

pagos con el fin de cumplir sus compromisos.

Pasivos: un pasivo es una obligación presente producto de sucesos pasados para cuya cancelación,

una vez vencida, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos

o un potencial de servicio.

Patrimonio: el patrimonio comprende el valor de los recursos públicos (representados en bienes y

derechos) deducidas las obligaciones, que tiene la entidad para cumplir las funciones de cometido

estatal

Período contable: Corresponde al tiempo máximo en que la entidad mide los resultados de sus

hechos económicos y el patrimonio bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes

y cierre. El periodo contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre.

Políticas contables: son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por la

entidad para la elaboración y presentación de los estados financieros, considerando lo definido en el

Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

Proceso financiero: Proceso transversal cuyo objetivo consiste en ejecutar todas las actuaciones

relacionadas con la apropiación de las partidas presupuestales anuales y su ejecución de acuerdo a

la normatividad legal aplicable, incluyendo la relacionada con las diferentes fuentes de financiación.

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Es liderado por el jede del Área Financiera, no obstante que es responsabilidad de todos los servidores

del DAPRE.

Reparaciones: Las reparaciones son erogaciones en las que incurre la entidad para recuperar la

capacidad normal del uso del activo.

Revelaciones: Son los comentarios y explicaciones a los Estados Financieros, explican el significado

de los datos y cifras que se presentan en dichos estados, ampliando la información a los usuarios de

la información.

Relevancia: Es la característica de la información financiera de poseer una utilidad notoria, potencial

o real, para los fines perseguidos por los diferentes destinatarios de la información financiera. Una

información es, por tanto, relevante, cuando es susceptible de influir en la toma de decisiones de los

usuarios.

Recursos monetarios: Conjunto de partidas cuyo valor está establecido por una cantidad fija de

dinero, independientemente de los cambios en los niveles generales de precios. Representan, por lo

tanto, derechos sobre cantidades nominales de dinero que se mantienen fijas en el tiempo.

Recursos no monetarios: Activos que, por mantener su valor económico, son susceptibles de

adquirir un mayor valor nominal como consecuencia de la pérdida del poder adquisitivo de la moneda

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera, este permite a la Nación consolidar la información

financiera de las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control,

con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brindar información

oportuna y confiable. Este aplicativo externo es de obligatorio cumplimiento para las entidades que

conforman el Presupuesto General de la Nación.

Valor de Mercado: El valor de mercado es aquel importe que se le asigna a un bien o producto

determinado entendiendo como tal aquella suma de dinero que un vendedor podría obtener por el

mismo en condiciones estándares de un mercado entre partes relacionadas y que las dos estén de

acuerdo

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Valor residual: es el valor estimado que la entidad podría obtener actualmente por la disposición del

elemento, después de deducir los costos estimados por tal disposición, si el activo ya hubiera

alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.

Vida útil: periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad; o el número de

unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de una entidad.

Operaciones reciprocas: Transacciones económicas entre Entidades Públicas. Estas operaciones

son reciprocas puesto que lo que una Entidad recibe, lógicamente es lo que la otra ha entregado ya

sea recursos monetarios y no monetarios

Subvenciones: Entrega de dinero o bienes y servicios realizada por una administración pública o

privada a un particular, persona física o jurídica, sin que exista la obligación de reembolsarlo. Suelen

utilizarse en actividades consideradas de interés público, o en circunstancias de interés social. Como

técnica de intervención

4. DISTRIBUCIÓN DE RESPONSABILIDADES FRENTE AL PROCESO CONTABLE

Teniendo en cuenta la estructura orgánica del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República se establecen las siguientes responsabilidades:

a) Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE:

Representante legal de la Entidad y responsable de la orientación estratégica hacia una

administración eficiente, eficaz y transparente. Bajo esta premisa debe promover una cultura

contable que permita claramente, generar conciencia en los funcionarios sobre la importancia

de garantizar la memoria institucional contable (es decir toda la documentación que se genere)

y su incidencia e impacto para la toma de decisiones a nivel financiero.

b) Director de Operaciones: Encargado de firmar los Estados Financieros de la Entidad, de

acuerdo con la delegación entregada por el Director del DAPRE mediante Resolución 2562

del 10 de noviembre de 2010.

Para esto deberá aplicar los controles necesarios que garanticen la razonabilidad de las cifras

reveladas en dichos estados financieros.

c) Altos Consejeros Presidenciales; Directores de Programas; Secretarios; Jefes de Área;

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Jefes de Oficina; y, en general, todos los servidores de DAPRE: responsables y garantes

de la calidad, confiabilidad y oportunidad de la información contable que se genere en cada

una de sus áreas. Teniendo en cuenta lo anterior, deben remitir dicha información, de manera

veraz y dentro de los plazos establecidos, al Grupo de Contabilidad para su revisión, registro

y análisis.

d) Funcionarios encargados de administrar recursos: aquellos supervisores de contratos;

convenios; encargos fiduciarios u otras actividades similares, a los cuales la Entidad entregue

recursos en administración, anticipos u otro tipo de medios, tienen la responsabilidad de

gestionar, controlar y presentar la información que se requiera y en los tiempos establecidos

para la preparación y presentación de los Estados Financieros.

Igualmente, deberán dar estricto cumplimiento respecto de:

Las cláusulas contractuales y las políticas definidas en el presente documento, así como en

los instructivos que expida la Dirección de Operaciones y el Área Financiera sobre la

legalización contable de los recursos girados en desarrollo de los mismos; lo cual, incluye los

reintegros por concepto de recursos no comprometidos de vigencia actual y anteriores; la

consignación de rendimientos financieros y el diferencial cambiario a favor, si a ello hubiere

lugar; y en general, de toda aquella información que permita al Área Financiera – Grupo de

Contabilidad reflejar, de manera razonable y oportuna en sus Estados Financieros, los hechos

económicos de la Entidad.

La normatividad vigente sobre información exógena que deban remitir, mensualmente, al Área

Financiera – Grupo de Pagaduría para su diligenciamiento y transmisión a la Dirección de

Impuestos Nacionales – DIAN, cuando se trate de convenios y/o contratos suscritos con

organismos internacionales.

La verificación constante para que los proveedores radiquen en el DAPRE las facturas o

documentos equivalentes, la certificación de bienes y/o servicios recibidos a satisfacción.

Estos documentos, así como los documentos exigibles para pago, deberán radicarse en el

Área Financiera previa solicitud del PAC. El giro y/o desembolso de los recursos deberá

corresponder a la necesidad real del convenio, y/o contrato, para evitar de esta manera que

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se soliciten recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional que no

serán utilizados de forma inmediata.

Las cuentas para trámite de pago deben radicarse en el Área Financiera – Grupo de Central

de Cuentas en el horario de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:45 p.m. jornada continua, de

conformidad con el horario de trabajo establecido mediante Resolución 1411 de 2002. Una

vez radicada el Área Financiera cuenta con seis días hábiles siguientes a la radicación

completa y conforme de los documentos exigibles para generar el pago.

Los recursos del DAPRE que se ejecuten a través de terceros, deberán ser manejados en una

cuenta bancaria exclusiva, si ésta genera rendimientos financieros deben ser reintegrados a

la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, para facilitar el seguimiento de

su ejecución y legalización.

e) Coordinador del Grupo de Contabilidad y servidores públicos del Grupo de

Contabilidad: Responsables de preparar, revisar y registrar la información para la

elaboración de los Estados Financieros, de conformidad con las funciones establecidas en la

Resolución 970 del 12 de diciembre de 2016.

f) Jefe del Área Financiera: Encargado de coordinar, verificar, controlar y efectuar el

seguimiento al proceso contable y financiero de la Entidad, de acuerdo con las funciones del

Área Financiera establecidas en el Articulo 39 del Decreto 672 de 2017

4.1 RESPONSABILIDADES DE LOS FONDOS:

El DAPRE tiene, dentro de su composición interna, los siguientes Fondos:

4.1.1 FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

El Fondo de Programas Especiales para la Paz es un Fondo Cuenta creado, en virtud de la

Ley 368 del 5 de mayo de 1997, específicamente en lo relacionado con sus artículos 10, 11,

12 y 13; en estos numerales se señalan su objeto, funciones, recursos y ordenador del gasto.

Igualmente, fue reglamentado bajo lo estipulado en el Decreto 2429 de 1997 compilado,

igualmente, en el decreto 1081 de mayo de 2015. En el mismo orden de ideas, en el Artículo

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9° de la Ley 368 de 1997, se determinó la “Creación y naturaleza jurídica. Créase el Fondo

de Programas Especiales para la Paz, como una cuenta especial del Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República, sin personería jurídica, administrada como

un sistema separado de cuentas. Igualmente, de acuerdo con lo inscrito en el Artículo 10 de

la ley mencionada, se establece que el Objeto de este Fondo es la financiación de programas

de paz encaminadas a fomentar la reincorporación a la vida civil de grupos alzados en armas,

que demuestren su voluntad de incorporarse a la vida civil mediante su desmovilización y la

dejación de armas.

Los servidores públicos que estén vinculados a Fondo Paz, y ejecuten labores financieras y

contables, tiene la obligación de cumplir con las políticas establecidas en este manual y las

asignadas por la normatividad aplicable en la materia. El Fondo de Programas Especiales

para la Paz cuenta con un Contador Público que genera, controla y responde por la

información reportada a través de Unidades Ejecutoras en la Posición de Catalogo

Institucional – PCI en el SIIF Nación. (PCI 005). Los Estados Financieros que prepara Fondo

Paz deben ser suscritos por el director del Fondo y el contador, éstos deben ser enviados

mensualmente al DAPRE para su consolidación.

Fondo Paz registrara como gasto público social las erogaciones asociadas a la generación de

condiciones para el logro y mantenimiento de la Paz en Colombia, de acuerdo a las directrices

impartidas por el Presidente de la República a la Oficina del Alto Comisionado para la Paz,

las cuales están encaminadas a lograr que en las zonas de conflicto y violencia las

comunidades recuperen la convivencia, confianza y credibilidad en el Estado, la recuperación

económica, social y la prosperidad social.

4.1.2 FONDO COLOMBIA EN PAZ – FCP

Creado por el Decreto 691 del 27 de abril de 2017 “ Por el cual se sustituye el Fondo para la

Sostenibilidad Ambiental y Desarrollo Rural Sostenible en Zonas Afectadas por el Conflicto,

creado por el artículo 116 de la Ley 1769 de 2015 y modificado por el artículo 130 de la Ley

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1815 de 2016, por el "Fondo Colombia en Paz (FCP)”, como un patrimonio autónomo del

Departamento Administrativo de Presidencia de la República, sin estructura administrativa

propia, administrado por una o varias sociedades fiduciarias públicas. El Fondo Colombia en

Paz tendrá una duración de 10 años de conformidad con el Plan Marco para la implementación

de los Acuerdos previsto en el numeral 6.1.1 del Acuerdo Final, el cual será aprobado por el

Consejo Nacional de Política Económica y Social.

La ordenación del gasto del FCP y sus subcuentas, estará a cargo del Director para el

Posconflicto del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, o por el

funcionario del Nivel Directivo que designe el Director del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República en desarrollo de lo establecido en el artículo 110 del Estatuto

Orgánico del Presupuesto. El manejo y presentación de la información financiera se sujetará

a lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública Nacional, sin perjuicio de la

contabilidad y rendición de cuentas que deba haber de los recursos administrados por

sociedades fiduciarias. La cual se hará con la normatividad aplicable para esos recursos. Para

efectos fiscales, el Fondo Colombia en Paz se contabilizará como un subsector dentro del

sector Gobierno Nacional Central y, como tal se le asignará un espacio de gasto fiscal.

De acuerdo con lo ordenado en el Decreto 691 de 2017 el DAPRE suscribió contrato de

Fiducia Mercantil, dentro del cual estableció como obligación del patrimonio autónomo

transmitir a la Contaduría General de la Nación – CGN la información Contable a través del

aplicativo CHIP, en los plazos y formatos establecidos por ésta; éste cuenta con el Código de

Consolidación 923272831 para reportar la información Contable a la CGN. Los Estados

Financieros del Fondo deben ser suscritos por el representante legal o quien este delegue y

por el contador que los prepara, de acuerdo con lo establecido en el Manual Operativo del

Fondo Colombia en Paz. Éstos deben ser publicados mensualmente en la página web de la

Entidad.

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4.1.3 FONDO DE VICTIMAS Con Decreto Ley 903 de 2017 se creó un patrimonio autónomo del Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República que servirá de receptor de todos los bienes

y recursos patrimoniales monetizados y no monetizados inventariados. Éste Fondo será

gobernado por un Consejo Fiduciario. El Fondo tiene como finalidad la reparación material de

las víctimas del conflicto, en el marco de las medidas de reparación integral y la

implementación de programas contemplados en el punto 3.2.2. Del Acuerdo Final. El

Patrimonio Autónomo será administrado por la Sociedad de Activos Especiales S.A.E de

acuerdo con lo ordena en el artículo 1 del Decreto 1407 de 2017.

De acuerdo con concepto Nro. CGN 20172000105601 de 2017 expedido por la Contaduría

General de la Nación, los inventarios de la FARC- EP, recibidos a través de la ONU por el

Gobierno Nacional, deberán ser reconocidos en la contabilidad independiente del Patrimonio

Autónomo creado para tal fin. Este Patrimonio Autónomo reportará directamente la

información contable relacionada con los hechos económicos derivados de la administración

de los bienes recibidos, a la Contaduría General de la Nación a través del código institucional

dado por la CGN para tal fin.

4.2 RESPONSABILIDAD FRENTE A LOS APLICATIVOS INTERNOS Y EXTERNOS:

Los servidores y demás usuarios de los aplicativos internos y externos, deberán registrar la

información financiera y contable que se requiera, en los términos que señale la normatividad

y los estipulados en los documentos generados y aprobados por el Sistema SIGEPRE, y

especialmente en lo que tienen que ver con el proceso Financiero del DAPRE.

5. POLITICAS CONTABLES GENERALES

5.1 APLICACIÓN DE LAS DISPOSICIONES Y CONCEPTOS NORMATIVOS

El DAPRE, en concordancia con el Numeral 4 (Marco Normativo) de este documento, aplicará los

principios, bases, reglas, normograma y procedimientos aprobados por el SIGEPRE y que, además,

se encuentran directamente articulados con la ejecución operativa, administrativa y financiera para la

preparación y presentación de los Estados Financieros de la Entidad.

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5.2 POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROCESO CONTABLE.

El DAPRE, en el marco de lo estipulado en el SIGEPRE, estableció los lineamientos para la

administración, identificación, análisis, valoración, seguimiento y monitoreo de los riesgos para cada

uno de procesos que se manejan en la Entidad.

En este sentido, todos los servidores que están vinculados al proceso financiero del DAPRE, deberán

acoger y aplicar lo definido en el Mapa de Riesgo de dicho proceso.

5.3 DELEGACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES PRESUPUESTALES, FINANCIERAS Y CONTABLES.

Basado en el artículo 9° de la ley 489 de 1998, el Director del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República ha delegado:

Ordenadores de Gastos: En el Director de Operaciones, Director General, Director de

Fondo Paz, Jefe Área de Talento Humano.

Ordenador del Pago: En el Jefe del Área Financiera, Jefe de Talento Humano

Responsables de Firmas los Estados Financieros: Director de Operaciones

Defensa Jurídica de la Entidad

Cajas Menores

5.4 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL

La aplicación de esta política contable dará lugar a la emisión de información financiera útil, relevante

y fiable en los siguientes términos:

a) Útil para la toma de decisiones en materia económica y financiera por parte de la Alta

Dirección de la Entidad y también para la rendición de cuentas dirigidas a la ciudadanía.

b) Relevante para garantizar la memoria institucional frente a los hechos económicos y

financieros institucionales. La información financiera es relevante si es capaz de influir en las

decisiones que han de tomar sus usuarios. La información financiera influye en los usuarios si es

material y si tiene valor predictivo, valor confirmatorio, o ambos.

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La información es material si su omisión o expresión inadecuada puede influir en las decisiones de los

usuarios. La materialidad o importancia relativa es un aspecto de la relevancia específico del DAPRE

que está basado en la naturaleza o magnitud (o ambas) de las partidas a las que se refiere la

información en el contexto del informe financiero del DAPRE.

Para el DAPRE una omisión o expresión es material si supera el 5% sobre la base del total de los

activos del año inmediatamente anterior.

La información financiera tiene valor predictivo si puede utilizarse como una variable de entrada en los

procesos empleados por los usuarios para pronosticar resultados futuros. La información financiera

tiene valor confirmatorio si ratifica o cambia evaluaciones anteriores. Los valores predictivos y

confirmatorios de la información generalmente están interrelacionados; así, la información que tiene

valor predictivo habitualmente tiene también valor confirmatorio.

c) Fiable basada en el sentido de que los Estados Financieros deben:

Representar fielmente la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de

efectivo del DAPRE.

Reflejar la esencia económica de las transacciones, otros sucesos y condiciones que se

presenten en la Entidad y no, simplemente, la forma legal en que son presentados.

Ser neutrales; es decir, libres de sesgos o de cualquier otra condición que los desvirtué.

Estar diligenciados en su totalidad y en todos sus extremos significativos.

“Los Estados Financieros representan los efectos de las transacciones y otros sucesos

agrupados en categorías que comparten características económicas comunes y que

corresponden a los elementos de los Estados Financieros.”2

2 CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Marco conceptual para la preparación y presentación de información financiera de las entidades en liquidación [en línea].

[Colombia, Bogotá D.C.]: Presidencia de la República; Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Contaduría General de la Nación. s.f. [citado el 28 de septiembre de

2017]. Disponible en Internet: <URL: http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/644ec2e0-fa34-49f4-8c54-

60adfd807333/Proyecto+Marco+Conceptual+%28Ago+8-17%29.pdf?MOD=AJPERES&CONVERT_TO=url&CACHEID=644ec2e0-fa34-49f4-8c54-60adfd807333>. p.

7.

http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/644ec2e0-fa34-49f4-8c54-60adfd807333/Proyecto+Marco+Conceptual+%28Ago+8-17%29.pdf?MOD=AJPERES&CONVERT_TO=url&CACHEID=644ec2e0-fa34-49f4-8c54-60adfd807333

http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/644ec2e0-fa34-49f4-8c54-60adfd807333/Proyecto+Marco+Conceptual+%28Ago+8-17%29.pdf?MOD=AJPERES&CONVERT_TO=url&CACHEID=644ec2e0-fa34-49f4-8c54-60adfd807333

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Teniendo en cuenta lo anterior, el DAPRE, preparará y presentará los siguientes Estados Financieros

de propósito general:

1. Estado de Situación Financiera: documento en el que se presenta la relación entre los activos,

los pasivos y el patrimonio a una fecha determinada.

2. Estado de Resultado: elemento que constituye la relación entre los ingresos y los gastos de un

periodo y el efecto en la medición a valor razonable de sus Activos y Pasivos.

3. Estado de Cambios en el Patrimonio: evidencia de los cambios que se presentan en el

Patrimonio del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

4. Estado de Flujos de Efectivo: aquellos originados en la recepción y aplicación de los fines

presupuestales, de acuerdo con la actividad misional del DAPRE.

5. Notas a los Estados Financieros:

Así las cosas, la información financiera preparada y presentada por el DAPRE debe mostrar los

resultados de las actividades realizadas por la Administración, con los recursos asignados en el

Presupuesto General de la Nación y demás fuentes de financiación que pueda recibir.

Igualmente, los Estados Financieros del DAPRE deben estar constituidos por características tanto

cualitativas como cuantitativas, en concordancia con lo expresado en el Marco Conceptual para

la Preparación y Presentación de la Información Financiera de las Entidades de Gobierno.

Los Estados Financieros de la Entidad se elaborarán en pesos colombianos manteniendo la

normatividad nacional, adicionalmente deben ser suscritos y debidamente firmados por el Director

de la Entidad, el Coordinador del Grupo de Contabilidad y el Jefe del Área Financiera. Para el

caso del DAPRE el Director del Departamento delegó esta función en la Dirección de Operaciones

con Resolución 2562 del 10 de noviembre de 2010.

Por otra parte, y de acuerdo con lo establecido en la Resolución 693 de 2016, a partir del 01 de

Enero de 2018 la contabilidad se llevará rigiéndose bajo el Nuevo Marco Normativo para Entidades

de Gobierno establecido por la Contaduría General de la Nación. En consecuencia, los primeros

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Estados Financieros para convergencia a Estándares Internacionales de Contabilidad e

Información Financiera, correspondientes al 31 de diciembre de 2018, no se compararán con el

periodo anterior. Igualmente, los Estados Financieros previos a la adopción de esta normatividad,

fueron preparados de acuerdo con lo ordenado por el Régimen de Contabilidad Pública

precedente y vigente en Colombia hasta el 31 de diciembre de 2017, así como las demás normas

concordantes que los modifican y/o los amplían.

Adicionalmente, el DAPRE elabora los formatos establecidos por la Contaduría General de la

Nación para transmitir la información a través del aplicativo CHIP, estos son:

CGN20105-001 Saldos y Movimientos

CGN2015-002 Operaciones Reciprocas

CGN2016C01 Variaciones Significativas

Para el DAPRE una variación es significativa si supera el 0.5% del valor total de los activos del año

inmediatamente anterior.

5.5 PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE

Los Estados Financieros, con propósito de información general, serán los elaborados al cierre de cada

vigencia fiscal; para los otros cortes se producirá el Balance General y el Estado de Resultados con

las notas más representativas; estos se deberán publicar mensualmente en la Página Web del DAPRE

en cumplimiento de la Ley 734 de 2002, la Ley 1712 de 2011 y la Resolución N°182 del 19 de mayo

de 2017 expedida por la Contaduría General de la Nación.

Teniendo en cuenta lo anterior los Estados Financieros del DAPRE serán publicados en la página

web, dentro de los 8 días siguientes al cierre contable efectuado en el aplicativo SIIF Nación para cada

periodo.

5.6 CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS

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Los responsables de procesar la información financiera y contable en el DAPRE tienen el deber de

clasificar, ordenar, foliar y archivar los documentos, libros principales, comprobantes, soportes,

relaciones e informes contables, financieros y de supervisión que, en relación a su cargo, le hayan

sido asignados, de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y, también, con las Tablas de

Retención Documental aprobadas por el Archivo General de la Nación, tal como se encuentra

estipulado en el SIGEPRE. Las mencionadas Tablas son el instrumento archivístico esencial que

permite, de la forma más adecuada, la normalización de la gestión documental; la racionalización de

la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de

gestión, central, e histórico. Finalmente, la tarea de archivar los documentos contables estará a cargo

del Grupo de Contabilidad y del Área Administrativa – Gestión Documental del DAPRE.

5.7 SOSTENIBILIDAD CONTABLE

Con el fin de garantizar la sostenibilidad y permanencia de un Sistema Contable que produzca

información razonable y oportuna para ser transmitida tanto a la comunidad como a los organismos

de control que lo soliciten, el El DAPRE cuenta con el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable,

creado mediante Resolución N° 5042 de 2014, el cual se encargará de aprobar las depuraciones

contables. El proceso de depuración contable se aplicará a la totalidad de las cuentas contables del

balance de la Entidad, incluidas las cuentas de orden deudoras y acreedoras.

El responsable del Grupo de Contabilidad y el Jefe del Área Financiera deberán analizar las cifras de

los estados financieros y cuando sea necesario, coordinar con los responsables de las áreas

generadoras de los hechos económicos, que afecten la información contable, para establecer las

acciones administrativas y contables tendientes a garantizar la confiabilidad y oportunidad de la

información y de ser necesario presentar dichas cifras al comité para que se analice la pertinencia de

su depuración.

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5.8 RECONOCIMIENTO DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

5.8.1 Activos En concordancia con la definición establecida en el numeral 6.1.1.del Marco Conceptual para la

preparación y presentación de Información Financiera de las Entidades de Gobierno, el DAPRE

reconocerá sus activos bajo los siguientes criterios:

1. Un Activo es un recurso controlado por la Entidad que resulta de eventos pasados y, de los

cuales, se espera obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros

que puedan ser medidos con alto grado de fiabilidad.

2. El control implica la capacidad de la Entidad para usar un recurso o definir el uso que un

tercero debe darle, para obtener el potencial de servicios o, también, para generar beneficios

económicos futuros.

3. El potencial de servicio es la capacidad que tiene un recurso para prestar servicios que

contribuyan a la consecución de los objetivos de la Entidad sin generar, necesariamente, flujos

de efectivo.

4. El origen de un recurso puede ser producto de diferentes sucesos, tales como: una

transacción de intercambio; el desarrollo interno; o, también, ser producto de transacciones

sin contraprestación.

5. La fiabilidad en la medición hace referencia a la determinación de su valor de mercado o su

valor de disposición y en sí a su valor razonable, en el entendido de, que el valor razonable

es el valor actual del bien medido en el mercado activo o medido financieramente o medido a

su valor de mercado actual.

5.8.2 Pasivos Siguiendo con lo estipulado en el citado Marco Conceptual, se entenderán como pasivos aquellos que

cumplan con la siguiente definición:

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1. Un pasivo es una obligación presente producto de sucesos pasados para cuya cancelación,

una vez vencida, la Entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios

económicos o un potencial de servicio.

2. Los pasivos proceden de transacciones u otros sucesos pasados. Así, por ejemplo, la

adquisición de bienes y servicios da lugar a cuentas por pagar (a menos que el pago se haya

anticipado o se haya hecho al contado) y la recepción de un préstamo bancario da lugar a la

obligación de reembolsar la cantidad prestada. Sin embargo, los pasivos también pueden

originarse en obligaciones sobre las cuales existe incertidumbre en relación con su cuantía

y/o fecha de vencimiento.

3. Al evaluar si existe o no una obligación presente, la Entidad se basará en la información

disponible al cierre del periodo para establecer si existe, o no, la probabilidad de tener la

obligación; si es mayor la probabilidad de no tenerla, no hay lugar al reconocimiento de un

pasivo. Se considera que existe una obligación presente cuando la entidad evalúa que tiene

poca o ninguna alternativa de evitar la salida de recursos.

4. Las obligaciones pueden ser exigibles legalmente como consecuencia de la ejecución de un

contrato o de un mandato contenido en una norma legal; también, pueden ser producto de

acuerdos formales que, aunque no son exigibles legalmente, crean una expectativa válida de

que la Entidad está dispuesta a asumir ciertas responsabilidades frente a terceros.

5. La cancelación de una obligación presente implica, igualmente, que la Entidad entrega unos

recursos que llevan incorporados beneficios económicos o un potencial de servicio. La

extinción de una obligación presente puede llevarse a cabo de varias maneras algunas de las

cuales son: pago en efectivo; transferencia o traslado de otros activos; prestación de servicios;

sustitución de una obligación por otra; y, también, la prescripción de la obligación de acuerdo

con la normatividad sobre la materia.

6. Para el registro de las cuentas por pagar se aplicará, ante todo, el Principio de Causación

Contable el cual establece que los hechos económicos deben reconocerse y contabilizarse

en el periodo contable en que éstos ocurran; es decir, en el periodo en que se reciba el bien

por lo que, naturalmente, la afectación contable se efectúa conforme al procedimiento.

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7. El DAPRE evaluará si, con la información disponible, puede establecer si existe la probabilidad

de tener una obligación o no; asimismo, deberá revisar factores como el recibo a satisfacción

de los bienes y/o servicios y el ingreso almacén, entre otras; todo lo anterior con

independencia de la cadena presupuestal.

8. Para que los pasivos pueden ser reconocidos deben medirse con un alto grado de fiabilidad.

9. Existirá en realidad un Pasivo cuando se considere que exista una obligación cierta derivada

de hechos contractuales o legales y que tenga, además, poca o ninguna alternativa de evitar

la salida de recursos.

5.8.3 Patrimonio El Patrimonio comprende el valor de los recursos públicos (representados en bienes y derechos)

deducidas las obligaciones, que tiene el DAPRE para cumplir las funciones de cometido estatal.

5.8.4 Ingresos Los ingresos son los incrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio

producidos a lo largo del periodo contable, bien como entradas o incrementos de valor de los activos,

o bien como salida o decrementos de los pasivos, que dan como resultado aumentos en el patrimonio.

Para que un ingreso pueda ser reconocido, el mismo debe medirse con alto grado de fiabilidad.

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, es una entidad Pública, que dentro

de sus funciones no está la de generar ingresos, ya que su objeto social es asesorar al Presidente de

la República, en su calidad Jefe de estado, Jefe supremo y máxima autoridad administrativa, y prestar

el apoyo administrativo necesario para dicho fin. En este sentido, los ingresos del DAPRE están

constituido por el Presupuesto General de la Nación, asignados mediante Ley Anual del Presupuesto

y Decreto de Liquidación. Estos recursos de gastos son transferidos a la Entidad de acuerdo con las

disposiciones de la Dirección General de Crédito Publico y del Tesoro Nacional y a través del Sistema

Integrado de Información Financiera SIIF.

Sin embargo, la Entidad genera unos ingresos para la Nación por la venta de material de reciclaje e

inservible, remates de bienes inservibles y fotocopias, los cuales son reintegrados a la Dirección

General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. El precio de las fotocopias es fijado anualmente por

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resolución y este corresponde al mismo costo del mercado evidenciado en el contrato suscrito por el

DAPRE para este servicio.

La aplicación del Principio de Devengo3 es coherente con la condición de que el ingreso se reconoce

si ha surgido un incremento en el potencial de servicio de un activo o en los beneficios económicos de

la Entidad ya que, en esencia, las partidas que deben ser reconocidas pueden y deben medirse con

fiabilidad y un alto grado de certidumbre.

5.8.5 Gastos

Los gastos son decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicios producidos

a lo largo del periodo contable, bien en forma de salidas o disminución de activos, o bien, por la

generación o aumento de pasivos que dan como resultado un decremento en el patrimonio y no están

asociados con la adquisición y producción de bienes y la prestación de servicios vendidos.

Los gastos que se generen en el DAPRE se reconocerán como decrementos en los beneficios

económicos, o con el potencial de servicios relacionados, o con la salida o la disminución del valor de

los Activos o, también, con el incremento de pasivos cuando el gasto pueda medirse con fiabilidad.

En caso de que el DAPRE distribuya bienes y servicios, en forma gratuita, los gastos se reconocerán

cuando se entreguen los bienes o se presten los servicios a los beneficiarios.

Si el potencial de servicio de un activo, o los beneficios económicos que provienen del mismo, cubren

más de un periodo contable los gastos se reconocerán utilizando procedimientos sistemáticos y

racionales de distribución en cada periodo.

3 “El principio de Devengo es una norma contable que establece que las transacciones o hechos económicos se registrarán en el momento en

que ocurren, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.” ECONOMIPEDIA. Principio de Devengo [en línea]. [Colombia, Bogotá

D.C.]: ECONOMIPEDIA, haciendo fácil la economía. s.f. [citado el 29 de septiembre de 2017]. Disponible en Internet: <URL:

http://economipedia.com/definiciones/principio-de-devengo.html>. párr. 1.

http://economipedia.com/definiciones/principio-de-devengo.html

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Código: M-GF-01

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6. MEDICIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

La medición es un proceso mediante el cual se asigna un valor monetario al elemento lo que permite,

a su vez, reconocerlo e incorporarlo al cuerpo patrimonial de los estados financieros de una entidad.

Este proceso se lleva a cabo en dos momentos diferentes, a saber: en el reconocimiento inicial y en

la medición posterior. En la fase de reconocimiento inicial, la medición de un elemento permite su

incorporación a los estados financieros de una entidad con el propósito de reflejar una representación

fiel de los movimientos económicos que en ella se han realizado.

En la medición posterior, por su parte, el valor de un elemento puede ser objeto de ajuste según un

criterio de medición diferente al utilizado en el reconocimiento. Para el reconocimiento de los

elementos de los estados financieros, esto es: activos, pasivos, ingresos costos y gastos, los criterios

de medición que deberán observarse son los siguientes:

a) Valores de Entrada o de Salida:

Los Valores de Entrada: Reflejan los costos en los que se incurre o en los que se pudiera

incurrir (valor de la transacción), para adquirir o reponer un activo.

Los Valores de Salida: Reflejan el potencial de servicio o los beneficios económicos

derivados del uso continuo y discontinuo de un activo o de su venta.

b) Mediciones Observables y no Observables

Algunas mediciones pueden clasificarse dependiendo de si son o no observables en un

mercado abierto, activo y ordenado. Las mediciones que sean observables en un mercado,

cuando se utilizan con más frecuencia, son probables, comprensibles y verificables y

permitirán, así, medir con fiabilidad los activos o pasivos del DAPRE.

Por su parte, aquellas que no son observables, se utilizarán para medir el valor razonable en

la medida en que las variables observables relevantes no estén disponibles o existan pocas

de ellas.

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Las variables no observables reflejarán los supuestos que los participantes de mercado

utilizarían al fijar el precio del Activo o Pasivo incluyendo supuestos sobre el riesgo.

c) Medición Específica y no Específica

Las mediciones específicas para la Entidad reflejaran las limitaciones económicas y las

condiciones actuales que afectan posibles usos de un activo y la liquidación de un pasivo por

parte del DAPRE.

Las mediciones no específicas reflejaran oportunidades de riesgos del mercado general.

6.1 MEDICIÓN DE LOS ACTIVOS

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República medirá sus activos de la siguiente

manera:

a) Al Costo: que corresponderá al valor del efectivo o equivalente al efectivo pagado, o bien al

valor de la contraprestación entregada para adquirir un Activo. El costo será el valor de

Entrada observable y específico para la DAPRE. Los Bienes recibidos sin contraprestación y

los recibidos en donación serán medidos por el valor indicado por el propietario, de acuerdo

con lo establecido en el documento M-BS-01 (Manual de Contratación).

b) Al Costo Reexpresado: actualización del costo de los activos con el fin de reconocer cambios

de valor ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos. Lo anterior es

aplicable para la adquisición de bienes en moneda extranjera, con pactos de ajuste; la unidad

de valor real o cualquier otra modalidad admitida formalmente.

c) Al Costo Amortizado: que corresponderá al valor del activo inicialmente reconocido, más el

rendimiento efectivo, menos los pagos de capital e intereses, menos cualquier disminución

por deterioro del valor. El Costo Amortizado será un valor de entrada observable y específico

en el DAPRE.

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d) Al Costo de Reposición: correspondiente a la contraprestación más baja requerida para

reemplazar el potencial de servicio restante de un activo o los beneficios económicos

incorporados a este. El Costo de Reposición será un valor de entrada observable y específico

para el DAPRE.

e) Al Valor de Mercado: es el valor por el cual puede ser intercambiado entre partes interesadas

y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia

mutua. Cuando el valor se obtenga en un mercado abierto, activo y ordenado, el Valor de

Mercado podrá ser un valor de Entrada o de Salida observable y un valor No Especifico para

el DAPRE.

f) Al Valor de Uso: equivalente al valor presente de los beneficios económicos que se espera

genere un Activo, incluido el flujo que recibirá el DAPRE por su disposición al final de la Vida

Útil (Valor Residual) del mismo. El Valor de Uso será un valor de salida no observable y

específico para el Departamento.

6.2 MEDICIÓN DE LOS PASIVOS

El DAPRE medirá sus Pasivos de la siguiente manera:

a) Al costo: que es el valor de la contraprestación recibida a cambio de la obligación asumida;

esto es, el efectivo o su equivalente al efectivo pagado, o el valor de la contraprestación

recibida en el momento de incurrir en el pasivo. El costo es un valor de entrada observable y

específico para el DAPRE.

b) Al Costo Reexpresado: que corresponde a la actualización del costo de los pasivos con el

fin de reconocer cambios de valor ocasionados por la exposición a fenómenos económicos

exógenos. En este caso el DAPRE deberá utilizar la Tasa de Cambio; la Unidad de Valor

Real o cualquier otro índice de ajuste que permita actualizar su valor.

c) Al Costo Amortizado: correspondiente al valor del pasivo inicialmente reconocido, más el

costo efectivo, menos los pagos de capital e intereses. El Costo Amortizado será un valor de

entrada observable y específico para el DAPRE.

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d) Al Costo de Cumplimiento: que representa la mejor estimación de los costos en los que el

DAPRE incurriría para cumplir las obligaciones representadas por un pasivo. En este caso, el

Costo de Cumplimiento, será un valor de salida no observable y específico para el

Departamento.

e) Al Valor de Mercado: es el valor por el cual la obligación puede ser liquidada o transferida

entre partes interesadas, y debidamente informadas, en una transacción realizada en

condiciones de independencia mutua. Cuando el valor se obtenga en un mercado abierto,

activo y ordenado, el Valor de Mercado podrá ser un valor de entrada o de salida observable

y un valor no específico para el Departamento.

6.3 REVELACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

La información financiera se revelará en la estructura de los estados financieros del DAPRE, así como

en sus notas de revelación. Las mencionadas revelaciones harán referencia a la selección, ubicación

y organización de la información financiera del DAPRE.

La selección de la información obedecerá, en esencia, a la necesidad de exponer los mensajes claves

a cerca de la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo en el DAPRE. La

información seleccionada, con el propósito de revelación, en las notas a los estados financieros se

definirá de acuerdo con su utilidad y su capacidad de proporcionar detalles que ayudarán a los

usuarios de la información a comprenderlos y a entenderlos.

La información a revelar, por parte del DAPRE, deberá incluir: Políticas contables aplicables o

metodologías utilizadas para reconocer y medir información expuesta; desagregaciones de la

información expuesta; información sobre partidas que cumplen algunas características de la definición

de un elemento; y, también, información sobre partidas que cumplen la definición de un elemento,

pero no el criterio de reconocimientos.

La información revelada en las notas a los estados financieros tendrá las siguientes características:

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Claridad para que los usuarios comprendan los estados financieros que están observando.

Contextualización de la información que presenta los estados financieros y según el entorno

en que opera el DAPRE.

Relación demostrable con la información expuesta en el cuerpo de los estados financieros a

los que pertenece.

En el mismo orden de ideas, la ubicación de la información tiene un impacto en la contribución que

ésta pueda realizar al logro de los objetivos de la información financiera; esta ubicación puede afectar

la comparabilidad de la información y la manera en que los usuarios la interpreten. Así las cosas, la

ubicación de la información financiera del DAPRE deberá:

Transmitir la importancia relativa de la información y su conexión con otros elementos de la

información.

Divulgar la naturaleza de la información que se ha generado.

Vincular elementos diferentes de información que se combinan para cumplir una necesidad

concreta del usuario.

Diferenciar los temas entre la información seleccionada para, así, hacerla más clara a los

lectores.

La organización de la información se relaciona con la clasificación y agrupación de los datos que deben

estar presentes en los Estados Financieros puesto que, en la mayoría de los casos, la manera como

se organiza la información puede afectar su interpretación por parte de los usuarios. Esta organización

de la información permitirá garantizar que los mensajes claves sean comprensibles; identificará

claramente las relaciones importantes; destacará apropiadamente la información que comunican los

mensajes claves; y, también, facilitará comparaciones cuando sea necesario realizarlas.

La organización de la información en los Estados Financieros del DAPRE incluirá decisiones en lo

relacionado con la:

Desagregación de los totales de las cuentas en categorías con características comunes.

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Ordenación y agrupación de partidas expuestas dentro de cada estado financiero, en forma

secuencial.

Identificación de agregados por grupo y cuenta

Identificación de otra información a introducir en el cuerpo de los Estado Financieros de la

Entidad, como riesgos, contingencias activas, valoración aplicada.

6.4 RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS

El DAPRE aplicará las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los

Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno y, también, el Catalogo General de Cuentas

expedido por la Contaduría General de la Nación.

6.5 SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Para el procesamiento de los registros, elaboración y presentación de la información contable el

DAPRE utilizará el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA – SIIF Nación, aplicativo

administrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El cual es de uso obligatorio de acuerdo

con lo establecido en el Decreto 1068 de 2015

El DAPRE cuenta con un funcionario Coordinador del SIIF Nación, el cual se encarga de administrar,

coordinar y divulgar las directrices y políticas de uso y seguridad de la información a todos los usuarios

de este Aplicativo.

La normatividad expedida para el manejo y operación el SIIF Nación, se podrá consultar en la página

web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las cuales deben cumplir todos los usuarios del SIIF,

sea cual fuere el nivel jerárquico y su situación de vinculación con la Entidad, para garantizar el

adecuado uso y registro de la información procesada en este aplicativo.

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El DAPRE cuenta, además, con aplicativos complementarios de información que hacen las veces de

auxiliares de la contabilidad registrada en el SIIF Nación; lo anterior aplica para el manejo de la

Propiedad Planta y Equipo, la liquidación de la nómina y prestaciones sociales de los funcionarios, las

Sentencias y Conciliaciones a favor y en contra de la Entidad, entre otros. El detalle de esta

información permanecerá en las diferentes áreas de origen sin perjuicio de que, la misma, se

encuentre registrada en la contabilidad de la Entidad.

La administración general de los sistemas y de los roles en el DAPRE estará a cargo de las Áreas:

Financiera, Administrativa, Talento Humano y Tecnología y Sistemas de Información del DAPRE.

6.6 DOCUMENTOS Y LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros de contabilidad principales que se manejarán en el DAPRE son el Libro Diario y el Libro

Mayor. Estos libros fueron registrados mediante la elaboración de un Acta de Apertura suscrita por el

Representante Legal, o a quien este delegue de acuerdo con la normatividad vigente, y el Director de

Operaciones. Este requisito será indispensable para iniciar, válidamente, el proceso de contabilización

de las operaciones.

Por otra parte, a más tardar el quinto (5°) día hábil siguiente a haberse efectuado el cierre contable,

por parte del Administrador del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación, los libros

principales deben generarse; numerarse en forma sucesiva, continua y sistematizada; firmarse; y,

finalmente empastarse para su conservación.

Los libros auxiliares no serán impresos. Su consulta será realizada directamente desde el Aplicativo

SIIF Nación y desde los aplicativos complementarios. Estos libros contendrán los registros contables

indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la Entidad y además,

se encontrarán basados en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte definidos por

el DAPRE en sus procedimientos.

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Las cuentas de pago y los documentos soportes para trámite de pago deberán ser debidamente

archivados por el Grupo de Pagaduría de acuerdo con los procedimientos de la Entidad y las Tablas

de Retención Documental. Una vez transferidos al Archivo General su conservación y custodia será

responsabilidad del Grupo de Gestión Documental.

Los comprobantes de contabilidad originados en registros manuales y documentos soportes deberán

ser debidamente archivados, de acuerdo con los procedimientos del DAPRE y las Tablas de Retención

Documental, por los funcionarios del Grupo de Contabilidad. Una vez transferidos al Archivo General,

su conservación y custodia será responsabilidad del Grupo de Gestión Documental, el concepto de

estos comprobantes debe ser claro, suficiente y pertinente. Los movimientos contables generados de

manera automática por el aplicativo SIIF, no requerirán impresión del comprobante contable, por lo

que pueden ser consultados directamente en el aplicativo o en el Libro Diario de la Entidad.

En caso de pérdida o destrucción de alguno de los anteriores documentos debe ordenarse, de

inmediato, la reconstrucción de toda la información desaparecida en un período que no puede exceder

los seis (6) meses. Para esta reconstrucción se tomarán como base los comprobantes de contabilidad;

los estados contables; los informes de terceros; las copias grabadas en medios magnéticos; las bases

de datos de las áreas de gestión y demás instrumentos que se consideren pertinentes.

El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de veinte (20)

años, contados a partir del 31 de diciembre del período contable al cual corresponda. Esta disposición

se aplicará de acuerdo a lo estipulado en las Tablas de Retención Documental y a las políticas del

DAPRE para el manejo de archivos, sin perjuicio de las disposiciones establecidas por el Archivo

General de la Nación para el manejo y conservación de los documentos.

Sin excepción, la totalidad de las operaciones realizadas por el DAPRE deberán estar respaldadas en

documentos idóneos, legibles, pertinentes y libres de enmendaduras de manera que la información

registrada sea susceptible de verificación y comprobación; por lo tanto, no pueden registrarse

contablemente los hechos económicos que no se encuentren debidamente soportados. El Área

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Código: M-GF-01

Versión 02


Financiera del DAPRE devolverá, sin trámite alguno, los documentos que no cumplan con los

requisitos exigidos para su registro contable.

7. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LOS ACTIVOS

7.1 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

7.1.1 Definiciones de términos:

Efectivo y Equivalente al efectivo Comprende las cuentas que representan los recursos de

liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, cuentas de ahorro y fondos que están

disponibles para el desarrollo de las actividades del DAPRE.

Efectivo de uso restringido: Constituyen el valor de los fondos en efectivo, y equivalentes

al efectivo que por disposiciones legales, no están disponibles para su uso inmediato por

parte de la Entidad.

En el DAPRE al efectivo lo componen los siguientes conceptos:

Caja menores

Depósitos en Instituciones Financieras

Recursos Entregados en Administración para cumplir con compromisos de pago a corto

plazo

7.1.2 Cajas Menores

Para la constitución, administración y funcionamiento de las cajas menores, los responsables y

usuarios del DAPRE deberán aplicar las disposiciones del Decreto 1068 de 2015 expedido por el

Ministerio de Hacienda y Crédito Público y lo establecido documento L-GF-02 Lineamiento para el

Manejo de las Cajas Menores publicado en el SIGEPRE.

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Código: M-GF-01

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La constitución de las cajas menores en el DAPRE se efectuará para cada vigencia fiscal mediante la

expedición de un acto administrativo suscrito por el Director de Operaciones.

Los reembolsos se efectuarán mensualmente o cuando se haya consumido más de un setenta por

ciento (70%) del monto asignado a la respectiva caja menor de algunos, o todos, los valores de los

rubros presupuestales afectados siguiendo, como se mencionó anteriormente, los lineamientos

mencionados.

Para las legalizaciones definitivas de las cajas menores, el Jefe del Área Financiera del DAPRE hará

pública la Circular Externa del Cierre de Vigencia, expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito

Público, y el SSIF Nación con los plazos para radicar los soportes de los gastos al Área financiera.

Las cajas menores serán manejadas a través del Módulo de Cajas Menores del Aplicativo SIIF Nación,

razón por la cual el responsable de éste debe tener completo conocimiento acerca de su

funcionamiento y realizar las transacciones en tiempo real.

Los responsables de las cajas menores en el DAPRE deberán adoptar los controles internos que

garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de los arqueos que realice

el Área Financiera y auditorias que realice la Oficina de Control Interno de Gestión de la Entidad.

7.1.3 Depósitos en Instituciones Financieras La administración de los depósitos financieros del DAPRE se ejecutará bajo los parámetros y las

directrices impartidas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

7.1.4 Equivalentes al efectivo El DAPRE incluirá en esta cuenta los recursos entregados en administración a través de convenios

interadministrativos, gerencia integral de proyectos, convenios de asociación, encargos fiduciarios,

entre otros, que estén disponibles para cumplir con compromisos de pago a corto plazo.

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Código: M-GF-01

Versión 02


7.1.5 Efectivo de uso restringido

El DAPRE valida si posee restricciones de carácter legal sobre los fondos de efectivo y equivalentes

al efectivo, para esto el DAPRE debe identificar las partidas que, atendiendo a los respectivos soportes

documentales, contractuales y/o legales, tienen limitaciones para su disponibilidad, y por tanto son

objeto de reclasificación a las subcuentas que conforman este grupo.

En caso de que alguna de las cuentas bancarias del DAPRE sea embargada el Grupo de Pagaduría,

informa de manera inmediata a la Dirección de Operaciones sobre los recursos que son embargados

o que presenten alguna restricción de tipo legal para su uso.

También remite al Grupo Contabilidad comunicación con los soportes del oficio de embargo o

restricción para que realice el registro contable pertinente. Una vez levantada la medida de embargo

o restricción legal informa mediante comunicación al Grupo de Contabilidad con los soportes

pertinentes para que se realicen los registros contables a que haya lugar.

7.1.6 Medición Tanto en el reconocimiento y medición inicial como la medición posterior, el valor asignado para las

cuentas de efectivo y sus equivalentes constituyen el valor nominal del derecho en efectivo,

representado en la moneda funcional, que corresponde al peso colombiano.

7.1.7 Tratamiento de las partidas conciliatorias

Al cierre contable mensual, el Grupo de Contabilidad elaborara las conciliaciones, las partidas

resultantes de comparar los saldos contables de los libros de pagaduría con los saldos de los extractos

bancarios y el libro de contabilidad, Estas serán remitidas al Grupo de Pagaduría, las partidas

conciliatorias identificadas tendrán el siguiente tratamiento:

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Se reconocerá una cuenta por pagar por el valor del efectivo correspondiente a los cheques

girados y no entregados a terceros, que quedan en custodia del DAPRE, que no hayan sido

reclamados pasado un (1) mes de girados.

Para las consignaciones no identificadas o que no corresponden a operaciones propias de la

Entidad, el Grupo de Pagaduría solicitara al Banco correspondiente el soporte de estas con

el fin de registrar si aplica, dichas transacciones.

7.1.8 Revelaciones

El DAPRE revelará la siguiente información:

a) Los componentes del efectivo y equivalentes al efectivo;

b) una conciliación de los saldos del estado de flujos de efectivo con las partidas equivalentes

en el estado de situación financiera; sin embargo, no se requerirá que el DAPRE presente

esta conciliación si el importe del efectivo y equivalentes al efectivo presentado en el estado

de flujos de efectivo es idéntico al importe descrito en el estado de situación financiera;

c) cualquier importe significativo de sus saldos de efectivo y equivalentes al efectivo que no esté

disponible para ser utilizado; y

d) un informe en el cual se desagregue, por un lado, la información correspondiente a cada uno

de los componentes del efectivo y equivalentes al efectivo y, por el otro, la información

correspondiente a recursos de uso restringido en forma comparativa con el periodo anterior,

si aplica.

7.2 CUENTAS POR COBRAR

Se reconocerán como cuentas por cobrar: los derechos adquiridos por el DAPRE, en desarrollo de

sus actividades, de los cuales se espere a futuro la entrada de un flujo financiero fijo o determinable,

a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento financiero. Estas partidas incluirán los

derechos originados en transacciones con y sin contraprestación.

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Código: M-GF-01

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Las operaciones que se derivan en cuentas por cobrar, son:

El Reintegro por parte de las Empresas Prestadoras de Salud y la ARL de las incapacidades

médicas; las licencias de maternidad y las de paternidad, reconocidas por el DAPRE a través

de resolución, de acuerdo con lo estipulado en el Documento L-TH-05 Lineamientos para el

trámite de incapacidades en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República. La diferencia entre el valor pagado al funcionario y el valor a cargo de la EPS de

acuerdo con la liquidación efectuada por el Área de Talento Humano se llevará como un mayor

o menor valor del gasto por incapacidades médicas o como un ingreso según corresponda.

El Área de Talento Humano mantiene una base de datos consolidada por terceros la cual es

conciliada mensualmente con el Grupo de Contabilidad. El Área de Talento Humano verifica

que el valor de las incapacidades pendientes de pago por estas entidades sea igual al valor

reportado por el Grupo de Contabilidad. En caso de existir diferencia entre dichos valores las

identifica y las informa al Área Financiera mediante memorando suscrito por el jefe de Talento

Humano para los ajustes contables respectivos.

El Área de Talento Humano efectúa permanentemente la gestión de cobro con las EPS y ARL

y debe informar a los funcionarios del Área Financiera encargados de registrar los reintegros

en el SIIF Nación, a través de correo electrónico en el que informe: nombre de la entidad,

nombre del (los) funcionario(s), periodo al cual corresponde la incapacidad y valor de la

incapacidad de cada periodo.

Para las incapacidades médicas que se reciban después de la generación de la nómina del

mes de diciembre de cada año, el Área de Talento Humano deberá informar a Contabilidad y

descontar el valor pagado a los funcionarios en el mes de enero del año siguiente, e informara

al Grupo de Pagaduría para este reintegro sea aplicado como una vigencia del año anterior.

Cuando se presenten variaciones en los valores reconocidos en las resoluciones de

incapacidades médicas, estos deben informarse oportunamente y por escrito al Área

Financiera – Grupo de Contabilidad.

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Código: M-GF-01

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El consumo adicional de telefonía celular por los servidores públicos que tienen asignado

teléfono celular de acuerdo con lo establecido en la Resolución 302 de 2003, el Decreto 1598

de 2011 y la Resolución 1623 de 2011.

Los recursos de Acreedores Varios reintegrados a Tesorerías, el Grupo de Pagaduría

constituye ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público los acreedores varios

correspondientes a aquellos saldos que el DAPRE tenga pendientes de pago y que superen

los seis (6) meses de registro contados desde la fecha en que se originó la transacción. La

Pagaduría de manera conjunta con la dependencia responsable del acreedor, realiza todas

las gestiones necesarias para evitar en lo posible constituir estos acreedores varios en el

Ministerio de Hacienda. Efectuada la constitución, continúan realizando las gestiones para

ubicar el acreedor y realizar el pago respectivo mediante la solicitud de recursos al Ministerio

de Hacienda y Crédito Público. Si pasados dos (2) años desde la fecha de la constitución de

los acreedores varios ante el Ministerio, no logra ubicarse al acreedor para el pago, el Grupo

de Pagaduría procede a efectuar la devolución definitiva de los recursos ante la DGCPTN e

informa de manera inmediata a Contabilidad para los registros contables pertinentes.

En relación con los Acreedores Varios sujetos a devolución constituidos desde el año 2009

por Fondo Paz, correspondiente a los pagos no cobrados por concepto de ayudas

humanitarias a las cuales tienen derecho los desmovilizados colectivos (según Decreto 3360

de 2003), y de acuerdo al concepto remitido en OFI11-00028861 de 2011 por la Oficina

Jurídica del DAPRE donde concluyó que estos recursos no prescriben ya que los acuerdos

de paz mantienen vigencia en el tiempo porque son el punto de partida para una persona

desmovilizarse y en virtud de esta condición obtener el beneficio del derecho de pago de la

ayuda humanitaria y apoyados en la respuesta dada según radicado EXT10-99016 –del 02

noviembre de 2010, por la Subdirección de Operaciones de la Dirección General de Crédito

Publico y Tesoro Nacional en la cual comunican que la cuenta por pagar constituida a favor

del DAPRE por concepto de ayuda humanitaria quedará abierta hasta tanto el Órgano ejecutor

(Fondo Paz) no indique lo contrario, por tanto la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a

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Código: M-GF-01

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Devolución permanecerán en el cuerpo del balance hasta que se logre depurar hasta el último

el pago.

Otros cobros que efectúe la entidad que puedan controlar y medirse con fiabilidad.

7.2.1 Medición Inicial

Las cuentas por cobrar se medirán por el valor de la transacción.

7.2.2 Medición Posterior

Con posterioridad al reconocimiento, las cuentas por cobrar se mantendrán por el valor de la

transacción.

7.2.3 Deterioro del Valor de las Cuentas por Cobrar

Las cuentas por cobrar en el DAPRE serán objeto de estimaciones del deterioro cuando exista

evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o, también, por el

desmejoramiento de sus condiciones crediticias.

Una vez, se traslade a la Secretaría Jurídica una cuenta por cobrar y está inicie el cobro coactivo se

entenderá este como un indicio de deterioro y se procederá a su medición, para esto se tendrá en

cuenta:

1. Si se tienen cuentas por cobrar con entidades que entren en proceso de liquidación se deteriorarán en un 100% y se reclasificarán a cuentas de difícil cobro.

2. Para las demás cuentas por cobrar el cálculo del deterioro se realizará teniendo en cuenta las siguientes variables:

Valor Actual = Valor Futuro / (1+i)^n =

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Código: M-GF-01

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Valor futuro: Valor adeudado por la EPS i: Tasa de interés anual (TES en pesos), emitida por el Banco de la República n: fecha estimada de pago de la cuenta por cobrar.

La Secretaria Jurídica deberá informar el plazo en que se espera recuperar las cuentas por cobrar de

difícil recaudo.

Con estas variables se realizara el cálculo, como mínimo una vez al finalizar el cierre contable.

El deterioro corresponderá al exceso del valor en libros de la cuenta por cobrar con respecto al valor

presente de los flujos de efectivo futuros recuperables estimados descontados. Para ese efecto, y

como factor de descuento, se tomará el IPC anual para realizar el cálculo. Por su parte, el Grupo de

Contabilidad registrara el valor del deterioro informado por la Secretaría Jurídica, en forma separada,

como un menor valor de la cuenta por cobrar, afectando el gasto del periodo.

Las cuentas por cobrar de entidades que pertenecen al Presupuesto General de la Nación, no serán

objeto de deterioro puesto que están atadas a trámites presupuestales, salvo que la entidad no haya

realizado las gestiones pertinentes para la asignación en el presupuesto, artículo 5° del Decreto 3361

de 2004 deudas entre entidades estatales.

7.2.4 Baja en Cuentas

En el DAPRE se dejará de reconocer una cuenta por cobrar cuando los derechos expiren; se renuncie

a ellos; o, también, cuando los riesgos y las ventajas inherentes a la cuenta por cobrar se transfieran.

En caso de que se retengan sustancialmente los riesgos y las ventajas inherentes a la propiedad de

las cuentas por cobrar, esta no se dará de baja y se reconocerá su deterioro hasta el valor de la cuenta

por cobrar.

Cuando, como resultado de la revisión del deterioro sea necesario castigar las cuentas por cobrar,

estas deberán ser presentadas al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable para su estudio y

aprobación.

7.2.5 Revelaciones

El DAPRE, continuando con su política de transparencia, revelará:

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Código: M-GF-01

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El valor en libros de las cuentas por cobrar y sus condiciones.

El valor de las pérdidas por deterioro del valor, o su reversión, que se reconocieron en

cada periodo contable, así como el deterioro acumulado.

El análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar que estén en mora y no

deterioradas.

El análisis de las cuentas por cobrar que se hayan determinado individualmente como

deterioradas al final del periodo, incluyendo los factores considerados para su deterioro.

Si se han vendido a la Central de Inversiones S.A. – CISA.

7.3 INVENTARIOS

De acuerdo con la normatividad establecida por la Contaduría General de la Nación, en lo referente

al tema de inventarios, estos se reconocen como los activos recibidos en calidad de donación por

parte de donantes públicos o privados, nacionales o extranjeros, y las obras de infraestructura que se

encuentren en proceso de construcción y/o terminadas; en todo caso, todas estas deben tener la

intención de distribuirse o entregarse de forma gratuita entre la población beneficiaria de los programas

del DAPRE. Igualmente, se reconocen como inventarios los bienes adquiridos para ser consumidos

en la prestación de servicios de algún tipo y que beneficien a la comunidad.

De acuerdo con la naturaleza y misión del DAPRE las operaciones que la Entidad registrará como

inventario son las siguientes:

Construcciones que esté fomentando el DAPRE para ser distribuidas en forma gratuita para

el beneficios de terceros (municipios, departamentos, etc.); así las cosas, los datos financieros

producto de esta actividad se contabilizarán en la Cuenta 1505.

Todos los bienes adquiridos por el DAPRE para ser distribuidos en forma gratuita o a precios

de no mercado a población beneficiaria o a entidades Públicas

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7.3.1 Medición Inicial

Los inventarios del DAPRE se medirán por el costo de adquisición o construcción. Si la Entidad presta

servicios, los inventarios necesarios para la prestación de estos se medirán por los costos en los que

se haya incurrido y que estén asociados con la prestación del servicio.

El costo de adquisición de los inventarios incluirá el precio de compra; los aranceles y otros impuestos

no recuperables; el transporte y otras erogaciones necesarias para colocar los inventarios en

condiciones de uso.

7.3.2 Técnicas de Medición Las técnicas para la medición del costo de los inventarios tales como el método del costos estándar

o, también, el método de los minoristas se podrán utilizar siempre que el resultado de aplicarlos se

aproxime al costo del mismo.

7.3.3 Medición Posterior Con posterioridad al reconocimiento inicial, los inventarios que se mantengan para ser distribuidos en

forma gratuita, o a precios de no mercado, así como los que se tengan para consumir en la producción

de bienes o prestación de servicios que van a ser distribuidos en forma gratuita o a precios de no

mercado, se medirán al menor valor entre el costo y el costo de reposición.

El valor neto de realización y el costo de reposición se determinaran conforme a lo definido en el marco

conceptual para estas bases de medición.

Si el valor neto de realización o el costo de reposición, según corresponda es inferior al costo del

inventario, la diferencia corresponderá al deterior de este inventario. El reconocimiento inicial del

deterioro del inventario, así como cualquier aumento de este, afectará el gasto en el resultado del

periodo.

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Código: M-GF-01

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7.3.4 Reconocimiento en el Resultado Los inventarios que se distribuyan gratuitamente, se reconocerán como gasto en el resultado del

periodo, cuando se distribuya el bien.

7.3.5 Baja en Cuentas Las normas, sustracciones o vencimiento de los inventarios del DAPRE implicarán el retiro de estos y

su reconocimiento como gastos en el resultado del periodo.

7.3.6 Revelaciones El DAPRE revelará los principales conceptos que hacen parte del costo de adquisición o construcción

y, además, las erogaciones significativas necesarias para colocar los inventarios en condiciones de

uso o transferencia, también revelará:

El valor de los materiales y suministros y mercancías en tránsito y en poder de terceros.

Las pérdidas por deterioro del valor de los inventarios reconocidas y revertidas.

Las circunstancias que hayan originado la reversión del deterioro.

El valor de los inventarios que se lleven al menor valor entre el costo y el valor de

reposición.

El valor de los inventarios recibidos y distribuidos en forma gratuita o a precios de no

mercado.

7.4 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

El Departamento reconocerá como propiedades, planta y equipos:

Los activos tangibles empleados para la prestación de servicios y para propósitos

administrativos.

Los bienes inmuebles con uso futuro indeterminado.

Los bienes históricos y culturales, de uso administrativo, que cumplan con la definición de

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Código: M-GF-01

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propiedades, planta y equipo.

Los terrenos sobre los que se construyan las propiedades, planta y equipo se reconocerán

por separado.

Los bienes de uso permanente sin contraprestación.

Todos los bienes clasificados como propiedad, planta y equipo, adquiridos por el Departamento,

deberán ser ingresados al Almacén y registrados en la cuenta 1635 “Bienes muebles en bodega”

mientras son puestos en servicio, caso en el cual se deberá realizar la salida del Almacén

correspondiente debitando la Cuenta del Grupo 16 respectiva y acreditando la Cuenta 1635.

La contabilización se efectúa basada en la escritura pública, acto administrativo debidamente

registrado en la Oficina de Registro e Instrumentos Públicos de la jurisdicción respectiva, contrato de

comodato o, también, cualquier otra modalidad de entrega, siempre y cuando el DAPRE tenga los

bienes en uso.

El control, manejo custodia de la propiedad, planta y equipo es responsabilidad del Área

Administrativa; lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el Manual para el Manejo y Control

Administrativo de los Bienes de Propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República - M-GA-03.

Los bienes de consumo se registran al gasto y no pasan por la cuenta de Almacén; así las cosas, en

los Estados Financieros del DAPRE las compras de bienes, clasificadas como consumo y consumo

controlado, se llevaran directamente al gasto. Lo anterior con independencia de los controles

administrativos establecidos por el DAPRE en el Manual para el Manejo y Control Administrativo de

los Bienes de Propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

7.4.1 Medición Inicial Las propiedades, planta y equipo se medirán por el costo el cual comprende, entre otros, lo siguiente:

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Código: M-GF-01

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El precio de adquisición.

Los aranceles de importación.

Los impuestos directos e indirectos que recaigan sobre la adquisición del bien.

Los costos de preparación del lugar para su ubicación física.

Los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte posterior.

Los costos de instalación y montaje.

Los costos de comprobación del adecuado funcionamiento del activo.

Los honorarios profesionales.

Los costos de puesta en marcha.

Los costos de desmantelamiento, retiro o rehabilitación del lugar sobre el que se asiente el

elemento de propiedad planta y equipo; lo anterior se medirá por el valor presente de los

costos estimados en los que incurrirá el DAPRE para llevar a cabo el desmantelamiento y

retiro del elemento al final de su vida útil o la rehabilitación del lugar.

Los costos de financiación asociados con la adquisición o construcción de una propiedad,

planta o equipo que, cumpla con los requisitos establecidos para calificarse como un activo

apto.

Los demás costos atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y condiciones necesarias

para que pueda operar de la forma prevista por la Administración del DAPRE.

Los bienes recibidos sin contraprestación se medirán por el valor indicado por el propietario

de los bienes de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación M-BS-01.

Cuando se reciban donaciones la medición se realizará de acuerdo con lo establecido en el

Manual para el Manejo y Control Administrativo de los bienes de Propiedad del Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República M-GA-03.

Se deducirá del costo de adquisición cualquier descuento o rebaja del precio y esto,

naturalmente, afectará la base de depreciación.

7.4.2 Medición Posterior

El DAPRE, anualmente, revisará el valor del deterioro de sus bienes y de ser necesario actualizará el

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Código: M-GF-01

Versión 02


valor en los libros.

7.4.3 Adiciones y Mejoras

Estas son erogaciones en que incurre la entidad contable pública para aumentar su vida útil, ampliar

su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos o servicios, o

permitir una reducción significativa de los costos. Las adiciones y mejoras efectuadas a una propiedad,

planta y equipo se reconocerán como mayor valor de esta y, en consecuencia, afectarán el cálculo

futuro de la depreciación.

7.4.4 Reparaciones y Mantenimiento

Las reparaciones son las erogaciones en las que incurrirá el DAPRE con el fin de recuperar la

capacidad normal de uso del activo. El mantenimiento, por su parte, corresponderá a las erogaciones

en que incurrirá el DAPRE a fin de conservar la capacidad normal de uso del activo. Las reparaciones

y el mantenimiento de la propiedad, planta y equipo se reconocerán como gasto en el resultado del

periodo contable de la Entidad.

7.4.5 Bienes De Arte y Cultura

Algunos de los bienes históricos y culturales del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República, cuentan con el acto administrativo que lo declara como tal, a los que se les atribuye, entre

otros, valores colectivos, históricos, estéticos y simbólicos, y que, por tanto, la colectividad los

reconoce como parte de su memoria e identidad, de acuerdo con su uso, estos bienes se registran

como propiedad planta y equipo, lo anterior teniendo en cuenta con el concepto Nro. 20162000026061

expedido por la Contaduría General de la Nación

La Hacienda Hato Grande y la Sede de la Vicepresidencia de la República a pesar de haber sido

declaradas como Bien de Interés Cultural – BIC y algunas de las obras de arte se registraran en la

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Código: M-GF-01

Versión 02


cuenta de propiedad planta y equipo, por tanto serán objeto de depreciación.

Las restauraciones periódicas de un bien histórico y cultural se reconocerán como mayor valor de

este. Por su parte, el mantenimiento y la conservación de los bienes históricos y culturales se

reconocerán como gasto en el resultado del periodo.

7.4.6 Depreciación

La depreciación es la distribución sistemática del valor depreciable del activo a lo largo de su vida útil

en función del consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio.

El método que aplicará el DAPRE para depreciar los bienes será el de línea recta; para este fin la vida

útil empleada será la establecida en el documento M-GA-03 Manual para el manejo y control

administrativo de los bienes de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República. Esta se medirá por grupos homogéneos que correspondan a elementos similares y que

presten servicios de naturaleza similar al DAPRE. La depreciación no cesará cuando el activo no esté

en uso.

La depreciación de un activo cesará cuando se produzca la baja en cuentas o cuando el valor residual

del activo supere su valor en libros.

El cargo por depreciación de un periodo se reconocerá como gasto en el resultado de este.

Las áreas técnicas revisaran la vida útil y el método de depreciación de los bienes, al término del mes

de octubre de cada año y si existe un cambio significativo en estas variables, deberá informar al Grupo

de Recursos Físicos, de ser necesario podrá fijarse una vida útil diferente y revelar tal situación en

las Notas a los Estados Financieros. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una

estimación contable.

7.4.7 Deterioro de la Propiedad Planta y Equipo

El DAPRE manejara el deterioro de los bienes de acuerdo con lo establecido en el M-GA-03. Los

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Código: M-GF-01

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cambios que surjan de esta revisión se contabilizarán como un gasto en una estimación contable, El

Grupo de Recursos físicos deberá informar esta situación al Grupo de Contabilidad, con el fin de hacer

el oportuno registro de los mismos.

7.5 OTROS ACTIVOS

Dentro de este grupo se clasifican los bienes y servicios pagados por anticipado, anticipos entregados,

recursos entregados en administración, activos intangibles, los cuales se difieren bajo los siguientes

parámetros:

Seguros se difieren durante el tiempo de vigencia de las pólizas.

Las suscripciones y afiliaciones se difieren por el tiempo de duración de las mismas.

Los anticipos por convenios, acuerdos, adquisición de bienes y servicios se amortizan de

acuerdo con lo estipulado en los contratos. Los supervisores deberán informar la legalización

de estos recursos en las certificaciones de recibo a satisfacción, en el formato F-BS-33

El pago de las matrículas de los funcionarios a las instituciones educativas, realizados por El

Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior – ICETEX con

cargo a los recursos del convenio suscrito para tal fin, previa aprobación del Comité de

Créditos Educativos del DAPRE; durante el periodo en el cual se cumplan las condiciones

establecidas en el reglamento operativo del fondo para condonar dichos créditos, lo anterior

de acuerdo con lo establecido en el Concepto N° 20172000000201 expedido por la

Contaduría General de la Nación.

En relación con los recursos entregados en administración estos se disminuyen con la

legalización reportada por los supervisores de los contratos o convenios en el formato F-GF-

22 Relación Órdenes de Desembolso.

7.6 ACTIVOS INTANGIBLES

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, reconocerá como activos

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Código: M-GF-01

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intangibles, los recursos identificables, de carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los

cuales tiene el control, espera obtener beneficios económicos futuros o potencial de servicio, y puede

realizar mediciones fiables. Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso

de las actividades de la entidad y se espera usarlos durante más de un año.

Un activo intangible es identificable cuando es susceptible de separarse de la entidad y, en

consecuencia, venderse, transferirse, entregarse en explotación, arrendarse o intercambiarse, ya sea

individualmente, o junto con otros activos identificables o pasivos con los que guarde relación,

independientemente de que la entidad tenga o no la intención de llevar a cabo la separación.

Un activo intangible también es identificable cuando surge de acuerdos vinculantes incluyendo

derechos contractuales u otros derechos legales

El DAPRE controla un activo intangible cuando puede obtener los beneficios económicos futuros o el

potencial de servicio de los recursos derivados de este y puede restringir el acceso de terceras

personas a tales beneficios o a dicho potencial de servicio.

Un activo intangible produce beneficios económicos futuros o potencial de servicio cuando a) puede

generar ingresos procedentes de la venta de bienes o servicios en los cuales se usa el activo

intangible, b) puede generar rendimientos diferentes de los derivados del uso del activo por parte de

la entidad, c) le permite, a la entidad, disminuir sus costos o gastos de producción o de prestación de

servicios, o d) le permite, a la entidad, mejorar la prestación de los servicios.

Cuando un activo esté conformado por elementos tangibles e intangibles, el DAPRE determinará cuál

de los dos elementos tiene un peso más significativo con respecto al valor total del activo, con el fin

de tratarlo como propiedades, planta y equipo o como activo intangible, según corresponda.

Las adiciones y mejoras efectuadas a un activo intangible se reconocerán como mayor valor de este

y, en consecuencia, afectarán el cálculo futuro de la amortización.

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El costo de un activo intangible que se adquiere en forma separada estará conformado por el precio

de adquisición, los aranceles de importación e impuestos no recuperables que recaigan sobre la

adquisición y cualquier costo directamente atribuible a la preparación del activo para su uso previsto.

Cualquier descuento o rebaja del precio se reconocerá como un menor valor del activo intangible y

afectará la base de amortización.

7.6.1 Activos intangibles generados internamente: Los desembolsos que se realicen en la fase de investigación se separarán de aquellos que se realicen

en la fase de desarrollo. Los primeros se reconocerán como gastos en el resultado del periodo en el

momento en que se produzcan y los segundos formarán parte de los componentes del costo de los

activos intangibles desarrollados internamente siempre y cuando cumplan con los criterios de

reconocimiento para la fase de desarrollo. Si no es posible separar los desembolsos en las fases de

investigación y desarrollo, estos se tratarán como si se hubieran realizado en la fase de investigación.

El costo de un activo intangible que surja en la fase de desarrollo estará conformado por todos los

desembolsos realizados que sean directamente atribuibles y necesarios en la creación, producción y

preparación del activo para que pueda operar de la forma prevista por el DAPRE.

La contabilización de las licencias y del software adquirido o desarrollado por el DAPRE, se realizará

de acuerdo con la información suministrada por el Área de Tecnología y Sistemas de la Información

en el formato F-BS-33, Certificación de Ejecución de Contrato para Proveedores, teniendo en cuenta

sus características técnicas, funcionales, de operación, tiempo de uso, entre otras, igualmente se

informara si el servicio corresponde a un mantenimiento o actualización. De acuerdo con los

lineamientos de la Contaduría General de la Nación, el tiempo de uso, duración o vigencia estimada

del software y las licencias es un factor determinante para su clasificación y registro; estableciendo

que cuando la duración o vida útil del software es inferior a un año se registra como un gasto y para

el caso en que su vigencia sea superior a un año se debe registrar como un activo intangible y se

amortiza durante el periodo de uso

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Código: M-GF-01

Versión 02


7.6.2 AMORTIZACIÓN La vida útil empleada para amortizar el software y las licencias que adquiera el DAPRE será la definida

por el Área de Tecnología y Sistemas de la Información, en concepto técnico en función del tiempo

durante el cual se espera utilizarlo, esta información será entregada al Grupo de Contabilidad cuando

se adquiera el software o las licencias en el formato F-BS-33.

La amortización de estos bienes se manejara de acuerdo con lo establecido en M-GA-03 y es

responsabilidad del Área de Tecnología y Sistemas de la Información.

8. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LOS PASIVOS

8.1 CUENTAS POR PAGAR

Representan el valor de las obligaciones autorizadas por vía general, contraídas por la Entidad por

concepto de adquisición de bienes o servicios de proveedores nacionales e internacionales.

Se reconocerán como cuentas por pagar las obligaciones adquiridas por el DAPRE, con terceros,

originadas en el desarrollo de sus actividades.

Las cuentas por pagar se clasificarán en la categoría de costo.

8.1.1 Medición inicial Las cuentas por pagar se medirán por el valor de la transacción.

8.1.2 Baja en cuentas Se dejará de reconocer una cuenta por pagar cuando se extingan las obligaciones que la originaron,

esto es, cuando la obligación se pague, expire, el acreedor renuncie a ella o se transfiera a un tercero.

8.1.3 Revelaciones El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, revelarán información relativa al

valor en libros y a las condiciones de la cuenta por pagar, tales como: plazo, tasa de interés si las

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Código: M-GF-01

Versión 02


hay, vencimiento y restricciones que estas le impongan al DAPRE, en caso de existir.

Así mismo, revelará el valor de las cuentas por pagar que se hayan dado de baja por causas distintas

a su pago, previa presentación y aprobación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

La Entidad realiza sus pagos con abono en cuenta a beneficiario final mediante giro directo a través

del aplicativo SIIF Nación, a excepción de los compromisos y pagos para los cuales no aplica el pago

a beneficiario final, de acuerdo con lo establecido en la Circular Nro. 2 de 2016, expedida por el SIIF

Nación.

8.2 BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS

De acuerdo con la normatividad establecida por la Contaduría General de la Nación, los beneficios a

los empleados comprenden todas las retribuciones que la Entidad, proporciona a sus trabajadores a

cambio de sus servicios, incluyendo, cuando haya lugar, beneficios por terminación del vínculo laboral

o contractual. Estos beneficios abarcan tanto los suministrados directamente a los empleados, como

los que se proporcionan a sus sobrevivientes, beneficiarios y/o sustitutos, según lo establecido en la

normatividad vigente, en los acuerdos contractuales o las obligaciones implícitas que dan origen al

beneficio.

Las retribuciones suministradas a los empleados podrán originarse por lo siguiente:

a) acuerdos formales, legalmente exigibles, celebrados entre la entidad y sus empleados.

b) requerimientos legales en virtud de los cuales la entidad se obliga a efectuar aportes o asumir

obligaciones; o

c) obligaciones implícitas asumidas por la entidad, de manera excepcional, producto de acuerdos

formales que aunque no son exigibles legalmente, crean una expectativa valida de que la entidad está

dispuesta a asumir ciertas responsabilidades frete a terceros.

8.2.1 Beneficios a los empleados a corto plazo Se reconocerán como beneficios a los empleados a corto plazo, aquellos otorgados a los empleados

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Código: M-GF-01

Versión 02


que hayan prestado sus servicios a la entidad durante el periodo contable y cuya obligación de pago

venza dentro de los 12 meses siguientes al cierre de dicho periodo.

Los beneficios a los empleados establecidos en el DAPRE son a corto plazo

De acuerdo con las normas vigentes, los beneficios a los empleados a corto plazo que no se paguen

mensualmente se reconocerán en cada mes por el valor de la alícuota correspondiente al porcentaje

del servicio prestado durante el mes. Esto implica que con independencia del disfrute o del momento

del pago, cada concepto debe causarse como pasivo y gasto en la medida que el empleado lo va

devengando.

El Área de Talento Humano informará al Área Financiera el valor de la alícuota correspondiente al

porcentaje del servicio prestado durante el mes como se establece en el procedimiento P-TH-02

Liquidación de Nómina y Prestación Social de los funcionarios y exfuncionarios.

El Área de Talento Humano garantizará que las cifras reportadas por ellos al Grupo de Contabilidad

se ajusten a los valores que efectivamente deban cancelarse a los empleados.

8.2.2 Beneficios a empleados por terminación del vínculo laboral

Son las obligaciones a cargo de la entidad por la terminación anticipada del vínculo laboral o que

correspondan a un plan de retiro con aceptación por parte del trabajador. El DAPRE no tiene beneficios

a empleados por terminación del vínculo laboral, por lo que en ningún caso se debe afectar esta

cuenta. Salvo que en algún momento se implementé una reestructuración que implique desvinculación

de personal e indemnizaciones.

8.2.3 Medición Inicial El pasivo por beneficios a los empleados a corto plazo se medirá por el valor de la obligación derivada

de los beneficios definidos al final del periodo contable, después de deducir cualquier pago anticipado

si lo hubiera.

8.2.4 Otros Beneficios a los Empleados:

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Código: M-GF-01

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Los bienes y servicios que recibe la Entidad de la Caja de Compensación Familiar no cumplen con la

definición de ingreso, porque no incrementan el patrimonio del DAPRE al estar destinados al bienestar

de los funcionarios y sus familias. Por lo anterior, no son objeto de reconocimiento.

Compensatorios: los días de descanso compensatorio que se confieran a los empleados públicos

cuándo su trabajo extra o suplementario supera los límites establecidos en el literal d) del artículo 36

del Decreto No. 1042 de 1978 y en el artículo 20 del Decreto No. 218 de 2016, se reconocerán

contablemente a razón de un día hábil por cada ocho horas extras de trabajo y por lo tanto su medición

monetaria dependerá del valor de la hora ordinaria. No obstante, el DAPRE debe considerar los

siguientes aspectos al momento de su reconocimiento:

a. Si el disfrute de los días de descanso compensatorio se aplaza para periodos futuros al no

hacer uso de los mismos en el periodo corriente, se reconocerá el pasivo por el valor de las

horas ordinarias de los días de descanso compensatorio que se le adeuden al empleado,

incluso si este no tiene derecho a una compensación en efectivo por los días no disfrutados

al momento de abandonar la entidad, en cuyo caso sólo afectará la medición de la obligación.

b. Si el disfrute de los días de descanso compensatorio no puede ser aplazado para periodo

futuros y en consecuencia caducan si no son utilizados en el periodo corriente;

adicionalmente, los empleados no tienen derecho a recibir una compensación en

efectivo por los días no disfrutados al momento de abandonar la Entidad, el pasivo y el gasto

solo se reconocerá cuando el empleado haga uso del día de descanso compensatorio.

c. Aunque legalmente se entienda que la remuneración por el día de descanso compensatorio

se encuentra incluida en la asignación mensual, su reconocimiento debe efectuarse de

manera separada al sueldo del mes, pues durante el día de descanso compensatorio el

empleado no espera prestar sus servicios a la Entidad, razón por la cual las obligaciones

señaladas anteriormente en los literales a) y b) deben ser reconocidas de forma coherente

con la esencia económica que las originó, debitando la subcuenta 510890 – otros gastos de

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personal diversos de la cuenta 5108 –Gastos de personal diversos y acreditando la

subcuenta 251190 – Otros beneficios a los empleados a corto plazo de la cuenta 2511-

BENEFICIOS

8.2.5 Comisiones de Servicio Interinstitucional

Los servicios prestados por el personal que labora en el DAPRE a través de Comisiones de

Servicio Interinstitucional, considerando que los pagos salariales son efectuados por la

entidad de donde proviene el personal, se reconocerán como ingresos y gastos

simultáneamente, siempre que puedan medirse con fiabilidad, debitando la subcuenta

correspondiente de la cuenta 5101- SUELDOS Y SALARIOS, y acreditando la cuenta 442890

– Otras transferencias, de la cuenta 4428 - OTRAS TRANSFERENCIAS.

8.3 PROVISIONES

Se reconocerán como provisiones, los pasivos a cargo tanto del DAPRE, que estén sujetos a

condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.

Son objeto de reconocimiento como provisiones, los litigios y demandas en contra del DAPRE o su

Fondo Cuenta, los cuales se provisionaran de acuerdo con lo establecido en el Manual de Trámite

Administrativo para Conciliaciones Prejudiciales y Procesos Judiciales – M-GJ-01 y el Procedimiento

para la Atención de Procesos y Acciones Judiciales P-GJ-02.

El DAPRE reconocerán una provisión cuando se cumplan todas y cada una de las siguientes

condiciones: a) tiene una obligación presente, ya sea legal o implícita, como resultado de un suceso

pasado; b) probablemente, debe desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos o

potencial de servicio para cancelar la obligación y c) puede hacerse una estimación fiable del valor de

la obligación.

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Código: M-GF-01

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9. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LOS INGRESOS

9.1 TRANSFERENCIAS Y SUBVENCIONES

El tratamiento contable para los recursos no reembolsables que provienen de cooperación

internacional en cumplimiento de los convenios, acuerdos, memorandos de entendimiento, notas

verbales, entre otros, que no se incorporan al Presupuesto General de la Nación y son ejecutados por

el cooperante o por una organización que éste determine, aunque no los recibe directamente el

DAPRE serán registrados en el momento en el cual se efectúa el giro por el valor del efectivo; siempre

y cuando estos recursos no sean ejecutados por otra entidad pública que tenga la obligación de

contabilizarlos.

La ejecución de estos convenios de cooperación debe ser reportada mensualmente al Grupo de

Contabilidad en el Formato F-GF-22 Relación Órdenes de Desembolso, de acuerdo con lo dispuesto

en el P-DE-11 Procedimiento para la Gestión de Recursos de Cooperación Internacional.

9.2 OTROS INGRESOS

En este grupo de registraran entre otros los rendimientos financieros, el ajuste por diferencial cambiario

y los ingresos diversos dentro de los cuales el DAPRE, maneja los siguientes conceptos:

Fotocopias

Venta de material reciclable.

Subasta de los bienes dado de baja

Indemnización compañías de seguros

Los recursos correspondientes a las fotocopias y venta de material reciclable son facturados por el

DAPRE, en la factura se desagrega el valor del IVA y el pago es de contado y se debe consignar

directamente por el interesado en las cuentas del DAPRE. Mensualmente el Grupo de Pagaduría

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Código: M-GF-01

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consigna el valor correspondiente al ingreso a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro

Nacional y el valor correspondiente al IVA a la DIAN.

Los ingresos que no generan IVA son consignados directamente en las cuentas Dirección General de

Crédito Público y del Tesoro Nacional

10. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LAS CUENTAS DE ORDEN

10.1 ACTIVOS CONTINGENTES

La Secretaria Jurídica debe informar mensualmente al Área Financiera – Grupo de Contabilidad sobre

las nuevas demandas y conciliaciones interpuesta por el DAPRE, diligenciando los formatos F-GJ-04

Nuevas Demandas y Conciliaciones interpuestas por la Presidencia de la República, F-GJ-06 Fallos

por procesos interpuestos por la Presidencia de la República, lo anterior de acuerdo con lo establecido

en el M-GJ-01 Manual de Trámite Administrativo para Conciliaciones Prejudiciales y Procesos

Judiciales.

10.2 DEUDORAS DE CONTROL

La Oficina de Control Interno Disciplinario tiene una base de datos consolidada por terceros y por

número de proceso la cual es conciliada mensualmente con el Grupo de Contabilidad. La Oficina de

Control Interno Disciplinario verifica que los procesos registrados en dicha base sean iguales a los

reportados por Contabilidad, en caso de existir diferencia las identifica y las informa mediante

memorando suscrito por el jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario para los ajustes contables

respectivos.

Igualmente debe remitir a Contabilidad copia de los autos definitivos para su registro.

10.3 PASIVOS CONTINGENTES

EL DAPRE reconocerá las demandas y conciliaciones de acuerdo con lo definido en el procedimiento

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Código: M-GF-01

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P-GJ-02 atención a procesos y acciones judiciales.

La Secretaria Jurídica debe informar mensualmente al Área Financiera – Grupo de Contabilidad sobre

las nuevas demandas y conciliaciones en contra del DAPRE, diligenciando los formatos F-GJ-02

Nuevas demandas en contra de la Presidencia de la República, F-GJ-03 Nuevas conciliaciones en

contra de la Presidencia de la República, e informar los fallos a favor y en contra de la Entidad

diligenciando los Formatos F-GJ-05 Fallos por procesos en contra de la Presidencia de la República,

y F-GJ-13 Depuración de Conciliaciones Prejudiciales.

El nivel de riesgo de los procesos y conciliaciones se mide de acuerdo con la metodología adoptada

por el DAPRE en el Manual de Trámite Administrativo para Conciliaciones Prejudiciales y Procesos

Judiciales - M-GJ-01.

11. CONCILIACIÓN DE LOS SALDOS DE OPERACIONES RECÍPROCAS

La conciliación de las operaciones reciprocas se realiza en forma permanente y como mínimo

trimestralmente para lo cual, los funcionarios del Grupo de Contabilidad remiten a los responsables en

las otras entidades, correos electrónicos con la información de los desembolsos realizados y las

cuentas contables en las que el DAPRE efectuó el registro contable.

La conciliación de las operaciones reciprocas quedan evidenciada con los documentos recibidos de

acuerdo con las gestiones realizadas con las diferentes entidades, los cuales se constituyen en el

soporte para la realización de ajustes, reclasificaciones, correcciones y/o modificaciones contables,

cuando haya lugar, estas se efectúan máximo dentro del mes siguiente al recibo de la información

El Grupo de Contabilidad envía trimestralmente la circularización con el reporte de operaciones

reciprocas provisional generado por el SIIF Nación, con por lo menos tres (3) días de anterioridad al

cierre contable, informando a las entidades públicas los saldos con dichas entidades del orden

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Código: M-GF-01

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nacional y territorial. Posteriormente, una vez realizado el cierre contable trimestral, el DAPRE publica

la información de saldos recíprocos en la página web.

12. MARCO LEGAL

En el marco de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera, la

Contaduría General de la Nación realizó una adopción indirecta de las Normas Internacionales de

Contabilidad del Sector Público – NICSP emitidas por la Federación Internacional de Contadores –

IFAC (por sus siglas en inglés), a través del Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad para

el Sector Público – IPSASB (por sus siglas en inglés), para las entidades de gobierno con el propósito

de avanzar, en materia de rendición de cuentas, transparencia y comparabilidad, fijando criterios

comunes y uniformes a escala nacional.

Teniendo en cuenta lo anterior, el DAPRE, como Entidad de Gobierno, deberá cumplir con la siguiente

normatividad:

a) Normas de aplicación contable:

NORMA NÚMERO Y FECHA DE

EXPEDICIÓN IDENTIFICACIÓN

Ley 1314 del 13 de julio de

2009

Regulación de los principios y normas de contabilidad e

información financiera y de aseguramiento de información

aceptados en Colombia.

Ley 1450 del 16 de junio de

2011

En desarrollo de los principios de transparencia, eficiencia,

eficacia, participación, publicidad, seguridad jurídica e igualdad, el

Gobierno Nacional establecerá un sistema de coordinación

institucional que persiga el logro de los objetivos de la Ley 1314

de 2009 con el fin de expedir normas contables, de información

financiera y de aseguramiento de la información que conformen un

sistema único y homogéneo de alta calidad dirigido hacia la

convergencia con estándares internacionales de aceptación

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Código: M-GF-01

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mundial.

Resolución 533 del 8 de octubre de

2015

Incorpora, al Régimen de Contabilidad Pública, el Marco

Conceptual para la Preparación y Presentación de información

financiera; las normas para el reconocimiento medición, revelación

y presentación de los hechos económicos; los procedimientos

contables; las guías de aplicación; el catálogo general de cuentas

y la doctrina contable.

Resolución 620 del 26 de noviembre

de 2015

Incorporación del Catálogo General de Cuentas al Marco

Normativo para entidades de gobierno.

Resolución 628 del 26 de noviembre

de 2015

Por la cual se incorpora el Régimen de Contabilidad Pública,

referente teórico y metodológico de la regulación contable pública,

el cual define el alcance del Régimen de Contabilidad Pública y

sirve de base para desarrollar este instrumento de normalización

y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares

internacionales de información financiera.

Resolución 015 de enero 24 de

2016

Resolución 113 del 01 de abril de

2016

Incorporación de la norma de impuesto a las ganancias para

entidades de gobierno.

Resolución 192 y 193 del 5 de mayo

de 2016

Incorporación de los procedimientos transversales del Régimen de

Contabilidad Pública y el procedimiento para la evaluación del

control interno contable.

Resolución 468 del 19 de agosto de

2016

Modificaciones al catálogo de cuentas de las entidades de

gobierno.

Resolución 693 del 6 de diciembre Por la cual se modifica el cronograma de aplicación del Marco

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Código: M-GF-01

Versión 02




de 2016 Normativo para Entidades de Gobierno, incorporado al Régimen

de Contabilidad Pública mediante la Resolución 533 de 2015, y la

regulación emitida en concordancia con el cronograma de

aplicación de dicho Marco Normativo.

Resolución 706 del 16 de diciembre

de 2016

Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y

los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación

Resolución 043 del 15 de marzo de

2017

Por la cual se modifica la Resolución 706 del 16 de diciembre de

2016

Resolución 097 del 15 de marzo de

2017

Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen

de Contabilidad Pública adoptado mediante la Resolución 356 del

5 de septiembre de 2007 y la Resolución 706 del 16 de diciembre

de 2016.

Resolución 116 del 6 de abril de

2017

Por la cual se incorpora, al Marco Normativo para Entidades

Gobierno, el procedimiento contable para el registro de los

procesos judiciales, arbitrajes, conciliaciones extrajudiciales y

embargos sobre cuentas bancarias y, también, se modifica el

Catálogo General de Cuentas de dicho Marco Normativo.

Resolución 182 del 19 de mayo de

2017

Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del

Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la

preparación y publicación de los informes financieros y contables

mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral

36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Resolución 239 de Junio 23 de 2017

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Código: M-GF-01

Versión 02




Resolución 484 de Octubre 17 de

2017

Por la cual se modifican las normas para el reconocimiento,

medición, revelación y presentación de los hechos económicos del

Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

Resolución 598 del 4 de diciembre

de 2017

Por la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco

Normativo para Entidades de Gobierno.

Resolución 037 de febrero 5 de

2018

Por medio de la cual se fijan los parámetros para el envío de

información a la UAE Contaduría General de la Nación relacionada

con el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME

Resolución 113 de abril 6 de 2018

Por la cual se prorroga el plazo indicado en la Resolución Nro. 706

de diciembre 16 de 2016 (modificada por la Resolución No. 043 de

febrero 8 de 2017 y 097 de marzo 15 de 2017), para el reporte de

la información financiera, económica, social y ambiental a través

del Sistema Consolidador de Hacienda de Información Pública –

CHIP, correspondiente al periodo enero – marzo de 2018.

Instructivo No 002 de

Instrucciones para la transición al Marco normativo para entidades

de Gobierno.

Instructivo

Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable

2017-2018, el reporte de información a la Contaduría General de

la Nación y otros asuntos del proceso contable.

b) Normas de aplicación general:



Ley 489 de 1998

Por la cual se dictan normas sobre la organización y

funcionamiento de las entidades del orden nacional; se expiden

las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio

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Código: M-GF-01

Versión 02


13. REQUISITOS TÉCNICOS

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO- 9001, Sistema de Gestión de la Calidad

Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF

Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público – NICSP

de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del

artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras

disposiciones.

Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario.

Ley 152 de 1994 Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.

Ley 594 de julio 14 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se

dictan otras disposiciones.

Ley 42 de enero 26 de 1993 Sobre la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero y

de los organismos que lo ejercen.

Decreto Ley 111 de enero 15 de 1996

Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989; la Ley 179 de 1994 y

la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del

Presupuesto.

Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del

Sector de Función Pública.

Decreto 897 de 2017 Por el cual se cambia el nombre y objeto de la ACR.

Ley 55 de 1990 Por la cual se Organiza el Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República.

Decreto 672 de 26 de abril de

2017

Por el cual se modifica la estructura del Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República.

Resolución 0757 del 10 de octubre

de 2017 Por la cual se delegan unas funciones

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125#189.16

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=14811#0



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Código: M-GF-01

Versión 02


14. DOCUMENTOS ASOCIADOS

F-GJ-02 Nuevas demandas en contra de la Presidencia de la República

F-GJ-03 Nuevas conciliaciones en contra de la Presidencia de la República

F-GJ-04 Nuevas Demandas y Conciliaciones interpuestas por la Presidencia de la República

F-GJ-05 Fallos por procesos en contra de la Presidencia de la República

F-GJ-06 Fallos por procesos interpuestos por la Presidencia de la República,

F-GJ-13 Depuración de Conciliaciones Prejudiciales.

F-BS-33, Certificación de Ejecución de Contrato para Proveedores

F-GF-22 Relación Órdenes de Desembolso.

L-TH-05 Lineamientos para el trámite de incapacidades

L-GF-02 Lineamiento para el Manejo de las Cajas Menores

M-GA-03 Manual para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad del

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

M-GJ-01 Manual de Trámite Administrativo para Conciliaciones Prejudiciales y Procesos

Judiciales.

P-GJ-02 Atención de Procesos y Acciones Judiciales

P-TH-02 Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales de Funcionarios y Exfuncionarios

15. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Área Financiera

Bogotá D.C., Junio de 2018 -...

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