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LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES EN EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA Bogotá D.C. Julio de 2017
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LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES EN EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
Bogotá D.C. Julio de 2017
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LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE
LAS HISTORIAS LABORALES EN EL DAPRE
Código: L-GD-02
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Proceso asociado: Gestión Documental
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO --------------------------------------------------------------------------------------------- 3
2. ALCANCE ---------------------------------------------------------------------------------------------- 3
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------ 3
4. ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES EN EL DAPRE ------------------------------- 5
4.1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL --------------------------------------------------------------------- 5
4.2. ORDENACIÓN ----------------------------------------------------------------------------------------- 6
4.3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL ---------------------------------------------------------------------- 9
4.4. UBICACIÓN FÍSICA DE LAS HISTORIAS LABORALES -------------------------------------------- 10
5. CONSULTA Y COPIA DE DOCUMENTOS DE LAS HISTORIAS LABORALES ------------------- 11
6. ACTUALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES ---------------------------------------------- 11
7. RESPONSABLES DE LAS HISTORIAS LABORALES ---------------------------------------------- 11
8. CUSTODIA DE LAS HISTORIAS LABORALES ----------------------------------------------------- 11
9. MARCO LEGAL --------------------------------------------------------------------------------------- 12
10. REQUISITOS TÉCNICOS ---------------------------------------------------------------------------- 13
11. DOCUMENTOS ASOCIADOS ----------------------------------------------------------------------- 13
12. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ---------------------------------------------------------------- 13
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la organización de la documentación contenida en la Historia Laboral de cada funcionario (activo o inactivo) del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, acorde con la legislación vigente establecida por el Archivo General de la Nación y los procedimientos internos de la Entidad.
2. ALCANCE
Inicia con la entrega de los documentos al archivo de gestión, del Grupo de Gestión Documental correspondiente a las historias laborales por parte de los funcionarios productores y termina con el Inventario Único Documental.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Documento: Información registrada en cualquier soporte (papel, electrónico). Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Folio: Hoja. Historia Laboral: Serie Documental que contiene toda la información que se produce sobre la vinculación y trayectoria laboral de los servidores públicos. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
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Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
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4. ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES EN EL DAPRE
4.1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
“La Clasificación Documental se entiende como una actividad mediante la cual se identifican y se establecen las Series que componen cada agrupación Documental de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la Entidad.” 1
Para las Historias Laborales de los funcionarios, se clasifican los documentos entregados por el funcionario mediante los formatos F-GD-24 Control ingreso de documentos para actualización de las historias laborales y F-TH-04 Control de Documentos para la Posesión Legal del Cargo, de acuerdo con el principio de procedencia y las Tablas de Retención Documental vigentes.
1 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación Documental. {El Línea}. (Consultado el 28 de Agosto de 2015). Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=4395
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
3. DESCRIPCIÓN
2. ORDENACIÓN
1. CLASIFICACIÓN
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4.2. ORDENACIÓN
“…Consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación…”2
La serie documental Historias Laborales, se ordena con el sistema de ordenación cronológico; es decir el primer documento producido (fecha más antigua) hasta el último documento con el que se concluyó (fecha más reciente), de acuerdo a su trámite y/o principio de orden original. (Ver Manual de Gestión Documental M-GD-01). Ejemplo:
Es importante tener en cuenta que algunos memorandos u oficios remiten otros documentos que resultan siendo anexos o soportes que forman parte del documento principal (memorando u oficio), y no deben separarse de ninguna manera ya que hacen parte integral del mismo. Para la ordenación cronológica no se tiene en cuenta las fechas de los anexos o soportes. La apertura de la Historia Laboral se hace con los documentos relacionados en formato F-TH-04 Control de Documentos para la Posesión Legal del Cargo, de acuerdo a él orden en este señalado. Los
2 ESPAÑA. MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE Diccionario de terminología archivística {El Línea}. (Consultado el 28 de
Agosto de 2015). Disponible en http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/diccionario.html
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documentos generados posteriores a la posesión se ordenarán de acuerdo con el sistema de ordenación cronológico. 4.2.1. EXPURGO Y DEPURACIÓN DOCUMENTAL Simultáneamente con la ordenación cronológica se separa de la Historia Laboral, los documentos de apoyo y/o trabajo, duplicidad, documentos que no estén firmados, que no dan cuenta del vínculo entre la Entidad y el Funcionario y todos aquellos que no se encuentren en la Tabla de Retención Documental. La eliminación de dichos documentos se realiza por medio de picado con el fin de preservar el medio
ambiente y seguir las normas expedidas por el Ministerio de Ambiente3. No se realizará acta de eliminación
documental, ni se llevará al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. 4.2.2. PREPARACIÓN FÍSICA
Los documentos de la Historia Laboral deben quedar libres de material abrasivo, ganchos de cosedora, clips y demás elementos metálicos, con el fin de evitar el deterioro físico y biológico de la documentación. (Ver Manual de Gestión Documental M-GD-01). La alineación de las Historias Laborales, se realiza teniendo en cuenta la parte superior de cada folio, a tamaño oficio.
Ejemplo:
3 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 46 (05 Mayo 2000). "Por el cual se establece el procedimiento para la
eliminación documental".
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Cuando se encuentran documentos de tamaño inferior a media carta, estos deben pegarse en una hoja blanca, tamaño carta, para evitar la pérdida de los mismos, el número de folio ira en la parte superior derecha de la hoja blanca. 4.2.3. FOLIACIÓN Con el fin de garantizar la integridad de los documentos contenidos en la Historia Laboral, se realiza la foliación que consiste en dar un número consecutivo desde 1 hasta el folio n, en la margen superior derecha de cada documento, sin repetir números ni usar suplementos como A, B, C o bis, teniendo en cuenta la orientación del documento o su forma de lectura (Horizontal o vertical). (Ver M-GD-01 Manual de Gestión Documental). Ejemplo:
Por tratarse de una serie documental compleja, la foliación se realiza de forma continua, es decir la foliación de la segunda será continuación de la primera, por ejemplo, si una Historia Laboral está contenido en dos unidades de conservación y el último folio de la primera terminó en 200, la segunda carpeta iniciará con el folio 201. El máximo de folios por cada unidad de conservación es de 200 folios. Ejemplo:
Max 200 folios
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Cuando exista foliación anterior, ésta se debe anular con una línea diagonal (/) y quedará como válida la última realizada. La documentación se debe foliar utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B. Ejemplo:
4.3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Para la descripción documental de las Historias Laborales, se seguirá con los procedimientos establecidos en el Manual de Gestión Documental M-GD-01. Con la Circular 004 de 2003, el Archivo General de la Nación establece criterios técnicos para la organización de las historias laborales, indicando entre otras cosas que el registro de la documentación al interior de los expedientes de las historias laborales deba realizarse mediante la utilización del formato hoja de control y menciona además los campos mínimos obligatorios, debido a esto, en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se emplea el formato F-GD-26 Hoja de Control - Historia Laboral para registrar los tipos documentales de ésta serie documental.
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4.4. UBICACIÓN FÍSICA DE LAS HISTORIAS LABORALES
En los estantes
Al interior de cada Caja y Expediente.
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5. CONSULTA Y COPIA DE DOCUMENTOS DE LAS HISTORIAS LABORALES
Para la consulta y copia de documentos de las Historias Laborales que reposan en el archivo correspondiente a cargo del Grupo de Gestión Documental, realizará la recepción y atención de las solicitudes para los funcionarios autorizados a acceder a dichos expedientes, según esta clasificación:
Titular de la Historia Laboral: Funcionario del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, quien en cumplimiento legal para posesionarse en un cargo en la Entidad, entregó la documentación para su vinculación dando lugar a la apertura de una Historia Laboral con toda la documentación que da evidencia de su relación con la Entidad.
Funcionarios del Área de Talento Humano: Funcionarios autorizados mediante comunicación
escrita por el Jefe del Área de Talento Humano, que tienen acceso a las Historias Laborales por el ejercicio de sus funciones y requieran dichos expedientes.
Los funcionarios que tienen acceso y consulta a las Historias Laborales, deberán hacerlo en el marco de las normativas, procesos y procedimientos establecidos por el Área Administrativa para tal fin. (Ver F-GD-25 Consulta y Copia de Historias Laborales).
6. ACTUALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES
Para la actualización de las Historias Laborales de los Funcionarios de la Entidad, el Grupo de Gestión Documental realizará la recepción de todos los documentos producidos o transferidos por el Área de Talento Humano a través del formato F-GD-24 Control Ingreso de Documentos para Actualización de las Historias Laborales.
7. RESPONSABLES DE LAS HISTORIAS LABORALES
El Coordinador del Grupo de Gestión Documental y los funcionarios designados por el Jefe del Área Administrativa, son los responsables de velar por la administración de las Historias Laborales de la Entidad y de realizar las gestiones que permitan un eficiente tratamiento y custodia de los mencionados expedientes.
8. CUSTODIA DE LAS HISTORIAS LABORALES
Las Historias Laborales del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, se encuentran centralizadas por el Grupo de Gestión Documental y poseen un sistema de seguridad que restringe el ingreso al personal no autorizado. Los responsables del archivo deberán garantizar que: “Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de
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seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos.” (Acuerdo 037 de 2002 – AGN) El acceso al archivo físico de las Historias Laborales es restringido, solamente podrán ingresar el Coordinador del Grupo de Gestión Documental, los responsables de la guarda y custodia del archivo y los funcionarios autorizados por el Jefe del Área de Talento Humano mediante comunicación escrita, que por el ejercicio de sus funciones requieran acceder a dichos expedientes.
9. MARCO LEGAL
ITEM TIPO NÚMERO VIGENCIA DESCRIPCIÓN EMITE / AUTOR
1 Ley 594 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
Congreso de la República
2 Ley 1581 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales
Congreso de la República
3 Ley 1712 2014 Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.
Congreso de la República
4 Decreto 2609 2012
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado".
Ministerio de cultura
5 Decreto 103 2015
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones – Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.
Presidencia de la Republica
6 Acuerdo 002 2014
Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones"
Archivo General de la Nación
7 Acuerdo 005 2013
Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
Archivo General de la Nación
8 Acuerdo 042 2012
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Archivo General de la Nación
9 Acuerdo 046 2000 Por el cual se establece el procedimiento para la eliminación documental
Archivo General de la Nación
10 Acuerdo 008 2004
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los
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ITEM TIPO NÚMERO VIGENCIA DESCRIPCIÓN EMITE / AUTOR
artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000
11 Circular 04 2003 Organización de las Historias Laborales Archivo General de la Nación
12 Circular 04 2010 Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos.
Archivo General de la Nación
13 Circular 12 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular 04 de 2003. (Organización de Historias Laborales).
Archivo General de la Nación
14 Código Sustantivo del Trabajo
10. REQUISITOS TÉCNICOS
NTC 5397 - Materiales para documentos de archivo NTC 5921 - Información y documentación. Requisitos para almacenamiento de material
documental NTC 5397 - Materiales para documentos de archivo con soporte en papel características de calidad NTC 4436 - Información y documentación papel par documentos de archivo requisitos para la
permanencia y la durabilidad Archivo General de la Nación – Manual Especificaciones para cajas de carpeta de archivo
11. DOCUMENTOS ASOCIADOS
M-GD-01 Manual de Gestión Documental F-GD-24 Control Ingreso de Documentos para Actualización de las Historias Laborales. F-GD-25 Consulta y Copia de Historias Laborales F-GD-26 Hoja de Control - Historia Laboral
12. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe Área Administrativa
