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2. Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008. Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma. 2 Tabla de contenido 1. QU ES EL TIEMPO? 3 2. PROBLEMAS MS COMUNES A LA HORA DE ADMINISTRAR EL TIEMPO 3 3. CMO APROVECHAR MS EL TIEMPO? 3 3.1 Establecer claramente metas y objetivos 3 3.2 Organizar y programar todas las actividades 4 3.3 Delegacin eficaz 4 3.4 Controlar las interrupciones 4 4. HERRAMIENTAS PARA POTENCIAR LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO 6 4.1 Cree nuevos hbitos 6 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS 9 3. Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008. Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma. 3 1. Qu es el tiempo? Por ser el tiempo un asunto abstracto, es difcil definirlo, sin embargo es algo con lo cual tenemos que ver todos los das. El tiempo es el perodo durante el cual contina una accin o un proceso, segn el diccionario. El tiempo es slo una medida, una dimensin. Y si esto es as, entonces cuando hablamos de la administracin del tiempo, el problema no est en ste, sino en la administracin de nosotros mismos. 2. Problemas ms comunes a la hora de administrar el tiempo Los problemas ms comunes que tienen la mayora de los ejecutivos para administrar el tiempo1 son: Poca o nula planeacin en los estimados de tiempo que van a necesitar para el desarrollo de una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones. Pretender realizar muchas tareas de manera desorganizas en un tiempo corto. No saber decir no a las distracciones externas. Confundir prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia, dejando lo urgente para despus. Establecer metas diarias por encima de la capacidad de cumplirlas. No preocuparse por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. No planear el tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la va de accin ms efectiva. 3. Cmo aprovechar ms el tiempo? La nica manera en la cual podemos redimir nuestro tiempo es aprovechando lo ms posible el que nos queda. Algunas estrategias para optimizar al mximo el tiempo, son: 3.1 Establecer claramente metas y objetivos Sin objetivos claros y definidos es imposible clasificar actividades y determinar prioridades. Para valorar si el tiempo ha sido bien aprovechado o mal gastado, debe considerarse en funcin de la consecucin de los objetivos planteados. Lo ms difcil 1 Basado en: www.conocimientosweb.net/zip/article1806.html+%22Los+estimados+de+tiempo+que+suponen%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co 4. Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008. Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma. 4 en la clasificacin de las actividades es decidir cules son importantes y cules son las que llevan al cumplimiento de los objetivos. Los asuntos realmente importantes rara vez son urgentes y los asuntos ms urgentes rara vez son importantes. Cuando las actividades importantes han sido identificadas es necesario jerarquizarlas de acuerdo con un orden de prioridades y esta priorizacin depende del papel que la actividad cumple en el logro de los objetivos. 3.2 Organizar y programar todas las actividades Para administrar efectivamente el tiempo no basta con clarificar objetivos y prioridades sino que se requiere tambin de una programacin cuidadosa de actividades. Programar las actividades que se deben realizar es determinar qu debe llevarse a cabo, cundo, cmo, quin, con qu y en dnde deben efectuarse para poder lograr los objetivos del puesto que desempea. 3.3 Delegacin eficaz La delegacin es una de las herramientas ms tiles para lograr ms fcilmente la administracin del tiempo. Delegar es el acto de transferir autoridad y responsabilidad de una persona o grupo a otra. La delegacin efectiva facilita el trabajo del lder y aumenta la productividad en la organizacin, a la vez que ayuda en la formacin de nuevos lderes, pero lo ms importante es que le proporciona tiempo al lder para otras cosas que slo l puede realizar. Adems genera confianza y compromiso. 3.4 Controlar las interrupciones Las interrupciones son elementos que ocasionan prdida de tiempo. Llamadas telefnicas, visitas sin previa cita, reuniones y atencin de problemas, son algunas de ellas. Si son llamadas telefnicas o si son visitas inesperadas, fltrelas mediante la ayuda de la secretaria, o limite el tiempo de acuerdo con la situacin. Si se trata de reuniones de trabajo, puede resolver esta interrupcin dejando un tiempo en su agenda sin programar para atender estas interrupciones. 5. Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008. Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma. 5 En el da a da, bsicamente dedicamos nuestro tiempo a uno de los cuatro bloques de actividades: Matriz de la administracin del tiempo Urgente No urgente Importante I. Actividades: Crisis Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen II. Actividades: Prevencin Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Planificacin recreacin No importante III. Actividades: Interrupciones Correo Algunas reuniones Informes Actividades populares IV. Actividades: Trivialidades Ajetreo intil Algunas cartas Prdidas de tiempo. Actividades agradables Fuente: Revista de la Sociedad Peruana de Medicina Interna - Vol. 12 N. 4, 1999 Los dos factores que definen una actividad son lo urgente y lo importante. Urgente significa que necesita una atencin inmediata. Las cosas urgentes actan sobre nosotros, el timbre del telfono es urgente, por ejemplo; las materias urgentes son por lo general muy visibles, nos presionan, reclaman nuestra atencin. La importancia tiene que ver con los resultados, si es algo importante, realiza una aportacin a nuestra misin, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad. Las cuestiones que son importantes pero no urgentes requieren ms iniciativa, ms proactividad, tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas ocurran. Si no tenemos una idea clara de lo que es importante, de los resultados que deseamos obtener en nuestras vidas, con facilidad nos veremos desviados hacia la respuesta ante lo urgente. Los resultados de vivir en el cuadrante I son: Estrs, agotamiento, administracin de las crisis. Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante III, urgente pero no importante pensando que estn en el cuadrante 1, continuamente reaccionan a las cosas urgentes suponiendo que tambin son importantes. 6. Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008. Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma. 6 Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III urgente pero no importante y IV no urgente no importante llevan vidas bsicamente irresponsables. Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV, porque, urgentes o no, no son importantes. El cuadrante II es el corazn de la administracin personal efectiva, trata de las cosas que son no urgentes, pero s importantes, por ejemplo: construir relaciones, planificacin de largo alcance, el mantenimiento preventivo, la preparacin, todas esas cosas que sabemos que hay que hacer, pero que solemos eludir, porque no son urgentes. Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades. Alimentan las oportunidades y dejan morir de inanicin a los problemas. Piensan preventivamente, tienen autnticas crisis del cuadrante I pero su nmero es comparativamente ms pequeo. 4. Herramientas para potenciar la administracin del tiempo Descubra en qu malgasta el tiempo. Saber qu es en lo que ms invierte tiempo y si es realmente honeroso para su empresa puede darle luces para la manera como va a organizar su plan de actividades de un modo mucho ms productivo. Ingniese un formato de registro de sus actividades para tener un cuadro ms realista sobre lo que usted hace. Fije objetivos de administracin del tiempo. Lo realmente importante dentro del tema de gestin del tiempo es cambiar conductas, no cambiar el tiempo. Pngase como objetivo cambiar sus comportamientos para conseguir todos los objetivos que se fija a usted mismo. Por lo tanto, usted necesita no solamente establecer objetivos y revisarlos a lo largo del tiempo y ver si esta cumpliendo. Habitese a fijar lmites de tiempo para las actividades. Por ejemplo, recibir visitantes, leer correspondencia y responder emails puede consumir su da entero si usted lo permite. En lugar de eso, ponga un lmite de una hora diaria para esa tarea y apguese a ese lmite. 4.1 Cree nuevos hbitos2 Es posible adoptar nuevas maneras de hacer las cosas desarrollando nuevos hbitos. Hay que empezar por adoptarlos, empezando por uno en particular, el 2 Adaptado de: www.aulafacil.com/gestiontiempo/curso/Lecc- 5.htm+%22es+posible+adoptar+nuevas+maneras+de+hacer+las+cosas+desarrollando+%22&hl=es&ct=clnk&cd =1&gl=co 7. Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008. Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma. 7 hbito de actuar ahora. Hgalo ahora, en el momento en que una idea positiva cruce su mente para probar un mtodo nuevo de hacer su trabajo. Para saber manejar mejor el tiempo se deben crear nuevos hbitos. Para ello, construya una lista diaria de cosas para hacer y refirase a ella frecuentemente. Puede listar las cosas para hacer usando un calendario de planificacin. Durante la primera revisin de su planificador en la maana, haga una lista de todo lo que tiene que hacerse durante ese da. Mantenga la lista relativamente corta, por ejemplo, de 5 a 10 cosas que atender, de tal forma que pueda tener xito al completar toda su lista. Sea realista acerca de lo que se puede realizar en un da y recuerde programar algn tiempo personal incluyendo una actividad o tiempo individual como uno de los tems. Haga una lista de acciones especficas en vez de conceptos vagos. Ejercicio prctico: Algunos pasos para desarrollar una lista de prioridades: Tome dos hojas de papel. Encabece una de ellas con el rtulo TENGO QUE HACER, y la otra con un CONVIENE QUE HAGA. En la hoja rotulada TENGO QUE ponga una lista solamente de aquellas cosas que deba hacer hoy. En la otra hoja, bajo el rtulo CONVIENE QUE HAGA escriba todas aquellas cosas que cree que deben hacerse, que sienta como dignas de llevarse a cabo. Archive la lista correspondiente al CONVIENE QUE HAGA para futuras referencias. Ejecute punto por punto lo anotado en la hoja titulada TENGO QUE. 5. Claves para lograr reuniones eficientes3 Los pasos a seguir para organizar una reunin son: A. Identifique las metas y objetivos de la reunin: Qu desea lograr en la reunin? Considere cunto tiempo tiene. Qu cantidad de trabajo guarda relacin con el tiempo que tiene? 3 Adaptado de: Community Culture and the Environment: A Guide to Understanding a Sense of Place, U.S. Environmental. Protection Agency. En: http://www.oac.state.oh.us/grantsprogs/BuildingCommunitiesSpanish/Pasos_para_Realizar_Reuniones_Efectivas.pdf 8. Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008. Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma. 8 B. Elija los participantes adecuados: Invite y publicite anuncie la reunin en forma anticipada de modo que el los invitados sepan que se va a realizar y tenga el tiempo suficiente para planificarla. Piense en cules son las mejores formas de informar a la gente sobre la reunin (por ejemplo, invitaciones por escrito, correo electrnico, llamadas por telfono). C. Elabore una agenda: De ser pertinente, sera bueno distribuir la agenda antes de la reunin. La agenda debera entregar la siguiente informacin: Declaracin de metas y objetivos para la reunin. Lista de acciones a seguir, cosas que le ayudarn a lograr sus metas y objetivos. Lista de participantes por adelantado, con roles y responsabilidades (lder, facilitador, secretario). Logstica: qu?, cundo?, dnde?, por cunto tiempo? D. Revise la agenda y las normas bsicas: Las normas bsicas son importantes de modo que todos se sientan cmodos para participar activamente en el debate. Por ejemplo: La reunin comenzar y terminar en forma puntual. Slo una persona hablar a la vez. Los participantes escucharn activamente al expositor. Los temas que no se relacionen con la agenda sern aplazados para otro debate. E. Planifique tiempo suficiente para desarrollar el trabajo durante la reunin, contemple que haya tiempo para: Generar ideas Debatir Tomar decisiones o lograr consensos Cerrar el debate Determinar los pasos a seguir (de ser necesario, acuerde una reunin futura). F. Desarrolle y distribuya un resumen de la reunin: 9. Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008. Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma. 9 Este documento ayudar a los participantes de la reunin a recordar qu se ha debatido y decidido en ella. Debera haber un secretario que tome notas durante la reunin para mantener un registro histrico de los debates. G. Evale la reunin, pregntese: Se abordaron todos los puntos de la agenda? Asisti la gente adecuada a la reunin? Se tomaron y aprobaron decisiones? Tiene claros los siguientes pasos que es necesario seguir? H. Hgale seguimiento a los compromisos, responsables, tiempos y presupuestos establecidos dentro del desarrollo de la reunin: Se cumplieron las metas y objetivos? Que ha faltado para cumplir con tiempos? Qu se puede mejorar o cambiar dentro del desarrollo de las tareas? Referencias bibliogrficas Administracin del tiempo http://www.geocities.com/perfilgerencial/administracion_del_t iempo.html> Community Culture and the Environment: A Guide to Understanding a Sense of Place, U.S. Environmental. Protection Agency. En: http://www.oac.state.oh.us/grantsprogs/BuildingCommunitiesSpanish/Pasos_para_ Realizar_Reuniones_Efectivas.pdf Revista de la Sociedad Peruana de Medicina Interna - Vol. 12 N. 4, 1999 www.conocimientosweb.net/zip/article1806.html+%22Los+estimados+de+tiempo+ que+suponen%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co www.aulafacil.com/gestiontiempo/curso/Lecc- 5.htm+%22es+posible+adoptar+nuevas+maneras+de+hacer+las+cosas+desarroll ando+%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co