2008 Ing. Miller A. Romero CrdenasContacto: 311 532 4385 -millerromero@cegemltda.com 1Ing. Miller Alexis Romero C.Ing. Miller Alexis Romero C.Metodologa para la Implementacin del Sistema de Gestin en Control y SeguridadIng. Miller Alexis Romero C.CMO SE IMPLEMENTAUNSISTEMA DE GESTIN EN CONTROL Y SEGURI DAD BASCAntes de comenzar con la implementacin de un SGCS BASC, es importante considerar los siguientes aspectos:a) CONCI ENTI ZACI N DE LA DI RECCI N:La prctica pone de manifiesto que es fundamental, para la buena marchade un proyecto de implementacin de un SGCS BASC, que la Direccin dela Empresa est convencida de la necesidad de este Sistema, y que supuesta en marcha va a redundar en el mejoramiento de la Seguridadintegral de la organizacin2008 Ing. Miller A. Romero CrdenasContacto: 311 532 4385 -millerromero@cegemltda.com 2Ing. Miller Alexis Romero C.b) Formacin del equipo de trabajo internoLa Empresa debe llevar a cabo la formacin en materia de Seguridad BASC del personal involucrado en sta, como son: Representante de la Direccin (Estndar 2.7) Los miembros el Comit BASC (si existe) Representantes de los distintos procesos Dems Personal implicado en el sistemaIng. Miller Alexis Romero C.c) Ayuda Externa (Opcional)Para la implantacin de un SGCS BASC es casi Imprescindible contar con asesora en Seguridad, que aportelos conocimientos y la experiencia necesarios para el correcto desarrollo del proyecto de implementacin del Sistema. Sin esta ayuda, el proceso puede alargarse demasiado e incluso fracasar.Para el desarrollo e implantacin de un SGCS BASC,existen tres reglas bsicas que hay que cumplir:1. Decir lo que se hace (procedimientos)2. Hacer lo que se dice (Aplicacin)3. Poder demostrarlo (Registros)Ing. Miller Alexis Romero C.En base a estas tres reglas se puede dividir el proceso de desarrollo e Implementacin de SGCS BASC en 5 Etapas:I. ETAPA DE PLANIFICACIN DEL SGCS II. ETAPA DE DESARROLLO DEL SGCS III. ETAPA DE IMPLEMENTACIN DEL SGCS IV. ETAPA DE CERTIFICACIN DEL SGCS (Opcional)V. ETAPA DE MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGCS BASC2008 Ing. Miller A. Romero CrdenasContacto: 311 532 4385 -millerromero@cegemltda.com 3Ing. Miller Alexis Romero C.I. PLANIFICACIN DEL SGCS BASCNorma y Estndares BASC V.02 de 20051. Diagnostico del SGCS BASCIDENTIFICAR BRECHAS DEL SGCS BASCNorma 4.0.2 - Estndar 2.1Dnde estamos ahora?Plan de Accin para la implementacin SGCS BASCNorma y Estndares BASC V.01 de 2003 vs. V.02 de 2005Ing. Miller Alexis Romero C.I. PLANIFICACIN DEL SGCS BASCIdentificacin de Riesgos2. Definicin de poltica de seguridad para el SGCSEVALUACIN DE RIESGOSNorma 4.2.2Estndar 2.2Gua NTC 5254Ing. Miller Alexis Romero C.I. PLANIFICACIN DEL SGCS BASCRiesgos identificados y evaluados2.Definicin de poltica de seguridad para el SGCSNECESIDADES DEL SGCSPOLITICA DE SEGURIDADNorma 4.1Estndar 2.32008 Ing. Miller A. Romero CrdenasContacto: 311 532 4385 -millerromero@cegemltda.com 4Ing. Miller Alexis Romero C.I. PLANIFICACIN DEL SGCS BASCMATRIZ DE VALORACION2.Definicin de poltica de seguridad para el SGCSNECESIDADES RELEVANTES PARA EL SGCS BASCDIRECTRICES POLITICA DE SEGURIDADIng. Miller Alexis Romero C.I. PLANIFICACIN DEL SGCS BASC2.Definicin de OBJETIVOS DE SEGURIDAD para el SGCSNorma 4.1 y 4.1.1Estndar 2.4Establecimientode IndicadoresdeGestin de SeguridadOBJETIVOS DE SEGURIDADAnlisisdetendencias hasta cumplir las metas.Ing. Miller Alexis Romero C.I. PLANIFICACIN DEL SGCS BASCCARACTERISTICAS DE UN INDICADOR DE GESTIN1. RELACION AL OBJETIVO2. CUANTIFICABLE3. VERIFICABLE4. QUE AGREGUE VALOR AL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES5. COMUNICADOS Y DIVULGADOS6. ESTABLECIDOS EN CONSENSO7. QUE REFLEJEN EL COMPROMISO DE QUIENES LO ESTABLECIERON2008 Ing. Miller A. Romero CrdenasContacto: 311 532 4385 -millerromero@cegemltda.com 5Ing. Miller Alexis Romero C.I. PLANIFICACIN DEL SGCS BASCDivulgacindela planificacindelSGCS BASCatodoslosniveles de la organizacin.1. Poltica de seguridad2. Relacin poltica con misin y visin de la empresa.3. Objetivos de seguridad4. Indicadores de seguridad5. Metas 6. Importancia del SGC dentro de la planeacin estratgicaEstructura General SGCS BASCIng. Miller Alexis Romero C.II. DESARROLLO DEL SISTEMA1.Levantamiento de Mapa y Caracterizaciones de procesosNorma 4.0.1 4.3.4Estndares 2.11 y 2.12 QU ES UN PROCESO?Cualquiersecuenciarepetitivade actividadesqueunaovariaspersonas (intervenientes)desarrollanparahacer llegarunaSalidaaundestinatarioapartir deunosrecursosqueseutilizan(Recursos amortizablesquenecesitanemplearlos intervenientes)obienseconsumen (entradas al proceso).Ing. Miller Alexis Romero C.COMO SE DESCRIBE UN PROCESOSalida y flujo de salida del procesoDestinatarios del flujo de salidaLos intervenientes del procesoSecuencia de actividades Recursos - Requisitos Indicadores2008 Ing. Miller A. Romero CrdenasContacto: 311 532 4385 -millerromero@cegemltda.com 6Ing. Miller Alexis Romero C.II. DESARROLLO DEL SISTEMADocumentacin de Procedimientos Obligatoriospara el SGCS BASC:Documentos que dan respuesta a apartados concretos dela norma y estndares BASC, y que desarrollan las pautas fundamentales que se danen el Manualde Seguridad.Documentacin de Procedimientos Requeridospara ejercercontrol de seguridad en el SGCS BASC:Documentos que estandarizan las actividades criticas en seguridad a aplicarse dentro del SGCS BASCNorma 4.3.4Estndares: Procedimientos documentadosModelo ProcedimientoIng. Miller Alexis Romero C.PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS OBLIGATORIOSNORMA BASC V.02 de 2005: Gestin del riesgo (4.2.2) Cumplimiento de requisitos Legales (4.2.3) Auditorias internas (4.4.4) Monitoreo y medicin Cuando sea apropiado (4.4.1)Norma 4.3.4 - Estndares: Procedimientos documentadosESTANDARES BASC V.02 de 2005:5. Acciones correctivas y preventivas (2.13)6. Seleccin y contratacin de personal (propio y subcontratado) (3.1)7. Recuperacin, reposicin y anulacin del carn (3.9)8. Contingencia y emergencia (4.27)9. Ejercicios prcticos (simulacros) (4.28)10. Detectar, reportar e investigar faltantes o sobrantes de carga (5.9)11. Control de sellos o precintos de seguridad (5.11)12. Manejo y control de material de empaque cintas adhesivas/corrugados (6.4)13. Control de documentos - (7.1)14. Seleccin de clientes - (8.1)15. Seleccin de proveedores (8.3)Ing. Miller Alexis Romero C.II. DESARROLLO DEL SISTEMAProcedimientos Operativos:Estos pueden definirse como documentos que desarrollan las pautasfundamentales que se describen en el Manual de Seguridad o en los Procedimientos del SGCS BASC.La utilidad de los procedimientos: Implantacin del SGCS BASC Implantacin de una Actividad operativa: Normalizan losmtodos de actuacin, evitando indefiniciones e improvisaciones.2008 Ing. Miller A. Romero CrdenasContacto: 311 532 4385 -millerromero@cegemltda.com 7Ing. Miller Alexis Romero C.Una metodologa a seguir en el desarrollo de la documentacin de un SGCS BASC, Puede ser la que se describe a continuacin: Definir losprocedimientosacrear, cubriendosiempretantolosapartadosdelanormayestndaresqueseaplique, comolasactividadesincluidasenel SGCSBASCdel proceso. Asignar losresponsablesparalaelaboracindeProcedimientoseInstruccionesdetrabajo(ProcedimientosOperativos) Revisar yaprobar losdocumentosgenerados, por lasautoridades conCompetenciaparaello. Distribuir ladocumentacinaprobadaalosimplicadosenel cumplimientodeella. Controlar documentacindel SGCSBASCapartir deLMDYLMR. Laimplantacindeladocumentacingeneradapuedehacerseenparaleloalageneracindedichadocumentacin, ounavezcompletadaladocumentacinensuconjunto. Espor tantoenestemomentocuandocomienzalaimplantacindel SistemadeGestindeCalidaddelaDependencia.Metodologa DocumentacinIng. Miller Alexis Romero C.Base Documental del SGCS BASC1. Diagnostico del SGCS BASC2. Evaluacin de riesgos3. Procedimientos obligatorios segn norma y estndares BASC y otros documentos necesarios4. Tipos y niveles de documentacin (Manuales, procedimientos, instructivos, bases de datos,formatos (registros), etc.5. Simbologa y requisitos de identificacin de los documentos6. Mapa y caracterizaciones de procesos7. Registros del SGCS BASC Revisiones gerencial Auditorias internas Acciones correctivas y preventivas Inspecciones programadas y aleatorias Planes de contingencia y emergencia Programas Etc.Ing. Miller Alexis Romero C.PROBLEMAS MS FRECUENTESLas dificultades quese pueden presentar durante el desarrollo de un SGCS BASC,pueden depender del tamao de la empresa, del sector de actividades de la misma, etc.Aunque hay problemas comunes como pueden ser los siguientes: Falta de disponibilidad delRepresentante de la Direccin Trabas delos empleados/operarios para la utilizacin de procedimientos escritos. Poco apoyo de la Direccin y de los mandos intermedios. Trabas para redactar procedimientos con cierta complejidad tcnica Revisin y aprobacin de los procedimientos sin estudiarlos2008 Ing. Miller A. Romero CrdenasContacto: 311 532 4385 -millerromero@cegemltda.com 8Ing. Miller Alexis Romero C.III. IMPLEMENTACION DEL SGCS BASCLa implementacin consiste en poner en prctica lo que se ha escritoen los procedimientos y los controles de seguridad establecidos para dar cumplimiento a la norma y estndares BASC V.02 de 2005. Es aqu cuando se ponen de manifiesto las virtudesy defectos de los documentos redactados, y es cuando surgen las necesidadesde cambios en dichos documentos. MetodologaIng. Miller Alexis Romero C.Es con el funcionamiento del SGCS BASC como se pondrn de manifiesto los defectos de ste. En esta etapa de implementacin es importante tener en cuenta las opiniones y comentarios de los involucrados en el Sistema.Rodaje del SGCS BASCIng. Miller Alexis Romero C.Diseo y aprobacinManual de Seguridad SGCS BASCEselreflejodocumentadodecmoest organizadoelSistemaDe Control y seguridad BASC para cumplir con los requisitos de la norma y estndares BASC.Puede estarestructuradoporcaptulosreferenciandolosestndares e tems de la norma BASC.SirveparaorientarseaesclarecerCOMO proceder,yaquehace referencia a los procedimientos, instrucciones y registros.2008 Ing. Miller A. Romero CrdenasContacto: 311 532 4385 -millerromero@cegemltda.com 9Ing. Miller Alexis Romero C.Manual de Seguridad SGCS BASCSGCSManual de Seguridad mejorado continuamenteM.S.M.S.M.S.Excelencia SGCSTiempoSGCSSGCSAUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNASIng. Miller Alexis Romero C.IV. CERTIFICACIN SGCS BASC (Opcional)Despus de Implementado el SGCS BASC, la Empresa esta en condiciones de certificar su Sistema a travs del programa BASC.Para ello es necesario aprobar la auditoria de Tercera parte realizada por el programa BASCReglamento de Certificacin BASCIng. Miller Alexis Romero C.V. Mantenimiento y mejora del SGCS BASCa) SEGUIMIENTO INTERNO:La implantacin de un SGCS BASC no terminacon la consecucin del certificado, sino que debe ser un procesoV IVO, que necesita un seguimiento para la mejora por parte de la empresa.1. Realizacin de Auditorias Internas2. Ejecucin de acciones correctivas y preventivas3. Revisin del Sistema por la Direccin4. La realizacin de Planes de Formacin y sensibilizacin5. Inspecciones aleatorias a procesos6. Planes de accin y mejora programas de mejora7. Tendencias de indicadores de seguridad, etc.2008 Ing. Miller A. Romero CrdenasContacto: 311 532 4385 -millerromero@cegemltda.com 10Ing. Miller Alexis Romero C.b) SEGUIMIENTO EXTERNO:La actuacin del Programa BASC no terminaCon la concesin del certificado; esteCertificadonecesita un MANTENIMIENTO por parte de dicho organismo.1. Auditorias de Re-certificacin2. Auditorias Complementarias3. Auditorias de ControlV. Mantenimiento y mejora del SGCS BASCIng. Miller Alexis Romero C.Para que la Seguridad funcione, es necesario que esta sea invisible dentrode la organizacin.No debe de ser percibidaNo debe significar un esfuerzo adicionalDebe de convertirse en la forma normal de administrarDebe formar parte de la manera natural de hacer el trabajo.Ing. Miller Alexis Romero C.Un modelo de transicin con enfoque al cambio con rumbo al xito, consta de 3 partes:1.- Percepcin de la necesidad de cambio2.- Visin compartida de futuro3.- Acciones consecuentes y adecuadasModelo de trabajo2008 Ing. Miller A. Romero CrdenasContacto: 311 532 4385 -millerromero@cegemltda.com 11Ing. Miller Alexis Romero C.LAAPTITUDNO ESSUFICIENTE5% Apt i t ud95% Ac t i t udxito=Ing. Miller Alexis Romero C.CUANDO PIENSAS EN LIMITES LO ESTAS CREANDOINICIEMOS EL VIAJE!Ing. Miller Alexis Romero C.Consultas:I ng. Miller Alexis Romero C.Especialista en Admn. y Gerencia de Sistemas de la CalidadAuditor I nternacional OMB Cdigo 5-021-2Evaluador del Premio Colombiano a la Calidad de la Gestinhttp:/ / www.cegemltda.comE-mail: millerromero@cegemltda.comMessenger: millerromero558@hotmail.comSkipe: milleralexisCelular:311 532 4385