CÓMO MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA EN LAS AGENCIAS DE VIAJES Y TURISMO

Universidad del Norte

CÓMO MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA EN LAS AGENCIAS DE VIAJES Y TURISMO



Profesor:

CALIXTO MENDOZA R. M.B.A.

Escuela de Negocios



CONTROL FINANCIERO INTERNO

Sistemas de Información

Durante los últimos años se han multiplicado los estudios tendentes a analizar la información como factor clave para la toma de decisiones en la empresa, clave de la gestión empresarial, y eje conceptual sobre el que gravitan los sistemas de información empresariales.

Se considera que la información es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento habían constituido los ejes sobre los que había girado la gestión empresarial.



La Teoría económica tradicional mantenía el capital, la tierra y el trabajo como elementos primarios de estudio, la información se ha convertido, ahora, en el cuarto recurso a gestionar.

Desde el punto de vista de la gestión empresarial el conocimiento del entorno, en un mundo cada vez más complejo y cambiante, origina una necesidad cada vez más acuciante de información para la toma de decisiones, tanto para atacar nuevos mercados, como para proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad.



El dominio de la información externa, no debe hacer olvidar el control de los flujos internos de información que la propia empresa genera derivado de su funcionamiento.

Y, finalmente, tampoco se debe olvidar la propia información que la empresa lanza al exterior, en algunos casos regulada por factores legales, como aquellos que obligan a las empresas a depositar sus cuentas anuales en los registros mercantiles.

Datos, a su vez, que se convierten en información externa para otras empresas que absorben esa información.



Los Sistemas de Información para la Gestión son un conjunto de herramientas que combinan las tecnologías de la información con procedimientos que permitan suministrar información a los gestores de una organización para la toma de decisiones.



Informaciónde

Calidad

Gestión delNegocio

Procedimientosde

Medición

Indicadoresde

gestión

SISTEMADE

GESTIÓN

PROCEDIMIENTOSPARA EL MANEJO

DEL NEGOCIO

SISTEMASDE

INFORMACIÓN


Cuando se habla de gestión empresarial la mayor parte de la gente la identifica con la gestión administrativa, el papeleo del que la mayor parte de los pequeños empresarios quieren huir porque lo ven como un mal necesario del que uno nunca tiene tiempo para ocuparse.

Sin embargo la gestión es mucho más, es lo que nos permite controlar y optimizar el rendimiento de todos los elementos que componen la empresa




Interna

Mercadeo

GestiónHumana

Finanzas

ÁREAS

DE

DESARROLLO

DE

INFORMACION

Gestión en laEmpresa

Marketing

Operaciones

Calidad

Personal

Activos

Finanzas


FUENTE DE RECOLECCION DE INFORMACION TRATAMIENTO DE INFORMACION RESULTADOS "SYSTEM FUNTIONS"

SUBSISTEMA DE CONTROL GESTION DIARIA CONTABLE Y PROCEDIMIENTOS Y FIN DEL PERIODO Informe a Gerencia

INFORMACION DIARIA Informe de CostosTiquetes Informe de ComisionesHoteles CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

Autos - Trenes - Cruceros Auditoria de ingresosCONTROL DE VENTAS Asistencia médica Tesorería Estado de Resultados

Programas propios Créditos INFORMACION Balance GeneralReceptivos Auditoria de Egresos FIN DEL PERIODO Cambios en Situación Financiera

Otros Nómina Estado de Flujo de Efectivo AEstado de Utilidades Retenidas N

Compras de Servicios ACONTROL DE COMISIONES Control de Comisiones CONTABILIDAD FINANCIERA LY PAGOS A PROVEEDORES Medición costo I

Pagos a Proveedores - BSP INTERPRETACION Y SOtros costos ANALISIS I

SCONTROL Alquileres OPERACIONAL

GASTOS DE Promoción y Publicidad Coeficientes operacionales ANALISIS OPERACIONAL Y DEXPLOTACIÓN Gastos comunicación Estructura de costos EVALUACION DE LA UTILIDAD E

Otros gastos Costo- volumen- utilidad CONTABILIDAD ADMINISTRATIVAV

Vinculación FINANCIERO INFORME FINANCIERO ACONTROL DE PERSONAL Contratación Métodos comparativos ESTADO DE CAMBIOS EN LA R

Control de tiempo trabajado Razones financieras SITUACION FINANCIERA IDeflactación CONTABILIDAD FINANCIERA A

CIO

INFORMACION PARA ESTRUCTURA DE INFORMACION NELABORACION DE PRESUPUESTAL E

PRESUPUESTOS CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA S

Pronóstico de ventas Estado de Resultados ProformaAnálisis de tendencias PROCESO PRESUPUESTAL Presupuesto de Efectivo

Planificación de la utilidad Balance ProformaCONTABILIDAD FINANCIERA

SISTEMA DE INFORMACION PARA EL CONTROL OPERACIONAL Y GESTION FINANCIERA

Tomado de Documento Universidad Externado de Colombia


CONTABILIDAD DE GESTION CONTABILIDAD DE COSTOS CONTABILIDAD FINANCIERA

Genera información a su negocio para:

PlaneaciónControlToma de Decisiones

Le proporciona a su negocio información para:

Estructura de CostosFijación de Precios

Le proporciona a su negocio información para:

Estructura de CostosFijación de Precios

Proporciona información de su negocio a:

InversionistasAcreedoresGobierno

Comportamiento de los costos con relación al volumen

Costeo de los Productos o Servicios

Ingresos Gastos

CONTABILIDAD


ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

ACTIVOS PASIVOS

Activo Corriente Pasivo CorrientePasivos Diferidos

Activo no Corriente Pasivo a Largo Plazo

- Activo Fijo Total Pasivos

- Activos Diferidos PATRIMONIO- Capital Social

- Otros Activos - Reservas- Utilidades- Superávit

Total Patrimonio

Total Activos = Total Pasivo y Patrimonio

AGENCIA DE VIAJES BALANCE GENERAL

FECHA


ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Ventas BrutaaMenos: Descuentos y Devoluciones

Ventas NetasMenos: Costo de Ventas / Pago a Proveedores

Utilidad BrutaMenos: Gastos Operacionales

Utilidad Bruta OperativaMenos: Amortizaciones y DepreciacionesMenos: Gastos Financieros

Utilidad Neta Antes de ImpuestosMenos: Provisión Para Impuestos

Utilidad del Ejercicio

AGENCIA DE VIAJESESTADO DE RESULTADOS

FECHA


CONCEPTO DE COSTO

La palabra costo ha sido aplicada a una variedad de

circunstancias de los negocios relacionados con

diferentes clasificaciones de los costos; el término

costo ofrece múltiples significados y hasta la fecha no

se conoce una definición que abarque todos sus

aspectos.


Su categoría económica se encuentra vinculada a la

teoría del valor, "Valor Costo" y a la teoría de los

precios, "Precio de costo".

El término "costo" tiene dos acepciones básicas:

• La suma de esfuerzos y recursos que se han

invertido para producir bien o servicio.

• Lo que es sacrificado o desplazado en el lugar de la

cosa elegida.


La suma de

esfuerzos y

recursos que

se han

invertido para

producir una

cosa

Se le denomina

Costo de Inversión

Se relaciona con los factores

técnicos de la producción


Lo que es

sacrificado o

desplazado en

el lugar de la

cosa elegida

Manifiesta las posibles

consecuencias económicas

Se ledenomina

Costo de Sustitución

(Oportunidad)


Clasificación de los Costos:

CONCEPTOS DE COSTO

En relación con el volumen de actividad

– Producción o Ventas –

Fijos

Variables

Semivariables



CONCEPTOS DE COSTO

En relación con el control del

Administrador

Controlables

Incontrolables



CONCEPTOS DE COSTO

Otras Formas de Identificar los Costos

Costo Primo

Históricos

Predeterminados


CONCEPTOS DE COSTO

Costos Predeterminados

Se determinan de manera anticipada y sirven para proyectar los resultados de la empresa a futuro.

Normalmente las empresas proyectan sus costos por medio de un plan financiero, este plan financiero permite ejercer un verdadero control sobre el desempeño de la empresa y el alcance de los objetivos financieros propuestos. Este plan financiero se denomina

PRESUPUESTO


CONCEPTOS DE COSTO

Relación Costo - Volumen - Utilidad

Pretende indagar qué ocurre cuando las variables costos y volúmenes se relacionan y como afecta la utilidad

Costo Unitario

Costo Fijo

Costo Variable

Precio de Venta

Varia Permanece Igual

Costo Total

VariaPermanece Igual


IMPORTANCIA DE LA FIJACION DE LOS PRECIOS

Incentivos a la Demanda

Mezcla de Ventas

DE ACUERDO CON EL

PRODUCTO

Estructura de Costos de

la Empresa

Utilidad que Haga Rentable

la Inversión

Elasticidad de la

Demanada

Precios de la Competencia

y Competidores

DE ACUERDO CON LA

PRODUCTIVIDAD Y LOSCOSTOS

DE ACUERDO CON

ELCOMPORTAMIENTO DEL MERCADO


IMPORTANCIA DE LA FIJACION DE LOS PRECIOS

• Generación de una utilidad que justifique el costo del capital sometido riesgo y que genere riqueza a la empresa.

• La calidad de los servicios y el posicionamiento del mismo en la mente del consumidor

• Oferta del mercado y grado de competencia


SUPUESTOS DEL MODELO COSTO VOLUMEN UTILIDAD

La mezcla de ventas real es igual a la pronosticada.

Los precios de venta de los productos no varían a diferentes niveles de actividad.

La capacidad productiva permanecerá relativamente constante

La eficiencia de la planta será igual a la pronosticada.

Todos los costos se pueden clasificar en fijos y variables.


MARGEN DE CONTRIBUCIÓN

Se define como la diferencia entre tarifa, los costos y gastos variables.

Este valor muestra la cantidad con la que contribuyen las ventas a cubrir los costos y gastos fijos y producir una utilidad

Margen de Contribución = Tarifa – Costos y Gastos Variables


En el Punto de Equilibrio:

Margen de Contribución = Costos y Gastos Fijos

Punto de Equilibrio (Volumen) =Costos y Gastos Fijos

Margen de Contribución


Utilidad Deseada (Volumen) =Costos y Gastos Fijos + Utilidad

Margen de Contribución


ASPECTOS TRIBUTARIOS BÁSICOS

• IVA (10%)

• Retención en la Fuente

• Registro nacional de Turismo (Pago parafiscal)


1. Margen bruto 2. Utilidad bruta operación 3. Utilidad antes de impuestos4. Porcentaje de comisiones sobre facturación5. Porcentaje de comisiones sobre margen bruto6. Utilidad y su relación respecto la venta total7. Gastos de operación respecto al margen bruto

ANÁLISIS OPERACIONAL


1. Razón corriente2. Capital de trabajo3. Solvencia inmediata4. Rotación de cartera – periodo de recuperación5. Rotación de capital de trabajo6. Rotación activo fijo7. Nivel de endeudamiento8. Cobertura de intereses9. Análisis vertical10.Análisis horizontal

ANÁLISIS FINANCIERO


¿COMO ANALIZAR LAS CIFRAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?Supongamos tenemos los siguientes estados financieros :

Agencia de viajes “ Misky tours” : Balance al 31/12/X2

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 1 AÑO 2

ACTIVOS CORRIENTES 254.667 314.400 PASIVO CORRIENTE 172.979 111.400Caja 95.076 64.300 Tributos por pagar 38.722 21.000Ctas. por Cobrar 133.529 213.500 Cuentas pos pagar 132.774 88.400Otras ctas. Por cobrar 14.352 28.200 Provisión Benef.soc. 1.483 2.000Otros activos ctes. 11.710 8.400

PASIVO NO CORRIENTE 36.843 99.300Deuda bancaria

ACTIVOS FIJOS 49.066 55.800 PATRIMONIO 93.911 159.500Inmueble maquinaria 88.908 98.300 Capital Social 77.361 151.016deprec.acumulada 39.842 42.500 Resultado Ejercicio 16.550 8.484

Total Activos 303.733 370.200 Total Pasivo y Patrimonio 303.733 370.200


Agencia de viajes “ Misky tours” : Estado de Resultados 31/12/X2

AÑO 1 AÑO 2

Ventas netas 565.342 637.140

Costo de Ventas 162.791 227.100

Utilidad Bruta 402.551 410.040

Gastos Administrativos 225.430 228.300

Gastos de ventas 131.332 141.320

Utilidad Operativa 45.789 40.420

Otros Egresos 22.432 28.300

Utilidad antes de impuestos 23.357 12.120

Impuestos 7.708 4.000

Utilidad Neta 15.649 8.120


ANALISIS ESTRUCTURAL

Agencia de viajes “ Misky tours” : Balance al 31/12/X2

AÑO 1 AÑO 2 Variación AÑO 1 AÑO 2 Variación

ACTIVOS CORRIENTES 254.667 314.400 59.733 PASIVO CORRIENTE 172.979 111.400 -61.579Caja 95.076 64.300 -30.776 Tributos por pagar 38.722 21.000 -17.722Ctas. por Cobrar 133.529 213.500 79.971 Cuentas pos pagar 132.774 88.400 -44.374Otras ctas. Por cobrar 14.352 28.200 13.848 Provisión Benef.soc. 1.483 2.000 517Otros activos ctes. 11.710 8.400 -3.310

PASIVO NO CORRIENTE 36.843 99.300 62.457Deuda bancaria

ACTIVOS FIJOS 49.066 55.800 6.734 PATRIMONIO 93.911 159.500 65.589Inmueble maquinaria 88.908 98.300 9.392 Capital Social 77.361 151.016 73.655deprec.acumulada 39.842 42.500 2.658 Resultado Ejercicio 16.550 8.484 -8.066

Total Activos 303.733 370.200 66.467 Total Pasivo y Patrimonio 303.733 370.200 66.467


Comentario Financiero: El rubro más importante de la estructura de inversiones, es el activo corriente, destacando las cuentas por cobrar. Este rubro ha experimentado un aumento de 79.972 en el año 2 En cambio el rubro de caja ha disminuido en 30.776 en el año 2 El activo fijo representa el 16% de la inversión y no ha sufrido variaciones muy significativas en el año 2 En cambio en la estructura de financiación es el patrimonio (capital social) el rubro más importante con el 41% y ha potenciado su participación en 73.655 en el año 2 Las deudas de corto plazo han perdido participación de manera importante (61.579 en el año 2), en cambio las deudas de Largo Plazo han aumentado su peso en 62.457 para el año 2. Concluiremos que en el año 2 las estructuras del balance expresan modificaciones positivas, debido al aumento importante de los activos rentables y la reducción de las deudas de corto plazo así como el fortalecimiento patrimonial


Agencia de viajes “ Misky tours” : Estado de Resultados 31/12/X2

AÑO 1 AÑO 2 Variación

Ventas netas 565.342 637.140 71.798

Costo de Ventas 162.791 227.100 64.309

Utilidad Bruta 402.551 410.040 7.489

Gastos Administrativos 225.430 228.300 2.870

Gastos de ventas 131.332 141.320 9.988

Utilidad Operativa 45.789 40.420 -5.369

Otros Egresos 22.432 28.300 5.868

Utilidad antes de impuestos 23.357 12.120 -11.237

Impuestos 7.708 4.000 -3.708

Utilidad Neta 15.649 8.120 -7.529


Comentario Financiero: La agencia de viajes tiene - durante los dos años de análisis – ha desmejorado la capacidad de generación de utilidades, las cuales han disminuido de manera importante en el año 2 Esto se debe al aumento de los costos de ventas (64.309), los gastos administrativos y de ventas (en especial los segundos) se han incrementado lo cual también permite que se afecten a las utilidades Las utilidades netas se han reducido a pesar de que se incrementaron las ventas en el año 2 La conclusión es que la estructura de resultados ha desmejorado levemente en el año 2


ANALISIS HORIZONTAL

Agencia de viajes “ Misky Tours ”

Variación Variación

AÑO 1 AÑO 2 Absoluta Relativa

TOTAL ACTIVOS 303.733 370.200 66.467 21,88%

ACTIVO CORRIENTE 254.667 314.400 59.733 23,46%

ACTIVO FIJO 49.066 55.800 6.734 13,72%

PASIVO CORRIENTE 172.979 111.400 -61.579 -35,60%

PASIVO NO CORRIENTE 36.843 99.300 62.457 169,52%

PATRIMONIO 93.911 159.500 65.589 69,84%

VENTAS 565.342 637.140 71.798 12,70%

COSTO DE VENTAS 162.791 227.100 64.309 39,50%

GASTOS ADMINISTRATIVOS 225.430 228.300 2.870 1,27%

GASTOS DE VENTAS 131.332 141.320 9.988 7,61%

UTILIDADES NETAS 15.649 8.120 -7.529 -48,11%


Comentario Financiero: El análisis horizontal nos muestra que a nivel de activos totales la agencia expresa crecimiento importante en el año 2, el rubro con mayor crecimiento son los activos corrientes (23.46%), lo cual potencia el capital de trabajo A nivel de fuentes de recursos el rubro patrimonial ha crecido de manera importante en casi el 70 %, en detrimento de las deudas de corto plazo, aspecto que consideramos importante. Las deudas de largo plazo han aumentado de manera considerable en casi el 170%. Las utilidades se han reducido significativamente, en razón de que el crecimiento de las ventas ha sido superado por el crecimiento de los costos de ventas.


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