Cómo organizar una rueda de prensa, desde su convocatoria hasta su desarrollo.

Antes de dar una rueda de prensa debemos invitar a los medios. Enviaremos un comunicado (escrito, fax, etc.), en el que debemos de indicar claramente:

1. Quién da la rueda de prensa.

2. Para qué se da la rueda de prensa (objetivo de la misma).

3. Lugar (aportando los mayores datos posibles), fecha y hora del acto.

4. En determinados casos se adjunta carta o tarjeta de respuesta, para confirmar las asistencias.

Debemos hacer unos cuantos preparativos antes del acto :

1. Capacidad de la sala. Hay que calcular el número de personas que van a acudir.

2. Redactar los comunicados y resto de información escrita (dossier) a repartir.

3. Cuidar la decoración, sobre todo si van cámaras de televisión y fotógrafos.

4. Ofrecer un vino español o similar a los asistentes.

5. Comprobar el resto de los detalles: megafonía, servicios, carteles identificadores en la mesa presidencial, control de acreditaciones, etc.

Una rueda de prensa es la que convoca una persona o entidad  para dar a conocer detalles sobre algo  (un producto o un hecho). Debemos ofrecer un mensaje claro y directo. Cumplir el objetivo para el que fue montada la rueda de prensa. Tenemos que saber que los medios van a reflejar la noticia tal y como teníamos pensado.  Establezca unos turnos de preguntas para que los periodistas amplíen la información que desean cubrir mediante un MODERADOR . Deje los sitios más delanteros para la prensa gráfica. Y sitúelos siempre de espaldas a la luz (sobre todo en ruedas de prensa al aire libre).

Convocar una rueda de prensa , supone desplazar a muchos periodistas y cámaras hasta el lugar donde se celebra. Las mejores

horas para ello, son a partir del mediodía hasta la hora de comer, y por la tarde, a partir de media tarde. Hay que tener en cuenta la importancia y objetivo de la rueda de prensa, ya que si la convocamos muy tarde, puede que no salga en los medios al día siguiente (si esa era nuestra intención). Posteriormente, es conveniente hacer un seguimiento en los medios de la repercusión de la información 

2. El protocolo en los medios de comunicación está cobrando cada vez mayor importancia. No es de extrañar, por ello, que cada vez haya más estudios sobre este tema y las empresas vigilen con sumo cuidado todos los detalles a la hora de organizar actos a los que acudan periodistas. El buen organizador de eventos sabe que mantener relaciones estrechas con la prensa es imprescindible para dar a conocerse y una garantía de futuro para favorecer la buena y abundante publicidad de su corporación o grupo político en los medios.

Uno de los actos más habituales para contactar con los diferentes medios de comunicación son las ruedas de prensa. Generalmente son los políticos y empresarios quienes convocan con mayor asiduidad a los periodistas para dar una conocer sus puntos de vista con respecto a temas diversos, anunciar el lanzamiento de un nuevo producto o comunicar decisiones importantes y de interés para la opinión pública, entre otras muchas ideas. Como organizadores de eventos, debemos tener en cuenta diversos aspectos en la preparación de estos encuentros. En primer lugar, recopilaremos toda la información necesaria (quién dará la rueda de prensa, motivos del acto, importancia de la rueda de prensa, lugar y fecha de la rueda de prensa, alcance de la noticia que se va a difundir, etc.). Debemos considerar con especial atención la capacidad de la sala donde se convocará la rueda para que todos los medios de comunicación convocados tengan un espacio reservado, tanto a redactores como cámaras de televisión.

Una vez previsto este primer boceto, enviaremos las invitaciones pertinentes a todos aquellos medios de comunicación que puedan estar interesados en asistir al acto. Por norma general, a las ruedas de prensa organizadas por el Gobierno acudirán todos aquellos periodistas interesados, normalmente procedentes de las agencias y medios de información más importantes. Por el contrario, si se trata de una rueda de prensa organizada por una empresa, hay que ser más selectivos y tener muy en cuenta el motivo de la convocatoria. Si por ejemplo se trata de una casa automovilística y nuestro objetivo es la presentación de un nuevo vehículo, preferiblemente invitaremos a aquellos periodistas responsables de publicaciones de coches o medios generalistas en los que exista una sección de motor. 

Cada vez se envían más invitaciones por Internet ya que ofrece muchas más

ventajas que la carta (inmediatez del envío, acuse de recibo instantáneo, abaratamiento en los costes postales, etc.).

Pero no por ello debemos descuidar la presentación de la misma y, además, tendremos muy en cuenta la ortografía, la gramática y el mensaje que transmitimos. En la invitación constarán todos los detalles a tener en cuenta por el medio de comunicación, además de un teléfono de contacto para recibir más detalles sobre la rueda de prensa, en caso de que así lo precise el medio.

Los periodistas suelen agradecer mucho a los convocantes la entrega de un dossier en el que se recoja toda la información o, al menos la más relevante, de la rueda de prensa. Esto les facilita el trabajo y a nosotros nos asegura que el mensaje expuesto en la rueda de prensa quede bien recogido. Al finalizar la exposición, se dejará un periodo de tiempo previamente fijado para la rueda de preguntas y trataremos de controlar y organizar, en la medida de lo posible, que se respetan los turnos de palabra entre los reporteros y que todos tengan tiempo de hacerlo. Por último, pero no menos importante, cuidaremos los detalles en la decoración de la sala, sobre todo si sabemos que a la convocatoria de prensa acudirán cámaras de televisión. Esto da una buena imagen, tanto si representamos a un partido político como si somos una empresa privada. Asimismo, también tendremos muy en cuenta la colocación de los ponentes en la mesa, que todos dispongan de un cartel con su nombre y cargo para que los periodistas puedan reconocerlos fácilmente y también cuidaremos que todos los medios técnicos (micrófonos, altavoces, enchufes, etc.) funcionen correctamente para que no surjan problemas durante el acto.