UNIVERSIDAD DE SANTANDER

MAESTRIA EN GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA

¿Cómo realizar una buena gestión de proyectos educativos?

Presentado por:

CARLOS MIGUEL NAVAS MORALES

¿CÓMO REALIZAR UNA BUENA GESTIÓN DE PROYECTOS EDUCATIVOS?

Un proyecto educativo es un plan organizado que tiene como objetivo solucionar problemas

que se presentan en una institución educativa y que están plenamente identificados por un grupo

interdisciplinario que a la postre podría ser el equipo de desarrollo de ese proyecto o coordinar y

evaluar su ejecución si se decide contratar una asesoría externa (Martínez, E, 2012).

Como todo proyecto, éste debe contar con un conjunto de actividades programadas en un

tiempo y con unos recursos materiales y económicos determinados que permitan cumplir la meta

propuesta. Estas actividades deben ser dirigidas por un equipo liderado por un Gerente de

proyecto, quienes se van a encargar de la Gestión del proyecto.

Para realizar una buena gestión se debe seguir una metodología que permita estructurar el

proyecto en fases de manera eficiente maximizando el valor del producto y disminuyendo costos.

La filosofía LEAN aplicada a gerencia de proyectos propone un modelo de gestión de proyectos

que plantea obtener un producto de mayor valor con un mínimo de recursos. Teniendo en cuenta

que la educación pública en Colombia cuenta con poca inversión por parte del estado este modelo

puede ser una buena alternativa para desarrollar proyectos de calidad que solucionen los

diferentes problemas que se presentan en una Institución educativa.

Basados en este enfoque en el desarrollo de un proyecto se pueden ver los siguientes

procesos o etapas; Inicio, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre. A su vez se

pueden definir nueve áreas de conocimiento para potenciar las probabilidades de éxito en

cualquier proyecto, son ellas: la Integración, alcance, tiempo, costo, calidad, recurso humano,

comunicaciones, riesgo y adquisiciones. De las cuales se explicaran en este texto de manera corta

y sustancial sólo cuatro de ellas; La integración, el alcance, el tiempo y los costos.

Por falta de un adecuado seguimiento la mayoría de proyectos enfrentan desvíos en las

variables que manejan, por eso es importante la gestión de la integración, implementando un

proceso de control integrado de cambios con un esquema para la detección temprana y

consecuente aceptación o rechazo de cada cambio que acontezca. Entonces la Integración en un

proyecto se refiere a las decisiones que se deben tomar acerca de dónde concentrar recursos y

esfuerzos para anticipar inconvenientes permitiendo que se manejen correctamente en el

momento en que aparecen (Romano G. Yacuzzi E, 2011)

Es importante tener en cuenta la gestión de la integración en proyectos educativos porque

permite hacer un seguimiento a todos los procesos que se llevan en el trascurrir del proyecto

teniendo en cuenta todas las variables que se tengan y a su vez permita tomar decisiones correctas

al momento de enfrentar los cambios a los que se puedan enfrentar.

El plan de Gestión del alcance consiste en la delimitación que se le va a dar al proyecto, en

esta etapa debe tenerse en cuenta todo lo necesario para la ejecución del proyecto y para ello es

necesario recopilar toda la información que brinden los interesados en el proyecto, es decir, tener

en cuenta todas las necesidades y requerimientos del cliente. Por tanto, “El éxito del proyecto se

ve altamente influenciado por el cuidado dedicado a la captura y gestión de requisitos del

proyecto y del producto” (Romano G. Yacuzzi E, 2011)

Luego de obtener todas las variables que se van a trabajar en el proyecto deben organizarse

en diferentes paquetes de trabajo asignando a cada uno, distintos responsables para su ejecución.

Una técnica muy utilizada y recomendada para definir paquetes de trabajo, responsables,

presupuestos y recursos para llevar a cabo la ejecución de cualquier proyecto es la Estructura

Desglosada de Trabajo EDT, conocida en inglés como WBS (Work Breakdown Structure). La

EDT permite hacer una descomposición jerárquica, enfocándose hacia el producto final logrando

los objetivos del proyecto (Escuela de Organización Industrial, 2012).

En educación es importante definir el alcance de los proyectos a desarrollar, tener en cuenta

todos los requerimientos, las necesidades, descartar los elementos que sobran y hacer una

descomposición de las tareas en paquetes asignando responsables, sin duda augurará éxito en la

obtención de las metas propuestas.

Otro aspecto que puede considerar un proyecto como exitoso es lograr los objetivos trazados

en el plazo definido, es por ello que la Gestión del tiempo es otro de los pilares importantes a

tener en cuenta en la elaboración de un proyecto educativo. Un trabajo entregado a tiempo

demuestra compromiso y responsabilidad de parte del equipo desarrollador, valores que poco se

ven en nuestro entorno y menos en los proyectos del sector público Colombiano. Es el pan de

cada día escuchar y ver que las obras elaboradas para el bien común siempre terminan meses o

años después y con un valor casi del doble o más de lo presupuestado.

Para realizar una buena gestión del tiempo se deben efectuar mediciones de desempeño por

si hay variaciones, hacer una planificación de que se hará si se presentan, definir procedimientos

de control de cambios del cronograma y establecer una base para medir cómo va el desempeño

del proyecto según el cronograma (Romano G. Yacuzzi E, 2011)

En la Gestión del alcance se fraccionaron las actividades del proyecto en paquetes de trabajo,

en la Gestión de tiempo es necesario seguir ahondando en el proceso de descomponer cada

paquete de trabajo en las actividades que lo componen debido a que se deben hacer estimaciones

de tiempo por cada actividad a realizar, aunque esto conlleve a realizar cambios en la EDT,

debido a que a medida que aumenta el nivel de descomposición se pueden evidenciar falencias en

el alcance del proyecto.

El plan de Gestión de costos consiste en buena la planificación, estimación y control de

costos con el fin de que el proyecto concluya y no se gaste más del presupuesto acordado. Se

deben definir los siguientes aspectos: el nivel de precisión de las estimaciones, en base a los

recursos que se definieron en la estimación del tiempo. Las unidades de medida a trabajar, estas

pueden expresarse en moneda corriente u otras unidades como horas-hombre junto con las

estimaciones de costo. Y por último reglas de medición para el valor ganado. Además se debe

calcular las posibles causas de variación y los riesgos. (Romano G. Yacuzzi E, 2011).

En educación, es importante tener en cuenta el aspecto costo y cumplir a cabalidad con lo

presupuestado, excederse en el gasto presupuestado implica correr el riesgo de no terminar el

proyecto debido a los bajos recursos con que se cuenta en las instituciones para el desarrollo de

proyectos de calidad.

Referencias

Romano G. Yacuzzi E. (2011). Elementos de la Gestión de Proyectos. Universidad del

CEMA, Buenos Aires, Argentina.

Martínez E. (2012). Qué es un proyecto Educativo. Recuperado de

http://www.uaeh.edu.mx/docencia/VI_Lectura/maestria/documentos/LECT35.pdf

Escuela de Organización Industrial. (2012). La EDT como herramienta de gestión de

alcance de proyectos. Recuperado de http://www.eoi.es/blogs/mintecon/2012/12/18/la-edt-como-

herramienta-de-gestion-del-alcance-de-proyectos/