¿Cómo y por qué delegar?

Viernes, 13 de Junio de 2008 Delegar es asignar algunas responsabilidades a una persona determinada, pero ¿cómo, a quién y por qué delegar? Carolina Tugues, consultora de Hay Group da algunas pautas que se deben tener en cuenta al momento de encargar una tarea de importancia a un miembro de su equipo de trabajo. Uno de los principales retos que todo líder de una empresa debe sortear en el día día de una organización, es el que tiene que ver con delegar funciones y tareas específicas. El éxito de ello dependerá fundamentalmente de la forma como se define quien es la persona o trabajador idóneo para el desempeño de una función o actividad especifica.

Es necesario tener en cuenta que delegar es una tarea estructurada mediante la cual se le asignan algunas responsabilidades a una persona, la cual debe estar ligada al desarrollo de las competencias de cada uno de los miembros de su equipo.

Carolina Tugues, consultora en liderazgo de Hay Group, define algunos factores claves que son fundamentales y que ayudarán a tomar una decisión acertada en el momento de delegar. El primero de ellos tiene que ver con la confianza que se da al grupo de trabajo, ya que la efectividad de los resultados depende en gran medida de tener un equipo con una mente ganadora.

El segundo factor es que el líder o director del equipo disfrute de su labor como responsable del área, ya que no todas las personas nacen para coordinar y no todos disfrutan controlar y responder por las tareas de los demás.

De la misma manera se hace fundamental a la hora de asignar una tarea que el líder realice un constante acompañamiento para garantizar un optimo resultado. Tugues considera que “dependiendo de la persona a la que se delegue, a veces es necesario actuar como el líder marcapaso, como dicen en el fútbol, marcación cuerpo a cuerpo, o como un líder democrático que genera un ambiente de libertad, estímulo y participación”.

Tips para delegar con efectividad

•    Conozca a su equipo, pregúnteles sobre el ‘motor’ que los incentiva a trabajar todos los días, cuáles son sus sueños y aspiraciones. Cómo se proyectan en el corto y mediano plazo.

•    Identifique las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros de su equipo. La tarea se hace más fácil cuando se asignan labores de acuerdo a las capacidades de cada persona.

•    Asegúrese de que la persona a la que asigna la tarea tenga todos los insumos (materiales e intelectuales) necesarios para desarrollar su labor a cabalidad.

•    Es importante que exista retroalimentación permanente (antes, durante  y después) del desarrollo de la tarea.

•    Pregúntele como se sintió en el desarrollo de la tarea. Cuáles fueron sus mayores dificultades y cuales los aspectos en los que se sintió más cómodo.

Los beneficios de delegar

•    Tiempo para hacer más: A través de un adecuado proceso para delegar una asignación o coordinación de tareas, se garantizan más resultados que no podrían haber sido posibles sin una cabal delegación.

•    Tiempo para actividades administrativas: Delegar da la oportunidad de manejar más aspectos del trabajo como lo son proyectos de planeación, planes para el desarrollo de negocios, monitoreos de cómo van los negocios, monitoreos del desarrollo del personal y contender con los problemas que vayan surgiendo.

•    Crear un respaldo propio: Delegar responsabilidades en diferentes áreas creará un respaldo de fuerza de trabajo, que puede utilizarse en momentos de emergencia

•    Maximizar la productividad: Delegar es también una manera crear un ambiente adecuado para que los empleados aporten nuevas ideas.

•    Incremento de la velocidad y efectividad de las decisiones: Las empresas tienden a responder de manera muy positiva a los retos cuando se presenta un ambiente donde los empleados se enfrentan directamente con los inconvenientes que se presentan y toman decisiones para resolver esos problemas.

•    Incremento en la flexibilidad de la operación: Cuando alguien en la compañía se ausenta o cuando la crisis requiere del apoyo de otros con funciones que regularmente no son parte de su trabajo, varios trabajadores estarán ya familiarizados con las asignaciones.

•    Preparar más gente para la promoción o rotación de responsabilidades: Da la posibilidad de encontrar a alguien para supervisar cuando esté ausente.

Beneficios para los empleados

•    Desarrollo de habilidades de los empleados.

•    Incremento del nivel compromiso del empleado: Una adecuada delegación, estimula al empleado a participar más para comprender e influir en su trabajo.

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