COMPLEJO EDUCACIONAL

EDUARDO CUEVAS VALDÉS

LO BARNECHEA

ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN

M1: GESTIÓN EN COMPRAS Y VENTAS

El proceso de compras abarca todas las actividades necesarias para obtener recursos materiales y servicios que requiere el sistema empresarial. Esto incluye selección e identificación de fuentes, el desarrollo de proveedores, la negociación de precios y contratos, el desarrollo de especificaciones de calidad, la coordinación de las compras en el momento apropiado, el mantenimiento de la base de información de materiales y la realización de funciones rutinarias como emitir pedidos, llevar su seguimiento y pagar.

PROCESO DE COMPRAS

Es imprescindible entender el contexto global dentro del cual se desenvuelve el proceso de compras, para así comprender las relaciones que existen entre proveedores de proveedores, proveedores, compradores, factorías, distribuidores, clientes y clientes de clientes.

CONTINUACIÓN....

CADENA DE SUMINISTRO

Gestión de compras

PROVEEDORESAPROVISIO-

NAMIENTOFABRICACIÓN LOGÍSTICA Y

DISTRIBUCIÓNCLIENTES

IDENTIFICACIÓN

DE NECESIDADES

GESTIÓN DE

COMPRAS

GESTIÓN DE

STOCK

ESTUDIO

PRELIMINAR

SELECCIÓN

FUENTES DE

SUMINISTRO

NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN

SEGUIMIENTO Y

CONTROL

ESTUDIO PRELIMINAR

El departamento de compras debe conocer:

• Las necesidades de su empresa.

• La curva de Pareto.

• El estudio del mercado del producto.

• El estudio del mercado de proveedores.

Este estudio preliminar produce efectos positivos como:

• Reducir el precio de la compra.

• Aumentar la seguridad del suministro.

• Reducir el plazo de compra.

• Facilitar el proceso de negociación.

                                                 

Conocer las necesidades de su empresa

Antes de cada proceso de compras es preciso conocer perfectamente el producto cuya compra se va a realizar, así como las necesidades de su empresa relativas a este producto. Puesto que un comprador no sólo adquiere productos, también se deben negociar actividades y servicios.

• En el caso de un suministro conocido o habitual, el trabajo del comprador es comercial.• En el caso de la compra de un producto nuevo, las especificaciones técnicas y las condiciones comerciales de compra; son las piezas clave del comprador.

Por ejemplo:

Establecer curva de Pareto

La curva de Pareto, nos ayuda a establecer una jerarquía natural de los productos y servicios a contratar y comprar, de modo de gestionar de mejor manera la distribución del tiempo.

Las tres zonas corresponden a tres tipos de compras, cuyos objetivos son muydiferentes. Las compras de la zona A se refieren a productos de carácter estratégico, es decir, aquellos que contribuyen a la empresa los mayores compromisos en términos monetarios.

La zona B constituye un interesante desafio para el comprador, ya que las otras funciones de la empresa ejercen en él, generalmente una acción muy limitada

Si el comprador no ha establecido con antelación un plan de compra podría dedicar inútilmente más de la mitad de su tiempo a las compras de la zona C, que de hecho no representa más que el 5% de la cifra total de las compras.

Continuación Curva de Pareto...

El estudio de mercado del producto

El estudio pretende conocer a fondo la tecnología del producto que se va a necesitar y sus aplicaciones.

Este estudio debe contemplar:

• Su produccción

• Su presentación en el mercado

• Su consumo

• Su distribución

El estudio de mercado de proveedores

La compra supone decidir, qué se compra y a quién.

Debemos conocer todos los proveedores que pueden suministrar un producto de nuestro consumo, para ello debemos contar con fuente de información.

Parte de la información llega de modo espontáneo, se reciben catálogos, folletos, visitas, entre otros.

Otra parte se obtiene por medio del trabajo que debe hacer la gente encargada del proceso de compras, y estas tareas son:

• Consultar manuales, registros, directorios, etc.

• Solicitar información a través de anuncios.

• Visistar directamente a proveedores.

Finalmente, cuando se desarollan todos los estudios anteriormente nombrados, como de proveedores, de productos el análisis de Pareto; se debe crear un archivo del producto para no depender de la memoria el día de mañana y además, hay que tener en cuenta que a lo mejor otra persona va a necesitar la información.

CONTINUACIÓN....

¿Debemos elegir un solo proveedor o de varios a la vez?

¿Debemos preferir al detallista, al almacenista, al distribuidor o al fabricante?

En general, no es bueno centrar nuestros suministros de un producto en un solo proveedor.

Contratación y negociación

Las variables básicas que condicionan toda negociación y definen la posición negociadora de las partes son:

• El poder de negociación.

• El tiempo o período temporal que dispone cada una de las partes para llegar a un acuerdo

• La información disponible

Evaluación del servicio de proveedores

¿Quiénes son buenos proveedores?

¿Por qué?

¿Cómo puede evaluarse su actuación?

Las empresas valoran algunas veces a sus proveedores según criterios informales de actuación, por ejemplo, si los proveedores hacen a tiempo sus envíos, son buenos; si lo hacen fuera de tiempo, no lo son

Frecuentemente, no se tienen en consideración factores claves, como el número de envíos incorrectos, las devoluciones por falta de calidad y la incidencia del plazo de entrega. Estos importantes factores de actuación deberían considerarse junto a otros, tales como el tipo y el el nivel del servicio técnico e información proporcionada por el personal del proveedor, a la hor de evaluar a éste.

Continuación....

Dependiendo de la cuantía e importancia crítica del pedido y de la respuesta del proveedor de su llamada, hay varias cosas que el responsable del departamento de compras debería preguntar, como:

• Se ha enviado ya el material.

• Si el material no se ha enviado, ¿en qué etapa está actualmente?, ¿cuándo estará listo para embalarse?

•Ha transcurrido el tiempo necesario para que lo pedido haya sido fabricado?, en caso contrario, ¿cuáles son las causas del retraso?

• Existen subcontratistas que puedan afectar el envío?

• ¿Qué se ha hecho para asegurar que se haga el envío a tiempo?,

Continuación...