1

COOMULTRASAN MULTIACTIVA

MISIÓN

Comultrasan es una Cooperativa Multiactiva, que tiene como propósito satisfacer las

necesidades y expectativas de sus asociados a través de la comercialización de productos para el hogar y la construcción, la prestación de servicios de salud,

educación, recreación y crédito que mejoren su calidad de vida.

Orientan nuestra misión los principios y valores cooperativos, la calidad del servicio y el compromiso de ser un ente regulador de precios en el mercado. Nuestra acción está

basada en el desarrollo integral del talento humano, innovación tecnológica y responsabilidad social.

VISIÓN

En el 2015 seremos una Cooperativa Multiactiva posicionada a nivel regional y nacional

como modelo cooperativo socialmente rentable, focalizada en las necesidades de los asociados, dinámica, sostenible, competitiva y de amplia cobertura

PRINCIPIOS COOPERATIVOS

Adhesión Abierta y Voluntaria

En Comultrasan Multiactiva estamos abiertos a recibir a todas aquellas personas dispuestas a asociarse y a utilizar nuestros productos y servicios, sin discriminación de

género, raza, clase social, posición política o religiosa

Control Democrático

En Comultrasan cumplimos los procedimientos democráticos .Cada asociado tiene derecho a un voto y puede hacerse representar en el Consejo de

Administración quienes participan activamente en la definición de las políticas y lineamientos que la guían.

Participación Económica

Todo asociado a Comultrasan recibe una retribución sobre los aportes sociales y

beneficios en las transacciones que realice.

Autonomía e Independencia

2

Somos una cooperativa autónoma e independiente, controlada en forma democrática por nuestros asociados.

Educación, Entrenamiento e Información

En Comultrasan Multiactiva brindamos educación y entrenamiento a

nuestros asociados, Dirigentes y empleados a fin de lograr el desarrollo eficaz. Informamos en forma permanente la naturaleza y beneficios del cooperativismo.

Cooperación entre Cooperativas

En Coomultrasan Multiactiva trabajamos de manera conjunta con organizaciones del

sector solidario para servir mejor a nuestros asociados.

Compromiso con la Comunidad

En Comultrasan trabajamos para el desarrollo sostenible de la comunidad en la

cual actuamos,

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Comultrasan Multiactiva tiene una estructura organizacional de tipo vertical,

en la cual la administración, vigilancia, control económico y social, están a cargo de:

La Asamblea General

El Consejo de Administración

La Revisoría Fiscal

La Gerencia General La Junta de Vigilancia

Igualmente, está compuesta por las Unidades de Negocio y las Unidades de Apoyo,

así:

Unidades de Negocio:

Programa de Hogar

Programa de Materiales para Construcción

Programa de Crediaportes

Programa de Salud Complementaria

Programa de IPS

Programa de Educación

Unidades de Apoyo:

3

Departamento Administrativo

Departamento de Gestión Humana

Departamento de Tesorería

Departamento de Contabilidad

Departamento Jurídico y Cartera

Departamento de Mercadeo y Publicidad

Departamento Control Interno

Departamento de Planeación

Departamento de Servicios Generales

Departamento de Organización y Métodos

Departamento de Sistemas

PROCEDIMIENTOS

Controlar las salidas y entradas de documentos y expedientes mediante un Registro de préstamos y Libros de Entradas y Salidas.

Solicitar y devolver correctamente al Archivo Central los documentos, que siendo ya transferidos, su consulta sea necesaria para la unidad

administrativa.

Elaborar un Registro de las transferencias realizadas al Archivo Central.

PROCESO:GESTION DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS MEDIANTE REGISTROS

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTOS : CONTROLAR LAS SALIDAS Y ENTRADAS DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES MEDIANTE REGISTROS DE PRESTAMOS Y

LIBROS DE ENTRADAS Y SALIDAS

4

ALCANCE:

Toda la documentación de la empresa de las áreas, de tipo administrativo, contable, jurídica, financiera, Gestión Humana, Tesorería, Jurídico y Cartera, Mercadeo

y Publicidad, Control Interno, Planeación, Organización y Métodos

RESPONSABLES:

Responsables de los archivos de las diferentes dependencias. Coordinador de documentos de la dirección general y el equipo respectivo

PROCESO / PROCEDIMIENTO PROVEEDOR:

Coordinador de dependencia

Dirección general

PROCESO/ PROCEDIMIENTOS CLIENTE

Dependencias de la empresa

ENTRADAS:

Todos los documentos que ingresan y salen de la empresa que cumplan con las

norma técnica colombiana y las normas Icontec.

ACTIVIDADES DEL PROCESO:

Actividades para el recibo de documentos

Recepción

Clasificación

Apertura

Revisión

Radicación

Registro

Reparto

Dependencia

Actividades para el despacho de documentos

Elaboración

Firma

Traslado

Verificación

Numeración y fechado

Registro

Reparto

Envió

5

Registrar la documentación con el cuño de tinta que indicaba la fecha del día y

el espacio para anotar a mano el código de registro. Una vez registrada la documentación con el código, se anotaba en el libro de

registro la documentación recibida. Con todo el registro realizado, se procedía a realizar las fotocopias, archivar los

originales en el archivo general y distribuir las copias de los documentos a los destinatarios

Al indicar los destinatarios de los documentos, éstos reciben un aviso, a través

del correo electrónico, indicándoles la llegada de un documento a su nombre para que puedan acceder a él.

Al indicar los destinatarios de los documentos, éstos reciben un aviso, a través del correo electrónico, indicándoles la llegada de un documento a su nombre

para que puedan acceder a él.

SALIDAS:

Los envíos u objetos que se adjunten a sus documentos de remisión. Las Quejas y Sugerencias llevarán la tramitación que expresamente se le

asigne en virtud del Reglamento

Órgano destinatario del documento original y extracto del objeto del

procedimiento o actuación para cuya tramitación se aporta. La salida se hará mediante acta de entrega del archivo de la entidad remitente

y deberá ajustarse al modelo normalizado por el Archivo General de la Nación.

PROCESO: GESTION DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO: LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

OBJETIVOS DE PROCEDIMIENTO: SOLICITAR Y DEVOLVER CORRECTAMENTE

AL ARCHIVO CENTRAL LOS DOCUMENTOS, QUE SIENDO YA TRANSFERIDOS, SU CONSULTA SEA NECESARIA PARA LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

ALCANCE:

Toda la documentación de la empresa, de tipo administrativo

RESPONSABLES:

Los jefes de las Dependencias son los responsables de las transferencias documentales Primarias.

Auxiliares administrativa Gestión Documental

PROCESO / PROCEDIMIENTO PROVEEDOR:

6

Funcionario responsable de la oficina

PROCESO/ PROCEDIMIENTOS CLIENTE:

Coordinador o jefe de archivo de la empresa

ENTRADAS:

Documentos recibidos y producidos en sus diferentes medios de soportes

Correspondencia interna y externa

Solicitudes

Inventarios documentales

Procedimientos mejora continua

Tablas de retención documental

ACTIVIDADES DEL PROCESO:

Construcción y aprobación del Plan Anual de Transferencias primarias

La aplicación del Cronograma de transferencias

Organización de los documentos a transferir en las unidades de conservación

marcadas y rotuladas con la información en ellas impresas de tal forma que permita su ubicación y recuperación.

La Dependencia debe transferir al Archivo Central, solamente aquellas Series y Subseries Documentales contempladas en las Tablas de Retención Documental

que hayan cumplido el tiempo estipulado en ellas para el Archivo de Gestión. La Coordinación suministra las unidades de conservación para las

transferencias documentales, teniendo en cuenta el volumen de documentos a transferir; previa solicitud escrita de las dependencias.

Los jefes de las diferentes unidades porque podrán evaluar objetivamente el

desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos

SALIDAS:

Formato único de inventario

Planillas de correspondencia

Indicadores analizados

Cronograma de trasferencias

Actas de comité de archivo

Base de datos de radicación

7

PROCESOS : gestión documental

PROCEDIMIENTO : Registro de las transferencias

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO: Elaborar un Registro de las

transferencias realizadas al Archivo Central.

ALCANCE:

Toda la documentación de la empresa

RESPONSABLES:

Responsable Archivo de Gestión

Auxiliares administrativos de Gestión Documental

PROCESO / PROCEDIMIENTO PROVEEDOR:

El funcionario responsable de cada dependencia

PROCESO/ PROCEDIMIENTOS CLIENTE:

Coordinador de archivo

ENTRADAS:

Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y

servicios de todos los archivos de una entidad. Remisión de documentos de los archivos de las distintas dependencias.

Disponer del formato único de inventario documental.

ACTIVIDADES DEL PROCESO:

Se verifica la preparación física del archivo y su correspondencia con lo registrado en el Inventario Documental elaborado por la oficina productora.

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. .

Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.

8

Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.

Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se

relacionarán las series, Subseries y unidades documentales.

Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo

General de la Nación, cuando sea del caso.

SALIDAS:

El envío oportuno de la documentación a la instancia competente, previa aprobación del Comité de Archivo de la entidad.

Nombre y teléfono del responsable de los documentos que se transfieren

La responsabilidad de la aplicación del Catálogo recae sobre el cliente.

Firma correspondiente del formato único de inventario documental por parte del

funcionario responsable de la preparación de la transferencia, del funcionario responsable de la oficina y del jefe de archivo.

9

Buy SmartDraw!- purchased copies print this

document without a watermark .

Visit www.smartdraw.com or call 1-800-768-3729.

10

Buy SmartDraw!- purchased copies print this

document without a watermark .

Visit www.smartdraw.com or call 1-800-768-3729.

11

Buy SmartDraw!- purchased copies print this

document without a watermark .

Visit www.smartdraw.com or call 1-800-768-3729.