INTRODUCCIÓ A LES

RRPP I INSTITUCIONALS Comunicació de canvis

COMUNICACIÓ INTERNA La comunicació interna és una eina imprescindible

per a les empreses donat el clima de crisi econòmica

que vivim i que provocarà que moltes empreses

hagin de recórrer a canvis estructurals per superar el

moment laboral desfavorable.

Laia Mena Grau de comunicació

Introducció a les RRPP i Institucionals

1 26 de mayo de 2014

BURSON-MARSTELLER

La missió de Buerson-Marsteller és donar valor als seus clients amb l´ús

d´estratègies de comunicació integrades amb eficàcia. La visió és liderar el sector amb coneixement i innovació. Mantenen un ferm compromís en

autoimposar-se el codi de conducta ètic i acatar les lleis vigents per les RRPP. Una total transparència amb la informació i a nivell financer. Oferir

un tracte honest i garantir la confidencialitat. Màxim respecte moral amb els clients i amb els empleats i assolir l’excel·lència del servei i la creativitat

en els resultats. Les seves eines són la comunicació honesta amb el client i una relació de col·laboració entre les dues parts.

META

Crearem un clima favorable entre la plantilla per la fusió entre IM-Pacto i Burson-Marsteller.

L´enfocament de Burson-Marsteller ens fa comprendre la necessitat d´una

comunicació interna ben gestionada en moments de canvis per evitar inseguretat en els empleats i insatisfacció de la plantilla en una situació

econòmica desfavorable que requereix l´adaptació de les empreses. Amb una comunicació eficaç i la transparència dels directius aconseguirem que

siguin els empleats mateixos en acceptar les prioritats del negoci.

OBJECTIUS

Els objectius són els passos per assolir una meta. Han de descriure les

condicions que s´han de prendre i han de ser clars, acceptables, mesurables, alterables, programats i pressupostats.

Els objectius d´impacte són aquells dels quals s´espera un efecte específic.

Cercarem objectius cognitius quan el professional vol notificar una acció, comunicar normes o processos operatius. Dels afectius s´espera que

modifiquin o reforcin sentiments en el públic envers el client. I dels conatius s´espera un canvi de comportament en el públic objectiu. Per assolir els

nostres objectius, ens caldrà definir una estratègia (o vàries) que defineixi; les accions i missatges, les tècniques (generals i constants) i les tàctiques

(puntuals i variables). Les tàctiques les marcarà el moment i la necessitat, les tècniques les definirem en l´estratègia i les accions descriuran el lloc,

el moment, el públic i el mitjà en que desenvoluparem les tècniques.

OBJECTIU 1 - Cognitiu

Acció: Informar sobre el procés de fusió amb Burson-Marsteller. Públic: La plantilla de IM-Pacto.

Propòsit: Perquè la plantilla tingui coneixement sobre els canvis interns que es produiran en els propers dies.

Objectiu: Informar a la plantilla d´IM-Pacto sobre el procés de fusió amb Burson-Marsteller perquè la plantilla tingui coneixement sobre els canvis

interns que es produiran en els propers dies.

Introducció a les RRPP i Institucionals

2 26 de mayo de 2014

Temporització: Dilluns 9 de Juny 2014

Mesurament: Te coneixement la plantilla d´IM-Pacto sobre els canvis interns que es produiran en els propers dies?

Objectiu de producció (1): Redactar un dossier amb els motius de la fusió d´IM-Pacto i Burson-Marsteller, els canvis necessaris i les avantatges

de la fusió resultant.

Estratègia 1 Cóm fer per què la plantilla de IM-Pacto tingui coneixement sobre els canvis

deguts a la fusió amb la multinacional que es donaran en els propers dies? Podem informar a la plantilla d´IM-Pacto del canvi perquè se sentin

partícips ja que en algun moment ho sabran i és millor ser els primers en donar primera versió dels fets. És important que la comunicació vingui dels

directius per crear un diàleg entre directiva i empleats, ajudarà a que els empleats entenguin el negoci i les necessitats i reconeixeran les prioritats

del negoci per sí sols. La missió d´IM-Pacto es basa en potenciar el diàleg

com ho demostra en el seu nom “pacte” (IM-Pacto) i és important que l´empresa imposi la seva màxima per aportar lògica als canvis.

Acció: Haurem de programar una reunió a les oficines de Sevilla el dimarts a mig matí perquè és el moment de més concentració a la feina procurant

l´assistència de tota la plantilla d´IM-Pacto. Podem dedicar 1h30 a la reunió incloent torns de preguntes per donar veu i participació a la plantilla.

Tema: El tema clau de la reunió és la necessitat de la fusió d´ambdues empreses i els avantatges a nivell de funcionament conjunt. Utilitzarem

arguments convincents i comunicació persuasiva per tal d´aconseguir el suport de la plantilla. La informació quedarà recollida en un escrit que es

publicarà en el butlletí informatiu, en la intranet i s´enviarà per correu electrònic.

Localització: La reunió es farà a la sala de reunions de la oficina de Sevilla, espai ampli per als 65 empleats de l´empresa.

Mitjà: Es proposen els directius d´IM-Pacto per dirigir la trobada. És

necessària la comunicació per part dels directius d´IM-Pacto i no de la multinacional Burson-Marseller perquè d´altra manera podria semblar una

imposició de Burson-Marseller més que un procés de desenvolupament d´IM-Pacto.

Tècnica: Reunió entre la directiva i els empleats d´IM-Pacto ja que la

comunicació verbal és més acceptada que l´escrita. Tàctica: Els directius es dirigiran als empleats (per exposar l’estratègia de

fusió, els canvis necessaris i les avantatges per IM-Pacto) i es farà un torn de preguntes. La comunicació interpersonal és més eficaç que la mediada

per l´intercanvi de pensaments.

OBJECTIU 2 - Conatiu Acció: Informar sobre el tancament de l´oficina de Jerez i la recol·locació

a la oficina de Sevilla.

Públic: Els empleats de IM-Pacto de la oficina de Jerez.

Introducció a les RRPP i Institucionals

3 26 de mayo de 2014

Propòsit: Perquè els empleats de la oficina de Jerez acceptin la

recol·locació a la oficina de Sevilla. Objectiu: Informar als empleats de la oficina de Jerez sobre el tancament

de la oficina i recol·locació a la oficina de Sevilla. Temporització: Dimecres 11 de Juny 2014

Mesurament: Ha acceptat els empleats de Jerez la recol·locació a Sevilla? Objectiu de producció (2): Crear un document amb tota la informació

rellevant per un reallotjament a Sevilla. Dades de contacte d’immobiliàries a Sevilla, escoles, serveis mèdics, empadronament, etc. dirigit als empleats

de Jerez.

Estratègia 1 Cóm aconseguir que la plantilla de Jerez accepti la recol·locació a Sevilla?

Haurem de donar tot el suport a la plantilla de Jerez perquè la recol·locació no sigui traumàtica i no ho percebin com una imposició sinó com una

oportunitat de desenvolupament personal. Crearem una comissió

d´acollida disponible per al suport en els tràmits de reallotjament. Acció: Haurem d´organitzar una comissió d´acollida formada per 2

persones que s´encarregaran durant 3 mesos de tramitar i donar suport als 13 empleats de Jerez a nivell de gestió d´habitatge, recerca d´escoles,

alta de serveis, empadronament, etc. Tema: El tema clau de la comissió d´acollida serà el suport a les famílies

que s´han de recol·locar a Sevilla. Localització: La comissió d´acollida se situarà a les oficines de Sevilla amb

una línia telefònica oberta i atenció en oficina a disposició dels empleats de Jerez.

Mitjà: Es proposen 2 persones del departament de Recursos Humans per aquesta tasca de durada temporal.

Tècnica: Procés d´acollida amb una comissió d´acollida creada per aquest

objectiu i que ajudarà als empleats a no sentir-se perduts sinó benvinguts.

Tàctica: S´utilitzarà el correu electrònic, intranet i el taulell d´anuncis per informar als empleats de Jerez sobre la comissió d´acollida. La informació

impresa ajuda a una millor comprensió.

OBJECTIU 3 - Cognitiu

Acció: Oferir informació detallada sobre la direcció, missió i enfoc que pren l´empresa després de la fusió.

Públic: A tots el empleats de la fusió resultant. Propòsit: Perquè els empleats tinguin total coneixement.

Objectiu: Oferir a tots els empleats de la nova empresa resultant de la fusió, informació detallada sobre la direcció, missió i enfoc que pren la nova

empresa. Temporització: Dilluns 9 de Juny 2014

Mesurament: estan els empleats informats i d’acord amb la direcció,

missió i enfoc de la nova empresa?

Introducció a les RRPP i Institucionals

4 26 de mayo de 2014

Objectiu de producció (3): Distribuir informació impresa.

OBJECTIU 4 - Afectiu

Acció: Millorar la imatge del fill de Montoya com a nou líder. Públic: La plantilla de IM-Pacto i Burson-Marseller.

Propòsit: perquè la plantilla valori positivament el traspàs de poder com a nou responsable.

Objectiu: Millorar la imatge del fill de Montoya com a nou líder, entre la plantilla de IM-Pacto i Burson-Marseller, perquè el valorin positivament en

el traspàs de poder com a nou responsable. Temporització: Dos mesos des del 9 de Juny 2014.

Mesurament: ha millorat l´acceptació del fill de Montoya com a nou responsable?

Objectiu de producció (4): Deixar la gestió del compte d’algun client clau en mans del fill de Montoya per què es pugui provar la seva experiència.

OBJECTIU 5 - Afectiu Acció: Afavorir el clima de treball entre els directors i executius de comptes

de Sevilla, Madrid i Barcelona. Públic: La plantilla de IM-Pacto i Burson-Marseller.

Propòsit: Per aconseguir una integració eficaç entre els empleats d´IM-Pacto a Sevilla i els empleats de Burson-Marseller a Madrid i Barcelona.

Objectiu: Afavorir el clima de treball entre els directors i executius de comptes de Sevilla, Madrid i Barcelona per aconseguir una integració eficaç

entre els empleats d´IM-Pacto Sevilla i els empleats de Burson-Marseller a Madrid i Barcelona.

Temporització: 3 mesos des del 9 de Juny. Mesurament: és eficaç la integració de la plantilla d´IM-Pacto Sevilla amb

la plantilla Burson-Marseller de Madrid i Barcelona? Objectiu de producció (5): Organització d´esdeveniments a Madrid i

Barcelona amb motiu de la visita dels directius i executius de comptes de

Sevilla.

Introducció a les RRPP i Institucionals

5 26 de mayo de 2014

BIBLIOGRAFIA

Burson-Marsteller - Missió

Burson-Marsteller - Enfoc

Burson-Marsteller- Comunicació de canvis

Burson-Marsteller – Comunicació interna

Burson-Marsteller – Situació de crisi