COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

Comunicación Empresarial - Secretariado Ejecutivo - Décimo Año

COMUNICACIÓN ORAL

Concepto de comunicación.

Se entiende la comunicación como el acto que permite la transmisión e intercambio de ideas, pensamientos y sentimientos entre las personas. Se considera una relación interactiva y dinámica y se define como el proceso mediante el cual dos o más personas intercambian ideas, conocimientos, informaciones y opiniones por diferentes medios, con la finalidad de lograr comprensión, dando origen a un intercambio permanente de significados entre ellas.

Elementos que intervienen en el proceso de la comunicación.

• El emisor: Es el elemento que pone en marcha el proceso, generando y/o enviando el mensaje.

• El mensaje: Es el objetivo de la transmisión. Unas o más informaciones transformadas a través de un código. El contenido debe ser homogéneo, claro y estructurado.

• El receptor: Es el sujeto o sujetos que reciben el mensaje.

• El código: Es el conjunto de señales con significado entre el emisor y el receptor que se están relacionando entre sí. Son comprensibles para las personas que participan en la comunicación porque los dos utilizan el mismo conjunto de señales.

• El canal: Es el medio a través del cual se produce la comunicación. Es el soporte físico del mensaje.

• El contexto: Es el conjunto de condiciones en las que se desarrolla la comunicación: el espacio, el tiempo, las circunstancias socioculturales y los mensajes anteriores y posteriores. El receptor y el emisor deben estar en el mismo contexto para que los dos tengan un pleno entendimiento del mensaje.

Ejemplo: Javier recibe una llamada mientras se dirige a casa. Es de noche y está algo cansado (contexto o situación). La llamada es de un amigo (emisor) el cual le cuenta que ha comprado entradas para el próximo partido de su equipo favorito (mensaje). Javier (receptor) escucha atentamente las palabras de su amigo (código verbal) a través del móvil (canal), pero su cansancio le impide mostrar alegría (código no verbal / gestual).


Ejercicio 1.

Localice los elementos de la comunicación en la sopa de letras, según la descripción dada.

Ejercicio 2.

De las opciones dadas en cada caso, identifique cuál es el elemento de la comunicación que falla.


Ejercicio 3.

Señale los elementos del proceso de comunicación que intervienen en cada una de las siguientes situaciones:

a) Varios automóviles se aproximan a una intersección y de pronto de enciende la luz roja del semáforo.

Emisor: _____________________________________________Receptor: ___________________________________________Mensaje: ____________________________________________Código: _____________________________________________Canal: ______________________________________________


b) Un joven conoce a una muchacha en una fiesta y al día siguiente le envía un ramo de rosas rojas.


c) Un profesor se dirige a sus estudiantes en los siguientes términos: “Muchachos, el resultado de la investigación tiene que ser entregado, a más tardar, el próximo jueves”.


d) Los esposos Mora visitan a sus amigos. Durante la conversación, el señor Mora hace una pregunta indiscreta y la esposa le da un fuerte codazo.


e) Los vecinos de la Urbanización XYZ necesitan un teléfono público. Para solicitarlo envían una carta colectiva a las autoridades del ICE.


Generalidades de la comunicación.

La comunicación es la base de las relaciones humanas, conlleva al intercambio de ideas, pensamientos y sentimiento que se trasmiten a otras personas.

La comunicación constituye un aspecto importante de la actividad humana. Desde su inicio las personas han necesitado relacionarse con otros y hacer más compleja su actividad laboral, la necedad de comunicarse con mayor propiedad se convierte en el punto de partida del lenguaje.


Por ello es necesario aprender hacer buen receptor y buen trasmisor de informaciones desarrollando estrategia para ya comunicación asertiva y para la escucha activa.

La eficacia en la comunicación está directamente vinculada a la coherencia en la conjugación de todos estos elementos. Para lograr dicha coherencia se hace necesario que las personas formen comunicación efectivas. Aprendiendo a desarrollar estrategias y tácticas que eviten distorsiones en los mensajes, fomentado así la armonía con los demás.

Tipos de comunicación.

Comunicación verbal: Puede realizarse de dos formas: oral (a través de signos orales y palabras habladas) o escrita (por medio de la representación gráfica de signos).

Comunicación no verbal: Es aquella que no utiliza los signos lingüísticos para elaborar el mensaje. Existen múltiples tipos de comunicación no verbal que trasmiten diferentes mensajes: mirada, expresiones faciales, posturas, manos, movimientos, vestido.

Comunicación Oral: Es la transmisión de información de forma verbal

Comunicación Escrita: Cuando el lenguaje se expresa de manera escrita.

Comunicación Interna: Es el conjunto de procesos que permiten el intercambio de información entre los miembros de la empresa. Se presenta en tres sentidos: ascendente, descendente y horizontal.

Comunicación Externa: Es el intercambio de información entre la empresa y su público externo (clientes, proveedores, intermediarios, competencia, medios de comunicación...).

Comunicación Formal: Es aquella comunicación cuyo contenido está dirigido a aspectos de trabajo. En general, esta comunicación utiliza la escritura como medio (cartas, memorandos, informes, etc.).

Comunicación Informal: La comunicación informal es aquel tipo de comunicación cuyo contenido utiliza canales no oficiales. (pasillos, cafetería, etc.). Es más rápida que la formal.

Comunicación Horizontal: La comunicación horizontal es aquella que se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel organizacional. Muy pocas veces utiliza los canales oficiales y es totalmente informal (comunicación plana).


Comunicación Vertical: La comunicación vertical es aquella comunicación que se genera en los niveles altos de la estructura organizacional y se mueve hacia los niveles inferiores utilizando canales formales. Es importante notar que se debe promover una comunicación vertical ascendente lo que facilitaría los procesos organizacionales y un clima de comunicación óptimo.

Comunicación descendente: La información fluye hacia abajo en la estructura jerárquica de la empresa. El contenido es toda aquella información que ayude a las personas a comprender mejor su función y la de los demás: que incremente el sentido de solidaridad con la empresa y que refuerce la motivación y autoestima de los trabajadores.

Comunicación ascendente: Discurre hacia arriba en la estructura jerárquica de la empresa. Entre otras cosas, permite a los superiores conocer los problemas del personal, facilita la integración y participación de los trabajadores, influye en una adecuada toma de decisiones y promueve la mejora de la calidad.

Ejercicio 4.

Escriba un mensaje utilizando cada uno de los tipos de comunicación.


Factores que favorecen y dificultan la comunicación.

Factores que favorecen la comunicación Factores que dificultan la comunicación

Sentirse acogido/a. No sentirse juzgado/a. Mostrar un talante abierto. Hablar con libertad y naturalidad. Escuchar e interesarse por la persona y

por lo que dice. No relacionar todo lo que se escucha

con uno/a mismo, dando la impresión de egocentrismo.

No estar a la defensiva. Procurar hablar más de lo que une que

de lo que separa. Comprender y dominar los códigos de

comunicación en la cultura donde se está.

Mostrarse siempre uno/a mismo/a, sin doblez, sin fáciles acomodaciones al grupo. Siempre claro, auténtico y respetuoso.

No escuchar a los demás. Ver lo nuevo o diferente como una

amenaza. Despreciar las opiniones de los y las

demás. No admitir el debate. Acusar, amenazar o exigir. La burla y el sarcasmo. Dar consejos prematuros o no pedidos. Tomarse todo comentario como algo

personal. Pedantería. Interrumpir. Hacer afirmaciones radicales o

dogmáticas. Hablar con rodeos.

Barreras de la comunicación.

Las barreras de la comunicación son todos aquellos factores que impiden la comunicación, deformando el mensaje u obstaculizando el proceso general de ésta, y encontramos las siguientes:

1) Barreras semánticas: Tienen que ver con el significado de las palabras; cuando no precisamos su sentido, éstas se prestan a diferentes interpretaciones y así el receptor no interpreta lo que dijo el emisor, sino lo que su contexto cultural le indica. Ej.: Éste sí que es un pesado.

2) Barreras fisiológicas: Impiden emitir o recibir con claridad y precisión un mensaje, debido a los defectos fisiológicos del emisor o del receptor. Tales defectos pueden afectar cualquiera de los sentidos, ya sea en forma total o parcial. Ej. Sordera - deficiencias foniátricas (sordomudos)


3) Barreras psicológicas: Hay muchos factores mentales que impiden aceptar o comprender una idea. Algunos de ellos son: no tener en cuenta el punto de vista de los demás, sospecha o aversión, preocupación o emociones ajenas al trabajo, timidez, explicaciones insuficientes, sobre valoración de sí mismo.

4) Barreras físicas: La distancia y el exceso de ruido dificultan la comunicación, así como las interferencias en el radio o en el teléfono. Es preciso tratar de eliminarlas lo más posible.

5) Barreras administrativas: Son las que se originan en estructuras organizacionales inadecuadas, mala planeación y deficiente operación de los canales.

Ejercicio 5.

Lea el siguiente caso e identifique qué tipo de barrera se presenta. Además elabore una lista de los datos correctos y cómo éstos fueron deformados por los interlocutores.

El presidente compañía le dice a su gerente general:“El lunes próximo, a eso de las siete de la tarde el cometa halley se hará visible. Es un acontecimiento que ocurre cada 78 años. Reúna a todo el personal en el patio de la fábrica, todos usando casco de seguridad, que allí les explicaremos el fenómeno. Si llueve, este raro espectáculo no podrá ser visto a ojo desnudo, en ese caso entraremos al comedor donde será exhibido un documental sobre ese mismo tema”.El gerente de la compañía al jefe de producción:“Por orden del presidente de la compañía, el lunes próximo a las siete de la tarde aparecerá sobre la fabrica el cometa halley. si llueve reúna a los empleados con casco de seguridad y llévelos al comedor, donde tendrá lugar un raro espectáculo, que sucede cada 78 años a ojo desnudo”.El jefe de producción al supervisor:“A pedido de nuestro gerente general, el científico halley de 78 años de edad, aparecerá desnudo en el comedor de la fabrica usando casco, porque va a ser presentado un documental sobre el problema de seguridad en los días de lluvia”. El supervisor a su asistente:“Todo el mundo desnudo sin excepción, deberá estar en el patio el lunes a las siete, donde el famoso músico halley mostrara el video bailando bajo la lluvia. El show se presenta cada 78 años”.por último…el asistente a sus empleados:“El jefe cumple 78 años el lunes y habrá una fiesta en el patio y en el comedor se presentara a las siete el famoso conjunto de bill halley y sus cometas. Todo el que quiera, puede ir desnudo, pero usando casco, porque se va a formar un bacanal tremendo aunque llueva”.


Ejercicio 6.

Lleve durante un día un diario sobre comunicación, empezando desde ahora y prosiguiendo a lo largo del día. Lleve un registro de la gente con quien se comunica, del tiempo que utiliza para ello y cuál fue el propósito.Al terminar el día, piense en la forma en que empleó su tiempo de comunicación, conteste las siguientes preguntas y comparta sus respuestas con el grupo.1.- ¿Cuáles fueron los propósitos que utilicé con mayor frecuencia al comunicarme?2.- ¿Cual fue el éxito obtenido al llevar a cabo estos propósitos?3.- ¿Cuantos tipos de propósitos tuve?4.- ¿Cuáles fueron los indicios que con más frecuencia me hicieron pensar que los demás tenían la intención de comunicarse conmigo?5.- ¿En cuántos tipos de comunicación participe?6.- ¿Cuánto tiempo estuve sin comunicarme?

La comunicación en las organizaciones.

Comunicación Formal.- Una comunicación es formal cuando se relaciona con la organización.a). Comunicación verbal (tramo corto) - Filtros formales Los filtros formales son por ejemplo una secretaria, en el caso que un subordinado quiera hablar con su jefe.b). Comunicación escrita: Memorandums y cartas. Los memorandums se utilizan para transmitir información breve y concisa. Se aclara quien es el receptor y el emisor. Son de circulación interna. Generalmente en una organización grande se utilizan para enviar mensajes entre dos diferentes áreas. Las cartas en cambio, se utilizan para la relación entre la organización y el medio ambiente. Es decir, su uso se extiende de la frontera de la misma.c). Actas e informes. Formalidades. Los informes contienen información estandarizada y pre establecida. Las actas se escriben en reuniones, entre directivos, en un consejo, etc. Se transcribe el resultado de la reunión. Generalmente se firman por los participantes al finalizar la misma.d). Manuales. Estos establecen los procedimientos a llevar en la organización ante una determinada situación. Son muy útiles cuando ingresa personal nuevo a la organización.e). Curso de documentos. Se lo conoce también como expediente. Es un documento que se le va adicionando información acerca de un tema determinado, del cual se necesita el consentimiento u opinión de todas las áreas. Cada una de estas emite su informe para que luego se pueda tomar una decisión final.

Comunicación informal.1. Fuera de la organización. Pero se da con personas pertenecientes a la misma, que tienen una relación fuera.2. El rumor. Es aquel que se pasa de boca en boca entre el personal. Cuando este llega a oídos del jefe, queda en el comprobarlo, o pasarlo por alto.3. Camarillas. Conjunto de personas que influyen de manera oculta en los asuntos de Estado o en las decisiones de alguna autoridad superior.


Aspectos de la comunicación oral.

Factores: voz agradable, tono, velocidad al hablar, modulación, volumen, pronunciación, dicción y otros.

Tipos: ascendente, descendente y horizontal.

Requisitos para conseguir una buena comunicación: claridad, concisión, coherencia, sencillez, naturalidad, interés, participación y capacidad de comunicación

La comunicación oral: Control de la voz, énfasis, silencios y ritmos, gestos, ademanes, expresión facial y lenguaje corporal.

Actitud intelectual y emocional.

Léxico.

Saber escuchar:

El arte de una buena conversación. Temas que se deben evitar.

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