Comunicación empresarial y atención al cliente Unidad 4. Comunicaciones escritas.

Comunicación empresarial y atención al cliente

Unidad 4. Comunicaciones escritas

Comunicaciones escritas

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En esta unidad aprenderás a:

-Clasificar las tipologías más habituales de documentos dentro de la empresa.

-Redactar el documento apropiado cumpliendo las normas ortográficas y sintácticas.

-Identificar los soportes para elaborar, transmitir y diferenciar documentos.

-Identificar los canales de transmisión.

-Identificar al destinatario observando las normas de protocolo.

-Identificar las herramientas de búsqueda de información para elaborar documentos.


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Estudiarás:

1. Elementos de la comunicación escrita.

2. La redacción de escritos.

3. Documentos propios de la empresa y de la Administración Pública.

4. Soportes para elaborar y transmitir documentos.

5. Canales de transmisión de documentos.

6. Herramientas de búsqueda de información.

7. Aplicaciones informáticas de procesamiento de textos.

Y serás capaz de transmitir información escrita, aplicando técnicas de estilo a documentos propios de la empresa y de la Administración Pública, así como a recibir y procesar comunicaciones internas y externas.


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1. Elementos de la comunicación escrita


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Características de la comunicación escrita


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2. La redacción de escritos

La redacción de cualquier documento escrito requiere de un uso correcto del lenguaje. Para transmitir un mensaje de manera eficaz deben seguirse los siguientes pasos:

- Analizar previamente el contexto del mensaje: a quién me voy a dirigir, para qué, etc.

- Pensar con antelación las ideas que se quieren transmitir.

- Ordenar las ideas en los distintos párrafos que contendrán el texto.

- Elegir adecuadamente las frases y expresiones que se van a utilizar.

- Leer y revisar el texto antes de enviarlo definitivamente.


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Principios fundamentales de redacción en la comunicación escrita


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El tratamiento que empleemos en un documento debe ser respetuoso y de acuerdo a los vínculos de amistad, trato o confianza que existan entre el remitente y el destinatario, estableciendo un protocolo en función de dicho destinatario.


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Para redactar un documento hay que tener un perfecto dominio de la sintaxis, la gramática y la ortografía, teniendo especial cuidado con:- La división y separación de las palabras en sílabas.- La colocación del acento ortográfico (tilde) en las

palabras.- El uso de las mayúsculas.- La escritura de los números.- La correcta concordancia en género y número de

las palabras.- La construcción de las oraciones.


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También hay que tener especial cuidado con los signos de puntuación.


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Y también tenemos que cuidar mucho la presentación en un documento escrito.


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3. Documentos propios de la empresa y de la Administración Pública

Las empresas y las administraciones públicas disponen de sus propios modelos de documentos escritos, que siguen una estructura y un lenguaje concretos.

Estos se dividen en documentos de comunicación interna y documentos de comunicación externa.


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Documentos de comunicación interna


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Documentos de comunicación externa

El estilo de una carta comercial es la forma de distribuir y ordenar los diferentes estilos de su estructura sobre el papel.


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4. Soportes para elaborar y transmitir documentos

Existen dos modelos de soporte: papel y digitales.

Dentro del soporte papel, existen a su vez dos divisiones según el tipo de papel y los formatos.


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Existen varios tipos de papel diferentes para el soporte escrito:


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Respecto a los formatos, existen dos tipos:

- El sobre es el envoltorio, normalmente de papel, en el que se 1ntroduce el documento escrito para su entrega o envío. Existen muchos tipos y tamaños de sobre: plastificados, acolchados, con solapa, ventanilla, prefranqueados, etc.

-Los impresos son formularios con algunas partes ya cumplimentadas y otras en blanco para que la persona interesada los rellene con datos específicos. Cuando son necesarias varias copias del impreso se utiliza papel autocopiativo de distintos colores.


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Dentro del soporte digital (ordenador portátil, tableta, smartphone) podemos acceder a una gran cantidad de información.

La recepción de información ha dejado de ser lineal y ha pasado a utilizar hipervínculos, utilizando también un soporte básico de intercambio de información que es el archivo.


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5. Canales de transmisión de información

Las empresas y organismos disponen de muchos canales y medios para transmitir información, tanto internamente como fuera de la organización.

Correo convencional


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Fax


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Correo electrónico


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SMS y tramitación a través de Internet

La información electrónica y los servicios basados en Internet son cada vez más utilizados por las empresas y organizaciones públicas.


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6. Herramientas de búsqueda de información para elaborar la documentación

Bases de datos


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Internet


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Boletines oficiales


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7. Aplicaciones informáticas de procesamiento de textos

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