Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

79
Comunicación y Gestión Efectiva de Reuniones de Trabajo Junio, 2011

Transcript of Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Page 1: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Comunicación y Gestión Efectiva de Reuniones de Trabajo

Junio, 2011

Page 2: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

INDICE1. ¿Qué es una reunión?

a. Definición.b. Motivos para convocar una reunión.c. Motivos para no convocar una reunión.d. Objetivos y asistentes a la reunión.e. Tipos de reuniones

2. Gestión de reuniones.a. Antes de la reunión, la planificación.b. Durante la reunión.c. Después de la reunión.

3. Comunicación eficaz en reuniones.a. Elementos de la comunicación.b. Psicografía.c. Barreras en la comunicación.d. Conductas anómalas y como tratarlas.e. Tipología de los asistentes a una reunión.

Page 3: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

“Ninguno de nosotros es tan inteligente como todos nosotros

juntos”

Refrán Japonés

Page 4: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

“ Si en una reunión todo el mundo piensa lo mismo, significa que alguno

no está pensando”

General George Patton

Page 5: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

¿Qué es una reunión?

• Una reunión debería ser la forma más efectiva de lograr la interacción y compromiso de personas hacia un objetivo determinado.

• El trabajo en equipo y la asociación implican inevitablemente un mayor número de reuniones.

Page 6: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Motivos para convocar una reunión

• Cuando se necesite que todo el grupo proporcione información o consejos.

• Cuando se desee que el grupo participe en la toma de decisiones o en la solución de un problema.

• Cuando se desee compartir información, un logro o una preocupación con todo el grupo o cuando quiera comunicar a todos una situación en particular.

Page 7: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Motivos para convocar una reunión• Cuando tenga un problema que requiera las opiniones de los

miembros de distintos grupos con diversas perspectivas u órdenes del día.

• Cuando se considere que debe aclarar a quien corresponde la responsabilidad sobre un problema, tema o área.

• Cuando se considere que el grupo tiene una necesidad imperiosa de reunirse.

Page 8: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Motivos para no convocar una reunión

• Cuando el tema es un asunto personal que sería aconsejable tratar en forma individual.

• Cuando no tiene tiempo para prepararse.• Cuando se puede utilizar otro método de comunicación por

ejemplo memorando, correo electrónico o llamada telefónica.• Cuando el tema ya ha sido decidido.• Cuando el tema no precisa el tiempo de todos.• Cuando el grupo está alterado y necesita un tiempo antes de

poder tratar la fuente del conflicto o frustración.

Page 9: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Objetivos de la reunión

• Informar?• Buscar ideas?• Solucionar un problema?• Determinar un plan de acción?• Aclarar responsabilidades?

O cualquier combinación de estas posibilidades?

Page 10: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Personas asistentes a la reunión• Los objetivos determinarán quiénes han de ser convocados y

cómo se debe llevar a cabo la reunión.– Los que toman las decisiones sobre los temas a tratar.– Los que puedan aportar opiniones relevantes.– Los que tengan un compromiso o responsabilidad en los temas.– Los que necesiten conocer la información para poder realizar su

trabajo.– Los que necesitemos para poner en marcha las decisiones que se

tomen.– A las personas necesarias para permitirle alcanzar los objetivos de la

reunión.– A personas con diversas perspectivas.

Page 11: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Tipos de reuniones

1. De información.2. De solución de problemas.3. Toma de decisiones.4. Creativa.5. Instructiva o formación.6. De recogida de información.7. De negociación.

Page 12: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Los cuatro tipos de reuniones según Patrick Lencioni

Tipo de reunión Duración Finalidad Claves del éxito

Repaso diario

Noticiero relámpago

5 min Compartir planes y actividades diarios

No cancelar aunque no estén disponibles todos los participantes.

Táctica semanal

Serie semanal

45-90 min •Analizar las actividades semanales y los datos.•Resolver obstáculos y cuestiones tácticas

Posponer los debates estratégicos.

Page 13: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Los cuatro tipos de reuniones según Patrick Lencioni

Tipo de reunión Duración Finalidad Claves del éxito

Estrategia mensual

Película 2-4 hrs Debatir, analizar, reanalizar, tormenta de ideas, decidir cuestiones críticas que inciden en el éxito en el largo plazo.

•Limitarse a uno o dos temas.•Prepararse e investigar.•Implicarse en conflictos positivos.

Repaso trimestral

Miniserie 6 hrs o >

1 o 2 días

Analizar la estrategia, las tendencias del sector, el paisaje competitivo, personal clave, desarrollo del equipo

•Salir de la oficina.•Centrarse en el trabajo y limitar las actividades sociales.•No cargar el horario en exceso.

Page 14: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Gestión de las reuniones de trabajo

Page 15: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Antes de la Reunión

Page 16: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Planificación de la reunión

No existe una buena reunión

sin una buena planificación

No existe una buena reunión

sin una buena planificación

El 97% de los fracasos en las reuniones son debidos a la falta de

planificación y preparación

Page 17: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Antes de la reunión

• Secretos del éxito de las reuniones – Existen motivos para realizarla– Elección de los asistentes (Sólo aquellos que pueden contribuir) – Disposición del espacio – Local adecuado, colocación y distribución – Preparar material de apoyo adecuado – Dominio de la reunión – Control del tiempo

Page 18: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Aspectos claves a tener en cuentaen la planificación

1FINALIDAD

2CONTENIDO

3COLECTIVO

4MATERIAL

5ORGANIZAR

CONTENIDOS

6LUGAR, FECHA

Y HORA

Page 19: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Aspectos Claves:

Preguntas Comentario ¿Por qué? Saber cual es el objetivo de la reunión.

Finalidad y que beneficios se obtendrán.

¿Para qué? Se tiene que definir los temas a tratar.

    en función de los objetivos.

Contenido ¿Qué? Saber que mensajes se han de transmitir.

  ¿A quién va Reflexionar sobre los asistentes.

Colectivo dirigida la Pensar en posibles objeciones.

reunión? Preparar posibles respuestas.

Page 20: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Aspectos Claves:

Preguntas Comentario

¿Qué

documentaciónReflexionar sobre la logística de la

reunión.

Material se va a repartir Qué material se distribuirá.

a los asistentes?

Organización ¿Cómo se va aPensar en como se van a organizar los

temas

de contenidosorganizar los

temas? y que tiempo se asignará a cada uno.

Lugar, fecha ¿Dónde? Pensar en día, lugar y horario más

y hora ¿Cúando? adecuado.

¿A qué hora?

Page 21: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

La falta de claridad en los objetivos, la impertinencia, el desconocimiento de la agenda y

un mensaje incompleto o ambiguo sobre la necesidad de una reunión, muy probablemente disminuyan la motivación en los participantes.

Page 22: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo
Page 23: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Antes de la reunión

• Preparación de la reunión: – Necesidad – Temas y objetivos – Asistentes – Planteamiento: orden del día – Tipo de reunión – Asuntos a tratar – Horarios

Page 24: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Antes de la reunión• Previsión de detalles:

– Elección del local – Material necesario (Recopilar los documentos e información

relevantes)– Disposición del lugar (Decidir qué sala, tamaño, disposición de

asientos, nos ayudarán a estimular el intercambio de opiniones e información)

.

Page 25: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Antes de la reunión

• Preparación del desarrollo: – Introducción (Distribuir el orden del día, analizar los objetivos que

se pretenden conseguir, tiempo previsto para cada tema y la información que se facilita a todos los asistentes antes de que se inicie la reunión, con el fin de agilizarla y reducir el tiempo de la misma).

– Medios a utilizar (¿Qué clase de equipos, teléfonos, pantallas de proyección, proyectores, pizarras blancas, etc. se necesitarán? Todos los equipos han de estar probados. Ha de estar todo previsto).

.

Page 26: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Antes de la reunión

• También nos hemos de asegurar que participantes queremos que asuman los tres papeles básicos de una reunión:

– ¿Quién dirigirá la reunión?– ¿Quién hará de moderador?– ¿Quién tomará nota de los temas tratados y acordados?

• Posibles preguntas y objeciones.

.

Page 27: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Convocatoria a una reunión

1. Fecha de la reunión.2. Hora inicio y hora término.3. Lugar donde se realiza la reunión.4. ¿Quiénes además del convocado, participarán?.5. Objetivo de la reunión.6. Agenda de temas a tratar, con responsable de presentar

cada tema y tiempo destinado.7. Envío de información previa.8. Sugerir llevar alguna información particular.

Page 28: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Durante la reunión

Page 29: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

“Acuerdos de conducta”

Page 30: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Estructura de una reunión

1. Introducción.2. Clarificación de expectativas.3. Normas o reglas de juego (como se

va a desarrollar).4. Mecánica y metodología a utilizar.5. Desarrollo de los puntos de la

agenda.6. Mantenimiento del proceso y

chequeo de procedimientos.7. Cierre formal y próximos pasos.8. Evaluación de la reunión.

Page 31: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Recomendaciones durante la reunión

1. Tomar medidas para evitar interrupciones del exterior de la sala.

2. Comenzar y terminar a la hora establecida.

3. Permitir que un participante acuda cuando se le necesite o se vaya al terminar su aportación.

Page 32: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Recomendaciones durante la reunión

4. Ceñirse a la agenda y evitar pérdidas de tiempo.

5. Disposición adecuada de los asistentes en la sala.

6. Elementos audiovisuales.

Page 33: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Recomendaciones durante la reunión

7. Estar alerta de cómo se desarrollan las interacciones entre el equipo.

8. Mantener el ritmo de la reunión.

9. Sacar conclusiones, tomar decisiones, no volver atrás.

Page 34: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Recomendaciones durante la reunión

10. Confiar al redactor la anotación de acuerdos y/o tareas, el acta de la reunión.

11. Leer los acuerdos adoptados, aprobación informal del acta.

12. Cerrar la reunión con un comentario positivo.

Page 35: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Roles en reuniones efectivas

Redactor

ParticipantesLíder

Moderador

Page 36: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Roles en reuniones efectivas

• MODERADOR: es el que pide explicaciones, precisa los términos, averigua si se ha entendido bien lo que se acaba de decir. Todo el mundo le agradece que haga preguntas que nadie se atrevería ha hacer. Es el que procura calmar los nervios y las tensiones.

• LÍDER: es la personalidad fuerte del grupo de trabajo. Convence, cuando se expresa los demás le escuchan. El inconveniente es que puede provocar que los demás guarden silencio por no estar seguros de lo que quieren decir.

• REDACTOR:es el que toma nota de los acuerdos y pasos a seguir, para elaborar el acta.

Page 37: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Roles en reuniones efectivas

• PARTICIPANTES– EXPERTO: es el que da al grupo las informaciones que se precisan.

Resulta muy útil si no se las da de sabelotodo. – ACELERADOR: es aquél que sufre cuando el grupo se pierde y enreda

en discusiones triviales.– ALENTADOR: sabe encontrar las palabras justas para decir a cada uno

de la intervención que su participación o propuesta ha sido buena.– CRÍTICO: el que censura sistemáticamente todo lo que se dice o se

hace.– EL JOVIAL: el que lo único que hace es hacer reír (Hay que

controlarlo).

Page 38: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Después de la reunión

Page 39: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Después de la reunión

• Revisar cuidadosamente el acta: concisa, tareas, responsabilidades, fechas límites, acuerdos.

• Difundir el acta lo antes posible: mejor en 24 que en 48 hrs.

• Evaluar la reunión y difundir los resultados.

• Seguimiento de los acuerdos.

Page 40: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Después de la reunión

• Evaluación: – Acuerdos adoptados – Dinámica de la reunión

– Cumplimiento de objetivos

Page 41: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Matriz de Evaluación de Reuniones (MER)

Page 42: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Cuestionario de evaluación

• ¿Cómo ha sido la participación de los asistentes?• ¿Los asistentes vinieron preparados suficientemente?• ¿El grupo se centró en su tarea y en el alcance de los resultados?• Si los hubo, ¿cuales fueron los principales obstáculos, qué se hizo para sortearlos y

cuales los cambios que se sugieren para mejorar individual y grupalmente?• En la comunicación, ¿se aseguró un buen feedback?• ¿Los asistentes se conocieron lo necesario para una adecuada interacción?• ¿Cómo fue percibido el clima en los distintos momentos de la reunión, al principio,

durante y al finalizar la reunión?• ¿Volvería a trabajar con este grupo? ¿Por qué? ¿Por qué no?• ¿Cómo fue percibida la función del Moderador? ¿Cuales serían los ajustes

necesarios para un mejor desempeño de la función, centrado en los propósitos de la misma?

• ¿Qué aprendizajes se pueden registrar para la propia función del moderador de reuniones?

Page 43: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Acta de la reunión

• Lugar y fecha. • Horario. • Asistentes. • Orden del día. • Intervenciones más importantes y

protagonistas. • Acuerdos. • Fecha de la siguiente reunión, si

procede.

ACTA

Page 44: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Comunicación eficaz en reuniones

Page 45: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Como comunicarse eficazmente en una reunión de trabajo

¿Cómo podemos re-aprender a utilizar el lenguaje para que los colaboradores

perciban coherencia y verdad en lo que decimos?

Page 46: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Como comunicarse eficazmente en una reunión de trabajo

• El lenguaje sirve para expresar hechos, emociones y opiniones pero el error está en no utilizarlo con propiedad.

• Usar con propiedad el lenguaje obliga a hablar de– hechos cuando queremos manifestar un hecho, – hablar de emociones cuando queremos expresar emociones y – describir una opinión cuando queremos hablar de interpretaciones.

Page 47: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Como comunicarse eficazmente en una reunión de trabajo

• Un ejemplo: si alguien llega tarde a una reunión tendemos a confundir el hecho con la interpretación de ese hecho que percibimos a la luz de nuestra emoción. Si una persona no llega a la hora el hecho simple es que ha llegado 10 minutos tarde. La emoción que podemos sentir es de tristeza o decepción y la Interpretación es lo que opinamos del hecho percibido y de la emoción que sentimos al Interpretar u opinar sobre el hecho y la emoción que sentimos.

Page 48: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Como comunicarse eficazmente en una reunión de trabajo

Si te esfuerzas en la próxima reunión con tu equipo en distinguir HECHOS, EMOCIONES y OPINIONES avanzarás

muchísimo en tu habilidad emocional de la Comunicación.

Empieza ayudando a distinguir un hecho de una opinión a tus colaboradores. Obviamente luego debes hacer tú

contigo mismo el mismo ejercicio.

Page 49: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

«Al declararnos seres racionales, vivimos una cultura que desvaloriza las emociones y no vemos el

entrelazamiento entre razón y emoción que constituye nuestro vivir humano, y no nos

damos cuenta de que todo sistema racional tiene un fundamento emocional.»

Humberto Maturana

Page 50: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

No sabemos cómo son las cosas; sólo sabemos cómo las observamos o cómo las

interpretamos. Vivimos en mundos interpretativos

Page 51: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Elementos de la comunicación

• La kinesia/lenguaje no verbal. Hace referencia al análisis de los movimientos corporales, centrándose en los siguientes ítems:– La expresión facial – Los gestos (ya sean voluntarios o involuntarios). – La mirada (dirección de los ojos, frecuencia del contacto visual,

dilatación pupilar, etc.). – La postura corporal. – La sonrisa (principal transmisor de empatía).

Page 52: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Elementos de la comunicación

• El paralenguaje/paralingüística. Es la disciplina que incide en aquellas variables no sintácticas que condicionan el significado de las palabras. Son las siguientes:– El ritmo (o grado de fluidez verbal del discurso). – El tono (factor que revela la intencionalidad emocional del emisor). – El volumen (alude a la intensidad de la voz y, por consiguiente, a la

actitud del hablante hacia su interlocutor). • Estos tres puntos, no obstante, no sólo se ocupan de analizar

los sonidos, sino también los silencios, ya que éstos pueden llegar a albergar la misma carga semántica que los primeros.

Page 53: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Elementos de la comunicación

• La proxémica. Se utiliza para designar las distancias físicas y mesurables que se establecen entre quienes participan en un proceso comunicativo concreto.

• Cuenta con dos áreas de interés fundamentales:– Comportamiento territorial (espacio vital que toda persona trata de

procurarse y de defender ante posibles adversarios o usurpadores). – Espacio personal (distancia que se establece entre dos o más

personas, o bien con la presencia o ausencia de contacto físico entre los interlocutores).

.

Page 54: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Calibrar la comunicación

• Es indispensable conocer el lenguaje corporal: – Desde el punto de vista del emisor, con el fin de evitar incongruencias

entre sus palabras y los mensajes que transmite su lenguaje corporal.– Desde la perspectiva del receptor, con el fin de detectar

las congruencias o incongruencias del mensaje, capaces de reforzar o desmentir el discurso que está recibiendo., esto es lo que en PNL se conoce como calibrar la comunicación

Page 55: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Psicogeografía

• Crea una especie de “circuito de relaciones” entre las personas, determinando la clase y la calidad de sus interacciones.

• La relación geográfica entre los miembros de un grupo ejerce una importante influencia no verbal sobre– El proceso del grupo.– Las relaciones entre sus miembros.

• Las relaciones espaciales y la orientación entre las personas ejercen una influencia, tanto física como simbólica, sobre sus interacciones.

Page 56: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Psicogeografía

• Tiene implicaciones importantes para la dinámica de grupos. • Disponer una sala de reuniones de determinada manera

constituye un “metamensaje” sobre la clase de interacciones que se supone deberán mantener los que asistan a la reunión.– Sentarse en una mesa rectangular o “estilo teatro”. Crea un contexto

de “presentación”, la persona interpretará que se debe sentar y escuchar.

– Sentarse en círculo. Crea un contexto que la persona interpreta como apto para la “conversación”, la persona se sentirá más predispuesta a mostrarse más participativo y con más iniciativa.

Page 57: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Distribución redonda a cuadrada

• Enfoca a las personas a sus relaciones interpersonales, distribuyendo la atención equitativamente entre los miembros del grupo e implicando un mismo estatus entre ellos.

Page 58: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Distribución rectangular

• Crea una sensación de jerarquía.• La atención se dirige hacia la

“cabecera” de la mesa, donde suele estar sentada la persona de mayor estatus, seguida a continuación por la que se sienta “a su derecha”, seguida a su vez por la que se sienta “a su izquierda”.

Page 59: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Psicogeografía para “soñar” o intercambio de ideas

Producto

Idea

• Implica que todos ellos, y por consiguientes sus ideas, tienen el mismo valor.

• Pueden “lanzárselas” unos a otros rápidamente, o expandir sin dilación las ideas de los demás, sin que nadie se empecine abiertamente en ningún individuo ni en ninguna idea.

Page 60: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Psicografía para la “materialización“ o planificación

• Las personas son consideradas iguales, pero su atención está mucho más dirigida hacia un punto concreto.

• Los miembros están más centrados en su tarea común que en sus relaciones interpersonales.

• Trabajan juntos para llegar a un consenso.

Producto

Idea

Page 61: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Psicografía eficaz para “criticar” o “evaluar”

• Implica un foco de atención común.

• Reduce la interacción entre los participantes.

• Cada participante tenderá a responder de acuerdo a su propia perspectiva, en vez de comprobar las reacciones de los otros miembros: “actúan” pero no “interactúan”.

Producto

Idea

Page 62: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Cómo superar las barreras en una reunión

No se rompe el silencio (miedo a ser el primero en hablar)

El moderador vuelve a plantear el asunto invitando a la participación.

Cuchicheo entre asistentes (timidez y/o aburrimiento)

El moderador debe dar mayor viveza a la reunión o animar a la exposición pública

Page 63: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Cómo superar las barreras en una reunión

Alguien no participa El moderador puede pedir su participación, reconociéndolo positivamente

Page 64: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Cómo superar las barreras en una reunión

Alguien lee el periódico de forma provocativa Ignorar su actitud, implicándolo en la reunión con una pregunta dirigida directamente a él.

Page 65: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Cómo superar las barreras en una reunión

Alguien pretende monopolizar la reunión El moderador deber interrumpirle cortésmente, dando participación al resto.

Algún participante no deja de hacer chistes Notas de humor son positivas, pero no excesivas. Interrumpir la reunión, silencio ostensible, mirando al chistoso.

Page 66: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Cómo superar las barreras en una reunión

Algún participante hace gestos de rechazo Invitar a que exprese su opinión

Los participantes se enfrentan El moderador debe intervenir suavizando los puntos de discordia, pero no tolerando esta conducta

Page 67: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Cómo superar las barreras en una reunión

Cuando existe fatiga Fórmula sencilla: Descansar

Desorden en los puntos del orden del día El moderador debe reconducir cada tema a su momento del orden del día

Page 68: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Situaciones que distorsionan una reunión

• Llegar tarde e interrumpir saludando • Llegar tarde y preguntar por lo ya hablado • Interrumpir de continuo • El que aclara de continuo o se enfada • El que cree que todo el tiempo es para él • El que recibe llamadas en el móvil • El que quiere acabar rápido • El que va a la reunión sin prepararse • El que ataca a todos los demás • El que habla toda la reunión con el de al lado

Page 69: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Como tratar las conductas anómalas en las reuniones

• Los que llegan tarde– Comenzar las reuniones puntualmente, no alterar el horario

porque relaja la disciplina del grupo, informarle con tacto que su impuntualidad interrumpe el trabajo de los demás y hacer énfasis en el valor del tiempo y la responsabilidad.

– Fijar un trabajo a cada persona para realizar o presentar en la reunión.

• Los que interrumpen– Decirles que permita acabar a la otra persona.– Decirles que anoten sus pensamientos y esperen su turno para

expresarlos.

Page 70: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Como tratar las conductas anómalas en las reuniones

• Los que actúan como si supieran todo (los sabelotodo)– Reconocer sus conocimientos.– Pedirles que tengan paciencia y escuchen los puntos de vista de los

demás.– Déjelo por cuenta del grupo, ellos lo controlaran.

• Los que agreden a otros– Preguntar por el problema. Si no está relacionado con la reunión,

pedir que se solucione luego. – Si se insiste en la actitud, pedir auto control y si se repite, pedir que se

retire.– Utilizar la información anotada en el rota folios o la pizarra para

centrarse en el tema que se está debatiendo y registrar el origen de sus desacuerdos sobre el tema.

Page 71: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Como tratar las conductas anómalas en las reuniones

• Los que dominan la conversación– Agradecerles sus opiniones y pedir que hablen los que permanecían en

silencio.– Hacerles ver que tal vez están dominando la reunión.

• Los que hacen otras cosas durante la reunión– Realizarles preguntas e incluir a estas personas al solicitar respuestas.– Hacer referencia a las reglas básicas al comenzar la reunión.

• Los que están murmurando– Pedir concentración como. "¿Podemos continuar con la reunión por favor?“– Sorprenderlo con una pregunta y pedirle amablemente que haga en voz

alta sus comentarios.– Pedir si pueden compartir su conversación con el grupo o bien finalizarla

luego.

Page 72: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Como tratar las conductas anómalas en las reuniones

• Los que ridiculizan o critican a otros con palabras, muecas o gestos– Pedir al grupo que no evalúe ningún tema hasta que se hayan expresado

todas las ideas.– Decirles " Aquí son importantes las ideas de todos." Y si insisten pedir se

retiren.• Los que repiten un tema constantemente

– Señalar la aportación en el orden del día para otra reunión.– Reconocer verbalmente que se escucha su preocupación.

• Los que se van antes de finalizar la reunión – Averiguar por qué estas personas se van antes de finalizar.– Al comienzo preguntar si todos se pueden quedar hasta el final de la

reunión.

Page 73: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Tipos de participantes en las reuniones• El inteligente, receptivo y positivo

– Es un buen recurso de ayuda, permítale hablar muchas veces. – Haga usos de sus conocimientos y experiencias para ayuda del grupo y

del tema de discusión.• El hablador o charlatán

– Interrúmpalo con tacto y limítele el tiempo de hablar. – Trate de desviar su conversación.

• El tímido – Hágale preguntas de interés para él y fáciles de contestar.– Trate de que aumente la confianza en si mismo, cuando le sea posible,

elogie su contribución a la discusión.

Page 74: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Tipos de participantes en las reuniones• El negativista (no coopera ni acepta lo que dicen los demás)

– Explore su ambición, déle reconocimiento y use su experiencia y sus conocimientos para que lo estimule a cambiar la actitud.

• El desinteresado o fuera del tema – Diríjale preguntas sobre sus ideas, actividades y opiniones sobre la

discusión. – Reconozca sus motivos y trate de desviarlo de su actitud.

• El apático – No le de importancia a nada de lo que discute, todo lo ve con

desprecio. – No lo critique, si no consigue su participación continué con su técnica

sin darle mayor importancia.

Page 75: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Tipos de participantes en las reuniones• El preguntón persistente (trata de desconcentrar al líder y al

grupo) – Dirija sus preguntas al grupo para que ellos lo dominen, si trata de

desviarle del tema déle una sola oportunidad y con tacto hágalo comprender la importancia de economizar tiempo en la discusión.

• Soñador o ausente (tiene cara de sueño, no atiende, siempre está distraído)– Mantenerlo ocupado, diríjase a él frecuentemente y supervíselo de

cerca.• El desinteresado o fuera del tema

– Diríjale preguntas sobre sus ideas, actividades y opiniones sobre la discusión.

– Reconozca sus motivos y trate de desviarlo de su actitud.

Page 76: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Tipos de participantes en las reuniones• Retrasado (lento para entender, además, demuestra poca habilidad

para realizar actividades)– Analizar sus deficiencias, asignarle tareas extras y ofrecerle entrenamiento

individual.• Pendenciero (posee actitud agresiva, muestra poca habilidad para

relacionarse socialmente)– Evitar que se propicien discusiones o enfrentamientos, observar su

comportamiento de manera más cerca y reforzarlo positivamente si modera su actitud.

• Intransigente (no le gusta asistir a ninguna actividad extra, demuestra desconfianza, se resiste a los cambios)– Observar si presenta las condiciones necesarias para asimilar el programa

antes de involucrarlo y pedirle que proponga soluciones en vez de objetar las soluciones aportadas por otros.

Page 77: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Tipos de participantes en las reuniones• Adulador

– Usa toda su inteligencia para no trabajar, trata de ganar la simpatía del director con obsequios, alabanzas o favores personales.

– Explicarle que los aspectos que serán tomados en cuenta para su evolución son el trabajo, la honestidad y el esmero que demuestre en conseguir el objetivo planteado.

• Criticón ( está en contra de todos y de todo, busca constantemente errores que criticar)– Hacerlo hablar antes que el grupo y controlarlo después que ha

expuesto sus ideas, mantenerlo ocupado durante la reunión y pedirle que proponga soluciones.

Page 78: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

La fuerza reside en las diferencias,no en las similitudes.

(Stephen Covey)

Page 79: Comunicación y gestión efectiva de reuniones de trabajo

Bibliografía• Gestión de reuniones. Dr. Raúl Suárez Álvarez Reunión de

trabajo. Elena Rodríguez • Dirección de reuniones, tipos de participantes en las

reuniones. Luis Nieto• De las vacas sagradas se hacen las mejores hamburguesas.

Patrick Lencioni• Reuniones que matan. Patrick Lencioni• Llevar a cabo una buena reunión. Héctor N. Fainstein • Competencias conversacionales. Oscar Anzorena• Coaching. Herramientas para el cambio. Roberts Dilts