COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES, ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN

Y OPERACIONES DE TECLADOSUNIDAD No. 1: LA CARTA Y SU APLICACIÓN

PROFESIONAL

INTRODUCCIÓN

Toda persona que pretenda ocupar un cargo o desempeñar un trabajo, debe anotar en su cuaderno de metas la obligación de redactar una carta.

Ya sea antes o después de ser elegido para el dicho cargo, es muy importante presentarse de forma correcta a las personas que le han dado el puesto, o aún más importante, a las personas que están pensando darle o no el puesto a usted.

A la hora de presentarse a una empresa para solicitar un trabajo, es necesario adjuntar junto a la carta el CV o Curriculum Vitae, dentro del ámbito laboral que se ajusta a nuestras cualidades y dentro del contexto de servicios que deseamos prestar a la empresa. También resulta importante incluir si dominamos algún idioma, sobre todo el inglés, y si tenemos dominio de alguna otra cualidad personal.

LA CARTA Y LA CORRESPONDENCIA COMO PRINCIPAL APLICACIÓN

La carta es el principal medio y, por lo tanto, el más comúnmente utilizado para llevar a cabo la correspondencia. Además un medio de comunicación escrito donde se plantean situaciones relacionadas de acuerdo al contenido que esta contenga, ya sea una carta comercial o una carta oficial.

Es la categoría más importante dentro de la correspondencia comercial. Es el principal agente de las relaciones que mantiene la empresa con sus proveedores y clientes; amplifica y multiplica la actividad comercial y atiende las complejas relaciones humanas a que da origen la actividad comercial.

La correspondencia es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

Se puede dividir en:1. Privada o singular2. Comercial o mercantil

Privada o singular: Es la comunicación escrita que se cruzan las personas físicas entre sí y la que de forma privada envían estas personas a las organizaciones o empresas.

Comercial o mercantil: Es aquella que tiene por finalidad iniciar, mantener o aumentar las transacciones mercantiles.

Cartas Respuesta

de promociones

Publicaciones períodicas

Impresos consolidados

Propaganda comercial

EL SERVICIO DE CORREOS

Los servicios de correos impulsan el desarrollo del talento humano, los servicios postales y la optimización de los recursos financieros y sociales apoyados en la actualización tecnológica. Por eso, hoy en día es una Empresa que se esfuerza por ser eficiente y eficaz en el manejo de la correspondencia.

EL SERVICIO DE MENSAJERÍA Y OTROS

Utilice los anuncios Google para promocionar su negocio en toda la Web (AdWords) o para obtener ingresos de su sitio web.

Estos servicios pueden ser:1. Correo privado.2. Envíos mensajería.3. Servicio Courier.4. Envíos Express.

Por ejemplo:

Correo privadoEnvios mensajeriaServicio Courier

Belleza de mujer

Youtube.com

Se una de las mujeres que aceptan y consienten su propia belleza.

LOS CÓDIGOS POSTALES

En el caso de ECUADOR, Correos del Ecuador asignó códigos a nivel de Parroquias en todos los cantones de las provincias del país. Se espera llegar a hacerlo a nivel de Barrios.

En Ecuador la Agencia Nacional Postal se encuentra realizando el proyecto para el código postal del Ecuador. Siendo el órgano regulador del servicio postal es el encargado de este tema.

La propuesta de Correos del Ecuador es desde la visión de la empresa pública.

Los códigos postales de las parroquias se los puede consultar en Códigos Postales Ecuador.

LISTA DE CODIGOS POSTALES DE GUAYAQUIL Ecuador » Guayas » Guayaquil

Localidad ParroquiaEC090101 AyacuchoEC090102 Bolívar (Sagrario) Yo nací Aqui :) EC090103 Carbo (Concepción) EC090104 Febres CorderoEC090105 García MorenoEC090150 Guayaquil EC090112 Juan Gómez Rendón (Progreso)EC090106 Letamendi EC090115 ChongonEC090151 Chongon EC090153 Morro EC090107 9 de Octubre EC090108 Olmedo (San Alejo)EC090116 Pascuales EC090154 PascualesEC090155 Playas (General Villamil)EC090156 PosorjaEC090157 PunaEC090109 RocaEC090110 RocafuerteEC090111 SucreEC090112 TarquiEC090158 Tenguel EC090113 UrdanetaEC090114 Ximena

FINALIDAD

Correos del Ecuador impulsa el desarrollo del talento humano, los servicios postales y la optimización de los recursos financieros y sociales apoyados en la actualización tecnológica. Por eso, hoy en día es una Empresa que se esfuerza por ser eficiente y eficaz en el manejo de la correspondencia.

COMPOSICION

Como resultado de esta primera fase se determinó que el Código Postal ecuatoriano estará compuesto por 6 dígitos. Los dos primeros corresponden a la provincia, los siguientes a distritos administrativos, y los dos últimos representarán a pequeñas zonas postales de hasta 5.000 habitantes, mismas que serán delimitadas por el equipo que desarrolla el proyecto. Cabe resaltar que los dos primeros números replican la codificación obtenida por cada ciudadano en su cédula de identidad, lo que facilitará en gran medida que el público se apropie de este proyecto.

Al mediano y largo plazo se prevé también la utilización del Código Postal como una herramienta de planificación pues detalla la localización del ciudadano y permite conocer el contexto en el que se desenvuelve

SIGNIFICADO DE LOS DÍGITOS

Es un esquema que asigna a distintas zonas o lugares de un país, un código que, adosado a la dirección, sirve para facilitar y mecanizar el encaminamiento de una pieza de correo. Generalmente es una serie de dígitos, aunque en algunos países incluyen letras. También se utiliza en los navegadores GPS para ubicar lugares.

En el caso de Ecuador, Correos del Ecuador asignó códigos a nivel de Parroquias en todos los cantones de las provincias del país. Se espera llegar a hacerlo a nivel de Barrios.

El código de su envío (número de guía) consta en la factura o nota de venta que le haya entregado el cajero al momento de franquear su correspondencia. Dicho código está compuesto por 13 caracteres (2 letras al inicio, 9 dígitos y 2 letras al final).

LA ENTRADA, DESPACHO Y SALIDA DE CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Se compone de los documentos que recibe en su ámbito y cumple los siguientes pasos:

a) Recepción b) Calificaciónc) Apertura y sellod) Registro y Control e) Distribución de comunicacionesf) Organización de los archivos de Control (tarjeteros)

DESPACHO

1. El Archivo Central es el responsable del despacho de los documentos de la Institución con la máxima agilidad, siendo el único autorizado para distribuir a nivel nacional o internacional la correspondencia de salida de las diferentes unidades administrativas, que le será entregada directamente por la secretaria de la Unidad de Trámite.

2. Todo documento que se envíe a través de FAX U OTRO MEDIO ELECTRÓNICO, que no garantice la durabilidad de la información, será remitido el original inmediatamente a su destinatario.

3. La Unidad del Archivo Central, establecerá un Registro de Salida de correspondencia.

4. En el caso de entrega de correspondencia a través de empresas intermediarias de encomiendas nacionales o internacionales, se utilizará el mismo registro, indicando los datos de: Transporte utilizado y nombre de la empresa, fecha y número de guía de envió.

SALIDA

1. Los tramitadores son los responsables de la atención a los documentos que reciben, debiendo reducir al máximo el tiempo establecido para cada tipo de trámite, sobre todo para el caso de correspondencia urgente.

2. La correspondencia de salida, en caso de haber respuesta oficial, conservará en todos los casos una copia que será integrada al expediente respectivo y una copia para la Unidad del Archivo Central.

3. La salida de correspondencia derivados de trámites emprendidos por la Institución, constituyen un importante factor para que la Entidad cumpla oportuna y completamente la función que le corresponde dentro del aparato estatal, manteniendo en forma efectiva el servicio de comunicación con el usuario, con otras instituciones o internamente

EL CORREO INTERIOR

1. MISIÓNRealizar evaluaciones y exámenes a los sistemas administrativos, financieros y operativos a nivel nacional, enmarcado en las normativas legales y reglamentarias.

2. PRODUCTOS1. Plan anual de control.2. Informes de la ejecución del plan anual de control.3. Auditorias operacionales.4. Auditorias de gestión.5. Exámenes ordinarios y especiales.6. Informes de recomendaciones y sanciones.7. Informes y pronunciamientos.8. Instructivos, manuales y sistemas operativos para exámenes internos.

EL APARTADO DE CORREOS

APARTADOS POSTALES

Descripción:Servicio para clientes que quieren contar con una dirección domiciliaria postal exclusiva y específica, para cuyo efecto cuenta con un casillero de Correos del Ecuador ubicado estratégicamente, en donde reciben toda su correspondencia.

Objetos Postales:

1. Cartas2. Tarjetas3. Impresos4. Cecogramas

Cecogramas: Impresiones que utilicen signos de Cecografía en sistema Braille-tinta o alto relieve destinadas exclusivamente para el uso de personas no videntes o con limitación visual. Se incluyen dentro de esta categoría, libros y revistas impresos y hablados digitales, así como el papel destinado para el uso de las personas ciegas.

CLASES DE CARTAS

1. AMISTOSAS O FAMILIARES Son cartas que mandamos a personas con las que tenemos confianza. La familia o los amigos.

2. RELACIONES SOCIALES Son cartas que mandamos a la familia o amigos con motivo de un bautizo,

cumpleaños, boda, etc.

3. COMERCIALES O PROFESIONALES Son cartas que se utilizan las empresas o bancos.

4. CIRCULARES Son cartas para muchas personas al mismo tiempo.

ESTILOS DIVERSOS

ESTILOS DE CARTA

ESTILO BLOQUE EXTREMO:Todas las líneas comienzan en el margen izquierdo.

ESTILO BLOQUE:

En este estilo las líneas de la fecha, la despedida, el nombre del remitente y el cargo se mueven aproximadamente desde el centro hasta la derecha. Las líneas de referencia y asunto, también pueden colocarse a esta misma altura.

ESTILO SEMIBLOQUE:

En este estilo la primera línea de cada párrafo tiene sangría de cinco espacios. Las líneas de la fecha, despedida, nombre el remitente y cargo se escriben desde el centro hacia la derecha.

ESPACIOS INTERLINEALES

SIGNOS DE PUNTUACIÓN

ESPACIOS ANTES

ESPACIOS DESPUÉS

ESPACIOS ENTRE

Coma 0 1Punto y coma 0 1Punto seguido 0 2

Punto abreviatura 0 1Dos puntos 0 2Comillas 2 2

Interrogación 2 2 0Exclamación Admiración

2 2 0

Paréntesis 2 2 0Raya 2 2 0Guión 0 2

PARTES DE UNA CARTA

Independientemente del tipo de carta que debamos escribir, todo escrito debe constar de tres partes:

1. INTRODUCCIÓN

En la introducción debemos exponer el objetivo del escrito. De esta forma el receptor del mensaje podrá desde el comienzo, centrarse en el tema.

2. CUERPO El cuerpo del escrito es la parte más importante. En ella se efectúa el desarrollo explicativo del escrito en él, y dependiendo de la clase de escrito, se puede informar y solicitar algo, exponer hechos etc.

3. CONCLUSIÓNLa conclusión es la parte final. Puede constar de una breve frase resumen o incluso únicamente de una breve despedida. Es la forma habitual de finalizar cualquier comunicación.

Guayaquil, 22 de junio de 2013 Estimado Sr.: El objetivo del presente es solicitarle información sobre los distintos cursos que su empresa imparte a directivos.

Así, y estando mi empresa dedicada a la comercialización de maquinaria agrícola, desearía conocer si su empresa realiza cursos dirigidos a vencedores de este tipo de artículo

En su caso, me gustaría me enviaran información sobre los cursos que podrían sernos de utilidad a la siguiente dirección: Lcda. Esther García Directora de formación. Industrias Marc de Maquinaria Agrícola S.A Avda. Quito No. 310

Atentamente, esperando recibir noticias suyas,

Lcdo. Luis Arteaga

Introducción

Cuerpo

Conclusión

EL PAPEL Y EL SOBRE

PAPEL

La gama de tipos de papel que se fabrica es muy amplia y depende de la utilización a que se destine. Desde el punto de vista puramente técnico se suelen clasificar en: Estucado mate, estucado brillo, verjurado, offset y lisos.

La calidad del papel viene dada por el gramaje.

El tipo de papel se eligiera según el propósito de la comunicación.

El papel blanco es el más utilizado.

Se clasifican en:

1) PAPELES PARA ESCRIBIR O DE ESCRITORIO:

Son papeles bien encolados y resistentes, que deben tener una superficie fina, ser blancos y no deben volverse amarillentos con el tiempo. Pueden ser verjurados, gofrados, con marca de agua, etc., con amplio gramaje: de 60 a 150 gramos. En esta clasificación pueden incluirse al papel oficio, secante, vegetal, carbón, gofrado, etc.

2) PAPELES DE IMPRENTA:

Generalmente no son muy finos; pueden contener cargas minerales y pasta de madera que den opacidad a las tintas de imprenta. Para los diarios, que emplean grandes cantidades de este papel, no son necesarias unas características especiales, ya que en este caso el papel se obtiene con porcentajes considerables de pasta de madera mecánica, que es la más económica. También pueden mencionarse los papeles pigmentados, tales como el papel lustre, papel de regalo, etc., que surgen como una mejora del papel offset, con un baño en size-press que contiene dependiendo del tipo, además del almidón, pigmentos (caolín, carbonato cálcico,etc.).

3) PAPELES MECANO-TÉCNICOS:

Cubren una amplia gama, desde los papeles de embalaje a los papeles higiénicos. Son papeles de producción elevada que se fabrican en máquinas de anchos superiores y gran velocidad. A veces son bastos, sin tratamiento de depuración de pastas y sin blanqueo, ni cola.

EL DOBLADO DEL PAPEL Y SU INSERCIÓN

Una particularidad muy especial se presenta con el doblado de una carta. Es necesario hacerlo de acuerdo con el tipo de sobre, para que el corresponsal pueda al desdoblarla, leerla con facilidad.

DOBLADO DE PAPEL PARA INSERTARLO EN SOBRE AMERICANO (OFICIAL)

DOBLADO DE PAPEL PARA INSERTARLO EN SOBRE ESPAÑOL

SOBREEs una cubierta de papel u otro material utilizado para introducir en su interior cartas, tarjetas, billetes y documentos que se entregan en mano o envían por correo. Está diseñado para incorporar el franqueo y el destinatario en el reverso y el remitente en el anverso. Por eso la parte frontal es lisa, quedando la solapa siempre por delante. Los sobres se adquieren en las papelerías y tiendas de material de oficina y también se pueden personalizar encargándolos a una imprenta.

TIPOS DE SOBRES

Existen diferentes clases de sobres y su utilización varía de acuerdo con su tamaño.

SOBRE TAMAÑO OFICIO O AMERICANO (OFICIAL)

Es conocido como sobre oficial porque se emplea para la correspondencia comercial, oficial y diplomática. Es el más liso.

SOBRE CUADRADO O ESPAÑOL (SOCIAL)

Se utiliza como sobre social para tarjetas de pésame, agradecimiento, invitación, citación, presentación, etc. También se usa, actualmente, para enviar las comunicaciones en papel de esquela, en lugar de la tarjeta. Se puede marcar a mano y preferiblemente con tinta negra.

SOBRE RECTANGULAR O INGLÉS (FAMILIAR)

Su uso se limita a la correspondencia personal. Las entidades bancarias y financieras lo utilizan para enviar los extractos de las personas naturales.

SOBRE DE VENTANILLA

Cualquiera de los sobres anteriores puede utilizarse con ventanilla. Se emplea para enviar extractos bancarios, estados de cuenta, etc.

SOBRE DE MANILA

Se emplea para enviar catálogos, revistas, folletos, etc. Su elaboración está relacionada con la abertura; es decir, que pueden elaborarse en forma horizontal o vertical. Su tamaño puede ser: Carta, oficio o extra largo.

ESCRITURA DE SOBRES

Para escribir los datos del destinatario en un sobre, hay que dividirlo a lo ancho en tres secciones iguales; y a lo largo en dos.

1 2 3

PRIMER TERCIO O DEL REMITENTE

En los sobres comerciales este tercio es el indicado para el membrete. En la correspondencia familiar se utiliza para los datos del remitente, antecedidos por la expresión: Remite.

En la parte inferior de este tercio, dos interlíneas después de la dirección, se escribirán las indicaciones del remitente en cuanto al manejo del documento: Personal, confidencial y reservado.

1

SEGUNDO TERCIO O DEL DESTINATARIOEstos datos son los mismos que lleva la carta. Se escriben a partir del segundo tercio, en la parte inferior a dos interlíneas. Si estos datos tienen más de cinco líneas, pueden subirse uno o dos renglones.

2

TERCER TERCIO O DEL CORREO

Este tercio está reservado para el correo y para las instrucciones postales, como: CERTIFICADA, RECOMENDADA, INMEDIATA O ENTREGA PERSONAL.

LA CARTA COMERCIAL Y SU ESTRUCTURA

ENCABEZAMIENTO: EL MEMBRETE DEL REMITENTE

ENCABEZAMIENTO

MEMBRETE:Es el conjunto de datos referentes al comercio o razón social que escribe la comunicación. Se presenta por medio de un dibujo o diseño que describe la naturaleza de la empresa.

ELEMENTOS:1. Nombre o razón social o comercial de la empresa o propietario.2. Dirección.3. Número de teléfono.4. Actividad a que se dedica la compañía.5. Nombre de la ciudad o país donde está ubicada.6. Su tamaño comúnmente es de una o dos pulgadas (6 o 12 líneas).

LOGOTIPO:

Es el símbolo de la empresa, es la parte artística del membrete.

FECHA

LUGAR Y FECHA

Su función es precisar donde y cuando se escribe el mensaje. Si el membrete indica la localidad, solamente se incluye el día, mes y año. El mes se escribe con minúscula y no debe abreviarse.

La colocación de la fecha depende de la posición del membrete.

Si el membrete ocupa toda la parte superior, la fecha debe escribirse centrada debajo del membrete y a dos espacios después de la última línea del membrete.

Membrete en el ángulo superior izquierdo: En esta posición la fecha se pone al lado opuesto, una línea más abajo tratando de balancear la distribución de la escritura.Si el papel no tiene membrete la fecha debe ir precedida del nombre de la ciudad. Escribe el nombre y la fecha a dos pulgadas de la orilla superior del papel (12 líneas).

El nombre del lugar se separa de la fecha con coma. El mes debe escribirse con minúscula y no debe indicarse con cifras ni con abreviaturas, sino con el nombre que les corresponde en calendario, pues así se evitará equivocaciones.

LA DIRECCIÓN INTERIOR DEL DESTINATARIO

DESTINATARIO

Debajo de la fecha, comenzando en el margen izquierdo de la carta y con espacio prudencial cuatro renglones si el cuerpo de la carta es grande y 6 renglones si la carta es breve. Se escribirá el nombre de la persona o entidad a quien se dirige la carta (destinatario). La escritura debe hacerse en forma clara y exacta evitando usar abreviaturas.

El nombre del destinatario debe ir precedido de un tratamiento de respeto. Se escribe con mayúsculas fijas el cargo que desempeña el destinatario sin abreviar.

Utilice la palabra “Presente” en el caso que el destinatario trabaje en el mismo edificio, aún cuando pertenezca a otra institución.

Escriba la palabra “Ciudad” cuando envíe la documentación fuera del edificio donde funciona la oficina, pero en la misma ciudad.

Nunca abrevie el nombre de la ciudad o el país.

LINEA DE ATENCIÓNAlgunas cartas de negocios enviadas a una empresa requieren de atención de una persona particular; esto se indica a través de una línea de atención que significa que la carta es de negocios; por tanto, puede ser atendido por otra persona, escriba la línea de atención debajo de las líneas del nombre.

EL SALUDO

SALUDO O VOCATIVO

Es una expresión que ayuda a establecer el tono de cortesía de la carta. Escriba el saludo dos espacios interlineales debajo de las líneas del nombre y la dirección del destinatario. Debe usarse dos puntos después del saludo.

REFERENCIAS

LINEA DE REFERENCIA:Algunas veces tendrá la necesidad de citar en la carta un antecedente, en tal caso, incluya la línea de referencia. La palabra referencia puede ser abreviada (Ref.:). Se debe hacer mención únicamente a un número de expediente o comunicación, sin incluir otros datos o también se puede escribir una indicación resumida en muy pocas palabras de lo que se trate en el texto de la carta. Puede escribirse a dos espacios después de la dirección o como acostumbran algunas compañías se colocan debajo del saludo, seguido por un doble espacio antes del primer párrafo del mensaje.

Guayaquil, junio 12 de 2013

IngenieroLuis García GERENTE DE COMANDATOCiudad

Atención: Sr. Manuel Mejía

Estimado Sr. García:

Ref.: Solicitud de crédito.

CUERPO: INTRODUCCIÓN Y DESARROLLO DE LA IDEA FUNDAMENTAL, CONCLUSIÓN FINAL

CUERPO O TEXTO DE LA CARTA:

Es la parte central que contiene la esencia del mensaje. En el texto de la carta tenga en cuenta las características vitales y complementarias, el buen mensaje, las buenas relaciones humanas.

Se tratará exclusivamente un asunto en cada carta dividido en tantos párrafos como ideas se tengan sobre el asunto.

Inicie el cuerpo de la carta dos espacios debajo del vocativo.

Deje doble espacio en cada párrafo, el número ideal de párrafos es tres.

El primero debe ser introductor, el segundo informativo y el tercero es la conclusión.

CIERRE: LA DESPEDIDA

DESPEDIDA

Para finalizar en la carta se emplea una fórmula de cortesía. Al final de la despedida debe ir siempre la coma (,).

FIRMA, ANTEFIRMA Y RÚBRICA

NOMBRE DEL REMITENTE:

Se emplea el mismo tipo de letra que se usa para escribir el nombre del destinatario. Encima del nombre va la firma del remitente.

IDENTIFICACIÓN Y CARGO O TÍTULO DEL FIRMANTE

CARGO:

A renglón seguido y sin sangría se escribe el cargo del remitente y con mayúscula.

ANEXOS

ANEXO O ADJUNTO:

Son los documentos que se remiten junto a la carta y que siempre es necesario avisar su envío.

COPIA:

Algunas veces se envían copias de una carta a otras personas o departamentos. Esto se muestra escribiendo dos espacios de la abreviatura de adjunto.

INICIALES DEL IDENTIFICADOR

IDENTIFICACIÓN DEL DIGITADOR:

Son las iniciales de responsabilidad en la parte inferior izquierda.

MODELOS DE CARTA COMERCIAL Y REDACCIÓN

EN EL PROCESO DE COMPRA VENTA

Estas cartas que contienen oferta de mercaderías o productos en general, tienen como objeto estimular las ventas en los establecimientos comerciales.

La carta de venta debe procurar convencer al consumidor acera de las ventajas del producto, con vistas a obtener pedidos.

Por su finalidad netamente comercializadora se comprende la esencial importancia de la carta de ofrecimiento o de venta. Esta, al igual que los anuncios de publicidad, facilita y estimula las transacciones comerciales.

RECOMENDACIONES

1. Escribir brevemente aunque en forma explícita y agradable.2. Usar un vocabulario sencillo, claro y al alcance de cualquier persona.3. Atender el punto de vista del comprador.4. Los productos deben describirse atendiendo a la necesidad que de ellos se

tiene y a su utilidad.5. Provocar el interés del cliente realizando las cualidades de la mercancía.6. Dar las facilidades de pago que hagan decidirse al comprador.

HOGAR Y AUTO S.A.

Ciudadela 9 de Octubre Manzana 510 Villa 8Fax 2145589 Teléfono 2145588

Guayaquil - Ecuador

Junio 14 de 2013

Señores Mueblicentro Otero S. A.LA PLACITA SAN JUAN DE DIOSSantiago

Estimados señores:

Hemos resuelto incluir en nuestra promoción de medio año la siguiente variedad de muebles de oficinas en estilos tradicionales y con grandes rebajas en su precio original.

Sillas Ejecutivas………………………. a US$ 130.oo c/uMesas para computadoras……........... a US$ 90.oo c/uEscritorios juveniles…………………… a US$ 95.oo c/uArchivadores de metal………………… a US$ 200.oo c/u

Estamos seguros que nuestras ofertas le interesarán por la calidad de los materiales y sus buenos precios.

No dejen pasar esta oportunidad. Esperamos pronto su pedido.

Atentamente,

Juan CárdenasGERENTE DE VENTAS

Italia Valencia

COMO PRESENTACIÓN Y OFERTA DE PRODUCTOS O SERVICIOS EN LA PETICIÓN DE CATÁLOGOS E INFORMACIÓN

Estas cartas que contienen oferta de mercaderías o productos en general, tienen por objeto estimular las ventas en los establecimientos comerciales.

La Carta de Venta debe procurar convencer al consumidor acerca de las ventajas del producto, con vistas a obtener pedidos.

Por su finalidad netamente comercializadora se comprende la esencial importancia de la Carta de Ofrecimiento o de Venta. Esta, al igual que los anuncios de publicidad, facilita y estimula las transacciones comerciales.

En las actividades modernas del comercio, en los países más progresistas del mundo, el grueso de las ventas se hace por medio de la correspondencia, auxiliada con catálogos, ilustraciones y boletines de diversas clases que llevan a los compradores una idea muy exacta de lo que se le ofrece.

Las cartas que se escriben y se mandan para que vayan a colocar las existencias de mercancías de los comerciantes son las que ameritan más cuidados para su redacción. Algunos opinan que la Carta de Venta es “La prueba suprema de la habilidad del redactor de correspondencia”. Lo dicen porque hay directa relación entre las ventas que consiguen las cartas y los beneficios de la empresa.

Una Carta de Venta pobremente escrita no solamente deja de vender, sino que desacredita a la casa que la envía; además, reduce los méritos del producto, objeto de la carta.

RECOMENDACIONES

1. Escribir brevemente, aunque en forma explícita y agradable.2. Usar un vocabulario sencillo, claro y al alcance de cualquier persona.3. Atender el punto de vista del comprador.4. Los productos deben describirse atendiendo a la necesidad que de ellos se

tiene y a su utilidad.5. Provocar el interés del cliente realzando las cualidades de la mercancía.6. Dar las facilidades de pago que hagan decidirse al comprador.

HOGAR Y AUTO S.A.

Ciudadela 9 de Octubre Manzana 510 Villa 8Fax 2145589 Teléfono 2145588

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Junio 13 de 2012

LicenciadaLucía Ortiz de HerreraPRESIDENTA DEL CLUB DE PLANTASY FLORES S. A.Ciudad

Distinguida Lcda. Ortiz:

Enterados de las actividades que a través de los años ha realizado el Club de Plantas y Flores de Panamá y conscientes de la importancia que tiene el cuidado de nuestra flora y en general, la preservación del medio ambiente mediante la protección de nuestros recursos naturales, deseamos unirnos a sus esfuerzos para lograr que los objetivos de este Club, se plasmen en realizaciones concretas para beneficio de toda la comunidad ecuatoriana.

¿Tienen ustedes problemas con las plagas?, ¿Sus plantas presentan enfermedades?, ¿Necesitan sus plantas nutrientes adecuados? Nosotros le resolvemos este problema.

Tenemos en nuestra casa todo lo que sus plantas necesitan para su crecimiento y conservación. Además, la más completa selección de artículos de jardinería de primera calidad, que ponemos a su disposición a precios moderados.

Si usted lo prefiere, bastará una llamada telefónica suya, para que uno de nuestros vendedores la visite y le demuestre prácticamente la eficacia de nuestros productos.

Le brindamos también, facilidades de pago. Tiene toda nuestra confianza para cancelar en cómodos abonos, si así lo desea.

Esperamos su pedido y le saludamos.

Atentamente,

Juan CárdenasGERENTE DE VENTAS

Italia Valencia

CARTAS DE PEDIDO (DIFERENCIACIÓN EN FUNCIÓN DE LA CLASE DE PEDIDO)

Son consecuencias de las cartas de oferta, aunque también en muchas ocasiones el comerciante, industrial o particular se dirige espontáneamente por escrito a una empresa o razón social para formular un pedido.

La redacción de esta carta requiere gran cuidado, ya que el tener por objeto el solicitar el envío de una determinada cantidad de artículos o productos a la Casa Vendedora, se ha de detallar con la mayor exactitud cuántos elementos tiendan a que la interpretación de la carta no dé lugar a confusiones.

Los detalles de pedido pueden darse en la misma carta, o en un impreso que se adjunta a ella.

Algunos negocios usan formas especiales diseñadas para la requisición de compra de mercancías. Se llaman “NOTAS DE PEDIDO” u “ORDEN DE COMPRA”; sin embargo, en negocios pequeños cuya economía no permite el uso de formas impresas, o cuando la importancia del pedido así lo exige, la compra de mercancías se solicita a través de una Carta de Pedido.

Estas Cartas de Pedido son breves y sencillas, pero sobre todo, específicas. La más importante de las mismas es la referencia detallada de la mercancía que se pide.

Jurídicamente, la Carta de Compra es muy importante porque mediante ella el cliente acepta la oferta del vendedor. La aceptación es el acto por el cual el destinatario de la oferta expresa su conformidad con los términos de ella. Como consecuencia, se forma el contrato de Compraventa, con obligaciones y derechos para Comprador y Vendedor.

CARACTERÍSTICAS1. Número de pedido.2. Especificación completa de la mercancía que se solicita (tamaño, color,

clase, modelo, estilo, cantidad que desea, etc.). Si se pide por catálogo y en éste aparecen numerados los artículos, debe darse el número y aclarar a qué catálogo en particular se refiere el remitente.

3. Referencias al precio del artículo e importe total de pedido.4. Condiciones de pago.5. Medios de transporte.6. Despedida cortés y atenta.

NUMEND’S COSMÉTICOS S. A.

Urdesa Norte, Av. Primera No 451

Cel.: 0993247057 E-mail: ventas@comercialdisensa.com

Guayaquil, junio 13 de 2013

SeñorCésar GarcíaGERENTE GENERAL DE LIBRERÍA DON CÉSARCiudad

Estimado señor:

Sírvase enviarme por Transporte López, lo más pronto posible, el siguiente pedido:

5 Doc, gorras para baño, colores surtidos, a US$ 10.oo por documento…………………………………………… US$ 50.oo

5 Doc. Masticadores para niños, a US# 4.oo por doc…. “ 20.oo1 Doc. Perfume chico “Chanel”………………………… “ 60.oo3 Doc. Polvos compactos “Revlon” colores surtidos a…. “ 108.oo

__________ TOTAL US$ 238.oo

Incluyo un giro bancario por US$ 175.oo (Ciento setenta y cinco 00/100 dólares y el saldo se US$ 63.oo (Sesenta y Tres 00/100 dólares), será cancelado a los 30 días.

Atentamente,

Econ. Luis EspinozaGERENTE GENERAL

Italia Valencia

CARTAS DE RECLAMACIÓN (DE MERCANCÍAS, PAGOS, ETC)

Con frecuencia en las operaciones o comunicaciones comerciales, como en cualquier actividad humana, se cometen errores, omisiones, olvidos, etc. Debido a

esas fallas, a veces humanas otras veces mecánicas, se producen muchas quejas, que de no ser atendidas acertadamente, transforman las buenas relaciones y la cordialidad que debe existir entre cliente y empresa.

Dentro de la correspondencia comercial, las cartas destinadas a lograr la enmienda del error o equivocación cometidos se llaman Cartas de Reclamación.

CAUSAS O MOTIVOS DE QUEJAS

Suelen ser los siguientes:

En cuanto a la mercadería:1. Diferencia de calidad y peso de la mercancía.2. Avería, merma o alteración del producto a causa del mal embalaje.3. Atraso en el envío. 4. Error en el despacho.

En cuanto al precio:1. Precio superior al convenido.2. Omisión de descuentos acordados.3. Cambio de plazo fijado.4. Errores de facturación.

En cuanto a la cuenta:1. Saldo incorrecto.2. Falta de un abono.3. No se anotó el descuento, etc.

En cuanto a los motivos expresados, las quejas pueden ser de dos clases:1. Por errores de hecho, comúnmente mecánicos; son de fácil solución.2. Por divergencias de criterio acerca de los términos de la operación o de los

hechos. Este caso constituye realmente el problema y tanto el cliente como la empresa deben proceder con calma, justicia y equidad.

CUALIDADES DE LAS CARTAS

Al escribir esta clase de cartas el principal cualidad que debe ser el cuidado que se debe tener es puntualizar bien la clase y motivo de la reclamación.

Los términos empleados en la redacción deben ser enérgicos, pero manifestados con esa cortesía que debe presidir siempre las relaciones comerciales.

Hay que tener presente que de herir los sentimientos del destinatario, el mayor perjuicio podría sufrirlo el propio reclamante.

Al formular un reclamo debemos procurar que el motivo corresponda a un estricto sentido de justicia y ética comercial. Líbrese de prejuicios; sea comprensivo y justo cuan exponga alguna queja y antes de presentar su reclamación asegúrese de que cuenta con todos los elementos de comprobación para que no haya lugar a contradicciones y rectificaciones por parte suya.

La buena redacción debe cumplir cinco características que son:

1. Debe ser justa; tener razón de ser.2. La queja y la solución propuesta deben ser precisas.3. Deben presentarse con serenidad y calma.4. La queja debe presentarse con firmeza y decisión.5. Debe ser presentada con prontitud. La queja tardía despierta dudas.

En cuanto a las cartas que deben ser escritas en contestación a una reclamación, necesitan igual atención y cuidado. No debe demorarse la contestación a una queja. El autor de ésta apreciará que su carta sea atendida sin dilación, además con la pronta atención se facilitará que se llegue a un entendimiento.

CONTENIDO

La Carta de Reclamación debe explicar:

1. En qué consiste el error o equivocación, motivo de la reclamación. La explicación debe ser clara, correcta y detallada.

2. El tipo o clase de arreglo que se espera es la rectificación del precio o valor, envío de nueva mercadería, deducción de la factura, etc.

HOGAR Y AUTO S.A.

Ciudadela 9 de Octubre Manzana 510 Villa 8

Fax 2145589 Teléfono 2145588Guayaquil - Ecuador

Junio 13 de 2012

LicenciadaMarcia GarcíaGERENTE GENERAL DE FYBECA S. A.Ciudad

Distinguida Lcda. García:

Con preocupación hemos notado que en el estado de cuenta que nos enviaron el día 30 de mayo del presente, donde consta un saldo a nuestro cargo por US$ 150.oo (Ciento cincuenta oo/100 dólares), cuando en realidad debería ser de US$ 100.oo (Cien 00/100 dólares), ya que el día 6 de junio enviamos a usted Al recibir hoy la remesa de pastas y galletas que me enviaron ustedes de acuerdo con mi pedido un giro bancario por US$ 50.00 (Cincuenta 00/100 dólares) como consta en el acuse 15 de mayo, he encontrado que 10 cajas vienen totalmente dañadas por la humedad, lo que me hace suponer que el empaque fue deficiente. Por tal motivo, he decidido devolver a ustedes esas 10 cajas y solicitarles que abonen su valor a mi cuenta o que las sustituyan por otras cajas en perfectas condiciones. Mucho me ha extrañado lo ocurrido, pues a través de los años que llevo como cliente, ustedes siempre me han servido a mi entera satisfacción.

Espero que esta vez no sea una excepción y, en consecuencia, se sirvan atender mi reclamación.

Atentamente,

Juan JordánGERENTE DE VENTAS

Italia Valencia

CARTAS DE DEVOLUCIÓN

HOGAR Y AUTO S.A.

Ciudadela 9 de Octubre Manzana 510 Villa 8Fax 2145589 Teléfono 2145588

Guayaquil - Ecuador

Junio 13 de 2012

LicenciadaMarcia GarcíaGERENTE GENERAL DE FYBECA S. A.Ciudad

Distinguida Lcda. García:

Al recibir hoy la remesa de pastas y galletas que me enviaron ustedes de acuerdo con mi pedido del 15 de mayo, he encontrado que 10 cajas vienen totalmente dañadas por la humedad, lo que me hace suponer que el empaque fue deficiente. Por tal motivo, he decidido devolver a ustedes esas 10 cajas y solicitarles que abonen su valor a mi cuenta o que las sustituyan por otras cajas en perfectas condiciones. Mucho me ha extrañado lo ocurrido, pues a través de los años que llevo como cliente, ustedes siempre me han servido a mi entera satisfacción.

Espero que esta vez no sea una excepción y, en consecuencia, se sirvan atender mi reclamación.

Atentamente,

Juan JordánGERENTE DE VENTAS

Italia Valencia

CARTAS CIRCULARES

Es una comunicación que se hace a los clientes de los precios que tienen las mercancías.

La cotización puede adoptar la forma de una lista de precios que se elabora periódicamente en forma impresa.

Las Casas de mucha importancia elaboran costosos catálogos para ilustrar la mercancía que venden, dando a conocer en forma pormenorizada todas sus

características, ventajas y usos, así como los precios al menudeo y al por mayor, las condiciones de venta y los descuentos que pueden hacer.

CARACTERÍSTICAS

1. Fecha de vigencia de la cotización.2. Especificación de la mercadería: Cantidad y calidad. Tratándose de

mercadería que el destinatario ya conoce, por frecuentes relaciones, sólo será necesario referirse en la carta a las exigencias actuales y a las condiciones de venta, eliminando los otros detalles.

3. Precios.4. Condiciones de pago: Si el pago es de contado, debe aclararse. La carta

debe señalar los descuentos que se hacen. Si es pago a plazo es preciso especificar sus modalidades.

5. Estímulo a la compra.

NUMEND’S COSMÉTICOS S. A.

Urdesa Norte, Av. Primera No 451Cel.: 0993247057 E-mail: ventas@comercialdisensa.com

Guayaquil, junio 13 de 2013

IngenieroCésar GarcíaGERENTE GENERAL DE FARMACIA FYBECACiudad

Estimado ingeniero:

Mucho nos complace darles a conocer los precios de los productos de belleza “Yambal” que tenemos en existencia y que enumeramos a continuación:

Polvos compactos, envase de lujo, colores surtidos ………. US$ 30.ooSombra en Acuarela…………………………………….…. “ 25.ooDelineador para ojos…………..……………………………. “ 60.oo

Sombra en tubo…………………………………………..…. “ 25.oo

Damos facilidades de pago en la compra de mercaderías, pero si se efectúa al contado, hacemos un descuento del 15%.

Últimamente estos productos han tenido una creciente demanda y nos agradaría mucho contarlo entre nuestros clientes favorecedores.

Atentamente,

Econ. Luis EspinozaGERENTE GENERAL

Italia Valencia

TÉCNICAS DE REDACCIÓN DE ESTILOS DIVERSOS

PASOS NECESARIOS PARA REDACTAR:1. Selección del tema

Puede tratarse de un tema que te hayan pedido desarrollar… Si no es así, se elige redactar sobre algún asunto de tu interés.

2. Búsqueda de informaciónPara dominar el tema es de vital importancia que lo domines, por eso debe llevar a cabo este paso. Buscar por medios escritos u orales.

3. Elaboración de un bosquejo Una vez que tengas la información, organízala: Determina cuál es la idea principal o tema. Ordena las demás ideas.

4. Redacción de un borradorElabora un primer intento de redacción.

5. Revisiones En un proceso eficiente de revisión se debe tomar en cuenta lo siguiente:

a. Sirve para mejorar.b. Afecta a fragmentos extensos de texto, las ideas principales y la

estructura.c. Pueden surgir nuevas ideas.d. El cambio de un término o palabra puede motivar a rehacer la

estructura de toda una frase o párrafo.e. Redacción definitiva: Después de efectuar una última revisión,

puedes elaborar el texto definitivo.

CON LA CORRESPONDENCIA (REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA)

En todas las empresas existe una persona o departamento que se encarga de recoger el correo y abrirlo, se puede encargar exclusivamente a ello o realizar otras funciones adicionales. Aunque no hay una norma legal que obligue a llevar una anotación estricta de las comunicaciones de la empresa, es conveniente establecer un registro que permita rapidez en su localización, en caso de empresas con departamentos para que pueda evitar que los escritos se extravíen en el envío de una sección a otra y que además puede servir como un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.El registro de correspondencia consiste en la recepción o envío de correspondencia (Carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente  Web  desarrollado para el  efecto.

CLASES DE REGISTROS:

Registro de entrada:

Es un registro que se encarga de anotar la correspondencia que ingresa a la empresa, como el número que se asigna a dicha correspondencia.

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: Suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

Formato del Registro de Entrada de la correspondencia

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Nº orden de entrada

Fecha de entrada

Clase Remitente Destinatario Asunto AnexosDía Mes

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:REGISTRO DE ENTRADA

Nº 4351

RECIBIDO: 26-5-20__

DESTINATARIO: Contabilidad

Registro de salida

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión.

Operación: Mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. 

En el sello debe aparecer: el número de registro la fecha el destinatario

-Original: se envía al correo

-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación.

Formato del Registro de salida de la correspondencia:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA

Referencia Fecha de salida Nº orden de salida

Clase Anexos Destinatario Asunto

Día Mes

Correspondencia interna:

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas.  Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:

1. Único2. O existir tantos como departamentos haya.

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

DOCUMENTACION RELACIONADA

EL RECIBO El recibo es el documento con el cual comprobamos la entrega de algún objeto, cantidad o dinero. De igual manera lo utilizamos en lo particular que en lo comercial u oficial, por lo cual es el comprobante que debemos obtener contra entrega del objeto o dinero que hacemos a la persona o institución, para poder deslindarnos de futuros problemas judiciales por la falta de pago o entrega de material.

Características

1.- Las palabras " Recibí de " o Recibimos de.2.- Número para control de recibos expedidos (opcional).3.- El nombre de la persona o negociación que hizo la entrega o sea, de quien se recibe.4.- La cantidad de dinero u objetos que se reciben.5.- El concepto o causa por la que se hizo la entrega.6.- Lugar y  fecha de la entrega.7.- El nombre y firma de quien recibe.

Ejemplo:Recibo No. 23                                                                        $ 4,500.00

Recibí del Sr. Javier Cabrera Estrada  la cantidad de US$ 4,500.00 (Cuatro mil quinientos dólares) por concepto de pago de Colegiatura de su hijo Javier Cabrera López, en el Colegio “Javier”.                                                           Guayaquil, junio 15 de 2013

Jorge Estrada RodríguezPRESIDENTE DEL COMITÉ DE PADRES DE FAMILIA

LA FACTURA

Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador, detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.

Partes de la factura

1. Membrete,  o sea los datos de la empresa que factura el material o venta.2. Número de la factura.3. Datos del comprador o a quien se factura el material.4. Descripción del material vendido, incluyendo cantidad, precio,  etc.5. Lugar y fecha de la venta.

6. Antefirma y puesto de responsabilidad.7. Firma o rúbrica del responsable.

EL CONTRARECIBO

Es el documento que se entrega como prueba de la recepción de la factura, para su revisión y futuro pago.

En la mayoría de las empresas e industrias se acostumbra después de enviar el material y tener el recibo del material enviado, elaborar la factura correspondiente, para posteriormente enviarla para su cobro, la cual una vez recibida por la empresa o industria entrega un documento denominado contrarecibo, que no es otra cosa que un recibo de la factura a revisión para su futuro pago.

Regularmente se tiene establecidos los días de recepción de facturas a revisión y posteriormente otro para su pago.

  Recibí para su revisión y pago las facturas siguientes:  No.2387 Maderería Libertad S.A. $15,000.00No. 174 Maderería Libertad S.A. $18,000.00                                                          Total $33,000.00

 AtentamenteFletes y transportes México .S.A.

Rosa Jiménez

EL CHEQUE

Es un título de crédito por medio del cual una persona llamada Librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito, que es el Librado, el pago de una suma de dinero en favor de una tercer persona llamada Beneficiario.

El cheque se utiliza para manejar cantidades de dinero en lugar de  efectivo.

En el cheque intervienen tres personas que son:1. El librador:

Es la persona que tiene la cuenta en el banco y expide el cheque.

2. El librado:Es el banco y es quien está obligado a pagar el cheque.

3. El Beneficiario: Es la persona a cuyo favor se expide el cheque. El nombre del beneficiario aparece escrito en el cheque si éste es nominativo; pero puede ser al portador, y en este caso no figura el nombre del beneficiario, sino las palabras "Al Portador". El banco deberá pagar el cheque al beneficiario o a la persona a la que éste se lo endose, previa identificación. Hay diferentes clases de cheques como, cruzado, de caja, viajero....etc.

CARACTERÍSTICAS:Los datos que deberá contener el cheque son:

1. La mención de ser cheque inserta en el texto del documento.

2. El lugar y la fecha en que se expide.3. La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero4. El nombre del librado (nombre de un banco).5. Nombre del beneficiario en algunos casos, porque puede ser al

portador.                                                    6. La firma del librador.7. Importe en cifras y letras.

El cheque tiene su propio número. El cheque tiene el número de cuenta bancaria.

El cheque siempre será pagadero a la vista, pues aun cuando en él aparezca una fecha posterior, el banco está obligado a pagarlo en su presentación, siempre que haya fondos suficientes.

Para que una persona pueda expedir cheques se requiere de los siguientes requisitos:

1. Haber depositado en la institución de crédito fondos suficientes.2. Que el banco haya autorizado al depositante a expedir cheques me-

diante la entrega de la chequera correspondiente.

TIPOS DE CHEQUE

1.- Nominativo, esto es, que solo se pagará a la persona a quien va mencionado en el cheque, endosarlo para que otra lo haga por él o para deposito.

3.- Cruzado, esto es que solo podrá ser depositado en alguna cuenta bancaria, para esto, al cheque se le colocan dos líneas en diagonal. El cheque puede ser al portador o nominativo.

4.- Certificado, es el cheque más seguro para cobrarse incluso en caso de extravío, ya que solo la persona a quien se dirige (nominativo) podrá  cobrarlo o depositarlo. Este cheque solamente se puede tramitar en las sucursales bancarias, ya que al certificarlo se descuenta dicha cantidad de la cuenta del solicitante, es decir el banco asegura la cantidad antes de que sea cobrado por el beneficiario, pero este último tiene la seguridad de que realmente el cheque tiene fondos suficientes. Es uno de los cheques más seguros, ya que con este el banco garantiza el cobro del mismo, descontando dicha cantidad desde el momento de solicitarlo, el cual deberá ser nominativo.Este a su vez lleva la firma de dos funcionarios bancarios, que avalan dicho documento, los cuales deberán estar registrados en el catálogo de dicha institución, éstas van al reverso del mismo.

5.- Giro bancario, este se tramita en las sucursales bancarias y lo puede solicitar toda persona, tenga o no cuenta con ellos, ya que el banco cobra una comisión por su expedición, además se tienen que dar datos de la persona a quien se dirige, ciudad, cantidad, etc.   6.- Cheque de caja, es el cheque que se utiliza regularmente por las personas que no tienen cuenta en banco alguno o que requieren para hacer algún pago a una empresa o industria.El banco cobra una comisión por la emisión del mismo.El cheque es nominativo y lo firman dos funcionarios, cuyas firmas deben aparecer en el catálogo de la institución bancaria.

IMPORTANCIA DE LA PERSONALIZACIÓN DE CARTAS Y SOBRES, POTENCIALIDAD DE LOS RECURSOS INFORMÁTICOS

Esta emergente sociedad de la información, impulsada por un vertiginoso avance científico en un marco socioeconómico neoliberal-globalizador y sustentada por el uso generalizado de las potentes y versátiles tecnologías de la información y la comunicación  (TIC), conlleva cambios que alcanzan todos los ámbitos de la actividad humana. Sus efectos se manifiestan de manera muy especial en las actividades laborales y en el mundo educativo, donde todo debe ser revisado: desde la razón de ser de la escuela y demás instituciones educativas, hasta la formación básica que precisamos las personas, la forma de enseñar y de aprender, las infraestructuras y los medios que utilizamos para ello, la estructura organizativa de los centros y su cultura.

IMPACTO EN LA EDUCACIÓN1. Importancia de la “Escuela paralela” (transparencia)2. Nuevas competencias tecnológicas (brecha digital)3. Uso de las TIC en educación (nuevos roles: Autoridades, profesores,

familia) Medio de expresión y para la creación. Canal de comunicación. Instrumento para procesar información. Furente de información. Organización y gestión de los centros, tutoría. Recurso interactivo para el aprendizaje, ocio. Instrumento cognitivo.

4. Necesidad de formación continua. (Formación profesores)5. Nuevos entornos de aprendizaje virtual (Evaluación).

IMPORTANCIA DE LA CONFIDENCIALIDAD EN LA INFORMACIÓN ESCRITA

La información es uno de los principales valores de las empresas modernas, la suma de todos los bienes es apenas parte del valor del activo. En la información se basan las ventajas competitivas de la misma. El uso correcto o indebido de la información puede ser el factor de diferencia entre el éxito y el fracaso de una empresa. Tradinter, conciente de la importancia de la confidencialidad de los documentos de sus clientes, se sujeta a las normas de seguridad de la información.

Todo documento es considerado confidencial y debe tener asignado un número de protocolo a través del cual se le da el follow-up y a través del cual el cliente puede consultar el estado de su pedido.

Ninguna copia de documento o texto de revisión va a la basura.

La seguridad de los documentos de su empresa es la seguridad del éxito de la nuestra. El sigilo siempre ha sido y seguirá a ser la característica de todos los que forman parte de nuestro equipo de trabajo.

COLEGIO VEINTIOCHO DE MAYO

COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES, ARCHIVO DE LA INFORMACION Y OPERATORIA DE

TECLADOSPRIMER QUIMESTRE: PRIMER PARCIAL

2013 – 2014CUESTIONARIOS DE PREGUNTAS

UNIDAD No. 1: LA CARTA Y SU APLICACIÓN PROFESIONALPROFESORAS: Lcda. Glenda Tumbaco y Lcda. Italia Valencia, Mg.

1. ¿QUÉ ES LA CARTA?2. ¿QUÉ ES LA CORRESPONDENCIA?3. ¿QUÉ IMPULSA EL SERVICIO DE CORREOS?4. ESCRIBA LAS 4 PARTES EN QUE SE DIVIDEN LOS SERVICIOS DE

MENSAJERÍA?5. ¿QUÉ ASIGNÓ CORREOS DEL ECUADOR?6. ESCRIBA LOS 6 PASOS QUE SE DEBEN SEGUIR AL ENTRAR LA

CORRESONDENCIA 7. ¿QUÉ SON LOS CECOGRAMAS?8. ¿QUÉ SON CARTAS AMISTOSAS O FAMILIARES?9. QUÉ SON CARTAS DE RELACIONES SOCIALES?10.¿QUÉ SON CARTAS COMERCIALES O PROFESIONALES?11.¿QUÉ SON CARTAS CIRCULARES?12.¿CÓMO SE ESCRIBE LAS PARTES DE LA CARTA EN UN ESTILO

BLOQUE EXTREMO?13.¿CÓMO SE ESCRIBE LAS PARTES DE LA CARTA EN UN ESTILO

BLOQUE?14.¿CÓMO SE ESCRIBE LAS PARTES DE LA CARTA EN UN ESTILO SEMI

BLOQUE?15.¿QUÉ DEBEMOS EXPONER EN LA INTRODUCCIÓN EN UNA CARTA?16.¿QUÉ SE EFECTÚA EN EL CUERPO DE UNA CARTA?17.¿QUÉ CONSTA EN LA CONCLUSIÓN DE UNA CARTA?18.ESCRIBA LAS 3 CLASIFICACIONES DEL PAPEL19.ESCRIBA LOS 6 TIPOS DE SOBRES20.ESCRIBA LAS PARTES QUE CORRESPONDEN AL ENCABEZAMIENTO21.ESCRIBA LAS PARTES QUE CORRESPONDEN AL DESTINATARIO22.ESCRIBA LAS PARTES QUE CORRESPONDEN AL CUERPO O TEXTO

DE LA CARTA.23.¿QUÉ CONTIENE LA CARTA DE COMPRA-VENTA?24.¿QUÉ SON LAS CARTAS DE PEDIDO?25.ESCRIBA LOS 4 MOTIVOS DE QUEJA EN UNA CARTA DE RECLAMO26.ESCRIBA LOS 5 PASOS QUE SE DEBEN SEGUIR PARA REDACTAR27.¿QUÉ ES UN REGISTRO DE ENTRADA?28.¿QUÉ ES UN REGISTRO DE SALIDA?

COLEGIO VEINTIOCHO DE MAYO

COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES, ARCHIVO DE LA INFORMACION Y OPERATORIA DE TECLADOS

PRIMER QUIMESTRE: PRIMER PARCIAL2013 – 2014

CUESTIONARIOS DE PREGUNTAS

1. ¿QUÉ ES LA CARTA?La carta es el principal medio, utilizado para llevar a cabo la corresponden-cia. Además es el principal agente de las relaciones que mantiene la em- presa con sus proveedores y clientes; amplifica y multiplica la actividad co-mercial

2. ¿QUÉ ES LA CORRESPONDENCIA?La correspondencia es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, telegramas, catálogos, folletos, etc.

3. ¿QUÉ IMPULSA EL SERVICIO DE CORREOS?Los servicios de correos impulsan el desarrollo del talento humano, los servicios postales y la optimización de los recursos financieros y sociales, .

4. ESCRIBA LAS 4 PARTES EN QUE SE DIVIDEN LOS SERVICIOS DE MENSAJERÍAEstos servicios pueden ser:1. Correo privado.2. Envíos mensajería.3. Servicio Courier.4. Envíos Express.

5. ¿QUÉ ASIGNÓ CORREOS DEL ECUADOR?Correos del Ecuador asignó códigos a nivel de parroquias en todos los cantones de las provincias del país. Se espera llegar a hacerlo a nivel de barrios.

6. ESCRIBA LOS 6 PASOS QUE SE DEBEN SEGUIR AL ENTRAR LA CORRESONDENCIA 1. Recepción 2. Calificación3. Apertura y sello4. Registro y Control 5. Distribución de comunicaciones6. Organización de los archivos de Control (tarjeteros)

7. ¿QUÉ SON LOS CECOGRAMAS?Los Cecogramas son impresiones que utilicen signos de Cecografía en sistema Braille-tinta o alto relieve destinadas exclusivamente para el uso de personas no videntes o con limitación visual. Se incluyen dentro de esta

categoría, libros y revistas impresos y hablados digitales, así como el papel destinado para el uso de las personas ciegas.

8. ¿QUÉ SON CARTAS AMISTOSAS O FAMILIARES?Son cartas que mandamos a personas con las que tenemos confianza. La familia o los amigos.

9. QUÉ SON CARTAS DE RELACIONES SOCIALES?Son cartas que mandamos a la familia o amigos con motivo de un bautizo, cumpleaños, boda, etc.

10.¿QUÉ SON CARTAS COMERCIALES O PROFESIONALES?Son cartas que se utilizan las empresas o bancos.

11.¿QUÉ SON CARTAS CIRCULARES?Son cartas para muchas personas al mismo tiempo.

12.¿CÓMO SE ESCRIBE LAS PARTES DE LA CARTA EN UN ESTILO BLOQUE EXTREMO?

Todas las líneas comienzan en el margen izquierdo.

13.¿CÓMO SE ESCRIBE LAS PARTES DE LA CARTA EN UN ESTILO BLOQUE?

En este estilo las líneas de la fecha, la despedida, el nombre del remitente y el cargo se mueven aproximadamente desde el centro hasta la derecha.

Las líneas de referencia y asunto, también pueden colocarse a esta misma altura.

14.¿CÓMO SE ESCRIBE LAS PARTES DE LA CARTA EN UN ESTILO SEMI- BLOQUE?

En este estilo la primera línea de cada párrafo tiene sangría de cinco espacios. Las líneas de la fecha, despedida, nombre el remitente y cargo se escriben desde el centro hacia la derecha.

15.¿QUÉ DEBEMOS EXPONER EN LA INTRODUCCIÓN EN UNA CARTA?En la introducción debemos exponer el objetivo del escrito. De esta forma el receptor del mensaje podrá desde el comienzo, centrarse en el tema.

16.¿QUÉ SE EFECTÚA EN EL CUERPO DE UNA CARTA?El cuerpo del escrito es la parte más importante. En ella se efectúa el desarrollo explicativo del escrito en él, y dependiendo de la clase de escrito, se puede informar y solicitar algo, exponer hechos etc.

17.¿QUÉ CONSTA EN LA CONCLUSIÓN DE UNA CARTA?

La conclusión es la parte final. Puede constar de una breve frase resumen o incluso únicamente de una breve despedida. Es la forma habitual de finalizar cualquier comunicación.

18.ESCRIBA LAS 3 CLASIFICACIONES DEL PAPELSe clasifican en:1. Papeles para escribir o de escritorio2. Papeles de imprenta3. Papeles mecano-técnicos

19.ESCRIBA LOS 5 TIPOS DE SOBRESLos 5 tipos de sobres son:1. Sobre tamaño oficio o americano (Oficial)2. sobre cuadrado o español (Social)3. Sobre rectangular o inglés (Familiar)4. Sobre de ventanilla5. Sobre de manila

20.ESCRIBA LAS PARTES QUE CORRESPONDEN AL ENCABEZAMIENTOEstas partes son:1. Nombre o razón social o comercial de la empresa o propietario.2. Dirección.3. Número de teléfono.4. Actividad a que se dedica la compañía.5. Nombre de la ciudad o país donde está ubicada.6. Su tamaño comúnmente es de una o dos pulgadas (6 o 12 líneas).

21.ESCRIBA LAS PARTES QUE CORRESPONDEN AL DESTINATARIODebajo de la fecha, comenzando en el margen izquierdo de la carta y con espacio prudencial cuatro renglones si el cuerpo de la carta es grande y 6 renglones si la carta es breve. Se escribirá el nombre de la persona o entidad a quien se dirige la carta (destinatario). La escritura debe hacerse en forma clara y exacta evitando usar abreviaturas.

El nombre del destinatario debe ir precedido de un tratamiento de respeto. Se escribe con mayúsculas fijas el cargo que desempeña el destinatario sin abreviar.

Utilice la palabra “Presente” en el caso que el destinatario trabaje en el mismo edificio, aún cuando pertenezca a otra institución.

Escriba la palabra “Ciudad” cuando envíe la documentación fuera del edificio donde funciona la oficina, pero en la misma ciudad.

Nunca abrevie el nombre de la ciudad o el país.

22.ESCRIBA LAS PARTES QUE CORRESPONDEN AL CUERPO O TEXTO DE LA CARTA.Es la parte central que contiene la esencia del mensaje. En el texto de la carta tenga en cuenta las características vitales y complementarias, el buen mensaje, las buenas relaciones humanas.

Se tratará exclusivamente un asunto en cada carta dividido en tantos párrafos como ideas se tengan sobre el asunto.

Inicie el cuerpo de la carta dos espacios debajo del vocativo.

Deje doble espacio en cada párrafo, el número ideal de párrafos es tres.

El primero debe ser introductor, el segundo informativo y el tercero es la conclusión.

23.¿QUÉ CONTIENE LA CARTA DE COMPRA-VENTA?Estas cartas que contienen oferta de mercaderías o productos en general, tienen como objeto estimular las ventas en los establecimientos comerciales.

24.¿QUÉ SON LAS CARTAS DE PEDIDO?Son consecuencias de las cartas de oferta, aunque también en muchas oca. siones el comerciante, industrial o particular se dirige espontáneamente porescrito a una empresa o razón social para formular un pedido.

25.ESCRIBA LOS 4 MOTIVOS DE QUEJA EN UNA CARTA DE RECLAMOEn cuanto a la mercadería:5. Diferencia de calidad y peso de la mercancía.6. Avería, merma o alteración del producto a causa del mal embalaje.7. Atraso en el envío. 8. Error en el despacho.

En cuanto al precio:1. Precio superior al convenido.2. Omisión de descuentos acordados.3. Cambio de plazo fijado.4. Errores de facturación.

En cuanto a la cuenta:1. Saldo incorrecto.2. Falta de un abono.3. No se anotó el descuento, etc.

En cuanto a los motivos expresados, las quejas pueden ser de dos clases:1. Por errores de hecho, comúnmente mecánicos; son de fácil solución.

2. Por divergencias de criterio acerca de los términos de la operación o de los hechos. Este caso constituye realmente el problema y tanto el cliente como la empresa deben proceder con calma, justicia y equidad.

26.ESCRIBA LOS 5 PASOS QUE SE DEBEN SEGUIR PARA REDACTARLa buena redacción debe cumplir cinco características que son:1. Debe ser justa; tener razón de ser.2. La queja y la solución propuesta deben ser precisas.3. Deben presentarse con serenidad y calma.4. La queja debe presentarse con firmeza y decisión.5. Debe ser presentada con prontitud. La queja tardía despierta dudas.

27.¿QUÉ ES UN REGISTRO DE ENTRADA?Es un registro que se encarga de anotar la correspondencia que ingresa a la empresa, como el número que se asigna a dicha correspondencia.

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: Suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras; es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

28.¿QUÉ ES UN REGISTRO DE SALIDA?Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión.

Operación: Mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. 

En el sello debe aparecer:1. Número de registro2. Fecha3. Destinatario