CONCEPTO DE PAPEL DE TRABAJO

Es el elemento que respalda la tarea realizada por uno o más auditores determinados, tendiente a cumplir los objetivos de auditoría establecidos, en el que se reflejan los controles y/o procedimientos realizados, la muestra analizada, los hallazgos determinados y la conclusión a que se arribó, a una fecha determinada.

PROPÓSITO

• DOCUMENTAR LA TAREA DEL AUDITOR

• CERTIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS PARA LA UDITORÍA EN PARTICULAR

• FACILITAR LA SUPERVISIÓN DEL TRABAJO• FACILITAR LA EMISIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA• DEJAR CONSTANCIA DE LA INTERVENCIÓN DE TERCEROS

QUE IMPLICAN TOMA DE RESPONSABILIDAD• FORMALIZAR DATOS ESTADÍSTICOS QUE FACILITAN LA

PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍAS FUTURAS

CLASIFICACIÓN

Siguiendo el criterio de clasificarlos en función al contenido de los mismos, podemos clasificarlos en:

• LEGAJO PERMANENTE

• LEGAJOS CORRIENTES

LEGAJO PERMANENTE - CONCEPTO

Está integrado por un conjunto de documentos que, por sus características, serán consultadas durante el transcurso de todas las auditorías.

Contiene información referida a la operatoria analizada en general, cuya vigencia debería ser relativamente prolongada.

La actualización del legajo permanente se efectúa al ejecutar cada auditoría, incorporando la documentación que explique los cambios habidos en la operatoria.

LEGAJO PERMANENTE - CONTENIDO

Organización• Organigrama. Estructura y actas. • Manuales de organización y procedimientos. • Objetivos y funciones de las operaciones. • Descripción de puestos. • Procedimientos. Diagramas de flujo. • Antecedentes de la operación.• Historia del ente.

Sistema de información y control • Formatos e informes. • Estadísticas. • Inventario de riesgos, y de fortalezas y debilidades.

LEGAJO PERMANENTE - CONTENIDO

Sistema legal, fiscal y contable• Régimen legal • Régimen fiscal• Sistema contable

Contratos (copias o extractos)• Servicios. • Compras. Arrendamientos.• Financiamiento.• Asistencia técnica.• Comisión• Concesión

LEGAJO PERMANENTE - CONTENIDO

Auditoría • Objetivos y programa de trabajo• Informes de resultados • Seguimiento de recomendaciones

LEGAJOS CORRIENTES - CONCEPTO

Son los documentos que se elaboran en el desarrollo de una auditoría y sirven para:

• Constituir una prueba de la validez de la opinión plasmada en el informe de auditoría.

• Respaldar el avance del programa de auditoría y el logro de los objetivos de la revisión.

• Atestiguar la eficiencia, eficacia, economía y efectividad del trabajo realizado.

Puede ser un único legajo, denominado “principal”. Hay veces que además del principal se requieran diversos legajos.

LEGAJOS CORRIENTES - TIPOS

• Principal• De evaluación del control interno • De informes• De presupuesto anual• De planeamiento• Planillas de tiempo presupuestado, real y análisis de los desvíos. • Copias de instrucciones o comentarios recibidos de terceros en

relación con la tarea de auditoría a ejecutar• Memorando de sugerencias a tener en cuenta en futuros exámenes• De arqueos• De circularizaciones • De visualización de recuentos físicos• Auxiliares conteniendo análisis de partidas contables

LEGAJO PRINCIPAL - CONTENIDO

• Resúmenes de los puntos importantes a incluir en el informe (hallazgos y recomendaciones)

• Opinión del ente sobre la procedencia o no de los hallazgos, su relevancia y sus ideas para su regularización.

• Borrador del informe

LEGAJO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO - CONTENIDO

• Información soporte de las verificaciones efectuadas como consecuencia de la aplicación del programa de revisión utilizado. Ejemplos:

- Papel de trabajo confeccionado por el auditor - Listado o resúmenes provistos por el ente sobre los cuales el

auditor deja evidencia de los controles efectuados - Cuestionarios. Organigramas. Cursogramas. - Fotocopias de comprobantes - Actas y/o declaraciones tomadas a terceros. - Fotografías• Descripción de los cuestionarios preparados para la evaluación

del Sistema de control Interno • Detalle de los elementos recogidos durante al tarea de

relevamiento realizada.

LEGAJO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO - CONTENIDO

• Cursogramas preparados • Normativa existente sobre el aspecto verificado (incluyendo los

formularios utilizables).• Detalle de los procedimientos aplicados para aplicar el

funcionamiento del SCI (pruebas de cumplimiento)• Notas sobre desvíos detectados • Conclusiones sobre la tarea realizada• Recomendaciones para regularizar los hallazgos observados. • Opinión del sector auditado sobre la procedencia o no de los

desvíos, su importancia y su idea respecto de cómo solucionar los temas observados.

LEGAJO DE INFORMES - CONTENIDO

Contiene los borradores de los informes preparados, uno por cada informe emitido. Deberá constar:

• Quién lo preparó y quién lo aprobó• Con qué funcionario del organismo se consideró el mismo• Fecha de inicio y finalización de las tareas. • Qué cantidad de ejemplares se emiten y quiénes son los

destinatarios• Copia del informe definitivo emitido.

LEGAJO DE INFORMES - CONTENIDO

Dada la utilización de pruebas selectivas, los papeles de trabajo deben demostrar la validez del procedimiento y la representatividad de las mismas.

La forma en que se reflejan los resultados obtenidos en los papeles de trabajo es a través de las observaciones y conclusiones sobre las operaciones examinadas

Recordar:De no cumplirse con estos requisitos en la formulación de los papeles de

trabajo, se pueden presentar las siguientes consecuencias adversas:• Incremento en el tiempo de supervisión• Incremento en el tiempo de investigaciones adicionales, en fechas

posterior a la elaboración de los papeles, por trabajos incompletos.• Riesgo de omitir debilidades importantes en el informe.

EVIDENCIA

CONCEPTOHechos o información utilizados a fin de probar o

desaprobar una propuesta o afirmación

TIPOS

• FISICA• ORAL • DOCUMENTAL • ANALÍTICA • TESTIMONIAL

EVIDENCIA - PROPIEDADES

• RELEVANCIA

La información o los hechos que se utilicen como evidencia deben guardar relación con el asunto y el período de la auditoría.

• COMPETENCIA

Es la confiabilidad que se deposita en la fuente de información utilizada respecto de la evidencia.

• SUFICIENCIA

Es la cantidad de evidencia que se requiere para llegar a una conclusión respecto al objetivo de la auditoría.

• UTILIDAD

La evidencia debe ayudar a lograr los objetivos de la auditoría.

• PREPONDERANCIA

Es la evidencia que, en la opinión de quien debe llegar a una conclusión, sobrepasa de manera rotunda y clara cualquier otra que se le opusiera.

PROPIEDAD, EXHIBICIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

• PROPIEDAD Son de propiedad del auditor. Eventualmente puede proveerse un

juego al ente. • EXHIBICIÓN Deben ser adecuadamente resguardados y su exhibición limitada.

En los casos que sea necesario, se deben exhibir a: - Ente auditado. - Organismos de control - Autoridades judiciales• CONSERVACIÓN Los archivos permanentes, dada su vigencia en el tiempo, deben

actualizarse en cada auditoría. Los legajos corrientes, conforme a la RT 7 (6 años). Normas

legales 10 años. Normas impositivas 5 años.

PAPELES DE TRABAJO - ESTRUCTURA

En general los papeles de trabajo constan de tres parte: encabezado, cuerpo y pie.

ENCABEZADO• Código, que permite identificar su localización rápida en el conjunto

de papeles de trabajo. • Nombre del ente. Sucursal, si corresponde. Período al que

pertenece (Auditoría al….)• Título, describiendo el tipo de trabajo que se va a realizar. Ej:

“Conciliación bancaria al ….”; “Análisis de la cuenta X, por Z período”; “Confirmaciones de clientes; “Estudio de cuentas incobrables a tal fecha”, etc.

PAPELES DE TRABAJO - ESTRUCTURA

CUERPO• Información obtenida. Cifras y/o conceptos sobre los que se trabajó. • Tildes. Señales que indican en forma sintética las pruebas

realizadas.• Referencias.• Notas aclaratorias. Comentarios especiales que clarifiquen el

contenido de los papeles y que el auditor considere necesario incorporar.

• Observaciones. Deficiencias, irregularidades, desviaciones u oportunidades de mejora en las operaciones revisadas.

• Conclusión. Grado razonable de convencimiento a que llegue el auditor principalmente sobre los aspectos positivos, ya que respecto de los negativos sólo bastará referenciarlos en las observaciones correspondientes.

PAPELES DE TRABAJO - ESTRUCTURA

PIE

• iniciales de quienes elaboraron y supervisaron el papel, y fecha de su intervención.

• Fuentes de los datos asentados en el cuerpo del papel. • Significado de las marcas utilizadas.

REFERENCIAS Y TILDES

Las referencia y marcas o tildes tienen por objeto facilitar el manejo y consulta de los papeles de trabajo. Por ello es importante pensar en procedimientos que contribuyan a usar referencias y marcas de manera sistemática

CÓDIGOS DE PÁGINAS - CONCEPTO Son las claves que permiten localizar el lugar exacto de un papel o

documento en el o los legajos de papeles de trabajo, ya sean permanentes o corrientes.

Es conveniente registrar los códigos de manera visible en la esquina superior derecha de cada papel.

CÓDIGOS DE PÁGINAS - VENTAJAS

• Simplifican la revisión al presentar en forma ordenada los papeles de trabajo

• Evitan duplicidad de trabajo, ya que al asignar un lugar específico para cada papel se elimina el riego de que se elabore nuevamente.

• Facilitan el uso en auditorías siguientes, en los casos en que los trabajos similares se localizan con el mismo código.

• Facilitan la elaboración del informe al localizar en papeles específicos las debilidades detectadas en la revisión.

• Normas la metodología de la revisión con un enfoque de los general a lo particular.

CARACTERÍSTICA FUNDAMENTALESUtilidad: Facilita el manejo de los legajos de cierto volumen y la rápida

localización.Aplicación: Se utilizan en diferentes tipos de papeles de trabajo (Principal,

Permanente, De evaluación del Control Interno, etc.)

CLASES DE CÓDIGOS

• De letras mayúsculas o minúsculas, sencillas o dobles. • De número arábigos o romanos• De letras y números combinados

SISTEMAS DE CODIFICACIÓN

1. Numérico correlativo

2. numérico por bloques

3. Sistema decimal

4. Combinación de letras y números

1. Sistema numérico correlativo

Consiste en asignar un número a cada tema en forma correlativa. Si algún tema requiere más de una hoja se le agrega al número un subíndice numérico o alfabético.

Desventaja: No es flexible, ya que no permite agregar nuevas páginas sobre temas que surjan posteriormente, entre un número y otro.

SISTEMAS DE CODIFICACIÓN

2. Sistema numérico por bloques

Es igual al anterior, pero, este caso, a cada tema se le asigna un bloque de números.

Desventaja: el bloque numérico asignado puede ser agotado en el futuro y, a fin de no alterar la correlatividad, quizás tenga a aplicarse subíndices numéricos o alfabéticos dentro del bloque.

3. Sistema decimal Se le asigna un número (dígito) a cada grupo de papeles de

trabajo y luego, dentro de cada grupo, se numeran correlativamente los distintos aspectos que lo integran.

Ventaja: Resulta permanentemente adaptable y flexible

SISTEMAS DE CODIFICACIÓN

4. Sistema de combinación de letras y números

Es una variante del sistema decimal en la cual el primer dígito en vez de ser numérico es una letra. Luego, dentro de cada letra, se aplica el sistema decimal.

Ventajas: las mismas que las mencionadas para el sistema decimal.

EJEMPLOS DE CODIFICACIÓN

Sección Opción

Letras Números

romanos

- Organización A I

- Sistema de información y control B II

- Sistema legal, fiscal y contable C III

- Contratos D IV

- Auditoría E V

* Objetivos E-1 V-1

* Programa de Trabajo E-2 V-2

* Informes E-3 V-3

- 2008 E-3-A V-3-A

- 2009 E-3-B V-3-B

EJEMPLOS DE CODIFICACIÓN

Cuando se examina una sola área se pueden utilizar letras mayúsculas y números. Por ejemplo en un arqueo que requiera la elaboración de numerosos anexos:

Índice Título del documento

A Arqueo y conciliación – resumen

A-A Programa de trabajo

A-1 Detalle del efectivo

A-2 Cheques de cobranzas

pendientes de depositar

A-3 Vales provisorios

A-4 Comprobantes de gastos

EJEMPLOS DE CODIFICACIÓN

En la medida que se requieran evaluaciones adicionales de una partida, se utilizarán papeles subanalíticos, que tendrán el mismo código que los papeles de los cuales derivan, más una clave adicional para identificarla

Comprobantes de gastos A-8

Análisis del comprobante X A-8

1

Análisis del comprobante X A-8

2

Análisis del comprobante X A-8

3

REFERENCIAS CRUZADAS - DEFINICIÓN

Se les suele llamar cruces, amarres o ligamiento de datos.

Son el enlace de cifras o información que aparecen en papeles diferentes, con el propósito de:

• Aclarar las evaluaciones que se realizaron respecto a una partida o concepto para desagregarla o integrarla.

• Facilitar la labor de supervisión.• Asegurar que correspondan las cifras sujetas a examen y las realmente

obtenidas.

Las referencias que se utilizan en los papeles de trabajo sirven para relacionar la información que se encuentra en un documento, con la misma incluida en otro papel de trabajo. Esta relación se hace mediante el “cruce” de referencias de los códigos de cada hoja vinculada al lado de cada cifra o concepto.

MARCAS Y TILDES

Son aquellas señales que se anotan junto a la información obtenida por el auditor para evidenciar las investigaciones realizadas

Sus principales propósitos son: • Facilitar el trabajo y aprovechar el espacio, al anotar en una sola

ocasión las actividades realizadas en varias partidas. • Agilizar su supervisión, al poder comprender en forma inmediata el

trabajo realizado.• Dejar constancia de los trabajos realizados y dejar claramente

establecido qué conceptos (partidas, saldos, liquidaciones, etc.) del universo fueron verificados.

PAPELES DE TRABAJO FORMULACIÓN

Previas a la formulación• Determinar la necesidad de su elaboración, teniendo presente que

se alcancen los objetivos de la auditoría• Plantear su diseño de acuerdo con la información por obtener y las

pruebas de cumplimiento y sustantivas que vayan a realizarse. • Determinar el código en tal forma que los papeles se estructuren en

secciones similares al programa de trabajo.• Aprovecha, hasta donde sea posible y práctico, la documentación

del ente.

PAPELES DE TRABAJO FORMULACIÓN

Al formularlos• Elaborar papeles sumarios por cada sección o capítulo del programa de

trabajo• Utilizar letra legible. Trabajar en lápiz.• Redactar en forma clara y precisa. • Dejar renglones en blanco para las anotaciones que se requieran. • Anotar la información conforme se obtenga. • Respetar el orden en que aparece la información en los documentos fuente. • Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de

las pruebas realizadas. • Registrar los tildes que sean necesarios• No pasar los papeles en limpio, salvo casos excepcionales.• Cruzar la información entre diferentes papeles relacionados. • Tratándose de manejo de información de fondos y valores, se pueden

elaborar con tinta.

PAPELES DE TRABAJO PREDISEÑADOS

Facilita las tareas de campo.

VENTAJAS• Ahorra tiempo durante el trabajo de campo.• Evita omitir alguna información importante, ya que oficia como

“ayuda memoria”. • Facilita las tareas posteriores. Ej.: elaboración del informe• Permite un mejor ordenamiento del legajo.• La más importante es la relacionada con la facilitación de la

elaboración del informe.