CAPITULO 1Conceptos relativos a la

Administración de Proyectos

Proyecto

Un proyecto es un esfuerzo por lograr un objetivo específico mediante una serie especial de actividades interrelacionadas y la utilización eficiente de los recursos.

Atributos de un proyecto• El proyecto tiene un objetivo bien definido: el resultado o

producto que se espera de él. • Por ejemplo, el objetivo de un proyecto podría ser

implantar un sistema de gestión que cumpla ciertas especificaciones de desempeño previamente establecidas, previendo que cumpla con la calidad deseada y con plena satisfacción del cliente.

Atributos de un proyecto• Un proyecto se lleva a cabo en una serie de actividades

interdependientes, esto es, actividades no repetitivas que han de cumplirse en determinada secuencia a fin de alcanzar el objetivo del proyecto.

• En un proyecto se utilizan varios recursos para realizar las actividades, entre ellos personas, empresas, equipos, materiales e instalaciones.

Atributos de un proyecto• Un proyecto tiene un marco temporal específico,

conocido también como vida útil finita. Tiene un tiempo y una fecha en que debe concluirse.

• Un proyecto puede ser un esfuerzo único o de una sola vez. Algunos, como el diseño y la implantación de un software para una misión espacial, son únicos. Otros, como el desarrollo de un nuevo sistema contable, o de facturación lo son por las adaptaciones que exigen.

Atributos de un proyecto• Un proyecto tiene un cliente. El cliente es aquel que aporta

o aprueba los fondos necesarios para su realización. Puede ser una persona, una empresa o un grupo de dos o más personas o empresas.

• Por último, un proyecto supone un porcentaje de incertidumbre. Antes de iniciar uno, se prepara un plan a partir de ciertas suposiciones y estimaciones.

Ejemplos de proyectosDesarrollo e implementación de un sistema de informaciónDiseño de una red de área localImplementación de un paquete de softwareReingeniería de sistemasMigración e integración de sistemasI+D de nuevos productosDiseño e implementación de un plan de contingenciasSistemas basados en Internet

Factores

La consecución exitosa del objetivo del proyecto está limitada por cuatro factores: alcance, costo, programa y satisfacción del cliente

Alcance

Costo Programa

Satisfaccióndel cliente

Factores• El alcance de un proyecto o alcance del trabajo es el trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas, es decir el producto cumpla con los requerimientos o criterios de aceptación acordados al comenzar el proyecto.

• El costo se basa en un presupuesto que abarca una estimación de los costos relacionados con los recursos que servirán para llevar a cabo el proyecto

Factores• El programa de un proyecto es el cronograma que

especifica cuándo empezarán y terminarán las actividades. El objetivo de un proyecto establece el tiempo en que su alcance debe terminarse en una fecha convenida por el cliente y la persona o empresa que se encargarán de realizarlo.

• El objetivo de un proyecto es terminar el alcance sin rebasar el presupuesto, en determinada fecha y con entera satisfacción del cliente.

Ciclo de vida del proyectoIdentificar

una necesidad

Desarrollar una

propuesta de

solución

Realizar el

proyecto

Terminar el

proyecto

Ciclo de vida del proyecto• Los proyectos "nacen" cuando existe una necesidad por

parte del cliente, es decir, las personas o empresas dispuestas a aportar los recursos para que esta sea atendida.

• La primera fase en el ciclo de vida del proyecto consiste en identificar una necesidad, un problema o una oportunidad, pudiendo el cliente solicitar propuestas a un equipo de proyecto o a empresas contratistas para que atiendan la necesidad o resuelvan el problema

Ciclo de vida del proyecto• La segunda fase del ciclo de vida del proyecto consiste en

encontrar una solución a la necesidad o al problema.

• La tercera fase en el ciclo de vida del proyecto consiste en implementar la solución propuesta.

• La fase final en el ciclo de vida de un proyecto consiste en confirmar que se haya realizado todo lo solicitado y que el cliente lo haya aceptado

GESTION DE PROYECTOS

• El Analista de Sistemas asume con frecuencia el papel de director de un proyecto, el cual debe planificar, proveer de personal y controlar muchas de las tareas propias de los proyectos, para garantizar que el proyecto cumple con los objetivos y se desarrolla dentro de un presupuesto aceptable.

GESTION DE PROYECTOS

• Concepto: es el proceso por el cual se planifica, dirige y controla el desarrollo de un sistema aceptable con un coste mínimo y dentro de un período de tiempo específico.

GESTION DE PROYECTOSDirección del Proyecto

• Una mala Gestión de Proyectos puede llevar al fracaso aún a sistemas que han sido desarrollados con los mejores métodos de análisis y diseño o hacerlos ineficaces. Las deficiencias mas comunes derivadas de esta son:– Necesidades no satisfechas o no identificadas– Cambio incontrolado en el ámbito del proyecto– Exceso de Coste– Retrasos en la entrega

GESTION DE PROYECTOSDirección de Proyectos

Para realizar una buena gestión de proyectos debemos pues considerar los siguientes aspectos:

– Seguimiento del ciclo de vida de desarrollo de los sistemas.

– Definición apropiada de las expectativas de los usuarios y directivos.(síndrome de las

necesidades que crecen)– Realizar un estudio de estimación de costos de

acuerdo al alcance del proyecto.– Respetar el calendario establecido.

GESTION DE PROYECTOSFunciones Basicas

Un director de proyectos debe aplicar un conjunto de técnicas y conocimientos para realizar una buena gestión.Las funciones básicas de toda gestión son:

- Planificación de tareas del proyecto- Selección del equipo del proyecto- Organización del proyecto- Definición de calendarios del proyecto- Dirección y control del proyecto.

GESTION DE PROYECTOSFunciones Básicas

Planificación de las Tareas del Proyecto- Evaluar las necesidades de recursos y formular

un plan para llegar al sistema objeto.- Tiempo requerido - Personal necesario para cada tarea- Costos de cada tarea- Dependencia de las tareas entre sí.

GESTION DE PROYECTOSFunciones BásicasSelección del Equipo del Proyecto

Se deben tomar en cuenta algunos de estos aspectos:- Experiencia y conocimientos

técnicos- Conocimientos de la empresa- Disponibilidad y predisposición

PLANIFICACION DEL PROYECTO

Festival

Sara

Publicidad

MarceloEspectáculos

MatíasAlimentos

BiancaServicios

Camila

Carteles

Marcelo

Entradas

Fabricio

Artistas

Matías

Asientos

Gonzalo

Puestos

Bianca

Areas p/comer

Alejandra

Estacio-namiento

Camila

Sanita-rios

Ezequiel

1 2 3 4

1.1 1.2 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2

GESTION DE PROYECTOSFunciones BásicasOrganización del Proyecto

Una vez definido el plan y el equipo del proyecto, se debe organizar tomando en cuenta algunos aspectos:

- Asignación de tareas- Asignación de responsabilidades- Asignación de Jerarquía

ORGANIZACION DEL PROYECTO

1 Susana

Identificar consu-midores objetivo

2 Susana

Terminar elcuestionario

3 Carlos

Preparar envíopor correo

4 Raul

Desarrollar pro-gramas para

comprobar datos5 Carlos

Enviar por correoel cuestionario

6 Roberto

Registrar respuestas

7 Roberto

PrepararInformes

GESTION DE PROYECTOSFunciones Básicas

Definición del calendario del ProyectoEs necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Conocimiento preciso de los requisitos de tiempo de cada tarea.

Las asignaciones al personalDependencia de las tareas.

Durac.Estim.

Fecha mas temprana Fecha mas tardía Holgura

Actividad Respon. de inicio de termin de inicio de termin

1 Identificar a los consumidores objetivo Susana 3 0 3 -8 -5 -8

2 Desarrollar el borrador del cuestionario Susana 10 3 13 -5 5 -8

3 Hacer pruebas piloto del cuestionario Carlos 20 13 33 5 25 -8

4Revisar los comentarios y terminar el cuestionario Raul 5 33 38 25 30 -8

5 Preparar las etiquetas para el envío por correo Carlos 2 38 40 38 40 0

6 Imprimir el cuestionario Raul 10 38 48 30 40 -8

7 Desarrollar programas para análisis de datos Raul 12 38 50 88 100 50

8 Desarrollar programas para comprobar datos Raul 2 38 40 98 100 60

9Envíar por correo el cuestionario y obtener respuestas Carlos 65 48 113 40 105 -8

10 Comprobar los programas Raul 5 50 55 100 105 50

11 Registrar información de las respuestas Roberto 7 113 120 105 112 -8

12 Analizar los resultados Roberto 8 120 128 112 120 -8

13 Preparar informes Roberto 10 128 138 120 130 -8

DEFINICION DEL CALENDARIO DEL PROYECTO

GESTION DE PROYECTOSFunciones BásicasDirección y Control del Proyecto

Una vez iniciado el proyecto, el director se convierte en su máximo responsable, por tanto debe cerciorarse de:Evaluar el avance del proyecto.Coordinar el trabajo del equipo; motivando, asesorando, delegando funciones.Informar frecuentemente del avance del proyecto a los directores.Controlar las tareas, los plazos, los costes y las expectativas.

GESTION DE PROYECTOSHerramientas y Técnicas

Existen muchas herramientas y técnicas parala evaluación del proyecto, citaremos acontinuación dos de las más populares asaber:

GRAFICOS PERT: es una técnica de modelos gráficos interrelacionados; desarrollado para evidenciar las interdependencia de las tareas.DIAGRAMA DE GANTT: sencilla herramientas de gráficos de tiempos, eficaces para la planificación y la evaluación del avance de los proyectos.

GRAFICOS PERT• Un gráfico PERT describe

acontecimientos y tareas. Los nodos representan acontecimientos. Las flechas representan tareas. Cada nodo de acontecimiento incluye un número de identificación, el tiempo máximo y mínimo de finalización. Cada flecha de tarea incluye una letra de identificación y una estimación del tiempo de duración esperado. Una flecha con trazo discontinuo es una tarea vacía que muestra la dependencia entre tareas aunque no requiera tiempo para su cumplimentación.

100

2 4

3

37

7

4176

51319

619

19A

4

B3

C2

D

6

E

5

F2

G

Nro.IdentificaciónacontecimientoTmF

TMFDE

Letra Identificación de Tarea

Flecha deTarea

TareaVacía

DIAGRAMA DE GANTT• Es un sencillo gráfico de barras , donde cada barra

simboliza una tarea del proyecto. El eje horizontal representa al tiempo y debería incluir fechas. Verticalmente y en la columna de la izquierda, se ofrece una relación de tareas.

• Ilustran claramente el solapamiento entre tareas planificadas.

• No reflejan en forma muy visible la dependencia entre tareas.

DIAGRAMA DE GANTT• Para dibujar un diagrama de Gantt, es necesario realizar

previamente los siguientes pasos:– Preparar la tabla de Planificación, identificando las tareas y la

duración esperada (DE) de cada tarea; como así también las dependencias entre las distintas tareas.

– Escribir la lista de tareas en la columna de la izquierda

Tarea• Estudio• Analisis• Diseño• Implement

» 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

DIAGRAMA DE GANTT• Marcar con una barra el inicio y fin de cada tarea de

acuerdo a su DE.

Tarea• Estudio• Analisis• Diseño• Implement

» 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

DIAGRAMA DE GANTT• Las tareas que se van sombreando a medida que se van

completando y así se trazara una flecha perpendicular al eje horizontal para evaluar el proyecto a una fecha dada.

• Al mirar las barras con respecto al tiempo podremos ver la situación real del proyecto.

Tarea

• Estudio• Analisis• Diseño• Implement

» 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

SOFTWARE DE GESTION• Son tipos de herramientas CASE, que simplifican

enormemente la preparación de gráficos PERT y GANTT, permitiendo la transformación automática entre ambos gráficos.

• Permiten la asignación de recursos humanos y económicos para cada tarea .

• Informar sobre la evolución del proyecto.• Posibilidad de realizar ensayos y pruebas sobre la

modificación de los calendarios, en el caso de ocurrir algún tipo de retraso.

• Interfaces entre paquetes.• Proyect (Microsoft); Manager Workbench (Apple);

Exelerator (Intersolv)

GESTION DE EXPECTATIVA

• La mayoría de los directores de proyectos con experiencia afirman que gestionar las expectativas de los proyectos es mas difícil que gestionar el coste, los plazos, los equipos o la calidad.

• La dirección de las empresas tiene a menudo una serie de expectativas; sin embargo la realidad sugiere que no suele ser posible optimizar todos los parámetros y que es preciso enfrentarse a lo que es factible y lo que es aceptable dentro de la gestión.

• Para conseguir un éxito verdadero en los proyectos, es extremadamente importante que el director del proyecto y el propietario del sistema, lleguen a un acuerdo sobre los supuestos y las expectativas de los proyectos.

GESTION DE EXPECTATIVA

MATRIZ DE GESTION DE EXPECTATIVASEs una herramienta basada en un conjunto de reglas cuya misión es

ayudar a los directores de proyectos a valorar los posibles cambios en los parámetros de un proyecto. Entre estos parámetros se incluyen el coste, el calendario, el campo de aplicación y la calidad; donde las filas son las medidas de éxito y las columnas las prioridades.

GESTION DE EXPECTATIVAMATRIZ DE GESTION DE EXPECTATIVAS

Ayuda(obliga) a la dirección a conocer las tres sencillas reglas:Deben ponerse tres signos X repartidos en las nueve celdas disponibles.Ninguna fila debe contener mas de una XNinguna columna debe tener mas de una X.

GESTION DE EXPECTATIVAMATRIZ DE GESTION DE EXPECTATIVAS

Durante el transcurso del proyecto las prioridades no son estables. Las acciones a tomar serían:- Reasignación de recursos(costes y/o calendario)- Aumentarse el presupuesto, permitiendo desviaciones

en los plazos- Reducir las necesidades de los usuarios (calidad)- Migración de prioridades.

Beneficios de la administración de proyectosEl beneficio definitivo de poner en práctica técnicas de administración de proyectos es tener un cliente satisfecho, tanto si usted es el cliente de su propio proyecto, como si lo es una empresa (contratista), a quien un cliente le paga para realizar un proyecto.

El completar el alcance total del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto proporciona una gran sensación de satisfacción.

Beneficios de la administración de proyectos

Cuando los proyectos son exitosos, todos ganan!!!