Concurso meritos

Con el auspicio de: Elaborado por:

CONCURSO DE MÉRITOS

RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN ESTATAL

Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2008

MODALIDAD DE

MANUEL SANCHEZ ABOGADOS CONSULTORES & ASOCIADOSCra. 13 N° 29 - 19 Of. 306 PBX: (1) 3231950 FAX: (1) 2889627

www.manuelsanchezabogados.com — [email protected]á D. C. - Colombia

Edición 2009



MODALIDAD DE CONCURSO DE MÉRITOS


Bogotá D.C, Enero de 2009




Manuel Sánchez Abogados Consultores y Asociados Ltda.


ISBN: 978-958-98866-1-8

© MANUEL SÁNCHEZ CASTRO Derechos Reservados de Autor

PRIMERA EDICIÓN ENERO 2009

DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN DESIGNIA ADV. // Erick Rodríguez R. www.designiaadv.com

DISEÑO PORTADA DESIGNIA ADV

IMPRESIÓN ALTERNATIVA GRÁFICA LTDA.

IMPRESO EN COLOMBIA PRINTED IN COLOMBIA

Índice

Índice

Presentación 11I. Glosario 13II.Principios de la contratación estatal 19

1. Eficiencia 19

2. Transparencia 19

3. Economía 20

4. Responsabilidad 20

III. Concurso de Méritos 21¿Qué es un concurso de méritos y para qué sirve? 21

¿Cómo puede llevarse a cabo un concurso de méritos? 21

¿En qué consiste un concurso con precalificación? 21

¿Cuál es la diferencia entre la lista corta y la lista multiusos? 21

¿Qué es un concurso abierto? 22

¿Cómo saber qué sistema utilizar? 22

1. Procedimiento del concurso de méritos con precalificación 22

1.1. Elaborar los estudios y documentos previos 22

1.2. Conformación del comité asesor o evaluador 29

1.3. Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) 29

1.4. Solicitud de expresiones de interés para la precalificación 30

1.5. Verificación del cumplimiento de requisitos habilitantes y valoración de la información allegada por los interesados 30

1.6. Informe del comité asesor 30

1.7. Conformación de la lista 30

1.8. Elaboración y publicación de un aviso de Convocatoria para la Contratación 31

1.9. Elaboración y publicación del proyecto de Pliego de Condiciones 31

Régimen de Contratación Estatal/Modalidad de Concurso de Méritos, Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 200810

1.10. Recepción de observaciones al proyecto de pliego de condiciones y publicación de las respuestas 31

1.11. Expedición y Publicación del acto administrativo de apertura del proceso de selección 32

1.12. Publicación del pliego de condiciones definitivo 32

1.13. Invitación a presentar propuestas 33

1.14. Audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones definitivo y revisión de los riesgos previsibles 33

1.15. Expedición y publicación de adendas 33

1.16. Cierre 34

1.17. Evaluación de las propuestas 34

1.18. Traslado del informe de Evaluación 35

1.19. Audiencia de apertura y revisión de la propuesta económica 35

1.20. Adjudicación o declaratoria de desierto 35

2. Procedimiento del concurso de méritos abierto 39

3. Procedimiento del concurso de méritos para intermediarios de seguros 42

IV. Del Manual de Contratación 43Bibliografía 45

11Presentación

PresentaciónConcientes de la importante labor que adelantan las entidades que por una u otra razón se encuentran relacionadas con la aplicación del Estatuto General de Contratación Pública, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2008, entre otros, y atendiendo a su complejidad, se ha diseñado el presente texto de consulta con la pretensión de brindar una herramienta de fácil uso y comprensión para adelantar la etapa previa de la actividad contractual en cumplimiento del marco legal mencionado.

Es así como este documento recoge algunas definiciones importantes de la terminología jurídica empleada dentro del esquema contractual de la administración pública, que permiten entender las prácticas a que se ven avocadas las entidades estatales por mandato de la norma.

Igualmente se encontrará la descripción sucesiva de los pasos a seguir en desarrollo de cada una de las causales que dan origen a las modalidades de selección objetiva de los contratistas de la administración, fruto de una compilación de las disposiciones que le son aplicables de manera especial, que viabilizan la obtención de un proceso selectivo de forma ordenada.

En estas descripciones se señalan de manera concreta cómo pueden llevarse a cabo las tareas a realizar en cada paso, con la indicación del término legal aplicable, cuando éste ha sido estipulado expresamente en la norma. También se hacen recomendaciones sobre la forma de proceder, en algunos casos, dentro de los límites dispuestos en el ordenamiento jurídico.

Sin otro particular, sea esta la oportunidad para extender un sincero agradecimiento al Banco de Occidente por patrocinar esta publicación.

MANUEL SÁNCHEZ CASTRO

Glosario 13

I. GlosarioAdenda:• documento emitido con posterioridad a la apertura de un proceso de contratación con el fin de aclarar, modificar, corregir o precisar el pliego de condiciones definitivo, razón por la cual forman parte del mismo y del proceso contractual. Estas no pueden expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene programado el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.

Adjudicación:• es la decisión emanada del ordenador del gasto o su delegado, por medio de la cual determina el adjudicatario del contrato, y a quien en consecuencia, corresponderá, como derecho y como obligación, la suscripción del contrato y el cumplimiento de las obligaciones allí establecidas. Esta puede desarrollarse mediante una audiencia pública.

Apertura:• fecha, hora y lugar a partir de la cual los interesados pueden conocer el pliego de condiciones y presentar propuestas, dentro de los procesos de selección objetiva que la entidad estatal decida adelantar para escoger la oferta más favorable. La apertura se da mediante acto administrativo.

Audiencia de aclaración de pliegos:• reunión pública llevada a cabo entre la entidad, los posibles oferentes y el público en general, en la cual se revisa el contenido del pliego de condiciones definitivo, los asistentes presentan sus observaciones al mismo y la entidad da las respuestas y precisiones necesarias o fija un plazo para ello.

Audiencia de revisión de riesgos:• es el momento en el que, con anterioridad a la presentación de las ofertas, los oferentes y la entidad revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva.

Certificado de disponibilidad presupuestal: •documento que expide el encargado de presupuesto de la entidad, con el cual garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal.

Cierre:• es el acto público mediante el cual se da por finalizada la recepción de ofertas para un proceso de selección, en el lugar, fecha y hora señaladas en el pliego de condiciones.


En este acto se abren las ofertas recibidas, se registran y dan a conocer datos básicos de la oferta y del proponente.

Competencia para contratar:• atribución legal para ordenar y dirigir la realización de convocatorias públicas mediante la implementación de modalidades de selección objetiva de contratistas y, celebrar contratos.

Concurso de arquitectura:• es el procedimiento mediante el cual la entidad estatal, previa invitación pública y en igualdad de oportunidades, selecciona un consultor entre los Proponentes interesados en elaborar diseños, planos, anteproyectos y proyectos arquitectónicos; puede conllevar labores técnicas y/o profesionales complementarias de la propuesta, pero siempre su objeto principal será el diseño integral.

Consorcio:• es una ficción jurídica que permite a dos o más personas en forma conjunta presentar una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato estatal, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.1

Contrato de consultoría:• son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas

de coordinación, control y supervisión. También son contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Contrato estatal:• son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades estatales, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad.2

Declaratoria de desierta:• la declaratoria de desierta de la licitación únicamente procederá por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto administrativo en el que se señalarán en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión.3

Estudio de mercado:• son las actividades documentadas realizadas para verificar la disponibilidad de bienes o servicios en el mercado, las condiciones en que podrían obtenerse, su precio estimado y los posibles oferentes.

Estudios y documentos previos:• se encuentran conformados por los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración de un proyecto de pliego de condiciones, mediante los cuales se analizará la conveniencia e inconveniencia del objeto a contratar con antelación a la apertura del proceso de selección, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad.4

Numeral 1 del artículo 7 de 1. la Ley 80 de 1993. Artículo 32 de la Ley 80 de 2. 1993. Numeral 18 del artículo 25 3. de la Ley 80 de 1993. Artículo 3º del Decreto 2474 4. de 2008.

Glosario 15

Garantía de seriedad de la oferta:• consisten en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general, en los demás mecanismos de cobertura de riesgos autorizados, que tienen como finalidad respaldar la seriedad de los ofrecimientos hechos por un proponente durante un proceso de selección.5

Intermediario de seguros:• los intermediarios de seguros, en cualquiera de sus modalidades, son entidades o personas que, sin expedir pólizas ni ser parte en el contrato de seguro, ponen en contacto a las compañías de seguros con los tomadores de las pólizas.6

Labores de asesoría y de asesoría técnica de •coordinación, control y supervisión: son las llevadas a cabo con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos, alcantarillados, riegos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos; líneas de transmisión eléctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniería a que se refiere el artículo 2° de la Ley 842 de 2003.7

Manual de contratación:• es un documento interno de cada entidad que tiene por objeto integrar la información básica relativa a los antecedentes, marco jurídico - administrativo, atribuciones, estructura orgánica, el objetivo y la distribución de funciones entre las

diferentes dependencias en lo que tiene que ver con la gestión contractual, contribuyendo a la orientación del personal existente y de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a la temática contractual estatal y a la vez proporcionándole un esquema funcional de los procesos y procedimientos para seleccionar a los contratistas de la misma.

Mercado: • es la interrelación de compradores y vendedores, que posibilitan las actividades propias tendientes al intercambio de valores y mercancías.

Modalidad de selección: • es el procedimiento mediante el cual una entidad estatal decide adelantar la selección objetiva de un contratista. Puede ser por licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa.

Oferta con valor artificialmente bajo:• es aquella que no corresponde con las condiciones objetivas del mercado y del proponente, cuyo valor es sustancialmente inferior a aquel que arrojo el estudio de mercado realizado por la entidad para establecer el presupuesto oficial de un proceso de selección.

Oferta más favorable:• la oferta más favorable es aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida en el pliego de condiciones o en sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad constituya factores diferentes a los contenidos en dichos documentos.8

Artículo 7º Ley 1150 de 5. 2007. Corte Constitucional, 6. Sala Plena. Sentencia C / 479 del 7 de julio de 1999. Magistrado Ponente Vladimiro Naranjo Mesa. Parágrafo del artículo 54 del 7. Decreto 2474 de 2008. Numeral 2º del artículo 5 de 8. la Ley 1150 de 2007.


Ordenador del gasto:• es el Representante Legal de la entidad o el funcionario que por delegación de éste, efectuada a través de acto administrativo, está facultado para contratar en nombre de la entidad y proferir todos los actos inherentes al proceso de selección del contratista, la celebración, iniciación, ejecución, terminación y liquidación del contrato respectivo.

Perfeccionamiento:• los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y, éste se eleve a escrito y se expida el registro presupuestal respectivo.

Pliego de condiciones:• documento mediante el cual la entidad detalla los requerimientos para la presentación de la propuesta, las condiciones de participación, los requisitos habilitantes, los factores de evaluación y las demás reglas del proceso de selección.

Portal Único de Contratación:• el Portal Único de Contratación es la herramienta electrónica mediante la cual las entidades del Estado publican los procesos de selección objetiva de contratistas, desde la etapa precontractual hasta la finalización de la fase contractual, en cumplimiento del principio de publicidad.9

Propuesta:• es el conjunto de documentos presentados por una persona natural o jurídica o por un grupo de éstas, durante un proceso de contratación, el cual contiene sus ofrecimientos y la acreditación de los requisitos exigidos por la entidad en el pliego de condiciones.

Propuesta Técnica Detallada (PTD):• es aquella en la cual el proponente debe presentar

una alternativa metodológica para desarrollar los servicios de consultoría requeridos.

Propuesta Técnica Simplificada (PTS): •es aquella que se presenta con base en los requerimientos técnicos y metodológicos predefinidos y suministrados por la entidad para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma.

Registro presupuestal:• es la operación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no sea desviada a ningún otro fin.

Registro Único de Proponentes (RUP):• es el registro en el que debe estar inscrita cualquier persona natural o jurídica que quiera contratar con el Estado.10

Requisitos habilitantes:• son aquellos exigidos por las entidades para participar en un proceso de selección, referentes a la capacidad jurídica, condiciones de experiencia, capacidad financiera y organización de los proponentes, cuyo cumplimiento es objeto de verificación, pero no otorgan puntaje. Su exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

Riesgo previsible:• son aquellas circunstancias o hechos no imputables a las partes del contrato, que en razón a la naturaleza del mismo, son de posible ocurrencia. Pueden presentarse durante la ejecución del contrato afectando su equlibrio económico.

Sistema de Información para la vigilancia •de la Contratación Estatal (SICE): es un sistema de información que integra

9. http://www.contratos.gov.co Cámara de Comercio de 10. Bogotá. http://camara.ccb.org.co

Glosario 17

todos los datos relevantes del proceso de la contratación estatal en Colombia, permitiendo su autorregulación, control institucional y publicidad de las operaciones.11

Sistema Electrónico para la Contratación •Pública (SECOP): instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permitirá la interacción de las entidades contratantes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control a través de la articulación de los servicios electrónicos ofrecidos por el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE) y los sistemas de información relacionados con la contratación pública que se encuentren a cargo del Gobierno Nacional. El SECOP tiene como objetivo dar uniformidad a la información sobre la contratación pública.12

Subsanabilidad:• criterio según el cual en todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal y en consecuencia la entidad no podrá rechazar una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos en el pliego de condiciones. Tales requisitos o documentos

podrán ser requeridos por la respectiva entidad de condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, o hasta el momento en que se establezca en el pliego de condiciones.

Unión temporal:• es una ficción jurídica que permite a dos o más personas en forma conjunta presentar una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato estatal, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.13

Veeduría ciudadana:• es el mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer la vigilancia sobre el proceso de la gestión pública, frente a las autoridades: administrativas, políticas, judiciales, electorales y legislativas, así como la convocatoria de las entidades públicas o privadas encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público.

11. http://www.sice-cgr.gov.co/ Artículo 1º del Decreto 12. 2178 de 2006. Numeral 2º artículo 7 de la 13. Ley 80 de 1993.

Concurso de Méritos 19

II.Principios de la contratación estatalSon aplicables a la contratación estatal los principios de buena fe en las actuaciones de los particulares y de la administración, los principios rectores de la función administrativa (igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad), el debido proceso, la primacía de lo sustancial sobre lo formal, la igualdad, la publicidad de las actuaciones de la administración y el control y responsabilidad por las actuaciones del Estado, las normas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.

En concordancia con los principios enumerados anteriormente, la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007, taxativamente incluyeron los siguientes:

1. EficienciaEste principio se encuentra ligado al principio de economía, en tanto busca que las entidades estatales obtengan un buen rendimiento dentro de la gestión contractual.

Se refleja en la ley en el establecimiento de modalidades de selección objetiva, que se encuentran regladas, incluyendo términos preclusivos y perentorios, fijando etapas de planeación para la formulación de requisitos y características pertinentes a la finalidad que cada entidad busca cumplir, permitiendo una selección oportuna y ágil.

2. TransparenciaMediante este principio se busca garantizar la imparcialidad y la igualdad de oportunidades en los procesos de contratación, seleccionar objetivamente a los contratistas, publicar las decisiones adoptadas en los procesos de selección, con el fin de que los interesados puedan controvertirlas, socializar la gestión contractual a través de la realización de convocatorias públicas por modalidades de selección objetiva de contratistas, e igualmente divulgar cuales son las razones que sirven de motivación a las autoridades en sus decisiones contractuales y promover la moralidad administrativa.


3. EconomíaEn el artículo 25 de la ley 80 de 1993, éste se encuentra como un principio orientador de las actuaciones administrativas dentro de la actividad contractual, impide la interposición de trámites y/o cargas diferentes de los establecidos en la norma, dándole importancia a los requisitos de fondo y no de forma, pues permite a los oferentes subsanar los errores de forma en la presentación de sus propuestas, complementado con el artículo 10 del decreto 2474 de 2008, que formula las reglas de subsanabilidad.

También se presenta como un elemento intrínseco del gasto público, pues mediante éste se impide la apertura de un proceso contractual sin el lleno de los requisitos previos, tales como el análisis de conveniencia y oportunidad del objeto a contratar, realizado mediante la elaboración de estudios previos, la consecución de autorizaciones y aprobaciones necesarias, así como la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con el plan de inversión de la entidad.

4. ResponsabilidadEl artículo 26 de la ley 80 de 1993 recoge la presunción de legalidad que cobija las actuaciones de la administración, desde este punto de vista es de tener en cuenta que en concurrencia con la actuación de la administración se encuentra la actuación de sus servidores.

Las indebidas actuaciones de los servidores públicos que intervienen en la gestión contractual, desde el carácter subjetivo de su responsabilidad, generan consecuencias de orden penal, disciplinario y patrimonial; mientras que en virtud de la responsabilidad objetiva de la entidad ésta sólo asumirá el carácter patrimonial de una actuación antijurídica.

Ahora bien, los aspirantes a celebrar un contrato estatal también asumen una responsabilidad penal y patrimonial, cuando formulen propuestas con condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas en la búsqueda de la adjudicación del contrato y cuando oculten inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones en que están incursos o suministren información falsa. Así mismo responden por la calidad de los bienes y servicios ofrecidos.


III. Concurso de Méritos¿Qué es un concurso de méritos y para qué sirve?Un concurso de méritos es una de las modalidades de selección de contratistas del Estado, que sirve para la escogencia de consultores o proyectos, en la que se utilizan como criterios de selección la experiencia, la capacidad intelectual y la organización de los proponentes, según sea el caso.

¿Cómo puede llevarse a cabo un concurso de méritos?Un concurso de méritos puede llevarse a cabo mediante la utilización de dos sistemas a saber:

Concurso con precalificación.a.

Con conformación de lista corta.•

Con conformación de lista multiusos.•

Concurso abierto.b.

¿En qué consiste un concurso con precalificación?Un concurso con precalificación consiste en la conformación de una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de concurso de méritos, previa a la iniciación del mismo o de los mismos.

El procedimiento de precalificación es anterior a la iniciación del proceso de concurso de méritos.

¿Cuál es la diferencia entre la lista corta y la lista multiusos?El sistema de precalificación con conformación de lista corta se realiza cuando se va a seleccionar solo un contratista, mediante la realización de un solo concurso de méritos, ya sea que se solicite la presentación de una Propuesta Técnica Detallada (PTD) o de una Propuesta Técnica Simplificada (PTS).


El sistema de precalificación con conformación de lista multiusos se emplea para llevar a cabo varios concursos de méritos cuando se cumpla con las siguientes condiciones:

Los concursos de méritos a realizar •se encuentren determinados o sean determinables.

Los objetos de los contratos a celebrar sean •comunes o similares.

Se exija la presentación de una PTS.•

¿Qué es un concurso abierto?El concurso de méritos abierto es aquel en el cual la entidad no realiza un procedimiento previo de precalificación de los interesados, permitiendo que todos aquellos puedan presentar su propuesta, conforme a las reglas que se señalan en el pliego de condiciones.

¿Cómo saber qué sistema utilizar?El criterio mediante el cual usted puede escoger uno u otro sistema se refiere al tipo de propuesta técnica que solicite, así:

Si solicita una propuesta técnica simplificada (PTS) puede utilizar cualquiera de los sistemas.

Si solicita una propuesta técnica detallada (PTD) solo puede utilizar el siguiente sistema:


Con conformación de lista corta.•

En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados.

1. Procedimiento del concurso de méritos con precalificaciónRecuerde que un concurso de méritos con precalificación se adelantará cuando:

Usted solicite una propuesta técnica simplificada (PTS).

Usted solicite una propuesta técnica detallada (PTD), mediante la conformación de una lista corta.

Para llevar a cabo el concurso de méritos con precalificación, usted debe seguir los siguientes pasos:

1.1. Elaborar los estudios y documentos previosLos estudios y documentos previos deben realizarse con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones y se pondrán a disposición en el SECOP de manera simultáneamente con éste.

Estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que ésta propone.14

Deben contener como mínimo los siguientes elementos:

Artículo 3º del Decreto 14. 2474 de 2008.


a. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contrataciónPara describir la necesidad se debe indicar lo que se requiere con asomo de los antecedentes, justificación y/o definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer dicha necesidad, siempre en el marco de los planes y/o proyectos de desarrollo, compra y/o inversión.

Esta justificación de la necesidad puede obtenerse contestando las siguientes preguntas:

¿Por qué la entidad necesita adelantar el •proceso de selección?

¿Cuál es el estado actual del contexto que •encierra el proceso de selección? Por ejemplo: si el objeto tiene que ver con la realización de un diagnóstico, formulación de proyectos, estudios y diseños técnicos para implementar programas sociales, puede explicarse cuál es el tipo de población a intervenir y porqué se considera que debe realizarse tal intervención.

¿Mediante que rubro presupuestal se va a •cubrir el valor del contrato y por qué?

b. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, y la identificación del contrato a celebrar

Para describir el objeto del contrato se •puede indicar:

Objeto: cuál es el diseño, estudio, proyecto, programa, asesoría o control que se va a hacer. El objeto debe ser conciso, preciso y de fácil entendimiento.

Alcance: si el objeto del contrato lo amerita, desglose los requerimientos técnicos del servicio que va a contratar, estos pueden ser:

Los objetivos, metas y alcance de los servicios a. que se requieren.

La descripción detallada de los servicios b. requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.

El cronograma de la ejecución del contrato de c. consultoría.

El listado y ubicación de la información d. disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

La determinación del tipo de propuesta que se e. exige en el proceso de concurso de méritos.

Para identificar el contrato a celebrar se •puede indicar:

Tipo de Contrato: tipificar el contrato a celebrar, entre otros: consultoria, asesoría, interventoria.

Plazo de Ejecución: estimar de manera certera cuanto tiempo se puede tardar el contratista en ejecutar el objeto del contrato.

Lugar de Ejecución: precisar el sitio o lugar de realización de los diseños, estudio, proyecto, programa, asesoría o control, entre otros.

Valor estimado del contrato: definir el valor del presupuesto oficial que se va a destinar para la ejecución del contrato.


Forma de pago: establecer la manera como se va a cancelar el valor del contrato en detalle; si se consideran anticipos o pagos anticipados, pagos parciales sujetos a entrega de informes de actividades o actas de entrega.

Supervisión y/o interventoría: concretar quién se encargará de vigilar el correcto cumplimiento del objeto del contrato, sea de manera interna mediante una supervisión y/o de manera externa mediante una interventoría.

Obligaciones generales del contratista: Determinar detalladamente las prestaciones a cargo del futuro contratista en términos de lo que tiene que dar, hacer o no hacer; por ejemplo:

Cumplir con el objeto del contrato.•

Ejecutar el objeto del contrato de acuerdo con •lo estipulado en el pliego de condiciones y a la oferta presentada por el contratista.

Constituir las pólizas pactadas en el contrato.•

Hacer las publicaciones a que haya lugar. •

Obrar con diligencia y el cuidado necesario •en los asuntos que le asigne el supervisor del contrato.

Presentar oportunamente las respectivas •facturas o cuentas de cobro.

Presentar los certificados de pago de aportes •parafiscales.

Las demás inherentes al objeto del contrato.•

c. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.Estos se encuentran compuestos por las normas que le permiten a la entidad llevar a cabo un proceso de selección mediante el uso de una

modalidad determinada; por ejemplo, para este caso se puede tener en cuenta el siguiente texto:

“Previo análisis realizado por la Entidad para establecer la modalidad de selección para el objeto definido anteriormente, se determinó que el objeto a contratar se enmarca dentro de los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

Por lo anterior, la modalidad de selección del presente proceso será la de Concurso de Méritos, modalidad establecida en el numeral 3 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, prevista para la selección de consultores o estudios de proyectos.”

d. El análisis que soporta el valor estimado del contratoEl valor estimado del contrato es el fruto de un minucioso estudio de mercado que la entidad debe realizar no sólo con el fin de precisar el valor aproximado de los servicios que requiere, sino para definir de manera más exacta la naturaleza de los mismos, por lo que dentro del estudio previo se deben incluir sus resultados.

Un estudio de mercado es una herramienta de mercadeo que permite y facilita la obtención de datos, que mediante su análisis, pueden definir al consumidor la mejor alternativa para satisfacer su necesidad.

Usted puede hacer este análisis, para un contrato de consultoria, con base en los requerimientos técnicos que realice, contemplando ítems tales como personas/tiempo, soporte logístico, insumos, imprevistos, utilidad del contratista, costos de desplazamiento, etc. A continuación se presenta un ejemplo de cómo puede desagregar tales ítems así:


e. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorableEl factor que permite identificar la oferta más favorable en el concurso de méritos es el de mejor

calidad, por lo que deben señalarse los criterios que permitan su calificación, teniendo en cuenta las reglas que a continuación se formulan para su ponderación:

PERSONALPERFIL Horas/Mes Cantidad Valor unitario Valor totalAsesorProfesionalAuxiliarSUBTOTAL

INSUMOS

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Unidad de medida Cantidad Valor unitario Valor total

Papel carta bond de 30 gr.

SUBTOTAL

COSTOS DE DESPLAZAMIENTODESTINO Tiquete ida y regreso Cantidad Valor unitario Valor totalBucaramangaNeivaSUBTOTAL

OTROSGASTOS DE ADMINISTRACIÓNUTILIDADGASTOS CONTINGENTESSUBTOTALCOSTO TOTAL

El detalle de este análisis no debe ser publicado.


El pliego de condiciones indicará el puntaje mínimo que una oferta debe recibir para ser considerada elegible y las condiciones máximas a acreditar en desarrollo de los criterios evaluables.

El precio no puede ser factor de calificación o evaluación en el concurso de méritos.

f. El soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. El estudio de los riesgos previsibles del contrato se realiza para contemplar cual de las partes asumirá las consecuencias de un hecho dañino de posible ocurrencia, que afecte el equilibrio económico del contrato, con el fin de restablecerlo.

Este análisis puede hacerse mediante la implementación de un método cuantitativo, cualitativo o mixto, en consideración a la fuente de que disponga la entidad para valorar cada uno de los eventos que pretenda tipificar como riesgo contractual.

Es decir, si la fuente para la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles, esta compuesta por datos históricos el método es cuantitativo. Si por el contrario la fuente es el

sentido que las personas dan a las circunstancias y hechos particulares de posible ocurrencia que puedan llegar a afectar el equilibrio económico del contrato, el método es cualitativo. De la mezcla de estos dos podemos obtener un método mixto.

¿Cómotipificarlosriesgos?

Para tipificar un riesgo es necesario realizar el análisis del objeto del contrato a suscribir. De las acciones a ejecutar se pueden desprender circunstancias de posible ocurrencia, que no se encuentran dentro del alea normal de las obligaciones adquiridas por cada una de las partes en la relación contractual; es decir estas circunstancias son ajenas a las partes, tienen una causa externa a la mismas y, de presentarse su efecto sería la afectación económica del contrato variando los valores inicialmente establecidos.

Identificado así una o varias circunstancias, de ser estas semejantes, pueden ajustarse a una sola descripción, esta descripción o definición es el tipo del riesgo.

A manera de ejemplo, un tipo de riesgo para un contrato de consultaría podría ser: “servicios adicionales necesarios para la utilidad del objeto contractual.”

No. CRITERIO EVALUABLE % PTD % PTS1 Experiencia específica del proponente. No inferior al No. 2 Inferior al No. 3

2 Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo. No inferior al 10% No aplica

3 Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo. No inferior al 51% No inferior al 60%


¿Cómoestimarlosriesgos?

Una vez identificado el tipo de riesgo a partir de la descripción que se le ha dado, la estimación es la evaluación del impacto económico que generaría la ocurrencia del mismo en los valores inicialmente tasados en el contrato, para lo cual se pueden establecer estándares de afectación teniendo como punto de referencia la probabilidad de ocurrencia de tal circunstancia, esto con el fin de lograr obtener una unidad de medida que arroje un porcentaje de la afectación.

A manera de ejemplo, se puede fijar una probabilidad de ocurrencia utilizando como

unidad de medida un límite de tiempo, es decir si se fija un límite de tiempo de cinco años, la probabilidad de ocurrencia sería alta al considerar el punto máximo de número de veces que tal circunstancia se ha repetido en ese límite de tiempo. Es así como, si durante los últimos cinco años el tipo de riesgo descrito se ha producido en cinco oportunidades, ese sería el limite para poder establecer una probabilidad de ocurrencia frecuente; a partir de esta consideración se pueden fijar rangos de probabilidad de ocurrencia para obtener el porcentaje de las mismas.

El resultado de este análisis se concreta así:

OPINIÓN EXPRESIÓN EMPLEADA APRECIACIÓN PROPABILIDAD

Imposible Muy difícil que ocurra 1 caso en 5 años 1/5 = 0,2Improbable Muy bajas posibilidades que ocurra 1 caso en 4 años 1/4 = 0,25Ocasional Ha ocurrido pocas veces 1 caso en 3 años 1/3 = 0,33Moderado Ha ocurrido varias veces 1 caso en 2 años 1/2 = 0,5Frecuente Alta posibilidad de ocurrencia 1 caso en 1 año 1/1 = 1

Entre más rangos sean contemplados los resultados obtenidos serán más exactos.

Seguidamente ha de cuantificarse un porcentaje de afectación estándar para materializarlo en

términos financieros, a partir del valor del contrato, o de otro valor a consideración de la entidad, que se relacione con el contrato. Esta cuantificación puede ser así:

OPINIÓNCRITERIOS DE LA MAGNITUD DE LA CONSECUENCIA DEL EVENTO

DAÑO ECONÓMICO FINAL

Insignificante Desde el 0% y hasta el 25% del Valor del ContratoMenor Más del 26% y hasta el 50% del Valor del ContratoGrave Mas del 51% y hasta el 75% del Valor del ContratoCrítica Mas del 76% y hasta el 100% del Valor del contrato


Finalmente, el valor cuantificado de la probabilidad de ocurrencia por el porcentaje del impacto económico da como resultado el valor del riesgo.

Este ejercicio es el resultado de una consideración subjetiva de la probabilidad de ocurrencia del riesgo y de su impacto económico. Si la entidad posee datos sobre la ocurrencia de los riesgos que tipifica obtendría una medida más aproximada para cuantificar dichas circunstancias.

¿Cómoasignarlosriesgos?La asignación de los riesgos es el señalamiento que propone la entidad al oferente sobre quién debe asumir las consecuencias de la afectación económica dado el caso en el que se presente la circunstancia prevista en la tipificación.

Para asignar el riesgo se propone tener en cuenta las siguientes reflexiones:15

Cuál de las partes se encuentra en mejor •disposición de evaluarlos, controlarlos y administrarlos.

Cuál de las partes dispone de mejor acceso a •los instrumentos de protección, mitigación y/o de diversificación.

¿Cómoplasmarelestudiodelosriesgos?El estudio de los riesgos puede concretarse en una matriz de riesgos, en la que se resuman todos los elementos y variables contemplados.

A manera de ejemplo esta matriz puede integrase así:

Documento Compes 310715.

g. El análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar.

Garantía de seriedad de la oferta•

En el desarrollo del concurso de méritos debe exigirse a los proponentes la constitución de una garantía que ampare la seriedad de los ofrecimientos hechos.

No es obligatorio solicitar una garantía de seriedad de la oferta en los concursos de méritos donde se requieran propuestas técnicas simplificadas.

Garantíaúnicadecumplimiento•

En razón a la naturaleza del contrato a celebrar fruto de la realización de un concurso de méritos según el artículo 17 del Decreto 679 de 1994, se podrá solicitar una garantía única que comprenda los siguientes amparos:

TIPO DE RIESGO ESTIMACIÓN ASIGNACIÓNMagnitud Probabilidad de ocurrencia Vlr Riesgo Contratista Entidad

Servicios adicionales necesarios para la utilidad del objeto

contractual

Menor OcasionalProbabilidad de ocurrencia por

magnitud% %


El valor del amparo de anticipo o pago anticipado deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo o pago anticipado, en dinero o en especie para la ejecución del mismo.

El valor del amparo de cumplimiento no será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria ni al diez por ciento (10%) del valor del contrato.

El valor del amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones será igual cuando menos al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres años más.

El valor del amparo de calidad del servicio, ha de determinarse en cada caso con sujeción a los términos del contrato.

Estas garantías deben cubrir la vigencia del contrato, no obstante lo anterior, en cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía.

Debe recordar que las garantías no son obligatorias en los contratos del empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, por lo que la entidad debe determinar la necesidad o no de exigirla.

El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección; si tal modificación implica cambios fundamentales se podrá revocar el acto administrativo de apertura.

1.2. Conformación del comité asesor o evaluadorNo existe un término expreso que mencione la oportunidad en la cual debe conformarse este comité, sin embargo por la funciones que le son encomendadas es recomendable nombrarlo una vez se haya identificado la necesidad a suplir por la entidad.

El comité estará encargado de asesorar a la entidad en:

El proceso de precalificación y selección.•

La validación del contenido de los •requerimientos técnicos.

La conformación de la lista corta o de la lista •multiusos.

La evaluación y calificación de las ofertas •técnicas.

La verificación de la propuesta económica.•

Este comité se conformará por un número plural e impar de personas adecuadas para tratar el tema objeto del concurso. La entidad puede celebrar contratos de prestación de servicios profesionales si no cuenta con las personas idóneas para conformar el comité.

De manera motivada la entidad podrá apartarse de las recomendaciones que brinde el comité asesor.

1.3. Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP)Se debe realizar antes de la expedición de la correspondiente resolución de apertura, teniendo en cuenta que no debe publicarse en el SECOP este certificado.


El CDP es el garante de que la entidad sí cuenta con el presupuesto para pagar al contratista el valor del contrato celebrado y ejecutado.

1.4. Solicitud de expresiones de interés para la precalificaciónEsta solicitud se realizará a través de la publicación de un aviso de convocatoria en el SECOP y debe contener la siguiente información:

Fecha límite para presentar la expresión de a. interés.

Indicación de si se trata de una lista corta o de b. una lista multiusos.

Requisitos habilitantes mínimos que se exigen.c.

Criterios que se tendrán en cuenta para d. conformar la lista de oferentes, los cuales podrán ser:

Experiencia general del interesado.•

Estructura y organización del interesado.•

También se podrá tener en cuenta la capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos anteriores y similares, las buenas prácticas, reconocimientos y/o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la entidad contratante identificar precalificados que puedan ejecutar exitosamente los servicios de consultoría de que se trate.

Este aviso especificará la forma de valorar la información allegada por los interesados.

1.5. Verificación del cumplimiento de requisitos habilitantes y valoración de la información allegada por los interesados

Para la conformación de la lista de precalificados se verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes mínimos, así mismo se realizará la valoración de la información solicitada a los interesados respecto de los criterios de conformación de la lista, de acuerdo a lo requerido en el aviso de convocatoria.

Cuando se conforme una lista multiusos los soportes que acrediten estas condiciones podrán actualizarse durante la vigencia de la misma, de acuerdo con el manual de contratación de la entidad.

1.6. Informe del comité asesorDe acuerdo a las funciones que le son inherentes al comité asesor, este preparará un informe que servirá para adoptar la decisión sobre la integración de la lista.

Para la conformación de una lista multiusos no será necesario contar con este informe.

1.7. Conformación de la listaLa lista será conformada mediante un acto administrativo debidamente motivado, susceptible del recurso de reposición, que será publicado en el SECOP en la misma fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la misma.

Si usted va a conformar una lista corta recuerde las siguientes reglas:

Esta deberá conformarse con un número •plural de precalificados.

Los precalificados no podrán ser más de 6 •cuando se pretenda obtener una PTD.

Los precalificados no podrán ser más de 10 •cuando se pretenda obtener una PTS.


En el evento en que resulten menos de 2 precalificados se realizarán los ajustes necesarios para iniciar una nueva convocatoria.

Si realizada la segunda convocatoria solo se presenta un interesado la entidad deberá llevar a cabo todo el proceso de concurso de méritos.

Si usted va a conformar una lista multiusos recuerde que está:

Deberá contener como mínimo 25 integrantes.•

Tendrá una vigencia máxima de 6 meses.•

1.8. Elaboración y publicación de un aviso de Convocatoria para la ContrataciónEste aviso debe publicarse con anterioridad a la publicación del proyecto de pliego de condiciones en el SECOP y deberá contener:

El objeto a contratar. a.

La modalidad de selección a utilizar. b.

El lugar físico o electrónico donde puede c. consultarse:

El proyecto de pliego de condiciones. •

El presupuesto oficial del contrato.•

Los estudios y documentos previos.•

1.9. Elaboración y publicación del proyecto de Pliego de CondicionesSi usted va a solicitar la presentación de una PTD, deberá publicar en el SECOP el proyecto de pliego de condiciones con 10 días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso.

Si por el contrario usted va a solicitar la presentación de una PTS, deberá publicar en el SECOP el proyecto de pliego de condiciones con 5 días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso.

Esta publicación se realiza con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita formular observaciones a su contenido. La información publicada debe ser veráz, responsable, ecuánime, suficiente y oportuna.

La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección.

1.10. Recepción de observaciones al proyecto de pliego de condiciones y publicación de las respuestasLas observaciones al proyecto de pliego de condiciones deben recibirse durante el término señalado para su publicación, es decir durante los 5 ó 10 días hábiles si se tratara de una PTS o de una PTD, respectivamente.

Se recomienda responder durante los dos (2) días siguientes al vencimiento del término para la presentación de las mismas, mediante un documento que debe publicarse en el SECOP, el cual debe contener las observaciones y sus correspondientes respuestas, así como las razones por las cuales la entidad las acoge o las rechaza.

Las respuestas a las observaciones se deben publicar antes de la expedición y publicación del Acto Administrativo de Apertura y del pliego de condiciones definitivo.


1.11. Expedición y Publicación del acto administrativo de apertura del proceso de selecciónUna vez se encuentre en firme la conformación de la lista, puede darse apertura al concurso de méritos mediante una acto administrativo que se debe publicar en el SECOP, con antelación a la publicación del pliego de condiciones definitivo ó simultáneamente, en la misma fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la misma.

Este acto debe estar motivado y suscrito por el representante legal de la entidad o su delegado y señalar, como mínimo, lo siguiente:16

El objeto de la contratación a realizar. a.

La modalidad de selección que corresponda a b. la contratación.

El cronograma del proceso, con indicación c. expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan.

El lugar físico o electrónico en que se puedan d. consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos y definitivos, los cuales estarán disponibles desde la fecha del acto de apertura.

La convocatoria para las veedurías ciudadanas.e.

El certificado de disponibilidad presupuestal, f. en concordancia con las normas organicas correspondientes.

Los demás asuntos que se consideren g. pertinentes de acuerdo con la modalidad de selección.

No existe término legal expreso para iniciar el proceso después de haberse publicado los estudios y documentos previos y el proyecto de pliego de condiciones.

1.12. Publicación del pliego de condiciones definitivoComo se dijo en el numeral anterior la publicación del pliego de condiciones definitivo debe realizarse simultáneamente o con posterioridad a la publicación del acto administrativo de apertura en el SECOP.

En el pliego de condiciones se deben establecer los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva y deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta, definirán reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole.

Así las cosas el pliego deberá contener como mínimo:17

La descripción técnica detallada y completa del a. objeto a contratar, y los requerimientos técnicos de una PTD o una PTS, según sea el caso.

Los fundamentos del proceso de selección, b. con las reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas, así como la forma de evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.

Las razones y causas que generarían el rechazo de c. la oferta o declaratoria de desierto del proceso.

Las condiciones de celebración del contrato d. (Presupuesto, forma de pago, mecanismo de cobertura del riesgo…).

Artículo 5 del Decreto 16. 2474 de 2008. Artículo 6º del Decreto 17. 2474 de 2008.


Proyecto de minuta del contrato a celebrarse y e. los demás documentos que sean necesarios.

Lo referente en el literal a) se deberá presentar siempre en documento separable del pliego de condiciones como Anexo Técnico.

El anexo de los requerimientos técnicos para un contrato de consultoria debe señalar en especial lo siguiente:18

Los objetivos, metas y alcance de los servicios a. que se requieren.

La descripción detallada de los servicios b. requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.

El cronograma de la ejecución del contrato de c. consultoría.

El listado y ubicación de la información d. disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

La determinación del tipo de propuesta que se e. exige en el proceso de concurso de méritos.

El pliego de condiciones establecerá reglas de desempate claras y objetivas reservándose como última medida la del sorteo.

1.13. Invitación a presentar propuestasEn el momento de expedir el acto administrativo de apertura del concurso de méritos se deberá

enviar una carta de invitación a presentar propuestas a los integrantes de la lista que contendrá:

El nombre de la entidad contratante.a.

La fecha, hora y lugar para la presentación de b. las propuestas.

La indicación del lugar físico o electrónico donde c. pueden consultarse el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

1.14. Audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones definitivo y revisión de los riesgos previsiblesSe recomienda realizar esta audiencia con el fin de que los precalificados presenten ante la entidad todos los interrogantes que tengan sobre el contenido del documento.

De todas formas cualquier precalificado puede solicitar aclaraciones adicionales que deben ser contestadas por la entidad por escrito.

De esta audiencia se levantará un acta que debe ser publicada en el SECOP.

Como resultado de la audiencia pueden expedirse adendas que contengan modificaciones al pliego de condiciones definitivo, así como una prórroga del plazo para la presentación de propuestas.

1.15. Expedición y publicación de adendasPodrán realizarse modificaciones al pliego de condiciones definitivo, siempre que éstas no sean Atículo 56 del Decreto 18.

2474 de 2008.


sustanciales o afecten el objeto del contrato a celebrar, mediante la expedición de adendas.

Estas deben publicarse en el SECOP en la fecha de su expedición o, a más tardar, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

En el pliego de condiciones definitivo se señalará el plazo máximo para su expedición. En ningún caso podrán expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.

Los precalificados deben contar con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas.

1.16. Cierre El lugar, día y hora indicados para la presentación de propuestas estarán señalados en el correspondiente acto administrativo de apertura.

El término para presentar propuestas se contará a partir de la invitación a presentar propuestas.

Las propuestas deben ser presentadas en dos sobres sellados, uno de ellos debe contener la oferta económica y el otro la propuesta técnica y demás documentación exigida.

De las ofertas recibidas se dejará constancia mediante un acta que contendrá la identificación del proponente. Esta acta se podrá publicar en el SECOP.

El sobre económico será abierto en la audiencia de apertura y revisión de la propuesta económica.

1.17. Evaluación de las propuestasLas propuestas deberán ser evaluadas de forma objetiva, aplicando exclusivamente las reglas contenidas en el pliego de condiciones definitivo, que permitan seleccionar la oferta más favorable.

El tiempo que la entidad tome para evaluar las propuestas no podrá ser mayor al señalado para la presentación de las mismas.

La evaluación se realizará así:

a.Verificación de los requisitos habilitantes:Se compone por la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes contemplados en el pliego de condiciones definitivo.

De ser necesario que los oferentes subsanen requisitos habilitantes, se recomienda que dentro del cronograma se contemple un término para que la entidad realice tal requerimiento en condiciones de igualdad a todos los proponentes, dentro de aquel dispuesto para la evaluación.

b. Valoración de la propuesta técnica:El comité asesor valorará los elementos de calidad de acuerdo a lo establecido en el pliego de condiciones definitivo, de lo cual entregará un informe de evaluación, suscrito por todos sus integrantes, que contendrá:

El análisis efectuado por el comité.•

El puntaje final de las propuestas.•

La mejor propuesta será la que obtenga el puntaje más alto.


1.18. Traslado del informe de EvaluaciónLos informes de evaluación de las propuestas permanecerán en la secretaría de la entidad por un término no superior a tres (3) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes,19 término que se contará a partir de la publicación que del informe se haga en el SECOP.

La entidad podrá expedir copias de las actuaciones y propuestas recibidas a aquellas personas que demuestren interés legítimo.

1.19. Audiencia de apertura y revisión de la propuesta económicaUna vez concluida la evaluación técnica, la entidad en audiencia pública, dará a conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas.

En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificación, la entidad procederá a abrir el sobre que contiene su propuesta económica.

Si el valor de la propuesta excede la disponibilidad presupuestal, la misma será rechazada y se procederá a abrir la propuesta económica del siguiente oferente según el orden de calificación, y así sucesivamente.

La entidad verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica, con el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos.

Si de la verificación de la propuesta económica se identifica que la misma no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la revisión, se rechazará y en consecuencia se procederá a abrir el sobre económico de la propuesta ubicada en el siguiente orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento de verificación.

La entidad y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos alcanzados en esta revisión, con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato.

1.20. Adjudicación o declaratoria de desiertoLa adjudicación o declaratoria de desierto del proceso se realizará mediante acto administrativo motivado, sin perjuicio de que la entidad pueda llevar a cabo una audiencia pública de adjudicación cuando se requiera.

El acto de adjudicación no tendrá recursos de vía gubernativa a diferencia del acto en virtud del cual se declara desierto el proceso de selección, pues contra este último procede el recurso de reposición.

El término para que la entidad tome la decisión es el señalado en el cronograma del proceso.

El acto administrativo de adjudicación o de declaratoria de desierto deberá publicarse en el SECOP al día siguiente de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la misma.

Si la entidad declara desierto el concurso se podrá iniciar de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones.

Será posible hacer uso de la lista corta conformada para el proceso fallido en tanto cumpla con las exigencias del nuevo pliego de condiciones para su utilización. Numeral 7º del artículo 66 19.

del Decreto 2474 de 2008.


12^ ENTIDAD 13^ ENTIDAD

19^ ENTIDAD20^ ENTIDAD

Flujograma del procedimiento de Concurso de Méritos con precalificación.

FIN

Invitar a Presentar Ofertas

Declarar Desierto el Proceso

Adjudicación o Declaratoria de

Desierta

* Pliego de Condiciones Definitivo

* Carta de Invitación

* Acto Administrativo de Declaratoria de Desierta

* Acto Administrativo de Adjudicación o declaratoria de Desierta

1 ENTIDADElaborar Estudios y Documentos

Previos y Conformacion del Comité Asesor

INICIO Expedir el Certificado de Disponibilidad

Presupuestal

2 ENTIDAD


11^ ENTIDAD

9 INTERESADOS

* CDP

* Estudios y Diseños * Presupuesto* Análisis de Riesgos

Elaborar y Publicar Proyecto de Pliego de

Condiciones

* Proyecto de Pliego de Condiciones

Presentar Observaciones al Proyecto de Pliego de

Condiciones

Responder y Publicar Observaciones

* Observaciones y Respuestas

Dar Apertura al Proceso de Selección

* Acto Administrativo de Apertura

Elaborar y Publicar el Pliego de Condiciones

Definitivo

SIMBOLOGÍA DE ELABORACIÓN DE

FLUJOGRAMAS

Límites: este símbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso.

Decisión: representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real.

Líneas de Flujo: líneas que indican un flujo direccional de las operaciones

NO

SI


14^ ENTIDAD E INTERESADOS

17^ ENTIDAD18 ENTIDAD 16 PROPONENETES

15^ ENTIDADVerificar y Evaluar

Ofertas y Publicar el Informe de Evaluación

Publicación de las Observaciones

Presentadas al Informe de Evaluación

Desarrollar Audiencia de Apertura y Revisión

de la Propuesta Económica

Presentar Observaciones al

Informe de Evaluación (Traslado)

Presentar Ofertas (Cierre)

* Ofertas* Acta de Cierre

* Informe de Evaluación* Oficios de Solicitud de

Aclaraciones

* Informe de Evaluación Definitivo

* Acta de Audiencia

¿Existe Pluralidad de Interesados

Habilitados?

¿Se presentó uno o varios Interesados

Habilitados?

NO

NO

NO

SI

SI

SI

3^ ENTIDAD


4 ENTIDAD

5 ENTIDAD

Elaborar y Publicar Aviso de Convocatoria para Presentación de

Manifestaciones de Interés* Aviso de Convocatoria Pública

Ajuste de Condiciones

Se Repite la Etapa 3

Conformar y Publicar Lista Corta o Lista Multiusos de

Precalificados* Acto Administrativo de Lista Corta

o Lista Multiusos* Recurso de Reposición

Elaborar y Publicar Aviso de Convocatoria Pública

* Aviso de Convocatoria Pública

¿Se presentaron ofertas?

Pasa a la Actividad

4


FLUJOGRAMAS

Operación: representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la ejecuta se registran al interior del rectángulo.

Documento: simboliza al documento resultante de la operación respectiva.

Conector: salida hacia, o entrada desde, otra parte del diagrama de flujo. Se utiliza para evitar un cruce excesivo de líneas de flujo. Los conectores de salida y de entrada contienen claves de letras o números.^ Actividades que requieren publicidad en el sistema electrónico para la contratación pública (SECOP)


2. Procedimiento del concurso de méritos abiertoRecuerde que se adelantará un concurso de méritos abierto cuando:

Se solicite una propuesta técnica simplificada a. (PTS).

Se emplee el concurso de méritos para b. seleccionar un proyecto de arquitectura.

Para llevar a cabo el concurso de méritos abierto, se deben emplear los pasos que se describieron en el numeral anterior omitiendo el desarrollo de los numerales 1.4., 1.5., 1.6., 1.13 y 1.17. que hacen referencia a la precalificación de los interesados para la conformación la lista.

a. Selección de proyectos de arquitectura20

Si se pretende seleccionar un proyecto de arquitectura tenga en cuenta que según las características y nivel de desarrollo del concurso, se establecen las siguientes modalidades:

De ideas,• realizado con el fin de obtener soluciones a nivel de esquema básico de diseño o conceptos generales de un tema urbanístico y/o arquitectónico.

De anteproyecto,• realizado con el fin de obtener soluciones a nivel de anteproyecto de un tema arquitectónico y/o de diseño urbano,

tales como edificación nueva, restauración, remodelación, proyectos urbanos, elementos del espacio público.

Para llevar a cabo el concurso de méritos para seleccionar un proyecto de arquitectura usted debe contar con:

Uncomitéasesor

Es el ente idóneo en la materia de arquitectura que organiza y diseña los aspectos técnicos del concurso y, actúa como coordinador.

El comité asesor será contratado mediante la modalidad de contratación directa por prestación de servicios al iniciar el proceso de selección de concurso de méritos, este podrá ser la Sociedad Colombiana de Arquitectos como Cuerpo Consultivo del Gobierno Nacional y único organismo idóneo que adelanta en cada una de las regiones del país este tipo de gestiones.

Un jurado calificador

Es el cuerpo independiente que estudia, califica y recomienda la propuesta más idónea y favorable que se ajusta a las bases del concurso.

El jurado calificador deberá estar compuesto por un número plural e impar de arquitectos matriculados con experiencia profesional de cinco (5) años en el tema o materia afines del concurso.

El Jurado Calificador deberá ser nombrado y conformado antes de la apertura del concurso de méritos.

Decreto 2326 de 1995.20.



9 ENTIDAD EINTERESADOS


FINDeclarar Desierto el

Proceso

Dar Apertura al Proceso de Selección

Adjudicación o Declaratoria de Desierto

Elaborar y Publicar el Pliego de Condiciones Definitivo

Presentar Ofertas (Cierre)

* Ofertas* Acta de Cierre

* Acto Administrativo de Declaratoria de Desierto

* Acto Administrativo de Apertura

* Acto Administrativo de Adjudicación o Declaratoria de Desierto

* Pliego de Condiciones Definitivo

NO

SI

Flujograma Procedimiento del concurso de méritos abierto.

1 ENTIDADElaborar Estudios y Documentos

Previos y Conformacion del Comité Asesor

INICIO Expedir el Certificado de Disponibilidad

Presupuestal

2 ENTIDAD

* CDP

* Estudios y Diseños * Presupuesto* Análisis de Riesgos

¿Se presentaron ofertas?


FLUJOGRAMAS

Límites: este símbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso.

Decisión: representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real.

Líneas de Flujo: líneas que indican un flujo direccional de las operaciones

NO

SI


3^ ENTIDAD

6^ ENTIDAD

10^ ENTIDAD

13 ENTIDAD 12^ ENTIDAD

4^ ENTIDAD

11 PROPONENTES

5 INTERESADOS

* Aviso de Convocatoria Pública

Elaborar y Publicar Proyecto de Pliego de Condiciones

Presentar Observaciones al Proyecto de Pliegos

Responder y Publicar Observaciones

Verificar y Evaluar Ofertas y Publicar el Informe de

Verificación

Desarrollar Audiencia de Apertura y Revisión de la

Propuesta Económica

Publicación de las Observaciones Presentadas

al Informe de Evaluación

Presentar Observaciones al Informe de Evaluación

(Traslado)

* Proyecto de Pliego de Condiciones

* Observaciones y Respuestas

* Informe de Verificación* Oficios de Solicitud de

Aclaraciones

* Acta de Audiencia * Informe de Evaluación Definitivo

Elaborar y Publicar Aviso de Convocatoria Pública


FLUJOGRAMAS

Operación: representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la ejecuta se registran al interior del rectángulo.

Documento: simboliza al documento resultante de la operación respectiva.

Conector: salida hacia, o entrada desde, otra parte del diagrama de flujo. Se utiliza para evitar un cruce excesivo de líneas de flujo. Los conectores de salida y de entrada contienen claves de letras o números.^ Actividades que requieren publicidad en el sistema electrónico para la contratación pública (SECOP)


3. Procedimiento del concurso de méritos para intermediarios de segurosEste se utiliza para seleccionar intermediarios de seguros con el fin de que dicho intermediario le proponga a la entidad un plan integral de seguros que ampare sus bienes, valores, cajas, entre otros, contra posibles riesgos que puedan llegar a afectarlos.Para seleccionar intermediarios de seguros se puede emplear cualquiera de los sistemas consignados anteriormente, es decir:


Con conformación de lista corta.•Con conformación de lista multiusos.•

Concurso abierto.b. Recuerde que el criterio para seleccionar uno u otro sistema refiere al tipo de propuesta técnica que se solicite.La selección de los intermediarios de seguros debe realizarse antes de que la entidad escoja una aseguradora.Para la escogencia de los intermediarios de seguros usted debe incluir en el pliego de condiciones las siguientes reglas referentes a puntos adicionales a tener en cuenta dentro de los criterios de evaluación:

Pueden seleccionarse hasta dos intermediarios de seguros por entidad, para el manejo del plan integral de seguros, en razón a la necesidad de la misma, por lo que podrán adjudicarse un ramo o grupos de ramos de seguros requeridos.

La vinculación del intermediario de seguros con la entidad se prolongará hasta la fecha de vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervención.

No. CRITERIO EVALUABLE ADICIONAL COMPONENTES %

1 Experiencia específica del proponente.

El manejo de programas de seguros iguales o similares al requerido por la entidad, detallando los ramos y las primas.

Superior al No. 2.

2 Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo. Plan de administración de riesgos.

Propuesta de •cobertura y condiciones.Programa de •prevención de pérdidas.

Superior al No. 4.

3Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo.

Tiempo y clase de dedicación del personal al servicio de la entidad estatal, expresada en horas/hombre/mes (permanente, compartida, exclusiva).

40%

4. Oferta de soporte técnico. Comprende el conjunto de recursos, distintos al humano.

No inferior al 10%

43Del Manual de Contratación

IV. Del manual de contrataciónUna vez estudiados cada uno de los procedimientos de selección objetiva de contratistas, es importante señalar que a partir de las reglas establecidas por el Estatuto General de Contratación Pública, cada entidad deberá tener un manual de contratación, ajustado a sus propias necesidades de acuerdo a los fines que persiga y al personal vinculado a ella. Entre otros puntos este documento instructivo debe contener:21

Los procedimientos internos.•

Los funcionarios intervinientes.•

Los asuntos propios de la realización de los •procesos de selección.

La vigilancia y control de la ejecución •contractual.

Los mecanismos de publicidad de la actividad •contractual.

En tal sentido, recuerde que la norma contractual realiza remisiones expresas al manual de contratación de cada entidad en los siguientes casos:

En la contratación de mínima cuantía.• 22

En los contratos de prestación de servicios de •salud.23

En los contratos de entidades a cargo de •ejecución de programas de protección de personas amenazadas, desmovilización y reincorporación, población desplazada, protección de Derechos Humanos y población con alto grado de exclusión.24

En el concurso de méritos de mínima •cuantía.25

Para establecer las reglas de funcionamiento •de las listas multiusos dentro del concurso de méritos.26

Para establecer el procedimiento mínimo a •seguir en la imposición de multas.27

El diseño de este documento debe encontrarse acorde con las directrices establecidas por la entidad en el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), instrumento que proporciona una estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales en el alcance de los fines esenciales del Estado.

Artículo 84 del Decreto 21. 2474 de 2008.Artículo 46 y 54 del Decre-22. to 2474 de 2008Artículo 47 del Decreto 23. 2474 de 2008.Artículo 52 del Decreto 24. 2474 de 2008.Inciso 3o del Artículo 54 25. del Decreto 2474 de 2008.Inciso 2o del artículo 65 del 26. Decreto 2474 de 2008.Inciso 2o del Artículo 87 27. del Decreto 2474 de 2008.

45Bibliografía

BibliografíaLey 80 de 1993 por medio de la cual se expide el Estatuto General de la Contratación de la •Administración Pública.

Decreto 2326 de 1995 por medio del cual se reglamenta la ley 80 de 1993 en cuanro a los concursos •para la selección de consultores de diseño, planos, anteproyectos y proyectos arquitectónicos.

Decreto 3512 de 2003 por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del• Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creada mediante la ley 598 de 2000 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2178 de 2006 por medio del cual se crea el Sistema Electrónico para la Contratación Pública.•

Decreto 2474 de 2008 por medio del cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de •2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva y se dictan otras disposiciones.

Página Web de la Bolsa de Valores: www.bvc.com.co •

Página Web Portal Único de Contratación:• www.contratos.gov.co

Página Web de la Cámara de Comercio de Bogotá: www.ccb.org.co•

Página Web del SICE: www.sice-cgr.gov.co •

REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAÑOLA. Diccionario de la Lengua Española, vigésima• segunda edición, Espasa Calpe.

SÁNCHEZ Castro Manuel Hernando. Regulación Jurídica de la Contratación Pública en Colombia: •Cuarta Edición, enero de 2009.

Documento Conpes 3107.•

IMPRESO EN COLOMBIA PRINTED IN COLOMBIA


CONCURSO DE MÉRITOS



MODALIDAD DE

MANUEL SANCHEZ ABOGADOS CONSULTORES & ASOCIADOSCra. 13 N° 29 - 19 Of. 306 PBX: (1) 3231950 FAX: (1) 2889627

www.manuelsanchezabogados.com — [email protected]á D. C. - Colombia

Edición 2009


Concurso meritos

Economy & Finance

Transcript of Concurso meritos