CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BASE DEL...

CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BASE DEL PROCESO DE

GESTIÓN DE LABORATORIOS PARA EL DESARROLLO Y AVANCE DE LA POLÍTICA

4: MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL

TALENTO HUMANO, DENTRO DEL MARCO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE

DESARROLLO 2008-2016 DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE

CALDAS

JESSICA PAOLA VIVAS CORTES – 20121015051 – C.C. 1.018.480.798

ALEXÁNDER MÉNDEZ FERNÁNDEZ – 9711569 – C.C. 79.845.465

Proyecto de grado en la Modalidad de Pasantía para optar por el título de Ingeniero Industrial

Director Externo

John Alberto Avilés Barragán

Director Interno

Msc. Ing. Cesar Andrey Perdomo Charry

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD DE INGENIERÍA

PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C.

NOVIEMBRE DE 2017

2

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 8

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................... 8

2. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................................... 9

3. OBJETIVOS .............................................................................................................................. 9

4. ALCANCE Y LIMITACIONES ................................................................................................. 9

5. MARCO TEÓRICO ................................................................................................................. 10

5.1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS ................... 10

5.2. MARCO HISTÓRICO ..................................................................................................... 11

5.3. MARCO LEGAL .............................................................................................................. 12

5.4. MARCO NORMATIVO ................................................................................................... 15

5.5. ESTADO DEL ARTE – SIGUD (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA

UNIVERSIDAD DISTRITAL) ..................................................................................................... 20

6. METODOLOGÍA ..................................................................................................................... 22

6.1. POBLACIÓN ................................................................................................................... 22

6.2. FUENTES DE INFORMACIÓN .................................................................................... 23

6.2.1. Fuentes de Información Primaria ......................................................................... 23

6.2.2. Fuentes de Información Secundaria .................................................................... 23

6.3. DISEÑO METODOLÓGICO ......................................................................................... 24

6.4. DESARROLLO METODOLÓGICO ............................................................................. 26

6.4.1. Desarrollo Metodológico del Normograma del Proceso ................................... 26

6.4.2. Desarrollo Metodológico de la Caracterización del Proceso ........................... 27

6.4.3. Desarrollo Metodológico de los Procedimientos del Proceso ......................... 27

6.4.4. Desarrollo Metodológico de los Formatos de Proceso ..................................... 28

6.4.5. Desarrollo Metodológico del Reglamento del Proceso ..................................... 28

6.4.6. Desarrollo Metodológico de la Guía del Proceso .............................................. 29

6.4.7. Desarrollo Metodológico del Instructivo del Proceso ........................................ 29

6.4.8. Desarrollo Metodológico del Levantamiento de Información de Cargas

Laborales ................................................................................................................................. 29

6.4.9. Desarrollo Metodológico de los Indicadores del Proceso ................................ 31

7. RESULTADOS ALCANZADOS ............................................................................................ 43

3

7.1. NORMOGRAMA ............................................................................................................. 43

7.2. CARACTERIZACIÓN ..................................................................................................... 43

7.3. PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................... 43

7.4. FORMATOS .................................................................................................................... 50

7.5. REGLAMENTOS ............................................................................................................ 62

7.6. INSTRUCTIVOS ............................................................................................................. 62

7.7. GUÍAS .............................................................................................................................. 62

7.8. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PARA CARGAS LABORALES .............. 62

7.9. INDICADORES ............................................................................................................... 63

7.10. MAPA DE RIESGOS .................................................................................................. 65

7. PROPUESTA DE MEJORA .................................................................................................. 68

8. CONCLUSIONES ................................................................................................................... 69

9. BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................................... 70

4

TABLA DE FIGURAS

Figura 1. Modelo de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos. Fuente: NTCGP

1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública ........................................................... 16

Figura 2. Modelo del Sistema Integrado de Gestión. Fuente: Norma Técnica Distrital del Sistema

Integrado de Gestión (NTD-SIG 001:2011). Pág. 15. ......................................................................... 17

Figura 3. Principios del MECI. Fuente: Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para

el estado colombiano- MECI 2014; pagina 10. .................................................................................. 19

Figura 4. Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano- MECI

2014; página 16................................................................................................................................. 20

Figura 5. Modelo de operación por procesos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Fuente: http://comunidad.udistrital.edu.co/sigud/procesos/ .......................................................... 22

Figura 6. Fases y división del proyecto .............................................................................................. 24

Figura 7. Fases levantamiento de información de cargas laborales ................................................. 26

Figura 8. Clasificación de los riesgos ................................................................................................ 37

Figura 9. Probabilidad de ocurrencia del riesgo ................................................................................ 38

Figura 10. Impacto catastrófico y mayor de los riesgos .................................................................... 38

Figura 11. Formato para determinar el impacto de los riesgos de corrupción ................................. 39

Figura 12. Calificación del impacto de los riesgos de corrupción ...................................................... 39

Figura 13. Matriz de calificación del riesgo ....................................................................................... 40

Figura 14. Puntuación criterios de calificación de los riesgos de calidad .......................................... 40

Figura 15. Criterios para la evaluación y medición de los riesgos de corrupción .............................. 41

Figura 16. Calificación del control de los riesgos .............................................................................. 41

Figura 17. Formato GL-PR-001-FR-001, Solicitud de Materiales, Equipos e Insumos ....................... 53

Figura 18. Formato GL- PR-001-FR-002, Solicitud de Materiales, Equipos e Insumos Laboratorio

Ciencias Básicas ................................................................................................................................. 54

Figura 19. Formato GL- PR-001-FR-003, Préstamo Recurrente de Equipos ...................................... 55

Figura 20. Formato GL- PR-001-FR-004, Solicitud de Materiales, Equipos e Insumos por Práctica .. 56

Figura 21. Formato GL-PR-001-FR-005, Control de Asistencia Salas, Talleres, Aulas u Otros Espacios

........................................................................................................................................................... 57

Figura 22. Formato GL- PR-001-FR-006, Solicitud Salida de Materiales y Equipos a Espacios

Externos de la Facultad ..................................................................................................................... 58

Figura 23. Formato GL--PR-002-FR-007, Hoja de Vida de Equipos .................................................. 59

Figura 24. Formato GL--PR-003-FR-008, Reporte de Averías de Equipos .......................................... 60

Figura 25. Formato GL--PR-003-FR-009, Reporte Deudor de Equipos, Materiales e Insumos en

Práctica .............................................................................................................................................. 61

Figura 26. Formato GL--PR-007-FR-010, Paz y Salvo ........................................................................ 61

Figura 31. Causas, consecuencias y controles de los riesgos de calidad ........................................... 66

Figura 32. Causas, consecuencias y controles de los riesgos de calidad ........................................... 67

5

TABLA DE TABLAS

Tabla 1. Justificación del tipo de modificación de los procedimientos actuales del SIGUD

........................................................................................................................................ 45

Tabla 2. Control de cambios procedimiento GL-PR-001, Desarrollo de Práctica de

Laboratorio ...................................................................................................................... 46

Tabla 3. Control de cambios procedimiento GL-PR-002, Programación y Ejecución de

Mantenimiento de Equipos .............................................................................................. 47

Tabla 4. Control de cambios procedimiento GL-PR-003, Registro de Daños y Averías ... 47

Tabla 5. Control de cambios procedimiento GL-PR-004, Control y Registro del Ingreso de

Equipos, Materiales e Insumos ........................................................................................ 48

Tabla 6. Control de cambios procedimiento GL-PR-005, Evaluación Estado del

Laboratorio ...................................................................................................................... 48

Tabla 7. Control de cambios procedimiento GL-PR-006, Reporte de Necesidades de

Laboratorios ..................................................................................................................... 49

Tabla 8. Control de cambios procedimiento GL-PR-007, Expedición de Paz y Salvo....... 49

Tabla 9. Justificación del tipo de modificación a los formatos actuales del SIGUD .......... 52

Tabla 10. Formatos finales correspondientes los nuevos procedimientos del proceso ..... 52

6

TABLA DE ANEXOS

ANEXO 1. Normograma del Proceso.

ANEXO 2. Caracterización del Proceso.

ANEXO 3. Procedimiento GL-PR-001.







ANEXO 10. Formato GL-PR-001-FR-001.










ANEXO 20. Reglamento GL-PR-001-RT-001.

ANEXO 21. Instructivo GL-PR-002-IN-001.

ANEXO 22. Guía GL-PR-001-GUI-001.

ANEXO 23. Indicador GL-001.


7



ANEXO 27. Mapa de Riesgos del Proceso. Carpeta 1. Análisis DOFA.

ANEXO 27. Mapa de Riesgos del Proceso. Carpeta 2. Evaluación Impacto Riesgos de

Corrupción 1.

ANEXO 27. Mapa de Riesgos del Proceso. Carpeta 3. Matriz de Riesgos.

ANEXO 27. Mapa de Riesgos del Proceso. Carpeta 4. Plan de Mejoramiento.

8

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo es una compilación de información recaudada en las diferentes

facultades de la universidad, allí se evidencia algunos hallazgos aspectos claves a

corregir o a modernizar. El proceso gestión de laboratorios es un proceso de apoyo a los

procesos misionales de la universidad, de allí la importancia del mismo, el presente

trabajo se ha desarrollado de acuerdo a la política de actualización y modernización de

procedimientos, y formatos.

Dentro de los diferentes recorridos se evidencia una necesidad de sistematización de

algunos procedimientos y actividades recorridos se evidencia una necesidad de

sistematización de algunos procedimientos y actividades.

En el ámbito moderno de las organizaciones en el cumplimiento de los objetivos

estratégicos e institucionales es necesario la interacción de todas las dependencias, las

cuales se desarrollan empleando herramientas de planeación, operación y control entre

las que se encuentra el Sistema Integrado de Gestión, un conjunto de acciones e

instrumentos que permite la cohesión s inteligente de las partes de la universidad, así

mismo enfocándose en lograr la satisfacción del usuario como lo establece la NTC GP

1000.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El proceso de gestión de laboratorios presentaba varios aspectos a modernizar y a

mejorar, las formas de hacer las prácticas en algunos procedimientos no eran las

correctas. Se pudo evidenciar que cada facultad articulaba con sus propios formatos y

hacia sus procedimientos de una manera particular, en conclusión el desconocimiento de

los procedimientos y formatos era el problema más visible de cada uno de los

laboratorios.

El uso inadecuado, o el no uso de los formatos, se evidencian la necesidad de

modernización de estos ya que los que no eran funcionales y lo cual es una causa de

que no funcionen de manera coherente los procedimientos.

Falta de socialización de los procedimientos, formatos y documentación.

Falta de sistematización de los procedimientos.

Necesidad de modernización del proceso.

Documentación no funcional.

Necesidades de un estudio de cargas laborales.

9

2. JUSTIFICACIÓN

La modernización de los procedimientos, y la documentación asociada al mismo,

necesitaba ser actualizada lo más pronto posible, para permitir una trazabilidad

documental, las necesidades de laboratorios no contaban con una herramienta para hacer

saber sus necesidades, y sobre todo la premura de una sistematización de

procedimientos, estos aspectos justifican el trabajo realizado.

El presente proyecto se desarrollará con el fin de actualizar y ajustar los procesos de cada

uno de los subsistemas que componen el proceso de Gestión de laboratorios.

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO PRINCIPAL

Construir y actualizar la información base del Proceso de Gestión de Laboratorios, dentro

del marco del Plan Estratégico de Desarrollo 2008-2016 de la Universidad Distrital

Francisco José de Caldas.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Construir y/o ajustar procedimientos, formatos, instructivos y demás documentación

correspondiente al Proceso de Gestión de Laboratorios, con el fin de cumplir con los

requisitos del Sistema Integrado de Gestión y los requisitos inherentes al proceso.

Levantar la información base para la realización del estudio de cargas laborales del

Proceso de Gestión de Laboratorios del Modelo de Operación por Procesos

actualmente implementado.

Rediseñar y/o construir los indicadores correspondientes al Proceso de Gestión de

Laboratorios, de acuerdo con las necesidades propias del proceso y del Sistema

Integrado de Gestión.

Generar el Mapa de Riesgos de Calidad y Corrupción del Proceso de Gestión de

Laboratorios que permita la generación de acciones de mejora.

4. ALCANCE Y LIMITACIONES

ALCANCE

Este proyecto se implementará en toda la Universidad Distrital Francisco José de Caldas;

tiene como meta la actualización y ajuste del proceso gestión de la laboratorios para que

articule conjuntamente con todo el modelo de operación de la Universidad Distrital con el

liderazgo del equipo (SIGUD) por medio de la construcción, documentación y/o validación

10

de indicadores y mapas de riesgo de los procesos de gestión de Laboratorios.

Adicionalmente se generarán propuestas de socialización que permitan dar a conocer la

actualización a toda la comunidad universitaria.

LIMITACIONES

A continuación se nombraran las limitaciones encontradas:

El proyecto debe desarrollarse en un plazo no mayor a 6 meses.

Parte de la información está basada en la observación de los laboratoristas.

El proyecto abarca los procesos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y

se limita a la forma en que cada ejecuta las laboratorista realiza sus actividades.

Los recursos dispuestos para la ejecución del proyecto.

La disposición de las personas que laboran en los laboratorios.

5. MARCO TEÓRICO

A continuación se dará a conocer los aspectos generales enmarcados en el desarrollo del

presente trabajo, para ello se presenta una revisión conceptual y teórica que permite

enmarcar el desarrollo del tema.

5.1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS

El sistema de gestión de calidad puede ser visto como una herramienta que permite

generar procesos para identificar y manejar las actividades necesarias para lograr los

objetivos impulsados por los clientes de la organización, al igual que integrar un conjunto

de elementos para emprender actividades tendientes a la mejora de la calidad, en el que

se incluya a personas, equipos, proveedores, materiales y procedimientos. (Frank Gryna,

2007)

Teniendo en cuenta que la mejora en la calidad de los servicios y de la eficiencia de la

administración pública es una preocupación generalizada se expidieron una serie de

normas que faciliten y estipulen los requisitos para la implementación de los sistemas de

gestión de calidad en las entidades públicas, la principal norma es la Norma Técnica de

Calidad de la Gestión Pública – NTCGP 1000:2004, adoptado con el Decreto 4110 de

2004 y la cual fue actualizada a la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública

NTCGP 1000:2009, con el objetivo de facilitar su interpretación y promover la

implementación de sus requisitos de manera conjunta con el modelo estándar de control

interno y el sistema de desarrollo administrativo.

En Colombia fueron expedidas las siguientes reglamentaciones que propendían por la

organización administrativa, y la implementación de un sistema de gestión de calidad:

Ley 498 de 1998, que se ocupa del Sistema de Desarrollo Administrativo – SISTEDA

y que es reglamentada parcialmente por el decreto 910 de 2000

11

Ley 872 de 2003, la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama

Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios, es

reglamentada parcialmente por el Decreto 4295 de 2007 y por el Decreto 4485 de

2009, en el cual se da vida jurídica a la Norma Técnica de la Gestión Pública –

NTCGP 1000:2009.

5.2. MARCO HISTÓRICO

La Universidad Distrital fue fundada en 1948, por iniciativa del presbítero Daniel de

Caicedo quien además fue su primer rector, con el propósito de ofrecer educación a los

jóvenes de los sectores menos favorecidos de la ciudad.

Como característica esencial se destaca la orientación de sus programas hacia la solución

de los problemas más sentidos de la ciudad. Esto explica la razón por la cual las primeras

carreras creadas fueron: Ingeniería radiotécnica; Ingeniería topográfica.

En 1960 la Universidad ya contaba con dos facultades: Ingeniería Forestal e Ingeniería

Electrónica, en 1972 fueron creados dos nuevos programas de gran importancia:

Ingeniería Industrial e Ingeniería de Sistemas, que ampliaron significativamente la oferta

académica de la Facultad de Ingeniería. En esa misma década se introdujeron nuevas

tendencias en la formación tecnológica, mediante su proyección hacia las áreas sociales

con saberes específicos.

En consecuencia se fortalecieron las áreas de ciencias básicas y humanidades, en la

década del 80, después de un prolongado cierre, la Universidad amplió su planta física,

especialmente con la construcción de la sede Macarena A y se introdujeron reformas en

la organización académica.

En la década de los 90 surgió la Facultad Tecnológica en el marco del Plan de Desarrollo

“Formar Universidad”, posteriormente se formuló el Plan de Desarrollo 2001- 2005:

“Educación de calidad para la equidad social”, con el propósito de aportar al mejoramiento

de la calidad de la formación universitaria en los ámbitos de la integralidad humana, el

sentido de ciudadanía y el manejo de saberes.

En diciembre del año 2005 se creó la Facultad de Artes - ASAB, a partir de la integración

definitiva de la Academia Superior de Artes de Bogotá a la Universidad Distrital. El

recorrido de los principales hitos de la Universidad Distrital indica que sus acciones se han

orientado a alcanzar una mayor pertinencia y calidad, asumiendo la formación de

profesionales comprometidos con la construcción de “conocimientos y saberes e

investigación de alto impacto para el desarrollo humano y social.”

El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD se hace vigente a partir

2008, con el fin de cumplir los objetivos misionales y garantizar la satisfacción de las

necesidades de la comunidad, entre otras.

12

5.3. MARCO LEGAL

El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital se respalda en la legislación

del estado colombiano. A continuación, se nombra la normatividad relativa al control

interno y el sistema de gestión de la calidad para entidades públicas:

Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno

en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y

funcionamiento de las entidades del orden nacional.

Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan

otras disposiciones.

Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama

ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.

Decreto 514 de 2006: Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel

distrital debe tener un subsistema interno de gestión documental y archivos (SIGA)

como parte del sistema de información administrativa del sector público.

Decreto 652 de 2011: Tiene como objetivo adoptar la norma técnica distrital del

sistema integrado de gestión para las entidades y organismos distritales, NTDSIG

001:2011.

Decreto no. 1075 del 26 de mayo de 2015 "por medio del cual se expide el decreto

único reglamentario del sector educación".

Decreto 1072 de 2015 “por medio del cual se expide el decreto único reglamentario

del sector trabajo”.

Decreto 1083 de 2015 “por medio del cual se expide el decreto único reglamentario

del sector de función pública”.

La división de Recursos Humanos, para el proceso de cargas laborales se sustenta en

diferentes lineamientos jurídicos que se indican a continuación:

Constitución Política de Colombia:

Artículo 69. Se garantiza la Autonomía Universitaria. Las universidades podrán

darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la ley.

Artículo 122. No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o

reglamento y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén

contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el

presupuesto correspondiente.

Artículo 125. Los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera.

Se exceptúan los de elección popular, los de libre nombramiento y remoción, los

de trabajadores oficiales y los demás que determine la ley. Los funcionarios, cuyo

sistema de nombramiento no haya sido determinado por la Constitución o la ley,

serán nombrados por concurso público. El ingreso a los cargos de carrera y el

13

ascenso en los mismos, se harán previo cumplimiento de los requisitos y

condiciones que fije la ley para determinar los méritos y calidades de los

aspirantes.

Artículo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales

y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad,

eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la

descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Ley 30 de 1992 (Diciembre 28) Por la cual se organiza el servicio público de la

Educación Superior.

Decreto 785 del 17 de marzo de 2005. “por el cual se establece el sistema de

nomenclatura y clasificación y funciones y requisitos generales de los empleos de las

entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004”.

Decreto 1227 de 2005. por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y

el Decreto-ley 1567 de 1998.

Artículo 95. Las reformas de las plantas de empleos de las entidades de la Rama

Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial deberán motivarse, fundarse en

necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y

basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren.

Parágrafo. Toda modificación a las plantas de empleos, de las estructuras y de

los estatutos de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del poder

público del orden nacional deberán contar con el concepto técnico favorable del

Departamento Administrativo de la Función Pública.

Artículo 96. Se entiende que la modificación de una planta de empleos está

fundada en necesidades del servicio o en razones de modernización de la

administración, cuando las conclusiones del estudio técnico de la misma deriven

en la creación o supresión de empleos con ocasión, entre otras causas.

Decreto 1746 de 2006, “por el cual se modifica el Decreto 1227 de 2005”.

Decreto 1083 del 26 de mayo de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto

Único Reglamentario del Sector de Función Pública”.

La Universidad como entidad autónoma ha establecido directrices expuestas a

continuación:

Acuerdo No. 003 del Consejo Superior Universitario, emitido el 8 de abril de 1997,

“Por el cual se expide el Estatuto General de la Universidad Distrital Francisco José

de Caldas.”

Acuerdo No. 011 del Consejo Superior Universitario, emitido el 9 de noviembre de

1998 “Por el cual se adopta la Planta Global del Personal Administrativo de la

Universidad Distrital Francisco José de Caldas al sistema de nomenclatura y

clasificación de empleos y a la escala salarial y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo No. 005 del Consejo Superior Universitario, emitido el 21 de Julio de 1999

“por el cual se modifica el Acuerdo 011 del 9 de noviembre de 1998”

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=14861#0

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1246#0

14

Resolución No. 375 de la Rectoría, emitida el 23 de Julio de 1999. “Por la cual se

incorporan a la planta de cargos a los funcionarios de la Universidad Distrital

Francisco José de Caldas”.

Resolución No. 376 de la Rectoría, emitida el 23 de Julio de 1999. “Por la cual se

distribuyen los cargos de la planta global de la Universidad Distrital Francisco José de

Caldas”.

Resolución No. 215 de la Rectoría, emitida el 24 de Julio de 2014. “por la cual se

ajusta y conforma el Sistema Integrado de Gestión, SIGUD, y se establecen las

funciones a los equipos del Sistema Integrado de Gestión, SIGUD, en los Niveles

Ejecutivo, Técnico, Operativo y Evaluador y se establecen otras disposiciones”.

Resolución No. 227 de la Rectoría, emitida el 8 de Agosto de 2014. “por la cual se

realiza el Mejoramiento Continuo a la Política, Objetivos y Modelo de Operación por

Procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José

de Caldas, SIGUD, y se dictan otras disposiciones.

Resolución 1101 de 2002 "Por la cual se establece el Manual Descriptivo de

Funciones Generales y Especificas y los Requisitos Mínimos para los cargos de

Planta de Personal Administrativo de la Universidad Distrital Francisco José de

Caldas"

De manera específica, el proceso de Gestión de Recursos Financieros está

categorizado como un proceso de apoyo dado que provee recursos necesarios a los

procesos estratégicos y misionales, por lo que los referentes legales que rigen sus

actividades son:

Ley 819 de 2003: Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto,

responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.

Ley 1473 de 2011: Por medio de la cual se establece una regla fiscal y se dictan otras

disposiciones.

Resolución 465 de 1999: Mediante la cual se adopta el Manual de Ejecución

Presupuestal de las Entidades que integran el Presupuesto Anual del Distrito Capital,

y las circulares, instructivos, memorandos y formatos que en su oportunidad expida la

Secretaría de Hacienda.

Resolución 001 de 2001: Por la cual se expide el Manual de Procedimientos

Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes

Públicos del Distrito Capital.

Resolución 1692 de 2001: Por medio de la cual se adopta el Manual de

Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el

Presupuesto Anual del Distrito Capital, las Empresas Industriales y Comerciales del

Distrito y Sociedades por Acciones y de Economía Mixta sujetas al régimen de

aquellas y de las Empresas Sociales del Estado.

Acuerdo 024 de 1995: Estatuto orgánico de presupuesto.

Acuerdo 003 de 1997: Por el cual se expide el Estatuto General de la Universidad

Distrital Francisco José de Caldas.

15

Resolución 117 de 2005: Por medio de la cual se modifica y aclara la resolución No.

098 del 22 de abril de 2005 que reglamentó el procedimiento general de solicitud de

avances, aprobación, desembolsos y su correspondiente legalización en el

Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

5.4. MARCO NORMATIVO

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTC-GP 1000:2009)

La NTCGP está dirigida a todas las entidades de la rama ejecutiva del poder público y

otros entes prestadores de servicios, y se ha elaborado con el propósito de que éstas

puedan mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios

que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes.

La orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos,

el cual consiste en determinar y gestionar, de manera eficaz, una serie de actividades

relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona

sobre los vínculos entre los procesos individuales que forman parte de un sistema

conformado por procesos, así como sobre su combinación e interacción1.

Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un Sistema de Gestión de la Calidad,

enfatiza sobre la importancia de:

a) La comprensión y el cumplimiento de los requisitos.

b) La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor.

c) La obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso.

d) La mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas

Lo anterior se ve reflejado en la siguiente figura en la cual se muestra el modelo general

del sistema de gestión de calidad basado en procesos, el cual muestra que las partes

interesadas juegan un papel significativo para definir los requisitos como elementos de

entrada, y que su satisfacción es el objetivo principal del modelo.

1 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica de Calidad en la

Gestión Pública (NTCGP 1000:2009).

16

Figura 1. Modelo de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos. Fuente: NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública

Los principios que se han enmarcado en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión

Pública – NTCGP que la alta dirección de Entidades prestadoras de servicios y la rama

ejecutiva del poder público pueden utilizar para mejorar su desempeño son los siguientes:

a) Enfoque hacia el cliente

b) Liderazgo

c) Participación activa de los servidores públicos

d) Enfoque basado en procesos

e) Enfoque del sistema para la gestión

f) Mejora continua

g) Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones

h) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios

i) Coordinación, cooperación y articulación

j) Transparencia

Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y

Organismos Distritales (NTD-SIG 001:2011)

Una vez expedido el decreto 176 del 2010 “Por el cual se definen los lineamientos para la

conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito

Capital y se asignan unas funciones” la administración distrital decide crear una norma

que especifique los requisitos para estructurar un Sistema Integrado de Gestión aplicable

a las entidades y organismos distritales, teniendo en cuenta que este está enmarcado en

17

el Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) establecido por la Ley 489 de 1998 y

que se compone de los siguientes subsistemas:

a) Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).

b) Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

c) Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

d) Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).

e) Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

f) Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).

g) Subsistema de Control Interno (SCI).

h) Adicionalmente para los Hospitales del Distrito Capital, el Subsistema Único de

Acreditación (SUA).

Si bien los sistemas se gestionan de manera independiente, hay elementos comunes que

pueden ser administrados de forma integrada, para generar una gestión efectiva y que los

esfuerzos aunados, sistemáticos e inteligentes se orienten a la satisfacción de los

distintos usuarios y partes interesadas.

Figura 2. Modelo del Sistema Integrado de Gestión. Fuente: Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión

(NTD-SIG 001:2011). Pág. 15.

El desarrollo de la norma se basa en la implementación del ciclo PHVA (Planificar, Hacer,

Verificar y Actuar).

18

Planificar

La planificación del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y organismo distrital debe

tener en cuenta los siguientes componentes:

Planificación de los procesos

Planificación de la gestión del riesgo

Planificación operativa del Sistema Integrado de Gestión

Planificación documental del Sistema Integrado de Gestión

Planificación de recursos

Planificación de la medición y el seguimiento

Planificación de la comunicación y la participación.

Lo anterior en el marco de una planeación institucional, el compromiso de la alta dirección

y la definición de responsabilidades en el Sistema Integrado de Gestión.

Hacer

El hacer del Sistema Integrado de Gestión debe comprender los procedimientos

documentados y registros, los Controles operacionales, la prestación del bien o servicio,

los mecanismos de medición, la preparación y respuesta ante emergencias, y la

comunicación.

Verificar

El verificar del Sistema Integrado de Gestión debe comprender los siguientes

aspectos:

Estructurar un procedimiento de evaluación periódica de lo legal

Establecer un procedimiento para registrar, investigar y analizar los incidentes

relacionados con deficiencias detectadas en aspectos legales, ambientales, manejo de

información, salud ocupacional y seguridad industrial, entre otros.

Realizar auditorías internas y revisiones por la dirección acordes con los requisitos.

Seguimiento y monitoreo de los procesos, bienes o servicios ofrecidos.

Satisfacción de los usuarios y partes interesadas.

Actuar

El actuar del Sistema Integrado de Gestión en la entidad y organismo distrital debe tener

en cuenta la sostenibilidad, las acciones de mejora, las acciones correctivas y las

acciones preventivas.

Modelo Estándar de Control Interno (MECI)

19

La Ley 87 de 1993 ,define el control interno como el sistema integrado por el esquema de

organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y

mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una organización, con el fin de

procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración

de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y

legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas

u objetivos previstos.

Con el objetivo de reglamentar su implementación el Gobierno Nacional expide el Decreto

1599 de 2005 mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI

100:2005, y con el fin de fortalecerlo acorde a las normas y tendencias internacionales, se

genera una actualización mediante el Decreto 943 del 2014, el cual se implementará a

través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno, y es de obligatorio

cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado.

El Modelo actualizado brinda a las organizaciones una estructura de control cuyo fin

último es garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales, que

sirva a las organizaciones para facilitar la implementación y fortalecimiento continuo de

sus Sistemas de Control Interno, este se basa en 3 principios los cuales se muestran en la

siguiente figura.

Figura 3. Principios del MECI. Fuente: Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado

colombiano- MECI 2014; pagina 10.

EL MECI pretende establecer acciones, políticas, métodos, procedimientos y mecanismos

de prevención, control, evaluación y mejoramiento continuo que permitan la

autoprotección necesaria para garantizar una administración pública transparente y

eficiente; actuando bajo el imperio de la Constitución y las normas. (Gutiérrez; Gutiérrez).

Para lo cual su implementación se desarrolla de acuerdo a una estructura general

compuesta por dos módulos (Módulo de Control de Planeación y Gestión, Módulo de

Control de Evaluación y Seguimiento) los cuales se desarrollan mediante 6 componentes

20

(Talento Humano, Direccionamiento Estratégico, Administración del Riesgo,

Autoevaluación Institucional, Auditoría Interna y Planes de Mejoramiento) y 13 elementos,

como se muestra en la figura del Modelo Estándar de Control Interno para el estado

Colombiano- MECI 2014.

Figura 4. Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano- MECI 2014; página 16.

5.5. ESTADO DEL ARTE – SIGUD (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL)

De acuerdo a la resolución 194 del 2010, el Sistema Integrado de Gestión de la

Universidad Distrital Francisco José de Caldas es el conjunto de orientaciones, procesos,

políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño

institucional articulado y armónico, para el cumplimiento de su Misión y Plan Estratégico

de Desarrollo, y evidenciar la satisfacción de la Comunidad Universitaria y las partes

interesadas.

En el año 2008 el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD estaba

constituido por tres equipos de trabajo; el grupo directivo, operativo, y el evaluador. El

modelo de operación por procesos inherente al SIGUD se estableció inicialmente

mediante la resolución 194 del 2010 en el cual se establecen 17 procesos enmarcados en

tres Macroproceso (estratégicos, misionales y de apoyo), este fue mejorado mediante la

resolución 227 del 2014 en donde se definen 5 Macroprocesos y 22 subprocesos.

El desarrollo del SIGUD en el periodo de 2013-2015 se ve enmarcado en el Plan

Institucional de la Universidad Distrital, en el cual se establecen 5 fases enmarcadas en el

ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), su desarrollo ha sido el siguiente:

21

Durante el año 2013 se diseñaron la Metodología y la Herramienta de Diagnóstico y la

Guía de Instrucciones para la aplicación de la Herramienta, las cuales fueron aplicadas a

los 17 Procesos inicialmente contemplados en el Modelo de Operación vigente en

correspondencia con la Estructura Funcional existente, se consolidaron y socializaron los

resultados obtenidos.

Durante el año 2014 se crea el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo

SIGA-UD y se modifica la composición de funciones del comité de archivo mediante la

Resolución 214 de Julio del 2014. Además, se ha participo continuamente en los

Comités de Comunicaciones, Comité de Acreditación Institucional, Comité de

Continuidad de Negocio, Comité del SIGA-UD y el Comité de Seguridad de la

Información.

Así mismo, se establecieron las Responsabilidades y Funcionamiento del Comité

Ejecutivo del SIGUD y demás niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema

Integrado de Gestión SIGUD mediante la Resolución N° 215 del 24 de julio de 2014.

Se rediseñó y actualizó la Página Web del Sistema Integrado de Gestión, SIGUD;

incluyendo la definición del Sistema y los Subsistemas, la Plataforma

Estratégica, los Procesos y la Normatividad Durante el año 2015.

Creación y conformación de los Subsistemas de Gestión Ambiental (SGA),

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), Subsistema de Control

Interno y el Subsistema de Gestión de la Seguridad de la Información, donde se

establece la Política, los Objetivos y la Estructura de cada uno.

Se validó y aprobó la Metodología para la Identificación de Riesgos.

Se estableció el diseño de la matriz para la elaboración del Listado Maestro de

Documentos y el Cuadro de Caracterización Documental en donde se registró la

documentación normalizada de los Procesos.

Se construyeron, validaron y aprobaron, los Indicadores con cada uno de los

Líderes de Proceso, identificando cada uno de los aspectos que se encuentran

en la Hoja de Vida del Indicador, incluyendo el Objetivo Estratégico al cual le

aporta a partir de los establecidos por el Consejo Nacional de Acreditación, CNA.

22

Figura 5. Modelo de operación por procesos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Fuente:

http://comunidad.udistrital.edu.co/sigud/procesos/

6. METODOLOGÍA

A continuación se mostrará la metodología que se llevó acabo para terminar

satisfactoriamente el trabajo asignado por el SIGUD y dar cumplimiento a los objetivos

planteados anteriormente.

En la primera fase del proyecto se utilizó una metodología exploratoria en la cual se

recolectó información primaria y secundaria, que permitieron un acercamiento al estado

actual del Sistema Integrado de Gestión y del Proceso de Gestión de Laboratorios. En la

fase final se desarrolló una metodología descriptiva que corresponde a la construcción,

documentación y validación de procedimientos, formatos, guías, instructivos, reglamentos,

indicadores y mapa de riesgos, así como la generación de una propuesta de mejora al

proceso.

6.1. POBLACIÓN

El proyecto se realizó con el personal técnico de los laboratorios, gestores y líderes del

Proceso de Gestión de Laboratorios de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

ubicada en la ciudad de Bogotá, Colombia.

23

El personal técnico y los gestores que colaboraron en la ejecución del proyecto eran las

personas que tenían el mayor conocimiento y experiencia en el desarrollo de los

procedimientos y las actividades del proceso de estudio con lo que se obtuvo buenos

resultados al final del proyecto

. 6.2. FUENTES DE INFORMACIÓN

Para llevar a cabo la ejecución del proyecto fue necesario realizar la recolección de datos

cualitativos y cuantitativos provenientes de fuentes de información primaria y secundaria.

6.2.1. Fuentes de Información Primaria

Documentación existente en el SIGUD acerca de la Caracterización, Procedimientos,

Formatos y Normograma del Proceso de Gestión de Laboratorios.

Reuniones con los líderes, gestores del Proceso y personal técnico de los laboratorios

en cada Facultad con el fin de recolectar la información que permita unificar y

actualizar la documentación necesaria para el proceso (Caracterización,

Procedimientos, Formatos, Reglamentos, Guías, Instructivos).

Reuniones con los gestores del Proceso en cada Facultad para recolectar la

información que permita la construcción de los indicadores y mapas de riesgo.

Observación directa de las actividades inherentes al proceso, durante la cual se

identificara el tiempo, encargados, entradas, pautas, soportes y salidas de cada

actividad.

6.2.2. Fuentes de Información Secundaria

Guía de Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión

elaborada por el equipo SIGUD perteneciente a la Oficina Asesora de Planeación y

Control de la Universidad.

Instructivo para la Elaboración de Procedimientos en la Herramienta Bizagi elaborado

por el equipo SIGUD perteneciente a la Oficina Asesora de Planeación y Control de la

Universidad.

Guía para la Construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión elaborada por

el equipo SIGUD perteneciente a la Oficina Asesora de Planeación y Control de la

Universidad.

Manual de Gestión para la Administración de Riesgo elaborado por el equipo SIGUD

perteneciente a la Oficina Asesora de Planeación y Control de la Universidad.

Instructivo para Levantamiento de Información de Cargas Laborales elaborado por el

equipo SIGUD perteneciente a la Oficina Asesora de Planeación y Control de la

Universidad.

Plan Estratégico de Desarrollo 2018-2030 (Documento Preliminar) elaborada por el


Universidad.

24

Reglamentación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas que rige la

ejecución de los procedimientos pertenecientes al Proceso de Gestión de

Laboratorios.

Normas técnicas que orientan y fundamentan las bases para los sistemas de calidad

de Procesos y Procedimientos.

Leyes distritales y gubernamentales que establezcan parámetros para la gestión y

evaluación de los procesos y procedimientos de la entidad que como universidad y

ente público debe cumplir.

Indicadores y mapas de riesgo elaborados por otras universidades que tengan

implementado un Sistema Integrado de Gestión.

Marco de referencia expuesto anteriormente.

6.3. DISEÑO METODOLÓGICO

Para realizar la intervención a los procesos se ha propuesto una metodología en cuatro

fases, tal y como se muestra en la siguiente figura.

Figura 6. Fases y división del proyecto

25

Fase I: Diagnóstico

Esta comprende la recopilación y análisis de la información existente del proceso

(Caracterización, indicadores, mapas de riesgos, normograma, procedimientos, manuales,

instructivos, formatos y demás documentación) con el fin de determinar el estado inicial

del proceso frente a su alineación con la plataforma estratégica de la universidad, el

cumplimiento de los requisitos legales y del Sistema Integrado de Gestión.

El objetivo es reconocer es estado actual del proceso y a partir de este determinar los

posibles rezagos documentales, fortalezas y aspectos a mejorar.

Fase II: Ejecución

Esta fase se va a desarrollar de acuerdo al aspecto a examinar en el proceso:

Actualización y ajuste documentación, levantamiento de información base para cargas

laborales: De acuerdo a los rezagos documentales identificados en la fase de

diagnóstico, se realizarán las modificaciones o generación de la documentación

correspondiente, así mismo se realizará la toma de tiempos y levantamiento de

información de cargas laborales.

Mecanismos de medición y seguimiento: Ajustar, construir, validar y apoyar la

medición de los indicadores del proceso, teniendo en cuenta su relación con la

plataforma estratégica y el objetivo del proceso.

Mapas de riesgo: Validar los mapas de riesgos de calidad y de corrupción del

proceso, y a partir de este generar Acciones Correctivas para los que se lleguen a

materializar y Acciones Preventivas para los que se identifiquen antes de su

materialización.

En cada una de las etapas anteriores, se realizará una socialización con los Líderes y

Gestores de Procesos con el fin de realizar la aprobación e implementación respectivas.

Posterior a la intervención de los procedimientos se hará el levantamiento de información

para el estudio de cargas laborales, en este caso los pasantes se encargarán de la fase

de ejecución únicamente, la metodología para esta se muestra en la siguiente figura.

26

Figura 7. Fases levantamiento de información de cargas laborales

Fase III: Análisis final y propuesta

De acuerdo a la información recopilada y generada en las fases anteriores, se realiza un

análisis integral del proceso con el fin de generar posibles acciones correctivas y

preventivas a partir del mapa de riesgos de calidad y corrupción y el análisis de los

indicadores.

6.4. DESARROLLO METODOLÓGICO

El desarrollo paso a paso de la metodología llevada a cabo para construir y actualizar la

documentación correspondiente al Proceso de Gestión de Laboratorios se presenta a

continuación.

6.4.1. Desarrollo Metodológico del Normograma del Proceso

La metodología que se utilizó para la actualización del normograma del proceso consistió

en una evaluación conjunta con el profesional asignado por parte de la Oficina Asesora de

Planeación y Control de los rezagos existentes en la normatividad competente a este, por

medio del SISGRAL (Sistema de Información Secretaría General) de la Universidad y vía

internet.

Una vez revisada cada una de las normas, leyes, decretos, resoluciones y demás

normatividad nacional e internacional que estuviese o no en el documento y aplicase al

proceso, se tomará la decisión de eliminar, modificar o agregar la que corresponda para

posterior a ello ser socializada con los líderes del proceso.

27

6.4.2. Desarrollo Metodológico de la Caracterización del Proceso

La metodología que se utilizó para la actualización de la caracterización del proceso se

apoyó en el plan estratégico de desarrollo 2007 – 2016 de la Universidad Distrital

Francisco José de caldas (PEDUD 2007-2016), el cual enmarca su operación en la

política 2, estrategia 1, programa 2, proyecto 1 y 2, por medio de la cual se realiza la

evaluación inicial de la caracterización del proceso de Gestión de Laboratorios.

Inicialmente esta revisión es realizada por nosotros los pasantes en la que se revisa que

el objetivo sea coherente con el proceso, el alcance esté acorde al objetivo y al proceso y

luego se procede a una revisión detallada de cada una de las actividades que enmarcan

el ciclo PHVA que compone a este documento, donde se cuestiona la coherencia de estas

respecto a los insumos que se tienen y a sus resultados. También se examinan cada uno

de los aspectos que le conciernen a la caracterización tales como: Recursos (humanos,

físicos, ambiente de trabajo, sistemas de información especiales), los documentos

asociados al proceso los cuales se actualizan al final del todo el proyecto donde ya se

tiene definida toda la documentación concerniente, los requisitos aplicados al proceso, los

procesos que interactúan con la Gestión de Laboratorios y las partes interesadas.

Posteriormente se realizan mesas de trabajo en las que se socializaron nuestras

observaciones y se invitó al personal técnico y gestores a la revisión del documento en la

página del SIGUD en caso de encontrar alguna observación frente a este.

Por último, una vez hecho los cambios pertinentes se socializaron estas modificaciones

con el personal técnico, gestores y líderes del proceso para recibir aprobación

principalmente de los gestores y líderes, en este caso, coordinadores de laboratorio de

cada Facultad y Decanos, respectivamente.

6.4.3. Desarrollo Metodológico de los Procedimientos del Proceso

La metodología que se utilizó para la actualización y estandarización de procedimientos

consistió en la realización de mesas de trabajo periódicas que contaban con la asistencia

del personal técnico de laboratorios y en la mayoría de ocasiones con el coordinador de

laboratorios de la Facultad, estas reuniones se realizaban en cada facultad con el fin de

conocer el grado de aplicación de la documentación del proceso establecida por el equipo

SIGUD, las actividades que se desarrollaban en los laboratorios y las necesidades que

tenían estos, para así estandarizar los procedimientos y hacerlos transversales a todas

las sedes de la Universidad.

Por medio de estas mesas de trabajo presentábamos nuestras propuestas de acuerdo a

lo evidenciado para recibir observaciones por parte de los participantes, pues quienes

más que ellos tenían el conocimiento de las diferentes actividades que intervenían en

cada procedimiento; durante estas reuniones se evidenció que cada Facultad resultaba

ser una Universidad diferente pues a pesar de realizar las mismas actividades, estas se

hacían de forma diferente en cada una, esto hizo que la unificación de procedimientos

fuera compleja, sin embargo, por medio del diálogo y soluciones presentadas a estos

desacuerdos se logró llegar a lo propuesto.

28

Una vez en acuerdo el personal técnico de laboratorios quienes son los que realizan las

principales labores de este proceso, se presentó el resultado final a cada uno de los

coordinadores de laboratorio de cada Facultad para recibir el visto bueno y posteriormente

realizar lo mismo con los líderes, es decir, los decanos.

Para la elaboración de cada uno de los procedimientos se utilizó como herramienta básica

el Instructivo para la Elaboración de Procedimientos en la Herramienta Bizagi elaborado

por el equipo SIGUD.

6.4.4. Desarrollo Metodológico de los Formatos de Proceso

La metodología que se utilizó para la actualización y estandarización de formatos

consistió al igual que con los procedimientos en la realización de mesas de trabajo por

facultad con el fin de conocer el grado de aplicación de la documentación del proceso

establecida por el equipo SIGUD en cuanto a formatos, identificar las necesidades de

cada laboratorio y entregar diferentes propuestas para elegir una que aplicase a toda la

Universidad con cada actividad.

Con la primera reunión se pudo recolectar la mayor cantidad de información posible, ya

que debido a que los formatos establecidos en el SIGUD no eran funcionales para los

laboratorios, ellos crearon sus propios documentos los cuales fueron de gran ayuda a la

hora de estandarizar estos elementos puesto que podíamos evidenciar la información que

requerían los laboratorios para las diferentes actividades que se presentan en estos.

A demás de ello, en el desarrollo de esta actividad se tuvo en cuenta una de las políticas

de la Universidad Distrital en el momento de diseñar los formatos y es la del ahorro de

papel, es decir que además de modificar estos documentos ya que muchos no eran

funcionales para los laboratorios, se trató de utilizar la información más importante para

cada uno y así reducir el tamaño de estos.

Una vez en acuerdo el personal técnico de laboratorios quienes son los que realizan las




6.4.5. Desarrollo Metodológico del Reglamento del Proceso

La metodología que se utilizó para la creación del reglamento del proceso se apoyó en la

Guía de Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión elaborada


Universidad, en la que se especifica la estructura que debe tener un documento dentro de

la institución, en este caso un reglamento.

Para la creación de este se utilizaron como fuente los reglamentos implementados en

cada una de las Facultades, se fusionó esta información y se establecieron las normas

globales para la Universidad.

29

Una vez aprobado por el personal técnico de laboratorios quienes son los que realizan las




6.4.6. Desarrollo Metodológico de la Guía del Proceso

La metodología que se utilizó para la creación de la guía del proceso se basó en la Guía

de Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión elaborada por el



la institución, en este caso una guía.

Para la creación de este se recibió la Guía para la Recolección de Material Vegetal

implementado en el Herbario de la Facultad de Medio Ambiente debido a sus servicios de

extensión, se dejó el mismo contenido y se adecuó a los estándares y parámetros

establecidos por el equipo SIGUD.

Una vez aprobado por el personal técnico de laboratorios quienes son los que realizan las




6.4.7. Desarrollo Metodológico del Instructivo del Proceso

La metodología que se utilizó para la creación del instructivo del proceso se apoyó en la

Guía de Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión elaborada



la institución, en este caso un instructivo.

Para la creación de este se utilizó como fuente el Formato de Hoja de Vida de Equipos ya

que el personal técnico, encargado de diligenciar este documento informó la necesidad de

crear un documento que explicase paso a paso la manera de diligenciar correctamente

este formato.

Se presentó el resultado final a cada uno de los coordinadores de laboratorio de cada

Facultad para recibir el visto bueno y posteriormente realizar lo mismo con los líderes, es

decir, los decanos.

6.4.8. Desarrollo Metodológico del Levantamiento de Información de

Cargas Laborales

La metodología que se utilizó para la creación del instructivo del proceso se apoyó en el

Instructivo para Levantamiento de Información de Cargas Laborales elaborado por el

equipo SIGUD.

30

El objetivo de esta labor fue recopilar la información de las actividades de los

procedimientos del proceso de Gestión de Laboratorios y sus tiempos de realización, para

esto fue necesario entrevistar a todo el personal técnico de laboratorios de las cinco (5)

facultades en lo posible, a quienes se les preguntaron los rangos de tiempo que duraban

realizando las actividades que les aplicaran de los procedimientos y la frecuencia con que

hacía estas, además de algunos datos personales.

En el caso de Gestión de Laboratorios debimos diligenciar las actividades de cada

procedimiento por matriz, es decir, que se tenían siete (7) matrices a diligenciar por cada

entrevista si aplicasen todas. Se iniciaba con la información general de la matriz donde se

especificaba principalmente a qué proceso y procedimiento aplicaba esta y en qué sede

laboraba la persona a quien se realizaba la entrevista.

Después de esto, en las tres primeras columnas se ingresaban las actividades del

procedimiento, con el entrevistado se determinaban cuáles eran complementarias y

cuáles no, siendo las primeras aquellas que no pertenecían al procedimiento pero eran

indispensables para este, como también la sede donde se realizan dichas actividades.

Posteriormente se diligenciaba información acerca del empleo del entrevistado como si es

contratista o no, su nivel jerárquico en la institución, la dependencia a la que pertenece, la

denominación del cargo si era funcionario de planta o provisional.

Código L:

Código #:

Día Mes Año

29 6 2017

PROCESO:

PROCEDIMIENTO:

NOMBRE DEL GESTOR DEL PROCESO:

Gestión de Laboratorios

Desarrollo Práctica de Laboratorio

Giovanni Rodrigo Bermúdez Bohórquez

CARGO DEL GESTOR DEL PROCESO:

INFORMACION GENERAL

GL

GL-PR-001

FECHA

Vicerrector Académico

NOMBRE DEL LIDER DEL PROCESO:

CARGO DEL LIDER DEL PROCESO:

Alexánder Méndez Fernández y Jessica Paola Vivas Cortes RESPONSABLE(S) DEL LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

Diego Tomás Corradine Mora

Coordinador de Laboratorio Facultad Medio Ambiente

Verificar disponibilidad de materiales y/o equipos -Facultad de Medio Ambiente -

Laboratorio de Biología

Solicitud, recepción y manejo de guías -Facultad de Medio Ambiente -


Alistamiento de sala con equipos y materiales -Facultad de Medio Ambiente -


Solicitud de material faltante XFacultad de Medio Ambiente -


Solicitar carnet o documento soporte -Facultad de Medio Ambiente -


CONTRATISTA

(Marque con una "X" si la

actividad corresponde a un

contratista)NIVEL JERARQUICO ACTUAL DEPENDENCIA

DENOMINACION DEL CARGO

(Si la actividd es realizada por

un contratista mo diligencie

esta celda)

CÓDIGO

X TECNICO Vicerrectoría Académica



GRADO

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO ( Acorde a l Manual de Funciones 2002)

31

Se solicitaban otros datos como si contaba con un puesto de trabajo y con un computador

para el desarrollo de sus labores. También al finalizar la entrevista se registraba el

documento de identidad del entrevistado y su nombre completo.

Por último, como labor fundamental durante la entrevista, se registraban los tiempos

mínimo, promedio y máximo en que duraba la persona realizando cada una de las

actividades que le aplicasen, donde el promedio no era uno matemático sino referente al

tiempo que más se presentaba en el desarrollo de cada actividad, si el menor o el mayor;

como último dato se solicitaba la frecuencia en que realizaba cada actividad ya fuera en la

semana, mes, semestre o año y se adecuaba este dato para que quedara mensual .

De acuerdo a esto, con el personal de Laboratorios para el levantamiento de la

información base para la realización del estudio de cargas laborales del Proceso de

Gestión de Laboratorios se realizaron como primer paso las entrevistas individuales y

grupales, después de la revisión por la División de Recursos Humanos se solicitaron las

firmas al personal entrevistado en las matrices de levantamiento de esta información y por

último, se revisó y validó la información levantada con los gestores del proceso.

6.4.9. Desarrollo Metodológico de los Indicadores del Proceso

La metodología que se utilizó para la creación de indicadores se apoyó en la Guía para la

Construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión elaborada por el equipo

SIGUD.

Para poder iniciar con la construcción de los indicadores, fue necesaria la colaboración de

los gestores del Proceso y un promotor que tuviesen un amplio conocimiento del Proceso

de Gestión de Laboratorios, así como de los diferentes procedimientos y actividades que

se llevan a cabo. Era necesario establecer los principales procedimientos que afectaban

directamente el objetivo general del Proceso, debido a que la finalidad no era llenar los

procesos con muchos indicadores, sino determinar indicadores valiosos que lograran

además de evaluar la eficacia o eficiencia como en muchos casos, evaluaran el impacto

que presenta el proceso en la misión de la Universidad.

Posteriormente se realizó un estudio benchmarking, con otras universidades como ideas

preliminares para postular y construir indicadores, los cuales eran socializados con los

Seg. Min. Horas Seg. Min. Horas Seg. Min. Horas

0 0 0 0 Permanente

40 0.6666667 1 1 1.5 1.5 1.099722222 17 Permanente

15 0.25 15 0.25 30 0.5 0.312083333 51 Permanente

No. PROMEDIO DE

VECES QUE SE

REALIZA LA

ACTIVIDAD EN EL

MES

Actividad

Permanente o

Esporádica

Tiempo mínimo - Tm

Tiempo

Mínimo -

Tm (Horas)

Tiempo Promedio -

Tp

Tiempo

Promedio -

Tp (Horas)

Tiempo Máximo - TM

Tiempo

Máximo -

TM(Horas)

TIEMPO DE

TRABAJO POR

ACTIVIDAD

T(Horas)

32

promotores y gestores del Proceso, donde algunos se descartaban, otros se

complementaban y otros se generaban como resultado de los análisis.

Establecidos los nuevos indicadores se procedió a realizar una Hoja de Vida para cada

uno, la cual describía en detalle el indicador para facilitar su lectura e interpretación por

cualquier persona que necesitase la información.

La hoja de vida tuvo que ser aprobada únicamente por los gestores del proceso, es decir,

los coordinadores de laboratorio de cada Facultad.

A continuación se muestra el paso a paso de la elaboración de la hoja de vida de cada

indicador tomando como ejemplo el indicador número 5, Impacto de los laboratorios en los

proyectos de grado.

En la primera parte del formato se encuentra la descripción del indicador, en la cual se

diligenció el nombre, código (dado por la Oficina Asesora de Planeación y Control),

objetivo, fecha de creación y fecha de actualización del indicador. Para el indicador de

efectividad del Proceso de Gestión de Laboratorios esta información es la siguiente:

En la segunda parte del formato se encuentra la descripción del proceso, allí se registró el

nombre del proceso al cual pertenece el indicador, el objetivo general del mismo y las

políticas y lineamientos del Plan Estratégico a los cuales se encuentra incluido el objetivo.

Seguido a esto, se determinó la forma de cálculo del indicador, la cual se estableció

mediante una fórmula matemática. Para el ejemplo que se está desarrollando la fórmula

es:

26 10 2017Fecha de Creación Fecha de Actualización

Nombre:

Objetivo:

Impacto de los laboratorios en los proyectos de grado Código: GL-005

Medir el impacto de los laboratorios en el desarrollo de proyectos de grado

FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR Código: GI-GUI-002-FR-004

Macroproceso: Direccionamiento Estratégico Versión: 02

Proceso: Gestión IntegradaFecha de Aprobación:

17/09/2014

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR

DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR

ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO

Lineamiento 1. Estrategia 2. Promover el intercambio, la circulación y el diálogo de

conocimiento y saberes a través de programas de proyección social/extensión que

integre los campos estratégicos con los capos de formación y los campos de

conocimientos y saberes para la articulación de la Universidad con la sociedad.

Lineamiento 3. Estrategia 2. Establecer con la comunidad campos estratégicos y

campos de conocimiento y saberes de acuerdo con el contexto que permitan definir la

agenda de investigación/creación para potenciar las capacidades de la comunidad.

OBJETIVO DEL PROCESO

Desarrollar las actividades de soporte necesarias para

llevar a cabo la Gestión de Laboratorios de la

Universidad Distrital Francisco José de Caldas mediante

el cumplimiento de los lineamientosy políticas

institucionales establecidas, brindando así apoyo a las

labores misionales.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

PROCESO

Gestión de Laboratorios

* 100

33

Además se definió la unidad de medida, la tendencia esperada y la meta o valor

esperado; este último fue acordado con el gestor haciendo uso de su conocimiento acerca

del Proceso.

Las variables del indicador son el numerador y el denominador de la fórmula y las fuentes

para obtener esta información son establecidas con los gestores ya que es necesario

verificar si estas realmente existen o deben ser creadas.

Se definió la periodicidad de medición del indicador, los rangos de evaluación los cuales

se establecen acorde a la meta instaurada y el encargado de reportar dicho indicador.

Se determina qué tipo de indicador es de acuerdo a la Guía para la Construcción de

Indicadores Sistema Integrado de Gestión, en este caso de impacto, y se hace una breve

descripción de cómo se lee el indicador, de tal manera que cualquier persona que trabaje

o no en la dependencia pudiese entender lo que este significa.

Se registran los pasos para obtener la información tanto del numerador como del

indicador, es decir, las instrucciones para el cálculo de cada variable.

Creciente Decreciente Estático

FORMA DE CÁLCULO

Meta o Valor EsperadoUnidad de MedidaTendencia esperada del Indicador

Porcentaje X

FÓRMULA

15%

* 100

Informe de Gestión de Laboratorios

Informe de Gestión de Laboratorios

Número de horas de servicio de laboratorios para proyectos de grado

Número total de horas de servicio de laboratorios

Número

Número

UNIDAD DE MEDIDANOMBRE

VARIABLES DEL INDICADOR

FUENTE DE INFORMACIÓN

XSemestral Anual

RANGOS DE EVALUACIÓN

Crítico En Riesgo Adecuado

Otro

Líder del Proceso Gestor del Proceso Equipo SIGUD

QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO

Cuál?

Mensual Trimestral

0-6.9% 7%-14.9%

PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR

X15%-100

X

Calidad

Impacto

Resultados

Estrategicos

Economia

Insumo

TIPO DE INDICADOR

Proceso Eficiencia

Producto

Gestión

Eficacia

Dimensión de Evaluación

INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)

Nivel de Medición

Del total de proyectos de grado, el indicador muestra el porcentaje de trabajos de grado que utilizaron los servicios de laboratorios de la Universidad para el desarrollo de estos.

Intervención

Jerarquia

Efectividad

Numerador:

1.

2.

3.

Denominador:

1.

2.

3.

Instrucciones para el cálculo de cada Variable

Número de proyectos de grado que utilizaron laboratorios para el desarrollo de este

El personal técnico o la persona encargada realiza el Informe de Gestión de Laboratorios.

Extraer el número total de horas de servicio para proyectos de grado.

Registrar el número total de horas de servicio para proyectos de grado.

Número total de proyectos de grado

El personal técnico o la persona encargada realiza el Informe de Gestión de Laboratorios.

Extraer el número total de usuarios que utilizan los laboratorios.

Registrar el número total de usuarios que utilizan los laboratorios.

34

Finalmente, en la parte inferior del formato, se nombraron aquellos términos

desconocidos y que son necesarios para entender la información consignada en la Hoja

de Vida; además se registró el nombre de las personas encargadas de consolidar y

reportar los datos, hacer seguimiento y análisis y tomar las decisiones con respecto a los

resultados arrojados por el indicador.

Una vez finalizada la Hoja de Vida del indicador, el gestor del Proceso validó y aprobó la

información consignada en el formato.

6.4.10. Desarrollo Metodológico de la Matriz de Riesgos del Proceso

La metodología que se utilizó para la construcción del mapa de riesgo, se fundamentó en

el Manual para la Administración de Riesgo elaborado por el equipo SIGUD.

El primer paso para realizar fue diligenciar la Matriz Análisis DOFA Contexto Interno y

Externo, que como su nombre indica permite realizar un análisis de las Debilidad,

Oportunidades, Fortalezas y Amenazas del Proceso en el contexto interno y externo.

Coordinador de Laboratorios Decanos de Facultad

Definición de Términos

Informe de Gestión de Laboratorios: Informe en el cual se especifican las actividades realizadas en los laboratorios durante determinado periodo.

Laboratorio: Espacio académico adecuado para diversas ramas de la ciencia. Aplica talleres, aulas especializadas, de software aplicado y laboratorios.

Responsables de la Medición

Nivel:

Cargo:

Consolidar y Reportar Datos

Coordinador de Laboratorios

Seguimiento y Análisis Toma de Decisiones

1El talento humano supera las exigencias

del cargo 1 Falta de presupuesto

2 Facilidad de acceso a los usuarios 2 Incoherencia entre cargo y perfil

3 Recursos tecnológicos 3Personal indispensable en algunos

laboratorios

4 Creatividad del personal 4Tiempo de espera para los requerimientos

es muy amplio (1 año)

5Relación con otras entidades o

dependencias5 Explosión demográfica

6Hay capacitacion de equipos nuevos para

el personal 6

Relación con otras entidades o

dependencias

7 7 Actualización de la normatividad

8 8Aplicación incorrecta de los

procedimientos

9 9

10 10

1El espacio fisico no es suficiente para el

desarrollo de las practicas 1 Ampliación de instalaciones

2 Laboratorios descentralizados 2Expansión de convenios

interinstitucionales

3 Falta de sistematización en el proceso 3 Actualización de la normatividad

4

Dependencia del presupuesto para

adquisicón de equipos y contratación de

personal

4 Avances tecnológicos

5Asignación salarial no está acorde con el

perfil laboral en algunos casos5

Relación con otras entidades y

dependencias

6Demora en la atención de los requisitos

de laboratorios 6

Buena comunicación con procesos

misionales

7Falta de control en las actividades de

extensión7

8 Falta de personal 8

9 9

10 10

OPORTUNIDADESDEBILIDADES

AMENAZASFORTALEZAS

35

Una vez tienen identificados los factores tanto internos (debilidades, fortalezas) como

externos (oportunidades, amenazas) según el contexto, se establecen aquellos elementos

o actividades generadores del riesgo de acuerdo a las diferentes combinaciones de

variables que establece el formato como fortalezas y amenazas, fortalezas y

oportunidades, debilidades y amenazas y debilidades y oportunidades.

Luego de haber establecido las posibles causas, se procede a identificar los riesgos de

calidad y de corrupción que se puedan dar en el proceso de Gestión de Laboratorios.

Para poder documentarlos, analizarlos y evaluarlos, se utilizó la herramienta Excel, en la

cual el equipo SIGUD desarrolló un formato como el siguiente:

DFalta de sistematización en el

proceso

A

Tiempo de espera para los

requerimientos es muy amplio (1

año)

DDependencia del presupuesto

para adquisicón de equipos y

contratación de personal

A

Tiempo de espera para los

requerimientos es muy amplio (1

año)

D

Dependencia del presupuesto

para adquisicón de equipos y

contratación de personal

A Explosión demográfica

D

Asignación salarial no está acorde

con el perfil laboral en algunos

casos

APersonal indispensable en

algunos laboratorios

D El espacio fisico no es suficiente

para el desarrollo de las practicas A Falta de presupuesto

D Laboratorios descentralizados

A Actualización de la normatividad

D Demora en la atención de los

requisitos de laboratorios A Falta de presupuesto

DAsignación salarial no está acorde

con el perfil laboral en algunos

casosA

Personal indispensable en

algunos laboratorios

D Laboratorios descentralizados

ARelación con otras entidades o

dependencias

D Falta de control en las actividades

de extensiónA

Aplicación incorrecta de los

procedimientos

D Falta de personal

AAplicación incorrecta de los

procedimientos

10Uso indebido de los recursos de laboratorios para beneficio propio, favorecimiento a

terceros o asuntos institucionales. Tráfico de influencias

11 Inadecuado control de inventarios

1

5 Infraestructura inadecuada para prestar el servicio

6 Falta de socialización de la normatividad

7Fallos en redes eléctricas. Equipos dañados durante la realización de prácticas. Equipos y

materiales en mal estado.

8 Déficit de personal para la prestación del servicio

3

VARIABLES (DA)

4

2

CAUSAS

Se podrá evidenciar más fácil los requerimientos de los laboratorios

Retraso en la ejecución de propuestas académicas. Déficit de equipos para el desarrollo de

las prácticas.

El servicio al usuario puede debilitarse debido al crecimiento de la población y su

dependencia del presupuesto

Pausar las operaciones de los laboratorios al depender de una sola persona y decida

renunciar

9 Desconocimiento de los procedimientos y formatos del proceso

36

En la primera y segunda columna del formato se diligenciaron, el nombre del Proceso al

cual se le identificaron los riesgos y el objetivo general.

37

A continuación, a partir de la matriz de contexto estratégico, se identificaron las causas,

es decir los medios, circunstancias y agentes generadores del riesgo y se clasificaron

como factores internos o externos.

A partir de allí, se identificó el riesgo, se realizó una breve descripción de su significado y

se clasificó de acuerdo a los siguientes aspectos:

Figura 8. Clasificación de los riesgos

En este caso se obtuvo la siguiente información:

38

Seguido a esto, el gestor del proceso clasificó el riesgo de acuerdo a la probabilidad de

ocurrencia y al impacto que puede causar su materialización, es decir, la frecuencia con

que se ha materializado el riesgo o la posibilidad de que se materialice de acuerdo con su

conocimiento acerca del Proceso y su experiencia en el mismo.

Para medir la probabilidad de ocurrencia del riesgo, se tienen en cuenta las siguientes

especificaciones:

Figura 9. Probabilidad de ocurrencia del riesgo

Respecto al impacto que pueda tener dicho riesgo varía la manera de determinarlo

dependiendo de este, para el caso de los riesgos de calidad, presenciado en este

ejemplo, se determina a través de la siguiente información la cual considera tanto

consecuencias cualitativas como cuantitativas, dependiendo las que aplique en el caso.

A continuación se evidencian las consecuencias de un impacto catastrófico.

Figura 10. Impacto catastrófico y mayor de los riesgos

Para el caso de los riesgos de corrupción dependerá del efecto que pueda causar este

hecho evaluado a través del siguiente formato, en el cual se deberá calificar cada riesgo

de corrupción y dependiendo del puntaje se determinará el impacto:

39

Figura 11. Formato para determinar el impacto de los riesgos de corrupción

Figura 12. Calificación del impacto de los riesgos de corrupción

A partir de estas dos calificaciones, se procede a evaluar el riesgo con ayuda de la matriz

de Calificación del Riesgo, en la cual se determina en qué nivel se encuentra y de esta

manera establecer aquellos riesgos que son aceptables o tolerables y cuales son

importantes o inaceptables, para poder fijar un tratamiento y las correspondientes

acciones que mitiguen o impidan su materialización. La Matriz de Calificación del Riesgo

es la siguiente:

40

Figura 13. Matriz de calificación del riesgo

Una vez analizado el riesgo inherente, el gestor identificó los controles que posee la

entidad para mitigarlo y de esta manera bajar el nivel del riesgo, estos se clasificaron en

preventivos, a aquellos que actúan para eliminar la causa del riesgo para prevenir su

materialización, y correctivos, a aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad,

después de ser detectado un evento no deseable, como también si este era manual o

automático.

Detectados los controles, el gestor procederá a evaluarlos de acuerdo a los criterios

establecidos en la matriz. Para el caso de los riesgos de calidad son los siguientes:

Figura 14. Puntuación criterios de calificación de los riesgos de calidad

41

Para este caso se obtuvieron los siguientes resultados:

Y para el caso de los riesgos de corrupción, el gestor responderá las siguientes preguntas

para cada control:

Figura 15. Criterios para la evaluación y medición de los riesgos de corrupción

A partir de estas calificaciones se obtuvo un porcentaje total para cada control. Estos

porcentajes indican: (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2011)

Figura 16. Calificación del control de los riesgos

Con los resultados que obtuvo cada control se realizó una nueva evaluación del riesgo,

desplazando la probabilidad de ocurrencia (si los controles son preventivos) o el impacto

42

(si los controles son correctivos) en la Matriz de Calificación del Riesgo mostrada

anteriormente.

El nuevo nivel de riesgo analizado después de determinar y valorar los controles se

denomina residual y solo es aceptable cuando se encuentra en la zona verde de la Matriz

de Calificación del Riesgo, como se presenta en este caso.

Finalmente, se decidió el tratamiento del riesgo, el cual puede ser: (Departamento

Administrativo de la Función Pública, 2011)

Reducirlo: Implica tomar medidas encaminadas a disminuir la probabilidad y el

impacto. Este es el método más sencillo y económico para superar las debilidades

antes de aplicar medidas más costosas y difíciles.

Evitarlo: Tomar medidas encaminadas a prevenir su materialización. Es la primera

alternativa a considerar, se logra cuando al interior de los procesos se genera cambios

sustanciales, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas.

Compartir o transferir: Traspaso de pérdidas a otras organizaciones, como contratos

de seguros, que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad.

Asumir el riesgo: Luego de reducir o transferir el riesgo puede quedar un riesgo

residual, en este caso de debe aceptar la pérdida y elaborar planes de contingencia

para su manejo.

Si el riesgo se presentara en una zona de riesgo moderada, alta o catastrófica será

necesaria la implementación de un plan de acción para eliminar en lo posible o mitigar

dicho riesgo en el caso de los riesgos de calidad.

Para los riesgos de corrupción se deben implementar controles orientados a reducir la

probabilidad de ocurrencia el riesgo o a reducir el impacto de este, por lo que se define:

Periodo de Ejecución: En éste se diligencia el periodo en el que se realiza o se ejecuta

la acción de qué fecha a qué fecha.

Acciones: En este campo se registra las acciones necesarias para mitigar el riesgo.

Registro: En esta casilla se registra la evidencia de la ejecución de la acción.

Los líderes y/o gestores del proceso en conjunto de sus equipos deberán realizar

seguimiento periódico al mapa de riesgos de corrupción y si es el caso ajustarlo.

43

7. RESULTADOS ALCANZADOS

A partir del trabajo en campo realizado durante un año y con apoyo del personal técnico

de laboratorios y gestores del proceso de Gestión de Laboratorios, se obtuvo como

producto final lo siguiente:

7.1. NORMOGRAMA

De acuerdo a la metodología mencionada, se determinó que las normas, leyes, circulares,

resoluciones, decretos y reglamentos son coherentes al proceso, también se encontró una

resolución no registrada en este, la Resolución 001 de 2001 por la cual se expide el

Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los

Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital, aplicando toda al proceso.

Se tuvo en cuenta la petición por parte de los coordinadores de incluir la regulación del

comité de laboratorios por medio de la Resolución 394 del 25 de octubre de 2006, la cual

en el momento de incluirla en el normograma del proceso ya estaba registrada. A demás

de ello se tomó en cuenta dicha información en la creación del Reglamento Unificado de

Laboratorios.

Para la visualización de este documento ver ANEXO 1. Normograma del Proceso.

7.2. CARACTERIZACIÓN

Desarrollada la metodología mencionada anteriormente, se efectuaron las siguientes

modificaciones en la caracterización, estas fueron aprobadas por los gestores y líderes

del proceso.

Se integró el proceso de Gestión de Investigación como proceso que interactúa con la

Gestión de laboratorios siendo estos lugares adecuados para la innovación e

investigación.

Se actualizaron los documentos específicos del proceso los cuales son:

Procedimientos, formatos, reglamentos, guías e instructivos una vez fueron

construidos y actualizados.

Se modificaron los requisitos aplicados al proceso ya que no debía aparecer los de la

NTC GP 1000:2009 si no los de la norma ISO 9001:2015 que aplicaran al proceso de

acuerdo a su objetivo.

Para la visualización de este documento ver ANEXO 2. Caracterización del Proceso.

7.3. PROCEDIMIENTOS

De acuerdo a la metodología utilizada para la actualización y construcción de

procedimientos, de diez (10) que existían en el SIGUD resultaron siete (7), aprobados por

los gestores o coordinadores de laboratorios de cada facultad y los líderes o decanos de

la Universidad, justificados a continuación.

44

La siguiente tabla presenta los procedimientos que actualmente se encuentran en el

SIGUD indicando la decisión que se tomó con cada uno y su justificación.

PROCEDIMIENTOS

ANTIGUOS

TIPO DE

MODIFICACIÓN JUSTIFICACIÓN

GL-PR-001, Desarrollo de

Prácticas de Laboratorio en

Espacios Académicos

Programados en las

Instalaciones

Modificación

Se fusionará con los procedimientos

2, 3 y 4 en uno solo teniendo en

cuenta que estos cuatro tratan del

desarrollo de práctica pero en

diferentes escenarios.


Prácticas Libres Eliminación







Prácticas fuera de las

Instalaciones de la Facultad y

Salidas de Campo

Eliminación







Prácticas de otras

Universidades y Entidades

Eliminación






GL-PR-005, Actualización y

Divulgación de Reglamentos

Internos por Tipo de

Laboratorio

Eliminación

Se evidenció que no es aplicado por

los laboratorios de las diferentes

facultades de la Universidad sino

que cada una maneja su propio

reglamento, por lo cual se unificaron

dichos reglamentos creando uno

general para toda la Universidad.

GL-PR-006, Elaboración y

Ejecución de Mantenimiento

Preventivo y o Correctivo a

Equipos

Modificación

Falta especificar diferentes

situaciones que se pueden presentar

como: Si el equipo tiene garantía, si

se debe dar de baja o si puede ser

reparado por el personal técnico

antes de programar un

mantenimiento especializado, entre

otras.

GL-PR-007, Registro de

Daños y Averías a Equipos

durante las Prácticas

Modificación

Falta especificar diferentes aspectos

como si el personal técnico puede

dar solución y se necesita detallar

más las actividades que se realizan

45

PROCEDIMIENTOS

ANTIGUOS

TIPO DE


cuando se presenta un daño o

avería.

GL-PR-008, Expedición de

Paz y Salvos Modificación

Se necesita hacer más explícito los

casos en que se da la expedición de

paz y salvos (graduaciones y retiros)

y las actividades que se dan en cada

uno. También se debe detallar los

diferentes actores que lo expiden ya

que cambia por Facultad.

GL-PR-009, Preparación del

Laboratorio para la Prestación

del Servicio

Modificación

Es necesario especificar desde un

principio los tipos de mantenimiento

que puede tener el laboratorio y sus

actividades concernientes. También

se deben tener en cuenta formatos

que participan en este procedimiento

así no pertenezcan al proceso.

GL-PR-010, Control y

Verificación del Ingreso de los

Materiales, Equipos e

Insumos para cada

Laboratorio

Modificación

Se necesita tener en cuenta los

procedimientos de otros procesos

que participan en este. También es

necesario crear nuevas actividades

esenciales como la creación de Hoja

de Vida de Equipos.

Tabla 1. Justificación del tipo de modificación de los procedimientos actuales del SIGUD

A continuación se presenta los siete (7) procedimiento resultado de las diferentes mesas

de trabajo los cuales son transversales a las diferentes facultades de la Universidad.

GL-PR-001, DESARROLLO DE PRÁCTICA DE LABORATORIO

Fecha de

Modificación Versión Control de Cambios

07/03/2014 01

Primera Emisión. GL-PR-001, Desarrollo de Prácticas

de Laboratorio en Espacios Académicos Programados

en las Instalaciones

07/03/2014 01 Primera Emisión. GL-PR-002, Desarrollo de Prácticas

Libres

07/03/2014 01

Primera Emisión. GL-PR-003, Desarrollo de Prácticas

fuera de las Instalaciones de la Facultad y Salidas de

Campo

07/03/2014 01 Primera Emisión. GL-PR-004, Desarrollo de Prácticas

de otras Universidades y Entidades

46

Fecha de


30/10/2017 02

Se fusionan los procedimientos 1, 2, 3 y 4 versión 01,

en uno solo nombrado "Desarrollo de Práctica de

Laboratorio" ya que estos cuatro tienen en común el

desarrollo de práctica pero en diferentes escenarios los

cuales quedan plasmados en este nuevo

procedimiento.

Tabla 2. Control de cambios procedimiento GL-PR-001, Desarrollo de Práctica de Laboratorio

Tal como lo menciona el cuadro de control de cambios, los procedimientos 1, 2, 3 y 4 que

se encuentran actualmente en la Página Web del SIGUD2 se fusionaron creando el

procedimiento GL-PR-001, Desarrollo de Práctica de Laboratorio, ya que estos cuatro

anteriormente mencionados tienen en común el desarrollo de práctica de laboratorio pero

en diversos escenarios, los cuales fueron incluidos en el nuevo procedimiento por medio

de preguntas tales como:

¿Requiere de un espacio?: Para diferenciar si se trata de una práctica libre, una práctica

programada o de extensión.

¿Es una práctica interna?: Para diferenciar si se trata de una práctica dentro de la

Universidad o fuera de esta.

¿Es una práctica diurna?: Para diferenciar si se trata de una práctica diurna o una

nocturna.

Con respecto a la última pregunta es importante denotar dos aspectos, el primero es que

aparece un término desconocido y es el de pernoctar que hace alusión a la práctica

nocturna la cual no se refiere a la realización de dicha actividad en horas de la noche, sino

al hecho de pasar la noche en la Universidad realizando esta; por otro lado este tipo de

práctica es llevada a cabo en la Facultad de Ingeniería, por lo que se incluye esta

pregunta, y con la cual queda abierta la posibilidad de cualquier facultad perteneciente a

la Universidad Distrital de implementarla con los debidos procesos ya que se encuentra

ahora en los procedimientos de Gestión de Laboratorios.

Para la visualización de este documento ver ANEXO 3. Procedimiento GL-PR-001.

GL-PR-002, PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

Fecha de


07/03/2014 01 Primera Emisión. GL-PR-006, Elaboración y Ejecución

2 Disponible en: SIGUD, Procesos, Apoyo, Gestión de Laboratorios [en línea]:

http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/sigud/pa/gl

47

de Mantenimiento Preventivo y o Correctivo a Equipos

30/10/2017 02

Se renombra el procedimiento a "Programación y

Ejecución de Mantenimiento" y se tienen en cuenta

nuevos aspectos como: Si el equipo tiene garantía, si

se debe dar de baja o si puede ser reparado por el

personal técnico de la Universidad antes de pensar en

programar un mantenimiento especializado con un

externo

Tabla 3. Control de cambios procedimiento GL-PR-002, Programación y Ejecución de Mantenimiento de Equipos

Como se menciona en el cuadro de control de cambios el procedimiento es renombrado,

también se tiene en cuenta que no siempre el mantenimiento es realizado por un externo

sino que muchas veces es realizado por los mismos laboratoristas, por la red o es

efectuado por garantía del equipo, se añade la actividad de efectuar la garantía de

mantenimiento del equipo y se pregunta al inicio si el equipo se puede reparar para saber

si continua con las actividades del procedimiento o sencillamente se da de baja.


GL-PR-003, REGISTRO DE DAÑOS Y AVERÍAS

Fecha de


07/03/2014 01 Primera Emisión. GL-PR-007, Registro de Daños y

Averías a Equipos durante las Prácticas

30/10/2017 02

Se renombra el procedimiento a "Registro de Daños y

Averías" y se tiene en cuenta en este si el usuario fue

responsable del daño o avería y si el personal técnico

puede dar la solución al inconveniente.

Tabla 4. Control de cambios procedimiento GL-PR-003, Registro de Daños y Averías


se tiene en cuenta si el usuario es responsable del daño y debe reponer el accesorio o

equipo, o en caso contrario el equipo habría fallado por uso y no por la manipulación del

involucrado; por último es incluida al inicio del procedimiento la pregunta “¿se trata de un

daño/avería?” ya que en caso contrario podría tratarse de un hurto.


GL-PR-004, CONTROL Y REGISTRO DEL INGRESO DE EQUIPOS, MATERIALES

E INSUMOS

Fecha de


07/03/2014 01 Primera Emisión. GL-PR-010, Control y Verificación del

48

Ingreso de los Materiales, Equipos e Insumos para

cada Laboratorio

30/10/2017 02

Se renombra el procedimiento a "Control y Registro del

Ingreso de Equipos, Materiales e Insumos" y se tiene

en cuenta el Procedimiento GIF-PR-002, Ingreso Bien

Tangible en el que principalmente se es puesta la placa

a los equipos.

Tabla 5. Control de cambios procedimiento GL-PR-004, Control y Registro del Ingreso de Equipos, Materiales e Insumos


también se armoniza este con un procedimiento de Infraestructura Física GIF-PR-002,

Ingreso Bien Tangible, en el cual se le asigna la placa al equipo que ingresa, y por último,

se agrega el paso de crear Hoja de Vida de Equipo (formato explicado posteriormente),

paso esencial para el logro de un mayor control frente a los equipos nuevos y antiguos de

los laboratorios.


GL-PR-005, EVALUACIÓN ESTADO DEL LABORATORIO

Fecha de


07/03/2014 01 Primera Emisión. GL-PR-009, Preparación del

Laboratorio para la Prestación del Servicio

30/10/2017 02

Se renombra el procedimiento a "Evaluación Estado de

Laboratorio" por lo que se elimina la actividad de

"Realizar aseo" y se incluyen las opciones de solicitar

mantenimiento locativo y técnico de acuerdo a la

necesidad que se presente y así habilitar los

laboratorios en las mejores condiciones.

Tabla 6. Control de cambios procedimiento GL-PR-005, Evaluación Estado del Laboratorio


se elimina la actividad de realizar aseo, se cuestiona que tipo de mantenimiento requiere

el laboratorio ya que puede ser locativo y técnico, en donde para el primero se continua

con las actividades del procedimiento para así habilitar el laboratorio y para el último

redirige al usuario al procedimiento 2 “GL-PR-002, Programación y Ejecución de

Mantenimiento”; por último, se tiene en cuenta si la reparación puede ser realizada por el

personal técnico o si le corresponde a recursos físicos de acuerdo a la naturaleza del

cargo.


49

GL-PR-006, REPORTE DE NECESIDADES DE LABORATORIOS

Fecha de


30/10/2017 01

Se crea el Procedimiento Reporte de Necesidades de

Laboratorios en el que se plasma las diferentes labores

que se deben ejecutar cuando aparece determinada

necesidad en los laboratorios, especialmente de

adquisición de nuevos equipos.

Tabla 7. Control de cambios procedimiento GL-PR-006, Reporte de Necesidades de Laboratorios

Este es un procedimiento nuevo el cual es creado debido a la necesidad de los

laboratorios de informar sus necesidades, especialmente cuando se requieren de nuevos

equipos, materiales e insumos por determinada circunstancia o actividad.

Este procedimiento es una actividad periódica de los laboratorios que no estaba

documentada con la que se logra la no dependencia de personal ya que cualquier

persona habilitada para el cargo sabrá qué hacer cuando el laboratorio presenta una

necesidad.


GL-PR-007, EXPEDICIÓN DE PAZ Y SALVOS

Fecha de


07/03/2014 01 Primera Emisión. GL-PR-007, Expedición de Paz y

Salvos

30/10/2017 02

Se complementa el procedimiento distinguiendo en este

la expedición de paz y salvos para graduados y por otro

lado para retiro de los estudiantes.

Tabla 8. Control de cambios procedimiento GL-PR-007, Expedición de Paz y Salvo

En este procedimiento se específica si la solicitud de paz y salvo es para graduados o

para retiros u otro motivo lo que desenlaza diferentes actividades en cada caso.


CAMBIOS GENERALES

o Objetivo y alcance: Para los procedimientos expuestos anteriormente se revisó

que el alcance de cada uno de los procedimientos fuera coherente a este y a su

objetivo, el único cambio realizado fue el reemplazo de la palabra estudiantes por

usuarios ya que se tuvo en cuenta la NTCGP 1000:2009, Norma Técnica de Calidad

50

en la Gestión Pública, la cual se enfoca en el usuario y fue tenida en cuenta en todo

el proceso.

o Base legal: Se incluye el Reglamento Unificado de Laboratorios, creado en la

presente pasantía, a los procedimientos que aplicara.

o Definiciones: No presenta cambios.

o Documentos y registros: Se incluyen los nuevos documentos generados para

cada procedimiento y se eliminan los considerados no funcionales para cada uno de

estos.

o Políticas de operación: No se presentan cambios.

o Responsable del procedimiento: Los responsables de los procedimientos

continúan siendo los mismos en cada procedimiento.

o Responsabilidad y autoridad: Las personas que elaboran, revisan y aprueban los

procedimientos continúan siendo las mismas, lo único que se modifica es la fecha

en que se realiza cada actividad.

7.4. FORMATOS

De acuerdo a la metodología utilizada para la actualización y construcción de formatos, de

once (11) formatos que se encontraban en el SIGUD, resultaron diez (10) los cuales a

pesar del mayor intento de unificarlos para todas las actividades, se vio la necesidad de

crear formatos específicos para ciertos laboratorios dependiendo la rama de la ciencia a la

que pertenezcan y a cómo se desarrolla determinada actividad.

Por ello, es importante mencionar que cada laboratorio deberá hacer uso de los formatos

que le apliquen, esto principalmente con el procedimiento de Desarrollo de Práctica de

Laboratorio y además, no será necesario diligenciar absolutamente todos los campos de

estos ya que hay casos en que no aplica o el laboratorio no cuenta con dicha información,

esto debido a que para lograr estandarizarlos y hacerlos funcionales a todas las

facultades fue necesario incluir la información más relevante utilizada.

La siguiente tabla presenta los formatos que actualmente se encuentran en el SIGUD

indicando la decisión que se tomó con cada uno y su justificación.

FORMATOS ANTIGUOS TIPO DE


GL-PR-001-FR-001, Base de

Datos de Uso de

Laboratorios

Eliminación

Con los diferentes formatos de solicitud de

materiales, equipos e insumos quedarán

registrados las diferentes prácticas que

fueron realizadas.

GL-PR-001-FR-002, Formato

de Solicitud de Material,

Equipos e Insumos (Docente)

Eliminación No es efectivo para el registro del

desarrollo de las diferentes prácticas.

51





Equipos e Insumos

(Estudiante)

Eliminación

Tiene exactamente el mismo contenido

del formato GL-PR-001-FR-002 "Formato

de Solicitud de Material, Equipos e

Insumos (Docente)" versión 01.



Equipos e Insumos de

Prácticas Libres

Eliminación







Equipos e Insumos de

Salidas de Campo

Eliminación






de Solicitud de Prácticas de

Externos

Eliminación






de Certificación de Práctica

de Externos

Eliminación

No es necesario ya que con el formato de

Solicitud Salida de Materiales, y Equipos a

Espacios Externos de la Facultad, GL-PR-

001-FR-006, queda registrado lo

solicitado, la fecha de aprobación y la

fecha de salida de dichos elementos como

soporte de la realización de la práctica,

por ende no es necesario.


de Diagnóstico de Equipos Eliminación

No es funcional para las diferentes

situaciones que se pueden presentar. Se

necesitan crear dos formatos, uno cuando

se presente un daño o avería donde el

usuario deba reponer el elemento; y otro

cuando ocurra una avería debido al uso

de la máquina y no por falla del usuario.


de Registro de Daños y

Averías

Eliminación

No es funcional para las diferentes

situaciones que se pueden presentar. Se

necesitan crear dos formatos, uno cuando

se presente un daño o avería donde el

usuario deba reponer el elemento; y otro

cuando ocurra una avería debido al uso

de la máquina y no por falla del usuario.


de Paz y Salvo Modificación

Se amplía el alcance de este formato ya

que es expedido por diferentes actores y

motivos de acuerdo a lo establecido en

cada Facultad.

52




Control de Asistencia Modificación

Se amplía el alcance de este formato

haciéndolo funcional a diversos tipos de

prácticas.

Tabla 9. Justificación del tipo de modificación a los formatos actuales del SIGUD

A continuación se presenta una tabla en la que se asocian cada uno de los formatos

creados y rediseñados con su respectivo procedimiento.

PROCEDIMIENTO FORMATOS


Práctica de Laboratorio

GL-PR-001-FR-001, Solicitud de Materiales, Equipos e

Insumos


Insumos Laboratorio Ciencias Básicas

GL-PR-001-FR-003, Préstamo Recurrente de Equipos


Insumos por Práctica

GL-PR-001-FR-005, Control de Asistencia Salas, Talleres,

Aulas u Otros Espacios

GL-PR-001-FR-006, Solicitud Salida de Materiales y

Equipos a Espacios Externos de la Facultad

GL-PR-002, Programación

y Ejecución de

Mantenimiento de Equipos

GL-PR-002-FR-007, Hoja de Vida de Equipos

GL-PR-003, Registro de

Daños y Averías

GL-PR-003-FR-008, Reporte de Averías de Equipos

GL-PR-003-FR-009, Reporte Deudor de Equipos,

Materiales e Insumos en Práctica

GL-PR-004, Control y

Registro del Ingreso de

Equipos, Materiales e

Insumos

N/A

GL-PR-005, Evaluación

Estado del Laboratorio N/A

GL-PR-006, Reporte de

Necesidades de

Laboratorios

N/A

GL-PR-007, Expedición de

Paz y Salvos GL-PR-007-FR-010, Paz y Salvo

Tabla 10. Formatos finales correspondientes los nuevos procedimientos del proceso

53

GL-PR-001-FR-001, SOLICITUD DE MATERIALES, EQUIPOS E INSUMOS

Formato creado para la solicitud de materiales, equipos e insumos por parte del

estudiante en una práctica programada o libre; este es el formato principal que aplica a la

mayoría de laboratorios de todas las facultades para el desarrollo de prácticas.

Una hoja carta en sentido horizontal contiene dos de estos formatos. Aunque el objetivo

es sistematizar el proceso, mientras se llega a esto se harán uso de estos formatos de

manera física o digital de acuerdo a la situación y a como mejor considere cada

laboratorio.

Figura 17. Formato GL-PR-001-FR-001, Solicitud de Materiales, Equipos e Insumos

Para la visualización de este documento ver ANEXO 10. Formato GL-PR-001-FR-001.

DÍA M ES AÑO

EN T R EGA D EVOL.

OBSERVACIONES

___ Académico ___ Investigación ___Extensión ___Servicios ___Otros

Versión: 01

Fecha de aprobación:

30/10/2017

D ESC R IP C IÓNEST A D O

CÓDIGO/CÉDULA:

CÓDIGO DE GRUPO:

C A N T .

TÍTULO DE LA PRÁCTICA O ESPACIO ACADÉM ICO:

No. ConsecutivoHORA SOLICITUD

DOCENTE:ATENDIDO POR:

SOLICITUD DE MATERIALES,

EQUIPOS E INSUMOS

Macroproceso: Apoyo a lo

Misional

Proceso: Gestión de

Laboratorios

NOM BRE:

#

IN T ER N O

USUARIO:

Código: GL-PR-001-FR-

001

DEPENDENCIA/LUGAR

Tipo de práctica:

54

GL-PR-001-FR-002, SOLICITUD DE MATERIALES, EQUIPOS E INSUMOS

LABORATORIO CIENCIAS BÁSICAS

Formato creado debido a la necesidad de los laboratorios pertenecientes al área de

ciencias básicas como química, física y biología, entre otros, en los cuales para la

solicitud de materiales o insumos tanto el usuario como el laboratorista debe saber la

cantidad en diversas unidades como lito, decilitro o mililitro, y también el porcentaje de

concentración en especial para el caso de los reactivos.

Este formato aplicará para los laboratorios anteriormente mencionados y para los que

consideren necesario su uso, siendo la Facultad de Ciencias y Educación, de Medio

Ambiente y Tecnológica donde más se evidenciaría la implementación de este.

Figura 18. Formato GL- PR-001-FR-002, Solicitud de Materiales, Equipos e Insumos Laboratorio Ciencias Básicas



002

Versión: 01


30/10/2017

Profesor:

Nº de grupos:

Hora:

Hora:

Materiales y equipos Concentración Cantidad

Nombre de la práctica:

Asignatura:

Monitor:

Reactivos

SOLICITUD DE MATERIALES, EQUIPOS E INSUMOS LABORATORIO

CIENCIAS BÁSICAS

Macroproceso: Apoyo a los Misional

Proceso: Gestión de Laboratorios

Firma docente Revisado y aprobado por

Observaciones:

Fecha de práctica:

Fecha de solicitud:

55

GL-PR-001-FR-003, PRÉSTAMO RECURRENTE DE EQUIPOS

Formato creado para la solicitud de equipos de alta rotación como computadores,

microscopios, entre otros, para los cuales teniendo en cuenta el ahorro de papel no se

justifica utilizar un formato (GL-PR-001-FR-001) por cada estudiante que solicite el

equipo, para este caso el laboratorista podrá utilizar un formato para cada equipo o tipo de

equipo, en el cual se especificará fecha, equipo o espacio a prestar, usuario, hora de

entrada, hora de salida, entre otros datos importantes; con esto podemos evidenciar el

ahorro de papel y de tiempo para los laboratoristas ya que por ejemplo en vez de recibir

12 formatos para 12 estudiantes que solicitan un equipo, registrará la misma información

en una sola página en 12 filas del formato.

Figura 19. Formato GL- PR-001-FR-003, Préstamo Recurrente de Equipos


_______________________________ATENDIDO POR:

Macroproceso: Apoyo a lo Misional Versión: 01

Proceso: Gestión de LaboratoriosFecha de aprobación:

30/10/2017

HORA

SALIDA

Código

internoUSUARIO CÓDIGO/CÉDULA

LABORATORIO

Equipo o espacio

a prestarFECHA

PROY.

CURRICULAR

PRÉSTAMO RECURRENTE DE EQUIPOS Código: GL-PR-001-FR-003

OBSERVACIONES:

HORA

ENTRADAFIRMA

56

GL-PR-001-FR-004, SOLICITUD DE MATERIALES, EQUIPOS E INSUMOS POR

PRÁCTICA

Formato diseñado para los laboratorios que crean grupos de trabajo al inicio de semestre

para el desarrollo de prácticas con el fin de reducir tiempos en el momento de la solicitud,

entrega y devolución de equipos, materiales e insumos durante la realización de estas.

Para este caso el laboratorista utiliza un solo formato por práctica, con lo que también se

evidencia el ahorro de papel, en donde en la primera columna especifica los elementos a

prestar y en las siguientes donde se encuentra la enumeración de grupos, se chequearán

los materiales que se presten a los equipos correspondientes.

Figura 20. Formato GL- PR-001-FR-004, Solicitud de Materiales, Equipos e Insumos por Práctica


Nombre del profesor:

Nombre del monitor:

Grupo

Descripción

Firma docente Firma técnico

SOLICITUD DE MATERIALES, EQUIPOS E INSUMOS POR

PRÁCTICA

Macroproceso: Apoyo a los Misional


Nombre de la práctica:

Fecha:

Asignatura:


004

Versión: 01


30/10/2017

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

57

GL-PR-001-FR-005, CONTROL DE ASISTENCIA SALAS, TALLERES, AULAS U

OTROS ESPACIOS

Formato diseñado como asistencia de los profesores que reservan determinado espacio

para el desarrollo de sus clases. Este aplica principalmente a las salas de sistemas, sin

embargo se amplía su alcance para talleres, aulas u otros espacios ya que en otras

facultades como la de Artes – ASAB los docentes apartan talleres para el desarrollo de

sus materias y donde también se lleva una asistencia.

Figura 21. Formato GL-PR-001-FR-005, Control de Asistencia Salas, Talleres, Aulas u Otros Espacios


GL-PR-001-FR-006, SOLICITUD SALIDA DE MATERIALES Y EQUIPOS A

ESPACIOS EXTERNOS DE LA FACULTAD

Formato creado para el préstamo de equipos y materiales a espacios fuera de la

Universidad; este documento fue diseñado de tal manera que los solicitantes perciban el

compromiso y la responsabilidad que están adquiriendo al utilizar fuera de la Universidad

dichos equipos, así que este puede ser visto como una especie de pagaré ya que al inicio

de este se especifican los elementos a prestar, el número de placa (si tiene), la fecha de

IMPORTANTE: Al firmar esta plantilla, acepto las políticas de uso de las salas de informática y me comprometo a velar por el cumplimiento de las mismas.

Código: GL-PR-001-FR-005

Versión: 02

Fecha de aprobación: 30/10/2017

CONTROL DE ASISTENCIA SALAS, TALLERES, AULAS U OTROS ESPACIOS

Macroproceso: Apoyo a lo Misional

Proceso: Gestón de Laboratorios

Entrada

Entrada

Sala

Sala

14:00 a 16:00 16:00 a 18:00 18:00 a 20:00 20:00 a 22:00

FECHA DD MM AAAA

6:00 a 8:00 8:00 a 10:00 10:00 a 12:00 12:00 a 14:00Horario

Sala

Salida

Salida

Entrada

Salida

Sala

Entrada

Salida

Sala

Entrada

Salida

Sala

Entrada

Salida

Sala

Entrada

Salida

58

salida, la fecha en que se devolverán y el precio del(los) equipo(s), además de ello se

deberá registrar el destino de estos, donde reposarán, los usuarios responsables con sus

datos principales y se podrán anexar y solicitar los documentos que el laboratorista

considere necesarios para el préstamos de dichos elementos como copia del carnet

refrendado, certificado del evento, entre otros.

Figura 22. Formato GL- PR-001-FR-006, Solicitud Salida de Materiales y Equipos a Espacios Externos de la Facultad

Para la visualización de este documento ver ANEXO 15. Formato GL-PR-001-FR-006

.

GL-PR-002-FR-007, HOJA DE VIDA DE EQUIPOS

Formato creado debido a la necesidad de los laboratorios frente al control de los

mantenimientos de los equipos; cada equipo deberá contar con su hoja de vida en la cual

se registran los datos más importantes de este y los diferentes mantenimientos

Fecha

SolicituConsecutivo

M otivo de

solicitud:

Práct ica

Académica

M antenimient

oInvest igación

Préstamo

ExtensiónGarantía Otro


Versión: 01


30/10/2017

FIRMACELULARNOMBRE CÓDIGO

SOLICITUD SALIDA DE MATERIALES Y EQUIPOS A ESPACIOS

EXTERNOS DE LA FACULTAD

Macro proceso: Apoyo a los misional


FECHA SALIDA

Dependencia

CÉDULA

En caso que la dependencia requiera los equipos listados en la tabla anterior, se deberá proceder con la

entrega en el tiempo que establezcan las partes.

Destino de los equipos: (Ciudad, Dirección)

_________________________________________________________________________________________________

___ Lugar donde reposarán los equipos: (Ciudad, Dirección, otras especificaciones)

_________________________________________________________________________________________________

___

Responsable

Nombre:______________________________________________________Cédula

N°:______________________________

Empresa/Institución:_______________________________________________________Cargo:__________________

_____

Manifiesto que conozco las condiciones de préstamo o salida de equipo, el cual será de uso netamente

académico o investigativo asumiendo total responsabilidad en caso de ocasionarse alguna avería a equipos y

Usuario(s) Responsable(s):

FECHA DE

DEVOLUCIÓN

Por medio de la presente los usuarios relacionados, solicitamos la salida de equipo(s) mencionado(s) a

continuación:

PRECIO UNITARIO

DEL ELEMENTO

PLACA DE

INVENTARIODESCRICPIÓN DEL ELEMENTO

Coordinador de Laboratorios

NOTA

Usuario: Anexar soportes que garanticen la calidad de estudiante. (Ej: Carnet vigente, recibo de matrícula,

otro)

Otros: Soportes para justificar la salida del equipo.

*Para la salida del equipo debe haber preferiblemente un docente de planta responsable de esta.

V°B° Coordinador Proyecto Curricular

V°B° Coordinador de Sede

59

realizados, detrás de este irán anexos todos los soportes de dichos mantenimientos ya

que la información que se registra en el formato es la más relevante.

Con la creación de este y la inclusión de la actividad “crear hoja de vida de equipo” en el

procedimiento GL-PR-004, Control y Registro del Ingreso de Equipos, Materiales e

Insumos, se genera el deber de que todos los equipos que de ahora en adelante ingresen

a los laboratorios contarán con su Hoja de Vida y los que ya se encontraban en estos

también, por lo que una de las tareas pendientes y que algunos laboratoristas ya están

iniciando es el diligenciamiento de este formato para los equipos antiguos con el registro

de los últimos mantenimientos realizados.

Figura 23. Formato GL--PR-002-FR-007, Hoja de Vida de Equipos


ITEM


Versión: 01

Fecha de aprobación: 30/10/2017

3. HISTORIAL DE MANTENIMIENTO

MANTENIMIENTO INTERNO PREDICTIVO (MIP)------ MANTENIMIENTO EXTERNO PREDICTIVO (MEP) MANTENIMIENTO INTERNO PREVENTIVO (MIPV)-------MANTENIMIENTO EXTERNO PREVENTIVO (MEPV)

OBSERVACIONES / REPUESTOS

¿Cuenta con

manual?Accesorios

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

TIPO DE USO

PAÍS DE ORIGEN

REFERENCIA/MODELO

TIEMPO DE GARANTÍA

TIEMPO DE VIDA ÚTIL

FRECUENCIA DE MTTO

1. INFORMACIÓN DEL EQUIPO

CÓDIGO INTERNO

NOMBRE DEL EQUIPO

DEPENDENCIA

FECHA DE ADQUISIÓN

CÓDIGO DE INVENTARIO

UBICACIÓN

MARCA

# SERIEIMAGEN EQUIPO

# DE FACTURA COMPRA

# DE REMISIÓN COMPRA

VALOR DE COMPRA

PROVEEDOR

TIPO DE

MANTENIMI

ENTO

FECHA DE

REALIZACIÓ

N

DATOS EMPRESA CONTRATADA TIEMPO DE

GARANTÍA

ESPECIFICACIONES DEL MANTENIMIENTO

REALIZADO RESPONSABLE

CONVENSIÓN TIPO DE MANTENIMIENTOMANTENIMIENTO INTERNO CORRECTIVO (MIC)------MANTENIMIENTO EXTERNO CORRECTIVO (MEC)

POTENCIA ELÉCTRICA

HOJA DE VIDA DE EQUIPOS



(Ver anexos mantenimiento del equipo)

Académico Investigación Extensión Servicios Otros

60

GL-PR-003-FR-008, REPORTE DE AVERÍAS DE EQUIPOS

Formato diseñado para el caso en que un usuario dañe o pierda algún equipo o accesorio,

en donde deberá reponer dicho elemento.

Figura 24. Formato GL--PR-003-FR-008, Reporte de Averías de Equipos


Día Mes Año

Cargo

Celular Correo

Marca Cód. Int.

Banco Hora

Día Mes Año


008

Versión: 01


30/10/2017

Carrera

Facultad

Laboratorio

AsignaturaSala de ubicación

Forma en que se lleva a cabo el mantenimiento

Firma técnico que

atendió:

Hora

Usuario/Responsable



REPORTE DE AVERÍAS DE EQUIPOS

Firma usuario:

Mantenimiento

interno

Código/Cédula

Equipo

Fecha de salida del equipo a

mantenimiento

Procedimiento realizado

¿Cuál?:

Servicio técnico

especializadoRespaldo por garantía Otro

Descripción de la avería Fecha de entrada del equipo a

mantenimiento

61

GL-PR-003-FR-009, REPORTE DEUDOR DE EQUIPOS, MATERIALES E INSUMOS

EN PRÁCTICA

Formato diseñado para los casos en que un equipo falle durante su uso y deba ser

enviado a mantenimiento.

Figura 25. Formato GL--PR-003-FR-009, Reporte Deudor de Equipos, Materiales e Insumos en Práctica


GL-PR-007-FR-010, PAZ Y SALVO

Este formato fue modificado en gran magnitud al ampliarse el alcance de este ya que el

paz y salvo de laboratorios en todas las facultades es expedido por diferentes actores

como lo pueden ser: Laboratoristas, coordinadores de laboratorios o coordinadores de

proyecto curricular, por ello se diseña de tal manera que se puede registrar quien, para

qué, para quién y cuándo se expide este de manera abierta.

Figura 26. Formato GL--PR-007-FR-010, Paz y Salvo


62

7.5. REGLAMENTOS

Debido a la eliminación del procedimiento GL-PR-005, Actualización y Divulgación de

Reglamentos Internos por Tipo de Laboratorio versión 01, ya que no era utilizado e

implementado en los laboratorios de las diferentes facultades, se creó el Reglamento

Unificado de Laboratorios con código GL-PR-001-RT-001, el cual contiene la normatividad

principal que aplica a todos los laboratorios de toda la Universidad, como deberes,

obligaciones y prohibiciones de los usuarios y responsables de laboratorios, sanciones,

normas generales de seguridad para laboratorios, talleres, aulas de software aplicado y

aulas especializadas, entre otros temas básicos del proceso.

Para la visualización de este documento ver ANEXO 20. Reglamento GL-PR-001-RT-

001.

7.6. INSTRUCTIVOS

De acuerdo a la metodología mencionada, se crea el instructivo para el Diligenciamiento

de la Hoja de Vida de Equipos codificado como GL-PR-002-IN-001, en el cual se explica

paso a paso como se debe diligenciar el Formato Hoja de Vida de Equipos y que

información se debe registrar.

Para la visualización de este documento ver ANEXO 21. Instructivo GL-PR-002-IN-001.

7.7. GUÍAS

De acuerdo a la metodología mencionada, se crea la Guía para la Recolección de

Material Vegetal con código GL-PR-001-GUI-001, la cual aplica exclusivamente para el

Herbario de la Facultad de Medio Ambiente. Esta guía fue estandarizada con los

protocolos que presenta el equipo SIGUD y con toda la normatividad que le aplica

Para la visualización de este documento ver ANEXO 22. Guía GL-PR-001-GUI-001.

7.8. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PARA CARGAS

LABORALES

De acuerdo a la metodología mencionada, se logra de manera exitosa el levantamiento de

la información para el desarrollo de cargas laborales por cada Facultad.

Durante el desarrollo de las entrevistas se evidenció que efectivamente la mayoría de

personal en la institución, en este caso en los laboratorios son contratistas y que muchos

se encontraban en niveles jerárquicos menores en su contrato cuando el laboratorio o

espacio requería de un cargo superior con el que contaba el laboratorista por lo general.

63

Por otro lado, en la toma de tiempos algunos laboratoristas contaban con el registro de

sus tiempos y su frecuencia de realización, sin embargo la gran mayoría estableció

valores empíricos a cerca de estos.

Para finalizar, en varias entrevistas se informó el inconformismo, como ya se mencionó,

del nivel jerárquico de la persona en el contrato, pero también del límite de las actividades

de un laboratorista, cuestionándose hasta donde van las labores de cada uno ya que en

repetidas ocasiones, que ya se vuelve costumbre en la facultad, sus superiores les

solicitan tareas que no les corresponden pero se deben realizar.

Varios de los entrevistados, al solicitar sus firmas ya no se encontraban laborando ya que

su contrato había terminado principalmente y otras razones.

7.9. INDICADORES

Una vez empleada la metodología mencionada para el desarrollo de indicadores, el

producto final son las Hojas de Vida de cada indicador diligenciadas en su totalidad.

A demás de la creación de dos (2) indicadores, se hicieron algunas correcciones a los

indicadores existentes que eran tres (3), los cuales tuvieron cambios en cuanto a su

fórmula, a su fuente de información, a la periodicidad de la medición de este y en especial

se reformaron en cuanto a las políticas y lineamientos con las que se relacionaba de

acuerdo al Plan Estratégico de Desarrollo 2018 – 2030.

Estos tienen como finalidad realizar seguimiento al objetivo del proceso el cual es,

desarrollar las actividades de soporte necesarias para llevar a cabo la Gestión de

Laboratorios de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas mediante el

cumplimiento de los lineamientos y políticas institucionales establecidas, brindando así

apoyo a las labores misionales.

Así que para el proceso de Gestión de Laboratorios quedan cuatro (4) indicadores para el

seguimiento del objetivo de este.

GL-001, Satisfacción de los Usuarios Frente al Servicio que Presta Laboratorios:

Indicador creado con el fin de medir como su nombre lo indica, el nivel de satisfacción

de los usuarios que utilizan los laboratorios en cuanto al servicio y funcionamiento.

Para este se modificaron las fuentes de información ya que no estaban formalizados

por tanto no eran aplicadas en los laboratorios.

Para la visualización de este documento ver ANEXO 23. Indicador GL-001

GL-002, Capacidad de Laboratorios, Talleres y Aulas Especializadas en la

Institución: Indicador creado con el fin de medir el porcentaje de metros cuadrados

destinados para laboratorios, talleres y aulas especializadas.

64

Este no contaba con una meta por lo que para establecer esta nos basamos en dos

documentos guía para el correspondiente análisis.

Norma Técnica Colombiana NTC 4595 – Ingeniería Civil y Arquitectura

Planeamiento y Diseño de Instalaciones y Ambientes Escolares

Esta norma establece las áreas con las que debe contar un estudiante en

diferentes ambientes pedagógicos básicos, para el caso de los laboratorios,

clasificados en los Ambientes tipo C, la norma establece en promedio un área de

2,5 metros cuadrados por estudiante, teniendo presente que por el tipo de

laboratorio o taller aumenta o disminuye esta medida, sin embargo se establece

este promedio.

Boletín Estadístico de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas – 2013

Por medio del boletín estadístico de la Universidad se pudo conocer que:

Área Total de la Universidad

Área Total de Laboratorios y/o Talleres de la Universidad

Área Total de Aulas de Informática de la Universidad

Número Total de Estudiantes Inscritos a Pregrado 2013-i

18.166

Es decir que, teniendo en cuenta los registros del semestre 2013-1 la universidad

debería contar con un área promedio de laboratorios de:

(

) (

)

( ) ( )

Por lo que se puede deducir que ni siquiera contando con toda el área de la

Universidad que corresponde a 29.054 metros cuadrados, se lograría cumplir este

requisito de 2,5 metros cuadrados de laboratorios por estudiante.

Ahora también se puede contrastar que de los 29.054 metros cuadrados con los que

cuenta la Universidad, 8.816 metros cuadrados corresponde a laboratorios lo que

equivale a un 30.34% de la Universidad. A pesar de este valor de participación, de

acuerdo a la norma Icontec no se cumple ni siquiera el 1% del área esperada de

laboratorios de la Universidad por lo que se decide implementar este valor como

65

meta, que aunque es una muy pequeña, de acuerdo a la situación en la que se

encuentra la Universidad es un valor probable de alcanzar para empezar, el cual se

esperaría aumente con el cumplimiento del indicador.

Por último, la fórmula con la que contaba no era efectiva ya que tenía en cuenta todos

los espacios, ahora se tiene en cuenta solo los espacios académicos lo cual lo hace

más preciso.

Para la visualización de este documento ver ANEXO 24 Indicador GL-002.

GL-003, Porcentaje de Equipos de Laboratorios Averiados: Indicador creado para

medir el porcentaje de equipos averiados que se encuentran en laboratorios, a este

solo le fue modificado la fuente de información del denominador.

Para la visualización de este documento ver ANEXO 25. Indicador GL-003.

GL-004, Impacto de los Laboratorios en los Proyectos de Grado: Este indicador

fue propuesto para medir como dice su nombre medir el impacto de los laboratorios en

el desarrollo de proyectos de grado. Se establece una meta del 15% de acuerdo a

algunos informes de gestión vistos durante la aprobación de este con los gestores del

proceso.

Para la visualización de este documento ver ANEXO 26. Indicador GL-004.

7.10. MAPA DE RIESGOS

Utilizando la metodología mencionada y con el fin de tener una herramienta que permita

administrar los riesgos institucionales, de tal manera que se eviten, reduzcan, prevengan

o mitiguen aquellos que generen un impacto en el cumplimiento de los objetivos generales

de los Procesos de Gestión de Laboratorios, se construye con ayuda de los gestores del

proceso la matriz de riesgos de calidad y de corrupción y se hace una evaluación de estos

para cada Facultad.

El proceso inició con la detección de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas

del proceso de acuerdo al contexto interno y externo de este, para un posterior análisis y

descubrimiento de las posibles causas de riesgo que podían generar la combinación de

estos aspectos.

Para la visualización de este documento ver ANEXO 27. Mapa de Riesgos del Proceso.

Carpeta 1. Análisis DOFA

Los riesgos encontrados junto con sus causas, consecuencias y controles existentes

fueron:

66

RIESGOS DE CALIDAD DEL PROCESO

CAUSAS RIESGO CONSECUENCIAS CONTROLES

Infraestructura inadecuada

para prestar el servicio Fallas en la

prestación del

servicio a nivel

tecnológico y

espacios

físicos

Impedimento para

desarrollar las clases y

prácticas

Mantenimientos

preventivos locativos

Daños o fallas en la red Quejas y reclamos por

parte de la comunidad

Planificación de

disponibilidad de salas

Daños o fallas en redes

eléctricas Investigaciones

disciplinarias

Existencia de plantas

eléctricas Cierres de orden público

Equipos en mantenimiento a

la hora de realizar la práctica Fallas en la

prestación del

servicio a nivel

de materiales y

equipos.

Impedimento para

desarrollar las clases y

prácticas

Mantenimientos

preventivos

Equipos y/o materiales en

mal estado

Quejas y reclamos por

parte de la comunidad

Mantenimientos

correctivos

Demora en la aprobación de

mantenimientos Investigaciones

disciplinarias

Stock de seguridad

para materiales Falta de presupuesto

Falta de socialización de la

normatividad Incumplimiento

de la

normatividad y

documentación

que rigen los

laboratorios

Desarrollo inadecuado

de las actividades de los

laboratorios

Socialización de la

normatividad y

procedimientos

Desconocimiento de los

procedimientos y formatos

del proceso

Investigaciones

disciplinarias

Realimentación de

casos indeseados

Incumplimiento de la

normatividad y

documentación del proceso

No ejecución de las

actividades de los

laboratorios

Verificación del

cumplimiento de la

normatividad

Figura 27. Causas, consecuencias y controles de los riesgos de calidad

RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PROCESO

CAUSAS RIESGO CONSECUENCIAS CONTROLES

No estandarización de

costos para las

actividades de

extensión

Cobros

indebidos

Quejas y reclamos por la

comunidad Estandarización de

costos de los servicios

de laboratorios

Investigaciones

disciplinarias

Sanciones

Uso indebido de los

recursos de laboratorios

para beneficio propio,

favorecimiento a

terceros o asuntos

institucionales Peculado

Impedimento para

desarrollar las prácticas de

laboratorios

Control mediante

formato solicitud salida

de materiales y

equipos a espacios

externos de la facultad

Investigaciones

disciplinarias

Tráfico de influencias


comunidad Divulgación de los

servicios y costos a la

comunidad en general Sanciones

67

Inadecuado control de

inventarios

Pérdida de

equipos,

materiales o

insumos

Impedimento para

desarrollar las prácticas de

laboratorios

Control mediante

formato de préstamos

de equipos

Investigaciones

disciplinarias

Control mediante

formato de reporte

deudor de equipos,

materiales e insumos

en práctica


comunidad Control mediante

inventarios periódicos Detrimento patrimonial

Sanciones

Figura 28. Causas, consecuencias y controles de los riesgos de calidad

Una vez establecida la información anterior, el gestor del proceso clasificó el riesgo de

acuerdo a la probabilidad de ocurrencia y al impacto que puede causar su materialización

en su facultad.

Para la evaluación del impacto de los riesgos de corrupción se utilizó el formato GI-MG-

001-FR-02 con nombre, “Formato para Determinar el Impacto de los Riesgos de

Corrupción” en el cual para cada riesgo establecido se respondía una seria de preguntas

acerca de las consecuencias que se podían tener en caso de que este se materializara, a

partir de las respuestas se obtenía la clasificación del impacto. Se estableció una

evaluación por riesgo para toda la Facultad ya que la evaluación fue la misma.


Carpeta 2. Evaluación Impacto Riesgos de Corrupción.

También se califican los controles existentes y dependiendo de la zona de riesgo en que

quedase el mismo riesgo, se decidía si implementar o no implementar nuevas acciones

para eliminar el riesgo o mitigar el impacto de este. Es decir, si la zona de riesgo era

moderada, alta o catastrófica se veía la necesidad de establecer con ayuda del gestor un

plan de mejoramiento.


Carpeta 3. Matriz de Riesgos.

Establecidas estas acciones, se procedió a diligenciar la matriz de Plan de Mejoramiento

del Proceso donde se registraron los planes de acción para las facultades que lo

requirieron. En esta se identifican los hallazgos, las causas de este, las acciones

planteadas con los gestores, el responsable de esta, el ejecutor, la fecha en que iniciará y

terminará cada acción y su respectivo indicador de seguimiento y cumplimiento.


Carpeta 4. Plan de Mejoramiento.

68

7. PROPUESTA DE MEJORA

Una vez que el proceso se vuelve trasversal a las cinco (5) facultades de la Universidad,

la propuesta de mejora al proceso de Gestión de Laboratorios es la sistematización de

este en cuanto a procedimientos y formatos en lo posible; se ha evidenciado en ciertos

laboratorios el uso de aplicativos para el desarrollo de prácticas en cuanto a la solicitud

del espacio, materiales, entrega de salas o laboratorios y verificación de paz y salvo, sin

embargo estos se encuentran adecuados al laboratorio que los utiliza, por otro lado es

necesario el trabajo con las dependencias correspondientes para el desarrollo de una

plataforma o sistema que tenga la capacidad y aplique para toda la Universidad. Por

medio de las diferentes mesas de trabajo se ha recibido la propuesta de sistematizar en

primera instancia el procedimiento de Expedición de Paz y Salvo ya que podría realizarse

a través del Sistema de Gestión Académica. Por último, al lograr la sistematización de

formatos se daría un manejo adecuado al uso del papel, siendo una de las políticas de la

Universidad el ahorro de este.

69

8. CONCLUSIONES

Parte del personal de la Universidad presenta resistencia al cambio en cuanto a la

estandarización de procedimientos y formatos ya que cada facultad a pesar de realizar

las mismas actividades en laboratorios, en cada una se realizaba de diferente manera,

sin embargo con el propósito de mejorar continuamente para la institución y por esta,

finalmente se logra el consenso y aprobación de todos.

Se logra el objetivo de construir, actualizar, unificar y estandarizar la documentación

del proceso haciéndolo trasversal a todas las facultades de la Universidad.

Se levanta la información de cargas laborales para el presente proceso en cada una

de las Facultades de la Universidad.

Al evaluar los riesgos de calidad y de corrupción en cada Facultad se evidenció que

cada una cuenta con diferentes características lo que hace que los resultados frente a

estos sean totalmente diferentes, por ello se decide dejar un solo documento pero

incluyendo la evaluación realizada con cada Facultad.

Las acciones de mejora que se requirieron de acuerdo a los resultados obtenidos en el

Mapa de Riesgos fueron registrados en la Matriz de Plan de Mejoramiento.

Al establecer la fuente de información para los indicadores cada facultad contaba con

diferentes fuentes o no la tenían, por ello se generan los documentos necesarios para

ello y se solicita la inclusión de cierta información en los informes de gestión para

lograr la medición de estos.

La caracterización, procedimientos, formatos, guías, instructivo, reglamento y

normograma fueron aprobados por los gestores y líderes del proceso.

Los indicadores y la matriz de riesgos de calidad y de corrupción fueron aprobadas por

los gestores del proceso.

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9. BIBLIOGRAFÍA

ALCADÍA MAYOR DE BOGOTÁ. (2006). Decreto 514 de 2006. Bogotá D.C., Colombia.

ALCADÍA MAYOR DE BOGOTÁ. (2011). Decreto 652 de 2011. Bogotá D.C., Colombia.

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de

Gestión para las Entidades y Organismos Distritales (NTD-SIG 001:2011). 2011

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA GESTIÓN PÚBLICA. Manual Técnico del

Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano- MECI. Dirección de

Gestión y Desempeño Institucional. 2014.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma

Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000:2009).

MINISTERIO DE EDUCACIPON NACIONA. Norma Técnica Colombiana NTC 4595.

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Escolares.

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Vigencia 2013. Oficina Asesora de Planeación y Control. Disponible en:

http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/boletin-estadistico

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Plan Estratégico de

Desarrollo 2018-2030 (Documento Preliminar). Oficina Asesora de Planeación y Control

de la Universidad – Equipo SIGUD.

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Sistema Integrado de

Gestión de la Universidad Distrital – SIGUD. Oficina Asesora de Planeación y Control.

Disponible en: http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/sigud

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