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REGISTRO DE TRANSACCIONESCOMERCIALES

El proceso de registro de las transaccionescomerciales debe ser lo ms exacto, objetivo,oportuno y metdico posible ya que los datosregistrados en dicho proceso constituyen la in-formacin que los contadores manejaran paratomar decisiones que maximicen el rendimientoeconmico de las empresas que tienen a cargo.

Con la automatizacin que hoy en da existeen todas las organizaciones es mucho ms pre-ciso, rpido y econmico el proceso de llevar loslibros contables ya que hay programas de com-putacin (Software) especialmente diseadospara ello.

Los asientos contables se van registrandoen la computadora y una vez procesados pa-san automticamente del libro diario al mayor, ycuando queremos revisar la informacin registra-da en los libros de Diario, Mayor o Inventario slotenemos que imprimir los informes respectivos.

Cmo se procesan los datos?

Veamos paso a paso como se inicia todo elproceso contable.

La contabilidad consta de un ciclo de sietepasos. Los tres primeros se reeren a la tenedu-ra de libros, es decir, a la compilacin y registrosistemticos de las transacciones nancieras.Los documentos nancieros constituyen la basede la contabilidad; entre estos documentos po-demos nombrar: los cheques, las facturas, etc.La informacin contenida en estos documentoses trasladada a los libros contables: el Diario y

el Mayor.

Primer paso: El registro de cada transaccinen el libro diario constituye el punto de arranquedel sistema contable.

Segundo paso: En la siguiente etapa delciclo contable las cantidades reejadas en ellibro diario se copian en el libro mayor, en elque aparece la cuenta concreta de cada partidacontable. En cada cuenta aparecen los dbitos ala izquierda y los crditos a la derecha, de formaque el saldo, es decir el crdito o el dbito neto,de cada cuenta puede calcularse con facilidad.

Tercer paso: Una vez reejadas todas lastransacciones en el mayor se procede a obtenerel saldo (deudor o acreedor) de cada cuenta. Lasuma de todos los saldos acreedores debe serigual a la suma de todos los saldos deudores,pero con signo contrario, ya que cada transac-cin que genera un crdito provoca, al mismotiempo, un dbito de la misma cuanta. Estepaso, al igual que los siguientes, se produce alconcluir el perodo econmico.

Cuarto paso: Finalizadas las etapas corres-pondientes a la tenedura de libros, el contadorpblico procede a ajustar la serie de cuentas querequieren actualizarse, entre ellas estn: ingre-sos cobrados por adelantado, gastos pagadospor anticipado, la depreciacin, provisin paracuentas incobrables, etc.

Un sistema de Contabilidad manual requiere

el uso de calculadoras, lpices y hojas de

contabilidad.

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Quinto paso: Una vez realizados los ajustesanteriores, el contador pblico realiza un primerbalance de comprobacin de saldos, adaptandostos a los ajustes anteriores.

Sexto paso: Cuando se han actualizado to-dos los saldos se procede a redactar el Balancey preparar la cuenta de prdidas y ganancias.

Sptimo paso: El ltimo paso consiste encerrar las cuentas anuales, transrindolas a lacuenta de prdidas y ganancias de forma que,aquellas cuentas que corresponden tan slo a laactividad anual se anulan unas a otras, de formaque los crditos y dbitos del siguiente aoscal reejen en exclusiva la actividad de eseao.Para cumplir estos pasos se debe contarcon un Sistema de Contabilidad que se adapte a

la magnitud de la empresa, a la naturaleza de susoperaciones y a la informacin en particular querequiere para la administracin. Por ejemplo, lacontabilidad de un Hotel no puede ser manejadaigual que la contabilidad de una fbrica. Sonempresas completamente diferentes.

Pero toda empresa requiere adoptar elsistema contable ms adecuado para controlarsus operaciones. Veamos como se clasican lossistemas contables:

Podemos distinguir dos clases de Sistemas

de Contabilidad: Sistema de Contabilidad Ma-nual y Sistema de Contabilidad Mecanizado.

1. Sistema De Contabilidad Manual.

Un Sistema de Contabilidad Manual es elque se desarrolla trabajando manualmente, almenos en un alto porcentaje. Aunque se utilizanalgunas mquinas sumadoras o calculadoras; lamayora de los trabajos son realizados en formamanual.

En estos sistemas el factor hombre es la

base. Este realiza todas las tareas necesariaspara la obtencin nal de la informacin nan-ciera, ya sean de ndole intelectual o de ndolearitmtica.

La mayor debilidad de los sistemas manua-les es que se vuelven lentos cuando se trata deprocesar grandes volmenes de informacin, en

cuyo caso sera necesario el uso de gran canti-dad de personas.

2. Sistema de Contabilidad Mecanizado.

La aparicin de las computadoras, el cre-cimiento de las empresas, el surgimiento degrandes empresas multinacionales, la necesidadde competir con las mismas herramientas detrabajo, dio un nuevo giro a la orientacin de lainformacin nanciera, surgiendo la necesidadde crear sistemas de contabilidad que sean mstiles en el desenvolvimiento de la gestin con-table y administrativa, y que dichas informacio-nes sean efectivas, conables y oportunas; estanecesidad fue lo que impuls la creacin de losSistemas de Contabilidad Mecanizados.

Como ya sabemos, las computadoras pue-den ejecutar un gran nmero de instruccionesde acuerdo a un programa, sin errores y a granvelocidad. Este hecho permite que, mediante lacreacin de software o programas creados en elcomputador, se puedan realizar las labores hastaantes propias de los contadores. En los sistemasde contabilidad computarizados la labor del con-tador es prcticamente intelectual. Este deberasegurarse de que la conguracin y entradade una transaccin sean conectadas, el sistemahar el resto.

Existe una amplia gama de software o pa-quetes de contabilidad que han formado partede las herramientas de trabajo de muchas em-presas. Desde que empez la revolucin de lascomputadoras, se han unido dos disciplinas: laInformtica y la Contabilidad, para desarrollar losms ingeniosos sistemas de contabilidad compu

Un sistema computarizado de Contabili-

dad te ofrece la informacin al instante ycon un margen de error mnimo.

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tarizados logrando la creacin de una amplia va-riedad de programas que son casi perfectos paramanejar la contabilidad de las empresas, por lomenos son ms ecientes y con menos posibili-dad de errores.

Los sistemas computarizados tienen todaslas ventajas sobre los sistemas manuales, porlo que no se justica que una empresa pequea,grande o mediana en pleno siglo XXI no hayamecanizado su contabilidad.

Las poderosas razones que podemos dar aun empresario o contador para que informaticesu contabilidad son las siguientes:

Proporciona informacin en forma instantnea. Procesa innidad de datos.

Es casi infalible en clculos y operaciones, conun reducido margen de error.

Est programado para que cada asiento que sehaga en el Libro Diario pase automticamente alLibro Mayor, evitando as muchos errores en losasientos contables.

Los informes contables se producen automti-camente, quedan almacenados en los archivos

de la computadora (disco duro) o en discosmagnticos o compactos, y se pueden imprimircuando lo requieran los interesados.

Tener un software contable es tener un activo,

un bien para la empresa que genera benecios acorto y a largo plazo.

Limitaciones al Sistema Mecanizado deContabilidad.

Las enfermedades de las computadoras sonlos virus. Un virus informtico puede desapare-cer eternamente toda clase de informacin quehayamos registrado en las computadoras. Por lotanto, al llevar un sistema de contabilidad compu-tarizado hay que prever este tipo de desastres.

Lo aconsejable es imprimir los documentosdiariamente de las transacciones y archivarlosen los libros respectivos, imprimir mensualmentelos informes bsicos de la contabilidad, respaldarla informacin en discos magnticos o compac-tos (no slo basta con guardarla en el disco duro)y mantener una vigilancia permanente sobre losequipos de computacin en uso, para lo que serequiere un personal experto en informtica quesolucione cualquier tipo de inconvenientes eneste campo.

Ahora comprendemos mejor el registro de los asientos contables y los pasos de un procesocontable. Veamos qu cosas asimilamos en el captulo anterior.

1. Qu es el proceso contable?____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Cmo se optimiza el proceso contable?____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Cules ventajas tiene el sistema mecanizado con respecto al sistema manual?

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4. Cules son las sugerencias para conservar la informacin contable en un sistemacomputarizado?__________________________________________________________________________

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