Contenido1. INTRODUCCIÓN....................................................................................................................... 3

1.1 CONCEPTO DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA...............................................................3

1.2 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN EN BASE A ACTIVIDADES...............................................4

Indicadores de medición del costeo con base en actividades...............................................4

¿Cómo administrar en base a actividades?...........................................................................4

¿Por qué un enfoque basado en actividades?.......................................................................5

1.3 CONCEPTO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA........................................................................6

Planeación............................................................................................................................. 6

Planeación estratégica..........................................................................................................6

Proceso de la planeación estratégica....................................................................................6

Etapas de la planeación estratégica.....................................................................................6

1.4 PROCESO ADMINISTRATIVO Y ÁREAS FUNCIONALES..........................................................8

• PRODUCCIÓN..................................................................................................................8

• MERCADOTECNIA............................................................................................................8

• FINANZAS....................................................................................................................... 8

• RECURSOS HUMANOS.....................................................................................................9

• ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTO..............................................................................9

1.5 LA RELACIÓN DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA CON LAS FINANZAS, PRESUPUESTOS Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO................................................................................................9

1.6 NIF.................................................................................................................................... 11

Bibliografía................................................................................................................................ 13

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1. INTRODUCCIÓN

La naturaleza de la pirámide jerárquica es que los administradores de niveles más altos tienen responsabilidades y poderes más amplios. Al descentralizar las decisiones operativas, la administración central tiene la libertad de concentrarse en la planeación estratégica y en la toma de decisiones. Para la administración central, la supervivencia de la organización a largo plazo debe revestir mayor importancia que las operaciones cotidianas.

Independientemente del tipo de organización, los administradores se benefician si la contabilidad les proporciona información que les ayude a planear y controlar las operaciones de la organización.

1.1 CONCEPTO DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

Sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones de planeación, control, y toma de decisiones.

Esta rama es la que, con sus diferentes tecnologías, permite que la empresa logre una ventaja competitiva, de tal forma que alcance un liderazgo en costos y una clara diferenciación que la distinga de otras empresas.

El análisis de todas sus actividades, así como los eslabones que las unen, facilita detectar áreas de oportunidad para lograr una estrategia que asegura el éxito, desde que nació la contabilidad administrativa siempre ha estado atenta a las demandas del entorno que viven las empresas, a finales del siglo XIX las grandes compañías, sobre todo en el ramo del acero, iniciaron el costeo a través de órdenes, con el fin de conocer lo mejor posible el costo de cada orden para fijar el precio correcto y utilizar al máximo la capacidad instalada, así respondió la administración administrativa a una necesidad especifica de los administradores

La contabilidad Administrativa está organizada para producir información de uso interno, por ejemplo:

Formula, mejora y evalúa políticas para la empresa Conoce, las áreas de la empresa que son eficientes y aquellas que no lo son, ayuda a

evaluar el desempeño de los diferentes responsables de la empresa Alienta a los administradores para llevar a cabo la planeación tanto táctica, como

corto o largo plazo ante este entorno de competitividad Planea y controla las operaciones diarias Conoce las costos de los diferentes productos o procesos, para lograr el liderazgo en

costos en su sector Facilita el proceso de toma de decisiones al generar reportes con información

relevante

La contabilidad administrativa se orienta hacia el futuro, debido a que una de las funciones esenciales del ejecutivo es la planeación, dirigida al diseño de acciones es necesario contar

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con información histórica que diagnostiqué la situación actual de la empresa e indique sus carencias y puntos fuertes, a fin de fijar las rutas y estrategias que permitan lograr una ventaja competitiva

La contabilidad administrativa no está regulada por las normas de información financiera, ni requiere nunc un modelo o formato especifico, también hace hincapié en las áreas de la empresa como células o centros de información, para tomas decisiones sobre cada una de las partes que la componen. Recurre a disciplinas como la estadística, la economía, las finanzas, la investigación de operaciones.

1.2 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN EN BASE A ACTIVIDADES

La Administración en base a actividades es un sistema de administración basado en la planificación, mejora y control de las actividades de una organización para cumplir con los requerimientos externos y las expectativas de los clientes.

Contar con información de las actividades realizadas y el costo de las mismas permite efectuar un análisis para establecer prioridades en los esfuerzos que deben realizarse. El costeo con base en actividades mediante sus generadores de costo ayuda a identificar oportunidades de mejora.

Indicadores de medición del costeo con base en actividades

Se debe estar informado de las actividades realizadas y el costo de las mismas. Dicha información debe ser relevante y proporcionada a tiempo. Tener información sobre el costo de las actividades es sólo una parte; la otra es utilizar dicha información a fin de identificar las estrategias apropiadas para lograr la mejora de la organización.

El objetivo de los indicadores es ayudar a identificar oportunidades de mejora y maneras de alcanzar la excelencia; se puede decir que los indicadores de medición del costeo por actividades son los generadores del costo, y que los costos generadores indican por qué se realiza una actividad y cuántos recursos se consumen en su realización.

¿Cómo administrar en base a actividades?

Los dos objetivos principales de la administración en base a actividades son:

Incrementar el valor agregado en beneficio del cliente. Incrementar las utilidades de la empresa a través del valor agregado que se le

proporciona al cliente.

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Las necesidades del cliente es un punto, pero más importante es satisfacerlas a un costo óptimo, para lo cual se requiere:

o Eliminar las actividades que no son apreciadas por el cliente o que no son esenciales.o Seleccionar la actividad de menor precio que `puede reducir costos.o Reducir el tiempo y esfuerzo necesarios para desempeñar una actividad.

La administración debe tomar una decisión inteligente sobre qué hacer con los recursos sobrantes después de eliminar actividades innecesarias, por ejemplo:

1. Utilizar capital ociosa.2. Emplear los recursos en otras actividades.3. Eliminar los recursos ociosos de la compañía.

Es importante establecer que si un cliente tiene necesidades únicas, se requiere llevar a cabo actividades específicas para ese cliente; y que si los clientes tienen necesidades comunes, es un desperdicio no satisfacer esas necesidades con las mismas actividades.

Recomendaciones para que el costeo en base a actividades sea un detonador del proceso de mejoramiento

• La razón principal del costeo por actividades es ayudar al mejoramiento continuo. Para que el costeo en base a actividades cumpla con su objetivo es recomendable:

• Identificar las actividades innecesarias, que no son apreciadas por los clientes y no son esenciales.

• Analizar las actividades significativas, que son las actividades que proporcionan las más grandes oportunidades de mejora.

• Comparar una actividad con una similar de otra compañía o de otra área de la organización.

Si una actividad agrega valor, ello no significa que sea eficiente o que su producto sea de buena calidad.

¿Por qué un enfoque basado en actividades?

Entre las principales razones de por qué se debe utilizar el concepto de actividad como premisa fundamental para costear se encuentran:

Las actividades pueden visualizarse, ya que es lo que la empresa hace. Las actividades consumen recursos. Las actividades son fáciles de entender para la mayoría de las personas. Las actividades enlazan planeación y control e integran medidas de actuación

financieras y no financieras. Las actividades destacan las interdependencias entre diversos departamentos. Las actividades facilitan el entendimiento de los “generadores” o impulsores de costos. Las actividades proporcionan la base para un mejoramiento continuo.

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1.3 CONCEPTO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

PlaneaciónEn primera instancia se debe de definir lo que es la planeación, por dicho concepto podemos entender que:

“Planeación es la previsión de escenarios futuros y la determinación de los resultados que se pretenden obtener, mediante el análisis del entorno para minimizar riesgos, con la finalidad de optimizar los recursos y definir las estrategias que se requieren para lograr el propósito de la organización con una mayor probabilidad de éxito”

A través de la planeación se plantea el rumbo hacia dónde se dirige la organización, se eliminan riesgos y se garantizan condiciones de éxito, por eso la planeación es el punto de partida del proceso administrativo.

Con el fin de comprender mejor el proceso de la planeación, se analizarán la clasificación de la planeación y su terminología. Cabe mencionar que todavía no existe un criterio unificado en cuanto a la nomenclatura, sin embargo, la que se presenta es la más usual, ya que proporciona una metodología sistemática que sirve como marco de referencia para desarrollar un plan. De acuerdo con el nivel jerárquico en el que se realice, con el ámbito de la organización que abarque y con el periodo de tiempo que comprenda, la planeación puede ser:

1. Estratégica2. Táctica o funcional 3. Operativa

Planeación estratégica

Define los lineamientos generales de la planeación de la empresa; la realizan los altos directivos para establecer los planes generales; generalmente es a mediano y a largo plazos, y abarca a toda la empresa. Su propósito consiste en determinar el rumbo de la organización, así como la obtención, el uso y la disposición de los medios necesarios para alcanzar la misión y la visión de la organización.

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Proceso de la planeación estratégica

El proceso de planeación estratégica, también conocido como planeación del negocio, es la serie de etapas a través de las cuales la cúpula directiva define el rumbo y las directrices generales que habrán de regir a la organización.

Etapas de la planeación estratégica

1) Formulación de las Estrategias: incluye el desarrollo de la misión del negocio, la identificación de las oportunidades y amenazas externas a la organización, la determinación de las fuerzas y debilidades internas, el establecimiento de objetivos a largo plazo, la generación de estrategias alternativas, y la selección de estrategias específicas a llevarse a cabo.

2) Implantación de Estrategias: requiere que la empresa establezca objetivos anuales, proyecte políticas, motive empleados, y asigne recursos de manera que las estrategias formuladas se puedan llevar a cabo; incluye el desarrollo de una cultura que soporte las estrategias, la creación de una estructura organizacional efectiva, mercadotecnia, presupuestos, sistemas de información y motivación a la acción.

3) Evaluación de Estrategias: a) revisar los factores internos y externos que fundamentan las estrategias actuales; b) medir el desempeño, y c) tomar acciones correctivas.

Todas las estrategias están sujetas a cambio.

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1.4 PROCESO ADMINISTRATIVO Y ÁREAS FUNCIONALES

En 1916, en Francia, surge la teoría clásica de la administración, cuyo objetivo es la búsqueda de la eficiencia de las empresas y que concibe a la organización como una estructura. El iniciador de esta teoría es Henry Fayol, quién establece que los aspectos principales de este enfoque son tratados en la división del trabajo, autoridad y responsabilidad, tema de mando, tema de dirección, centralización y jerarquía o cadena escalar. La teoría clásica surge de la necesidad de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas. Fue la primera en sistematizar el comportamiento gerencial, precisar que todas las tareas deben ser planificadas, organizadas, dirigidas y controladas desde los altos cargos administrativos. Para ello, establece catorce principios de la administración, divide las operaciones industriales y comerciales en seis grupos denominados funciones básicas de la empresa, que son:

• Comerciales: Referidas a la compra, venta e intercambio• Técnicas: Relacionadas con la producción de bienes o servicios de la empresa

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• De seguridad: Relacionadas con la protección y preservación de los bienes de las personas• Contables: Se refiere a los inventarios, registros, balances, costos y estadísticas• Financieras: Se enfocan en la búsqueda y gerencia de capitales• Administrativas: Relacionadas con la integración de las cinco funciones anteriores

En la actualidad, encontramos que las áreas funcionales dentro de la organización se dividen en:

• PRODUCCIÓN

Comprende un proceso que abarca desde la llegada de la materia prima hasta la culminación del bien/producto. Las funciones que en esta área se llevan a cabo son: ingeniería de la planta, ingeniería industrial, abastecimiento, fabricación y control de calidad.

• MERCADOTECNIA

Se refiere al ciclo de ventas y distribución. Abarca la planeación del producto, la investigación de mercados, almacén, publicidad, distribuidores y colocación del producto. Las funciones que se llevan a cabo en esta área son: investigación, planeación, desarrollo del producto, precio, distribución y logística, administración de ventas, comunicación y estrategia.

• FINANZAS

Se encarga de la obtención y distribución de los recursos monetarios, aquí se maneja todo el dinero de la organización y se busca la obtención de un mejor rendimiento (como la inversión y disponibilidad del efectivo). Las funciones que se llevan a cabo en esta área son: financiamiento, contraloría, pago de obligaciones.

• RECURSOS HUMANOS

Consiste en concentrar y seleccionar a todas aquellas personas que poseen habilidades, conocimientos y experiencias necesarias para trabajar en la empresa, buscando la mayor eficiencia en las actividades de la empresa, el desarrollo y la capacitación del personal. El objetivo principal de esta área es lograr una planta estable y motivada. Las funciones que se llevan a cabo aquí son: contraloría, capacitación, desarrollo, sueldos y salarios, relaciones laborales, servicios y prestaciones, higiene y seguridad.

• ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTO

Esta área se encuentra muy ligada con el área de producción, se encarga de los abastecimientos a todos los departamentos de la organización. No sólo se encarga de las

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materias primas para convertirlas en productos terminados, sino que también abarca todos los demás insumos para el correcto funcionamiento de la organización. Las funciones que lleva a cabo esta área son: captar necesidades, selección de proveedores, compras, abastecimientos y control de inventarios.

La responsabilidad de toda la empresa en recae en la administración general (gerencia) quien es la encargada de la toma de decisiones más importantes dentro de la organización. Cada área funcional con la que cuenta la empresa tiene objetivos definidos y cuenta con un responsable que encamina las funciones de otras personas, formando así un equipo de trabajo que busca alcanzar los objetivos y metas propuestas desde el inicio, en el plan de la organización. Cabe aclarar que ninguna de las áreas es más importante que otra, todas deben funcionar de manera coordinada con apoyo y cooperación para que cada una de ellas alcance sus objetivos y por ende la existencia de la empresa de una manera total.

1.5 LA RELACIÓN DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA CON LAS FINANZAS, PRESUPUESTOS Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑOLa contabilidad administrativa tiene como tareas las siguientes:

1. Ayuda y participa en la formulación y ejecución de planes de presupuestos2. Suministra a la gerencia la información que le permite la selección de un curso de

acción entre dos o más alternativas. (Evaluación del desempeño y toma de decisiones)

3. Establece métodos y procedimientos que permite controlar, y si es posible reducir costos.

4. Produce los valores de inventarios para los propósitos de asignación de costos y precios de venta y controla las existencias físicas.

5. Determina los costos y la ganancia para cada periodo contable.

Además ayuda a responder importantes preguntas como:

• ¿Cuáles son nuestros clientes más importantes?• ¿Cómo entregar valor a ellos?• ¿Existen productos sustitutos en el mercado, y como difieren de los nuestros? • ¿Cuál es nuestra capacidad crítica?• ¿Tendremos suficiente dinero en efectivo para apoyar nuestra estrategia o vamos a

necesitar fuentes adicionales?

La contabilidad financiera y la contabilidad administrativa persiguen diferentes metas. La contabilidad administrativa es un sistema de información al servicio de las necesidades y estrategias de la administración, con orientación práctica destinada a facilitar las funciones de planeación, dirección, control y toma de decisiones por parte de los gerentes.

La contabilidad administrativa se concentra en la presentación de información cuantitativa y cualitativa orientada al futuro, mientras que la contabilidad financiera presenta información cuantitativa e histórica para terceros.

Ambas contabilidades se apoyan en el mismo sistema de información y exigen la misma responsabilidad.

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• La contabilidad administrativa está organizada para producir información de uso interno de la administración.

• Formula, mejora y evalúa políticas para la empresa.• Conoce las áreas de la empresa que son eficientes y aquellas que no lo son a través,

por ejemplo, de la cadena de valor.• Planea y controla las operaciones diarias.• Conoce los costos de los diferentes productos o procesos, para lograr el liderazgo en

costos en su sector.

La Contabilidad Financiera junto con la Contabilidad de Gestión constituye las dos ramas más importantes de la Contabilidad, surgidas ambas de la necesidad de especialización y cumplimiento de fines claramente definidos.

La Contabilidad Financiera se interesa principalmente en los Estados Financieros para uso externo por parte de los inversionistas, acreedores, analistas financieros, agencias gubernamentales y otros grupos interesados.

La Contabilidad de Gestión es una parte de la contabilidad que tiene por objeto la captación, medición, registro, valoración y control de la circulación interna de valores de la empresa, con el objeto de suministrar información para la toma de decisiones sobre la producción, formación interna de precio de costo y sobre la política de precios de ventas y análisis de los resultados, mediante el contraste con la información que revela el mercado de factores y productos, basándose en las leyes técnicas de producción, las leyes sociales de organización y las leyes económicas de mercado.

La contabilidad de gestión no solo abarca la toma de decisiones interna de la empresa, sino que también es utilizada para el análisis externo de la empresa acerca de su comportamiento con respecto al entorno competitivo.

Como se ha comentado al hablar de las diferentes ramas o áreas de la contabilidad, existe también gran similitud entre ellas.

Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de información: las dos parten del mismo banco de datos (sería ilógico e incosteable mantener un sistema de captación de datos diferente para cada área). Cada una agrega o modifica ciertos datos, según las necesidades específicas que se quieran cubrir.

Otra similitud es que ambas exigen responsabilidad sobre la administración de los recursos puestos en manos de los administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor de manera global, mientras que la contabilidad administrativa lo hace por áreas o segmentos.

El tamaño de los centros de costos es muy variado, pueden abarcar toda un área de servicios, como el centro de informática de una empresa, la planta donde se desarrolla toda la actividad de producción, hasta una sección de un departamento. Lo anterior implica que un centro de costos de tamaño relativamente grande puede subdividirse en varios.

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En una empresa puede existir un centro de costos que cubra todas las actividades relacionadas con la función de contraloría llamada “dirección de contraloría”, que a su vez está integrada por los siguientes centros de costos: “gerencia de auditoria interna”, “gerencia de costos y presupuestos”, “gerencia de contabilidad financiera” y “gerencia de impuestos”.

Para evaluar el desempeño del responsable de un centro de costos se deben comparar los costos reales en que se ha incurrido y que son controlables a ese nivel, con los costos que se habían presupuestado. La información relativa debe ser proporcionada por el sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad

1.6 NIF

Las NIF (Normas de Información Financiera) comprenden un conjunto de conceptos generales y normas particulares que regulan la elaboración y presentación de la información contenida en los estados financieros y que son aceptadas de manera generalizada en un lugar y a una fecha determinada. Su aceptación surge de un proceso formal de auscultación realizado por el CINIF, abierto a la observación y participación activa de todos los interesados en la información financiera.

La importancia de las NIF (Normas de Información Financiera) radica en que estructuran la teoría contable, estableciendo los límites y condiciones de operación del sistema de información contable. Sirven de marco regulador para la emisión de los estados financieros, haciendo más eficiente el proceso de elaboración y presentación de la información financiera sobre las entidades económicas,

Evitando o reduciendo con ello, en lo posible, las discrepancias de criterio que pueden resultar en diferencias sustanciales en los datos que muestran los estados financieros.

Las NIF (Normas de Información Financiera) evolucionan continuamente por cambios en el entorno y surgen como respuesta a las necesidades de los usuarios de la información financiera contenida en los estados financieros y a las condiciones existentes. La globalización en el mundo de los negocios y de los mercados de capital está propiciando que la normatividad contable alrededor del mundo se armonice, teniendo como principal objetivo la generación de información financiera comparable, transparente y de alta calidad, sobre el desempeño de las entidades económicas, que sirva a los objetivos de los usuarios generales de dicha información.

Las Normas de Información Financiera ( NIF) se conforman de:

a) las NIF, sus Mejoras, las Interpretaciones a las NIF (INIF) y las orientaciones a las NIF (ONIF), aprobadas por el Consejo Emisor del CINIF y emitidas por el CINIF;

b) los Boletines emitidos por la Comisión de Principios de Contabilidad (CPC) del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) y transferidos al CINIF el 31 de mayo de 2004, que no hayan sido modificados, sustituidos o derogados por nuevas NIF; y c) las Normas Internacionales de Información Financiera aplicables de manera supletoria.

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Cuando se haga referencia genérica a las Normas de Información Financiera, debe entenderse que éstas abarcan las normas emitidas por el CINIF, así como la totalidad de los Boletines transferidos al CINIF por el IMCP el 31 de mayo de 2004. En los casos en los que se haga referencia específica a alguno de los documentos que integran las NIF, éstos se identificarán por su nombre original; esto es, “Norma de Información Financiera”, “Interpretación a las NIF”, Orientación a las NIF” o “Boletín”, según sea el caso.

Las NIF (Normas de Información Financiera) se conforman de cuatro grandes apartados:

a) Normas de Información Financiera conceptuales o “Marco Conceptual”;b) Normas de Información Financiera particulares o “NIF particulares”;c) Interpretaciones a las NIF o “INIF”; yd) Orientaciones a las NIF o “ONIF”.

El MC establece conceptos fundamentales que sirven de sustento para la elaboración de NIF particulares.

Las NIF particulares establecen las bases específicas de valuación, presentación y revelación de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos, que afectan económicamente a la entidad, que son sujetos de reconocimiento contable en la información financiera.

Las Interpretaciones a las NIF (Normas de Información Financiera) tienen por objeto:

a) aclarar o ampliar temas ya contemplados dentro de alguna NIF (Normas de Información Financiera); o

b) proporcionar oportunamente guías sobre nuevos problemas detectados en la información financiera que no estén tratados específicamente en las NIF (Normas de Información Financiera), o bien sobre aquellos problemas sobre los que se hayan desarrollado, o que se desarrollen, tratamientos poco satisfactorios o contradictorios.

Las Interpretaciones a que se hace referencia en el inciso a) anterior, no son auscultadas, dado que no contravienen el contenido de la NIF (Normas de Información Financiera) de la que se derivan, en virtud de que esta última ya fue sometida a ese proceso.

Las Interpretaciones a que se hace referencia en el inciso b) anterior, están sujetas a auscultación.

Eventualmente, el CINIF puede emitir orientaciones sobre asuntos emergentes que vayan surgiendo y que requieran de atención rápida, las cuales no son sometidas a auscultación, por lo que no son obligatorias.

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Ramírez Padilla, David Noel, Contabilidad Administrativa 7 a edición , Editorial Mc Graw Hill, México, 2007, Páginas consultadas: 88-90

Contabilidad Básica, Joaquín A. Moreno Fernández, Edit. Patria 4ta Edición, 15-19

Contabilidad Administrativa, David Noel Ramírez Padilla Edit. Mc Graw Hill, Séptima Edición, Páginas 20-21

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Contabilidad Administrativa, David Noel Ramírez Padilla Edit. Mc Graw Hill, Octava Edición, Páginas 6-7

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