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INTRODUCCIÓN

Esta cartilla es el resultado de la labor docente durante varios años con los estudiantes de diferentes universidades en el tema de contabilidad básica, costos y análisis financiero y el objetivo es que se constituya en la guía para el desarrollo pedagógico y de consulta de docentes y estudiantes de las carreras administrativas en las áreas contables y financieras. Los temas están estructurados de forma que cada lector comprenda inicialmente los elementos básicos del ciclo contable, la estructura de los estados financieros, los principales aspectos de costos y al final los temas básicos de análisis financiero. Es un lenguaje sencillo y especialmente dirigido a estudiantes de carreras administrativas de forma que no se requieran conceptos contables profundos para entender la información financiera de la empresa y más aún, el análisis financiero que será fundamental en sus empresas a la hora de tomar decisiones de inversión y financiación. Se incluye en cada uno de los temas, fundamentación teórica, ejemplos prácticos y algunos ejercicios al final de forma que el estudiante pueda poner en práctica los conceptos comprendidos durante el desarrollo de su núcleo.

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JUSTIFICACIÓN El mundo de los negocios requiere profesionales con el compromiso de mejoramiento continuo, debido a los cambios constantes por factores como la economía de libre mercado, la globalización y la tecnología, para lo cual los administradores financieros no pueden ser ajenos y deben conocer e interpretar las diferentes herramientas contables y financieras para la toma de decisiones. Es así como las organizaciones requieren profesionales que manejen, controlen y proyecten los recursos económicos y financieros de tal forma que garanticen la adecuada utilización de los mismos en las diferentes áreas de actuación, comprendiendo claramente los elementos que conforman los estados financieros y la forma de analizar e interpretar los mismos para realizar diagnósticos, estrategias y tomar decisiones que conduzcan a la generación de valor. OBJETIVO GENERAL Adquirir la formación necesaria para que el profesional analice el papel que desempeña la información contable, de costos y presupuestos dentro de las organizaciones para la toma de decisiones y la determinación de su estrategia competitiva en el mundo de los negocios, a través de una interpretación adecuada de dicha información, además, proporcionar los conceptos y herramientas básicas para el análisis e interpretación de los estados financieros, a través de las diferentes herramientas financieras

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OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

• Reconocer la importancia de la contabilidad como un sistema básico de información dentro de la organización en el proceso de toma de decisiones.

• Preparar y comprender los estados financieros básicos y las normas contables básicas y técnicas en su elaboración

• Identificar las herramientas que se utilizan en las organizaciones para la toma de decisiones en cuanto a la estructura de costos y el manejo adecuado de los inventarios

• Evaluar una empresa desde la óptica financiera a través de un diagnóstico, unas conclusiones y recomendaciones, dependiendo del sector donde se ubique la entidad.

• Identificar los problemas que plantea la medición en el análisis financiero

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ÍNDICE CAPÍTULO 1: CONTABILIDAD BÁSICA PARA ADMINISTRADORES 8

- Definición de contabilidad 9 - Propósito de la contabilidad 9 - Objetivos básicos de la contabilidad 9 - Cualidades de la información contable 10 - Principios y normas contables básicas y técnicas 13 - Ciclo contable y clasificación de cuentas 23 - Plan único de cuentas 39 - Ecuación contable 42 - Libros de contabilidad 44 - Balance de prueba 51 - Período contable 53 - Ajustes y balance de prueba ajustado 53 - Asientos de cierre y ejemplo 62 - Ejemplo ciclo contable 68 - Ejercicio ciclo contable 1 77 - Ejercicio clasificación de cuentas 79 - Ejercicio ciclo contable 2 82 - Usuarios de la contabilidad 83 - Otros ejercicios sobre ciclo contable 85

CAPÍTULO 2: COSTOS 88

- Definiciones básicas de costo, gasto, pérdida e inversión 89 - Clasificación de los costos 90 - Punto de equilibrio 96 - Elementos del costo 100 - Fórmulas de costos 102 - Ciclo de costos 103 - Metodologías de costeo 107 - Estado del Costo de Producción y Venta 109 - Ejercicio para elaborar el ECPyV 111 - Identificación de costos en una empresa industrial 112

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- Costos por órdenes de fabricación 115 - Asignación de costos indirectos de fabricación 120 - Presupuesto de costos indirectos de fabricación 121 - Ejemplos y ejercicios de asignación de CIF 122 - Presupuesto de producción 134 - Taller de costos 137 - Costeo por procesos 140 - Ejercicios de costos propuestos 143 - Ejercicios de costos resueltos 150

CAPÍTULO 3: INVENTARIOS 156

- Conceptos básicos de inventarios 156 - Clasificación de los inventarios en el PUC 157 - Sistemas de inventario 159

Periódico 159 Permanente 163

- Ejercicio sobre inventario periódico y permanente 165 - Métodos de valuación de inventarios 166

PEPS 166 UEPS 167 Promedio 168 Identificación específica 168 Retail 168

- Ejemplo sobre valoración de inventarios 169 - Ejercicios sobre valuación de inventarios 171

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CAPÍTULO 4: ESTADOS FINANCIEROS 173

- Definición y clasificación de estados financieros 173 - Estado de resultados 174 - Balance General 178 - Estado de Cambios en el Patrimonio 181 - Estado de Fuentes y Aplicaciones de Fondos 183 - Estado de Flujo de Efectivo 204 - Taller general de ciclo contable y estados financieros 216

CAPÍTULO 5: ANALISIS FINANCIERO 218

- La información financiera 218 - Fundamentos del análisis financiero 222 - Análisis horizontal y vertical 223 - Indicadores financieros 226 - Indicadores de liquidez 228 - Indicadores de actividad 231 - Indicadores de endeudamiento 236 - Indicadores de rentabilidad 238 - Indicadores de generación de valor 242 - Ejemplo de análisis financiero 273 - Ejercicios de análisis financiero 306

BIBLIOGRAFÍA 311

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1 CONTABILIDAD BÁSICA PARA ADMINISTRADORES

Muchas personas consideran que la contabilidad es un sistema técnico que solamente comprenden los contadores y profesionales del área, sin embargo casi todos los individuos de una u otra forma tienen relación directa cada día con la contabilidad y el manejo de los recursos financieros tanto a nivel personal como en un negocio o empresa. Desde que el hombre existe ha desarrollado actividades en conjunto y aunque algunas de ellas no eran de carácter monetario a través del tiempo lo fueron, por lo tanto la contabilidad nació con el hombre y con la necesidad de controlar sus recursos, actividades y necesidades. La contabilidad es el arte de recolectar, resumir, analizar e interpretar información financiera para obtener resultados que permitan tomar decisiones. Por lo tanto, al preparar un presupuesto de ingresos y gastos en el hogar, determinar cuánto debo pagar por impuestos, o manejar una empresa como en la cual laboramos, estamos utilizando conceptos e información contable. En este primer capítulo comprenderemos los principales conceptos de la contabilidad, sus principios y normas, el ciclo contable y los principales aspectos del mismo antes de la elaboración de los estados financieros.

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1. Definición de contabilidad La Contabilidad es un Sistema de Información que identifica, clasifica, registra, analiza, interpreta, evalúa e informa las operaciones de una Organización, de forma completa, clara y fidedigna. Es importante a partir de cualquier definición, que la contabilidad siempre abarca los siguientes conceptos:

• Revisar los documentos generados en las operaciones de la Empresa • Clasificar los comprobantes de dichas operaciones • Registrar en los libros respectivos • Elaborar los Estados Financieros

2. Propósito de la contabilidad El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica a los diferentes usuarios, ya sean internos para la toma de decisiones administrativas y financieras, o usuarios externos como propietarios, acreedores, inversionistas potenciales, el Estado y público en general, quienes tienen algún interés en la Empresa o han proporcionado su capital por lo cual les interesa conocer el resultado de las operaciones.

3. Objetivos básicos de la contabilidad La información contable debe servir fundamentalmente para:

• Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período

• Predecir flujos de efectivo • Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección • Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito • Evaluar la gestión de los administradores del ente económico • Ejercer control sobre las operaciones del ente económico • Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas

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• Ayudar a la conformación de la información estadística nacional para determinar los agregados de la economía (PIB, crecimiento económico, etc)

• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad

4. Cualidades de la información contable La información contable presentada por cada organización, deberá cumplir determinadas características, denominadas cualidades con el fin de satisfacer los objetivos de la misma. Estas cualidades según la normatividad en Colombia son:

Comparabilidad Comprensibilidad Utilidad Pertinencia Confiabilidad

Valor de realimentación Valor de

predicción Oportunidad Neutralidad Verificabilidad Fidelidad representativa

La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender La información es útil cuando es pertinente y confiable La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna

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La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente los hechos económicos. Estas cualidades hacen posible que los Estados Financieros sean la mejor herramienta financiera para la toma de decisiones por parte de la Administración y de todos los usuarios en general.

• Comparabilidad: La información contable debe ser preparada sobre bases uniformes que comprendan el uso de los PCGA para el ente económico en diferentes períodos

• Comprensibilidad: La información contable debe ser clara y fácil de entender por quienes posean un conocimiento razonable de las actividades económicas y de los negocios

• Utilidad: La información contable debe tomarse como base para que los usuarios puedan tomar decisiones racionales sobre sus vínculos con el ente. Pertinencia: La información contable debe ser relevante para las necesidades de los usuarios y ser capaz de generar cambios de actitud.

• Valor de realimentación: Se posee este atributo si la información reduce la incertidumbre, confirmando o alterando las expectativas del usuario

• Valor de predicción: La información contable debe mejorar la capacidad del usuario para hacer pronósticos acerca del resultado de eventos de interés

• Oportunidad: La información debe estar disponible para los usuarios antes de que pierda su capacidad de influir sobre sus decisiones

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• Confiabilidad: La información debe estar razonablemente libre de errores y desviaciones y debe presentar fielmente los hechos

• Neutralidad: No deben presentarse factores de interés o conveniencia que le resten imparcialidad u objetividad a la información

• Verificabilidad: La información contable y los métodos de medición pueden ser confirmados por otras personas que poseen la capacidad técnica para tal

• Fidelidad representativa: Debe existir correspondencia entre las mediciones contables y los hechos económicos que representan. Debe destacarse la sustancia económica sobre la forma legal, para evitar errores de medición y tomar decisiones racionales sobre sus vínculos.

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5. Principios de contabilidad De acuerdo al artículo 6º de la Ley 43 de 1990 (Reglamento del Contador Público) se entiende por Principios o Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos o normas básicas y reglas o normas técnicas

que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.

Es así como la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna. Los principios deben ser aplicados por todas las personas que de acuerdo con la Ley están obligadas a llevar contabilidad1

, así como para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.

5.1. Conceptos o normas básicas2

Son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la información contable, con el fin de que ésta goce sus cualidades.

• Ente económico El Ente Económico es la Empresa, esto es, la actividad económica como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes. Una Empresa es toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios, realizados a través de uno o más establecimientos de comercio.

1 “C. Co: Es obligación de todo comerciante llevar contabilidad de sus negocios”, personas naturales y jurídicas sin ánimo de lucro que cumplan con los requisitos de la Ley 190 de 1995, Entidades vigiladas y Organizaciones Sindicales. 2 Régimen Contable Colombiano

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• Continuidad Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando normalmente en períodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo, teniendo en cuenta aspectos como: Tendencias negativas, pérdidas recurrentes, flujos de efectivo negativos, deficiencias en el capital de trabajo, incumplimiento de obligaciones, dificultad de acceso al crédito, venta de activos principales, huelgas, restricciones jurídicas para operar.

• Unidad de medida Los recursos de la Empresa deben reconocerse en una misma unidad de medida, la cual es la moneda funcional en la cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo.

• Periodo contable La Empresa debe preparar y difundir periódicamente estados financieros durante su existencia con cortes definidos previamente de acuerdo con las normas legales y al ciclo de operaciones de por lo menos una vez al año (diciembre 31) y la emisión de los Estados Financieros de propósito general.

• Valuación o medición Tanto los recursos como los hechos económicos que afecten la Empresa deben ser cuantificados en términos de la unidad de medida, con criterios como el costo histórico, valor actual, valor de realización y valor presente. El costo histórico es el que representa el monto inicial pagado por el bien, re expresado por variaciones en el poder adquisitivo de la moneda. El valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para liquidar una obligación en el momento actual.

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El valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en el que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal del negocio. El valor neto de realización será una vez descontados los gastos de conversión del activo o liquidación del pasivo por comisiones, impuestos, transporte y empaque. El valor presente o descontado es el que representa el monto actual de las entradas o salidas netas en efectivo o su equivalente, que produciría un activo o un pasivo una vez descontado su valor futuro a la tasa pactada o a la tasa efectiva promedio de captación de entidades financieras para certificados a 90 días, certificada por el Banco de la República.

• Esencia sobre forma Los hechos y recursos económicos se deben reconocer y revelar, además de su forma legal, también por su esencia o realidad económica. En caso de que no se pueda reconocer su esencia económica, las notas a los Estados Financieros deben indicar el efecto que esto ocasiona sobre los resultados del ejercicio y la posición financiera.

• Realización Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados, es decir, cuando se pueda comprobar que un ente económico tiene o tendrá beneficio o sacrificio económico como consecuencia de transacciones pasadas, sean internas o externas, o que experimente cambios en sus recursos. En ambos casos, las transacciones deben ser razonablemente cuantificables.

• Asociación o relación de causalidad Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período, los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados del período corriente.

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• Mantenimiento del patrimonio

Se considera que una Empresa genera utilidad solo después de que su patrimonio al inicio del período se haya mantenido o recuperado. Esto implica excluir las transferencias de recursos a otros entes realizadas de acuerdo con la Ley. La evaluación se puede hacer con relación al patrimonio financiero (aportes) o al patrimonio operativo (físico

• Revelación plena Todo Ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelación plena se satisface a través de los Estados Financieros de propósito general, de las notas a los Estados Financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.

• Importancia relativa o materialidad Los hechos económicos se deben reconocer y presentar de acuerdo con su importancia relativa, es decir, un hecho económico es importante cuando por su naturaleza, monto o circunstancias que lo rodean puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios internos o externos de la información. Al preparar los Estados Financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al patrimonio o a los resultados del ejercicio según corresponda.

• Conservadurismo o prudencia Los hechos económicos se deben medir de manera confiable y verificable. De existir dificultades para su medición, se debe elegir la alternativa que menos probabilidad tenga de sobrestimar los ingresos y los activos o de subestimar los gastos y los pasivos.

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• Características y prácticas de cada actividad Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico.

5.2. Reglas o normas técnicas

Las normas técnicas constituyen una serie de reglas y procedimientos que regulan el ciclo contable y la revelación de información. Algunas son de carácter amplio (Normas técnicas generales) y otras con carácter detallado (Normas técnicas específicas). Es el área más desarrollada de la regulación contable y su objetivo es informar de manera clara y completa la forma de efectuar y presentar los registros de los hechos económicos.

a. Normas técnicas generales Las normas técnicas generales son las relacionadas con las fases de entrada de información, proceso y salida de datos. Son las que regulan el ciclo contable, entendido como el proceso que debe seguirse para garantizar que los hechos económicos se reconoces y transmiten correctamente a los diferentes usuarios de la información contable.

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FASE NORMA TÉCNICA RELACIONADA

Entrada de información - Reconocimiento del hecho económico - Contabilidad de causación o acumulación

Procesamiento de datos

- Medición al valor histórico - Moneda funcional - Provisiones y contingencias - Asignación de costos y gastos - Diferimiento de ingresos y gastos - Asientos contables - Ajustes - Clasificación - Cierre contable

Salida de datos

- Verificación de afirmaciones antes de producir los Estados Financieros - Tratamiento de información conocida después de la fecha de corte y antes de emitir Estados Financieros

• Reconocimiento del hecho económico

Es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados, los cuales son reconocidos cuando corresponda con la definición de un elemento de los Estados Financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda presentarse de manera confiable. La Administración deberá reconocer las transacciones en la misma forma cada período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información, por lo cual para emitir estados financieros de períodos intermedios, el reconocimiento se efectúe con fundamento en bases estadísticas.

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• Contabilidad de causación o por acumulación Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente. En este sentido, la contabilidad de causación estipula que los ingresos se reconocen en el período en que se realiza la venta o se presta el servicio con el fin de generar cifras de resultados más confiables y los costos y gastos se deben reconocer en el período corriente en el cual se incurren independientemente de cuándo sea su fecha de pago. La contabilidad de caja, solo considera como ingreso del período las ventas y los servicios prestados al contado y como gastos y costos los desembolsos realmente efectuados por la Empresa. En nuestro medio, el sistema de contabilidad de caja no tiene aceptación.

• Medición al valor histórico

Los hechos económicos se reconocen inicialmente por su valor histórico, aplicando cuando fuere necesaria la norma básica de la prudencia. De acuerdo con las normas técnicas específicas, dicho valor una vez re expresado como consecuencia de la inflación, cuando sea el caso, debe ser ajustado al valor actual, al valor de realización o al valor presente.

• Moneda funcional La moneda funcional en Colombia es el peso. Las transacciones realizadas en otras unidades de medida deben ser reconocidas en la moneda funcional, utilizando la tasa de conversión aplicable en la fecha de su ocurrencia. Sin embargo, normas especiales pueden autorizar o exigir el registro o la presentación de información contable en otras unidades de medida, siempre que éstas puedan convertirse en cualquier momento a la moneda funcional.

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• Provisiones y contingencias

Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables, así como para disminuir el valor, re expresado si fuere el caso, de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables. Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un ente económico, duda que se resuelva en último término cuando uno o más eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir. Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas. Las probables son aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es posible que ocurran los eventos futuros. Son contingencias eventuales aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, no permite predecir si los eventos futuros ocurrirán o dejarán de ocurrir. Las contingencias remotas son aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es poco posible que ocurran los eventos futuros.

• Asignación de costos y gastos Los costos de los activos y los ingresos y gastos diferidos, re expresados como consecuencia de la inflación cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemática, en cumplimiento de la norma básica de asociación. La asignación del costo de las propiedades, planta y equipo se denomina depreciación. La de los recursos naturales, agotamiento. Y la de los diferidos e intangibles se denomina amortización. Las bases utilizadas para calcular la alícuota respectiva deben estar técnicamente soportadas. Los cambios en las estimaciones iniciales se deben reconocer mediante la modificación de la alícuota correspondiente en forma prospectiva, de acuerdo con las nuevas estimaciones.

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• Diferimiento de ingresos y gastos

Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligación correlativa esté total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio económico esté total o parcialmente consumido o perdido.

• Asientos contables

Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble. Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado, para lo cual se deben resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo. Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

• Ajustes

Antes de emitir los estados financieros, deben efectuarse ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida del poder adquisitivo de la moneda funcional.

• Clasificación

Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza de manera que se registren en las cuentas adecuadas. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico.

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El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicación de su descripción, de su dinámica y de los códigos o series cifradas que las identifiquen. La clasificación debe hacerse con base en el Plan Único de Cuentas, el cual está integrado en tres partes básicas

• Catálogo de cuentas: Corresponde a una relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del plan, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.

• Descripciones: En las descripciones se detallan los conceptos

técnicos de registro de cada cuenta reseñada en el catálogo, es decir, se define su comportamiento contable

• Dinámicas: Siguiendo la estructura de la cuenta “T”, con las

dinámicas de las cuentas se precisa su movimiento débito o crédito.

• Cierre contable Antes de divulgar los Estados Financieros de fin de período, deben cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del patrimonio.

• Verificación de afirmaciones Antes de emitir los Estados Financieros, la administración de la Empresa debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos. Las afirmaciones que se derivan de las normas básicas y de las técnicas, son:

• Existencia: Los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el período.

• Integridad: Todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos

• Derechos y obligaciones: Los activos representan probables beneficios económicos futuros (derechos) y los pasivos representan probables sacrificios económicos futuros (obligaciones) obtenidos o a cargo del ente económico en la fecha de corte.

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• Valuación: Todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados.

• Presentación y Revelación: Los hechos económicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados.

• Tratamiento de información después del cierre contable Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los Estados Financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre.

Las normas técnicas específicas son aplicables a los elementos del balance (activos, pasivos y patrimonio), del estado de resultados, las cuentas de orden y las operaciones descontinuadas y empresas en liquidación, indicando los procedimientos claros y precisos sobre la forma como se deben hacer el registro de los hechos económicos para los principales elementos y situaciones mencionadas.

6. Ciclo contable La empresa es toda actividad económica que se organiza con el objetivo de producir, transformar, comercializar, administrar bienes o prestar servicios con la constitución de un establecimiento de comercio en el cual se indica el nombre comercial y las marcas de los productos o servicios, los derechos del propietario, las mercancías o productos que se producen o comercializan, las instalaciones con su infraestructura y bienes. La contabilidad inicia entonces con la identificación de los hechos económicos en lo que se conoce como la recolección de información, teniendo en cuenta que estos hechos económicos debe estar soportados por documentos fuentes para poder elaborar comprobantes de ingreso, egreso, entre otros. Estos registros y comprobantes deben ser elaborados en orden cronológico, cuyo proceso se conoce como registro y clasificación de la información, para luego analizar las transacciones y preparar informe de lo ocurrido en el período a través de los estados financieros, último paso del proceso contable y que se conoce como resumen de la información.

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Sin embargo no es solo recolectar, registrar, clasificar y presentar informes, sino que debe realizarse un análisis de dicha información para la toma de decisiones por parte de la administración, el cual es el principal propósito de la contabilidad. El ciclo contable es el registro de todos los hechos económicos o transacciones en forma cronológica en los libros contables (libro diario y libro mayor), así como el proceso de ajustes a las cuentas, cierre de cuentas temporales y elaboración de estados financieros. El primer esquema del ciclo contable general sería:3

3 Giovanni E. Gómez www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/31/ciclo.htm

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El esquema de los movimientos durante el ciclo contable será:

El hecho económico es aquel que afecta la estructura de la empresa, es decir que por ejemplo un contrato firmado hoy aún no es un hecho económico hasta que se cause el pago o cobro del mismo. Se identifican las cuentas, se realiza el registro en el libro diario, se traslada al mayor, se hace el balance de prueba, elaboramos los ajustes, el balance de prueba ajustado, el proceso de cierre de cuentas temporales y por último los estados financieros para poder hacer el análisis de los mismos y tomar decisiones. Para comprender mejor el proceso del ciclo contable entraremos a definir algunos conceptos que lo componen.

• Partida doble: Indica que todas las operaciones contables son semejantes a una balanza, ya que cada lado debe tener un valor igual conservando el equilibrio, por lo cual deberán tener mínimo dos partidas, una en el lado débito y otra en el crédito.

• Transacciones: Son todas las operaciones con valor monetario que implican un cambio en la ecuación contable y por lo tanto en la estructura financiera de la empresa. Inicialmente se registran en el libro diario, en orden cronológico y de allí se trasladan al libro mayor y balances. El libro diario es donde se registran las transacciones diarias en la empresa. El libro mayor y balance es el que registra los saldos de las cuentas que se registraron en el diario y se identifica con una cuenta “T”.

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• Naturaleza de las cuentas: De acuerdo con la naturaleza de las cuentas, donde se definió que las cuentas débito son activos, costos y gastos y las cuentas crédito son pasivos, capital e ingresos, se puede definir entonces que un débito es un aumento en las cuentas de activo, costos o gastos, así como una disminución en la cuenta de pasivo y patrimonio. Un crédito es un aumento en las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, así como una disminución en la cuenta de activo, costos y gastos.

• Registros contables: Son los registros monetarios que ocurren por una transacción u operación realizada por la Empresa. Pueden ser simples o compuestos. Registros simples: Son en los que la columna del débito es afectada por un solo registro, así como la columna crédito recibe un solo registro. La suma de ambas columnas será siempre igual, conservando la partida doble. Registro compuesto: Es aquel en los que el débito y el crédito son afectados por varios registros monetarios, es decir, en la misma transacción se involucran varias cuentas en el débito y una o varias cuentas en el crédito, conservando la igualdad.

Clasificación de las cuentas Una cuenta es un formato sobre el cual se registran en forma clara, organizada y comprensible los incrementos o disminuciones de un activo, pasivo o patrimonio una vez realizada una operación en la empresa. El conjunto de cuentas se conoce como Libro Mayor y se representa con una “T”.

NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO

XXXXXX XXXXXXX SALDO

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Para obtener el saldo de una cuenta, los aumentos se registran en un lado y las disminuciones o reducciones en el lado opuesto. El lado izquierdo se conoce como débito, cargo o debe El lado derecho se conoce como crédito, abono o haber. La diferencia entre los dos lados de la cuenta se conoce como saldo que puede ser débito o crédito. Para determinar el saldo los aumentos se registran en un lado y las disminuciones en el lado contrario. • Cuentas reales o de balance Las cuentas de balance son aquellas de duración permanente que tienen una relación directa con el Balance General, representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa y que conforman la ecuación contable. Al relacionar estas cuentas, se puede determinar la situación financiera de la empresa a una fecha determinada. Las cuentas de balance están conformadas por el activo, el pasivo y el patrimonio

.

Activos:

Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.

Son recursos o bienes económicos, propiedad de un negocio, con el cual se obtienen beneficios; los activos de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa; una empresa pequeña puede tener un solo vehículo, una modesta oficina; mientras que una gran tienda por departamento o una fabrica puede tener, edificios, maquinarias y equipos, terrenos, mobiliario, cuentas por cobrar y otros.

Está conformado por cuentas como caja, bancos, deudores, inventarios, maquinaria y equipo, edificaciones, equipo de transporte, equipo de cómputo, terrenos, entre otros. Los activos pueden clasificarse según la función que desempeñan los elementos de activo en la empresa, así:

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• Activo corriente: elementos que sufren cambios de manera continuada

por la propia actividad empresarial, como los activos que se adquieren para su posterior venta (mercancías) o transformación (materias primas), los derechos de cobro por las ventas a crédito o el dinero en efectivo

• Activo fijo: conjunto de elementos que permanecen en la empresa durante

un horizonte temporal prolongado. Se trata de elementos adquiridos para ser utilizados, ya sean tangibles o intangibles, e inversiones financieras, cuando la empresa no piensa desprenderse de ellas. A estos elementos se les denomina también inmovilizado

Según la liquidez de los elementos de activo, es decir, según la capacidad de convertirse en disponible (dinero), distinguimos entre:

• Activos fijos: son las inversiones permanentes de la empresa en terrenos, edificios, equipos de cómputo, maquinaria, muebles y enseres, vehículos, equipo de oficina, entre otros.

• Existencias o inventarios: cuya conversión en liquidez se produce por la

venta y aplican directamente a empresas industriales y comerciales.

• Deudores (realizable): son los elementos que se pueden convertir en dinero en un corto plazo de tiempo teniendo en cuenta la actividad normal de la empresa, como los derechos de cobro o cuentas por cobrar

• Disponible: representa los medios líquidos, es decir, el dinero en efectivo

de que dispone la empresa (caja, bancos, inversiones temporales)

ACTIVOS DEBITO CREDITO

Aumenta Disminuye SALDO

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Para efectos académicos, los activos los clasificaremos en activos corrientes o aquellos que están en efectivo o se pueden transformar en efectivo en el período actual (disponible, cartera, inventarios) y activo no corriente

o aquellos de duración permanente, que no están destinados para la venta y están para el uso en el desarrollo del objeto social (vehículos, terrenos, edificios, muebles, maquinaria, entre otros activos fijos; inversiones permanentes y otros activos de largo plazo).

Principales activos: Disponible

- Caja General - Bancos

Inversiones Deudores (Cuentas por cobrar clientes) Inventarios Propiedades Planta y Equipo

- Terrenos - Edificaciones - Muebles y enseres - Equipo de Oficina - Equipo de computo y comunicación - Flota y Equipo de Transporte

Intangibles Valorizaciones Algunas cuentas del activo: Caja: Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata. Bancos: Registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico en moneda nacional y extranjera, en bancos tanto del país como del exterior.

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Inversiones: Comprende las cuentas que registran las inversiones en acciones, cuotas o partes de interés social, títulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido por el ente económico con carácter temporal o permanente, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias.

Deudores: Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico, incluidas las comerciales y no comerciales.

Inventarios: Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico. Equipo de transporte: Registra el costo de adquisición de las unidades de transporte, equipos de movilización y maquinaria de propiedad del ente económico destinados al transporte de pasajeros y de carga para el desarrollo de sus actividades. Construcciones y Edificaciones: Registra el costo de adquisición o construcciones de inmuebles de propiedad del ente económico destinados para el desarrollo del objeto social. Terrenos: Registra el valor de los predios donde están construidas las diferentes edificaciones de propiedad del ente económico, así como los destinados a futuras ampliaciones o construcciones para el uso o servicio del mismo.

Equipo de oficina: Registra el costo de adquisición del equipo mobiliario, mecánico y electrónico de propiedad del ente económico, utilizado para el desarrollo de sus operaciones. En esta cuenta están comprendidos los muebles y enseres como una subcuenta y los equipos (electrónicos y mecánicos) como otra subcuenta.

Equipo de computación: Registra el costo de adquisición del equipo de computo y comunicación adquiridos por el ente económico para el desarrollo de sus planes o actividades de sistematización y/o comunicación.

Maquinaria y Equipo: Registra el costo de adquisición y montaje de la maquinaria y equipo en que incurre el ente económico.

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Pasivos

Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes. Dentro de los pasivos se encuentran las obligaciones financieras, cuentas por pagar, proveedores, obligaciones laborales, pasivos estimados, entre otros. Los pasivos son deudas que surgen de la compra de mercancías denominado proveedores, o por servicios a crédito y otros conceptos que se denomina cuentas por pagar, y a la persona o firma a la cual se le debe se le llama acreedor, la forma en la cual está representada una deuda, cuando se obtiene dinero en préstamos, es registrado en una cuenta llamada documentos por pagar; en el caso de un banco es obligaciones financieras.

PASIVOS DEBITO CREDITO

Disminuye Aumenta

SALDO

Según el plazo de exigibilidad del pasivo, se pueden clasificar en: Pasivo a corto plazo o pasivo corriente: son aquellas deudas que la empresa debe cancelar en el plazo menor a un año o en el período contable actual, es decir, cuyo vencimiento es igual o inferior al año. Se destacan entre ellas las deudas con los proveedores, que se derivan de la compra de bienes y servicios necesarios para desarrollar la actividad principal de la empresa, así como deudas con bancos a corto plazo, obligaciones laborales, entre otras.

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Pasivo a largo plazo: son aquellas deudas que la empresa debe reintegrar en el plazo mayor a un año, como son los préstamos o empréstitos emitidos y las deudas con otros acreedores, en todos los casos con vencimiento superior a un año. Este tipo de financiación, junto con los recursos propios, se utiliza para financiar la estructura fija, o activo fijo, de la empresa. Principales pasivos: Obligaciones financieras Proveedores Cuentas por pagar Deudas con socios o accionistas Retención en la fuente por pagar Impuesto a las ventas por pagar Impuestos y tasas por pagar Obligaciones laborales Pasivos estimados y provisiones Ingresos recibidos por anticipado Algunas cuentas del pasivo4

Obligaciones financieras: comprende el valor de las obligaciones contraías por el ente económico mediante la obtención de recursos provenientes de establecimientos de crédito o de otras instituciones financieras u otros entes distintos de los anteriores, del país o del exterior, también incluye los compromisos de recompra de inversiones y cartera negociada. Por regla general, las obligaciones contraídas generan intereses y otros rendimientos a favor del acreedor y a cargo del deudor por virtud del crédito otorgado, los cuales se deben registrar por separado. Proveedores: comprende el valor de las obligaciones a cargo del ente económico, por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios para la fabricación o comercialización de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con la explotación del objeto social, tales como, materias primas, materiales, combustibles, suministros, contratos de obra y compra de energía. 4 Decreto 2650 de 1993

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Obligaciones Laborales: comprende el valor de los pasivos a cargo del ente económico y a favor de los trabajadores, extrabajadores o beneficiarios, originados en virtud de normas legales, convenciones de trabajo o pactos colectivos, tales como: Salarios por Pagar, Cesantías Consolidadas, Primas de Servicios, Prestaciones Extralegales e Indemnizaciones Laborales. Cuentas por pagar: comprende las obligaciones contraías por el ente económico a favor de terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras tales como cuentas corrientes comerciales, a casa matriz, a compañías vinculadas, a contratistas, órdenes de compra por utilizar, costos y gastos por pagar, instalamentos por pagar, acreedores oficiales, regalías por pagar, deudas con accionistas o socios, dividendos o participaciones por pagar, retención en la fuente, retenciones y aportes de nómina, cuotas por devolver y acreedores varios.

Patrimonio

El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos. Son cuentas de patrimonio el capital social, las reservas, las utilidades y otras cuentas que representan la parte que corresponde a los propietarios. El capital social de una compañía anónima se divide en parte alícuota, llamadas acciones; las cuales han de ser todas de igual valor y darán a sus dueños o accionistas iguales derechos de acuerdo con su participación. En el patrimonio no se clasifica ya que todo se constituye como financiación de largo plazo, sin embargo se pueden distinguir diferentes tipos de recursos propios, así: Aportes de los propietarios: constituidas por los aportes iniciales del socio, además de los desembolsos que puedan realizar con posterioridad a la constitución de la empresa. A los aportes de los propietarios se las conoce con el nombre de capital. Reservas: constituyen los recursos generados por la propia empresa al obtener ésta beneficios que permanecen en la misma sin ser retirados por los socios con destino a sus patrimonios privados y que por ley son el 10% de la utilidad hasta acumular el 50% del capital y que sirven para cubrir futuras pérdidas. También pueden existir otras reservas estatutarias o con destinación específica independientes de la reserva legal.

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Utilidades o excedentes acumulados: equivalentes a los resultados de períodos anteriores que no fueron distribuidos como dividendos o utilidades para los socios y se acumulan en el patrimonio de la empresa. Resultado del ejercicio: también forman parte de los recursos propios. Si no se reparten en forma de dividendos a los propietarios, pasarán a formar parte de los beneficios retenidos. Existen otras cuentas de patrimonio que incrementan la participación de los propietarios sobre el valor total de los activos. La naturaleza del patrimonio es crédito:

PATRIMONIO DEBITO CREDITO

Disminuye Aumenta

SALDO

Principales cuentas del patrimonio: Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Resultado del ejercicio Resultados de ejercicios anteriores Superávit por valorización

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Cuentas de orden

Son cuentas que representan bienes que no son propiedad de la empresa, sino de terceros que con intervención de la empresa prestan servicios especiales, como mercancías en consignación, valores en custodia, entre otras. Así mismo incluye algunas contingencias futuras que pueden afectar la estructura económica de la empresa. • Cuentas nominales o de resultado Son aquellas que se originan en las operaciones de la Empresa, determinando incrementos o disminuciones del patrimonio con base en las utilidades o pérdidas generadas en el ejercicio. Se denominan temporales ya que su duración es hasta la terminación del ciclo o período contable, en cuyo momento se cancelan o se cierran y dentro de este grupo se clasifican los ingresos operacionales, gastos operacionales, costos de venta o fabricación, ingresos no operacionales y gastos no operacionales.

Ingresos

Los ingresos representan flujos de entrada de recursos en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital.

INGRESOS DEBITO CREDITO

Disminuye Aumenta

SALDO

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Principales cuentas de ingresos: Operacionales

- Venta de productos - Devoluciones, rebajas y descuentos en ventas (db) - Venta de servicios

No operacionales

- Financieros - Utilidad en venta de activos

Los ingresos se diferencian por la causa que le dio origen clasificándose en ingresos operacionales y no operacionales:5

“Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro. Al final del ejercicio económico las cuentas de ingresos se cancelarán con abono al grupo 59 - Ganancias y Pérdidas -. Los ingresos se registrarán en moneda funcional, es decir en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa de conversión aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera. Los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales”.

Algunos ejemplos de cuentas de ingresos son:

Ingresos por Asesorías

Ingresos por Transporte

Ingresos por Publicidad

5 Decreto 2650 de 1993

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Ingresos Por Arrendamiento

Ingresos por Intereses

Ingresos por Vigilancia

Gastos

Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.

GASTOS DEBITO CREDITO

Aumenta Disminuye SALDO

Principales gastos: Operacionales de administración

- Gastos de personal - Honorarios - Impuestos - Arrendamientos - Seguros - Servicios - Depreciaciones - Amortizaciones - Provisiones

Operacionales de venta - Gastos de personal - Honorarios - Impuestos

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- Arrendamientos - Seguros - Servicios - Depreciaciones - Diversos - Provisiones - No operacionales - Financieros

El decreto 2650 de 1993 define los egresos como:

“Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado. Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago. Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se cancelarán con cargo al grupo 59 - Ganancias y Pérdidas”.

Algunos ejemplos de gastos son:

Gasto Salarios

Gasto Papelería

Gasto Arrendamiento

Gasto Aseo y Cafetería

Gasto Intereses

Gasto Combustible

Gastos de representación

Gasto Fotocopias

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Costos de ventas

Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos. Los principales costos son los costos de ventas y los costos de producción.

COSTOS DE VENTAS DEBITO CREDITO

Aumenta Disminuye SALDO

7. Plan único de cuentas Para tener un registro uniforme de las operaciones realizadas por las diferentes empresas, similar información contable y claridad y confiabilidad para la evaluación de los diferentes sectores económicos, en Colombia se utiliza el PUC (Plan único de cuentas) para comerciantes, de obligatoria aplicación desde el año 1995 y establecido por el decreto 2195 de 1992 y modificado y reglamentado por el decreto 2650 de 1993, decreto 2894 de 1994, decreto 2116 de 1996 y decreto 95 de 1997. El Plan Único de Cuentas está estructurado en catálogo de cuentas, descripciones y dinámicas. El catálogo de cuentas se refiere a la relación y clasificación de clases, grupos, cuentas y subcuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden. El primer dígito indica la clase, los dos primeros dígitos indican el grupo, los cuatro primeros dígitos identifican la cuenta y los seis primeros dígitos indican la subcuenta.

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Las descripciones detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas que se incluyen en el catálogo de cuentas y precisan las operaciones que deben ser registradas en cada una de las cuentas. Las dinámicas expresan la forma en que deben ser utilizadas las cuentas y realizarse los movimientos débitos y créditos que las puedan afectar. Por ejemplo la clase 1 es el activo. El grupo 11 es el disponible La cuenta 1105 es caja Por lo tanto se tendría: Clase 1 Activo Grupo 11 Disponible Cuenta 1105 Caja Registra las existencias en dinero efectivo o en cheques con que cuenta la empresa, tanto en moneda nacional como extranjera, disponibles en forma inmediata. Así se clasificarían cada una de las cuentas de los diferentes grupos. Las principales cuentas que conforman el PUC son:

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1 ACTIVO 2 PASIVO

11 DISPONIBLE 21 OBLIGACIONES FINANCIERAS 1105 CAJA 22 PROVEEDORES 1110 BANCOS 23 CUENTAS POR PAGAR 1120 CUENTAS DE AHORRO 24 IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS 1125 FONDOS 25 OBLIGACIONES LABORALES 12 INVERSIONES 26 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES 1205 ACCIONES 2705 INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO 1210 CUOTAS O PARTES DE INTERES SOCIAL 2805 ANTICIPOS Y AVANCES RECIBIDOS 1215 BONOS 2810 DEPOSITOS RECIBIDOS 1230 PAPELES COMERCIALES 29 BONOS Y PAPELES COMERCIALES 1240 ACEPTACIONES BANCARIAS O FINANCIERAS 13 DEUDORES 1305 CLIENTES 1325 CUENTAS POR COBRAR A SOCIOS Y ACCIONISTAS 1330 ANTICIPOS Y AVANCES 1335 DEPOSITOS 1345 INGRESOS POR COBRAR 3 PATRIMONIO 1365 CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES 1380 DEUDORES VARIOS 31 CAPITAL SOCIAL 1390 DEUDAS DE DIFICIL COBRO 32 SUPERAVIT DE CAPITAL 1399 PROVISIONES 3205 PRIMA EN COLOCACION DE ACCIONES 14 INVENTARIOS 3210 DONACIONES 1405 MATERIAS PRIMAS 33 RESERVAS 1410 PRODUCTOS EN PROCESO 3305 RESERVAS OBLIGATORIAS 1430 PRODUCTOS TERMINADOS 3310 RESERVAS ESTATUTARIAS 1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 34 REVALORIZACION DEL PATRIMONIO 1455 MATERIALES, REPUESTOS Y ACCESORIOS 3405 AJUSTES POR INFLACION 1499 PROVISIONES 3410 SANEAMIENTO FISCAL 15 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 3505 DIVIDENDOS DECRETADOS EN ACCIONES 1504 TERRENOS 36 RESULTADOS DEL EJERCICIO 1508 CONSTRUCCIONES EN CURSO 3605 UTILIDAD DEL EJERCICIO 1516 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 3610 PERDIDA DEL EJERCICIO 1520 MAQUINARIA Y EQUIPO 37 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES 1524 EQUIPO DE OFICINA 3705 UTILIDADES O EXCEDENTES ACUMULADOS 1528 EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION 3710 PERDIDAS ACUMULADAS 1540 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 38 SUPERAVIT POR VALORIZACIONES 1592 DEPRECIACION ACUMULADA 16 INTANGIBLES 1605 CREDITO MERCANTIL 1610 MARCAS 1615 PATENTES 4 INGRESOS 1630 KNOW HOW 1698 AMORTIZACION ACUMULADA 41 OPERACIONALES 17 DIFERIDOS 4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 1705 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 42 NO OPERACIONALES 1710 CARGOS DIFERIDOS 4210 FINANCIEROS 1798 AMORTIZACION ACUMULADA 4215 DIVIDENDOS Y PARTICIPACIONES 18 OTROS ACTIVOS 4220 ARRENDAMIENTOS 1805 BIENES DE ARTE Y CULTURA 4245 UTILIDAD EN VENTA DE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 19 VALORIZACIONES 4250 RECUPERACIONES

CATALOGO DE CUENTAS

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8. La ecuación contable Una empresa para poder realizar sus operaciones requiere de una infraestructura y determinados recursos, los cuales son proporcionados por los dueños iniciales o por terceras personas que participan como socios o como prestamistas. Una estructura inicial de la empresa podría ser:

ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO

Los totales en pesos de ambos lados siempre serán iguales porque son simplemente dos apreciaciones de los mismos recursos de la Empresa. La relación de los activos muestra los recursos que posee la empresa, mientras que la relación de los pasivos y del patrimonio nos dicen quien proporcionó estos recursos a la empresa y cuánto proporcionó cada grupo. Todo lo que posee una empresa ha sido proporcionado por los acreedores o por el propietario. Por lo tanto, los derechos totales de los acreedores más los derechos del propietario son iguales a los activos totales de la empresa. Esta relación define la Ecuación fundamental de la contabilidad que representa la posición financiera del negocio.

5 GASTOS 6 COSTOS DE VENTAS 61 COSTO DE VENTAS Y DE PRESTACION DE SERVICIOS

51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACION 6135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 5105 GASTOS DE PERSONAL 62 COMPRAS 5115 IMPUESTOS 6205 DE MERCANCIAS 5120 ARRENDAMIENTOS 6210 DE MATERIAS PRIMAS 5130 SEGUROS 6215 DE MATERIALES INDIRECTOS 5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 5160 DEPRECIACIONES 7 COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACION 52 OPERACIONALES DE VENTAS 71 MATERIA PRIMA 5205 GASTOS DE PERSONAL 72 MANO DE OBRA DIRECTA 5215 IMPUESTOS 73 COSTOS INDIRECTOS 5220 ARRENDAMIENTOS 74 CONTRATOS DE SERVICIOS 5230 SEGUROS 5245 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 5260 DEPRECIACIONES 81 DERECHOS CONTINGENTES 53 NO OPERACIONALES 82 DEUDORAS FISCALES 5305 FINANCIEROS 83 DEUDORAS DE CONTROL 54 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS 9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

91 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES 92 ACREEDORAS FISCALES 93 ACREEDORAS DE CONTROL

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En el lado izquierdo de la ecuación figuran los recursos que posee la empresa y en el derecho las participaciones constituidas por los acreedores, proveedores y propietarios del negocio. La ecuación está expresada así:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Partiendo de la definición que el resultado de la empresa está dentro del patrimonio y que se determina como la diferencia entre ingresos, costos y gastos, podríamos establecer una ecuación contable de la siguiente forma:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS – COSTOS - GASTOS Por lo tanto, un último esquema sería el siguiente:

ACTIVO + COSTOS + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS Esta última forma de clasificar la Ecuación Contable, nos permite determinar una primera aproximación a la naturaleza de las cuentas, definidas de la siguiente forma:

ACTIVO + COSTOS + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS De este esquema podemos concluir que las cuentas de activo, costos y gastos tienen naturaleza Débito, mientras que las cuentas de pasivo, capital e ingresos tendrán naturaleza crédito, teniendo en cuenta además que las cuentas de activo, pasivo y capital son de balance, por lo tanto tendrán un saldo al final del período, mientras que las cuentas de costos, gastos e ingresos son temporales, por lo cual se cierran al finalizar el período contable.

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9. Libros de contabilidad Según el Código de Comercio en el artículo 48, “Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia” Los libros de contabilidad son la base para elaborar los estados financieros y en ellos se resumen todas las operaciones que se presentaron durante determinado período. Estos libros deben ser registrados en la Cámara de Comercio del lugar del domicilio de la empresa, aceptando como procedimiento de reconocido valor técnico contable los medios manuales y el registro en forma electrónica, conservando dichos libros por lo menos durante 20 años (Artículo 31 C de Co.) Los libros se deberán llevar conforme a la normatividad vigente y la naturaleza de la organización, en orden cronológico en períodos iguales o inferiores a un mes, realizando un resumen mensual de los movimientos débito y crédito, relacionando las cuentas que determinan propiedades, derechos y obligaciones del ente y demás aspectos que se contemplan en las normas y en los principios de contabilidad. a. Libro diario Es un libro principal en el cual se registran en orden cronológico los comprobantes de diario elaborados en la empresa que se originan en hechos económicos ocurridos durante el mes. Se conoce como diario columnario o registro de asientos originales, teniendo en cuenta que en cada registro se debe indicar los nombres de las cuentas que se afectaron, la naturaleza débito y/o crédito, el valor de cada débito y crédito y una explicación breve de la transacción que debe estar soportada por documentos fuente. Un ejemplo de libro diario es el siguiente:

LIBRO DIARIO FECHA DESCRIPCIÓN REFERENCIA DÉBITOS CRÉDITOS

Una vez identificado el hecho económico y sus documentos soporte, se procede a elaborar el libro diario con el registro contable, determinando el año, mes y día de la transacción. En la descripción se colocan las cuentas debitadas y acreditadas.

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En referencia se puede anotar el código de la cuenta para cruzarla con el libro mayor. En débitos y créditos se colocan los valores que afecta cada cuenta, dejado por último un detalle de la operación que puede registrarse en el espacio de descripción, debajo de los nombres de las cuentas. b. Libro mayor Es un libro principal en el cual se registra el movimiento mensual de las cuentas a partir de los movimientos del libro diario, resumiendo los movimientos por cada una de las cuentas y para lo cual esquemáticamente se representa como una letra “T”, por lo cual se conoce como cuenta “T”, la cual contiene el nombre de la cuenta, en el lado izquierdo los valores débito, en el lado derecho los créditos y la diferencia entre los dos (cualquier lado) se conoce como saldo.

NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO

XXXXXX XXXXXXX SALDO

Para el registro en el libro mayor, debe identificarse la cuenta que afecta, analizar si dicha cuenta es de naturaleza débito o crédito para establecer su aumento o disminución y registrar la transacción en las respectivas cuentas, teniendo en cuenta el principio de partida doble para conservar la igualdad de la ecuación contable. Por ejemplo: Una empresa inicia operaciones con dos transacciones: Enero 5. Su propietario aporta $1.000.000 en inventarios y $4.000.000 en efectivo. Enero 10. Compra muebles y enseres por valor de $3.000.000 de contado.

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El registro en el diario sería

LIBRO DIARIO FECHA DESCRIPCIÓN REFERENCIA DÉBITOS CRÉDITOS

Enero 5 Efectivo $4.000.000

Inventarios 1.000.000 Capital $5.000.000

Enero 10 Muebles y enseres $3.000.000 Efectivo $3.000.000

El traslado al libro mayor sería:

Efectivo Inventarios Débitos Créditos Débitos Créditos

4.000.000 3.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000

Capital Muebles y enseres

Débitos Créditos Débitos Créditos 5.000.000 3.000.000 5.000.000 3.000.000

De acuerdo al ciclo contable inicial, debemos ver los asientos de diario, que también se conocen como libro diario y luego es el traslado al mayor, que son las cuentas “T” para efectos didácticos.

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Los asientos de diario tienen la siguiente estructura: Débito Crédito Fecha Cuenta Débito xxxxx Cuenta crédito xxxxx ------------------------------------------ Detalle o descripción breve de la transacción Como se puede observar, lo primero es la fecha, que me indica el día, mes y año en que se dio la transacción, la segunda parte son las cuentas que intervienen en la transacción, las cuales como mínimo deben ser 2; la otra parte son los débitos o los créditos, dependiendo de cómo se afecte cada cuenta y por último es el detalle, donde en forma breve se cuenta en que consistió la transacción. Observen que los asientos de diario facilitan el traslado a las cuentas “T”, porque al relacionar las cuentas se dice también en que lado se afectan y así mismo debe ser su traslado, es decir, si la cuenta equipo de transporte y bancos intervienen en una transacción, se debe de hacer primero el asiento de diario y luego el traslado a las cuentas “T” tal y como lo reflejan los asientos de diario, ejemplo: en marzo 16 de 20xx se compra un vehículo por $40’000.000 de contado, para lo cual se gira un cheque. Marzo 16/xx Equipo de transporte 40’000.000 Bancos 40’000.000 ------------------------------------------- Analizando, vemos que la cuenta Equipo de transporte se afectó con un movimiento débito de $40’000.000 y la cuenta de bancos con un movimiento crédito de $40’000.000; luego, para realizar el traslado a las cuentas “T”, simplemente basta con buscar o crear la cuenta Equipo de transporte y asentarle en el débito un movimiento por $40’000.000 y luego en la cuenta “T” de bancos registrarle en el crédito un movimiento por $40’000.000. Es importante resaltar que en todos los asientos de diario se debe observar la partida doble, es decir, que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos, sin importar el número de cuentas que intervengan en la transacción, por ejemplo, si la compra del vehículo anterior se cancelara 60% de contado y el resto a crédito, el asiento sería:

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Marzo 16/xx Equipo de transporte 40’000.000 Bancos 24’000.000 Costos y Gastos por pagar 16’000.000 -------------------------------------------

Para registrar la compra del vehículo X de placas LVY001, el cual esta destinado para uso del gerente.

Como vemos, en el asiento intervienen 3 cuentas y aún así los débitos son iguales a los créditos. La pregunta que se harán en el momento es: ¿para qué se hacen 2 procesos que son iguales aparentemente y que solo varían en la forma? Hasta el momento no se hace la diferencia pero la respuesta a este interrogante es que en los asientos de diario se escribe o relaciona una cuenta cuantas veces se vea afectada en un período contable, por ejemplo, si la cuenta de bancos se movió con una transacción el 5 de marzo y el 10 de marzo se vuelve a mover con otra transacción, se debe relacionar en los asientos de diario del 5 y del 10 de marzo la cuenta de bancos; pero para el uso de las cuentas “T” solo se debe utilizar una cuenta de bancos, lo que me indica que los dos movimientos que tuvo la cuenta de Bancos se verán reflejados en una sola cuenta “T” denominada Bancos, la cual contendrá todos los movimientos débitos y créditos de esta cuenta en un período contable determinado y esto facilitará la obtención del saldo de la cuenta para obtener finalmente el dato para la elaboración de los estados financieros. Lo anterior lo podemos observar en el siguiente ejercicio: Enero 2 Se constituyen una sociedad limitada para la prestación de servicios de vigilancia, para lo cual los socios aportan $200’000.000 en cheque, con los cuales se abre inmediatamente una cuenta en el banco X. Enero 4 Se compra un local por $80’000.000 con cheque Enero 10 Se compran 4 escritorios y 4 sillas por $2’500.000 con cheque.

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Asientos de diario Enero 2 Bancos 200’000.000 Capital social 200’000.000 -------------------------------------------------- Para registrar el capital aportado por los socios A,B y C en la constitución de la sociedad. Enero 4 Construcciones y edificaciones 80’000.000 Bancos 80’000.000 --------------------------------------------------- Compra de un local ubicado en la carrera 46 # 53 – 14, en el cual estará la sede de la sociedad. Enero 10 Muebles y Enseres 2’500.000 Bancos 2’500.000 --------------------------------------------------- Compra de 4 escritorios y 4 sillas para dotar las oficinas. Traslado a cuentas “T” Bancos Capital social Enero 2 200’000.000 80’000.000 Enero 4 200’000.000 Enero 2 2’500.000 Enero 10 200’000.000 82’500.000 117’500.000

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Construcciones y edificaciones Muebles y Enseres Enero 4 80’000.000 Enero 10 2’500.000 Analicemos el ejercicio: Como se puede observar lo primero que uno realiza son los asientos de diario y después de los asientos de diario se hace el traslado a cuentas “T”, y en este ejercicio logramos mostrar lo que se había explicado teóricamente antes del desarrollo de éste, que consistía en la elaboración de una cuenta “T” por cada cuenta que intervenga, como fue el caso de la cuenta de bancos, la cual tuvo movimiento en todas las transacciones y por lo tanto se relacionó en todos los asientos de diario, pero para el traslado a las cuentas “T” solo se abrió una cuenta denominada bancos y en ella se registraron todos los movimientos que se presentaron de ella, o sea que en esta cuenta se concentraron todos los movimientos y esto facilita la obtención del saldo al final de un determinado período contable, por ejemplo, si en el mes de enero no se realizaran más transacciones se podría decir que el saldo en bancos es de $117’500.000 y como las otras cuentas no tuvieron más movimiento, simplemente ese registro es el saldo para enero; adelantándonos un poco, les digo que con estas cuentas “T” saldadas podría realizar el balance de prueba y los estados financieros de esa sociedad, así de sencilla es la contabilidad.

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10. Balance de prueba Es un informe que se conoce como balance de comprobación y en el cual se determina en forma de lista a dos columnas los saldos débito y crédito de todas las cuentas que afectaron el libro mayor para determinar si se cumple la partida doble, verificando la igualdad de débitos y créditos y como base fundamental para elaborar los estados financieros. Se prepara antes de los estados financieros de cada mes para verificar la igualdad de débitos y créditos y encontrar errores que se presentaron en el período. Se colocan los nombres de las cuentas en orden de codificación, en una columna los valores débito y en la otra los valores crédito. Este balance no garantiza que todos los registros fueron correctos, porque a pesar de presentar sumas iguales puede ocurrir que en un registro se utilizó una cuenta equivocada o un valor equivocado con igual registro en débito y crédito. Un ejemplo de balance de prueba es el siguiente:

P´lucas Ltda. Balance de prueba

A 31 de diciembre de 2009 Nombre de la cuenta Débitos Créditos Caja $ 500 Clientes 4.000 Inventarios 1.000 Equipo oficina 10.000 Gastos por salarios 3.000 Gasto servicios públicos 500 Cuentas por pagar $ 2.500 Capital 8.500 Ingresos operacionales 8.000 Totales $ 19.000 $ 19.000

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El balance de prueba no es tomado como un estado financiero sino como un informe, del cual podemos obtener fácilmente el estado de resultados y el balance general; este informe sirve además para comprobar la partida doble en el ejercicio, más no me indica que todas las contabilizaciones estén buenas, pues puede suceder que una contabilización se haya realizado al contrario, por lo tanto, la partida doble se da, pero no la correcta contabilización. La materia prima o elementos con los que se construye un balance de prueba, son las cuentas “T” saldadas al final del período que se pretende emitir los estados financieros; estas cuentas “T”, son relacionadas en el balance de prueba con el respectivo saldo que quedó, sin excluir ninguna clase, es decir que se relacionan las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos. Después de elaborar el balance de prueba se procede a construir el estado de resultados, para el cual solo se toman las cuentas de ingresos y gastos, obteniendo de él un resultado del ejercicio, bien sea utilidad o pérdida; y luego se forma el balance general, utilizando para este las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, además, en forma manual y no contable (por el momento), se tomará el resultado del ejercicio arrojado por el estado de resultados y se pondrá en la sección del patrimonio en una cuenta denominada “Resultados del ejercicio”. Este procedimiento dejara de hacerse en forma manual cuando veamos a continuación el tema de “Asientos de cierre”, con el cual surgirá contablemente la cuenta “resultados del ejercicio”, producto de la comparación de los ingresos y los gastos en una cuenta “T”. En el balance de prueba podemos encontrar dos grandes partes como son el encabezado y el cuerpo, a su vez en el cuerpo tenemos varias partes como son las cuentas con su saldo débito o crédito y en la parte inferior encontraremos las sumas iguales, veamos:

El Grupo de Administradores Balance de prueba A Marzo 30 de 20xx

Encabezado El Grupo de Administradores

Balance de prueba A Marzo 30 de 20xx

Cuentas Débito Crédito . . . . ------- -------- Sumas iguales xxxx xxxx ==== =====

Cuerpo

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En el balance de prueba se trata de conservar un orden en la relación de las cuentas donde primero son los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Dentro de los activos y los pasivos se debe tener en cuenta el grado de de liquidez de los mismos, es decir, en los activos se debe mirar cual es que se puede convertir en efectivo de una manera más rápida o que se encuentre en efectivo, tal como sucede con la cuenta de caja. Por lo tanto, siempre entre 2 activos se debe mirar cual es más fácil para la venta o realización y este será el que se relacione primero 11. Período contable Los hechos económicos se van registrando cronológicamente, pero deben elaborarse informes financieros que permitan analizar la situación de la empresa y tomar decisiones, por lo cual se establecen períodos contables para realizar el corte de las actividades y medir el desempeño de la empresa. El período contable es el tiempo en el cual se miden los resultados y según la normatividad corresponde al período enero 1° a diciembre 31 de cada año, fecha en la cual se deben emitir los estados financieros de propósito general. Sin embargo y para una mejor gestión empresarial, las organizaciones deberían medir sus resultados en forma mensual o trimestral con fines administrativos, teniendo en cuenta que al finalizar cada período se deben realizar los ajustes y cierre de cuentas de resultados para preparar los estados financieros. 12. Ajustes Una vez terminado el proceso de registro de la información durante el período contable en los libros de contabilidad se inicia un proceso de ajustes para algunas cuentas, el cierre de las cuentas temporales y la elaboración de Estados Financieros del período. En este proceso deben considerarse aspectos como contabilidad de causación y asociación de ingresos y egresos. Los asientos de ajuste son transacciones que no solo afectan el período en que se realizan sino periodos posteriores, como es el caso de unos intereses cancelados por anticipado sobre una obligación financiera. Como los intereses corresponden a varios periodos, al final de cada mes deberá registrarse el gasto correspondiente.

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En estos casos el documento soporte siempre será el inicial en el momento del pago de dichos intereses, por lo cual el soporte será el comprobante indirecto de ajustes que reconocerá la causación del ajuste. El objetivo de los asientos de ajustes es registrar las transacciones o los hechos económicos que no se hayan reconocido y corregir los errores cometidos en los asientos contables. Se registran hechos económicos como:

- Ingresos realizados pendientes de cobro - Gastos causados sin pagar - Asignaciones de gastos pagados por anticipado que afecten el

periodo - Ingreso del periodo por ingresos recibidos por anticipado - Gastos por depreciación - Corrección de errores en los asientos contables

Clasificación de los ajustes

• Ajustes por ingresos y gastos acumulados o causados - Ingresos realizados pendientes de cobro - Gastos acumulados causados por pagar

• Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados

- Ingresos diferidos - Gastos diferidos y pagados por anticipado

• Ajustes por depreciaciones y amortizaciones • Corrección de errores, omisiones y otros ajustes

Ajustes por ingresos y gastos acumulados

a. Ingresos realizados pendientes de cobro: Corresponden a los servicios prestados por la Empresa durante el período contable y que al final del mismo no se han facturado (causado). Estos servicios deben ser reconocidos como ingresos operativos del periodo.

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Ejemplo: P´Lucas Ltda. Presta servicios durante marzo de 2009 al CEIPA por $1.200.000. El 31 de marzo no se ha realizado la cuenta de cobro, por lo cual debe reconocerse el valor como ingreso operacional mediante un ajuste:

Cuentas por cobrar clientes $1.200.000 Ingresos operacionales 1.200.000

P´Lucas Ltda. Otorga un crédito para educación a María Eugenia Morales el 15 de marzo de 2009, por un valor de $1.000.000 con interés nominal anual del 12% pagaderos en tres meses junto con los intereses. El registro inicial sería:

Cuentas por cobrar empleados $1.000.000 Bancos $1.000.000

Al finalizar el mes de marzo, el ajuste será el siguiente: Intereses = $1.000.000 x 12% x 15/360 = $5.000 Ingresos por cobrar – intereses $ 5.000 Ingresos no operacionales – Intereses 5.000

El efecto es un incremento en los ingresos y por lo tanto en la utilidad (ingreso operacional o ingreso no operacional), así como un incremento en las cuentas por cobrar (clientes) o ingresos por cobrar (si es no operacional) b. Ajustes por gastos acumulados causados por pagar: Los gastos acumulados

corresponden a aquellos gastos causados en un periodo contable pero que al cierre del mismo no se han reconocido. Estos eventos ocurren por no enviar la factura o cuenta de cobro y por lo cual no han sido pagados, por lo cual debe reconocerse el gasto del período.

Ejemplo: P´Lucas Ltda. paga por arriendo de sus oficinas $3.000.000 mensuales. El 31 de marzo no se ha realizado el pago del mes, pero deberá reconocerse el gasto por este concepto, elaborando un ajuste: Gastos operacionales – arrendamiento $3.000.000 Arrendamientos por pagar $3.000.000

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Davivienda nos concede un crédito por $6.000.000 el 7 de abril de 2009, con un interés del 18% anual nominal, interés trimestre vencido El registro inicial será el siguiente: Bancos $6.000.000 Obligaciones financieras $6.000.000 El 30 de abril, deberá realizarse el ajuste correspondiente al mes y será el siguiente: Gastos no operacionales – intereses bancarios $ 72.000 Costos y gastos por pagar – intereses $ 72.000 El estado de resultados incrementa en los gastos, con lo cual se disminuye la utilidad (operacional o antes de impuestos), mientras que en el balance se incrementan los pasivos al reconocer un costo o gasto por pagar. Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados a. Ajustes por ingresos diferidos: Existen registros donde se recibe dinero por servicios que serán prestados en el futuro o por ventas que realizarán en un período posterior, los cuales generan pasivos que se denominan ingresos diferidos o recibidos por anticipado para la empresa que los recibe y que deben ser amortizados hasta su realización. Arriendos P´Lucas Ltda. recibe del CEIPA el 1 de abril del 2009, la suma de $36.000.000 por contrato de arrendamiento por tres meses de una oficina en Bogotá. El registro contable inicial será: Caja $36.000.000 Ingresos recibidos por anticipado $36.000.000

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Al final de cada mes, deberán reconocerse los ingresos por servicio de arriendo, lo cual disminuye el valor del pasivo diferido, así: Ingresos recibidos por anticipado $12.000.000 Ingresos operacionales $12.000.000 b. Ajustes por gastos diferidos: Los gastos diferidos corresponden a todos los desembolsos efectuados por la empresa por concepto de gastos pagados por anticipado como seguros, intereses, arrendamientos, etc. Estos gastos corresponden a periodos posteriores, por lo cual deben amortizarse al final de cada periodo contable mediante asientos de ajuste, convirtiéndolos en gastos del período. CEIPA adquiere el 3 de abril de 2009 una póliza colectiva de seguros por un período de un año, pagando la suma de $3.000.000. El registro inicial es el siguiente: Gastos pagados por anticipado $3.000.000 Bancos $3.000.000 Se genera un activo diferido, ya que no se puede afectar los resultados con gastos porque corresponden a un año a partir de su adquisición. La causación al final de cada mes será: Valor póliza $3.00.000 Meses 12 Valor mensual $250.000 El primer mes solo tendrá una causación de 27 días, por valor de $225.000 El asiento será: Gastos de administración seguros $225.000 Gastos pagados por anticipado $225.000

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Ajustes por depreciación El costo de un activo incluye los desembolsos necesarios en su adquisición, así como todas las erogaciones necesarias para poner el activo en condiciones de uso en la Empresa. Sin embargo deben considerarse que los activos con su uso y el transcurrir del tiempo pierden valor, por lo cual y según el principio de valuación, deben reflejar la realidad en los Estados Financieros de la Organización. Este valor neto por el cual deben presentarse en los Estados Financieros es el costo histórico menos la depreciación acumulada. Al adquirir un activo no puede considerarse como un costo del período, ya que dicho activo prestará servicios durante la vida útil estimada y es por esto que el valor de la inversión se traslada al Estado de Resultados a través del tiempo durante el cual se beneficiará la empresa con los ingresos producidos por dicho activo. La vida útil es el tiempo que se espera que el activo contribuya a generar ingresos o que sea económicamente productivo para la Entidad, determinando dicha vida útil por el tipo de activo, la obsolescencia tecnológica, su uso frente a las condiciones de la naturaleza y el deterioro. En Colombia, las vidas útiles estimadas son las siguientes: Construcciones y edificaciones 20 años Maquinaria y equipo 10 Muebles, enseres y equipo de oficina 10 Equipo de transporte 5 Equipo de computación 5 Se acostumbra en algunas entidades estimar un valor de salvamento o valor residual, como el valor que tendrá el activo al finalizar su vida útil. Existen diferentes métodos de depreciación, como son:

- Método de línea recta - Método de suma de los dígitos de los años - Método de saldos decrecientes o reducción de saldos - Método de doble saldo de declinación - Método de unidades de producción

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Método de línea recta

Es el método más utilizado y consiste en aplicar una cuota constante durante los años de vida útil del activo. Su inconveniente es considerar el activo como igual de productivo durante su vida útil, es decir, con igual rendimiento. La cuota de depreciación se obtiene dividiendo el costo histórico menos el valor de salvamento, en caso de considerarlo, por la vida útil del activo.

Vida útil estimada Costo – Valor de salvamento

Por ejemplo, se adquiere un vehículo por valor de $12.000.000 el 4 de abril de 2006 La cuota de depreciación será la siguiente: $12.000.000 Depreciación anual: ----------------- = $2.400.000 5 años La depreciación mensual será dividir el valor anual por 12, es decir, $200.000 El registro contable sería: Gasto depreciación vehículos $200.000 Depreciación acumulada vehículos $200.000 La tabla de amortización de la depreciación será: Año Dep. anual Dep. acumulada Valor neto libros 1 $ 2.400.000 2.400.000 9.600.000 2 2.400.000 4.800.000 7.200.000 3 2.400.000 7.200.000 4.800.000 4 2.400.000 9.600.000 2.400.000 5 2.400.000 12.000.000 0

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Método de la suma de los dígitos de los años

En el método de depreciación de la suma de los dígitos de los años se rebaja el valor de desecho del costo del activo. El resultado se multiplica por una fracción, con cuyo numerador representa el número de los años de vida útil que aún tiene el activo y el denominador que es el total de los dígitos para el número de años de vida del activo. Utilizando un vehículo como ejemplo el cálculo de la depreciación, mediante el método de la suma de los dígitos de los años, se realiza en la forma siguiente: Año 1 + año 2 + año 3 + año 4 + año 5 = 15 (denominador) Puede usarse una fórmula sencilla para obtener el denominador.

= Año + (año x año) denominador

2

= 5 + (5 x 5) = 30 15 (denominador) 2 2 La depreciación para el año 1 puede ser calculada mediante las siguientes cifras:

Costo

-

Valor de desecho

=

Suma a depreciar

$33 000 000 - $3 000 000 = $30 000 000

Suma a depreciar x

Años de vida pendientes Suma de los años

= Depreciación del año 1

$30 000 000 x 5/15 = $10 000 000

El método de la suma de los dígitos de los años da como resultado un importe de depreciación mayor en el primer año y una cantidad cada vez menor en los demás años de vida útil que le quedan al activo. Este método se basa en la teoría de que los activos se deprecian más en sus primeros años de vida.

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Método de las unidades producidas

El método de las unidades producidas para depreciar un activo se basa en el número total de unidades que se usarán, o las unidades que puede producir el activo, o el número de horas que trabajará el activo, o el número de kilómetros que recorrerá. Los métodos de depreciación en línea recta y de unidades producidas distribuyen el gasto por depreciación de una manera equitativa. Con el método de línea recta el importe de la depreciación es el mismo para cada periodo fiscal. Con el método de unidades producidas el costo de depreciación es el mismo para cada unidad producida, de cuántas horas se emplean o de los kilómetros recorridos, durante el periodo fiscal.

Método del doble saldo decreciente

Un nombre más largo y más descriptivo para el método del doble del saldo decreciente sería el doble saldo decreciente, o dos veces la tasa de la línea recta. En este método no se deduce el valor de desecho o de recuperación, del costo del activo para obtener la cantidad a depreciar. En el primer año, el costo total de activo se multiplica por un porcentaje equivalente al doble porcentaje de la depreciación anual por el método de la línea recta. En el segundo año, lo mismo que en los subsiguientes, el porcentaje se aplica al valor en libros del activo. El valor en libros significa el costo del activo menos la depreciación acumulada.

Asientos de ajuste para registrar la depreciación

Existen dos situaciones en que se debe registrar la depreciación: Al final del periodo fiscal, ya sea mensual o anual y al momento de la venta, o cuando se da de baja el activo. En ambos casos las cuentas que se utilizan para registrar la depreciación son: un débito a gastos de depreciación y un crédito a depreciación acumulada. Puede establecerse una cuenta de depreciación para cada activo fijo, para cada grupo de activos fijos, o una cuenta que incluya todos los activos fijos. Las empresas pequeñas con pocos activos fijos pueden utilizar sólo una cuenta de gastos de depreciación para todos. Sin embargo, las compañías con una mayor variedad de activos fijos pueden tener cuentas de depreciación por separado, como una para edificios, una para maquinaria y una para los equipos. La cuenta depreciación acumulada es una cuenta compensatoria que reduce o disminuye la cuenta activos fijos.

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Esta cuenta no se cierra al terminar el periodo contable, por el contrario, continúa aumentando haya que el activo se haya depreciado por completo, vendido o dado de baja. Ajustes por errores, omisiones y otros En la mayoría de las empresas durante el registro contable de las transacciones se presentan errores de digitación o interpretación de las cuentas o se omiten algunos registros que deben ser corregidos al final del período contable mediante ajustes. Entre las cuentas que generan estos ajustes se encuentra la cuenta de caja, cuando se realiza algún arqueo para verificar el valor en libros y la existencia física de dinero; la cuenta de caja menor cuando se realiza el reembolso o ajuste para cierre de la misma; las cuentas que afectan los bancos cuando se realiza la conciliación bancaria y se determinan diferencias que generan ajustes en la contabilidad, los ajustes por provisiones de cartera y deudas de difícil cobro; ajustes por faltantes o sobrantes de inventario en el sistema periódico y ajustes por obligaciones laborales. 13. Balance de prueba ajustado Al finalizar cada período y una vez se han realizado los ajustes, se puede elaborar un balance de prueba ajustado para determinar la igualdad de los débitos y los créditos, incluyendo tanto las cuentas de balance como las de resultados. Este balance no hace parte de los estados financieros, pero permite tener los saldos de las cuentas y determinar con facilidad los asientos de cierre y el resultado de las operaciones en el período contable. 14. Asientos de cierre El último paso del ciclo contable y antes de preparar los estados financieros de propósito general, se parte del balance de prueba ajustado para establecer los saldos de las cuentas de balance y cuentas de resultados. Con las cuentas de resultados o temporales se podrá medir entonces la utilidad o pérdida obtenida por la empresa en el período y cuyo proceso se conoce como asientos de cierre.

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Estos asientos se registran en el libro diario, mediante un comprobante de cierre y luego se registran en el libro mayor. Con este registro se dejan las cuentas temporales en cero para iniciar el siguiente período con saldo igual a cero al establecer la utilidad o pérdida del período. El proceso está en determinar los saldos de los ingresos, costos y gastos y realizar un registro en el lado contrario (ingresos en débito, costos y gastos en crédito) por dicho valor para dejar la cuenta en cero. Estos registros se llevan contra una cuenta denominada “Ganancias y pérdidas”, que también será temporal pero en esta se determinará utilidad o pérdida del período. Dicha cuenta se cerrará contra las cuentas de patrimonio (utilidad o pérdida) que son cuentas de balance, es decir que al realizar el proceso de cierre, solamente quedarán con saldo las cuentas permanentes o de balance y podrán elaborarse los estados financieros de propósito general. Los asientos de cierre son el proceso mediante el cual las cuentas temporales o de resultado, es decir, con las que se elabora el estado de resultados; trasladan su saldo a otra cuenta temporal denominada “Ganancias y Pérdidas”, en la cual se confrontarán todos los ingresos y gastos y el saldo de esta cuenta será el resultado del ejercicio, y que por ser cuenta temporal también debe cerrarse pero contra la cuenta de patrimonio denominada “Resultados del Ejercicio”, la cual es cuenta de balance. Se debe analizar lo que implica que las cuentas de resultado trasladen su saldo, esto indica que al final de cada período contable y después de los asientos de cierre, todas las cuentas de ingresos y gastos deben de quedar en cero, de ahí el nombre de cuentas temporales, ya que surgen y se eliminan en un mismo período contable. Este proceso es bien importante debido a que es el punto de comunicación del estado de resultados con el balance general, por lo tanto, la utilidad o resultado del ejercicio ya no se trasladará al balance en forma manual sino por medio del procedimiento contable denominado asientos de cierre. Veamos un ejemplo a partir de un balance de prueba:

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Luciana S.A. Balance de prueba A marzo 31 de 20xx

Cuentas Débito Crédito Caja $ 500.000 Bancos 3’000.000 Inversiones temporales 25’000.000 Deudores 48’000.000 Inventarios 85’000.000 Muebles y Enseres 12’000.000 Equipo de transporte 80’000.000 Construcciones y edificaciones 450’000.000 Sobregiros Bancarios 3’000.000 Impuestos por pagar 8’000.000 Proveedores 10’000.000 Costos y gastos por pagar 90’000.000 Capital social 58’500.000 Reservas 100’000.000 Resultados de ejercicios anteriores 250’000.000 Ingresos por publicidad 150’000.000 Ingresos por asesoría 60’000.000 Ingresos por intereses 10’000.000 Ingresos por dividendos 15’000.000 Gasto papelería 1’000.000 Gasto Salarios 30’000.000 Gasto Representación 20’000.000 --------------- ---------------- Sumas Iguales 754’500.000 754’500.000

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Asientos de cierre Para realizar este ejemplo elaboraremos las cuentas “T” de las cuentas temporales, con las cuales tendremos un mejor entendimiento Ing. publicidad Ing. Asesoría Ing. interés 150’000.000 60’000.000 10’000.000 Ing. dividendo Gto Papelería Gto Salarios 15’000.000 1’000.000 30’000.000 Gto Representación Ganancias y Pérdidas Resultado del ejercicio 20’000.000 Asiento de cierre para las cuentas de ingreso Ingreso por publicidad 150’000.000 Ingreso por asesoría 60’000.000 Ingreso por intereses 10’000.000 Ingreso por dividendos 15’000.000 Ganancias y Pérdidas 235’000.000

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Se puede observar que a todos los ingresos se les realiza un registro débito por el total de su saldo, es decir, los ingresos tienen un saldo crédito y para poder trasladar su saldo a la cuenta Ganancias y Pérdidas, debemos hacer un débito a su saldo y así se traslada el saldo y la cuenta queda en cero, una vez se traslade el asiento de diario a las cuentas “T”. Lo mismo se realizará con los gastos, solo que a estos se les realiza un crédito por su saldo, quedando igualmente en cero cada cuenta de gasto, una vez se traslade el asiento de diario a las cuentas “T”. Asiento de cierre para las cuentas de gastos Gasto papelería 1’000.000 Gasto Salarios 30’000.000 Gasto Representación 20’000.000 Ganancias y Pérdidas 51’000.000 Ahora miremos como quedarían las cuentas “T” al trasladar estos dos asientos de diario Ing publicidad Ing Asesoría Ing interés cierre 150’000.000 cierre 60’000.000 cierre 10’000.000 150’000.000 60’000.000 10’000.000 Ing dividendo Gto Papelería Gto Salarios cierre 15’000.000 1’000.000 cierre 30’000.000 cierre 15’000.000 1’000.000 30’000.000

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Gto Representación Ganancias y Pérdidas Resultado del ejercicio 20’000.000 cierre 51’000.000 235’000.000 20’000.000 184’000.000 Y finalmente se cierra la cuenta de Ganancias y Pérdidas Ganancias y Pérdidas 184’000.000 Resultados del ejercicio 184’000.000 Recuerde que la cuenta Ganancias y pérdidas también es una cuenta temporal y por lo tanto debe ser cerrada, lo único que cambia es que su cierre se debe hace con una cuenta de balance denominada Resultados del Ejercicio y que pertenece a la clase del patrimonio. Finalmente trasladando este último asiento a las cuentas “T”, estas dos últimas quedarían así: Ganancias y Pérdidas Resultado del ejercicio 51’000.000 235’000.000 184’000.000 cierre 184’000.000 184’000.000 Si observan bien, todas las cuentas “T” de ingresos y gastos quedaron con el mismo valor en el débito y en el crédito, quiere decir que sus saldos son cero y por lo tanto ya las cuentas temporales para ese período desaparecen, lo que indica que al realizar un balance de prueba después de cierre, no contendrá cuentas de ingresos y de gastos, solo aparecerá una cuenta nueva de patrimonio denominada Resultados del Ejercicio. La pregunta a resolver en este momento es: ¿Cómo se sabe si el resultado del ejercicio fue ganancia o pérdida, mirando solamente la cuenta resultados del ejercicio?

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Respuesta: es muy sencillo, Si el saldo de la cuenta resultado del ejercicio es débito es una pérdida, pues su saldo quedó con el comportamiento de los gastos, es decir, al confrontar en la misma cuenta “T” (Ganancias y Pérdidas), los gastos e ingresos, se denota que fueron mayores los gastos y por lo tanto es un déficit o pérdida; pero si el saldo de la cuenta resultados del ejercicio es crédito, se tendrá una utilidad o ganancia, ya que se puede deducir que los ingresos fueron mayores que los gastos. Aclaración: Al trasladarse los saldos de gastos e ingreso en la cuenta de Ganancias y Pérdidas, se puede observar que en esta cuenta en el lado débito quedan todos los saldos de las cuentas de gastos y en el lado crédito quedan todas las cuentas de ingreso. 15. Ejemplo ciclo contable Para comprender mejor los fundamentos teóricos de la contabilidad y el ciclo contable, se elaborará el siguiente ejercicio, siguiendo los pasos del proceso contable como son:

a. Identificación del hecho económico b. Cuentas que afecta y naturaleza de cada cuenta c. Registros en el libro diario y registro en libro mayor d. Balance de prueba e. Asientos de ajustes y balance de prueba ajustado f. Asientos de cierre g. Hoja de trabajo

Información inicial: El día 2 de enero se reunieron dos socios para conformar una empresa dedicada a la comercialización de muñecos de trapo, la cual denominaron P´Lucas Ltda. Una vez realizadas las gestiones de constitución, notaría y registro, se llevaron a cabo las siguientes transacciones: Enero 5 Se aportaron $15 millones, representados así: $9 millones en

efectivo, $4 millones en muebles y enseres y $2 millones en equipo de cómputo.

Enero 7 Se realiza la apertura de una cuenta bancaria, consignando todo el

efectivo Enero 9 Se realizó un contrato de arrendamiento de un local, con un canon

mensual de $600.000, cancelando 5 meses por anticipado con cheque

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Enero 16 Se contrató una administradora quien devengará un salario mensual

de $600.000 incluidas las prestaciones sociales. Enero 16 Se contrató un seguro todo riesgo por valor de $1.200.000 anuales,

cancelando el 50% de contado con cheque y el resto a 30 días. Enero 17 Se compraron mercancías por valor de $5 millones, cancelando con

cheque Enero 19 Se venden mercancías a crédito por valor de $2 millones, las cuales

tenían un costo de $1.200.000 Enero 22 Se venden mercancías de contado por valor de $3 millones, con un

costo de las mismas por valor de $2.100.000. Enero 23 Se compran mercancías a crédito por $3 millones para cancelar en

30 días Enero 25 Se cancela la cuenta de servicios públicos por valor de $500.000 en

efectivo. Enero 27 Se vende mercancía de contado por $7 millones, con costo de

$4.200.000 Enero 28 Se consigna todo el efectivo disponible a la fecha Enero 30 Se cancela el salario de la administradora correspondiente al mes de

enero

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b. Libro diario

Fecha Descripción Cuenta Debitos Creditos

5/01/2007 Caja 110505 9.000.000Muebles y Enseres 152405 4.000.000Equipo computo 152805 2.000.000Capital 310505 15.000.000

7/01/2007 Bancos 111005 9.000.000Caja 110505 9.000.000

9/01/2007 Arriendo prepagado 170525 3.000.000Bancos 111005 3.000.000

16/01/2007 Seguro prepagado 170520 1.200.000Bancos 111005 600.000Cuentas por pagar 233555 600.000

17/01/2007 Inventarios 143005 5.000.000Bancos 111005 5.000.000

19/01/2007 Ventas 413524 2.000.000Deudores clientes 130505 2.000.000Costo de ventas 613524 1.200.000Inventarios 143005 1.200.000

22/01/2007 Ventas 413524 3.000.000Caja 110505 3.000.000Costo de ventas 613524 2.100.000Inventarios 143005 2.100.000

23/01/2007 Inventarios 143005 3.000.000Proveedores 220501 3.000.000

25/01/2007 Gasto serv publicos 513530 500.000Caja 110505 500.000

27/01/2007 Ventas 413524 7.000.000Caja 110505 7.000.000Costo de ventas 613524 4.200.000Inventarios 143005 4.200.000

28/01/2007 Bancos 111005 9.500.000Caja 110505 9.500.000

30/01/2007 Gasto salarios 510506 300.000Bancos 111005 300.000

Sumas iguales 66.000.000 66.000.000

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c. Libro Mayor

Debito Crédito Debito Crédito9.000.000 9.000.000 4.000.0003.000.000 500.000 4.000.0007.000.000 9.500.000

0

Debito Crédito Debito Crédito2.000.000 15.000.0002.000.000 15.000.000

Debito Crédito Debito Crédito3.000.000 1.200.0003.000.000 1.200.000

Debito Crédito Debito Crédito600.000 2.000.000600.000 2.000.000

Debito Crédito Debito Crédito500.000 300.000

Debito Crédito Debito Crédito3.000.000 9.000.000 3.000.0003.000.000 9.500.000 600.000

5.000.000300.000

9.600.000Debito Crédito

2.000.0003.000.0007.000.000

12.000.000 Debito Crédito5.000.000 1.200.0003.000.000 2.100.000

Debito Crédito 4.200.0001.200.000 500.0002.100.0004.200.0007.500.000

Gasto salarios

Ventas

Proveedores Bancos

Inventarios

Caja general Muebles y enseres

Equipo computo Capital

Costo de ventas

Arriendo prepagado Seguro prepagado

Cuentas por pagar Deudores Clientes

Gasto serv. Publicos

72

d. Balance de prueba

Cuenta Debitos Créditos

Caja general 0Bancos 9,600,000Inventarios 500,000Deudores Clientes 2,000,000Muebles y enseres 4,000,000Equipo computo 2,000,000Arriendo prepagado 3,000,000Seguro prepagado 1,200,000Gasto serv. Publicos 500,000Gasto salarios 300,000Costo de ventas 7,500,000Capital 15,000,000Cuentas por pagar 600,000Proveedores 3,000,000Ventas 12,000,000

Sumas iguales 30,600,000 30,600,000

e. Asientos de ajuste

Arriendo pagado por anticipado Seguro prepagadoValor total 3,000,000 Valor total 1,200,000Plazo mes 5 Plazo mes 12Valor mes 600,000 Valor mes 100,000Dias enero 22 Dias enero 15Valor enero 440,000 Valor enero 50,000

Debito Crédito Debito Crédito3,000,000 440,000 1,200,000 50,0002,560,000 1,150,000

Debito Crédito Debito Crédito440,000 50,000440,000 50,000

Arriendo prepagado Seguro prepagado

Gasto arrendamiento Gasto seguro

73

f. Depreciaciones

M y Enseres 4,000,000Vida útil 120 Debito CréditoVr. Deprec. 33,333 33,333

Eq. Computo 2,000,000Vida útil 60Vr. Deprec. 33,333

Dep. Acum. M y Enseres

Debito Crédito Debito Crédito33,333 66,667

Dep. Acum. Eq. Computo Gasto depreciación

74

g. Balance de prueba ajustado

Cuenta Debitos Créditos

Caja general 0Bancos 9,600,000Inventarios 500,000Deudores Clientes 2,000,000Muebles y enseres 4,000,000Equipo computo 2,000,000Arriendo prepagado 2,560,000Seguro prepagado 1,150,000Gasto serv. Publicos 500,000Gasto salarios 300,000Gasto arrendamiento 440,000Gasto seguro 50,000Gasto depreciación 66,667Costo de ventas 7,500,000Dep. Acum. M y Enseres 33,333Dep. Acum. Eq. Computo 33,333Capital 15,000,000Cuentas por pagar 600,000Proveedores 3,000,000Ventas 12,000,000

Sumas iguales 30,666,667 30,666,667

75

h. Asientos de cierre

Debito Crédito Debito Crédito Debito Crédito500,000 300,000 440,000

500,000 300,000 440,000

Debito Crédito Debito Crédito Debito Crédito50,000 66,667 7,500,000

50,000 66,667 7,500,000

Debito Crédito Debito Crédito Debito Crédito12,000,000 500,000 3,143,333

12,000,000 300,000440,00050,00066,667

7,500,000 12,000,0003,143,333

3,143,333

Gasto seguro Gasto depreciación Costo de ventas

Ventas Ganancias y perdidas Utilidad del periodo

Gasto serv. Publicos Gasto salarios Gasto arrendamiento

76

i. Hoja de trabajo

Cuenta Debitos Créditos Debitos Créditos Debitos Créditos Debitos Créditos Debitos Créditos

Caja general 0 0 0Bancos 9.600.000 9.600.000 9.600.000Inventarios 500.000 500.000 500.000Deudores Clientes 2.000.000 2.000.000 2.000.000Muebles y enseres 4.000.000 4.000.000 4.000.000Equipo computo 2.000.000 2.000.000 2.000.000Arriendo prepagado 3.000.000 440.000 2.560.000 2.560.000Seguro prepagado 1.200.000 50.000 1.150.000 1.150.000Gasto serv. Publicos 500.000 500.000 500.000 0Gasto salarios 300.000 300.000 300.000 0Gasto arrendamiento 0 440.000 440.000 440.000 0Gasto seguro 0 50.000 50.000 50.000 0Gasto depreciación 0 66.667 66.667 66.667 0Costo de ventas 7.500.000 7.500.000 7.500.000 0Dep. Acum. M y Enseres 0 33.333 33.333 33.333Dep. Acum. Eq. Computo 0 33.333 33.333 33.333Capital 15.000.000 15.000.000 15.000.000Cuentas por pagar 600.000 600.000 600.000Proveedores 3.000.000 3.000.000 3.000.000Ventas 12.000.000 12.000.000 12.000.000 0Resultado del período 3.143.333 3.143.333

Sumas iguales 30.600.000 30.600.000 556.667 556.667 30.666.667 30.666.667 12.000.000 12.000.000 21.810.000 21.810.000

Balance prueba Ajustes Balance ajustado Cierre Balance general

77

16. Ejercicio ciclo contable 1

Almacenes Mk limitada, presenta los siguientes saldos a noviembre 30 del 2009

• Caja 2.000.000 • Bancos 12.000.000 • Inversiones 5.500.000 • Inventarios 10.000.000 • Deudores clientes 22.000.000 • Terreno 35.000.000 • Edificio 45.000.000 • Equipo de oficina 9.000.000 • Depreciación acumulada equipo de oficina 5.000.000 • Depreciación acumulada edificio 12.000.000 • Equipo de cómputo 6.000.000 • Depreciación acumulada equipo de cómputo 3.000.000 • Equipo de transporte 20.000.000 • Depreciación acumulada equipo de transporte 8.000.000 • Proveedores 7.400.000 • Cuentas por pagar 2.800.000 • Impuestos por pagar 4.600.000 • Obligaciones laborales 3.400.000 • Capital 15.000.000 • Reservas 6.000.000 • Utilidades o Pérdidas de ejercicios anteriores ? • Ventas 99.000.000 • Pérdida en venta de equipo de oficina 2.800.000 • Compras 42.000.000 • Obligaciones financieras 30.000.000 • Gasto salarios 12.000.000 • Gasto servicios públicos 6.400.000 • Gasto útiles y papelería 4.100.000 • Gasto interés 3.300.000 • Utilidad en venta de inversiones 5.500.000 • Ingresos por dividendos 4.400.000 • Gasto honorarios 2.000.000 • Devoluciones en ventas 2.500.000 • Devoluciones en compras 1.700.000

78

Durante el mes de diciembre se realizaron las siguientes transacciones:

• Diciembre 1 Se consigna el dinero en caja de noviembre 30 • Diciembre 2 Se compran mercancías a crédito por valor de $3.000.000 • Diciembre 3 Se devuelven $300.000, en mercancía de la compra

anterior • Diciembre 4 Se venden mercancías a crédito por valor de $5.000.000 • Diciembre 5 Les devuelven $400.000 en mercancías de la venta

anterior • Diciembre 6 Se compran 2.000 acciones de Bancolombia a $500 con

cheque • Diciembre 7 Se recibe cheque por $8.000.000, como abono al saldo

deudores • Diciembre 8 Se gira cheque por $1.500.000 por concepto de pago de

salarios • Diciembre 9 Se recibe factura de las empresas públicas por $700.000 • Diciembre 10 Se gira cheque $4.500.000 como abono al saldo de

proveedores • Diciembre 11 Se compran sillas y escritorios por valor de $1.600.000 a

crédito • Diciembre 12 Se recibe cheque por $1.100.000, por concepto de

dividendos • Diciembre 13 Se gira cheque por $2.000.000, como abono a cuentas

por pagar • Diciembre 14 Los dueños realizan un nuevo aporte por valor de

$20.000.000, así: $12.000.000 computadores y $8.000.000 en calculadoras y fax

• Diciembre 15 Se gira cheque para cancelar los impuestos del mes de noviembre

• Diciembre 16 Se obtiene un préstamo bancario por valor de $20.000.000

• Diciembre 17 Se vende mercancías por valor de $3.500.000 pagan con cheque

• Diciembre 18 Se paga con cheque la compra de diciembre 2 • Diciembre 19 Venden las inversiones de noviembre por $3.300.000,

con cheque • Diciembre 20 Se pagan con cheque las obligaciones laborales de

noviembre 30

79

• Diciembre 21 Les pagan con cheque la venta de diciembre 4 • Diciembre 22 Se compran mercancías por $2.200.000, se paga con

cheque • Diciembre 23 Se recibe factura del contador por $600.000, por

honorarios • Diciembre 24 Se gira cheque por $4.000.000 para el banco,

$3.500.000 a capital y $500.000 corresponden a intereses

• Diciembre 25 Se paga con cheque $400.000 por concepto de papelería • Diciembre 26 Se paga con cheque la compra de diciembre 11 • Diciembre 27 Se pagan con cheque salarios por valor de $2.500.000 • Diciembre 28 Se vende la décima parte del terreno por $4.100.000

pagan cheque • Diciembre 29 Se compra vehículo por $25.000.000, $9.000.000, con

cheque y el resto se financia con un banco • Diciembre 31 Se consigna todo el dinero existente en caja.

Se requiere:

• Balance de prueba a noviembre 30 • Registrar en el diario las transacciones del mes de diciembre • Trasladar los saldos de noviembre 30 al libro mayor • Trasladar del diario al mayor el movimiento del mes de diciembre • Saldar las cuentas • Elaborar balance de prueba a diciembre 31 del 2009

17. Ejercicio clasificación de cuentas Clasifique las siguientes cuentas entre activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo, gasto y luego determine su naturaleza débito o crédito.

80

CLASE NATURALEZACuenta A-P-P-I-C-G D - CAcreedores variosAnticipos y avances recibidosBancosBienes de arte y culturaBonos y papeles comerciales por pagarCajaCapital suscrito y pagadoCargos diferidosComprasCosto de ventas y de prestación de serviciosCosto mano de obra directaCostos de materia primaCostos indirectosCostos por contratos de serviciosCostos y gastos por pagarDepósitos recibidosDepreciación acumuladaDeudoresEdificiosEquipo de computación y comunicaciónEquipo de oficinaFlota y equipo de transporteGasto impuesto de renta y complementariosGastos aseo y vigilanciaGastos combustibles y lubricantesGastos de ejercicios anterioresGastos de personalGastos de viajeGastos energía eléctricaGastos financierosGastos legalesGastos mantenimiento y reparacionesGastos operacionales de ventasGastos pagados por anticipado

81

CLASE NATURALEZACuenta A-P-P-I-C-G D - CGastos por amortizacionesGastos por arrendamientosGastos por depreciacionesGastos por honorariosGastos por impuestosGastos por segurosGastos teléfonoImpuestos, gravámenes y tasas por pagarIngreso por arrendamientosIngreso por dividendos y participacionesIngresos de ejercicios anterioresIngresos financierosIngresos operacionalesIngresos recibidos por anticipadoIntangiblesInventariosInversionesMaquinaria y equipoObligaciones financierasObligaciones laboralesPasivos estimados y provisionesPensiones de jubilación por pagarPerdida del ejercicioPerdida en venta y retiro de bienesPerdidas acumuladasPerdidas por siniestrosPrima en colocación de accionesProveedoresProvisión de carteraRecuperacionesReserva legalRetenciones y aportes de nominaRevalorizacion del patrimonioSuperávit de capitalSuperávit por valorizacionesTerrenosUtilidad del ejercicioUtilidad en venta de inversionesUtilidad en venta de propiedades planta y equipoUtilidades acumuladasValorizaciones

82

18. Ejercicio ciclo contable 2 El 01 de enero de 2009 inicia operaciones una empresa cuyo objeto social es la comercialización de bienes e insumos para el área de sistemas. Su capital social está constituido por los aportes realizados por tres administradores que decidieron asociarse: Socio A $1.500.000 Socio B $1.500.000 Socio C $1.500.000 En el mes de enero se realizan las siguientes transacciones:

1. Día 02: Abren una cuenta corriente en Bancolombia por $4.500.000

2. Día 02: compran una póliza de seguros MIPYME a Suramericana de Seguros por valor de $500,000, para una vigencia de 5 meses.

3. Día 05: Compran un computador y una impresora por valor de $2.500.000 (80%-20%), cancelando el 50% de contado y el saldo en 4 cuotas mensuales iguales.

4. Día 05: Compran mercancías a crédito a DATA WARE SISTEMAS LTDA con N.I.T. 811.006.823-4:

• 20 unidades USB de 1 GB $35.000 • 25 unidades USB de 2 GB $45.000 • 30 unidades USB de 4 GB $65.000

5. Día 20: Compran mercancías a crédito a DATA WARE SISTEMAS LTDA

con N.I.T. 811006823-4: • 20 unidades USB de 1 GB $38.000, • 25 unidades USB de 2 GB $48.000 • 30 unidades USB de 4 GB $68.000

6. Día 30: El resumen de ventas del mes es el siguiente (ventas al menudeo)

• 35 unidades USB de 1 GB $45.000 • 45 unidades USB de 2 GB $60.000 • 55 unidades USB de 4 GB $90.000

7. Día 31: Pagan el salario mensual de los tres empleados (socios). Cada uno

devenga un salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV), esto es, $496.900 más auxilio de transporte de 59.200

83

Se pide:

1. Elabore los asientos en el libro diario. 2. Elabore los asientos en el libro mayor. 3. Efectúe los ajustes necesarios y los cierres del mes de enero de 2009. 4. Elabore el balance general y el estado de resultados a 31 de enero de

2009. 19. Usuarios de la contabilidad Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable. El tipo de información que un usuario requiere, depende de los tipos de decisiones que debe tomar, por ejemplo, un Gerente o Administrador requiere información detallada sobre los costos diarios de la operación para controlar el negocio y colocar precios de venta razonables, mientras que un usuario externo requiere información resumida con relación a los recursos disponibles y la información sobre los resultados de la operación de la Empresa en el período para utilizarla en la toma de decisiones. Algunos usuarios de la información serán:

- Usuarios internos: Gerencia, Socios o propietarios, Junta Directiva, Empleados y Sindicato

- Usuarios Externos Corporaciones, Bancos, Cámara de Comercio, Gobierno, Clientes, Acreedores, Proveedores e Inversionistas Potenciales.

Los diferentes tipos de usuarios, hacen que la contabilidad deje de ser netamente financiera, y generan una clasificación de los sistemas contables como se presenta a continuación:

84

SISTEMAS CONTABLES

CONTABILIDAD FINANCIERA

CONTABILIDAD FISCAL

Informes Usuarios Informes Usuarios

- Estados Financieros de propósito general

- Estados Financieros de propósito especial

Administrador

Propietarios

Acreedores

Clientes

Analistas

Inversionistas

Otros

Declaraciones tributarias

Autoridades nacionales,

departamental y municipales

Otros

CONTABILIDAD PÙBLICA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

Informes Usuarios Informes Usuarios

Balance General

Valor Agregado

Actividad Financiera Económica y Social

Origen y Aplicación

del Excedente Social

Cambios en Situación

Autoridades y Organismos de

Gestión, Control y Vigilancia

Contaduría

General de la Nación

Presupuestos

Costeo variable

Informes por área

Análisis de costos

Otros

Diferentes áreas de la

Administración

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20. Otros ejercicios de ciclo contable Ejercicio A: Indique que cuenta afectaría usted de acuerdo a la transacción, sin importar si se pagó o no en el momento la transacción hecha. Además, realice las definiciones y consultas que se solicitan.

1. Se compra una planta telefónica. 2. Se recibe un dinero. 3. Se pagó una deuda que se tenía por un préstamo en dinero que

habían hecho. 4. Los socios aportan capital. 5. Se pagan los salarios de los empleados. 6. Se compra papelería. 7. Se compra un computador. 8. Se hace un préstamo a un empleado. 9. Se vende una bodega que era propiedad de la empresa. 10. Se pagan unos impuestos que se debían. 11. Se compran escritorios y sillas. 12. Se paga la liquidación que se debía a un ex empleado. 13. Se paga combustible para el camión de la empresa. 14. Defina que es un activo. 15. Establezca la diferencia que existe entre pasivo y patrimonio. 16. Que es un gasto. 17. Que es un ingreso. 18. Se realiza una venta de un servicio. 19. Se recibe un cheque a favor de la empresa.

Ejercicio B: Realice los asientos de diario para las siguientes transacciones de la compañía “El Entrenamiento”, trasladando después a cuentas “T” y obteniendo finalmente el saldo de cada cuenta: Febrero 3 Se prestan servicios de publicidad a la compañía Arquitectos S.A. por $5’000.000, los cuales son cancelados con cheque.

86

Febrero 5 Se prestan servicios de publicidad a la compañía Maquinaria Pesada S.A. por $22’000.000, los cuales serán cancelados en 20 días. Febrero 8 Se compra un computador por $2’000.000 en Compumax, el cual será cancelado en 30 días. Febrero 10 Se paga el arrendamiento del mes a la firma Administrando Propiedad Raíz por $500.000, con cheque. Febrero 15 Se prestan servicios de asesoría por $4’000.000 a la compañía El Diseño Actual, los cuales fueron cancelados con cheque. Febrero 16 se cancelan salarios correspondientes a la primera quincena de febrero, por $2’000.000 con cheque. Febrero 25 Nos cancelan con cheque los servicios de publicidad prestados el 5 de febrero. Febrero 28 Se cancelan los servicios públicos de febrero por $600.000, con cheque. Ejercicio C: Identifique las cuentas que intervienen en cada transacción, realizando el asiento de diario, trasladando a las cuentas “T” y balance de prueba de los siguientes ejercicios I. La compañía “rueda que rueda” realizó las siguientes transacciones durante el mes de noviembre de 20xx: Nov 3 Un socio aporta 100’000.000 con cheque. Nov 5 Se abre cuenta corriente en Davivienda con $100’000.000. Nov 7 Se compra maquinaria por $15’000.000, para lo cual se gira un cheque de $10’000.000 y el resto se pagará en 2 meses. Nov 10 Se compran 3 vehículos, a $15’000.000 c/u, se cancelan de contado con cheque.

87

Nov12 Ingresa un nuevo socio y aporta un edificio de $110’000.000. Nov 15 Se compran 5 escritorios por $2’000.000, para lo cual se gira cheque. Nov 25 Se vende uno de los vehículos por $15’000.000. II. La compañía “el avance” realizó las siguientes transacciones durante el mes de junio Jun 5 Un socio ingresó y aportó $50’000.000 en efectivo y un edificio por $120’000.000. Jun 8 Se prestan servicios de asesoría por $3’000.000, los cuales fueron pagados de contado. Jun 12 Se prestan servicios de asesoría por $5’000.000, a crédito. Jun 14 Se traslada el saldo de la caja al banco Jun 15 Se pagan salarios por $2’000.000 con cheque

88

2 COSTOS

Lo que no se costea no se evalúa, y lo que no se evalúa, ni se controla ni se mejora. En un entorno cambiante, competitivo y con información disponible para cualquiera agente, solo podrán tener permanencia y crecimiento las empresas que administren sus recursos con racionalidad, estableciendo sus costos adecuadamente para lograr márgenes de rentabilidad positivos. Todo administrador o gerente toma a diario decisiones de inversión, financiación y operación en la búsqueda del objetivo básico financiero y es allí donde se hace imprescindible conocer el impacto de las decisiones en la estructura de la empresa, por lo cual saber muy bien los costos y su recuperación en la venta se hace una decisión estratégica en la organización La contabilidad de costos hace parte del sistema contable y surte información tanto para la contabilidad financiera (preparación de estados de resultados), como para la contabilidad administrativa (cálculo de puntos de equilibrio, márgenes de contribución, presupuestos, entre otros.) La contabilidad de costos es el subsistema que identifica, mide, procesa y comunica información objetiva sobre el costo de producir un bien o prestar un servicio. Algunos de los objetivos de la contabilidad de costos son: • Determinar el costo de producir un bien o prestar un servicio • Establecer un control administrativo • Suministrar información para la planeación y toma de decisiones

A partir de los documentos elaborados durante la experiencia docente y apoyado en material de la facultad de ciencias económicas de la Universidad de Antioquia, veamos los principales conceptos y elementos de costos para toma de decisiones.

89

1. Definiciones básicas:

Uno de los aspectos más importantes en la contabilidad de costos es la diferenciación entre los conceptos de costo y gasto, a continuación se definirá cada uno de estos conceptos:

Costo: Es el consumo de recursos (materias primas, mano de obra, etc.) para realizar actividades relacionadas directamente con la producción del bien o la prestación del servicio. El beneficio obtenido por el sacrificio de estos recursos se obtendrá una vez se venda el producto final. Ejemplo: los materiales utilizados para la fabricación del producto, el salario de los obreros.

Gasto: Es el consumo de recursos requerido para realizar actividades que apoyen la producción del bien o la prestación del servicio. El sacrificio de estos recursos deberá cargarse al estado de resultados del periodo en el cual fueron consumidos, por lo tanto, no se relacionan con la venta de los productos. Ejemplo. El salario del personal administrativo.

Pérdida: Es el consumo de recursos en el cual no se obtiene ningún beneficio: Por ejemplo cuando se consumen unos recursos para la fabricación de un producto pero se comete un error y el producto sale defectuoso y no puede venderse.

Inversión: es el consumo de recursos en el cual el beneficio se obtendrá a lo largo de varios periodos. Ejemplo. La compra de maquinaria.

90

2. Clasificación de los costos

• Costos de Producción: son los costos que se generan en el proceso de transformar la materia prima en productos terminados: se clasifican en Material Directo, Mano de Obra Directa, CIF y Contratos de servicios.

Según el área donde se consume:

• Costos de Distribución: son los que se generan por llevar el producto o servicio hasta el consumidor final • Costos de Administración: son los generados en las áreas administrativas de la empresa. Se denominan Gastos. • Costos de financiamiento: son los que se generan por el uso de recursos de capital.

• Directos: son los costos que pueden identificarse fácilmente con el producto, servicio, proceso o departamento. Son costos directos el Material Directo y la Mano de Obra Directa.

Según su identificación:

• Indirectos: su monto global se conoce para toda la empresa o para un conjunto de productos. Es difícil asociarlos con un producto o servicio especifico. Para su asignación se requieren base de distribución (metros cuadrados, número de personas, etc).

• Históricos: son costos pasados, que se generaron en un periodo anterior.

De acuerdo con el momento en el que se calcula:

• Predeterminados: son costos que se calculan con base en métodos estadísticos y que se utilizan para elaborar presupuestos.

91

• Costos del periodo: son los costos que se identifican con periodos de tiempo y no con el producto, se deben asociar con los ingresos en el periodo en el se genero el costo.

De acuerdo con el momento en el que se reflejan en los resultados:

• Costos del producto: este tipo de costo solo se asocia con el ingreso cuando han contribuido a generarlos en forma directa, es el costo de la mercancía vendida.

• Costos Controlables: Son aquellos costos sobre los cuales la dirección de la organización (ya sea supervisores, subgerentes, gerentes, etc) tiene autoridad para que se generen o no. Ejemplo: el porcentaje de aumento en los salarios de los empleados que ganen más del salario mínimo es un costo controlable para la empresa.

De acuerdo con el control que se tenga sobre su consumo:

• Costos no Controlables: son aquellos costos sobre los cuales no se tiene autoridad para su control. Ejemplo el valor del arrendamiento a pagar es un costo no controlable, pues dependen del dueño del inmueble.

• Costos Relevantes: son costos relevantes aquellos que se modifican al tomar una u otra decisión. En ocasiones coinciden con los costos variables.

De acuerdo con su importancia en la toma de decisiones organizacionales:

• Costos no Relevantes: son aquellos costos que independiente de la decisión que se tome en la empresa permanecerán constantes. En ocasiones coinciden con los costos 8fijos.

92

• Costos desembolsables: son aquellos que generan una salida real de efectivo.

De acuerdo con el tipo de desembolso en el que se ha incurrido

• Costos de oportunidad: es el costo que se genera al tomar una determinación que conlleva la renuncia de otra alternativa.

• Costos Fijos: son aquellos costos que permanecen constantes durante un periodo de tiempo determinado, sin importar el volumen de producción. Los costos fijos se consideran como tal en su monto global, pero unitariamente se consideran variables. Ejemplo el costo del alquiler de la bodega durante el año es de $12.000.000 por lo tanto se tiene un costo fijo mensual de $1.000.000. en el mes de enero se produjeron 10.000 unidades y el mes de febrero se produjeron 12.000 unidades; por lo tanto el costo fijo de alquiler por unidad para enero es de $100/u y el de febrero es de $83.33/u.

De acuerdo con su comportamiento:

Veamos la gráfica de los costos fijos:

• Costos Variables: son aquellos que se modifican de acuerdo con el volumen de producción, es decir, si no hay producción no hay costos variables y si se producen muchas unidades el costo variable es alto. Unitariamente el costo variable se considera Fijo, mientras que en forma total se considera variable. Ejemplo: el costo de material directo por unidad es de $1.500.

93

En el mes de marzo se produjeron 15.000 unidades y en el mes de abril se produjeron 12.000 unidades, por lo tanto, el costo variable total de marzo es de $22.500.000 y el de abril es de $18.000.000, mientras que unitariamente el costo se mantiene en $1.500/u.

Veamos la gráfica de los costos variables:

• Costo semi-variable: son aquellos costos que se componen de una parte fija y una parte variable que se modifica de acuerdo con el volumen de producción. Hay dos tipos de costos semivariables:

Mixtos: son los costos que tienen un componente fijo básico y a partir de éste comienzan a incrementar

Escalonados: son aquellos costos que permanecen constantes hasta cierto punto, luego crecen hasta un nivel determinado y así sucesivamente:

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La separación de costos en fijos y variables es una de las más utilizadas en la contabilidad de costos y en la contabilidad administrativa para la toma de decisiones. Algunas de las ventajas de separar los costos en fijos y variables son:

• Facilita el análisis de las variaciones • Permite calcular puntos de equilibrio • Facilita el diseño de presupuestos • Permite utilizar el costeo directo • Garantiza mayor control de los costos

En la teoría económica se hace una distinción entre costos explícitos y costos implícitos. Los pagos monetarios que una empresa hace a quienes no son propietarios de la empresa por los recursos que suministra como sueldos, salarios para contratar mano de obra , interés por los préstamos de capital, materias primas, combustible, servicios de transporte y similares se denominan costos explícitos; es decir, aquellos costos por los cuales existe una factura.

De acuerdo con su causación: Costos explícitos y costos implícitos

Los costos implícitos son los costos de los insumos de propiedad de la empresa que son empleados en su proceso de producción por los cuales no se realiza un pago en efectivo; muchas veces pasan desapercibidos en el proceso de la toma de decisiones. Esos costos se deben estimar a partir de lo que esos recursos podrían generar en su mejor empleo alternativo, puesto que tales recursos no son gratuitos, tienen un costo de oportunidad. De ahí que el concepto de costo implícito está relacionado con costo de oportunidad.

Ejemplo: Una pequeña empresa paga $ 2.000.000 en sueldos y salarios al mes, $ 150.000 en intereses por el capital que le han prestado y 500.000 por el arrendamiento mensual de la oficina, su propietario trabaja en la empresa y si se empleara en otra empresa recibiría máximo $1.000.000, igualmente si prestara su capital invertido que es de 10.000.0000, recibiría a lo sumo $ 200000 al mes.

Costos explícitos: Mano de obra $ 2.000.000, Arrendamiento 500.000, Intereses 150.000

Costos implícitos: Mano de obra $ 1.000.000 y Capital prestado 200.000

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Si los ingresos totales por la venta de lo producido mensualmente son de 4.200.000 al mes, este empresario obtiene una utilidad pura o económica de $ 350000, una persona que no tenga conocimientos sobre el tema diría que sus utilidades son de $ 1.550.000.

Estos costos deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones sobre las diferentes alternativas que debe considerar una persona, como por ejemplo continuar con el negocio, emplearse, prestar el dinero invertido, etc., puesto que en muchas ocasiones la decisión de continuar son muy importante.

La suma de los costos explícitos más los costos implícitos constituyen los costos económicos

Los economistas y los contadores usan el término beneficio de manera diferente. El beneficio contable es el ingreso total menos los costos contables o explícitos mientras para los economistas el beneficio es el ingreso total menos los costos explícitos e implícitos, incluido en éstos últimos el beneficio normal del empresario. El beneficio que se obtiene después de cubrir ambos costos se denomina beneficio puro o beneficio económico. Si se toma en consideración solamente la diferencia entre el ingreso total (IT) y el costo explícito se obtiene la ganancia contable. En fórmula:

Beneficio Contable = IT - CT explícito

Sin embargo, si se toma en consideración la diferencia entre el ingreso total y los costos económicos (CT explícito + CT implícito) se obtiene la ganancia económica. En fórmula:

Beneficio económico = IT - CT económicos

Costos de oportunidad:

La elección entre alternativas da origen al concepto de costos de oportunidad.

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El concepto de costo de oportunidad tiene un significado especial en economía, se define costo de oportunidad entre alternativas de inversión al valor de un recurso en su mejor uso alterno. Cuando se refiere a la elección que debe hacer el consumidor entre diversas alternativas para la satisfacción de sus necesidades se entiende como costo de oportunidad, al valor de la alternativa perdida que no se eligió. Todas las personas se enfrentan a decisiones económicas. El modelo de comportamiento del consumidor supone que las personas hacen elecciones intencionales entre varias alternativas que desean al no poder considerarlas todas al tiempo por la restricción en sus recursos. Esas decisiones crean los denominados costos de oportunidad.

Por ejemplo, el costo de oportunidad de asistir a la clase de economía a las 8 a.m. en lugar de dormir, es el sueño perdido al levantarse temprano. En cuanto a las alternativas de inversión, el dueño de un recurso productivo siempre tendrá el incentivo de buscar las mejores opciones para invertir lo que posee, bien sea dentro de su mismo negocio o fuera de él, de ahí que si por ejemplo se tiene la propiedad sobre una máquina y se usa dentro de una empresa propia, se deba estimar el costo de oportunidad de la misma al alquilarse por fuera de la empresa o venderla y obtener un interés por el capital, ( costo implícito); pero cuando no exista un uso alterno para la misma por el grado de especialización por ejemplo, ésta no tendría costo de oportunidad.

3. Punto de equilibrio

Es el nivel de ventas en el cual los ingresos obtenidos son iguales a los costos de producción, tanto fijos como variables, dicho de otro modo, es el nivel de ventas en el cual la empresa ni gana ni pierde. El cálculo de este punto es importante para las empresas pues define el límite mínimo sobre el cual se debe operar, tratando siempre de estar lo más alejado posible de él. Para el cálculo del punto de equilibrio se parten de los siguientes supuestos:

• Ingresos y Costos tienen un comportamiento lineal. • Existe sincronización entre el volumen de ventas y el volumen de

producción • Perfecta diferenciación entre costos fijos y costos variables • El cambio de una variable no tiene efecto sobre las demás • El modelo se basa en la utilización de una sola línea de producción.

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Gráficamente el punto de equilibrio se expresa así:

Las fórmulas utilizadas para el cálculo del punto de equilibrio son:

De las dos fórmulas anteriores se derivan las siguientes:

Margen de Contribución: el margen de contribución se define como el exceso de ingresos con respecto a los costos variables; los cuales contribuyen a cubrir los costos fijos y a obtener utilidad.

Índice de Contribución: es el porcentaje en el cual los ingresos exceden los costos variables. Equivale a expresar el margen de contribución en porcentaje

P.E. (En Unidades) =

Costos Fijos Precio - Costo

Variable

P.E. (En Pesos) = Costos Fijos

1 - Costo Variable Precio

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La empresa Siempre Viva presenta la siguiente información:

Con la anterior información determinar:

- ¿Cuántas unidades se deben vender en el punto de equilibrio?. - ¿Cuántas unidades se deben vender para duplicar la utilidad?. - ¿Hasta dónde podría disminuirse el precio, ante un aumento en el volumen del 50%, si la política es mantener el mismo margen de utilidad?

Solución.

PUNTO DE EQUILIBRIO EN UNIDADES:

U = = 35.000

$7.000.000 $600/u - $400/u

Márgen de Contribución =

Precio - Costo Variable

Indice de Contribución =

1 – (Costo Variable / Precio)

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UNIDADES A VENDER PARA DUPLICAR LA UTILIDAD:

Utilidad Ventas C. Variable C. Fijo

$ 6.000.000 = $ 600 / u. X - $ 400 / u. X

- $ 7.000.000

X = 65.000 U

NUEVO PRECIO DE VENTA ANTE UN CAMBIO EN EL VOLUMEN Y MANTENIENDO EL MARGEN DE UTILIDAD:

Margen de utilidad inicial =

= 0.10

$3.000.000 >Utilidades

$30.000.000 >Ventas

Utilidad Ventas C. Variable C. Fijo

0.10 (75.000u. X) = $ 75.000u. X - $ 400 / u. 75.000

- $ 7.000.000

X = $ 548. 15 /u

En muchas ocasiones hemos escuchado que alguna empresa está trabajando en su punto de equilibrio o que es necesario vender determinada cantidad de unidades y que el valor de ventas deberá ser superior al punto de equilibrio; sin embargo creemos que este término no es lo suficientemente claro o encierra información la cual únicamente los expertos financieros son capaces de descifrar. Sin embargo la realidad es otra, el punto de equilibrio es una herramienta financiera que permite determinar el momento en el cual las ventas cubrirán exactamente los costos, expresándose en valores, porcentaje y/o unidades, además muestra la magnitud de las utilidades o perdidas de la empresa cuando las ventas excedan o caen por debajo de este punto, de tal forma que este viene e ser un punto de referencia a partir del cual un incremento en los volúmenes de venta generará utilidades, pero también un decremento ocasionará perdidas, por tal razón se deberán analizar algunos aspectos importantes como son los costos fijos, costos variables y las ventas generadas.

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Para la determinación del punto de equilibrio debemos en primer lugar conocer los costos fijos y variables de la empresa; entendiendo por costos variables aquellos que cambian en proporción directa con los volúmenes de producción y ventas, por ejemplo: materias primas, mano de obra a destajo, comisiones, etc. Por costos fijos, aquellos que no cambian en proporción directa con las ventas y cuyo importe y recurrencia es prácticamente constante, como son la renta del local, los salarios, las depreciaciones, amortizaciones, etc. Además debemos conocer el precio de venta de él o los productos que fabrique o comercialice la empresa, así como el número de unidades producidas. 4. Elementos del costo En el estudio de la contabilidad de costos, los recursos consumidos para fabricar el bien o prestar el servicio suelen clasificarse en grandes agrupaciones, las cuales se detallarán a continuación

MATERIAL DIRECTO – MD

Llamado tradicionalmente primer elemento del costo, debido a que la contabilidad de costos en sus comienzos se desarrolló para empresas manufactureras donde el consumo de material era el costo más importante. Algunas de las características que permiten determinar cuando un costo puede clasificarse como material directo son:

• Se identifican directamente con el producto • Son de cuantía significativa • Integran físicamente el producto • Son de fácil medición y cuantificación

MANO DE OBRA DIRECTA –MOD

Tradicionalmente denominado segundo elemento del costo, aunque para las empresas de servicios pude convertirse en el elemento más representativo. Está conformado por los salarios, prestaciones sociales y demás conceptos derivados de la relación laboral de los empleados vinculados directamente con la producción.

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COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN O DEL SERVICIO –CIF o CIS

Los costos indirectos son aquellos que no tienen una relación directa con el producto o servicio prestado, pero que son consumidos en la producción, algunos de los costos indirectos más representativos son:

• Material Indirecto – MI

• Mano de Obra Indirecta – MOI

• Energía y acueducto

• Arrendamientos

• Seguros

• Mantenimientos

Los CIF son el elemento del costo de más difícil asignación.

CONTRATOS DE SERVICIOS:

Recientemente se ha introducido en la literatura de costos un nuevo elemento denominado contratos de servicios, este elemento aparece cuando la empresa no realiza parte de su proceso productivo, sino que lo contrata con un tercero . Ejemplos de servicios que se pueden contratar: vigilancia, aseo, alimentación, lavandería, entre otros.

Elemento Costo Gasto Material Nómina de los operarios Nómina del área de contabilidad Servicios públicos Alquiler del edificio Vigilancia Dotación de los trabajadores Publicidad

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5. Formulas de costos

Dentro de la metodología empleada para el cálculo de costos se utilizan algunas fórmulas que combinan los diferentes elementos del costo. Estas fórmulas son:

Costo Primo: Es el costo del Material directo sumando con el costo de la mano de obra directa. Como su costo lo indica es la suma de los dos principales costos del producto o servicio.

CP = MD + MOD

Costo de Conversión: Es el costo de la Mano de Obra Directa sumado con los costos indirectos de fabricación. Representan el costo necesario para transformar la materia prima.

CC = MOD + CIF

Costo de Producción: Es la suma de los tres elementos del costo, es el costo que se carga a las unidades producidas.

CPD = MD + MOD + CIF

Costo Total: Es la sumatoria del costo de producción más todos los gastos necesarios para fabricar el producto.

CT = MD + MOD + CIF + GASTOS

Costo Unitario de Producción: Es el costo final de cada unidad producida, resulta de dividir el costo de producción por las unidades producidas.

CPD / UNIDADES PRODUCIDAS

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Ejemplo de costos

Dado un costo de producción de $110.000 y si el costo primo es de $90.000 y el costo de conversión es de $60.000; determinar el valor de: MD, MOD y CIF

Solución. Utilizando las fórmulas antes descritas tenemos:

CPD (MD + MOD + CIF) – CP (MD + MOD) = CIF: 110.000 – 90.000 = 20.000 CIF

CC (MOD + CID) – CIF = MOD: 60.000 – 20.000 = 40.000 MOD

CP (MD + MOD) – MOD = MD: 90.000 – 40.000 = 50.000 MD

6. Ciclo de costos

El ciclo de la contabilidad de costos dependerá del tipo de empresa, así:

- En una empresa de servicios: Los materiales se manejan mediante cuentas de inventarios y en el momento del consumo se registra en la cuenta de costo respectivo.

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Compra Materia prima:

INVENTARIO MATERIA PRIMA XXX

CxP – BANCOS XXX Consumo Materia Prima: COSTO MATERIAL DIRECTO XXX

COSTO MATERIAL INDIRECTO (CIF) XXX

INVENTARIO MATERIA PRIMA XXX

Otros costos: COSTO MANO DE OBRA DIRECTA XXX

COSTO MANO DE OBRA INDIRECTA (CIF) XXX

COSTO ARRENDAMIENTO (CIF) XXX BANCOS XXX

- En una empresa comercial: las mercancías se manejan mediante la cuenta de inventario de mercancía y cuando se vende, se registra el costo de ventas y se reduce el inventario.

- En Una empresa industrial: el ciclo de costos tiene varias etapas, la compra de la materia prima, el consumo en la producción, la terminación de la producción y la venta:

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Compra Materia

prima: INVENTARIO MATERIA PRIMA XXX

CxP – BANCOS XXX Consumo Materia

Prima: COSTO MATERIAL DIRECTO XXX

COSTO MATERIAL INDIRECTO (CIF)

XXX

INVENTARIO MATERIA PRIMA XXX

Otros costos: COSTO MANO DE OBRA DIRECTA

XXX

COSTO MANO DE OBRA INDIRECTA (CIF)

XXX

COSTO ARRENDAMIENTO (CIF) XXX BANCOS XXX

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CIF Control: esta es una cuenta opcional en la cual pueden agruparse todos los conceptos de CIF cuando se utiliza una única base para su asignación a la producción. El registro sería:

CIF CONTROL XXX COSTO MI XXX COSTO MOI XXX COSTO ARRENDAMIENTO XXX

Asignación a la producción: cuando la producción ya se encuentra los procesos se debe cargar todo el costo de la misma a una cuenta de inventario, así:

INVENTARIO PRODUCTOS EN PROCESO

XXX

COSTO MATERIAL DIRECTO XXX COSTO MANO DE OBRA

DIRECTA XXX

CIF CONTROL XXX

Terminación de la producción:

INVENTARIO PRODUCTO TERMINADO

XXX

INVENTARIO PRODUCTO EN PROC.

XXX

En el momento de la venta:

COSTO DE VENTAS XXX INVENTARIO PRODUCTO

TERM. XXX

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7. Metodologías de costeo

Al momento de definir la metodología de costos que debe aplicarse a la empresa, deberán tenerse en cuenta aspectos tales como:

- El tamaño de la empresa - Los objetivos que tiene el sistema de costos - Las necesidades de información de la empresa - Las características de la actividad económica - El Costo montaje vs. El beneficio que se obtendrá

Una vez analizados estos factores podrá tomarse la decisión sobre cual metodología implementar. A continuación se presentan de manera resumida las principales características de cada una de ellas:

De acuerdo con las características de la producción:

Costos por Órdenes de Fabricación: aplica en empresas en las cuales la producción sea heterogénea, es decir, se fabrica a solicitud del cliente y con las especificaciones dadas por el mismo, el objetivo de este tipo de producción no es mantener unidades en inventario, es una modalidad de producción poco económica y la unidad de costeo es cada orden de fabricación.

Costos por Procesos: aplica en empresas en las cuales la producción es homogénea, se fabrican grandes cantidades y se mantienen en inventarios, es una modalidad de producción más económica, la unidad de costeo es cada proceso y el costo unitario se calcula por promedios de producción.

Base Histórica: es una metodología de costos que basa su cálculo en datos reales, pasados, sobre los cuales ya no se tiene ningún control. Es esta clasificación se encuentran los costos por órdenes y los costos por procesos.

De acuerdo con la base de costos utilizada:

Base predeterminada: es una metodología que calcula los costos antes de que se incurra en ellos. Busca mejorar la planeación y presupuestación. Existen dos metodologías que predeterminan los costos:

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Costos Estimados: son aquellos que se conocen con anticipación, pero su cálculo es subjetivo, puesto que los criterios mediante los cuales se calcula el costo no tienen justificación científica. Se utiliza la información histórica y la experiencia para estimar el comportamiento futuro.

Costos Estándar: son los costos que se calculan mediante la utilización de procedimientos científicos, tales como la ingeniería industrial (tiempos y movimientos), se calcula el consumo óptimo de recursos y al finalizar el proceso productivo se determinan las variaciones de lo real frente al estándar establecido.

Costeo Total o Absorbente: es una metodología de costeo que incluye dentro de su cálculo todos los costos asociados a la producción, tanto fijos como variables, los gastos se asignan al periodo en el cual se consumieron.

De acuerdo con Filosofías:

Costeo Directo o Variable: tiene en cuenta para el cálculo del costo del producto solo lo variable, todos los costos fijos se asignan al periodo en el cual se consumieron, por lo tanto no hacen parte del valor de los inventarios. Esta metodología requiere la separación de costos en fijos y variables. Los gastos se asignan al igual que los costos fijos al periodo en el cual se consumieron.

Costeo Basado en Actividades: tiene en cuenta para el cálculo del producto, tanto lo fijo como lo variable y además incluye en el costo del producto todos los gastos consumidos. Esta metodología introduce un nuevo concepto, el costeo de las actividades necesarias para elaborar el producto. Actualmente es la metodología más utilizada.

Nuevas Técnicas de costeo: recientemente se han diseñado nuevas metodologías para el cálculo de costos, las cuales no han sido muy utilizadas, puesto que involucran cambios en la forma de ver la organización y de registrar la información. Algunas de estas metodologías son el costeo objetivo, la teoría de restricciones, el costeo basado en ventas, entre otras

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8. Informes de costos

En la regulación contable colombiana, se encuentra contemplado un estado financiero de propósito especial denominado “ESTADO DEL COSTO DE PRODUCCIÓN Y VENTA” este es el principal informe generado por el sistema de costos. El estado de costos tiene dos presentaciones:

Resumido: muestra de forma total cada uno de los elementos del costo

Detallado: discrimina el consumo de cada uno de los elementos del costo

Es un documento financiero que refleja detalladamente el costo de la producción terminada y el costo de los artículos vendidos en una empresa de transformación, durante un período determinado. En una empresa comercial, el costo de venta es el valor de la mercancía que se compra al proveedor. En una empresa industrial comprende los diferentes costos de producción, por lo cual el estado de resultados requiere de un estado complementario de propósito especial, así:

Resumido6

-

6 www.agustinianos.udea.edu.co/cursodecostos.html

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Detallado7

-

7 www.agustinianos.udea.edu.co/cursodecostos.html

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Ejercicio para elaborar el estado de costo de producción y venta:

Con la siguiente información preparar el estado del costo de producción y venta:

Compra de materiales $ 15.000.000 Materia Prima disponible $ 20.500.000 I.F. de Materia Prima $ 2.500.000 Nómina de producción $ 12.000.000 Mano de Obra Indirecta $ 1.500.000 Costo Primo $ 24.000.000 Costo de Conversión $ 23.000.000

Al finalizar el periodo se determinó que el inventario de productos en proceso había aumentado $4.000.000 con respecto al inicial que era de $2.000.000 y el de producto terminado había disminuido $2.000.000 con respecto al inicial, que era de $9.000.000.

Lo primero que haremos será ubicar en el estado del costo los valores que se suministraron en el enunciado

ESTADO DEL COSTO DE FABRICACIÓN Y VENTA I.I. Materia prima $ 5.500.000 + Compras de Materia Prima $ 15.000.000 = Disponibilidad de Materia Prima $ 20.500.000 - I.F. Materia Prima $ 2.500.000 = Costo de la Materia Prima Utilizada $ 18.000.000 - Materiales Indirectos $ 4.500.000 = Costo Material Directo $ 13.500.000 Nómina de producción $ 12.000.000 - Mano de Obra Indirecta $ 1.500.000 = Mano de Obra Directa $ 10.500.000

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Materiales Indirectos $ 4.500.000 + Mano de Obra Indirecta $ 1.500.000 + Otros Costos Indirectos $ 6.500.000 = Costos Indirectos de Fabricación $ 12.500.000 = COSTOS DEL PERIODO $ 36.500.000 + I.I. Productos en Proceso $ 2.000.000 = Costo total Producción en Proceso $ 38.500.000 - I.F. Producción en Proceso $ 6.000.000 = Costo de la Mercancía Terminada $ 32.500.000 + I.I. Producto Terminado $ 9.000.000 = Costo de la Mercancía Disponible $ 41.500.000 - I.F. Producto Terminado $ 7.000.000 = COSTO DE VENTAS $ 34.500.000

9. Funciones de una empresa de transformación y comercial para identificar los elementos del costo EMPRESA COMERCIAL:

Proveedor Costos

de compra

Gastos de venta

Gastos administrat.

Gastos financieros

Almacén Costo total

FUNCION DE

COMPRA FUNCION DE DISTRIBUCION Y ADMINISTRACIÓN

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EMPRESA INDUSTRIAL:

Proveedor Costos

de compra

Mano

de obra

Costos Indir.

Fabric.

Gastos de

venta Gastos

administrat. Gastos

financieros

Almacén de materias primas

Almacén de producto

terminado Costo total

FUNCION DE

COMPRA FUNCION DE PRODUCCIÓN FUNCION DE DISTRIBUCION Y

ADMINISTRACIÓN La primera función es la materia prima, que incluye los costos del producto y los desembolsos para trasladarlos hasta la empresa y ponerlo al servicio de la misma, ya sea para comercializar o para transformarla. La segunda función es una actividad de producción o manufactura y comprende la custodia, conservación de materiales, transformación con esfuerzo humano y diferentes adiciones y erogaciones para que el artículo quede disponible para la venta. La tercera función es la distribución y comprende la custodia y conservación de artículos terminados, publicidad, promoción, empaque, despacho y entrega de productos, gastos por administración y por financiamiento de recursos ajenos. RELACIÓN ENTRE LOS COSTOS DEL PERÍODO Y LOS COSTOS DEL PRODUCTO

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Almacén de materia

prima

Producción en proceso

Productos terminados

Costo de ventas

Pérdidas y

ganancias

Mano de obra

Costos indirect

Gastos operat.

A partir de este esquema surgen los costos que generan beneficios futuros o presentes: - Costos del producto: Denominados también

costos inventariables y son los relacionados con la producción (materia prima, mano de obra y cif). Estos costos se incorporan a los inventarios de materiales, producto en proceso y artículos terminados y se reflejan en el balance como inventarios. Son llevados al estado de resultados en la medida que los productos elaborados se venden, afectando el CMV

- Costos del período o no inventariables: Se identifican por intervalos de tiempo y no con los productos elaborados. Se relacionan con la función de operación de la empresa y se llevan al estado de resultados a través de los gastos de venta, de administración y financieros en el período en el cual se presentan. - Costos capitalizables: Son los que se presentan al adquirir un activo fijo y después depreciarlo a medida que se utiliza o genera ingreso, convirtiéndose en costos inventariables o del período.

115

COSTOS POR ÓRDENES DE FABRICACIÓN

Los consumos de los elementos se acumulan e identifican por cada orden o encargo, lo que posibilita conocer el costo de cada pedido u orden.

Es especialmente apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos especiales más que cuando los productos son uniformes y el patrón de producción es repetitivo o continuo. También se emplea cuando el tiempo requerido para fabricar una unidad de producto es relativamente largo y cuando el precio de venta depende estrechamente del costo de la producción. También se encuentra en compañías que producen diversos artículos, cuando la producción se programa por trabajos (tornillos y tuercas). En síntesis, se aplica en industrias que realizan trabajos especiales, a pedido de clientes, para stock, con productos no estándar de diseño o especificaciones particulares. Ejemplos: imprentas, mueblerías, talleres mecánicos o de reparación en general, electrodomésticos, construcciones, obras viales, vidrio indumentaria, zapatos, etc.

Tipo de actividad de producción:

Los costos que pueden identificarse con un determinado trabajo, como por ejemplo los de materiales y de mano de obra se cargan directamente a ese trabajo tan pronto se les identifican. Los costos que no están directamente relacionados con ningún trabajo en particular, se asignan a todos los trabajos sobre alguna base de prorrateo.

La mayoría de los costos indirectos de fabricación están dentro de la última categoría aunque algunos, como los del tiempo de preparación de máquinas, primas de sobretiempo y diseños de ingeniería, frecuentemente se cargan en forma directa a los trabajos aplicables. Las tasas de costos indirectos predeterminadas son particularmente útiles para el costeo de las órdenes de trabajo. Puesto que los costos indirectos reales no pueden identificarse sino hasta el fin del mes o del año, los costos del trabajo no pueden conocerse inmediatamente después de su terminación si no se recurre a las tasas de costos indirectos.

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Registro de las órdenes de trabajo.

Debido a que la producción no tiene un ritmo constante, se requiere una planeación cuidadosa para lograr la utilización más económica del potencial humano y de la maquinaria. La planeación de la producción comienza con el recibo de un pedido por cliente. Esta es la base para la preparación y emisión a la fábrica de una orden de producción. La orden de producción contiene información e instrucciones para la fábrica con respecto a las especificaciones del producto, el período de tiempo para la fabricación, recorrido de la producción, máquinas a utilizarse, etc.

Hoja de costos:

• Requisiciones de materiales.

El documento de contabilidad que se usa es llamado "hoja de costos de trabajo", que contiene la acumulación de costos para cada trabajo, subdividida en las principales categorías de costos, a medida que se hacen las requisiciones de materiales y se incurre en la mano de obra, se anotan los trabajos pertinentes en los formularios de requisición de materiales y boleta de tiempo. Resume en forma separada los consumos de los elementos demandados por cada orden o trabajo. La información para su elaboración se obtiene de:

• Tarjetas de tiempos. • Cuotas de costos indirectos de fabricación.

Los materiales y la mano de obra directa se cargan a cada trabajo conforme a la identificación de las requisiciones de materiales y de las tarjetas de tiempos. En cambio, los costos indirectos se aplican en función a las bases de distribución. La hoja de costos de los trabajos constituye un mayor auxiliar para la cuenta trabajos en proceso. En cualquier momento, el saldo en esta cuenta es igual a los saldos sumados de las hojas de costos de trabajos. Cuando se termina un trabajo, el costo se totaliza en la hoja de costos y se usa como base para trasladar el costo de la orden a Productos Terminados o Costo de Ventas.

Contabilización: En este método generalmente se realizan distintos tipos de trabajos que reciben las siguientes denominaciones:

• Producto: Artículo íntegramente fabricado en la planta. • Ensamble: La producción consiste en el armado de partes, o en la

combinación de varios sub-ensambles. • Sub-ensamble: Combinación de dos o más partes. En este caso,

generalmente ambas órdenes se emiten al mismo tiempo.

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• Partes componentes: Se fabrican para stock y posterior armado o ensamble a pedido, es decir, son conjuntos de dos o más piezas. Las partes componentes se emiten por separado a las de ensamble.

• Piezas: Son materiales ya elaborados que se utilizan en el armado del producto.

• Órdenes de mejoras: Consisten en equipos, instalaciones, herramientas, etc., fabricados y para uso propio de la empresa, es decir, bienes producidos en la misma planta.

Los consumos de los elementos se acumulan e identifican por cada orden o encargo, lo que posibilita conocer el costo de cada pedido u orden.

Es especialmente apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos especiales más que cuando los productos son uniformes y el patrón de producción es repetitivo o continuo.

También se emplea cuando el tiempo requerido para fabricar una unidad de producto es relativamente largo y cuando el precio de venta depende estrechamente del costo de la producción. También se encuentra en compañías que producen diversos artículos, cuando la producción se programa por trabajos (tornillos y tuercas).

En síntesis, se aplica en industrias que realizan trabajos especiales, a pedido de clientes, para stock, con productos no estándar de diseño o especificaciones particulares.

Ejemplos: imprentas, mueblerías, talleres mecánicos o de reparación en general, electrodomésticos, construcciones, obras viales, vidrio indumentaria, zapatos, etc.

Los costos que pueden identificarse con un determinado trabajo, como por ejemplo los de materiales y de mano de obra se cargan directamente a ese trabajo tan pronto se les identifican. Los costos que no están directamente relacionados con ningún trabajo en particular, se asignan a todos los trabajos sobre alguna base de prorrateo.

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ELEMENTOS DEL COSTO EN ÓRDENES DE FABRICACIÓN - MATERIAS PRIMAS: Elementos para ser utilizados en el proceso de fabricación a través de los costos de conversión para transformarlas en productos terminados. Pueden ser directas e indirectas. Inicia por el proceso de compras de materiales a través del formato de solicitud de compra elaborado desde producción, luego se elabora la orden de compra dependiendo del proceso de la empresa, luego el formato de entrada a almacén en el momento de la recepción. Cuando se requieren materiales, se elabora el formato de requisición de materias primas.

COMPRAS - Solicitud de compra – orden de compra – entrada almacén Debito a compras y crédito a efectivo - Inventario periódico Débito a inventarios y crédito efectivo - Inventario permanente

CONSUMO - Formato de requisición de materias primas Débito a producción en proceso y crédito a materiales LOS MATERIALES SE CARGAN A LA PRODUCCIÓN CON BASE EN UNIDAD

DE MEDIDA DE CONSUMO (Kilos, metros, unidades, etc). - MANO DE OBRA: Comprende los pagos por salarios y los demás beneficios que recibe el trabajador del área operativa. Al igual que los materiales, puede ser capitalizado en productos en proceso y producto terminado cuando al terminar el período no se terminaron o vendieron respectivamente. Salarios Horas extras Recargo nocturno Dominicales Prestaciones sociales (cesantías, intereses, primas, vacaciones, auxilio de transporte, dotaciones, licencias remuneradas, maternidad, accidentes de trabajo, pensiones) y aporte parafiscal.

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La mano de obra puede ser directa e indirecta. La directa al personal asociado a la elaboración del producto. La indirecta a personal que estando en la parte operativa, no tiene fabricación del producto, sino apoyo administrativo, supervisión, ingenieros, almacenistas de materiales. - COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN: Son los costos incurridos en el proceso operativo diferentes a materiales directos y mano de obra directa. Se clasifican en: Materiales indirectos: Materias primas que no son identificables en el producto en forma fácil, como pegantes, pinturas, puntillas. Así mismo incluyen los repuestos y accesorios. Mano de obra indirecta: Salarios y prestaciones de trabajadores del área operativa que no están directamente en la elaboración del producto como mantenimiento, aseo, vigilancia, supervisión. Costos generales: Son los demás costos como depreciaciones, servicios públicos, arrendamiento, seguros, mantenimiento edificaciones impuestos. Los costos indirectos de fabricación pueden ser según el volumen de producción:

- Fijos: Depreciación, arrendamiento, impuestos, aseo y vigilancia - Variables: Envases y empaques, materiales y repuestos,

combustibles. Varían a diferentes niveles de producción en forma proporcional

- Mixtos: Contienen parte fija y variable, como el caso de los servicios

públicos, mantenimiento y reparación de maquinaria.

120

10. Asignación de costos indirectos

Contiene la acumulación de costos para cada trabajo, subdividida en las principales categorías de costos, a medida que se hacen las requisiciones de materiales y se incurre en la mano de obra, se anotan los trabajos pertinentes en los formularios de requisición de materiales y boleta de tiempo. Resume en forma separada los consumos de los elementos demandados por cada orden o trabajo. La información para su elaboración se obtiene de:

Hoja de costos:

• Requisiciones de materiales. • Tarjetas de tiempos. • Cuotas de costos indirectos de fabricación.

Los materiales y la mano de obra directa se cargan a cada trabajo conforme a la identificación de las requisiciones de materiales y de las tarjetas de tiempos. En cambio, los costos indirectos se aplican en función a las bases de distribución. La hoja de costos de los trabajos constituye un mayor auxiliar para la cuenta trabajos en proceso. En cualquier momento, el saldo en esta cuenta es igual a los saldos sumados de las hojas de costos de trabajos. Cuando se termina un trabajo, el costo se totaliza en la hoja de costos y se usa como base para trasladar el costo de la orden a Productos Terminados o Costo de Ventas En los costos indirectos es más complejo determinar el valor de un costo a una orden de trabajo, sobre todo cuando los costos son del período (medidos en tiempo mensual p.e.) Si durante un período (mes) se elaborara exacto una orden de fabricación podría asociarse el valor de los costos indirectos, pero cuando no coinciden deberán buscarse factores para su distribución. Tasa presupuestada Para asignar los costos indirectos de fabricación a la producción por órdenes de pedido, ya sea con procesos actuales o presupuestados, se debe determinar una base de distribución de los mismos.

121

La tasa presupuestada permite aplicar a la hoja de costos un valor estimado por costos indirectos de fabricación. Se basa en los datos presupuestados de costos indirectos para un período frente al presupuesto de producción en unidades. Presupuesto costos indirectos Tasa presupuestada de costos indirectos = --------------------------------------- Presupuesto de producción Esta tasa presupuestada permite aplicar los costos indirectos a los productos que se espera sea cercano a los costos reales del período. Por ejemplo si los costos indirectos presupuestados fueran de $12.500.000 y el próximo año se espera producir 10.000 unidades, la tasa presupuestada será entonces: Tasa presupuestada costos indirectos = $12.500.000 / 10.000 und = $1.250 /und Quiere decir que cada vez que se elabore un producto, deberá acumular $1.250 en la hoja de costos como costos indirectos de fabricación. 11. Presupuesto de costos indirectos Se realiza para determinar cuáles costos indirectos son variables, fijos y mixtos, dependiendo del volumen de producción y donde algunos son fáciles de presupuestar (arriendo y depreciación), pero otros de forma más compleja, ya que muchos se originan por el nivel de actividad de la operación, como el caso de servicios públicos, mantenimiento de maquinaria, entre otros. Para distribuir los costos indirectos presupuestados, se determina una medida de actividad que se relacione con el costo. Por ejemplo el consumo de combustibles se origina por las horas de uso de la maquinaria, para otros se utilizan horas mano de obra.

122

- Método automático Se elabora presupuestando que en un período siguiente se consumirán los mismos valores del período anterior. Aplica por ejemplo en arrendamiento o depreciación - Método de promedio Se elabora determinando la variación de los costos indirectos para proyectar el año siguiente. Por ejemplo se tienen los siguientes datos de costos indirectos en varios meses:

PERIODO COSTO

1 180 2 200 3 190 4 195 5 210

La variación se utiliza para determinar el incremento promedio de datos:

PERIODO COSTO VARIACION

1 180 2 200 20 3 190 -10 4 195 5 5 210 15

Promedio 8

Ultimo valor 210 218

123

Ejercicio: Determine el presupuesto de costos para el año 5 con los siguientes datos:

PERIODO COSTO

1 10,500 2 12,900 3 11,600 4 12,500

PERIODO COSTO VARIACION

1 10,500 2 12,900 2,400 3 11,600 -1,300 4 12,500 900

Promedio 667

Ultimo valor 12,500 13,167 - Método de los aumentos Es eliminar al método promedio en pesos y determinarlo en porcentaje a través del crecimiento o disminución porcentual de cada período y aplicando el promedio total al último valor. Por ejemplo:

PERIODO COSTO

1 180 2 200 3 190 4 195 5 210

Se calculan las variaciones porcentuales

124

PERIODO COSTO VARIACION

1 180 2 200 11.11% 3 190 -5.00% 4 195 2.63% 5 210 7.69%

Promedio 4.11%

Ultimo valor 210 219 Ejercicio:

PERIODO COSTO

1 10,500 2 12,900 3 11,600 4 12,500

PERIODO COSTO VARIACION

1 10,500 2 12,900 22.86% 3 11,600 -10.08% 4 12,500 7.76%

Promedio 6.85%

Ultimo valor 12,500 13,356 - Método punto alto y punto bajo Se eligen dos puntos, uno que representa el costo más alto de los datos históricos y otro para el costo más bajo de los datos. Requiere un nivel de actividad para poder proyectar dichos costos, por ejemplo:

125

PERIODO COSTO MOD1 10500 7002 12900 8653 11600 7704 12500 830

Punto alto 12900 865Punto bajo 10500 700

Calculo pa-pb 12900 -10500 = 2400 = 14.55865 -700 = 165

Tasa de costos variables 14.55

Una vez determinada la tasa variable se calculan los costos fijos utilizando cualquiera delos dos puntos (maximo o minimo) así:

Costo fijo = costo total - costo variable

En el punto maximo costo total 12900.00costo variable 865 x 14.55 12581.82Costo fijo 318.18

En el punto minimo costo total 10500.00costo variable 700 x 14.55 10181.82Costo fijo 318.18

El costo fijo es de $318.18

Una vez separados costos fijos y variables se utiliza el presupuesto de CIF con la siguiente formula

Costo año siguiente = costos fijos + costo variable x presupuesto de producción

Costo año siguiente = 318.18 + 14.55 x 915 =

318.18 14.55 x 915 = 13627.27

126

Ejercicio: Calcular el presupuesto de CIF con los siguientes datos con punto alto punto bajo:

PERIODO COSTO HMOD

1 100,000 120 2 120,000 160 3 112,000 135 4 135,000 200

135,000 100,000 35,000 200 120 80

Tasa de costos variables 438

Costo fijo = Costo total - Costo variable

120,000 160 438 120,000 70,000 50,000

100,000 120 438 100,000 52,500 47,500

El costo fijo es de $47.500. Si se proyectan 280 HMOD

47,500 438 280

170,000

127

Mínimos cuadrados Se realiza mediante el ajuste por análisis estadístico de una línea de mínimos cuadrados a un conjunto de datos para encontrar la relación entre los costos y la producción. Tiene la ventaja que toma en cuenta todos los datos de costos históricos. Parte de la ecuación de la recta Y = a + bX, en donde: Y = Variable dependiente o costos totales a = Costos indirectos fijos b = Costos indirectos variables por unidad (pendiente de la línea) x = Nivel de producción o medida de actividad Utiliza por estadística dos ecuaciones normales de la recta de mínimos cuadrados. ΣY = Na + bΣX ΣXY = aΣX + bΣX2 ΣY = Sumatoria de los costos totales N = Número de observaciones o parejas de datos ΣX = Sumatoria de los valores de producción ΣXY = Sumatoria del producto de los valores de costos y producción ΣX2 = Sumatoria de los valores de producción al cuadrado Por ejemplo, se tiene la siguiente información de unidades producidas del artículo X y el costo indirecto de fabricación para la elaboración de dichas unidades:

Unidades Costos X Y

85 17,000 128 23,800 144 24,650 153 25,500 170 28,900

680 119,850

128

MINIMOS CUADRADOS

Precio venta 150

Unidades Costos

X Y XY X2

85 17,000 1,445,000 7,225

128 23,800 3,046,400 16,384 144 24,650 3,549,600 20,736 153 25,500 3,901,500 23,409 170 28,900 4,913,000 28,900

680 119,850 16,855,500 96,654

Igualamos las funciones para determinar el valor de A y de B

ΣY = Na + bΣX ΣXY = aΣX + bΣX2

( Suma Y - B suma X ) / n = ( Suma xy - B suma x2 ) / Suma x Despejando a en cada

una

Donde n es el numero de datos 5

119,850 680 B =

=

=

=

=

16,855,500 96,654 B 5 680

81,498,000 -462,400 B 84,277,500 -483,270 B

483,270 -462,400 B 84,277,500 -81,498,000

20,870 B 2,779,500

B 133.18

129

Variable

Reemplazo en la funcion de a = (suma Y - B suma X) / n

119,850 -680 133.18 5,857.30 5

Fija Variable

5,857.30 133.18 X

Unidades

Unidades Fija Variable total Costo total Costo

pptado Variación

85 5,857.30 11,320 17,178 17,000 -178 128 5,857.30 17,047 22,905 23,800 895 144 5,857.30 19,178 25,035 24,650 -385 153 5,857.30 20,377 26,234 25,500 -734 170 5,857.30 22,641 28,498 28,900 402

0

Punto equilibrio en pesos = Costos fijos / ( 1 - mc)

Costos fijos 5,857.30

Precio venta 150 Costo

variable 133.18

Margen cont 88.79% 52,240

Punto equilibrio en unidades = Costos fijos / PV - C Vble

Costos fijos 5,857 Precio venta 150 Costo variable 133.18 348

130

Estado de resultados

Ventas 52,240

Unidades 348 Precio venta 150

Costos 52,240 Fijos 5,857

Variables 46,383 Unidades 348 Costo vble 133.18

Resultado -

TALLER Determine el presupuesto de costos indirectos por los tres métodos

- Promedio - Aumentos - Punto alto punto bajo - Mínimos cuadrados

Con la siguiente información:

PERIODO COSTO HMOD

1 1,000,000 30,000 2 950,000 28,000 3 1,100,000 35,000 4 1,200,000 40,000 5 1,400,000 50,000

131

PROMEDIO:

PERIODO COSTO HMOD

1 1,000,000 30,000 2 950,000 28,000 3 1,100,000 35,000 4 1,200,000 40,000 5 1,400,000 50,000

PERIODO COSTO VARIACION

1 1,000,000 2 950,000 -50,000 3 1,100,000 150,000 4 1,200,000 100,000 5 1,400,000 200,000

Promedio 100,000

Ultimo valor 1,400,000 1,500,000

AUMENTOS:

PERIODO COSTO HMOD

1 1,000,000 30,000 2 950,000 28,000 3 1,100,000 35,000 4 1,200,000 40,000 5 1,400,000 50,000

PERIODO COSTO VARIACION

1 1,000,000 2 950,000 -5.00% 3 1,100,000 15.79%

132

4 1,200,000 9.09% 5 1,400,000 16.67%

Promedio 9.14%

Ultimo valor 1,400,000 1,527,915

PUNTO ALTO PUNTO BAJO

PERIODO COSTO HMOD

1 1,000,000 30,000 2 950,000 28,000 3 1,100,000 35,000 4 1,200,000 40,000 5 1,400,000 50,000

1,400,000 950,000 450,000 50,000 28,000 22,000

Tasa de costos

variables 20

Costo fijo = Costo total - Costo variable

950,000 28,000 20 950,000 572,727 377,273

1,400,000 50,000 20 1,400,000 1,022,727 377,273

377,273 20 55,000

1,502,273

133

MINIMOS CUADRADOS

Unidades Costos

X Y XY X2

30 1,000 30,000 900 28 950 26,600 784 35 1,100 38,500 1,225 40 1,200 48,000 1,600 50 1,400 70,000 2,500

183 5,650 213,100 7,009

Igualamos las funciones para determinar el valor de A y de B

( Suma Y - B suma X ) / n = ( Suma xy - B suma x2 ) / Suma x Despejando a en

cada una

Donde n es el numero de datos 5

5,650 183 B = 213,100 7,009 B 5 183

1,033,950 -33,489 B = 1,065,500 -35,045 B

35,045 -33,489 B = 1,065,500 -1,033,950

1,556 B = 31,550

B = 20.28

Variable Reemplazo en la función de a = (suma Y - B suma X) / n

5,650 -183 20.28 387,885.60 5

134

Fija Variable

387,885.60 20.28 X 55.000 1.503.285.60

Unidades Fija Variable total Costo total Costo pptado Variación

30,000 387,885.60 608,290 996,176 1,000,000 3,824 28,000 387,885.60 567,738 955,623 950,000 -5,623 35,000 387,885.60 709,672 1,097,558 1,100,000 2,442 40,000 387,885.60 811,054 1,198,940 1,200,000 1,060 50,000 387,885.60 1,013,817 1,401,703 1,400,000 -1,703

-0 12. Presupuesto de producción Recordemos que para proyectar los costos indirectos de fabricación, se utiliza la tasa predeterminada de costos La tasa presupuestada permite aplicar a la hoja de costos un valor estimado por costos indirectos de fabricación. Se basa en los datos presupuestados de costos indirectos para un período frente al presupuesto de producción en unidades. Presupuesto costos indirectos Tasa presupuestada de costos indirectos = ---------------------------------------- Presupuesto de producción Una vez calculados los costos indirectos (mínimos cuadrados, punto alto punto bajo), se procede a calcular el denominador como “presupuesto de producción”. Se conoce como “nivel de actividad presupuestado”. Aunque es incierto y es diferente para cada tipo de empresa, es importante realizarlo porque es el elemento que permite presupuestar los diferentes departamentos o centros de costos de una empresa y los niveles de producción que se estiman para determinados períodos. Parte de las unidades de medida o bases de aplicación de los costos indirectos y de la capacidad del nivel de producción.

135

La unidad de medida o base de aplicación de los costos indirectos es importante en su selección por el principio de asociación, es decir que debe tener una relación con la incurrencia de los costos indirectos. Cuando se presupuestan costos indirectos con una base de aplicación (mínimos cuadrados por ejemplo) se conocen como costos indirectos aplicados, que luego serán comparados con los costos indirectos reales para establecer la variación. Unidades de medida o bases de aplicación: - Unidades de producción Se utiliza cuando la empresa fabrica un solo producto o productos homogéneos y se expresa en libras, kilos, metros, productos, etc. Por ejemplo, en la elaboración de una única línea de zapatos, se presupuestaron costos por valor de $10 millones mensuales y se presupuesta elaborar 2.000 pares de zapatos. La tasa presupuestada será: $10.000.000 / 2.000 pares = $5.000 / par Por cada par de zapatos se cargarán a la hoja de costos un valor de $5.000. - Horas máquina Se utiliza cuando los costos indirectos están relacionados con el uso de la maquinaria o los costos de la maquinaria son muy significativos en la producción (depreciación, mantenimiento, combustibles, energía). Requiere un registro de cada máquina y el número de horas trabajadas de cada una (aunque puede ser automática en la máquina). Por ejemplo, se tiene presupuestado cif por $10 millones durante 1 mes, en el cual se espera utilizar 660 horas cada máquina, teniendo en cuenta que se tienen 3 máquinas. La tasa presupuestada será: $10.000.000 / 1.980 horas máquina = $5.050 / h.m.

136

Por cada hora máquina se cargarán a la hoja de costos un valor de $5.050 Si por ejemplo se realizó una orden de producción utilizando 1.200 horas máquina, los costos indirectos serían: Costos indirectos = tasa presupuestada x horas máquina $5.050 / horas máquina x 1.200 horas máquina = $6.060.000 La hoja de costos sería MATERIALES MANO OBRA CIF APLICADOS

Tasa presupuestada

Horas máquina

Costo total

$5.050 1.200 $6.060.000

- Horas mano de obra directa Se utiliza cuando los costos indirectos están relacionados directamente con el tiempo empleado en elaborar el producto, tanto en mano de obra directa, como en mano de obra indirecta, supervisión, mantenimiento de instalaciones. Por ejemplo en una empresa de confecciones, se estiman costos indirectos para el próximo trimestre de $13.500.000, teniendo en cuenta un presupuesto de horas de mano de obra directa de las 12 operarias de 250 horas mensuales. La tasa presupuestada será: $13.500.000 / 9.000 hmod = $1.500 / hmod Por cada hora de mano de obra directa se cargan a la hoja de costos un valor de $4.500 - Costo de la mano de obra directa Se utiliza cuando los costos indirectos tienen relación directa con la mano de obra y a mayor sea esta última, mayores son los costos indirectos. Es muy similar a las horas mano de obra directa, solo que la utiliza en pesos.

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Por ejemplo, en la empresa de confecciones se presupuestan cif por $13.500.000 y se presupuestó una mano de obra directa por $22.500.000. La tasa presupuestada será: $13.500.000 / $22.500.000 = 60% Es decir que cada vez que se carguen $100 a mano de obra directa, se estarán cargando $60 a los costos indirectos de fabricación en la hoja de costos. - Costo de materiales directos Se utiliza cuando los cosos indirectos están relacionados con el costo de los materiales directos o cuando los cif están en función de los materiales como almacenamiento, seguros, manejo de materiales, depreciación de la bodega, entre otros. Por ejemplo se presupuestaron para el período costos indirectos por $13.500.000 y una producción de $67.500.000. La tasa presupuestada será: $13.500.000 / $67.500.000 = 20% Cada vez que se lleven $100 a la hoja de costos, se registran $20 como cif. 13. Taller de costos

1. Seleccionar una empresa (existente o ficticia) del sector industrial de calzado y a la cual le definirán su objeto social, sector al que pertenece y demás características del negocio.

2. Determinar el producto que elabora la empresa (un único producto con sus

características) y dos tipos de materiales directos que utilice en su producción: Cuero y suela.

3. Partir de la siguiente información financiera del año inmediatamente

anterior

138

BALANCE INICIAL AÑO 1:

ACTIVOS PASIVOS

CORRIENTE: CORRIENTE Efectivo 1,000,000 Proveedores 2,100,000

Deudores 3,000,000 Obligaciones financieras 1,600,000

Total activo

corriente 4,000,000 TOTAL PASIVOS 3,700,000

ACTIVOS FIJOS

Maquinaria 30,000,000 PATRIMONIO Dep. maquinaria 3,000,000

Edificios 80,000,000 Capital 82,400,000

Dep. edificios 4,000,000 Utilidades del período 20,900,000

Total activos fijos 103,000,000 TOTAL PATRIMONIO 103,300,000

TOTAL ACTIVOS 107,000,000 TOTAL PASIVO Y PATR. 107,000,000

4. El consumo de materiales para elaborar cada par de zapatos es de 0.50 mts de cuero y de 0.10 mts de suela. 5. Durante el primer semestre realizó las siguientes operaciones Compra 2.000 mts de cuero a $4.000 el mt. y 400 mts de suela a $1.500 Consume materiales para iniciar producción de 4.000 pares de zapatos (Sistema permanente y método de valuación promedio) Cancela la mano de obra fija del primer semestre, teniendo en cuenta que en la empresa laboran 9 funcionarios operativos con un salario básico de $600.000 cada uno y 4 funcionarios en supervisión, mantenimiento y vigilancia de la planta con un salario básico de $750.000 cada uno. (Considere el factor prestacional)

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Los costos indirectos de fabricación fueron los siguientes: - Depreciación de activos fijos (todos cargados a la operación) - Seguros del área operativa por valor de $2 millones anuales Otros costos indirectos se calculan por el método de los mínimos cuadrados para poder realizar la asignación de fijos y variables, teniendo en cuenta la siguiente información histórica como base para su distribución: Período Unidades producidas Costos del período 1 120 600.000 2 130 670.000 3 160 700.000 4 170 800.000 6. Durante el primer semestre se cancelaron salarios administrativos por valor de $18 millones, adicional a los intereses del 20% E.A. sobre el préstamo bancario que debe cancelar durante el año en curso en cuotas mensuales. 7. Terminó y vendió la totalidad de productos en proceso, teniendo en cuenta un precio de venta de $30.000 cada par de zapatos Para el primer informe, determine:

a. Elabore el ciclo de costos (cuentas T) y la hoja de costos por los tres elementos para el primer semestre del período

b. Estado de Costo de Producción y Venta c. Estado de resultados para el primer semestre d. Balance General al corte del primer semestre e. Calcule los costos fijos y costos variables f. Calcule el total de los costos del producto y costos del período g. Calcule el punto de equilibrio en unidades y en pesos

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14. Costeo por procesos Se utiliza en empresas que tienen producción continua de unidades y cuya producción puede durar todo el período contable en empresas con producción en serie o productos estandarizados. A diferencia, los costos por órdenes de trabajo tienen un tiempo límite de inicio y terminación, ya sea de un mes, una quincena, etc., a los cuales se le asocian los costos totales y se determina el costo unitario del producto. Existen similitudes entre los dos sistemas:

- Ambos utilizan las cuentas inventario de materiales, producción en proceso, costo de nómina, costos indirectos y producto terminado, realizando el ciclo de costos de igual forma

- Sirven para planeación y control de costos y toma de decisiones y para la asignación de los tres elementos del costo a la producción

La diferencia está en que en el de producción se hace la producción continua, no se diferencian las unidades de determinados pedidos, como si se hace en el sistema de órdenes de trabajo, es decir que los costos de los tres elementos se identifican con un proceso y no con una orden de producción, asignando igual costo a todas las unidades que se realizan en el período. En el costeo por procesos la hoja de costos no es fundamental, sino el informe del costo de producción por procesos para determinar el costo de las unidades terminadas y de las unidades en proceso. No requiere clasificar los costos en directos e indirectos Para valorar las unidades en proceso se utiliza la unidad equivalente de producción

141

Unidad equivalente de producción En el costo por órdenes de trabajo se acumulan los costos por cada pedido a medida que se terminan los procesos. En el costo por procesos se termina el período y se deben valorar las unidades terminadas y la producción en proceso para determinar el costo unitario. En el caso de la producción en proceso se debe expresar la producción en unidades equivalentes a productos completos, de acuerdo con su grado de terminación, para lo cual se requiere un buen conocimiento del flujo de producción. Siempre se establece en unidades equivalentes de producción, con el fin de determinar costos unitarios por separado de materiales, mano de obra y costos indirectos y poder asignar valor a los inventarios finales y a las unidades vendidas. Por ejemplo, una empresa terminó con 2.000 unidades disponibles para la venta y con 1.200 unidades en proceso con un grado de terminación del 60%. Estas unidades en proceso equivalen a 720 unidades terminadas (1.200 und. X 60%), por lo cual se tienen 2.720 unidades, de las cuales 2.000 son terminadas y 720 unidades equivalentes. Si para la elaboración de cada unidad se consumen $200 de materiales y $500 de mano de obra y cif, el valor del inventario final sería: Und. Term Mat. Conversión Total Inventario de producto terminado 2.000 100% 400.000 1.000.000 1.400.000 Inventario producto en proceso 1.200 50% 240.000 300.000 540.000 640.000 1.300.000 1.940.000 En este caso si ya se entregaron los materiales y lo que falta es conversión, el total de los materiales deberá cargarse a los productos, mientras que los costos de conversión serán prorrateados de acuerdo con el grado de terminación, es decir que no es tomar el costo unitario por las unidades equivalentes, sino conocer cuales elementos del costo ya fueron asumidos por la producción en proceso.

142

Contabilización de los elementos del costo En el sistema de costeo por procesos, los costos se asocian a un proceso y no a una orden, por lo cual la asignación de los costos se puede efectuar al final del período. Por ejemplo, una empresa tiene dos procesos productivos: Proceso A y B.

- No es necesario diferenciar materiales directos e indirectos. - Se despachan materiales a cada proceso, por lo cual se pueden

identificar - Existe una cuenta de producto en proceso para cada proceso A y B - En cada proceso se identifica la nómina asociada al mismo - No requiere clasificar mano de obra directa e indirecta - Los costos indirectos se acumulan en “costos indirectos reales”

dependiendo de a qué proceso se están cargando, teniendo en cuenta que como la producción es constante, los CIF serán constantes de un período a otro y al final del período ya se tienen el total de costos reales sin necesidad de establecer CIF aplicados o tasa presupuestada.

- La producción se traslada entre procesos solo cuando se ha completado cada proceso, acumulando en el segundo proceso todos los costos antes de pasar a producto terminado.

143

16. Ejercicios de costos

EJEMPLO COSTOS FIJOS Y COSTOS VARIABLES

Cual será el comportamiento de los costos fijos y variables a diferentes niveles de produccióny venta con los siguientes datos:

MATERIALES 11.000 ARRIENDO 1.000.000 MANO DE OBRA 3.000 SALARIOS 3.000.000 CIF 1.000 4.000.000

15.000

PRODUCIR Y VENDER 1 100 500 1.000 COSTO VARIABLE 15.000 15.000 15.000 15.000 COSTO FIJO 4.000.000 40.000 8.000 4.000 COSTO TOTAL 4.015.000 55.000 23.000 19.000

PRECIO VENTA 40.000 40.000 40.000 40.000

UTILIDAD POR UNIDAD 3.975.000 - 15.000 - 17.000 21.000

UTILIDAD TOTAL 3.975.000 - 1.500.000 - 8.500.000 21.000.000

Cual será el costo unitario a los diferentes niveles de producciónCuál será la utilidad por unidad y total si el precio de venta es de $40.000 por unidadGraficar los resultados de costos fijos y variables

PUNTO DE EQUILIBRIO

En unidades = Costos fijos / Precio - Costo variable 160 Unidades

Costos fijos 4.000.000 Precio venta 40.000 Costo variable 15.000

En pesos = Costos fijos / 1 - Cto vble/Precio 6.400.000 pesos

Costos fijos 4.000.000 Costo vble 15.000 Precio venta 40.000

Ventas 500 40.000 20.000.000 Costo variable 500 15.000 7.500.000 Costos fijos 4.000.000

Utilidad 8.500.000

144

EJEMPLO CICLO DE COSTOS Une Empresa tiene un proceso productivo para elaborar camisas de un solo tipo y en este proceso tiene involucrados los siguientes activos y la estructura financiera:

Efectivo 3.000.000 Proveedores 5.000.000Inventarios 22.000.000 Obligaciones financieras 30.000.000Maquinaria 65.000.000 Capital 120.000.000Edificios 85.000.000 Utilidades acumuladas 20.000.000

Para la elaboración de las camisas utiliza los siguientes recursos:

Tela De cada rollo de tela de 1.000 metros, se obtiene tela para 500 camisas.Hilo Se tiene un consumo predeterminado de 1 tambor de hilo para 40 camisasbotones Cada camisa lleva 10 botones

El costo de cada rollo de tela es de : 6.475.000El costo de cada tambor de hilo es de: 25.000El costo de cada docena de botones es de 2.400

La empresa utiliza el método de línea recta para depreciar sus activos a la vida útil de10 años para la maquinaria y 20 años para los edificios

Depreciación: Valor Año MesMaquinaria 65.000.000 6.500.000 541.667Edificios 85.000.000 4.250.000 354.167

La maquinaria está destinada toda para la producción, mientras que las edificaciones sonutilizadas el 80% en la producción y el resto en labores administrativas

Las obligaciones financieras son a corto plazo y se pagará un interés de $450.000 al mes

Otros costos mensuales que se tienen son:

Servicios Públicos 450.000 5.400.000Mantenimiento maquinaria 60.246 722.952Salarios personal operativo 5.040.000 60.480.000Salario personal oficinas 6.400.000 76.800.000Transporte camisas a venta 600.000 7.200.000Intereses financieros 450.000 5.400.000Seguros y otros costos 2.770.587 33.247.044

Según las proyecciones financieras, durante el próximo año se esperan producir y vender un total de: 10.000 camisas

El precio de venta estimado para cada camisa producida y vendida es de 40.000

145

1. Balance General Inicial y Estado de Resultados Proyectado para el año

ACTIVOS PASIVOS

CORRIENTE: CORRIENTEEfectivo 3.000.000 Proveedores 5.000.000Inventarios 22.000.000 Obligaciones financieras 30.000.000

Total activo corriente 25.000.000 TOTAL PASIVOS 35.000.000

ACTIVOS FIJOS PATRIMONIOMaquinaria 65.000.000 Capital 120.000.000Edificios 85.000.000 Utilidades 20.000.000

Total activos fijos 150.000.000 TOTAL PATRIMONIO 140.000.000

TOTAL ACTIVOS 175.000.000 TOTAL PASIVO Y PATR. 175.000.000

ESTADO DE RESULTADOS

Ventas 10.000 40.000 400.000.000

Costos 264.419.996

Variables Tela 12.950 129.500.000 155.750.000Hilo 625 6.250.000botones 2.000 20.000.000

Costos fijos Servicios Públicos 360.000 4.320.000 108.669.996Mantenimiento maquinaria 60.246 722.952Salarios personal operativo 5.040.000 60.480.000Depreciación 825.000 9.900.000Seguros y otros costos 2.770.587 33.247.044

UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 135.580.004

Gastos operativos 85.930.000Salario personal oficinas 6.400.000 76.800.000Depreciación 70.833 850.000Servicios públicos 90.000 1.080.000Transporte camisas a venta 600.000 7.200.000

UTILIDAD OPERATIVA 49.650.004

Gastos financieros 5.400.000

UTILIDAD NETA 44.250.004

146

2. Determine la estructura de costos variables y costos fijos

Costos variables 15.575Precio de venta 40.000Costos fijos 200.000.000 200.000.000

3. Determine el punto de equilibrio en unidades y en pesos y elabore el estado de resultadosen el punto de equilibrio anual

8.188 UnidadesPUNTO DE EQUILIBRIO por año

En unidades = Costos fijos / Precio - Costo variable 682 Unidadespor mes

Costos fijos 200.000.000 Precio venta 40.000 23 UnidadesCosto variable 15.575 por día

En pesos = Costos fijos / 1 - Cto vble/Precio 327.533.265 pesos

Costos fijos 200.000.000 327.533.265 pesosCosto vble 15.575 Precio venta 40.000

Ventas 8.188 40.000 327.533.265 Costo variable 8.188 15.575 127.533.265 Costos fijos 200.000.000

Utilidad -

4. Grafique los costos fijos y variables y el punto de equilibrio

VENTAS

400.000 400.000 vtas COSTO

350.000 VARIABLE

320.000 320.000 vtas

300.000

250.000 240.000 vtas

200.000

150.000

100.000

50.000

6.000 8.000 10.000

Cto variable 90.000.000 120.000.000 150.000.000Ctos fijos 200.000.000 200.000.000 200.000.000Ventas 240.000.000 320.000.000 400.000.000Utilidad -50.000.000 0 50.000.000

COSTOS FIJOS

147

5. Cuál sería la situación proyectada y el punto de equilibrio si se logra una reducción en el costo variable del 20% para disminuir el precio de venta en un 20%.

ESTADO DE RESULTADOS

Ventas 10.000 32.000 320.000.000

Costos 233.269.996

Variables 12.460 10.383.333 124.600.000 124.600.000

Costos fijos Totales 9.055.833 108.669.996 108.669.996

UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 86.730.004

Gastos operativos 7.160.833 85.930.000 85.930.000 85.930.000

UTILIDAD OPERATIVA 800.004

Gastos financieros 5.400.000

UTILIDAD NETA -4.599.996

PUNTO DE EQUILIBRIO

En unidades = Costos fijos / Precio - Costo variable 10.235 Unidadespor año

Costos fijos 200.000.000 Precio venta 32.000 Costo variable 12.460

En pesos = Costos fijos / 1 - Cto vble/Precio 327.533.265 pesos

6. En el Estado de resultados proyectado y en el punto de equilibrio, determine cual es el costo unitario (fijo y variable), el margen de contribución y el índice de contribución.

ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO: PUNTO EQUILIBRIO

Numero de unidades producidas y vendidas 10.000 Numero de unidades producidas 8.188Costos fijos totales 200.000.000 Costos fijos totales 200.000.000Costo fijo unitario 20.000 Costo fijo unitario 24.425

Costo variable unitario 15.575 Costo variable unitario 15.575

Precio de venta 40.000 Precio de venta 40.000

Margen de contribución 24.425 Margen de contribución 24.425Índice de contribución 61,06% Índice de contribución 61,06%

Utilidad por unidad 4.425 Utilidad por unidad 0

Utilidad total 44.250.000 Utilidad total 0

148

7. Cuántas unidades se deben vender para duplicar la utilidad

En este caso se parte de la formulación de punto de equilibrio:

Utilidad = Precio de venta por unidad - Costo variable x unidad - Costos fijos

Utilidad = Margen de contribución x unidad - Costos fijos

88.500.008 24.425 X 200.000.000

X = 11.812 Unidades

8. Cuál será el punto de equilibrio en porcentaje

Para su cálculo se utiliza la siguiente fórmula

P.E. % = Costos fijos / ( Ventas totales - Costos variables)

P.E. % = 200.000.000 400.000.000 155.750.000

P.E. % = 81,88%

Esto indica que de las ventas totales, el 81.88% es empleado para cubrir los costos fijos y variablesy el 18.12% restante es la utilidad neta que obtiene la empresa

Dado que las ventas proyectadas son de $400.000.000, por lo tanto el 81%, es decir $327.533.265corresponden al punto de equilibrio (costos fijos y variables) y el resto es utilidad.

Sin embargo, esta utilidad está medida en margen de contribución, es decir en $24.425 sobre elnúmero de unidades aplicadas al margen de contribución

10.000 unidades x $24.425 x 18.12% = $ 44.250.004

9. Otra forma de calcular el punto de equilibrio en unidades es la siguiente formulación

P.E. und = (Costos fijos x unidades producidas) / (Ventas totales - costos variables)

P.E. und = ($200.000.000 x 10.000 und) / ($400.000.000 - $155.750.000)

P.E. und = 8.188

10. Formulas de costos

Costo primo = Material directo + mano de obra directa

CP = MD + MOD = 149.500.000 60.480.000 209.980.000

Costo de conversión = Mano de obra directa + CIF

CC = MOD + CIF 60.480.000 54.439.996 114.919.996

Costo de producción = Es la suma de los tres elementos del costo

CPD = MD + MOD + CIF 149.500.000 60.480.000 54.439.996 264.419.996

Costo total = Costo de producción + Gastos

CT = MD + MOD + CIF + G 264.419.996 91.330.000 355.749.996

Costo unitario de producción = CPD / Unidades producidas

CUP = CPD / UN PROD 264.419.996 10.000 26.442

149

11. Estado del costo de producción y ventas

Al inicio del período se contaba con inventario de producto terminado, pero los demás inventarios en cero.Supongamos que no se terminó con inventario de producto en proceso ni de materiales, pero que elinventario de producto terminado al finalizar el año fue similar al iniciar el año.

Inventarios 22.000.000 Inicial y final

ESTADO DEL COSTO DE PRODUCCIÓN Y VENTASEnero a diciembre del año 200X

Inventario inicial de materias primas 0 + Compras de materias primas 155.750.000 = Materias primas disponibles 155.750.000 - Inventario final de materias primas 0

= Costo de la materia prima utilizada 155.750.000 - Material indirecto utilizado 6.250.000

= Costo del material directo 149.500.000

Nomina de producción 60.480.000 - Mano de obra indirecta 0

= Costo de la mano de obra directa 60.480.000

Material indirecto utilizado 6.250.000 + Mano de obra indirecta 0 + Otros CIF 48.189.996 = Costos indirectos de fabricación 54.439.996

= COSTOS DEL PERÍODO 264.419.996

+ Inventario inicial producto en proceso 0 = Costo total de productos en proceso 264.419.996 - Inventario final de producto en proceso 0

= Costo de productos terminados 264.419.996

+ Inventario inicial de producto terminado 22.000.000 = Costo de la mercancía disponible 286.419.996 - Inventario final de producto terminado 22.000.000

= COSTO DE VENTAS 264.419.996

150

EJERCICIO COMPLETO DE COSTOS La empresa "Los Ganadores Ltda" presenta los siguientes saldos a diciembre 31 de 2005.

Efectivo 500.000 Proveedores 3.000.000Deudores 2.000.000 Obligaciones financieras 4.000.000Inventario mercancia 1.500.000 Capital 40.000.000Inventario producto terminado 3.000.000 Utilidades acumuladas 4.400.000Edificios 36.000.000 Deprec. Acumul.edificios 3.600.000Maquinaria 15.000.000 Deprec. Acumul.maquinaria 3.000.000

El inventario de mercancías corresponde a 375 mts de materiales y cada producto terminado consume 0.75 mts de material

Periodo Unidades CIF Totales

Julio 2.000 10.250.000Agosto 2.400 10.650.000Septiembre 1.800 10.050.000Octubre 2.600 10.850.000Noviembre 3.000 11.250.000Diciembre 2.700 10.950.000

El precio de venta de cada unidad es de $25.000

Durante el primer semestre todos los inventarios terminaron en $0.

Determine:

a. Hoja de costosb. Ciclo de costos (Cuentas T)c. Estado del Costo de Producción y Ventad. Estado de Resultadose. Balance Generalf. Punto de equilibrio en unidades y Estado de Resultados en el punto de equilibriog. Gráfico y análisis del punto de equilibrio

Las obligaciones financieras se deben cancelar en el primer semestre del año, asumiendo un interés del 10% sobre el saldocomo gastos financieros.

Cada producto terminado requiere para su elaboración de 2 horas de mano de obra directa, teniendo en cuenta 12 operarioscontratados por servicios (laboran por horas) a un valor de $720.000 el mes.

Para la proyección de los costos indirectos de fabricación se utiliza el método "Punto Alto, Punto Bajo" a partir de lainformación histórica del segundo semestre del año anterior, así: (El valor calculado como fijo se asume como costosemestral)

Durante el primer semestre del año se presentaron las siguientes transacciones:

Compró materia prima equivalente a 3.375 metros por valor de $13.500.000. Se consumieron materiales para elaborar 5.000unidades durante el semestre. No se utiliza material indirecto. Así mismo se cancelaron salarios operativos para laelaboración de las 5.000 unidades durante el semestre (no asuma prestaciones para los operarios por ser contrato deservicios). Se cancelaron salarios administrativos por valor de $3.200.000 mensuales (calcule prestaciones sociales)

Los costos indirectos de fabricación durante el semestre incluyen la depreciación de activos fijos, arrendamiento por $600.000 mensuales, salarios de un supervisor (contratado por servicios) por valor de $500.000 y el resto en mantenimiento ycombustibles para la maquinaria. Recupera toda la cartera y cancela la totalidad de proveedores y el crédito bancario.

151

Cantidad Vr unit Vr. Total Horas Vr hora Vr total Horas MOD Tasa ppt Vr total

3.750 4.000 15.000.000 10.000 3.000 30.000.000 Depreciacion 275.000 1.650.000Ariendo 600.000 3.600.000MOI 500.000 3.000.000Mtto maq 5.000.000 5.000.000

13.250.000Gasto financ 4.000.000 400.000Salario Adt 3.200.000 23.392.000

37.042.000

15.000.000 30.000.000 37.042.0003.000 6.000 Costo total 82.042.000

No. Unid 5.000Costo unit. 16.408

Materiales Mano obra Cif pptadosMts 0,75 Horas 2,00 Variables 5.000.000Vr metro 4.000 Vr hora 3.000 Unidades 5.000Vr unidad 3.000 Vr unidad 6.000 Cif x Unidad 1.000Consumidos 3.750 Horas cons. 10.000 Cif fijos 8.250.000Total 15.000.000 Total 30.000.000 Total 13.250.000

Otros cif 23.792.000Total costos 82.042.000

Otros datos

Gastos administrativos 19.200.000Cif presupuestados 13.250.000Precio de venta 25.000Unidades vendidas 5.000

MATERIALES MANO DE OBRA CIF presupuestados (Aplicados)

Total Materiales Total Mano de obra Total CIF

152

500.000 13.500.000 2.000.000 2.000.000 1.500.0002.000.000 30.000.000 13.500.000 15.000.000

125.000.000 19.200.00011.600.0003.000.0004.400.000

127.500.000 81.700.00045.800.000

3.000.000 36.000.000 15.000.00058.250.000 61.250.000

3.000.000 3.000.000 4.000.000 4.000.000 40.000.000

4.400.000 3.600.000 3.000.000900.000 750.000

15.000.000 30.000.000 30.000.000 21.296.00030.000.00013.250.000 58.250.000

2.096.000 3.600.000 3.600.000 3.000.000 3.000.000

1.650.000 1.650.000 5.000.000 5.000.000 400.000

1.650.000 61.250.000 125.000.0005.000.0003.000.0003.600.000 13.250.000

Dep. Ac. Edificios Dep. Acum. Maquinaria

Proveedores Oblig. Financ Capital

Mantenimiento maq Gasto financiero

Efectivo Deudores Inv. Mercancia

Inv. Prod. Terminado Edificios Maquinaria

Utilidades acuml

Producto en proceso Mano obra directa Gasto salario

CIF control C. M. V. Ventas

Pss Soc x pagar Costo por arriendo Mano obra indirecta

Costo depreciacion

153

Salario mensual 3.200.000 3.200.000 Depreciación maquinariaNúmero empleados 1 1 Valor 15.000.000

Dep. semestre 750.000Factor prestacional:Cesantías 30 dias por año 1.600.000 Depreciación edificiosIntereses 12% Cesantías 192.000 Valor 36.000.000Prima servicio 30 dias por año 1.600.000 Depr. Semestre 900.000Vacaciones 15 dias por año 800.000

Salarios al año 38.400.000Total con prest. 42.592.000Promedio semestre 21.296.000

ESTADO DEL COSTO DE PRODUCCIÓN Y VENTAS

Inventario inicial de materias primas 1.500.000 + Compras de materias primas 13.500.000 = Materias primas disponibles 15.000.000 - Inventario final de materias primas 0

= Costo de la materia prima utilizada 15.000.000 - Material indirecto utilizado 0

= Costo del material directo 15.000.000

Nomina de producción 33.000.000 - Mano de obra indirecta 3.000.000

= Costo de la mano de obra directa 30.000.000

Material indirecto utilizado 0 + Mano de obra indirecta 3.000.000 + Otros CIF 10.250.000 = Costos indirectos de fabricación 13.250.000

= COSTOS DEL PERÍODO 58.250.000

+ Inventario inicial producto en proceso 0 = Costo total de productos en proceso 58.250.000 - Inventario final de producto en proceso 0

= Costo de productos terminados 58.250.000

+ Inventario inicial de producto terminado 3.000.000 = Costo de la mercancía disponible 61.250.000 - Inventario final de producto terminado 0

= COSTO DE VENTAS 61.250.000

154

ESTADO DE RESULTADOS (PRESUPUESTADO)

VENTAS 125.000.000COSTO DE VENTAS 61.250.000

UTILIDAD BRUTA 63.750.000

GASTOS OPERATIVOS 21.296.000 Admon y venta 21.296.000

UTILIDAD OPERATIVA 42.454.000

Gastos financieros 400.000

UTILIDAD OPERATIVA 42.054.000

Provision impuesto 14.718.900

UTILIDAD OPERATIVA 27.335.100

BALANCE GENERAL

Activos Pasivos

Efectivo 45.800.000 Proveedores 0Deudores 0 Obligac. Fin 0Inventarios 0 Impuestos 14.718.900

Pss Sociales 2.096.000Total activo corriente 45.800.000

Total pasivo 16.814.900Activo largo plazo

Edificios 36.000.000 PatrimonioDep. Edificios -4.500.000

Capital 40.000.000Maquinaria 15.000.000 Utilidades ac 4.400.000Dep. maquinaria -3.750.000 Utili periodo 27.335.100

Total activo largo plazo 42.750.000 Total patrimo 71.735.100

TOTAL ACTIVOS 88.550.000 Pas + Patr 88.550.000 0

Costos fijos Costo variableMOI 3.000.000 Materiales 3.000Depreciación 1.650.000 Mano de obra 6.000Arriendo 3.600.000 Cif 1.000Financieros 400.000Adtivos 21.296.000 Total vble 10.000

Total fijos 29.946.000 Precio venta 25.000

155

Punto equilibrio:

En pesos = Costos fijos / 1 - Cto vble/Precio

= 49.910.0001 10.000

25.000

En unidades = Costos fijos / Precio - Costo variable

= 1.99625.000 10.000

Margen de seguridad

M de S = Ppto de ventas - Punto de equilibrio en unidades

5.000 1.996 = 3.004 150%

Análisis gráfico

Ventas

Costos variables

79.946.000

55.899.200

49.910.000

29.946.000 Costos fijos

1.996 2.595 5.000P. Eq. M.S. 30% Ppto vtas

Costos fijos 29.946.000 29.946.000 29.946.000Costo vble 19.964.000 25.953.200 50.000.000Total costos 49.910.000 55.899.200 79.946.000Ventas 49.910.000 64.883.000 125.000.000Utilidad 0 8.983.800 45.054.000

ESTADO DE RESULTADOS (Punto equilibrio)

VENTAS 49.910.000COSTO DE VENTAS 28.614.000Fijos 8.650.000Variables 19.964.000

UTILIDAD BRUTA 21.296.000

GASTOS OPERATIVOS 21.296.000 Admon y venta 21.296.000

UTILIDAD OPERATIVA 0

29.946.000

29.946.000

156

3

INVENTARIOS En las empresas comerciales e industriales, e incluso en las de servicio, una de las cuentas que ameritan un mayor control por parte de la organización, no sólo por el valor que representa frente a otras cuentas del balance, sino también porque un manejo adecuado repercute directamente en los resultados operacionales, son los inventarios. El Administrador de empresas debe conocer los procedimientos, sistemas, controles que le permitan optimizar el uso de este recurso. 1. Conceptos básicos de inventarios Los inventarios están representados por los bienes corporales destinados para la venta en las operaciones de la empresa, así como los que se encuentran en proceso de producción o serán utilizados en la producción de otros que se van a vender, ya sean o no fabricados por la empresa. Cuando nos referimos a empresas comerciales, es decir, las que adquieren bienes y los venden sin realizar una transformación, el inventario representa los bienes adquiridos para la venta por el ente económico que no sufren ningún proceso de transformación o adición y se encuentran disponibles para la venta. Cuando nos referimos a empresas industriales, los inventarios se dividen en: - Inventario de materias primas - Inventario de productos en proceso - Inventario de producto terminado Se debita: - Por el costo de la mercancía comprada - Por el costo de las mercancías devueltas por los clientes - Por el valor de los ajustes por sobrantes en la toma física de inventario - Por el valor del inventario final al cierre del ejercicio (periódico)

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Se acredita: - Por el costo de la mercancía vendida - Por el costo de las mercancías devueltas a los proveedores - Por el valor de los ajustes por faltantes en la toma física de inventario - Por el valor del inventario inicial al cierre del ejercicio (periódico) - Por el valor de las mercancías para el consumo interno La mayor importancia del inventario está en que es uno de los activos que demanda mayor inversión y de su venta se derivan los ingresos y utilidades operacionales de la empresa.

2. Clasificación de los inventarios en el PUC

14 INVENTARIOS 1405 MATERIAS PRIMAS 140501 a 140598 140599 AJUSTES POR INFLACION 1410 PRODUCTOS EN PROCESO 141001 a 141098 141099 AJUSTES POR INFLACION 1415 OBRAS DE CONSTRUCCION EN CURSO 141501 a 141598 141599 AJUSTES POR INFLACION 1417 OBRAS DE URBANISMO 141701 a 141798 141799 AJUSTES POR INFLACION 1420 CONTRATOS EN EJECUCION 142001 a 142098 142099 AJUSTES POR INFLACION 1425 CULTIVOS EN DESARROLLO 142501 a 142598 142599 AJUSTES POR INFLACION 1430 PRODUCTOS TERMINADOS 143005 PRODUCTOS MANUFACTURADOS 143010 PRODUCTOS EXTRAIDOS Y/O PROCESADOS

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143015 PRODUCTOS AGRICOLAS Y FORESTALES 143025 PRODUCTOS DE PESCA 143099 AJUSTES POR INFLACION 1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 143501 a 143598 143599 AJUSTES POR INFLACION 1440 BIENES RAICES PARA LA VENTA 144001 a 144098 144099 AJUSTES POR INFLACION 1445 SEMOVIENTES 144505 ESPECIES MAYORES 144510 ESPECIES MENORES 144599 AJUSTES POR INFLACION 1450 TERRENOS 145005 POR URBANIZAR 145010 URBANIZADOS POR CONSTRUIR 145099 AJUSTES POR INFLACION 1455 MATERIALES, REPUESTOS Y ACCESORIOS 145505 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 145510 ABONOS Y FERTILIZANTES 145515 SEMILLAS TERMINADAS 145520 FUNGICIDAS Y HERBICIDAS 145525 MATERIALES Y REPUESTOS 145530 LOZA Y CRISTALERIA 145535 HERRAMIENTAS 145540 MEDICINAS 145545 ELEMENTOS HOSPITALARIOS 145555 DOTACION Y SUMINISTRO A TRABAJADORES 145595 OTROS 1460 ENVASES Y EMPAQUES 146001 a 146098 146099 AJUSTES POR INFLACION 1465 INVENTARIOS EN TRANSITO 146501 a 146598 146599 AJUSTES POR INFLACION 1499 PROVISIONES 149905 PARA OBSOLESCENCIA 149910 PARA DIFERENCIA DE INVENTARIO FISICO 149915 PARA PERDIDAS DE INVENTARIOS

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CLASE GRUPO CUENTA 1. ACTIVO 14 INVENTARIOS

Descripción Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico. Se incorporan entre otras las siguientes cuentas: Materias Primas, Productos en Proceso, Obras de Construcción en Curso, Cultivos en Desarrollo, Productos Terminados, Semovientes, Materiales, Repuestos y Accesorios, así como Inventarios en Tránsito. 3. Sistemas de inventario 3.1. Sistema periódico Denominado “juego de inventarios”, es utilizado en empresas en donde el volumen de ventas de productos de precios unitarios diferentes es muy grande, por lo cual se dificulta conocer el valor de costo de dichos bienes, tal es el caso de supermercados, ferreterías, farmacias, etc. En el momento de la venta sólo se registra el valor de las ventas y se espera hasta finalizar el periodo contable para determinar el costo de las ventas, a través de la toma física de un inventario final. Se deberán conocer elementos como: - Las existencias de mercancía al inicio del ejercicio (inventario inicial) - El valor de la mercancía adquirida en el ejercicio (compras netas) - El valor de las existencias de mercancías al final del ejercicio (físico) Las compras de mercancías se registran debitando “compras de mercancías” por el costo de adquisición, la cual se cierra al final del período. En el sistema periódico, el registro de la venta solo considera información del precio de la venta y el ingreso se considera causado en el periodo de entrega de mercancía, independiente de que sea la misma fecha de cobro.

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La cuenta inventario no se utiliza por lo cual deberá esperarse hasta el final del periodo para determinar el costo de la mercancía vendida. El valor del inventario final se determina mediante el conteo o toma física de existencia en el último día del cierre del ejercicio contable. Costo de Mercancía Vendida = Inventario inicial + Compras - Inventario final Por ejemplo: Empresa XYZ S.A. comenzó operaciones con un inventario inicial de $680.000. Adquiere mercancías a crédito el 11 de abril por valor de $1.200.000. El registro contable será el siguiente: 620501 Compra de mercancías $1.200.000 240802 Impuesto a las ventas por pagar 192.000 236540 Retención en la fuente por pagar 42.000 220501 Cuentas por pagar proveedores $1.350.000 El 12 de abril vende mercancías de contado por valor de $1.440.000. El registro contable será el siguiente: Caja general $1.620.000 Retención en la fuente por cobrar 50.400 Impuesto a las ventas por pagar 230.400 Ventas $1.440.000 En el ejemplo anterior, supongamos que el inventario físico arroja un resultado por valor de $600.000. El Costo de Ventas será el siguiente: Inventario inicial $ 680.000 Mas compras de mercancías 1.200.000 Valor de mercancía disponible para la venta 1.880.000 Menos inventario final 600.000 Costo de la mercancía vendida $1.280.000 Contabilización de los fletes, devoluciones y descuentos. En el manejo del inventario periódico, las operaciones involucran una serie de actividades que inciden en el valor de los inventarios o incrementan el costo de ventas. Entre estas están los gastos de transporte, las devoluciones en compras y ventas y los diferentes tipos de descuentos convenidos entre los comerciantes.

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Fletes en compras y en ventas En las operaciones de compra y venta de mercancías, existe un costo adicional originado por el transporte entre la bodega del proveedor hasta la bodega del cliente. Por lo general el proveedor acostumbra pagar el costo del transporte, incluyendo en el valor de la venta el costo de los fletes. - En las compras en el exterior, hay una serie de condiciones que pueden incidir

en forma relevante en los costos cuando el transporte de las mercancías se da por diferentes medios: marítimo, terrestre, aéreo o fluvial. Entre las principales condiciones que se negocian pueden destacarse:

F.O.B: libre a bordo. En este caso el vendedor deberá correr con todos los gastos hasta que la mercancía se encuentre situada a bordo del buque. C.I.F: Costo seguro y flete. Según esta condición, el vendedor correrá con todos los gastos hasta el punto que indique el contrato para recibir las mercancías el comprador. C & F: costo y flete. El costo y flete correrán por cuenta del vendedor y el seguro por cuenta del comprador. Devoluciones en compras y ventas Es posible que la mercancía que llega sea devuelta al vendedor (devoluciones en ventas y otras razones). Si la devolución corresponde a una venta a crédito, el vendedor generalmente le da una nota crédito al comprador. Esta nota indica el importe y la razón del abono del vendedor a una cuenta por cobrar. Las devoluciones sobre ventas reducen los ingresos por ventas. Además, generan gastos adicionales de envío y otros. Como los administradores con frecuencia quieren saber el monto de las devoluciones durante un periodo, el vendedor los registra en una cuenta independiente. Devoluciones en ventas que es una cuenta temporal.

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Descuentos. Los descuentos, por lo general se clasifican en descuentos comerciales y financieros. - Descuentos comerciales: representa una deducción sobre el precio de lista

de una mercancía, que el proveedor ofrece con el objeto de atraer clientes. En otras ocasiones, el descuento comercial forma parte de un esfuerzo para promocionar el productor o inducir a los clientes a comprar mayores cantidades de mercancías.

- Descuentos financieros: también conocidos como descuentos por pronto

pago, son ofrecidos por los vendedores a sus clientes con el objeto de inducirlos a pagar la factura antes de su fecha de vencimiento. El cliente puede o no aprovechar el descuento. Se emplea la siguiente anotación, 5/20, n/30 significa que el plazo del crédito es de 30 días, pero el cliente puede deducir el 5% del precio de la factura si se realiza el pago dentro de los 20 días siguientes.

Si el cliente paga la factura dentro del periodo del descuento, el desembolso de efectivo es menor al monto registrado en proveedores y se genera u registro separado en la cuenta de ingresos no operacionales-Financieros por el valor del descuento ganado. Se trata de una cuenta temporal que debe cerrarse al final del periodo contra Ganancias o pérdidas. De la misma manera, para el proveedor, la diferencia entre el efectivo recibido y la cuenta CXC (Clientes) origina la cuenta temporal Gastos no operaciones-financieros, la cual debe cerrarse contra Ganancias o pérdidas y representa el descuento concedido al cliente. Ventajas del sistema periódico. - Puede conocerse en cualquier momento el valor del inventario inicial, las

compras, los gastos en compras, las devoluciones y rebajas, debido a que se tiene una cuenta para cada uno de estos conceptos.

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- Facilita la elaboración del estado de resultados por el conocimiento que se

tiene de cada uno de los elementos que lo integran. - Su operación puede ser menos costosa para la empresa. Desventajas del sistema periódico. - No es posible conocer el valor del inventario final de mercancías porque no se

tiene asignada ninguna cuenta que controle las existencias. - Para determinar el valor del inventario final, es necesario tomar un inventario

físico y valorarlo. - No se pueden determinar los robos, errores o extravíos en el manejo de las

mercancías, pues no existe una cuenta que las controle.

3.2. Sistema permanente o continuo Concepto: Este método es utilizado por las empresas que venden mercancías con precios relativamente altos como almacenes de electrodomésticos, almacenes de prendas de vestir, materiales de construcción, etc. En este sistema, no necesariamente esperar la terminación del periodo para determinar el saldo de la cuenta mercancías, pues permite llevar el control contable individual de los artículos que se compran y venden mediante el uso de tarjetas auxiliares. Estas tarjetas permiten conocer tanto el número de artículos en existencia como su costo, pues se dispone de una cuenta que controla las mercancías, así como las tarjetas que facilitan cotejar los datos obtenidos en la contabilidad.

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Con este procedimiento se subsanan las desventajas presentadas con el sistema periódico en lo referente al conocimiento del importe del inventario final y el costo de ventas, y hay la posibilidad de detectar robos, malos manejos y errores en el manejo de los inventarios. Este sistema de inventario suministra todas las cifras para conocer en el momento de preparar los estados financieros los resultados sobre el valor de las ventas, el costo de ventas y el valor del inventario final. Las entradas y salidas de mercancías al almacén valuadas al costo se registran en una cuenta denominada Inventario - Mercancías. Como se necesita conocer también el costo de las mercancías vendidas, se utiliza una cuenta de resultados, donde se registra el precio de costo de cada artículo, en una cuenta denominada Costo de Venta. Para conocer el valor de las ventas de mercancías a precio de venta, se utiliza la cuenta ingresos operacionales o ventas.

Se utiliza en mercancías de alto costo donde se conoce permanentemente la existencia mediante un kardex. Este sistema maneja la cuenta costo de ventas, devolución en ventas e inventarios. Los registros por el sistema permanente serían: Empresa XYZ S.A. adquiere mercancías a crédito el 11 de abril por valor de $1.200.000. El registro contable será el siguiente: Inventario mercancías $1.200.000 Impuesto a las ventas por pagar 192.000 Retención en la fuente por pagar 42.000 Cuentas por pagar proveedores $1.350.000

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El 12 de abril vende mercancías de contado por valor de $1.440.000 las cuales tienen un costo de $1.280.000. El registro contable será el siguiente: Caja general $1.620.000 Retención en la fuente por cobrar 50.400 Impuesto a las ventas por pagar 230.400 Ventas $1.440.000 Costo de la mercancía vendida $1.280.000 Inventario de mercancías 1.280.000 Saldo inventarios: Saldo inicial $ 680.000 Entradas a inventario 1.200.000 Salidas de inventario 1.280.000 Inventario final (contable y físico) $ 600.000 4. Ejercicio sobre inventarios De acuerdo con los dos sistemas de inventarios (Permanente y periódico), elabore las siguientes transacciones y el Estado de Resultados de la Empresa Ejemplo S.A. Saldo inicial de inventarios $2.200.000 Saldo inicial de efectivo $6.000.000 a. Compra mercancías por $1.500.000 a crédito b. Vende mercancías de contado por $2.300.000 c. Compra mercancía a crédito por $750.000 d. Compra mercancías de contado por $1.352.000 e. Vende mercancía a crédito por $2.072.300 f. Nos devuelven mercancías del día anterior por valor de $100.000 El inventario físico presentó un saldo de $2.100.000. La Empresa vende sus productos con una rentabilidad del 15% sobre el costo

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5. Métodos de valuación de inventarios. Respecto a la valoración de los inventarios deben hacerse varias consideraciones. Ellos representan uno de los renglones más importantes de la empresa, de aquí la necesidad de la correcta valuación del importe que debe enfrentarse con los ingresos del periodo y que determinara la utilidad. Las mercancías se adquieren en momentos distintos y a precios distintos, al presentar tendencias alcistas. Esta situación plantea interrogantes como ¿Qué precio utilizar para las unidades que se venden y que costo tomar para valorizar el inventario final? Varios métodos se utilizan para valorizar los inventarios.

- Método últimas en entrar, primeras en salir, UEPS - Método promedio ponderado. - Método primeras en entrar, primeras en salir, PEPS - Método de identificación específica. El artículo 65 del Estatuto Tributario acoge como métodos de valuación de inventarios, los que se establecen de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas. Conforme a las NCGA, son métodos aceptados el PEPS, UEPS, Promedio e identificación específica. Las normas internacionales de contabilidad, sin embargo, no aceptan el UEPS, por lo tanto al entrar en vigencia las nuevas normas contables, seguramente desaparecerá el UEPS como método válido. Así mismo, desde el punto de vista tributario el UEPS tiene sus limitaciones. Por otra parte, el Estatuto Tributario toma el retail como método aceptado para efectos tributarios, ya que es un método de estimación y no de valuación, pero no podrá seguir siendo utilizado para efectos de declaración de renta.8

A continuación se analizan los métodos más aceptados. 5.1 Método primeras en entrar, primeras en salir PEPS. Concepto. Este método se basa en la suposición de que las primeras unidades en entrar al almacén, serán las primeras en salir, razón por la cual, al finalizar el periodo contable las existencias quedan valuadas a los últimos costos de adquisición y el inventario final queda a costo actuales. 8 http://www.cijuf.org.co/documentos/FLASH/FLASH320.pdf

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El costo de ventas quedará valuado a precios del inventario inicial y a los costos de las primeras compras, por lo que su valor no será actualizado. Lo anterior tiene efectos financieros importantes. El hecho de que el costo de ventas quede valuado a precios antiguos, distorsiona la utilidad, y se sobrevalúa. Así, estaría enfrentándose precios actuales con precios antiguos. Al valuar por este método, se obtendrá un menor costo de ventas y como consecuencia, una mayor utilidad y un mayor inventario final. El manejo físico de las mercancías en el almacén no precisa que coincida, con la manera de su valoración. Debido a las características de la economía actual con tendencias alcistas, este método se utiliza en las empresas, porque presenta los inventarios a precios mas recientes. Desde el punto de vista de utilidades, da una ganancia mayor, lo que implica mayor valor por pagar en impuesto. Para el sistema de inventario perpetuo o permanente, el control de las mercancías se da en tarjetas que deben contener los siguientes datos. 1.) Clase y denominación del producto. 2.) Fecha de la operación registrada. 3.) Numero de comprobante que respalda la transacción 4.) Costo unitario y costo total de las existencias de lo comprado y vendido. 5.2. Métodos ultimas en entrar primeras en salir UEPS Concepto. Este método se basa en la suposición de que las ultimas unidades en entrar al almacén serán las primeras en salir, razón por la cual al finalizar el ejercicio contable las existencias quedan valuadas al costo del inventario inicial y a los precios de las primeras compras. El inventario final queda valuado a costos antiguos o desactualizados.

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Efectos financieros. Al valuar el costo de ventas a precios actuales y enfrentarlos a los ingresos del periodo de la utilidad resulta más adecuada y cercana a la realidad, pues esta efectuándose la comparación entre precios actualizados. 5.3. Método promedio ponderado: Concepto: Consiste en dividir el importe del saldo entre el número de unidades en existencia. Esta operación se realiza cada vea que se produzca una compra, o cada vez que haya una modificación del saldo o de las existencias. Con el costo promedio se valuará el costo de ventas y el inventario final. Efectos financieros: Una de las ventajas de este método es su sencillez en el manejo de los registros en los auxiliares de almacén y en épocas de estabilidad económica, pues al no existir movimientos continuos ni cambios en los precios, el costo de ventas puede llegar a ser parecido al costo de reposición del mercado. 5.4. Método de identificación específica Conocido como el de costo identificado, se utiliza en aquellas empresas donde es posible identificar el artículo que integra el inventario con una compra específica y su factura correspondiente, por tanto, los precios específicos de las facturas se pueden utilizar para la asignación del costo a los artículos vendidos y al inventario final. Lo utilizan distribuidoras de automóviles, joyerías, etc. 5.5. Método retail Este método se conoce como el método al detal o al por menor y es utilizado por empresas como almacenes por departamentos, almacenes de cadena, tiendas de ropa, etc., que venden al menudeo gran cantidad de artículos.

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Se utiliza por su flexibilidad para determinar costos de ventas y saldos en su existencia, sin tener que realizar inventarios físicos y por la necesidad de controlar permanentemente los inventarios cuyos registros se llevan al precio de venta. El artículo 72 de la ley 223 de 1995 manifiesta que la DIAN acepta el método de valoración retail, el cual supone que la tasa de utilidad bruta sobre las ventas es uniforme y por lo tanto, la relación entre el costo de ventas y los ingresos por ventas también corresponden a un porcentaje uniforme. El costo de ventas resultará de multiplicar las ventas por un determinado porcentaje. Para hallar el valor del inventario final, a la suma de las compras mas el inventario inicial se le resta el costo de ventas. 6. Ejemplo sobre métodos de valoración de inventarios De acuerdo con los métodos de valuación de inventarios por UEPS, PEPS y promedio, elabore el kardex por cada uno. Saldo inicial de inventarios $25.000.000 correspondiente a 10.000 unidades a. Vende 9.091 unidades b. Compra 3.304 unidades a $2.850 cada una c. Compra 5.904 unidades a $2.985 cada una d. Vende 7.920 unidades e. Devuelven 440 unidades de la venta anterior

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METODO PROMEDIO PONDERADO

CANTIDAD VR UNITARIO VR TOTAL CANTIDAD VR UNITARIO VR TOTAL CANTIDAD VR UNITARIO VR TOTAL

Saldo inicial 10,000 2,500 25,000,000 10,000 2,500 25,000,000

Ventas 9,091 2,500 22,727,500 909 2,500 2,272,500

Compra 3,304 2,850 9,416,400 4,213 2,774 11,688,900

Compra 5,904 2,985 17,623,440 10,117 2,897 29,312,340

Ventas 7,920 2,897 22,946,895 2,197 2,897 6,365,445

Devolucion (440) 2,897 (1,274,827) 2,637 2,897 7,640,273

52,039,840 44,399,567

PRIMERAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR

CANTIDAD VR UNITARIO VR TOTAL CANTIDAD VR UNITARIO VR TOTAL CANTIDAD VR UNITARIO VR TOTAL

Saldo inicial 10,000 2,500 25,000,000 10,000 2,500 25,000,000

Ventas 9,091 2,500 22,727,500 909 2,500 2,272,500

Compra 3,304 2,850 9,416,400 909 2,500 2,272,5003,304 2,850 9,416,400

11,688,900

Compra 5,904 2,985 17,623,440 909 2,500 2,272,5003,304 2,850 9,416,4005,904 2,985 17,623,440

29,312,340

Ventas 909 2,500 2,272,5003,304 2,850 9,416,4003,707 2,985 11,065,395 2,197 2,985 6,558,045

Devolucion (440) 2,985 (1,313,400) 2,637 2,985 7,871,445

52,039,840 44,168,395

ULTIMAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR

CANTIDAD VR UNITARIO VR TOTAL CANTIDAD VR UNITARIO VR TOTAL CANTIDAD VR UNITARIO VR TOTAL

Saldo inicial 10,000 2,500 25,000,000 10,000 2,500 25,000,000

Ventas 9,091 2,500 22,727,500 909 2,500 2,272,500

Compra 3,304 2,850 9,416,400 909 2,500 2,272,5003,304 2,850 9,416,400

11,688,900

Compra 5,904 2,985 17,623,440 909 2,500 2,272,5003,304 2,850 9,416,4005,904 2,985 17,623,440

29,312,340

Ventas 5,904 2,985 17,623,440 909 2,500 2,272,5002,016 2,850 5,745,600 1,288 2,850 3,670,800

5,943,300

Devolucion (440) 2,850 (1,254,000) 909 2,500 2,272,5001,728 2,850 4,924,800

7,197,30052,039,840 44,842,540

ENTRADAS SALIDAS SALDOCONCEPTO

CONCEPTO ENTRADAS SALIDAS SALDO

CONCEPTO ENTRADAS SALIDAS SALDO

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7. Ejercicios sobre inventarios Elabore los siguientes ejercicios sobre valuación de inventarios por los métodos PEPS, UEPS y promedio ponderado Ejercicio 1. La empresa inicia operaciones con un inventario de $200.000 representado en 100 unidades. Día 1: Se compran 200 unidades a $2.300 cada una, pagando el 50% en efectivo y el resto a 30 días. Día 2: Se compran 500 unidades por un valor total de $1.200.000, cancelando la totalidad en efectivo Día 3: Se venden 400 unidades a $4.000 cada una, todas de contado. Día 4: Se vende a crédito un total de 200 unidades a $4.200 cada una Día 5: Nos devuelven 100 unidades de la venta anterior. Ejercicio 2. En enero de 2009 inició operaciones con un saldo inicial de $10.000.000 representado en 500 unidades. Durante el mes realizó las siguientes operaciones Día 3: Compra 600 unidades a $18.000 cada una, todas de contado Día 5: Vende 800 unidades a $45.000 cada una, de contado Día 6: Vende 200 unidades a $48.000 cada una, a crédito Día 10: Devuelven 100 unidades de la venta de enero 6. Día 12: compran 700 unidades a $19.000 cada una, todas a crédito

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Día 16: Devuelve 200 unidades de la compra del día 12 Día 20: Compra 800 unidades a $20.000 cada una, de contado Día 25: Vende 1.000 unidades a $46.000 cada una de contado Día 29: Vende 200 unidades a $48.000 a crédito

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4

Estados Financieros Todo administrador, gerente o propietario de una empresa, recibe diariamente información y cifras financieras que le sirven para la toma de decisiones. Sin embargo esta información debe ser clasificada de forma que cualquier usuario de la contabilidad pueda comprenderla, compararla y analizarla para una adecuada toma de decisiones. Es así como surgen los estados financieros, que son la relación de las partidas contables presentadas en una estructura determinada en forma confiable, equitativa y comprensible de acuerdo con los principios básicos y las normas generales. Los estados financieros son los reportes que surgen de los hechos económicos ocurridos durante determinado período y presentados de forma tal que puedan ser comprendidos y analizados por los diferentes usuarios para la toma de decisiones, teniendo en cuenta que deben ser oportunos, confiables y veraces de lo que ocurre en la empresa y que su estructura será similar independiente del tipo de usuario o la decisión que este pueda tomar. 1. Definición y clasificación de estados financieros Los Estados Financieros son una presentación financiera estructurada de la posición y las transacciones realizadas por una empresa. Los estados financieros son los informes elaborados por los administradores de la empresa para informar a los usuarios sobre la situación financiera y los resultados de la entidad en un período determinado.

La gerencia debe seleccionar y aplicar las políticas contables de la empresa de manera que los estados financieros cumplan con todos los requerimientos del Decreto 2649 de 1993.

Los estados financieros tienen fundamental importancia, debido a que nos dará la capacidad de tomar importantes decisiones de control, planeación y estudios de proyectos. Los Estados Financieros se clasifican en Estados Financieros de Propósito General y Estados Financieros de Propósito Especial.

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Propósito General: “Son estados financieros que se preparan al cierre del período contable para usuarios indeterminados, con el fin de satisfacer el interés común del público para evaluar la capacidad de la Empresa en generar flujos de fondos y se caracterizan por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta”9

• Balance General • Estado de Resultados • Estado de Cambios en el Patrimonio • Estado de Flujos de Efectivo • Estado de Cambios en la Situación Financiera

“Son Estados de Propósito Especial aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones”10

.

• El balance inicial • Estados financieros de períodos intermedios • Estados de costos • Estado de inventario

2. Estado de resultados Denominado Estado de Ganancias y Pérdidas, identifica los ingresos obtenidos y los costos y gastos incurridos durante el período. La diferencia es el beneficio. Este estado mide la gestión de la administración en cuanto a su operación y a otras decisiones y permite la toma de decisiones a futuro sobre bases históricas y/o proyectadas. Su presentación y análisis depende de la normatividad contable. Ingresos Costos (relacionados directamente con los ingresos) Gastos (relacionados con período de tiempo)

9 Decreto 2649 de 1993 10 10 Decreto 2649 de 1993

175

El estado de resultados no tiene que ver directamente con movimiento de tesorería entre otros aspectos por:

• El salario no pagado se registra como gasto sin desembolso • Los pagos a proveedores no son gastos sino flujos de tesorería • Se incurre en los gastos cuando los bienes son consumidos, no cuando son

comprados o pagados (contabilidad de causación) • No es un gasto el desembolso para comprar un activo fijo, sino la

amortización sobre los años siguientes. (inversión) Es decir que su elaboración requiere la aplicación del principio de causación en todos los egresos, así como el reconocimiento de los ingresos cuando se hayan realizado independientes de su cobro, lo cual permite obtener un resultado acorde a las operaciones. El estado de resultados permite determinar cuánto obtuvo en utilidades o pérdidas la empresa en un período determinado, tanto por el desarrollo de su objeto social (resultado operativo) como por otras actividades, como el caso de rendimiento de inversiones, venta de activos y otros ingresos o gastos extraordinarios. Se determinan varios renglones importantes como son: Ingresos operativos: Ventas por su objeto social, ya sea de productos o servicios. A estas ventas se les deben restar las devoluciones, rebajas o descuentos concedidos para lograr los ingresos netos del período. Costos y gastos: Erogaciones para prestar el servicio o realizar la venta Resultado operativo: Utilidad o pérdida en el desarrollo de su objeto social. Otros ingresos y egresos: Rendimiento o gastos financieros y otras partidas que no corresponden al objeto social Utilidad antes de impuestos: Resultado de la empresa antes del impuesto de renta Provisión de impuesto: Se calcula y estima el valor del impuesto de renta del año. Utilidad neta: Resultado de la empresa después de reconocer los impuestos y de la cual se parte para el primer cálculo de los dividendos a los dueños.

176

El Estado de Resultados nos revela los resultados (utilidad o pérdida) de un período contable determinado, es decir, de un lapso de tiempo comprendido entre una fecha inicial y otra final.

La estructura resumida y básica de un estado de resultados es la siguiente:

Nombre de la compañía

Estado de Resultados

De enero 01 a dic. 31 del año 20XX

Como se puede observar en el cuerpo del estado de resultados, al total de ingresos se le resta el total de gastos de donde se obtiene una utilidad o una pérdida, dependiendo de: Si el total de ingresos es mayor al total de gastos se obtendrá una utilidad, de lo contrario, es decir, si los gastos son mayores a los ingresos, dará como resultado una pérdida.

El estado de resultados incluye el encabezamiento que debe contener:

• Nombre de la empresa • Nombre del Estado • Periodo al cual corresponde el estado • Contenido de las cuentas debidamente clasificadas

Definamos ahora lo que es un ingreso y un egreso, según el decreto 2650 de 1 993:

Cuerpo del estado de resultados

INGRESOS MENOS: EGRESOS ___________________ UTILIDAD O PÉRDIDA

Encabezado del estado

de resultados

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Ingreso: Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado, así como el valor del ajuste por inflación de los conceptos que componen esta clase, susceptibles de ser ajustados. Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro. Egreso: Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado, así como el valor del ajuste por inflación. Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago. Dicho en otras palabras; como ingreso se registran todas las transacciones que son susceptibles de generarme una utilidad, como lo son la venta de bienes y servicios, y gasto son todas las erogaciones que realiza la sociedad con el fin de desarrollar sus operaciones normales en el negocio y obtener de ellos en

forma indirecta un beneficio, bien sea presente o futuro.

178

3. Balance General Representa la situación financiera de la empresa en un momento determinado, indicando los activos o bienes que posee y la forma como los ha financiado, ya sea vía pasivos, con aportes de los socios o con la generación interna vía utilidades. Está relacionado directamente con la ecuación contable y permite determinar los indicadores de liquidez y endeudamiento de la empresa. En el balance general se establecen las decisiones de financiación cuando se analiza el pasivo (financiación externa) y el patrimonio (financiación interna). Se involucran las decisiones de inversión, cuando una vez se tienen los recursos, se invierte en activos y estos a su vez se separan en activo corriente (corto plazo) y en activo no corriente o propiedad planta y equipo. El balance general nos muestra la situación financiera de un ente económico en un momento determinado, es decir, la totalidad de activos que posee y el grado de pertenencia de esos activos con respecto a los terceros (Pasivos) y con respecto a los dueños (Patrimonio).

Nombre de la compañía Balance General

Fecha determinada Como se puede observar el encabezado debe llevar el nombre de la compañía a la cual pertenece el estado financiero, el nombre del estado financiero y la fecha de corte, es decir, un día específico en el cual se quiere mirar la situación financiera, indicando por lo tanto, mes, día y año.

Encabezado

ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO

Cuerpo del

balance

179

En cuanto al cuerpo del balance se pueden observar 3 grandes partes que son los activos, los pasivos y el patrimonio, los cuales se definirán más adelante, lo que nos interesa mostrar en el momento es que la ubicación de estas clases es clave para la interpretación general y para poder comprender la ecuación contable, con la cual iniciaremos la interpretación general de este estado financiera así:

Asemejemos la ecuación contable a una balanza, donde los activos están contenidos en un lado y los pasivos y el patrimonio están contenidos en el otro lado. Lo que me indica en primera instancia es que el total de los activos es igual a la sumatoria de los pasivos y el patrimonio. En otras palabras lo que me dice, en términos más avanzados, es el grado de pertenencia de los activos, o sea, cuanto pertenece a los pasivos y cuanto al patrimonio.

Para comprender más lo anterior demos unas cortas definiciones de los tres grandes componentes del balance general, así: Activo, según el decreto 2649 de 1993, es: “Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.”, es decir, que los activos se presentan en el balance en la moneda de circulación del país donde se opere, en este caso el peso Colombiano, y que son un recurso, lo que podríamos traducir como un bien (tangible o intangible), que se consiguió por una transacción pasada.

ECUACIÓN CONTABLE ACTIVOS = PASIVOS +

180

Pasivo, según el decreto 2649 de 1993, es: “Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes.”, lo que me indica que los pasivos también se presentan en el balance general en la moneda de circulación del país donde se opera, y que son una obligación presente o actual del ente económico derivada de transacciones pasadas, por ejemplo el haber comprado una mercancía a crédito obliga al ente económico transferir dinero en un futuro para cancelar la deuda.

Patrimonio, según el decreto 2649 de 1993, es: “El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos.”

Patrimonio es la obligación que la persona jurídica tiene con sus dueños, teniendo en cuenta que la persona jurídica es un ente creado por ley, por medio de una escritura, capaz de ejercer derechos y cumplir obligaciones, lo que indica es que la existencia de una persona jurídica es solamente legal y se comprueba por medio de un papel que se llama escritura, o sea, que una persona jurídica no es factible de verla como a una persona natural, que somos todos los seres humanos, y por lo tanto lo que podemos ver son sus nombres pegados en sus establecimientos de comercio, pero estos establecimientos no son la persona jurídica sino parte de los activos, por ejemplo, Éxito S.A es una persona jurídica que fue creada por unas personas naturales que se reunieron y decidieron crearla para ejecutar un objeto social como lo es la comercialización de productos; por facilidad se crea la persona jurídica y se nombra un representante legal que será quien actúe en nombre de la persona jurídica y será quien rinda cuentas a las personas naturales dueñas de la persona jurídica.

Comprendiendo los términos que comprenden la ecuación contable, podemos afirmar que la ecuación contable de cualquier persona jurídica nos indica que sus activos pertenecen a terceros (pasivos) y/o a los dueños (patrimonio), lo que indica que las personas jurídicas como tal no poseen ninguna riqueza material, pues todo lo debe, pues recuerden:

BALANCE GENERAL

ACTIVOS PASIVOS

PATRIMONIO

181

Si nos fijamos bien, al trazar una cuenta “T” en el balance general, los activos quedan en el débito, justo por donde aumentan, y los pasivos y el patrimonio quedan en el crédito, lado por el cual ellos aumentan; tenemos entonces una clave para determinar fácilmente por donde aumentan los activos, pasivos y patrimonio. Un ejemplo de la estructura del balance general, sería: BALANCE GENERAL AÑO 2 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 1

ACTIVOS PASIVOS

Activo corriente Pasivo corriente

Caja 5,000 10,000 Obligaciones financieras 9,000 10,000Bancos 25,000 20,000 Proveedores 30,000 25,000Inventarios 25,000 28,000 Cuentas por pagar 12,000 10,000Deudores 42,000 35,000 Obligaciones laborales 8,000 5,000

Impuestos por pagar 31,800 21,120Total activo corriente 97,000 93,000

Total pasivo corriente 90,800 71,120Activo no corriente

Pasivo largo plazoVehículos 100,000 80,000Edificios 100,000 100,000 Obligaciones financieras 11,000 20,000Equipo de computo 30,000 20,000 Bonos por pagar 49,347 86,000Muebles y enseres 33,000 33,000Dep. acum. activos fijos -60,000 -26,000 Total pasivo largo plazo 60,347 106,000

Total activo no corriente 203,000 207,000 TOTAL PASIVOS 151,147 177,120

TOTAL ACTIVOS 300,000 300,000 PATRIMONIO

Capital 80,000 80,000Reservas 4,288 0Utilidades acumuladas 64,565 42,880

TOTAL PATRIMONIO 148,853 122,880

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 300,000 300,000 4. Estado de cambios en el patrimonio Mide la variación, aumentos o disminuciones del patrimonio originadas en las transacciones comerciales realizadas por la empresa durante el período contable y explica sus orígenes. Es de gran utilidad para los accionistas.

182

1997 1998

SALDO INICIAL 608,808 831,811Capital social 1,627 1,733Superávit de capital 17,406 91,383Reservas 69,339 102,293Revalorización del patrimonio 69,978 106,609Resultados del ejercicio 62,851 68,262Resultado de ejercicios anteriores 0 0Superávit por valorización 387,607 461,531Otras cuentas de patrimonio 0 0

AUMENTOS 315,751 193,922Capital social 106 0Superávit de capital 73,977 0Reservas 32,954 32,386Revalorización del patrimonio 36,631 54,541Resultados del ejercicio 35,308 38,733Resultado de ejercicios anteriores 62,851 68,262Superávit por valorización 73,924 0Otras cuentas de patrimonio 0 0

DISMINUCIONES 92,748 391,749Capital social 0 0Superávit de capital 0 71,184Reservas 0 0Revalorización del patrimonio 0 0Resultados del ejercicio 29,897 35,876Resultado de ejercicios anteriores 62,851 68,262Superávit por valorización 0 216,427Otras cuentas de patrimonio 0 0

SALDO FINAL 831,811 633,984Capital social 1,733 1,733Superávit de capital 91,383 20,199Reservas 102,293 134,679Revalorización del patrimonio 106,609 161,150Resultados del ejercicio 68,262 71,119Resultado de ejercicios anteriores 0 0Superávit por valorización 461,531 245,104Otras cuentas de patrimonio 0 0

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

183

5. Estado de fuentes y aplicación de fondos. Con el balance general se pueden determinar las variaciones en pesos de un año a otro, mediante la resta del año actual menos el año anterior y con esta establecer un estado financiero que se conoce como Estado de Fuentes y Aplicación de Fondos. Este estado permite analizar y evaluar las decisiones financieras. Conocido como Estado de Cambios en la Situación Financiera o Estado de cambios en la Posición Financiera. Permite conocer los recursos que ingresaron a la empresa y porqué conceptos, así como la utilización de dichos recursos en función de fuentes y aplicaciones. Es un estado que sirve para evaluar la función gerencial, dado que establece qué recursos ingresaron a la empresa y cuál fue la forma en que se gastaron, conservando el denominado principio de conformidad financiera. Es un estado financiero que evalúa la capacidad de gestión financiera de una empresa, en términos de generación y aplicación de recursos. Refleja de donde provinieron o cuales fueron las “FUENTES” de recursos a las que la administración recurrió durante un período determinado y la forma como estos “recursos” fueron “APLICADOS” o utilizados en las diferentes áreas de operación del negocio. Ayudar a evaluar la calidad de las decisiones gerenciales es el objetivo del EFAF. El término Fondos: Se considera todos aquellos recursos económicos que están disponibles para que la empresa lleve a cabo sus operaciones, estos recursos pueden ser en efectivo o en no efectivo. Se tiende a confundir el movimiento de fondos con el movimiento de efectivo, lo cual es un error. Se entiende por el término Fondos como los Recursos Económicos que están permanentemente disponibles para que la Empresa lleve a cabo sus operaciones, donde el efectivo puede llegar a ser uno de esos recursos. Por otro lado podemos decir que: FUENTES son movimientos de las cuentas de balance general y estado de resultados que originan un aumento en el capital de trabajo.

184

USOS son aquellos movimientos que ocasionan una disminución del capital de trabajo El objetivo principal de este estado es suministrar información relevante y concisa sobre los cambios en el capital de trabajo, con lo cual se proporciona un detalle de la gestión y se mejora la compresión de las actividades y operaciones de un ente económico sobre el periodo que se informa El EFAF puede ser utilizado de dos formas11

:

1) Como un Flujo histórico tendiente a comparar sus resultados con los objetivos previamente determinados por la Empresa, y 2) Como un pronóstico que permita visualizar la probable expansión de la Empresa, las necesidades resultantes y la manera de financiar tales necesidades. Análisis de las Fuentes: La empresa normalmente puede recurrir a cuatro fuentes de recursos, que busquen ser aplicados a las operaciones propias del negocio. Estas fuentes pueden ser originadas en el corto o largo plazo, de manera interna o externa a la empresa como detallaremos a continuación: Aportes o Incrementos de Capital: Se consideran un recurso de Largo Plazo, en efectivo o especie, ya que se supone que permanecerán por tiempo indefinido. Aumentos de Pasivos: Esta fuente está representada por todas las deudas que asume una Empresa tanto a corto como a largo plazo, tales como, obligaciones financieras, bonos, proveedores, prestaciones sociales , impuestos, entre otros Disminución de Activos (o desinversión o liberación de fondos): Es cuando se recurre a la liquidación de fondos representados en los activos, para aplicarlos a otras actividades del negocio y en rubros diferentes de los que originalmente provenían. Si se decide por ej. vender una maquina que ya no se necesita, con la finalidad de utilizar el dinero en la compra de materias primas para aumentar el nivel de inventarios y garantizar la estabilidad de la producción lo que se está haciendo es liberar unos fondos que antes estaban en el activo fijo. 11 Administración Financiera, Oscar León García. 1999 Prensa Moderna Editores.

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Generación interna de fondos (G.I.F.): También denominada “Recursos propios”, esta Fuente es la más importante de todas ya que representan los fondos que directamente ya que representan los fondos que directamente se producen en la operación y da la pauta para evaluar las posibilidades a largo plazo (por ejemplo reparto de utilidades). La G.I.F. está dada por: Utilidad Neta del período + Depreciación y/o amortización del período + Cargos por provisiones de Activos + Perdidas en actividades no operacionales - utilidades en actividades no operacionales = G. I. F. Este recurso es clave ya que ayuda a determinar el crecimiento a largo plazo de la empresa o es propicio para medir el rendimiento esperado por los asociados mediante la distribución de utilidades Una sana política financiera, el crecimiento de una empresa debe financiarse en forma combinada entre GIF, los aportes y los préstamos en una proporción que no altere la estructura financiera Una empresa debería financiar su crecimiento únicamente con pasivos? Una empresa debería financiar su crecimiento únicamente con aportes? Una empresa debería financiar su crecimiento únicamente con GIF? Análisis de las Aplicaciones: Dado que las fuentes de recursos deben tener aplicación en el negocio, a continuación se enumeran cada uno de ellos, en donde prevalece la claridad que los recursos puede ser en efectivo o especie con la correlación de corto o largo plazo, pues depende de la fuente con que esté relacionado: Pago o disminución de Pasivos a corto y largo plazo: Es el pago de las deudas y obligaciones de corto o largo plazo, pues la dependencia del plazo corresponde a la procedencia de la fuente.

186

Inversiones (o aumentos de activos) Implica un aumento de valor de los activos (corrientes y no corrientes), aumentos que pueden ser considerados de corto o largo plazo según el compromiso de fondos que representen, de lo cual dependerá el tipo de fuente que se utilice para financiarlas Pago de dividendos: Estos tiene una relación directa con el GIF , pues proviene de los beneficios o reservas de los socios de una empresa, es por ello que no se puede relacionar con el corto ni largo plazo. Debe financiarse con los GIF pues de lo contrario sería una decisión que no guardaría armonía con lo que debe ser una sana política financiera Pérdidas: Cuando los egresos son mayores a los ingresos; la pérdida que ello implica se incurre a costa del deterioro de los activos, los cuales deben ser repuestos con capital propio o pasivos. Es decir se tuvo que acudir a otras fuentes de recursos, para cubrir el faltante.

187

Del texto “Administración Financiera” de Oscar León García, podemos comprender claramente la elaboración del Estado de Fuentes y Aplicación de Fondos: Una empresa tiene los siguientes estados financieros:

Año 1 Año 2 Efectivo 88 52 Cuentas por cobrar 1,173 1,678 Inventarios 397 646 Activo Corriente 1,658 2,376

Maquinaria y Equipo 915 1,571 Depreciac.acumulada (135) (209) Activo fijo neto 780 1,362

TOTAL ACTIVOS 2,438 3,738

Proveedores 519 1,050 Impuestos por pagar 184 211 Préstamo a corto plazo 261 842 Pasivo corriente 964 2,103

Bonos por pagar 300 250 TOTAL PASIVOS 1,264 2,353

Capital 1,022 1,222 Utilidades retenidas 152 163 TOTAL PATRIMONIO 1,174 1,385

PASIVOS Y PATRIMONIO 2,438 3,738

BALANCE GENERAL Millones de pesos

188

Las notas del balance son: 1. El total de dividendos declarados y pagados en efectivo durante el Año 2 fue

de $483 millones. 2. Una máquina que originalmente se adquirió por $210 millones y tenía una

depreciación acumulada de $134 millones, se vendió de contado por $46 millones.

3. La depreciación del período fue de $208 millones, de los cuales $180 se aplicaron a los costos de producción y el resto a gastos de administración.

Elaboración del EFAF Paso No. 1 Establecer las diferencias en cuentas de los Balances Generales Paso No. 2 Determinar si las diferencias son Fuentes o Aplicaciones

Año 1 Año 2 Ventas netas 4,800 6,537 CMV 2,689 3,922 Utilidad Bruta 2,111 2,615 Gastos de Administración 511 655 Gastos de Ventas 818 981 UTILIDAD OPERATIVA 782 979 Gastos financieros 168 240 Otros egresos 6 34 UAI 608 705 Impuestos 184 211 Utilidad Neta 424 494

ESTADO DE RESULTADOS Millones de pesos

189

Paso No. 3 Elaboración de la Primera Hoja de Trabajo Es una primera aproximación al EFAF y resume la clasificación en fuentes y aplicaciones que se hizo anteriormente.

Año 1 Año 2 Paso 1 Paso 2 Efectivo 88 52 (36) F Cuentas por cobrar 1,173 1,678 505 A Inventarios 397 646 249 A Activo Corriente 1,658 2,376 718

Maquinaria y Equipo 915 1,571 656 Depreciac.acumulada (135) (209) (74) Activo fijo neto 780 1,362 582 A

TOTAL ACTIVOS 2,438 3,738 1,300

Proveedores 519 1,050 531 F Impuestos por pagar 184 211 27 F Préstamo a corto plazo 261 842 581 F Pasivo corriente 964 2,103 1,139

Bonos por pagar 300 250 (50) A TOTAL PASIVOS 1,264 2,353 1,089

Capital 1,022 1,222 200 F Utilidades retenidas 152 163 11 F TOTAL PATRIMONIO 1,174 1,385 211

PASIVOS Y PATRIMONIO 2,438 3,738 1,300

BALANCE GENERAL Millones de pesos

190

PRIMERA HOJA DE TRABAJO Millones de pesos

FUENTES

APLICACIONES Disminución de Efectivo 36 Aumento de Cuentas por cobrar 505 Aumento de Proveedores 531 Aumento de Inventarios 249 Aumento de Impuestos por pagar 27 Aumento Activo fijo neto 582 Aumento Préstamo a corto plazo 581 Disminución de Bonos por pagar 50 Aumento de Capital 200 Aumento de Utilidades retenidas 11 TOTAL 1,386 TOTAL 1,386

MAQUINARIA Y EQUIPO (Costo de Adquisición)

Saldo Año 1 915

Aumentos por nuevas adquisiciones

Disminuciones por retiros

Saldo Año 2 1.571

Depreciación Acumulada MAQUINARIA Y EQUIPO

135 Saldo Año 1

Disminución por retiros de depreciación

Aumento por la depreciación del período

209 Saldo Año 2

191

UTILIDADES RETENIDAS 152 Saldo Año 1

Disminución por pagos de dividendos

Aumento por la utilidad neta del período

163 Saldo Año 2 En resumen, de los datos que se requieren para analizar el EFAF, faltan los siguientes en la primera aproximación:

INFORMACION FALTANTE CUENTAS RELACIONADAS Adquisiciones Activos fijos Activos fijos (costo de adquisición) Retiros de activos fijos Activos fijos (costo de adquisición) Utilidad del período Utilidades retenidas Depreciación del período Depreciación acumulada Dividendos del período Utilidades retenidas

Obsérvese cómo la información que falta en la primera aproximación está resumida en dos partidas de ese cuadro: el aumento de las utilidades retenidas por $ 11 millones y el aumento de maquinaria y equipo neto de $582. Quiere decir que esos dos datos son insuficientes para el análisis y por lo tanto deben eliminarse del cuadro y reemplazarse por los movimientos de fondos que los originaron. Paso No. 4 Depurar la información relacionada con las cuentas de utilidades retenidas y activos fijos. En las utilidades retenidas. El movimiento de la cuenta en términos de fuentes y aplicaciones es el siguiente:

192

Saldo a dic Año 1 Utilidad período Dividendos período Saldo dic Año 2

152 494 F 483 A 163

+ 11 F

Saldo dic/Año 1 Aumento Disminución Saldo

dic/Año 2

Maquinaria y Eq. 915 866 A 210 1.571 Dep. Acumulada 135 208 F 134 209 Maq. y Eq. neto 780 76 F 1.362 GIF, con lo cual su definición es igual a:

Utilidad Neta del período + Depreciaciones del período + Amortizaciones de diferidos del período + Provisiones para protección de activos + Pérdidas en ventas de activos, si la hubiere

FUENTES

APLICACIONES Disminución de Efectivo 36 Aumento de Cuentas por cobrar 505 Aumento de Proveedores 531 Aumento de Inventarios 249 Aumento de Impuestos por pagar 27 Adquisición de Maq. Y Eq. 866 Aumento Préstamo a corto plazo 581 Disminución de Bonos por pagar 50 Aumento de Capital 200 Dividendos 483 Utilidad del período 494

Depreciación del período 208 Gasto pérdida en venta Maq. 30 V/r Máquina vendida 46 TOTAL 2,153 TOTAL 2,153

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Paso No. 5 Elaboración del EFAF definitivo El EFAF definitivo responde a la clasificación de las Fuentes y Aplicaciones de acuerdo con su condición: si se trata de Fuentes y Aplicaciones de corto o largo plazo, aquellas contenidas en la GIF y en dividendos y acciones. La siguiente es la presentación clasificada del EFAF:

ESTADO DE FUENTE Y APLICACIÓN DE FONDOS Millones de pesos

FUENTES

APLICACIONES De corto Plazo De corto Plazo Disminución de Efectivo 36 Aumento de Cuentas por cobrar 505 Aumento CxP Proveedores 531 Aumento de Inventarios 249 Aumento de Impuestos por pagar 27 Total ACP 754 Aumento Préstamo a corto plazo 581 Total FCP 1,175 De largo Plazo Adquisición de Maq. Y Eq. 866 De largo Plazo Disminución De Bonos por pagar 50 Aumento de Capital 200 Total FLP 916 Venta de maquinaria y Eq. 46 Total FLP 246 Dividendos 483

Generación Interna de Fondos Utilidad del período 494 Depreciación del período 208 Gasto pérdida en venta Maq. 30 Total GIF 732 TOTAL 2,153 TOTAL 2,153

194

Paso No. 6 Análisis del EFAF Observando el cuadro clasificado y confrontando las fuentes y las aplicaciones podremos darnos una idea de las decisiones tomadas; sin embargo, la cantidad de rubros que aparecen a lado y lado puede dificultar el análisis puesto que no es siempre fácil encontrar una relación directa entre ellos. En este sentido podríamos emitir una primera conclusión con respecto al EFAF: El EFAF no ilustra en forma directa si las decisiones fueron buenas o malas. Su función, más bien, es alertarnos sobre eventuales problemas que pueden estar implícitos en las decisiones que aparecen cuantificadas en las cifras que refleja. Para facilitar el análisis, se propone considerar los totales por categorías, así:

FCP 1.175 ACP 754 FLP 246 ALP 916 GIF 732 GIF(Div) 483

Y procuramos ver su relación conforme el principio de conformidad financiera. • Si las fuentes a corto plazo fueron $1.175 millones y las aplicaciones sólo

fueron $754 quiere decir que los $421 restantes se aplicaron a largo plazo y/o al pago de dividendos.

• Si las fuentes a largo plazo fueron $246 y las aplicaciones $916 es porque

todos los $246 se emplearon en aplicaciones a largo plazo. • Si la GIF fue de $732 millones y los dividendos $483 millones y estos últimos

deben ser financiados con GIF, la diferencia, $249, debió destinarse a financiar aplicaciones a largo plazo,

• Por lo tanto, los $421 millones de corto plazo que estaban pendientes de

cruzar, también deben relacionarse con las aplicaciones de largo plazo. El cuadro de resumen presentaría las siguientes relaciones:

195

FCP 1175 754 ACP 754421

FLP 246 246 ALP 916249

GIF 732 483 DIV 483 Resumir el EFAF de esta manera da una idea de la política financiera (o política de financiación), adoptada por la empresa durante el período de análisis, la cual se refleja en las cifras del rectángulo central del cuadro. Es esa columna central la que el analista debe tratar de interpretar para establecer si las decisiones son adecuadas o no. Por ejemplo, no se cumple el principio de conformidad, cuando se están usando $421 millones de FCP para ayudar a financiar ALP. Esto significa que la empresa utilizó parte de su capital de trabajo y/o recurrió a préstamos a corto plazo para hacer tal aplicación lo que en principio se supone es una decisión riesgosa para la empresa pues compromete su liquidez. En el EFAF clasificado puede verse cómo en las fuentes a corto plazo los rubros más significativos son el aumento de CxP a proveedores y el aumento de los préstamos a corto plazo; pero teniendo en cuenta que lo que los proveedores financian es capital de trabajo operativo, es decir, cuentas por cobrar e inventarios, la relación debe establecerse entre los préstamos a corto plazo y la inversión en maquinaria y equipo. Es decir, que de los $581 correspondientes al préstamo, al menos $421 se destinaron a apoyar la financiación de la compra de maquinaria. Esta es una decisión de inversión peligrosa pues el flujo de caja libre que generará la nueva inversión en maquinaria no será suficiente para cumplir con un compromiso de deuda en tan corto plazo, menos que un año. Como consecuencia, se colocará a la empresa en situación de alto riesgo de iliquidez en el año siguiente. El resto del préstamo a corto plazo que no fue destinado a la financiación de maquinaria, o sea $160 millones, necesariamente debemos asociarlo con el incremento del capital de trabajo operativo. Pero si dicho incremento corresponde a capital de trabajo permanente o activo corriente, esta forma de financiarlo, con préstamo de corto plazo, tampoco es la más razonable. Debe financiarse con recursos propios.

196

Algunas otras preguntas pueden interesar al analista, por ejemplo: si la compra de la maquinaria y la cartera e inventarios en exceso no debieron financiarse con deuda a corto plazo, entonces: • ¿Por qué no se repartió menos o ningún dividendo? • ¿Por qué no se recurrió a más capital de los socios o deudas a largo plazo? • Si ninguna de estas dos opciones era viable, ¿por qué emprendió la empresa

la adquisición de una maquinaria que no podía financiar? Aunque el EFAF no dice si las decisiones fueron buenas o malas, al menos sirve como punto de partida para su análisis, el cual debemos apoyar en otras herramientas tales como las razones financieras. EFAF CON BASE EN LOS CAMBIOS EN EL CAPITAL DE TRABAJO Este método se basa en la separación de las variaciones de las cuentas en dos categorías a saber: • Variaciones en las cuentas de capital de trabajo. • Variaciones en las cuentas que no son de capital de trabajo. La finalidad es expresar los movimientos de estas últimas en términos de lo que este método denomina “aumento o disminución en el capital de trabajo”. La limitación de este enfoque es que considera el capital de trabajo como la diferencia entre activos corrientes y pasivos corrientes, que definimos como capital de trabajo neto contable. El cambio en el capital de trabajo se calcularía así:

Año 1 Año 2 Cambio Activos corrientes $1.658 $2.376 $718 Pasivos corrientes 964 2.103 1.139 Capital de trabajo neto contable 694 273 -421

Como se presentó una disminución, ésta se entiende como una fuente y de acuerdo con la presentación clasificada, el EFAF se mostraría así:

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ESTADO DE FUENTE Y APLICACIÓN DE FONDOS Millones de pesos

FUENTES

APLICACIONES De largo Plazo Disminución del cap. Trabajo cont. 421 Adquisición de Maq. Y Eq. 866 Disminución De Bonos por pagar 50 De largo Plazo Total FLP 916 Aumento de capital 200 Venta de maquinaria y Eq. 46 Dividendos 483 Total FLP 246

Generación Interna de Fondos Utilidad del período 494 Depreciación del período 208 Gasto pérdida en venta Maq. 30 Total GIF 732 TOTAL 1,399 TOTAL 1,399

PRINCIPIO DE CONFORMIDAD FINANCIERA Establece que las Fuentes de corto plazo deberían financiar aplicaciones a corto plazo; las fuentes a largo plazo, aplicaciones a largo plazo y la G.I.F. financiar los dividendos o pago de utilidades y lo que quedare debe aplicarse a corto plazo y/o largo plazo dependiendo de la política de crecimiento de la Empresa. APORTES DEL ESTADO DE FUENTES Y APLICACIONES AL ANÁLISIS DE LAS DECISIONES FINANCIERAS. Como se ha dicho anteriormente, el EFAF es una herramienta para los gerentes en la toma de decisiones, los cuales deben tener coherencia con la fundamentación administrativa de la empresa (objetivos, política, estrategia, tácticas, entre otros), pues estas decisiones tendrán un impacto en el corto y largo plazo, e implícitamente se reflejará en el balance general de la empresa. Es por ello, que en el EFAF, el gerente puede tomar decisiones de inversión, financiación y distribución de utilidades.

198

Sin embargo, los gerentes no pueden supeditarse solamente a esta herramienta para la toma de decisiones, es necesario complementarla con los indicadores financieros convencionales, con el fin de dar mayores bases para la toma de decisiones. Se indica que la situación ideal de un negocio, se presenta en la Ilustración. En ella se indica, que la Generación Interna de Fondos (GIF), es decir, los recursos propios debe ser el principal generador de recursos de la empresa y, a su vez, que se convierta en aquel que permita alimentar a las aplicaciones, tanto de corto como de largo plazo. Indudablemente, lo anterior es válido bajo la consideración que los recursos internos producen efectos más favorables, que los recursos externos.

Además se considera como normal ELABORACIÓN Y ANÁLISIS DEL EFAF.- Comparar los Balances al principio de un período con el final del mismo. Del estado de Ganancias y Pérdidas se conoce la utilidad o perdida del ejercicio, depreciación y cargos por provisiones y amortizaciones; además se conoce el valor del saldo de la cuenta “Corrección monetaria”. Como información adicional, y para efectos del taller explicativo a realizar conocemos el Valor Neto en libros de activos fijos retirados o vendidos.

199

Paso 1. Establecer las diferencias en cada una de las cuentas y determinar si esas diferencias son fuentes o aplicaciones, utilizando los siguientes criterios: Cuenta Si aumenta es: Si disminuye es: Activo Aplicación ( A ) Fuente ( F ) Pasivo y Patrimonio Fuente ( F ) Aplicación ( A ) Paso 2. Elaboración de la primera aproximación al E.F.A.F. Clasificar las fuentes y aplicaciones y totalizar cada una de ellas. Consiste en elaborar un cuadro (modelo anexo) que resume, de un lado, todas aquellas variaciones que representan fuentes de fondos (los señalados con la letra F), y de otro lado, aquellas que representan aplicaciones (las señaladas con la letra A).

FUENTES APLICACIONES Cuentas Valor ($) Cuentas Valor ($)

Total: Total: Debemos preguntarnos si las cifras contenidas en el anterior cuadro pueden darnos una idea de la forma como fueron tomadas las decisiones de Inversión, de Financiación y de Pago de Dividendos o de Utilidades. REQUISITO INDISPENSABLE EL PODER CONOCER: Para las decisiones de Inversión: Aumentos en el Capital de Trabajo (activos corrientes) Adquisiciones de Activos Fijos. Nuevas Inversiones a Largo Plazo. Para las decisiones de Financiación: Aumentos o disminuciones en los Pasivos. Disminuciones del Capital de Trabajo. Retiros de Activos Fijos (por venta o abandono). Liquidaciones de Inversiones a Largo Plazo.

200

Aportes de Capital. Generación Interna de Fondos G.I.F. Para las decisiones de los Dividendos o utilidades pagadas durante el año: Monto de los dividendos pagados durante el año. En resumen de los datos que se requieren para analizar el EFAF, normalmente, faltan los siguientes en la primera aproximación: Retiro de Activos Fijos

Activos Fijos (Costo de adquisición)

Utilidad del periodo Utilidades Retenidas Pago de dividendos del período Utilidades retenidas Depreciación del período Depreciación acumulada Obsérvese cómo el efecto de esta información que falta en la primera aproximación esta resumida en dos partidas de ese cuadro: el aumento o disminución de Activos Fijos Netos y el aumento o disminución de las Utilidades retenidas. Quiere decir esto que esos dos datos iniciales son irrelevantes para el análisis y por lo tanto deberá hacerse una serie de ajustes para reemplazarlos por los movimientos de los Fondos que los originaron, los cuales son los que realmente interesan y se requieren para poder hacer el EFAF definitivo y su correspondiente análisis. A dichos ajustes se le denominan “Refinamientos”. Paso 3. Segunda aproximación al EFAF. Comencemos con el refinamiento en las cuentas de Utilidades Retenidas.

U T I L I D A D E S R E T E N I D A S

Saldo a 31/12/xx (año 1)

Utilidad del período

Dividendos del período

(pagos)

Saldo a 31/12/xx (año 2)

FUENTE APLICACIÓN

Dato Conocido Dato conocido Dato desconocido Dato conocido

201

Comentarios al cuadro anterior: El valor de la Utilidad retenida inicial y final se obtiene del Balance General, la Utilidad del ejercicio esta dado, por lo tanto si no tuviéramos el dato de los dividendos podríamos calcularlo por diferencia ya que tendríamos los otros tres datos. En esta segunda aproximación debemos descomponer el aumento o disminución de las Utilidades retenidas; es decir haciendo aparecer cuanto corresponde a Fuente y cuanto a Aplicación. Paso 4. Segunda aproximación al EFAF - continuación. Refinamiento simultáneo en las cuentas de Propiedad Planta y Equipo (Activos Fijos) y Depreciación acumulada.

CUENTA: Saldo año

1 ($) ( 1 )

Aumento ($) ( 2 )

Disminución ($)

( 3 )

Saldo año 2 ($)

( 4 )

ACTIVO FIJO:

Dato conocido

COMPRAS (A) Dato

desconocido

RETIROS Dato

desconocido Dato conocido

Depreciación Acumulada:

Dato conocido

Depreciac. Período (F) GIF Dato conocido

Retiros depreciac.

Dato desconocido

Dato conocido

ACTIVO FIJO NETO:

Dato conocido

Dato desconocido

Dato conocido (F) Dato conocido

Comentarios al cuadro anterior: Necesitamos hacer “desaparecer” el aumento o disminución del Activo Fijo Neto, haciendo aparecer las Fuentes y Aplicaciones que lo generaron. Se deben tener presentes las siguientes consideraciones: Renglón Depreciación acumulada: Se conocen los valores de las columnas 1, 2 y 4; por diferencia se halla el valor de la columna 3 (retiros depreciación) Columna Nro.3 - Disminución: Se conocen valores de las líneas 2 y 3; por diferencia hallamos valor de la línea 1 (disminución Activos) Renglón Nro. 1 Activos Fijos: Se conocen columnas 1,3 y 4 por diferencia se halla valor de la columna 2.

202

Para efectos de presentación en EFAF definitivo, de acuerdo a esta metodología, las compras de Activos Fijos se deben presentar como una Aplicación, la Depreciación hace parte de la G.I.F e implícitamente ira como una Fuente y el retiro o venta neta de Activos como una Fuente. Paso 5. Segunda aproximación al EFAF - Refinamiento a la Generación Interna de Fondos G.I.F.: Utilidad Neta del período + Depreciación y/o amortización del período + Cargos por provisiones de Activos + Perdidas en actividades no operacionales - Utilidades en actividades no operacionales = G. I. F. Paso 6. Determinación del EFAF ya depurado, de acuerdo a refinamientos efectuados en Pasos 3 a 5 (cuadro similar al expuesto en Paso 2) Paso 7. Clasificación detallada por el plazo. Basados en el paso anterior, se clasifican las Fuentes y Aplicaciones por el plazo de la siguiente forma:

203

FUENTES

APLICACIONES

FUENTES DE CORTO

PLAZO

APLICACIONES DE CORTO PLAZO

Activos corrientes

XXX

Pasivos corrientes

XXX Pasivos corrientes

XXX

Activos corrientes

XXX

Total fuentes de corto plazo

XXX

Total aplicaciones de corto plazo

XXX

FUENTES DE LARGO PLAZO

FUENTES DE LARGO PLAZO

Activos no corrientes

XXX

Pasivos no corrientes

$ XXX Pasivos no corrientes

XXX

Activos no corrientes

XXX

Patrimonio (Capital)

XXX

Patrimonio (Capital)

XXX Total fuentes de largo

plazo

XXX

Total aplicaciones de largo plazo

XXX

GENERACIÓN INTERNA DE FONDOS

DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES

Utilidad neta

XXX

Pago de utilidades en dividendos o

ti i i

XXX

Más: Costo y gastos que no implican salida de efectivo

XXX

Total distribución de utilidades

XXX

Más: Pérdidas en actividades no operacionales

XXX

Menos: Utilidades en actividades no operacionales

XXX

Total GIF

XXX

TOTAL FUENTES

XXX

TOTAL APLICACIONES

XXX

204

Paso 8. Presentación del EFAF clasificado y resumido (basado en paso anterior) -Punto de partida para iniciar análisis.

FUENTES Valor ($) APLICACIONES Valor ($)

Subtotal FCP: Subtotal ACP:

Subtotal FLP: Subtotal ALP:

G.I.F. Dividendos

Pérdidas

TOTALES:

TOTALES:

Con las cifras resultantes se comienza a establecer su relación, aplicando el principio de conformidad Financiera. Se debe tener muy presente que las cifras definitivas del EFAF no dicen si las decisiones fueron buenas o malas, al menos sirve de Punto de partida para el análisis de éstas y para poder llegar a conclusiones razonables debemos apoyarnos en otras herramientas tales como análisis de índices financieros, presupuestos de efectivo, rotaciones (cartera, inventarios, Cuentas x pagar proveedores ) 6. Estado de flujo de efectivo Es muy similar al Estado de Cambios en la situación financiera, pero solamente considera las entradas y salidas de recursos en función de caja, es decir que no involucra las partidas que no muevan efectivo, como depreciaciones, amortizaciones, provisiones y ventas o pagos que se hacen a crédito. Permite conocer con cuanto efectivo inicia la empresa, cuanto le ingresa en efectivo por su operación, cuanto por inversiones y cuanto por financiación, para evaluar las decisiones de la gerencia. El estado de flujo de efectivo muestra el efectivo recibido o desembolsado durante el periodo por actividades de operación, inversión y financiación, así:

205

• Actividades de operación: Las que afectan los resultados operacionales de la

empresa y son entradas de efectivo como recaudos por venta de bienes y servicios, recaudos de cartera, rendimientos y cobros de intereses y rendimientos de inversiones. Los desembolsos de efectivo serán la compra de materias primas, pago de nómina, pago de impuestos e intereses, pago de prestaciones sociales.

• Actividades de inversión: Las que implican cambios en los recursos no operativos como las producidas por la venta de propiedad planta y equipo o inversiones. Los desembolsos en actividades de inversión son la adquisición de activos operacionales o inversiones en bienes.

• Actividades de financiación: Son las que implican un cambio en el pasivo y patrimonio de la empresa como dineros recibidos por préstamos o aportes sociales.

Para comprender la estructura del estado de flujo de efectivo por los dos métodos, retomemos un ejemplo completo de elaboración del EFAF y EFE. Una empresa tiene la siguiente información del balance general y el estado de resultados:

Ejemplo S.A. ESTADO DE RESULTADOS

AÑOS 2006 2007

Ventas netas 428 514 CMV 338 406 Utilidad Bruta 90 108 Gastos de administración y ventas 50 60 UTILIDAD OPERATIVA 40 48 Intereses 6 9 Otros egresos 0 4 UAI 34 35 Impuestos 7 7 Utilidad neta 27 28

206

Ejemplo S.A. BALANCE GENERAL

AÑOS Variaciones Tipo 2006 2007

Efectivo 20 25 5 A Cuentas x cobrar 56 67 11 A Inventarios 88 40 -48 F Inversiones temporales 2 2 0 Activo corriente 166 134 Inversiones a largo plazo 17 34 17 A Maquinaria y equipo 120 180 60 Depreciación acumulada 40 52 12 Activo fijo neto 48 A TOTAL ACTIVOS 263 296 Proveedores 81 95 14 F Impuestos por pagar 7 7 0 F Préstamo a corto plazo 4 9 5 F Pasivo corriente 92 111 Préstamos a largo plazo 40 45 5 F TOTAL PASIVOS 132 156 Capital 80 85 5 F Utilidades retenidas 51 55 4 F TOTAL PATRIMONIO 131 140 PASIVOS Y PATRIMONIO 263 296

207

Notas al balance: - El total de dividendos declarados y pagados en efectivo durante 2007 fue de $

24 millones.

- Una máquina que originalmente se adquirió por $ 24 millones y tenía una depreciación acumulada de $ 8 millones, se vendió de contado por $ 12 millones.

- La depreciación del periodo fue de $ 20 millones. Elaboración del EFAF Después de haber sacado las variaciones y determinado las Fuentes y Aplicaciones procedemos a separarlas en dos columnas:

FUENTES APLICACIONES Disminución Inventarios 48 Aumento efectivo 5 Aumento cxp proveedores 14 Aumento cxc 11 Aumento de impuesto x pagar Aumento Inversiones a largo plazo 17 Aumento préstamo a largo plazo 5 Aumento maquinaria y equipo neto 48 Aumento préstamo a largo plazo 5 Aumento de capital 5 Aumento de utilidades retenidas 4 TOTAL FUENTES 81 TOTAL APLICACIONES 81

A la anterior clasificación le debemos realizar depuraciones para obtener mayor información. En las notas al balance se menciona la venta de una máquina, vamos a depurar la cuenta maquinaria y equipo neto. Recordemos las cuentas T, a continuación se puede observar los movimientos que afectan dicha cuenta:

208

Maquinaria y equipo (costo) Depreciación Acumulada equipo Saldo inicial Aumento por compras Saldo final

Disminución

Disminución x retiros

depreciación

Saldo inicial Aumento Saldo final

Por lo tanto los movimientos generados en la cuenta maquinaria y equipo serían:

Maquinaria y equipo Depreciación acumulada Maquinaria y equipo neto

Saldo a Dic /2006 Aumento Disminución Saldo a Dic

/2007 120 84 24 180

40 20 8 52 80 16 128

Por lo tanto tuvimos compras de maquinaria por $84 y retiros de depreciación por venta de maquinaria $ 8. Otra depuración que debemos llevar a cabo es la cuenta de utilidades retenidas

Utilidades retenidas

Disminución x pago de

dividendos

Saldo inicial

Aumento x la utilidad neta del periodo

Saldo final

Saldo a Dic /2006 Aumento Dividendos del periodo Saldo a Dic /2007 51 28 24 55

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Con las anteriores depuraciones de maquinaria y equipo y utilidades retenidas el EFAF queda de la siguiente manera:

FUENTES APLICACIONES Disminución Inventarios 48 Aumento efectivo 5 Aumento cxp proveedores 14 Aumento cxc 11 Aumento préstamo corto plazo 5 Aumento Inversiones a largo plazo 17 Aumento préstamo a largo plazo 5 ADQUISICIÓN MAQ Y EQUIPO 48 Aumento de capital 5 DIVIDENDOS 24 UTILIDAD DEL PERIODO 28 DEPRECIACIÓN DEL PERIODO 20 VALOR EN LIBROS MAQ VENDID 16 TOTAL FUENTES 141 TOTAL APLICACIONES 81

En azul aparecen señaladas las nuevas depuraciones En las notas al balance nos dicen que la máquina que se vendió tenía valor en libros $16, pero se vendió en $12, esto lo podemos desagregar en dos partidas: VALOR MÁQUINA VENDIDA $12 GASTO PÉRDIDA EN VENTA MAQUINARIA $4 Finalmente el EFAF lo clasificamos en corto y largo plazo y en generación interna de fondos (GIF)

210

Compañía las Delicias ESTADO DE FUENTES Y APLICACIÓN DE FONDOS

AÑO 2007

FUENTES APLICACIONES De corto plazo De corto plazo Disminución de inventarios 48 Aumento efectivo 5 Aumento cxp proveedores 14 Aumento cxc 11 Aumento préstamo a corto plazo 5

TOTAL FCP 67 TOTAL ACP 16 De largo plazo De largo plazo Aumento préstamo a largo plazo 5 Aumento inversiones a largo plazo 17 Aumento de capital 5 ADQUISICIÓN MÁQ Y EQUIPO 84 VALOR MAQUINA VENDIDA 12

TOTAL FLP 22 TOTAL ALP 101 Gerencia interna de fondos DIVIDENDOS 24 UTILIDAD DEL PERIODO 28 DEPRECIACIÓN DEL PERIODO 20 GTO PÉRDIDA EN VTA DE MAQ 4

TOTAL GIF 52 TOTAL FUENTES 141 TOTAL APLICACIONES 141

Aquí se presenta la forma de elaborar el FLUJO DE EFECTIVO por el método directo Básicamente el método lo que hace es coger el Estado de Resultados y dejar específicamente las cuentas que representan efectivo, por ejemplo la VENTAS que aparecen en el Estado de Resultados contiene las ventas de contado y las ventas a crédito, para efectos del Flujo de Efectivo debemos dejar sólo las de contado y así con el resto de cuentas:

211

Ejemplo S.A. ESTADOS DE RESULTADOS

AÑO 8 2008 2007 Ventas netas 428 514 CMV 338 406 Utilidad Bruta 90 108 Gastos de administración y Ventas 50 60 UTILIDAD OPERATIVA 40 48 Intereses 6 9 Otros egresos 0 4 UAI 34 36 Impuestos 7 7 Utilidad neta 27 28

Vamos a depurar cada una de las cuentas del estado de resultados:

VENTAS NETAS

Cuentas x cobrar a Dic 31 / 2006 56 Esto es lo que nos debían al principio del 2007, lo obtenemos del balance.

Más ventas 2007 514 Las ventas totales del 2007, lo obtenemos del Estado de Resultados.

Menos cuentas x cobrar Dic 31 / 2007 -67 Esto es lo que nos debían al final del 2007, lo obtenemos del balance.

Ingreso x recaudo cartera y ventas de contado 503

Estos son los ingresos x recuperación de cartera y ventas de contado.

212

CMV

Inventario a Dic 31 / 2006 88 Inventario inicial del 2007, lo obtenemos del balance general.

Más compras y CIF 358 Este dato no lo tenemos, es una incógnita que se despeja.

Menos cuentas inventario a Dic 31 / 2007 -40 Inventario final del 2007, lo obtenemos del balance general.

Costo de ventas 2007 406 Este dato lo tenemos, se obtiene del Estado de Resultados.

Cuentas con proveedores Dic 31 / 2006 81 Deudas con proveedores de materia prima que teníamos al inicio del 2007.

Más compras y CIF 358 Compras de materia prima que realizamos en el 2007.

Menos cuentas proveedores Dic 31 / 2007 -95 Son las deudas con los proveedores de materia prima al final del 2007.

Desembolso por compras y CIF 344 Pagos de CXP y compras de materia prima que realizamos en efectivo.

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y VENTAS

Gastos acumulados x pagar a Dic 31 / 2006 0 Son gastos que teníamos pendientes por pagar al inicio del 2007.

Más gastos causado en el periodo 60 Son la totalidad de los gastos que se realizaron en el 2007.

Menos gastos acumulados por pagar Dic / 2007 0

Son gastos que teníamos pendientes por pagar al final del 2007.

Menos depreciaciones y similares -20 Depreciaciones (y amortizaciones) no representan salida de efectivo.

Desembolso por gastos administración y ventas 40 Estos son los gastos en efectivo que

se hicieron en el 2007.

213

OTROS EGRESOS 9

OTROS EGRESOS 0 Se obtiene del Estado de resultados, en el 2007.

IMPUESTOS

Impuestos x pagar a Dic 31 / 2006 7 Impuestos pendientes x pagar al inicio del 2007, se obtiene del balance.

Más provisión impuestos 2007 7 Son los impuestos que se pagarán correspondientes al 2007.

Menos impuestos x pagar Dic 31 / 2007 -7 Impuestos pendientes x pagar al final del 2007, se obtiene del balance.

Impuestos pagados en 2007 7 Impuestos pagados en efectivo en el 2007.

Quedaron depuradas todas las cuentas del Estado de Resultados, sumemos las que son entradas de efectivo y restemos las que son salidas.

Ingresos x recaudo y ventas de contado 503 Menos Pagos a proveedores 344 Gastos de administración y ventas 40 Intereses 9 Otros egresos 0 Impuestos 7 Total desembolsos en efectivo 400 EFECTIVO GENERADO POR LAS OPERACIONES 103

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Ejemplo S.A. ESTADOS DE FLUJO DE EFECTIVO

Efectivo generado por las operaciones 103 Se obtiene de los refinamientos anteriores

Más o menos efectivo proporcionado (demandado) por las actividades

27

Aumento de capital 5 Se obtiene del EFAF Venta de maquinaria y equipo 12 Se obtiene del EFAF Préstamos a corto plazo 5 Se obtiene del EFAF Préstamos a largo plazo 5 Se obtiene del EFAF

Efectivo demandado por las actividades de inversión -101

Compra de maquinaria 84 Se obtiene del EFAF Inversiones de largo plazo 17 Se obtiene del EFAF

Pago de dividendos -24 Se obtiene del EFAF

AUMENTO DEL EFECTIVO 5 Debe coincidir con la variación del efectivo en el balance

215

Aquí se presenta la forma de elaborar el FLUJO DE EFECTIVO por el método indirecto

UTILIDAD NETA 28 Depreciación del periodo 20 Gasto pérdida venta de maquinaria 4 GENERACIÓN INTERNA DE FONDOS 52 Intereses 9 FLUJO DE CAJA BRUTO 61 Aumento cxc -11 Disminución de inventarios 48 Aumento cxp proveedores 14 Efectivo generado por las operaciones 112

Efectivo proporcionado (de mandado) por las actividades de financiación 18

Aumento de capital 5 Venta de maquinaria y equipo 12 Préstamo a corto plazo 5 Préstamo a largo plazo 5 Intereses -9

Efectivo demandado por las actividades de inversión -101 Compra de maquinaria -84 Inversiones a largo plazo -17

Pago de dividendos -24 Aumento del efectivo 5

216

7. Taller general de contabilidad y estados financieros En agosto 6 se constituye una empresa de asesorías contables, para lo cual los socios aportan $150’000.000 con cheque, con los cuales se abre inmediatamente una cuenta corriente en el banco. Agosto 10 Se compra un computador por $3’000.000, con cheque. Agosto 13 Nos contratan como asesores contables en la empresa “X” por el término de 8 meses por un total de $16’000.000, los cuales serán cancelados al finalizar el contrato. Agosto 30 se pagan salarios por $1’500.000, con cheque. Septiembre 5 Se compra papelería por $2’000.000, con cheque. Septiembre 10 Se compra una oficina por $30’000.000, la cual es cancelada así: 30% con cheque y el resto a 4 meses. Septiembre 16 Se presta una asesoría contable por $4’000.000, los cuales fueron consignados en el banco. Septiembre 20 Se paga con cheque el valor de $150.000 por concepto de almuerzos para los miembros de la junta directiva. Septiembre 30 Se pagan salarios por $2’000.000, con cheque Octubre 4 Se adquiere un vehículo por $23’000.000, el cual se cancela de la siguiente manera: 60% con cheque y el resto a 2 meses Octubre 8 Se consigna un cheque por valor de $20’000.000 el cual corresponde a una asesoría que se prestará durante los próximos 13 meses. Octubre 15 Se presta una asesoría por $6’000.000, los cuales son consignados en el banco. Octubre 23 Se paga con cheque gasolina por valor de $800.000. Octubre 31 Se pagan salarios por $2’000.000, con cheque.

217

Noviembre 10 Se compran escritorios y sillas por valor de $3’000.000, con cheque. Noviembre 17 Se cancela la deuda que se tiene por la compra del vehículo, con cheque. Noviembre 20 se compra un seguro contra robo por $500.000 con cheque. Noviembre 25 Se presta una asesoría por $3’000.000 a crédito. Noviembre 30 Se cancelan salarios por $2’500.000 con cheque. Diciembre 10 Se cancela la deuda que se tiene por la compra de la oficina. Diciembre 20 Nos cancelan la asesoría que nos debían, valor que es consignado en el banco. Diciembre 27 Se cancelan servicios públicos por valor de $600.000, con cheque. Elaborar: - Libro diario - Libro mayor - Balance de prueba - Ajustes - Balance de prueba ajustado - Cierre de cuentas temporales - Balance de prueba después de cierre - Estado de Resultados - Balance General - EFAF para el último mes.

218

5

Análisis financiero El objeto de estudio de las finanzas se centra en las decisiones financieras de inversión, financiación y manejo de la tesorería a través de las finanzas. Es por esto que se considera de gran importancia el manejo de las finanzas por todos los profesionales para comprender los elementos básicos de análisis financiero para la toma de decisiones, teniendo en cuenta que la función financiera está involucrada en las diferentes áreas por lo cual no es responsabilidad del gerente financiero, sino de todos los funcionarios involucrados en las diferentes disciplinas, áreas y oportunidades de la organización empresarial. Análisis financiero no es aprender cálculos matemáticos ni fórmulas, es la conceptualización, fundamentación teórica que permita conocer, ver, discutir, analizar. No leamos como si ya sabemos todo porque perdemos la capacidad de asombro. “Que el conocimiento no se vuelva paisaje”. No hagamos tareas y lectura de material; disfrutemos de los contenidos y las actividades con creatividad y aplicación de conceptos. 1. Información financiera

a. La información contable: Los datos contables se organizan bajo el método de partida doble, esto quiere decir que todo movimiento contable debe contar con una contrapartida que lo equilibre, de esta manera, por ejemplo, un ingreso de dinero a caja está relacionado con una venta, con la adquisición de una obligación o con el pago de un dinero adeudado. Lo que hace la organización contable es indicar el origen y el destino de los diferentes movimientos que afectan la estructura financiera del proveedor de la información. Para que la información contable refleje de manera fiel la situación de quien la suministre y además para que su lectura sea homogénea, se ha dispuesto la utilización de los principios de aceptación general que se extienden en la actualidad por la mayor parte de los países del mundo.

219

b. Los datos financieros: Se relacionan con la historia de quien suministra

la información, que por lo general se encuentran por fuera de la organización y por lo tanto corresponden a la percepción de terceros que tienen acerca del reportante de la información en relación con su comportamiento, fortalezas, debilidades, factores de riesgo y criterios de éxito. Son múltiples las fuentes que proporcionan estos datos financieros como el caso de bases de datos públicas, bases de datos privadas como las centrales de riesgo, información de proveedores y clientes, bolsas de valores, entre otros.

A partir de los tipos de datos que alimentan la información financiera, surgen los registros contables básicos, que funcionan con un sencillo sistema en el que siempre afectan por lo menos dos cuentas, el cual se conoce con el nombre de partida doble. La información financiera está fundamentada en el balance general, el estado de resultados e información complementaria que se requiere para un buen análisis financiero. El balance general contiene los activos o decisiones de inversión, clasificadas en activo corriente y activo a largo plazo; pasivos o decisiones de financiación con terceros y que se clasifica en pasivo corriente (deudas de corto plazo) y pasivo a largo plazo y por último el patrimonio o financiación con los dueños.

220

ACTIVO PASIVOS

Corriente Pasivo corriente Proveedores y cuentas por pagar Efectivo Obligaciones laborales Inversiones Total pasivo corriente Deudores Inventarios Pasivo a largo plazo Obligaciones financieras Total activo corriente Total pasivo a largo plazo Activo no corriente TOTAL PASIVOS Inversiones PATRIMONIO Deudores Capital social (Acc. Susc y Pagadas) Prop. Planta y equipo Reservas Otros activos no corrientes Revaloración del patrimonio Resultado ejercicio Total activo no corriente Total patrimonio TOTAL ACTIVOS TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

221

INGRESOS OPERACIONALES COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS GASTOS OPERACIONALES Gastos de administración Gastos de ventas UTILIDAD OPERACIONAL INGRESOS NO OPERACIONALES Financieros Otros gastos no operacionales RESULTADO ANTES DE IMPUESTO PROVISIÓN IMPUESTO DE RENTA RESULTADO NETO DEL EJERCICIO

El estado de resultados por su parte incluye los ingresos operativos o ventas a los cuales se les restan los costos por la producción del bien o prestación del servicio para obtener la utilidad bruta. A la utilidad bruta se le restan los gastos operativos (administración y ventas) y se obtiene la utilidad operativa que es uno de los principales renglones. Luego se restan otros gastos no operativos como financieros y se suman otros ingresos no operativos, se resta la provisión de impuestos y se obtiene la utilidad neta.

222

La demás información necesaria se relaciona con las compras, los saldos iniciales de cartera, proveedores, inventarios, entre otros, la depreciación del período, amortización del período, compras y retiros de activos, tasa esperada por los dueños, costo de cada una de las fuentes de financiación, tasa de impuestos, así como las políticas de cartera, inventarios, proveedores y demás metas de la empresa y en lo posible los resultados o promedios del sector para una vez se tenga el resultado pueda hacerse un diagnóstico frente al histórico, la meta, el sector y establecer estrategias. 2. Fundamentos del análisis financiero La finalidad de todo proceso contable es la preparación de los Estados Financieros, que son los medios por los cuales se pueden determinar los asuntos financieros de una empresa en cuanto a su posición en una fecha determinada o a sus operaciones a través de un período de tiempo. El análisis financiero son las técnicas utilizadas para diagnosticar la situación y perspectivas de la empresa y tomar decisiones adecuadas. Es parte del análisis global. Solo un análisis continuo de todas las áreas permite conocer la empresa y facilita las decisiones viables. Las herramientas del análisis financiero son los medios internos y externos que sirven de soporte para desarrollar el análisis financiero, como son:

- Estados financieros de por lo menos 3 períodos - Procesos funcionales de las áreas - Presupuestos y proyecciones financieras - Matemática financiera - Información macroeconómica y sectorial

Sin embargo es de gran importancia la medición y análisis de los datos de acuerdo con las técnicas y procedimientos de análisis financiero, en cuanto a:

- Análisis vertical - Análisis horizontal - Cálculo y análisis de condiciones financieras - Cálculo y análisis de los resultados de las operaciones

223

3. Análisis vertical y horizontal El análisis vertical se realiza sobre un solo estado financiero y relaciona las partes que lo conforman tomando una base del mismo. Es estático ya que solo utiliza un estado. Los valores absolutos en algunos casos no dicen nada, mientras que el análisis vertical suministra mayor información para la toma de decisiones en la estructura financiera. El análisis horizontal es un análisis dinámico porque indica los cambios en las cuentas de un período a otro, por lo cual requiere utilizar un estado financiero de dos períodos diferentes. Toma los datos del año más reciente y al frente los datos del menos reciente para determinar las variaciones absolutas en pesos y las variaciones porcentuales como la división de la variación absoluta en el año menos reciente.

El análisis vertical sobre el balance se fundamenta en la participación de cada cuenta con respecto a los subtotales y de los subtotales con respecto al total de cada grupo. También puede elaborarse como cada cuenta con respecto al total del activo o al total del pasivo y patrimonio.

224

En cuanto al análisis horizontal en el balance, se toma en pesos por la diferencia entre el cada período analizado y luego en porcentaje al dividir la variación en pesos sobre el período anterior. Analicemos un ejemplo de análisis vertical y horizontal sobre un balance general: BALANCE GENERAL

AÑO 1 AÑO 2ACTIVO AÑO 1 AÑO 2CorrienteEfectivo 12,270 16,254 7.76% 10.21% 3,984 32.47%Inversiones 417 11 0.26% 0.01% -406 -97.36%Deudores 74,441 80,102 47.08% 50.33% 5,661 7.60%Inventarios 70,355 62,114 44.50% 39.03% -8,241 -11.71%Otros corrientes 629 674 0.40% 0.42% 45 7.15%

Total activo corriente 158,112 159,155 18.04% 16.49% 1,043 0.66%

Activo no corrienteInversiones 360,793 431,342 50.23% 53.50% 70,549 19.55%Deudores 9,819 11,453 1.37% 1.42% 1,634 16.64%Prop. Planta y equipo 112,811 107,564 15.71% 13.34% -5,247 -4.65%Otros activos 234,793 255,813 32.69% 31.73% 21,020 8.95%

Total activo no corriente 718,216 806,172 81.96% 83.51% 87,956 12.25%

TOTAL ACTIVOS 876,328 965,327

PASIVOS

Pasivo corrienteObligaciones financieras 53,454 34,859 34.28% 23.12% -18,595 -34.79%Proveedores y cuentas por pagar 82,559 101,367 52.95% 67.24% 18,808 22.78%Obligaciones laborales 6,872 6,918 4.41% 4.59% 46 0.67%Pasivos estimados 2,030 2,198 1.30% 1.46% 168 8.28%Otros pasivos 11,003 5,420 7.06% 3.60% -5,583 -50.74%

Total pasivo corriente 155,918 150,762 88.95% 82.06% -5,156 -3.31%

Pasivo a largo plazoObligaciones financieras 10,048 24,696 51.87% 74.94% 14,648 145.78%Obligaciones laborales 0 0Otros pasivos a largo plazo 9,324 8,257 48.13% 25.06% -1,067 -11.44%

Total pasivo a largo plazo 19,372 32,953 11.05% 17.94% 13,581 70.11%

TOTAL PASIVOS 175,290 183,715 20.00% 19.03% 8,425 4.81%

PATRIMONIO

Capital social 1,733 1,733 0.25% 0.22% 0 0.00%Reservas 175,555 167,457 25.04% 21.42% -8,098 -4.61%Revalorización del patrimonio 226,379 260,469 32.29% 33.32% 34,090 15.06%Resultado ejercicio 42,858 53,659 6.11% 6.87% 10,801 25.20%Resultado ejercicios anteriores 0 0 0.00% 0.00% 0 100.00%Otras cuentas de patrimonio 254,513 298,294 36.31% 38.16% 43,781 17.20%

Total patrimonio 701,038 781,612 80.00% 80.97% 80,574 11.49%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 876,328 965,327

ANALISIS VERTICAL ANALISIS HORIZONTAL

225

El análisis horizontal en el estado de resultados es similar, ya que se toman las variaciones en pesos y en porcentaje de cada periodo analizado. Con relación al análisis vertical en el estado de resultados, todos los renglones se dividen con respecto a las ventas o ingresos operacionales para determinar por cada $100 en ventas cuanto es costo, cuanto es gasto, cuanto es utilidad operativa, etc., es decir que estamos determinando los márgenes operativos, brutos, netos y cada participación de egresos operativos, ingresos no operativos y otros egresos sobre el total de ingresos operativos. Observemos un ejemplo de análisis horizontal y vertical sobre el estado de resultados: ESTADO DE RESULTADOS

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 1 AÑO 2

INGRESOS OPERACIONALES 95,000 120,000 25,000 26.32%

COSTO DE VENTAS 68,000 90,000 71.58% 75.00% 22,000 32.35%

UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 27,000 30,000 28.42% 25.00% 3,000 11.11%

GASTOS OPERACIONALES 26,000 29,000 27.37% 24.17% 3,000 11.54%Gastos de administración 12,000 13,200 46.15% 45.52% 1,200 10.00%Gastos de ventas 14,000 15,800 53.85% 54.48% 1,800 12.86%

UTILIDAD OPERACIONAL 1,000 1,000 1.05% 0.83% 0 0.00%

INGRESOS NO OPERACIONALES 20 70 0.02% 0.06% 50 250.00%Financieros 20 70 100.00% 100.00%Otros ingresos no operacionales 0 0 0.00% 0.00%

GASTOS NO OPERACIONALES 225 150 0.24% 0.13% -75 -33.33%Financieros 225 150 100.00% 100.00%Otros gastos no operacionales 0 0 0.00% 0.00%

RESULTADO ANTES DE IMPUESTO 795 920 0.84% 0.77% 125 15.72%

PROVISION IMPUESTO DE RENTA 295 320 0.31% 0.27% 25 8.47%

RESULTADO NETO DEL EJERCICIO 500 600 0.53% 0.50% 100 20.00%

ANALISIS VERTICAL ANALISIS HORIZONTAL

226

4. Indicadores financieros Un indicador financiero es la relación entre cifras extractadas de los estados financieros o de información complementaria, con la cual el administrador o analista se podrá formar una idea sobre el comportamiento de determinado aspecto o área de la organización. A partir de los indicadores financieros, el analista podrá realizar un diagnóstico sobre la situación de la empresa. Los principales indicadores financieros son la liquidez, la rentabilidad y el endeudamiento, teniendo en cuenta que no son aspectos aislados sino que tienen relación directa. La liquidez se refiere a la capacidad de la organización para cumplir los compromisos de corto plazo, determinando el riesgo de iliquidez que pudiera presentar la empresa. La rentabilidad determina la eficiencia en el uso de los activos de la empresa, relacionando el margen de utilidad de las ventas y el volumen de inversión en activos, para comparar con el costo de capital y la rentabilidad del patrimonio, con lo cual se podrá determinar el aumento o disminución del valor de la empresa El endeudamiento determina el riesgo de la empresa por endeudarse, así como la capacidad de dicho endeudamiento a determinado nivel

227

Interpretación de los indicadores:

Podría considerarse que la más importante medida de comparación es tomar los resultados obtenidos frente a los objetivos y metas de la organización. Un índice tiene sentido si se compara con otra cifra o parámetro, tal como el promedio del sector o la actividad, con el mismo índice de períodos anteriores, con las metas y objetivos de la empresa o con otros índices que se pueda relacionar. a. La comparación con el promedio del sector o “estándar de la industria”

representa la medida normal o ideal para la empresa que se analiza, es decir que se convierte en una base o meta para cumplir. La mayoría de actividades industriales, comerciales y de servicios tienen sus propios estándares de operación, dependiendo del nivel de riesgo con el que opera, de acuerdo con las características del sector, el tipo de producto, los clientes, la competencia, etc. Este estándar podrá variar a través del tiempo, de acuerdo con el desarrollo de los factores políticos, sociales, económicos, financieros, condiciones de mercado, riesgos de las empresas, etc.

b. La comparación con índices de períodos anteriores, determina progreso o

retroceso de la organización, ya que dos parámetros de comparación permiten realizar juicios diferentes y quizás más objetivos que al tener un solo parámetro, por lo cual el hecho de tener mayor información y bases de comparación, hace que sea más preciso el análisis y las decisiones a tomar. Por ejemplo, en el caso anterior si se tiene que la rentabilidad de los períodos anteriores era del 16% y del 20%, podrá establecerse que la empresa ha venido creciendo su indicador y aunque no ha alcanzado el nivel ideal, la situación ha mejorado ostensiblemente.

c. En cuanto a la comparación con las metas y objetivos de la organización, es la

más valiosa alternativa de comparación. Todo proceso de planeación financiera implica determinar objetivos para cada actividad futura y el resultado de los indicadores apuntará al cumplimiento de dicho objetivo, los cuales podrán tener como base los estándares o ideales del sector, es decir, retomando el argumento que entre más parámetros de comparación existan, más exacto será el juicio.

d. Comparación con otros índices a relacionar es cuando tomamos el indicador

obtenido y lo comparamos con otro que tenga que ver con el, lo cual puede ayudar a explicar su comportamiento y resultado. Esto ocurre entre indicadores que tienen relación y donde un cambio en éstos implica un cambio en el otro indicador.

228

5. Indicadores de liquidez

Miden la capacidad de la empresa para satisfacer las obligaciones a corto plazo. ♦ Capital de trabajo: Indica la capacidad de la empresa para cancelar sus

pasivos corrientes, considerando que si no puede cumplir con sus obligaciones a corto plazo, tampoco puede continuar funcionando.

Es el exceso de los activos corrientes sobre los pasivos corrientes. Puede ser igual en diferentes estructuras financieras, por lo cual es mucho más importante conocer la razón de su capital de trabajo o indicador de circulante. Capital de trabajo = Activos corrientes – Pasivos corrientes

♦ Indicador de circulante o razón corriente: Mide la solvencia de la empresa en el

corto plazo. Determina el margen que existe entre los activos corrientes y los pasivos corrientes. Mientras más grande, mayor es la garantía, sin embargo deberá tener cierto límite por lo que podría ser asociado con costos de oportunidad.

Activo corriente / pasivo corriente Es importante considerar que todos los indicadores deben compararse con la meta, el sector y los demás indicadores. Prueba ácida: Se calcula descontando los inventarios del activo corriente y dividiendo por el pasivo corriente, ya que los inventarios son el componente menos líquido dentro del activo corriente. Activo corriente - Inventarios / Pasivo corriente Mide con cuanto se dispone de convertir en pesos para cancelar los pasivos en el corto plazo. Deberá examinarse la composición de los activos corrientes de cada empresa, puesto que una podría tener su mayor parte en Caja y Bancos, mientras que la otra podría tener incrementadas sus cuentas por cobrar y/o el inventario. Por lo tanto deberá revisarse la composición de los activos corrientes de la empresa y su comportamiento

229

Los indicadores de liquidez determinan entonces la capacidad para cubrir las obligaciones de corto plazo y realizar las operaciones normales del negocio. Sin embargo dentro de la liquidez se pueden medir indicadores como el capital de trabajo operativo, el capital de trabajo neto operativo, la productividad del capital de trabajo, el margen ebitda, entre otros. Estos indicadores serán analizados en el capítulo de indicadores de generación de valor. Los principales indicadores de liquidez son:

INDICADOR FORMULA INTERPRETACIÓN

KT – Capital de trabajo Activo corriente Recursos de corto plazo para cubrir deudas de corto plazo y la operación.

% KT KT / Activo total Porcentaje del activo corriente sobre el activo total de la empresa.

KTN – Capital de trabajo neto

Activo corriente – pasivo corriente

Determina cuánto pesa el capital de trabajo neto sobre el total de activo

corriente.

% KTN KTN / KT Margen de seguridad de la empresa

para cumplir sus compromisos a corto plazo.

KTO – Capital de trabajo operativo

Deudores + inventarios

Recursos operativos de corto plazo comprometidos en la operación por

cartera pendiente y saldo inventarios.

% KTO KTO / KT Porcentaje de los recursos de corto

plazo operativos sobre el total de activo corriente.

KTNO Capital de trabajo neto

operativo KTO - Proveedores

Valor de los recursos operativos de corto plazo que no son financiados por

los proveedores (recursos propios).

% KTNO KTNO / KTO Porcentaje de los recursos financiados

por la empresa sobre el total de recursos comprometidos a corto plazo.

Productividad KTO KTO / ventas Determina los recursos comprometidos en capital de trabajo operativo para la

generación de ventas.

Productividad KTNO KTNO / ventas Recursos propios comprometidos

diferentes a la financiación de proveedores para generar ventas.

230

Razón corriente – Razón circulante – Razón de solvencia – Razón de

disponibilidad

Activo corriente / pasivo corriente

Capacidad de la empresa para atender las deudas a corto plazo con sus

recursos corrientes. Por cada peso de deuda cuanto tiene la empresa de

respaldo.

Inversa a la razón corriente [ (1 – (1 / RC) * 100]

Determina el porcentaje que la empresa puede disminuir el activo

corriente sin que afecte las deudas a corto plazo.

Prueba ácida o coeficiente liquidez

(Activo corriente – inventarios) / pasivo

corriente

Capacidad para atender deudas de corto plazo sin tener que recurrir a la

venta de inventarios. Otros indicadores de liquidez serían:

INDICADOR FORMULA INTERPRETACIÓN

Liquidez inmediata de primer grado

(Disponible + inversiones) / pasivo

corriente

Determina los recursos actuales disponibles para hacer frente a deudas

inmediatas.

Liquidez inmediata de segundo plano

(Disponible + inversiones +

deudores) / pasivo cte

Determina los recursos actuales disponibles y la cartera para hacer

frente a deudas inmediatas.

Fondo de maniobra sobre deudas a corto plazo

KTN / Pasivos corrientes

Determina si el capital de trabajo neto es suficiente para atender las deudas a

corto plazo. Valor adecuado 0.5 a 1.

Solvencia financiera o solidez

Activo total / pasivo total

Capacidad que tiene la empresa a corto largo plazo para demostrar su

consistencia financiera.

Razón de cobertura de deuda

(Flujo de caja operativo –

dividendos pegados) / pasivo corriente

Determina el impacto de dividendos en la liquidez de la empresa y en su

capacidad de cubrir deudas de corto plazo. Si el resultado es elevado confirma capacidad de generar

efectivo.

231

Razón de deuda total (flujo de caja a deuda

total)

Flujo de caja operativo / Total

pasivos

Determina la capacidad de generar fondos para cubrir la totalidad de deudas. Entre más tienda a cero,

mayor insolvencia o incapacidad futura.

Relación deudores a proveedores

Deudores / proveedores

Determina las veces que el saldo de deudores representa la financiación de

recursos con proveedores.

Eficiencia activo cte Ventas / activo corriente promedio

Determina las veces que representan las ventas con relación a los recursos

comprometidos en activo corriente.

Eficiencia activo fijo Ventas / activo fijo promedio

Determina las veces que representan las ventas con relación a los recursos

comprometidos en activo fijo.

Variación KTNO Diferencia KTNO entre cada año

Establece cuanto aumentó o disminuyó el capital de trabajo neto operativo. Debe ser analizado con las ventas.

6. Indicadores de actividad

Miden el grado de eficacia con que la empresa utiliza sus recursos. Se miden comparando el nivel de ventas (ingresos) frente a las inversiones en los diferentes ítems del activo. Rotación de inventario: Es de gran importancia considerando que los dineros invertidos en el inventario permanecen muertos hasta que éste sea convertido en dinero efectivo. Si la conversión se realiza a cuentas por cobrar, continuarían muertos hasta que las cuentas por cobrar sean recuperadas. Deberá entonces tener cuidado de no invertirse altas sumas en estas partidas Costo de mercancía vendida / inventario promedio El inventario promedio puede determinarse sumando el inventario inicial y el final, dividido por dos, en caso de no contar con un sistema que permita hacer una sumatoria del inventario final diario y divida por los días de inventario. Por ejemplo si se tienen costos de ventas por $800 y un inventario promedio de $160, la rotación de inventario sería:

232

Rotación inventario: $800 / $160 = 5 veces. Indica que la empresa en término de costos totales movió el inventario cinco veces durante el período. Rotación en días: días (período) = 360 días = 72 días Rotación inventario 5 veces

Fuente: Administración Financiera, Oscar León García.

Rotación de cartera: Entre más alto sea el resultado, mayor es la rotación, lo que significa que el período de recaudación es más corto. Ventas a crédito / promedio de cuentas por cobrar Es otro activo importante de la empresa, determinado por el plazo fijado así como los descuentos por pronto pago y las promociones. Pueden tomarse sumatoria de saldos por mes dividido 12 meses ó saldos a fecha de corte, según facilidad de información. Rotación en días: días (período) Rotación cartera

233

Es importante analizar la cartera por antigüedad. Adicionalmente, debe tenerse en cuenta la política de crédito de la empresa, ya que si la recuperación de cartera por ejemplo es en 73 días y se otorga crédito a 60 días, deberán tomarse acciones correctivas ya que sus cobros se están quedando rezagados para cubrir las obligaciones de corto plazo en cuanto a proveedores.

Fuente: Administración Financiera, Oscar León García. Rotación de proveedores: Determina cada cuantos días se están cancelando en promedio los proveedores de bienes o servicios. Es clave para mirar como la empresa atiende las obligaciones con los proveedores y mantiene sus buenas relaciones comerciales. Rotación de proveedores = compras / proveedores promedio Las compras hacen parte del costo de la mercancía vendida y por lo tanto cuando no se tiene el dato se puede calcular por el juego de inventarios, así:

234

Compras = costo de ventas + inventario final – inventario final Rotación en días: días (período) . Rotación proveedores Ciclo de liquidez Es el denominado índice de rotación de activos corrientes o rotación de capital de trabajo, que refleja cómo se mueve el capital de trabajo de la empresa y su buen manejo ya que si es más rápida la conversión en efectivo de los activos corrientes que el pago de pasivos corrientes, se tiene liquidez. El ciclo de liquidez se determina como la suma en días de la rotación de inventarios y la rotación de cartera. El ciclo neto de liquidez se establece al restar los días de proveedores en el ciclo de liquidez. ¿Cuál considera que es la situación en cuanto al ciclo de liquidez de las empresas en Colombia, considerando factores externos e internos? ¿Es controlable el ciclo de liquidez en las organizaciones? ¿Cómo se presenta el ciclo de liquidez en su empresa? Presente sus planteamientos en el espacio de debate.

Fuente: Administración Financiera, Oscar León García.

235

Los principales indicadores de actividad son:

INDICADOR FORMULA INTERPRETACIÓN

Días de rotación deudores

Deudores * 365 días / ventas

Mide el número de días que tarda la empresa en recuperar la cartera. Se

compara con la política de la empresa.

Días de rotación inventario

Inventario promedio * 365 días / costo de

ventas

Determina en cuantos días la empresa convierte sus inventarios en efectivo o

en cartera.

Ciclo de caja operativo Días de cartera + días inventario

Determina los días que requiere la empresa para convertir lo producido en

efectivo.

Días de rotación proveedores

Proveedores promedio * 365 días /

compras

Determina los días que tarda la empresa en cancelar a los

proveedores. Debe ser comparado con política de crédito.

Ciclo de caja operativo neto

Días de cartera + días inventario + días

proveedores

Determina los días necesarios de caja operativa que no son financiados con

los proveedores.

Rotación de activo corriente

Activo corriente promedio * 365 días /

ventas

Determina los días que están comprometidos los recursos de corto

plazo para generar ventas.

Rotación de activo operativo

Ventas / Activo operativo neto

Mide por cada peso invertido en activo operativo neto cuanto se genera en

ventas durante el período.

Rotación de capital Ventas / (patrimonio

+ pasivos a largo plazo)

Determina el grado de financiación propia y a largo plazo en las ventas de

la empresa.

Rotación del patrimonio Ventas / patrimonio Participación en las ventas de la inversión de los propietarios.

Rotación del efectivo 365 / Ciclo de caja Veces que rota el ciclo operativo neto en el período.

236

7. Indicadores de endeudamiento Miden el grado en que la empresa ha sido financiada mediante deudas. Indicador que mide los fondos proporcionados por propietarios, en comparación con los proporcionados por acreedores. Define quien lleva el principal riesgo. Hay apalancamiento cuando la razón > 1 A menor apalancamiento menor riesgo ante ciclos de la economía Indicador de endeudamiento: Mide el porcentaje de los fondos que es proporcionado por los acreedores. Pasivo total / Activo total Endeudamiento de corto plazo: Determina cuanto del nivel de endeudamiento debe ser cubierto en el período actual Pasivo corto plazo / pasivo total Razón de patrimonio a pasivos: muestra la relación entre el capital invertido por los dueños de la empresa y el de los acreedores de la misma. Patrimonio / pasivo total Es un indicador importante para los acreedores y los dueños. Para los acreedores entre más alta sea la razón, tanto mejor, ya que menor es el riesgo al prestar dinero a la compañía. Por ejemplo una razón de 3:1, tendría que haber una pérdida de activos del 75% para que los acreedores perdieran, mientras que una razón 1:1, con un 50% de pérdida de activos, ya los acreedores no tendrían suficiente respaldo. Es así como los acreedores analizarán el capital de trabajo y la razón de patrimonio. Si los recursos fueran proporcionados por los socios, la empresa no tendría que realizar pagos por financiamiento. Si la empresa se financiara por deuda, el interés que debe pagar se constituye en la carga financiera fija, independiente de las utilidades.

237

El apalancamiento financiero es la relación entre los fondos ajenos y los fondos propios de la empresa y que generan cargas financieras, ya que entre más grande sea el uso de deuda, mayor el apalancamiento Los principales indicadores de endeudamiento son:

INDICADOR FORMULA INTERPRETACIÓN Razón de independencia financiera – Financiación con recursos propios –

Índice de propiedad

Patrimonio / activo total

Cuanto de los recursos de la empresa están financiados con participación de

los propietarios.

Endeudamiento total Pasivo total / activo total

Determina el grado de apalancamiento de acreedores en los activos de la

empresa.

Endeudamiento a corto plazo

Pasivo corriente / pasivo total

Establece cual es el porcentaje del total de deudas que deben ser canceladas

en el corto plazo. Apalancamiento a largo

plazo Pasivo a largo plazo /

pasivo total Determina del total de deudas, cuanto

está financiado a largo plazo.

Financiación con proveedores

Proveedores / pasivo total

Determina cuanto de los recursos financiados con terceros están

comprometidos con los proveedores.

Carga financiera Gastos financieros / Ventas

Porcentaje de las ventas que son dedicadas a cubrir la carga financiera.

Cobertura de gastos financieros o veces que se ha ganado el interés

UAII / gastos financieros

Capacidad de la empresa para generar utilidades operativas y cubrir sus

intereses. (Veces)

Relación gastos financieros a Ebitda

Gastos financieros / Ebitda

Relación de los gastos financieros con la caja operativa generada por la

empresa. Laverge o

Apalancamiento financiero

Obligaciones financieras totales /

Ebitda

Determina cuanto de la caja operativa está comprometida por deudas con el

sistema financiero.

Laverge o Apalancamiento total

Pasivo total / patrimonio

Compromiso del patrimonio con entidades financieras. Por cada $100

de patrimonio cuanto se debe por obligaciones financieras.

Estructura de capital (Pasivo largo plazo + patrimonio) / activo

total

Determina cual es la financiación de largo plazo (pasivo l.p. y patrimonio)

para crecimiento de la empresa.

238

8. Indicadores de rentabilidad La Rentabilidad es la medida de la productividad de los fondos comprometidos en un negocio desde el punto de vista de un análisis a largo plazo donde lo importante es garantizar el aumento de su valor y su continuidad en el mercado. Miden la efectividad de la administración para generar utilidades mediante el control de costos y gastos. RENTABILIDAD DEL ACTIVO: Este es un índice para medir la efectividad de un negocio pues de su análisis puede lograrse una visión amplia de todos los factores que inciden en la obtención de la rentabilidad ROA = UAII / ACTIVOS El denominador implica considerar sólo aquellos activos involucrados en la actividad principal de la organización. En el numerador por lo tanto sólo se consideran las utilidades provenientes de la actividad principal. DEBE SER SUPERIOR AL COSTO DE LA DEUDA La rentabilidad del activo puede descomponerse: UAII Ventas ROA = -------- x -------------- Ventas Activos La primera fracción corresponde al margen de utilidad, cuanta utilidad operativa obtiene la empresa por cada unidad monetaria que vende y se relaciona con el manejo de precios y de costos. La segunda se define como la rotación de activos y nos da una idea de cómo se utilizan los activos para generar ventas, se mejora en la medida en la cual se efectúen mayores ventas con el menor compromiso de activos posible. La rentabilidad de una organización puede mejorarse no sólo por un mayor aporte monetario por cada peso de ventas, sino también por un mayor volumen de ventas con la menor inversión en activos posible

239

RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO Se conoce como rentabilidad financiera. Es de especial interés para los dueños, bancos y proveedores. El propietario de una empresa compromete unos recursos con el objetivo de que sean rentables a unas tasas iguales o superiores a otras alternativas que podría tener en similares condiciones en cuanto a flujo de caja, riesgos y otras variables. Esta rentabilidad esperada debe estar acorde con las condiciones del mercado y el deseo real de generar rendimientos sobre un escenario de mayor riesgo que el acreedor, dado que no garantiza un flujo de caja fijo, como si está obligado en los instrumentos de deuda de una empresa. ROI = UAI / Patrimonio Mientras el monto de dinero disponible (según el estado de resultados) para atender a los acreedores en cuanto a intereses es UAII, el total para atender las expectativas de los accionistas es el equivalente a la UAI, que es menor. La cifra que se obtenga como resultado en la rentabilidad del patrimonio puede ser comparada con cifras como DTF, con el fin de determinar que tan rentable es la inversión, comparándola con tener ese mismo capital invertido a interés.

240

La TMRR (Tasa mínima requerida de retorno) será la que espera obtener el inversionista, de acuerdo a su perfil de riesgo, como resultado de su participación como propietario de la empresa y deberá ser mayor a cualquiera otra disponible en el mercado. La rentabilidad se mide como rendimiento cuando se involucra la utilidad sobre la inversión. Así mismo se puede medir como el margen cuando se relaciona la utilidad con relación a las ventas o ingresos operacionales. MARGEN BRUTO: Utilidad bruta / ventas Nos ayuda a entender cuanto le queda a la empresa después de sacar el costo asociado directamente con el producto. MARGEN OPERATIVO: Utilidad operacional / ventas Nos ayuda a entender cuanto le queda a la empresa por el desarrollo de su objeto social. MARGEN NETO: Utilidad neta / ventas Nos ayuda a identificar cual es el resultado neto de la empresa incluyendo tanto la operación como la parte no operativa y los impuestos.

241

Los principales indicadores de rentabilidad son:

INDICADOR FORMULA INTERPRETACIÓN

Margen Bruto – Rentabilidad bruta Utilidad bruta / ventas

Determina la capacidad de ventas para generar utilidad bruta, es decir para

cubrir los costos de ventas.

Margen Operativo – Rentabilidad operativa UAII / ventas

Cuanto genera de utilidad operativa sobre las ventas al cubrir costos y gastos en desarrollo de su objeto

social. Margen neto –

Rentabilidad neta – Productividad marginal

Utilidad neta / ventas Por cada peso en ventas cuanto se obtiene de utilidad neta incluyendo

operación y no operacional.

Potencial de utilidad Utilidad neta / activos totales

Rendimiento del total de activos durante el período por la generación de

utilidad neta. % ROA - Return on

assets. Retorno sobre activos

Ebitda / activo total Determina la caja operativa obtenida en

el período con el uso de la inversión total en activos.

% ROI - Return on investment. Retorno

sobre inversión

UAII / activos operativos promedio

Determina el rendimiento obtenido por la empresa en su operación con el uso

de los activos operativos. % ROE – Return on Equity. Rentabilidad

sobre patrimonio

UAI / patrimonio promedio

Determina el rendimiento obtenido antes de impuestos sobre la inversión

realizada por los propietarios.

Ebitda UAII + depreciación + amortización

Caja operativa durante el período al no considerar partidas de causación

contable que son movimiento de caja.

Sistema Dupont

Margen neto: Utilidad neta / ventas

Correlaciona los indicadores de rendimiento y los de actividad, al medir

la generación de utilidades con el control de costos y gastos y el volumen

de ventas con el uso eficiente de los activos.

Eficiencia activos: Ventas / activo total

Margen neto x eficiencia uso activos

Es la capacidad del activo para producir utilidades independiente de la forma en

que ha sido financiado.

242

9. Indicadores de generación de valor Existen otros indicadores complementarios a los anteriores que permiten determinar si la empresa está logrando el objetivo básico financiero y miden la generación de valor en diferentes escenarios financieros. Para esto, se requiere conocer inicialmente el costo promedio ponderado de la deuda, es decir, el costo de las decisiones financieras. Algunos indicadores de generación de valor son: CAPITAL DE TRABAJO NETO OPERATIVO Neto de las cuentas por cobrar más los inventarios menos cuentas por pagar. Esta diferencia resalta el hecho de que la operación de un negocio se basa en la combinación de estas tres cuentas con el fin de aprovechar la capacidad instalada. Este KTNO está directamente relacionado con la rotación de cartera e inventarios, frente al pago de proveedores y que tiene un interés particular en los accionistas, dado que genera flujo de caja con que financiar la reposición de su capital de trabajo y retribuir el servicio de la deuda y a los accionistas. PRODUCTIVIDAD DEL CAPITAL DE TRABAJO Refleja la eficiencia con la que son aprovechados los recursos corrientes de la empresa. Son los centavos que deben mantenerse en capital de trabajo por cada peso vendido.

PKT = KTNO / Ingresos

243

LOGICA FINANCIERA DE LOS NEGOCIOS Si los activos están rentando al 30%, contrataría usted una deuda al 40%? La respuesta lógica será NO. Lo anterior permite deducir lo siguiente (UAII / ACTIVOS) > I% Ahora bien, lo que el propietario esperaría es que una vez cubiertos los intereses de los acreedores, la rentabilidad del capital comprometido en la empresa, es decir el patrimonio, sea por lo menos superior a la generada por los activos y por supuesto a la percibida por los acreedores. (UAI / Patrimonio) > (UAII / Activos) > I% Por último, la situación óptima de los negocios quedaría plenamente satisfecha si la TMRR es menor que la efectivamente percibida por el propietario, es decir que este reconozca que su participación en la empresa le ha generado un beneficio superior al que esperaba obtener y justificó correr un riesgo mayor.

TMRR < ROI > ROA > I% Es importante entonces determinar que el objetivo de una empresa no es generar utilidades, sino rendimiento superior al costo de los recursos. Cómo calculamos entonces el costo de los recursos: El Costo de Capital es el mínimo retorno aceptable de una inversión (TMRR). Es una línea divisoria invisible entre el buen desempeño corporativo y el malo; una tasa a cumplir si se espera crear valor. Aún cuando parece serlo, el costo de capital de una compañía no es, en realidad, un costo por un dinero; es un costo de oportunidad equivalente al retorno total que los inversionistas esperarían ganar al invertir en una opción de riesgo equivalente. En otras palabras, el costo de capital está marcado por la relación entre el riesgo y su recompensa. A medida que la compañía le pide a sus inversionistas que asuman más riesgo, mayor debe ser el retorno ofrecido (es decir, el costo del capital).

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¿Por qué es importante medir el costo del capital?

Dos razones básicas para conocer el costo del capital:

La maximización del valor de una compañía requiere que los costos de todos los recursos utilizados, incluyendo el capital, sean minimizados; para minimizarlos, se deben medir.

Es un elemento clave para la toma de decisiones de inversión (o des-inversión), ya sea para una inversión en una compañía como la nuestra por parte de accionistas, o para que nuestra compañía decida embarcarse en un nuevo proyecto.

Las organizaciones tienen tres fuentes de capital posibles que, usualmente, aportan porciones diferentes del capital total con el que cuentan las compañías. Estas fuentes son: El dinero de los accionistas, las utilidades generadas por el mismo negocio y el dinero de los bancos (la deuda). Cada una de estas fuentes tiene un costo de capital asociado diferente. Para entender estos diferentes costos es importante establecer dos conceptos que definen el costo del capital:

Existe una relación estrecha entre el riesgo de una inversión y el costo del capital asociado a la misma. A medida que una oportunidad de inversión es más riesgosa, mayor debe ser el retorno que debe rendirle al dueño del recurso capital. Este planteamiento aplica igualmente para accionistas de una organización o para sus prestamistas. Es decir que la tasa de interés (costo de capital) que exige un banco, va aumentando a medida que el riesgo que el banco percibe, va creciendo.

El concepto clave para el entendimiento del costo de capital es el costo de oportunidad. El retorno que un inversionista espera de nosotros es, como mínimo, equivalente al que podría obtener al invertir en otra oportunidad de negocio equivalente.

Entre las fuentes de capital están los accionistas. En una situación de negocios en la que el mercado de capitales no está desarrollado, como es nuestro caso; el costo de capital de los accionistas debe establecerse entendiendo sus oportunidades de inversión equivalentes.

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El costo de capital ponderado o Wacc se calcula de la siguiente manera:

Fuente Estructura Costo

antes de impuestos

Costo después de impuestos Ponderación

Pasivos 20% 18% 11,7% 2,34% Patrimonio 80% 22,20% 22,20% 17,76%

Costo de capital ponderado (Wacc)

20,10%

El costo del patrimonio es el aspecto de mayor complejidad en el cálculo del costo de capital. El método más utilizado para estimar el costo de patrimonio es el denominado CAPM (Capital Assets Pricing Model). El modelo CAPM o Modelo de Valoración de activos de Capital sugiere que la rentabilidad que un inversionista podría esperar si invirtiera en una acción en el mercado puede determinarse así: Ke = Kl + (KM – Kl)B Ke = Rentabilidad esperada por el inversionista o Costo del Patrimonio Kl = Rentabilidad “libre de riesgo” del mercado KM = Rentabilidad del mercado (KM – Kl) = Premio por el riesgo del mercado B = Medida del riesgo específico de la empresa Alternativas de inversión según el riesgo Primera opción. Alternativa de renta fija, lo más seguro son los bonos del tesoro nacional, entonces la ecuación quedaria de la siguiente manera: Ke = Kl Segunda opción. Alternativa de un portafolio de inversiones, entonces la ecuación quedaria de la siguiente manera: Ke = Kl + (KM – Kl) = KM

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Tercera opción. Alternativa de una acción específica, entonces la ecuación quedaria de la siguiente manera: Ke = Kl + (KM – Kl)B Si la acción es percibida como de menor riesgo que el mercadeo el multiplicador B sería menor que 1, si es percibida con un riesgo igual al del mercado el multiplicador sería 1 y si el riesgo percibido es mayor que el del mercado el multiplicador B sería mayor que 1. El indicador B es una medida de riesgo que asocia la volatilidad de la rentabilidad de una acción con la volatilidad de la rentabilidad del mercado. Beta también puede definirse como la pendiente de la linea de regresión que asocia la rentabilidad del mercado con la rentabilidad de una acción. Veamos un ejemplo:

Periodo anual Km KA 1 28% 36% 2 30% 38% 3 18% 28% 4 16% 10% 5 23% 16% 6 25% 16% 7 25% 36% 8 18% 8% 9 28% 18% 10 33% 38%

Promedio 24,40% 24,40% Desviación Estandar 5,6% 12,1%

La desviación estandar nos indica que la acción A es más volatil que el mercado y por lo tanto los riesgos son diferentes. Si, por ejemplo la tasa libre de riesgo fuera del 11% y el premio por el riesgo del mercado fuera del 6%, la rentabilidad que un inversionista debiera esperar de la acción sería: Ke = Kl + (KM – Kl)B Ke = 11% + 6%(1.5) = 20%

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Es decir que el costo de patrimonio de la empresa A sería el 20%

Fuente Estructura Costo

antes de impuestos

Costo después de impuestos

Ponderación

Pasivos 20% 18% 11,7% 2,34% Patrimonio 80% 22,20% 22,20% 17,76%

Costo de capital 20,10%

Asumiendo que la beta del sector de esta empresa fuera 0,90 su beta apalancada se obtendría en la siguiente forma: Bl = 0,90 (1 + (1-0,35)0,2/0,8) = 1,0463 Se asume que el costo del patrimonio del 22,2% se obtuvo como consecuencia de utilizar el modelo CAPM combinando la siguiente informacion: Kl = Rentabilidad libre de riesgo del mercado = 12.5% (KM – Kl) = Premio por el riesgo del mercado = 9,27% Y por lo tanto: Ke = Kl + (KM – Kl)B = 22.2% Esto para demostrar que si cambia la estructura de financiación también cambia el costo del patrimonio, eliminando la creencia generalizada que a mayor endeudamiento menor costo de capital ponderado. LOS INDICADORES FINANCIEROS NO PUEDEN SER EL ÚNICO INSTRUMENTO DE MEDICIÓN GERENCIAL: Ya hemos visto las grandes ventajas del análisis mediante indicadores, sin embargo debemos ser precavidos al momento de tomar este como el único parámetro de decisión financiera, por cuanto estos presentan algunas debilidades como:

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- El carácter histórico de la información financiera ocasiona que, en muchos

casos, las conclusiones a las que se llega con los índices no tengan necesariamente que ser buenas previsiones de los escenarios futuros así como también el valor histórico al cual se registran las contabilizaciones de los recursos desfiguran la verdadera interpretación de la realidad financiera de la organización.

- Especialmente para el caso de analistas externos, existen dificultades para acceder a una información amplia y confiable, porque para algunas de ellas por intereses particulares es conveniente ocultar parte de la información o porque sencilla y desafortunadamente se manipulan datos contables que desvirtúan todo el análisis.

EBITDA Es la abreviatura de ingresos antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización (Earnings before interest, taxes, depreciation and amortization). Es utilizado para analizar la rentabilidad operativa de las compañías antes de gastos no operativos como es el caso de los intereses e impuestos y los cargos que no representan flujo efectivo de caja, como es el caso de la depreciación y de las amortizaciones. El Ebitda es el conjunto de los ingresos operativos que se pueden disminuir antes de que la empresa se encuentre incapaz de satisfacer sus costos por intereses, impuestos, depreciación y amortización. Es usual que el Ebitda se utilice como un indicador de la rentabilidad entre las compañías e industrias, porque elimina los efectos de la financiación y las decisiones de contabilidad. El Ebitda se conoce como utilidad operativa de caja y es la producción bruta de caja, o simplemente la caja que se destina, después de cubrir los impuestos, a la atención del servicio de la deuda, al reparto de utilidades, a la inversión en capital de trabajo y apoyo a la financiación de inversiones en activos fijos. El margen Ebitda se obtiene dividiendo esta utilidad entre los ingresos y muestra lo que cada peso de ingresos se convierte en caja bruta que se destina para cubrir los impuestos, atender el servicio de la deuda y reparto de utilidades y a poyar las inversiones para reposición de activos y el crecimiento de la empresa.

MARGEN EBITDA = EBITDA / Ingresos

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Mientras mayor sea este margen, mayores serán las posibilidades de crecimiento de la empresa y por ende, mayores las posibilidades de generación de valor si esas inversiones en crecimiento rinden por encima del costo de capital. EVA Y GERENCIA DEL VALOR El valor agregado es un término que aplica en todas las áreas de la organización y por lo tanto está directamente relacionado con la función financiera. Producción aplica la generación de valor hacia el fomento de la cultura de calidad y el justo a tiempo Mercadeo enfoca la generación de valor hacia el fomento de la cultura del servicio Recursos Humanos aplica la generación de valor hacia el fomento de la cultura de la calidad de vida El EVA es el remanente que generan los activos cuando rinden por encima del costo de capital EVA = UODI - Activos x CK EVA = Activos x (RAN – CK) En otras palabras, el EVA representa el valor agregado para los propietarios y se calcula restándole a la utilidad operativa después de impuestos el costo financiero que implica la posesión de los activos por parte de la empresa. La razón de ser sugiere que los recursos empleados por una empresa deben producir una rentabilidad superior a su costo, de no ser así sería preferible trasladarlos a otra actividad. Por otra parte, deberán utilizarse solamente los activos necesarios para la operación del negocio. Quiero compartir algunos artículos sobre el EVA que publica anualmente la revista Dinero:

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A MEJORAR LA GENERACIÓN DE VALOR. Tomado de la revista Dinero Junio 13 de 2003. Dinero y Stern Stewart & Co

“El EVA” no solo es un indicador. Es un incentivo para hacer las cosas bien, pues no basta con mirar el estado de resultados, sino que, además, obliga a los directivos de la empresa a mirar el balance. Es la mejor manera de alinear los intereses de los directivos con los de los inversionistas y asegurar que haya una motivación para hacer las cosas bien”, afirma Ricardo Obregón, presidente de Bavaria. La cultura de generación de valor, EVA (por la sigla en inglés, Economic Value Added), es cada vez más influyente en muchas de las principales empresas del país. Empresas como Ecopetrol, el grupo Carvajal, Petco y Propilco, entre otras, hoy miden sus resultados y desempeño de acuerdo con el valor que han logrado generar a sus accionistas. Aunque parezca abstracto, pues la tradición ha sido medir los resultados de acuerdo con las ventas o las utilidades, el EVA es la única medida que integra, además de los resultados operacionales, el costo que tiene el uso del capital de los inversionistas. De ahí que se convierta en la única medida real de generación de valor, pues mide la cantidad de ganancias que exceden o se quedan cortas frente a las expectativas de rendimiento de los inversionistas (el costo del capital). Dinero y Stern Stewart & Co, analizaron la generación de valor para las empresas más grandes del país. Los resultados mejoran frente al pasado inmediato, pero todavía nos falta un larguísimo camino por recorrer. Si bien nuestras empresas han mejorado su eficiencia, el esfuerzo aún no es suficiente para contrarrestar los altos costos de capital que enfrentan para hacer negocios en el país. ¿Qué está pasando? En general, las empresas han logrado mejoras importantes en su eficiencia. El margen operacional (la utilidad operacional proporcional a las ventas) viene creciendo. Sin embargo, este esfuerzo aún no es suficiente para convertirlas en generadoras de valor. La baja rotación de los activos y el efecto del riesgo país (que incrementa considerablemente el costo del capital) han complicado la situación de nuestros empresarios. Cuando se considera lo que significa realmente convertirse en fuente de riqueza, es posible entender también el recorrido que debemos realizar para cambiar nuestro panorama empresarial.

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EL MEDIDOR DE VALOR. Tradicionalmente, las empresas evalúan su desempeño mirando sus cifras de utilidades y ventas. El Eva, sin embargo, es una manera muy diferente de entender el verdadero objetivo de las empresas. Esta metodología, desarrollada por Stern Stewart & Co, firma líder de consultoría en el tema, ha establecido una medición que integra tanto el desempeño desde el punto de vista tradicional como los resultados en términos de expectativas de los inversionistas. Peter Drucker, el gurú de Management, define la filosofía detrás del EVA así: “si un negocio no genera una utilidad que supere el costo de capital, opera bajo pérdidas. Aunque pague impuestos como si realmente estuviera generando utilidad, la empresa está retornándole a la economía menos de lo que consume en recursos por lo cual en vez de crear riqueza, la destruye”. Es la utilidad vista desde la perspectiva del inversionista. Si los inversionistas esperan recibir 20% de retorno por su inversión (costo del capital), solo estarán realizando utilidades en la medida en que la rentabilidad del negocio supere esas expectativas del 20%. Cualquier resultado inferior a eso es simplemente una compensación inaceptable por su inversión. Un EVA positivo indica que los inversionistas están recibiendo mayores retornos a los que habrían recibido de haber destinado sus recursos a otra actividad. Un EVA negativo muestra que los inversionistas están perdiendo, pues reciben menos de lo que tendrían si hubieran destina su capital a otra actividad. “El principal beneficio del EVA es que crea conciencia sobre el uso del capital y el costo del capital invertido. Crea una base mucho más clara de comparación de rentabilidad en los negocios y, además, es una garantía para asegurar el buen manejo de la compañía”, afirma Eugenio Castro, presidente junta directiva de Bico Internacional, empresa del grupo Carvajal. El EVA se calcula con base en la rentabilidad del negocio (el retorno sobre el activo) y el costo de sus recursos. De ahí que cualquier factor que pueda incidir sobre alguna de estas variables tendrá un efecto sobre el resultado final del EVA. LA RENTABILIDAD DEL NEGOCIO. Para determinar la rentabilidad que otorga el negocio (la parte positiva de la ecuación que determina el EVA), hay que tener en cuenta la utilidad operacional después de impuestos que genera. Esta cifra indica la utilidad asociada únicamente a la operación de la empresa. Aspectos como los gastos financieros, por ejemplo, no se tienen en cuenta.

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Cuanto más eficiente logre ser la empresa en el manejo de costos, gastos y los activos operativos, mayor será la utilidad operacional y, por ende, mayor la rentabilidad de los inversionistas. De esta manera uno de los motores generadores de valor para las empresas son las mejoras en eficiencia. EL COSTO DEL CAPITAL. Tras determinar la rentabilidad que genera el negocio, el siguiente paso es establecer el costo de capital que se utiliza en él. Este costo incluye el costo de deuda y el de los recursos propios. El costo de la deuda se define como el interés de las obligaciones financieras y el costo de los recursos propios es la rentabilidad que exigen lo inversionistas. Un inversionista tiene amplias posibilidades para destinar sus recursos. Por esto, exige o espera una rentabilidad mínima a quienes quieran hacer uso de su capital. Si su inversión no le renta esa cifra, la lógica indica que se irá a invertir en otros negocios que sí le brinden esa rentabilidad. El riesgo país es una variable que incide con gran fuerza en el costo de los recursos propios en Colombia, donde aún se considera que los negocios tienen un alto nivel de riesgo por la situación de orden público. Cuanto mayor es el riesgo de invertir en un país, mayor es la rentabilidad que exige un inversionista. Obviamente, todos los países están afectados en mayor o menor medida por este tipo de riesgo, pero si lográramos reducirlo, la generación de valor mejoraría sustancialmente. Otro factor que influye en el costo de los recursos propios es el riesgo inherente a cada industria. Sectores como el de telecomunicaciones y medios tradicionalmente tienen un mayor riesgo que otros como textiles y bebidas. Ese riesgo inherente a la naturaleza del negocio se mide de acuerdo con una variable que se denomina beta. El beta aumenta o disminuye dependiendo del nivel de endeudamiento del negocio. A mayor endeudamiento, mayor riesgo enfrenta el inversionista ya que al momento de una quiebra el último en la fila (luego de bancos, empelados, etc.) para recibir los pagos sería el inversionista.

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Así mismo, la rentabilidad que otorguen las inversiones con cero riesgo también determina buena parte de las expectativas de los inversionistas, pues estos no estarán dispuestos a invertir con riesgo en un negocio que les rente lo mismo que les otorgaría una inversión sin riesgo. E ahí que la tasa de inversiones a cero riesgo (para el cálculo del Eva se utilizó el promedio en 2002 del retorno de los bonos del Tesoro estadounidense a 20 años) sea una variable crítica para determinar el costo de los recursos propios. MEJORA LA EVALUACION Tomado de la revista Dinero Junio 9 de 2006 “La continua mejoría en la generación de valor que mostraron las empresas más grandes del país en los últimos años obedece a un aumento del margen operacional y a una leve recuperación de la eficiencia operativa (rotación de los activos) (eficiencia operativa) El indicador por excelencia de generación de valor, el EVA (la sigla de Economic Value Added, o Valor Económico Agregado) mostró mejoras en sus componentes, el margen y la rotación, que claramente superaron los niveles anteriores a los años de la crisis. El margen operacional paso de 5.2% en 1996 a 8,7% en 2005, pues a pesar de que el costo de ventas se incrementó en 7 puntos porcentuales, los gastos administrativos se redujeron drásticamente al pasar del 31% al 20% en ese período. Por su parte, la rotación de capital cambio en el período al aumentar de 0,8 veces a 0,9 veces. Esto concuerda con lo que se esperaría de empresas que entran y luego salen de la secesión. “Lo primero que hacen las empresas en crisis es reducir los gastos sobre los que tienen control, como los de personal y los administrativos. Reducir los costos es más difícil pues se requiere un menor precio de la materia prima o aumentar la utilización para lograr economías de escala”, dice Luís Eduardo Otero, consultor de Stern stewart & Co., firma que desarrolló el concepto de EVA y que desde 1998 realiza los cálculos de este indicador para Dinero. En 2005, tanto el margen operacional (utilidad operacional/ventas) como la rotación del capital (ventas/capital invertido) de las 5.000 empresas de Dinero permanecieron prácticamente estables frente a 2004, por lo que el retorno sobre el capital que se calcula como el producto de las dos, se mantuvo estable durante los dos últimos años en alrededor del 6,5%.

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A pesar de que esta rentabilidad es un poco superior a la exhibida por el sector empresarial antes de crisis aún está muy por debajo del mínimo que espera un inversionista para hacer negocios en Colombia, 12,8%, que es el costo de capital ajustado por riesgo. Por tanto, el sector real sigue destruyendo valor para sus accionistas. El EVA de 2005 fue de -$15,2 billones, esto es 5,3% del capital total de las 5.000 empresas, menor proporción al 2004 cuando destruyeron valor por el 6,3% del capital. La diferencia significa una creación de valor de $1,8 billones adicionales. El 76% de las empresas de Dinero mejoró su EVA en este período y ya son muchas las empresas con EVA positivo. Además, son cada vez más las que no solo miden este indicador, sino que lo utilizan como herramienta de gestión e incluso de compensación. ¿CAMBIO DE INSTRUMENTOS? La reducción de costos también tiene su límite, sobre todo al entrar en la fase de recuperación. Al parecer, ese límite se alcanzó en las empresas colombianas en 2005, cuando la leve mejora en el EVA comenzó a darse más por el lado de la inversión que por reducciones en los gastos de operación. De hecho, los gastos administrativos y de ventas aumentaron 3%. En 2005, las palancas que se movieron para generar valor (drivers, como se conocen los elementos sobre los cuales la empresa influye para crear valor) fueron el mejor manejo de inventarios, el aumento de la financiación operativa y en una menor medida la disminución de los activos improductivos. De una parte, la rotación de inventarios pasó de 57 a 55 días, con lo cual también mejoró la gestión de los activos corrientes, incluso a pesar de que no mejoró la rotación de cartera. La financiación de proveedores sustituyó la caída en el endeudamiento financiero. La deuda con las entidades financieras pasó en los últimos 7 años del 21% al 17% del capital invertido. Pero, según Stern Stewart, por cada peso que las empresas bajaron la deuda con bancos, refinanciaron $0,62 con sus proveedores no es la óptima—porque los distrae de su negocio principal que no es financiero—, firmas como la consultora Meritum señalan que la estructura de financiación de la mayoría de las empresas del país no es la más adecuada porque muchas de ellas están subendeudadas.

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Además, disminuyó el valor del renglón de propiedades, plantas y equipo. Cayó $1,3 por cada $100 vendidos, lo que podría mostrar una gestión sobre los activos improductivos. Y por último, hubo un leve aumento del capital invertido. Pero, ha sido lento. En 1996 se tenían $13 invertidos por cada $100 de las ventas y en 2005 la cifra llegó a $19. Además, se podría estar dando el caso de que las inversiones no se hacen en la actividad principal de la compañía sino en inversiones financieras o de finca raíz. Incluso que solo sean el registro contable de valorizaciones más o menos inciertas. El aumento del rubro “otros activos” en casi 6 puntos porcentuales, podría mostrar que eso es cierto, debido a que muchas empresas contabilizan allí las valorizaciones de sus activos. CAMBIA GENERACION DE VALOR Tomado de la revista Dinero MAYO 25 de 2008 El año pasado fue uno de los mejores para la economía del país. El Producto Interno Bruto creció casi 7%, y las utilidades netas de las 5.000 empresas más grandes de Colombia crecieron 14% el año pasado, hasta llegar a $19,3 billones. Sin embargo, para los accionistas, las noticias son agridulces. ¿Por qué? Resulta que el capital que invierten para generar estas utilidades, tiene un costo de oportunidad. El año pasado, tenían un capital invertido de $312 billones en sus compañías, con lo que el conjunto de empresas obtuvo una rentabilidad de capital de 7,3% en 2006. Si bien este es un indicador mayor al obtenido en 2005 (6,5%), sigue estando por debajo del retorno que habrían recibido si hubieran colocado recursos en otra alternativa de inversión de riesgo similar, a pesar de que el costo de oportunidad del dinero en Colombia cayó de 11,8% a 10,5%, debido al aumento de la confianza en la economía y a la disminución del riesgo país. Esto hizo que el EVA (Economic Value Added) que resulta de la diferencia entre estos dos grandes componentes, el retorno y el costo sobre el capital, mejorara ante un aumento del primero y una disminución del segundo. De hecho, la disminución del riesgo país durante 2006 le representó a los inversionistas un incremento en valor de casi $4 billones. Mientras en 2005 las empresas destruían 5,3% de sus capital invertido ($15,9 billones), el año pasado solo destruyeron el 3,3% ($10,5 billones). En otras palabras, dejaron de destruir $5,42 billones.

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CAMBIO DE PALANCA A partir de 1998, desde que Dinero y Stern Stewart, firma que desarrolló el concepto del EVA, calculan este indicador para Colombia, el EVA ha venido creciendo por un aumento del retorno sobre capital y una disminución del costo de capital. La gran diferencia, frente a la continua mejoría que se venía dando en el EVA en los años anteriores, está en cómo se dio el mayor retorno sobre el capital, que se calcula como el producto del margen operacional (utilidad operacional / ventas) y la rotación del capital (ventas / capital invertido). Hasta 2005, el retorno para los accionistas mejoraba porque el margen operacional crecía ante una fuerte disminución de los gastos operacionales y administrativos. Durante los últimos seis años, el margen operacional, prácticamente se duplicó ante una caída de los gastos administrativos. Mientras que el año pasado, la generación de valor se dio debido a que las empresas hicieron un uso más eficiente del capital y aumentaron la rotación. Esto significa que las empresas han podido vender más con menos capital de trabajo. Esto se dio, fundamentalmente, gracias a una mejor gestión sobre los niveles de inventario y a una utilización más eficiente de la propiedad, planta y equipo. En otras palabras, la mejoría en la operación dejo de ser la principal fuente generadora de valor, ya que las cada vez más leves disminuciones que se podían obtener en los gastos de operación se vieron anuladas ante un aumento de los costos de ventas. Por eso el margen bruto se ha mantenido prácticamente estable durante la última década (alrededor del 70%). Los resultados muestran que las empresas deberán trabajar más para disminuir sus costos de ventas. Esto para mejorar su productividad, ya que es la única forma de lograr que el aumento en ventas se refleje en mejores márgenes y mayores retornos. A pesar del continuo avance durante estos últimos ocho años, las empresas más grandes del país, en su conjunto, siguen destruyendo valor para sus accionistas. De las 5.000 empresas, solo el 23% obtuvo un retorno sobre el capital invertido en ellas mayor que su costo, lo que se conoce como generación de valor. Invertir rentablemente y aumentar la productividad serán las formas de conseguir que el EVA alcance terreno positivo.

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SE MANTIENE CONSTANTE LA DESTRUCCION DEL VALOR Tomado de la Revista DINERO MAYO 29 DE 2009 El sector empresarial colombiano destruyo en 2008 un nivel de capital muy similar al destruido en 2007. La caída en las ventas y la rotación del capital fue compensada con un leve incremento de la rentabilidad y la estabilidad del costo del capital. El año pasado las 5000 empresas más grandes del país destruyeron alrededor del 1.4% de su capital invertido, es decir, cerca de $ 6.4 billones. Al comparar estos datos con los obtenidos en 2007, se encuentra que las compañías aumentaron la destrucción de valor para sus accionistas en aproximadamente $ 1.2 billones en el último año. ¿Por qué se presento esta situación? Resulta que el sector empresarial tuvo que invertir un capital de $ 461 billones para generar $ 42 billones de utilidades, y obtener así una rentabilidad sobre capital de 9.1%, una cifra ligeramente superior al 8.9% obtenida en 2007. Como el costo de oportunidad del dinero en Colombia estuvo estable alrededor del 10.5%, las empresas, en vez de generar valor (Economic Value Added EVA), lo destruyeron. Sin embargo, al analizar sectorialmente el EVA, se ven comportamientos disímiles. El incremento de más de 40% en las ventas y de 80% en las utilidades de los sectores de hidrocarburos y minas propiciaron un significativo aumento en la generación del valor. El sector de hidrocarburos paso de generar valor por cerca de 1.4 billones en 2007 a crear valor por más de $5.8 billones. La minería, por su parte, genero este año $ 434.000 millones en valor 130% más que en 2007. Excluyendo estos sectores, la desaceleración de las ventas es 8.8%, mientras las utilidades netas solo crecieron 1% frente a 2007, al llegar a $ 22.2 billones. Con esto, la rentabilidad del capital del resto de las empresas bajo a cerca de 7.1% y la destrucción del capital fue de alrededor del 3.5% del capital invertido. El valor destruido por las empresas diferentes de hidrocarburos y minería, es de $ 12.6 billones. Si bien eso significa una ruptura de la tendencia de mejora continua con que venía el sector empresarial en los últimos ocho años, es una cifra bastante lejana a los niveles que se destruían durante crisis anteriores.

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En 1999, por ejemplo, año en el cual Dinero y Stern Stewar & Co., la firma que desarrollo el concepto, comenzaron a realizar la medición, las empresas destruyeron el equivalente a 12% de su capital. En ese entonces, las empresas no eran rentables y el costo del capital era mayor. A pesar del aumento en la destrucción del valor, el panorama es alentador. Alrededor de 45% de las empresas mejoraron su EVA frente al año inmediatamente anterior y hoy casi la tercera parte de las 5000 empresas mas grandes del país crean valor para sus accionistas (ver ranking de empresas). Para seguir avanzando se requiere que cada vez mas empresarios sigan tomando sus decisiones de crecimiento e inversión sin descuidar la rentabilidad y la creación de valor para sus accionistas. EL EVA EN LOS SECTORES De más de 100 sectores analizados, 11 generaron valor en 2008, entre los que se encuentran: hidrocarburos, minería, pesca y camarón, pinturas y barnices, tabaco, caucho, preparación de terreno, cine y video, vidrio, químicos básicos y software. Entre los que más capital destruyeron están: energía eléctrica, construcción y materiales de construcción como cerámica, cemento, ingeniería civil y servicios públicos. Y los que destruyen cada vez mas son seguridad social, siderúrgico y alimentos para animales, entre otros. El 31% de las 5000 empresas más grandes del país tienen un EVA positivo. No hay un claro dominio de las empresas de ningún sector dentro de este ranking. En el listado hay compañías de sectores con comportamientos en sus ventas y utilidades tan diversas como hidrocarburos, minerota, combustibles, energía y conexas, pero también de concesionarios textiles y confecciones, construcción, vehículos y partes, entre otros. Esto demuestra que la generación del valor no depende del sector sino de las empresas. Alrededor de 2250 empresas (45% del total) mejoraron su generación del valor. Esto es destruyeron menos valor (alrededor de 60%) o aumentaron el valor generado (23%). El 16% de estas empresas paso de destruir valor en 2007 a generar EVA positivo este año. En el ranking hay empresas de sectores como energía eléctrica y conexa, minería, combustibles, hidrocarburos, concesionarios, plásticos, químicos entre otros.

259

Otra tercera parte de las empresas destruyen más valor, el 13% genera menos valor pero es positivo y el 10% restante paso de generar valor a destruir valor en 2008. LA EVOLUCIÓN DEL EVA SE DETUVO LA MEJORA CONSTANTE DE LOS ÚLTIMOS AÑOS

LA EVOLUCIÓN DEL EVA

1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008

$ 0

-$ 20

-$ 40

-$ 60

-$ 80

-$ 100

-$ 120

-$ 140

-$ 160 Artículos anteriores: Fuente www.revistadinero.com EL CONCEPTO DE VALOR AGREGADO Es un concepto desde 1985 y 1986 en las empresas a partir de los modelos administrativos (Porter) que desde la cadena de valor habló de valor agregado. Los primeros que hablaron de valor fueron los ingenieros y con su mentalidad logística se impuso la moda del justo a tiempo para cumplir con el valor a los clientes con productos y servicios de máxima calidad, al mínimo costo y en el momento oportuno (La meta: Novela frívola y entretenida, te hace ver en el espejo).

260

Las empresas no utilizan el JAT cuando en realidad es un modelo mental. El JAT es importante porque a lo que apunta es a reducir el tiempo de ciclo total de la empresa, reduciendo tiempos de procesos y actividades. Rápido para producir, para entregar y facturar, rápido nos paga el cliente. Puede que llegue la misma plata, pero más rápido y genera capacidad ociosa que se puede vender o utilizar en otros procesos. Evita préstamos de corto plazo o descuento de facturas. El JAT ayuda a mejorar el flujo de caja de la empresa y por lo tanto se mejora la generación de valor en la empresa. Las empresas no valen por sus activos fijos, ni siquiera por los activos intangibles (know how, good will, capital intelectual). Una empresa vale por la caja que genera. Una empresa vale por su habilidad para combinar los activos tangibles por los intangibles alrededor de la estrategia y esto es lo que produce flujo de caja, denominado FCL. Ejemplo: LEONA con plantas supermodernas (activo tangible), personal idóneo (activo intangible), sistema de distribución, pero algo faltó en la estrategia que se quebró y perdió 700 millones US. La negociación se hace con el 5% de participación en el mercado que tenían en su momento. Otro ejemplo, es OLA Colombia móvil con sus activos tangibles e intangibles (EPM y ETB) se fue un billón US, que dieron 800 millones y habían metido 1.800 en ellas. (Cada uno perdió 500 US). ACES: Aviones última generación (activo tangible), modelo servicio cliente y cultura organizacional (activo intangible), pero algo falló en la estrategia y se cerró. Una empresa vale por la capacidad de generar flujo de caja con la combinación de activos tangibles e intangibles en la estrategia. El FCL es aquel que queda disponible para los acreedores financieros y los accionistas. A los acreedores financieros les entregamos servicio a la deuda y a los accionistas les entregamos dividendos.

FCL Acreedores financieros Servicio de la deuda (capital e interés)

Accionistas Dividendos

261

Para comprender el FCL se monta en el balance. En los tenderos de la calle, le quedó libre $30 y le pagó a quien le prestó el plante $10 y el resto es para el bolsillo. Eso es FCL. FLC es lo que libre deja el negocio para el dueño y para el banco si lo invitaron. Cuando uno pide prestado al banco es vender un pedazo de la empresa con pacto de recompra. “Si tengo una empresa de activos por $100 y le debe $20 al banco y no paga, enreda los $100. Si uno tiene $100 y le debe $80 al banco, el problema es del banco). Una empresa vale por la capacidad de generar FCL y todo lo que se haga en la empresa debe generar FCL, mejorando las variables (3). Los de mercadeo (comerciales) no quisieron quedarse atrás y en los años 90 inició la cultura de servicio al cliente (el cliente es el rey y el cliente siempre tiene la razón). Esto se da cuando el cliente agrega valor, es decir, cuando nos da flujo de caja. Mientras más crezca con una superficie, una pequeña empresa se puede quebrar porque debe dar descuento y plazos y no le generan flujo de caja y por eso se quiebra. Solo aporta contablemente porque es posible que no llegue la plata a la caja y se entierra plata en capital de trabajo y la debe ir a buscar al banco con un costo financiero. Gestión humana no se quedó atrás y habló del valor agregado para los trabajadores con calidad de vida (teoría moderna) con ambiente propicio para los empleados. ¿Está el grupo de clientes y empleados, pero que pasa con los accionistas? Se les adelantaron y por eso hoy por hoy el enfoque gerencial está determinado a la generación de valor para los accionistas, con valor agregado para clientes y trabajadores, con el objetivo dominante para los clientes. Si no es así, los clientes la cierran (ACES).

262

Qué sucedió para que el valor agregado sea enfoque dominante. En los años 80 hubo un alboroto académico que implicó que importantes personas de universidades de EUA y Europa llamaron la atención de que muchas empresas cuando establecían sus objetivos no necesariamente si se lograban implicaba que la empresa valiera más que es para lo que los contratan (Alfred Rapaport) con libros y documentos, conferencias, enfoques, e investigaciones que mostraban que con retención de utilidades no se mostraba en multiplicar dichas utilidades por un número adecuado. Erróneamente los objetivos empresariales apuntaban a:

- Incremento en participación de mercado: HP y Compaq porque aumentó su participación pero no se valorizó en el mercado y se perjudicaron los de HP que competía con alta tecnología y equipos médicos y metió otra empresa para competir con computadores. El valor de la acción no recogió los supuestos flujos de caja de largo plazo. Otro ejemplo contrario es la empresa aeronáutica que en EUA todavía produce plata (Soudest) que no es la más grande, es la sexta en participación del mercado, pero el valor de su acción es mayor que lo que valen juntas las primeras cinco. Tiene JAT (25 minutos pasajero), el clima organizacional. El objetivo no es participación en mercado, sino valor a los accionistas con nuevas rutas, diferenciador. En los ejemplos domésticos donde no la más grande es la más valiosa. ¿A qué costo fue Leona? Vendió al 33% de lo invertido. Querían un 30% de participación y lograron el 5%. El gran error estratégico en Leona fue que se metieron a competir con un Goliat (Boston Consulting Group), entraron como perros (baja participación en un mercado que crece muy poco) a atacar una vaca lechera con 95% de participación en mercado con posicionamiento cultural (Poker, Pilsen, águila, etc.).

No es producir malos resultados actuales, es producir mejores resultados Las empresas pueden valer más tomando mejores decisiones

1. Generar valor y entender el concepto

2. Acoger 2 conceptos.

263

QUÉ ES AGREGAR VALOR El objetivo gobernante de la empresa anteriormente es la maximización de la riqueza de los accionistas, pero es una definición de capitalismo salvaje. Hoy por hoy, ES EL INCREMENTO DEL PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS EN ARMONÍA CON LOS CLIENTES Y TRABAJADORES. Las evidencias sugieren que las empresas que son rentables para los accionistas, en la mayoría de los casos tienen alto nivel de satisfacción de clientes y de clima organizacional. Ejemplo es el caso de Nacional de Chocolates y de ISA. ISA produce rentabilidad acorde al riesgo del sector de energía promedio anual del 15% con riesgo relativamente bajo frente a otras alternativas. El nivel de satisfacción de clientes de ISA es muy alto (ej. Apagón día secretaria no demandas). Alto nivel de clima organizacional. Chocolates es lo mismo en clientes y empleados. Estos elementos coinciden a nivel mundial: clientes y empleados satisfechos. Una empresa puede tener clima organizacional y satisfacción de clientes pero no es rentable y por lo tanto termina cerrada. (Ejemplo: ACES) Un ejemplo sencillo es hacer una remodelación del apartamento que hoy vale $100 millones, respaldados por un avalúo. La remodelación es de $10 millones y nuevamente avaluamos. El avaluador llega y dice que quedó en $115 millones. El agregado fue $5 millones. Remodelemos la empresa: En dic. 31 la valoración fue de $100 millones como valor percibido (por eso cambia la acción en bolsa). Se proyectan sus flujos de caja libre y se traen a valor presente al costo de capital y obtenemos $100 millones. Durante el año en decisiones acordes con la estrategia se hacen inversiones en KT y AF para mejorar los flujos de caja. Cuál será el valor como consecuencia de la inversión de $10 millones y la mejora de los flujos de caja y obtenemos $115. Aumento del valor de la empresa en mayor proporción que lo que se haya invertido para ello. Ejemplo de una empresa que está en bolsa de valores. El valor de la acción al inicio del período es de $80, la utilidad neta del año fue de $700 millones, el número de acciones en circulación es de 100 y los dividendos fueron de $300 ($3 por acción).

264

¿Cuál debe ser el valor de la acción al final del año para afirmar que hubo valor agregado para los accionistas?

Valor accion enero 1 80 Dividendo por accion 3Utilidad neta año 700 Utilidad por acción 7Acciones circulación 100 Utilidad retenida 4Dividendos 300

La acción deberá subir $84 para que recupere la utilidad retenida. El incremento del EVA es el resultado de decisiones de largo plazo. El valor agregado de una empresa se manifiesta cuando la rentabilidad marginal es mayor que el costo de capital y cuando se incrementa el valor presente de una empresa. Los inductores de valor son los elementos o aspectos en la empresa que tienen relación con la generación de valor. El comportamiento de los macroinductores de valor son los que generan valor en la empresa. Todo lo que se haga para mejorar la rentabilidad del activo en el largo plazo mejora el flujo de caja y viceversa. Si estamos con problemas de caja, toca sacrificar rentabilidad para salir de esta, pero en el mediano y largo plazo todo lo que mejore el flujo de caja libre también mejora la rentabilidad La rentabilidad marginal y el flujo de caja libre no son indicadores como tal por su dificultad para calcularlos mes a mes. El EVA será el indicador a analizar. El comportamiento de los inductores operativos (productividad de capital de trabajo, margen Ebitda y uso eficiente de los activos fijos o capacidad instalada que pueden ser personas). No existe un indicador para medir la capacidad instalada en cada empresa, es un elemento particular en cada empresa, dependiendo del tipo de producto o servicio (p.ej. ventas por metro, pasajeros por milla, toneladas por km, kilos por hora-hombre, etc.) por lo cual se “pone en el congelador”. Para PKT y Ebitda si existen indicadores universales. Su generación conduce al efecto de macroinductores y por lo tanto a valor agregado. Los inductores financieros se relacionan con el tema del costo de capital por la administración del riesgo operativo y financiero y el escudo fiscal.

265

Los inductores estratégicos que son los microinductores que son las medidas que a nivel de indicadores de tercer nivel o balanced scorecard le pegan al nivel operativo de la empresa. EBITDA: Earnings before interests taxes depreciation and amortization. Los gastos diferidos no son los de un año, son licencias, estudios y proyectos, gastos preoperativos y otras inversiones de gran magnitud que se difieren a varios años. Las depreciaciones y amortizaciones no son gestionables, no implican desembolso ni actual ni futuro y obedecen a la estrategia empresarial de la empresa por su metodología. A esto se adicionan las provisiones de inventarios o de cartera. La utilidad Ebitda no es para calcular rentabilidad o medir capacidad de endeudamiento, sirve principalmente para el proceso de evaluación del desempeño del negocio de los gerentes y su equipo gerencial. El Ebitda es la utilidad del tendero (no deprecia el TV ni la nevera) teniendo en cuenta las facturitas pendientes. Ebitda es entonces la diferencia entre ingresos menos costos y gastos que implican desembolso de efectivo. La alternativa de separar los costos entre variables y fijos me permite determinar la contribución Ingresos operacionales Ingresos operacionales Ingresos operacionalesCostos y gastos variables Costo de ventas Costos y gastos efectivosCONTRIBUCION UTILIDAD BRUTA EBITDA (UTILIDAD DE CAJA)costos y gastos fijos Gastos admon y ventas Depreciación y amortizacionUAII o UTILIDAD OPERATIVA UAII o UTILIDAD OPERATIVA UAII o UTILIDAD OPERATIVAIntereses Intereses InteresesUAII o UTILIDAD OPERATIVA UAII o UTILIDAD OPERATIVA UAII o UTILIDAD OPERATIVAImpuestos Impuestos ImpuestosUN UN UN

266

Al Ebitda se le hacen depuraciones como:

- Pagos de leasing. No son gasto operativo, es servicio a la deuda y se debe considerar como gasto no operativo. Si es para financiar compra de activos no es operativo. El interés va a los pagos financieros y el abono a capital favorece beneficio tributario pero desde el Ebitda no es un gasto.

- En otros ingresos y otros egresos hay partidas inherentes a la operación, son del negocio como tal pero por apreciaciones contables (principios) son no operativos. Por ejemplo ingresos por diferencia en cambio de comprar y vender mercancía. Si la diferencia en cambio es por deuda financiera es un mayor o menor valor de los intereses y sería no operativa. Cuando afecta la deuda se queda en gasto financiero, cuando es de comercialización se debe considerar en Ebitda. Cuando es por inversiones de liquidez que no son del negocio, tampoco se incluyen en el Ebitda.

- Los fletes cuando se registran en otros ingresos, deben considerarse en el Ebitda.

- Gastos financieros por comisiones y gastos bancarios como 4 x 1.000, estos gastos son inherentes al negocio. Los gastos financieros son únicamente por tener deuda, lo demás es administrativo.

- Los gastos familiares y otros no inherentes al negocio. Optimización tributaria o capar impuestos. Estos gastos no se deben considerar en el Ebitda, otra vez sumarlos.

EBITDA: + Utilidad operativa + Depreciaciones, amortizaciones y provisiones - Leasing operativo y financiero + Diferencia en cambio por compra y venta de mercancías - Gastos financieros por comisiones y bancarios

267

Estos indicadores evalúan el desempeño, pero aquellos que no se consideran para el Ebitda, terminan siendo incluidos en el EVA, ya sea EVA operativo o EVA no operativo. El Ebitda es la caja bruta o lo que finalmente se convierte en caja para atender 5 compromisos de toda empresa:

a. Pago de impuestos:

b. Servicio de la deuda, capital e intereses

c. Inversiones requeridas en capital de trabajo para seguir en la operación

d. Inversiones en reposición de activos fijos (no la expansión porque esa la financia el dueño)

e. Los dividendos o utilidades para los accionistas o apoyar la expansión restringiendo el dividendo

Todo lo que pasa en una empresa, pasa por estas variables que pueden ser combinadas en diferente forma con diferentes propósitos.

IMPUESTOSSERVICIO

DEUDAVARIACION

KTREPOSIC.

ACT. FIJOS DIVIDEND.

FCL

EBITDA - IMPUESTOS - VAR KT - VAR AF (REPOSIC) = FCL - SERV. DEUDA = FC ACCIONISTAS

Se convierte en 3 variables, FCL, variación de KT y reposición de activos, porque los impuestos deben pagarse de todas formas.

268

El análisis entonces del valor de una empresa se logra con:

- Margen Ebitda

- Productividad del capital de trabajo

- Aprovechamiento de la capacidad instalada

Para el análisis en una empresa se mide entonces:

- Ebitda

- PKT

- Estructura de caja

- Indicadores de riesgo financiero (Intereses/Ebitda & Deuda financiera/Ebitda)

- EVA (Como consecuencia de todo esto)

MARGEN EBITDA: EBITDA / VENTAS Son los centavos que por cada peso de venta se convierten en caja EN EL TIEMPO con el fin de atender los compromisos para los cuales se genera Ebitda. El Ebitda nos da una idea de cuanta caja se genera en el tiempo y la productividad nos dice a qué velocidad esa caja va a estar disponible para atender estos eventos. El margen operativo puede ser mentiroso en ciertos casos en el sentido de que en los costos y gastos operativos hay depreciaciones y amortizaciones y más si representan una alta proporción. Es decir que el margen operativo puede ser insuficiente para evaluar el desempeño.

269

Cuando el Ebitda se disminuye en principio hay una alarma. En las empresas hay que alcanzar la meta de $ Ebitda y margen Ebitda. Alcanzar el presupuesto garantiza los 5 compromisos de caja. Alcanzar la meta de Ebitda en porcentaje es el premio por lograr la meta establecida. ANÁLISIS DE LA RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO

Activo 1000 Utilidad operativa 300 Rent. Activo 30,00%

Pasivos 400 Intereses 13% Patrimonio 600 Utilidad neta 248 Remt. Patr. 41,33%

La rentabilidad del patrimonio se presenta por asumir el riesgo operativo por el negocio y el riesgo financiero por la financiación de la empresa. Rentabilidad patrimonio = Riesgo operativo + riesgo financiero. Supongamos que la empresa no hubiera tomado deuda. La máxima rentabilidad que hubieran ganado los propietarios sería del 30% que es el rendimiento del patrimonio después de impuestos (no hay deuda). La UODI es la utilidad neta de una empresa sin deuda

Activo 1000 Utilidad operativa 300 Rent. Activo 30,00%

Pasivos 0 Intereses 13% Patrimonio 1000 Utilidad neta 300 Remt. Patr. 30,00%

270

Es así como se analiza el riesgo financiero: Rentabilidad patrimonio = Riesgo operativo + riesgo financiero. 41.33% = 30% + 11.33% Cada peso de deuda lo contrató al 13% después de impuestos y le rentó el 30%, es decir que logró 17% para el dueño. Por haber tomado los $400 de deuda, se ganó $68 millones. Esos $68 le mejoraron su rentabilidad sobre un aporte de $600, equivalente al 11.33% (apalancamiento financiero favorable). Contribución financiera = (rentabilidad activo – costo deuda) x Deuda / patrimonio Deuda / patrimonio es la relación de apalancamiento. Recoge el verdadero efecto de la palanca financiera sobre la rentabilidad. Rentabilidad patrimonio = Rentabilidad del activo + contribución financiera

No necesariamente si se incrementa la rentabilidad del patrimonio se aumenta el valor de la empresa, porque puede ser por mayor endeudamiento. ¿Cuál es el valor de los activos que se utilizan para comenzar la medición del EVA?

ACTIVOS CORRIENTES PASIVO CORRIENTE

PASIVO LARGO PLAZO UODI Rentabilidad

ACTIVOS FIJOS

ANdeO activo

PATRIMONIO

La utilidad operativa que producen los activos (numerador) es el premio para quienes financien los activos (denominador)

271

En la utilidad operativa ya ha sido descontado con el costo que implica la financiación de bienes y servicios (financieros por no tomar descuentos por pronto pago) o los que no tienen costo. Si una empresa no se toma los descuentos por pronto pago, ese costo no se lleva como gasto financiero, queda como mayor valor de las compras y por lo tanto se debe considerar para el cálculo del costo del capital. El premio de la utilidad operativa es para todos menos los proveedores.

ACTIVOS CORRIENTES

Proveedores

Obligaciones financieras

PASIVO LARGO PLAZO

ACTIVOS FIJOS PATRIMONIO

Los activos que se consideran serán entonces los activos netos de operación y la rentabilidad será la rentabilidad del activo neto. RAN = UODI / ANdeO Antes de la línea punteada (paralelo a proveedores) se había descontado los excedentes de tesorería, los gastos pagados por anticipado. ANdeO = KTNO + Activos fijos + Activos operativos no corrientes ¿A qué valor se llevan los activos fijos? No se consideran las valorizaciones ya que eso no ha sido ninguna inversión en el negocio. No se consideran además ajustes por inflación y otros ajustes.

272

Los principales indicadores de valor son:

INDICADOR FORMULA INTERPRETACIÓN

KTNO Cartera + inventarios - proveedores

Recursos operativos invertidos por la empresa diferentes a los financiados

por proveedores.

Productividad KTNO KTNO / Ventas Recursos necesarios para generar

cada $100 en ventas durante el período.

Margen Ebitda Ebitda / Ventas Recursos generados como caja

operativa por cada $100 en ventas del período.

Palanca de crecimiento Margen Ebitda / PKTNO

Veces que se recupera la inversión en KTNO para la generación de ventas con la caja operativa (Ebitda). Debe

ser > 1

AON (activos operativos netos)

KTNO + activos fijos netos

Activos operativos netos utilizados para la generación de utilidades operativas

sin considerar otros activos.

UODI - Utilidad operativa después de impuestos

UAII * (1 -%imporenta)

A la utilidad operacional le descuentan impuestos para determinar la verdadera

utilidad operativa generada.

% RAN (rentabilidad del activo neto) UODI / AON

Rentabilidad operativa después de impuestos lograda a partir de los

activos involucrados en la operación.

Costo de capital Costo promedio ponderado del capital

Es el costo promedio de financiación de recursos tanto de pasivos como del

patrimonio según las tasas indicadas.

EVA AON * (%RAN -%CK) Es el Rendimiento de capital logrado en

el período para los accionistas como mayor valor por el uso de recursos.

EVA UODI - (AON* CK) El EVA es positivo si el rendimiento de

los activos es mayor al costo de los recursos y es negativo si es menor.

% EVA EVA / AON Determina cuanto se genera de valor por cada $100 invertidos en activos

netos operativos.

273

10. Ejemplo de análisis financiero Para conocer y comprender mejor los indicadores financieros y el análisis financiero, quiero plantear un ejemplo completo con los cálculos matemáticos de cada indicador. Su tarea es interpretar los resultados EMPRESA DULCES S.A. DESCRIPCIÓN DEL SECTOR INDUSTRIAL VALORES PRESENTADOS EN (Valores en miles de pesos)

Años a analizar Año 1 Año 2 Año 3

ACTIVO Disponible 4.002 6.766 9.505 Inversiones 1.851 500 0 Deudores (cartera) 41.548 32.951 47.823 Inventarios 35.592 40.374 51.094 Diferidos 792 516 637 Otros activos corrientes 0 0 0

Muebles y enseres 0 0 0 Equipo de oficina 3.135 4.820 5.796 Maquinaria 19.172 28.018 36.603 Vehículos 10.358 11.089 13.067 Edificios 34.247 52.097 66.544 Terrenos 2.909 4.978 4.016 Equipo de cómputo 0 0 0 Depreciación acumulada -20.696 -29.708 -42.803 Propiedad planta y equipo Intangibles 6.275 6.032 7.011 Inversiones permanentes 146.278 291.789 299.479 Valorizaciones 387.607 461.531 245.104 Otros activos no corrientes 2.223 4.274 8.145

274

PASIVOS Obligaciones financieras corto plazo 17.663 22.956 21.692 Proveedores 10.116 9.184 40.983 Cuentas y gastos por pagar 13.367 13.324 20.857 Impuestos, gravámenes y tasas 641 673 3.437 Obligaciones laborales 3.111 3.813 4.855 Otros pasivos corto plazo 925 1.413 1.526

Obligaciones financieras largo plazo 15.718 26.153 17.061 Bonos y papeles comerciales por pagar 0 0 0 Obligaciones laborales largo plazo 273 199 0 Pasivos estimados y provisiones 4.498 6.378 7.503 Otros pasivos largo plazo 173 123 123

PATRIMONIO Capital social 1.627 1.733 1.733 Superávit de capital 17.406 91.383 20.199 Reservas 69.339 102.293 134.679 Revalorización del patrimonio 69.978 106.609 161.150 Resultados del ejercicio 62.851 68.262 71.119 Resultado de ejercicios anteriores 0 0 0 Superávit por valorización 387.607 461.531 245.104 Otras cuentas de patrimonio 0 0 0

RESULTADOS Ventas (Ingresos operativos) 285.757 340.992 402.736 Costo de ventas 210.639 245.738 294.272 Gastos de administración 12.620 15.448 16.994 Gastos de ventas 40.792 52.886 61.373 Ingresos financieros 12.198 13.496 16.336 Otros ingresos no operativos 52.074 59.451 57.557 Gastos financieros 4.317 17.915 16.377 Otros egresos no operativos 17.370 11.604 10.053 Provisión impuesto de renta 1.440 2.086 6.441

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INFORMACIÓN ADICIONAL Año 1 Año 2 Año 3 Compras durante el año 179.670 183.202 273.278 Cartera al inicio del año 33.238

Inventario al inicio del año 32.033 Proveedores al inicio del año 9.610 Activo corriente al inicio del año 75.407 Activo fijo al inicio del año 44.213 Patrimonio al inicio del año 547.927 Depreciación y amortizaciones del período 4.056 5.278 6.081 Número de acciones en circulación 81.357.358 86.658.700 86.658.700 Valor de la acción en bolsa ( En caso de sociedad anónima abierta)

Dividendos decretados y pagados en el período 22.455 28.897 35.877 TMRR (Tasa Patrimonio) 20,2% 20,5% 23,4% Tasa de interés efectiva anual a corto plazo (Obligaciones financieras) 16,0% 18,0% 20,0%

Tasa de interés efectiva anual a largo plazo (Obligaciones financieras) 16,0% 18,0% 20,0%

Tasa de interés bonos y papeles comerciales 0,0% 0,0% 0,0% Costo de los proveedores 0,0% 0,0% 0,0% Costo de otros pasivos 0,0% 0,0% 0,0% Tasa de impuesto a la renta 35,0% 35,0% 35,0% Política rotación cartera 30 30 30 Política rotación inventarios 15 15 15 Política rotación proveedores 45 45 45

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INFORMACIÓN PARA EL CÁLCULO DEL COSTO PROMEDIO PONDERADO

Año 1 Año 2 Año 3 T (tasa impositiva) 35% 35% 35% B desapalancado sector en USA 60,00% 70,00% 80,00% Tasa libre de riesgo (bonos tesoro USA) 6,00% 6,00% 6,00% Prima de mercado (USA) 5,00% 6,00% 7,00% Riesgo país (Colombia) 7,00% 6,00% 7,00% Inflación de Colombia en el largo plazo 6% 6% 6% Inflación de EEUU en el largo plazo 2,5% 2,5% 2,5% Costo deuda antes de impuestos para obligaciones financieras 16% 18% 20%

Costo deuda antes de impuestos para otros pasivos 0% 0% 0%

INFORMACIÓN DEL SECTOR Y METAS DE LA EMPRESA PARA ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

META EMPRESA

PROMEDIO SECTOR

%KTN 50,0% 40,0% %KTNO 10,0% 10,0% Razón corriente 2,0% 2,0% Prueba ácida 1,0% 1,0% Días de rotación cartera 30 30 Días de rotación inventario 15 15 Días de rotación proveedores 45 45 Ciclo operativo 0 0 Endeudamiento total 50,00% 50,00% Endeudamiento a corto plazo 60,00% 60,00% Gastos financieros a Ebitda 15,00% 10,00% % ROE 35,00% 30,00% % ROI 30,00% 25,00% % Margen Bruto 40,00% 35,00% % Margen Operativo 20,00% 20,00% % Margen Neto 15,00% 12,00% % Margen Ebitda 25,00% 25,00% Palanca de crecimiento 1,50 2,00 % Rentabilidad activo neto 30,00% 30,00%

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DULCES S.A. INDUSTRIAL

(Valores en miles de pesos)

Año 1 Año 2 Año 3 ACTIVO

Disponible 4.002 6.766 9.505 Inversiones 1.851 500 0 Deudores (cartera) 41.548 32.951 47.823 Inventarios 35.592 40.374 51.094 Diferidos 792 516 637 Otros activos corrientes 0 0 0

TOTAL ACTIVO CORRIENTE 83.785 81.107 109.059

TOTAL ACTIVOS 675.293 916.027 752.021

PASIVOS

Obligaciones financieras corto plazo 17.663 22.956 21.692 Proveedores 10.116 9.184 40.983 Cuentas y gastos por pagar 13.367 13.324 20.857 Impuestos, gravámenes y tasas 641 673 3.437 Obligaciones laborales 3.111 3.813 4.855 Otros pasivos corto plazo 925 1.413 1.526

TOTAL PASIVO CORRIENTE 45.823 51.363 93.350

Obligaciones financieras largo plazo 15.718 26.153 17.061 Bonos y papeles comerciales por pagar 0 0 0 Obligaciones laborales largo plazo 273 199 0 Pasivos estimados y provisiones 4.498 6.378 7.503 Otros pasivos largo plazo 173 123 123

278

TOTAL PASIVO LARGO PLAZO 20.662 38.853 24.687

TOTAL PASIVO 66.485 84.216 118.037

PATRIMONIO

Capital social 1.627 1.733 1.733 Superávit de capital 17.406 91.383 20.199 Reservas 69.339 102.293 134.679 Revalorización del patrimonio 69.978 106.609 161.150 Resultados del ejercicio 62.851 68.262 71.119 Resultado de ejercicios anteriores 0 0 0 Superávit por valorización 387.607 461.531 245.104 Otras cuentas de patrimonio 0 0 0

TOTAL PATRIMONIO 608.808 831.811 633.984

DULCES S.A. ANÁLISIS VERTICAL AL BALANCE GENERAL

ACTIVOS Año 1 Año 2 Año 3

Disponible 4,8% 8,3% 8,7% Inversiones 2,2% 0,6% 0,0% Deudores (cartera) 49,6% 40,6% 43,9% Inventarios 42,5% 49,8% 46,8% Diferidos 0,9% 0,6% 0,6% Otros activos corrientes 0,0% 0,0% 0,0%

TOTAL ACTIVO CORRIENTE 12,4% 8,9% 14,5%

Propiedad planta y equipo 8,3% 8,5% 19,9% Intangibles 1,1% 0,7% 1,1% Inversiones permanentes 24,7% 34,9% 46,6%

279

Valorizaciones 65,5% 55,3% 38,1%

TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 87,6% 91,1% 85,5%

TOTAL ACTIVOS

PASIVOS

Obligaciones financieras corto plazo 38,5% 44,7% 23,2% Proveedores 22,1% 17,9% 43,9% Cuentas y gastos por pagar 29,2% 25,9% 22,3% Impuestos, gravámenes y tasas 1,4% 1,3% 3,7% Obligaciones laborales 6,8% 7,4% 5,2% Otros pasivos corto plazo 2,0% 2,8% 1,6%

TOTAL PASIVO CORRIENTE 68,9% 61,0% 79,1%

Obligaciones financieras largo plazo 76,1% 79,6% 69,1% Bonos y papeles comerciales por pagar 0,0% 0,0% 0,0% Obligaciones laborales largo plazo 1,3% 0,6% 0,0% Pasivos estimados y provisiones 21,8% 19,4% 30,4% Otros pasivos largo plazo 0,8% 0,4% 0,5%

TOTAL PASIVO LARGO PLAZO 31,1% 39,0% 20,9%

TOTAL PASIVO 9,8% 9,2% 15,7%

Capital social 0,3% 0,2% 0,3% Superávit de capital 2,9% 11,0% 3,2% Reservas 11,4% 12,3% 21,2% Revalorización del patrimonio 11,5% 12,8% 21,2% Resultados del ejercicio 10,3% 8,2% 11,2% Resultado de ejercicios anteriores 0,0% 0,0% 0,0% Superávit por valorización 63,7% 55,5% 38,7% Otras cuentas patrimonio 0,0% 0,0% 0,0%

280

TOTAL PATRIMONIO 90,2% 90,8% 84,3%

DULCES S.A.

ANÁLISIS HORIZONTAL AL BALANCE GENERAL

Año 2 - Año 1 Año 3 - Año 2

Var absoluta Var relativa Var absoluta Var relativa ACTIVOS

Disponible 2.764 69,1% 2.739 40,5% Inversiones -1.351 -73,0% -500 -100,0% Deudores (cartera) -8.597 -20,7% 14.872 45,1% Inventarios 4.782 13,4% 10.720 26,6% Diferidos -276 -34,8% 121 23,4% Otros activos corrientes 0 0,0% 0 0,0%

TOTAL ACTIVOS CORRIENTES -2.678 -3,2% 27.952 34,5%

Muebles y enseres 0 0,0% 0 0,0% Equipo de oficina 1.685 53,7% 976 20,2% Maquinaria 8.846 46,1% 8.585 30,6% Vehículos 731 7,1% 1.978 17,8% Edificios 17.850 52,1% 14.447 27,7% Terrenos 2.069 71,1% -962 -19,3% Equipo de cómputo 0 0,0% 0 0,0% Depreciación acumulada -9.012 43,5% -13.095 44,1% Propiedad planta y equipo 22.169 45,1% 11.929 16,7% Intangibles -243 -3,9% 979 16,2% Inversiones permanentes 145.511 95,5% 7.690 2,6% Valorizaciones 73.924 19,1% -216.427 -46,9% Otros activos no corrientes 2.051 92,3% 3.871 90,6%

TOTAL ACTIVOS FIJOS 243.412 41,2% -191.958 -23,0%

TOTAL ACTIVOS 240.734 35,6% -164.006 -17,9%

281

PASIVOS

Obligaciones financieras corto plazo 5.293 30,0% -1.264 -5,5% Proveedores -932 -9,2% 31.799 346,2% Cuentas y gastos por pagar -43 -0,3% 7.533 56,5% Impuestos, gravámenes y tasas 32 5,0% 2.764 410,7% Obligaciones laborales 702 22,6% 1.042 27,3% Otros pasivos corto plazo 488 52,8% 113 8,0%

TOTAL PASIVO CORRIENTE 5.540 12,1% 41.987 81,7%

Obligaciones financieras largo plazo 10.435 66,4% -9.092 -34,8% Bonos y papeles comerciales por pagar 0 0,0% 0 0,0% Obligaciones laborales largo plazo -74 -27,1% -199 -100,0% Pasivos estimados y provisiones 1.880 41,8% 1.125 17,6% Otros pasivos largo plazo -50 -28,9% 0 0,0%

TOTAL PASIVO LARGO PLAZO 12.191 59,0% -8.166 -24,9%

TOTAL PASIVO 17.731 26,7% 33.821 40,2%

PATRIMONIO

Capital social 106 6,5% 0 0,0% Superávit de capital 73.977 425,0% -71.184 -77,9% Reservas 32.954 47,5% 32.386 31,7% Revalorización del patrimonio 36.631 52,3% 54.541 51,2% Resultados del ejercicio 5.411 8,6% 2.857 4,2% Resultado de ejercicios anteriores 0 0,0% 0 0,0% Superávit por valorización 73.924 19,1% -216.427 -46,9% Otras cuentas de patrimonio 0 0,0% 0 0,0%

TOTAL PATRIMONIO 223.003 36,6% -197.827 -23,8%

282

DULCES S.A.

ANÁLISIS BALANCE GENERAL

Año 1 Año 2 Año 3 DISTRIBUCIÓN DEL ACTIVO TOTAL ENTRE CORRIENTE Y NO CORRIENTE

ACTIVO CORRIENTE

ACTIVO CORRIENTE

ACTIVO CORRIENTE 83.785

12%

81.107

9%

109.059

15%

ACTIVO NO CORRIENTE

ACTIVO NO CORRIENTE

ACTIVO NO CORRIENTE 591.508

88%

834.920

91%

642.962

85%

DISTRIBUCIÓN DEL PASIVO CON RESPECTO AL TOTAL DE FINANCIACIÓN

PASIVO CORRIENTE

PASIVO CORRIENTE

PASIVO CORRIENTE 45.823

7%

51.363

6%

93.350

12%

PASIVO NO CORRIENTE

PASIVO NO CORRIENTE

PASIVO NO CORRIENTE 20.662

3%

32.853

4%

24.687

3%

PATRIMONIO

PATRIMONIO

PATRIMONIO 608.808

90%

831.811

91%

633.984

84%

283

0

100.000

200.000

300.000

400.000

500.000

600.000

700.000

800.000

900.000

1.000.000

ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO

Año 1

Año 2

Año 3

PASIVO CORRIENTE

7%PASIVO NO CORRIENTE

3%

PATRIMONIO90%

ACTIVO NO CORRIENTE

88%

ACTIVO CORRIENTE

12%

Año 1

ACTIVO NO CORRIENTE

91%

ACTIVO CORRIENTE

9%

Año 2

ACTIVO NO CORRIENTE

85%

ACTIVO CORRIENTE

15%

Año 3

PASIVO CORRIENTE

6%PASIVO NO CORRIENTE

3%

PATRIMONIO91%

PASIVO CORRIENTE

13%

PASIVO NO CORRIENTE

3%

PATRIMONIO84%

284

DULCES S.A. ESTADO DE RESULTADOS (Valores en miles de pesos)

Año 1 Año 2 Año 3

Ventas (Ingresos operativos) 285.757 340.992 402.736

Costo de ventas 210.639 245.738 294.272

UTILIDAD BRUTA 75.118 95.254 108.464

Gastos de administración 12.620 15.448 16.994 Gastos de ventas 40.792 52.886 61.373

UTILIDAD OPERATIVA (U.A.I.I) 21.706 26.920 30.097

Ingresos financieros 12.198 13.496 16.336 Otros ingresos no operativos 52.074 59.451 57.557 Gastos financieros 4.317 17.915 16.377 Otros egresos no operativos 17.370 11.604 10.053

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS (U.A.I) 64.291 70.348 77.560

Provisión impuesto de renta 1.440 2.086 6.441

UTILIDAD NETA 62.851 68.262 71.119

285

DULCES S.A. ANALISÍS VERTICAL DE RESULTADOS

Año 1 Año 2 Año 3

Ventas (Ingresos operativos) 100,0% 100,0% 100,0%

Costo de ventas 73,7% 72,1% 73,1%

UTILIDAD BRUTA 26,3% 27,9% 26,9%

Gastos de administración 4,4% 4,5% 4,2% Gastos de ventas 14,3% 15,5% 15,2%

UTILIDAD OPERATIVA (U.A.I.I) 7,6% 7,9% 7,5%

Ingresos financieros 4,3% 4,0% 4,1% Otros ingresos no operativos 18,2% 17,4% 14,3% Gastos financieros 1,5% 5,3% 4,1% Otros egresos no operativos 6,1% 3,4% 2,5%

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS (U.A.I) 22,5% 20,6% 19,3%

Provisión impuesto de renta 0,5% 0,6% 1,6%

UTILIDAD NETA 22,0% 22,0% 17,7%

286

DULCES S.A.

ANÁLISIS HORIZONTAL AL ESTADO DE RESULTADOS

Año 2 - Año 1 Año 3 - Año 2

Var absoluta Var relativa Var absoluta Var relativa

Ventas (Ingresos operativos) 55.235 19,3% 61.744 18,1%

Costo de ventas 35.099 16,7% 48.534 19,8%

UTILIDAD BRUTA 20.136 26,8% 13.210 13,9%

Gastos de administración 2.828 22,4% 1.546 10,0% Gastos de ventas 12.094 29,6% 8.487 16,0%

UTILIDAD OPERATIVA (U.A.I.I) 5.214 24,0% 3.177 11,8%

Ingreso financieros 1.298 10,6% 2.840 21,0% Otros ingresos no operativos 7.377 14,2% -1.894 -3,2% Gastos financieros 13.598 315,0% -1.538 -8,6% Otros egresos no operativos -5.766 -33,2% -1.551 -13,4%

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS (U.A.I) 6.057 9,4% 7.212 10,3%

Provisión impuesto de renta 646 44,9% 4.355 208,8%

UTILIDAD NETA 5.411 8,6% 2.857 4,2%

287

DULCES S.A. ANÁLISIS AL ESTADO DE RESULTADOS

Año 1 Año 2 Año 3 TOTAL INGRESOS

TOTAL INGRESOS

TOTAL INGRESOS

350.029 413.939 476.629

TOTAL EGRESOS

TOTAL EGRESOS

TOTAL EGRESOS

287.178 345.677 405.510

UTILIDAD OPERATIVA

UTILIDAD OPERATIVA

UTILIDAD OPERATIVA 21.706

7,60%

26.920

7,89%

30.097

7,47%

UTILIDAD NETA

UTILIDAD NETA

UTILIDAD NETA 62.851

21,99%

62.262

20,02%

71.119

17,66%

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

350.000

400.000

450.000

500.000

TOTAL INGRESOS TOTAL EGRESOS UTILIDAD OPERATIVA

Año 1

Año 2

Año 3

288

-

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

Costo de ventas

Gastos de administración

Gastos de ventas

Gastos financieros

Otros egresos no operativos

Provisión impuesto de

rentaAño 1 210.639 12.620 40.792 4.317 17.370 1.440

Año 2 245.738 15.448 52.886 17.915 11.604 2.086

Año 3 294.272 16.994 61.373 16.377 10.053 6.441

DETALLE DE LOS EGRESOS

DULCES S.A. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

Año 2 Año 3 SALDO INICIAL 608.808 831.811 Capital social 1.627 1.733 Superávit de capital 17.406 91.383 Reservas 69.339 102.293 Revalorización del patrimonio 69.978 106.609 Resultados del ejercicio 62.851 68.262 Resultado de ejercicios anteriores 0 0 Superávit por valorización 387.607 461.531 Otras cuentas de patrimonio 0 0

AUMENTOS 315.751 193.922 Capital social 106 0 Superávit de capital 73.977 0 Reservas 32.954 32.386 Revalorización del patrimonio 36.631 54.541 Resultados del ejercicio 35.308 38.733 Resultado de ejercicios anteriores 62.851 68.262 Superávit por valorización 73.924 0 Otras cuentas de patrimonio 0 0

289

DISMINUCIONES 92.748 391.749 Capital social 0 0 Superávit de capital 0 71.184 Reservas 0 0 Revalorización del patrimonio 0 0 Resultados del ejercicio 29.897 35.876 Resultado de ejercicios anteriores 62.851 68.262 Superávit por valorización 0 216.427 Otras cuentas de patrimonio 0 0 SALDO FINAL 831.811 633.984 Capital social 1.733 1.733 Superávit de capital 91.383 20.199 Reservas 102.293 134.679 Revalorización del patrimonio 106.609 161.150 Resultados del ejercicio 68.262 71.119 Resultado de ejercicios anteriores 0 0 Superávit por valorización 461.531 245.104 Otras cuentas de patrimonio 0 0

DULCES S.A. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA

Año 3

FUENTES APLICACIONES

FUENTES DE CORTO PLAZO

APLICACIONES DE CORTO PLAZO Disponible 2.739 Inversiones 500 Deudores (cartera) 14.872 Inventarios 10.720 Diferidos 121 Obligaciones financieras corto plazo 1.264 Proveedores 31.799

290

Cuentas y gastos por pagar 7.533

Impuestos, gravámenes y tasas 2.764

Obligaciones laborales 1.042 Otros pasivos corto plazo 113

TOTAL FUENTES DE CORTO PLAZO 43.761

TOTAL APLICACIONES DE CORTO PLAZO 28.716

FUENTES DE LARGO PLAZO

APLICACIONES DE LARGO PLAZO Propiedad planta y equipo 18.010 Intangibles 979 Inversiones permanentes 7.690 Valorizaciones 216.427 Otros activos no corrientes 3.871 Obligaciones financieras largo plazo 9.092 Obligaciones laborales largo plazo 199 Pasivos estimados y provisiones 1.125

Superávit de capital 71.184 Revalorización del patrimonio 54.541 Superávit por valorización 216.427 TOTAL FUENTES DE LARGO PLAZO 272.093

TOTAL APLICACIONES DE LARGO PLAZO 327.452

GENERACIÓN INTERNA DE RECURSOS

Resultado del período 71.119

Distribución de dividendos 35.876 Depreciación del período 6.081

TOTAL GENERACIÓN INTERNA RECURSOS 77.200

291

TOTAL FUENTES 393.044 TOTAL APLICACIONES 393.044

PRINCIPIO DE CONFORMIDAD FINANCIERA

Este principio determina que con las fuentes de corto plazo, la empresa debe cubrir las aplicaciones de corto plazo y con las fuentes de largo plazo y la generación interna de fondos, cubrir sus aplicaciones de largo plazo.

TOTAL FUENTES DE CORTO PLAZO 43.751

TOTAL APLICACIONES DE CORTO PLAZO 29.716

TOTAL FUENTES DE LARGO PLAZO 272.093

TOTAL APLICACIONES DE LARGO PLAZO 327.452

DULCES S.A

INDICADORES DE LIQUIDEZ

INDICADOR FORMULA INTERPRETACIÓN Año 1 Año 2 Año 3

KT – Capital de trabajo Activo corriente

Recursos de corto plazo para cubrir deudas de corto plazo y la

operación. 83.785 81.107 109.059

% KT KT / Activo total Porcentaje del activo corriente

sobre el activo total de la empresa.

12,4% 8,85% 14,50%

KTN – Capital De trabajo

neto

Activo corriente – pasivo corriente

Determina cuánto pesa el capital de trabajo neto sobre el

total de activo corriente. 37.962 29.744 15.709

& KTN KTN / KT Margen de seguridad de la empresa para cumplir sus

compromisos de corto plazo. 45,3% 36,67% 14,40%

KTO – Capital de trabajo operativo

Deudores + Inventarios

Recursos operativos de corto plazo comprometidos en la

operación por cartera pendiente y saldo inventarios.

77.140 73.325 98.917

% KTO KTO / KT Porcentaje de los recursos de corto plazo operativos sobre el

total de activo corriente. 92,07% 90,41% 90,70%

292

KTNO Capital de trabajo

neto operativo

KTO / Proveedores

Valor de los recursos operativos de corto plazo que no son

financiados por los proveedores (recursos propios).

67.024 64.141 57.934

% KTNO KTNO / KTO

Porcentaje de los recursos financiados por al empresa sobre el total de recursos

comprometidos de corto plazo.

86,89% 87,47% 58,57%

Productividad KTO KTO / Ventas

Determina los recursos comprometidos en capital de

trabajo operativo para la generación de ventas.

26,99% 21,50% 24,56%

Productividad KTNO KTNO / Ventas

Recursos propios comprometidos diferentes a la financiación de proveedores

para generar ventas.

23,45% 18,81% 14,39%

Razón corriente –

Razón circulante – Razón de

solvencia – Razón de

disponibilidad

Activo corriente / pasivo corriente

Capacidad de la empresa para atender las deudas a corto

plazo con sus recursos corrientes. Por cada peso de

deuda cuanto tiene la empresa de respaldo.

1,83 1,58 1,17

Prueba ácida o coeficiente

liquidez

(Activo corriente – inventarios) /

pasivo corriente

Capacidad para atender deudas de corto plazo sin tener que

recurrir a la venta de inventarios.

1,05 0,79 0,62

Fondo de maniobra

sobre deudas a corto plazo

KTN / Pasivos corrientes

Determina si el capital de trabajo neto es suficiente para

atender las deudas a corto plazo. Valor adecuado 0.5 a 1.

0,00 0,00 0,00

Solvencia Financiera o

Solidez

Activo total / pasivo total

Capacidad que tiene la empresa a corto largo plazo para

demostrar su consistencia financiera.

10,16 10,88 6,37

Razón de deuda total

(flujo de caja a deuda total)

Flujo de caja operativo / Total

pasivos

Determina la capacidad de generar fondos para cubrir la

totalidad de deudas. Entre más tienda a cero, mayor insolvencia

o incapacidad futura.

0,39 0,38 0,31

293

Relación deudores a

proveedores

Deudores / proveedores

Determina las veces que el saldo de deudores representa la

financiación de recursos con proveedores.

4,11 3,59 1,17

Eficiencia activo cte

Ventas / activo corriente promedio

Determina las veces que representan las ventas con

relación a los recursos comprometidos en activo

corriente.

3,59 4,14 4,24

Variación KTNO

Diferencia KTNO entre cada año

Establece cuanto aumentó o disminuyó el capital de trabajo

neto operativo. Debe ser analizado con las ventas.

-2.883 -6.207

0,000,200,400,600,801,001,201,401,601,802,00

Razon corriente - Razón circulante -

Razón de solvencia - Razón de

disponibilidad

Prueba ácida o coeficiente liquidez

Año 1 1,83 1,05

Año 2 1,58 0,79

Año 3 1,17 0,62

294

0

20.000

40.000

60.000

80.000

100.000

120.000

KT KTN KTO KTNO

Año 1

Año 2

Año 3

DULCES S.A

INDICADORES DE ACTIVIDAD - ROTACIÓN

INDICADOR FORMULA INTERPRETACIÓN Año 1 Año 2 Año 3

Días de rotación

deudores

Deudores promedio * 365

días/ ventas

Mide el número de días que tarda la empresa en recuperar la cartera. Se compara con la

política de la empresa.

48 40 37

Días de rotación

inventario

Inventario promedio * 365 días / costo de

ventas

Determina en cuantos días la empresa convierte sus

inventarios en efectivo o en cartera.

59 56 57

Ciclo de caja operativo

Días de cartera + días inventario

Determina los días que requiere la empresa para convertir lo

producido en efectivo. 106 96 93

Días de rotación

proveedores

Proveedores promedio * 365 días / compras

Determina los días que tarda la empresa en cancelar a los

proveedores. Debe ser comparado con política de

crédito.

20 19 33

295

Ciclo de caja operativo neto

Días de cartera + días inventario – días proveedores

Determina los días necesarios de caja operativa que no son

financiados con los proveedores.

87 77 60

Rotación de activo

corriente

Activo corriente promedio * 365

días / ventas

Determina los días que están comprometidos los recursos de corto plazo para generar ventas.

100 87 85

Rotación de activo

operativo

Ventas / Activo operativo neto

Mide por cada peso invertido en activo operativo neto cuanto se

genera en ventas durante el período.

0,57 0,57 1,04

Rotación de capital

Ventas / (patrimonio +

pasivos a largo plazo)

Determina el grado de financiación propia y a largo

plazo en las ventas de la empresa.

0,45 0,39 0,61

Rotación de patrimonio

Ventas / patrimonio

Participación en las ventas de la inversión de los propietarios. 0,47 0,41 0,64

Rotación del efectivo 365 / ciclo caja Veces que rota el ciclo operativo

neto en el período. 4 5 6

FONDOS OCIOSOS

CUENTA VALOR ACTUAL DÍAS ROTACIÓN

POLÍTICA ROTACIÓN

SALDO IDEAL

FONDOS OCIOSOS

Deudores 47.823 37 30 33.561 -14.262 Inventario 637 57 15 12.261 11.624

Proveedores 40.938 33 45 34.160 6.823 KTNO 7.477 60 0 11.663 4.186

0

10

20

30

40

50

60

Días deudores Días inventario Días proveedores

Año 1

Año 2

Año 3

296

DULCES S.A INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO

INDICADOR FORMULA INTERPRETACIÓN Año 1 Año 2 Año 3

Razón de independencia

financiera – Financiación con

recursos propios – Índice de propiedad

Patrimonio / activo total

Cuanto de los recursos de la empresa están financiados con

participación de los propietarios.

90,15% 90,8% 84,30%

Endeudamiento total

Pasivo total / activo total

Determina el grado de apalancamiento de

acreedores en los activos de la empresa.

9,85% 9,19% 15,70%

Endeudamiento a corto plazo

Pasivo corriente / pasivo total

Establece cual es el porcentaje del total de deudas que deben ser canceladas en el corto

plazo.

68,92% 60,99% 79,09%

Apalancamiento a largo plazo

Pasivo a largo plazo / pasivo total

Determina del total de deudas, cuanto está

financiado a largo plazo. 31,08% 39,01% 20,91%

Financiación con proveedores

Proveedores / pasivo total

Determina cuanto de los recursos financiados con

terceros están comprometidos con los

proveedores.

15,22% 10,91% 34,72%

Financiación con obligaciones financieras

Obligaciones financieras totales

/ pasivo total

Determina del total de pasivos cuanto es

financiado con obligaciones financieras.

161,56% 149,48% 156,98%

Financiación con pasivos

laborales

Obligaciones laborales / pasivo

total

Determina cuanto de los recursos financiados con

terceros están comprometidos con

pasivo laboral.

38,15% 31,63% 50,06%

297

Financiación con impuestos

Impuestos por pagar / pasivo total

Determina cuanto de los recursos financiados con terceros corresponden a

impuestos por pagar.

0,96% 0,80% 2,91%

Endeudamiento sin valorizaciones

Total pasivo / (Activo total –

valorizaciones)

Determina cuál es el compromiso con

acreedores sobre los activos sin considerar

valorizaciones.

23,11% 18,53% 23,29%

Carga Financiera Gastos financieros / Ventas

Porcentaje de las ventas que son dedicadas a

cubrir la carga financiera. 1,51% 5,25% 4,07%

Cobertura de gastos

financieros o veces que se ha ganado

el interés

UAII / gastos financieros

Capacidad de la empresa para generar utilidades operativas y cubrir sus

intereses. (Veces)

5,03% 1,50% 1,84%

Relación gastos financieros a

Ebitda

Gastos financieros / Ebitda

Relación de los gastos financieros con la caja

operativa generada por la empresa.

16,76% 55,64% 45,27%

Relación obligaciones financieras a

Ebitda

Obligaciones financieras totales

/ Ebitda

Determina cuanto de la caja operativa está

comprometida por deudas con el sistema financiero.

129,57% 152,52% 107,12%

Laverge o Apalancamiento

financiero

Obligaciones financieras totales

/ patrimonio

Compromiso del patrimonio con entidades financieras. Por cada $

100 de patrimonio cuanto se debe por obligaciones

financieras.

5,48% 5,90% 6,11%

Estructura corriente

Pasivo corriente / activo total

Establece cuanto es la financiación de corto

plazo con respecto al total de los activos.

6,79% 5,61% 12,41%

Estructura de capital

( Pasivo largo plazo + patrimonio)

/ activo total

Determina cual es la financiación de largo plazo (pasivo l.p. y patrimonio) para crecimiento de la

empresa.

93,21% 94,39% 87,59%

298

DULCES S.A INDICADORES DE RENTABILIDAD

INDICADOR FORMULA INTERPRETACIÓN Año 1 Año 2 Año 3

Margen Bruto – Rentabilidad bruta

Utilidad bruta / ventas

Determina la capacidad de ventas para generar utilidad bruta, es decir

para cubrir los costos de ventas.

26,29% 27,93% 26,93%

Margen Operativo – Rentabilidad

operativa UAII / ventas

Cuanto genera de utilidad operativa sobre las ventas al cubrir costos y gastos

en desarrollo de su objetivo social.

7,60% 7,89% 7,47%

Margen antes de impuestos UAI / ventas

Cuanto ha obtenido la empresa como utilidad

sobre las ventas antes de cubrir los impuestos de

renta.

22,50% 20,63% 19,26%

Margen neto – Rentabilidad neta –

Productividad marginal

Utilidad neta / ventas

Por cada peso en ventas cuanto se obtiene de

utilidad neta incluyendo operación y no

operacional.

21,99% 20,02% 17,66%

Potencial de utilidad

Utilidad neta / activos totales

Rendimiento del total de activos durante el período

por la generación de utilidad neta.

9,31% 7,45% 9,46%

% ROA – Return on assets. Retorno

sobre activos Ebitda / activo total

Determina la caja operativa obtenida en el período con el uso de la inversión total en activos.

3,81% 3,51% 4,81%

% ROI – Return on investment.

Retorno sobre inversion.

UAII /activos operativos promedio

Determina el rendimiento obtenido por la empresa en su operación con el

uso de los activos operativos.

7,19% 4,89% 6,12%

299

% ROE – Return on equity.

Rentabilidad sobre patrimonio

UAI / patrimonio promedio

Determina el rendimiento obtenido antes de impuestos sobre la

inversión realizada por los propietarios.

11,12% 9,77% 10,58%

Ebitda UAII +

depreciación + amortización

Caja operativa durante el período al no considerar partidas de causación

contable que son movimiento de caja.

25.762 32.198 36.178

Margen Ebitda EBITDA / ventas

Determina cuantos pesos se obtienen de caja

operativa por cada $100 obtenidos en ventas durante el período.

9,02% 9,44% 8,98%

Sistema Dupont

Margen neto: Utilidad neta /

ventas

Correlaciona los indicadores de

rendimiento y los de actividad, al medir la

generación de utilidades con el control de costos y gastos y el volumen de

ventas con el uso eficiente de los activos.

Es la capacidad de la activo para producir

utilidades independiente de la forma en que ha

sido financiado.

21,99% 20,02% 17,66%

Eficiencia activos: Ventas / activo

total 42,32% 37,23% 53,55%

Margen neto x eficiencia uso

activos 9,31% 7,45% 9,46%

300

0%

5%

10%

15%

20%

25%

Margen operativo Margen neto Margen Ebitda

Año 1

Año 2

Año 30%

5%

10%

15%

20%

25%

Año 1 Año 2 Año 3TMRR 20% 20% 23%

Rendimiento patrimonio 11% 10% 11%

Rendimiento activo 7% 5% 6%

Costo del capital 19% 19% 20%

Desigualdad financiera

DULCES S.A

COSTO PROMEDIO PONDERADO DEL CAPITAL

FUENTE DE FINANCIACIÓN Año 1 Año 2 Año 3

Obligaciones financieras corto plazo 17.663 22.956 21.692 2,62% 2,51% 2,88% 10,40% 11,70% 13,00% Proveedores 10.116 9.184 40.983 1,50% 1,00% 5,45% 0,00% 0,00% 0,00% Cuentas y gastos por pagar 13.367 13.324 20.857 1,98% 1,45% 2,77% 0,00% 0,00% 0,00% Impuestos, gravámenes y tasas 641 673 3.437 0,09% 0,07% 0,46% 0,00% 0,00% 0,00% Obligaciones laborales 3.111 3.813 4.855 0,46% 0,42% 0,65% 0,00% 0,00% 0,00%

301

Obligaciones pasivos corto plazo 925 1.413 1.526 0,14% 0,15% 0,20% 0,00% 0,00% 0,00% Obligaciones financieras largo plazo 15.718 26.153 17.061 2,33% 2,86% 2,27% 10,40% 11,70% 13,00% Bonos y papeles comerciales por pagar 0 0 0 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% Obligaciones laborales largo plazo 273 199 0 0,04% 0,02% 0,00% 10,40% 11,70% 13,00% Pasivos estimados y provisiones 4.498 6.378 7.503 0,67% 0,70% 1,00% 0,00% 0,00% 0,00% Otros pasivos largo plazo 173 123 123 0,03% 0,01% 0,02% 0,00% 0,00% 0,00% Total patrimonio 608.808 831.811 633.984 90,15% 90,81% 84,30% 20,18% 20,45% 23,35% TOTAL FINACIACIÓN 675.293 916.027 752.021

302

DULCES S.A

INDICADORES DE GENERACIÓN DE VALOR

INDICADOR FORMULA INTERPRETACIÓN Año 1 Año 2 Año 3

KTNO Cartera +

inventarios - proveedores

Recursos operativos invertidos por la empresa

diferentes a los financiados por proveedores.

67.024 64.141 57.934

Productividad KTNO KTNO / Ventas

Recursos necesarios para generar cada $100 en

ventas del período. 23,45% 18,81% 14,39%

Margen Ebitda Ebitda / Ventas

Recursos generados como caja operativa por cada $100 en ventas del

período.

9,02% 9,44% 8,98%

Palanca de creciemiento

Margen Ebitda / PKTNO

Veces que se recupera la inversión en KTNO para la generación de ventas con la caja operativa (Ebitda).

Debe ser > 1

0,38 0,50 0,62

AON (activos operativos netos)

KTNO + activos fijos netos

Activos operativos netos utilizados para la

generación de utilidades operativas sin considerar

otros activos.

503.756 596.966 386.261

UODI – Utilidad operativa después

de impuestos

UAII * (1 -%imporenta)

A la utilidad operacional le descuentan impuestos

para determinar la verdadera utilidad

operativa generada.

14.109 17.498 19.563

% RAN (rentabilidad del

activo neto) UODI / AON

Rentabilidad operativa después de impuestos lograda a partir de los

activos involucrados en la operación.

2,80% 2,93% 5,06%

303

Costo de capital Costo promedio ponderado del

capital

Es el costo promedio de financiación de recursos

tanto de pasivos como del patrimonio según las

tasas indicadas.

18,71% 19,20% 20,36%

EVA AON * (%RAN -%CK)

Es el rendimiento de capital logrado en el

período para los accionistas como mayor

valor por el uso de recursos.

-80.157 -97.137 -59.062

EVA UODI – (AON* CK)

El EVA es positivo si el rendimiento de los activos es mayor al costo de los recursos y es negativo si

es menor.

-80.157 -97.137 -59.062

% EVA EVA / AON

Determina cuanto se genera de valor por cada $100 invertidos en activos

netos operativos.

-15,91% 16,27% 15,29%

-20,00%

-15,00%

-10,00%

-5,00%

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

Año 1 Año 2 Año 3RAN 2,80% 2,93% 5,06%

CK 18,71% 19,20% 20,36%

EVA -15,91% -16,27% -15,29%

304

0200.000400.000600.000800.000

1.000.000

Año 1 Año 2 Año 3

Cuentas de balance

Activos Pasivos Patrimonio

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Año 1 Año 2 Año 3

Composición de los activos

Activo corriente Activo largo plazo

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Año 1

Año 2

Año 3

Composición de pasivo y patrimonio

Pasivo corriente Pasivo largo plazo Patrimonio

0100.000200.000300.000400.000500.000

Total ingresos

Total egresos

Utilidad operativa

Utilidad neta

Ingresos - Egresos y Utilidad

Año 1 Año 2 Año 3

Año 1 Año 2 Año 3 META

1,83 1,581,17

2,00

1,05 0,79 0,621,00

Cumplimiento meta de la liquidez

Razon corriente Prueba acida

0

20

40

60

Dias cartera Dias inventario Dias proveedores

Análisis ciclo de caja vs meta

Año 1 Año 2 Año 3 META

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

Endeudamiento total Endeud. Corto PlazoAño 1 9,85% 68,92%

Año 2 9,19% 60,99%

Año 3 15,70% 79,09%

META 50,00% 60,00%

Análisis del endeudamiento

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

35,00%

Rent. Patrim.

Rent. Activos

Marg. Oper.

Margen neto

Margen Ebitda

Análisis de la rentabilidad

Año 1 Año 2 Año 3 META

305

DULCES S.A.

FLUJO DE CAJA

INDICADOR FORMULA Año 2 Año 3 INTERPRETACIÓN

Flujo de caja bruto (FCB)

EBITDA – Provisión impuesto

de renta 24.322 30.112

Determina el flujo de caja operativo bruto de la empresa al restarle a la caja operativa bruta el

impuesto de renta.

Efectivo generado en la operación

(EGO)

FCB – (variación KTNO) 27.205 36.319

Al flujo de caja bruto se le resta la reposición de capital de trabajo neto operativo para obtener

el EGO.

Flujo de caja libre (FCL)

EGO – (variación activos fijos sin

valorización) 5.036 24.390

Al EGO se le resta la variación en activos fijos

para garantizar el crecimiento de la

empresa en reponer activos fijos = FCL.

Flujo de caja del accionista (FCA)

FCL + (variación pasivos sin

proveedor) – gastos fijos

-31.542 5.991

El FCL se le resta el pago de deudas, tanto capital como intereses para obtener el flujo de

caja del accionista.

Flujo de caja disponible (FCD)

FCA + (variación capital social) –

dividendos pagados

-94.499 -62.271

Al FCA se le resta la variación en aportes de capital y los dividendos

pagados para obtener el flujo de caja disponible

después de crecimiento, operación y dividendos.

306

11. Ejercicio de análisis financiero De acuerdo con los indicadores y temas propuestos, elabore el análisis financiero para la siguiente empresa y su respectiva interpretación.

INFORMACIÓN ADICIONAL 2006 2007 2008 Compras durante el año 237.876.829 248.361.866 255.778.107 Cartera al inicio del año 109.245.655

Inventario al inicio del año 62.528.261 Proveedores al inicio del año 51.788.360 Activo corriente al inicio del año 216.188.446 Activo fijo al inicio del año 222.194.429 Patrimonio al inicio del año 472.969.932 Depreciación y amortizaciones del período 24.668.270 24.221.318 26.007.864 TMRR (Tas a Patrimonio) 14,0% 14,0% 14,0% Tasa interés efectiva anual a corto plazo (Obligaciones financieras) 11,0% 11,0% 11,0%

Tasa interés efectiva anual a largo plazo (Obligaciones financieras) 11,0% 11,0% 11,0%

Tasa interés bonos y papeles comerciales 0,0% 0,0% 0,0% Costo de los proveedores 0,0% 0,0% 0,0% Costo de otros pasivos 0,0% 0,0% 0,0% Tasa de impuesto a la renta 35,0% 33,0% 33,0% Política rotación cartera 30 30 30 Política rotación inventarios 30 30 30 Política rotación proveedores 60 60 60

307

INFORMACIÓN ADICIONAL META EMPRESA

PROMEDIO SECTOR

%KTN 50,0% 40,0% %KTNO 10,0% 10,0% Razón corriente 1,7 2,0 Prueba ácida 0,8 1,0 Días de rotación cartera 30 30 Días de rotación inventario 30 15 Días de rotación proveedores 60 45 Ciclo operativo 0 0 Endeudamiento total 50,00% 50,00% Endeudamiento a corto plazo 60,00% 60,00% Gastos financieros a Ebitda 15,00% 10,00% %ROE 35,00% 30,00% %ROI 30,00% 25,00% %Margen Bruto 40,00% 35,00% %Margen Operativo 20,00% 20,00% %Margen Neto 15,00% 12,00% %Margen Ebitda 25,00% 25,00% Palanca de crecimiento 1,50% 2,00 %Rentabilidad activo neto 30,00% 30,00%

FAMILIA SANCELA S.A. BALANCE GENERAL

(Valores en miles de pesos)

2006 2007 2008

ACTIVOS

Disponible 6.156.868 8.752.936 6.668.033 Inversiones 268.793 1.877.053 12.385.959 Deudores (cartera) 121.384.072 127.177.258 156.431.969 Inventarios 69.475.846 78.000.151 98.224.674 Diferidos 1.366.671 14.410.127 2.025.698 Otros activos corrientes 41.557.134 36.401.668 49.598.980

308

TOTAL ACTIVO CORRIENTE 240.209.384 253.619.193 325.335.313

Propiedad planta y equipo 246.882.699 242.213.180 260.078.639 Intangibles 6.381.354 6.011.068 5.493.735 Inversiones permanentes 255.878.951 252.410.004 270.208.892 Valorizaciones 164.555.758 185.930.371 246.093.341 Otros activos no corrientes 48.642.595 4.715.798 25.447.938

TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 722.341.357 691.280.421 807.322.545

TOTAL ACTIVOS 962.550.741 944.899.614 1.132.657.858

PASIVOS

Obligaciones financieras corto plazo 125.454.198 55.102.447 171.383.000 Proveedores 57.542.622 113.348.395 100.744.720 Cuentas y gastos por pagar 28.801.701 24.269.123 25.733.948 Impuestos, gravámenes y tasas 1.227.487 2.479.030 6.481.975 Obligaciones laborales 7.735.927 8.038.651 7.791.296 Otros pasivos corto plazo 2.127.622 6.181.580 2.328.186

TOTAL PASIVO CORRIENTE 222.899.557 209.419.226 314.463.125

Obligaciones financieras largo plazo 148.423.958 75.633.140 53.347.456 Obligaciones laborales largo plazo 0 750.893 409.871 Pasivos estimados y provisiones 0 161.224 142.887 Otros pasivos largo plazo 24.811 2.153.669 21.921

TOTAL PASIVO LARGO PLAZO 148.448.769 78.698.926 55.922.135

TOTAL PASIVO 371.338.326 288.118.152 370.385.260

309

PATRIMONIO

Capital social 111.067 111.067 111.067 Superávit de capital 100.755.985 102.133.047 119.630.939 Reservas 88.029.281 119.571.023 145.630.477 Revalorización del patrimonio 192.842.002 192.842.002 192.842.002 Resultados del ejercicio 44.918.322 56.193.951 57.779.772 Resultados de ejercicios anteriores 0 0 0 Superávit por valorización 164.555.758 185.930.372 246.093.341

TOTAL PATRIMONIO 591.212.415 656.781.462 762.272.598

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 962.550.741 944.899.614 1.132.657.858

FAMILIA SANCELA S.A. ESTADO DE RESULTADOS (Valores en miles de pesos)

2006 2007 2008

Ventas (Ingresos operativos) 566.739.349 608.856.849 629.779.249

Costo de ventas 339.824.042 354.802.665 365.397.296

UTILIDAD BRUTA 226.915.307 254.054.184 264.381.953

Gastos de administración 25.172.185 23.223.130 30.705.916 Gastos de ventas 177.116.710 194.938.606 215.668.790

UTILIDAD OPERATIVA (U.A.I.I) 24.626.412 28.892.448 18.007.247

Ingresos financieros 21.862.301 26.572.276 32.833.651 Otros ingresos no operativos 37.839.202 39.858.414 49.250.476 Gastos financieros 12.811.183 12.471.538 15.278.685 Otros egresos no operativos 19.216.775 18.707.307 22.918.028

310

UTILIDADES ANTES DE IMPUESTOS (U.A.I) 52.299.957 65.144.293 61.894.661

Provisión impuesto de renta 7.381.635 8.950.343 4.114.889

UTILIDAD NETA 44.918.322 56.193.950 57.779.772

311

BIBLIOGRAFÍA

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EMPRESARIAL. Ed. Thomson.

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• Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la Contabilidad en general.

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• García S. Oscar León. VALORACIÓN DE EMPRESAS, GERENCIA DEL

VALOR Y EVA. 1ª Edición. Medellín, Colombia. 2003.

• Ortiz Anaya, Héctor. ANÁLISIS FINANCIERO APLICADO. 11ª Edición. Universidad Externado de Colombia 2002.

312

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