Guía de contabilidad para torpes

Introducción

Este manual de contabilidad consiste en facilitar la comprensión y adaptación al mundo de la contabilidad a los usuarios que estén interesados en iniciarse en este campo por primera vez y no tengan las nociones básicas que se necesitan para poder involucrarse correctamente en su estudio y práctica. En él se explican y desarrollan los principales conceptos más importantes a la hora de poder realizar la contabilidad de una empresa

1 Definición de contabilidad

1.1 ¿Qué es la contabilidad?

Es un conjunto de procedimientos estandarizado para todas las empresas, que permite reflejar de forma ordenada la actividad económica de la empresa en el día a día.

Así a través de la contabilidad las personas responsables de la administración y gestión de una empresa pueden responder a cuestiones del tipo:

- ¿Cuánto dinero tengo disponible en las cuentas bancarias?

- ¿Cuánto dinero me debe un cliente?

- ¿Cuál es el valor de las distintas existencias que tengo en el almacén?

- ¿Cuánto tiempo tardo, de media, en cobrar una factura emitida a un cliente?

- ¿Cuál es el beneficio que ha generado la empresa en un determinado período de tiempo?

- ¿Cuál es el importe de la liquidación de IVA del presente trimestre?

- ....

En definitiva, la contabilidad es la herramienta que permite a la administración de la empresa tomar decisiones partiendo de la información

más adecuada.

1.2 ¿Para qué sirve?

Sirve para registrar todas las operaciones que se realizan en la empresa siguiendo un orden cronológico y aplicando unas normas de obligado cumplimiento.

La contabilidad es una herramienta clave para conocer en que situación y condiciones se encuentra una empresa en cualquier momento y, con esta información, poder tomar las decisiones necesarias para mejorar su rendimiento económico.

Realizar una contabilización correcta sirve internamente para la toma de decisiones de gestión y administración y externamente para que cualquier persona interesada en conocer la marcha de la empresa lo pueda hacer, caso de los accionistas, proveedores, etc...

Interno: porque la empresa la utiliza para conocer, en cualquier momento, cuál es su situación económica.

Externo: para proporcionar información relevante a accionistas, inversores, bancos, hacienda.... Hay que tener en cuenta que son los registros contables de la empresa la información que se toma como base para el cálculo de los impuestos a los que está sujeta la empresa, impuesto de sociedades, etc.

1.3 ¿Qué es el plan general de contabilidad (PGC)?

Es un conjunto de normas que fijan los procedimientos y métodos a seguir en el registro de la actividad económica de la empresa.

Su utilización es de carácter obligatorio y de repercusión nacional e internacional, esto es, aplicable a las empresas españolas tanto en sus actividades de mercado interno como de mercados exteriores.

En una economía globalizada la estandarización de la información contable se convierte en una prioridad así, la última reforma del Plan General de Contabilidad responde a la necesidad de estandarización y normalización de la información contable de las empresas españolas siguiendo las directrices y filosofía marcada por los principales organismos internacionales. Esto hace que la redacción del vigente Plan General de Contabilidad se haya inspirado en las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) así como en las Normas

Internacionales de Información Financiera (NIF) consensuadas.

En España es el Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas (ICAC), dependiente del Ministerio de Hacienda, el encargado de velar por la vigencia y actualización del Plan General de Contabilidad así cómo de establecer el criterio a seguir en el registro de los más diversos hechos económicos.

1.4 Normas internacionales de contabilidad

Las normas internacionales de contabilidad nacen para satisfacer la necesidad, en una economía globalizada, de homogeneizar la información contable generada por las empresas. De hecho nacen para normalizar la información que las empresas cotizadas han de aportar a los mercados en los que cotizan pues en un mundo donde los mercados financieros son globales es preciso que la información aportada por cada empresa sea comprensible y comparable con la aportada por otra que opere en otro mercado con independencia de que su nacionalidad y actividad sea distinta.

Así la actual regulación Española se inspira en los dictámenes y filosofía establecida a través de:

Las NIC (Normas Internacionales de Contabilidad), fueron dictadas por el (IASC) International Accounting Standards Committee, precedente del actual IASB.

El IASB adoptó todas las NIC y continuó su desarrollo, denominando a las nuevas normas (NIIF) "Normas Internacionales de Información Financiera

2 Obligaciones de llevar la contabilidad

2.1 ¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad?

Están obligados a llevar la contabilidad, según el plan general contable, las siguientes sociedades mercantiles:

Sociedad Limitada

Sociedad Anónima

Sociedad Laboral

Sociedad Cooperativa

Una sociedad mercantil no es más que la unión de una o varias personas físicas o jurídicas (otras sociedades o entidades) con un objetivo en común, que será el de obtener beneficios, que no tienen por que ser de carácter económico, a través de las actividades que realicen.

En un término más amplio podemos decir que están obligados a llevar un registro contable de sus actividades todas aquellas personas físicas o jurídicas que realizan alguna actividad comercial que les reporte un rendimiento económico.

¿A qué llamamos actividades comerciales?

Son todas las operaciones que se realizan en una empresa con objeto comercial, es decir, con fin lucrativo.

Es toda acción que se origine con el fin de obtener una contraprestación económica.

2.1.1 La excepción de los trabajadores autónomos

Los trabajadores autónomos o profesionales por cuenta propia, pueden llevar la contabilidad pero NO están obligados a hacerlo.

Las únicas obligaciones registrales que tienen son:

Llevar el registro permanente de sus ingresos, facturas emitidas.

Llevar un registro permanente de sus gastos, facturas recibidas.

¿Qué es un trabajador autónomo?

Es la persona que se dedica a realizar en nombre propio y de forma habitual una determinada actividad con el objetivo de beneficiarse de la rentabilidad derivada de dicha actividad, asumiendo la iniciativa y el riesgo.

2.1.2 Capacidad legal para poder crear una empresa

Para poder crear una empresa es necesario que el emprendedor tenga la capacidad necesaria para contratar, que en la mayoría de los casos se corresponderá con ser mayor de edad, si bien en función de las características de la empresa que quiera constituir deberá estar atento a las especificaciones legales que se fijan para cada una de ellas. Así pues puede precisar de un número de socios determinado o de un mínimo capital social, etc.

Para que una persona pueda administrar una empresa ha de ser mayor de edad o estar emancipado, capacitado física y psíquicamente y no haber sido declarado culpable en un juicio.

2.2 ¿Qué obligaciones existen a la hora de llevar la contabilidad?

Además de los criterios establecidos en el propio documento, donde se establece como valorar un determinado hecho económico, el contable o persona encargada de la llevanza de las cuentas de la empresa deberá seguir un criterio que le permita adaptar la norma general a su caso particular para lograr que la información que se obtenga de las cuentas de la empresa transmita una imagen real de la empresa. Para ello deberá determinar los niveles de relevancia adecuados en su caso particular para así realizar un proceso contable eficaz.

En cuanto a los criterios y directrices de obligado cumplimento regulados en el Plan General de Contabilidad, en la actualidad nos encontramos con que dependiendo del tipo de sociedad mercantil podemos elegir una versión más amplia o una versión más reducida del Plan de Contabilidad.

Así en el caso de las pequeñas y medianas empresas, estas pueden elegir entre la utilización de la versión simplificada, Plan General de Contabilidad (PYME) ó la versión ordinaria.

La versión reducida está formada por las mismas partes que el plan general normal pero con menos obligaciones para que no resulte tan laborioso el registro contable ya que los usuarios habituales de la información contable de una pequeña y mediana empresa no requieren de una información tan exhaustiva como los de una gran empresa, sobre todo en los aspectos relacionados con el patrimonio, derechos y obligaciones que maneja la empresa, aspectos que conforman el grueso de la adaptación realizada sobre

el Plan de Contabilidad en su versión general.

2.2.1 ¿Cuándo una empresa es considerada una PYME?

Para que una empresas pueda utilizar la versión simplificada del Plan General de Contabilidad ha de cumplir con los requisitos establecidos para la presentación en el Registro Mercantil de los modelos de cuentas anuales abreviados.

En este sentido los límites establecidos para esto son los siguientes, debiendo cumplir por lo menos con dos de ellos:

- Que el activo no supere los 2.850.000 €

- Que su cifra de negocio no supere los 5.700.000 €

- Que su número de trabajadores sea igual o menor de 50.

En caso de que cumpla con los límites anteriores pero esté participada en cuantía igual o superior al 25 % por una empresa que no tenga la consideración de PYME no podrá aplicar la versión simplificada de plan.

3 Estructura del Plan de Contabilidad

El actual plan de contabilidad está organizado en cinco partes distintas:

Marco conceptual (principios contables y criterios de valoración)

Normas de registro y valoración

Cuentas anuales

Cuadro de cuentas

Definiciones y relaciones contables

No obstante, el plan de cuentas no es inalterable, existen planes sectoriales (adaptaciones específicas relativas a una determinada actividad o tipología de empresas) generados por el ICAC.

3.1 Marco conceptual

Recoge la información relativa a los documentos que integran las cuentas anuales así como los requisitos, principios y criterios a utilizar durante el proceso de contabilización.

Acceder a la guía detallada Marco Conceptual

3.2 Normas de registro y valoración

Las normas de registro y valoración son un conjunto de reglas de obligada aplicación en el registro contable de las operaciones realizadas por la empresa, de tal modo que dicho registro se encuentre normalizado y por tanto sea comparable la información contable de una empresa con la de otra.

Acceder a la guía detallada de las Normas de valoración

4 Funcionamiento de una cuenta

Las cuentas actúan como el elemento de mayor detalle con el que podemos trabajar en contabilidad recogiéndose en ellas la actividad desarrollada con un cliente, proveedor, cuenta bancaria, elemento de activo, etc.

4.1 El debe y el haber

Las cuentas contables tienen dos zonas para anotar los movimientos producidos, debe y haber, de tal modo que dependiendo del tipo de movimiento producido en la cuenta, la anotación la realizaremos al debe o al haber.

Así, si representamos gráficamente la cuenta tendrá la siguiente apariencia:

Nombre de la cuenta

Debe Haber

Las cuentas de activo (bienes y derechos) aumentarán su valor mediante

anotaciones en el debe (parte izquierda), y disminuirán su valor mediante anotaciones en el haber (parte derecha).

Cuenta de activo

Debe Haber

Aumentan por la izquierda

Disminuyen por la derecha

Las cuentas de pasivo (obligaciones y deudas) disminuyen su valor, se hace más negativo y por tanto nuestra obligación o deuda se incrementa, mediante anotaciones en el debe (parte izquierda), e incrementan su valor, se hace más positivo por lo que la cuantí de la obligación o deuda disminuye, mediante anotaciones en el haber (parte derecha).

Cuenta de pasivo

Debe Haber

Disminuyen por la izquierda

Aumentan por la derecha

4.1.1 Ejemplos de movimiento de una cuenta de activo

1. Tenemos una empresa y compramos una fotocopiadora por 300 €.

Una fotocopiadora es un Activo porque es un bien que adquiere la empresa pasando a formar parte de su patrimonio.

El asiento que refleje la adquisición de la fotocopiadora será el siguiente:

Asiento de la compra pagado por caja

Debe Haber

300 € (216) Mobiliario (fotocopiadora)

a

(570) Caja efectivo 300 €

Mayor 216 Mobiliario

Debe Haber

300 €

Mayor 570 Caja

Debe Haber

300 €

2. Como nuestra empresa se dedica a la venta de ordenadores, vendemos uno por valor de 1.000 €.

Se trata de un Activo porque es una existencia que tenemos en la empresa y procedemos a venderla.

La anotación en la cuenta de activo que refleje la venta, como consecuencia de la actividad de la empresa, será:

Asiento de venta

Debe Haber

1.000 € (570) Caja efectivo

a

(700) Venta mercaderías (ordenadores) 1.000 €

Mayor 700

Venta mercaderías

Debe Haber

1.000 €

Mayor 570 Caja

Debe Haber

1.000 €

4.1.2 Ejemplos de movimiento de una cuenta de pasivo

En el ejemplo anterior, compramos una fotocopiadora, pero ¿a quién le compramos esa fotocopiadora?

Si una compra no la pagamos en el momento, nos encontraremos con que habremos adquirido un compromiso de pago, una obligación, con el vendedor de abonarle el importe debido. Esta obligación pasará a engrosar el resto de obligaciones de la empresa, esto es su Pasivo. Así para reflejar dicha operación en la correspondiente cuenta contable realizaremos una anotación en el haber de la cuenta, parte izquierda del libro mayor de la cuenta, por lo que al realizar el asiento dicha cuenta aparecerá en el haber parte derecha del asiento.

Debe Haber

300 € (216) Mobiliario (fotocopiadora)

a

(511) Proveedores Inmovilizado a c/p 300 €

Mayor 216 Mobiliario

Debe Haber

300 €

Mayor 511 Proveedores

Inmovilizado a c/p

Debe Haber

300 €

Cuando le paguemos al proveedor por la compra de la fotocopiadora desaparecerá el compromiso de pago, por lo tanto, el pasivo creado en el Haber (parte derecha) con el importe de 300 € deberá aminorarse por el Debe (parte izquierda) por el mismo importe.

De esta forma habremos reflejado en contabilidad que se ha producido una obligación de pago que posteriormente se ha liquidado.

Debe Haber

300 € (511) Proveedores Inmovilizado a c/p

a

(572) Banco cuenta corriente 300 €

Mayor 511 Proveedores

Inmovilizado a c/p

Debe Haber

300 € 300 €

Mayor 572 Banco

Debe Haber

300 €

El importe en negrita de la cuenta (511) diferencia el saldo anteriormente anotado en esta cuenta por la adquisición del mobiliario, del pago por dicha compra.

El saldo final de la cuenta (511) será igual a cero debido a que el total de la suma de la columna del Debe y de la columna del Haber da el mismo importe, y por lo tanto, su diferencia (Debe 300 - Haber 300) resulta cero.

5 Libro diario

La función del libro diario es registrar todas las operaciones económicas que se producen en la empresa y afectan a su patrimonio, derechos y obligaciones, ordenándolas cronológicamente.

A cada anotación en el diario (apunte contable) lo llamamos Asiento

A la hora de realizar un apunte contable hay que pensar, qué clase de hecho económico voy a registrar, que cuentas voy a utilizar y si estas cuentas son de activo o de pasivo.

En primer lugar, ¿qué hecho económico voy a anotar en el diario de la empresa? ¿Una compra?, ¿una venta?, ¿un pago o cobro?, ¿una provisión?, ¿una reserva?, ¿un gasto?, ¿un ingreso?...

En segundo lugar, saber si las cuentas que se utilizan para reflejar el hecho económico tienen carácter de activo (bien o derecho) o de pasivo (obligación) para saber por que lado (debe o haber), aumentarán o disminuirán los importes afectados.

Y en tercer lugar, ¿qué cuentas debo utilizar para cada hecho producido? Para saber qué cuenta utilizar es recomendable buscarla en el plan general de cuentas, pues todas ellas vienen definidas por lo que difícilmente no encontraremos una cuenta que se ajuste a la realidad que vamos a registrar. Primero habría que buscar a qué grupo pertenece el hecho económico producido en la empresa, después dentro de ese grupo, en qué subgrupo encajaría más según las definiciones y características descritas en el plan de cuentas y finalmente, dentro del subgrupo buscar la cuenta se ajusta mejor a las operación económica realizada.

6 Cómo hacer un apunte en el libro diario

6.1 Las contrapartidas (partida doble)

Las contrapartidas son el lado opuesto de una partida, es decir, no podemos registrar ningún importe en la partida del debe sin anotar la variación que genera en la partida del haber.

Cuando registremos un hecho económico en el libro diario, hay que saber que intervendrán varias cuentas tanto en el Debe como en el Haber que tengan relación con el hecho económico de que se trate.

Por ejemplo, en la compra de un bien intervendrá la cuenta de cargo en el Debe (adquisición del bien por la empresa) y la cuenta de abono en el Haber (creación de la obligación de pago del bien adquirido).

Es importante recordar, que en un asiento, la suma de las cuantías registradas en las cuentas del debe y la suma de las cuantías registradas en las cuentías registradas en el haber, tiene que ser igual. Cuando sucede esto se dice que el asiento esta cuadrado.

En un asiento NUNCA puede quedar el debe y el haber con un importe diferente.

Esta tabla representa el orden ordinario en el que aparecen anotados los asientos en el libro diario:

Debe

Nº cuenta

Concepto

Concepto

Nº cuenta

Haber

Importe cargado

Número de cuenta de cargo

Concepto de la operación registrada en el debe*

Concepto de la operación registrada en el haber*

Número de cuenta de abono

Importe abonado

Puede ser interesante que los conceptos de ambas partes (debe y haber) sean distintos pues cuando accedemos a los mayores de cada una de las cuentas no tendremos a la vista las contrapartidas por lo que cuanto más detallada sea la información mejor.

7 Libro mayor

Como ya sabemos, todos los hechos económicos que se producen a lo largo del ejercicio de una empresa como consecuencia de la actividad a la que se dedica, deben registrarse en el libro diario por orden cronológico.

Ahora hay que tener en cuenta otro elemento importante para llevar el control económico de la empresa de forma correcta y clara, el libro mayor.

La función del libro mayor es la de reflejar en cada una de las cuentas, las operaciones económicas que se produzcan y registren en el libro diario durante el ejercicio económico de forma cronológica, de manera que se pueda saber el saldo que va quedando en cada cuenta por las operaciones registradas.

7.1 ¿Qué aparece en el libro mayor?

Aparecen todas las cuentas que se anotan en el libro diario durante todo el ejercicio económico de una empresa.

A medida que se registra un asiento en el libro diario, las cuentas utilizadas deben registrase en el libro mayor de la empresa.

Por ejemplo, si la cuenta del banco ha sido usada en repetidas ocasiones en diferentes asientos del libro diario, el libro mayor reflejará todas y cada una de las operaciones en las que esa cuenta a sido utilizada, reflejando la fecha de cada operación, el nº de asiento al que pertenece, los conceptos de la operación y los cargos ó abonos que se producen en dicha cuenta por cada una de las operaciones.

El mayor es como el índice de nuestro diario, pero mucho más detallado, debido a que si necesitamos alguna vez saber información de alguna cuenta, nos resultará más fácil acudir al libro mayor, buscar la fecha de la operación,

la cuenta utilizada y el libro mayor se encargará de citar todas las anotaciones que se hubiera producido en esa cuenta.

7.1.1 Reglas

Reglas a seguir si se realiza la contabilidad a mano:

Toda cuenta cargada en el diario debe serlo, por su mismo importe, en el libro mayor.

Toda cuenta abonada en el diario debe serlo, por su mismo importe, en el libro mayor.

Realizar la contabilidad a mano está hoy en día en desuso, estos procedimientos los suele hacer un programa especializado y programado para que lo haga automáticamente.

Nosotros sólo tendremos que anotar en el diario los asientos y él sólo se encargará de pasarlos al libro mayor.

Al igual ocurre, con los balances, se hacen automáticamente mediante programas informáticos.

La tarea del contable será la de anotar en el diario los apuntes que se debieran registrar por las distintas operaciones a las que se ve afectada la empresa siguiendo los criterios del plan general de cuentas (PGC).

8 Tipos de balances

8.1 Balance de sumas y saldos (comprobación)

Es un documento que sirve para que el empresario obtenga datos fieles que garanticen que el registro de los hechos económicos producidos durante todo el ejercicio económico de la empresa se haya hecho de forma correcta.

Su objetivo es informar si se encuentran debidamente cuadradas todas las cuentas utilizadas en el libro diario al registrar los asientos durante el ejercicio económico de la empresa mostrando los saldos resultantes de cada una de las cuentas.

En el balance de sumas y saldos aparecen todas las cuentas utilizadas en el ejercicio de la empresa y al lado de cada una de ellas la suma del debe, del haber y el saldo resultante ya sea Deudor o Acreedor.

Si el importe del debe es mayor que el del haber, diremos que tiene saldo

deudor y si el importe del haber es mayor que el del debe, diremos que tiene saldo acreedor.

Cuenta

Debe

Haber

Saldo Deudor

(Debe)

Saldo Acreedor

(Haber)

SUMAS

8.1.1 Ejemplo de balance de sumas y saldos

En el mayor:

Mayor 600 Compras de mercaderías

Debe Haber

1.000 € 350 €

Diferencia= 1.000 - 350 = 650 € saldo deudor

¿Cómo aparecerá en el balance de sumas y saldos la cuenta 600?

Cuenta

Debe

Haber

Saldo Deudor

(Debe)

Saldo Acreedor

(Haber)

600

1.000 €

350 €

650 €

0 €

La diferencia entre el debe y el haber de esta cuenta es de 650 €, por lo tanto, tiene que aparecer en el saldo deudor porque existe más saldo en el Debe y las cuentas del Debe son cuentas deudoras. Si al saldo deudor se le resta el saldo acreedor dará una diferencia que es la que falta de saldar al debe; esto reflejará la situación real de esa cuenta que tiene un saldo deudor de 650 € aún pendiente de cerrar.

Al final del balance de comprobación aparecerán las sumas totales del debe y el haber (qué tienen que dar el mismo importe) y del saldo deudor y saldo acreedor (qué entre ellas también tienen que dar el mismo importe). Si esto sucediese, quedaría reflejado que la contabilidad está cuadrada correctamente.

Nota

El balance de sumas y saldos o de comprobación tendrá que hacerse antes del cierre del ejercicio para que los saldos de las cuentas reflejen la realidad, en el caso contrario, los saldos reflejarían cero.

8.2 Balance de situación

El balance de situación sirve para informar sobre la situación económica de la empresa en cualquier momento del ejercicio en que se halle.

Refleja y agrupa todos los bienes, derechos y obligaciones que tiene la

empresa y muestra sus saldos reales agrupados, representando la situación patrimonial de la misma en cualquier momento y así poder compararla con la de ejercicios anteriores.

En el balance de situación sólo aparecen los 5 primeros grupos patrimoniales del plan general de cuentas ya que este balance solamente tiene como objetivo informar sobre el patrimonio que posee la empresa en cualquier momento del ejercicio económico.

Su representación gráfica suele ser básicamente la siguiente, aunque la separación del activo y del pasivo puede ir tanto en horizontal cómo en vertical

Activo

Pasivo

Activo Corriente

Año anterior

Año actual

Pasivo Corriente

Año anterior

Año actual

(Grupos 3, 4 y 5) Tesorería, Deudores y Cuentas Financieras que tiene la empresa a corto plazo (menos de un año)

(Grupo 4) Acreedores que tiene la empresa a corto plazo (menos de un año).

Sumas del Activo

Corriente

Sumas del Pasivo Corriente

Activo No corriente

Año anterior

Año actual

Pasivo No Corriente

Año anterior

Año actual

(Grupo 2) Inmovilizado

Son todos los bienes que tiene la empresa a largo plazo (superior a un año).

((Grupo 4) Acreedores que tiene la empresa a largo plazo (superior a un año).

Sumas del Pasivo No Corriente

Patrimonio Año anterior Año actual

Grupo 1) Fondos propios

Es el fondo económico y social de la empresa a largo plazo (superior a un año).

Sumas del Activo No corriente

Sumas de Patrimonio

TOTAL ACTIVO

TOTAL PASIVO

9 Liquidación, regularización y cierre del ejercicio

Al finalizar el ejercicio económico, hay que realizar una serie de operaciones que son indispensables para poner fin a la actividad de la empresa.

Lo primero, es liquidar todos los impuestos y realizar los ajustes correspondientes, hacer el asiento de variación de existencias que sirve para saber cuántas mercaderías nos quedan en el almacén, hacer los asientos de amortizaciones del inmovilizado material e inmaterial y el asiento de regulación de pérdidas y ganancias.

9.1 Regularización de pérdidas y ganancias

La regulación de pérdidas y ganancias consiste en cuadrar todas las cuentas de los grupos 6 y 7, de manera que su saldo final sea cero.

Para saldarlas habra que realizar una anotación en el diario en el lado contrario al que presente el mayor importe registrado. Las cuentas de compras y gastos (6) se crean en el Debe y las cuentas de Ventas e Ingresos (7) se crean en el Haber.

No obstante, existen excepciones, cómo son los descuentos de rappel por compra (6) o por venta (7) que se crean en el lado opuesto al que deberían crearse por pertenecer a dichos grupos, estás cuentas lógicamente se regularizarán anotando su saldo en el lado contrío, debe o en el haber. En este caso, al crearse de forma diferente a lo normal el rappel por compra (6) se regularizará en el debe y el rappel por venta (7) en el haber, justo todo lo contrario a lo que normalmente sucede con la regularización de estos grupos.

Todas las cuentas de los grupos 6 y 7 tienen como contrapartida la cuenta de pérdidas y ganancias (129) cuyo saldo finanl se encontrará en el debe si ha habido pérdidas y al haber si ha habido beneficios.

9.2 Variación de existencias

Es el recuento de las mercaderías que quedan en el almacén de la empresa no vendidas durante el ejercicio económico de que se trate.

La forma de reflejar en contabilidad de la variación de existencias de una sociedad será mediante la anotación de asientos en el libro diario al finalizar el ejercicio económico, pero dependiendo del tipo de existencia que haya en almacén, se utilizarán en los asientos diferentes números cuentas de los grupos 6 (Compras y gastos) o 7 (Ventas e ingreso) y 3 (Existencias).

Estos asientos sirven para registrar las diferencias entre las existencias finales e iniciales de mercaderías, materias primas, otros aprovisionamientos, productos en curso, semiterminados, terminados, subproductos, residuos y materiales recuperados.

De tal forma que, la diferencia de la suma de los totales del Debe y el Haber en el mayor de la cuenta (300) mercaderías sería igual al importe de las existencias que queden en la empresa al finalizar dicho ejercicio económico.

Clases de cuentas de variación de existencias (grupo 6):

Debe

1. 610. Variación de existencias de mercaderías

2. 611. Variación de existencias de materias primas

3. 612. Variación de existencias de otros aprovisionamientos

Haber

1. 300 Mercaderías

2. 310 Materias primas

3. 320 Otros aprovisionamientos

Ejemplo:

Por las existencias iniciales:

Variación de las existencias iniciales

Debe Haber

(610) Variación de existencias

a

(300) Existencias

Por las existencias finales:

Variación de las existencias finales

Debe Haber

(300) Existencias

a

(610) Variación de existencias

Enlace directo de asientos de variación de existencias grupo 6:

610/611/612. Variación de existencias de . . .

Clases de cuentas de variación de existencias (grupo 7):

Debe

710. Variación de existencias de productos en curso

711. Variación de existencias de productos semiterminados

712. Variación de existencias de productos terminados

713. Variación de existencias de subproductos, residuos y materiales recuperados

Haber

33. Productos en curso

34. Productos semiterminados

35. Productos terminados

36. Subproductos, residuos y materiales recuperados

Ejemplo:

Por las existencias iniciales:

Variación de las existencias iniciales

Debe Haber

(710) Variación de existencias productos en curso

a

(330) Productos en curso

Por las existencias finales:

Variación de las existencias finales

Debe Haber

(330) Productos en curso

a

(710) Variación de existencias productos en curso

10 Legalización de libros oficiales

Todas las sociedades tienen la obligación cada año de presentar sus libros contables en el Registro Mercantil de su domicilio social.

El tiempo para presentarlos y legalizarlos es hasta 4 meses desde producirse el cierre del ejercicio económico de la empresa (finales de abril).

Los libros que se presenten en blanco cuya legalización hubiera sido anterior a los días finales de abril no están sujetos a plazo porque el contenido que se debe anotar en ellos se entiende cómo legalizado.

10.1 Llevanza de libros y obligación de legalizar

Todas las sociedades mercantiles tienen la obligación de legalizar en el Registro Mercantil los siguientes libros oficiales:

Libro de Actas - Artículo 106 del Real Decreto 1784/1996 de 19 de Julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil

Libro diario

Inventario y cuentas anuales

Es importante destacar los libros auxiliares (que no tienen la obligación de ser legalizados) y los libros obligatorios a legalizar de los siguientes sujetos pasivos:

10.1.1 Profesionales por cuenta propia

Si se encuentran en estimación directa simplificada del IRPF, deberán llevar Libros Fiscales, sin ser necesaria la llevanza de los de Comercio:

Libro facturas emitidas

Libro facturas recibidas

Libro registro de bienes de inversión

10.1.2 Empresarios individuales

- Si se encuentran en estimación directa y si se dedican a una actividad industrial, comercial o de servicios.

Libros oficiales obligatorios: Libro diario, inventario y cuentas anuales

- Empresarios individuales acogidos al Régimen de Estimación Directa Simplificada del IRPF:

Libro registro de ventas e ingresos.

Libro registro de compras y gastos.

Libro registro de bienes de inversión.

- Empresarios individuales acogidos al Régimen de Estimación Objetiva del IRPF:

No están obligados a llevar libro alguno, si bien deben conservar los justificantes de sus operaciones. No obstante, si aplican deducción por amortizaciones, debe llevar un libro de Registro de Bienes de Inversión.

10.1.3 Sociedades Limitadas

Libro diario

Libro Mayor

Libro facturas emitidas

Libro facturas recibidas

Libro de socios - Artículo 27.3 del Código de Comercio

Libro de actas

Inventario y cuentas anuales

Libros oficiales obligatorios: el diario, el inventario, las cuentas anuales, el libro de socios y el libro de actas

Nota:

Las sociedades limitadas unipersonales (un solo socio), además deberán legalizar un libro de registro de contratos.

10.1.4 Sociedades Anónimas

Libro diario

Libro mayor

Libro facturas emitidas

Libro facturas recibidas

Libro de acciones nominativas - Artículo 27.3 del Código de Comercio

Libro de actas

Inventario y cuentas anuales

Libros oficiales obligatorios: el diario, el inventario, las cuentas anuales, el

libro de acciones nominativas y el libro de actas

10.2 ¿Cómo presentar los libros oficiales para su legalización?

Existen diferentes maneras y soportes para presentar los libros oficiales al Registro Mercantil.

10.2.1 Soportes

Mediante la encuadernación de las hojas

Para evitar que puedan perderse folios o sustituirse, con un folio en blanco delante y los siguientes numerados correlativamente.

No puede haber espacios en blanco. Si los hubiera, tendrían que anularse.

Folios en blanco

Esto se realiza con los libros oficiales que se presenten a legalizar antes de ser usados.

Deben estar unidos y numerados correlativamente.

Una vez legalizados, se tendrán que anotar en los folios en blanco las anotaciones contables.

Es obligatoria esta forma de legalizar, con los libros de actas y registro de la sociedad.

En soporte digital

Mediante programas informáticos que tengan esta utilidad, presentando el cd con la información grabada en el registro mercantil.

10.2.2 Formas

De forma telemática (vía Internet) La elaboración de los ficheros se realiza a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad o bien a través del programa legalia (que puede bajarse de la página web del Registro Mercantil).

Personación física

Se puede optar entre presentar los libros físicamente (en folios) o bien en soporte digital (elaborado mediante los programas contables que posean esa utilidad o mediante la elaboración de los mismos utilizando el programa legalia).

11 Presentación de las cuentas anuales

Las cuentas anuales son los informes que realizan las empresas cada año para su presentación en el Registro Mercantil con el fin de reportar la situación económica y financiera de la empresa, así como, los cambios que experimenta su economía en un ejercicio económico.

La presentación de las cuentas anuales debe realizarse durante el periodo de un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de Accionistas o Socios de la empresa y con un límite del 30 de Junio.

La presentación de las cuentas anuales es de carácter informativo, y resulta de gran utilidad a los interesados en el estado financiero de la empresa, ya sean los propietarios, los accionistas, los acreedores...

A la misma vez sirve para que el Estado esté al tanto de la situación económica de la empresa y si está llevando la contabilidad de un modo correcto respecto a la normativa vigente.

La presentación de las cuentas anuales tiene como límite el 30 de Julio de cada año en el Registro Mercantil y se puede realizar en papel, en soporte digital, o de forma mixta; y su presentación está compuesta por:

El balance de pérdidas y ganancias

Memoria

Informe medioambiental (si la empresa actúa respetando el medio ambiente).

Documento que acredite las acciones de los socios (sólo si es Sociedad Anónima.)

Informe de gestión (todas las Sociedades de capital) e informe de auditoria (sólo si es Sociedad Anónima)

Estado de cambios en el patrimonio neto

Estado de flujos de efectivo

11.1 El informe de gestión

Tienen que presentarlo todas las Sociedades de capital, aunque no forma parte de las cuentas anuales pero se presenta junto a ellas.

La información mínima que debe presentar este informe será la exposición de la evolución de los negocios y la situación económica de la Sociedad, los acontecimientos importantes para la Sociedades ocurridos después del cierre del ejercicio, la evolución de las actividades de investigación y desarrollo y las adquisiciones de acciones propias.

11.2 El informe de auditoria

Recoge los escritos de conformidad de un auditor de que la contabilización de los hechos económicos y actividad económica de la Sociedad se realizan de forma correcta; o si en su caso, hay algunos detalles que no reflejan la realidad de la situación de la empresa. Estos datos son muy importantes en las grandes empresas (Sociedades Anónimas) ya que si el informe del auditor resultase negativo perderían credibilidad y confianza respecto de sus inversores financieros y podría llevarles a la quiebra.

11.3 Memoria

Es un informe que recoge toda la información financiera y económica de una Sociedad desde el momento de su creación hasta el momento actual en el que se presenta al Registro Mercantil.

Dada la complejidad que han alcanzado ciertas operaciones empresariales, a las profesionales que se encargan de revisar la situación económica de las empresas (Registro Mercantil), en ocasiones, les resultan insuficientes los datos que ofrece el balance y la cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Actualmente, se ha convertido en uno de los documentos más relevantes de las cuentas anuales.

La memoria debe presentarse junto a las cuentas anuales cada año de forma constante.

11.3.1 Memoria ordinaria

La memoria ordinaria sólo están obligadas a presentarla las grandes empresas, puesto que debido a su gran volumen de negocios es necesario una mayor información a la hora de conocer la situación económica de la Sociedad.

La memoria ordinaria está formada por los siguientes contenidos:

Actividad de la empresa

Bases de presentación de las cuentas anuales

Distribución de resultados

Normas de valoración

Gastos de establecimiento

Inmovilizado inmaterial

Inmovilizado material

Inversiones financieras

Existencias

Fondos propios

Subvenciones

Provisiones para pensiones y obligaciones similares

Otras provisiones del grupo 1

Deudas no comerciales

Situación fiscal

Garantías comprometidas con terceros y otros pasivos contingentes

Ingresos y gastos

Información sobre medio ambiente

Otra información

Acontecimientos posteriores al cierre

Cuadro de financiación

11.3.2 Memoria abreviada

Las empresas que pueden presentar la memoria abreviada son las mismas que pueden formular el balance de pérdidas y ganancias abreviado, esto es, las pequeñas y medianas empresas (PYMES).

La diferencia más destacada entre la memoria ordinaria y la memoria abreviada es que el cuadro de financiación no se incluye en esta.

Contenidos de la memoria abreviada:

1. Actividad de la empresa

2. Bases de presentación de las cuentas anuales

3. Aplicación de resultados

4. Normas de valoración

5. Inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias

6. Inversiones financieras

7. Deudas

8. Fondos propios

9. Situación fiscal

10. Ingresos y Gastos

11. Subvenciones, donaciones y legados

12. Operaciones con partes vinculadas

13. Otra información

11.4 Estado de cambios en el patrimonio neto

Es un nuevo informe contable obligatorio en la presentación de las cuentas anuales de las empresas cada año, cuya misión es informar sobre la garantía patrimonial de la sociedad para que los inversores y acreedores de la entidad estén informados acerca de si la sociedad posee una buena organización financiera respecto al patrimonio de la empresa.

Más información sobre el estado de cambios en el patrimonio neto

11.5 Estado de flujos de efectivo

Denominado estado de flujos de tesorería o estado de "cash flow", es un nuevo documento no obligatorio para las empresas que presenten balance, estado de patrimonio y memoria abreviados. Su objetivo es informar sobre los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio de la sociedad ordenando los pagos y cobros realizados por la empresa durante todo el ejercicio. Estos cobros y pagos se clasifican y ordenan por actividades de explotación, de inversión y de financiación.

En definitiva, el estado de flujos de efectivo permite evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo y determinar necesidades de liquidez.

Sustituye de alguna manera al cuadro de financiación que se incluye en la memoria, pero no se encuentra dentro de ella.

El aumento o disminución neta del efectivo o equivalentes será la suma de los tres tipos de flujos (por actividades de explotación, de inversión y de financiación).

Más información sobre el estado de flujos de efectivo