Escucha bien, hazme caso, la contabilidad es importante

6 julio, 2013 http://juanmacias.net/2013/07/contabilidad-importante/

Gestión, Negocios

Enero del 2013:

– “Juan, mañana tienes que pagar 60.000€ de IVA” – “¿Mañana?¿Y me avisas ahora?¿De donde saco el dinero?” – “Es que hemos terminado de contabilizar las facturas ahora mismo”

No sé vosotros, pero yo no puedo conseguir 60.000€ de un día para otro, y las opciones eran pocas; pongo mi casa como aval y pido un aplazamiento, o pido un préstamo o cierro. Al final, acabé pidiendo un préstamo al banco, lo que implica pagar mucho más entre gastos e intereses. Ese día, supe que la contabilidad puede matar una Startup, por que, aunque la contabilidad se lleve estupendamente y esté todo bien hecho, hace falta algo más.

En los últimos años no he encontrado ninguna Startup que se haya tomado en serio la contabilidad, de hecho, la mayoría de la gente piensa que la contabilidad es un lastre, un problema que hay que solucionar de la forma más barata y sencilla posible, como la limpieza de la oficina o el papel higiénico para el baño. Pero sin embargo, la contabilidad tiene una tremenda importancia, sobre todo 7 años mas tarde cuando te arrepientes de no haberlo hecho bien desde el principio.

La contabilidad requiere una estrategia a largo plazo

Llevar la contabilidad no es sólo apuntar los gastos y los ingresos en el ContaPlus, es algo mucho más complejo. Hay que establecer una estrategia que debe ir de la mano de los objetivos y previsiones a medio y largo plazo. Decidir cómo se contabilizan las inversiones, qué pasamos a inmovilizado, qué amortizamos y cuanto cada año, no es algo que podemos dejar en manos de un inexperto.

Por ejemplo, si estamos empezando, los primeros años probablemente demos perdidas, en este caso, es bueno activar las inversiones en desarrollo de software, lo cual harán aumentar nuestro activo y dar un EBITDA casi positivo. Cuando lleguemos a beneficios, amortizamos las inversiones que hemos hecho, reducimos el EBIDTA y tendremos que pagar menos impuestos. Para una empresa que tenga un equipo de 10 programadores, pueden ahorrar más de 20.000€/año en impuesto de sociedades.

En internet no hay contabilidad B

Normalmente las empresas de internet pagamos y cobramos a través de bancos (tarjeta, transferencia, e incluso el reembolso acaba en el banco). De forma que no existe la contabilidad B, todo hay que justificarlo y contabilizarlo.

Esto tiene una implicación muy fuerte, hay que justificarlo TODO y a veces no es posible. Por ejemplo, es muy normal que usemos algunos servicios de subscripción mensual (como herramientas de Marketing, SEO, etc…) y la mayoría son americanas.

Cuando contratas un servicio, casi nunca nos acordamos de comprobar si pueden emitir factura, por que algunas veces ni siquiera son empresas…. El problema viene al intentar cuadrar los bancos, hay un gasto que no está justificado con una factura. De cara a hacienda, ese dinero falta en la empresa y se lo ha quedado alguien, lo cual tiene algunas implicaciones importantes:

• Falsea los resultados de la empresa • Pagas más impuestos (no puedes desgravar ese gasto) • El gerente responde con ese dinero que falta, es como si se lo queda él, y por lo

tanto tiene que pagar impuestos por ese dinero.

Es decir, si nos gastamos 10.000€ en servicios que no podemos justificar, la empresa estará pagando unos 2.500€ de más (que no desgravó), y el gerente unos 3.000€ de más a hacienda. En resumen, por cada 10€ no justificados hacienda se lleva 5€ de una forma u otra.

El EBITDA, impuestos y el crédito

Si damos muchos beneficios pagaremos muchos impuestos, pero si damos pérdidas no conseguirmos crédito de bancos y proveedores. Ajustar el EBITDA es parte de la estrategia contable, no es cuestión de hacer trampas, es cuestión de utilizar las herramientas que nos permite el plan contable para dar el beneficio adecuado en cada momento.

Por norma general un EBITDA entre el 3% y el 5% suele ser normal y es algo “admitido” por bancos y proveedores. Con un EBITDA negativo algunos proveedores dejarán de venderte, sobre todo los alemanes.

Si tienes un EBITDA demasiado alto, estarás pagando mucho a hacienda, hay que amortizar rápidamente o no activar inversiones ese año, o cualquier otra estrategia legal, y sobre todo, si estás ganando mucho dinero, deberías invertirlo para poder crecer aún más rápido.

Previsión y provisión

La contabilidad no sólo hay que llevarla al día, hay que llevar una previsión de impuestos y tener el dinero preparado tal y como contaba al principio. Si compramos mercancía fuera de España, compramos sin IVA, pero después nos toca pagarlo en España y a veces se nos olvida ir reservando ese dinero para el cierre trimestral o anual.

Dentro de los planes de negocios, si tu Startup va a crecer rápidamente, deberías incluir los pagos a hacienda, los pagos a la Seguridad Social, el IVA, etc… he visto planes de negocio desmoronarse por culpa de una mala previsión fiscal.

Contabilidad dentro o fuera de la empresa

Unido a mi artículo anterior, si contratas una empresa externa podrá llevarte la contabilidad bien, pero no lo hará igual que una persona que se dedique al 100%, una persona que piense que su sueldo depende de si optimiza al máximo los impuestos. Si no planifica bien los pagos de IVA se quedará sin cobrar en Enero.

Está claro que para una Startups no tiene sentido contar con un contable desde el primer día, pero tengo muy claro que hay que dedicarle mucho tiempo a establecer una estrategia a medio/largo plazo y no dejar esa tarea para “después”.

¿Y si eres autónomo?

Si eres autónomo y piensas crecer tendrás que pasar algún dia a S.L., y cuando lo hagas vas a sufrir mucho, mucho, mucho, a no ser que estés llevando ahora mismo la contabilidad como si fueras una S.L.

Los autónomos normalmente no separan sus bancos personales de los bancos de su negocio, a menudo mezclan facturas personales con facturas del trabajo, etc…. no tienen tarjeta de empresa y tarjeta personal.

Cuando pasas a S.L. separar lo que es tuyo de lo que es de la empresa cuesta, y además tendrás que pagar a hacienda por aquello que pasas a la empresa. Más información aquí

En resumen

Tómate en serio la contabilidad, no es algo accesorio, no se trata de engañar a hacienda, se trata de hacer las cosas bien, de pagar lo que te corresponde y cuando te corresponde, de tener información relevante sobre tu negocio, de saber si es rentable o no, en base al plan contable, que al fin y al cabo acaba siendo un reflejo de la realidad de tu empresa.