NDICE 3Impacto de los sistemas ERP, CRM y BI, en la gestin del negocio

3APRENDIZAJES ESPERADOS

3INTRODUCCIN

41.Impacto de la Tecnologas en los negocios

62.Mtodologias de Implementacin de un sistema erp

62.1.Implementacin ERP "Big Bang".

72.2.Implementacin ERP "Modular".

72.3.Implementacin ERP "Por procesos".

8COMENTARIO FINAL

9REFERENCIAS

Impacto de los sistemas ERP, CRM y BI, en la gestin del negocio

APRENDIZAJES ESPERADOSDistinguir el impacto de los sistemas ERP, CRM y BI, en la gestin del negocio.INTRODUCCINComo lo dan a conocer Kalakota y Robinson (2001), el Internet en toda esta revolucin ha llegado a ser aceptado rpidamente o sea, ha llegado para quedarse esto sin duda alguna impacta a cada organizacin, segn Dowding (2001), se han generado muchas oportunidades para los negocios pero esto requiere que las empresas sean capaces de adaptarse a los nuevos valores, reglas, y por ende realizar un cambio en su forma de hacer negocio. (Siebel2, 2003; Brenix 2003; Faramarz 2001). Esta nueva forma de hacer negocio es una transformacin completa de las relaciones de negocio, la manera de gestionar la eficiencia, la velocidad, la innovacin y la creacin de valor.Para lograr esta transformacin se necesita una serie de tecnologas como son ERP, CRM, y BI las cuales permitirn que el negocio electrnico pueda desarrollarse, esto implica que se han creado y abrieron nuevas oportunidades(Brenix 2003), pero al mismo tiempo, muchos problemas surgieron, salieron a la luz, y era necesario enfrentarlos. Uno de los problemas con los que los negocios actuales debe convivir es la dependencia de la tecnologa, las altas exigencias de los clientes dado que estn mucho ms informados Por esto es necesario que las empresas cuenten con una estrategia que gue a la empresa ya que la velocidad y la complejidad harn extremadamente difcil responder a estas oportunidades. (Brenix 2003).

1. Impacto de la Tecnologas en los negocios

Entre las principales tecnologas para desarrollar los negocios actuales, se encuentran las tecnologas para la Administracin de la Relacin con el Cliente CRM (Siebel2, 2003), la Administracin de la Cadena de Suministros (Larson, 2001), la Inteligencia del Negocio BI(Raymond, 2003), la Administracin del Conocimiento (Allard Suize y Holsapple Clyde, 2002), y la Planeacin de Recursos Empresariales ERP (Kuei Chu-Hua, 2002).Cualquier empresa que tiene como objetivo crecer y competir en los mercados actuales, requiere tener integrado a su gestin habitual el conjunto de tecnologas antes mencionadas, pero este proceso de integracin dado que abarca la empresa en su totalidad requiere de una implementacin ordenada y planificada de tal forma que permita el xito deseado. Siebel Thomas (2001) menciona que el e-business incorpora el uso estratgico de las tecnologas de la informacin y la comunicacin (incluyendo, pero no limitndose, a Internet) para interactuar con clientes, proyectos, y socios a travs de la comunicacin mltiple y los canales de distribucin.Por lo tanto esta nueva forma de hacer negocios es una metodologa para identificacin, adquisicin y retencin de clientes, permitiendo a organizaciones administrar y coordinar interacciones de cliente a travs de canales mltiples, departamentos, lneas de negocios y geografa. (Siebel2, 2003), para este proceso es el Software de CRM quin entrega una gran cantidad de beneficios a la organizacin (Siebel1, 2003) permitiendo de esta manera, establecer una relacin estable con sus clientes. Uno de los grandes beneficios es la disminucin de los costos, entregndolos en el tiempo acordado y con una alta calidad (Brenix, 2003).A continuacin se presentan algunas compaas vendedoras de soluciones de CRM (Siebel2, 2003):

Siebel http://www.siebel.com/ SAP CRM http://www.sap.com/solutions/crm/index.asp Oracle http://www.oracle.com/applications/customermgmt/

Segn Raymond (2003) resulta esencial detectar las tendencias y entender las estrategias que provienen de una economa global de conocimiento, esto es, a partir de los datos que se generan por el accionar diario de la empresa establecer anlisis que permitan definir estrategias para responder al ambiente de cambios del mercado. Estos anlisis no son factibles de realizar, dado el gran volumen d datos a procesar, sin el usa de una herramienta de apoyo. Por lo tanto las herramientas estudiadas de BI son imprescindibles para las empresas actuales.

De esta forma ya tenemos integrada la relacin con el cliente y las propuestas estratgicas de negocios para la cartera de clientes con el uso de las herramientas de BI.

Existen diversos vendedores de soluciones para BI, a continuacin se mencionan alguno de ellos (Raymond 2003):

COGNOS http://www.cognos.com/products/businessintelligence/index.html HYPERION http://www.hyperion.com/

Como se mencion anteriormente, BI requiere de los datos generados en el accionar diario para poder realizar los anlisis requeridos, pues bien, el sistema encargado de administrar esa informacin en el da a da es el ERP (Planeacin de los Recursos Empresariales, Enterprise Resource Planning), herramienta de carcter estructurado que permite optimizar la cadena de valor interna de una compaa. En otras palabras, ERP dentro de la organizacin lo que hace es organizar, codificar y estandarizar procesos y datos de negocios de la empresa, como lo comenta Norris et al (2000).Entre los principales vendedores de soluciones de ERP, encontramos: SAP http://www.sap.com/ BAAN http://www.baan.com/solutions/erp/index.aspx Oracle http://www.oracle.com/Sin duda alguna la herramienta que provoca mayor impacto en la organizacin en el momento de su implementacin es el ERP dado que abarca una gran cantidad de los procesos de la empres. Por este motivo la implementacin debe realizarse mediante el uso de alguna metodologa que permita el xito esperado, a continuacin se presentan algunas de las alternativas metodolgicas existentes.

2. Mtodologias de Implementacin de un sistema erpLa implementacin es una tarea crtica y que requiere de tiempo, pero tambin es muy importante para que el funcionamiento a futuro del sistema ERP sea adecuado y no tenga problemas de ningn tipo (CIMATIC,SF).A este respecto es importante recordar que la implementacin de un ERP requiere de la definicin de un conjunto de parmetros de cada proceso que debes estar definidos previamente.

Dada la importancia para la empresa, este proceso de implementacin debe realizarse de manera tal que sean minimizados los riesgos de fracaso del proyecto, poresto, en general, los diferentes mtodos para implementar sistemas ERP ms comunes son (CIMATIC, SF):

Implementacin Big Bang

Implementacin Modular

Implementacin Por Procesos2.1. Implementacin ERP "Big Bang".

La implementacin "Big Bang", como su nombre sugiere, se realiza la implementacin de sistemas en un solo paso, este mtodo era el nico usado inicialmente para la implementacin de este tipo de proyectos (CIMATIC, SF).

Con esta metodologa todos los mdulos del sistema ERP se implementan de forma simultnea en la organizacin. Esto requiere obligatoriamente que antes de realizar la implementacin el equipo de consultores funcionales (expertos en el ERP) estudien todo el flujo de procesos laborales y de negocios de la organizacin y demarcan los desperfectos y las reas que necesitan ser mejoradas previamente, adems se definen todos los parmetros que ser utilizados en la configuracin e los diferentes mdulos del ERP.Al realizar este proceso de anlisis, se observan y compara con lo requerido para modo de trabajo del sistema ERP las brechas (Gaps o diferencias) entre los requerimientos y la forma de trabajo del sistema. Una vez ha terminado el anlisis de los GAP se realiza la configuracin del ERP y una vez finalizada la fase de configuracin se inician las pruebas y el entrenamiento a los empleados para que puedan utilizarlo.

Sin duda alguna que el impacto de este tipo de implementacin de un ERP para una empresa era muy alto, por lo cual generaba gran resistencia al cambio lo que provocaba un alto fracaso de este tipo de proyectos.

Sumados al impacto de la implementacin estaba el hecho de que en empresas donde exista algn otro sistema funcionando, estos deban seguir ejecutndose en forma paralela aumentando en gran medida la carga de trabajo en ese periodo para los empleados.2.2. Implementacin ERP "Modular".

Este tipo de implementacin, considera el orden por Mdulo del ERP, esto es por ejemplo, RRHH, Produccin, etc., lo que en la prctica se realizaba uno despus del otro de manera secuencial. Esto tiene la ventaja de evitar la sobrecarga de trabaja del personal que se menciono en la metodologa BIG BANG, como tambin el alto impacto para la direccin de la empresa y de la compaa en general.

De esta manera, una vez que un mdulo ha sido implementado se puede pasar a la implementacin del mdulo siguiente. Esta metodologa resulta especialmente adecuada cuando los distintos procesos no comparten muchas funciones departamentales sino que ms bien la informacin que genera un determinado proceso es la informacin de entrada para el siguiente proceso. Por ejemplo, una nota de Venta, es una entrada al rea de produccin, pero el personal y las funciones de ventas no son compartidos por el personal y las funciones de produccin.Si la implementacin se realiza bajo esta metodologa, una vez finalizada la implementacin de todos los mdulos llega el momento de la integracin de los mismos entre s, lo que ubica a todos los procesos y departamentos de la organizacin bajo un solo software. Esto permite un realineamiento y transformacin de los procesos comerciales, en lugar de una simple automatizacin (y esta es la verdadera ventaja de ERP). De todos los mtodos de implementacin ERP que existen, este abordaje resulta econmico, ahorra tiempo, reduce los riesgos y asegura una adecuada transformacin del sistema de trabajo actual hacia el software Enterprise Resource Planning. (CIMATIC, SF).Sin embargo tiene un gran inconveniente, que hoy en da lo hace - en la mayora de los casos -inutilizable, el nuevo sistema no puede estar reemplazando otro sistema integrado. Por ejemplo no puede usarse si se est reemplazando un software empaquetado pre-existente, aunque sea uno de los baratos, porque el mismo no podr ser reemplazado de a un mdulo por vez. . (CIMATIC, SF). En otras palabras, este tipo de implementacin sirve cuando la empresa no tienen nada automatizado, lo cual es poco comn en estos das.

2.3. Implementacin ERP "Por procesos".

Esta es metodologa ms adecuada a las empresas de hoy y por ende la ms utilizada en la actualidad (CIMATIC, SF), esto dado que consiste en implementar por el orden de importancia estratgica de los procesos de la organizacin incluyendo mltiples unidades de negocios. En esta metodologa la implementacin se dedica a un proceso comercial a la vez y llega a una implementacin completa de este, por ejemplo "de Compras a Pagos", "de Ventas a Cobro", etc.

Al subdividir la implementacin en varias etapas que cubren cada una todo un ciclo de negocios se obtiene lo mejor de los dos mtodos anteriores, se evita el sobre-esfuerzo de la Implementacin "Big Bang" y no se truncan ciclos de negocios que ya estaban informatizados cmo en la implementacin "Modular"(CIMATIC, SF).Esto permite que si la empresa ya tiene un sistema ERP u otro sistema integrado en funcionamiento, necesariamente el primer proceso a implementar estar determinado por las funciones que deben reemplazarse del viejo sistema de modo que la empresa pueda continuar operando sin conflictos y la transicin genere el menor impacto y la menor resistencia posible.COMENTARIO FINALSin duda alguna, el impacto de la implementacin de tecnologas como los CRM, ERP y BI en una empresa son muy altos por lo cual este tipo de proyectos requiere de la planificacin, control de riesgos y plan de mitigacin de la resistencia al cambio muy elaborado para asegurar el xito del proyecto.En segundo lugar la eleccin de la metodologa para la implementacin depender de la realidad de las tecnologas de informacin implementadas previamente y de las caractersticas especificas de la organizacin.

REFERENCIAS Kalakota y Robinson (2001) y Norris Grant, Hurley James, Hartley Kennet, Dunleavy John, Balls John (2000), Allard, Suzie, W Holsapple Clyde, Knowledge Management as a key for e-business competitiveness: From the Knowledge chain to KM a udits, The Journal of Computer Information Systems, Stillwater, US, 2002, Vo. 42, No. 5, pp.19 (7 pgs)Brenix, Suplemento.- En el camino hacia la manufactura guiada por la demanda, Estrategia para sobrevivir en el e-business, Brenix Contacto de Unin Empresarial, 4 julio 2003, Mxico

Dowding Bill. A road map to e-business success. Industrial Distribution, New York, Abril 2001, Vol. 90, Tema 4, pp. D10-D12

Faramarz Damanpour, E-business e-commerce evolution: Perspective and strategy, Managerial Finance, Patrington 2001, Vol 27, No. 7, pp. 16-18Kalakota Ravi, Robinson Marcia, E-Business 2.0, roadmap to success, Boston MA, Addison-Wesley, c2001,Kuei Chu-Hua, E-business and ERP: Transforming the Enterprise, The International Journal of Quality & Reliability Management, Bradford, 2002, Vol. 19, No. 4, pp. 486-487Larson Paul D., Halldorsson, What is SCM?, and, Where is it?, Journal of Supply Chain Management, Tempe, US, Otoo 2002, Vol. 38, No. 4, pp.36-44Raymond Louis, Globalization, the Knowledge economy, and competitiveness: A business intelligence framework for the development SMES Journal of American Academy of Business, Cambridge, Hollywood, Septiembre, 2003, Vol. 3, No. , pp.260

Siebel Thomas M. Principios del e-Business: como los lderes actuales del mercado aumentan los ingresos, la productividad y la satisfaccin del cliente., Granica, Mxico. 2001

Siebel1 (No date). Diez Factores de xito decisivos para CRM. [Online]. Available: http://www.siebel.com/mx/about/customerfocus/habits.shtm , [2003, Noviembre, 5].

Siebel2 (sf) What is CRM? [Online] Available: http://www.siebel.com/whatiscrm/index.shtm , [2003,Noviembre,5]

CIMATIC, (sf), Software ERP - Mtodos de Implementacin, recuperado el 10 de octubre de 2012 de, http://www.cimatic.com.mx/articulos/Software-erp-metodos-de-implementacion.phpRamos S, 2006, tecnologas de informacin para e-business (ERP, SCM, CRM, KM, BI), recuperado el 7 de octubre de 2012 de, http://www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/1/tisamuel.htmPARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2012). Impacto de los sistemas ERP, CRM y BI, en la gestin del negocio , semana 8.NOMBRE DE La asignatura

SEMANA 1

Este documento contiene la Semana 1