Contenido Cantidad Actividades 2. Racionalizacion del ... · diferentes mesas detrabajo con la OAP,...
12
Contenido Cantidad Actividades 1. Gestión del Riesgo de Corrupcion 6 2. Racionalizacion del Tramite 6 3. Rendición de Cuentas 17 4. Mecanismos para mejorar la Atencion al Ciudadano 8 5. Transparencia y Acceso a la Información 6 6. Mapa de riesgos de Corrupción 43
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Contenido Cantidad Actividades
1. Gestión del Riesgo de Corrupcion 6
2. Racionalizacion del Tramite 6
3. Rendición de Cuentas 17
4. Mecanismos para mejorar la Atencion al Ciudadano 8
5. Transparencia y Acceso a la Información 6
6. Mapa de riesgos de Corrupción 43
Fecha de
seguimiento:31/12/2017
Subcomponente Meta o producto Responsable Fecha programadaActividades
cumplidas (SI / NO)% de Avance
Subcomponente 1 -
Política de
Administración de
Riesgos
1.1
Formular, actualizar la Política
de Administración de Riesgos
de corrupción del municipio de
Floridablanca - Santander
Política de Administración de
Riesgos de corrupción del
Municipio de Floridablanca -
Santander formulado
Oficina Asesora de
Planeación ene-17 SI 100%
La oficina Asesora de Planeacion, OAP, realizó el proceso de
construcción del PAAC vigencia 2017, teniendo en cuenta las políticas
de planeación del desarrollo y con cordancia con la Política de Atención
al Ciudadano y Buen Gobierno. En la página Web se encuentra
publicado el PAAC vigencia 2017.
2.1
Construcción del Mapa de
Riesgos de corrupción conforme
a los lineamientos de la
"Estrategias para la
Construcción del Plan
Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano - Versión 2" y Guía
para la Gestión del Riesgo de
Corrupción",
Mapa de Riesgos de corrupción
del municipio de Floridablanca -
Santander, construido de
acuerdo a los lineamientos de la
"Estrategias para la
Construcción del Plan
Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano - Versión 2" y Guía
para la Gestión del Riesgo de
Corrupción",
Oficina Asesora de
Planeación ene-17 SI 100%
La consolidación del mapa de riesgos se realizó por intermedio de la
Oficina Asesora de Planeación. La consolidación se hizo a través de las
diferentes mesas de trabajo con la OAP, inicialmente en el mes de
enero para la aprobación del PAAC 2017, posteriormente se realiza un
ajuste en mesas de trabajo durante los meses de abril a junio de 2017,
evidenciando actas con las oficinas de salud, jurídica, prensa, entres
otras y como resultado de este ejercicio se emitió acto administrativo
Resolución 4504 de 2017 donde se ajusta el Mapa de Riesgos de
Corrupción.
2.2 Aprobación del Mapa de
Riesgos de Corrupción
Mapa de Riesgos de Corrupción
Aprobado Consejo de Gobierno ene-17 SI 100%
Mediante Resolucion 0160 de 2017, se aprueba y adopta El plan
Anticorrupcion y de Atencion al Ciudadanopara la vigencia 2017, Se
aprobó el Mapa de Riesgos de corrupción consolidado en Consejo de
Gobierno. En este espacio cada jefe de despacho considero la
información registrada y la aprobó, aceptando el contenido del mismo.
Anexo Acta de Consejo de Gobierno y copia de resolucion
Subcomponente
/proceso 3
Consulta y divulgación
3.1
Socializar el Mapa de Riegos de
corrupción del municipio de
Floridablanca, con el fin de
retroalimentar su contenido; de
acuerdo a las observaciones y
sugerencias
Mapa de Riesgos de Corrupción
del Municipio de Floridablanca -
Santander, socializado.
Oficina Asesora de
Planeación ene-17 SI 100%
La oficina de Planeacion, socializa con cada jefe de despacho en
consejo de gobierno los procesos que quedan a su cargo, Cada jefe de
despacho adquirió el compromiso de dar a conocer y retroalimentar
esta información en su despacho, asì como el contenido cabal del PAAC
2017.
Anexo Acta de Consejo de Gobierno OCI:
Aunque el PAAC 2017 se encuentra socializado en la pagina web del
municipio, se recomienda realizar socializacion con los funcionarios de
las diferentes dependecias.
Subcomponente
/proceso 4
Monitoreo o revisión
4.1
Revisión y actualización (si
aplica) de los riesgos de
corrupción del municipio de
Floridablanca, así como sus
controles con el fin de prevenir
su materialización
Mapa de Riesgos de Corrupción
del Municipio de Floridablanca -
Santander, actualizado y
ajustado
Oficina Asesora de
Planeación con apoyo
de las demás Oficinas
– Secretarías
Febrero – Diciembre
2017 SI 100%
Se actualizó el PAAC con la participacion de los diferentes entes
involucrados, donde la Oficina de Planeación recopiló las Actas de
Mesas de Trabajo y proyectó el acto administrativo
correspondiente (Resolución 4504 de 2017) que actualiza el Mpa
de Riesgos de Corrupción para la Vigencia 2017.
Subcomponente/
proceso 5 Seguimiento5.1
Realizar seguimiento y
evaluación al Mapa de Riesgos
de corrupción del municipio de
Floridablanca – Santander.
Informes de evaluación y
seguimiento del Mapa de
Riesgos de Corrupción del
Municipio de Floridablanca -
Santander (3)
Jefe de Control InternoFebrero – Diciembre
2017 SI 100%
En el ejercicio de seguimiento a los riesgos de corrupción,por parte de
la Oficina de Control Interno Administrativo, se realizó visita a cada
una de las oficinas responsables de los procesos que ayudan a mitigar
los riesgos de corrupcion detectados y el avance de cada uno de los
componentes del PAAC, se hace la verificación de cumplimiento a cada
una de las actividades desarrolladas en cada componente y se realizó
informe donde se plasmaron observaciones y recomendaciones, entre
ellas retroalimentar constantemente y capacitar a los responsables de
elaborar el PAAC, formular lineamientos puntuales del Mapa de Riesgo
en cuanto a controles y actividades definidas, entre otros.
El avance de cumplimiento de las acciones adelantadas, se califica de
acuedo a los parametros establecidos para el seguimiento del PAAC en
la "Guia de Estrategia para la construcción del Plan Anticorrupción y de
atención al Ciudadano" version 2015 del DAFP. Los soportes para la
elaboración del presente documento reposan en el archivo de gestión
activo de la Oficina de Control Interno Administrativo y en cada una de
las dependencias responsables.
Subcomponente/
proceso 2
Construcción del Mapa
de Riesgos de Corrupción
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción -Mapa de Riesgos de Corrupción
Actividades
Seguimiento OCI No. 03
Observaciones
Fecha de seguimiento: 31/12/2017
Núm
ero
NOMBRE DEL TRAMITE
PROCESO O PROCEDIMIENTOTIPO DE
RACIONALIZACIÓN
ACCIÓN ESPECIFICA DE
RACIONALIZACIÓN
SITUACIÓN
ACTUAL
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A REALIZAR
AL TRAMITE,
PROCESO O PROCEDIMIENTO
BENEFICIO AL
CIUDADANO Y/0
ENTIDAD
Fecha inicio Fecha finalDEPENDENCIA
RESPONSABLE
Actividades cumplidas (SI /
NO)% de Avance
1
Encuesta del sistema de
identificación y
clasificación de
potenciales beneficiarios
de programas sociales —
SISBEN.
TecnologicasTrámite/OPA total en
línea
Inscripcion y
automatizacion en
pagina web
El procedimiento que se realizara
es la racionalizacion del tramite
para que el ciudadano lo realice a
traves de la pagina web del
municpio, sin necesidad de
acercarse a la Alcaldia
Ahorro en costos de traslado
del ciudadano, y celeridad y
sencillez en los procesos al
interior de la admminsitracion
01/02/2017 31/12/2017Secretaria
GeneralSI 80%
Las actividades se realizaron de forma permanente, por lo
que durante la vigencia 2017 se desarrollaban de acuerdo
a los cronogramas anuales. Se verificó en la página el link
correspondiente
http://www.floridablanca.gov.co/Ciudadanos/Paginas/Tra
mites-y-Servicios.aspx sin embargo, se recomienda
inscribir o gestionar las acciones para habilitar el trámite
desde el SUIT, toda vez que no se logró verificar acceso al
mismo desde este medio.
2Concepto técnico para
perfiles vialesTecnologicas
Trámite/OPA total en
línea
Inscripcion y
automatizacion en
pagina web
El procedimiento que se realizara
es la racionalizacion del tramite
para que el ciudadano lo realice a
traves de la pagina web del
municpio, sin necesidad de
acercarse a la Alcaldia
Ahorro en costos de traslado
del ciudadano, y celeridad
en los procesos al interior de
la admminsitracion
01/02/2017 31/12/2017Secretaria
GeneralSI 80%
Las actividades se realizaron de forma permanente, por lo
que durante la vigencia 2017 se desarrollaban de acuerdo
a los cronogramas anuales. Se verificó en la página el link
correspondiente
http://www.floridablanca.gov.co/Ciudadanos/Paginas/Tra
mites-y-Servicios.aspx sin embargo, se recomienda
inscribir o gestionar las acciones para habilitar el trámite
desde el SUIT, toda vez que no se logró verificar acceso al
mismo desde este medio.
3 Lineamientos de
renovación urbanaTecnologicas
Trámite/OPA total en
línea
Inscripcion y
automatizacion en
pagina web
El procedimiento que se realizara
es la racionalizacion del tramite
para que el ciudadano lo realice a
traves de la pagina web del
municpio, sin necesidad de
acercarse a la Alcaldia
Ahorro en costos de traslado
del ciudadano, y celeridad
en los procesos al interior de
la admminsitracion
01/02/2017 31/12/2017Secretaria
GeneralSI 80%
Las actividades se realizaron de forma permanente, por lo
que durante la vigencia 2017 se desarrollaban de acuerdo
a los cronogramas anuales. Se verificó en la página el link
correspondiente
http://www.floridablanca.gov.co/Ciudadanos/Paginas/Tra
mites-y-Servicios.aspx sin embargo, se recomienda
inscribir o gestionar las acciones para habilitar el trámite
desde el SUIT, toda vez que no se logró verificar acceso al
mismo desde este medio.
4
Programa de protección
a la infancia y
adolescencia
Tecnologicas Trámite/OPA total en
línea
Inscripcion y
automatizacion en
pagina web
El procedimiento que se realizara
es la racionalizacion del tramite
para que el ciudadano lo realice a
traves de la pagina web del
municpio, sin
necesidad de acercarse a la
Alcaldia
Ahorro en costos de traslado
del ciudadano, y celeridad
en los procesos al interior de
la admminsitracion
01/02/2017 31/12/2017Secretaria
GeneralSI 80%
Las actividades se realizaron de forma permanente, por lo
que durante la vigencia 2017 se desarrollaban de acuerdo
a los cronogramas anuales. Se verificó en la página el link
correspondiente
http://www.floridablanca.gov.co/Ciudadanos/Paginas/Tra
mites-y-Servicios.aspx. sin embargo, se recomienda
inscribir o gestionar las acciones para habilitar el trámite
desde el SUIT, ya que no se logró verificar acceso al mismo
desde este medio.
5
Programa de atención,
asistencia y reparación
integral a las víctimas del
conflicto armado
interno.
TecnologicasTrámite/OPA total en
línea
Inscripcion y
automatizacion en
pagina web
El procedimiento que se realizara
es la racionalizacion del tramite
para que el ciudadano lo realice a
traves de la pagina web del
municpio, sin necesidad de
acercarse a la Alcaldia
Ahorro en costos de traslado
del ciudadano, y celeridad
en los procesos al interior de
la admminsitracion
01/02/2017 31/12/2017Secretaria
GeneralSI 80%
Las actividades se realizaron de forma permanente, por lo
que durante la vigencia 2017 se desarrollaban de acuerdo
a los cronogramas anuales. Se verificó en la página el link
correspondiente
http://www.floridablanca.gov.co/Ciudadanos/Paginas/Tra
mites-y-Servicios.aspx. sin embargo, se recomienda
inscribir o gestionar las acciones para habilitar el trámite
desde el SUIT, toda vez que no se logró verificar acceso al
mismo desde este medio.
6
Registro de actividades
relacionadas con la
enajenación de
inmuebles destinados a
vivienda
TecnologicasTrámite/OPA total en
línea
Inscripcion y
automatizacion en
pagina web
El procedimiento que se realizara
es la racionalizacion del tramite
para que el ciudadano lo realice a
traves de la pagina web del
municpio, sin necesidad de
acercarse a la Alcaldia
Ahorro en costos de traslado
del ciudadano, y celeridad
en los procesos al interior de
la admminsitracion
01/02/2017 31/12/2017Secretaria
GeneralSI 80%
Las actividades se realizaron de forma permanente, por lo
que durante la vigencia 2017 se desarrollaban de acuerdo
a los cronogramas anuales. Se verificó en la página el link
correspondiente
http://www.floridablanca.gov.co/Ciudadanos/Paginas/Tra
mites-y-Servicios.aspx sin embargo, se recomienda
inscribir o gestionar las acciones para habilitar el trámite
desde el SUIT, toda vez que no se logró verificar acceso al
mismo desde este medio.
TIPO DE RACIONALIZACIÓN
ESTRATEGIA DE RACIONALIZACION
PLAN DE EJECUCIÓN
Seguimiento OCI No. 03
Observaciones
Fecha de seguimiento: 31/12/2017
Subcomponente Meta o producto Responsable Fecha
programada
Actividades cumplidas
(SI / NO)% de Avance
1.1Realizar seguimiento a metas
del PDM.
Informes Trimestral Según
rutinas establecidas en el
PDM.
Oficina Asesora de
Planeación Enero -Diciembre SI 100%
Durante la vigencia 2017 se realizaron informes de seguimiento trimestral al
PDM, previa mesa de trabajo con los gerentes de metas y responsables de
cada dependencia. A Diciembre de 2017 se evidencia Informe de
seguimiento al PDM para el cuarto trimestre de 2017 en los Archivos que
reposan en la OAP. En la página web se encuentra un cierre preliminar de las
Metas del PDM en el link:
www.floridablanca.gov.co/transparencia/paginas/planeacion,-gestion-y-
control.aspx
1.2
Definir equipo que líder del
proceso de Rendición de
Cuentas
Equipo Conformado Comité
Oficina Asesora de
Planeación, Secretaria
General, Control Interno,
Oficina de Prensa y
comunicaciones, Secretaria
de Hacienda
Octubre SI 100%
Se conformó Comité de Rendición de Cuentas mediante Resolución 0521 del
04 de noviembre de 2016. Igualmente la Oficina Asesora de Planeación
lideró el proceso de Rendición de Cuentas, la realizacion de mesas de
trabajo con los representantes de la comunidad y representantes de los
diferentes entes de la Administración Municipal. Se realizó audiencia pública
de Rendición de Cuentas el día 20 de Diciembre de 2017, en el cual el Sr
Alcalde presentó el Informe de gestion de Rendicón de cuentas vigencia
2017.
1.3
Diseñar Estrategias para la
participación de la comunidad
a la Rendición de Cuentas
Estrategias implementadas
Rendición de Cuentas
Oficina Asesora de
Planeación Octubre SI 100%
Se realizó un taller para la formación de líderes comunitarios el 01 de
diciembre de 2017 en el Auditorio Conquistadores, donde esta dependencia
evidenció planilla de asistencia e invitación; se dispuso de un link en la
página de la entidad, además de un correo electrónico y de un buzón de
sugerencias ubicado en la ventanilla única para la recepción de las
inquietudes de la comunidad. Igualmente dentro de las estrategias
implementadas se hicieron 07 rendiciones de cuentas sectoriales a primera
infancia e infancia durante el mes de septiembre de 2017, rendición de
cuenta de población de víctimas el 06 de octubre de 2017. Se evidenció
registro fotográfico, planillas de asistencia, encuestas, informe de rendición,
invitaciones, evaluación informe ejecutivo de víctimas e infancia.
1.4
Revisar información de
caracterización de los
ciudadanos y grupos de interés
Guía de Rendición de
cuentas ajustada
Oficina Asesora de
Planeación
Octubre -
Noviembre SI 100%
La rendición de cuentas se organizó y expuso acorde a la caracterización,
sectores y poblaciones identificados en el PDM,, entre ellos la población
víctima, primera infancia y comunidad en general, los cuales se reflejan en el
Informe de ejecución de la Rendición de cuentas para la vigencia 2017.
2.1
Identificar las necesidades de
la información y valorar
información actual
Consolidar la Información
para el informe
Oficina Asesora de
Planeación
Octubre -
NoviembreSI 100%
Se consolidó la información e inquietudes recepcionadas a través de un link
en la página web de la Alcaldía, además se habilitó un correo electronico y el
buzón de sugerencias. En la Oficina Asesora de Planeación reposan los
documentos que consolidan las inquietudes de la comunidad. Entre algunas
sugerencias y solicitudes realizadas por la comunidad, se solicitó un CAI para
el Barrio Hacienda SanJuan con el fin de mejorar la seguridad del Sector, la
construcción de una institución para beneficiar a enfermos mentales, En el
Barrio Zapamanga se solicitó la construcción de un salón comunal, gimnasis
y parques infantiles.
2.2
Ajustar líneas de acción 2017
para Rendición de Cuentas,
para fortalecer estrategias de
acceso a información de
calidad y en lenguaje
comprensible
Acción 2017 de Rendición
de cuentas socialización y
publicación del evento público
Oficina de prensa y
comunicaciones Noviembre SI 100%
La Oficina de Prensa cuenta con un equipo interdisciplinario capacitado para
todo lo relacionado con los procesos de informar las actividades de
rendición de cuentas, así como los canales de información habilitados como
redes sociales para su uso masivo de informar. Se evidencia información en
los siguientes links: https://www.floridablanca.gov.co
https://www.facebook.com/AlcaldiadeFloridablanca
https://twitter.com/alcaldiafblanca
https://www.youtube.com/channel/UCd3d7zYmWmaeVrUkuRJXUIA
2.3
Diseñar y socializar el proceso
de Rendición Pública de
Cuentas, con sus respectivos
cronogramas, Acciones y
componentes en el 2017.
Rendición de cuentas
socializado
monitoreo y evaluación,
OAP Noviembre SI 100%
Se conformó Comité de Rendición de Cuentas mediante Resolución 0521 del
04 de noviembre de 2016 y se dio cumplimiento al cronograma de rendición
de cuentas establecido en el comité. En la OAP reposan documentos Actas
de reunión del comité de rendicion de cuentas e Informe de ejecución de la
Rendición de cuentas para la vigencia 2017.
2.4Definir capacidad operativa y
disponibilidad de recursosLogística Asignada
Oficina Asesora de
Planeación y Oficina de
Prensa
Noviembre SI 100%
La oficina Asesora de Planeación lideró y supervisó el proceso de Rendición
de Cuentas, mediante la realizacion de mesas de trabajo y la logística para la
organizar dicho evento, el cual se llevó a cabo el día 20 de Diciembre de
2017. En la OAP reposa el Informe de ejecución de la Rendición de cuentas
para la vigencia 2017.
2.5
Realizar convocatoria a través
de los medios de comunicación
(Pagina web, emisora , tv) a la
comunidad para participar en
diálogos, consultas, audiencias
y evaluación del proceso de
Rendición de Cuentas,
Encuesta de Percepción
implementada
Líder del Proceso (Oficina
Asesora de Planeación -
Responsable del Proceso :
Oficina de Prensa
Noviembre SI 100%
La Alcaldía realizó el proceso de convocatoria a la Jornada de Rendición de
Cuentas, publicitando 30 días de anterioridad a la fecha prevista de la
audiencia pública, el día 17 de noviembre de 2017 mediante la página web,
dando la posibilidad al público de consultar el informe de gestión en la
sección de control y rendición de cuentas, así mismo en redes sociales,
correos electrónicos, boletín de prensa, grupos de medios de comunicación,
empresarios, gremios, juntas de acción comunal y funcionarios.
3.1
Desarrollar acciones para
promover y realizar el diálogo
con organizaciones ciudadanas
y ciudadanía
Estrategia para promover el
dialogo de doble vía en las
Mesas Públicas Utilizando
herramientas, Promoción del
uso de los insumos
disponible en la página Web
de la Entidad
Oficina Asesora de
Planeación, Oficina de
Prensa y comunicaciones
Noviembre SI 100%
Se dispuso de un link en la página web de la entidad
(www.floridablanca.gov.co), ademas de un correo electronico
([email protected]) y el buzón de sugerencias
ubicado en la ventanilla única para la recepción de las inquietudes de la
comunidad. LA OAP consolidó la información de las inquietudes de la
comunidad.
3.2
Definir incentivos para motivar
la cultura de la Rendición
Publica de Cuentas
Estrategia de Incentivos,
basada en un proceso de
retroalimentación permanente
avances de los compromisos
adquiridos.
Secretaria General Octubre SI 100%
Se otorgó media jornada libre a los funcionarios de la Alcaldía Municipal de
Floridablanca, como estrategia de incentivo para motivar la cultura de
rendición de cuentas de la Administración.
3.3
Realizar estrategias para la
interiorizar la cultura de
Rendición de Cuentas en los
servidores públicos y en los
ciudadanos mediante la
capacitación, el
acompañamiento y el
reconocimiento de
experiencias.
Estrategia de promoción de la
cultura de rendición de
cuentas incluidas en el Plan
de Capacitación Institucional
Secretaria General Noviembre SI 100%
Se capacitaron los servidores de la Administración el día 07 de diciembre de
2017, como estrategia para interiorizar la cultura de rendición de cuentas,
las evidenias reposan en la OAP. Igualmente se capacitaron a los veedores el
01 de diciembre de 2017 en el Auditorio Conquistadores.
3.4
Convocar a la Ciudadanía para
participar en consultas,
diálogos y evaluación
Estrategia de Comunicación
Oficina Asesora de
Planeación Oficina de
prensa y comunicaciones
Noviembre SI 100%
La Alcaldía Municipal de Floridablanca realizó el proceso de convocatoria a la
jornada de rendición de cuentas, publicando 30 días de anterioridad a la
fecha prevista de la audiencia pública, el día 17 de noviembre de 2017,
mediante página web, redes sociales, correos electrónicos, boletines de
prensa, y grupos de interés, por lo que se divulgó mediante tarjeta de
invitación.
4.1Socializar y visibilizar la
información Estrategia de Comunicación
Oficina Asesora de
Planeación Oficina de
prensa y comunicaciones
Noviembre SI 100%
El día del evento de rendición de cuentas, se imprime y entrega la revista
correspondiente al informe de rendición de cuentas para la vigencia 2017.
Igualmente se publica en la página web de la entidad el respectivo
documento mediante el enlace de Transparencia en el portal.
4.2Realizar encuestas de
percepción
Encuestas durante el proceso
de RC.
Oficina Asesora de
Planeación Diciembre SI 100%
De forma alteatoria, durante el evento de rendición de cuentas vigencia
2017, se realizaron encuestas de percepción con la comunidad, las cuales se
tabularon y analizaron para consolidar el documento del informe de la
jornada de rendición de cuenta vigencia 2017.
4.3
Realizar evaluación y
retroalimentación a la gestión
institucional
Gestión institucional evaluada
y retroalimentada anualmente
Oficina Asesora de
Planeación Diciembre SI 100%
Dentro del informe de la jornada de rendición de cuentas se observa la
tabulación de los resultados de las encuestas de percepción aplicadas a la
comunidad, se resaltó principalmente que el 86% de los ciudadanos de la
muestra seleccionada para la aplicación del instrumento, calificaron con el
máximo puntaje el evento en general. En al OAP reposa el documento del
informe de la jornada de la rendición de cuenta vigencia 2017.
4.4
Elaborar de Informe de
Resultados, Logros y
Dificultades
Informe de Rendición de
Cuentas
Oficina Asesora de
Planeación Diciembre SI 100%
Se elaboró informe de resultados, logros y dificultades para el desarrollo de
la Gestión de la Administración Municipal, para la vigencia 2017. Se imprime
y entrega en el evento la revista corresponddiente a la rendicion de cuentas
vigencia 2017. Igualmente en la pagina web de la entidad se publicó el
informe correspondiente a la rendición de cuentas vigencia 2017.
Subcomponente 4.
Evaluación y
retroalimentación a la
gestión institucional
Subcomponente 3.
Incentivos para motivar la
cultura de la rendición y
petición de cuentas
Subcomponente 1
Información de calidad y en
lenguaje comprensible
Subcomponente 2.
/Diálogo de doble vía con
la ciudadanía y sus
organizaciones
Seguimiento OCI No. 03
Observaciones
Componente 3: RENDICIÓN DE CUENTAS
Actividades
Fecha de seguimiento: 31/12/2017
Subcomponente Meta o producto Responsable Fecha
programada
Actividades cumplidas (SI
/ NO)% de Avance
Subcomponente 1 Estructura
administrativa y
Direccionamiento
estratégico
1.1
Realizar una reunión mensual entre el
responsable de la alta dirección y las áreas de
atención al ciudadano para evaluar el servicio.
El profesional de servicio al
ciudadano convocara al comité
interdisciplinario para la reunión
mensual
Secretaría General Bimensualmente SI 100%
Se observan actas de las reuniones de seguimiento comité
interdisciplinario de atencion al ciudadano. Se evidencian
reuniones comité de seguimiento plan de atencion al ciudadano
- gobierno en linea. ACTA No. 05 - Mayo 31 de 2017, ACTA No.
06 - Julio 28 de 2017, Reunion extraordinaria cronograma
trabajo información SUIT. ACTA No. 07 - Agosto 18 de 2017,
ACTA No. 08 - Septiembre 28 de 2017, ACTA No. 09 - Diciembre
27 de 2017.
2.1
Identificar claramente en las secretarias, las
áreas para que los ciudadanos puedan realizar
sus respectivos trámites y servicios
Señalización y nomenclatura de cada
uno de los pisos del palacio
municipal y áreas fuera del palacio
Secretaría General
Dirección operativamay-17 SI 95%
Se evidencia la señalización (nombre) y nomenclatura (Código)
en cada una de las dependencias del despacho, secretarías y
demás áreas. Falta colocar directorios (páneles informativos al
ingreso de las instalaciones) en cada uno de los niveles del
palacio municipal. Está proyectado realizarse en el cuatrenio
para la modernización, remodelación y adecuación de las
oficinas.
2.2
Dotar el punto de atención al ciudadano de las
herramientas e implementos necesarios para la
atención a personas sordas y ciegas a los
servicios de la entidad.
Instalar equipos en el primer piso
con la herramienta convertic y
atención al ciudadano con
programas de lectores de pantallas
exclusivos para la población con
requerimiento especial
Oficina de sistemas y
Secretaria generalsep-17 NO 50%
Durante la vigencia 2017, se instaló un software con la
herramienta convertic en el Palacio Municipal y Secretarías
externas. Se planeó la implementación de cuatro quioscos con
herramientas tecnológicas para personas discapacitadas, en el
Palacio Municipal, Secretaría de Salud, Desarrollo y Casa de
Justicia. Se evidencian los documentos, los cuales soportan la
gestión para el desarrollo de herrramientas tecnológicas. Se
recomienda dar continuidad a estos procesos o replantearlos
con el fin de lograr cumplir los objetivos propuestos.
3.1
Capacitar semestralmente al personal
responsable de la atención al ciudadano en
temas relacionados con la atención al cliente y
los diferentes canales de atención.
Dos (2) capacitaciones en temas de
atención al ciudadano al personal
involucrado.
Jefe De Talento
HumanoJul 2017 a Dic 2017 SI 100%
Se suscribió Convenio Interadministrativo 003 de 2017 con la
ECAM y la Alcaldía de Floridablanca para aunar esfuerzos en los
diferentes procesos de formación de capacitacion, al igual que
una propuesta de capacitaciones para la Institución, con fecha
de junio de 2017. Se incluyó el tema de servicio al ciudadano y
certificación por competencias laborales de acuerdo a la norma
210601020 Atención y Servicio al cliente, avalado por el SENA,
de la cual se encuentran los soportes en la Oficina de Talento
Humano.
3.3Dotar al personal de herramientas que faciliten
la buena atención al ciudadano.Dotación al personal
Sistemas Secretaria
General y Almacénjun-17 SI 80%
Todas las ventillas de atención fueron dotadas con equipos
nuevos, los cuales hacen parte de las oficinas de atención al
usuario, alumbrado, tesorería, industria, predial y ejecuciones
fiscales. Igualmente se implementaron calificadores
electrónicos, nomenclatura y señalización a cada uno de ellos.
Se sugiere continuar con el mejoramiento de la prestación del
servicio y atención al ciudadano en cada una de las
dependencias del Palacio Municipal.
4.1
Desarrollar o implementar un sistema de
información que faciliten la gestión, control y
seguimiento de los requerimientos de los
ciudadanos.
Un (1) Sistema de información. Jefe De Sistemas sep-17 SI 80%
La Institución implementa un sistema de información llamado
Módulo de PQRDS, que facilita la gestión, control y seguimiento
a los requerimientos de los ciudadanos, cumpliendo los tiempos
establecidos acorde a la normativa vigente, generando alertas a
los dependencias para dar respuesta oportuna a lo que se
requiera.
Esta Oficina recomienda continuar verificando el adecuado
funcionamiento del aplicativo, con el fin de que su funcionalidad
permita un manejo eficiente y efectivo del mismo en materia de
llevar un control oportuno de la información.
4.2 Seguimiento y control a las PQR. Canal habilitado Atención al Ciudadano jun-17 SI 100%
El aplicativo para el dilgenciamiento y registro de PQRS
actualmente genera registro de información física y via web por
el usuario externo, alertas para el control y seguimiento de
tiempos, información estadística a través de un archivo plano y
permite que el ciudadano tenga acceso para el descargue de su
respuesta desde la página Web. La OCI realiza seguimiento
bimensual a las PQRS, y realiza recomendaciones a las
diferentes dependencias relacionadas con la calidad y
oportunidad de la respuesta.
Subcomponente 5
Relacionamiento con el
ciudadano
5.1Subir en la web el 100% de formatos para
interponer recursos, peticiones, entre otros.
Capacitar a las diferentes áreas de la
administración para que realicen el
cargue y respuesta de las solicitudes
interpuestas
Oficina de sistemas
Secretaria Generaljun-17 SI 100%
En la página Web de la Alcaldía se encuentra el formulario
electrónico para interponer las PQRS en la sección de
ciudadanos (peticiones, quejas, reclamos y denuncias).
Igualmente la Oficina de Control Interno, durante la vigencia, ha
liderado tres capacitaciones relacionadas con el registro,
seguimiento, calidad y oportunidad en la respuesta a cada uno
de los requerimientos interpuestos.
Subcomponente 4
Normativo y
procedimental
Componente 4: Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano
Actividades
Subcomponente 3
Talento humano
Subcomponente 2
Fortalecimiento de los
canales de atención
Seguimiento OCI No. 03
Observaciones
Fecha de
seguimiento:31/12/2017
Subcomponente Meta o producto Indicadores Responsable Fecha de Inicio Fecha programada
Actividades
cumplidas (SI /
NO)
% de Avance
Subcomponente 1
Lineamientos de
Transparencia Activa
1
Realizar proceso de
identificacion de criterios de
transparencia para su
respectiva recoleccion y
publicacion a traves del Sitio
Web Institucional en el
criterio de Visibilidad
Listado de criterios de
transparencia
recolectados y publicados
Numero de listados de
criterios de transparencia
recolectados y publicados
Secretaria General
Oficina de Sistemas
01 enero de
2017
30 diciembre
de 2017SI 90%
En la página web se evidencia en la seccion de transparencia la lista de
criterios con información publicada en cada uno de ellos, la cual se ha
venido complementando y actualizando paulatinamente por cada uno
de los responsables en el tema.
www.floridablanca.gov.co/transparencia
http://www.floridablanca.gov.co/Transparencia/Paginas/Planeacion,-
Gestion-y-Control.aspx
Subcomponente 2
Lineamientos de
Transparencia Pasiva
2
Actualizacion constante de
informes y criterios de
transparencia, asi corno
habilitar espacios para su
consulta
Criterios publicados en la
página web
Criterios publicados en la
página vieb
Secretaria General
Oficina de Sistemas
01 enero de
2017
30 diciembre
de 2017SI 90%
En la página web se evidencia en la seccion de transparencia la lista de
criterios con información publicada en cada uno de ellos, la cual se ha
venido complementando y actualizando paulatinamente por cada uno
de los responsables en el tema. Para la publicación de documentos se
tiene en cuenta la política editorial, la cual se encuentra en la página de
inicio de la web Alcaldía. www.floridablanca.gov.co/transparencia
http://www.floridablanca.gov.co/Transparencia/Paginas/Planeacion,-
Gestion-y-Control.aspx
Subcomponente 3
Elaboración los
Instrumentos de
Gestión de la
Información
3
Actualizar continuamente
inventario de activos de
información
Inventario de activos de
información
inventario de activos de
información actualizado y
publicado
Secretaria General
Oficina de Sistemas
01 enero de
2017
30 diciembre
de 2017SI 90%
Activos de información son información que se recolecta a bases de
datos de la alcaldía, chats, redes sociales, pqrs, encuentas, chats, foros.
Se recolecta la información a través del sistema de base de datos de la
página web con la Oficina de Sistemas. En al página web se encuentran
estadísticas de esta iinformación en la sección de conectividad.
http://www.floridablanca.gov.co/Transparencia/Paginas/Datos-
Abiertos.aspx
4.1
Garantizar que la página Web
se mantenga con los criterios
de la normatividad AAA de
accesibilidad
Panela web garante de
los
criterios de la
normatividad AAA de
accesibilidad
Porcentaje de
Cumplimiento de los
criterios de la
normatividad AAA de
accesibilidad
Secretaria General
Oficina de Sistemas
01 enero de
2017
30 diciembre
de 2017NO 70%
La página web de la Alcaldía Municipal ha adelantado acciones para el
cumplimiento de criterios de accesibilidad, entre ellos implementar la
ubicación en el portal, ayuda, contraste, sonido de fondo bajo o
ausente, que se pueden evidenciar en la página web
http://www.floridablanca.gov.co/Paginas/default.aspx Sin embargo no
se evidenció algún documento que plasmara un concepto afirmativo y
verídico donde se evidencie el cumplimiento de todos los criterios de
accesibilidad AAA en atención a la norma NTC 5854 de Accesibilidad a
Páginas Web. Se recomienda revisar estas acciones con el fin de cumplir
y evidenciar las actividades propuestas.
4.2
Garantizar la operación de
las vías de acceso al Palacio
Municipal
Vías de acceso con
un realizado
Porcentaje de vía de
acceso mantenidas y en
operación
Secretaria General01 enero de
2017
30 diciembre
de 2017SI 80%
Actualmente el Palacio Municipal cuenta con rampa de acceso y
ascensor para personas con discapacidad, La OCIA recomienda hacerle
seguimiento y mantenimiento constante a dichas vias de acceso, que
permita la utilización adecuada por parte de la comunidad que lo
requiere.
Subcomponente 5
Monitoreo del Acceso a
la Información Pública
5
Realizarían de informes
trimestrales de acceso a la
informarion y documentos
oficiales
Informe elaborado y
publicado sobre la
informacion publica que
se genera en la
adrninistracion municipal
( Identificando
Contador de visitas de
Pagina Web, Palmero de
Solcitudes recibidas,
Nunero de solicitudes que
fueron trasladas a otra
institucion , tiempo de
respuesta a cada
solicitud)
Informe elaborado y
Publicado
Secretaria General
Oficina de Sistemas
01 febrero
de 2017
30 diciembre
de 2017NO 50%
La oficina de sistemas compila la información correspondiente a
contador de visitas de Página Web en la sección de Conectividad,
(estadísticas del sitio web). Se recomienda que los responsables del
proceso compilen y presenten la información propuesta en la actividad
para evidenciar su cumpliento, teniendo en cuenta los indicadores
propuestos, de caso contrario que evalúen dichas acciones con el fin de
cumplir las metas opuestas.
Subcomponente 4
Criterio diferencial de
accesibilidad
Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información
Seguimiento OCI No. 03
Observaciones Actividades
1
Dirección: Gerencia y realizar la gestión integral para
lograr el bienestar de la población y el desarrollo
económico, social y ambiental del municipio, garantizando
el fortalecimiento de los sistemas de gestión de la Alcaldía
Municipal, de sus procesos, productos y servicios,
enfocados con la Misión, la Visión, los Valores, la
autogestión, la Gestión de Riesgos y aumentando la
Satisfacción de la Comunidad.
Baja sanción
social
Rotación de
personal en el nivel
gerencial
Pobreza y barreras
para superarlaPreventivo
Divulgación de las acciones
realizadas desde su cargoPublicaciones realizadas Trimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Alcalde
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
Estas Actividades que se han realizado tienen como finalidad, seguir con el proceso
de la lucha contra la corrupción, a través de procesos constantes en el informar y
comunicar a la comunidad las acciones de gobierno y ejecución de metas
transparencia de la gestión de la administración pública y a partir de allí lograr la
adopción de los principios de Buen Gobierno, eficiencia, eficacia, transparencia y
rendición de cuentas. Durante la vigencia 2017 se realizaron actividades de diálogo
constante con la ciudadanía, entre ellos los Campus Ciudadanos en diferentes
Barrios, como programa de la comunidad para trámites, requerimientos,
solicitudes; Rutas Ciudadanas realizadas en 22 barrios del Municipio donde se
abarcaron problemáticas prioritarias de la comunidad, pactando compromisos
específicos por cada sector y Consejos ciudadanos, donde se dialogaba con la
comunidad enfatizando en las acciones desarrolladas por la Administración en
beneficio de ellos. Se evidenciaron y se presentaron las acciones tales como la
presentación de el proyecto del intercambiador de Fatima asi como la
presentación de la construcción del muro de contención en concreto reforzado a
la altura de la CRA 50 con calle 18 cerca al colegio Micro empresarial el Carmen
sede D.
2
Gestión de planeación e información: Proyectar al
Municipio de Floridablanca - Santander, como una entidad
territorial, considerando las posibilidades corporativas y el
entorno para lograr la competitividad regional definiendo el
esquema organizacional que permita cumplir la misión
institucional y estructurando los instrumentos de gestión
que satisfacen las necesidades de la comunidad
Falta de
información en
los procesos de
Planeación
Uso indebido o
privilegiado de la
información
Incapacidad de
planeación Preventivo
Fortalecer los canales de
comunicación y de atención al
ciudadano (Ventanila única,
cartelera WEB, cartelera física
y campañas de comunicación
másivas vía radial y por otros
medio de telecomunicaciones)
Publicación en medios
digitales, virtuales y físicosTrimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Oficina Asesora de
Planeación
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
La OAP emplea los diferentes canales de comunicación y de atención al ciudadano
como la ventanilla única, cartelera en la página WEB, cartelera física y campañas
de comunicación másivas, para dar a conocer las diferentes acciones y
documentos que deben ser publicados a la ciudadanía. Se observó la Cartelera
física en las instalaciones y el Radicado de correspondencia en ventanilla única.
Igualmente la OAP identificó cada uno de los trámites y servicios, como la
expedición de certificados de estratificación, socializados ante el Comité de
Atencion al ciudadano, requiriendo a la Secretaría de Hacienda la identificacion del
cobro para cada uno de ellos. Adicionalmente la OAP para mitigar el uso indebido o
privilegiado de la información,expidió Circular 001 de abril 18 de 2017 publicada en
la cartelera física, dándole a conocer a la comunidad los trámites que se hacían en
la Oficina y que no requerían de intermediarios.
3
Gestión de planeación e información: Proyectar al
Municipio de Floridablanca - Santander, como una entidad
territorial, considerando las posibilidades corporativas y el
entorno para lograr la competitividad regional definiendo el
esquema organizacional que permita cumplir la misión
institucional y estructurando los instrumentos de gestión
que satisfacen las necesidades de la comunidad
Baja probabilidad
de ser
descubierto
Trafico de
influencia
Violación de
derechosDetectivos
Fortalecer los canales de
comunicación y de atención al
ciudadano (Ventanilla única,
cartelera WEB, cartelera física
y campañas de comunicación
másivas vía radial y por otros
medio de telecomunicaciones)
Publicación en medios
digitales, virtuales y físicosTrimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Oficina Asesora de
Planeación
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
Se continua con la actualizacion permanente de la base de datos en Excel del
archivo documental y el proceso de digitalizacion a traves del sistema de escaneo
de la correspondencia que ingresa y sale de la cada una de las áreas, esto permite
mantener un control efectivo de toda la correspondencia, visualizando el estado en
que se encuentran las peticiones. Igualmente se han fortalecido los diferentes
canales de comunicación y de atención al ciudadano (Ventanila única, cartelera
WEB, cartelera física y campañas de comunicación másivas) que dan a conocer
las diferentes acciones y documentos de la Oficina. Adicionalmente para mitigar el
tráfico de influencia, se escanea la correspondencia inmediastamente se recibe y
se lleva un orden de expedición de documentos, se lleva un cuaderno radicador e
información digitalizada en excel. Se evidenciaron 8.609 Oficios recibidos y
digitalizados en la OAP durante la vigencia 2017, de los cuales 1.417 fueron de
carácter informativo.
4
Gestión de sistemas: Administrar, Controlar y Evaluar el
Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de
Gestión de Calidad de la entidad y se tomen las acciones
de mejoramiento necesarias para asegurar su eficacia,
eficiencia y efectividad continuas.
Deficiencia en
actividades de
educación -
sensibilización
Falta de aplicación
e implementación
de los manuales de
proceso y
procedimiento
Desorganización Detectivos Intercambio de información Control interno Trimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
mediante reuniones de
seguimiento
Secretaría General
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
80%
Se realizan socializaciones con las personas responsables de los procesos, a
través de circulares donde se envían los cambios realizados al Manual de
procedimientos, las actualizaciones se realizan de acuerdo a los requerimientos de
las oficinas. Evidencia: Circular 085-1 de 17 de septiembre de 2017 por la cual se
actualiza el manual de procesos y procedimientos y el listado maestro de
documentos a 28 de julio de 2017.
5
Desarrollo e infraestructura: Desarrollar proyectos de
manera integral en materia de bienes y servicios de
infraestructura, relacionados con el patrimonio público
regido bajo los lineamientos del plan de desarrollo
municipal y de la legislación vigente
Ausencia de un
documento que
regule el
contenido de los
informes de
supervisión e
interventoría
Informes de
interventoría y/o
supervisión que no
ofrecen la
información
completa del
desarrollo del
proyecto
Afecta el
funcionamiento
institucional
Detectivos
Diseño e implementación de un
manual de supervisión e
interventoría de obra que
regule la información que debe
contener el informe de
interventoría y/o supervisión.
Manual de supervisión Trimestral
Revisar el avance de
las etapas para la
aprobación del manual
de contratación
Secretaría de
Infraestructura.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%Se aprobó e implementó el Manual de supervisión e interventoría mediante Decreto
0243 del 28 de julio de 2017, bajo el codigo: DI-M-400-51.039.
6
Desarrollo e infraestructura: Desarrollar proyectos de
manera integral en materia de bienes y servicios de
infraestructura, relacionados con el patrimonio público
regido bajo los lineamientos del plan de desarrollo
municipal y de la legislación vigente
En la urgencia
por la
formulación de
proyectos se
obvia
documentación e
información
necesaria para la
ejecución del
mismo.
Viabilización de
proyectos sin la
información y
documentación
completa para el
desarrollo del
contrato
Afecta la inversión
públicaDetectivos
Implementación e check list de
viabilización de proyectos, para
las diferentes areas (vías,
infraestructura, geotecnia,
hidráulica y sanitaria,
eléctricos, otros)
Check list evaluación de
proyectosTrimestral
Revisar el avance de
cada uno de los check
lst
Secretaría de
Infraestructura.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
La Oficina de Infraestructira utiliza la Lista de Chequeo de Proyectos aprobada en
el MECI, bajo el codigo: PI-F-102-11 para la viablización de proyectos en las
diferentes áreas.
Identificación del Riesgo Valoración del Riesgo de Corrupción Monitoreo y RevisiónSEGUIMIENTO -
SEPTIEMBRE A DICIEMBRE 2017
Mapa de Riesgos de Corrupción Actualizado a
2017
Alcaldia Municipal de Floridablanca
Registro PeriodicidadNo Procesos/Objetivo Causa Riesgo Consecuencia
PORCENTAJE DE
AVANCE (%)OBSERVACIONES
AccionesControles
Acciones Asociadas al Control
Acciones Responsable Indicador
7
Manejo de los servicios de salud y salud publica:
Direccionar, inspeccionar, vigilar y controlar el sistema
general de seguridad social en salud a nivel local,
identificando los recursos y creando las condiciones que
garanticen la cobertura y el acceso de los usuarios a los
servicios de salud , dentro de un marco de humanismo,
eficiencia, efectividad, calidad y desarrollo sostenible,
propiciando la participación social y comunitaria, la
integración de la red de servicios y las acciones
individuales y colectivas de promoción de la salud y
prevención de la enfermedad.
Discrecionalidad
de los
funcionarios_
Uso indebido o
privilegiado de la
información
Afecta bienes y
serviciosPreventivo
Coordinar con la Secretaria
General - Gobierno en la Línea
una ruta de trabajo (plan de
trabajo) que permita
racionalizar el trámite de
"Concepto Técnico sanitario",
buscando que éste se realice
en línea (a travès del portal
web o plataforma virtual)
Actas de reunión y Plan de
TrabajoTrimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Secretaria local de
Salud y Secretaría
General
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
80%
La Secretaría de Salud solicitó, el 29 de noviembre de 2017, a la Secretaría
General, equipo de computo con el fin de implementar la sistematización del
concepto sanitario, el cual se encuentra en proceso de mejora en la plataforma. La
dependencia responsable proyecta tener implementado el concepto sanitario a
través de la página Web dentro del primer trimestre de 2018. Se recomienda hacer
seguimiento al cumplimiento de esta actividad.
8 Fomentar programas de educación.
Grado de
monopolio en
servicios que
prestan
Trafico de
influencias
Pobreza y barreras
para superarlaCorrectivo
Registro en el SAC de todas la
personas que requieran un
servicio de información
Sistema Semestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Secretaría de
Educación.
1. Logros en la Gestión. (No. De
registros ejecutados / No. De
actividades Presentados)
100%
La Secretaría de Educación por medio del Sistema de Atención al Ciudadano SAC
(herramienta informática para realizar trámites, consultas, sugerencias, quejas,
reclamos y felicitaciones de una manera rápida y cómoda), realizó seguimiento
constante y dio respuesta todos los requerimientos radicados en el mismo, los
cuales se verificaban diariamente por parte del personal encargado. Evidencia: En
la exportación del SAC. se presentaron 13.358 Registros en la vigencia 2017.
9 Fomentar programas de educación.
Falta de
información en
los procesos de
contratación
Deficiencia en
recursos humanos
Afecta bienes y
serviciosDefectivos
Vinculación de personal idóneo
y competente
Base de datos e informe
general del supervisor
respecto a las actividades
Anual
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Secretaría de
Educación.
1. Logros en la Gestión. (No. De
contratos ejecutadas / No. De
contratos requeridos)
100%
La secretaría de Educación reporta que se ha vinculado el personal requerido para
fomentar los programas de educación, percatándose del cumplimiento de los
requisitos del perfil e idoneidad. Durante la vigencia 2017 se contó con personal de
apoyo entre profesionales especializados, de apoyo y técnicos vinculados mediante
contratos de prestación de servicios. En el año se suscribieron 43 minutas.
10 Fomentar programas de educación. Ineficiencia
Focalizar
beneficiarios sin
condiciones de
cumplimiento y
documentación
Pobreza y barreras
para superarlaDefectivos
Intercambio de información
revisión
control de evidencias y
verificación de requisito
establecidos
Semestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Secretaría de
Educación.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades RECIBIDAS EN EL
SISTEMA )
50%
Se deben focalizar las acciones propuestas hacia los beneficiarios, la
documentación y sus condiciones de cumplimiento, para el acceso de los
programas, teniendo en cuenta el intercambio de información, revisión y
verificación de requisitos establecidos. Se recomienda profundizar en las acciones
pertinentes a mitigar el riesgo identificado.
11
Gestión Ambiental: Formular, implementar y realizar
seguimiento a los lineamientos ambientales y sanitarios
logrando un adecuado manejo de los recursos naturales
con el fin de prevenir y mitigar los impactos ambientales
que conlleven a los factores de riesgo, encaminando sus
acciones a la protección del medio ambiente a través de
políticas, planes, programas y proyectos en el municipio
de Floridablanca.
Falta de
conciencia
ambiental
Uso indebido de los
recursos naturales Deterioro ambiental Detectivos
Realizar Actividades de
Educación ambiental
Actas , registros fotgraficos
y listados de asistencia.Trimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Secretaria de
Desarrollo Economico
y Social
1. Logros en la Gestión. No. De
personas capacitadas100%
Se observó que la Secretaría de Desarrollo lideró tres campañas sobre residuos
sólidos y reciclaje en el municipio de Floridablanca. La primera campaña fue sobre
la clasificación de los residuos en el hogar y el negoio, donde se evidencian 508
planillas con 5.000 registros. La campaña de limpieza de nuestras calles definió 60
puntos del municipio para visitar, considerados como puntos críticos en temas
ambientales y finalmente la tercera campaña "En el campo también separamos" en
la cual se visitaron 13 puntos rurales del Municipio, involucrando y concientizando a
los campesinos participantes.
12
Seguridad y convivencia: Fortalecer la seguridad
ciudadana y la sana convivencia a través de
estrategias trazadas de manera conjunta por las
autoridades competentes, para atender las
problemáticas y los hechos que atentan contra la
convivencia y la seguridad ciudadana en el Municipio
de Floridablanca.
Asignación de
funciones a
personal
contratista y
rotación
constante de
funcionarios
responsable de
los
procedimientos
Dilatación de los
procesosDesorganización Detectivos
seguimiento a los procesos y
procedimientos a partir de
formatos que los estandarizan
Seguimiento Trimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Secretaría del Interior.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
Se llevó a cabo un debido registro de la correspondencia desde su recibido y
asignación a cada responsable, con el fin de atender de manera oportuna las
solicitudes presentadas; llevando control del radicado y dando al correspondiente
trámite la respuesta y seguimiento hasta el destinatario. Se recibe, radica y
digitaliza la correspondencia de cada dependencia asi: fiscalia: 4 registros,
defensoria del pueblo: 2 registros, jueces de paz: 30 registros, correspondencia de
reparto: 79 registros, correspondencia interna: 406 registros, correspondencia de
Direccion: recibida 381 registros, enviada 192 registros. Se hace seguimiento a los
PQRS, oficios de reparto por direccion para comisarias de familia: 81 oficios, otro
tipo de respuesa de PQRS relacionadas con comisaria de familia: 30 oficios, PQRS
de NO competencia: 2 oficios, para un total de: 113 registros de PQRS, se asignó
personal para apoyo al CRI en atención a usuarios y recepción, se puso en marcha
el registro de usuarios en el sistema de información de la casa de justicia y el
programa nacional.
13
Seguridad y convivencia: Fortalecer la seguridad
ciudadana y la sana convivencia a través de
estrategias trazadas de manera conjunta por las
autoridades competentes, para atender las
problemáticas y los hechos que atentan contra la
convivencia y la seguridad ciudadana en el Municipio
de Floridablanca.
IneficienciaAusencia canales
de comunicación
Inconformismo por
los procesos de lo
público
Detectivos
Diseñar e implementar un Plan
de medios de comunicación a
la comunidad de las difentes
actividades realizadas por las
diferentes dependencia de la
secretaria del interior.
Divulgacion de los procesos
por medio de cumunicación
escrita y digital de la
administracion
Trimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Secretaría del Interior.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
60%
Se ha generado una política institucional de atención al ciudadano, fortaleciendo
este accionar hacia la ejecución de un plan de medios donde se explique a la
comunidad los servicios ofrecidos en las diferentes áreas de la Secretaría,
adicionalmente como estrategia, la Secretaría de Interior se ha apoyado en el
programa de campus ciudadano en el cual se informa sobre los servicios que
presta la Secretaría , atendiento las inquietudes y dando trámite a las solicitudes.
Se recomienda evaluar el los controles para mitigar el riesgo, con el fin de cumplir y
evidenciar las actividades propuestas en el Mapa de Riesgos de Corrupción.
14
Seguridad y convivencia: Fortalecer la seguridad
ciudadana y la sana convivencia a través de
estrategias trazadas de manera conjunta por las
autoridades competentes, para atender las
problemáticas y los hechos que atentan contra la
convivencia y la seguridad ciudadana en el Municipio
de Floridablanca.
Falta de
compromisos y
aplicación de las
normas.
Desconocimiento
de la normatividad
y el proceso
Impunidad PreventivoFortalecimiento del codigo
disciplinario
Capacitacion a funconarios y
contratistas sobre las
normas que rigen los
procesos de la Secretaria del
Interior
Semestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Secretaría del Interior.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
La Administracion Municipal ha capacitado a los funcionarios de la Secretaría en
temas como Derecho policivo a cargo del Instituto Interforence, curso
antiextorsión, Proceso participación ciudadana y postconflicto, Promotores de
justicia y paz, ética pública y políticas Públicas, Derechos humanos y Postconflicto
en Colombia, Derechos sociales, económicos y culturales, Código de Policía y
manual de convivencia Ley 1801.
15
Seguridad y convivencia: Fortalecer la seguridad
ciudadana y la sana convivencia a través de
estrategias trazadas de manera conjunta por las
autoridades competentes, para atender las
problemáticas y los hechos que atentan contra la
convivencia y la seguridad ciudadana en el Municipio
de Floridablanca.
Discrecionalidad
Uso indebido o
privilegiado de la
información
Desorganización PreventivoRadicacion de los documentos
a traves del libro de radicación Libro de radicación Trimestral
Seguimiento de la
documentacion
recibida y enviada a
traves del libro de
radicación
Secretaría del Interior.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
Se han reorganizado las inspecciones de policía para que den atención permanente
al ciudadano, asignando turnos semanales rotativos en cada una. Igualmente, los
demás procesos de manejo de la información como base de datos, recepción en la
ventanilla única, y reparto se están siguiendo y evaluando para analizar su eficacia ,
todo esto de acuerdo a lo establecido en el manual de funciones de la
administración y ajustado a las nuevas normas y procedimientos de la Ley. El
archivo de gestion del año 2017, contempla un total de 202 carpetas en lo que ha
transcurrido del año, de las cuales en el tercer cuatrimestre se hizo apertura a 21
carpetas.
16
Seguridad y convivencia: Fortalecer la seguridad
ciudadana y la sana convivencia a través de
estrategias trazadas de manera conjunta por las
autoridades competentes, para atender las
problemáticas y los hechos que atentan contra la
convivencia y la seguridad ciudadana en el Municipio
de Floridablanca.
Falta de
información en
los procesos de
contratación-
etapa
precontractual
Dilatación de los
procesos
Planeacion
indebida de los
recursos para la
ejecucion de los
proyectos
Detectivos Planeacion y seguimiento físico
y financiero a los proyectos Formatos de evidencias Trimestral
Seguimiento y
monitoreo de las
acciones propuestas
Secretaría del Interior.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
La Secretaría realizó seguimiento a cada meta, proyecto y objeto contractual a
través de los abogados encargados de manejar la contratacion. Igualmente la
Secretaría reporta el mejoramiento constante en la elaboración de proyectos y
seguimiento a los mismos, para generar agilidad y dinamismo con otras áreas
encargadas de este tema en la administración municipal.
17
Seguridad y convivencia: Fortalecer la seguridad
ciudadana y la sana convivencia a través de estrategias
trazadas de manera conjunta por las autoridades
competentes, para atender las problemáticas y los hechos
que atentan contra la convivencia y la seguridad ciudadana
en el Municipio de Floridablanca.
1. Ausencia de
registro de
expedientes
donde se
establezca fecha
y hora del
radicado e
ineficiencia en el
manejo oportuno
de los mismos.
2. Inexistencia
de material
especial para
archivo de los
expedientes
Inadecuado manejo
de expedientes y
documentos
Desorganización Detectivos
1. Registrar con fecha hora y
No. de radicado cada
expediente.
2. Los Inspectores deberan
presentar informes mensuales
al Secretario del Despacho de
los procesos policivos,
alimentos violencia intrafamiliar
entre otros .
3. Presentar estadisticas
mensuales de los procesos de
conciliacion
Formatos de evidencias Mensual
Seguimiento y
monitoreo de las
acciones propuestas
Secretaría del Interior.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
Se ha capacitado al personal en tema de archivo por parte de personal
especializado, logrando asi que las Inspecciones tengan una base de datos
actualizada, haciendo el registro de los radicados y querellas recibidas a través de
un archivo digitalizado, sin embargo es pertinente mejorar en la preservación,
conservación y seguridad de los expedientes en cada una de las inspecciones de
Policía. Las PQRS recibidas, tramitadas y respondidas estan registrados en la
base de datos. La Secretaría de Interior reporta envío de documentacion de los
años correspondientes a 2008, 2009, 2010 al archivo central de la Administración.
18
Seguridad y convivencia: Fortalecer la seguridad
ciudadana y la sana convivencia a través de estrategias
trazadas de manera conjunta por las autoridades
competentes, para atender las problemáticas y los hechos
que atentan contra la convivencia y la seguridad ciudadana
en el Municipio de Floridablanca.
1. Injerencia de
terceros en el
acatamiento de
las Ordenes de
Policia.
2. Incumplimiento
en la
programacion
planeadas de
conformidad a la
necesidad del
expediente
1. Trafico de
influencias
2. Deficiencia en
recursos humanos y
tecnologicos
Planeacion
indebida de los
recursos para la
ejecucion de los
proyectos
Detectivos
1. Realizar la ejecucion de las
Ordenes de Policia de acuerdo
a la fecha de firmeza del Acto
Administrativo correspondiente
por parte del Inspector de
Policia.
2. Presentar al despacho del
Secretario del Interior reporte
por escrito de las visitas
efectuadas, crear un comite
conformado por los Inspectores
de Policia, Secretarios de
despacho del Infraestructura
y/o Planeacion para determianr
cronograma de visitas para
cumplimiento de Ordenes de
Policia.
Presentacion de informes y
creacion del ComitéTrimestral
Seguimiento y
monitoreo de las
acciones propuestas
Secretaría del Interior.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
80%
La Secretaría de Interior radica y registra los requerimientos y procesos en forma
digital, teniendo en cuenta la reorganizacion de los turnos de las inspecciones con
disponibilidad para las 24 horas. Las ordenes se expiden desde las inpecciones
pero no se cuenta en algunos casos con la entrega de dichas ordenes por falta de
servicio de mensajeria o notificador por la No continuidad de las OPS, sin embargo
se ha incrementado el accionar policivo gracias a la aplicación del nuevo código de
policía de la Ley 1801 de 2016, en el cual el procedimiento es más abreviado,
dando mayor celeridad a los trámites. Se continua con los reportes al despacho de
las acciones policivas de cada inspector.
19
Desarrollo económico y competitividad local: Brindar
ayuda de una manera oportuna, objetiva y transparente a
la comunidad del Municipio de Floridablanca, con el fin de
contribuir a la solución de problemas o afrontar situaciones
de tipo individual o grupal, tanto en lo social como lo
económico.
Grado de
monopolio en
servicios que
prestan
Amiguismo y
clientelismo
No selección de
personas
calificadas
Detectivos Selección de personal
competente Evidencias y acta de informe Trimestral
Seguimiento y
verificacion de las
actividades realizadas
para cada programa
Secretaria de
Desarrollo Economico
y Social
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
La psicóloga de la Secretaría de Desarrollo Económico y Social hizo la revisión de
216 hojas de vida en los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre de
2017, para la vinculación del personal de apoyo en las actividades de los
programas de la secrataría, como por ejemplo los programas sociales,
empresariales, ambientales. Las anteriores Hojas de vida pasan por un proceso de
archivo en contratación de la Alcaldía, donde reposan los documentos físicos.
20
Desarrollo económico y competitividad local: Brindar
ayuda de una manera oportuna, objetiva y transparente a
la comunidad del Municipio de Floridablanca, con el fin de
contribuir a la solución de problemas o afrontar situaciones
de tipo individual o grupal, tanto en lo social como lo
económico.
Ineficiencia
Focalizar
beneficiarios sin
condiciones de
cumplimiento y
documentación
Deterioro de la
calidad de vida Detectivos
Fortalecimiento en los
procesos de atencion
ciudadana. (sensibilizacion a
los servidores publicos)
Certificaciones Trimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Secretaria de
Desarrollo Economico
y Social
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
Se realizaron capacitaciones de atención al ciudadano durante la vigencia 2017 por
convocatoria por parte de la oficina de talento humano y la ECAM. Igualmente
algunos contratistas y personal de planta presentaron examen para obtener la
certificación por competencias laborales por parte del SENA.
21
Atención a la población vulnerable: Promover el
desarrollo social, el bienestar y protección a los habitantes
del Municipio de Floridablanca a través del ejercicio libre e
informado de sus derechos, a través de la red de
promotores/as, comunitarios/as y colaboradores/as,
contribuyendo así a la disminución de las inequidades en
los grupos vulnerables.
Ineficiencia
Focalizar
beneficiarios sin
condiciones de
cumplimiento y
documentación
Violación de
derechosDetectivos
Divulgacion periodica de los
requerimientos asociados a los
progamas dirigIdos a poblacion
vulnerable.
Boletines informativos Trimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Secretaria de
Desarrollo Economico
y Social
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
Durante el año 2017, se distribuyeron volantes informativos en todo el municipio,
donde se especifican los requisitos y fechas para la inscripción al Programa del
subsidio Económico Colombia Mayor, exclusivo para Adultos Mayores en
condiciones de extrema vulnerabilidad. Igualmente se publicitó a través de afiches
el Programa Colombia Mayor en la Alcaldía de Floridablanca. Los programas de
atención a población vulnerable constantemente realizaron divulgación de las
actividades y requerimientos a través de fan page de la Alcaldía, prensa, cartelera
informativa. Así mismo se realizaron avisos radiales para informar a los interesados
sobre el Programa Colombia Mayor las fechas de inscripción.
22
Atención a la población vulnerable: Promover el
desarrollo social, el bienestar y protección a los habitantes
del Municipio de Floridablanca a través del ejercicio libre e
informado de sus derechos, a través de la red de
promotores/as, comunitarios/as y colaboradores/as,
contribuyendo así a la disminución de las inequidades en
los grupos vulnerables.
Instituciones
debiles
Falencias en los
sistemas de
información de
registro de usuarios
Pobreza y barreras
para superarlaDetectivos
Registros de la poblacion que
recibe atencion y asitencia por
parte de la Secretaria
Acta de informe Trimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Secretaria de
Desarrollo Economico
y Social
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
Durante la Vigencia 2017 se gestionó el Programa Colombia Mayor y la promoción
del empleo a través de la oficina de empleo, donde se llevó a cabo un control de las
personas atendidas por cada uno de los contratistas mediante planillas que
reposan en las instalaciones de la Secretaría de Desarrollo.
Se registró en medio físico a toda la población atendida en el programa de atención
a la población vulnerable, en el formato soporte de actividad con la comunidad,
adicional se realizó el registro de localización y caracterización a las personas en
condición de discapacidad en la Unidad Generadora de Datos UGD del ministerio
de protección social.
23Gestión del Manejo de la Finanzas Públicas - Gestión
Integral (Todas las Dependencias)
Trafico de
influencia
Ordenar pagos a
cuentas que no
tiene los soportes
exigidos.
incurrir en daño
fiscal.Preventivo
Tramitar las cuentas por orden
de entrega.
No dar tratos especiales a
cuentas de contratistas
especificos.
Software Hacienda Mensual
Consolidar informe
que relacione las
cuentas pagadas
durante cada mes
(monto, tipo de
contrato)
Secretaria de
Hacienda
Número de acciones realizadas/
Número de acciones planeadas100%
Para el cierre de la vigencia 2017, la Secretaría de Hacienda reportó que se
realizaron todos los trámites para hacer los pagos de todas las obligaciones, sin
embargo algunas cuentas quedaron en cuentas por pagar o reserva presupuestal.
24Gestión del Manejo de la Finanzas Públicas - Gestión
Integral de Tesorería y Contabilidad.
Contratos no
soportados
adecuadamente.
Mala
estructurtación e
Insuficiencia en la
realización de los
estudios previos
Sanciones
Disciplinarias y
fiscales.
Preventivo
Contratación de personal
idóneo y con experiencia.
Relización de estudios a
conciencia y enfocados al
objeto del contrato.
Base de datos en formato
excelTrimestral
Consolidar base de
datos de los
profesionales
contratados en la
Secretaría
Secretaria de
Hacienda
Número de acciones realizadas/
Número de acciones planeadas100%
Los procesos contractuales se realizaron satisfaciendo cada una de las
necesidades de la Secretaría de Hacienda, realizando todos los estudios previos
acorde a los cargos que se necesitaban suplir dentro de las secretarías.
25Gestión del Manejo de la Finanzas Públicas - Gestión
Integral de Contabilidad y Tesorería
Soportes
contables
incompletos.
Realizar pagos sin
los debidos
soportes
incurrir en daño
fiscal.
Sanciones.
Preventivo
Revisión minuciosa de
documentos (Seguridad social,
estampillas departamentales, el
diligenciamiento correcto de los
formatos de cuenta) en
concordancia con el
Procedimiento (MECI - SGC)
Radicación, contabilidad y pago
de cuentas
Software GD Mensual
Seguimiento y
verificación de los
soportes digitalizados
en el software GD
como cumplimiento de
los requisitos exigidos
para el pago.
Secretaria de
Hacienda
Número de acciones realizadas/
Número de acciones planeadas100%
Cada una de las cuentas de cobro, al ser recibidas en la Oficina de Cuentas, se
verifican minuciosamente, requiriendo todos los soportes para finalmente generar el
Comprobante General. Posterior se realiza seguimiento mediante Software GD.
26Gestión del Manejo de la Finanzas Públicas - Gestión
Integral de tesorería
Realiazar
traspaso de
dineros de una
cuenta a otra sin
que tengan
relación alguna.
Afectación de
rubros que no
corresponden con
el objeto del gasto.
Sanciones
Disciplinarias y
fiscales.
Preventivo
Seguir procedimientos
correspondientes
(cumplimiento de requisitos
legales)
Verificar la disponibilidad de
recursos para dichos pagos.
Procedimiento MECI y SGC Mensual
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
semestrales
Secretaria de
Hacienda
Número de acciones realizadas/
Número de acciones planeadas100%
Mensualmente la Secretaría de Hacienda verifica la disponibilidad de recursos para
pagos, siguiendo el procedimiento establecido por la Oficina. Software GD.
27Gestión del Manejo de la Finanzas Públicas - Gestión
de Recaudo y Fiscalización de Impuestos.
Incursión de
nuevo software
en la
administración
(NEPTUNO)
Deficiencia del
software de
información
contable,
presupuestal y de
ingresos (Software
GD y NEPTUNO)
Distribución
errónea de
recursos
(presupuesto)
Preventivo
Revisión y adecuación del
sistema de información
adquirido por la Admón
Municipal para motivar mejoras
Actas y listados de
asistencia.Semestral
Seguimiento a las
actividades
cosigandas en las
actas de compromiso
de mejora del software
Secretaria de
Hacienda
Número de acciones realizadas/
Número de acciones planeadas100%
Durante la vigencia 2017, la Secretaría de Hacienda realizó mesas de trabajo
constantes con la Oficina de Sistemas, para la revisión y adecuación de un sistema
de información para motivar mejoras.
28
Gestión urbana y rural: Realizar planeación estratégica
en el municipio de Floridablanca de acuerdo con la
información socio-económica y de las licencias
urbanísticas expedidas en el municipio y controlar su
desarrollo territorial asegurando el cumplimiento de la
normatividad vigente y los lineamientos establecidos en los
Planes, Programas y Proyectos, en especial los
consagrados en el Plan de desarrollo municipal y el Plan
de ordenamiento territorial.
Discrecionalidad
de los
funcionarios_
Uso indebido o
privilegiado de la
información
Barreras al
desarrollo
económico
Detectivos
Elaborar una base de datos en
formato excel de se utilice
como registro de
correspondencia y gestión
documental
Base de datos en formato
excelTrimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Oficina Asesora de
Planeación
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
Todo documento que ingresa o se genera en la Oficina Asesora de Planeación es
relacionado en una base de datos, como parte del registro de correspondencia y
gestión documental; además de asegurar el debido proceso a todos las solicitudes
radicadas en dicha oficina. Evidencia: Base de datos de radicados de documentos
y correspondencia.
29
Gestión del riesgo de desastre: Coordinar y ejecutar las
actividades relacionadas con la gestión del riesgo de
desastre en el Municipio de Floridablanca, garantizándole
a la comunidad su bienestar y seguridad.
Ineficiencia
Uso indebido o
privilegiado de la
información
Desprotección
ciudadanaDetectivos Cooperación Control interno Trimestral Rendición de Cuentas
Coordinador Gestión
Del Riesgo De
Desastres
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
La Oficina de Gestión del Riesgo de Desastres se apoyó de profesionales en
derecho quienes asesoran y articulan en las acciones de mejoramiento que vayan
aconteciendo para la mitigación del riesgo. Igualmente se utilizaron los los medios
de comunicación de la administracion municipal como redes sociales, instagram,
twitter, facebook, página web para divulgar toda información respecto a la gestión
del riesgo de desastres. Así mismo, se actualizó constantemente la base de datos
de la unidad municipal de gestion del riesgo de desastres, donde se radica la
información de los ciudadanos y de los comunicados que se hace en el SNGRD,
siendo una información de alto contenido de aplicacion para prevención.
30
Gestión del riesgo de desastre: Coordinar y ejecutar las
actividades relacionadas con la gestión del riesgo de
desastre en el Municipio de Floridablanca, garantizándole
a la comunidad su bienestar y seguridad.
Falta de
información en
los procesos de
contratación
Deficiencias en
recursos humanos
y tecnológicos
Desviación de
dinerosPreventivo Transparencia Control interno Trimestral Rendición de Cuentas
Coordinador Gestión
Del Riesgo De
Desastres
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
100%
Se desarrolló priorización del presupuesto asignado para el Consejo Municipal
Gestión del Riesgo de Desastres - CMGRD, desarrollando la propuesta de
proyectos en dicha materia, de acuerdo a la prioridad técnica para la Gestión del
riesgo de desastre en el municipio. Como evidencia se encuentra en el archivo del
CMGRD copia de los procesos contractuales desarrollados por la oficina de
contratación. Ademas de la articulación del PDM, Presupuesto y prioridades
determinadas por el CMGRD y/o situaciones de emergencias que lo ameriten.
31
Gestión del talento humano: Desarrollar al Servidor
Publico frente a su cargo en particular y prepararlo para
el ambiente laboral en general; Aplicación de
competencias laborales y evaluación del desempeño;
Mantener las condiciones físicas y psicológicas de los
funcionarios de la entidad.
Falta de
información en
los procesos de
contratación
Elevada
concentración de
funciones en
personal temporal
Ineficacia Detectivos
Implementar el Plan de
capacitaciòn institucional para
funcionarios y contratistas
Listado de asistencia Trimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
mediante reuniones de
seguimiento
Secretaría General.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
80%
Teniendo en cuenta el Plan de capacitaciones para los servidores públicos de la
administración central de la Alcaldía de Floridablanca, aprobado con resolución No
0680 del 17 de marzo de 2017, se evidencian 28 formaciones ejecutadas durante
la vigencia 2017, entre ellas servicio y atención al ciudadano, daño antijurídico,
desempeño laboral y acuerdos de gestión, entre otros. Evidencia: Informe
ejecución Plan de Capacitación 2017.
32
Gestión del talento humano: Desarrollar al Servidor
Publico frente a su cargo en particular y prepararlo para
el ambiente laboral en general; Aplicación de
competencias laborales y evaluación del desempeño;
Mantener las condiciones físicas y psicológicas de los
funcionarios de la entidad.
Baja sanción
social
Hay elevada
rotación de
personal
Afecta el
funcionamiento
institucional
Preventivo Transparencia Control interno Trimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
mediante reuniones de
seguimiento
Secretaría General.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
60%
Desde la Oficina de Secretaría General se dio inicio al proceso de modernización,
en busca de disminuir la elevada rotación de personal, CIRCULAR N 0073 -
SOCIALIZACIÓN PROCESO DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA
ADMINISTRACIÓN CENTRAL. En diciembre de 2017 se realizó una capacitación
a los funcionarios de la Alcaldía, la cual expuso una propuesta de estudio técnico
para la modernización administrativa, que posiblemente se implementará por fases,
de acuerdo a los recursos existentes en la Institución. La Oficina de control Interno
recomienda revisar estas acciones y darles continuidad con el fin de cumplir los
objetivos institucionales en materia de mitigar el riesgo de corrupción de elevada
rotación de personal.
33
Gestión de recursos y adquisición de bienes y
servicios: Realizar las actividades logísticas necesarias
para la adquisición de bienes en la Administración
Municipal, recepción, almacenamiento y control de
inventarios de los mismos.
Ineficiencia
Desconocimiento
de los
procedimientos y
métodos para
ejecutar las
acciones
Desorganización Detectivos
Socializar los procedimientos,
actividades, formatos y demás
propios del proceso de Gestión
de recursos y adquisición de
bienes y servicios
Listado de asistencia,
circulares, actas de reuniónTrimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
mediante reuniones de
seguimiento
Secretaría General.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
90%
Se suscribió el Decreto 0243 del 28 de julio de 2017, por medio del cual se
actualiza el manual de procesos y procedimientos de la Institución. En el Archivo de
gestión activo de la Oficina de Talento Humano se evidencia la carpeta Solicitudes
Información a Documentos, en la cual reposan las actas de reunión, solicitud
elaboración y modificación de documentos, procedimientos propuestos, para la
actualización y socialización del manual de procedimientos, creación y actualización
de formatos MECI. Adicionalmente se lleva seguimiento permanente a los módulos
de inventarios y almacén mediante el aplicativo ECO GD (programa financiero que
contiene la información de almacén, inventarios, contratos, expedientes, entre
otros). La información se encuentra en la herramienta tecnológica para disposición
de consulta en materia de informes, de acuerdo a los periodos requeridos.
34
Gestión de recursos y adquisición de bienes y
servicios: Realizar las actividades logísticas necesarias
para la adquisición de bienes en la Administración
Municipal, recepción, almacenamiento y control de
inventarios de los mismos.
Falta de
información en
los procesos de
contratación
Deficiente
evaluación técnica
de los bienes y
recursos de la
entidad.
Deterioro de la
infraestructuraDetectivos
Implementar cabalmente el
procedimiento que reglamente
el proceso de evaluación
técnica de los bienes y
recursos de la entidad
Fomatos de control MECI Trimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
mediante reuniones de
seguimiento
Secretaría General.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
80%
Se tiene implementado el procedimiento de bajas, donde el encargado de cada
dependencia que requiera una baja, llena un formato de solicitud el cual entrega en
la Oficina de Almacen e Inventarios, que envía una persona encargada para realizar
la inspección y evaluar el estado del bien, para finalmente para dar baja a los
bienes mediante el Sistema GD.Se evidenció mediante Acta No. 05 que la Oficina
de Almacén e Inventarios se reunió el día 27 de noviembre con los integrantes del
Comité de Bajas para evaluar el estado de algunos bienes en proceso de bajas
para la vigencia 2017.
35
Imagen institucional y comunicaciones: Garantizar la
comunicación eficiente y efectiva, entre la Alcaldía del
Municipio de Floridablanca, los servidores públicos y la
comunidad.
Falta de
información en
los procesos de
contratación
Deficiencia de
equipos y recursos
tecnológicos
Afecta el
funcionamiento
institucional
Detectivos
1- Coordinar con la Oficina de
Sistemas la gestión para
adquirir espacio virtual para
almacenamiento de la
información. 2- Listado -
consecutivo de boletines de
prensa
1-Listado - consecutivo de
boletines de prensa.
2- Acta de reunión técnica
acerca de los requerimientos
de la Oficina de Prensa
respecto al almacenamiento
de información
Mensual
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Oficina de Prensa y
Comunicaciones
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
80%
La Oficina de Prensa y Comunicaciones cuenta con equipos que suplen las
necesidades de informar y garantizar la comunicación efectiva, donde a través de
los distintos canales habilitados se comunican e informan constantemente las
acciones de Gobierno de la administración municipal, publicando un boletín de
prensa diario, haciendo uso del programa institucional de televisión y los diferentes
redes sociales como:
https://www.facebook.com/AlcaldiadeFloridablanca
https://twitter.com/alcaldiafblanca
https://www.youtube.com/channel/UCd3d7zYmWmaeVrUkuRJXUIA
36
Asesoría jurídica: Velar por el cumplimiento de las
disposiciones legales vigentes aplicables a la
Administración Municipal, brindando de manera oportuna
la asesoría jurídica y garantizando la representación
defensa de los intereses de la entidad mediante procesos
efectivos y transparentes
Ausencia de
recursos
presupuestales
para saldar la
totalidad de los
fallos en contra
del municipio.
Dichas
decisiones
judiciales son
aquellas en las
que hay fallo de
segunda
instancia. Nota:
Es posible la
Trafico de
influencias
Afecta la inversión
públicaDetectivos
Elaborar y mantener
actualizado el Cronograma de
pagos, el cual está de acuerdo
a la fecha de radicación de la
cuenta de cobro del respectivo
fallo judicial. Con base a este
cronograma y las decisiones
del Comité de Conciliación se
determina el pago (cuantía,
fecha y modo de pago)
1-Cronograma de pago se
sentencias judiciales
2- Actas de sesión del
Comité de Concialiación
3- Acto Administrativo en el
que se evidencia el valor a
cancelar al demandante
Mensual
Seguimiento a las
actividades planeadas
Mediante Actas
Oficina Jurídica
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades actualizadas)
90%
La Oficina Asesora Jurídica veló por respetar el orden cronológico establecido en el
cronograma para el pago de sentencias judiciales, de acuerdo a como fueron
radicadas las cuentas ante el Ente Territorial. Los pagos que no se realizaron
cumpliendo el orden, obedecen a procesos en los que se efectuaron embargos a
las cuentas bancarias de la Administración Municipal, y otros casos en que la
documentación aportada por el interesado no se encontraba completa. El pasivo
por concepto de sentencias y conciliaciones durante la vigencia 2017, disminuyó en
un 36.30%, teniendo en cuenta que en enero el pasivo ascendia a la suma de
$2.866.064.879 y en diciembre quedo un valor de $1.825.734.168.
37
Contratación: Asesorar, apoyar y tramitar la contratación
de manera oportuna, transparente y objetiva, para
satisfacer las necesidades de la comunidad del Municipio
de Floridablanca - Santander y el adecuado
funcionamiento de la entidad de conformidad con la
normatividad vigente.
Grado de
monopolio en
servicios que
prestan
Direccionamiento
de los requisitos y
Condiciones
generales del
proceso para
favorecer a grupos
determinados.
Afecta bienes y
recursosDefectivos
Impedir el favorecimiento de
determinado proponente
Documentos de apoyo a la
contrataciónTrimestral
Seguimiento al Nivel o
grado de actualidad de
los manuales
Oficina Asesora de
Contratación.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
80%
La Oficina de Contratacion en aras de minimizar los riesgos, ha procurado tener
actualizados sus formatos, procedimientos y manual de contratación,
adicionalmente de mantener capacitacitado al personal que interviene en la gestión
contractual. La oficina de Contratacion, ha puesto en marcha diferentes acciones
de mejora que facilitan el control de la informacion y el seguimiento a los mismos,
para garantizar la transparencia en los procesos relacionados. Lo anterior se
evidencia en las socializaciones realizadas al equipo de Contratacion de la Alcaldia
de Floridablanca y con el objetivo de mejorar y prevenir los riesgos administrativos
y trabajar con estandares detransparencia y calidad. Actas: 008 -009, Circular
socialización supervisores e interventores del 05 de diciembre de 2017.
38
Gestión de recursos tecnológicos: Asegurar el optimo
estado de funcionamiento de todos los recursos de
tecnología informática así como la protección y resguardo
de la información brindando soporte tecnológico y apoyo
en la toma de decisiones, así como soluciones a la
comunidad
Baja probabilidad
de ser
descubierto
Sistemas de
información
susceptibles de
manipulación o
adulteración.
Afecta la inversión
públicaPreventivo
Implementar y dar
cumplimiento a la Política de
seguridad de la información y
datos personales
Copias de seguridad
(backup)Trimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
mediante reuniones de
seguimiento
Oficina de Sistemas
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
80%
La Alcaldía cuenta con copias de seguridad, las cuales resguardan la informacion
crítica y escencial, para evitar perdida o daño de informacion. Se manejan copias
de seguridad con un software Veam Backup, del que se realizan copias diarias de
seguridad a las bases de datos de los sistemas de información, como por ejemplo
ECO (información financiera, presupuesto, nómina, tesorería, inventario, de
contratación y procesos jurídicos) y NEPTUNO (información recaudo de
impuestos), SIG SIMA (expedientes Secretaría General). Se cuenta con un
almacenamiento conectado en red (NAS) que guarda toda la información de las
unidades de red de cada dependencia y de las copias del Software Veam Backup y
las copias manuales que realiza la Oficina de Sistemas. Adicionalmente se
realizaron capacitaciones dirigidas a las Oficinas que actualmente cuentas con
unidades de red, entre ellas Contabilidad, alumbrado, Presupuesto y Planeación en
cuanto a almacenamiento en las mismas el día 26 de septiembre de 2017. Se
recomienda informar a las Oficinas del uso de unidades de red y continuar con la
actualización e implementación de políticas.
39
Gestión de recursos tecnológicos: Asegurar el optimo
estado de funcionamiento de todos los recursos de
tecnología informática así como la protección y resguardo
de la información brindando soporte tecnológico y apoyo
en la toma de decisiones, así como soluciones a la
comunidad
Instituciones
débiles
Baja incorporación
de desarrollos
tecnológicos para
responder a los
requerimientos,
exigencias,
objetivos y
compromisos de la
entidad
No control Defectivos
Diseñar e implementar un plan
de fortalecimiento de los
recursos tecnológicos (incluye
licenciamiento de software
existentes y el desarrollo de
otros)
Plan de fortalecimiento de los
recursos tecnológicosTrimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
mediante reuniones de
seguimiento
Oficina de Sistemas
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
50%
La Oficina de sistemas ha liderado el proceso adelantado como asunto para el
suministro de herramientas tecnológicas para el desarrollo de la gestión
administrativa dentro del marco del proyecto institucional, en la implementación de
una plataforma informática y de comunicaciones moderna y segura, dentro del que
se contempla la adquisición de licenciamiento tanto de software y hadware, para
brindar mejores servicios de las Bases de Datos, seguridad perimetral y optimizar
el uso de cada servidor debido a las actualizaciones que se realizaran de manera
controlada. Se recomienda agilizar las acciones pertinentes para desarrollar este
proceso y mitigar la baja incorporación de desarrollos tecnológicos para responder
a los requerimientos, exigencias, objetivos y compromisos de la entidad.
40
Gestión documental y archivo: Liderar la gestión
documental de la entidad, mediante el desarrollo e
implementación de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por la entidad, desde
su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación.
Baja probabilidad
de ser
descubierto
Sistemas de
información
susceptibles de
manipulación o
adulteración.
Desorganización Defectivos
Desarrollar e implementacr un
sistema (software) de gestión
documental y archivo
Actas de concertación y
SoftwareTrimestral
Seguimiento a las
actividades planeadas
mediante reuniones de
seguimiento
Secretaría General.
1. Logros en la Gestión. (No. De
actividades ejecutadas / No. De
actividades Planeadas )
70%
Se adelantaron acciones pertinentes a la Gestión Documental de la Institución, se
evidencian mediante:
- Circular 0057 de 2017 por la cual se confirma la producción documental de los
documentos que produce cada oficina, diario, semanal, mensual y anual.
- Circular 0058 de 2017 por la cual se informa la disponibilidad de capacitaciones
en programa de gestión documental y aplicación Tablas de Retención Documental.
Evidencia Planillas Asistencia.
- Circular 0059 de 2017 en la cual se informa de la visita para la verificación de la
producción documental en metros lineales con el fin de elaborar el Programa
Institucional de Archivo PINAR y Sistema Integrado de Conservación de la
Institución SAC.
- Mediante los inventarios documentales se dio cumplimiento a las circulares de
transferencia documental propuestas para la Administración del Archivo en la
Institución, donde la Oficina de Archivo realizó visitas a la Secretaría de Desarrollo,
Hacienda, Despacho, Jurídica y Secretaría de Salud, para la revisión de
transferencias.
- De manera mensual se hace la organización del fondo acumulado y archivos de
gestión en la administración central en la Oficina de Archivo Central, la cual se
evidencia por medio del Formato Unico de Inventario Documental. Discriminando el
tipo de doumentos, el órden establecido, los codigos de retención documental,
fechas, cajas, folios, carpetas donde se ubica, soportes (CD), tomos y la
frecuencia de consulta.
Los soportes a la anterior información reposan en la Oficina de Archivo Central de
la Alcaldía Municipal. OCI: Aunque se adelantaron varias actividades para mitigar el
riesgo, se recomienda centrar los objetivos en las acciones propuestas a los
controles, con el fin de cumplir lo estipulado en el Mapa de Riesgos.
41 Gestión de control interno disciplinario. Bajos castigos
Dilación de los
procesos con el
propósito de
obtener el
vencimiento de
términos o la
prescripción del
mismo.
Impunidad Correctivo
Revisar trimestramanete los
procesos a cargo de la oficina y
levantar Actas para evitar
posible prescripcion y/o
odilacion injustificada
Acta de informe Trimestral
Seguimiento de los
diferentes procesos
para evitar la
prescripción
Oficina de Control
Interno Disciplinario
1. Logros en la Gestión. (No. De
seguimiento ejecutados / No. De
Seguimientos Planeadas )
100%
La Oficina de Control Interno Disciplinario tiene como política evitar a toda costa la
prescripción de los procesos que se adelantan en la Oficina. Se evidencia
seguimiento a los procesos que por competencia conoce la Oficina de Control
Interno Disciplinario, señalando el código del proceso y verificando su estado y las
acciones pendientes por realizar.
Se adjunta Acta de Reunión No. 2 del dia 04 de Septiembre de 2017 y Acta No. 01
del 09 de enero de 2018.
42 Gestión de control interno disciplinario. Ingresos
obtenidos
Soborno
(Cohecho).
Afecta el
funcionamiento
institucional
Detectivos
1. Se suscribirá un
compromiso de transparencias
para adelantar las actuaciones
de conformidad con la ley, 2.
Pacto de reserva sumarial
entre los funcionarios adscrito
a la oficina.
Acta de informe Anual
Realizar Seguimiento a
las acciones
planeadas mediante
Actas.
Oficina de Control
Interno Disciplinario
1. Logros en la Gestión. (No. De
seguimiento ejecutados / No. De
Seguimientos Planeadas )
100%
Se evidencia acta del 01 de febrero de 2017, donde se suscribió un compromiso de
transparencia para adelantar las actuaciones de conformidad con la ley, donde se
insta a los servidores públicos y profesionales de apoyo que laboran en la Oficina
de Control Interno Disciplinario a obrar dentro del marco de la legalidad,
imparcialidad y moralidad en sus actividades. Así mismo este documento dicta el
Artículo 95 de la Ley 735 de 2002, estableciendo un pacto de reserva sumarial
entre los funcionarios adscritos a la oficina.
43
Gestión de control interno Administrativo: Hacer
seguimiento al Modelo Estándar de Control Interno, de la
Administración Central del Municipio de Floridablanca,
articulado con el Sistema de Gestión de la Calidad NTC
GP 1000:2009.
Falta de
actualización y
seguimiento del
MECI
Que la
Administración
Municipal de
Floridablanca no
tenga todos sus
procesos
estandarizados y
aprobados en el
MECI.
Inaplicación de la
Normatividad de la
norma MECI.
PreventivoRealizar Seguimiento semestral
al MECI Informe de seguimiento Semestral
Realizar dos
seguimiento al MECI
Oficina de Control
Interno Administrativo
1. Logros en la Gestión. (No. De
Seguimientos ejecutadas / No. De
Seguimientos Planeadas )
100%
Se realizó seguimiento al MECI durante el segundo semestre del año 2017, en el
cual se verificaron los procedimientos, estructura, indicadores y riesgos de los
procesos establecidos en la Entidad, informe socializado con la Oficina de
Secretaría General para considerar las observaciones y sugerencias encontradas.
