ilTIft INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS

PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TRD

PR-GDO-01-V1

Vigencia:02/07/2015

CONTENIDO

1. Objetivo

2. Alcance

3. Responsables

4. Definiciones

5. Generalidades y marco normativo

6. Procedimiento

7. Registros

8. Control de revisión y cambios

Elaborado Revisado Aprobado

alti Vidales MendpzDirector

SuutoFredy Antonio Rico Prieto

AsesorSonta Mercede\Romero

RodríguezJefe Oficina de Gestión

Administrativa y Financiera

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PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TRD

PR-GDO-01-V1

Vigencia:02/07/2015

1. Objetivo

Establecer el procedimiento para la aplicación de las Tablas de Retención Documental enlas diferentes dependencias del Instituto de Transito y Transporte de Acacias -ITTA- conel fin de garantizar la acertada conformación de los archivos de gestión, su trámite,conservación y disposición final.

2. Alcance

El Procedimiento de aplicación de las TRD comprende desde la identificación de losexpedientes a cargo de cada Dependencia, hasta la verificación del cumplimiento de lostiempos de retención para casa serie y subserie documental.

3. Responsables

El desarrollo del presente procedimiento es responsabilidad de todos los servidorespúblicos a cuyo cargo esté la custodia de los archivos de gestión del Instituto, con elrespectivo control y seguimiento por parte del Comité Interno de Archivo.

4. Definiciones

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en eltranscurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir comotestimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, ocomo fuentes de la historia.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de losarchivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vezfinalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación entrámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Clasificación documental; Fase del proceso de organización documental, en la cual seidentifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructuraorgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual seretiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterioreliminación.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas oinstituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para elcumplimiento de sus funciones.

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Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en lastablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que hanperdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información enotros soportes.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentosgenerados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de unmismo asunto.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio deorganización archivísíica.

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe demanera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecersecuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, laordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidohomogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia delejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas einformes, entre otros.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus característicasespecíficas.

Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientestipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa delciclo vital de los documentos.

Tabla De Valoración Documental (TVD): Listado de asuntos o series documentales alos cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como unadisposición final.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa,con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos paraclasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

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Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión alcentral, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoracióndocumental vigentes.

5. Generalidades y marco normativo

Los servidores públicos vinculados a las diferentes Dependencias del ITTA, confundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada deberán conformar,organizar, preservar y administrar los archivos de gestión, teniendo en cuenta losprincipios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y lanormatividad archivística vigente.

Los respectivos Jefes de oficinas serán los responsables de velar por laorganización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de sudependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en la normatividad vigente.

La Dirección y el Comité Interno de Archivo realizarán el seguimiento a la aplicación delas TRD en las Dependencias, efectuando visitas de inspección, cuyas fechas seseñalarán mediante cronogramas.

Normatividad vigente:

• Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos• Acuerdo 04 de 2013 del Archivo General de la Nación, modifica el procedimiento para

la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las TRD yTVD

• Acuerdo 05 de 2013, se establecen los criterios básicos paro la clasificación,ordenación y descripción de los archivos.

• Acuerdo 02 de 2014, Por medio del cual se establecen los criterios básicos paracreación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes

• Acuerdo 038 de 2002, establece la obligatoriedad de los inventarios documentales.

6. Procedimiento

1

2

ACTIVIDADVerificar el contenido de las TRD. (Ver IN-GDO-01-V1).

Elaborar guias a partir del contenido de las TRD,teniendo en cuenta cada una de las series y subseriesidentificadas, ubicándolas físicamente según la unidadde conservación empleada para la disposición de losarchivos de gestión, es decir, carpetas, estantes,Folderamas, archivadores, etc. (Ver IN-GDO-03-V1 ).

RESPONSABLEServidor a cargo deíArchivo de Gestión

Servidor a cargo delArchivo de Gestión

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ACTIVIDAD RESPONSABLECon base en las TRD, identificar los documentosproducidos en desarrollo de las funciones, laagrupación de los mismos en expedientes, y estos a suvez en series y subseries, atendiendo los principios deprocedencia y de orden original.

Servidor a cargo delArchivo de Gestión

Ordenar cada uno de los tipos documentales al interiorde los expedientes según lo indicado en las TRD, yteniendo en cuenta el sistema de ordenación acogido.(VerlN-GDO-02-V1).

Servidor a cargoArchivo de Gestión

del

Disponer al interior de cada uno de los expedientes(carpetas), los documentos ordenados en expedientes,teniendo en cuenta su sistema de ordenaciónadoptado.

Todos los funcionariosdel ITTA

Foliar los expedientes que forman las series ysubseries en el extremo superior derecho de cadahoja, según la orientación del texto, con un lápiz demina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sinenmendaduras, empezando por el documentos másantiguo y así sucesivamente. (Ver IN-GDO-04-V1),

Servidor a cargoArchivo de Gestión

del

Diligenciar el Formato Único de Inventario Documentalpor cada unidad documental conformada, (carpeta y/olibro). (Ver FR-GDO-03-V1).

Servidor a cargo delArchivo de Gestión

Identificar cada uno de los expedientes, y diligenciar lainformación solicitada en el Formato de Rótulo paraCarpetas. (Ver FR-GDO-01-V1),

Servidor a cargo delArchivo de Gestión

Identificar los expedientes que van a ser guardados encajas de archivo inactivo, y diligenciar la informaciónsolicitada en el Formato de Rótulo para Cajas. (VerFR-GDO-02-V1).

Servidor a cargo delArchivo de Gestión

10 Verificar el cumplimiento de los tiempos de retenciónestablecidos en las TRD, teniendo en cuenta la fechade cierre del expediente, la cual puede ser:

3.9.1 Cierre Administrativo: Una vez finalizadas lasactuaciones y resuelto el trámite o procedimientoadministrativo que le dio origen,

3.9.2 Cierre Definitivo: Una vez superada la vigenciade las actuaciones y cumplido el tiempo deprescripción de acciones administrativas, fiscales olegales.

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Servidor a cargo delArchivo Central

ITTA^

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Vigencia:02/07/2015

11ACTIVIDAD

Desarrollar el procedimiento pertinente para ladisposición final de documentos. (Ver PR-GDO-02-V1yPR-GDO-02-V1).

RESPONSABLEServidor a cargo delArchivo Central

7. Registros

Código

FR-GDO-01-V1

FR-GDO-02-V1

FR-GDO-03-V1

IN-GDO-01-V1

IN-GDO-02-V1

IN-GDO-03-V1

IN-GDO-04-V1

NOMBRE DELREGISTRO

Rotulo decarpetaRotulo de caja

Formato únicode inventariodocumentalInstructivoformato de TRDInstructivo parala adopción desistemas deordenaciónInstructivo parala aplicación delas TRDInstructivo parala foliación dearchivos

LUGAR DEARCHIVO

Todas lascarpetasTodas lascajasArchivoCentral

ArchivoCentralArchivoCentral

ArchivoCentral

ArchivoCentral

RESPONSABLEDE SU ARCHIVO

Cada funcionario

Cada funcionario

Funcionario ArchivoCentral

Funcionario ArchivoCentralFuncionario ArchivoCentral

Funcionario ArchivoCentral

Funcionario ArchivoCentral

TIEMPO DERETENCIÓN

Según TRD

Según TRD

Según TRD

Según TRD

Según TRD

Según TRD

Según TRD

DISPOSICIÓNFINAL

Según TRD

Según TRD

Según TRD

Según TRD

Según TRD

Según TRD

Según TRD

8. Control de revisión y cambios

FECHA

09/06/2015

Versión

j

CAMBIOS EFECTUADOS Y SU JUSTIFICACIÓN

Creación del documento en el marco de laactualización del MECÍ. Se imparten instrucciones parael uso adecuado de las tablas de retención documentalde acuerdo con los lineamientos del archivo general dela nación.

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