Manual del Usuario

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Fecha de edicinDiciembre de 1999 Versin 2.1

Este manual contiene informacin para la operacin del sistema contable CONTPAQ, cuyos derechos de autor y comerciales se encuentran registrados a favor de Computacin en Accin, S.A. de C.V. El producto CONTPAQ est protegido como obra intelectual y se prohibe la reproduccin parcial o total de cualquiera de sus componentes por cualquier medio, sin permiso previo de sus autores. Cualquier sugerencia respecto a este manual o al sistema en general, le agradecemos la comunique a Computacin en Accin, S.A. de C.V. utilizando la opcin que ms le convenga. Sitio Web ContPAQ Podr encontrar toda la informacin referente a CONTPAQ: FAQs, bibliotecas y caractersticas del producto. La direccin es: http://www.compac.com.mx Departamento de Soporte Tcnico Podr llamar al departamento de Soporte Tcnico donde le atendern personalmente sus dudas o comentarios acerca de nuestros productos:

(33) 3818-0911Cursos de Capacitacin Podr entrenarse en el uso de CONTPAQ y nuestros otros productos, a travs del Centro de Capacitacin que brinda la solucin completa a sus necesidades.

(33) 3616-29-90 y 3616-82-28

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Podr ponerse en contacto con la sucursal ms cercana a su domicilio.

MATRIZComputacin en Accin S.A. de C.V. Pablo Villaseor 435 Col. Ladrn de Guevara, C.P. 44600 Guadalajara, Jalisco, Mxico. Telfonos: (33) 381-80-900 Conmutador. (33) 381-80-911 Soporte Tcnico. (33) 381-80-903 Ventas. 01-800-903-0000 (33) 38-18-09-02 Claves 01-800-902-0000 Fax: (33) 381-80-963 General. (33) 381-80-956 Soporte Tcnico. (33) 381-80-917 Admn de Ventas

Llame sin costo a nuestro Departamento de Ventas al telfono:

01 800 903 0000 CHIHUAHUA, CHIH. Ortz de Campos 2918 Colonia San Felipe. C.P. 31240 Tels: (614) 414-42-57 413-05-57 Fax: (614) 414-28-47 MONTERREY, N.L Hidalgo Pte. # 2258 Local 9 Col. Obispado Tels y Fax: (81) 8346-68-06 8346-68-07 8346-68-08 8346-68-09 MERIDA, YUC. Calle 20 # 192-B 1er. piso. entre 19 y 21 Col. Mxico Oriente Tel: (999) 944-90-08 Fax: (999) 944-08-55 TIJUANA, B.C. Blvd. Snchez Taboada 10116-201 Edif. Plaza Ejecutiva del Ro. Zona Ro. C.P. 22320 Tels: (664) 684-95-90 684-96-00 Fax: (664) 684-95-92

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IIndice

ndice

IntroduccinCmo usar este manual ............................................................. I Lo que incluye el producto ........................................................ II Servicio disponible al Usuario ................................................... II Requerimiento de equipo de cmputo ..................................... III Caractersticas de CONTPAQ ..................................................... IV

Antes de empezar 1. Fundamentos bsicosUso de este manual......................................................................... 1 - 1 Antes de empezar ........................................................................... 1 - 1 Cmo funciona CONTPAQ ................................................................. 1 - 4 La pantalla de CONTPAQ ....................................................... 1 - 4 Estado de seleccin ............................................................. 1 - 5 Estado de captura ................................................................ 1 - 6 Estado de espera ................................................................. 1 - 7 Estado de proceso ............................................................... 1 - 7 Revisin de los mens ......................................................... 1 - 7 Mapa de navegacin........................................................... 1 -11 Captura de datos ............................................................................ 1 -12 Correccin de errores ......................................................... 1 -12 Confirmacin de datos ........................................................ 1 -13

2.

Definiendo el CatlogoDiseo del catlogo ......................................................................... 2 - 1 Nmero de cuenta................................................................ 2 - 4 Cuentas de control .......................................................................... 2 - 7 La cuenta de resultados ....................................................... 2 - 7 La cuenta de cuadre ............................................................ 2 - 8 La cuenta de flujo de efectivo............................................... 2 - 8

3.

Instalacin del SistemaInstalacin de los programas........................................................... 3 - 1 Instalacin de las empresas ............................................................ 3 - 2 Datos generales ................................................................... 3 - 4 Datos iniciales de almacenamiento....................................... 3 -9 El administrador del sistema .............................................. 3 10 Activacin del sistema........................................................ 3 12 Manejo de fechas del ao 200 ........................................... 3 34

4.

Catlogo de cuentasTipos de cuentas ............................................................................. 4 - 1 Cuentas afectables .............................................................. 4 - 1 Cuentas acumulables........................................................... 4 - 1 Cuentas de Mayor................................................................ 4 - 1 Capturando por primera vez............................................................ 4 - 2 Especificando las cuentas de resultados, cuadre y flujo ................. 4 - 2 Proceso para dar de alta cuentas.................................................... 4 - 3 Corrigiendo errores al captar........................................................... 4 - 7 Cmo dar de baja una cuenta .......................................................... 4 -7 Consultado una cuenta..................................................................... 4 -8 Revisin del catlogo de cuentas..................................................... 4 -8 Recomendaciones en la captura .................................................... 4 -11

5.

Otras opciones del catalogo de cuentasGrupos ABC .................................................................................... 5 - 1 Saldos ABC ..................................................................................... 5 - 5 Datos fiscales .................................................................................. 5 - 5

6.

Captura de plizasPlizas ABCDE ............................................................................... 6 - 1 Cmo entrar ......................................................................... 6 - 1 Encabezado de la pliza ...................................................... 6 - 3 Captando el detalle .............................................................. 6 - 6 Aplicacin de plizas sin afectar ..................................................... 6 - 9

7.

Definicin de PrePlizasCmo definir una prepliza.............................................................. 7 - 1 Datos de la prepliza....................................................................... 7 - 2 Encabezado ......................................................................... 7 - 3 Detalle de la prepliza.......................................................... 7 - 6 Cmo borrar una prepliza............................................................... 7 -8 Cambios en preplizas ..................................................................... 7 -8 Despliegues...................................................................................... 7 -8

8.

Impresin de plizas y diariosImpresin de diarios y plizas ......................................................... 8 - 1 Impresin del diario cronolgico...................................................... 8 - 3 Impresin pr diario........................................................................... 8 5 Impresin por nmero de plizas .................................................... 8 - 5

9.

Reportes del sistemaCatlogo de Cuentas....................................................................... 9 - 3 Posicin Financiera ......................................................................... 9 - 6 Estado de Resultados ...................................................................... 9 -8 Origen y Aplicacin de Recursos ................................................... 9 -10 Anexos del Catlogo ...................................................................... 9 -11 Movimientos, Auxiliares del Catlogo............................................. 9 -13 Balanza de Comprobacin ............................................................. 9 -14 Componente Inflacionario............................................................... 9 -16 Saldos Promedio ............................................................................ 9 -17 Flujo de efectivo ............................................................................. 9 -19 Libro Mayor .................................................................................... 9 -20 Una Pliza Concentrada................................................................. 9 -22 Impreso de Presupuestos............................................................... 9- 23 Auditora de Saldos ........................................................................ 9 -23 Impresin de diarios y plizas ........................................................ 9 -24 Instalados del REPORTEADOR .......................................................... 9 -24

10.

Proceso de cierreCierres de perodo......................................................................... 10 - 1 Cmo realizar un cierre ...................................................... 10 - 2 Casos en los que no se podr realizar el cierre ................. 10 - 2 Cierre de ejercicio ......................................................................... 10 - 3

11.

Cambio y eliminacin de perodos anterioresProceso de eliminacin ................................................................. 11 - 1 Cambios a perodos anteriores ..................................................... 11 - 2

12.

Traspaso de auxiliaresTraspaso total................................................................................ 12 - 2 Intercambio.................................................................................... 12 - 2 Traspaso parcial............................................................................ 12 - 2 Despliegues................................................................................... 12 - 3

13.

Agrupacin de informacin estadsticaConcepto de cuentas estadsticas................................................. 13 - 1 Cmo formar un grupo estadstico ................................................ 13 - 2 Alta de grupos .................................................................... 13 - 2 Cambio de grupos.............................................................. 13 - 3 Despliegue de grupos ........................................................ 13 - 4 Baja de grupos ................................................................... 13 - 4

14.

PresupuestosPresupuestos ................................................................................ 14 - 1 Alta de presupuestos ......................................................... 14 - 2 Baja de presupuestos ........................................................ 14 - 3 Cambio de presupuestos ................................................... 14 - 3 Despliegue de presupuestos.............................................. 14 - 4

Mtodos de presupuestos ............................................................. 14 - 5 Mes por mes .................................................................... 14 5 Un total prorrateado ........................................................... 14 - 5 Total prorrateado segn ratio ............................................. 14 - 6 Afectacin simple ............................................................... 14 - 6 Crecimiento compuesto...................................................... 14 - 7 En base a tabla de inflacin ............................................... 14 - 7 Igual a otra cuenta ............................................................. 14 - 8 Porcentaje sobre otra cuenta ............................................. 14 - 8 Suma de subcuentas ......................................................... 14 - 8 Base saldo ao anterior ms % ......................................... 14 - 8 Base saldo ao anterior y tabla.......................................... 14 - 8

15.

Otras funciones del sistemaUso de macros .............................................................................. 15 - 1 Definicin de una macro..................................................... 15 - 1 Ejecucin de macros .......................................................... 15 - 3 Cmo borrar una macro ..................................................... 15 - 4 Modificaciones en macros.................................................. 15 - 4 Centros de costo ........................................................................... 15 - 4 Multimoneda................................................................................... 15 -7

16.

Hoja financieraCapacidades de la hoja ................................................................. 16 - 1 La hoja financiera .......................................................................... 16 - 1 Funciones de la hoja financiera.......................................... 16 - 2 Uso de la hoja financiera ............................................................... 16 - 7 Datos en la hoja financiera.................................................. 16 -7 Opciones de la hoja financiera ............................................ 16 -9 Hoja ......................................................................... 16 -9 Archivo................................................................... 16 -11 Imprimir .................................................................. 16 -11 Graficar .................................................................. 16 -12 Salir........................................................................ 16 -12

17.

Consolidacin de CompaasEn qu consiste la consolidacin .................................................. 17 - 1 Cmo realizar la consolidacin...................................................... 17 - 1 Creacin del catlogo ........................................................ 17 - 4 Proceso de consolidacin .................................................. 17 - 7

18.

DepreciacionesAntes de empezar ......................................................................... 18 - 1 Formas de depreciar ..................................................................... 18 - 2 Depreciacin contable........................................................ 18 - 3 Depreciacin Fiscal............................................................ 18 - 3 Pasos a seguir para llevar a cabo el clculo de las depreciaciones.................................................... 18 - 5 Base IMPAC ..................................................................... 18 -10 Ejemplos de clculo de depreciacin ........................................... 18 -12 Reporte del Impuesto al Activo .................................................... 18 -13

19.

Tablas del sistemaTablas de INPC ............................................................................. 19 - 1 Uso y tablas reservadas..................................................... 19 - 1 Actualizacin de tablas....................................................... 19 - 2 Diarios ........................................................................................... 19 - 2 Usuarios ........................................................................................ 19 - 4 Conceptos ..................................................................................... 19 - 5 Uso de conceptos especiales............................................. 19 - 6 Fechas de ejercicios...................................................................... 19 - 6

20.

Expansin y reduccin de archivosArchivos de CONTPAQ y su contenido ............................................ 20 - 1 Expandir Archivos ......................................................................... 20 - 4 Reducir Archivos ........................................................................... 20 - 6 Crear archivos ............................................................................... 20 - 7

21.

Reproceso y entrada de informacin externaActivos fijos ................................................................................... 21 - 1 Catlogo de cuentas...................................................................... 21 - 2 Plizas............................................................................................ 21 -7 Presupuestos ............................................................................... 21 -10 Reprocesos .................................................................................. 21 -12

22.

Otras opciones del men principalEmpresas ...................................................................................... 22 - 1 Colores .......................................................................................... 22 - 2 Utileras ......................................................................................... 22 - 3 Utileras internas ................................................................ 22 - 3 Utileras externas ................................................................ 22 -7

23.

Redefinicin del sistemaRevisin de los parmetros de funcionamiento............................. 23 - 2 Cuentas (parmetros).................................................................... 23 - 5 Fechas y perodos ......................................................................... 23 - 8

24.

Regmenes especiales en ContpaqRgimen simplificado .................................................................... 24 - 2 Pequeos contribuyentes ............................................................ 24 - 10 Reportes en el rgimen ............................................................... 24 - 12 Cmo transferir informacin de Cuenta-T a Contpaq .................. 24 - 18

25.

Reportes fiscalesOperacin....................................................................................... 25-2 Impuesto Sobre la Renta (ISR) ..................................................... 25-25 IMPAC ........................................................................................... 25-34 IVA ................................................................................................ 25-37 Resumen ....................................................................................... 25-41 Listados ........................................................................................ 25-44

ANEXOSA. CalculadoraTeclas para el manejo de la calculadora ........................................ A 1

B.

Instalacin y uso de mouseUtilizacin del Mouse.......................................................................B - 2 Uso de mouse dentro del REPORTEADOR .........................................B - 3

C. D. E.

Tabla de uso de teclas de funcin Tablas de prioridades Reporteador

I

ntroduccinEsta introduccin describe lo que es CONTPAQ y el contenido del paquete. CONTPAQ es el ms eficiente sistema de contabilidad; el cual le permite llevar desde el registro bsico contable, hasta un anlisis de informacin financiera muy sofisticado. Y que incluye funciones de: Contabilidad, Presupuestos, Flujo de Efectivo, Estadsticas, Anlisis Financiero y Grficas para toma de decisiones,Reportes fiscales, Rgimen simplificado y Pequeos contribuyentes, Control de Activos fijos y muchas ms. Fue diseado por contadores pblicos y por ejecutivos financieros, pensando en las necesidades del especialista de esta rea y programndolo con avanzadas tcnicas de Ingeniera en Sistemas Computacionales. CONTPAQ es la nueva versin de un producto ampliamente probado y de uso extendido en todo el pas, lo que da la seguridad y confianza de que se est en manos de profesionales. Es un sistema confiable y garantizado, actualmente existen ms de 50 mil copias instaladas a nivel nacional, tanto en empresas pequeas como en grandes grupos industriales y comerciales.

Cmo usar este manualEste manual tiene bsicamente dos objetivos, el primero de ellos es guiar al usuario en la instalacin del sistema, introducirlo en los conceptos bsicos de funcionamiento y la operacin del sistema mismo. El segundo objetivo es el de servir como manual de referencia para cada una de las partes que conforman el sistema. A travs de todo el manual encontrar las siguientes seales:

NOTA

Donde encontrar una nota de alerta.

Donde encontrar una nota de recomendacin.

Donde encontrar una recomendacin para Redes.

Lo que incluye el productoEl producto CONTPAQ consta de: Una licencia de uso, la cual incluye: Un contrato de adhesin, que debe de leerse minuciosamente para estar al tanto de los derechos que adquiere en la compra de este producto. Una tarjeta de registro de usuario, la cual deber de llenar, firmar y devolver de inmediato, por ser indispensable para gozar de la garanta y tener acceso a las actualizaciones, mejoras y nuevas versiones del programa. Un paquete con 4 discos de 3" o un CD, los cuales contienen los programas del sistema. Un manual de gua y referencia del Usuario, el cual contiene informacin para la instalacin y operacin del sistema.Antes de continuar verifique esta lista contra lo que recibi en la compra del producto. En caso de que detecte algn faltante, favor de comunicarse inmediatamente con su Distribuidor, que le resolver su problema a la brevedad posible.

Servicio disponible al usuario de CONTPAQComputacin en Accin, S.A. de C.V., ofrece sus productos a travs de su red de distribuidores en toda la Repblica Mexicana, su distribuidor es el primer nivel de servicio que Usted tiene, pero COMPAC adicional al Servicio que da el Distribuidor, ofrece un Servicio directo a travs de su departamento de Servicio a Clientes, as COMPAC le garantiza que siempre tendr una respuesta a las dudas que tenga para la operacin del sistema, para cualquier sugerencia o requerimiento a nuestro departamento de servicio a clientes, le agradecemos se comunique a: Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pablo Villaseor No. 435, Ladrn de Guevara C.P. 44600 Tels (33) 3818-0900 Fax (33) 3818-0963 Horario: 9:00 a 2:30 y de 4:00 a 6:30 Hrs (Tiempo del centro). Guadalajara, Jalisco, Mxico. Educacional: 3616-82-28 3616-28-62 Fax 3616-29-90

Tambin podr comunicarse a cualquiera de nuestras oficinas en el pas.Es recomendable que llame de un telfono cercano a su computadora, y que se encuentre dentro del sistema. Adems procure tener la siguiente informacin a la mano para ayudarnos a resolver su problema:

Nombre del producto, Nmero de serie y Versin. Marca y modelo de su equipo. Sistema operativo y Nmero de versin (utilice el comando del DOS Ver para encontrar este nmero) Contenido de sus archivos Autoexec.bat y Config.sys (localizados en el directorio raz de su disco de arranque) Nmero telefnico, donde podamos comunicarnos con Usted. Detalles del problema. Adems del departamento de Servicio a Clientes COMPAC organiza permanentemente cursos de capacitacin, a los cuales Usted puede asistir con el fin de reafirmar conocimientos.

Requerimientos mnimos de equipo de computoAntes de intentar instalar CONTPAQ en su computadora debe de asegurarse que su instalacin de cmputo cuenta con los requerimientos mnimos de equipo y de sistema operativo. Requerimientos mnimos de equipo de computo: Una computadora PC/XT, PC/AT, PS/2 IBM, o compatible y opcionalmente una impresora conectada el puerto paralelo. La computadora deber tener los siguientes componentes: Un mnimo de 640 Kb de memoria RAM. Una unidad de almacenamiento de disco fijo, con mnimo 10 Mb libres a ser usados por el producto. Unidad de almacenamiento para discos flexibles de 3" o, en su caso unidad de disco compacto, CD. Sistema operativo DOS versin 3.0 en adelante.

Caractersticas de CONTPAQEs un sistema Multiempresas Es posible manejar la contabilidad de ms de una empresa sin cargos ni claves adicionales. Tiene 999 niveles El catlogo de cuentas podr tener hasta 999 niveles, definibles por el usuario. Contabilidad en lnea Cualquier alta, movimiento, cambio, ... afecta en el mismo instante los saldos. Proporciona informacin Fiscal ISR, IA e IVA. Fechas del 2000 Listo para el funcionamiento de fechas del ao 2000. Presupuestos Manejo de presupuestos. Depreciaciones de activos Clculo de la depreciacin de activos fijos. Cuentas de orden en estados financieros Le permitir opcionalmente incluir los saldos de cuentas de orden en el Balance General, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estado de resultados por centros de costos Esta caracterstica del sistema, permitir identificar secciones dentro de una compaa para las cuales se llevan registros contables separados. Reportes con presentacin a 12 meses El Estado de Resultados, Balance General y los Anexos de Cuentas, as como los reportes por departamento se presentan en columnas con datos a 12 meses, ms totales y porcentajes en miles de pesos. Consulta del catlogo de cuentas en cualquier momento Estando en cualquier lugar dentro del sistema, se podr consultar el Catlogo de Cuentas con slo oprimir una tecla.

Importar y exportar catlogo, plizas, presupuestos, activos fijos Permite bajar y cargar de archivo ASCII, lo cual lo hace ms flexible, ya que es posible utilizar datos de otras empresas ya instaladas. Impresin de un reporte varias veces Podr imprimir ms de una copia de un reporte sin tener que repetir la operacin. Consolidacin de compaas Es una combinacin de compaas en base a una compaa consolidadora y 2 o ms consolidadas. La compaa consolidadora integra a sus archivos los movimientos de cargo y abono por cada perodo de las compaas consolidadas. Uso de macros Permite grabar una secuencia de funciones o actividades repetitivas estando en cualquier parte del programa para facilitar el uso del sistema. Plizas predefinidas Es posible manejar plizas predefinidas, de manera que Usted puede definir formatos de plizas como ayuda para agilizar la captura de plizas con un cierto grado de repetitividad o para plizas con un importe de distribucin entre cuentas. Hoja financiera CONTPAQ ahora le brinda la oportunidad de tener dentro del sistema su propia hoja electrnica de clculo, de manera que se puedan hacer modelos o reportes en esta hoja financiera. Reporteador El reporteador es una herramienta que permite definir reportes de a cuerdo a las necesidades de cada empresa. Graficador El Graficador permite visualizar los datos de una manera grfica. Interfaz con otros sistemas Interfaz con otros sistemas como INVENPAQ, CLIENPAQ, CHEQPAQ, NOMIPAQ. Regmenes especiales Rgimen simplificado y Pequeos Contribuyentes.

C

aptulo 1Fundamentos bsicos

Uso de este manualEste manual es fundamental para usuarios con o sin experiencia en el paquete. Los objetivos de este manual son: Guiar al usuario en la instalacin del sistema, introducirlo conceptos bsicos de funcionamiento y operacin del sistema. Servir como gua de referencia. Despus de haber ledo esta gua, Usted deber saber cmo: Instalar, cargar y poner en funcionamiento el Usar los mens y conocer su funcionamiento. Instalar las empresas a las cuales se les lleve la Definir un catlogo de cuentas. Definir plizas Obtener reportes Hacer modificaciones y muchas cosas ms que le utilidad en el manejo del sistema. sistema. contabilidad. en los

sern

de

bastante

Antes de empezarRevisar el contenido del paquete. Revisar que el equipo de computo sea el adecuado, archivo config.sys contenga las siguientes instrucciones: Files =80 Buffers = 40 adems verificar que el

Para redes Peer to Peer como lo son LANTASTIC1 y NETWARE LITE2, verifique que el Config.sys contenga las siguientes instrucciones:

Server FILES = 150 BUFFERS = 40 Adems rectifique que el SHARE contenga los siguientes parmetros: SHARE /F:16384 /L:1024 Estacin FILES = 40 BUFFERS = 30Verifique que todas las estaciones de trabajo mapeen al disco duro del server con la misma letra. Para redes NOVELL3 verifique en Fconsole4 que el nmero de mximos archivos abiertos sea suficiente para soportar la carga de trabajo de la red.

NOTA

CONTPAQ necesita un mnimo de 30 archivos abiertos por usuario del sistema.

Leer el archivo LEEME.TXTPara mayor referencia consulte los manuales de Uso y Referencia que vienen acompaando el software de la Red.

Cmo leer el archivo LEEME.TXTEl archivo LEEME.TXT contiene cambios que no han sido incluidos en el manual. Para ver en pantalla lo que este archivo contiene, posicionese en el directorio que contiene todos los archivos del sistema y liste en pantalla el archivo leeme.exeGeneralmente estos archivos se encuentran en el directorio: C:\>CONTPAQ7>

Para lograrlo realice las siguientes instrucciones: C:\cd contpaq7 C:\CONTPAQ7>leeme

Cmo utilizar este manual

Bsicos Introduccin Conocimientos bsicos (Cap 1) Instalacin (Cap 3) Captura del catlogo de cuentas (Cap 3) Captura de plizas (Cap 5) Impresin de plizas y diario (Cap 7) Reportes que el sistema genera (Cap 8) Proceso de cierre (Cap 9)

Avanzados Otras opciones del catlogo (Cap 4) Definicin de Preplizas (Cap 6) Cambio de perodo (Cap 10) Eliminacin de perodos (Cap 11) Traspaso de auxiliares (Cap 11) Informacin estadstica (Cap 12) Presupuestos (Cap 13) Centros de costo (Cap 14) Uso de macros (Cap 14) Consolidacin de compaas (Cap 16) Depreciaciones (Cap 17) Tablas del sistema (Cap 19) Expansin de archivos (Cap 19) Reduccin de archivos (Cap 19) Reprocesos (Cap 20) Entrada/Salida de informacin externa (Cap 21) Redefinicin del sistema (Cap 22) Tablas de prioridades (Anexo D)

Herramientas Reporteador (Manual del Reporteador) Graficador (Manual del Reporteador) Hoja financiera (Cap 15) Calculadora (Anexo A) Uso del mouse (Anexo B)

Cmo funciona CONTPAQEl sistema es uniforme en cuanto a su manera o filosofa de funcionamiento, lo que le permite entender fcilmente las acciones a seguir en cualquier parte del paquete. Por esto se debe conocer, antes de poner a funcionar el sistema, la manera de moverse o viajar a travs de el.

La pantalla de CONTPAQ CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2:31p Men principal Plizas Reportes Catlogo Cierre Instalacin Otros Salir Altas, bajas, cambios, despliegues y opciones extras de plizas Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computacin en Accin, S.A. de C.V. Encabezado del men Barra de men

Area de trabajo

Rengln de mensajes

La pantalla de CONTPAQ tiene 4 reas diferentes: Encabezado de la pantalla: En la cual encontrar el nombre de la empresa sobre la cual se est trabajando y hora del sistema, en otro rengln se despliega la opcin de trabajo del sistema. La barra de men: En la cul se muestran las opciones disponibles en ese momento. (Ms adelante se muestra la manera de accesar y/o utilizar un men). Area de trabajo: Esta rea ocupa la mayora de espacio en la pantalla, y es aqu en la que se realizan la captura, cambios, modificaciones, etc.. de datos para su contabilidad. Adems dentro de esta rea el sistema realizar las preguntas necesarias, desplegar los reportes,etc.. Rengln de mensajes: Este rengln es de suma importancia ya que es aqu donde se despliega una ayuda de la opcin seleccionada.

Se recomienda leer el contenido del rengln de mensajes antes de seleccionar cualquier opcin.

Existen cuatro estados bsicos en los que se puede encontrar mientras se est trabajando con el paquete, stos son: Seleccin Captura Espera Proceso.

Estado de seleccinA este tipo corresponden los mens, donde se muestran cuales son las opciones o funciones que puede seleccionar en ese momento. Cuando se est en el estado de seleccin, es decir en un men de opciones, una de las opciones se presenta diferente a las dems (iluminada), esto indica la opcin actual, en la que se encuentra posicionado. Existen tres maneras de elegir una opcin:Moverse con las flechas del teclado hacia la opcin que se desea escoger, una vez posicionado en la opcin teclear .

La segunda manera es simplemente teclear la letra en resalte de la opcin o aquella que se encuentre con mayscula,

ALT

dependiendo de la opcin. Cuando se desea seleccionar una opcin del men principal, podr colocarse rpidamente presionando al mismo tiempo la tecla y la letra mayscula o en resalte de cada opcin del men. Estando en un men puede regresar al men anterior tecleando . Esta es la manera bsica de viajar o navegar a travs del sistema. Si se tiene instalado un MOUSE en su computadora tambin podr emplearse para moverse a travs del sistema y seleccionar la opcin deseada, ya que, una vez que el MOUSE se haya colocado sobre la opcin a seleccionar slo basta presionar el botn izquierdo para la eleccin de la opcin o el botn derecho para cancelar la seleccin. Si desea saber ms acerca del uso del MOUSE consulte el Anexo B de este manual.

Los mens del sistema tratan de ser obvios (por que el nombre de la opcin refleja las acciones que realiza) y fciles de usar.

Si no est seguro de la funcin de un comando del men, seleccinelo y aparecer una breve descripcin del comando en el rengln de mensajes de la pantalla.

El estado de capturaEn el estado de captura se introducen datos, estos datos pueden ser de varios tipos segn se requiera. En el estado de captura se muestra de manera iluminada el tamao del dato a captar; cuando al captar un dato no son necesarios todos los dgitos y se desea terminar de captarlo, teclee que significa dar entrada a la informacin captada. Por otro lado si no desea captar el dato puede teclear . Teclear es como si no se hubiera captado nada y se restablece lo que ese dato tena. Los tipos de datos que se pueden captar son:

29Sn. PEDRO

FECHA: Slo son vlidos los nmeros, de la forma ddmmaa (o ddmmaaaa si eligi capturar 4 dgitos), y todos los dgitos son obligatorios. ddmmaaaa significa da-mes-ao ejemplo: 31032000 Es 31 de Marzo del 2000. DESCRIPCIN: Son vlidos cualquier letra, nmero o carcter especial (como @, #, _, _, etc.) del teclado de la computadora. CANTIDAD: Son vlidos slo los nmeros, y opcionalmente puede ir un signo negativo al inicio y un punto decimal.

A #Otros Empresas Colores Utileras

NMERO: Son vlidos slo los nmeros enteros, es decir sin decimales. ESPECIALES: Se presentan a manera de men, donde slo existe cierto nmero especfico de valores u opciones. En muchos de los datos de captura es posible omitir captar los datos nicamente . En este caso se asume la respuesta por omisin. tecleando

El estado de esperaEste estado se presenta en algunos casos despus de haber realizado una accin, o bien para pedir confirmacin de algn dato o accin a realizar, el sistema se pone en estado de Espera, hasta que se oprima alguna tecla o grupo de teclas para poder continuar.

El estado de procesoUn estado de proceso es aquel en el que el sistema se encuentra cuando se le ha indicado realizar alguna accin especfica. En este caso se debe esperar a que CONTPAQ termine el proceso y se encuentre en alguno de los tres estados anteriores. El sistema indicar el grado de avance del proceso en pantalla. En la mayora de los procesos no es posible interrumpir, puesto que podra daar alguna informacin. Slo en impresin de reportes y otros muy particulares es posible interrumpir con alguna tecla sealada por el sistema.

Revisin de los mens de ContpaqEn esta seccin se da una visin general de los mens de CONTPAQ, la barra del men principal incluye siete comandos: CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2:31p Men principal Plizas Reportes Catlogo Cierre Instalacin Otros Salir

A continuacin se explicar la funcin de cada uno de los comandos de este men.

Plizas Plizas Plizas ABCD Aplicacin de plizas sin afecta Definicin de preplizas ABCD Traspaso de auxiliares Cargar plizas externas Bajar plizas a archivo externo

En el se realiza todo lo relacionado con plizas, este men contiene los siguiente comandos: Plizas ABCDE Altas, Bajas, Cambios, Despliegues y Extras de plizas. Aplicacin de plizas sin afectar Afectacin de saldos de cuentas de plizas de clase sin afectar.

Definicin de preplizas Definicin de plizas predefinidas para capturas rpidas o repetitivas. Traspaso de auxiliares Traspaso masivo o selectivo de movimientos entre cuentas en forma gil. Cargar plizas externas Cargar plizas al sistema provenientes de un archivo externo en formato texto. Bajar plizas a archivo externo Grabar en archivo externo en formato ASCII, una copia de las plizas del sistema.

ReportesDentro de este men adems de poder accesar los reportes que el sistema ofrece, es posible hacer uso de otras herramientas como lo son el REPORTEADOR, la Hoja financiera y el Graficador.

Estados Financieros Impresin de estados financieros (como Balance, Edo. Resultados, Balanza, ...) Reportes Auxiliares Impresin de otros reportes, como anexos, diarios de movimientos, ... Instalados del Reporteador Reportes definidos en reporteador y que han sido instalados en el sistema. Hoja Financiera Ejecucin de la hoja electrnica de clculo para reportes financieros. Reporteador Ejecucin del reporteador para diseo de reportes a la medida. Graficador Ejecucin del graficador del sistema para generar sus propias grficas. Reportes fiscales Proporciona acceso al men de reportes del mdulo fiscal Reportes del rgimen Proporciona acceso al men de reportes del rgimen simplificado y de Pequeos contribuyentes.

CatlogoCatlogo Catlogo de cuentas ABCDE Grupos estadsticos ABCD Presupuestos ABCD Activos fijos ABCD Cargar catlogo externo Bajar catlogo a archivo externo Cargar presupuestos externos Bajar presupuestos a archivo externo Cargar activos fijos externos Bajar activos fijos a archivo externo

Catlogo de cuentas ABCDE Altas, bajas, cambios, despliegues y opciones extras del catlogo de cuentas. Grupos estadsticos ABCD Altas, bajas, cambios y despliegues de grupos estadsticos de cuentas. Presupuestos ABCD Altas, bajas, cambios y despliegues de presupuestos a cuentas. Activos Fijos ABCD Altas, bajas, cambios y despliegues de datos de depreciacin para activos fijos. Cargar catlogo externo Cargar parcial o totalmente un catlogo proveniente de un archivo externo Bajar catlogo a archivo externo Grabar en un archivo externo, una copia parcial o total del catlogo de cuentas. Cargar presupuestos externos Cargar presupuestos de cuentas provenientes de un archivo en formato texto. Bajar presupuestos a archivo externo Grabar en un archivo en formato texto, una copia de los presupuestos de cuentas. Cargar activos fijos de archivo externo Cargar activos fijos al sistema de un archivo texto. Bajar activos fijos a archivo externo Grabar en archivo externo en formato ASCII, una copia de los activos fijos del sistema.

Cierre Cierre Cierre de perodos y ejercicio Generar pliza de cierre de ejercicio Generar plizas de depreciacin Consolidacin de compaas Eliminacin de perodos anteriores

Cierre de perodos y ejercicio Ejecutar el cierre de un perodo contable. Generar pliza de cierre de ejercicio Crear la pliza anual con la cancelacin de las cuentas de resultados. Generar pliza de depreciacin Crear en forma automtica, las plizas de depreciacin del perodo. Consolidacin de compaas Ejecutar el proceso de consolidacin de saldos o creacin del catlogo. Eliminacin de perodos anteriores Eliminar historia que ya no sea til.

InstalacinInstalacin Tablas del sistema ABCD Redefinicin del sistema Expansin/Reduccin de archivos Saldos cero a la base de datos

Tablas del sistema ABCD Mantenimiento a las tablas que el sistema utiliza para distintos fines. Redefinicin del sistema Modificacin a los parmetros que rigen el funcionamiento del sistema en general. Expansin/Reduccin de archivos Expansin o reduccin de la capacidad de informacin de los archivos del sistema Saldos cero a la base de datos Poner las cuentas con saldo en cero y reformateo de archivos para reiniciacin.

OtrosEmpresas Men de empresas y respaldos de informacin. Registro Ventana para registrar el sistema ante Computacin en Accin Colores Modificar los colores actuales del sistema. Utileras Men de utileras. Acerca de CONTPAQ Muestra informacin del producto (Versin)

Mapa de navegacinPOLIZAS - POLIZAS ABCD - APLICACION DE POLIZAS SIN AFECTAR - DEFINICION DE PREPOLIZAS ABCD - TRASPASO DE AUXILIARES - CARGAR POLIZAS EXTERNAS - BAJAR POLIZAS A ARCHIVO EXTERNO REPORTES - REPORTES DEL CATALOGO - HOJA FINANCIERA - REPORTEADOR - GRAFICADOR - REPORTES FISCALES - REPORTES DEL RGIMEN CATALOGO - CATALOGO DE CUENTAS ABCDE - GRUPOS ESTADISTICOS ABCD - PRESUPUESTOS ABCD - ACTIVOS FIJOS ABCD - CARGAR CATALOGO EXTERNO - BAJAR CATALOGO A ARCHIVO EXTERNO - CARGAR PRESUPUESTOS EXTERNOS - BAJAR PRESUPUESTOS A ARCHIVO EXTERNO - CARGAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT. - BAJAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT.

- SELECCIONAR EMPRESA - RESPALDAR EMPRESA - RESTAURAR EMPRESA - INSTALAR EMPRESA - COPIAR EMPRESA - BORRAR EMPRESA

CIERRE - CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS - GENERAR POLIZA DE CIERRE DE EJERCICIO - GENERAR POLIZAS DE DEPRECIACION - CONSOLIDACION DE COMPAIAS - ELIMINACION DE PERIODOS ANTERIORES INSTALACION - TABLAS DEL SISTEMA ABCD - REDEFINICION DEL SISTEMA - ESPANSION / REDUCCION DE ARCHIVOS - SALDOS CERO A LA BASE DE DATOS OTROS - EMPRESAS - REGISTRO - COLORES - UTILERIAS - ACERCA DE CONTPAQ

Captura de datosPara la captura de datos, slo tiene que contestar cuidadosamente los datos que se piden por pantalla.Antes de dar respuesta a uno de los campos, rectifique que la informacin sea la correcta.

Correccin de erroresDentro de la captura de datos es posible que se cometan errores, si comete algn error, y aun se encuentra en la captura de alguno de los datos, y desea regresar a corregirlo, el procedimiento ser el siguiente: 1 En el campo donde se encuentre actualmente tecle , entonces el sistema entra a un estado de seleccin en donde el men de opciones iniciar cada uno de los datos por captar.Aunque esto no ser siempre as, ya que en algunos casos al teclear el sistema se regresar al dato anterior automticamente.

2

Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada en el estado de seleccin, es decir, posicionndose en el dato y presione la tecla , o con la letra resaltada o Mayscula. Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal. Posteriormente el sistema le llevar a los siguientes datos.Este procedimiento de correccin es uniforme para todo el sistema cuando se trata de captura de datos, es importante que lo comprenda y memorice.

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NOTA

Confirmacin de los datos correctosEn la captura de datos, el sistema siempre le ir llevando de manera secuencial a cada uno de los datos. Al terminar de captar los datos, esperar una confirmacin de datos correctos. Si Usted especifica que los datos no son correctos y que desea entrar en estado de correccin, podr corregir alguno de los datos siguiendo el procedimiento que se menciona a continuacin: 1 2 3 4 5 Seleccione la opcin de Modificaciones, entonces el sistema ir a un estado de seleccin en donde el men de opciones iniciar los datos. Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada. Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal. Si desea cambiar algn otro dato repita los pasos 2 y 3. Para terminar las correcciones tecle , lo que lo regresar nuevamente al men de opciones.Este procedimiento de correccin es uniforme para todo el sistema cuando se trata de aceptacin de captura de datos, es importante que lo comprenda y memorice. Si desea cancelar el proceso de instalacin elija la opcin de Cancelar.

NOTA

Adems de la confirmacin de datos correctos, existen ocasiones en que se trata de opciones definitivas o delicadas, por lo que se pide una confirmacin pidiendo teclear arroba "@". (@ generalmente se encuentra al teclear simultneamente y 2), con lo que se reducen posibles errores. Reconocimiento de Marcas 1 2 3 Lantastic es una marca registrada por ARTISOFT. Netware Lite es una marca registrada por NOVELL Inc. Novell es una marca registrada por NOVELL Inc.

C

aptulo 2Definiendo su catlogoEn este captulo se explicarn conceptos importantes, como son el diseo del catlogo de cuentas, la forma ms adecuada de agrupacin de cuentas dentro de CONTPAQ, as como la manera de instalar un catlogo y el modo de operar un catlogo ya instalado. Esta es la actividad ms importante puesto que define como se trabajar toda la informacin contable.

Diseo del catlogo de cuentasEl catlogo de cuentas y su estructura es la parte medular del sistema, ya que de ste se obtiene la gran mayora de los reportes del sistema, por ello es de primordial importancia el hacer un buen diseo del mismo antes de iniciar el trabajo en la computadora. El diseo del catlogo de cuentas deber iniciarse de lo general a lo particular, es decir comenzando por los conceptos de Activo, Pasivo, Capital, Resultados Acreedoras y Resultados Deudoras. Una vez identificadas estas cuentas el siguiente paso es dividirlas en el siguiente nivel de agrupamiento, por ejemplo dentro de Activo: Circulante, Fijo y Diferido. A su vez Circulante puede subdividirse en los rubros relativos que aparecern en el Balance General como: Caja, Bancos, Cuentas por cobrar, Clientes, etc., siendo estas cuentas consideradas de Mayor o que s aparecen en Estados Financieros. Enseguida se detallan las subcuentas de las cuentas de Mayor al nivel deseado, por ejemplo: se podr dividir la cuenta de Clientes por Zonas o Tipos de Clientes o de acuerdo a su agrupamiento fiscal o directamente relacionar los Clientes.

El Catlogo de cuentas es como un rbol invertido en el que el tronco es una cuenta TOTALIZADORA llevada internamente por el sistema que equivale a: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL Esta cuenta se mantiene balanceada en forma automtica cada vez que se actualiza la informacin. Este nivel se ramifica a las cuentas globalizadoras de ACTIVO, PASIVO, CAPITAL, RESULTADOS ACREEDORAS y RESULTADOS DEUDORAS, ramificndose posteriormente hacia otro nivel y as sucesivamente. Ejemplo:

ACTIVO 000-100

CIRCULANTE 000-110 CAJA 101-000 BANCO 1 102-000 BANCOS 102-000 BANCO 2 102-200

FIJO 000-120 ETC.

DIFERIDO 000-130 ETC.

BANCO 3 102-300

CHEQUERA 1 102-101

CHEQUERA 2 102-102

CHEQUERA 3 102-103

Figura 2.1 En la figura 2.1 la cuenta de bancos se ha detallado hasta el nivel de chequera, ya que en el ejemplo se asume que es importante conocer a detalle el movimiento por chequera, para un control en conciliaciones, etc. Se muestran estos niveles iniciales del catlogo tanto en forma de rbol invertido como de llaves, para mayor claridad.Es importante, en el diseo del catlogo de cuentas, balancear el nivel de desglose o detalle con la necesidad de informacin.

CAJA 101-000 BANCOS 102-000 CIRCULANTE 000-110