Contraloría General de la República Versión:00 SISTEMA · PDF...

“Cualquier impresión no es válida para el SGC” F01(PR-SGC-02)01

Contraloría General de la República

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Código: MN-RDI-01.

Versión:00 Vigencia: ...../...../......

MANUAL DE USUARIO MUNICIPAL: SISTEMA DEL PROGRAMA VASO DE LECHE

NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

Elaborado por:

Mary Sarmiento Huamaní

Analista del Departamento de Estudios e Investigaciones

Pilar Ávila De La Cruz

Analista del Departamento de Estudios e Investigaciones

Revisado por: Moisés Vera Rodríguez

Jefe de Estudios

Aprobado por: Fernando Ortega Cadillo

Gerente del Departamento de Estudios e Investigaciones

F01(PR-SGC-02)01

MANUAL DE USUARIO MUNICIPAL SISTEMA DEL PROGRAMA DE VASO DE

LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 2 de 76

“Cualquier impresión no es válida para el SGC”

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 4

2. OBJETIVO .................................................................................................................................................. 4

3. ALCANCE ................................................................................................................................................... 4

4. SIGLAS Y DEFINICIONES ........................................................................................................................ 5

4.1. SIGLAS .................................................................................................................................................... 5

4.2. DEFINICIONES ....................................................................................................................................... 5

5. MARCO CONTEXTUAL ............................................................................................................................ 6

6. RESPONSABILIDADES ............................................................................................................................ 6

7. DESARROLLO ........................................................................................................................................... 6

7.1. Descripción de las fases del sistema ............................................................................................... 6

7.1.1. FASE 1: Acceso al sistema PVL ................................................................................................. 6

7.1.2. FASE 2: Registro de Formatos Electrónicos .............................................................................. 6

7.1.3. FASE 3: Registro de Formato PVL ............................................................................................. 6

7.1.4. FASE 4: Registro de Formato Ración ......................................................................................... 6

7.1.5. FASE 5: Aprobación y envío de los Formatos ............................................................................ 7

7.2. Desarrollo de las fases del sistema ................................................................................................... 7

7.2.1. FASE 1: Acceso al sistema PVL ................................................................................................. 7

7.2.2. FASE 2: Registro de formatos electrónicos ................................................................................ 9

7.2.3. FASE 3: Registro de formato PVL ............................................................................................ 10

7.2.4 FASE 4: Registro de formato ración ......................................................................................... 31

7.2.5. FASE 5: Aprobación y envío de formatos ................................................................................. 57

8. REFERENCIAS DOCUMENTALES ....................................................................................................... 61

9. REGISTROS ............................................................................................................................................. 61

10. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................. 61

11. ANEXOS ............................................................................................................................................. 61

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 3 de 76


ANEXO 1: Diseño de interfaz de registro ................................................................................................... 62

ANEXO 2: Mensajes y opciones ................................................................................................................. 64

ANEXO 3: Registro de solicitud de ingreso de datos ................................................................................ 67

ANEXO 4: Registro de solicitud de devolución de formatos ..................................................................... 72

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 4 de 76


1. INTRODUCCIÓN

El Programa del Vaso de Leche es un programa social que tiene por objetivo brindar una ración alimentaria diaria, a una población beneficiaria en situación de pobreza y extrema pobreza. Dicho programa se ejecuta a través de las municipalidades provinciales y distritales del país.

Dada la importancia del referido programa, y en atención al encargo legal realizado a la Contraloría General de la República, esta entidad supervisa y controla los gastos que efectúan las municipalidades, así como el origen de los alimentos adquiridos para brindar la ración alimentaria a la población objetiva.

En esa línea, la entidad rectora del Sistema Nacional de Control cuenta con un aplicativo informático denominado “Sistema del Programa Vaso de Leche” en el cual las municipalidades registran la información requerida en la Directiva N° 015-2013-CG/CRL “Información a ser enviada a la Contraloría General de la República con relación al gasto y ración del Programa Vaso de Leche”, con la finalidad de rendir cuenta de los gastos efectuados en su respectivo ámbito de circunscripción.

En ese contexto, la Contraloría pone a disposición de los usuarios de las municipalidades provinciales y distritales el presente Manual, con la finalidad de ofrecerles información útil para el adecuado registro de los Formatos PVL y Ración, los cuales son aprobados y enviados por el titular de la municipalidad a la Contraloría.

La Contraloría General de la República reconoce la labor que realizan las municipalidades provinciales y distritales en el fortalecimiento del Control Gubernamental a través de la rendición de los gastos que realizan en el marco del Programa del Vaso de Leche.

2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para que los usuarios de las municipalidades provinciales y distritales realicen el correcto registro, envío y aprobación de la información de la gestión del programa en el Sistema del Programa del Vaso de Leche.

3. ALCANCE

El presente Manual tiene como público usuario a las municipalidades provinciales y distritales a nivel nacional, que tienen a su cargo la ejecución del Programa del Vaso de Leche. Estos usuarios se dividen en: a) Operador de la municipalidad y b) Responsable de la municipalidad, los mismos que se detallan a continuación:

ROL USUARIO DEFINICIÓN FUNCIÓN

Operador de la Municipalidad

Es el encargado de ingresar y registrar la información en el sistema PVL (*).

- Registro de Formatos Electrónicos a) Registro de Formato PVL b) Registro de Formato Ración

Responsable de la Municipalidad

El titular de la entidad es el encargado de aprobar y enviar los formatos virtuales a la CGR, a través del Sistema PVL.

- Aprobación y envío de formatos virtuales a la Contraloría General de la República.

(*) Para mayor información ver la Octava Disposición Transitoria, en la “Directiva 015-2013-CG-CRL”, aprobada

mediante Resolución de la Contraloría General de la República N° 388-2013-CG.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 5 de 76


4. SIGLAS Y DEFINICIONES

4.1. SIGLAS

SIGLA DEFINICIÓN

CGR Contraloría General de la República

DTI Departamento de Tecnologías de la Información

PVL Programa del Vaso de Leche

ROF Reglamento de Organización y Funciones

SGC Sistema de Gestión de la Calidad

UIT Unidad Impositiva Tributaria

4.2. DEFINICIONES

TÉRMINO DEFINICIÓN

Auto-complete Consignar o añadir información a una magnitud o cantidad teniendo en cuenta las partes que le faltan.

Interfaz Conexión común entre dos partes o pestañas del sistema independientes.

Formato PVL Registra información mensual de gastos e ingresos del PVL.

Formato Ración Registra información de la ración mensual distribuida por el PVL.

Navegador Aplicación que mediante enlaces de hipertextos permite navegar por una red informática.

Datos paramétricos

Es un tipo de solicitud al cual tiene opción la municipalidad para incorporar un requerimiento.

Clave Dato personal atribuido a los Operadores municipales para el registro de información en el sistema PVL.

Perfil de acceso Diseño informático personal de acceso al sistema PVL, en base a las funciones del rol Operador y rol Responsable de la municipalidad.

Inconsistencia Ícono que representa un error en el registro de la información en los formatos del sistema PVL.

Alerta Ícono que representa una situación de vigilancia o atención en los campos del sistema PVL.

De otro lado, a lo largo del Manual se presentan notas, datos y alertas que permitirán un oportuno registro de información y mejor entendimiento de los pasos, por parte de los usuarios. Estos podrán distinguirse a través de los siguientes colores:

NOTA

ALERTA

DATO

Incluye información adicional que puede ser de interés para el usuario.

Hace referencia a una acotación que el lector deberá tomar en cuenta.

Muestra información que sirve para la mejor comprensión del Manual de usuario.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 6 de 76


5. MARCO CONTEXTUAL

Directiva N° 015-2013-CG/CRL “Información a ser enviada a la Contraloría General de la República

con relación al Gasto y Ración del Programa de Vaso de Leche”.

6. RESPONSABILIDADES

El Departamento de Estudios e Investigaciones o la Unidad Orgánica que haga sus veces, será responsable de administrar y mantener el sistema PVL, cautelando la seguridad de la información recibida.

El Departamento de Tecnologías de la Información, o el que haga sus veces, será responsable del mantenimiento, soporte tecnológico y seguridad de la infraestructura tecnológica necesaria para su funcionamiento, de acuerdo a sus funciones establecidas en el ROF de la Contraloría General de la República.

7. DESARROLLO

7.1. Descripción de las fases del sistema

El presente Manual se encuentra dividido en cinco fases o etapas:

7.1.1. FASE 1: Acceso al sistema PVL

El titular de la municipalidad deberá solicitar el usuario y clave para ejercer el rol Responsable del

sistema, de conformidad con la Directiva N° 015-2013-GR/CRL “Información a ser enviada a la Contraloría General de la República con relación al gasto y ración del Programa Vaso de Leche”.

7.1.2. FASE 2: Registro de Formatos Electrónicos

El usuario Operador deberá registrar la información de forma electrónica en el sistema PVL.

Excepcionalmente, en el caso de las Municipalidades Provinciales y Distritales que por fuerza mayor estén imposibilitados de hacer el envío electrónico de la información a través del aplicativo web

Sistema Programa Vaso de Leche, tendrán que informar dicha situación a la Contraloría Regional o a la unidad orgánica que haga sus veces, exponiendo las causas del impedimento, así como las acciones adoptadas para solucionarlas, ello para autorizar la presentación de la información en

forma impresa hasta que el problema sea solucionado(*).

7.1.3. FASE 3: Registro de Formato PVL

El usuario Operador de la municipalidad deberá ingresar y registrar toda la información requerida en el formato, acto seguido realizará el envío del formato al usuario Responsable de la municipalidad.

7.1.4. FASE 4: Registro de Formato Ración

El usuario Operador de la municipalidad deberá ingresar y registrar toda la información requerida en el formato. Cabe precisar que no será posible el registro del Formato Ración sino se ha remitido

previamente el Formato PVL al usuario Responsable de la municipalidad.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 7 de 76


7.1.5. FASE 5: Aprobación y envío de los Formatos

El usuario Responsable de la municipalidad, deberá ingresar al sistema PVL para aprobar y enviar los Formatos PVL y RACIÓN a la Contraloría General de la República, para la evaluación

correspondiente.

7.2. Desarrollo de las fases del sistema

7.2.1. FASE 1: Acceso al sistema PVL

El titular de la municipalidad deberá solicitar por escrito a la Contraloría Regional o quien haga sus veces, la creación de su usuario y clave de acceso de rol Responsable en el sistema del PVL. Una vez solicitados los accesos, la Contraloría Regional le remitirá al rol Responsable el “Manual de

Usuario del Sistema de Seguridad” al correo consignado en el oficio de solicitud de acceso, para generar el usuario y clave de acceso del rol Operador en el sistema PVL.

El usuario Operador deberá abrir el navegador de internet, de preferencia Mozilla Firefox o Internet

Explorer, e ingresar a la siguiente dirección web: https://apps3.contraloria.gob.pe/vasoLeche/, seguido deberá ingresar su usuario y clave de acceso, tal como se muestra en la imagen siguiente:

Luego, el sistema verificará el usuario y clave ingresados; de ser correcta los datos ingresados el

usuario accederá al sistema según su tipo de rol, caso contrario el sistema mostrará el mensaje: “Su intento de ingreso no fue exitoso, intentar de nuevo” tal como se muestra en la imagen siguiente:

Ingresar clave y contraseña de acceso, seguido del

código de seguridad

Luego, dar clic en el botón “Ingresar”

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 8 de 76


En la ventana de acceso al sistema, en la parte inferior del botón “Ingresar” se muestra la opción “Cambiar contraseña” que le permite cambiar contraseña y le será enviado al correo electrónico predefinido, “Olvido su contraseña” permite que el sistema le genere una nueva contraseña y le será enviado al correo electrónico predefinido y "Cambiar correo" le permite registrar o modificar su cuenta de correo electrónico.

En caso se ingrese erróneamente el código de seguridad el sistema mostrará el mensaje: “Error.

Ingrese correctamente el código de la imagen”.

Una vez el usuario Operador ingrese al sistema PVL, se mostrará la siguiente pantalla de inicio:

Código de usuario Enlace para “Cerrar

sesión”

Enlace para “Cerrar sesión”

Sección de comunicados Menú de opciones

Código de municipalidad

Nombre del sistema

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 9 de 76


Dentro de ella, encontrará las siguientes secciones:

SECCIÓN DEFINICIÓN

Menú de opciones Muestra las diversas secciones a la cual tiene acceso el usuario.

Código de municipalidad

Muestra el nombre y código de la municipalidad que está realizando el registro.

Código de usuario Muestra los nombres, apellidos y código del usuario.

Nombre del sistema El usuario podrá identificar el nombre del sistema al cuál ingresó.

Comunicados Sección de comunicados y novedades.

7.2.2. FASE 2: Registro de formatos electrónicos

Una vez el usuario Operador ingrese con su usuario y clave de acceso, deberá dar clic en la opción del menú “Seleccionar periodo y mes”, seguido de la opción “Registro de Formatos Electrónicos”, tal

como se muestra en la siguiente imagen:

Automáticamente, el sistema lo direccionará al “Registro de Formatos Electrónicos”, donde se visualizan los datos de la municipalidad a la que pertenece el usuario, así como los campos “Año

Reportado” y “Mes reportado”.

El usuario Operador de la municipalidad es el único que tiene acceso a esta sección, cabe señalar que es necesario ingresar el año y mes de la información que se va registrar o visualizar, antes de dirigirse a las opciones de registro de Formato PVL y Formato Ración.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 10 de 76


Con la finalidad de registrar la información, el usuario Operador deberá ingresar el año y mes de registro, o visualización de la información, luego de ello es necesario dar clic en el botón “Iniciar

Registro”.

Con la finalidad de confirmar si se desea iniciar el registro de información, el sistema le mostrará una pantalla de confirmación de la operación, tal como se muestra a continuación:

Al dar clic en “Aceptar”, el sistema le mostrará un mensaje indicando que la operación se realizó exitosamente.

Acto seguido, el usuario nuevamente deberá dar clic en “Aceptar”, luego de ello podrá iniciar el

registro.

7.2.3. FASE 3: Registro de formato PVL

Para iniciar con el registro de Formato PVL, el usuario Operador deberá dirigirse al “Menú de opciones” y dar clic en la opción “PVL”, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Ingresar año y mes de registro o visualización

de la información

Dar clic en “Iniciar Registro”

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 11 de 76


Automáticamente, el sistema le mostrará el “Registro de Formato PVL”, donde se visualiza los datos de la municipalidad a la que pertenece el usuario, así como los campos “Año Reportado” y “Mes reportado”, acto seguido, el usuario Operador deberá dar clic en “Iniciar Registro”.

Con la finalidad de confirmar si se desea iniciar el registro del Formato PVL, el sistema le mostrará

una pantalla de confirmación de la operación, tal como se muestra a continuación:

Al hacer clic en el botón “Aceptar”, el sistema le mostrará la ventana “Registro de formato PVL”, tal




F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 12 de 76


Esta sección contiene una zona superior con los siguientes campos: estado, datos de la municipalidad, modo de registro, departamento y provincia, año y mes reportado, fecha de reporte,

número de expediente, usuario y fecha de creación, usuario y fecha de modificación; mientras que en la zona inferior se muestra el listado de pestañas que se definen en el cuadro siguiente:

Pestaña Definición

Gastos Leche/Alimentos

Se registra información correspondiente a las adquisiciones de leche y/o alimentos equivalentes

Gastos insumos

Se registra información correspondiente a las adquisiciones de insumos complementarios.

Valorizaciones

Se registra información correspondiente a las donaciones recibidas por las municipalidades, así como las adquisiciones realizadas con recursos provenientes de las donaciones.

Total Gastos/Financiamiento/ Responsables

Se registra información correspondiente al total de gastos del programa, fuentes de financiamiento de los gastos realizados y datos de los responsables de esta información en las municipalidades.

Consolidado

Esta pestaña muestra el registro de la información integrada en una sola pantalla.

Validaciones

En caso de presentar alertas e inconsistencias, el usuario tiene la posibilidad de justificarlas y/o corregir la información.

En el anexo 1, podrá ver la imagen de los interfaces de registro de zonas comunes y controles principales del formato PVL y Ración.

Zona superior

Zona Inferior

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 13 de 76


7.2.3.1. Gastos Leche/Alimentos

El sistema automáticamente le mostrará como primer registro el ítem “Gastos Leche/Alimentos”, por lo que no será necesario dar clic en el botón con el mismo nombre. Para ingresar un nuevo registro

o ítem en la pestaña, el usuario Operador deberá dar clic en el botón “Nuevo”, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Seguido, el sistema lo redireccionará a la siguiente ventana de registro:

Dar click sobre la pestaña

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 14 de 76


El usuario Operador deberá ingresar la información correspondiente a esta pestaña. Cabe señalar,

que para registrar información correspondiente a “Leche/Alimentos Equivalente (8)”, “Marca (9)”, “RUC Proveedor (12)” y “Proveedor (11)”, el sistema tiene la facilidad de búsqueda en modo Auto-

Complete. Para ello, el usuario deberá dar clic en el botón “ ”.

Al dar clic en el botón “ ”, el sistema le mostrará la ventana “Búsqueda de Alimentos”, donde ingresará el nombre del alimento para el cuál se convocó el proceso. Luego, deberá dar clic en el

botón “Buscar”, acto seguido se listará nombre de los alimentos y deberá elegir el que corresponda.

Una vez llenado todos los campos, el usuario deberá dar clic en el botón “Grabar”.

Para ir de un campo del formulario a otro, en cualquiera de las pestañas, el usuario tiene dos opciones: i) presionando la tecla “Tab” del teclado, ii) presionando la tecla “Enter”.

Dar doble clic sobre el nombre del

alimento

En el Anexo 2 podrá ver el detalle de mensajes de ayuda, mensajes de validaciones y opciones que permite conocer y entender el sistema.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 15 de 76


El sistema le mostrará una ventana de confirmación de la operación, donde deberá dar clic en el botón “Aceptar”, a fin de que el sistema guarde la información ingresada.

Luego de aceptar, el sistema mostrará un mensaje indicando que el resultado de la operación fue exitoso y actualizará el listado de ítems de la pestaña.

7.2.3.2. Gastos Insumos

Para ingresar al registro de “Gastos insumos”, el usuario Operador deberá dar clic en la pestaña con el mismo nombre, automáticamente el sistema le mostrará los campos correspondientes al registro

de dicha pestaña acto seguido, deberá dar clic en el botón “Nuevo”, tal como se muestra a continuación:

Dar clic sobre el nombre de la pestaña


Cuando el usuario Operador necesite realizar el registro de un nuevo alimento, proveedor, marca, etc. y este no se encuentre en la base de datos del sistema, deberá requerir su incorporación al sistema a través de Solicitud - “Datos paramétricos”. Para mayor detalle ver Anexo 3.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 16 de 76


Acto seguido, el sistema lo redireccionará a la siguiente pantalla de registro:

El usuario Operador deberá ingresar la información correspondiente a esta pestaña. Cabe señalar, que para registrar información correspondiente a “Insumos Complementario (21)”, “Marca (22)”,

“RUC Proveedor (25)” y Proveedor (24)”, el sistema tiene la facilidad de búsqueda en modo Auto-Complete. Para mayor detalle ver el Anexo 2.

Para ello, el usuario deberá dar clic en el botón “ ”, automáticamente, el sistema le mostrará la ventana “Búsqueda de Insumos Complementarios”, donde ingresará el nombre del insumo para el cuál se convocó el proceso. Luego, deberá dar clic en el botón “Buscar”, acto seguido se visualizará

el nombre del alimento.


Dar doble clic sobre el nombre del

insumo

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 17 de 76


El sistema le mostrará una ventana de confirmación de la operación, donde deberá dar clic en el botón “Aceptar”, a fin de que el sistema guarde la información registrada.


Cuando el usuario Operador necesite realizar el registro de un nuevo insumo. y este no se encuentre en la base de datos del sistema, deberá requerir su incorporación al sistema a través de Solicitud - “Datos paramétricos”. Para mayor detalle ver Anexo 3.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 18 de 76


7.2.3.3. Valorización

Para ingresar al registro de “Valorización”, el usuario Operador deberá dar clic en la pestaña con el mismo nombre, automáticamente el sistema le mostrará los campos correspondientes al registro de

dicha pestaña acto seguido, deberá dar clic en el botón “Nuevo”, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Acto seguido, el sistema lo redireccionará a la siguiente pantalla de registro:

El usuario Operador deberá ingresar la información correspondiente a esta pestaña. Cabe señalar, que para registrar información correspondiente a “Leche y/o Alimento Equivalente/Insumos Complementario (33),” “Marca (34)” y “Donante (36)”, el sistema tiene la facilidad de búsqueda en

modo Auto-Complete.

Para ello, el usuario deberá dar clic en el botón “ ”, automáticamente, el sistema le mostrará la

ventana “Búsqueda de Alimentos”, donde ingresará el nombre del alimento. Luego deberá dar clic en el botón “Buscar”, acto seguido se visualizará el nombre del alimento.



Dar doble clic sobre el nombre

del insumo

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 19 de 76



Luego de aceptar, el sistema mostrará un nuevo mensaje indicando que el resultado de la operación fue exitoso y actualizará el listado de ítems de la pestaña.

El sistema pone a disposición del usuario operador tres funciones adicionales a las pestañas descritas en los literales 7.2.3.1 al 7.2.3.3; estas son: el copiado de registros, la modificación de registros y la eliminación de registros, los mismos que se detallan líneas abajo.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 20 de 76


Función Definición

Copiar Función a través del cual el usuario Operador podrá realizar copia de la información previamente registrada.

Eliminar Función a través del cual el usuario Operador podrá eliminar uno o más registros.

Modificar El usuario Operador podrá modificar la información registrada con anterioridad.

Copiado de registros

Para copiar un registro, es necesario que se marque la caja de selección del ítem respectivo, tal como se muestra a continuación:

El sistema copiará los datos del ítem seleccionado, luego de ello el usuario Operador podrá modificar la información dando clic en el ítem copiado. Una vez esté conforme la información modificada, deberá dar clic en el botón “Grabar”, seguidamente el sistema mostrará el nuevo

registro, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Eliminación de registros

Para eliminar uno o más registros, deberá seleccionar la caja ítem de registro y luego presionar el botón “Eliminar”, tal como se muestra a continuación:

Seleccionar la caja dando clic

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 21 de 76


Modificación de registros

Para modificar la información registrada, deberá dar doble clic en el ítem seleccionado de registro,

tal como se muestra a continuación:

Acto seguido, el sistema mostrará el detalle del ítem seleccionado y se modificará la información que se requiera. Luego deberá dar clic en el botón “Grabar”.

El sistema le mostrará una ventana de confirmación de la operación, donde deberá dar clic en el

botón “Aceptar”, a fin de que el sistema guarde la información modificada.

Dar doble clic en ítem que se desea modificar

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 22 de 76


7.2.3.4. Total Gastos/Financiamiento/Responsables

Para ingresar al registro de “Total Gastos/Financiamiento/Responsables”, deberá dar clic en la pestaña con el mismo nombre, seguidamente el sistema le mostrará la siguiente ventana de registro:

El usuario Operador deberá ingresar la información correspondiente a esta pestaña, acto seguido deberá dar clic en el botón “Grabar”, tal como se muestra en la siguiente imagen:


Dar clic sobre el nombre de la

pestaña

Los campos de color gris oscuro, cambian automáticamente.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 23 de 76



Modificación de registro

Para modificar la información registrada, el usuario Operador deberá dar clic en la caja selección “Editar”, luego de ello procederá a modificar la información, tal como se muestra en la siguiente

imagen:

A diferencia de las tres primeras pestañas (literal 7.2.3.1, 7.2.3.2. y 7.2.3.3), en esta sección solo se permite la modificación de registros cuando el usuario seleccione la caja “Editar” a través de un check. El sistema habilitará el ingreso de datos, y una vez modificada la información, deberá dar clic en el botón “Grabar”.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 24 de 76


Luego de dar clic en el botón “Grabar”, el sistema mostrará una ventana de confirmación de la operación, donde deberá dar clic en el botón “Aceptar”, a fin de que el sistema guarde la información

modificada.

7.2.3.5. Consolidado

Al ingresar a la pestaña de “Consolidado”, el sistema le mostrará la información integrada en una sola pantalla:

A

Activar la casilla dando

clic

Luego de modificar la información, dar clic, en el

botón “Grabar”

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 25 de 76


A

B

C

D

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 26 de 76


Para dar conformidad a la información registrada, el usuario Operador deberá dar clic en el botón “Enviar Formato” ubicado al final de la información consolidada, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Luego de dar clic en el botón “Enviar Formato”, el sistema mostrará una ventana de confirmación de

la operación, donde deberá dar clic en el botón “Aceptar”, a fin de que el sistema de por enviado el formato.

Una vez enviado el formato consolidado al rol Responsable, la información no podrá ser modificada; sin embargo, si aún los formatos se encuentran en la bandeja del Operador, se podrá ingresar a las pestañas y modificar la información de ser necesario.

El sistema muestra una alerta sugiriendo que existe una advertencia en el registro del campo. Una vez justificada de manera razonable el sistema permite el envío de la información.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 27 de 76


Luego de enviar el formato, el sistema mostrará un mensaje del resultado de la operación.

7.2.3.6. Validaciones

En caso de presentar inconsistencias en uno o más pestañas, el sistema le mostrará el siguiente mensaje:

El sistema muestra una inconsistencia cuando el valor registrado no es correcto o infringe una regla del negocio. Por lo tanto no permitirá hacer el envío de la información hasta que se corrija el error.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 28 de 76


El usuario Operador deberá ingresar la(s) justificación(es) dando clic en la pestaña “Validaciones”. Luego de ingresar la información solicitada, deberá dar clic en el botón “Grabar”, tal como se

muestra a continuación:

Luego de dar clic en el botón “Grabar”, el sistema mostrará una ventana de confirmación de la operación, en donde deberá dar clic en el botón “Aceptar”, a fin de que el sistema guarde la

información registrada.

Para dar conformidad a la información registrada, el usuario Operador deberá enviar el formato dando clic en el botón “Enviar Formato”, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Acto seguido, el sistema le mostrará una ventana de confirmación de la operación.

Luego de ingresar las justificaciones dar clic en el botón “Grabar”

Ingresar la justificación por cada inconsistencia

Luego de ingresar las justificaciones dar

clic en el botón “Grabar”

Ingresar la justificación por cada alerta.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 29 de 76


Para imprimir la información del formato deberá dar clic en el botón “Imprimir”.

A continuación, el sistema mostrará en una ventana del navegador el consolidado de la información, en formato PDF, tal como se muestra a continuación:

Cuando el usuario Operador advierta error en el registro de la información después de realizado en envío de los formatos a la CGR, deberá solicitar la devolución de los formatos para su corrección. Para mayor detalle ver Anexo 4.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 30 de 76


En caso el usuario Operador desee eliminar el formato, deberá dar clic en el botón “Eliminar Formato”, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Luego de dar clic en el botón “Eliminar Formato”, el sistema mostrará una ventana de confirmación de la operación, donde deberá dar clic en el botón “Aceptar”.

Los formatos se podrán imprimir una vez que el usuario Responsable de la municipalidad valide la información y se encuentre en el estado “enviado”.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 31 de 76


Una vez eliminado el formato, el sistema lo direccionará a la ventana “Iniciar registro” con la finalidad de iniciar un nuevo registro, tal como se muestra a continuación:

7.2.4 FASE 4: Registro de formato ración

Para iniciar con el registro de Formato Ración, el usuario Operador deberá dirigirse al “Menú de opciones” y dar clic en la botón “Ración”, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Acto seguido, el sistema le mostrará el “Registro de Formato Ración”, donde se visualizan los datos de la municipalidad a la que pertenece el usuario, así como los campos “Año” y “Mes”.

Los formatos solo pueden ser eliminados por el usuario Operador de la municipalidad, siempre y cuando estos se encuentren aún en el estado “En Registro”.


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 32 de 76


El usuario Operador, deberá dar clic en el botón “Iniciar Registro”, tal como se muestra a continuación:

Para iniciar con el registro de Formato Ración, el usuario Operador deberá dirigirse al “Menú de opciones” y dar clic en la opción “Ración”, tal como muestra la imagen a continuación:

Con la finalidad de confirmar si se desea iniciar el registro del formato Ración, el sistema le mostrará una pantalla de confirmación de la operación, tal como se muestra a continuación:



F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 33 de 76


Al hacer clic en el botón “Aceptar”, el sistema le mostrará la ventana “Registro de formato Ración”, tal como muestra la imagen a continuación:

Esta sección contiene una zona superior con los siguientes campos: estado, datos de la municipalidad, modo de registro, departamento y provincia, año y mes reportado, fecha de reporte, número de expediente, usuario y fecha de creación, usuario y fecha de modificación; mientras que en la zona inferior se muestra el listado de pestañas que se definen en el cuadro siguiente:

Una vez que se haya registrado información en cualquiera de las pestañas del formato Ración, la próxima vez que se ingrese no se mostrará la pantalla anterior, sino sólo la información contenido en la pestaña “Ración 1 Alimento”.

Zona superior

Zona inferior

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 34 de 76



Raciones 1 Alimento

Se registra información correspondiente a las raciones o fórmulas compuestas por un solo alimento.

Raciones 2 o Más Alimentos

Se registra información correspondiente a las raciones o fórmulas compuestas por dos o más alimentos.

Distribución

Se registra información correspondiente a la distribución de alimentos para la atención del programa.

Certificado

Se registra información correspondiente al certificado de la calidad de los alimentos que se han distribuido a los beneficiarios del programa.

Insumos

Se registra información correspondiente a los alimentos ingresados en la pestaña “Raciones 1 Alimento” y/o “Raciones 2 o Más Ali.”, cuya composición incluya 2 o más insumos.

Información Adicional

Se registra información correspondiente a la cantidad de beneficiarios atendidos por el programa, cantidad de Comités del PVL y los responsables de la información del formato.

Sisfoh

Se registra información correspondiente a la cantidad de beneficiarios elegibles según Sisfoh.

Consolidado

Esta pestaña muestra el registro de la información integrada en una sola pantalla.

Validaciones

En caso de presentar alertas e inconsistencias, el usuario tiene la posibilidad de justificarlas y/o corregir la información.

7.2.4.1 Raciones 1 Alimento

El sistema le mostrará como primer registro el ítem “Ración 1 Alimento”, por lo que no será

necesario dar clic en el botón con el mismo nombre. Para ingresar un nuevo registro o ítem en la pestaña, el usuario Operador deberá dar clic en el botón “Nuevo”, tal como se muestra en la

siguiente imagen:


En el anexo 1, podrá ver la imagen de las interfaces de registro de zonas comunes y controles principales del formato PVL y Ración.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 35 de 76


Acto seguido, el sistema lo redireccionará a la siguiente ventana de registro:

El usuario Operador deberá ingresar la información correspondiente a esta pestaña; cabe señalar, que para registrar información correspondiente a “Leche y/o Alimento Equivalente (7)”, el sistema le

permite la búsqueda en modo Auto-Complete. Para ello, el usuario deberá dar clic en el botón“ ”.

U



El formato Ración puede ser de dos tipos: i) tipo “A” es cuando el monto mensual asignado a la municipalidad es mayor a 1 UIT, y ii) tipo “B” es cuando el monto mensual asignado es menor. Asimismo, cuando el formato sea de tipo “A” se registrará información de “Certificado” mientras que en el tipo “B” no corresponde su registro.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 36 de 76



Luego de aceptar, el sistema mostrará un mensaje indicando que el resultado de la operación fue

exitoso y actualizará el listado de ítems de la pestaña.

7.2.4.2. Raciones 2 o Más Alimentos

Para ingresar al registro de “Raciones 2 o Más Ali.”, el usuario Operador deberá dar clic en la

pestaña con el mismo nombre, acto seguido deberá dar clic en el botón “Nuevo”, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Acto seguido, el sistema lo redireccionará a la siguiente ventana de registro y le mostrará los campos correspondientes para su registro, tal como se muestra a continuación:


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 37 de 76


El usuario Operador deberá ingresar la información correspondiente a esta pestaña; cabe señalar, que para registrar información correspondiente a “Leche y/o Alimento (14)”, “Leche y/o Alimento

Equivalente (17)”, “Leche y/o Equivalente (20)”, el sistema le permite la búsqueda en modo Auto-

Complete. Para ello, el usuario deberá dar clic en el botón “ ”.


El sistema le mostrará una ventana de confirmación de la operación, donde deberá dar clic en el

botón “Aceptar”, a fin de que el sistema guarde la información registrada.


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 38 de 76


7.2.4.3. Distribución

Para ingresar al registro de “Distribución”, el usuario Operador deberá dar clic en la pestaña con el mismo nombre, acto seguido el sistema le mostrará los campos correspondientes al registro de

dicha pestaña y deberá dar clic en el botón “Nuevo”, tal como se muestra en la siguiente imagen:




En el Anexo 2 podrá ver el detalle de mensajes de ayuda, mensajes de validaciones y opciones que permite conocer y entender el sistema.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 39 de 76


El usuario Operador deberá ingresar la información correspondiente a esta pestaña y dar click en el botón “Grabar”.



7.2.4.4. Certificado

Para ingresar al registro de “Certificado”, el usuario Operador deberá dar clic en la pestaña con el mismo nombre, acto seguido el sistema le mostrará los campos correspondientes al registro de

dicha pestaña y deberá dar clic en el botón “Nuevo”, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Completar todos los campos con información


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 40 de 76



El usuario Operador deberá ingresar la información correspondiente a esta pestaña; cabe señalar, que para registrar la información correspondiente a “Laboratorio (34)”, el sistema le permite la

búsqueda en modo Auto-Complete. Para ello, el usuario deberá dar clic en el botón“ ”.







F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 41 de 76


7.2.4.5. Insumos

Para ingresar al registro de “Insumos”, el usuario Operador deberá dar clic en la pestaña con el

mismo nombre, acto seguido el sistema le mostrará los campos correspondientes al registro de dicha pestaña y deberá dar clic en el botón “Nuevo”, tal como se muestra en la siguiente imagen:


El usuario Operador ingresará la información correspondiente a esta pestaña y deberá dar clic en el botón “Grabar”; cabe señalar, que para registrar información correspondiente a “Insumo que compone la Mezcla (34)”, el sistema le permite la búsqueda en modo Auto-Complete. Para ello, el


Cuando el usuario Operador necesite realizar el registro de un nuevo laboratorio y este no se encuentre en la base de datos del sistema, deberá requerir su incorporación al sistema a través de Solicitud - “Datos paramétricos”. Para mayor detalle ver Anexo 3.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 42 de 76


usuario deberá dar clic en el botón “ ”.




El sistema pone a disposición del usuario Operador tres funciones adicionales a las pestañas descritas en los literales 7.2.4.1 al 7.2.4.5; estas son: el copiado de registros, la eliminación de registros y la modificación de registros, los mismos que se detallan líneas abajo.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 43 de 76



Copiar Función a través del cual el usuario Operador podrá realizar copia de la información previamente registrada.

Eliminar Función a través del cual el usuario Operador podrá eliminar uno o más registros.

Modificar El usuario Operador podrá modificar la información registrada con anterioridad.

Copiado de registros

Para copiar un registro, es necesario que se marque la caja de selección del ítem respectivo, tal como se muestra a continuación:

El sistema copiará los datos del ítem seleccionado, luego de ello el usuario Operador podrá modificar la información dando clic en el ítem copiado. Una vez esté conforme la información

modificada, deberá dar clic en el botón “Grabar”, seguidamente el sistema mostrará el nuevo registro, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Eliminación de registros

Para eliminar uno o más registros, deberá seleccionar la caja de ítem de registro y luego

presionar el botón “Eliminar”, tal como se muestra a continuación:

Seleccionar caja dando clic

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 44 de 76


Modificación de registros

Para modificar la información registrada, deberá dar clic en el ítem seleccionado de registro, tal como se muestra a continuación:

Acto seguido, el sistema mostrará el detalle del ítem seleccionado y se modificará la información que se requiera. Luego deberá dar clic en el botón “Grabar”.

El sistema le mostrará una ventana de confirmación de la operación, donde deberá dar clic en el botón “Aceptar”, a fin de que el sistema guarde la información modificada.

El sistema le mostrará una ventana de confirmación de la operación donde deberá dar clic en el

botón “Aceptar”, a fin de que el sistema guarde la información registrada.

Dar doble clic en el ítem que se desea modificar

Activar la casilla dando clic

Seleccionar la caja dando clic

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 45 de 76


7.2.4.6. Información Adicional

Para ingresar al registro de “Información Adicional”, el usuario Operador deberá dar clic en la pestaña con el mismo nombre, acto seguido el sistema le mostrará la siguiente ventana de registro:

El usuario Operador deberá dar clic en el casillero “Editar” e ingresar la información correspondiente a esta pestaña, para luego dar clic en el botón “Grabar”.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 46 de 76




Los campos de color gris oscuro cambian automáticamente

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 47 de 76


7.2.4.7. Sisfoh

Para ingresar al registro de “Sisfoh”, el usuario Operador deberá dar clic en la pestaña con el mismo nombre, automáticamente el sistema le mostrará la siguiente ventana de registro:

El usuario Operador deberá dar clic en el casillero “Editar” e ingresar la información correspondiente a esta pestaña, para luego dar clic en el botón “Grabar”.




Los campos de color gris oscuro cambian automáticamente

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 48 de 76


Modificación de registro

Para modificar la información registrada, el usuario Operador deberá seleccionar la caja “Editar” a

través de un check, luego de ello procederá a modificar la información, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Luego de dar clic en el botón “Grabar”, el sistema mostrará una ventana de confirmación de la operación, donde deberá dar clic en el botón “Aceptar”, a fin de que el sistema guarde la información registrada.

A diferencia de las cinco primeras pestañas (literal 7.2.4.1 al 7.2.4.5.) en estas dos secciones (literal 7.2.4.6 y 7.2.4.7.) en esta sección solo se permite la modificación de registros cuando el usuario seleccione la caja “Editar” a través de un check. El sistema habilitará el ingreso de datos, y una vez modificada la información, deberá dar clic en el botón “Grabar”.

Luego de modificar la información dar clic en

“Grabar”

Seleccionar caja dando clic

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 49 de 76


7.2.4.8. Consolidado

Al ingresar a la pestaña de “Consolidado”, el sistema le mostrará la información integrada en una sola pantalla:

A

B

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 50 de 76


C

D

E

F

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 51 de 76


F

G

Para dar conformidad a la información registrada, el usuario Operador deberá dar clic en el botón “Enviar Formato” ubicado al final de la información consolidada, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Luego de dar clic en el botón “Enviar Formato”, el sistema mostrará una ventana de confirmación de la operación, donde deberá dar clic en el botón “Aceptar”, a fin de que el sistema de por enviado el

formato.

Una vez enviado el formato consolidado al rol Responsable, la información no podrá ser modificada; sin embargo, si aún los formatos se encuentran en la bandeja del operador, se podrá ingresar a las pestañas y modificar la información de ser necesario

El sistema muestra una alerta sugiriendo que existe una advertencia en el registro del campo. Una vez justificada de manera razonable el sistema permite el envío de la información.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 52 de 76



7.2.4.9. Validaciones

En caso de presentar inconsistencias en una o más pestañas, el sistema le mostrará el siguiente mensaje:

El sistema muestra una inconsistencia cuando el valor ingresado no es correcto o infringe una regla del negocio. Por lo tanto, no permitirá hacer el envío de la información hasta que se corrija el error.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 53 de 76


El usuario Operador deberá ingresar la(s) justificación(es) dando clic en la pestaña “Validaciones”. Luego de ingresar la información solicitada, deberá dar clic en el botón “Grabar”, tal como se

muestra a continuación:

Luego de dar clic en el botón “Grabar”, el sistema mostrará una ventana de confirmación de la

operación, donde deberá dar clic en el botón “Aceptar” y el sistema guardará la información registrada.

Ingresar una justificación por cada alerta

Luego de ingresar la justificación, dar clic en el

botón “Grabar”

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 54 de 76


Para dar conformidad a la información registrada, el usuario Operador deberá enviar el formato dando clic en el botón “Enviar Formato”, tal como se muestra a continuación:

Acto seguido, el Sistema le mostrará una ventana de confirmación de la operación.

Para ver la información del formato en modo de impresión, este debe encontrarse en el estado de “Enviado”, tal como se muestra a continuación:

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 55 de 76


Luego de enviado el formato, el usuario Operador podrá imprimir la información consolidada. Para ello, deberá dar clic en el botón “Imprimir”.

A continuación, el sistema mostrará en una nueva ventana del navegador el consolidado de la información, en formato PDF, tal como se muestra a continuación:

Cuando el usuario Operador advierta error en el registro de la información después de realizado en envío de los formatos a la CGR, deberá solicitar la devolución de los formatos para su corrección. Para mayor detalle ver Anexo 4.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 56 de 76


En caso el usuario Operador desee eliminar el formato, deberá dar clic en el botón “Eliminar Formato”.

Luego de dar clic en el botón “Eliminar Formato”, el sistema mostrará una ventana de confirmación

de la operación, donde deberá dar clic en el botón “Aceptar”.

Una vez eliminado el formato, el sistema lo direccionará a la ventana “Iniciar registro” con la finalidad de iniciar un nuevo registro, tal como se muestra a continuación:

Los formatos se podrán imprimir una vez que el usuario Responsable de la municipalidad valide la información y se encuentre en el estado “enviado”.


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 57 de 76


7.2.5. FASE 5: Aprobación y envío de formatos

Para aprobar o rechazar la información contenida en los formatos registrados por el usuario

Operador, el usuario Responsable deberá dar clic en la opción del menú “Aprobar y Enviar”, tal como se muestra a continuación:

Acto seguido, el sistema lo direccionará a la sección “Aprobación de Formatos”, donde se visualizan los datos de la municipalidad a la que pertenece el usuario, así como los campos “Año Reportado” y

“Mes reportado”.

Con la finalidad de aprobar o devolver los formatos, el usuario Responsable deberá ingresar el año reportado y trimestre reportado; acto seguido, el sistema mostrará una ventana en donde se

visualiza el trimestre seleccionado.

Los formatos solo pueden ser eliminados por el usuario Operador de la municipalidad, siempre y cuando estos se encuentren aún en el estado “En Registro”.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 58 de 76


En esta sección, el usuario Responsable tendrá acceso a las siguientes opciones:

devolución de los formatos al usuario Operador, o

aprobación de los formatos PVL y Ración.

Para tal fin, se describen a continuación ambas opciones:

Devolución de los formatos al usuario Operador

El usuario Responsable tendrá la opción de devolver los formatos, para ello deberá seleccionar la caja de selección de mes a través de un check y dar clic en el botón “Devolver”, tal como se muestra

en la siguiente imagen:

Luego de dar clic en el botón “Devolver”, el sistema mostrará una ventana de confirmación de la operación, donde deberá dar clic en el botón “Aceptar”.


Si el estado del Formato PVL y Ración del mes seleccionado no se encuentra en estado “Por Aprobación”, el usuario Responsable no podrá realizar la devolución de los formatos.

Dar clic en el botón “Devolver”

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 59 de 76


Aprobación y envío de los formatos

El usuario Responsable tendrá la opción de aprobar los formatos, para ello deberá seleccionar la caja de selección de mes a través de un check y dar clic en el botón “Aprobar”, tal como se muestra

en la siguiente imagen:

Con la finalidad de enviar el formato, el usuario Responsable deberá de dar clic en el botón “Aprobar”, el sistema mostrará una ventana de confirmación de la operación, donde deberá dar clic en el botón “Aceptar”.

Si el estado del Formato PVL y Formato Ración del mes seleccionado no se encuentran en estado “Por Aprobación, el usuario Responsable no podrá aprobar los formatos.

Dar clic en el botón “Aprobar”

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 60 de 76



El usuario podrá ver el contenido de cualquiera de los formatos mostrados, para ello deberá dar clic en el botón “Ver Formato”, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Acto seguido, el sistema le mostrará el contenido del formato seleccionado.

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 61 de 76


8. REFERENCIAS DOCUMENTALES

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

N/A Manual de Usuario del Sistema de Seguridad

9. REGISTROS

CÓDIGO DESCRIPCIÓN

N/A N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción de(los) Cambio(s)

00 Versión inicial

11. ANEXOS ANEXO 1: Diseño de interfaz de registro ANEXO 2: Mensajes y opciones ANEXO 3: Registro de solicitud de ingreso de datos ANEXO 4: Registro de solicitud de devolución de formatos

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 62 de 76


ANEXO 1: Diseño de interfaz de registro

Cuando el usuario ingrese a las diversas interfaces de registro de los formatos, podrá advertir que la

estructura de la mayoría de las interfaces de los formatos es muy similar y contiene las mismas zonas y

controles principales. Lo que, varía en las interfaces son los controles de captura y visualización de la

información, la cual es distinta para cada formato. Por esta razón describiremos sólo en esta parte las

zonas comunes.

A

B

A) Información General

Esta zona presenta la misma información en todas las interfaces de registro y describe las

características del formato, conteniendo los siguientes campos:

Información General

Enlace para ocultar el Menú de opciones

Listado de pestañas

Pestaña actual

Caja de selección

Información de paginación

Listado de ítems

Botón “Nuevo” Botón “Eliminar”

Botón “Copiar”

Lista de validaciones

F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 63 de 76


Estado: estos pueden ser: i) en registro, cuando

el usuario Operador inicio el proceso de registro de información, ii) por aprobación, cuando el usuario

Operador envió el formato al usuario Responsable para su aprobación y envío a la CGR, iii) enviado,

cuando el usuario Responsable envió el formato a la CGR, iv) en evaluación, cuando el usuario

Operador CGR validó la información cambiando al estado de aprobado, v) aprobado, cuando el

usuario Operador CGR evalúo y validó el formato, y vi) observado, cuando la información del formato

presenta inconsistencias y requiere ser reformulada.

Modalidad de registro: indica el modo de registro del formato electrónico.

Municipalidad: muestra el nombre de la municipalidad que está registrando su información.

Departamento: muestra el nombre del departamento donde se encuentra ubicada la municipalidad.

Provincia: muestra el nombre de la provincia

donde se encuentra ubicada la municipalidad.

Año reportado: muestra el año de reporte de la información.

Mes reportado: muestra el mes de reporte de la información.

Número de expediente: muestra el número de expediente asociado a la información

registrada del formato.

Fecha de reporte: muestra la fecha en la que se

envió la información del formato.

Usuario de creación: muestra el código del

usuario que creó el Formato en el sistema.

Fecha de creación: muestra la fecha de creación del formato.

Usuario de modificación: muestra el código de usuario que realizó la última modificación del

Formato.

Fecha de modificación: muestra la fecha de

modificación del formato.

Enlace ocultar menú: control de pantalla que

al hacer clic sobre él permite ocultar las opciones del menú, mostrando una amplia y

mejor vista del formato.

B) Zonas y controles principales

Dentro de la estructura general de la interfaz de registro de los formatos existen zonas y controles que facilitarán el registro de información de los usuarios, estos se detallan a continuación:

Listado de ítems: contiene el listado de la

información registrada en la pestaña actual, la cual

está organizada por ítems.

Listado de validaciones: contiene el listado de

mensajes de validaciones que corresponden a los ítems registrados en cada pestaña del formato.

Listado de pestañas: muestra las pestañas o secciones de información que se deben registrar en

el formato.

Pestaña actual: indica la sección del formato en

el cual se está registrando la información

Información de paginación: número de páginas

mostrado para ayudar a navegar en el listado de ítems de información. Cuando la información es

muy extenso se muestran varias páginas.

Caja de selección de ítem: listado que permite

al usuario seleccionar el ítem que se va a eliminar o copiar.

Botón eliminar: botón del formulario que permite eliminar del sistema aquellos ítems

seleccionados de la lista.

Botón nuevo: botón del formulario que

mostrará la sección de la pantalla donde se debe registrar un nuevo ítem.

Botón copiar: botón del formulario que permite copiar los datos de un ítem y servirán como base para el registro de uno nuevo,

dando la opción de cambiar lo necesario para completar la información.


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 64 de 76

ANEXO 2: Mensajes y opciones

A) Mensajes

Mensajes de ayuda

Los mensajes de ayuda aparecen al poner el puntero del mouse sobre los textos de los encabezados de la lista de ítems de información o sobre los textos a la izquierda de las cajas de texto y otros controles para el ingreso de información. Estos, son textos más descriptivos que nos ayudan a identificar la información que debe ser ingresada o la que estamos visualizando. Ejemplo: al posicionar el cursor sobre el ítem “Marca (9)” el sistema nos muestra el mensaje “Marca de Leche/Alimento”.

Mensajes de validación

El sistema de acuerdo a la información ingresada a los campos determina el tipo de regla de validación que puede ser “Alerta” o “Inconsistencia”. Por ello, el sistema al momento de grabar la información de existir alguna inconsistencia o algo que no esté bien se mostrará los mensajes respectivos y no se podrá enviar el formato hasta subsanar estas inconsistencias o validaciones. A continuación se describe el detalle:

Inconsistencias: Cuando el valor ingresado no es correcto o infringe una regla del negocio. Por lo tanto no permitirá realizar el envío de la información hasta que se corrija el error.

Alertas: Cuando el sistema muestra una alerta sugiriendo que existe una advertencia en el registro del campo. Una vez justificada de manera razonable el sistema le permitirá realizar el envío de la información.


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 65 de 76

B) Opciones

Control de paginación

Contiene los botones que permiten navegar por las diferentes páginas de información, se debe tener en cuenta que el listado de ítems es extenso. Estos botones son los siguientes:

“Ir a la siguiente página”: mostrará los ítems de la página siguiente. “Ir a la última página”: mostrará los ítems de la última página. “Ir a la página anterior”: mostrará los ítems de la página anterior. “Ir a la primera página”: mostrará los ítems de la primera página.

Ejemplo: en la siguiente imagen se puede visualizar que el listado de ítems está conformado por 10 registros distribuidos en 2 páginas, también se puede observar el número de página que se está mostrando actualmente, la misma en la que se muestran los 8 primeros registros del listado.

Para ir a la siguiente página el usuario deberá utilizar el control de paginación donde se muestran botones que le permiten navegar entre las páginas. Al dar clic en el botón “ ” el sistema mostrará el siguiente resultado:

Ocultamiento del menú del sistema

Para ocultar el menú del sistema y mostrar únicamente la pantalla al que se está accediendo de forma amplia, el usuario deberá dar clic en el botón situado en la parte superior de la página del sistema tal



F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 66 de 76

Luego de hacer clic en el botón indicado, el sistema se mostrará sin el menú. Si se desea mostrar

nuevamente el menú de opciones será necesario hacer clic en el enlace indicado, el cual habrá cambiado de sentido, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Búsqueda modo auto - complete

La búsqueda “modo auto-complete” o “modo auto-ayuda” es aquella en la cual el sistema va mostrando los resultados según lo que se va digitando en el campo de búsqueda, el cual facilita el registro de la información en menor tiempo que se desean registrar, según lo que se va digitando en el campo de búsqueda. De esta manera se registra la información en menor tiempo.

Ejemplo: cuando se va a registrar un nuevo ítem en la pestaña “Gastos Leche/Alimentos” del Formato

PVL, al momento de ingresar algunos caracteres correspondientes al código del Alimento en el campo Leche/Alimento Equivalente, el sistema va mostrando los resultados de la búsqueda, tal como se

muestra en la siguiente imagen:


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 67 de 76

ANEXO 3: Registro de solicitud de ingreso de datos

De no encontrar un dato paramétrico relacionado, el usuario Operador podrá registrar una solicitud

para el ingreso de datos en las tablas maestras del sistema. Para ello, deberá dirigirse a la opción

“Solicitud” y dar clic en “Datos Paramétricos”, conforme se muestra en el gráfico siguiente:

El sistema le mostrará el “Registro de Solicitud de Ingreso de Datos para las Tablas Maestras”.

Para ingresar una nueva solicitud, el usuario Operador deberá registrar información en los campos

“Detalle de Solicitud” y “Correo Electrónico del Solicitante”, luego deberá dar clic en el botón “Nuevo”,


Ingresar información solicitada en los

campos


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 68 de 76

El Operador deberá seleccionar una de las opciones correspondiente al campo “Catálogo”, tal como

se muestra a continuación:

Acto seguido, deberá describir el detalle de la solicitud en el campo “Descripción”. Finalmente, deberá

dar clic en el botón “Grabar”, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Luego de dar clic en el botón “Grabar”, el sistema mostrará una ventana de confirmación de la

operación, donde deberá dar clic en el botón “Aceptar”.

El usuario Operador deberá tener en cuenta que para enviar la solicitud es necesario registrar como mínimo un requerimiento.


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 69 de 76

El sistema grabará el requerimiento y mostrará el detalle de la solicitud registrada.

Para finalizar el registro de la solicitud, el usuario Operador deberá dar clic en el botón “Enviar

Solicitud”, caso contrario se perderán los datos.

Luego de dar clic en el botón “Enviar Solicitud”, el sistema mostrará una ventana de confirmación de la


Una vez enviada la solicitud, el sistema mostrará un mensaje del resultado de la operación, tal como se muestra en la siguiente imagen:


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 70 de 76

El sistema le permitirá ingresar al detalle de la solicitud; para ello, deberá dar doble clic en el “Estado”,


Acto seguido, el sistema le mostrará el detalle de la solicitud, tal como se muestra en la siguiente

imagen:


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 71 de 76

Si el usuario Operador, requiere enviar una nueva solicitud, deberá repetir los pasos antes descritos. De otro lado, si desea eliminar uno o más requerimientos, deberá seleccionar el(los) ítem(s)

respectivos y luego dar clic en el botón “Eliminar”, tal como se muestra en la siguiente imagen:

El sistema mostrará una ventana de confirmación de la operación, donde deberá dar clic en el botón

“Aceptar”.

Finalmente, el sistema muestra el resultado de la operación, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Activar el check dando clic en el casillero


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 72 de 76

ANEXO 4: Registro de solicitud de devolución de formatos

De identificar error en los formatos enviados, el usuario Operador podrá registrar una solicitud para la devolución de los Formatos PVL y Formato Ración de ser el caso; para ello, deberá dirigirse a la opción “Solicitud” y dar clic en “Devolución de Formatos”, tal como se muestra en la siguiente

imagen:

El sistema le mostrará la ventana de “Registro de Solicitud de Devolución de Formatos”.

Para ingresar una nueva solicitud, el usuario Operador deberá registrar información en los campos

“Nombre y Apellido del Solicitante”, “Correo Electrónico” y “Motivo de la Solicitud”, luego deberá dar

clic en el botón “Nuevo”, tal y como se muestra a continuación:

Ingresar información solicitada en los campos


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 73 de 76

Acto seguido, el sistema creará solicitud a través del cual el usuario deberá seleccionar la

información sobre: el año, mes reportado, estado de formato, formatos encontrados y el motivo del

requerimiento. Finalmente, deberá dar clic en el botón “Grabar”, tal como se muestra a continuación:

Luego deberá dar clic en el botón “Grabar” y el sistema mostrará el mensaje de confirmación de la


El sistema mostrará un mensaje del resultado de la operación, tal como se muestra en la siguiente imagen:


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 74 de 76

Asimismo, el usuario Operador podrá visualizar el listado de las solicitudes enviadas en la parte inferior de la sección, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Para finalizar el registro de la solicitud, el usuario Operador deberá realizar el envío de la solicitud, caso contrario se perderán los datos registrados. Para ello, deberá dar clic en el botón “Enviar Solicitud”, tal como se muestra en la siguiente imagen:

El sistema mostrará una ventana de confirmación de la operación, donde deberá dar clic en el botón

“Aceptar”.

Luego de registrar la solicitud, el sistema registrará la información como enviada y mostrará un

mensaje del resultado de la operación, tal como se muestra a continuación:


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 75 de 76

Una vez atendido el requerimiento, el sistema le permitirá ingresar el detalle del estado de la solicitud;

para ello, deberá dar doble clic en el “Estado”, tal como se muestra a continuación:

El sistema le mostrará el detalle de la solicitud, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Si el usuario Operador, requiera enviar una nueva solicitud, deberá repetir los pasos antes descritos. De otro lado, si desea eliminar uno o más requerimientos, deberá seleccionar el(los) ítem(s)

respectivos y luego dar clic en el botón “Eliminar”, tal como se muestra en la siguiente imagen:


F01(PR-SGC-02)01


LECHE

Código: MN-RDI-01.

Versión: 00

Página 76 de 76

Luego de dar clic en el botón “Eliminar”, el sistema mostrará una ventana de confirmación de la


Finalmente, el sistema muestra el resultado de la operación, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Activar el check dando clic en el casillero

Contraloría General de la República Versión:00 SISTEMA · PDF...

Documents

Transcript of Contraloría General de la República Versión:00 SISTEMA · PDF...