I- CONCEPTOS Y DEFINICION DE COii!'rRALORIA.

1.- ¿QUE ES CONTRALORIA?

2.- OBJETIVOf; DE I,A FUNCION.

a) Planeación

b) Organización

c) Coordinación

d) Dirección

e) Control

3. - AC'rIVIDADES DE I,A FUNCION DE COl'i!TRALORIA.

a) Supervisión de la Contabilidad

b) Auditoría Interna

e) Análisis e interpretación de estados financieros.

d) Aspecto legal.

e) Formulación de presupuestos y control presupuestal.

l.- ¿,Q,UE ES CON'rRALORIA?

En la actualidad solo las grandes empresas con un volumen

considerable de operaciones han venido estableciendo den-­

tro de su organización general, el departamento de contra­

loría o bién han implantado el puesto de contralor y uni-­

camente en este tipo de empresas, el contralor ha llegado

a tener la autoridad que le corresponde y ha venido desem­

pefiando las funciones que le son propias.

i,

Es frecuente observar que la.funci6n de controlaría se ha

presentado con interpretaciones erróneas provenientes -

principalmente de las siguientes razones:

I - La función de contraloría en toda su extensión

es actualmente privativa de las grandes empre~-

sas.

II- En un n~mero considerable ~e empresas han obte­

nido u obtienen del Auditor Interno la activi-­

dad del contralor.

La situación anterior ha originado que no siempre al con-­

tralor le confieren las responsabilidades que le correspo~

den o bien que le asignen los de otros ejecutivos.

Para entrar ya en el temo que nos ocupa, es necesario de-­

finir lo que es la función de contraloría, misma que expo­

nemos a continuación:

Cbntraloría es una actividad que sirve parn planear, orga­

nizar, controlar e informar a la dirección de una empre~a.

Para ampliar la anterior definición, podemos afirmar que

contraloría es la planeaci6n, organizaci6n, direcci6n y

control de las operaciones que lleva a cabo una empresa, -

observando la correcta utilizaci6n de los registros conta­

bles y estableciendo procedimientos adecuados para que

éstos sean registrados correcta~y oportunamente, con el

fín de que exista seguridad en las fuentes de datos nece-­

sarios para comprobar, analizar, interpretar y criticar

los hechos realizados y por realizar.

4

Esta actividad incluye tambi~n y en forma muy importante -

la implantación de un sistema presupuestal y de las esta-­

dísticas de la empresa que sirven de guía para controlar -

confo~me a las metas fijadas, todas las operaciones que

lleve a cabo cada departamento y la empresa en general.

2.- OBJETIVOS DE LA FUNCION

Puede decirse que los objetivos de una empresa, son las mg

tas finales en relación con sus propietarios o accionistas,

sus trabajadores y el público en general.

Estos objetivos deben definirse en términos cluros, seña-­

landa con toda precisión su extensión a fin de evitar con­

fusiones en las normas que se dicten p~ra lograrlos.

Pueden expresarse en costos, tiempo, calidad, cantidad,

etc., y siempre es conveniente que se tengan por escrito;

cada división, departamento o secctón debe establecer sus

propios objetivos.

De acuerdo con lo anterior, el objetivo principal de la

función de contraloría es la prestación de servicios de

información y control a los mas altos ejecutivos, en cuyos

datos éstos pueden basar sus decisiones para la correcta -

dirección del negocio.

Entre los objetivos que corresponden a la función de con--

traloria podemos señalar los siguientes:

a) Planeación:

La planeación consiste en prever el futu~o y determinar

lo qne debe hocerse, es decir, es la elección de un ca­

mino a seguir y llegar a la meta fijada.

En todos los departamentos y en las empresas en general

debe haber planeación.

Dentro de la planeación encontramos los programas.

Estos estan costituídos por objetivos, políticas, proc!

dimientos y m~todos dispuestos y diseftados de manera

tal, que suministran cursos de acción para alcanzar una

meta o realizar una idea.

5

b) Organización:

Para obtener los resultados que se esperan o llegar al obje­

tivo principal de la empresa, .es necesario que ésta misma se

organice antes de desarrollar los planes, ya que con una bu~

na organización se llega a la meta planeada con mayor faci-­

lidad.

c) Coordinación:

Coordinar es introducir la armonía entre todos los actos de

una empresa, con el objeto de facilitar su funcionamiento

y su éxito •...

En una empresa bien coordinada se comprueban los hechos

siguientes:

I - Cada servicio marcha de acuerdo con los otros.

II En cada función las divisiones y subdivisiones son in-­

formadas puntualmente en cuanto a la parte que han de -

tomar en el objetivo común y la ayuda mutua que deben -

prestarse.

III- El programa de trabajo de las diferentes funciones se -

revisa constnntemente_para tenerlo en armonía con las -

circunstancias •.

Es pu~s de sumn importancia que todo el trabajo a desarro -­

llar se efectúe en armonía para que de esa manera se llegue

a la meta común, ahorrón:dose tiempo y gastos innecesarios. ·

d) Dirección:

Es ln función de guiar y supervisar a los subordin~dos para

lograr un trabajo coordinado y efectivo.

De aquí que la dirección fij~ las actividades de los indivi­

duos mediante la delegación de funciones, coordinando sus

actividades dentro de las políticas y decisiones estableci--

das.

c) car.trol:

Control es el proceso para determinAr lo que se est5 llevan­

do a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando

medidas correctivas de monera que la ejecución se lleve de

acuerdo con lo planeado.-

(Geo~ge R. Terry - Principios de Administración).

Desglosando la anterior definición podemos afirmar que el

control incluye la vigilancia activa de una operación para

mantenerla dentro de los límites prescritos, adem~s, se

ejerce sobre todas las actividades de.los negocios; entre

otros encontramos los siguientes: control de existencias,

control de producción, control de mantenimiento, control -

de costos, control de cnlidad, de sal3rios, etc., la inve~

tigación y análisis de las causas que motivaron las discr!

pancias con las normas, deben traer, como consecuencia, el

sefialamiento de las medidas correctivas que deben aplic&r­

se ya sea sobre la actuación o para rectificar las met0s -

para alcanzar.

3.- ACTIVIDADES DE LA FUNCION DE CONTRALORIA.

Entre las principales funciones que ejecuta el departamen­

to de contraloría, podemos sefialar las siguientes:

a) Supervisión de la Contabilidad.

b) Auditoria Interna.

c) Análisis e interpretación de Estados Financie--

ros.

d) Aspecto Legal.

e) Formulación de presupuestos y control presu--­

puéstal.

a) Supervisión de la Contabilidad.

Antiguamente las funciones del contador de una empresa

eran unicamente la formulación del balance general y el

estado de p&rdidas y ganancias, por tal motivo no era -

necesario que se hiciera el nombramiento de otra perso­

na que supervisara el trabajo del contador.

En la actualidad es necesario informar con mas oportu-­

nidad y con mayor eficacia a la empresa, raz6n por la -

cu'l se han creado t&cnicas cada vez mas complejas que

7

han llegado a obligar a los ejecutivos a nombrar a otra -

persona que revise esas t~cnicas, o modificarlas de acuer

do con ias necesidades de la empresa. Ese nombramiento

recae sobre la persona del contralor, que en t~rminos ge­

ne~ales revisa los siguientes aspectos:

I El registro oportuno de todas las operaciones de la

empresa, de acuerdo con las políticas establecidas

y de acuerdo con el manual de organización contable

aprobado por la empresa.

II - La elaboración de las P61izRs.

III- La revisión de las facturas, observando que lleven

todos los requisitos legales y esten correctas mate

maticamente.

IV - Aprobación o rechazo de los comprobantes que ampa-­

ren cobros o pagos.

V Revisión de las nóminas, verificando que los pagos

y deducciones esten dorrectos.

VI - Verificación y cÁlculo para cualquier tipo de im--­

puestos va sea a la .Secretar:tn dF? Hacienda. como al .. u - - - -- - - - ~ - - - -- - - - - 1 -

Estado y al Municipio•

VII- C~lculo y liquidación de las cuotas al Instituto

Mexicano del Seguro Social~

VIII- Supervisión completa de todos los libros de conta­

bilidad, verificando que los saldos del libro mayor

coincidan con los de los auxiliares.

IX - Estudio y elaboración de asientos de ajuste.

X Supervisión de todos los estados financieros e in-­

formes que se presenten a los ejecutivos accionis--

tas o terceras p8rsonos.

b) Auditoria Interna:

Podemos afirmar que auditori~ interna es la crítica

que se le hace a los registros contables, es decir es

8

'· una comprobaci6n cientifid~ y sistem~tica de ia contabilidad

con el prop6sito de asegurar le verGcidad de las operaciones

anotadas en libros.

Entre las funciones que debe tener el departamento de audi-­

toria interna con la intervenci6n del contralor podemos seña

lar las siguientes:

I - Señalar los objetivos principales de este departamento.

II - Supervisi6n de la contrataci6n del personal de audito--

río interna.

III- Formulaci6n del presupuesto de gastos del departamento

de auditoría interna.

IV Aprobaci6n de los pro~ramas de ~uditoria interna.

V - Coordinar los tr~bajos de auditoria interna con los de

auditoria externa, paro hacer mas expedita la labor que

ésta Última dosarrolla.

La auditoría interna se divide a su'vez en auditoria del

estado de situaci6n financiero, auditoria detallada y audi-­

toria e investigaciones especiales.

Auditoria del estado de situuci6n financiero, consiste en la

verificaci6n del activo, pasivo y capital y la comprobaci6n

por pruebas selectivas de ingresos y gastos, para determinar

la situaci6n financiera de la empresa.

Auditoria detalloda, comprende la verificaci6n de las opera­

ciones durante el periodo de revisi6n.

Los puntos que deben verificarse en la auditoría detallada -

son los siguientss:

I Comprobaci6n de todos los ingresos y gastos.

II - Comprobaci6n de todas l~s entradas y salidas de caja.

III- Verificaci6n de todas las sumas.

IV - Revisi6n de todos los diarios.

V - Analizar y comprobar costos y gastos.

i,

Audi~oría e investiga~ione~ especiales, son las revisiones

que se llevan a cabo por situaciones especificas, por -

ejemplo:

Auditoria de caja.~ comprende la revisi6n de las opera-­

cienes que se hacen en efectivo.

Auditoría de valores.- comprobación qQe se desarrolla en

funci6n de todos nquellos valores propiedad de la empre­

sa cuyo control y protección se eGtiman necesarios, etc.

c) Análisis e interpretación de estados financieros.

Otra:.de l~s~f~nciones-del·contr~lor·y queces de-suma im--­

portancia es el análisis e interpretación de estados finan

cieros.

La necesidad de saber las causas de los resultados obteni­

dos en una empresa nos lleva al análisis e interpretación

de estados financieros para determinar la situación de una

empresa y por medio de ésta, emitir un juicio cierto y

concreto sobre la estructura ~inanciera que es la base pa­

ra la planeación, dirección y control de una empresa.

El análisis e interpretación de estados financieros, es

una función contable, la cu~l debe ser encomendada al con­

tralor, qui~n simultaneamente tiene conocimiento del ori-­

gen de los datos, presentados y está en condiciones de

apreciarlos e interpretarlos mejor que cualquier otra per­

sona de la empres~. Por otro lado el contralor posee el

conocimiento de todos los departamentos, lo que le permite

obtener conclusiones mas exactas.

Al efectuar el análisis e interpretar las cifras de los

estados financieros anuales de la empresa, el contralor lo

hará de acuerdo con un criterio, parR proporcionRr los da­

tos a la administraci6n de la empresa y tomando en consi-­

deraci6n el tipo de negocio de que se trate. De ¿sta mane­

ra se proporcionará a la Dirección, los medios adecuados

para aplicar las normas necesarias para corregir las - - -

10

deficiencias existentes.

An&lisis es el medio dLl cu~l nos valemos para interpretar

un todo, empleando para ello el m~todo analítico m~s con-­

veniente que nos permita conocerlo en sus distintas partes.

Interpretación es un proceso mental que nos permite emitir

un juicio, despu~s de analiz~r y comparar los conceptos y

cifras de los estados financieros de una empresa.

d) Aspecto Leg~l:

Como una actividad mas a desarrollar ~or la función de co~

traloría, tenemos la referente o la atenci6n a las rela- -

cienes le¿;ales establocid;.'s entre la empresa o los gobier­

nos, ya sea federal, estatal o municipal, especialmente en

lo referente a la información financiera que la sblicitan.

Entre la información: que.debe dirigirse al gobierno, tene-

mos las siguientes:

I - Inscripción en el Registro Federal de Causantes.

II - Empadronamiento en ingresos mercantiles.

III- Pagos del impuesto sobre la renta.

IV - Pagos de impuestos sobre infresos mercantiles.

V - Pagos de impu~stos estat3les o municipales.

Ahora bi~n, para el e~acto control y ol debido cumplimien­

to de las oblig_ cioncs de car.-:icter fiscal, os necesario

que el contr~lor elabore un programa en el cual fije fe- -

chas, normas y procedimientos par8 su cumplimiento.

El programa de trabajo pnrD las obligaciones fiscales a

cumplir contsndr~ los siguientes datos:

I - Elaboración de una relDción de impuestos a que está

sujeta la empresa.

II - Formular la rel2ción correspondiente de todas las

obligaciones de carácter fiscal a que está propensa -

la empresa.

III- Elaborar el calendario de las fechns en que debe cum­

plirse con lns obligaciones fiscales, o efectuar los

pagos correspondientes.

11 i,

IV - Revisar las liquidaciones correspondientes de los pa­

gos que deben efectuarse al Instituto Mexicana del -

Seguro Social, e incluirlas en el calendario corres-­

pondiente.

V - Supervisar que se presenten ante el Instituto Mexica­

no del Seguro Social, los avisos correspondientes a -

las altas, bajas y cambios de grupo de salario, as! -

como tambi~n al empadronamiento en el Registro Fedc-­

ral de Causantes de todo el personal de nuevo ingreso

que no se haya empadronado.

VI - Observar que se encuentren debidamente 8Utorizados

que exige la ley, de acuerdo con la empresa de que se

trate.

VII- Solicitar las autori~Pciones respectivas para incre-­

mentar las reservas, en un ?orcentajc mayor al que

establece la ley, o solicitar las autorizaciones co-­

rrespondicntes para cambiar la política de deprecia-­

ci6n. Así mismo solicitDr autorizaciones para efec- -

tuar los cambios que se crean necesarios al sistema -

de contabilidad que se tenga establecido.

VIII-Observar que la documentaci6n que umpara los egresos

e ingresos satisfagan los requisitos legales.

IX - Contestar oportuname~te los datos estadísticos que -

soliciten las dependencias gubernamentales.

X - Observar que se archive toda la correspondencia le-­

gal.

XI - Renovar cada afio las suscripciones ante la C~mara o

Secretaría respectiva.

Desde el punto de vista de la atenci6n al aspecto

legal, debe abarcar principalmente la resoluci6n de

los problemas de índole fiscal, d¡ndole a cada pro-­

blema un minucioso tratamiento, ya que si estos no -

se cumplen oportuna y cuidadosamente, traen como