I- CONCEPTOS Y DEFINICION DE COii!'rRALORIA.
1.- ¿QUE ES CONTRALORIA?
2.- OBJETIVOf; DE I,A FUNCION.
a) Planeación
b) Organización
c) Coordinación
d) Dirección
e) Control
3. - AC'rIVIDADES DE I,A FUNCION DE COl'i!TRALORIA.
a) Supervisión de la Contabilidad
b) Auditoría Interna
e) Análisis e interpretación de estados financieros.
d) Aspecto legal.
e) Formulación de presupuestos y control presupuestal.
l.- ¿,Q,UE ES CON'rRALORIA?
En la actualidad solo las grandes empresas con un volumen
considerable de operaciones han venido estableciendo den-
tro de su organización general, el departamento de contra
loría o bién han implantado el puesto de contralor y uni-
camente en este tipo de empresas, el contralor ha llegado
a tener la autoridad que le corresponde y ha venido desem
pefiando las funciones que le son propias.
i,
Es frecuente observar que la.funci6n de controlaría se ha
presentado con interpretaciones erróneas provenientes -
principalmente de las siguientes razones:
I - La función de contraloría en toda su extensión
es actualmente privativa de las grandes empre~-
sas.
II- En un n~mero considerable ~e empresas han obte
nido u obtienen del Auditor Interno la activi-
dad del contralor.
La situación anterior ha originado que no siempre al con-
tralor le confieren las responsabilidades que le correspo~
den o bien que le asignen los de otros ejecutivos.
Para entrar ya en el temo que nos ocupa, es necesario de-
finir lo que es la función de contraloría, misma que expo
nemos a continuación:
Cbntraloría es una actividad que sirve parn planear, orga
nizar, controlar e informar a la dirección de una empre~a.
Para ampliar la anterior definición, podemos afirmar que
contraloría es la planeaci6n, organizaci6n, direcci6n y
control de las operaciones que lleva a cabo una empresa, -
observando la correcta utilizaci6n de los registros conta
bles y estableciendo procedimientos adecuados para que
éstos sean registrados correcta~y oportunamente, con el
fín de que exista seguridad en las fuentes de datos nece-
sarios para comprobar, analizar, interpretar y criticar
los hechos realizados y por realizar.
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Esta actividad incluye tambi~n y en forma muy importante -
la implantación de un sistema presupuestal y de las esta-
dísticas de la empresa que sirven de guía para controlar -
confo~me a las metas fijadas, todas las operaciones que
lleve a cabo cada departamento y la empresa en general.
2.- OBJETIVOS DE LA FUNCION
Puede decirse que los objetivos de una empresa, son las mg
tas finales en relación con sus propietarios o accionistas,
sus trabajadores y el público en general.
Estos objetivos deben definirse en términos cluros, seña-
landa con toda precisión su extensión a fin de evitar con
fusiones en las normas que se dicten p~ra lograrlos.
Pueden expresarse en costos, tiempo, calidad, cantidad,
etc., y siempre es conveniente que se tengan por escrito;
cada división, departamento o secctón debe establecer sus
propios objetivos.
De acuerdo con lo anterior, el objetivo principal de la
función de contraloría es la prestación de servicios de
información y control a los mas altos ejecutivos, en cuyos
datos éstos pueden basar sus decisiones para la correcta -
dirección del negocio.
Entre los objetivos que corresponden a la función de con--
traloria podemos señalar los siguientes:
a) Planeación:
La planeación consiste en prever el futu~o y determinar
lo qne debe hocerse, es decir, es la elección de un ca
mino a seguir y llegar a la meta fijada.
En todos los departamentos y en las empresas en general
debe haber planeación.
Dentro de la planeación encontramos los programas.
Estos estan costituídos por objetivos, políticas, proc!
dimientos y m~todos dispuestos y diseftados de manera
tal, que suministran cursos de acción para alcanzar una
meta o realizar una idea.
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b) Organización:
Para obtener los resultados que se esperan o llegar al obje
tivo principal de la empresa, .es necesario que ésta misma se
organice antes de desarrollar los planes, ya que con una bu~
na organización se llega a la meta planeada con mayor faci-
lidad.
c) Coordinación:
Coordinar es introducir la armonía entre todos los actos de
una empresa, con el objeto de facilitar su funcionamiento
y su éxito •...
En una empresa bien coordinada se comprueban los hechos
siguientes:
I - Cada servicio marcha de acuerdo con los otros.
II En cada función las divisiones y subdivisiones son in-
formadas puntualmente en cuanto a la parte que han de -
tomar en el objetivo común y la ayuda mutua que deben -
prestarse.
III- El programa de trabajo de las diferentes funciones se -
revisa constnntemente_para tenerlo en armonía con las -
circunstancias •.
Es pu~s de sumn importancia que todo el trabajo a desarro -
llar se efectúe en armonía para que de esa manera se llegue
a la meta común, ahorrón:dose tiempo y gastos innecesarios. ·
d) Dirección:
Es ln función de guiar y supervisar a los subordin~dos para
lograr un trabajo coordinado y efectivo.
De aquí que la dirección fij~ las actividades de los indivi
duos mediante la delegación de funciones, coordinando sus
actividades dentro de las políticas y decisiones estableci--
das.
c) car.trol:
Control es el proceso para determinAr lo que se est5 llevan
do a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando
medidas correctivas de monera que la ejecución se lleve de
acuerdo con lo planeado.-
(Geo~ge R. Terry - Principios de Administración).
Desglosando la anterior definición podemos afirmar que el
control incluye la vigilancia activa de una operación para
mantenerla dentro de los límites prescritos, adem~s, se
ejerce sobre todas las actividades de.los negocios; entre
otros encontramos los siguientes: control de existencias,
control de producción, control de mantenimiento, control -
de costos, control de cnlidad, de sal3rios, etc., la inve~
tigación y análisis de las causas que motivaron las discr!
pancias con las normas, deben traer, como consecuencia, el
sefialamiento de las medidas correctivas que deben aplic&r
se ya sea sobre la actuación o para rectificar las met0s -
para alcanzar.
3.- ACTIVIDADES DE LA FUNCION DE CONTRALORIA.
Entre las principales funciones que ejecuta el departamen
to de contraloría, podemos sefialar las siguientes:
a) Supervisión de la Contabilidad.
b) Auditoria Interna.
c) Análisis e interpretación de Estados Financie--
ros.
d) Aspecto Legal.
e) Formulación de presupuestos y control presu--
puéstal.
a) Supervisión de la Contabilidad.
Antiguamente las funciones del contador de una empresa
eran unicamente la formulación del balance general y el
estado de p&rdidas y ganancias, por tal motivo no era -
necesario que se hiciera el nombramiento de otra perso
na que supervisara el trabajo del contador.
En la actualidad es necesario informar con mas oportu-
nidad y con mayor eficacia a la empresa, raz6n por la -
cu'l se han creado t&cnicas cada vez mas complejas que
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han llegado a obligar a los ejecutivos a nombrar a otra -
persona que revise esas t~cnicas, o modificarlas de acuer
do con ias necesidades de la empresa. Ese nombramiento
recae sobre la persona del contralor, que en t~rminos ge
ne~ales revisa los siguientes aspectos:
I El registro oportuno de todas las operaciones de la
empresa, de acuerdo con las políticas establecidas
y de acuerdo con el manual de organización contable
aprobado por la empresa.
II - La elaboración de las P61izRs.
III- La revisión de las facturas, observando que lleven
todos los requisitos legales y esten correctas mate
maticamente.
IV - Aprobación o rechazo de los comprobantes que ampa-
ren cobros o pagos.
V Revisión de las nóminas, verificando que los pagos
y deducciones esten dorrectos.
VI - Verificación y cÁlculo para cualquier tipo de im--
puestos va sea a la .Secretar:tn dF? Hacienda. como al .. u - - - -- - - - ~ - - - -- - - - - 1 -
Estado y al Municipio•
VII- C~lculo y liquidación de las cuotas al Instituto
Mexicano del Seguro Social~
VIII- Supervisión completa de todos los libros de conta
bilidad, verificando que los saldos del libro mayor
coincidan con los de los auxiliares.
IX - Estudio y elaboración de asientos de ajuste.
X Supervisión de todos los estados financieros e in-
formes que se presenten a los ejecutivos accionis--
tas o terceras p8rsonos.
b) Auditoria Interna:
Podemos afirmar que auditori~ interna es la crítica
que se le hace a los registros contables, es decir es
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'· una comprobaci6n cientifid~ y sistem~tica de ia contabilidad
con el prop6sito de asegurar le verGcidad de las operaciones
anotadas en libros.
Entre las funciones que debe tener el departamento de audi-
toria interna con la intervenci6n del contralor podemos seña
lar las siguientes:
I - Señalar los objetivos principales de este departamento.
II - Supervisi6n de la contrataci6n del personal de audito--
río interna.
III- Formulaci6n del presupuesto de gastos del departamento
de auditoría interna.
IV Aprobaci6n de los pro~ramas de ~uditoria interna.
V - Coordinar los tr~bajos de auditoria interna con los de
auditoria externa, paro hacer mas expedita la labor que
ésta Última dosarrolla.
La auditoría interna se divide a su'vez en auditoria del
estado de situaci6n financiero, auditoria detallada y audi-
toria e investigaciones especiales.
Auditoria del estado de situuci6n financiero, consiste en la
verificaci6n del activo, pasivo y capital y la comprobaci6n
por pruebas selectivas de ingresos y gastos, para determinar
la situaci6n financiera de la empresa.
Auditoria detalloda, comprende la verificaci6n de las opera
ciones durante el periodo de revisi6n.
Los puntos que deben verificarse en la auditoría detallada -
son los siguientss:
I Comprobaci6n de todos los ingresos y gastos.
II - Comprobaci6n de todas l~s entradas y salidas de caja.
III- Verificaci6n de todas las sumas.
IV - Revisi6n de todos los diarios.
V - Analizar y comprobar costos y gastos.
i,
Audi~oría e investiga~ione~ especiales, son las revisiones
que se llevan a cabo por situaciones especificas, por -
ejemplo:
Auditoria de caja.~ comprende la revisi6n de las opera-
cienes que se hacen en efectivo.
Auditoría de valores.- comprobación qQe se desarrolla en
funci6n de todos nquellos valores propiedad de la empre
sa cuyo control y protección se eGtiman necesarios, etc.
c) Análisis e interpretación de estados financieros.
Otra:.de l~s~f~nciones-del·contr~lor·y queces de-suma im--
portancia es el análisis e interpretación de estados finan
cieros.
La necesidad de saber las causas de los resultados obteni
dos en una empresa nos lleva al análisis e interpretación
de estados financieros para determinar la situación de una
empresa y por medio de ésta, emitir un juicio cierto y
concreto sobre la estructura ~inanciera que es la base pa
ra la planeación, dirección y control de una empresa.
El análisis e interpretación de estados financieros, es
una función contable, la cu~l debe ser encomendada al con
tralor, qui~n simultaneamente tiene conocimiento del ori-
gen de los datos, presentados y está en condiciones de
apreciarlos e interpretarlos mejor que cualquier otra per
sona de la empres~. Por otro lado el contralor posee el
conocimiento de todos los departamentos, lo que le permite
obtener conclusiones mas exactas.
Al efectuar el análisis e interpretar las cifras de los
estados financieros anuales de la empresa, el contralor lo
hará de acuerdo con un criterio, parR proporcionRr los da
tos a la administraci6n de la empresa y tomando en consi-
deraci6n el tipo de negocio de que se trate. De ¿sta mane
ra se proporcionará a la Dirección, los medios adecuados
para aplicar las normas necesarias para corregir las - - -
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deficiencias existentes.
An&lisis es el medio dLl cu~l nos valemos para interpretar
un todo, empleando para ello el m~todo analítico m~s con-
veniente que nos permita conocerlo en sus distintas partes.
Interpretación es un proceso mental que nos permite emitir
un juicio, despu~s de analiz~r y comparar los conceptos y
cifras de los estados financieros de una empresa.
d) Aspecto Leg~l:
Como una actividad mas a desarrollar ~or la función de co~
traloría, tenemos la referente o la atenci6n a las rela- -
cienes le¿;ales establocid;.'s entre la empresa o los gobier
nos, ya sea federal, estatal o municipal, especialmente en
lo referente a la información financiera que la sblicitan.
Entre la información: que.debe dirigirse al gobierno, tene-
mos las siguientes:
I - Inscripción en el Registro Federal de Causantes.
II - Empadronamiento en ingresos mercantiles.
III- Pagos del impuesto sobre la renta.
IV - Pagos de impuestos sobre infresos mercantiles.
V - Pagos de impu~stos estat3les o municipales.
Ahora bi~n, para el e~acto control y ol debido cumplimien
to de las oblig_ cioncs de car.-:icter fiscal, os necesario
que el contr~lor elabore un programa en el cual fije fe- -
chas, normas y procedimientos par8 su cumplimiento.
El programa de trabajo pnrD las obligaciones fiscales a
cumplir contsndr~ los siguientes datos:
I - Elaboración de una relDción de impuestos a que está
sujeta la empresa.
II - Formular la rel2ción correspondiente de todas las
obligaciones de carácter fiscal a que está propensa -
la empresa.
III- Elaborar el calendario de las fechns en que debe cum
plirse con lns obligaciones fiscales, o efectuar los
pagos correspondientes.
11 i,
IV - Revisar las liquidaciones correspondientes de los pa
gos que deben efectuarse al Instituto Mexicana del -
Seguro Social, e incluirlas en el calendario corres-
pondiente.
V - Supervisar que se presenten ante el Instituto Mexica
no del Seguro Social, los avisos correspondientes a -
las altas, bajas y cambios de grupo de salario, as! -
como tambi~n al empadronamiento en el Registro Fedc-
ral de Causantes de todo el personal de nuevo ingreso
que no se haya empadronado.
VI - Observar que se encuentren debidamente 8Utorizados
que exige la ley, de acuerdo con la empresa de que se
trate.
VII- Solicitar las autori~Pciones respectivas para incre-
mentar las reservas, en un ?orcentajc mayor al que
establece la ley, o solicitar las autorizaciones co-
rrespondicntes para cambiar la política de deprecia-
ci6n. Así mismo solicitDr autorizaciones para efec- -
tuar los cambios que se crean necesarios al sistema -
de contabilidad que se tenga establecido.
VIII-Observar que la documentaci6n que umpara los egresos
e ingresos satisfagan los requisitos legales.
IX - Contestar oportuname~te los datos estadísticos que -
soliciten las dependencias gubernamentales.
X - Observar que se archive toda la correspondencia le-
gal.
XI - Renovar cada afio las suscripciones ante la C~mara o
Secretaría respectiva.
Desde el punto de vista de la atenci6n al aspecto
legal, debe abarcar principalmente la resoluci6n de
los problemas de índole fiscal, d¡ndole a cada pro-
blema un minucioso tratamiento, ya que si estos no -
se cumplen oportuna y cuidadosamente, traen como
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