Contrato de Proyecto Charter

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CONTRATO DE PROYECTO ( PROJECT CHARTER) P. Reyes / Sept.2007

CONTRATO DE PROYECTO

(PROJECT CHARTER)

Primitivo Reyes Aguilar

Septiembre de 2007

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Proyecto Seis Sigma

Alcance del proyecto y contrato del proyecto (project charter)

Alcance del proyecto:

La definición del problema es la parte más importante para resolverlo.

Algunas técnicas para esto son:

Contrato del proyecto (acotaciones)

Análisis de personal afectado por el proyecto

Definición del cliente

Diagramas de Pareto, SIPOC, Rty, Voz del cliente

Diagramas de afinidad, Modelo Kano

La dirección puede o no proporcionar un enunciado de misión o

propósito.

El contrato del proyecto se hace con el apoyo del líder o facilitador, es

útil por varias razones:

El equipo tiene claros el alcance y las metas

El equipo puede permanecer enfocado a las metas

El equipo trabaja en proyectos alineados con las metas de la

organización

El Champion del equipo apoya al equipo y sus metas

Selección inicial del proyecto

Debe tener amplia aceptación por los involucrados

Simple pero no trivial

Seleccionar alcance corto para mostrar beneficios (3-4 meses)

Dentro del control del equipo

Considerar restricciones de tiempo y recursos

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Revisión del enfoque del proyecto

¿Se relaciona el proyecto con las necesidades del cliente?

¿El proyecto está alineado con la satisfacción de susnecesidades?

Contrato de proyecto (Project Charter)

Es un documento que define la misión del equipo, alcance de la

operación, objetivos, programa y consecuencias, el cual es autorizado.

Donde: Propósito: Describe para qué se formó el equipo en línea con la

misión y visión de la empresa

Objetivos: Que el equipo espera alcanzar en términos medibles

Alcance: límites donde operará el equipo

Soporte de la dirección: se establece por escrito este

compromiso

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Enunciado del problema: detalla el tema que el equipo quiere

mejorar, tan descriptivo como sea posible. “La empresa ABC tuvo

una caída en ventas del 25% y 40% en utilidades”

Ventajas de contar con una Contrato del proyecto:

Elimina confusiones

Establece las fronteras de operación

Identifica las áreas que no serán atendidas

Identifica el producto resultante

Proporciona una base para que el equipo fije sus metas

Autoriza al equipo a colectar datos relevantes

Proporciona acceso a los recursos necesarios

Autoriza la dedicación de tiempo de los miembros para atender

problemas

El Alcance del proyecto: se refiere a los límites del proyecto o

acotaciones. “lanzamiento de un nuevo producto en una planta”

Project Charter - Ejemplo

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Descripción general delproblema

Alcance

Meta medible

Sigmas

Recursos

Nombre, Rol

Otros participantes

Costos y beneficios

Fechas arranque y finalpor cada fase DMAIC

Impacto financiero Beneficios estimados

Costos estimados




El contrato del proyecto (Project Charter) debe incluir:

Caso de negocio (impacto financiero)

Enunciado del problema

Alcance del proyecto (límites)

Establecimiento de metas

Rol de los miembros del equipo

Metas intermedias y productos finales

Recursos requeridos

Caso del negocio: es un resumen de las razones estratégicas para el

proyecto. Incluye aspectos de calidad, costo, producto final con

justificación financiera, por ejemplo:

Diseño de un producto nuevo

Rediseño de un producto existente

Diseño de un nuevo proceso

Rediseño de un proceso existente

Enunciado del problema: detalla el tema que el equipo quiere mejorar,

tan descriptivo como sea posible. “La empresa ABC tuvo una caída en

ventas del 25% y 40% en utilidades”

Alcance del proyecto: se refiere a los límites del proyecto o

acotaciones. “lanzamiento de un nuevo producto en una planta”

Establecimiento de las metas: establecer metas a ser logradas entre

120 y 160 días; una regla común es la reducción del 50% en alguna de

las métricas o su mejora en 50%

Roles de los miembros de los equipos: los miembros deben ser gente

calificada con la suficiente experiencia para realizar lo establecido en la

misión del equip.

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Equipo de proyecto Seis Sigma: Asesor técnico (Black Belt), Líder del

equipo (Green Belt), Miembros (Yellow Belts), coordinador (Master

Black Belt), Patrocinador (Champion, Sponsor)

Definición de Project Charter: es un acuerdo entre la dirección y el

equipo, estableciendo que se espera de ellos, también se denomina

Team Charter:

Clarifica que se espera del equipo

Mantiene enfocado al equipo

Alinea los proyectos a las prioridades de la empresa

Transfiere el proyecto del Champion y Promotor al equipo delproyecto

Etapas intermedias / Entregables (milestones): sirven para dar

seguimiento al proyecto hasta su terminación. Una carta típica de

etapas es:

Día 0. Iniciar actividades del equipo

Día 1. Iniciar la fase de definición del proyecto

Día 40. Iniciar la fase de medición del proyecto

Día 80. Iniciar la fase de análisis del proyecto

Día 120. Iniciar la fase de mejora del proyecto

Día 160. Concluir el proyecto con una presentación a la dirección

>Día 160. Seguimiento de los elementos de control

Recursos requeridos:

Personal calificado; equipo; maquinaria

Espacio en laboratorio; espacio en oficina

Tiempo de máquinas; teléfono

Equipo de cómputo

Energéticos, etc.

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Análisis de personal afectado por el proyecto (stakeholders) y áreas

impactadas por los cambios:

Gerentes y personal relacionado con el proceso

Clientes, proveedores, finanzas

Carta de comunicación y de responsabilidades para reducir la

resistencia al cambio, con las categorías:

Nivel de compromiso (apoyo, quejoso, indiferente)

Ventas (X nivel de compromiso, O nivel de compromiso

requerido)

Gerencia, Empleados, Clientes

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