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UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA

“CONTROL DE INVENTARIOS BIBLIOTECARIOS”

ENSAYO CIENTIFICO.

Alumno:

EMANUEL MÉNDEZ CRUZ

Asesor:

LIC. MORENO TOALÁ CARMEN

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas a 03 de Diciembre de 2013

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INDICE

Introducción……………………………………………………………..….4

Antecedentes…………………..……………………………………….…..5

Abstrac…………………………..……………………………...…...……...6

Análisis de contenidos (Marco conceptual)…………………………..7

Análisis de contexto nacional (marco normativo)…………….…….8

Análisis crítico (marco referencial)………………………..………….10

Conclusión……………….………………………………………………..11

Fuentes de información…...…………………………………………….12

Anexos……………………………………………………………………...13

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INTRODUCCIÓN

En este ensayo científico se habla acerca del Control de inventarios y como esta

ha influido con su importancia y aportación dentro del departamento bibliotecario

El trabajo que se presenta a continuación tiene por objetivó principal, trasmitir

información precisa y fiable, en base a la cual el lector pueda formarse su propia

opinión y extraer sus propias conclusiones.

Se expresara desde un punto de vista muy particular tomando como referencias

una serie de investigaciones que han sido abordados para que el lector tenga una

fácil interpretación acerca del tema y su desarrollo. Además, se añade el deseó de

ampliar conocimientos y captar la curiosidad del lector en torno a las los procesos

y métodos en que se registran y ordenan los materiales bibliográficos que son

importantes para el conocimiento de los usuarios

El objetivo de la Auditoría realizada en la biblioteca Harvey Gutiérrez Álvarez consistió en la evaluación, el fundamento del sector u área, mediante la ubicación de irregularidades o anomalías que pueden llegar a presentarse por algún déficit y el desarrollo del planteamiento de posibles alternativas de solución. Como finalidad primordial es el apoyo a los niveles de supervisión para lograr un servicio más (eficaz, eficiente, y efectivo), presentando los resultados que surjan al realizar la práctica de auditoria.En el desarrollo de la auditoria administrativa se pueden realizar diversos estudios específicos (como el organismo social, la estructuración del área) para así poder determinar a fondo y de manera oportuna las carencias o deficiencias que sean causantes de la problemática (ejemplo: la ausencia de ejemplares, pocos días al préstamo de materiales, ubicación del área de trabajo, etc.)La Auditoria Administrativa proporciona, calidad y una opinión profesional de forma independiente relacionada al proceso administrativo de una empresa obtenida como, y como resultado de estudios e investigaciones y evaluaciones de carácter profesional, quedando bajo responsabilidad del individuo que tenga la autoridad de la unidad u organización, para poder ejecutar las sugerencias que se le proporcionen; entendiendo la responsabilidad. Puede implementar y ejecutar las recomendaciones con previa autorización del responsable de la función de dicha área. .

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Antecedentes

Se estudian los datos y cifras contenidas en estos documentos con el propósito de establecer hechos sobre la auditoría realizada al departamento de Biblioteca con respecto al control de inventarios. Como auditor para poder aplicar este método fue necesario que la Biblioteca de la universidad valle del Grijalva me proporcionara la documentación que se considero relevante por parte del área a estudiar, dado a que por motivos de privacidad hay documentación que es confidencial y al ser de naturaleza clasificada me delimitan a obtener datos necesarios, lo cual me faculto para tener acceso a las fuentes de información indispensables para cumplir el objetivo.

En cuanto a la aplicación de una base de datos en una biblioteca, se observa que se obtienen muchos beneficios, ya que agiliza los procesos que realizados manualmente tardarían más tiempo.Se considera importante la aplicación de un sistema de base de datos que generaría los beneficios antes mencionados.Además de que hipotéticamente se reduce el trabajo a las personas encargadas de dicha bibliotecaEn cuanto al manejo de inventarios se mejora el control de los libros prestados,

existentes; para saber cuántos libros disponibles se tienen para préstamos, en

este caso una base de datos se actualiza automáticamente después de cada

préstamo.

Los programas de control de inventarios y material bibliográfico cuentan con el formato de Excel Muestra los ejemplares que se encuentran dentro de las instalaciones, en el caso de El programa BDNET permite registrar los prestamos de manera interna y externa, así como renovar los libros que se solicitaron, permite integrar a nuevos usuarios y dar de baja a quienes egresan, también permite registrar materiales de nuevo ingreso siempre y cuando hayan pasado por los procesos de etiquetado y folio enmarcados por un numero de adquisición único que permitirá su distinción entre los otro ejemplares del mismo título.Es un poco más complejo ya que maneja diversas operaciones como la búsqueda de matriculas de alumnos y esto permite saber la carrera que cursan, también la búsqueda de un material bibliográfico el cual cuenta con 3 elementos importantes 1Autor, 2Titulo y el 3° el Tema. Para una búsqueda más eficaz del material entre otras operaciones.

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ABSTRAC

In this scientist essay talks about the inventory control and how this has influenced

their importance and contribution within the library department

The work presented below is primarily aimed to, convey accurate and reliable

information, based on which the reader can form their own opinions and draw their

own conclusions.

Was expressed from a very particular point of view using as reference a series of

investigations that have been addressed so that the reader has an easy

interpretation on the subject and its development. Also adds wished to expand the

knowledge and capture the reader's curiosity about the processes and methods

that are recorded and sorted library materials that are important for understanding

users

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ANÁLISIS DE CONTENIDO (MARCO CONCEPTUAL)

A continuación se presentara en este segmento una descripción detallada de cada

uno de los elementos de la teoría que ha sido directamente utilizada en el

desarrollo de dicha investigación, como también definir el significado de los

términos empleados con mayor frecuencia y sobre los cuales se dirigen las fases

del conocimiento científico del tema.

Así mismo ayudar a la fácil comprensión del lector con la finalidad de poder aclarar

alguna de sus dudas.

Las técnicas a utilizar serán las siguientes:

Técnicas de investigaciónAnálisis funcionalAnálisis OperacionalAnálisis de las condiciones de trabajo

Mediante el uso de las siguientes herramientas:

Guía de auditoria Cuestionario de auditoría administrativa Cuestionario funcional Cuestionario de análisis de procedimientos Cuestionario de análisis de las condiciones de trabajo Diagramas de proceso y flujo organigramas gráficas y estadísticas análisis de tiempos y movimientos rendimiento de trabajo

En el desarrollo o aplicación del control de inventarios dentro del departamento

Bibliotecario se consideran los siguientes factores:

Entrevista con los responsables

Aplicación de las técnicas de auditoria

Capacitación de documentación necesaria

Revisión, complementación y depuración de la información captada.

Captación de opiniones y sugerencias

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Análisis de contexto nacional (marco normativo)

Objetivo

Establecer los criterios para programar la adquisición de la bibliografía requerida en cada Campus de acuerdo con la información proporcionada de cada programa de estudios a la SEP.

Alcance

Aplica para la Coordinación Nacional de Biblioteca, Coordinación Regional de Biblioteca, Bibliotecario, Responsable de cuenta corporativa de Acervo Bibliográfico y Rector de Campus.

Glosario

Anexo 3Formato oficial de la SEP para declarar el acervo bibliográfico existente en la biblioteca para consulta del usuario.

Anexo 4 Formato interno establecido para el requerimiento de bibliografía.

Proveedor designado

Es aquél que mediante concurso de licitación es seleccionado por el Comité como proveedor de la bibliografía que requiere la Institución.

RVOE Registro de Validez Oficial de Estudios.

Sustituciones Corresponde al material que el proveedor designado propone para reemplazar el material faltante (agotado, descatalogado o no localizado) de la solicitud inicial.

Objetivo

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Establecer los criterios para el préstamo y devolución del acervo bibliográfico.

Alcance

Aplica para el Bibliotecario y el Usuario.

Novedades

No definido

Glosario

Estantería abierta Modalidad en la que el usuario puede accesar al catálogo bibliográfico, identificar y tomar el libro de los estantes sin ayuda del bibliotecario.

Estantería cerrada

Modalidad en la que no se permite al usuario tomar el libro de los estantes directamente, por lo que requiere ayuda del bibliotecario.

Préstamo externo Préstamo del libro para uso fuera de las instalaciones del Campus.

Préstamo interno Préstamo de libro para su uso dentro de las instalaciones del Campus.

Sanción administrativa

Suspensión del servicio de préstamo al usuario por haber entregado el libro fuera del tiempo establecido.

Sanción económica

Reparación de daños, reposición de libro o pago de multa por parte del usuario derivado del incumplimiento con las condiciones de entrega.

Análisis crítico (marco referencial)

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Análisis del SistemaModelos de Objetos (Identificación de clase de objetos)

El modelo de objetos debe ser conciso en la representación adecuada de solo aquellos objetos que sean importantes o imprescindibles en el desarrollo de la aplicación, por ello en este modelo serán excluidos aquellos que sean comunes para cualquier aplicación es decir aquellos que son predeterminados del lenguaje, solo se resaltaran las clases que definen el sistema de control de préstamos y consulta a ficheros de la biblioteca "Harvey Gutiérrez Álvarez" de la universidad valle del Grijalva.

Preparación de un diccionario de datos.

En el diccionario de datos se describen las clases y objetos del sistema de control de préstamos y consultas a ficheros de la biblioteca, como se emplean, que pueden hacer y porque lo hacen, es explicado a continuación:

Personas: Almacena los datos de todas las personas vinculadas al sistema.

Usuarios: contiene la información de aquellas personas que se sirven del sistema para realizar sus consultas y pedir prestados el material bibliográfico de la biblioteca " Harvey Gutiérrez Álvarez"Operadores: Almacena la información del personal encargado de manejar el sistema, estos se clasificaran según el nivel de acceso que ellos posean, y serán los responsables de realizar todas las actividades de préstamos y control del sistema automatizado

Textos: Guarda la información de los textos disponibles en la biblioteca

Prestamos: Son todos los datos donde se guardan cada uno de los procesos en los cuales se ha hecho entrega de un texto bibliográfico a cualquier usuario.

Multa: Almacén de datos de los usuarios que han tomado textos bibliográficos en préstamo y que no han realizado la entrega de estos en el tiempo estipulado por la biblioteca.

Conclusión

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Debido a la necesidad de mejoras en los sistemas de control de datos y a la pérdida de tiempo que significa llevar este control manual, la implantación del sistema automatizado para controlar el servicio de préstamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Harvey Gutiérrez Álvarez" del instituto universitario "UVG”, se traduce en una mejora significativa en la calidad de este servicio.El hecho de que el sistema maneje el registro de los textos mediante la codificación decimal Dewey, hace que nuestra biblioteca se coloque a la altura de los estándares de operatividad de otras bibliotecas automatizadas que se rigen por el mismo sistema de codificación, la restricción del uso de este servicio a personas que no estén registradas en el hará que el material bibliográfico este más seguro, ya que este solo podrá ser consultado por personas que estén registradas en el sistema y a su vez no presenten multas, ya que con el control de multas implícito en el sistema es más fácil y efectivo el control de aquellos estudiantes que presentan multas, esto remarcado con la posibilidad de obtener reportes impresos de textos, multas, usuarios y personal, lo cual hace más fácil la tarea de verificación del material que posee la bibliotecaEn consecuencia al creciente aumento de la necesidad de automatización, la implantación del sistema automatizado para controlar el servicio de préstamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Harvey Gutiérrez Álvarez" del instituto universitario "UVG", permite a los encargados de la biblioteca contar con una poderosa herramienta de trabajo la cual aminorara su carga y hará más fácil el cumplimiento de sus funciones.

Fuentes de información

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http://app.vlex.com/#account/login

http://uvg.edu.mx/

http://www.aliatuniversidades.com.mx/bibliotecasdigitales/

http://virtual-book.net/portal/

http://www.aliatuniversidades.com.mx/bibliotecasdigitales/index.php?

option=com_content&view=article&id=360&Itemid=97 - Bibliotechnia

http://www.aliatuniversidades.com.mx/bibliotecasdigitales/index.php?

option=com_content&view=article&id=51&Itemid=71 – RTM (Red Tercer

Mileno)

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ANEXOS

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