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CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 1 de 30 Revisión: 2


EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN

1 22-07-11 Edición inicial

2 31-5-13 Incluir referencia a documentos ‘Doc’. Incluir nomenclatura para el almacenamiento informático.

Elaboración:

Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 15-4-2013

Revisión:

Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 1-5-2013

Aprobación:

Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 31-5-2013



ÍNDICE

1 OBJETO

2 CAMPO DE APLICACIÓN

3 RESPONSABILIDADES

4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO

5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO

6 DESARROLLO

7 FLUJOGRAMA

8 CALENDARIO DE ACTUACIONES

9 INDICADORES

10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA

11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA

12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO

13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA



1 OBJETO

El objeto de este procedimiento es el establecer un sistema para identificar, elaborar, revisar,

aprobar, controlar y actualizar todos los documentos que formen parte del Sistema de Gestión de la Calidad.

Clasificación del procedimiento: De apoyo


Este procedimiento se aplica a todos los documentos que forman el Sistema de Garantía Interna de

la Calidad de la Escuela Politécnica Superior de Huesca (EPS) de la Universidad de Zaragoza (UZ) es decir:

El Manual del Sistema de Garantía Interna de la Calidad de la EPS

El Manual de Procedimientos

Las Instrucciones Técnicas (si las hubiera)

Los formatos de los Registros

Los diagramas de flujo(si los hubiera)

3 RESPONSABILIDADES

La responsabilidad principal corresponde a:

Propietario del procedimiento: Presidente del Comité de la Calidad de la EPS.

Las responsabilidades secundarias corresponden a:

Director de la EPS.

Comité de la Calidad de la EPS.


FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC de la EPS

Norma UNE_EN_ISO 9001.2008

http://www.unizar.es/gobierno/vr_institucionales/imagen.html. Manual de identidad corporativa (pdf)

Recursos identidad corporativa Universidad de Zaragoza.


Todos los documentos que forman el Sistema de Garantía Interna de la Calidad de la EPS

FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC para todos los procedimientos del SGIC.

http://www.unizar.es/gobierno/vr_institucionales/imagen.html



6 DESARROLLO

CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GARANTÍA

INTERNA DE CALIDAD (SGIC) DE LA EPS

Todos los documentos que formen parte del SGIC de la EPS deben ser claramente legibles y

comprensibles, para todas las personas que estén involucradas en su desarrollo y que, en mayor o menor

medida, sean partícipes de las acciones que en él se determinan.

Para ello, buscando una uniformidad necesaria que posibilite la consecución de lo expresado

anteriormente, se seguirán unas determinadas indicaciones, sin menoscabo de que eventualmente, el autor

o los autores de determinados documentos del sistema, consideren necesaria la modificación de estas

recomendaciones, siempre con la finalidad de obtener una mayor claridad y un mejor entendimiento de lo

expresado en el documento en cuestión.

Márgenes de las páginas de los documentos del SGIC

El tratamiento de textos utilizado es el Word.

Los márgenes de las páginas de los documentos son los siguientes:

Superior = 2,5 cm Inferior = 1,5 cm

Izquierdo = 1 cm Derecho = 1 cm Encuadernación = 2 cm

Formato del párrafo de texto

El formato utilizado será:

Alineación = Justificada Sangría = Primera línea en 1,25 cm

Espaciado anterior = 6 puntos Espaciado posterior = 0 puntos Interlineado = 1,5 líneas

Eventualmente, como en los encabezados de los documentos o en algunas tablas, para ganar

claridad y no sobredimensionar en exceso el tamaño de dichos encabezados o tablas, podrá emplearse:

Alineación = Justificada Sangría = Ninguna

Espaciado anterior = 0 puntos Espaciado posterior = 0 puntos Interlineado = Sencillo

Formato de la fuente de texto

El formato utilizado será ARIAL, con ESTILO NORMAL, de 10 puntos.

Eventualmente, como en los encabezados de los documentos o en algunas tablas, para ganar

claridad y no sobredimensionar en exceso el tamaño de dichos encabezados o tablas, podrá emplearse

ARIAL de 8 puntos.



Formatos utilizados.



Encabezado y pie de páginas

El formato utilizado será ARIAL, con ESTILO NORMAL, de 8 puntos.

Encabezado de un documento (un procedimiento).

Las dimensiones de la tabla de encabezado dependerán de la longitud del título del documento que

describan. No obstante, se recomienda que se adapten al formato presentado en la imagen, dado por cuatro

columnas: 0 – 3,75; 4 – 9,5; 9,75 – 13; 13,25 – 16,75.

En todos los casos contendrán:

Primera columna (parte izquierda): logotipo de la Universidad de Zaragoza.

Segunda columna: título del documento.

Tercera columna: datos identificativos del documento.

Cuarta columna (parte derecha: logotipo de la Escuela Politécnica Superior (EPS).

Los logotipos utilizados deberán corresponderse con los indicados por la Universidad de Zaragoza y

pueden ser obtenidos en su página web:


Manual de identidad corporativa (pdf)

Recursos identidad corporativa Universidad de Zaragoza




Se adaptarán al tamaño de la celda correspondiente. Deberán ser perfectamente legibles e

identificables.

Atendiendo a cada uno de los sistemas de documentos en particular:

EL MANUAL DEL SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE LA CALIDAD (SGIC) DE LA EPS

En él se recoge la declaración de intenciones que compromete a la EPS a la implantación de todo

aquello que en él se manifieste. El sus capítulos MQ_EPS_0 y MQ_EPS_1 se describe su estructura y la

forma de identificarlo.

Las acciones a realizar y los responsables de su cumplimiento son:

Elaborar el documento ..................................... Presidente del Comité de la Calidad de la EPS

Revisar el documento ....................................... Comité de la Calidad de la EPS

Aprobar el documento ...................................... Director

Controlar y aprobar las modificaciones ............ Director

Archivar los documentos obsoletos .................. Director / Presidente del Comité de la Calidad de la

EPS

Publicar el documento ...................................... Director

No se distribuirán copias escritas del documento ya que su contenido será publicado en la página

web del centro: http://www.unizar.es/eps/.

Como se indicó en MQ_EPS_1, el MSGIC incluye una descripción general del Sistema de Garantía

Interna de la Calidad de acuerdo con las directrices del programa AUDIT elaborado por ANECA.

En el encabezado de cada una de las páginas del MSGIC se recogen los siguientes datos:

Identificador del Documento: MSGIC.

Número del capítulo y título del mismo.

Logotipos de la Universidad de Zaragoza y de la EPS.

Código: MSGIC_Ordinal del capítulo.

Número de revisión del capítulo y fecha de aprobación de la misma.

Número de página y número total de páginas del capítulo.

Por ejemplo:

http://www.unizar.es/eps/



Encabezado de las páginas MSGIC.

Todos los capítulos del MSGIC comenzarán con las siguientes dos páginas:

En la primera de ellas aparecerán los siguientes datos:

Nombre del documento

Número del capítulo

Título del capítulo

Tabla de revisiones

Tabla de identificación de los agentes responsables de la elaboración, revisión y aprobación

del capítulo.

En la segunda aparecerá lo siguiente:

Índice del capítulo

Cada capítulo se desglosa en los siguientes apartados:

Objeto

Ámbito de aplicación

Documentación de referencia

Desarrollo

Anexos, en su caso

El MSGIC deberá revisarse, al menos cada tres años o siempre que se produzcan cambios en la

organización y/o actividades del Centro, en las normas que le afecten, o como consecuencia de resultados

de evaluaciones o revisiones del SGIC.

Cuando se produzca algún cambio se revisarán los correspondientes capítulos afectados del

MSGIC. El sistema de control del MSGIC debe permitir la revisión independiente de cada capítulo. Se dejará



constancia en el número de revisión del encabezado de página y en la tabla de “Resumen de Revisiones”

de la portada. De las revisiones anteriores queda una copia guardada en formato papel e informático.

Las dos primeras páginas de los capítulos del MSGIC.

EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Por “procedimiento” se entenderá la realización escrita de las actividades que materializan un

proceso. La Norma ISO 9001.2008 recomienda el uso del método de Gestión por Procesos (punto 0.2).

Un procedimiento “manifiesta”, muestra el desarrollo de las actividades que se deben realizar para

materializar lo expuesto en el MSGIC.


Elaborar el documento ..................................... Propietario del procedimiento



Controlar las modificaciones ............................ Propietario del procedimiento

Revisar el documento modificado .................... Comité de la Calidad de la EPS

Aprobar el documento modificado .................... Director


EPS






En todo proceso debe de haber una cabecera que represente a la organización responsable del

mismo y que debe aparecer en todas las páginas del procedimiento.

Por ejemplo, para este mismo procedimiento, PRA-4201 Control de la documentación, la cabecera

es la siguiente:

Encabezado de las páginas de un procedimiento.

En ella aparecen los siguientes elementos:

Logotipos de la organización: el de la Universidad de Zaragoza en el extremo izquierdo y el de la

EPS en el extremo derecho.

El nombre del procedimiento en letras mayúsculas y en negrita.

Datos que identifique inequívocamente al procedimiento: su código, la fecha de su aprobación, el

indicativo del número de la página y del número total de páginas y un indicativo de la versión vigente

del procedimiento.

La codificación del procedimiento viene recogida en este mismo procedimiento (“PRA-4201 Control

de la documentación”) para garantizar su homogeneidad.

Se ha optado por una codificación que identifique los procedimientos de una organización (en este

caso la EPS) con los apartados de la norma UNE-EN-ISO 9001.2008.

Así se tiene que la codificación obedece a las siguientes reglas:

Todos los procedimientos vendrán identificados por las letras “PR” seguidas de una letra en función

del tipo de procedimiento de que se trate; así se tiene:

PRE: procedimientos estratégicos; aquellos que posicionan a la organización (sirven para definir su

estrategia).

PRC: procedimientos clave (o cliente); aquellos que justifican la operatividad de la organización; dan

“datos” al sistema de gestión.




PRA: procedimientos de apoyo; aquellos que dan soporte a otros procedimientos del sistema.

La clasificación del procedimiento (como “estratégico”, “clave” o “de apoyo”) vendrá fijada

por el Comité de Garantía de la Calidad de la EPS.

El signo “-“ seguido de cuatro números.

Los dos primeros números harán referencia al apartado de la norma ISO 9001.2008 con el que se

identifican

Los dos últimos números serán una secuencia consecutiva según sean los procedimientos

redactados relativos al apartado de la norma al que hagan referencia.

De esta manera se tiene:

ISO 9001.2008 PROCEDIMIENTOS DE LA EPS

4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1 Requisitos generales

4.2 Requisitos de la documentación PRA-4201

5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 Compromiso de la dirección

5.2 Enfoque al cliente

5.3 Política de la calidad PRE-5301

5.4 Planificación

5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación

5.6 Revisión por la dirección

6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1 Provisión de recursos

6.2 Recursos humanos PRA-6201, PRA-6202, PRA-6203, PRA-6204

6.3 Infraestructura PRA-6301, PRA-6302

6.4 Ambiente de trabajo

7 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO (en este caso producto debe

entenderse como equivalente a servicio)

7.1 Planificación de la realización del producto

7.2 Procesos relacionados con el cliente PRC-7201, PRC-7202, PRC-7203, y siguientes

7.3 Diseño y desarrollo

7.4 Compras PRA-7401

7.5 Producción y prestación del servicio

7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y de medición

8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA



8.1 Generalidades

8.2 Seguimiento y medición PRC-8201, PRC-8202, PRC-8203

8.3 Control del producto no conforme PRC-8301

8.4 Análisis de datos PRC-8401

8.5 Mejora PRC-8501

En la primera página de un procedimiento deben aparecer los siguientes elementos (además del

encabezado):

El nombre del procedimiento en letras mayúsculas.

Una tabla en la que aparezcan los siguientes datos: indicativo de la versión del procedimiento, fecha

de aprobación del mismo, especificación de las modificaciones que en el transcurso de su “vida” va

a tener. Si no hubiera espacio para contemplar todas las modificaciones realizadas, se anotará una

referencia que identifique los cambios realizados (por ejemplo: Anexo 1) que se redactarán al final

del texto del procedimiento.

Una tabla en la que se identifique (nombre y apellidos) los responsables de la elaboración, revisión y

aprobación del procedimiento.

En la segunda página aparecerá el índice del procedimiento; vendrá precedido por la palabra

“ÍNDICE” y sus contenidos serán iguales para todos, de forma que ellos tendrán que especificar los mismos

contenidos, que son:

ÍNDICE

1 OBJETO


3 RESPONSABILIDADES



6 DESARROLLO

7 FLUJOGRAMA


9 INDICADORES







Ejemplo: las dos primeras páginas del PRA-4201 Control de la documentación.

1 OBJETO:

Describe el objetivo, el logro, que se pretende conseguir con la aplicación de las actividades

descritas en el procedimiento.

La clasificación del procedimiento (como “estratégico”, “clave” o “de apoyo”).

2 CAMPO DE APLICACIÓN:

Describe a quién se debe aplicar las acciones descritas en el procedimiento.

3 RESPONSABILIDADES:

Describe a las personas (su funcionalidad: el cargo que ocupan) que van a ocuparse de que el

procedimiento describa correctamente las actividades que pretende explicitar, es decir, de que las acciones

descritas sean correctas y de que realmente sean adecuadas para la consecución del objetivo propuesto.

El responsable principal es el “propietario” del procedimiento, y es quien tiene “la última palabra” y el

“derecho a veto” respecto de la descripción de las actividades explicitadas en la redacción del

procedimiento. Cualquier modificación del mismo deberá contar con su aprobación.

Además pueden quedar reflejadas las responsabilidades secundarias: es decir, aquellas personas

(funciones) que colaboran y que son referencia directa en el desarrollo del procedimiento.

4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO:

Los procedimientos deben dar evidencia de todas las acciones que describen. Dicha evidencia se

formaliza en los “registros” cuyo formato también corresponde al Sistema de Calidad del que forman parte

los “procedimientos”.

En este sentido, las “entradas al procedimiento” son aquellos documentos cuyos datos o cuya

información es necesaria para la realización de la acciones descritas en el procedimiento.



5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO:

La “Gestión por Procesos” es un conjunto interrelacionado de actividades de forma que las salidas

de unas de ellas sean las entradas de otras.

Las salidas del procedimiento son los datos o información, las referencias de los documentos donde

se encuentran, que son el resultado de aplicar las actividades descritas en el procedimiento. Serán entradas

a otros procedimientos.

6 DESARROLLO:

En este punto se describen las acciones o actividades que deben realizarse para conseguir los

objetivos perseguidos con la aplicación del procedimiento.

Como “reglas genéricas” para su redacción debe tenerse en cuenta lo siguiente:

No redactar párrafos largos. Usar frases concretas.

No emplear un lenguaje complicado, cuanto más sencillo, claro e inequívoco mejor.

Incluir en el texto las referencias a los documentos necesarios para el desarrollo del procedimiento

(documentos tanto de entrada, de salida, de consulta, etc.)

Identificar cada párrafo con un número natural (secuencial), que posteriormente se usará para

identificar el párrafo con la parte correspondiente en el flujograma del procedimiento.

No dar nada por supuesto: los detalles son importantes.

No dejar nada a la improvisación.

En la medida de lo posible, se usará un “lenguaje común” que deberá ser fijado por el Comité de

Calidad de la EPS. Por ejemplo, no usar nombres alternativos: el coordinador de la titulación, el

profesor responsable de la titulación, el representante del PDI que coordina unos estudios, etc.

En la medida de lo posible intentar usar frases completas” que respondan al esquema:

QUIÉN HACE QUÉ, PARA QUÉ LO HACE, CON QUÉ LO HACE, DÓNDE LO HACE, PARA

QUIÉN LO HACE Y DÓNDE SE RECOGE LA EVIDENCIA DE QUE LO HA HECHO.

7 FLUJOGRAMA:

Es una representación gráfica, realizada con herramientas adecuadas, que explicita la secuencia de

actividades descritas en el procedimiento y que sirve de guía, soporte y ayuda para la correcta comprensión

del texto del procedimiento.

En él aparece la secuencia de números naturales que sirve para establecer una correspondencia

inequívoca con el texto del procedimiento.

8 CALENDARIO DE ACTUACIONES:

El Sistema de Gestión de la Calidad es una metodología “viva”, cuya aplicación y mantenimiento

deben prolongarse a lo largo del tiempo. Al conjuntar todos los procedimientos, hay una serie de



actuaciones (de actividades) que deben de estar “sincronizadas” en función de unas referencias temporales

que vienen marcadas por la propia dinámica de la EPS.

En este apartado se señalan, para las actividades que componen un procedimiento, una referencia

temporal respecto de la cual deben desarrollarse dichas actividades.

En el caso general, la referencia no es única, pero sí hay fechas límite que no deben superarse.

Las referencias temporales tomadas son las siguientes:

Referencias Fechas aproximadas

Principio de curso Septiembre

1º semestre

Octubre

Noviembre

Diciembre

Enero

Fin 1º semestre

Exámenes Febrero

2º semestre

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Fin 2º semestre

Exámenes

Agosto

Septiembre

Exámenes finales

Fin de Curso

(Inicio del curso siguiente)

Debe tenerse en cuenta que las referencias válidas son las correspondientes a la primera columna.

Pueden añadirse más columnas si a juicio del propietario del procedimiento sirven para aumentar la

claridad (la operatividad) del procedimiento.

El calendario de actuaciones puede presentarse en formas diferentes, y será el propietario del

procedimiento en cuestión, quien determine cuál de ellas utilizar. Por ejemplo:

REFERENCIA TIEMPO – ACTIVIDADES:

Referencias temporales ACTUACIONES

Principio de curso

1º semestre Actividad “a”

Actividad “b”

Fin 1º semestre

Exámenes

2º semestre Actividad “n”

Actividad “m”

Fin 2º semestre

Exámenes

Actividad “j”

Exámenes finales



Fin de Curso

(Inicio del curso siguiente)

REFERENCIA ACTIVIDADES - TIEMPO:

ACTUACIONES Referencias temporales

Actividad “h” Antes de fin de curso

Actividad “p” Antes de fin del primer cuatrimestre

Actividad “s” Durante todo el curso

Actividad “r” Durante el segundo cuatrimestre

Actividad “g” Durante todo el curso

9 INDICADORES:

Un indicador representa una referencia para medir, para conocer, cómo está funcionando un

procedimiento. Determina, no tanto los resultados de la aplicación del procedimiento sino que realmente las

actividades descritas en el procedimiento, lo que se hace, sirven para conseguir el objetivo propuesto.

Se recomienda que para cada indicador se especifiquen los siguientes datos: “Nombre”, “Fórmula”,

“Periodo de cálculo” y Sistema de seguimiento”.

Si no se especifica el responsable del indicador, se entenderá que es el propietario del

procedimiento donde aparezca.

El nombre del indicador se formará de la siguiente manera:

La palabra “INDICADOR”

Letra mayúscula I

Signo “-“

Cuatro dígitos coincidentes con el procedimiento del cual derivan

Signo “-“

Un número natural secuencial en función del número de indicadores existentes en el

procedimiento

Como complemento a la denominación de los indicadores propuestos, se recomienda la inclusión de

la siguiente tabla:

Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo


Es el conjunto de acciones que debe realizar el propietario del procedimiento para garantizar la

mejora de las actuaciones del propio procedimiento y la mejora del SGIC en su totalidad.




Es el conjunto de acciones que debe realizar el propietario del procedimiento para garantizar que la

información generada por el procedimiento es publicada (si procede).

12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO:

Es el conjunto completo de los documentos que son usados para dar evidencia de la aplicación

correcta de las actividades descritas en el procedimiento. En concreto serán el listado de los formatos de los

registros y el listado de los formatos de los registros de indicadores (fichas de indicadores).

Para dar mayor operatividad al control documental del SGIC, no se consignará en el procedimiento

la fecha de aprobación de los documentos ni la versión en uso, quedando éstas consignadas en el

documento FR-4201-1 LISTADO DE DOCUMENTOS DEL SGIC DE LA EPS generado en este mismo

procedimiento. Dicho documento aparecerá como “entrada” en todos los procedimientos del SGIC.

13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Es el conjunto completo de los documentos que son usados para la aplicación correcta de las

actividades descritas en el procedimiento.

LAS INSTRUCCIONES TÉCNICAS

Una instrucción técnica representa el desarrollo de unas actividades concretas y detalladas para la

realización de una parte de lo expuesto en un procedimiento, que a juicio del propietario de dicho

procedimiento, necesitan ser expresadas con más detalle y de forma más particularizada a un caso

concreto.

Las instrucciones técnicas, completan y particularizan al procedimiento del que dependen

funcionalmente. Queda a juicio del propietario del procedimiento, la necesidad o conveniencia de su

existencia.

En caso de que haya instrucciones técnicas, las acciones a realizar y los responsables de su

cumplimiento son:

Elaborar el documento ..................................... Propietario del procedimiento / Persona en quien

delegue el Propietario del procedimiento


Aprobar el documento ...................................... Propietario del procedimiento

Elaborar y aprobar las modificaciones ............. Propietario del procedimiento

Revisar las modificaciones ............................... Comité de la Calidad de la EPS

Archivar los documentos obsoletos .................. Presidente del Comité de la Calidad de la EPS


En toda instrucción técnica debe de haber una cabecera que represente a la organización

responsable de la misma y que debe aparecer en todas sus páginas.






El nombre de la instrucción técnica en letras mayúsculas

El nombre del procedimiento del que proceden en letras mayúsculas

Datos que identifique inequívocamente a la instrucción técnica: su código, la fecha de su

aprobación, el indicativo del número de la página y del número total de páginas y un indicativo de la

versión vigente de la instrucción técnica.

La codificación de una instrucción técnica viene recogida en este mismo procedimiento (“PRA-4201

Control de la documentación”) para garantizar su homogeneidad.

Se ha optado por una codificación que identifique las instrucciones técnicas con los procedimientos

de los que funcionalmente dependen.


Todas las instrucciones técnicas vendrán identificados por las letras “IT”, el signo “-“, seguido de

cuatro números, un signo “-“ y un número.

Los cuatro primeros números harán referencia al procedimiento del que funcionalmente depende

El último número serán una secuencia consecutiva según sean las instrucciones técnicas

redactadas.

Por ejemplo, para la instrucción técnica IT-7401-1 del procedimiento “PRA-7401 Gestión de

compras”, su encabezado sería:

Encabezado de las páginas de una instrucción técnica.

En la primera página de una instrucción técnica deben aparecer los siguientes elementos (además

del encabezado):



El nombre de la instrucción técnica en letras mayúsculas y en negrita.

Una tabla en la que aparezcan los siguientes datos: indicativo de la versión de la instrucción técnica,

fecha de aprobación, especificación de las modificaciones que en el transcurso de su “vida” va a

tener.


aprobación de la instrucción técnica.

En la segunda página aparecerá el índice de la instrucción técnica; vendrá precedido por la palabra

“ÍNDICE” y sus contenidos serán iguales para todas, de forma que ellos tendrán que especificar los mismos

contenidos, que son:

ÍNDICE

1 OBJETO


3 RESPONSABILIDADES

4 DESARROLLO

5 FLUJOGRAMA

6 DOCUMENTOS DE LA INSTRUCCIÓN


LOS FORMATOS DE LOS REGISTROS

El Manual de la Calidad expresa “lo que se quiere conseguir”, un Procedimiento manifiesta las

acciones necesarias que se deben realizar para la consecución de lo manifestado en el Manual del Sistema

de Garantía Interna de la Calidad. En según qué casos es posible que sea necesaria la redacción más

detallada y particularizada de dichas acciones, mediante Instrucciones Técnicas.

En cualquier caso, la evidencia de que realmente se ha realizado “lo que se dice que se ha

realizado” se consigue mediante los Registros.

Un Registro es la prueba documental que demuestra las acciones desarrolladas para la

consecución de un logro.

Un Registro se cumplimenta en un Formato de cuya elaboración se responsabiliza, en general, el

SGIC.

Un Formato es el documento, que al cumplimentarse, al rellenarse con datos, se convierte en un

Registro. Por eso, también se les denomina “Formato de registro”.







Controlar y aprobar las modificaciones ............ Propietario del procedimiento




En todos los formatos debe de haber una cabecera que represente a la organización responsable

de la misma y que debe aparecer en todas sus páginas.




El nombre del formato de registro en letras mayúsculas

El nombre del procedimiento del que procede en letras mayúsculas

Datos que identifique inequívocamente al formato de registro: su código, la fecha de su aprobación,

el indicativo del número de la página y del número total de páginas y un indicativo de la versión

vigente del registro.

Nota: El número total de páginas, representa al número de páginas del documento una vez ha sido

cumplimentado, por lo que un mismo formato al convertirse en un registro puede tener un número

diferente de páginas en función de los datos con los que ha sido rellenado, así como tener un

número diferente de páginas de una fecha a otra por el mismo motivo.

La codificación de un formato de registro viene recogida en este mismo procedimiento (“PRA-4201


Se ha optado por una codificación que identifique los formatos de registro con los procedimientos de

los que funcionalmente dependen.


Todos los formatos de registros vendrán identificados por las letras “FR”, el signo “-“, seguido de

cuatro números, otro signo “-“ y un número.


El último número serán una secuencia consecutiva según sean los registros redactados.

Por ejemplo: el encabezado del registro FR-4210-1, de este mismo procedimiento, PRA-4210

Control de la documentación, será el mostrado en la figura adjunta.



Encabezado de las páginas de un formato de registro.

Al final de cada formato de registro se reservará un espacio para que el responsable de la “toma de

datos”, de cumplimentar el formato para convertirlo en un registro, consigne su nombre, la fecha y la

responsabilidad que ostenta. Por ejemplo, se incluirá una tabla como la siguiente (o similar) donde queden

consignados los siguientes datos:

Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________

Únicamente en el original de cada formato se incluirá en el pie de la página una tabla de

identificación de los agentes responsables de la elaboración, revisión y aprobación del formato.

Elaboración:

Fecha:

Revisión:

Fecha:

Aprobación:

Fecha:

DOCUMENTOS DOC

En aquellos casos de los Formatos de los registros en los que el propietario del procedimiento

decida, por razones de claridad en la documentación como es el caso de las Resoluciones

Administrativas comunicadas mediante oficio, será posible utilizar un Formato que se denominará Doc

(referencia a ‘documento’), en el que se incluirá TODA la información incluida en el formato original excepto

el encabezado, si bien en el pie de la página debe hacerse una referencia al Sistema de Garantía Interna de

la Calidad y al formato origen del documento.

Ejemplo. Este procedimiento genera el Formato “FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC de la

EPS”. Si a juicio del propietario del procedimiento origen (PRA-4201 Control de la Documentación, en este



caso el Presidente del Comité de la Calidad de la EPS), que no es el caso, determinara generar un

documento Doc, éste tendría el siguiente aspecto:

Referencia al formato origen en los documentos Doc.

Su denominación será la siguiente:

SGIC: referencia al Sistema de Garantía Interna de la Calidad.

FR-XXXX-X: referencia al código del formato origen del documento.

Dichos documentos NO podrán alterar en ningún caso su formato que deberá ser siempre igual al

Formato origen del mismo.

LOS FORMATOS DE LOS REGISTROS DE INDICADORES: FICHAS DE INDICADORES

El Manual de la Calidad expresa “lo que se quiere conseguir”, un Procedimiento manifiesta las

acciones necesarias que se deben realizar para la consecución de lo manifestado en el Manual del Sistema

de Garantía Interna de la Calidad. En según qué casos es posible que sea necesaria la redacción más

detallada y particularizada de dichas acciones, mediante Instrucciones Técnicas.

En cualquier caso, la evidencia de que realmente se ha realizado “lo que se dice que se ha

realizado” se consigue mediante los Registros.

Un Registro es la prueba documental que demuestra las acciones desarrolladas para la

consecución de un logro.

Un indicador representa una referencia para medir, para conocer, cómo está funcionando un

procedimiento. Determina, no tanto los resultados de la aplicación del procedimiento sino que realmente las

actividades descritas en el procedimiento, lo que se hace, sirven para conseguir el objetivo propuesto.



Un registro se cumplimenta en un formato de cuya elaboración se responsabiliza, en general, el

SGIC. Un formato es el documento, que al cumplimentarse, al rellenarse con datos, se convierte en un

registro. Por eso, también se les denomina “formato de registro”.

Los indicadores se recogerán en documentos denominados “formatos de registros de indicadores”,

o más funcionalmente: “fichas de indicadores”.





Controlar y aprobar las modificaciones ............ Propietario del procedimiento




En todas las fichas de indicadores debe de haber una cabecera que represente a la organización

responsable de la misma y que aparecerá en todas sus páginas.




El nombre del indicador en letras mayúsculas

El nombre del procedimiento del que procede en letras mayúsculas

Datos que identifique inequívocamente al registro de indicador: su código, la fecha de su

aprobación, el indicativo del número de la página y del número total de páginas y un indicativo de la

versión vigente del registro de indicador.

Nota: El número total de páginas, representa al número de páginas del documento una vez ha sido

cumplimentado, por lo que un mismo formato al convertirse en un registro puede tener un número diferente

de páginas en función de los datos con los que ha sido rellenado, así como tener un número diferente de

páginas de una fecha a otra por el mismo motivo.

La codificación de una ficha de indicador viene recogida en este mismo procedimiento (“PRA-4201


Se ha optado por una codificación que identifique las fichas de indicadores con los procedimientos

de los que funcionalmente dependen.




Todas las fichas de indicadores vendrán identificados por las letras “FI”, el signo “-“, seguido de

cuatro números, otro signo “-“ y un número.


El último número serán una secuencia consecutiva según sean los registros redactados.

Por ejemplo: el encabezado del registro de indicador FI-4210-1, de este mismo procedimiento, PRA-

4210 Control de la documentación, será el mostrado en la figura adjunta.

Encabezado de las páginas de un registro de indicador.

Las primeras líneas de cada ficha de indicador harán referencia a la operatividad del mismo; así

serán las siguientes:

Indicador x (donde “x” representa al número del indicador para ese proceso en particular)

Nombre: nombre del indicador

Fórmula: (si procede)

Periodo de cálculo: periodo en el que debe obtenerse el valor buscado.

Sistema de seguimiento: el empleado para obtener el indicador (seguimiento, contabilizar,

evolución, …).

Responsable: persona encargada de la obtención del indicador.

Al final de cada ficha de indicador se reservará un espacio para que el responsable de la “toma de

datos”, de cumplimentar el formato para convertirlo en un registro de indicador, consigne su nombre, la

fecha y la responsabilidad que ostenta.


Únicamente en el original de cada ficha de indicador se incluirá en el pie de la página una tabla de

identificación de los agentes responsables de la elaboración, revisión y aprobación de la ficha.



Elaboración:

Fecha:

Revisión:

Fecha:

Aprobación:

Fecha:

LOS DIAGRAMAS DE FLUJO O FLUJOGRAMAS

Es una representación gráfica de las interrelaciones existentes entre los diferentes elementos que

conforman el SGIC.

Pueden ser documentos aislados, con entidad propia o bien formar parte de una documentación

concreta, como el Mapa de Procesos (que representa las interacciones existentes entre los diferentes

procedimientos del SGIC) o el organigrama de la EPS incluido en el MSGIC, y también los diferentes

flujogramas de los procedimientos del SGIC, que explicitan la secuencia de actividades descritas en dichos

procedimientos y que sirven de guía, soporte y ayuda para la correcta comprensión del texto del mismo.


Elaborar el documento ..................................... Presidente del Comité de la Calidad de la EPS



Controlar y aprobar las modificaciones ............ Director



EPS




En el encabezado de cada una de las páginas de un diagrama de flujo, cuando sea un documento

con entidad propia, se recogen los siguientes datos:

Título del documento.

Logotipos de la Universidad de Zaragoza y de la EPS.

Código: “DF” seguido de un signo “-“ y de un número secuencial.

Fecha de aprobación del documento.

Número de página y número total de páginas del documento.

Número de revisión del documento.

Por ejemplo, para el diagrama de flujo del Mapa de los Procesos:




Encabezado de las páginas de un diagrama de flujo.

En la primera página de un diagrama de flujo deben aparecer los siguientes elementos (además del

encabezado):

El nombre del diagrama en letras mayúsculas.

Una tabla en la que aparezcan los siguientes datos: indicativo de la versión del documento, fecha de

aprobación del mismo, especificación de las modificaciones que en el transcurso de su “vida” va a

tener. Si no hubiera espacio para contemplar todas las modificaciones realizadas, se anotará una

referencia que identifique los cambios realizados (por ejemplo: Anexo 1) que se redactarán al final

del documento.


aprobación del documento.

LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA

La documentación externa es el conjunto de documentos pertenecientes al SGIC emitidos por

organizaciones externas. Es el Responsable de la Calidad el encargado de recopilarla, distribuirla y

actualizarla.

Esta documentación aparecerá reflejada en el registro “FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC

de la EPS” y no se codificará puesto que posee su propia codificación. En el supuesto caso de que no

disponga de codificación será referenciada por su propio nombre.

ALMACENAMIENTO INFORMÁTICO DE FICHEROS

Dado que la documentación del SGIC del Centro se guardará en formato informático, es

aconsejable nombrar los ficheros relativos a las instrucciones técnicas, los formatos y los formatos de

indicadores, anteponiendo el código con el que se identifica al procedimiento del que proceden, con el fin de

localizar juntos todos los documentos vinculados a un mismo procedimiento, ya que se ordenan

alfabéticamente.

Así, para este mismo procedimiento “PRA-4201 Control de la documentación” se tiene:

PRA-4201 FI-4201-1 Indicador 1

PRA-4201 FR-4201-1 Documentación



Para reflejar la versión del documento, al final del nombre del fichero se incluirá la siguiente

denominación:

_: barra baja

vi: referencia a la versión del documento número ‘i’.

Si un documento es eliminado, se incluirá al final del nombre del fichero la siguiente denominación:

_: barra baja

Eliminado: referencia a que dicho documento NO puede ser utilizado.

XXXXXX: seis cifras que hacen referencia a la fecha en la que el documento ha sido

sustituido, las dos últimas cifras del año, dos cifras para el mes y dos cifras para el día.

Si un documento es sustituido, se incluirá al final del nombre del fichero la siguiente denominación:

_: barra baja

Sustituido: referencia a que dicho documento NO puede ser utilizado.

XXXXXX: seis cifras que hacen referencia a la fecha en la que el documento ha sido

sustituido, las dos últimas cifras del año, dos cifras para el mes y dos cifras para el día.

Por ejemplo, para este procedimiento “PRA-4201 Control de la documentación” se tiene:

De esta forma se indica que el PRA-4201 Control

de la documentación tiene dos versiones,

mientras que el Formato FR-4201-1 y la ficha de

Indicador FI-4201-1 están las dos en su primera

versión.

El PRA-4201 Control de la documentación, fue

sustituido en su primera versión en fecha 31 de

mayo de 2013.

Los usuarios del procedimiento identificarán visualmente las versiones de cada documento y así

determinarán que NO pueden usar un ‘_v1’ si hay un ‘_v2’.

Por ejemplo, para el procedimiento “PRA-6301 Mantenimiento de edificios e instalaciones”, se tiene:

El formato FR-6301-1 fue eliminado en fecha 12 de enero de 2013.

El procedimiento PRA-6301 Mantenimiento d edificios e instalaciones en su versión 1 (_v1) fue sustituido en fecha 12 de enero de 2013 por su versión 2 (_v2).

Lo mismo ha ocurrido con la instrucción técnica IT-6301-1.



IMPORTANTE:

Esta nomenclatura sólo es útil para el almacenamiento en soporte informático de los documentos

generados por el SGIC. Si hubiera una diferencia con lo expuesto en este mismo procedimiento sobre la

denominación de los diferentes documentos del sistema (procedimientos, formatos, fichas de indicadores,

etc.) DEBE PREVALECER SIEMPRE, la denominación general expuesta en este mismo procedimiento.

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO “CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN”

El Sistema de Garantía Interna de la Calidad (SGIC) de la EPS responde a las exigencias del

programa AUDIT de la ANECA, por lo que es responsabilidad del Director y del Presidente del Comité de la

Calidad de la EPS desarrollar la documentación pertinente para que las directrices de dicho programa sean

cumplidas.

1 En este sentido, el Director o el Presidente del Comité de la Calidad de la EPS, detectan la

necesidad de documentar un determinado elemento del SGIC.

2 Identificarán a la persona o las personas que por su formación y/o por su trabajo sean las más

adecuadas para la redacción de dichos documentos. En todos los casos, se identificará a una persona que

actúe como máximo responsable.

3 Bajo la supervisión de dicha persona se redactará un borrador del documento, cuya identificación

seguirá lo expuesto en este mismo procedimiento “PRA-4201 Control de la Documentación” según el tipo de

documento del que se trate: un capítulo del Manual, un procedimiento, un registro, etc. La versión será

identificada con la palabra “Borrador”.

4 Una vez concluida la redacción, el borrador será presentado al Comité de la Calidad de la EPS,

que comprobará la adecuación formal de dicho documento al SGIC. El mismo comité realizará la revisión

del documento o la encargará a la persona que considere oportuno.

5 Un a vez realizada la revisión, se aprobará por parte del Presidente del Comité de la Calidad o del

Director de la EPS. En la medida de lo posible, se intentará que la elaboración, la revisión y la aprobación

no sean realizadas por la misma persona. Se eliminará la palabra “Borrador” de la versión del documento.

6 Se actualizará el registro documental pertinente para recoger la referencia a dicho documento.

Dicho registro será el FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC de la EPS.

7 Las acciones recogidas en el documento aprobado son implantadas en la EPS, según sea su

campo de aplicación.

8 Si en cualquier momento se detectara la necesidad de realizar una modificación del contenido de

un documento, se seguirá la misma secuencia de actuaciones que para su redacción.



7 FLUJOGRAMA


La redacción o modificación de un documento del SGIC puede llevarse a cabo en cualquier

momento.

9 INDICADORES

1: Número de veces que es cambiado un documento del SGIC en un curso académico.

Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo

Presidente del Comité de la Calidad

Contabilizar Un curso

académico I-4201-1

FI-4201-1 Conocer la estabilidad del SGIC


El presidente del Comité de la Calidad de la EPS, como propietario del procedimiento, analizará los

indicadores dados en el punto 9 “INDICADORES” de este procedimiento y actualizará en el FR-4201-1

Listado de documentos que forman el SGIC donde consta la última versión aprobada de todos los

documentos (la que debe estar en vigor), de forma que tendrá evidencia de la estabilidad de cada uno de

los documentos del SGIC.



Si bien al principio de la “vida” de un documento es admisible que cambie relativamente pronto, una

vez realizada su implantación (la realización de las acciones que representa o demanda), no es deseable a

lo largo el tiempo, ni un número excesivo de cambios, que denotaría poca estabilidad o poca comprensión

de qué es lo que realmente se pretende con la aplicación de dicho documento, ni el que no exista ninguna

modificación, lo que denotaría una interpretación muy estática o bien el no haber analizado en profundidad

las posibilidades de mejora del documento en cuestión.

Esta información será analizada en los procedimientos PRC-8203 Auditorías internas y PRC-8401

Análisis de datos.


Este procedimiento será publicado en la página web del centro.

Así mismo será publicado el registro FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC de la EPS, donde

aparecerán consignadas las últimas versiones de todos los documentos del SGIC.


En este procedimiento da evidencia de sus actuaciones en los siguientes documentos:

Instrucciones técnicas:

No hay.

Formatos de los registros:

FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC de la EPS.

Formatos de los registros de indicadores:

FI-4201-1: ficha del indicador I-4201-1


Norma UNE-EN-ISO 9001.2008


Manual de identidad corporativa (pdf). Recursos identidad corporativa Universidad de Zaragoza.


LISTADO DE DOCUMENTOS DEL SGIC DE

LA EPS

PRA-4201 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

Código: FR-4201-1 Fecha: 22-07-11 Página: 1 de 1 Revisión: 1

Elaboración:

Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 22 de julio de 2011

Revisión:


Aprobación:

Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 22 de julio de 2011

El SGIC de la EPS consta de la siguiente documentación:

Diagramas de flujo

Documento Versión Fecha de

aprobación

Manual de la Calidad del SGIC:


aprobación

Manual de Procedimientos del SGIC: Incluye las Instrucciones Técnicas, los Formatos de los

Registros y los Formatos de las Fichas de Indicadores


aprobación


INDICADOR I-4201-1

PRA-4201 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

Código: FI-4201-1 Fecha: 22-07-11 Página: 1 de 1 Revisión: 1

Elaboración:


Revisión:


Aprobación:

Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 22 de julio de 2011

Indicador 1

Nombre: Número de veces que es cambiado un documento del SGIC en un curso académico.

Fórmula: Número de documentos que han sido modificados / Número total de documentos

Periodo de cálculo: Un curso académico

Sistema de seguimiento: Contabilizar / Evolución

Responsable: Presidente del Comité de la Calidad


CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN - unizar.es...Por “procedimiento” se entenderá la realización...

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