CONTROL DE LOS DOCUMENTOS · 2015. 11. 23. · requisito 7.6 de la Norma NTC-ISO 9001:2008,...

COLEGIO DE LA PRESENTACIÓN

MANUAL DE CALIDAD

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HERMANAS DE LA CARIDAD DOMINICAS DE LA PRESENTACIÓN DE LA

SANTÍSIMA VIRGEN


PROVINCIA DE MANIZALES

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SEDES:

AGUACATAL

PARAISO

CIUDADELA

CARTAGO

IBAGUE

NEIVA

PITALITO

CALI, VALLE


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TABLA DE CONTENIDO

Páginas

1. INTRODUCCION 4

1.1 OBJETIVO DEL MANUAL DE CALIDAD 4

1.2 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 4

1.3 EXCLUSIONES

1.4 CLIENTES Y REQUISITOS ESENCIALES

1.5 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

4

5

6

1.6 PROPIEDAD DEL CLIENTE

1.7 REQUISITOS LEGALES

7

8

1.7.1 MATRIZ DE LEGALIDAD 8

1.8 CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD 8

2. PRESENTACIÓN

2.1 PRESENTACION CASA MATRIZ

10

10

2.2 COLEGIOS DE LA PRESENTACION 11

2.3 COMPROMISO DE LA RECTORA 12

2.4 BASES ESTRATÉGICAS 13

2.4.1 MISIÓN 13

2.4.2 VISIÓN 13

2.4.3 POLÍTICA DE CALIDAD 13

2.4.4 OBJETIVOS DE CALIDAD

2.5 ORGANIGRAMA

14

14

2.6 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN 15

2.7 MATRIZ DE COMUNICACIÓN 15

2.8 ASIGNACIÓN DE RECURSOS 15

2.9 AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

15

3. GESTIÓN DE PROCESOS 17

3.1 MAPA DE PROCESOS 17


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3.2 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS ISO 9001:2008 POR LOS

PROCESOS

17

3.2.1 GESTIÓN DIRECTIVA

3.2.2 GESTIÓN ACADÉMICA

3.2.3 GESTIÓN COMUNITARIA

3.2.4 GESTIÓN ADMINISTRATIVA

17

18

19

20

4. PROCEDIMIENTOS GENERALES DEL SISTEMA 22

5. ANEXOS 24


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1. INTRODUCCIÓN

1.1 OBJETIVO DEL MANUAL DE CALIDAD

El presente manual, específica la manera como el Colegio de La Presentación, en sus siete sedes

(Pitalito, Neiva, Ibagué, Cartago, Aguacatal, Paraíso, Ciudadela), da cumplimiento a los requisitos

legales del Ministerio de Educación Nacional, a los requisitos de la Organización, a los requisitos

establecidos por la Norma NTC-ISO 9001:2008 y a las necesidades y expectativas de padres de

familia, estudiantes y partes interesadas, para asegurar la adecuada prestación del servicio

educativo.

1.2 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Aplica para el diseño y la prestación del servicio educativo formal, en los niveles de preescolar,

básica primaria, básica secundaria y media.

1.3 EXCLUSIONES

E Colegio de La Presentación, en sus siete sedes, declaran como exclusión el cumplimiento del

requisito 7.6 de la Norma NTC-ISO 9001:2008, correspondiente al “Control de los dispositivos

de seguimiento y medición”.

La Institución no dispone de equipos de seguimiento y de medición exacta que afecten el

cumplimiento de los requisitos determinados por padres de familia, estudiantes, institución y ley,

para la prestación del Servicio Educativo. Los equipos utilizados son usados para la enseñanza,

así como los elementos son medios e instrumentos y no son fines.

El seguimiento y la medición se realizan a la información tomada de las encuestas de satisfacción,

evaluación de actividades, reuniones de padres de familia y de estudiantes, evaluaciones internas

y externas, buzón de quejas, reclamos y sugerencias, indicadores, según el Capítulo 8: Medición,

Análisis y Mejora.

Los colegios cuentan con Programa Académico, Programa Contable, Programa de Cartera y

biblioteca. La Gestión Administrativa realiza el mantenimiento de estos programas.


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1.4 CLIENTES Y REQUISITOS ESENCIALES

El Colegio La Presentación, en sus siete sedes, ha determinado desde el enfoque al cliente, los

requisitos de los padres de familia y estudiantes y se compromete a cumplir con ellos y a aumentar

continuamente su satisfacción.

Inicialmente se establecen los siguientes requisitos:

Clientes Ciclo vital Requisitos y expectativas esenciales

Padres de

familia

Estudiantes

Preescolar - Educación en valores

- Seguridad

- Un buen entorno y espacios adecuados

- Actividades que estimulen el desarrollo físico, cognitivo, social y

emocional. Actividades lúdicas

- Un programa acorde y consolidado, aprobado legalmente que

estimule las destrezas intelectuales, del lenguaje y las

habilidades sociales. Buena formación académica.

- Docentes altamente capacitados y con calidad humana.

- Servicios de apoyo: Asesoría Escolar, Primeros auxilios.

- Niveles progresivos del Idioma Ingles, camino al Bilingüismo.

- Acercamiento espiritual a través de actividades religiosas

- Relación con docentes, como seres humanos con valores y

conocedores de su asignatura

- Actividades que permitan demostrar la solidaridad cristiana

Padres de

familia

Estudiantes

Básica

primaria

- Educación en valores

- Una buena formación académica para todos los niños. Alto nivel

académico. Ofrecer un buen programa de formación en el

aprendizaje de la lectura y la escritura.

- Contar con un ambiente estimulante que motive al estudiante al

aprendizaje permanente.

- Manejar un excelente canal de comunicación con el padre de

familia.

- Buen acompañamiento por parte de los docentes, que se

reconozca al estudiante como un ser único e irrepetible.

- Docentes competentes, con experiencia en el desarrollo infantil.


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- Actividades Lúdicas y Deportivas

- Desarrollo de actividades culturales que fomenten los valores

autóctonos y construyan identidad.

- Niveles progresivos del Idioma Ingles, camino al Bilingüismo



conocedores de su asignatura.


Padres de

familia

Estudiantes

Básica

Secundaria

- Educación en valores

- Posibilidades de acceso a la universidad y para el desempeño

laboral

- Programas académicos de calidad

- Exigencia y disciplina. Ambiente adecuado para la socialización

y respeto de las normas.

- Un entorno adecuado. Buena convivencia

- Docentes altamente capacitados y con calidad humana.

- Nivel alto de inglés (Cartago).

- Proceso de articulación con universidades (Donde aplique)








- Actividades que permitan demostrar la solidaridad cristiana.

Padres de

familia

Estudiantes

Media

Técnica

- Aplica los requisitos de cada institución de acuerdo a su

modalidad.

- Capacitación para el desempeño laboral




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1.5. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Como medida de eficacia del Sistema de Gestión de Calidad, los colegios llevan a cabo una

evaluación de la satisfacción de padres de familia y estudiantes, en relación con los servicios

prestados.

Esta evaluación forma parte de los procesos de mejora y se trabaja en tres niveles:

Nivel 1: Atención a quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones QRSF, en el cual se

controlan las opiniones tanto de satisfacción como de insatisfacción recibidas de los usuarios.

Nivel 2: Evaluación Institucional, que consta de: Seguimiento al proceso, Medición de

satisfacción en dependencias y servicios, Auditorías Internas, Revisión por la dirección,

Evaluación institucional Anual, en los cuales se tienen en cuenta los indicadores propuestos.

Nivel 3: Medición interna de los planes, proyectos y actividades pedagógicas.

1.6 PROPIEDAD DEL CLIENTE

El Colegio de la Presentación, en sus siete sedes, se compromete a responder por los bienes del

cliente mientras estén bajo el control de la institución. Se consideran propiedad del cliente los

documentos personales de matrícula de cada estudiante y los materiales no fungibles entregados

por los padres de familia en el nivel de preescolar. Otros bienes como información académica y

familiar, cuadernos, trabajos, evaluaciones, objetos decomisados, medios magnéticos, serán

protegidos salvaguardados siempre y cuando hayan sido entregados a directivos docentes,

docente y personal administrativo que lo han requerido.


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La responsabilidad de los elementos tecnológicos utilizados en las salidas extracurriculares,

corresponde a los padres de familia, de acuerdo con la comunicación enviada desde la gestión que

corresponde.

Las actividades que se cumplen para el control de la propiedad del cliente son:

a. Identificación

Los documentos personales de matrícula se encuentran en secretaría en fólder marcado con

el nombre de la estudiante.

Los observadores del estudiante debidamente marcados permanecen en el lugar designado

en el control de registros de cada sede.

Los materiales no fungibles entregados por los padres de familia en el nivel de preescolar,

identificados con el nombre del estudiante, se encuentran en el espacio asignado y son

utilizados en las diferentes actividades programadas.

Los otros bienes como información académica y familiar, cuadernos, trabajos, evaluaciones,

medios magnéticos deben ser entregados marcados con el nombre del estudiante y se

encuentran en poder de la persona que lo solicitó, haciéndose responsable de dichos bienes.

b. Verificación

La propiedad del cliente se verifica para ponderar su estado (cumplimiento de requisitos). En caso

de no cumplir los requisitos se considera inadecuado y se procede a registrar en el formato interno

control de la propiedad del cliente FOGC5.

c. Archivo y protección

Se archiva en los lugares de trabajo en los espacios asignados para ello, así:

Para registros electrónicos se establecen medios de protección de los mismos como control de

vacunas, confidencialidad.

Para registros en papel se guardan en los archivos destinados para ellos, los cuales son

secos, libres de plagas y fácilmente consultables, pero también con los respectivos permisos

de acceso.

Los celulares y objetos decomisados son guardados en la coordinación de convivencia por el

tiempo que se considere necesario.


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d. Cualquier bien considerado propiedad del cliente que se pierda, deteriore o que de algún

modo se considere inadecuado para su uso debe ser registrado dándole el tratamiento que

aparece en el anexo Control de No Conformes.

1.7 REQUISITOS LEGALES

El Colegio La Presentación, en sus siete sedes, rige su Servicio Educativo de acuerdo con las

exigencias legales vigentes, que se encuentran en la Matriz de legalidad.

1.7.1 MATRIZ DE LEGALIDAD.

Incluye la normatividad vigente asociada a la prestación del servicio educativo. Ver Anexo 1

1.8 CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD

El Manual de Calidad del Colegio de La Presentación y sus siete sedes, es elaborado y revisado

por el comité de Calidad, el cual analiza el documento con el fin de evaluar el contenido y la

redacción, verificando si lo escrito corresponde con la realidad y cumple con los requisitos del

sistema de gestión de calidad.

El Comité de Calidad de la Casa Matriz edita el Manual de calidad, siguiendo lo establecido en el

procedimiento CONTROL DE DOCUMENTOS (PDGD4): actualiza el LISTADO MAESTRO DE

DOCUMENTOS (FOGD20) con el nuevo documento y se envía a las Instituciones para la Rectoría

y la Coordinación de Calidad.

El Manual se identifica como “CONTROLADO” en cada sede y se archiva el documento original en

la oficina de Calidad. Cuando sea necesario entregar el documento con fines solamente

informativos, no lleva el sello. En caso de modificación, se cumple lo establecido para la

modificación de un documento. El documento original anterior se identifica con sello de

“OBSOLETO” y se archiva en el lugar determinado para ello en la oficina de Calidad de la casa

matriz.

Las revisiones ordinarias del Manual serán anuales y comprenderán:

a) Revisión de la Política y Objetivos de Calidad en Revisión por la Dirección

b) Revisiones en cada gestión, actualizaciones, modificaciones a los documentos propios.


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c) Cambios como consecuencia de los reportes de las auditorias internas y externas efectuadas.

d) Otra causa que pueda afectar el alcance del Sistema de Gestión de Calidad.

Se pueden hacer revisiones extraordinarias al manual por acuerdo del Comité de Calidad, cuando

se presente alguna o varias de las causas de revisión señaladas en el párrafo anterior. La

actualización, mantenimiento, revisión, cambio, corrección o modificación de este Manual puede

ser en forma total o parcial, siempre y cuando sea registrado el nivel de revisión, de tal forma que

solamente su última revisión sea la válida.

2. PRESENTACIÓN

2.1 CASA MATRIZ

2.1.1 Ubicación:

Departamento: Valle del Cauca

Municipio: Santiago de Cali

Comuna: 17

Propietarias: Hermanas de la Caridad Dominicas de la Presentación de La Santísima

Virgen

Representante Legal: Hermana Herminia Rincón Marín

2.1.2 Datos Generales:

Rut: 890801160-7

Dirección: Carrera 68 N° 6-100

Teléfonos: 3395235

Correo electrónico: [email protected]

mailto:[email protected]


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2.2 COLEGIOS DE LA PRESENTACION. PROVINCIA DE MANIZALES

Ubicación Sede Ibagué Sede

Pitalito Sede Neiva

Sede Cartago

Sede Cali Aguacatal

Sede Cali Ciudadela

Sede Cali Paraíso

Departamento Tolima Huila Huila Valle del Cauca

Valle del Cauca Valle del Cauca Valle del Cauca

Municipio Ibagué Pitalito Neiva Cartago Cali Cali Cali

Comuna 01 Centro 04 5 1 52 12

Representante

Legal

Hermana María Albesa

González Quintero

Hermana María Jesús Gil Gallego

Hermana Myriam Eugenia Gómez Bermeo

Hna. Yolanda Gómez

Aristizábal

Hermana Aracelly Gutiérrez Escobar



Datos generales

Código DANE 373001000391

341551000259

341001000235

376147000103

376001000799 476001038251 376001007009

Rut 890.801.160-7 890.801.160-

7 890.801.160

– 7 890.801.160-

7 890.801.160-7 890.801.160-7

890-801160-7

Dirección Calle 9ª.No.2-11 Carrera 3 Nº

3- 48

Carrera 7ª. No. 8 - 19

Cra 2 No. 10-46

Av. Aguacatal No. 15-300

Cra. 143 Calle 40 Cascajal

Cra.28B N°33E29 B/Paraíso

Teléfonos 2611402 2611493

8360028 8717338 2145565-2145533

8934146- 8934147

5551173 – 5551132

4417576 Fax: 4454379

Correo Electrónico

[email protected]

m

[email protected]

colpresentacion_neiva@ya

hoo.es

colpresentacioncartago@y

ahoo.es

calidad@presentacionagucatal

.edu.co

calidad@ciudadelapresentacion

.edu.co

[email protected]@gmail.c

om

Reconocimiento oficial en:

Los avances del PEI en los niveles

Pre-escolar, Educación Básica

Ciclo Primaria Ciclo Secundaria

Y Media Académica

Calendario A Resolución No. 71002205 de octubre 1 de

2012, Por la cual se concede la

renovación de la licencia y se

reconocen los avances del PEI

Servicio educativo en los niveles de preescolar,

básica y media

académica Calendario A, Resolución

1371 de 2004, Por la

cual se concede

Licencia de Funcionamiento al Colegio

de la Presentación

de Pitalito

Prestación de servicios

educativos en los niveles de preescolar,

básica y media

académica para la

formación integral de la

niñez y la juventud.

Calendario A, Resolución

1334 de 2006, Por la

cual se renueva de

Funcionamiento

Niveles de Preescolar,

Básica , Media

Académica Calendario B, Resolución

1366 de 8 de octubre de 2012, se

actualiza la Licencia de Educación Formal de Carácter privado

Servicio educativo en los niveles de Preescolar, Educación

básica y media, Bachiller

Académico Calendario B, Resolución

4143.2.21.8487 de octubre 5 de

2009, Por la cual se modifica

el Reconocimiento

Oficial de Estudios

Estudios en Preescolar, Educación

básica (grados 1º a 9º) y

Educación Media técnica especialidad Comercio.

Calendario B, Resolución

4143.2.21.5608 de 25 de

octubre de 2007, Por la

cual se actualiza la Licencia de

Funcionamiento para la

prestación del servicio

Educación Formal

Servicio educativo en los niveles de preescolar,

básica y media técnica

comercial. Titulo: Bachiller

Técnico Especialidad Comercio en

Gestión Empresarial

Calendario B. Resolución

4143.2.21.4577 de julio 17 de 2008, Por la

cual se actualiza la Licencia de

Funcionamiento para la

Prestación del Servicio

Educativo Formal







mailto:[email protected]@gmail.com





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2.3. COMPROMISO DE LA RECTORA

La Alta Dirección de los siete colegios de la Provincia de Manizales, tiene un compromiso con toda

la Comunidad Educativa, con la sociedad, con la patria y con la historia. Trabaja constantemente

para ofrecer un servicio educativo de calidad inspirado en el Evangelio y en el Carisma Educativo

de Marie Poussepin, a la niñez y a la juventud que se educan en estos espacios llenos de de vida

y de belleza, ámbitos por donde circula el conocimiento, la ciencia, la cultura, el arte, la ética y

todo aquello que posibilita el desarrollo integral de la persona en todas sus dimensiones.

La alta Dirección, consciente de su compromiso y coherente con aquello que quiere llegar a ser,

vela constantemente para cumplir con los requisitos del cliente, de Ley, de la norma ISO y de la

Institución, atendiendo a las necesidades y expectativas de los Padres de Familias, estudiantes y

partes interesadas que se benefician con la prestación del servicio educativo.

Teniendo presente que el SGC es una importante herramienta de gestión que aporta valor a

nuestras instituciones, que contribuye a la dinamización del proyecto educativo institucional, a

cualificar todos los procesos y proyectos que se desarrollan en los Colegios, la Alta dirección

expresa su compromiso de asegurar su permanencia y de mejorarlo continuamente.

El compromiso de la Alta Dirección se evidencia en la responsabilidad, el empeño y la constancia

con la cual se gestionan las Instituciones hacia el cumplimiento de los objetivos y metas de

calidad. En la casa Matriz funciona el comité central encargado de orientar las directrices del

sistema de gestión de calidad; el comité de calidad que es garante del cumplimiento de los

requisitos. Además se cuenta con el apoyo, en las siete sedes, de un comité operativo, encargado

de ejecutar en los procesos establecidos los planes integrados y mejorar permanentemente la

eficacia del sistema.

La alta dirección tiene clara conciencia de su compromiso, va mas allá de cumplir con los

requisitos antes mencionados, busca no solamente la eficacia, sino la eficiencia en todo cuanto

emprende la Institución.


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2.4. BASES ESTRATÉGICAS

La construcción del Horizonte Institucional, de las siete sedes, se lleva a cabo a partir del año

2010, en la Casa Matriz de la Provincia de Manizales; teniendo como objetivo primordial la

unificación del Sistema de Gestión de Calidad. En el mes de Octubre de 2011 se hacen los últimos

ajustes y se aprueban para su emisión.

2.4.1 MISIÓN

Institución educativa católica de carácter privado, dirigida por las Hermanas de la Caridad

Dominicas de la Presentación de la Santísima Virgen, ofrece una formación integral, a la

niñez y a la juventud, centrada en valores; desde una perspectiva humanizante y

evangelizadora, iluminada por la pedagogía de Marie Poussepin y los principios de la

Educación Personalizada.

2.4.2 VISIÓN

Hacia el año 2016 la Institución educativa será líder en la formación de jóvenes críticos de la

realidad, con compromiso social, político y evangélico, desde un currículo pertinente y abierto a

nuevos paradigmas que posibiliten el acceso a la educación superior y/o al campo laboral.

2.4.3 POLÍTICA DE CALIDAD

El Colegio de la Presentación, está comprometido con un servicio educativo de calidad,

para los niveles de preescolar, básica y media; asegura la satisfacción de padres de familia y

estudiantes, mediante el cumplimiento de los requisitos que aplican y el mejoramiento continuo.

Ofrece formación integral, con programas académicos pertinentes y valores humano-cristianos.

Cuenta con un equipo de trabajo idóneo y comprometido, con un ambiente e infraestructura

adecuada, optimizando los recursos y procesos.


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2.4.4 OBJETIVOS DE CALIDAD

INTENCIONES OBJETIVOS

1. Servicio educativo de calidad,

cumplimiento de los requisitos

que aplican y el mejoramiento

continuo

Satisfacer a los padres de familia y estudiantes,

mediante el cumplimiento de los requisitos que

aplican y la mejora continua que asegure la

fidelidad con el Proyecto Educativo Institucional. 2. Satisfacción de padres de familia

y estudiantes

3. Formación integral, con

programas académicos

pertinentes

Ofrecer un plan de estudios con programas

académicos pertinentes que asegure la formación

integral y el desempeño superior de los estudiantes.

4. Formación integral, con valores

humano-cristianos.

Anunciar a Jesucristo desde los diferentes

escenarios educativos, promoviendo el desarrollo

personal, familiar, social, ecológico y espiritual.

5. Equipo de trabajo idóneo y

comprometido

Asegurar un equipo de trabajo idóneo, con sentido

ético y de pertenencia que contribuya a la

humanización de la sociedad.

6. Ambiente e infraestructura

adecuada y optimización de

recursos y procesos

Brindar a la comunidad educativa un ambiente e

infraestructura adecuada a las necesidades de cada

etapa formativa, asegurando la optimización de

recursos y procesos.

2.5 ORGANIGRAMA

En él, se determina la estructura organizacional orientada desde la Casa Matriz. En los

organigramas propios de cada institución se determinan los cargos, de igual manera las

responsabilidades dentro de la Institución, conservando el lineamiento del organigrama general.

Ver anexo 2.


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2.6 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

La Hermana Soledad Mejía Quintero O.P., es nombrada por la Hermana Herminia Rincón Marín

O.P., Representante legal de las Hermanas de la Caridad Dominicas de La Presentación de la

Santísima Virgen, bajo nombramiento provincial, como Representante de la Dirección para los

Colegios de la Presentación de la Provincia. Es apoyada por las coordinaciones de calidad

asignadas en cada sede.

La representante de la dirección, según la norma NTC ISO 9001-2008, numeral 5.5.2, debe tener

la responsabilidad y autoridad que incluya:

a. Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el

sistema de gestión de calidad.

b. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y

de cualquier necesidad de mejora.

c. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos

los niveles de la organización

2.7 MATRIZ DE COMUNICACIÓN

Desde la gestión Directiva se aprueban los mecanismos de comunicación que le permiten a las

Instituciones transmitir la información a los diferentes estamentos de la comunidad educativa

según se requiera. Ver Anexo 3.

2.8 ASIGNACION DE LOS RECURSOS

Teniendo en cuenta que los colegios de La Presentación son Instituciones sin ánimo de lucro, las

ecónomas evalúan las necesidades de los recursos para el Sistema de Gestión de Calidad,

planifican e incluyen un rubro en el presupuesto de gasto anual. Además cuenta con una

infraestructura adecuada para la prestación del servicio. Ver anexo 4. Planta Física de cada sede.

2.9 AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Los Colegios de la Presentación, en sus siete sedes, tienen definidos dentro del Sistema de

Gestión de Calidad la autoridad y la responsabilidad como:


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Autoridad: Personas con la competencia para tomar decisiones y tener personal bajo su

cargo, entre estos: La Rectora, los responsables de procesos, jefes inmediatos, especificados

en las caracterizaciones, manual de perfiles de cargos y procedimientos.

Responsabilidad: Personas con la competencia para ejecutar las diferentes actividades de

cada proceso. En los procedimientos del SGC.

Tanto la responsabilidad como la autoridad están definidas en cada uno de los procedimientos del

SGC. Es de aclarar que en muchos de los casos quienes tienen la autoridad también tienen la

responsabilidad y viceversa.


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3. GESTIÓN DE PROCESOS

3.1 MAPA DE PROCESOS

Los colegios de la Presentación en sus siete sedes, de acuerdo con los requerimientos de la

Norma NTC ISO 9001:2008, adopta un enfoque basado en procesos para desarrollar,

implementar y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad en pro de la satisfacción del cliente y el

cumplimiento de los requisitos.

a) De esta forma se identifican los procesos que se aplican en la organización con sus

respectivos responsables:

VISIONALES MISIONALES APOYO

G. Directiva G. Académica G. Comunitaria G. Administrativa

Rectora Coordinación académica Coordinación de convivencia Líder de gestión

Cada uno de ellos, cuenta con varios subprocesos. Ver anexo 5. Mapa de procesos.

b) Se determina la secuencia en interacción de estos procesos. Caracterizaciones.

La caracterización consta de: Objetivo del Proceso, responsable, personas que participan en el

proceso, proveedores, entradas, subprocesos, salidas y clientes, requisitos (de la norma ISO, de la

organización y de la ley) y recursos. Anexo 6. Caracterizaciones por proceso.

Para que los miembros que laboran en la institución conozcan los procesos y como se desarrollan

se crean los procedimientos, estos constan de: objetivo, alcance, actividades con flujograma,

generalidades, anexos y documentos de referencia.

3.2 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS ISO 9001:2008 POR LOS PROCESOS

3.2.1 GESTIÓN DIRECTIVA

4.1 Requisitos generales: Se han identificado, determinado y aprobado todos los procesos, se

aseguran los recursos y las personas necesarias para el desarrollo de la organización y el

seguimiento y acciones a los procesos.


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4.2 Requisitos de la documentación: El proceso conoce y maneja los requisitos de la

documentación garantizando su cumplimiento.

La Rectora, se compromete con el Sistema y comunica las políticas de la Provincia dentro de la

organización. Da cumplimiento a la política de calidad. Realiza la planificación del SGC y asegura

las responsabilidades y autoridades dando cumplimiento a los siguientes requisitos:

5.1 Compromiso de la dirección, 5.2 Enfoque al cliente, 5.3 Política de calidad, 5.4 Planificación,

5.5 Responsabilidad, autoridad, comunicación.

5.6 Revisión por la dirección: Anualmente se hace la revisión por la Dirección asegurando la

conveniencia, eficacia y adecuación del SGC

6.1 Provisión de los recursos: Desde la Gestión Directiva se determinan los recursos para

implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad y aumentar la satisfacción del

cliente.

8.2 Seguimiento y medición: Se realiza el seguimiento de la información relativa a la percepción

del cliente con respecto al cumplimiento de los requisitos.

8.3 Control del producto no conforme:. Según el Procedimiento de control de no conformes se

tiene especial control de las quejas y reclamos de los padres de familia y estudiantes relacionados

con la prestación del servicio educativo.

8.4 Análisis de datos: Desde la gestión directiva se realiza el seguimiento a los datos generales de

la Institución y se asegura que el análisis corresponda a la realidad.

8.5 Mejora: La gestión establece las acciones de mejoramiento que sean necesarias para la

mejora.

3.2.2 GESTIÓN ACADÉMICA

4. Requisitos generales: Desde la Gestión Académica se establecen, documentan e implementan

los procesos necesarios para la prestación del servicio educativo.

4.2.3 Control de documentos

4.2.4 Control de registros: Se manejan documentos y registros que deben ser controlados.


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7.1 Planeación del servicio: La Institución planifica la prestación del servicio educativo para cada

uno de los grados que ofrece. Se asegura de determinar la unidad entre la planeación del servicio

y el proyecto educativo institucional

7.2 Procesos relacionados con el cliente: Se asegura la adecuada relación con los clientes y el

cumplimiento de los requisitos contractuales.

7.3 Diseño: A través del diseño curricular se elaboran los planes que constituyen el producto del

servicio que ofrece la institución: plan de área, plan de asignatura, unidades didácticas, proyectos

pedagógicos y se cumple con las respectivas etapas definidas en la norma: revisión, verificación y

validación.

7.5 Prestación del servicio: En este proceso se describen las características que debe tener cada

uno de los planes y las instrucciones para desarrollar el trabajo. Además se establecen los

dispositivos de seguimiento del producto, y se sigue su historia. (Trazabilidad).

8. Medición, análisis y mejora continua: Esta gestión hace un seguimiento al cumplimiento de los

planes para verificar que se cumplan los requisitos de los mismos. Se controlan los servicios no

conforme según lo establecido en el procedimiento.

3.2.3 GESTIÓN COMUNITARIA

4.1 Requisitos generales: Desde la Gestión Comunitaria se establecen, documentan e

implementan los procesos necesarios para la prestación del servicio educativo y la formación

integral.

4.2 Requisitos de la documentación: Se manejan documentos y registros que deben ser

controlados

5.2 Enfoque al cliente: Desde la Gestión Comunitaria se establecen estrategias para aumentar la

satisfacción del cliente.

5.3 Política de calidad: Permanentemente, desde la Gestión Comunitaria; se aplican estrategias

para el mejoramiento continuo.

7.1 planificación de la prestación del servicio: La Institución planifica la prestación del servicio

educativo y la formación integral que ofrece a sus estudiantes.


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7.2 Procesos relacionados con el cliente: Desde aquí se establecen a través del Manual de

convivencia, los requisitos que debe cumplir la Institución y el estudiante y su familia mientras

pertenezca a la Institución y garantiza el debido proceso en caso de incumplimientos de cualquiera

de las partes.

7.5 Producción y prestación del servicio: Desde este proceso se le brinda la información a los

estudiantes y padres de familia sobre las características del servicio educativo, aquí se hacen los

compromisos por cada una de las partes por un lado la institución y por otro los Padres de familia

y estudiantes.

8 Medición, análisis y mejora: Los procesos tienen un seguimiento y medición periódica. Se

identifican y controlan los no conformes detectados en la prestación del servicio educativo tanto

internamente en la institución como servicios contratados con terceros para prevenir su prestación

o entrega no intencional.

3.2.4 GESTIÓN ADMINISTRATIVA

4. Requisitos generales: Desde la Gestión Administrativa se establecen, documentan e

implementan los procesos necesarios para el apoyo al servicio educativo.

6.1 Provisión de recursos: La gestión administrativa dispone los recursos necesarios para la

realización de los procesos directivos, académicos, comunitarios. Se realiza a través de la

asignación presupuestal general.

6.2 Recursos humanos: Los recursos humanos son tratados en todos los procesos desde la

contratación hasta la evaluación de desempeño.

6.3 Infraestructura: En el proceso se evidencia el manejo de los recursos con los que cuenta la

institución, tanto los físicos como de espacios y su respectivo mantenimiento, como también los

recursos didácticos que apoyan la prestación del servicio educativo para nuestras estudiantes

como equipos de cómputo, implementos deportivos, laboratorios, láminas, biblioteca, etc.

6.4 Ambiente de trabajo: A través de la gestión administrativa se proporcionan recursos para la

aplicación de estrategias que garanticen la seguridad y protección de riesgos, la adecuación de

instalaciones, la identificación de mantenimiento.

La institución cuenta con un plan de formación específico para el personal, garantizando un

ambiente de trabajo seguro en la prestación del servicio educativo.

7.2 Procesos relacionados con el cliente: Se establecen los requisitos del cliente y desde la

Gestión Administrativa se responden a estas necesidades establecidas.


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7.4 Compras: En este proceso se describe el subproceso de compras de la institución y tanto la

evaluación como el seguimiento que se le hacen a los proveedores. Es indispensable la selección

de un buen proveedor confiable que nos garantice un buen servicio y que las compras tanto de

bienes como de servicios que se cumplan sean las acordes con las necesidades requeridas por la

institución.

8 Mejora continua: Los procesos tienen un seguimiento y medición periódica.

Se identifican y controlan los no conformes detectados en la prestación del servicio educativo tanto

internamente en la institución como servicios contratados con terceros para prevenir su prestación

o entrega no intencional.

4. PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LA GESTIÓN DE PROCESOS

Este Manual de Calidad, y sus documentos asociados, forman la estructura fundamental del

Sistema de Gestión de Calidad de los Colegios de La Presentación de la Provincia de Manizales.

Para ello se trabaja empleando la siguiente estructura documental:

ESTRUCTURA BÁSICA OBJETIVOS

Manual de calidad Presentar la estructura del SGC de la institución, disposiciones generales y

descripción de los procesos.

Mapa de procesos Identificar los procesos y subprocesos del sistema, la secuencia e interacción

de los mismos.

Procedimientos

Describir como se realizan las actividades para la operación del SGC y definir

los responsables

Registros Evidenciar de manera objetiva la implementación del SGC

Instructivos

Presentar instrucciones necesarias para realizar las labores y obtener los

resultados requeridos según las especificaciones contenidas

Caracterizaciones Presentar los objetivos, responsables, las entradas, los proveedores, las

salidas y los procesos involucrados en cada uno de los cinco procesos


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Documentos de Mejora

Continua

Determinar el cumplimiento a otros requisitos de la Norma y la

reglamentación del MEN. Éstos son:

Control de documentos

Control de registros de calidad

Control de no conformes en el servicio

educativo y productos contratados y

mejoramiento de procesos

Autoevaluación institucional

Auditorias internas

ESTRUCTURA COMPLEMENTARIA

Documentos de

referencia

Especificar normas y leyes vigentes, aplicables al servicio educativo.

Directrices de la Iglesia, de la Provincia de las Hermanas Dominicas

de la Presentación: Marco Estratégico (Ver anexo 1, Matriz de

legalidad)

El sistema determina dos procedimientos para dar cumplimiento a los requisitos generales:

PROCEDIMIENTO REQUISITOS GENERALES

CONTROL DE

DOCUMENTOS Y

DE REGISTROS

Numeral 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

Con este procedimiento se garantiza que los documentos utilizados en la

institución, se encuentren vigentes y disponibles.

Numeral 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS

Con este procedimiento se garantiza que los registros de calidad se

puedan consultar cuando sea necesario y de acuerdo con las condiciones

legales establecidas para ello.

CONTROL Y

MEJORA

CONTINUA

Numeral 8.2.2 AUDITORIAS INTERNAS

Las auditorias internas se realizan con el fin de determinar si el sistema de

gestión de calidad es conforme con las disposiciones preestablecidas y si

se ha implementado y se mantiene de forma eficaz.

Numeral 8.3 CONTROL DE NO CONFORMES

A través de él se corrigen los no conformes detectados en los procesos y

Control de Documentos


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en el servicio de manera que éste se ajuste a los requisitos establecidos

por la ley, el colegio, los clientes y el SGC.

Numeral 8.5 MEJORA

Se definen las acciones Correctivas, Preventivas y/ o de mejora con

base en el ciclo PHVA, para eliminar las causas de los no conformes o

acciones indeseables detectadas o potenciales, así como también de

correcciones que permitan aumentar la satisfacción del cliente, por lo tanto

a la comunidad educativa se le dan a conocer, estos lineamientos para que

se puedan definir los planes de mejora a desarrollar.

Documentación

Propia de las

Instituciones

Dentro de cada contexto, se tienen algunos documentos de apoyo requeridos para la prestación del servicio, teniendo en cuenta la directriz

General del Comité Central: “Por razones de optimizar el tiempo para atender a los usuarios del servicio educativo de los Colegios de La Presentación de la Provincia de Manizales, la documentación que se implemente será la única pertinente para el cumplimiento de los requisitos de los Beneficiarios, de la Organización, de la Norma ISO, y del Ministerio de Educación Nacional, con la flexibilidad que permiten las necesidades contextuales”.

El control lo ejerce la Coordinadora de Calidad de cada institución.

5. ANEXOS

ANEXO 1. MATRIZ DE LEGALIDAD

ANEXO 2. ORGANIGRAMA

ANEXO 3. MATRIZ DE COMUNICACIONES

ANEXO 4. PLANTA FÍSICA

ANEXO 5. MAPA DE PROCESOS

ANEXO 6. CARACTERIZACIONES

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS · 2015. 11. 23. · requisito 7.6 de la Norma NTC-ISO 9001:2008,...

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