Administración de Proyectos Ingeniería Civil en Obras Civiles + Facultad de Ingeniería

Universidad del Desarrollo

Carlos Edo. Fernández Constructor Civil, MSc PUC cfernandez@udd.cl

CONTROL DE PROYECTOS

“Monitorear y Controlar

el Trabajo del Proyecto

es el proceso de dar

seguimiento,

revisar e informar el avance a fin de

cumplir con los

objetivos de

desempeño definidos

en el plan para la

dirección del

proyecto” (la Obra).

Empresa - Proyecto

Monitorear y Controlar el Trabajo

del Proyecto

EMPRESA / ORGANIZACION

Validar el Alcance

Controlar el Alcance

Controlar las Comunicaciones

Controlar los Riesgos

Controlar las Adquisiciones

Controlar la participación de los

Interesados

Controlar el Cronograma

Controlar los Costos

Controlar la Calidad

Desarrollar el Plan para la

Dirección del Proyecto

Monitorear y Controlar el Trabajo del proyecto

Documentos del Proyecto

Dirigir el Equipo del proyecto

Gestionar las Comunicaciones

Controlar los Riesgos

Controlar las Adquisiciones

Realizar el Control Integrado de Cambios

Plan para la dirección del proyecto

Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

Actualizaciones a los documentos del proyecto

Informes de desempeño del trabajo

Solicitudes de cambio

Informes de desempeño del trabajo

Informes de desempeño del trabajo

Activos de los procesos de la organización

Factores ambientales de la empresa

Control - Proyecto

Monitorear y Controlar el

Trabajo del Proyecto (Fundamentos para la dirección de Proyectos (Guía

de PMBOOK)

La importancia de este proceso

es que permiteComprender:

el estado actual del proyecto

Las medidas adoptadas

Las proyecciones del presupuesto

El Programa

El alcance

Control - Proyecto

El monitoreo y

control permite al

equipo conocer la

salud del proyecto

e identificar las

áreas que puedan

requerir una

atención especial

Control - Proyecto

Control - Proyecto

• Comparar el desempeño real con respecto a lo planificado

• Determinar la necesidad una acción preventiva o correctiva

• Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes

• Mantener información precisa y oportuna respecto de la obra o el proyecto y su documentación relacionada

• Proporcionar Información de respaldo del estado actual, medición del avance y las proyecciones a termino del proyecto

• Proyectar información referida al costo y al programa

• Monitorear implementación de cambios aprobados.

• Informar sobre el avance y el estado del proyecto a la gerencia, dado que forma parte de una carpeta de proyectos

El monitorear y controlar el trabajo de la obra o proyecto busca:

Control - Proyecto

“Las tareas o actividades involucran un proceso de

inventiva o creatividad, de tal modo que, si bien

es posible medir la eficiencia de ellas una vez

conocidos los resultados, las evaluaciones

intermedias “de avance” resultan bastante

difíciles y subjetivas. La apreciación del avance

estará dada, en gran medida, por la opinión del

mismo ejecutante, que no querrá confesarse

atrasado, de tal modo que se inclinará a creer que

puede dar término a su trabajo dentro del plazo

disponible. En estos casos, para ser eficaz, el

sistema de control deberá ser

necesariamente complejo.” Administración de Proyectos Civiles, Luis Fernando Alarcón- Mario Campero

Control - Proyecto

Los controles que deben

hacerse en la administración

de obras o proyectos son:

• Control de calidad • Control de avances

• Control de Costos

• Control de la gestión interna

Control - Proyecto

Control - Proyecto

Control - Proyecto

Control - Proyecto

Control - Proyecto

Control – Costos del Proyecto

un sistema de control de costos puede generar

informaciones útiles para otros objetivos

importantes:

• Análisis para disminuir costos (Optimización

económica)

• Recopilar estadísticas (costos y unidades físicas)

• Prever recursos de caja (proyectar gastos para

conocer desembolsos)

• Revisar presupuestos de inversión

• Obtener información contable

Control – Costos del Proyecto

1. Registra las transacciones financieras de un proyecto

2. Describe el estado de avance del proyecto en relación a lo planificado originalmente (desviaciones, varianzas)

Esquema de

Control de Costos

Objetivos Estructura de Control de Costos

• Control de recursos estimados originalmente

• Identifica desviaciones del programa original

• Compatibilizar información contable de la compañía (conciliación de información)

• Estructura de Costos Contables versus Estructura de Costos con fines de

• Administración

• Ambos sistemas utilizan información de terreno para confeccionar sus reportes

• El sistema de costos con fines de administración requiere un nivel de detalle superior al sistema de costos contables

• Al final del proyecto ambos sistemas deben entregar la misma información

Control – Costos del Proyecto

Estructura de Costos Contables versus Estructura de Costos

con fines de Administración

Costos Contables: Organizan la información con el fin de conocer estados generales de la compañía: Estados Financieros, Balances, etc.

Costos con fines de Administración: Organizan la información con el fin de ayudar periódicamente a la toma de decisiones a través de reportes de control de costos

Control – Costos del Proyecto

Control - Proyecto

Control - Proyecto

Ciclo de la Estructura de Control de Costos

1. Definir el Presupuesto del proyecto • Estimación detallada de costos (cantidad y precio)

• Predicción del comportamiento de los costos a lo largo

del proyecto (tiempo)

2. Project Environment (distractores del entorno) • Analizar situaciones reales que afectan los resultados y

producen desviaciones (condiciones de mercado, clima,

productividad, etc.)

3. Reportes de Administración • Generar canales de información eficientes que evalúen el

desempeño actual versus presupuesto original

4. Toma de decisiones • Identificar desviaciones

• Desarrollar políticas correctivas

Tarea: Con los Antecedentes de un Proyecto cualquiera se debe traer para próxima clase del día Jueves 15 de Octubre el PLAN DE CUENTAS CORRESPONDIENTE

Control – Costos del Proyecto

Que es el Plan de Cuentas?

Es el conjunto ordenado que incluye todas

las cuentas contables que se emplean en

una empresa. Son establecidas al comienzo

del ejercicio , sin embargo podrá modificarse

o complementarse durante el desarrollo de

las operaciones. No existe ninguna limitante

en cuanto al nombre o denominación que

debe llevar cada una de las cuentas que se

utilizan en la contabilidad para lo cual se

apela sólo al sentido común y al principio

contable de la exposición.

Control - Costos

Plan de Cuentas?

• El cuadro de Plan de Cuentas actúa

como menú, del cual los centros de

costos son escogidos dependiendo de

los requerimientos del proyecto.

• Es un Instrumento que se utiliza para

llevar y estudiar la situación financiera

del proyecto

Control - Costos

Plan de Cuentas:

• Debe ser lo suficientemente sensible

para mostrar alarmas que permitan

efectuar acciones correctivas.

• Generalmente el plan de cuentas se

basa en el itemizado de las

estimaciones de costos originales del

proyecto.

Control - Costos

Control – Costos del Proyecto

Definición Centros de Costos

• Son sub-elementos

generadores de costos del proyecto

• Elementos físicos: movimiento de

tierras, estructuras, montajes

específicos

• Elementos no fijos: bonos,

seguros asociados al proyecto, etc.

Control – Costos del Proyecto

Secuencia necesaria para que el Plan de

Cuenta cumpla con sus funciones • Definir Presupuesto Base a partir de estimaciones

individuales de costos

• Definir Plan de Cuentas que atomiza el presupuesto

y lo representa en mejor forma

• Fijar línea base - Presupuesto Original

• Recolección de datos de terreno por parte de la

administración con fines comparativos

• Monitoreo de costos esperados y producción de

terreno

• Análisis de varianzas y toma de decisiones correctiva

• Registro de experiencia para futuras estimaciones

Control – Costos del Proyecto

Control – Costos del Proyecto

1. Estructura de plan de cuentas: • Costos estimados por presupuesto

• Cuentas generales de la compañía y funciones

contables

• Nivel de detalle a controlar

• Interacción con otras cuentas del libro mayor.

2. Plan de Costos del proyecto: • Compatibilizar la estructura de cuentas de costo

con los registros atualizados de terreno (permitir

comparaciones)

• Relacionar el presupuesto estimado con el plan de

construcción y la programación en la formación de

una estructura de control de costos

Control – Costos del Proyecto

Diseño de la Estructura de control de costos

3. Recolección de información de costo:

Obtener información e integrable al sistema

de información de costos

4. Reportes de la información de costos del

proyecto: Definir información de costos es

relevante e importante para la administración

5. Ingeniería de costos: Procedimientos ha

implementar por la administración para

minimizar los costos

Control – Costos del Proyecto

Dependiendo de la administración, la

estructura de cuentas de costos puede ser

diseñada siguiendo dos propósitos:

1. Que la estructura de costos vaya a la par

con los requerimientos del libro mayor,

manteniendo las cuentas de costos

balanceadas. • Registro financiero balanceado en

concordancia con los requerimientos del SII y

las buenas practicas contables (GAAP)

Control – Costos del Proyecto

Esquema de cuentas de costos

2.Que la estructura de costos se diseñe

como una herramienta de información

para decisiones de la administración,

independiente de la información

contable.

• No necesariamente debe estar balanceado

En ambos casos, la recolección de costos se refiere a

una cuenta de costos ( sub elemento del plan de

cuentas).

Control – Costos del Proyecto

Codificación de Cuentas • Identificación de toda la información

requerida

• Consolidar información (generalidades a

información detallada)

• Permitir la identificación de toda la

información que conforma el total

• Diseñada par ser utilizada por los sistemas

computacionales

• Debe ser compatible con los datos

históricos y actuales

Control – Costos del Proyecto

Control – Costos del Proyecto

Control – Costos del Proyecto

Integración de Tiempo y Costos 1. Definir Presupuesto Base

2. Plan de Cuentas y Codificación

3. Definir estructura de control de costos

utilizando como parámetro el

presupuesto base

4. Desarrollar Programa del Proyecto

5. Integración

EJERCICIO INTEGRACION DE TIEMPO Y COSTOS

Control – Costos del Proyecto

Objetivos Informes de Control

• Mano de Obra

• Materiales

• Equipos

• Subcontratos

• Otros

• Gastos Generales

• Determinar Variaciones respecto del

Cierre de Propuesta o POM

Control - Costos

Toma de Decisiones y coordinación • Gerente General

• Gerente Proyecto

• Administrador

• Jefe Oficina Técnica

• Jefe de Terreno

• Jefe de Calidad

Planificación de la Obra

Control - Costos

Contrato Base: Contrato Original equivalente a

la Oferta Económica. Puede estar compuesto por

contrato tipo Suma Alzada o Precio Unitario.

S.A.

P.U.

Util.

CO

STO

VEN

TA

Contrato Base

Control - Costos

• POM (Presupuesto de Obra

Modificado): Modificación del Presupuesto

original debido variaciones en las partidas a Precio

Unitario, Obras Extraordinarias y/o Reclamos.

Control - Costos

• Budget: Costo real de precios y cantidades de

Mano de Obra, materiales, equipos, subcontratos y

otros, necesarios tanto para ejecutar el contrato

original, como las Obras Extraordinarias.

Control - Costos

• Clave para el Control: Asignar Cuentas

Contables a los distintos recursos para determinar

las variaciones del BUDGET al ser comparado con

el POM.

M.O

MAT

GG

CO

STO

VEN

TA

POM

EQ

S/C

Utilidad

5010XX

5020XX

5060XX

5040XX

5050XX

M.O

MAT

GG

CO

STO

VEN

TA

BUDGET

EQ

S/C

Utilidad

5010XX

5020XX

5060XX

5040XX

5050XX

Control - Costos

RECORDANDO CONCEPTOS

HH:

PF (Productivity Factor):

FF (Factor Final):

CF (Cost Factor):

H.H. REAL GANADAS OBRA:

MOD (Mano de Obra Directa):

MOI (Mano de Obra Indirecta):

Control - Costos

Control - Costos

HH: Horas-Hombre.

PF (Productivity Factor): Factor de rendimiento calculado a partir

de la división de Horas Gastadas por Horas Ganadas. Este factor debería

ser menor o igual a 1.

FF (Factor Final): Factor calculado a partir de la multiplicación de PF

por CF.

CF (Cost Factor): Factor de rendimiento calculado a partir de la

división de Costo Gastado (Real) por Costo Ganado (Presupuestado). Este

factor debiera ser menor o igual a 1.

H.H. REAL GANADAS OBRA: Son las horas hombre ganadas por la

obra incluidos los subcontratos.

MOD (Mano de Obra Directa): Desde Capataz hacia abajo en

la organización jerárquica.

MOI (Mano de Obra Indirecta): Desde Supervisor hacia arriba en

la organización jerárquica. Sólo residentes en el proyecto, no se incluye el

Gerente General, Gerente de Operaciones y Gerente de Proyecto.

RECORDANDO CONCEPTOS

Control - Costos

RECORDANDO CONCEPTOS

PRESTO:

PRESUP. REDIST.:

S. A. (Suma Alzada):

P. U. (Serie de Precios Unitarios):

Control - Costos

PRESTO: Software que permite el cálculo de presupuestos mediante el

análisis de los recursos y actividades a ejecutar en un proyecto.

PRESUP. REDIST.: Presupuesto Original de Contrato Redistribuido.

Corresponde al valor neto de venta de cierre del contrato, considerando

el costo de las cuadrillas a valor de estudio, especificando los costos

asociados de alimentación, traslado, elementos de protección personal,

artículos de oficina, materiales de consumo proporcional y herramienta

menor proporcional.

S. A.: Suma Alzada. Corresponde a un tipo de contrato, en el cual se

acuerda con el Cliente un monto fijo por la ejecución de una obra o

parte de ella. Generalmente se aplica a casos cuando el producto está

bien definido.

P. U.: Precio Unitario. Corresponde a un tipo de contrato, en el cual

generalmente el producto no está bien definido. Se acuerda con el

Cliente un precio unitario por la ejecución de una actividad, servicio o

recurso que en su conjunto, define la obra o parte de ella.

RECORDANDO CONCEPTOS

Indicadores

• PF (Productivity Factor): HH Gastadas sobre

HH Ganadas

120.000 HH

100.000 HH

Proy. 200.000 HH

Control Tiempo

Programación PF > 1

110.000 HH

130.000 HH

Proy. 200.000 HH

Control Tiempo

Programación PF < 1

Control - Costos

Indicadores • CF (Cost Factor): Costo Gastado sobre Costo

Ganado

M$ 14.000

M$ 13.000

Proy. M$ 25.000

Control Obra

Estado de Pago CF > 1

M$ 13.000

M$14.500

Proy. M$ 25.000

Control Obra

Estado de Pago CF < 1

Venta

Costo Util. Estado de

Pago

Control - Costos

Indicadores

• FF (Final Factor): PF x CF

Factor utilizado para proyectar cantidad

(PF) y Costo (CF) de la Mano de Obra

Directa a utilizar durante el proyecto.

Control - Costos

Indicadores

• Consideraciones: Los factores son medidos

en un periodo determinado de la obra. Deben

analizarse bajo un contexto. Ejemplo:

E. P. 1

BUDGET

POM

Costo Util

E.P. 3

Costo Util

Costo Util Costo Util

E.P. 6

Costo Util

Costo Util

CF > 1 CF >> 1 CF < 1

Control - Costos

Informes de Control

Resumen Estado de Contrato.

Presupuesto Ventas Contrato Original y

POM Actualizado.

Cuadro Resumen Obras Extraordinarias.

Cuadro Resumen Reclamos.

Cuadro Facturación Obras Ordinarias y

Extraordinarias.

Cuadro Resumen Avance (Facturado más

Desfasado).

Presupuesto Budget Actualizado.

Control - Costos

Informes de Control

Resumen Plan de Cuentas.

Detalle Gastado.

Detalle Plan de Cuentas.

Análisis y Proyección de Mano de Obra Directa.

Weekly.

Detalle de Cuentas de Beneficios e Insumos de Mano de Obra Directa.

Análisis de Incidencia de Materiales y Control de Pérdidas.

Control - Costos

• Programación de Equipos (Carta Gantt).

• Análisis de Subcontratos.

• Programación de Mano de Obra Indirecta.

• Control Avance de Obra.

• Planning Obra.

Control - Costos

Informes de Control

Relaciones entre Informes

PRESTO BUDGET OBRA, OOEE Y CLAIMS

PLANNING OBRA (BUDGET)

PRESTO POM OBRA, OOEE Y CLAIMS

CONTROL DEL ESTADO DE CONTRATO

PRESUPUESTO CIERRE PROP.

E. DE PAGO OBRA, OOEE Y CLAIMS

OBRA COMPRAS/SUMINISTROS INFORME CONTABLE

DE COSTOS REALES

Relaciones entre Informes

ANEXO B-1. VENTA INICIAL Y POM

ANEXO A ESTADO DE CONTRATO

ANEXO C OBRAS EXTRAORD.

ANEXO D RECLAMOS

ANEXO E-2 RESUMEN AVANCE ANEXO F-2A

RESUMEN PLAN DE CUENTAS

PRESTO POM

ANEXO F-2B DETALLE PLAN DE CUENTAS

ANEXO E-1 AVANCE FACTURADO

FACTURAS

CONTROL BASES TÉCNICAS

CONTROL PLANOS O NUEVOS REQ. CLIENTE

Relaciones entre Informes

OTRAS PROYECCIONES

PLANNING OBRA

ANEXO F-6 CONTROL EQUIPOS

ANEXO F-8 CONTROL MOI

JEFE TERRENO ANEXO F-2B-2C CONSULTA CUENTA

CONTROL OBRA

ANEXO AUXILIAR MOD

OFICINA TÉCNICA JEFE DE TERRENO

MARGEN

VENTAS

COSTOS

AVANCE

EE.RR. A LA FECHA

VENTAS

CTO. OFICIAL (ESTUDIO)

PROYECCIONES

POM

CLAIMS OO.EE.

APROBADAS

EN REVISION

CUBICACIONES ACTUALIZADAS

MENSUALMENTE

REAJUSTE (INDICE REAJUST.)

COSTOS

COSTOS CTO. REDISTRIBUIDO

BUDGET ACTUALIZADO

PRECIOS RECURSOS NUEVOS

CF FF

PF

HHPROYECTADAS

BENEFICIOS PROPORCIONALES HH

% PERDIDA REAL MATERIALES

CARTA GANTT DE EQUIPOS

ANALISIS DE SUBCONTRATOS

PROGRAMA MANO OBRA INDIRECTOS

AVANCE

FACTURACION CLAIMS OO.EE. CTO

ORIGINAL

EP

FACTURACION DESFASADA

REAJUSTE VARIACION INDICE REAJUSTABILIDAD.

CLAIMS OO.EE.

CLAIMS OO.EE.

EE.RR

AVANCE

GASTO

CUADRO FACTURACION

REAJUSTE

CLAIMS OO.EE.

CONSULTA CUENTA

CONTABILIDAD OBRA

CORRECCIONES

FACTURACION DESFASADA