Control de Registros 2.0

Control de

Registros

PROCEDIMIENTO DE CALIDAD

Cod: PC 02 Emisión : 02.05.11 Rev : 00 Página 1 de 6

CONTROL DE REGISTROS

Este documento es una Copia Controlada mientras se mantenga en plataforma digital, al ser impreso no es una Copia Controlada. SP CAPACITACION LTDA.

INDICE

1. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS ________________________ 2

2. OBJETIVO ____________________________________________ 3

3. ALCANCE ___________________________________________ _ 3

4. DOCUMENTACION APLICABLE __________________________ 3

5. DEFINICIONES ________________________________________ 3

6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO _____________________ 5

7. REGISTROS Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION ________ __ 6

8. ANEXOS ______________________________________________ 6

Preparado/Modific. por:

Revisado por: Aprobado por:

Firma

Nombre / cargo Diego Alejandro Toledo Muñoz

Director

Jaime Eduardo Montenegro Ponce

Socio Director

Vanny Tamara Escala Espinoza

Representante Legal

Fecha 01/03/2011 01/04/2011 01/05/2011





1. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Rev Párrafo/Página

Modificación realizada Fecha





2. OBJETIVO Definir el modo de realizar el control de los registros originados por la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad de SP CAPACITACIÓN LTDA., definiendo el modo de realizar la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros.

3. ALCANCE A todos los registros empleados en el Sistema de Gestión de la Calidad de SP CAPACITACION LTDA. para evidenciar que se cumple lo establecido.

4. DOCUMENTACION APLICABLE • Apartado 4.2.4 del Manual de Calidad. • Todos los Procedimientos de Calidad. • Apartado 4.2.4 de la norma ISO 9001:2008 y norma NCh 2728. • Norma ISO 9000:2005

5. DEFINICIONES • ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION : Sistema de almacenamiento de documentos,

registros y otros





6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Elaboración de Lista Maestra de Registros Será responsabilidad del Representante de Gerencia elaborar la Lista Maestra de Registros (Ver Anexo 8.1), en la cual se especificará el nombre del registro, el responsable de su archivo y el tiempo de almacenamiento. 6.2. Utilización de los Registros Para utilizar los registros se deberán llenar “TODOS”, los datos dentro del registro. Si el usuario no tiene claro qué datos incluir en el registro a utilizar, deberá pedir orientación al Responsable del Proceso. 6.3. Archivo de los Registros 6.3.1. Características de los Archivos de los Regi stros de Calidad El archivo de los registros de calidad cumple las siguientes características:

• Los registros serán almacenados de acuerdo a lo especificado en cada procedimiento o instructivo. Si existiese algún registro que no sea incluido dentro de algún procedimiento o instructivo, la lista maestra de registros especificará el modo de almacenamiento.

6.3.2. Método de Archivo e Identificación Todos los registros relativos a la Calidad se archivan de forma que sean fácilmente identificables y recuperables. Su tiempo de almacenamiento es de 3 años, salvo que se especifique lo contrario en la documentación del sistema. La responsabilidad de archivar los registros conlleva la del mantenimiento y cuidado de los mismos, de manera que permanezcan legibles. Los registros, tanto en soporte papel como digital, reúnen condiciones tales que minimizan la posibilidad de pérdida o deterioro por accidente o condiciones ambientales. Dependiendo de la importancia de los registros para la operatividad del OTEC, éstos tendrán una alta o baja protección: alta, se deberá guardar una fotocopia del registro en archivo ubicado en dependencias privadas del Director; en tanto baja , sólo basta el registro original y no requerirá de fotocopias.





La relación de los registros de calidad, el modo y el responsable del archivo se definen en los diferentes procedimientos del sistema de calidad, punto 7.2, “Archivo de Documentación”, según el formato allí indicado. 6.4. Copias de Seguridad en Soporte Informático. Se han de mantener copias de seguridad de todos los registros que sean mantenidos en soporte digital. La frecuencia de realización de las copias será mensual. El responsable de realizar estas copias es el Encargado de Proceso, quien mantendrá las copias de seguridad en su poder. 6.5. Eliminación de los Registros Una vez transcurrido el tiempo especificado en el punto 7.2 de los procedimientos (Archivo de Documentación), el Representante de Gerencia (de Procesos, cuando corresponda) procede a eliminar los registros. En calificadas ocasiones podrá el Director variar la vigencia de un registro.

7.- REGISTROS Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION 7.1- Registros • Lista Maestra de Registros. (Anexo 8.1) 7.2.- Archivo de Documentación

Documento Responsable de

Archivo Modo de Archivo

Soporte Tiempo de

Almacenamiento

Lista Maestra de Registros

Representante de Gerencia

Fecha Papel/Digital 3 años

8.- ANEXOS





8.1.- ANEXO: LISTA MAESTRA DE REGISTROS

Nombre y Código del

Procedimiento y/o Documento que origina el Registro

Nombre del Registro Nombre Responsable del

Registro Modo de Archivo

Soporte Tiempo de

Almacenamiento Nivel de

Protección

Elaborado por Representante de Gerencia Aprobado por Socio Director

LISTA MAESTRA DE REGISTROS

Fecha : 02-05-2011 Revisión :00 Página :1

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