CONTROL DE REVISIONES · Actualización de los registros Modificación flujograma de actividades y...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GA-PT-05

NOMBRE: GESTION ADMINISTRATIVA / ADMINISTRACIÓN Y

MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS VERSION: 7

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 1 de 36

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 17/07/2018

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento

2 Se le modifico la base legal, el flujograma de actividades, se incluyeron nuevos documentos asociados y se cambiaron los registros

3

Modificación de la base legal Inclusión de nuevos documentos asociados Actualización de los registros Modificación flujograma de actividades y se incluyeron nuevas actividades

4

Actualización Documentos Asociados Actualización Registros, inclusión del formato para el control del kilometraje para los vehículos del MRE Actualización Desarrollo del Procedimiento: Se agregó un nuevo flujo relacionado con la reposición del parque automotor.

5

• Se procedió a la ampliación del respectivo alcance.

• En registros se agregó el siguiente formato GA-FO-35 Mantenimiento General del parque Automotor.

• En políticas de operación desaparece la relacionada con elaboración de informes semestrales.

• En base legal se procedió a eliminar el Decreto 2170 del 30 de septiembre de 2002 Por el cual se reglamenta la ley 80 del 93 y la Resolución 4255 del 30 de septiembre de 2010 por la cual se crean unos grupos internos de trabajo.

• En flujogramas se agrega la columna de “Registros” y se incluyen los registros correspondientes a las actividades.

6

• Se cambia el responsable por aplicación de “GIT de Servicios Generales a los GIT de Transporte y Financiero y de Servicios al Exterior del Fondo Rotatorio”

• Se elimina en el alcance a el GIT de Servicios Generales y se incluye al GIT de Transporte y Financiero y de Servicios al Exterior del Fondo Rotatorio

• Se incluye dentro de la Base Legal el Resolución 8660 de 2016.

• Se incluye dentro de los documentos asociados GC-MA-01 Manual de Contratación y GH-PT-96 Inspecciones de seguridad.

• Se elimina de los registros “memorandos por parte de las diferentes oficinas,” y se incluyen “Resolución asignación provisional otras entidades, hoja de vida con documentos de vehículo, hoja de mantenimiento de vehículos, el formato GA-FO-48 Inspección preoperacional de vehículos, memorando, oficio, formulario declaración de impuestos, copia de pólizas, concepto técnico, estudios previos, informe de siniestro, informe de peritaje, licencia de tránsito y SOAT original”.

• Se incluye el numeral 7 “Sistemas de información y otros medios electrónicos”.

• Se incluye dentro del Desarrollo del Procedimiento, en los registros, el formato GA-FO-48 y se elimina al “GIT de Servicios Generales y se incluye al GIT de Transporte” y se cambia al nuevo formato.







7

• Se actualiza la responsabilidad por aplicación incluyendo a todos los procesos del Ministerio de

Relaciones Exteriores.

• Se actualiza el alcance, incluyendo la aplicabilidad para todos los procesos.

• Se incluye dentro de la base legal las Resoluciones 1231 de 2016, 1465 de 2018, 5468 de 2018, 9709 de 2017 y 1565 de 2014.

• Se incluye dentro de los documentos asociados el GA-PL-01 Plan Estratégico de Seguridad Vial y GA-FO-61.

• Se incluye dentro de los registros los formatos GA-FO-13 Formato vehículos fin de semana y GA-FO-56 Control vehículos diplomáticos fin de semana, GA-FO-58 Prueba de conocimiento GA-FO-59 Prueba de

manejo, GF-FO-57 Encuesta nivel de satisfacción usuario del servicio de transporte, consulta comparendos a

nivel nacional, fotocopia licencia de conducción, Bill of Lading (BL), factura, declaración de importación, canje de notas, certificación del supervisor, certificación de aportes parafiscales, RUT, copia de cedula de ciudadanía del arrendador, informe de reconocimiento de gastos de parqueadero o garaje nocturno, cuenta de cobro, GA-FO-60.

• Se incluye dentro de Sistema de información y otros medios electrónicos “Sistema Oficial de Correspondencia, Sistemas Integrales para la movilidad, Sistema Integrado de Información Sobre Multas y Sanciones por Infracciones de Tránsito y Sistema Integrado de Gestión”.

• Se incluye dentro de las políticas de operación el pago de parqueadero nocturno, el GA-PL-01 Plan Estratégico de Seguridad Vial y las evaluaciones realizadas a los conductores.

• Se incluye dentro del desarrollo del procedimiento la actividad “Autorización y control salida vehículos fin de semana”, donación y comodato y en registros los formatos GA-FO-56, GA-FO-57, GA-FO-58, GA-FO-59 y GA-FO-60.

• Se incluyen puntos de control para las actividades 9.3, 9.4, 9.6 y 9.12.

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

CESAR AUGUSTO MONTAÑO SIERRA Coordinador Grupo Interno de

Trabajo de Transporte 16/07/2018

MÓNICA PAOLA ARÉVALO M. Técnico Administrativo 16/07/2018

REVISÓ METODOLOGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRAN Asesor 17/07/2018

REVISÓ CARGO FECHA

LUIS ARMANDO LOPEZ BENITEZ Director Administrativo y Financiero 22/06/18

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación

y Desarrollo Organizacional 17/07/2018







1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas para cumplir con el servicio de transporte a los funcionarios que tienen derecho según resolución de asignación de vehículos, igualmente cumplir con los requerimientos operativos de las diferentes áreas de la entidad y así mismo velar para que todos los vehículos cumplan con los requisitos legales y de funcionamiento estipulados.

2. ALCANCE

Desde la asignación de vehículos por resolución a las directivas que la administración destine, asignación de conductor y programación del mantenimiento preventivo y correctivo, la prestación del servicio de transporte oficial cuando sea solicitado por parte de los funcionarios para fines labores, así como el pago y control de impuesto y todas las obligaciones de los vehículos. Este documento es de aplicabilidad para todos los procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

3. BASE LEGAL

• Ley 1150 de 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

• Ley 769 de 2002: Por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito Terrestre y se dictan otras disposiciones.

• Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

• Resolución 1465 de 2018: Por la cual se asignan para uso oficial los vehículos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 4217 de 2016.

• Resolución 5468 de 2018: Por la cual se regula el reconocimiento de gastos de parqueadero o garaje a los conductores del Ministerio de Relaciones Exteriores.

• Resolución 9709 de 2017: Por la cual se crean los Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores.

• Resolución 1231 de 2016: Por la cual se adopta el documento Guía para la Evaluación de los Planes Estratégicos de Seguridad Vial.

• Resolución 1565 de 2014: Por la cual se adopta se expide la Guía Metodológica para la elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial.

• Resolución 5140 de 2001: Por la cual se establecen disposiciones para el ejercicio de la supervisión, control y vigilancia de los contratos suscritos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

4. DEFINICIONES







COMODATO: es un contrato por el cual una parte entrega a la otra gratuitamente una especie, mueble o bien raíz, para que haga uso de ella, con cargo a restituir la misma.

DONACIÓN: Es la acción de dar fondos u otros bienes materiales.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Conjunto de operaciones menores realizadas con el fin de evitar servicios de mayor envergadura y costos altos de reparación, el cual se realiza en periodos de acuerdo con políticas atrasadas para tal fin, que generalmente son recomendadas por el fabricante del producto. MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Conjunto de operaciones mayores realizadas para garantizar nuevamente el funcionamiento óptimo de los vehículos, que generalmente ocurren por imprevistos, uso inadecuado, deterioro, falla de la pieza por desgaste, fatiga del material etc., o que no se detectó con el mantenimiento preventivo.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

GC-MA-01 Manual de Contratación. GH-PT-96 Inspecciones de seguridad. GH-PT-16 Nombramiento y posesión de funcionarios. GA-PL-01 Plan Estratégico de Seguridad Vial. GA-FO-61 Ficha técnica encuesta a nivel satisfacción de usuario del servicio de transporte.

6. REGISTROS

• Resolución asignación de vehículos

• Acto administrativo para asignación de vehículo.

• Bill Lading (Guía de carga)

• Hoja de vida con documentos del vehículo.

• Hoja de mantenimiento de vehículos.

• Memorando.

• Oficio.

• Factura.

• Formulario declaración de impuestos.

• Fotocopia licencia de conducción.

• Canje de notas

• Copia de pólizas

• Concepto técnico.

• Consulta comparendos a nivel nacional.

• Cotización.

• Correo electrónico.

• Declaración de importación.

• Estudios previos.

• Informe del siniestro.

• Informe de peritaje.







• Licencia de tránsito.

• SOAT original.

• Certificación del supervisor.

• Certificación de aportes parafiscales.

• GA-FO-13 Formato vehículos fin de semana

• GA-FO-14 Acta de entrega de vehículos

• GA-FO-16 Informe de Consumo de combustibles mes a mes

• GA-FO-17 Formato de Orden de Trabajo

• GA-FO-31 Solicitud de Transporte

• GA-FO-33 Registro Kilometraje de vehículos

• GA-FO-35 Mantenimiento General del parque Automotor

• GA-FO-48 Inspección preoperacional de vehículos.

• GH-PT-129 Inducción en el puesto de trabajo.

• GA-FO-56 Control vehículos diplomáticos fin de semana

• GA-FO-57 Encuesta nivel de satisfacción usuario del servicio de transporte.

• GA-FO-58 Prueba de conocimiento.

• GA-FO-59 Prueba de manejo.

• GA-FO-60 Reconocimiento de gastos de parqueadero o garaje nocturno.

• Cuenta de cobro

• RUT

• Copia de cedula de ciudadanía del arrendador.

• Informe de reconocimiento de gastos de parqueadero o garaje nocturno.

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS

Base de datos en donde se registra los mantenimientos de los vehículos. Cuadro control en donde se registran los servicios prestados de transporte. Sistema Oficial de Correspondencia. Sistemas Integrales para la movilidad. Sistema Integrado de Información Sobre Multas y Sanciones por Infracciones de Tránsito. Sistema Integrado de Gestión. Sistema Aranda.

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN







El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores tiene la obligación de pagar los seguros e impuestos de los vehículos a que llegaré ser responsable anualmente.

Si de acuerdo con el mantenimiento efectuado se presentan fallas que no corresponden al uso normal, el Coordinador del Grupo Interno de Transporte, debe hacer efectiva las garantías estipuladas en los contratos y actualizar la carpeta del vehículo afectado.

El mantenimiento preventivo por kilometraje esta entre 5.000 y 8.000 kilómetros y es de estricto cumplimiento conforme a la hoja de vida respectiva del vehículo.

Es indispensable que la entidad tenga contrato vigente de mantenimiento del parque automotor ya que este se requiere en cualquier momento, cuando se presente alguna falla con el vehículo o en su defecto para mantenimiento preventivo.

El Coordinador del Grupo Interno de Transporte por lo menos 2 veces al año deberá concientizar a los conductores de la importancia de informar oportunamente el estado del vehículo bajo su responsabilidad.

Para el reconocimiento de gastos de parqueadero o garaje a los conductores del Ministerio de Relaciones Exteriores

se tendrá en cuenta la terminación de prestación del servicio en lugares distantes de los parqueaderos del Ministerio, por la seguridad del funcionario y del vehículo a su cargo, es necesario que los automotores pernocten en sitios cercanos a la residencia del conductor. Los pagos se realizarán mes vencido y el conductor deberá presentar al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transporte la cuenta de cobro, anexando fotocopia del RUT actualizado y cedula de ciudadanía del dueño del parqueadero, posteriormente el Coordinador de Transporte presentará el informe al Director Administrativo y Financiero para su aprobación.

Los sitios escogidos por los conductores para dejar en horas de la noche y días no laborales los vehículos asignados, deben contar con unas condiciones mínimas de seguridad, tanto para el vehículo como para sus accesorios, repuestos y demás elementos que hagan parte de él o se encuentren en su interior, para evitar deterioro, perdida, sustracción o hurto de los mismos, estableciéndose como mínimo que cuenten con vigilancia permanente en las instalaciones. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transporte, verificará periódicamente los parqueaderos o garajes en los que se han guardados los vehículos oficiales asignados a los conductores

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, consciente de los altos índices de accidentalidad implementa el Plan Estratégico de Seguridad vial de acuerdo a lo estipulado en la Resolución 1231 de 2016, con el fin de aportar, promover y sensibilizar nuevas normas de comportamiento seguro en la vía para sus funcionarios.

Las solicitudes de Transporte se deben realizar por los funcionarios a través del Sistema Aranda, en el Módulo de Servicios Administrativos, en el caso de autorización y control de salida de vehículos fin de semana, el director, coordinador y jefe de oficina, se deben realizar la solicitud a través del Sistema Aranda, en el Módulo de Servicios Administrativos.

En caso de solicitar servicios a través del Sistema Aranda, en el Módulo y éste NO se pueda realizar por fallas en el sistema, como plan de contingencia, se deber remitir el correo haciendo la solicitud y diligenciando los formatos GA-FO-







31 Solicitud de transporte, GA-FO-13 Formato vehículos fin de semana y GA-FO-56 Control vehículos diplomáticos fin de semana, hasta que restaure el sistema Aranda.

Las encuestas de satisfacción del servicio recibido, será diligenciadas por los funcionarios a través del Sistema Aranda, en el Módulo de Servicios Administrativos una vez se hayan recibidos los servicios, en caso de fallas en el sistema como plan de contingencia se aplicará en el formato GA-FO-57 Encuesta nivel de satisfacción usuario del servicio de transporte. Las evaluaciones realizadas a los conductores al momento de la vinculación a la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Transporte se encuentran relacionadas en los formatos GA-FO-58 Prueba de conocimiento y GA-FO-59 Prueba de manejo y anualmente se aplicará la prueba de conocimiento a todos los conductores. Si el resultado de las pruebas no es satisfactorio, se procederá a suscribir un plan de mejoramiento con acciones que fortalezcan los conocimientos de los conductores que tengan debilidades. Una vez realizadas las pruebas se remitirán a la Dirección de Talento Humano para proceder con la contratación y para que reposen en las hojas de vida de cada conductor.







9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1 CONTROL CONSUMO DE COMBUSTIBLE

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA

RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso

2 Recibir reportes de consumo de

combustible. Coordinador Grupo Interno de

Trabajo de Transporte.

El reporte es mensual y se debe hacer para cada uno de los vehículos.

3 Elaborar el cuadro de consumo de

combustible. Coordinador Grupo Interno de


GA-FO-16 Informe de

consumo de combustible mes a mes.

GA-FO-33 Registro de kilometraje de vehículos.

4 Verificar que el nivel de consumo se

encuentre dentro de los topes autorizados.

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

4.1 ¿Sobrepaso los topes autorizados?

SI

Remítase a la actividad 5.

NO Remítase a la actividad 6.

5

Informar al jefe inmediato respectivo mediante memorando con firma del Coordinador del Grupo Interno de



Memorando

Los jefes justificaran o consignaran el excedente presentado.







9.1 CONTROL CONSUMO DE COMBUSTIBLE


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

6 Finalizar el Proceso

9.2 ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS Y CONDUCTOR


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar del proceso

2

Recibir copia del acto administrativo del nombramiento del

funcionario.


Acto administrativo para asignación de vehículo.

Resolución asignación de

vehículos.

La asignación de vehículo se hará para: Ministro, Viceministros, Secretario Privado, Jefe de Gabinete, Secretario General, Director, Coordinador y Jefes.

3

Revisar el automotor asignado para la dependencia y la

disponibilidad de conductor.


GA-FO-48 Inspección preoperacional de

vehículos.

La asignación de vehículos se hace de conformidad con la resolución de asignación firmada por Secretaria General. La asignación de conductores se hace de conformidad con la autorización de la Dirección Administrativa y Financiera y la Coordinación del Grupo Interno







9.2 ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS Y CONDUCTOR


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

de Trabajo de Transporte.

4

Coordinar y administrar la entrega del vehículo

inventariado y conductor por escrito al respectivo

funcionario.


GA-FO-14 Acta de entrega de vehículos.

5 Poner en marcha el servicio y radicar acta de entrega.


GA-FO-14 Acta de entrega

de vehículos.








9.3 PAGO Y CONTROL DE IMPUESTOS DE LOS VEHICULOS DEL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar del proceso

2 Recibir y diligenciar formularios de

declaración de impuestos. Coordinador Grupo Interno de


Formulario declaración de impuestos. Memorando

Esta solicitud se realiza a la Dirección Administrativa y Financiera.

3 Asegurar que se encuentren incluidos

todos los vehículos en el pago. Coordinador Grupo Interno de


Se revisa y se toma la firma del Secretario General en las declaraciones de pago.

4 Solicitar la disponibilidad presupuestal e informar fechas y valores a cancelar.


Esta solicitud se realiza a la

Dirección Administrativa y

Financiera.

5

Recibir y archivar el formulario declaración de impuestos con sello de pago del banco en la carpeta de cada

vehículo.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo de

Transporte.

Formulario declaración de impuestos.

6 Finalizar el Proceso.







9.4 SOAT DE VEHÍCULOS DEL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso

2 Solicitar renovación de SOAT con

anterioridad a su vencimiento. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

Memorando. Esta solicitud se realiza a la Dirección Administrativa y Financiera.

3 Remitir a la Secretaria General datos de

los vehículos Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

Memorando.

4

Recibir originales de SOAT. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

SOAT original.








9.5 RECONOCIMIENTO DE GASTOS DE PARQUEADERO O GARAJE NOCTURNO.


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso

2 Recibir documentos para el pago de parqueaderos o garajes por parte del

conductor.

Funcionario Asignado Grupo Interno de Trabajo de

Transporte.

Cuenta de cobro. RUT.

Copia de cedula de ciudadanía del arrendador.

3 Verificar que los documentos estén

actualizados.


Transporte.



3.1

¿Los documentos cumplen con los

requisitos?

SI



4 Devolver documentos al conductor. Funcionario Asignado Grupo

Interno de Trabajo de Transporte.

5 Elaborar informe de reconocimiento de

gastos de parqueadero o garaje nocturno.


Informe de reconocimiento de


6

Presentar documentos e informe de reconocimiento de gastos de

parqueadero o garaje nocturno al Director Administrativo y Financiero para

su aprobación.




Informe de reconocimiento de







9.5 RECONOCIMIENTO DE GASTOS DE PARQUEADERO O GARAJE NOCTURNO


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO


7

Remitir al Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar, los documentos e

informe de reconocimiento de gastos de parqueadero o garaje nocturno, para su

respectivo pago.

Funcionario Asignado del Grupo Interno de Trabajo de

Transporte.



Informe de reconocimiento de gastos de parqueadero o

garaje nocturno.

8

Recibir del conductor el formato GA-FO-60 Reconocimiento de gastos de

parqueadero o garaje nocturno con firma del arrendador, en donde consta que

recibió el pago.


GA-FO-60 Reconocimiento de gastos de parqueadero o

garaje nocturno

9 Archivar documentos. Funcionario Asignado del

Grupo Interno de Trabajo de Transporte.



Informe de reconocimiento de gastos de parqueadero o

garaje nocturno. GA-FO-60 Reconocimiento de gastos de parqueadero o

garaje nocturno.

10 Finalizar el proceso.







9.6 MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso

2 Analizar qué tipo de mantenimiento

requiere el vehículo. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

2.1 ¿El mantenimiento es

preventivo?

SI



3

Consultar hoja de vida de mantenimiento del vehículo, con el

fin de verificar último servicio de acuerdo al kilometraje.


4 Elaborar oficio al taller asignado. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

GA -FO-17 Orden de trabajo.

Oficio.

5 Recibir cotización de acuerdo con la

solicitud. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

Cotización.

6

Analizar la novedad del imprevisto, confrontando la hoja de vida del

vehículo y corroborando la falla en el automotor.










TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

7

Enviar el vehículo al taller, bien sea por el mismo conductor, si es

posible, o a través del servicio de grúa.


8 Solicitar por escrito concepto técnico

del daño y su costo cuando sea necesario.


Concepto Técnico.

9

Recibir y revisar frente a los precios del contrato y realizar inspección

visual del diagnóstico en talleres si se requiere.


Cotización.

9.1 ¿El costo está dentro del

margen del contrato?

SI



10 Solicitar aclaración del costo. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

Oficio.









TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

11 Recibir aclaración y confirmar que el

costo este dentro del parámetro establecido.


Oficio.

12 Dar

autorización del servicio. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

La autorización se hace verbalmente.

13 Proceder a retirar el vehículo del taller confrontando los servicios

autorizados.


13.1 ¿El vehículo quedó bien

arreglado?

SI



14 Devolver por garantía al taller,

manifestando por escrito el daño que se reporta.


Oficio.

15

Ingresar a la base de datos y en formato GF-FO-35 los costos

mensuales del vehículo y el arreglo realizado.


GA-FO-35

Mantenimiento general del parque automotor.

16 Finalizar el Proceso.







9.7 PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso.

2 Recibir solicitud de la prestación del servicio. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

Correo electrónico. GA-FO-31 Solicitud de

transporte.

Se especifica: Fecha, hora, lugar de destino y actividad a realizar. Esta solicitud se realiza a través del sistema Aranda, pero si este llegará a presentar fallas se hará por correo electrónico.

3 Verificar disponibilidad de vehículos y de

conductor. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

3.1 ¿Hay disponibilidad de vehículos

y de conductor?

SI

Remítase a la actividad 4

NO Remítase a la actividad 8

4 Informar a la dependencia solicitante el

nombre del conductor que prestará el servicio y la placa del vehículo.


Correo electrónico.

Esta información se registra a través del Sistema Aranda. Se informa a través de correo electrónico si el Sistema Aranda llegara a presentar fallas.







9.7 PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

5 Prestar el servicio según solicitud. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

6 Evaluar el servicio de transporte. Todos los procesos.

GA-FO-57 Encuesta nivel de satisfacción usuario

del servicio de transporte.

La evaluación se realiza a través del Sistema Aranda. Si el sistema llegará a presentar fallas, se aplicará la evaluación en el formato GA-FO-57

7 Registrar cuadro control de servicios

prestados y archivar la respectiva solicitud y la encuesta si da a lugar.


GA-FO-31 Solicitud de transporte.

GA-FO-57 Encuesta nivel de satisfacción usuario

del servicio de transporte.

8 Informar a la dependencia con tiempo de la

no disponibilidad. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

Correo electrónico.

Esta información se registra a través del Sistema Aranda. Se informa a través de correo electrónico si el Sistema Aranda llegara a presentar fallas.








9.8 RECIBO E INGRESO DE VEHÍCULOS POR COMODATO


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso

2 Enviar solicitud de disponibilidad de

vehículos a la entidad oficial, según la necesidad de la entidad.


Oficio

3 Recibir respuesta de la entidad oficial

con descripción del vehículo Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

Oficio.

3.1 ¿El vehículo se encuentra en

buen estado?

SI



4 Elaborar oficio justificando la no

aceptación del vehículo. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

Oficio.

5 Legalizar el comodato Representante Legal del

Fondo Rotatorio.

6 Solicitar a la Dirección del Protocolo, la

asignación de placas y tarjetas de propiedad diplomática.


Memorando







9.8 RECIBO E INGRESO DE VEHÍCULOS POR COMODATO


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

7 Recibir las placas y tarjetas de

propiedad diplomática. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

8 Ingresar a la base de datos y abrir hoja

de vida del vehículo. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

Hoja de vida con documentos

del vehículo.








9.9 RECIBO E INGRESO DE VEHÍCULOS POR DONACIÓN


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso

2 Recibir documentos de donación. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

BL. Factura.

Declaración de importación. Canje de notas.

3 Verificar el estado de los vehículos Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

4 Legalizar los vehículos ante los

Organismos de Transito. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte

5 Solicitar a la Dirección del Protocolo, la

asignación de placas y tarjetas de propiedad diplomática.


Memorando.

6 Recibir las placas y tarjetas de

propiedad diplomática. Representante Legal del

Fondo Rotatorio.

7 Ingresar a la base de datos y abrir hoja

de vida del vehículo. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

Hoja de vida con documentos

del vehículo.







9.9 RECIBO E INGRESO DE VEHÍCULOS POR DONACIÓN


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO


9.10 LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULOS


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso

2

Crear hoja de vida del vehículo y proceder a sistematizar los datos de identificación y caracterización del

vehículo.


Hoja de vida con documentos del vehículo.

3 Verificar documentación de origen del

vehículo. Coordinador Grupo Interno de


4 Realizar la matricula ante el Organismo

de transito competente. Coordinador Grupo Interno de


Se presentan documentos y su respectivo pago.







9.10 LEGALIZACIÓN DE VEHÍCULOS


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

5 Tramitar el traspaso de la matrícula del

vehículo a favor de la entidad. Coordinador Grupo Interno de


El traspaso se tramita con documentos y recibo de pago.

5.1 ¿El vehículo requiere

blindaje?

SI


NO Finalizar el proceso

6 Tramitar las respectivas autorizaciones

de blindaje del vehículo. Coordinador Grupo Interno de

Trabajo de Transporte. Oficio.

7 Proceder al blindaje. Coordinador Grupo Interno de


8 Actualizar datos en hoja de vida. Coordinador Grupo Interno de


Hoja de vida con documentos del vehículo.








9.11 DESARROLLO DE PRUEBAS DE CONDUCCIÓN


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso

2 Elaborar la respectiva prueba de conducción. Coordinador Grupo


GA-FO-58 Prueba de conocimiento

GA-FO-59 Prueba de manejo.

3 Verificar por sistema, legalidad del pase y el

estado de comparendos.

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de

Transporte.

El coordinador hace la verificación a través de la página web del Organismo de Transito.

4 Programar la respectiva prueba. Coordinador Grupo


Se programa la prueba directamente con el conductor.

5 Realizar prueba de conducción. Coordinador Grupo




Estas pruebas se realizarán al ingreso de un conductor nuevo y anualmente para los antiguos.

6 Enviar resultados de la prueba y de la

documentación a la Dirección de Talento Humano.


Transporte.



Consulta comparendos a nivel nacional.

Fotocopia licencia de conducción.

Se entregan documentos a la Dirección de Talento Humano.







9.11 DESARROLLO DE PRUEBAS DE CONDUCCIÓN


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

6.1 ¿Cumple con todos los

requisitos?

SI



7 Asignar vehículo. Coordinador Grupo


Talento Humano notifica la vinculación del nuevo funcionario.

8 Elaborar plan de mejoramiento. Coordinador Grupo


9 Hacer seguimiento a las acciones suscritas

en el plan de mejoramiento.


Transporte.








9.12 SINIESTRO DE VEHÍCULOS


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso

2 Informar al Coordinador del Grupo Interno de

Trabajo de transporte el siniestro ocurrido. Conductor

El conductor llama vía telefónica al Coordinador de Transporte.

3 Llamar al servicio de grúa en caso de ser

necesario. Conductor

4 Llamar a la aseguradora y a tránsito con el

fin de recibir el apoyo respectivo. Conductor

5 Llevar el carro al taller para su evaluación. Conductor Oficio.

Ver actividad de Mantenimiento de vehículos. Llamar a la aseguradora para reportar el siniestro y asignen el taller

6 Elaborar el respectivo informe del siniestro dentro de los tres días hábiles al siniestro

con los respectivos soportes. Conductor Informe del siniestro.

7

Informar por escrito a la Oficina de Control Interno Disciplinario anexando los soportes

respectivos con el fin de determinar la responsabilidad del conductor en el siniestro.


Memorando.

8 Ingresar información a la base de datos. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.







9.12 SINIESTRO DE VEHÍCULOS


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

9 Contactar a la compañía aseguradora con el

fin de hacer seguimiento al siniestro. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.








9.13 REPOSICIÓN PARQUE AUTOMOTOR


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso

2 Autorizar reposición parque automotor. Secretaría General

2.1

¿Se entregan vehículos de la entidad como parte de pago?

SI



3 Elaborar y entregar estudios previos para

la contratación del respectivo peritaje.


Coordinador Grupo Interno

de Trabajo de Servicios Administrativos.

Estudios previos.

Memorando.

4 Elaborar y notificar el contrato con empresa que realizará el peritaje.


Licitaciones y Contratos. Memorando.

Se notifica al Coordinador de Transporte.

5 Programar reunión con empresa que

realizará el respectivo peritaje técnico del estado de los vehículos y su valor base.

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte. Coordinador Grupo Interno


6 Realizar el respectivo peritaje y entregar el

informe al GIT de Transporte. Técnico especializado. Informe de peritaje.

7 Recibir informe y analizarlo con el fin de establecer el presupuesto de reposición.


Informe de peritaje.









TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Servicios

Administrativos.

8 Realizar estudio de conveniencia y

oportunidad para el proceso de reposición de vehículos.




9 Adjudicar el proceso de selección de la

reposición del parque automotor.


Licitaciones y Contratos.

10 Elaborar y notificar el contrato a la

Coordinación de Transporte y de Servicios Administrativos.


Licitaciones y Contratos. Memorando.

11 Recibir vehículos matriculados a nombre

del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.




Licencia de tránsito.

12 Entregar documentos de los vehículos

para ingresar al inventario de la entidad.




Certificación del supervisor. Factura.

Certificación de aportes parafiscales.

Se entregan documentos al GIT de Cuentas por Pagar para su respectivo proceso y allí se entregan al GIT de Almacén para ser incluido dentro del inventario.









TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

13 Entregar vehículos en parte de pago, con

el respectivo traspaso con acta de entrega.




GA-FO-14 Acta de entrega

de vehículos.

14 Asignar vehículos por resolución. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

Resolución asignación de

vehículos.








9.14 AUTORIZACIÓN Y CONTROL SALIDA DE VEHÍCULOS FIN DE SEMANA


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso

2 Recibir solicitud del vehículo en el formato

GA-FO-13


Transporte

GA-FO-13 Formato vehículos fin de semana

Esta solicitud se realiza a través del sistema Aranda, pero si este llegará a presentar fallas se hará con el formato GA-FO-13.

3 Autorizar la salida del vehículo en el

formato GA-FO-13




GA-FO-13 Formato

vehículos fin de semana

Esta autorización se realiza a través del sistema Aranda, pero si este llegará a presentar fallas se hará con el formato GA-FO-13.

4 Entregar al personal de seguridad el

formato GA-FO-13 autorizando la salida del vehículo, si da a lugar.

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Servicios

Administrativos.

GA-FO-13 Formato vehículos fin de semana

Esto aplica solo si el sistema de Aranda presenta fallas.

5

Remitir a la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Transporte los

formatos GA-FO-13 y GA-FO-56, autorizados si da a lugar.


Servicios Administrativos.

GA-FO-13 Formato vehículos fin de semana.

GA-FO-56 Control vehículos diplomáticos fin de semana.


6 Verificar el formato GA-FO-13, contra el

formato GA-FO-56, si da a lugar. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.










9.14 AUTORIZACIÓN Y CONTROL SALIDA DE VEHÍCULOS FIN DE SEMANA


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

6.1 ¿Los formatos coinciden

con las planillas?

SI

Remítase a la actividad 8

NO Remítase a la actividad 7

7 Verificar con el conductor. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.

El conductor debe informar lo sucedido. Esto aplica solo si el sistema de Aranda presenta fallas.

8 Archivar los formatos GA-FO-13 y GF-FO-

56, si da a lugar. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte.




9 Finalizar el proceso.







10. PUNTOS DE CONTROL

ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS Y CONDUCTOR

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD DESCRIPCION DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

9.2 Incumplimiento a la Resolución de Asignación de Vehículos vigente

• Diligenciar y tramitar el formato GA-FO-13 Formato vehículos fin de semana.

• Entregar a la Coordinación de Servicios Administrativos (Seguridad) los formatos para el control de salida de vehículos el fin de semana. Esto aplica solo si el sistema de Aranda presenta fallas.

Baja

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Servicios Administrativos.

GA-FO-13 Formato vehículos fin de semana. GA-FO-56 Control vehículos diplomáticos fin de semana.

PAGO Y CONTROL DE IMPUESTOS DE LOS VEHICULOS DEL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

PUNTOS DE CONTROL


9.3 Incumplimiento en el pago de impuestos de los vehículos.

• Tener presente las fechas para el pago de impuestos.

• Asegurar que se incluyan todos los vehículos en el pago.

Baja Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte

Formulario declaración de impuestos.







SOAT DE VEHÍCULOS DEL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

PUNTOS DE CONTROL


9.4 Incumplimiento en la renovación del SOAT de los vehículos.

• Tener presente las fechas para la renovación del SOAT de todos los vehículos.

• Asegurar que se incluyan todos los vehículos.

Baja

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte. Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Servicios Administrativos.

SOAT original.

MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

PUNTOS DE CONTROL


9.6 Accidentabilidad del parque automotor

• Realizar mantenimiento preventivo y correctivo a los vehículos.

• Capacitar anualmente a los conductores.

Baja

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte. Dirección de Talento Humano.

GA-FO-35 Mantenimiento general del parque automotor. Acta de capacitación.

SINIESTRO DE VEHÍCULOS

PUNTOS DE CONTROL


9.12 Siniestro de vehículos

• Capacitar a los conductores en materia de política de uso de equipos bidireccionales, políticas de regulación de velocidad, políticas del uso del cinturón de seguridad, señales tránsito, descansos periódicos, no consumo de bebidas alcohólicas y alucinógenos, entre

Baja

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Transporte. Dirección de Talento Humano.

Actas de reunión.







PUNTOS DE CONTROL


otros.

11. ANEXOS. No aplica.

CONTROL DE REVISIONES · Actualización de los registros Modificación flujograma de actividades y...

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