Convenio de Asociación, para la planeación y ejecución del ...

Cód. FO-ADQU-128 Formato

FO-ADQU-Análisis del Sector Económico

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Centro Administrativo Municipal – CAM – Calle 44 No. 52 – 165 Línea Única de Atención a la Ciudadanía 44 44 144

www.medellin.gov.co Medellín - Colombia

ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO

Estudio Previo: 29127

Objeto: “Convenio de Asociación, para la planeación y ejecución del plan comercial de las ferias de ciudad que desarrolle la Secretaría de Cultura Ciudadana”

Clasificación UNSPSC

Nivel Código Descripción

Clase 80141600 Actividades de Venta y Promoción de Negocios

Clase 80141900 Exhibiciones y Ferias Comerciales

Clase 94121500 Clubes deportivos

Clase 90131500 Actuaciones en vivo

Clase 90151800 Carnavales y ferias

Clase 90101600 Servicios de banquetes y catering

Clase 93141500 Desarrollo y servicios sociales

Clase 93141700 Cultura

1. Análisis del Mercado 1.1. Aspectos generales del Mercado:

Importancia del sector El turismo de reuniones es un segmento altamente rentable, se le ha considerado como una de las actividades de mayor relevancia dentro del sector, en el sentido que poseen capacidad de generación de ingresos, desarrollo de empresas, inversión pública y privada y de creación de empleo. Los eventos han contribuido a mejorar la imagen de Colombia y de sus diferentes ciudades, pues se han constituido en un medio para fortalecer los vínculos comerciales, políticos y sociales, incentivar la preservación y valoración del patrimonio histórico, cultural y turístico, que desarrolla a su vez una gran cadena productiva de empresas como: transporte aéreo, terrestre y acuático, servicios de guías turísticos, agencias de viajes, hoteles, restaurantes, centros de convenciones, operadores profesionales de eventos, agencias de publicidad, comercialización de productos típicos de la región, servicios artísticos, centros comerciales, entre otros.



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El valor real de la industria de las reuniones1

La industria de las reuniones presenta varios “puntos positivos”, de por sí son un gran negocio y juegan un importante papel de apoyo a otros negocios, favorecen las inversiones, el comercio, las comunicaciones y las tecnologías, llevan formación y desarrollo profesional a las comunidades locales creando puestos de trabajo, es una industria “limpia” que promueve la calidad ambiental, favorece y respalda otros sectores empresariales, representan la “gama alta” en cuanto a gastos de los viajeros, atrae a expertos mundiales, crea y difunde conocimientos en el mundo entero, perfilan las comunidades y contribuyen a la comprensión y la cooperación mundial. Datos históricos y desempeño del sector Colombia ocupó la posición N°29 en el ranking ICCA a nivel mundial con un total de 147 eventos realizados en 2018. Por otro lado, la ciudad de Colombia que más eventos albergó en 2018 fue Bogotá (con 46) lo cual la posicionó como la sexta en Latinoamérica que más realiza congresos luego de Buenos Aires, Lima, Sao Paulo, Santiago de Chile y Panamá. A la capital colombiana le siguen Cartagena -con 35 eventos- y Medellín -con 25-.

Gráfica 1. Evolución Eventos Internacionales en Colombia

1 www.cf.cdn.unwto.org/sites/all/files/pdf/am_8_meetings_esp-red.pdf



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Fuente: Criterios de selección del ICCA: eventos recurrentes, que atiendan al menos a 50 participantes y que hayan

rotado por al menos 3 (tres) países diferentes.

Adicionalmente según datos de Migración Colombia y Procolombia en el 2018 Medellín fue la segunda ciudad con mayor número de turistas de eventos en el país, esto debido a la transformación, innovación y promoción internacional de Medellín, lo que la ha llevado a tener un gran crecimiento, que se ve reflejado en la entrada de extranjeros no residentes que llegan a la ciudad por motivo de turismo de reuniones, ubicando a Medellín por encima de Cartagena que tiene el turismo de sol y playa.

Tabla 1. Destinos principales de los extranjeros no residentes que llegan al país motivo de eventos.

Cuidad 2016 2017 Var 17/16

Part.2017 ene-jun 2017

ene-jun 2018

Var 18/17

Bogotá 322.558 330.718 2,5% 65,2% 163.944 159.273 -2,8%

Medellín 66.442 60.704 -8,6% 12,0% 27.932 28.734 2,9%

Cartagena 37.493 35.681 -4,8% 7,0% 15.781 16.368 3,7%

Cali 24.290 26.222 8,0% 5,2% 12.869 11.170 -13,2%

Barranquilla 13.326 13.968 4,8% 2,8% 6.979 7.853 12,5% Fuente: Migración Colombia. Elaboración ProColombia. Nota aclaratoria: las ciudades reportadas son las declaradas

como destino final por los viajeros al entrar al país.

Cluster Turismo de Negocios Medellín y Antioquia El Cluster facilita el trabajo colaborativo y la sinergia entre la industria del turismo y la creativa con las demás industrias del país, con el propósito de contribuir al desarrollo del territorio y generar acciones que permitan posicionar la región como un destino inteligente, entendiéndose por éste como un territorio innovador, que se fortalece desde aspectos tecnológicos, asegura el desarrollo sostenible, es accesible para todos y facilita la interacción e integración del visitante con el entorno, incrementando la calidad de su experiencia y mejorando las condiciones de vida de quien habita en el lugar. Los elementos claves en los que se centra el enfoque del Cluster se entienden así: Innovación: estimula e incrementa la competitividad del destino turístico a través de la capacidad innovadora, que mejora las experiencias de los viajeros y residentes. Tecnología: impulsa nuevos modelos de consumo y de negocio en función de necesidades reales de los visitantes.



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Sostenibilidad: evita el impacto negativo sobre el medio ambiente y la cultura local, y genera ingresos y empleo para los residentes. Promueve el respeto de los viajeros hacia los habitantes y los lugares que visitan. Accesibilidad: Para contar con un territorio que no se limita por las barreras físicas, sensoriales o de comunicación. Esta iniciativa, antes conocida con el nombre de Cluster Turismo de Negocios, Ferias y Convenciones surgió en el año 2008. Actualmente se alinea con el Plan Estratégico de Turismo 2017 – 2023. Objetivos estratégicos Medellín, busca ser un destino exitoso enfocado en los siguientes ejes: Business, el cual es la vocación de Medellín como destino de negocios, reuniones, convenciones y eventos, Leisure, el cual es la vocación de las regiones con la oferta complementaria de naturaleza. Estos, al ir de la mano generan Bleisure. El Business o MICE, juega un rol relevante en el desarrollo de un destino, es un segmento clave y muy consolidado en la ciudad; es un cliente de alto gasto, que es usuario de los demás productos turísticos de la ciudad, de leisure, como cultura, naturaleza (incentivos), gastronomía, bares, compras, es decir la oferta de ocio. Una de las claves para la captación de eventos es la oferta complementaria, por la orientación hacia el Bleisure (contracción de dos palabras, dos conceptos: Business y Leisure, negocios y ocio) que está tomando el segmento MICE. Medellín es un destino que permite esta oferta complementaria. Hacen parte del Cluster Turismo de Negocios Medellín y Antioquia todas las empresas de entretenimiento e Industrias Creativas, Servicios empresariales, Turismo y restaurantes. 2

Entidades relacionadas con el sector: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo: apoya la actividad empresarial, productora de bienes, servicios y tecnología, así como la gestión turística de las regiones del país para mejorar su competitividad y su sostenibilidad e incentivar la generación de mayor valor agregado.3

2 https://redclustercolombia.com/clusters-en-colombia/iniciativa/61 3 www.mincit.gov.co



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Ministerio de Cultura: entidad rectora del sector cultural colombiano y tiene como objetivo formular, coordinar, ejecutar y vigilar la política del Estado en materia cultural. Es una organización que actúa de buena fe, con integridad ética y observa normas vigentes en beneficio de la comunidad y sus propios funcionarios. El Ministerio de Cultura propenderá por una Colombia creativa y responsable de su memoria, donde todos los ciudadanos sean capaces de interactuar y cooperar con oportunidades de creación, disfrute de las expresiones culturales, en condiciones de equidad y respeto por la diversidad.4

Ministerio de Transporte: Organismo del Gobierno Nacional encargado de formular y adoptar las políticas, planes, programas, proyectos y regulación económica del transporte, el tránsito y la infraestructura, en los modos carretero, marítimo, fluvial, férreo y aéreo del país.5

Procolombia: es la entidad encargada de promover el Turismo, la Inversión Extranjera en Colombia, las Exportaciones no minero energéticas y la imagen del país.6

DAGRD: Departamento Administrativo de Gestión del Riesgo de Desastres - es la dependencia encargada de adelantar planes, programas y proyectos para la identificación de escenarios de riesgos de desastres, análisis, evaluación y seguimiento; intervenciones de mitigación y prevención del riesgo de desastres.7

ACI: Agencia de Cooperación e Inversión de Medellín y el Área Metropolitana - Es actor clave del proceso de internacionalización de Medellín y Antioquia, pues establece y fortalece relaciones internacionales estratégicas que favorecen la consolidación de una imagen nueva y positiva, facilitan el acceso a recursos de cooperación internacional y propician el aumento de los flujos de negocios e inversión para todo el territorio antioqueño. Gremios y Asociaciones relacionadas con el sector: ICCA: International Congress and Convention Association - Asociación Internacional de Congresos y Convenciones, es la comunidad global y centro de conocimientos para la industria de reuniones de asociaciones internacionales.8 MPI: Meeting Professionals International - Fundada en 1972, la organización ofrece educación innovadora y relevante, oportunidades de networking e intercambios comerciales, y actúa como una voz prominente para la promoción y el crecimiento de la industria.9

4 www.mincultura.gov.co

5 www.mintransporte.gov.co 6 www.procolombia.co/ 7 www.medellin.gov.co/irj/portal/medellin?NavigationTarget=navurl://698156a0192ca7655ab2cce3bc9291c7

8 www.iccaworld.org 9 www.mpiweb.org/



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COCAL: Federación de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de América Latina, agrupa Asociaciones Nacionales, Federaciones organizadoras de eventos, Burós de Convenciones, y Afines de América Latina.10

OMT: La Organización Mundial del Turismo (OMT) es el organismo de las Naciones Unidas encargado de la promoción de un turismo responsable, sostenible y accesible para todos.11 CITUR: Sistema Único Integral para el Manejo de Información Cuantitativa y Cualitativa de Turismo de Colombia, que facilita el seguimiento del comportamiento del turismo y genera datos para la formulación, evaluación y seguimiento para la toma de decisiones tanto en el sector público como privado, haciendo uso de las tecnologías de la información.12 FONTUR: articuladores de los actores públicos, privados y las comunidades locales, en torno a la política de turismo para el apalancamiento de la inversión, la definición y ejecución de proyectos de impacto, contribuyendo al desarrollo sostenible de la industria turística y a la paz en Colombia.13

ANATO: es una entidad sin ánimo de lucro y de carácter gremial que representa, defiende y promociona los intereses generales del turismo y de las Agencias de Viajes en Colombia.14

COTELCO: es un gremio federado con amplia trayectoria, reconocimiento y presencia nacional que representa y apoya los intereses del sector hotelero y turístico colombiano fortaleciendo su competitividad y productividad mediante la prestación de servicios que permitan dar respuesta a las necesidades de nuestros afiliados y del turismo en general.15

Medellín Convention & Visitors Bureau: Fundación privada, sin ánimo de lucro, encargada de promocionar a Medellín y Antioquia en el mercado nacional e internacional.16

Cluster Turismo de Negocios, Ferias y Convenciones: busca fortalecer a los empresarios de la industria turística de reuniones y la industria creativa para el desarrollo de nuevos modelos globales de negocio, con el fin de mejorar la competitividad y dinamizar la economía de la región.17

ACBTL: Asociación Colombiana de BTL conformada actualmente por las principales agencias de BTL del país.18

10 www.cocal.org 11 www.2.unwto.org/es

12 www.citur.gov.co/pages/1 © MINCIT - CITUR (02/01/2017)

13 www.fontur.com.co

14 www.anato.org

15 www.cotelco.org/

16 www.medellinconventionbureau.com

17 www.camaramedellin.com.co/site/Cluster-y-Competitividad/Comunidad-Cluster/Cluster-Turismo-de-Negocios.aspx 18 www.acbtl.org/

http://www.citur.gov.co/pages/1



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SITUR: Es el Sistema de Indicadores Turísticos de Medellín y Antioquia, creado en 2007 para generar, sistematizar y difundir información acerca del comportamiento de la actividad turística en la economía del Departamento y la ciudad. Actualmente, está adscrito a la Secretaría de Desarrollo Económico de la Alcaldía de Medellín, y es administrado por FENALCO Antioquia. 19 Plaza Mayor Convenciones y Exposiciones: es una entidad de Economía Mixta del Orden Municipal, que trabaja a favor de la Ciudad – Región. Con un capital público inferior al 90%. Cuenta con una unidad de negocio “Eventos sector Gobierno”, unidad encargada de ejecutar contratos interadministrativos con entidades públicas de orden Nacional, Local, Regional, bajo la modalidad mandato sin representación, a través de ella se realiza la gestión, administración y ejecución de presupuesto para eventos y actividades complementarias a estos.20

Ruta N: Centro de innovación y negocios de Medellín; tiene como propósito contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes de la ciudad a través de la Ciencia, la Tecnología y la innovación. Medellín.travel.com: Es la guía de viajes Oficial de Medellín. Una herramienta de promoción turística de propiedad del Municipio de Medellín, donde se ofrecen de manera fácil e integrada información, recursos y servicios para resolver las necesidades de viaje a la ciudad.21

Opción Hoy: Es la primera y única Agenda Cultural, Turística y Deportiva de Medellín, creada en agosto de 1993. Se trata de una edición mensual donde se presenta toda la programación remitida por cerca de 600 instituciones.22

elace.net: La Escuela Latinoamericana de Capacitación en Eventos - ELACE - es una institución de educación superior constituida por un equipo de jóvenes con una significativa formación académica y experiencia profesional en la industria del turismo de eventos y negocios en América Latina.23

Eventoplus.com: Informa y conecta a los profesionales, empujando el desarrollo del mercado de eventos, reuniones e incentivos en España. Siempre muy cerca de los profesionales, les ofrecemos plataformas y soluciones: el primer portal de eventos en España (eventoplus.com); la revista de referencia (eventos Magazine)24

19 www.situr.gov.co/pages/1 20 www.plazamayor.com.co/ 21 www.medellin.travel/MedellinTravelWeb/home/index 22 www.opcionhoy.com/ 23 www.elace.net/ 24 www.eventoplus.com/

http://www.situr.gov.co/pages/1



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Directorio Sectorial Proveedores Eventos: guía completa y especializada en Antioquia para la organización, operación y montaje de todo tipo de eventos.25

eventoslatinoamericanos.com: Es una publicación especializada en congresos, conferencias, seminarios, ferias, exposiciones, reuniones empresariales, viajes de incentivo y reuniones en general.26

Asoeventos: asociación empresarial colombiana que reúne a operadores y proveedores de eventos. Esta se caracteriza por ser una entidad sin ánimo de lucro y de participación democrática.

Participación en el PIB y relación con el sector:

En el tercer trimestre de 2019, el Producto Interno Bruto en su serie original crece 3,3 % respecto al mismo periodo de 2018. Las actividades económicas que más contribuyen a esta dinámica son:

- Comercio al por mayor y al por menor; reparación de vehículos automotores y motocicletas; transporte y almacenamiento; alojamiento y servicios de comida crece 5,9%.

- Administración pública y defensa; planes de seguridad social de afiliación obligatoria; educación; actividades de atención de la salud humana y servicios sociales crece 4,3%.

- Actividades financieras y de seguros crece 8,2%

Tabla 2. Valor agregado por actividad económica Tasas de crecimiento en volumen 2019 – Tercer trimestre

25 www.directorioproveedoresdeeventos.com/ 26 www.eventoslatinoamericanos.com/



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Fuente: DANE, Cuentas nacionales

La categoría de Eventos, Actividades y Mercadeo se relaciona con la actividad de: Actividades artísticas, de entretenimiento y recreación y otras actividades de servicios; actividades de los hogares individuales en calidad de empleadores; y actividades no diferenciadas de los hogares individuales como productores de bienes y servicios para uso propio; creció 2,9% en su serie original, en el tercer trimestre de 2019, comparado con el mismo periodo del año 2018.

Tabla 3. Actividades artísticas, de entretenimiento y recreación y otras actividades de

servicios - Tasas de crecimiento en volumen 2019 – Tercer trimestre

DANE, Cuentas nacionales



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Empleo que genera el sector: Para el mes de noviembre de 2019, la tasa de desempleo fue 9,3%, la tasa global de participación 63,7% y la tasa de ocupación 57,8%. En el mismo mes del año anterior estas tasas fueron 8,8%, 63,1% y 57,5%, respectivamente. En el período de estudio, el número de personas ocupadas en el total nacional fue 22.639 miles de personas. Las ramas de actividad económica que concentraron el mayor número de ocupados fueron: Comercio, hoteles y restaurantes; Servicios comunales, sociales y personales y Agricultura, ganadería, caza, silvicultura y pesca. Estas tres ramas concentraron el 62,6% de la población ocupada. Gráfico 2. Distribución porcentual, variación porcentual y contribución a la variación

de la población ocupada según rama de actividad - Total nacional Septiembre - noviembre (2019/2018)

Fuente: DANE – GEIH

Cifras Comerciales: Según un informe publicado por PROCOLOMBIA en agosto de 2019, la industria de reuniones representa el 22,8% del turismo en Colombia. Este segmento generó 218.135 empleos y atrajo a 468.994 viajeros participantes internacionales el año 2018 al país.

A US$2.451 millones, que corresponden al 22,8 por ciento de la totalidad de la derrama económica que deja el turismo en Colombia, llega la cifra que deja la industria de reuniones en el país, reveló un estudio de ProColombia y la firma mexicana STA Consultores. Además, tuvo una participación en el Producto Interno Bruto del país de 0,43%.



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La derrama que genera esta industria recae en capas más amplias de la población, ya que se descubrió que más del 60% por ciento del gasto se realiza en rubros no relacionados con el turismo como en montaje, traducción, decoración o alquiler de instalaciones. El informe indica que en 2018 se llevaron a cabo en el país 67.951 eventos, los cuales contaron con 5,2 millones de asistentes (nacionales e internacionales) y generaron casi cuatro millones de noches hoteleras en las diferentes ciudades del país.

El estudio tuvo en cuenta estadísticas de entidades gubernamentales como el Dane o el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, además de entrevistas con actores de la industria de reuniones como turoperadores, hoteles, centros de convenciones, burós, asistentes nacionales e internacionales a los eventos, entre otros.

El tipo de encuentros que más se hace en Colombia son las reuniones corporativas o de negocios, seguida de seminarios; programas de incentivo; congresos de asociaciones; y ferias o exposiciones comerciales. Estos son los tipos de eventos que analizó la firma mexicana, no obstante Colombia tiene oferta para otros nichos como eventos deportivos y culturales, así como bodas destino.

La región que más recibe eventos es Cundinamarca llevándose el 51,7 por ciento, seguido de Antioquia con 16,9 por ciento, y Valle del Cauca con 10 por ciento.

En cuanto a los mercados de los cuales provienen los eventos internacionales figuran como principales México y Estados Unidos, seguidos de Brasil, Ecuador y Panamá, que concentran el 18 por ciento de las reuniones internacionales. Además, las delegaciones asiáticas son las que cada vez más escogen a Colombia para organizar exposiciones. 27

Gráfico 3. Llegada de viajeros a Colombia por motivo de eventos y negocios y motivos profesionales 2012-2018 (ene-jun)

Fuente: Migración Colombia, cifras por residencia.

27 https://procolombia.co/noticias/la-industria-de-reuniones-representa-el-228-del-turismo-en-colombia



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1.2. Perspectiva económica: Presupuesto Nacional 2020:

Las Plenarias del Congreso de la República aprobaron el proyecto de ley de

presupuesto general de la Nación (PGN) para el año 2020, por un valor total de

$271.7 billones, en el que se destaca la partida para el sector de Educación, que

continúa siendo la más alta por $43 billones.

La categoría de eventos, actividades y mercadeo se encuentra principalmente en

los sectores de: comercio, industria y turismo, comunicaciones y cultura, sin

embargo, en los demás sectores es necesario tener una inversión en la realización

de eventos, para cumplir con objetivos comunicacionales y de participación.

Presupuesto Municipio de Medellín: El Concejo de Medellín aprobó el presupuesto que tendrá a disposición la Alcaldía para el año 2020, en total son 5.6 billones de pesos, un 7% más que en la vigencia del 2019, y será ejecutado mediante el plan de desarrollo del alcalde Daniel Quintero Calle. La Secretaría de Hacienda explicó que a esa cifra se le aumentará las transferencias del Grupo EPM al municipio, que espera supere para este año los 1.3 billones de pesos, luego de concretar la venta de activos del conglomerado de empresas públicas, para atender la contingencia de Hidroituango. “Es un presupuesto de 5 billones 652 mil millones de pesos, creciente y en la transferencia de EPM vienen en un ascenso importante, para los cuatro años siguientes, las trasferencias de EPM pasarán de 4.7 a 7.1 billones de pesos”, explicó Orlando Uribe, secretario de hacienda de Medellín. 28

28 https://caracol.com.co/emisora/2019/12/02/medellin/1575285182_952516.html

https://caracol.com.co/emisora/2019/12/02/medellin/1575285182_952516.html



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Estacionalidad en el sector de eventos: La estacionalidad en el sector de eventos está definida por tiempos de demanda alta y baja y al igual que en el turismo es un factor fundamental para la toma de decisiones, ya que puede alterar la calidad de la atención, los precios y exige mayor flexibilidad administrativa.

Gráfico 5. Estacionalidad de reuniones internacionales

Fuente: ICCA ( International Congress &Convetion Association) Statistics Report

“The International Meeting Market 2007

En la gráfica anterior se muestra la estacionalidad de los eventos internacionales según ICCA, en donde se pueden identificar que los meses de junio y septiembre tiene la mayor cantidad de eventos.

Conocer los eventos que se realizarán en las diferentes épocas del año, permite saber la posible disponibilidad que tendrán los diferentes proveedores y con qué eventos se competirá. Para el año 2020, la pandemia del Covid 19, afectó toda la operación logística de evento en todo el mundo, y a la fecha aún no se reactiva este sector de la economía, ya que lo que los gobiernos locales y nacionales lo que pretenden es preservar la vida y la acción más pertinente es evitando concentraciones de personas. Inflación: Teniendo en cuenta que la inflación está determinada por el Índice de Precios al Consumidor

(IPC), y este indicador a su vez, mide la variación de los precios de los productos y servicios,

esto afecta algunos bienes y servicios de la categoría como los alimentos, el transporte

diversión, los servicios en comunicaciones, entre otros gastos.



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En el mes de diciembre de 2019, el IPC registró una variación anual de 3,80% en comparación con diciembre de 2018. En el último año, las divisiones Alimentos y bebidas no alcohólicas (5,80%), Educación (5,75%), Bebidas alcohólicas y tabaco (5,48%) y por último, Restaurantes y hoteles (4,23%) se ubicaron por encima del promedio nacional (3,80%). Entre tanto, las divisiones Recreación y cultura (3,70%), Alojamiento, agua, electricidad, gas y otros combustibles (3,46%), Transporte (3,41%), Bienes y servicios diversos (2,95%), Salud (2,82%), Información y comunicación (2,73%), Muebles, artículos para el hogar y para la conservación ordinaria del hogar (2,54%) y por último, Prendas de vestir y calzado (0,69%) se ubicaron por debajo.

Tabla 4. IPC Variación y contribución anual Según divisiones de gasto Diciembre 2018 - 2019

Fuente: DANE - IPC

Tasa de Interés Desde enero de 2020, las entidades financieras no podrán cobrar intereses de las tarjetas de crédito por arriba de 28,16% efectivo anual, según señaló la Superintendencia Financiera de Colombia al fijar la tasa de usura, que tuvo disminución de 0,21% con respecto a diciembre de 2019.

En la resolución, expedida por la entidad que vigila las entidades financieras, también se establece que para la modalidad de microcrédito el interés máximo que se podrá cobrar es de 54,80% efectivo anual, lo que representa una disminución de 0,04 % respecto al mes anterior



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1.3. Perspectiva internacional:

Acuerdos comerciales: Tasa de Cambio: La variación de precio del dólar no influye sólo entre quienes negocian con divisas, pues en el mediano y largo plazo los efectos de las alzas y bajas se sienten en los bolsillos de los colombianos. En la medida en que el precio del dólar sube, los productos importados se hacen más costosos y esto se traduce en el aumento de la inflación y el bolsillo de los colombianos se reciente. Cuando el dólar cae significativamente se ven afectadas las importaciones y el contrabando de toda clase de productos. Este fenómeno resiente a las empresas nacionales que pierden mercado frente a sus competidoras internacionales, llevando a los empresarios a optar por reducir costos y, por lo general, eso desemboca en despido de empleados. Por estas razones no es sano que el precio del dólar se dispare o se descuelgue sin ningún tipo de control, pues la estabilidad de la economía estaría en riesgo.29 Para la categoría de Eventos, Actividades y Mercadeo la variación del precio del dólar puede afectar los precios de equipos y de algunos productos que deben ser importados para la realización de los eventos. Sin embargo, es atractiva para los extranjeros y por ende para la realización de eventos internacionales. Exportaciones e importaciones: El city marketing o mercadeo de ciudades. Al igual que el mercadeo en las empresas, se trata del posicionamiento de una marca para potenciar la demanda por productos y servicios; los cuales, en el caso de ciudades, hacen referencia a turismo, inversión, eventos, salud y talento, entre otros.

29 http://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-643458

http://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-643458



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Fuente: direccionestrategica.itam.mx/wp-content/uploads/2010/06/Las-Ciudades-Marca.doc

Virgilio Barco, ex director de la agencia de promoción de inversiones Invest in Bogotá, explicó que las regiones y ciudades del mundo compiten para atraer dichos productos y servicios, y que existen estrategias específicas para cada uno de los grupos objetivos a los que se quiere llegar. Sin embargo, añade que hay que hacer una labor de posicionamiento general que apoye a todos los segmentos y para eso están las estrategias detrás del city marketing".30 Promoción Internacional En el 2018 se captaron a través del Bureau una cifra record de 100 eventos (63 internacionales y 37 nacionales) que se estima dejarán un impacto económico de USD 48 millones Atracción de eventos para la ciudad

En el 2018 se captó para Medellín, a través de El Bureau, una cifra record de 100 eventos (63 internacionales y 37 nacionales), que se estima dejarán un impacto económico de USD 48 millones, además de la visibilidad positiva del destino alrededor del mundo, el conocimiento que puede capitalizar la ciudad y el impacto social.

30 www.dinero.com/edicion-impresa/mercadeo/articulo/mercadeo-ciudades/97292



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Algunos de los eventos captados el año anterior y que ayudan a consolidar a Medellín como sede de grandes eventos internacionales, son:

Asamblea General de la OEA (2019). Conferencia Internacional UNESCO de Ciudades del Aprendizaje (2019). Congreso Mundial del Aguacate (2019). Campeonato Máster de Natación (2020). Fiexpo Latinoamérica (2021).

Promoción de la ciudad

En el 2018, El Bureau asistió a 14 ferias internacionales, 11 enfocadas en turismo de reuniones y 3 en vacacional. Allí se realizaron más de 400 citas comerciales que significaron oportunidades de captación de potenciales eventos, negocios y alianzas con agencias de viajes, mayoristas, asociaciones, operadores de eventos, casas de incentivos, quienes son los encargados de ofrecer nuestra región al viajero final y a los organizadores de eventos.

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En 2019 se realizaron eventos representativos para la ciudad como:

• 49 Asamblea General de la OEA

• Congreso Mundial del Aguacate

• Cumbre de Economía Naranja

• IV CONFERENCIA UNESCO DE CIUDADES DEL APRENDIZAJE Importancia de Medellín como ciudad de eventos, en el contexto mundial. Medellín es la ciudad del continente americano que más crece en eventos según el ranking internacional de la industria de los eventos ICCA superando incluso a Lima y Ciudad de Panamá. De acuerdo con el Ranking ICCA (Asociación Internacional de Congresos y Convenciones), en los últimos nueve años, Medellín ha crecido un 320% en el escalafón de América, en cuanto a la cantidad de eventos reportados al organismo internacional. Visitantes a la Ciudad de Medellín en 2019

31 https://en.travel2latam.com/nota/53741-bureau-de-medellin-reporta-resultados-de-sus-acciones-de-promocion-en-137-paises

https://en.travel2latam.com/nota/53741-bureau-de-medellin-reporta-resultados-de-sus-acciones-de-promocion-en-137-paises



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1.4. Perspectiva técnica:

Aspectos técnicos:

Las ESAL y los bureau son entidades reconocidas a nivel nacional para la gestión de

la industria de reuniones y eventos. En el 2019 se estima fueron captados para Colombia más de un billón 400 mil millones de pesos de derrama económica, a través de los eventos que atrajeron el año pasado. Hoy, como consecuencia del COVID-19, estas instituciones se vienen reinventando para proyectar nuevas estrategias que permitan continuar aportando al desarrollo del país, si se tiene en cuenta que el sector turismo representa para Colombia un 3.8% del PIB nacional, dato que refiere la gran importancia de fortalecer la industria. De la mano del Viceministerio de Turismo y de ProColombia, estas instituciones muestran lo mejor de nuestro país al mundo, buscando generar cada vez más desarrollo económico para Colombia y mejorando la imagen en el marco internacional. Sin embargo, el llamado que hacen al Gobierno Nacional busca obtener un apoyo financiero, especialmente en esta época en la que se deben redoblar los esfuerzos de promoción de los destinos del país, para reactivar el turismo una vez pase la contingencia. Evento: - Proviene del latín "EVENTUS", que significa acontecimiento, suceso, eventualidad. Si bien se trata de un suceso, el cual es eventual, tendrá la concepción de único e irrepetible - Suceso de importancia que se encuentra programado. Dicho acontecimiento puede ser social, artístico o deportivo.



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Según la definición de la OMT, Reed Travel Exhibitions, ICCA y MPI, “reunión” es un término general que se refiere al encuentro de un número de personas en un lugar con el objetivo de organizar o llevar a cabo una actividad concreta. El término “reunión” y su descripción recién señalada se aplicaban a un encuentro de 10 o más participantes por un mínimo de cuatro horas en un espacio contratado. Estas reuniones constan de convenciones, conferencias, congresos, ferias comerciales y exposiciones, incentivos, reuniones empresariales y de negocios y otras reuniones que cumplen los criterios mencionados. Clasificación de los eventos: los eventos se clasifican de acuerdo a su tamaño, el alcance que tienen y el tipo de evento: Tamaño: Bajo: 0 a 500 personas Medio: 500 a 1.000 personas Alto: 1.000 personas en adelante Alcance: local, regional, nacional, internacional. Tipo: los eventos se pueden dividir en diferentes tipos: Sociales: cumpleaños, matrimonios, aniversarios, reencuentros, despedidas, fiestas benéficas.

Corporativos: ferias, cumbres, showrooms, lanzamientos, ruedas de prensa, capacitaciones, juntas de socios. Académicos: congresos, simposios, seminarios, foros, paneles, exposiciones, capacitaciones, mesas redondas, coloquios, asambleas. Deportivos: juegos olímpicos, mundiales, premiaciones, torneos, competencias, campeonatos, panamericano, empresariales, clases abiertas. Religiosos: Bautizo, comunión, confirmación, matrimonio, Navidad, Pascuas, retiros espirituales, convivencias. Culturales: festivales, actos culturales, conmemoraciones, espectáculos artísticos, muestras de arte, inauguraciones, fiestas de colectividades, exposiciones. Políticos: Lanzamientos de campaña, debates, cierres de campaña, firmas de acuerdo, actos conmemorativos, recepciones diplomáticas, entrega de premios, homenajes y reconocimientos, cenas de gala.



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La adecuada planeación de un evento es fundamental para garantizar el cumplimiento de los objetivos, para esto es recomendable definir la estructura del evento, identificar el alcance (impacto que quiero darle al evento), trabajar por comités, determinar los roles y la persona que va a liderar, establecer canales de comunicación, segmentar los públicos, evitar imprevistos.

Gráfico 6. Planeación eventos

Fuente: creación propia

El Protocolo: Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticas y oficiales.

El Decreto 770 del 12 de marzo de 1982, establece para Colombia el reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la República, el cual debe aplicarse para los demás actos de diferentes niveles que deban cumplir con las normas protocolarías. Las precedencias establecen el orden de prelación entre los asistentes a un acto, según criterios como: edad, antigüedad, jerarquía, orden alfabético, permitiendo dar prioridad en el tratamiento, paso y en la ubicación.



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Aspectos tecnológicos e innovación: Innovación Cuando hablamos de la organización de eventos, la innovación es un claro factor de creación de valor y es un elemento de éxito por no decir que es “el factor de éxito”.32 Podemos ver ejemplos de innovación puestos en práctica por empresas como:

• BBVA que incluye la sostenibilidad en una política de RSC, con acciones como un evento en el que el servicio de azafatas estuvo a cargo de personas con disminución psíquica.

• Repsol, por su parte, tratan de minimizar los PLV (publicidad en el lugar de venta), no haciendo ningún cartel, ni siquiera las identificaciones de los asistentes. Reutilizan las lonas, y plantan un árbol por cada persona que acude al evento.

• En Telefónica, comentó José María Palomares, apuestan por el mundo de las redes sociales. Utilizan yammer como red social corporativa y para las externas pidió a las agencias que no solo propongan la utilización de las redes sociales como un elemento de apoyo a la difusión del evento, sino como un elemento fundamental integrado en la acción de marketing.33

Tecnología en los eventos34 Hoy la tecnología está presente en la planeación, el diseño y el desarrollo de los eventos y se ha vuelto imprescindible para obtener el impacto y los resultados esperados. Utilizar herramientas tecnológicas como los drones para la toma de fotografías aéreas, hacer eventos que mezclen lo presencial con lo virtual, para hacer streaming y proyecciones con escaladores, registro digital y remoto, entre otros. Los drones impactan los eventos empresariales El abanico de recursos tecnológicos para eventos es tan grande que, desde hace dos años, al menos en el país, se comenzaron a emplear los drones, con los que se hacen transmisiones y grabaciones.

32 www.compe.es/Articulos/Compe1_46-60.pdf 33 www.eventoplus.com/noticias/las-claves-del-evento--creatividad-e-innovacion/ 34 www.portafolio.co/tendencias/revolucion-tecnologica-transformo-eventos-corporativo-45598



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Una de las pioneras es la firma Sky Zoom, cuyo gerente, Eduardo Camacho Castillo, afirma que la tecnología ha avanzado mucho y hoy se pone al servicio de todas las áreas; una de ellas, por supuesto, la planeación y desarrollo de eventos corporativos. “En nuestro caso, con los drones lo que hacemos es mostrar un ángulo diferente de lo que el cliente quiera promocionar o desarrollar, por ejemplo, convenciones, foros y encuentros, pasando incluso por bodas, partidos y reuniones”, explica Camacho. “Con el uso de la tecnología se eleva la calidad de las reuniones, haciendo vivir a los asistentes una experiencia envolvente y de cercanía con la marca. Eso sí –advierte García Herrera– todas esas reuniones, foros y congresos, si no hacen parte de la estrategia o el plan de comunicación corporativo, no tienen sentido; la idea es articularlos”.

Herramientas tecnológicas para eventos:35 Video mapping: consiste en proyectar imágenes en superficies reales e inanimadas, como edificios, para producir sensaciones de tercera dimensión o movimiento. Streaming: son transmisiones de video y audio que se hacen a través de Internet y que posibilitan seguir en tiempo real eventos como conferencias, foros, entre otros. Holografías: imágenes virtuales que, combinadas con personas u objetos reales, permiten impactar los sentidos de los asistentes. Sirven, por ejemplo, para dar la bienvenida. Suelo interactivo: proyecciones de imágenes, especialmente de la empresa, en el piso donde se desarrolla el evento, para llamar la atención de los invitados. Pantalla de niebla: espacios donde se pueden proyectar imágenes que parecen que están en el aire y que a su vez se pueden atravesar, creando mensajes y anuncio que interesan al visitante. Aplicaciones para móviles: especialmente diseñadas para ser la mejor guía y agenda en las reuniones corporativas. Con ellas se recuerdan los horarios, se accede a material audiovisual y se promueve la participación. 10 ejemplos de por qué la tecnología es tan importante para la organización de eventos: 1. Con las redes sociales se puede lograr una mayor difusión y, como consecuencia, una mayor participación en el evento. La decisión sobre el formato del evento, su programa, etc. ya no recaerá exclusivamente en el organizador, sino que cada vez resultará más importante la participación activa de los asistentes en el proceso de planificación. 2. Gracias a la tecnología la web del evento puede ser visualizada desde cualquier dispositivo en cualquier momento. Ahora es posible conectarte desde el metro, la calle o cualquier ubicación a Internet y acceder en directo a la sala de reuniones en la que se está

35 www.miceinthecloud.com/blog/La-importancia-de-la-tecnologia-en-la-organizacion-de-eventos.php?cn=276

http://www.miceinthecloud.com/blog/La-importancia-de-la-tecnologia-en-la-organizacion-de-eventos.php?cn=276



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produciendo el evento. Incluso, ya son muchos los eventos que disponen de su propia App en la que vuelcan toda la información y a través de la cuál permiten una mayor interacción con el cliente en el que se puede crear hasta un usuario propio. 3. En los últimos años estamos observando un incremento de los e-meetings y de los webinars. Es verdad que la mejora de las conexiones, las videoconferencias y el videostreaming permiten crear eventos virtuales, que comportan una importante reducción de los gastos (desplazamientos, alojamiento, alquiler de espacios, etc.) y a la vez una mayor perdurabilidad en el tiempo. 4. A la hora de acreditar la entrada a eventos, la tecnología agiliza enormemente el proceso. Ya no es necesaria la entrada en papel, lo que permite reducir grandes costes y simplificar los procesos evitando largas colas en la entrada. Ahora con un código en el mismo móvil y un lector es suficiente. 5. La tecnología también se ha convertido en la herramienta básica para facilitar además los procesos de inscripción y pago de las entradas del evento. Con las nuevas plataformas de pago y sistemas de transferencia bancaria evita la circulación de dinero en el momento del evento y también ofrece mayor agilidad en la entrada. 6. Gracias a Internet y las redes sociales se consigue conocer la opinión de los asistentes, una información necesaria para conocer aspectos a mejorar o potenciar en el evento. Ya hemos hablado de la interacción con el público en el momento de la planificación, pero también es importante esta interacción en el transcurso del evento. Gracias a las redes sociales y a otros mecanismos que permiten conocer la opinión del público que asistirá a un evento, se podrán modular formatos que se adaptarán mejor a sus expectativas para poder mejorar. 7. El material utilizado en el evento (presentaciones, documentos, vídeos, etc.) es mucho más interactivo, atractivo y por lo tanto es recibido con mayor expectación. Existen nuevos formatos que ofrecer la documentación, ya no es necesario cargar a los asistentes con numerosos papeles, podemos entregar un cd con toda la información o simplemente puede ser publicado online para la libre disposición de los asistentes o interesados. 8. Con las tecnologías móviles, aplicaciones y redes sociales la tendencia es a realizar acciones cada vez más lúdicas. Los eventos tienen como objetivo acabar con la pasividad del público y conseguir su participación a través del juego. Las presentaciones de más de media hora en PowerPoint pueden provocar que la audiencia acabe perdiendo interés. Es por ello que empiezan a incorporarse talleres prácticos, concursos, actividades do it yourself y juegos de rol, para aumentar la atención y la motivación de los asistentes. 9. Por medio de la web se consigue un fácil acceso a toda la información relacionada con el evento: programa, ponentes, etc. 10. Por último, la tecnología es útil en la planificación del evento, durante el desarrollo, pero sobre todo para poder analizar el éxito del evento. A través de la tecnología se pueden extraer datos y opiniones que nos permitan obtener una evaluación más exhaustiva sobre nuestro evento.



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ICCA ofrece un directorio de tecnología para eventos 36 ICCA, la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones por sus siglas en inglés, presentó un nuevo directorio de proveedores de tecnología para eventos y reuniones, tales como aplicaciones móviles, software o equipamiento para reuniones virtuales, disponible en su web. El directorio ICCA Meeting Technology Tool permite a los organizadores de eventos corporativos buscar según el tipo de solución tecnológica que necesitan o por región, y les ofrece consejos para ayudarles a seleccionar el proveedor más adecuado para ellos. Además de esta nueva herramienta, el portal iccaworld.org proporciona a los profesionales diferentes recursos, información práctica y contactos que pueden utilizar a la hora de organizar sus eventos Guía para la realización de eventos sostenibles Acompañar el desarrollo de la ciudad de tal manera que este sea sostenible, es un compromiso de la Alcaldía de Medellín, por tanto, siendo conscientes del crecimiento que viene presentando la realización de eventos se crea la guía que busca brindar elementos fundamentales al personal delegado para llevarlos a cabo con estrategias de mitigación, reparación y compensación ambiental. Se formula por tanto el documento “Buenas Prácticas Ambientales (BPA): “Guía para la realización de eventos sostenibles”, por medio del cual se dan a conocer algunas acciones sencillas y útiles que se deben adoptar en los eventos, con el fin de reducir y minimizar el impacto ambiental negativo. Según el Programa de Naciones Unidas para el Medio Ambiente, PNUMA, “Un evento sostenible es aquel que ha sido diseñado, organizado y llevado a cabo de tal modo que minimice los potenciales impactos negativos sobre el medio ambiente y deje al mismo tiempo un legado positivo para los organizadores y para todos aquellos agentes involucrados”, esto se logra con algunos cambios simples en la manera de actuar de los organizadores y de los asistentes a los eventos.

36 http://puntomice.com/icca-lanza-un-directorio-de-tecnologia-para-eventos/



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1.5. Perspectiva legal: Normas y leyes del sector Ley 1493 del 26 de diciembre de 2011 (Ministerio de Cultura) "Por la cual se toman medidas para formalizar el sector del espectáculo público de las artes escénicas, se otorgan competencias de inspección, vigilancia y control sobre las sociedades de gestión colectiva y se dictan otras disposiciones". Ley 1558 de 10 de julio de 2012 "Por la cual se modifica la Ley 300 de 1996-Ley general de turismo, la Ley 1101 de 2006 y

se dictan otras disposiciones".Tiene por objeto el fomento, el desarrollo, la promoción, la competitividad del sector y la regulación de la actividad turística, a través de los mecanismos necesarios para la creación, conservación, protección y aprovechamiento de los recursos y atractivos turísticos nacionales, resguardando el desarrollo sostenible y sustentable y la optimización de la calidad, estableciendo los mecanismos de participación y concertación de los sectores público y privado en la actividad.

Decreto 770 de 1982, modificado por el Decreto 1759 de 9 de julio 1997 (Ministerio de Relaciones Exteriores) “Por el cual se expide el reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la República” Decreto 1824 de 2001 (Ministerio de Desarrollo Económico) “Por el cual se dictan unas disposiciones relacionadas con la actividad de los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones”. Decreto 2395 1999 compilado por el Decreto 1074 de 2015 (Ministerio de Desarrollo Económico) “Por el cual se reglamenta la Ley 300 de 1996 en lo relacionado con la inscripción en el Registro Nacional de Turismo de los establecimientos gastronómicos, bares y negocios similares de interés turístico”. Decreto 3888 de 2007 (Ministro del Interior y de Justicia) Por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Público y se conforma la Comisión Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 78 de 2013 (Alcaldía de Medellín) “Por medio del cual se adoptan las bases de la política Pública Medellín Ciudad de Turismo Corporativo: Grandes Eventos y Eventos de Conocimiento” Decreto número 1199 de 2011 (Alcaldía de Medellín)



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Por medio del cual se reglamenta la realización de espectáculos y demás actividades que impliquen la concentración de personas con fines lúdicos, recreativos, deportivos, académicos o de manifestarse públicamente. Conpes 3640 01 de febrero de 2010 Lineamientos de política para el desarrollo del turismo de convenciones y congresos. Normas Técnicas Sectoriales:

• NTS_OPC 001 Operación de congresos, Ferias y Convenciones.

• Requisitos de Servicio

• NTS_AV009 calidad en la prestación del servicio de transporte turístico terrestre automotor requisitos normativos

• NTS - Establecimientos Gastronómico

• NTS - Alojamiento y Hospedaje*

• NTS - Turismo Sostenible *

• NTS - Guías de Turismo *

• NTS - Agencias de Viajes *37

Además, El artículo 96 de la Ley 489 de 1998 estipula que "las entidades estatales, cualquiera sea su naturaleza y orden administrativo podrán, con la observancia de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución, asociarse con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación o la creación de personas jurídicas, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquéllas la ley. Los convenios de asociación a que se refiere el artículo 96 de la ley 489 de 1998 se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 355 de la Constitución Política, en ellos se determinará con precisión su objeto, término, obligaciones de las partes, aportes, coordinación y todos aquellos aspectos que se consideren pertinentes". A su vez, el artículo 355 de la Constitución Política de Colombia expresa que "El Gobierno, en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal, podrá, con recursos de los respectivos presupuestos, celebrar contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y los Planes Seccionales de Desarrollo".

37 www.mincit.gov.co/publicaciones.php?id=16197



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De igual manera, el Decreto 092 de 2017 reglamentó la contratación con entidades sin ánimo de lucro, a la que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política, particularmente en su artículo 5° señaló que los convenios de asociación que celebren entidades privadas sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad y entidades estatales para el desarrollo conjunto de actividades relacionadas con los cometidos y funciones que a estas les asigna la ley, a los que hace referencia el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, no estarán sujetos a competencia cuando la entidad sin ánimo de lucro comprometa recursos en dinero para la ejecución de esas actividades en una proporción no inferior al 30% del valor total del convenio. Los recursos que compromete la entidad sin ánimo de lucro pueden ser propios o de cooperación internacional. Así mismo, establece el artículo reseñado, que, si hay más de una entidad privada sin ánimo de lucro que ofrezca su compromiso de recursos para el desarrollo conjunto de actividades relacionadas con los cometidos y funciones asignadas por ley a una entidad estatal, en una proporción no inferior al 30% del valor total del convenio, la entidad estatal debe seleccionar de forma objetiva a tal entidad y justificar los criterios para tal selección. De igual manera se estabece que en los eventos en que exista más de una entidad privada sin ánimo de lucro dispuesta a ofrecer recursos en dinero que correspondan por lo menos al 30% del valor del proyecto de cooperación, la entidad estatal debe diseñar herramientas que permitan una comparación objetiva de las entidades sin ánimo de lucro para seleccionar objetivamente a aquella que tenga las mejores condiciones para alcanzar el resultado esperado con el proyecto de cooperación. En consecuencia, si bien la entidad estatal no está obligada a hacer un proceso competitivo, debe garantizar que hace una selección objetiva en términos de la obtención de los objetivos del plan de desarrollo, razón por la cual, en el presente caso se publicará una invitación pública para que las entidades sin ánimo de lucro manifiesten su interés de ASOCIARSE con el Municipio de Medellín para la ejecución, promoción, difusión, comercialización, planificación y desarrollo de las ferias de la ciudad.



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2. Análisis de la demanda Para el inicio del estudio de la demanda se parte como base del Plan anual de Adquisiciones (PAA) ejecutado en el año 2019, el cual está clasificado bajo categorías de gasto establecidas por el Municipio de Medellín. Posteriormente se realiza una revisión de cada una de las necesidades que corresponden a la categoría de Eventos, Actividades y Mercadeo, identificando y clasificando cuales son las más representativas. En la categoría de Eventos, Actividades y Mercadeo se realizan eventos propios (culturales, sociales, educativos, deportivos) y apoyos para la realización de eventos de terceros para cumplir con objetivos como:

• Comunicar campañas e iniciativas de la administración

• Promover cultura, deporte, lectura, salud, entre otros

• Generar espacios de interacción con la ciudadanía

• Impulsar sectores económicos, y apoyar a los pequeños empresarios, campesinos y artesanos

• Promocionar la ciudad de Medellín a nivel nacional e internacional

De la totalidad de la inversión, se realiza un análisis para determinar cuál es el porcentaje de participación de cada una de las Secretarías del Municipio de Medellín en la categoría, lo que muestra que, aunque es una categoría transversal, el 80% del gasto está concentrado en las secretarías de Cultura Ciudadana, Seguridad, Desarrollo Económico, Participación Ciudadana, Infraestructura Física, Educación y Comunicaciones.

Gráfico 7. Inversión por Secretaría 2019

Fuente: Reporte, R27C – SAP

Árbol de la Categoría Eventos Actividades y Mercadeo:

Se clasificaron bienes y servicios similares y con base en esta información se construyó el árbol de gasto, con el cual se identificó que la categoría de Eventos, Actividades y Mercadeo se puede dividir en tres subcategorías: Necesidades Logísticas, Necesidades Conceptuales y Necesidades técnicas.



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Gráfica 8. Composición del gasto de la categoría

Fuente: Descomposición del gasto a partir de la muestra de 13 contratos.

Tipificación del gasto de la Categoría Eventos Actividades y Mercadeo: A través de los contratos de eventos que realiza la Alcaldía de Medellín se han adquirido otro tipo de bienes y servicios como campañas publicitarias y de comunicación interna. En la siguiente gráfica se realiza una tipificación del gasto de la categoría, mostrando relación de cada tipo con respecto al número de eventos y su valor.



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Gráfica 9. Tipificación del gasto de la categoría

Fuente: Cubo de gastos de la categoría

Tipos de eventos y público objetivo: La muestra analizada evidencia la variedad de tipos de eventos que realiza la Alcaldía según los objetivos de las secretarías lo que evidencia que:

- El 50% del gasto en eventos se dedica a eventos con aforos entre 1,000 a 5,000 personas. Ejemplos de estos eventos son mercados como mercados campesinos y programas como días del sol para adultos mayores

- El 30% de los eventos que corresponden al 4% del gasto, son eventos pequeños como capacitaciones, reuniones de trabajo y socializaciones con aforos de menos de 100 personas

- El 13% de los eventos requiere de una conceptualización o proceso creativo importante como las ferias, festivales y socializaciones y lanzamientos de campañas



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Gráfica 10. Gasto por tipo de evento y público objetivo (000 MM COP, 2016)

Fuente: Análisis desarrollado sobre el 22% del gasto sobre el que se tiene información de las características por

evento obtenidas a partir de entrevistas a las Secretarías

¿El Municipio de Medellín ha contratado recientemente los bienes o servicios requeridos? Sí, la Secretaría de Cultura Ciudadana del Municipio de Medellín- ha celebrado durante

varios años diferentes contratos y convenios con objetos similares objetos contractuales al

que se desarrolla en el presente estudio previo.

¿Cuál fue el valor del contrato y la estructura del contrato?

Año Contrato Modalidad Objeto Contrato Contratista Valor

2016 4600064751 Régimen Especial

Convenio de Asociación, para la promoción, difusión, comercialización, planificación y desarrollo de las Ferias de Ciudad 2016.

Fundacion Medellín Convention &

$ 1.400.360.000



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Convenio de Asociación, para a la ejecución, promoción, difusión, comercialización, planificación y desarrollo de las Ferias de Ciudad comercialización, planificación y desarrollo de las Ferias de ciudad

Fundacion Medellín Convention &

$ 1.170.000.000


Convenio de Asociación, para la ejecución, promoción, difusión, comercialización, planificación y desarrollo de las Ferias de ciudad

Fundacion Greater Medellín

$ 1.500.000.000


Convenio de Asociación, para la ejecución, promoción, difusión, comercialización, planificación y desarrollo de las Ferias de ciudad

Fundacion Greater Medellín

$ 1.500.000.000



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Histórico de compras o adquisiciones de otras Entidades Estatales y otros consumidores del bien o servicio

• El mercado de operadores de eventos es fragmentado y altamente competido

• De los 1.473 proveedores el 75% concentran el 80% del gasto

• La principal modalidad de contratación es la mínima cuantía seguida de la contratación directa.

• Sólo un 5% se contrata a través de convocatoria pública

3. Análisis de la oferta Las ESAL y los Bureau son entidades sin ánimo de lucro, que tienen como misión, promocionar la Ciudad – Región como destino turístico, mediante las alianzas públicas y privadas, para que cada vez más visitantes y locales elijan nuestro destino como un lugar para vivir experiencias memorables. Y así, contribuir al desarrollo sostenible y al cumplimiento de los planes de desarrollo de Medellín y Antioquia.



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Entre las entidades que podrían desarrollar este tipo de convenio y ejecución del mismo, se encuentra: Caja de compensación familiar de Antioquia - Comfama, Caja de compensación familiar Comfenalco Antioquia y Greater Medellín Convetion & Visitorss Bureau.

Gráfica 12. Utilidad operativa – Mercado nacional

Fuente: SIREM 2018

Requisitos habilitantes para seleccionar el proveedor:

Decreto 092 de 2017 reglamentó la contratación con entidades sin ánimo de lucro, a la que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política, particularmente en su artículo 5° señaló que los convenios de asociación que celebren entidades privadas sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad y entidades estatales para el desarrollo conjunto de actividades relacionadas con los cometidos y funciones que a estas les asigna la ley, a los que hace referencia el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, no estarán sujetos a competencia cuando la entidad sin ánimo de lucro comprometa recursos en dinero para la ejecución de esas actividades en una proporción no inferior al 30% del valor total del convenio. Los recursos que compromete la entidad sin ánimo de lucro pueden ser propios o de cooperación internacional. De acuerdo con el Decreto 1082 de 2015 “articulo 2.2.1.1.1.5.3. Requisitos habilitantes contenidos en el RUP, numeral 3 Capacidad financiera y numeral 4 Capacidad organizacional”, a los lineamientos y parámetros establecidos en la Guía Elaboración de Estudios del Sector especialmente en el anexo 1 el cual habla sobre las variables estadísticas que se deben tener en cuenta para analizar una muestra de empresas y el Manual para Establecer Requisitos Habilitantes de Colombia Compra, se realiza el estudio con el fin de establecer los indicadores financieros y de organización para la categoría Eventos actividades y mercadeo.



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Experiencia: La experiencia es importante porque nos permite verificar el conocimiento previo del proponente en la ejecución de su participación previa en actividades iguales o similares a las previstas en el objeto del contrato. Adicionalmente nos permite reducir los riesgos de seleccionar un proponente no apto para la ejecución del contrato y garantizar su idoneidad. La experiencia requerida en un Proceso de Contratación debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato y su valor, y afín al tipo de actividades previstas en el objeto del contrato a celebrar. La promoción de la competencia es uno de los objetivos del sistema de compras y contratación pública, por lo cual es muy importante tener en cuenta que los requisitos habilitantes no son ni pueden ser una forma de restringir la participación en los Procesos de Contratación. Es importante tener en cuenta que la experiencia no se agota con el paso del tiempo y por el contrario los proponentes adquieren mayor experiencia en la medida en que continúen con sus actividades. Para la solicitud de la experiencia de los proponentes de la categoría de Eventos, actividades y Mercadeo, debemos tener en cuenta diferentes aspectos que son relevantes para selección de los proveedores más adecuados, ya que el éxito de un evento depende en gran parte de la calidad de sus servicios.

Códigos UNSPSC: La experiencia para la categoría de Eventos, Actividades y Mercadeo por el proponente deberá estar registrada en el RUP, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel y su valor expresado en SMMLV en alguno de los siguientes códigos:

Nivel Código Descripción

Clase 80141600 Actividades de Venta y Promoción de Negocios

Clase 80141900 Exhibiciones y Ferias Comerciales

Clase 94121500 Clubes deportivos

Clase 90131500 Actuaciones en vivo

Clase 90151800 Carnavales y ferias

Clase 90101600 Servicios de banquetes y catering

Clase 93141500 Desarrollo y servicios sociales

Clase 93141700 Cultura



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Con el fin de identificar la experiencia del sector, se realizó un análisis de los datos reportados en los RUP de 34 empresas, para conocer quienes cumplen con las condiciones en valor expresado en SMMLV y en los códigos mencionados anteriormente en al menos un contrato.

Con la información anterior, se identificó el número de contratos y valor acumulado en SMMLV, de diferentes empresas del sector. Las cuales cuentan con experiencia relacionada con alguno de los códigos solicitados en los procesos para la operación logística.

Dinámica del sector Cuál es la dinámica de producción y entrega de los bienes y servicios? El proceso de producción, distribución y entrega es el desembolso de los recursos aportados por el Municipio de Medellín, debe corresponder a las necesidades de cubrimiento de las actividades específicas para las cuales se destinó el recurso, conforme a la proyección y al cronograma que conjuntamente se elabore con el supervisor, así: · Un primer desembolso equivalente al 20% del aporte del Municipio, posterior a la aprobación por parte del supervisor de la propuesta comercial de la Feria de las Flores y cronograma de ejecución de las actividadesd de comercialización y promoción de la misma. · Un segundo desembolso equivalente al 50% del aporte del Municipio, posterior a la presentación de un informe parcial que dé cuenta de las actividades desarrolladas, en cuanto a las contrataciones efectuadas para el desarrollo de las actividades en el marco de la Feria de las flores, así como la entrega de un informe parcial financiero, que evidencie las gestiones comerciales adelantadas, relacionadas no solo con la referida feria, sino con las acciones comerciales realizadas para la gestión de recursos de los festivales Altazov, Tango y fiesta de navidad. · Un tercer desembolso equivalente al 25% del aporte del Municipio, posterior a la presentación de un informe parcial de actividades que evidencia los avances del convenio en cumplimiento del cronograma que para el efecto se definió en la propuesta. · Un Cuarto y último desembolso equivalente al 5% del aporte del Municipio, posterior a la presentación del informe final de actividades que evidencie el cumplimiento total del objeto del convenio.

Estudio previo:

Objeto:

INDICADORIndice de

Liquidez

Indice de

EndeudamientoRazón de Cobertura

Rentabilidad

del Patrimonio

Rentabilidad

del Activo

PROMEDIO: 3,50 0,28 #¡DIV/0! -0,05 -0,03

MEDIA PODADA (SIE): 3,50 0,28 #¡NUM! -0,05 -0,03

DESV ESTAND: #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

OFERTA DEL SECTOR: NA NA NA NA NA

HISTÓRICO MEDELLÍN 1,30 0,70 2,80 0,04 0,04

MINIMOS: 3,50 0,28 0,00 -0,05 -0,03

MAXIMOS: 3,50 0,28 0,00 -0,05 -0,03

1,00 0,60 1,00 0,00 0,00

1,30 0,70 2,80 0,04 0,04

INDICADORES DEFINITIVOS: 1,00 0,60

Para este proceso se definieron los indicadores de capacidad Financiera y Organizacional, utilizando:

POSIBLES INDICADORES:

Convenio de Asociación, para la planeación y ejecución del plan

comercial de las ferias de ciudad que desarrolle la Secretaría de Cultura

Ciudadana.

29127

ANÁLISIS DE REQUISITOS DE CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL

Alcadía de Medellín

De acuerdo al Decreto 1082 de 2015 Articulo 2.2.1.1.1.5.3. Requisitos habilitantes contenidos en el RUP (numeral 3

Capacidad Financiera y numeral 4 Capacidad Organizacional), a los lineamientos y parámetros establecidos en la Guía para

la Elaboración de Estudios del Sector, especialmente en el anexo 1 el cual habla sobre las variables estadísticas que se

deben tener en cuenta para analizar una muestra de empresas y el Manual para Establecer Requisitos Habilitantes de

Colombia Compra, se realiza el siguiente análisis con el fin de establecer los indicadores financieros y de organización para

el estudio previo 29127; Convenio de Asociación, para la planeación y ejecución del plan comercial de las ferias de ciudad

que desarrolle la Secretaría de Cultura Ciudadana. .

A partir de los datos publicados en el Sistema de Información Empresarial (SIE) por la Superintendencia de Sociedades de

Colombia, se desarrolla el análisis estadístico sobre los datos positivos (toda vez que se excluyen las empresas que

presentan utilidad negativa) de la muestra conformada por 1 empresas, clasificadas según las actividades mercantiles

descritas en el código CIIU O8413 - Regulación de las actividades de organismos que prestan Servicios de Salud,

educativos, culturales y otros servicios sociales, excepto servicios de seguridad social. del sector real mercantil

(administración pública y defensa).

El análisis que se realiza con este aplicativo consiste en hallar los indicadores financieros de cada una de las empresas de la

muestra, para determinar una media aritmética o promedio, mediana o medida de tendencia central, desviación estándar y los

valores máximos y mínimos de los datos de interés con base en los lineamientos del anexo 1 de la Guía para la Elaboración

de Estudios del Sector de Colombia Compra Eficiente, con el fin de establecer los indicadores financieros solicitados en este

proceso, garantizando así la pluralidad de oferentes del sector, teniendo en cuenta las variaciones económicas y las

fluctuación establecidas por el mercado.

Cód. FO-ADQU-128

Formato FO-ADQU-Análisis del Sector Económico

Versión. 2

Comité de Estructuración y Evaluación Contractual,

Luis Fernando Marín Jaramillo Martha Gladys Garces Bolivar Técnico Jurídico

John Jairo cortés Echeverri

Logístico

Convenio de Asociación, para la planeación y ejecución del ...

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