Cooperación de la Comunidad Europea con América Latina Guía

Cooperación de la Comunidad Europea con América Latina

Guía para la preparación de

Planes Operativos Anuales

POAs

Célula de apoyo DRICélula de apoyo DRIAmérica CentralAmérica Central

Diciembre de 1999

Resumen e Índice Tipo de un POA

Conceptos Generales

Circuito de

Comunicación

Elementos para la Preparación

Contenido del

POA

Anexos e Índice Temático

Célula de Apoyo DRI Guía para la preparación de un POA i

sta guía ha sido elaborada por la Célula de Apoyo DRI de América Central, en coordinación con la Unidad SCR/B3 y la Delegación en San José de Costa Rica, de la Comisión Europea.

La guía está dirigida a los encargados de la gestión de los Proyectos de la línea “Cooperación Financiera y Técnica”, financiados por la Comunidad Europea en América Latina, quienes tienen la responsabilidad de la preparación y ejecución de los Planes Operativos Anuales (POAs). El documento está conformado por seis capítulos inter-dependientes, los cuales, a efecto de mantener la coherencia y facilidad de comprensión, han sido complementados con modelos de formatos para ser utilizados por los Proyectos, en el momento de preparar el Plan Operativo Anual.

PPrreesseennttaacciióónn


Conceptos Generales

Circuito de

Comunicación


Contenido del

POA


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Guía para la preparación de un POA Célula de Apoyo DRI


Conceptos Generales

Circuito de

Comunicación


Contenido del

POA


Célula de Apoyo DRI Guía para la preparación de un POA iii

ÍÍnnddiiccee Abreviaturas .................................................................................................................................v

Parte A - Resumen e Indice Tipo de un POA....................................................................... 1 Resumen de la Guía.....................................................................................................................3 Indice Tipo - Formato Básico.....................................................................................................15

Parte B - Conceptos Generales ..............................................................................................17 1. ¿Cuáles son los conceptos generales?...................................................................................19

Parte C - Circuito de Comunicación....................................................................................21 2. ¿Quién elabora el POA? ......................................................................................................23 3. ¿Cuándo un Proyecto debe presentar el POA? ......................................................................23 4. ¿Cuál es el período cubierto por el POA?.............................................................................25 5. ¿Quién aprueba el POA?.....................................................................................................26 6. ¿Cuál es el circuito de comunicación para la aprobación del POA?.......................................28

Parte D - Elementos para la Preparación de un POA......................................................29 7. ¿Cuáles deben ser los aspectos básicos por considerar, antes de la preparación de un POA? ..31 i) El propósito o la utilidad del documento ...........................................................................31 ii) Las características de los lectores del plan.......................................................................31 iii) Las características de los autores del plan.......................................................................31 a) Facilidad de elaboración .................................................................................................32 b) Facilidad de lectura y uso................................................................................................32 c) Facilidad de comparación con otros documentos...............................................................32 d) Flexibilidad, según el tipo de lector ..................................................................................33 e) Soporte visual..................................................................................................................33 f) Independencia documental................................................................................................33 8. ¿Cuáles son los aspectos formales previos por considerar, en la preparación del POA? ..........33 Coherencia .........................................................................................................................33 Estado de avance y principales orientaciones........................................................................34 Metodología........................................................................................................................34 Tiempo de entrega...............................................................................................................34 Circuito de revisión/aprobación, al cual el documento ha sido previamente sometido..............34 Grado de incorporación de eventuales recomendaciones anteriores.......................................34 9. ¿Cuál es el enfoque del POA en años particulares?...............................................................35 El POA del primer año ........................................................................................................35 El POA del último año (cierre).............................................................................................35 10. ¿Cuál es el procedimiento para realizar modificaciones al POA en curso de ejecución?..........36 El POA en curso de ejecución ..............................................................................................36


Conceptos Generales

Circuito de

Comunicación


Contenido del

POA


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Parte E - Contenido del POA.................................................................................................37 I. Resumen ................................................................................................................................39 II. Antecedentes.........................................................................................................................40 III. Contexto..............................................................................................................................40 IV. Intervención.........................................................................................................................43 Objetivos ............................................................................................................................44 Resultados ..........................................................................................................................44 Actividades .........................................................................................................................45 V. Hipótesis y riesgos ................................................................................................................49 VI. Ejecución del Programa .......................................................................................................49 Medios................................................................................................................................49 Organización y modalidades de ejecución.............................................................................55 Calendario de ejecución ......................................................................................................59 Coste y plan de financiación (presupuesto) ...........................................................................61 Condiciones Especiales .......................................................................................................66 VII. Avance hacia la viabilidad/sostenibilidad.............................................................................67 Política(s) de apoyo.............................................................................................................67 Tecnología apropiada..........................................................................................................67 Medio ambiente...................................................................................................................67 Aspectos socioculturales y de género....................................................................................68 Capacidad institucional y de gestión (pública y privada) .......................................................69 Análisis de sostenibilidad.....................................................................................................71 VIII. Seguimiento y evaluación...................................................................................................72 IX. Anexos del POA...................................................................................................................75

Parte F - Anexos de la Guía....................................................................................................77 Anexo 1 Cuadros Financieros Tipo............................................................................................79 Anexo 2 Ficha de Acción...........................................................................................................85 Anexo 3 Lista de Verificación....................................................................................................91 Anexo 4 Glosario......................................................................................................................99

Índice Temático.......................................................................................................................111


Conceptos Generales

Circuito de

Comunicación


Contenido del

POA


Célula de Apoyo DRI Guía para la preparación de un POA v

AAbbrreevviiaattuurraass EEmmpplleeaaddaass

AT Asistencia Técnica

CC Comité Consultivo

CE Comunidad Europea

CF Convenio de Financiación

DTA Disposiciones Técnicas y Administrativas

h/m Hombre / Mes

IOV Indicadores Objetivamente Verificables

ML Marco Lógico

PS&E Planificación Seguimiento y Evaluación

POA Plan Operativo Anual

POG Plan Operativo Global

POP Plan Operativo Provisional

SyE Seguimiento y Evaluación

SSFF Sistema de Seguimiento Físico Financiero

TdR Términos de Referencia

UG Unidad de Gestión


Conceptos Generales

Circuito de

Comunicación


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Comunicación


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Célula de Apoyo DRI Guía para la preparación de un POA 1

Parte A Resumen e Índice Tipo de un POA

(Formato Básico)


Conceptos Generales

Circuito de

Comunicación


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Conceptos Generales

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Comunicación


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RReessuummeenn ddee llaa GGuuííaa

þþ Introducción

La presente Guía es un instrumento orientado a facilitar los vínculos entre los responsables de la gestión de los Programas/Proyectos1 (Unidad de Gestión-UG) y los Servicios encargados del seguimiento (Entes de Tutela). La Guía se ha integrado en seis partes (capítulos), incluyendo el presente resumen. Para facilidad de los responsables de la preparación de los Planes Operativos Anuales – POAs, junto al texto principal de la Guía, se incorporan (en un marco sombreado) los elementos o pautas más sobresalientes que deben ser consideradas en la preparación del documento. En este capítulo Resumen, los gestores de los Proyectos encontrarán las principales orientaciones para la preparación de un POA y al final del mismo se incluye el Indice Tipo de un POA (formato básico). Las unidades de gestión de los Proyectos elaborarán los POAs y los demás documentos de ejecución del Proyecto que están relacionados con los POAs (POP, POG e Informes). Adicionalmente al formato básico, en el anexo 3 (pág.91) de esta Guía, se ha incluido una Lista de Verificación, la cual tiene como fin facilitar a los preparadores del plan anual, el verificar que la información presentada en el documento contenga los aspectos más relevantes del año en cuestión. Esta información será valorada por los responsables del seguimiento (Entes de Tutela) en el momento de revisar el documento, para su aprobación.

þþ Principales orientaciones para la preparación de un POA

01. Conceptos generales Entre los Conceptos Generales que deben ser manejados por el Proyecto, incluyendo las definiciones de los principales instrumentos que se utilizan en los Proyectos de Cooperación al Desarrollo, ejecutados según un esquema abierto y bajo la modalidad de autonomía técnico-financiera, tenemos:

Ø Marco Lógico: Instrumento de la gestión del ciclo de Proyectos, el cual facilita el análisis y estructuración de la información para la planificación, ejecución y evaluación de un Proyecto.

Convenio de Financiación: Documento de soporte jurídico e institucional que da vida al Programa.

Función de la Guía Contenido de la Guía Indice Tipo (formato básico) Lista de Verificación Interna Marco Lógico

Convenio de Financiación

1 Indistintamente dentro del texto de la presente Guía, en el sentido más amplio, se utilizarán y aparecerán los términos

Programa y/o Proyecto.


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Ø Plan Operativo Provisional (POP): Documento simplificado, entre 5 y 10 páginas, el cual permite el arranque del Proyecto, justifica la primera transferencia de fondos, la realización de los estudios de base, la formulación del Marco Lógico de la intervención y la puesta en marcha de la intervención.

Ø Plan Operativo Global (POG): Documento que operativiza la

lógica de intervención, detalla las estrategias globales, programa y presupuesta las actividades que permitirán alcanzar los resultados, a lo largo de todo el ciclo de la intervención. En otras palabras, puede interpretarse que el POG es una sumatoria de planes anuales y que evoluciona conforme a la actualización de la planificación de cada POA.

Ø Plan Operativo Anual (POA): Documento, no mayor de 50

páginas, el cual planifica en detalle las actividades (incluyendo subactividades) y los medios (recursos financieros y no financieros disponibles para la intervención), para operativizar la intervención del Proyecto en un determinado período (regularmente un año) y dar cumplimiento a resultados intermedios.

Plan Operativo Provisional Plan Operativo Global Plan Operativo Anual

02. Circuito de comunicación y aprobación de un POA La responsabilidad de la preparación y presentación del POA a los Entes de Tutela recae en la Unidad de Gestión-UG del Proyecto. El POA2 debe presentarse a la Delegación local de la Comisión Europea y a la(s) Contraparte(s) correspondiente(s), por lo menos tres meses antes del comienzo de su ejecución, y poder disponer así del flujo de recursos necesarios para la ejecución normal de las operaciones. Los Servicios de la Comisión y las Contrapartes deberán formular sus observaciones al POA en un máximo de 30 días (con el propósito de mantener el flujo ideal de preparación => presentación => aprobación). La UG debe incorporar las observaciones y recomendaciones recibidas de los Entes de Tutela, y actualizar el documento de acuerdo a las mismas, para lograr la aprobación. Esto también permitirá una mayor comprensión sobre la intervención del Proyecto y una mejor comunicación entre los responsables de la gestión y los Entes de Tutela. Desde el inicio de la intervención, la UG deberá concertar los mecanismos de coordinación y ejecución del Proyecto, con todas las fuentes de financiamiento del mismo. Consecuentemente, deberán también estar coordinados los procedimientos de aprobación de los POAs.

Responsabilidad en la preparación del POA Presentación del POA a los Entes de Tutela

Tiempo óptimo para la formulación de observaciones Incorporación de observaciones y recomendaciones Concertación de los mecanismos de coordinación y ejecución del Proyecto

2 La presentación del POA a la Delegación deberá realizarse en tres copias, y de existir eventuales Células de Apoyo,

también se enviará una copia para esta oficina.


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Comunicación


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La aprobación del POA corresponde con exclusividad a los Entes de Tutela. El POA debe ser un documento único, que planifica las actividades subvencionadas por todas las fuentes de financiamiento. Lo ideal es que la Contraparte nacional/regional apruebe el POA, antes de su envío a los Servicios de la Comisión. Sin embargo, a fin de ganar tiempo, se admite que la UG presente el plan, al mismo tiempo en ambas instancias.

Aprobación del POA El POA, documento único

03. Período cubierto por el POA y continuidad de la planificación

El POA, por lo general, cubre el período de un año calendario y es bastante práctico hacerlo coincidir con el año calendario (solar) y/o el año fiscal presupuestario de la Contraparte nacional/regional. Sin embargo, esto dependerá del tiempo de duración del Proyecto y de la fecha de inicio/arranque de las intervenciones. Debe velarse por la continuidad de la planificación de las acciones, de tal forma que el nuevo POA preparado, se enlace con el POA del período anterior, en coherencia con el POG, e indicándose las acciones pendientes por realizar o en fase de ejecución (transición). Esto último, las acciones por realizar, presuponen la existencia de saldos de recursos no ejecutados en cuentas del Proyecto, los cuales deberán ser restados del monto total del POA, en el momento de solicitar el desembolso de los recursos financieros para el nuevo período. Al principio de la preparación del POA, deberá realizarse una síntesis del estado de avance físico y financiero del Proyecto hasta la fecha, situación sobre la cual se articulará el nuevo plan anual. Se indicará el nivel de logro de los resultados respecto a lo planificado, nivel de ejecución financiera, fondos disponibles, problemas que dificultan la ejecución, verificación de las hipótesis, etcétera.

Período cubierto por el POA Continuidad de la planificación (coherencia) y reporte de saldos de recursos Síntesis del avance físico y financiero del Proyecto

04. Aspectos formales a considerar durante la preparación y presentación del POA

Al inicio del documento, los responsables de la gestión del Proyecto deberán indicar la metodología seguida por ellos en la preparación del POA. Cada vez con más frecuencia se observa en los Proyectos la adopción de un enfoque participativo en la planificación; esto incluye la realización de talleres de planificación periódica, en los cuales participa todo el personal técnico de la UG y, en los casos más articulados, los mismos beneficiarios. Es muy deseable que así sea. En el POA deberá indicarse cómo han sido incorporadas, en la planificación y ejecución del Proyecto, las observaciones y recomendaciones emanadas previamente del Comité Consultivo, de los informes de auditoría, del seguimiento de los Entes de Tutela, de las evaluaciones (mid-term reviews) y otras misiones de seguimiento.

Metodología utilizada en la preparación del POA

Incorporación en el POA de observaciones y recomendaciones


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Debe indicarse claramente, en el momento de enviar el POA, el circuito de revisión =>validación =>aprobación al que ha sido previamente sometido el documento: Comité Consultivo y/o Entes de Tutela del Proyecto, sea éste financiado solamente por la CE y Contraparte Nacional, y/o por múltiples fuentes de financiamiento.

05. Aspectos básicos del documento El POA preparado por la UG, al igual que cualquier otro documento que se elabore, debe ser sintético, esquemático, completo y correcto. No es oportuno repetir en el POA generalidades ya contenidas en anteriores documentos (POG y POAs anteriores), a menos que sean necesarias para la comprensión del contenido específico del plan. Para despertar el interés de los Entes de Tutela sobre aspectos puntuales que requieren de su atención y acción, debe incluirse en el resumen del POA una sección específica de Puntos sensibles o Lista de puntos de atención. En el POA deberá indicarse cuáles serán los resultados intermedios por alcanzar, al finalizar la intervención del año correspondiente. Es de hacer notar que la contribución parcial de cada POA en los resultados globales, tal y como están establecidos en el Marco Lógico, permitirá coadyuvar al logro del objetivo específico de la intervención.

06. Enfoque del POA en años particulares y en curso de ejecución

En el POA del primer año debe tomarse en cuenta que las previsiones contenidas en el documento sean suficientemente realistas, considerando las dificultades de arranque que normalmente sufren los Proyectos. Asimismo, es ideal que el POG y el POA del primer año estén aprobados por ambas Tutelas, como máximo al final del segundo trimestre. Es de hacer notar que el primer POA debe cubrir los 6 meses –normalmente- iniciales, correspondientes a las acciones emprendidas en el POP (con esto se prevé evitar la realización de addenda al CF y/o contratos de AT europea). Las acciones previstas en el POA del último año deben enfocarse a implementar la estrategia de cierre, la cual ha de mantener la coherencia con el CF y el POG. Para ello, la UG debe presentar a las Tutelas una propuesta de transferencia y cierre, a más tardar entre 9 y 6 meses antes de la finalización formal. Durante la ejecución de un plan, en el curso de un año particular, pueden producirse condiciones inesperadas que obligan a realizar ajustes al POA. Cuando esto ocurre, deberá prepararse un addendum al POA (documento adicional que indicará los motivos para solicitar los cambios, la naturaleza de los mismos y las repercusiones de carácter técnico-financiero) y someterlo a consideración de los Entes de Tutela.

Circuito de revisión => validación =>aprobación

El POA debe ser sintético, esquemático, completo y correcto

Lista de puntos de atención

Resultados intermedios

El POA del primer año

El POA del último año Modificaciones al POA en curso de ejecución


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07. Contenido básico de un POA El contenido básico de un plan anual debe ser desarrollado por los responsables de la gestión del Proyecto, sobre la base del índice tipo (formato básico) de un POA. Al final del capítulo se presenta el índice tipo que deberá ser utilizado por el Proyecto y del cual, a continuación, se realiza una síntesis.

I. Resumen En el Resumen del POA se realizará una descripción sucinta del Proyecto, informando sobre las acciones más relevantes de las gestiones físico-financieras (hasta la última fecha), e incorporando información sintética acerca de la nueva programación. Entre los principales aspectos por incorporar en el Resumen del POA se encuentran las hipótesis, los hitos claves y las responsabilidades asignadas durante la gestión; incluyendo el aporte realizado a los resultados por el plan del período anterior y la contribución prevista del nuevo POA al logro de los resultados intermedios y globales del Proyecto. Asimismo, se incluirá un cuadro sinóptico de las necesidades presupuestarias por fuente financiera para el nuevo período y el monto real que necesitan sea transferido por los Servicios de la Comisión al Proyecto; y de ser necesario, se incluirá una Lista de puntos de atención y/o condiciones previas, que necesitan acciones por parte de los Entes de Tutela.

II. Antecedentes En cuanto a los antecedentes (datos), se presentará la información más importante relativa al Proyecto, particularmente aquella que permita fácilmente hacer referencia sobre la intervención (Organismo de Contraparte nacional/regional, monto del financiamiento, duración del Proyecto, estrategia de intervención, sector/subsector (es) en los que interviene, etcétera), sus condiciones particulares de financiación y sus principales experiencias y orientaciones (lecciones, avances y políticas) a la fecha.

III. Contexto Se presentará, en el documento, una descripción sintética del entorno en el cual se desarrollarán las actividades del Proyecto, señalando eventuales factores novedosos o anómalos, si los hubiera, que pueden afectar a las condiciones de implementación y continuidad del mismo.

IV. Intervención En la preparación del POA, es importante tener claro que los objetivos, general y específico, y los resultados no cambian respecto al POG, a menos que se produzcan modificaciones profundas en el contexto, las cuales puedan perjudicar la viabilidad del Proyecto.

Contenido básico Resumen del POA Antecedentes Contexto Intervención


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En el nuevo plan anual, deberá precisarse el estado de avance del Proyecto y si el ritmo de ejecución del mismo permitirá el logro de los resultados intermedios, establecidos en el período correspondiente al POA. Al mismo tiempo, la UG deberá analizar si eventuales aceleraciones del ritmo de intervención para el logro de los resultados, inducidas por la voluntad de recuperar eventuales atrasos, están adecuadamente justificadas y son realistas. En caso contrario, deberá mantenerse el ritmo alcanzado hasta la fecha, y señalar las implicaciones, de cara al tiempo que queda para completar la intervención (repercusiones en el POG). Adicionalmente, se pondrá cuidado en que se mantenga la lógica de intervención en el POA a elaborar, y se presente con exactitud el encadenamiento de las actividades y el logro de resultados (intermedios y/o finales) entre el plan que está concluyendo y el nuevo plan (incluyendo comentarios sobre lo previsto en el POG, en cuanto a las posibilidades de cumplir con las previsiones respectivas). La UG mantendrá el cuidado para que el POA, al igual que el POG, no se utilice para proponer o introducir modificaciones a las prescripciones del Convenio. En el caso de que el POA hiciere propuestas no contempladas en las disposiciones técnicas y administrativas (DTA) del CF o de lo previsto en el POG, éstas deben ser claras y explícitamente expuestas en la Lista de puntos de atención, y señalar con exactitud las repercusiones en el POG. Estas propuestas deben ser tratadas con las autoridades de Tutela, antes de la preparación del POA y en un tramite separado de éste, a fin de evitar atrasos en la aprobación del plan anual. Se proporcionará información sobre los resultados intermedios que se pretenden alcanzar en el POA, y una síntesis respecto a lo previsto en el POG. También, en este caso, se suministrarán datos numéricos referentes a los indicadores objetivamente verificables (IOV). Se señalarán eventuales factores responsables de un logro insuficiente de los resultados, p.e. hipótesis y/o condiciones previas no comprobadas al nivel de actividades. En el caso en que el Proyecto disponga de un sistema de seguimiento y evaluación (SyE) que produce información sobre el impacto de las acciones del mismo, se reportará una información sintética al respecto, enviando a un anexo los datos detallados. En el POA del año bajo programación, se presentará el detalle de cada una de las actividades que realizará el Proyecto, su justificación, su vinculación con los resultados intermedios, y un cuadro sinóptico respecto al avance de las actividades del anterior plan. En el caso de que el Proyecto utilice un sistema automatizado, como por ejemplo el Sistema de Seguimiento Físico Financiero (SSFF), el cual es una importante herramienta de trabajo para los Proyectos de cooperación de la línea presupuestaria financiera y técnica, deberá incorporar en la presentación de la programación, del año en cuestión, la matriz rubro/actividad respectiva (aplicada en el POG y en anteriores POAs).

Estado de avance y ritmo de ejecución Lógica de intervención Resultados intermedios Actividades Matriz rubro/actividad


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De manera adicional al SSFF y para facilitar la estructuración de cada acción que realizará el Proyecto en el año bajo programación, se incorpora la Ficha de Acción3, la cual es una herramienta práctica y adecuada para el seguimiento y la elaboración de Sub-Marcos Lógicos para cada acción (utilizando el concepto de Marco Lógico en cascada4). Las actividades de información, difusión y visibilidad consideradas en el plan anual, deben ser concertadas con la Delegación previamente a la realización de las mismas (por ende, durante la fase de planificación).

V. Hipótesis y riesgos En el plan anual se presentarán las hipótesis (supuestos de cumplimiento) a los diferentes niveles, resultados, actividades, sub-actividades, específicos del año en cuestión. Se presentará información respecto a la capacidad del Programa para resolver problemas que aparezcan a partir de las hipótesis que no se cumplan, o frente a contingencias –riesgos- no controlables dentro de la programación regular.

VI. Ejecución del Programa Es oportuno velar por la pertinencia y temporalidad en la utilización prevista de los medios destinados para el POA bajo programación, en función de las actividades previstas y de los resultados intermedios por alcanzar, de tal manera que el plan sea realista y coherente con la planificación global y con los saldos disponibles. Es importante que el POA presente una distinción entre los rubros técnicos y los rubros de apoyo, separación que permita a las Contrapartes identificar las contribuciones directas para la población beneficiaria. En el plan anual se presentará el tipo, cantidad y calidad de los equipos por adquirir. Se indicarán los saldos presupuestarios para tal fin, los procedimientos de compra y la fuente de financiamiento. Al mismo tiempo, se harán las previsiones presupuestarias para el funcionamiento y mantenimiento de los equipos que apoyarán a las intervenciones durante el período en planificación. En la preparación del POA, debe velarse por mantener un equilibrio entre los gastos de funcionamiento y personal, con relación a los resultados esperados durante el año y con la planificación global. Particularmente, debe ponerse atención en que esté considerado y a disposición de las actividades del Proyecto, el personal idóneo de acuerdo a los perfiles profesionales definidos previamente; es

Ficha de Acción, Sub-Marcos Lógicos Actividades de visibilidad Hipótesis Riesgos Medios Equipos Gastos de funcionamiento

3 La acción debe interpretarse a la luz de un concepto amplio, donde pueda incluirse o estar incluid@ un componente,

un subcomponente, una actividad o una subactividad a realizar por el Programa, en un período determinado. 4 Permite la elaboración de Sub-Marcos Lógicos a partir del Marco Lógico original. Es muy útil, dado que describe los

elementos del Programa a niveles más detallados y facilita la planificación, seguimiento y evaluación de las intervenciones; p.e. proyectos, subproyectos, componentes o acciones individuales.


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importante mantener una gestión interna adecuada, que permita estabilidad en la permanencia del personal en el Proyecto y el evitar altos niveles de rotación y de conflictos internos, los cuales puedan perjudicar el logro de la intervención. Deberán preverse, dentro de la planificación anual, las misiones de apoyo que serán necesarias, o al menos se hará la indicación de la posibilidad de contar con AT de corta duración en áreas temáticas propuestas, en función de las prioridades del Proyecto. La justificación para hacer uso del presupuesto de las misiones de apoyo dependerá de la capacidad profesional de que dispone la UG y de la presencia de profesionales que puedan ser conseguidos localmente. En el nuevo POA se presentará una adecuada planificación de las obras por realizar, en el ejercicio bajo programación. Para ello, en el documento se informará sobre los detalles de los tipos de obras, cantidad, ubicación y la modalidad de ejecución propuesta (procedimientos de licitación y contratación). Se justificará la modalidad de ejecución mostrando que es la más adecuada y que garantiza la eficiencia, eficacia y sostenibilidad. Al mismo tiempo, dentro del documento se presentará información sobre la existencia de problemas de impacto ambiental, y las medidas de mitigación propuestas (Estudio de impacto ambiental). Asimismo, se incluirá información respecto a: ¿cómo se han valorizado los aportes de Contraparte?, ¿cómo se prevé la participación de los beneficiarios?, ¿cuáles son las propuestas de mantenimiento?, ¿quién las realizará y bajo qué procedimiento?, ¿cómo se han estimado los costos y por qué son razonables?, ¿existen otros co-financiadores?, ¿cómo se ha valorizado su participación? En cuanto a los fondos de crédito, se tendrá en cuenta que la estrategia, mecanismos e instrumentos operativos que se utilizarán para la ejecución de estos fondos, estén planificados en detalle, y operativizados a través de los POAS, que mantengan la coherencia con lo previsto en el CF/POG, y que hayan sido aprobados por las Tutelas. Deberá evitarse la gestión directa (aprobación, desembolso, legalización y recuperación) por el Proyecto. En lo posible, se promoverá el desarrollo de servicios financieros locales de manera indirecta, y a la vez se procurará el acercamiento de los operadores financieros formales (bancos, cooperativas de ahorro y crédito u otras formas institucionales, previstas en la legislación particular de cada país/región) para la prestación de servicios financieros, orientados a la población directamente beneficiaria del Proyecto. En todo momento se tendrá presente durante la planificación, a menos que el Convenio establezca otra cosa, que los fondos de crédito constituyen un activo diferido de la Comisión, hasta que no se proceda a trasladar la propiedad definitiva al beneficiario final. Para ello, debe preverse desde el inicio una estrategia apropiada (sostenible) de gestión de los fondos de crédito, la cual garantice el traspaso y cumplimiento de los objetivos, y que al final de la intervención, la trasferencia del fondo de crédito no sea un inconveniente para el cierre.

Misiones de apoyo Obras por realizar Fondos de crédito


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En la preparación del nuevo plan, sobre todo para la programación de los fondos (tanto re-asignaciones, como fondos frescos), se realizará un estudio respecto a la gestión e impacto de los fondos de crédito. En este análisis se ahondará en aspectos como intermediarios, destinos financiados, estructura de la(s) cartera(s) por riesgo, morosidad, número de créditos concedidos, tasas de interés, costos de administración, inflación del país, etcétera; realizando las acciones pertinentes de corrección y/o profundización, evitando que el Proyecto intente sustituir lo que corresponde hacer a los actores principales del mercado de servicios financieros (oferentes y demandantes). Con relación a la estructura orgánica operativa del Proyecto, en el plan anual y en la planificación global, se velará por mantener un equilibrio entre el tamaño del staff técnico-administrativo y las actividades que se desarrollarán (para el cumplimiento de los resultados previstos, y con miras a garantizar la eficiencia y eficacia de las acciones planificadas). Los CF definen la modalidad de ejecución que deberá asumir el Proyecto para la puesta en marcha de las principales actividades, siendo éstas particularmente la ejecución directa, la indirecta y la mixta. La modalidad de ejecución, debe ser definida al inicio de la intervención, y sólo en casos excepcionales podrá justificarse la sustitución de ésta. La modalidad de ejecución directa es aquella en la cual el Proyecto realiza todas las acciones sin delegarlas. Tiene la ventaja de considerarse más ágil que las otras modalidades de ejecución. Sin embargo, suele tener fuertes repercusiones en los gastos de funcionamiento, y presenta el inconveniente de no lograr capitalizar las habilidades y capacidades locales para la gestión. Se considera una modalidad poco sostenible o con mucha dificultad para garantizar la continuidad de las intervenciones del Proyecto. La modalidad de ejecución indirecta5 se denomina también de ejecución delegada. En el plan anual se detallarán los criterios y procedimientos para la selección de las eventuales entidades coejecutoras, y el tipo de relación que se establezca con ellas (convenio de cooperación, contratos de subvención y/o contratos comerciales). La modalidad de ejecución mixta requiere una gran responsabilidad y madurez de parte del Proyecto, de manera que no se subordine una modalidad respecto a la otra, en detrimento de las capacidades delegadas o de los beneficios previstos. El plan anual deberá presentar la información sobre las modalidades de ejecución previstas para cada actividad, en coherencia con el POG y/o las modificaciones acordadas. Debe considerarse que, en el caso de una ejecución indirecta, los costos de administración de las coejecutoras no incrementen excesivamente el costo de la intervención.

Estructura operativa Modalidades de ejecución Ejecución directa Ejecución indirecta o delegada Ejecución mixta

5 Para mayor detalle ver sección VI. Ejecución del Programa, modalidades de ejecución, pág. 58.


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En el POA se presentará una planificación y ordenación de las actividades en el tiempo, por medio de un calendario de ejecución6 realista. Se describirán los hitos claves y posibles obstáculos y/o atrasos. Asimismo, debe tomarse en cuenta que el calendario contemple la continuidad respecto de la ejecución del período anterior. En la preparación del POA, en la sección sobre el plan de financiación, deberán considerarse algunos aspectos como: a) información financiera (año anterior y acumulado hasta la fecha respecto al POG y POAs anteriores); b) montos presupuestados nuevo año, por rubros y actividades; c) disponibilidad de fondos reales existentes en Bruselas y en cuentas del Proyecto (incluyendo intereses u otros fondos gestionados). Adicionalmente se incluirán las estimaciones de los fondos de contrapartida nacional para financiar el POA del año bajo preparación; d) aportación de otras Contrapartes; e) proporción de rubros técnicos versus rubros de apoyo (personal, funcionamiento, AT); f) avance financiero después del POA versus avance físico; g) que los fondos de crédito estén bien identificados y con solicitud de desembolso aparte. En relación con la información financiera, se hará una presentación comentada del estado financiero del Proyecto y las previsiones financieras para el ejercicio siguiente. Esta sección deberá ir acompañada por los siguientes cuadros financieros (como los producidos por el SSFF, los cuales podrán ser completados, según el caso, con gráficos auto-explicativos): + Cuadro acumulado de origen y destino de los fondos por fuente

financiera; + Detalles de la disponibilidad en caja y bancos por fuente

financiera; y + Estado financiero global del ejercicio anterior. Para deducirlas en la eventual solicitud de desembolso de fondos que el Proyecto presentará a raíz del POA, deberán tomarse en cuenta las disponibilidades financieras en bancos y caja. El monto total señalará las cantidades a pagar localmente y los pagos desde la Sede. Adicionalmente, si el Proyecto pretende utilizar los fondos de imprevistos o intereses percibidos, deberá explicarlo dentro de la lista de puntos sensibles para la atención/aprobación de las Tutelas. Se prestará particular atención a la tendencia de los gastos del Proyecto en períodos anteriores, de tal manera que la información presupuestaria presentada en el nuevo plan sea equilibrada y compatible con la verdadera capacidad de gestión del mismo. El POA reflejará la planificación anual del Proyecto en su conjunto y por este motivo debe reportar todas las acciones que se prevén ejecutar durante el año de referencia, tanto a cargo de la contribución de la CE

Calendario de ejecución Plan de financiación (presupuesto) Cuadros financieros Disponibilidades financieras Tendencia de los gastos

6 Herramienta que permite visualizar fácilmente la información sobre las actividades programadas por realizar.


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POA



como de los otros financiadores (Contraparte nacional y otros eventuales). En ningún caso el POA puede limitarse a planificar únicamente los aportes de la parte europea. Por lo tanto, deben estar claramente reflejados los compromisos de contribución técnica y financiera de la Contraparte nacional/regional.

VII. Avance hacia la viabilidad y sostenibilidad En el plan anual se presentará información respecto de las políticas de apoyo, nacionales/regionales, que tengan influencia en la ejecución normal del Proyecto (reflejando apropiadamente las repercusiones de éstas dentro de la programación anual). En el POA bajo programación se incluirá: a) una identificación precisa de las actividades que tienen influencia (positiva o negativa) sobre el medio ambiente; b) si se realizarán infraestructuras, obras o actividades que puedan tener un impacto sobre los recursos naturales, se preverán los estudios de impacto ambiental y medidas de mitigación7; c) velar por la congruencia de las medidas previstas en favor de la protección y conservación de los recursos naturales; d) que las realizaciones a la fecha muestren un comportamiento favorable para el medio ambiente y salud humana y e) presentar claramente los IOV respectivos. Los aspectos socioculturales y de género son ejes importantes de la Cooperación Comunitaria. Dentro del plan anual se presentará la información pertinente sobre los efectos previstos, para el año en consideración, en cuanto a los aspectos socioculturales y el enfoque de género. Por lo tanto, estos deben ser tratados transversalmente en todas las acciones previstas (programadas por realizar) por el Proyecto. Existe un manual sobre “Mujer y Desarrollo” publicado por la Comisión Europea. La intervención debe contribuir a fortalecer la institucionalidad en la zona y privilegiar la participación de los actores locales existentes. Se evitará promover la creación de nuevas instituciones, no previstas en el CF. Sin embargo, en caso de la creación de una nueva institución, debe preverse desde el arranque de la intervención, y ha de prepararse una propuesta adecuada, coherente, extensa y que dé suficiente garantía de la sostenibilidad de la misma. En el POG, al menos, deberá existir un esbozo de la propuesta y a lo largo de la intervención, en cada POA habrán de precisarse los detalles sobre la evolución de la misma, previendo que desde el inicio se considere el horizonte de vida del Proyecto. Se prestará atención a que el POA por presentar contenga suficiente claridad sobre los mecanismos de concertación con todos los actores involucrados en su área de acción; p.e. si funciona un Comité Consultivo, entre otros aspectos debe considerase: ¿qué instituciones participan en él?, ¿existe un calendario de reuniones previstas?, ¿se

Políticas de apoyo Medio ambiente Aspectos socioculturales y enfoque de género Institucionalidad y participación local Mecanismos de concertación

7 La Comisión Europea cuenta con Guías específicas para la realización de estudios de impacto ambiental.


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Comunicación


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cumple el calendario?, ¿se cuenta con un reglamento interno del Comité, el cual establece sus funciones y relaciones con la Co-dirección y con el Organismo de Contraparte?, ¿la modalidad de ejecución pretende fortalecer la institucionalidad de la zona de intervención?, ¿se privilegia la participación institucional local? Se prestará particular atención a que las actividades planificadas con un horizonte de maduración más allá de la vida del Proyecto, estén gradual y concatenadamente incorporadas en cada POA (de cada año específico) y encaminadas a garantizar la continuidad y mantenimiento de aquellas, a la vez que mejoren las capacidades locales y capitalicen a los beneficiarios. En el plan anual, se facilitará la información precisa sobre posibles cambios en la estrategia de intervención, respecto a las tecnologías apropiadas, definidas al inicio por la UG; esas tecnologías debieron ser consideradas para su aplicación, a la luz de su adaptación de las necesidades y capacidades locales. Para la planificación de cada POA en particular, deberá reflejarse que las tecnologías de intervención propuestas son apropiadas, y que existe una gradualidad de las acciones en función del tiempo; que para las actividades por financiar, las obras por hacer y los equipos por comprar, está previsto quién se hará cargo del mantenimiento (personal, tecnología, costos, etcétera); qué institución(es) /organización(es) va(n) a recibir los activos del Proyecto en su finalización. Igualmente, debe indicarse la estrategia y planes concretos para ello y demostrarse que esa(s) institución(es) tiene(n) capacidad suficiente para hacerse cargo de la gestión y uso de estos activos en favor de los beneficiarios directos del Proyecto.

VIII. Seguimiento y evaluación Es importante para el Proyecto tener un sistema apropiado de información administrativa y un sistema de monitoreo y evaluación permanente de las acciones planificadas y las realizadas. El sistema tiene que permitir el acceso permanente a informaciones actualizadas y el examen continuo y periódico de una gama de datos e informaciones individuales y globales. Los principales usuarios serán los Co-directores del Proyecto, otro personal directamente involucrado en la ejecución del mismo, los Servicios en Bruselas y Delegaciones de la Comisión Europea y las instituciones de Contraparte. El Proyecto podrá montar una unidad específica de planificación, seguimiento y evaluación dentro de su estructura orgánica (PS&E). Dentro del POG se precisarán los indicadores objetivamente verificables-IOV y en la preparación de cada plan anual se indicará la estrategia particular para que el seguimiento (interno y externo) del Programa sea preciso y eficaz.

Sostenibilidad Tecnologías apropiadas Transferencia y Cierre Sistema de seguimiento Organización de la unidad de PS&E interna del Proyecto


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POA



Se tendrá presente que la finalidad del monitoreo y de la evaluación es lograr una ejecución eficiente y efectiva del Programa, mediante el suministro diligente de una información retroalimentada que permita perfeccionar la intervención a lo largo de la vida del Proyecto y adoptar oportunas medidas correctivas en el supuesto de deficiencias y limitaciones. Al mismo tiempo, el sistema de seguimiento y monitoreo permite observar los efectos del Proyecto sobre los beneficiarios, y facilita el trabajo de las misiones de evaluación externas.

IX. Anexos Se podrá incluir en el plan anual un apartado de anexos, que amplíe y/o facilite la comprensión de la información sintética presentada en el POA, sección que estará ubicada al final del documento.

Evaluación Anexos


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Indice Tipo de un POA8 Formato Básico

@ Unidad de Gestión –UG del Programa/Proyecto

El índice del POA no debe

diferir del contenido de los demás documentos,POP,POG e Informes, dado que al existir un formato único estándar permite fácilmente visualizar la relación entre todos los documentos que se elaboran por el Proyecto y, ofrece un mayor entendimiento entre quien los elabora (Unidad de Gestión) y quien realiza el seguimiento(Entes de Tutela).

8 En la parte E “Contenido del POA”, se presenta una descripción de cada una de las secciones incluidas en el índice

tipo (formato básico) de un POA. Este índice, ha sido armonizado con el contenido del manual Gestión del Ciclo de un Proyecto, Enfoque Integrado y Marco Lógico, preparado por la Comisión de las Comunidades Europeas, No. 1 febrero de 1993.

I. Resumen1.1. Identificación sucinta del Proyecto1.2. Ejecución física-financiera realizada1.3. Plan del año bajo programación (ejecución que se realizará)1.4. Puntos de atención (lista de puntos sensibles)

II. Antecedentes del Programa/Proyecto2.1. Convenio de Financiación2.2. El Proyecto

III. Contexto3.1. Política del Gobierno/política sectorial3.2. Características del sector3.3. Beneficiarios y principales partes implicadas3.4. Problemas que deben resolverse3.5. Otras intervenciones3.6. Documentación disponible

IV. Intervención4.1. Objetivo general4.2. Objetivo específico4.3. Resultados4.4. Actividades

V. Hipótesis y riesgos5.1. Hipótesis a los diferentes niveles5.2. Riesgos y flexibilidad

VI. Ejecución del Programa/Proyecto6.1. Medios materiales y no materiales6.2. Organización, procedimientos y modalidades de ejecución6.3. Calendario de ejecución6.4. Costo y plan de financiación6.5. Condiciones especiales: medidas complementarias del gobierno

VII. Avance hacia la viabilidad/sostenibilidad7.1. Política(s) de apoyo7.2. Tecnología apropiada7.3. Protección del medio ambiente7.4. Aspectos socioculturales y enfoque de género7.5. Capacidad institucional y de gestión (pública y privada)7.6. Análisis de sostenibilidad

VIII. Seguimiento y evaluación8.1. Indicadores de seguimiento8.2. Revisiones/evaluacionesAnexosIX.


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Parte B Conceptos Generales


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1. ¿Cuáles son los conceptos generales? Los Proyectos de cooperación al desarrollo que se ejecutan según un esquema abierto y bajo la modalidad de la autonomía técnico-financiera, operan sobre la base de un Convenio de Financiación (CF) y de un marco de planificación general que se establece al principio de la ejecución, Plan Operativo Global (POG). Durante su realización, la planificación del Proyecto es además sometida a una serie de profundizaciones periódicas, Planes Operativos Anuales (POAs). Ambos planes se basan sobre el enfoque del Marco Lógico. El Convenio de Financiación9 es el soporte jurídico e institucional del Programa/Proyecto10 y tiene categoría de Acuerdo Internacional. Es firmado entre el/la País/Región beneficiari@ y la Comisión Europea. Está integrado por disposiciones generales, disposiciones particulares y disposiciones técnicas y administrativas. Constituye el marco de referencia básico de la intervención de la UG, en cuanto a objetivos, medios, estructura operativa y compromisos financieros. EL Plan Operativo Provisional, POP o de arranque, es un documento simplificado, el cual no debe sobrepasar de cinco a diez páginas, y que prepara la Unidad de Gestión-UG del Proyecto. Permite reducir el período de instalación de la Unidad de Gestión (que incluye la AT europea), justifica la primera transferencia de fondos comunitarios y favorece la implementación rápida de sus actividades técnicas y administrativas. El POG es un instrumento que establece las estrategias globales, la cronología y los costos del Proyecto. Indica la metodología elegida para alcanzar los resultados y consecuentemente los objetivos definidos en el CF. Constituye el primer documento de trabajo de la UG del Proyecto. Debe elaborarse durante la fase de arranque, tras la instalación de la Dirección del mismo y normalmente no debe sobrepasar de 50 páginas (incluyendo anexos específicos, pero no demasiado largos). Una vez aprobado, se considera, al igual que el Convenio de Financiación, el marco estratégico de ejecución del Programa (para fácil referencia ver guía especifica). El POA es el instrumento de planificación detallada que operativiza el POG. Es elaborado por la Unidad de Gestión del Proyecto y no debe sobrepasar las 50 páginas, incluyendo anexos específicos (no muy extensos). Es recomendable que esté elaborado tres meses antes del inicio del año contemplado y aprobado por las Tutelas, previo a la realización de las actividades del nuevo período. De ser necesario, el POA puede ser actualizado, idealmente, seis meses

@@ El Marco Lógico –ML: Es un instrumento de la gestión del ciclo de Proyectos, que facilita el análisis y estructuración de la información para la planificación, ejecución y evaluación de un Proyecto.

@@ El Convenio de Financiación – CF: Documento de soporte jurídico e institucional que da vida al Programa/Proyecto.

@@ El Plan Operativo Provisional -POP: Documento simplificado, entre 5 y 10 páginas, que permite el arranque del Proyecto, justifica la primera transferencia de fondos, permite la realización de los estudios de base, la preparación del Marco Lógico y favorece la puesta en marcha de la intervención.

9 Manual del Terreno, parte II. Principios Básicos. 10 Indistintamente dentro del texto de la presente guía, en el sentido más amplio, se utilizarán y aparecerán los términos

Programa y/o Proyecto.


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necesario, el POA puede ser actualizado, idealmente, seis meses antes del final del período. Describe los resultados intermedios por conseguir durante el período correspondiente, y detalla minuciosamente todas las actividades programadas en el POG, tomando en cuenta lo realizado en el período anterior, lo que falta por realizar y las disponibilidades financieras. Una vez aprobado por los Entes de Tutela, permite la ejecución de las actividades del Proyecto durante el ejercicio anual de referencia, y la consecuente alimentación financiera por parte de los financiadores.

Tutelas y documentos legales/técnicos que rigen la implementación/realización de un Proyecto

Estudio

Convenio

Unidad de Gestión

POG POA 1

POA 2 POA 3

POA n

OrganismoContraparte

POP

Este documento, el POA, es sumamente importante para la ejecución del Proyecto, teniendo un valor técnico y complementario al POG y CF. Es el instrumento sobre cuya base los Entes de Tutela aprueban a la UG la ejecución de las acciones planificadas, bajo el esquema de la autonomía técnica y financiera para el año en cuestión. Una vez aceptado, la UG podrá actuar autónomamente dentro de los límites indicados en el documento y en coherencia con el marco jurídico e institucional del Programa. Para tal efecto, los Entes financiadores girarán a la UG los recursos correspondientes para el financiamiento e implementación del plan.

@@ El Plan Operativo Global –POG: Documento que operativiza la lógica de intervención, detalla las estrategias globales, programa y presupuesta las actividades que permitirán alcanzar los resultados a lo largo de todo el ciclo de la intervención. En otras palabras, puede interpretarse que el POG es una sumatoria de planes anuales y que evoluciona conforme a la actualización de la planificación de cada POA.

@@ El Plan Operativo Anual – POA: Documento, no mayor de 50 páginas, el cual planifica en detalle las actividades (incluyendo subactividades) y los medios (recursos financieros y no financieros disponibles para la intervención), para operativizar la intervención del Proyecto en un determinado período (regularmente un año) y dar cumplimiento a resultados intermedios.


Conceptos Generales

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Comunicación


Contenido del

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Parte C Circuito de Comunicación


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2. ¿Quién elabora el POA? La responsabilidad de la elaboración de los POAs de un Programa/Proyecto recae sobre la Unidad de Gestión – UG, la cual decide la modalidad que utilizará para tal efecto. Sin embargo, la Comisión Europea impulsa la adopción de procesos participativos en la planificación. Comúnmente la UG, durante la programación/ejecución del Proyecto, ha utilizado algunas de las modalidades siguientes (sin menoscabo de la responsabilidad de la Co-dirección en cuanto a la tramitación, ejecución y seguimiento de los POAs): 4 El POA es elaborado únicamente por los Co-directores. 4 La Unidad de planificación/monitoreo/evaluación del Proyecto

es delegada por la Co-dirección para elaborar el POA. 4 Los Co-directores exigen de los diferentes departamentos o

unidades de la UG del Proyecto una contribución al POA, cada uno por su área de especialización; contribución que es posteriormente socializada en un documento armónico.

No obstante, con más frecuencia se observa en los Proyectos la adopción de un enfoque participativo en la planificación, lo que incluye la realización de talleres de planificación periódica, en los cuales participa todo el personal técnico de la UG y, en los casos más articulados, los mismos beneficiarios. Es evidente que este último procedimiento, aunque es más lento, incluye el punto de vista de todos los actores, y garantiza una mejor adaptación del POA a las condiciones concretas del terreno. 3. ¿Cuándo un Proyecto debe presentar el POA? El Manual de Terreno establece que el POA debe presentarse a la Delegación local correspondiente de los Servicios de la Comisión, por lo menos tres meses antes del comienzo de la ejecución del nuevo plan. El envío del documento a la Comisión, aparte de los que deberán ser transmitidos al organismo de Contraparte nacional/regional, tiene que hacerse en tres copias (una para la Delegación y dos para la Sede) y actualizado, si fuese necesario, seis meses antes del final del período. El POG y POA del primer año deben ser aprobados por los Entes de Tutela, como máximo al final del segundo trimestre, para no prolongar excesivamente la etapa de preparación, a costa de la fase de ejecución. De esta forma, el POA del primer año (POA1-primer

@@ La UG es la responsable de la preparación del POA y es la que decide la modalidad a utilizar para tal resultado. No obstante, la Comisión Europea impulsa la adopción de procesos participativos de planificación y ejecución para los Proyectos.

@@ De acuerdo al esquema óptimo, el POA debe ser presentado por la UG a la Delegación local, por lo menos tres meses antes del comienzo de la ejecución del nuevo plan.


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plan) cubrirá los 6 meses restantes del primer año11 e incorporará, como parte de su planificación y ejecución, los 6 meses anteriores previstos en el plan de arranque (POP). Este esquema óptimo12, justificado por la necesidad de contar con suficiente tiempo para la aprobación y envío de los fondos, debe ser respetado por los Proyectos que inician y por los Proyectos ya en ejecución. Entre las principales directrices, que las UG de los Proyectos deberán cumplir, para el circuito de presentación de los Planes Operativos y de los informes, se encuentran: à Los documentos deben ser primeramente presentados al

organismo nacional/regional de Tutela, puesto que la UG es un organismo «nacional/regional». Después, luego de la aprobación del organismo de Tutela nacional/regional, deberán ser presentados a la Comisión. No obstante, a fin de ganar tiempo, es admisible que la UG presente un plan o un informe al mismo tiempo a la Tutela nacional/regional y a la Comisión.

à Por lo que se refiere a la presentación de los documentos a la

Comisión, el mecanismo más práctico es que sean enviados (las 3 copias) en paralelo, a la Delegación y a la Sede (unidad técnica responsable). Esto permitirá un intercambio de vistas directas (correo electrónico, fax, teléfono o correo) entre las personas de la Delegación y la Sede.

à A menos que se especifique otra cosa, la comunicación del

Proyecto (UG u otros actores directos) a la Sede de la Comisión, debe ser siempre dirigida a través de la Delegación.

@@ La UG deberá hacer los esfuerzos precisos para dar cumplimiento al esquema óptimo que se prevé para la presentación del POA y su consecuente aprobación.

11 Esto tiene la finalidad de evitar los addenda al Convenio y/o contrato de AT europea para cubrir los desfases inevitables. 12 Encuentra algunas dificultades de aplicación, particularmente por las siguientes razones:

2 Por lo general, hay un desfase entre la planificación general (POG) y la ejecución de los POAs. Normalmente, este desfase se arrastra desde el principio, debido a los atrasos que se acumulan en la fase inicial.

2 Durante el tercer trimestre, época en la cual las UG deberían elaborar el POA sucesivo para poder respetar las disposiciones mencionadas, se registra una concentración de esfuerzos en tareas de ejecución del POA en curso. La preparación del nuevo POA puede desviar esfuerzos dirigidos a la ejecución.

2 En muchos casos, por falta de indicadores precisos de seguimiento (desarrollados parcialmente por los Proyectos), no se dispone todavía de suficientes elementos sobre los resultados del ejercicio en curso; resultados que permitan corregir o reorientar la planificación para el período siguiente, según el espíritu de la ejecución flexible.

Reconociendo las posibles imprecisiones, los Proyectos deberán mantener este esquema óptimo de preparación/presentación/aprobación, de tal manera que al inicio de las actividades del nuevo POA se haga un esfuerzo por validar las hipótesis planteadas.


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Tal como se ha señalado, la UG hará los esfuerzos convenientes para mantener el calendario óptimo de presentación/aprobación del POA. Esto permitirá a la UG disponer de un primer desembolso (en un porcentaje adecuado, el cual admite continuar con la ejecución normal de las operaciones, sobre la base de lo previsto en el CF, particularmente en lo que respecta a las disposiciones técnicas y administrativas; p.e. un 50% de lo solicitado) al principio del período. El desembolso del restante porcentaje no cubierto (p.e. el otro 50% de lo solicitado), estará subordinado a la presentación del informe anual y del estado financiero auditado del período anterior. Esta práctica puede realizarse con la única intención de no detener la marcha normal de ejecución y para contribuir a no acumular más atrasos de los que pudiese tener el Proyecto, considerando un arranque lento al inicio de las acciones. El flujo de planificación óptimo, alimentación financiera y ejecución, previsto en el Manual de Terreno, se presenta en forma gráfica a continuación:

@@ La UG deberá, durante la preparación y envío del plan, cumplir con el circuito de presentación y el flujo de planificación /aprobación de POAs.

Actividad Año 1 Año 2 Año 3

Trimestre I II III IV I II III IV I II III IV

1. Instalación UG2. Presentación POP3. Aprobación POP4. Ejecución POP5. Preparación POG6. Aprobación POG7. Preparación POA18. Aprobación POA19. Ejecución POA110. Informe Anual Auditado11. Preparación POA212. Aprobación POA213. Ejecución POA214. Informe Anual Auditado15. Preparación POA316. Aprobación POA317. Ejecución POA3

Alimentación de fondos

Avance POP Saldo Avance Saldo Avance Saldo

Ejecución P O A 1 Ejecución P O A 2 Ejecución P O A 3

Consultora

Flujo de Planificación - Aprobación Esperada de POAs

4. ¿Cuál es el período cubierto por el POA? Por lo general, el plan operativo cubre el período equivalente a un año calendario. Sin embargo, existen situaciones excepcionales en las cuales se ha acordado que un POA cubra un período inferior o superior a un año, o que cubra períodos de doce meses, diferentes del año calendario (solar).

@@ El POA cubre generalmente el período equivalente a un año calendario.


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Si no hay una normativa específica al respecto, es bastante práctico hacer coincidir el POA con el año calendario (solar) y/o año fiscal presupuestario de la Contraparte nacional/regional, de manera que su período de validez sea fácilmente identificado. Considerando además que los ejercicios financieros (fiscales) de los gobiernos (Contrapartes) normalmente coinciden con el año solar, se facilita así la presupuestación de los aportes de las Contrapartes. Valorando lo expresado en el párrafo anterior, una de las desventajas será la acumulación en un mismo tiempo de los POAs de muchos Proyectos, congestionando el trabajo de aprobación de las instancias verificadoras (Delegaciones o Sede). Como Célula autora de esta Guía estimamos que será ideal que los POAs coincidan con el calendario solar. No obstante, el período de cobertura del POA dependerá específicamente del tiempo de duración del Proyecto y de la fecha de inicio/arranque de la intervención. Evitando, la UG, modificar el tiempo de existencia y continuidad del Proyecto. El nuevo POA, de un año cualquiera del ciclo de ejecución de un Proyecto, debe empalmarse al POA del año anterior. Es frecuente que durante un ejercicio anual, el Proyecto no logre cumplir todo su plan de actividades, quedando pendientes de ejecutar una parte de sus acciones y, consecuentemente, un saldo de recursos financieros en cuentas del Proyecto. Por consiguiente, las acciones no ejecutadas y los saldos financieros del período anterior deberán ser replanificados, como parte del nuevo plan anual (los recursos financieros en poder del Proyecto serán considerados como disponibles para la ejecución del nuevo período). Sobre esto último, en la Parte E - punto VI Ejecución del Proyecto, pág. 48, se destaca que el saldo de recursos no ejecutados en cuentas del Proyecto, deberá restarse del monto total del nuevo POA, al momento de solicitar el desembolso de los recursos financieros para el nuevo período.

@@ Es bastante práctico hacer coincidir el plan con el año calendario (solar) y/o año fiscal presupuestario de la Contraparte nacional/regional. No obstante, esto dependerá del tiempo de duración del Proyecto y de la fecha de inicio de la intervención.

@@ La UG debe velar por la continuidad de la planificación, de tal forma que el nuevo plan sea empalmado con el POA del período anterior, en coherencia con el POG, e indicando las acciones pendientes por realizar o en fase de ejecución (transición). Esto último, acciones en transición, hace suponer la existencia de saldos de recursos no ejecutados en cuentas del Proyecto; éstos deberán ser restados del monto total del nuevo POA al momento de solicitar el desembolso de nuevos recursos financieros.

5. ¿Quién aprueba el POA? Una vez elaborado el POA, la Unidad de Gestión (UG) deberá someter este documento a un circuito de aprobaciones que prevé varios niveles. En los Proyectos que, por convenio, disponen de un Comité Consultivo (CC), se realiza generalmente una reunión del mismo para revisión y comentarios al POA. La revisión por parte del Comité Consultivo no constituye por sí una aprobación del plan, correspondiéndole esta prerrogativa únicamente a los Entes de Tutela.

@@ La aprobación del POA corresponde, con exclusividad, a los Entes de Tutela.


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En el caso de los Proyectos donde la UE participa con otros co-financiadores (generalmente el Gobierno del país beneficiario, pero en algunos casos pueden existir otros organismos como p.e., un organismo de las Naciones Unidas), el POA deberá ser un documento único que planifica las actividades financiadas por todas las fuentes. Por lo anterior, el POA debe ser presentado para la aprobación de cada uno de los Entes financiadores. El mecanismo lógico es que el POA (al igual que los otros documentos preparados por la UG) sea primeramente presentado para su aprobación al organismo nacional/regional de Contraparte. Luego, después de la aprobación del Ente nacional/regional, deberá ser presentado para la aprobación de la Comisión. Para un mayor detalle, en la pág. 24 de esta Guía se presenta la información sobre el circuito de presentación de Planes Operativos que la UG debe cumplir. En el cuadro que sigue a continuación, se presenta información general sobre las principales líneas de responsabilidad de los Entes institucionales de ejecución, consulta y seguimiento del Programa.

@@ El POA es un documento único que planifica las actividades financiadas por todas las fuentes de financiamiento del Proyecto.

@@ De acuerdo a la experiencia de la Cooperación UE, la UG, como responsable de la gestión del Proyecto, deberá desde el inicio de la intervención, concertar con todas las fuentes de financiación los mecanismos más pertinentes de coordinación, aprobación de planes e informes y ejecución del Proyecto.

Responsabilidades de los principales Entes de gestión, consulta y seguimiento del Programa

Co-dirección

• Responsable de la e laboraciónde l POG, POA e informes .

• Env ía a l CC para s u scomentarios.

• Incorpora comentarios del CC.

• Envía a Entes de Tute la parasu aprobación; esto puedehacerse en forma parale la .

• Real iza los a justes a l POA deacuerdo a las observaciones yrecomendaciones de los Entesde Tute la del Proyecto.

• Real iza la solicitud para latransferencia de fondos .

• Coordina la ejecución de lasactividades previstas en e l POA.

Comité Consultivo(CC)

• Contribuye con s u sobservaciones ycomentar ios a l POA.

• N o posee facultadespara la t oma dedecisión sobre laaprobac ión o no deu n P O A .

• Constituye un órganocoleg iado deconsulta para elProyecto.

Entes de Tutela

País, CE u otros• Toman , normalmente, por

separado la decisiónrespectiva al POA yreal izan sus comentar iosy recomendaciones a lmismo.

• Efectúan los desembolsosde fondos , de acuerdo a loprevisto en los Conveniosde financiación, POG yP O A .

• Dan segu imiento a l POAaprobado y a l Proyecto

financiadores

en general .


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6. ¿Cuál es el circuito de comunicación para la aprobación del POA? Los servicios de la Comisión Europea (servicios técnicos de la Sede o Delegaciones), encargados del análisis y aprobación de los POAs, examinarán el documento presentado por la UG y formularán eventuales observaciones, en un plazo máximo de 30 días. Una vez recibidas las observaciones, la UG del Proyecto deberá incorporarlas, actualizar el documento y ejecutar las acciones en línea de este nuevo POA. De igual forma, la UG enviará la versión corregida a los Servicios de la Comisión, los cuales procederán, si las aclaraciones o modificaciones son satisfactorias, a la aprobación definitiva y a la autorización del desembolso de los recursos solicitados, en el entendido de que la UG ha proporcionado los documentos que comprueban la correcta ejecución del ejercicio anterior (informe anual y de auditoría). En el gráfico sobre el circuito de aprobación de un POA, presentado a continuación, pueden apreciarse las relaciones de comunicación entre Proyecto-Delegación-Sede, las cuales son determinantes para la buena marcha de la gestión13. Estas relaciones pueden desarrollarse de la mejor forma, si se cuenta con información y formatos estándar que facilitan el entendimiento entre los responsables de preparar los documentos del Proyecto, y quienes realizan las tareas de revisión y seguimiento.

@@ Los Servicios de la Comisión formularán sus observaciones al POA en un máximo de 30 días.

@@ La UG deberá armonizar e incorporar las observaciones recibidas por los Entes institucionales de consulta y seguimiento del Proyecto, actualizar el documento, cumplir con el circuito de aprobación, y ejecutar las acciones en línea de este nuevo plan.

13 Al igual que el flujo de correspondencia con la Contraparte nacional/regional.

P O A

S C R / B 3S C R / B 3 S C R / D 3

S e r v i c i o s d e l a C o m i s i ó n

E v e n t u a l e sC é l u l a s

d e A p o y o

E v e n t u a l e sC é l u l a s

d e A p o y o

A p r o b a c i ó n P O A

T r a n s f e r e n c i ad e f o n d o s

P r o y e c t o( U G )

O b s e r v a c i o n e sy r e c o m e n d a c i o n e s

C i r c u i t o d e a p r o b a c i ó n d e u n P O A

D e l e g a c i ó nD e l e g a c i ó n

E n v í o P O A O b s e r v a c i o n e s yr e c o m e n d a c i o n e s A p r o b a c i ó n

T r a n s f e r e n c i ad e f o n d o s

S o l i c i t u dd e f o n d o s

P O Aa c t u a l i z a d o


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Circuito de

Comunicación


Contenido del

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Parte D Elementos para la Preparación de

un Plan Operativo Anual (POA)


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7. ¿Cuáles deben ser los aspectos básicos por considerar, antes de la preparación de un POA?

En la preparación de un POA, deberá utilizarse un formato estándar y considerar los aspectos siguientes: i) el propósito o la utilidad del documento; ii) las características de los lectores/revisores de POAs; y iii) las características de los autores del plan.

i) El propósito o la utilidad del documento

El POA sirve principalmente para 4 fines: a) es un medio para operativizar la planificación global y para profundizar en las intervenciones previstas; b) permite que responsables del seguimiento conozcan los problemas por atender, las actividades por realizar, los recursos por invertir y los resultados por obtener en el Proyecto, durante el período en cuestión; c) constituye una herramienta para el seguimiento y evaluación periódica de las actuaciones del Proyecto; y d) es el instrumento que permite a los financiadores autorizar el desembolso de los recursos, para subvencionar las actividades previstas.

ii) Las características de los lectores del plan Los destinatarios (lectores) del POA constituyen un conjunto heterogéneo. Típicamente el mismo plan es enviado a los Servicios en Bruselas y a la Delegación local de la Comisión Europea, a la institución de Contraparte nacional/regional, a las autoridades del CC y a otras instituciones colaboradoras. Entre los supuestos lectores de los planes, hay personas que disponen de muy poco tiempo para leerlos y también hay personas que tienen muy poca información previa sobre el Proyecto y quienes no disponen de otros documentos ligados (POG, POAs e informes anteriores).

@ Entre las principales consideraciones que deberá tener presente la UG, en la preparación de una POA, se encuentran: i) el propósito o la utilidad del documento; ii) las características de los lectores/revisores de POAs; y iii) las características de los autores del plan.

iii) Las características de los autores del plan Los autores del plan forman parte del equipo ejecutor y tienen buenos conocimientos de la situación, tanto en la parte física como en la parte financiera. Por lo general, los autores también tienen otras funciones, las cuales frecuentemente requieren una atención prioritaria.

Teniendo presente lo anterior, los planes también deben reunir los siguientes criterios de diseño: a) facilidad de elaboración; b) facilidad de lectura y uso; c) facilidad de comparación con otros documentos; d) flexibilidad, según el tipo de lector; e) soporte visual; y f) independencia documental.

@ La UG debe hacer del POA un instrumento de fácil elaboración, de fácil lectura y uso, de fácil comparación con otros documentos, con soporte visual e independencia documental.


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a) Facilidad de elaboración

El documento no debe requerir un tiempo exageradamente largo para su elaboración. Los datos por incluir deben ser suficientes para apreciar el avance de las diferentes actuaciones; p.e., las nuevas acciones programadas, el uso de los recursos requeridos y los resultados intermedios por alcanzar, evitando un exceso de detalle. También el documento debe seguir un patrón estándar. Al documento principal pueden ser agregados un cierto número de anexos, los cuales deben, sin embargo, tener las mismas características de esencialidad y buena presentación, propias del documento principal. No es oportuno repetir en el POA generalidades ya contenidas en anteriores documentos (POG, POAs anteriores), a menos que sean necesarias para la comprensión del contenido específico del documento.

No será necesario incorporar el Marco Lógico en cada POA, dado que el mismo ha sido presentado en el POG. Sin embargo, podrán integrarse Sub-Marcos Lógicos (utilizando la Ficha de Acción), a partir de la aplicación del Marco Lógico en cascada, sin variar el Marco Lógico original del Proyecto (Ver al respecto Parte E, sección 11 inciso IV Intervención, pág.48).

b) Facilidad de lectura y uso

El documento debe ser muy fácil de leer y utilizar. El documento debe ser organizado lógicamente, con una tabla completa de contenido al inicio. Las letras deben ser de buen tamaño. Las oraciones y los párrafos deben ser cortos. De ser posible, se deben presentar gráficos sencillos y tablas, con unas cortas explicaciones adicionales.

En el resumen se señalarán, además de los principales elementos técnicos y financieros del POA, los puntos que requieren la atención de los Entes de Tutela (p.e., cambios que afecten el CF, técnica y financieramente; la utilización de fondos de imprevistos y/o intereses; etcétera).

c) Facilidad de comparación con otros documentos

El nuevo POA es parte de una serie de documentos elaborados por el Proyecto - POG, POAs anteriores e informes narrativos, de automonitoreo, de auditoría, etcétera. Por consiguiente, cada documento debe tener el mismo esquema, y debe presentar los aspectos de la misma manera, manteniendo la misma terminología y unidades de medida. Por este motivo, el lector podrá comparar fácilmente el mismo aspecto en cada documento de la serie; pretendiéndose con esto, facilitar el análisis del desarrollo del Proyecto en el transcurso del tiempo.

@ La UG debe garantizar que el POA, como cualquier otro documento elaborado por el Proyecto, sea: sintético, esquemático (ilustrativo), completo y correcto.

@ Si la UG necesita llamar el interés de los Entes de Tutela, en aspectos puntuales que requieren de su actuación, debe incluir en el resumen del documento una sección específica denominada: puntos de atención.


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d) Flexibilidad, según el tipo de lector

El POA debe ser dividido en secciones, para que el lector pueda leer únicamente aquellas de interés particular. Por ejemplo, el funcionario de alto nivel probablemente se limitaría a leer el “Resumen”. Por otra parte, una persona con amplios conocimientos del Proyecto, no tendría por qué informarse nuevamente sobre sus antecedentes.

e) Soporte visual

El POA debe usar soporte visual para mantener el interés y comprensión del lector. Se deben incluir gráficos e ilustraciones, para enfatizar y explicar puntos importantes. Facilitarán la presentación y/o análisis del POA los cuadros, mapas y diagramas que ilustren de manera clara la estrategia, la ubicación de las acciones, los resultados esperados, la organización, el calendario de las actividades, el presupuesto, etcétera. También, puede ser útil incluir un par de páginas de fotos, para dar vida a algunos de los aspectos presentados.

f) Independencia documental

Varios lectores del POA no tendrán conocimientos previos del Proyecto y tampoco tendrán fácil acceso a los documentos anteriores. Por consiguiente, cada POA debe permitir al lector ubicarse, sin tener que consultar otros documentos. Esto se hace por medio de un capítulo de antecedentes y la inclusión de cifras del POG y de los POAs de períodos anteriores.

8. ¿Cuáles son los aspectos formales previos por

considerar, en la preparación del POA?

qq Coherencia La UG debe velar porque la planificación, global y anual de la intervención, mantenga la coherencia en cada una de las etapas previstas. Para ello, el POA que se prepare para el período en cuestión, debe estar en armonía con el Convenio de Financiación, el POG y en complementariedad con los anteriores POAs. Adicionalmente, los responsables del Proyecto señalarán en una lista de puntos de atención, aquellos asuntos que requieran de la intervención directa de los Entes de Tutela.

@ En la preparación del POA, la UG deberá mantener la coherencia del documento respecto al Convenio de Financiación, el POG vigente y en complementariedad con los anteriores POAs. Al mismo tiempo, señalará aquellos puntos que requieren la atención de los Entes de Tutela.


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qq Estado de avance y principales orientaciones Los responsables de la gestión del Proyecto, al momento de preparar el nuevo plan, deberán realizar un examen del estado de avance del Proyecto y de las condiciones vigentes en el área de intervención. Será útil que el POA contenga al principio, en el resumen, una síntesis del estado de avance físico y financiero (nivel del logro de los resultados respecto a lo planificado, nivel de ejecución financiera, incluyendo las previsiones de gasto/inversión para el último trimestre del año, fondos disponibles, problemas que dificultan la ejecución, verificación de las hipótesis, entre otros aspectos), hasta la fecha; a ella se empalmará el nuevo plan anual. Adicional a mantener la coherencia en la planificación e indicar el estado de avance del Proyecto, la UG señalará en el nuevo POA las principales orientaciones de actuación para el período en cuestión.

qq Metodología

Considerando las diferentes modalidades que un Proyecto puede seguir para la elaboración de un POA, será útil, para la correcta comprensión del mismo, que al principio del documento se indique la metodología utilizada por la UG en la preparación del documento.

qq Tiempo de Entrega

Para que el ciclo de revisión y aprobación del POA, y consecuentemente la transferencia de fondos, se cumplan en tiempos adecuados, es recomendable que el Proyecto remita el documento a los Entes de Tutela en tiempo útil. Idealmente debe hacerse dentro de los tres meses previos al inicio del año programado (Ver al respecto Parte C, Circuito de Comunicación, inciso 3, pág. 23).

@ La UG realizará un examen del estado de avance del Proyecto y de las condiciones vigentes en el área de intervención. Asimismo, indicará las principales orientaciones de actuación para el período en cuestión.

@ Indispensable que la UG señalé la metodología utilizada para la preparación del POA.

@ La UG deberá presentar el POA a los Entes de Tutela, en tiempo útil e indicar el circuito de revisión/ aprobación al que ha sido sometido el documento.

.

q Circuito de revisión/aprobación, al cual el documento

ha sido previamente sometido La UG, al momento de enviar el POA, deberá indicar el circuito de revisión/aprobación al que ha sido previamente sometido el documento (p.e., Comité Consultivo y/o Entes de Tutela) del Proyecto, sea éste financiado solamente por la CE y Contraparte Nacional, y/o por múltiples fuentes de financiamiento (Ver al respecto Parte C, Circuito de Comunicación, inciso 5, pág. 27).

@ En el POA deberá indicarse como han sido incorporadas las recomendaciones de los Entes de Tutela, del CC, de las misiones de evaluación e informes, en la planificación y ejecución del Proyecto.


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q Grado de incorporación de eventuales recomendaciones anteriores

En el POA deberá indicarse cómo las recomendaciones emanadas previamente del seguimiento de los Entes de Tutela, del Comité Consultivo, de los informes de auditoría, de las evaluaciones (mid-term reviews) y otras misiones de seguimiento, han sido incorporadas en la planificación y ejecución del Proyecto.

9. ¿Cuál es el enfoque del POA en años particulares?

q El POA del primer año La preparación del primer POA sigue, por lo general, inmediatamente después del POG y, por lo tanto, no debería contener escenarios muy diferentes respecto a este documento global. En este caso, el POA difiere principalmente por el mayor grado de profundización respecto al POG. Por este motivo, debería evitarse repetir voluminosos textos que ya estén contenidos en el primer documento. Sin embargo, en el primer POA debe indicarse cuál será el núcleo estratégico del primer año de operación del Proyecto (si, por ejemplo, sólo se va a trabajar en aspectos preparatorios, o sí se estima poder iniciar la ejecución correcta). Es muy importante que los planificadores elaboren previsiones realistas al respecto, para evitar empezar con un escenario muy teórico, difícil de realizarse; escenario que repercutirá sobre el ciclo entero del Proyecto (arrastre de importantes atrasos de ejecución). Será ideal que el POG y el POA del primer año estén aprobados por ambas Tutelas, como máximo al final del segundo trimestre, evitando con esto prolongar excesivamente la etapa de preparación, a costa de la fase de ejecución. De esta forma, el primer POA cubrirá los 6 meses restantes del primer año (los 6 meses iniciales corresponden a las acciones emprendidas en el POP, las cuales estarán consideradas como parte de las acciones incluidas en el primer POA). Esto tendrá la ventaja de evitar los addenda al Convenio y/o al Contrato de AT europea, para cubrir desfases justificados normalmente como inevitables por los Proyectos.

@ La UG deberá considerar, en el POA del primer año, que las previsiones contenidas en el documento sean suficientemente realistas, tomando en cuenta las dificultades de arranque que normalmente sufren los Proyectos.

@ El primer POA del Proyecto cubrirá los 6 meses finales del primer año, dado que incorporará como parte de sus acciones, los 6 meses iniciales, correspondientes al POP.

q El POA del último año (de cierre) Según el Manual de Terreno, los Proyectos que se acercan al cierre deben preparar y presentar a los Entes de Tutela, a más tardar entre 9 y 6 meses antes del cierre formal, una propuesta de transferencia y cierre. En ella, la UG debe especificar: qué se hará con los bienes del Proyecto (equipos, fondos en cuentas locales, fondos de crédito, construcciones, fondo documental, etcétera); y cuáles serán los

@ La UG debe presentar a los Entes de Tutela una propuesta de transferencia y cierre, a más tardar entre 9 y 6 meses antes del cierre formal.


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construcciones, fondo documental, etcétera); y cuáles serán los derechos y obligaciones de los participantes en el proceso. Al mismo tiempo, se indicarán en la propuesta las actividades que seguirán ejecutándose, quién las realizará y los mecanismos previstos para la realización de las mismas. El último año de actividad de un Proyecto que se ejecuta durante varios años, se dedica principalmente a implementar la estrategia que permitirá a la UG completar su ciclo armónicamente y traspasar (bienes, derechos y obligaciones) de modo definitivo a las entidades que participaron en la ejecución, la responsabilidad de mantener y proseguir sus logros (sostenibilidad). Esto implica que el POA del último año se concentrará fuertemente en los aspectos referentes a la transferencia y al cierre, sobre la base de la estrategia desarrollada.

@ La UG tendrá presente que las acciones previstas en el POA del último año deben enfocarse a implementar la estrategia de cierre, teniendo el cuidado de mantener la coherencia con el CF y el POG.

10. ¿Cuál es el procedimiento para realizar modificaciones al POA en curso de ejecución?

q El POA en curso de ejecución Durante la ejecución de un plan anual de actividades, pueden producirse condiciones inesperadas que obligan a cambiar el POA14. En estos casos, la UG del Proyecto elaborará un documento adicional, denominado addendum al POA, en el cual indicará los motivos para solicitar la modificación, la naturaleza de los cambios solicitados, y sus repercusiones de carácter técnico y financiero. La aceptación de dichas modificaciones por parte de los Entes de Tutela dependerá de: § La esencia (entidad) de las modificaciones propuestas; § las causas que han producido la necesidad de los cambios y § las implicaciones de tales modificaciones.

@ Durante la ejecución de un POA, pueden producirse condiciones inesperadas que obligan a realizar ajustes al mismo. En este sentido, el plan anual podrá ajustarse o modificarse, siempre y cuando la UG siga el procedimiento de preparar un addendum al POA y de someterlo a consideración de revisión y aprobación de los Entes de Tutela.

14 Esta situación se ha producido por ejemplo, en ocasión del Huracán Mitch, fenómeno natural que afectó a América Central

a finales del año 1998, y que hizo necesario realizar modificaciones al POA de diferentes Proyectos. Sin embargo, se pueden producir cambios de contexto también, sin que ocurran fenómenos tan excepcionales como una catástrofe natural.

Existen otras circunstancias que pueden ser motivo de cambios al POA en curso de ejecución, por ejemplo: si durante la ejecución de un plan, se revela la existencia de actividades que ya no tienen sentido, y no se han presupuestado otras que contribuirían de mejor forma al logro del objetivo, la UG tiene la posibilidad de realizar cambios, siempre y cuando sean respetados los techos presupuestales del resultado, la disponibilidad de los rubros involucrados (en tanto no se modifiquen los aspectos sustanciales y presupuestales del Proyecto) y siga el procedimiento descrito de preparación/presentación/revisión/aprobación de un addendum al POA.

Propuesta de transferenciay Acta de Cierre


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Parte E Contenido del Plan Operativo

Anual (POA)


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Contenido básico de un POA Sobre la base del índice tipo de un POA (formato básico), presentado en la Parte A de esta Guía (pág. 13), a continuación se realiza una descripción del contenido de cada una de las distintas secciones que deben integrar el plan de un año X en particular.

@ El contenido básico de un plan anual debe ser desarrollado sobre la base del índice tipo de un POA.

I. Resumen - Es el primer apartado del documento. En el resumen, se debe presentar la información más relevante sobre la intervención del Proyecto hasta la fecha; lo que se pretende realizar en el nuevo período, y los puntos que requieren de la atención de los Entes de Tutela. Es una sección que idealmente puede tener entre 3 y 5 páginas, posiblemente en papel de otro color respecto al texto principal, e integrada en cuatro subdivisiones básicas:

a) Descripción sucinta del Proyecto (datos generales).

Nombre, número de convenio, fecha de inicio/arranque, duración, compromisos financieros (monto total y por Entidad financiera), Contraparte(s), sector/subsector en el que se enfoca, componentes, área(s) de intervención, fecha de incorporación de personal, períodos importantes.

b) Avance físico y ejecución presupuestaria . Recuento breve

del avance físico (actividades desarrolladas), ejecución presupuestaria (síntesis de gastos por rubros y fuente financiera, incluyendo saldos previstos al final del período y que prevé trasladar para la s realizaciones del próximo plan y sus implicaciones de tesorería), logros alcanzados hasta el momento, en función de los resultados previstos. Para toda la información del avance físico y ejecución presupuestaria, se deberán incluir cuadros relacionados con el POG y POAs anteriores. Además, se incluirá información sobre la situación de los medios (equipos, oficinas, vehículos y personal), a disposición de la intervención del Proyecto.

c) Presentación condensada de la planificación del nuevo

período y su vinculación con el plan del período anterior. Se presentará información sobre la estrategia específica para el nuevo período. También, datos sintéticos de la ejecución física que se prevé realizar para el nuevo período (incluyendo información condensada sobre el enlace entre las nuevas acciones y las acciones realizadas en el POA del período anterior), porcentajes de avance por realizar al final del nuevo ejercicio, respecto a los resultados previstos en el POG (presentando los IOV y fuentes de verificación), y comentarios específicos sobre los resultados intermedios por alcanzar en el nuevo período.

@ La UG deberá presentar dentro del Resumen una descripción sucinta del Proyecto, la información actualizada de las acciones físicas y financieras más relevantes del Proyecto en el período anterior, e información sintética sobre la nueva programación (incluyendo el encadenamiento de resultados, actividades y medios entre períodos). También deberá incluirse, para ambos períodos, la contribución respectiva (del año realizado, acumulado de las intervenciones en períodos anteriores y lo previsto para el año en consideración) al logro de los resultados del Proyecto. Asimismo, de ser necesario, incluir una lista de puntos sensibles y/o condiciones previas que necesitan acciones por parte de los Entes de Tutela.


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Será apropiado incluir diagramas que esquematicen gráficamente la anterior información y mapas sintéticos en donde se muestre la ubicación de las actividades previstas a realizar por el Proyecto, en el nuevo período.

Debe incluirse el presupuesto total por ejecutar, durante el ejercicio del nuevo POA, por fuentes de financiamiento, e incorporando eventuales saldos disponibles del plan anterior.

Se presentará un recuento de los principales hechos o factores que contribuirán a que se cumplan o no se cumplan las actividades previstas en el POG para el año en consideración (definición de hipótesis), incluyendo medidas por tomar, para la superación de eventuales obstáculos que se han presentado en ejercicios anteriores. Al mismo tiempo, se incorporará una apreciación sintética del cumplimiento de las obligaciones de la Contraparte hasta la fecha, y el papel que este Ente va a cumplir en el nuevo período.

d) Lista de puntos sensibles para la atención de los Entes de Tutela. Se indicarán los factores que, bajo el control de los servicios de la Comisión o del Ente de Tutela nacional/regional (decisiones pendientes respecto a aprobaciones, desembolsos, etcétera), requieren acción de estas instancias, y grado de urgencia de los mismos.

II. Antecedentes - En este apartado deberá incluirse la información más relevante del Proyecto, respecto al:

• Convenio de Financiación: Información general sobre los

aspectos más importante; p.e., Organismo de Contraparte nacional/regional, monto del financiamiento, duración del Proyecto, estrategia de intervención, sector/subsector (es) en los que interviene, medios, etcétera.

• Proyecto: Lecciones y avance de la experiencia (períodos importantes, situación operativa y avances respecto a los resultados), incluyendo los principales lineamientos (políticas) para el año correspondiente.

@ La UG presentará una breve descripción del Proyecto: nombre, duración, monto total, monto por entidades financieras, componentes, medios, estrategia de intervención, situación operativa, períodos importantes (avance respecto a los resultados) y principales lineamientos (políticas) para el nuevo plan.

III. Contexto – La modalidad de la planificación flexible, propia de los Proyectos de la línea Cooperación Financiera y Técnica de la CE en América Latina, permite la adaptación de un Proyecto plurianual, según las modificaciones presentadas en el contexto. La UG del Proyecto debe, por lo tanto, tomar en cuenta adecuadamente las modificaciones presentadas en el


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cuenta adecuadamente las modificaciones presentadas en el contexto y formular, dentro del nuevo plan, las hipótesis y riesgos al nivel de las actividades programadas.

Eventuales cambios en el contexto respecto a lo que fue previsto en el POG y que podrían influenciar la ejecución del Proyecto (factores climáticos, calamidades naturales, acontecimientos políticos, emisión de disposiciones legislativas y normativas, coyunturas económicas, cambios del marco institucional, etcétera) deberán analizarse oportunamente en el nuevo POA, así como las adaptaciones necesarias respecto al POG (sin que éstas impliquen cambios en los resultados globales y objetivos). En el caso que se prevean modificaciones sustantivas respecto al Plan Global (siempre que se mantenga la lógica de intervención en cuanto a los objetivos y resultados), deberán analizarse los efectos respecto a los resultados globales, las repercusiones sobre el plan de actividad y las disponibilidades presupuestarias para el nuevo plan y ejercicios posteriores. Por consiguiente, en esta sección se incluirá una síntesis del potencial en la zona de intervención del Proyecto, resumen de las actuaciones de otras instituciones, e información sobre otros factores importantes que tengan algún grado de impacto (positivo o negativo) en la realización del nuevo plan, incluyendo información precisa sobre los eventuales /substanciales cambios, basándose en los siguientes ítems:

à Política del Gobierno - política sectorial : incluir únicamente aspectos novedosos y sobresalientes, distintos a los mencionados en el POG y anteriores POAs, sobre la base de un análisis de las características y dinámicas de los sectores/subsectores interesados por el Proyecto. Se revisará la coherencia de las políticas sectoriales y macroeconómicas del Gobierno, las actitudes del mismo frente a las iniciativas de los diferentes actores (sector privado, organizaciones de la sociedad civil, instituciones locales, etcétera) y el compromiso financiero del Gobierno con el sector. También se indicarán otros factores relevantes del contexto específico regional, nacional y sectorial.

à Características del sector: describir las particularidades claves (novedosas y relevantes) de los sectores/subsectores que sean sobresalientes para la comprensión de la naturaleza de los problemas que el Proyecto busca resolver –condicionantes, oportunidades, datos básicos (p.e., demografía, economía, estadísticas varias, etcétera)–; particularidades que fuesen diferentes o actualicen la información ya señalada en anteriores documentos preparados por la UG (POG, POAs anteriores, informes, etcétera).

@ La UG debe realizar un importante esfuerzo por presentar, en el documento, una descripción sintética del entorno en el cual se desarrollarán las actividades del Proyecto, señalando eventuales factores novedosos o anómalos, si hubiesen, que pueden afectar las condiciones de implementación del mismo.

@ De acuerdo al índice tipo de un POA, la UG deberá incluir en el acápite del contexto los ítems básicos:

- Política del Gobierno

/Política Sectorial. - Características del sector. - Beneficiarios y partes

implicadas. - Problemas a resolver. - Otras intervenciones. - Documentación disponible.


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à Beneficiarios y partes implicadas : describir brevemente cómo han sido involucrados los beneficiarios (grupo(s) objeto del Proyecto) y las principales partes institucionales/locales implicadas, las organizaciones locales o del sector privado, en las actuaciones del Proyecto, hasta la fecha del último plan realizado. En el nuevo POA, adicional a lo anterior, se indicarán las organizaciones o grupos de usuarios, que tendrán participación o que estarán relacionados con el Proyecto durante el nuevo período; y se incorporarán comentarios (explicaciones adicionales) de la conexión entre este nuevo plan y las participaciones de los beneficiarios o partes implicadas en las anteriores actuaciones del Proyecto.

à Problemas por resolver: de existir cambios importantes respecto a la información ya facilitada por la UG en otros documentos, realizar un análisis de los problemas experimentados por los grupos y/o la región a los/la que se destinan los beneficios de la intervención, incluyendo a todas las partes institucionales/locales involucradas. Si no existen cambios relevantes, será recomendable que los responsables de la gestión del Proyecto hagan un breve comentario sobre el impacto que las intervenciones del Programa, realizadas hasta el momento, han tenido para solucionar los problemas que se planteó atender.

à Otras intervenciones: indicar si existe o se prevé la intervención de nuevas acciones relevantes del Gobierno, del sector privado, la Comisión Europea u otros donantes del sector, las cuales serán de utilidad o influencia para la intervención del Proyecto (existen sinergia u otro tipo de esfuerzos de coordinación y/o cooperación), sobre todo si tienen efecto directo sobre los beneficiarios y/o las acciones que se prevé realizar en el plan del nuevo período.

à Documentación disponible: actualizar (hacer las indicaciones pertinentes) la información en el nuevo plan, adicional a la que ya hubiese sido presentada en anteriores documentos (POG, POAs e Informes anteriores), respecto a estudios, demanda de usuarios/servicios o infraestructuras, evaluaciones, etcétera, disponible y/o por producir durante el período. Documentos con los que cuenta o que contará el Proyecto para complementar y/o fundamentar las acciones planificadas en el nuevo POA.


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IV. Intervención – Muchos Convenios definen metas15 cuantitativas en términos de población beneficiaria por atender, con las diferentes acciones del Proyecto, número de obras por realizar, o niveles de ingreso a alcanzar por la población beneficiaria, gracias a la intervención del Programa. En varios casos, por el carácter superficial de los estudios previos que han permitido fijar resultados en términos de equivalencia de estas metas, las mismas no son realistas, o, por el tiempo transcurrido entre la formulación y el inicio del Proyecto, están desactualizadas. Adicionalmente, por no utilizarse correctamente el instrumento del Marco Lógico (ML), al momento de preparar los Proyectos, algunos carecen de la lógica deseada. El POG tiene, entre otros, el propósito de corregir ciertas incongruencias o desactualizaciones del Convenio de Financiación y producir el ML detallado y actualizado del Proyecto. El plan anual que se prepara tiene que ser coherente y conforme a la planificación general del Proyecto (el nivel de detalles dependerá de lo ya incluido en el Convenio de Financiación, en el POG16 y en anteriores POAs). En este sentido, durante esta fase, los objetivos, general y específico, así como los resultados globales, no cambian entre el POG y el POA17. Por consiguiente, no es necesario repetir el ML general del Proyecto en cada POA, a menos que haya modificaciones en la lógica de intervención, particularmente en el nivel de actividades y de ciertos resultados intermedios. El POA, bajo ninguna circunstancia, debe utilizarse para introducir o proponer modificaciones a las prescripciones del Convenio, fuesen éstas relacionadas con la lógica de intervención o con los medios. En caso de que el POA haga propuestas que se desvíen de las Disposiciones Técnicas y Administrativas (DTA) del Convenio o del POG, éstas tendrían que quedar ampliamente aclaradas y justificadas por los responsables de la gestión del Proyecto, e incluidas en la lista de puntos sensibles presentada en el resumen del documento, para la atención de los Entes de Tutela.

@ La UG deberá precisar, en el nuevo plan, el estado de avance del Proyecto y si el ritmo de ejecución del mismo permitirá, en el nuevo año previsto, lograr alcanzar los resultados intermedios establecidos. Al mismo tiempo, analizará si eventuales aceleraciones del ritmo de intervención para alcanzar los resultados, inducidos por la voluntad de recuperar eventuales atrasos, podrán ser adecuadamente justificadas y realistas; de lo contrario debe mantenerse dentro de los límites del ritmo alcanzado hasta la fecha, y señalar las implicaciones de tales circunstancias, en función de las disponibilidades de tiempo y recursos.

15 La expresión META no es parte de los términos normalmente usados en el Marco Lógico. 16 En dicha planificación se elaboró el ML, en el cual se definieron claramente los objetivos, resultados y actividades

macro de la intervención, así como los indicadores objetivamente verificables (IOV), las fuentes de verificación de los IOV y las hipótesis correspondientes a cada nivel.

17 Sin embargo, pueden existir circunstancias, por ejemplo modificaciones profundas en el contexto, que hagan no viable

la intervención del Proyecto y, por consiguiente, la falta de cumplimiento de sus objetivos previstos. Esto haría pensar la necesidad de cambiar los niveles superiores de la lógica de intervención y, por consiguiente, se estará hablando de un nuevo Proyecto, con características distintas a lo previsto inicialmente en el Convenio de Financiación.


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De lo anterior, se concluye que el único nivel dentro de la lógica de intervención del Proyecto, en donde el nuevo POA puede introducir ajustes debidamente razonados, con relación a lo previsto en la planificación global y en POAs anteriores, es en el nivel de las actividades y subactividades. Siempre y cuando estos cambios en las actividades y subactividades, contribuyan de mejor manera (eficazmente) al logro de los resultados intermedios y globales. Por consiguiente, en el año bajo planificación, las actividades deben precisarse de tal manera que pueda apreciarse su correspondencia, en cuanto a alcanzar el resultado intermedio o final. En esta sección se incluyen cuatro ítems, siendo éstos:

@ La UG mantendrá el cuidado de que el plan anual no se utilice para introducir modificaciones a las prescripciones del Convenio. En caso de que el POA haga propuestas que se desvíen, de las DTA del CF o de lo previsto en el POG, éstas deben ser justificadas y expuestas en la lista de puntos sensible para la atención de los Entes de Tutela.

à Objetivo general: no cambia en el POA respecto a lo establecido en el Convenio de Financiación y en el POG. Por lo tanto, en el nuevo plan podrá hacerse referencia a cómo las intervenciones van contribuyendo, al igual que otras acciones por otros actores en la zona o el sector de intervención del Proyecto, a dar cumplimiento al objetivo general.

à Objetivo específico: éste es el objetivo de la propia intervención del Proyecto, y tampoco cambia. En el nuevo plan será útil, de ser necesario, algún comentario sobre la conformidad o no de los IOV, fuentes de verificación e hipótesis; a la vez, podrá incluirse alguna indicación sobre el o los avance/s del Proyecto respecto al objetivo.

à Resultados: considerando que los resultados son el fruto de las actividades realizadas, las cuales, en su conjunto, determinan el grado de cumplimiento de los objetivos, se hace necesario considerar, previo a la planificación anual, las actividades realizadas hasta la fecha, el avance en el alcance de los resultados intermedios18 y, en general, el estado de avance del Proyecto.

A continuación se presenta gráficamente la contribución de los POAs al logro de los resultados del Proyecto:

@ La UG mantendrá un adecuado seguimiento de los indicadores objetivamente verificables (IOV) al nivel de los resultados, lo que le permitirá verificar la contribución respectiva de cada POA al alcance de aquellos y, de esta forma, visualizar el nivel de cumplimiento del objetivo específico, establecido para la intervención.

18 Se utiliza el término de resultado intermedio para indicar el grado de avance de la intervención del Proyecto. Para una

fácil comprensión, se presenta un gráfico que ilustra la contribución de cada POA a los resultados, y de éstos, a su vez, con los objetivos.


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En el nuevo POA, será útil que se indique en un cuadro sintético la evolución de los principales resultados previstos por el POG, a partir del análisis en el avance de los IOV; el nivel de cumplimiento antes del POA en cuestión; lo previsto en este POA (el nuevo plan) y los saldos remanentes por lograrse en los ejercicios sucesivos. Por ello, será necesario que el POA bajo planificación defina las actividades específicas para cada resultado intermedio, así como los respectivos IOV por alcanzar durante el nuevo período, teniendo éstos una estrecha vinculación con las exigencias presupuestarias respectivas.

Consecuentemente, en el caso en que, sobre la base de este análisis, se reflejaran discrepancias significativas respecto al POG, éstas deberían ser objeto de rectificación y oportunamente justificadas.

@ La UG debe velar porque en el POA se mantenga la lógica de intervención, se precise la información sobre el estado de avance del Proyecto y se presente con exactitud el eslabonamiento de las actividades y logro de resultados (intermedios y/o finales) entre el plan concluido y el nuevo plan (incluyendo comentarios sobre lo previsto en el POG, ritmo de ejecución y disponibilidades presupuestarias).

à Actividades: las actividades son las acciones que la intervención deberá llevar a cabo para obtener los resultados. En este sentido, tal como lo indicado en el antepenúltimo párrafo del inciso anterior, deberá incluirse un cuadro sinóptico sobre el estado de avance de las actividades del año anterior y lo previsto para el nuevo plan. Al mismo tiempo, el documento debe presentar el detalle de las actividades por realizar; su costo y su justificación, sería ideal si se incluye más allá del primer y segundo niveles de actividades (subactividades).

@ La UG deberá precisar en el nuevo plan, el detalle de cada una de las actividades por realizar (a diferentes niveles), su justificación, su vinculación con los resultados intermedios y un cuadro sinóptico respecto al avance de las actividades y resultados intermedios del plan anterior.

POA 1Arranque Cierre

Contribución parcial de cada POA a los

Resultados FinalesContribución parcial de cada POA a los

Resultados Finales

POG

Resultados intermedios

- -- -

- -

POA 2 POA 3 POA 4 POA 5


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Los Proyectos que adoptan el Sistema de Seguimiento Físico Financiero (SSFF)19 están obligados a definir, desde el principio, la matriz rubros20 /actividades que se aplica tanto al POG como a los POAs. En este sentido, el nuevo plan21 que sea elaborado por el Proyecto, debe contener los cuadros que son originados por el SSFF (ver ejemplo a continuación), lo que permite desglosar el presupuesto por actividad, en forma suficientemente organizada y coherente, respecto al Convenio de Financiación, POG y POAs anteriores.

@ El Sistema de Seguimiento Físico Financiero (SSFF) es una importante herramienta de gestión para los Proyectos de cooperación de la línea presupuestaria técnica y financiera, herramienta que facilita, entre otros, la planificación anual.

@ Los Proyectos que han adoptado el SSFF están obligados a presentar, en el nuevo plan, la información de las actividades, por medio de la matriz, rubro/actividad (aplicada en el POG y anteriores POAs).

19 El SSFF es un instrumento de gestión del Proyecto que permite el enlace entre la planificación de la intervención (POG

y POAs), el control contable financiero y el seguimiento de las actividades y recursos asignados a cada una de ellas. También, por medio del SSFF se puede tener un control sobre los avances físicos de las actividades programadas, así como un control financiero sobre los recursos asignados en la planificación a esas actividades; es decir, conocer la eficiencia del Proyecto. En otros términos, el SSFF cumple una función de herramienta técnica al y para el servicio de los responsables de la conducción del Proyecto. Colabora con los usuarios en la planificación de su Proyecto (motiva a precisar y a cuantificar el detalle y costos de la intervención), en el control contable financiero (suministra un sistema de registro contable versátil y adaptable a cualquier Proyecto) y en el seguimiento tanto físico como financiero, ya que incorpora los datos contables y los datos de realizaciones (actividades) físicas en una base de datos. Para mayor información, ver a propósito el Manual del SSFF de futura publicación.

20 Se define como rubro el título con que se identifica la asignación presupuestaria presentada en las DTA del CF de los Proyectos. En el CF, se define el presupuesto del Proyecto por rubro de contribución de cada Ente financiero, para el ciclo completo de vida de la intervención. Existen rubros técnicos y rubros de apoyo. Los rubros técnicos son definidos como aquellos directamente relacionados con los resultados que pretende alcanzar el Proyecto; p.e., recursos naturales, formación, capacitación, organización, obras/infraestructura, crédito, etcétera. Mientras que los rubros de apoyo, están incorporados para ayudar al cumplimiento de los rubros técnicos; p.e., funcionamiento, equipos, AT europea, imprevistos, etcétera.

21 Al igual que los POAs anteriores.

FFiicc hhaa dd ee aa cc cc iióó nn1.Código acción: 2.Título acción: 3.Ubicación geográfica:

4.Nivel actual Perfil Factibilidad Diseño Convenio Ejecución

5. Beneficiarios: 6.Forma de ejecución:

7.Ejecutor:

8.Cofinanciador:

9.Costo:a cargo del Proyecto- subsidio .....................- crédito .....................a cargo de otras fuentes- subsidio ....................- créditos .....................aporte de los beneficiarios .....................

10.OBJETIVO GENERAL:

11.OBJETIVO ESPECIFICO:

12.RESULTADOS ESPERADOS:

Productivos

económicos

sociales

13.ACTIVIDADES:

14.MEDIOS:

personal:

equipos:

fondos de crédito:

15.PRESUPUESTO: Rubros aporte

U Eaporte

cofinanciadoraporte

beneficiariosTota l

ObrasInsumosCapacitaciónCrédito

Tota l

MARCO LOGICOMARCO LOGICO

OBJETIVOSOBJETIVOSRESULTADOSRESULTADOS

Actividades

Lógica deintervención

Indicadoresobjetivamente

Medios deverificación Hipótesis

1.1.1

1.1.2.

1.1.3 zzzzzzz xxxxxxxx

1.1.4

Actividades

Lógica deintervención

Indicadoresobjetivamenteverificables

Medios deverificación Hipótesis

1.1.1

1.1.2.

1.1.3 zzzzzzz xxxxxxxx

1.1.4

SSFF - Presupuesto por sub-sub-actividad Aporte

Gobierno

PRESUPUESTADORubros 1.1.1. 1.1.2 1.1.3. 1.1.4 1.1.5 1.1.5 1.1.7

xxxxx

xxxxx

EJECUTADORubros 1.1.1. 1.1.2 1.1.3. 1.1.4 1.1.5 1.1.5 1.1.7

xxxx

xxx

REMANENTERubros 1.1.1. 1.1.2 1.1.3. 1.1.4 1.1.5 1.1.5 1.1.7

x

xx

CONTRATO DE SUBVENCIÓN

NOSOTROS: Institución ………….., representado por el Sr. José Marino Escobar M a r t e l l,

Distr ibuidor y Asesor, de domicil io en Colonia San Patricio Pasaje 4-18 final Colonia Costa Rica, que

en este instrumento se denominará “LA EMPRESA” ; y el Proyecto ………….., representado

por El Sr. Roberto Canessa , Director, de domicilio en Boulevard del Hipódromo, Edificio Gran

Objetivos/ActividadesPlaza, local # 206 2da. Planta, Colonia San Benito. Zona Rosa; quién en este instrumento se denominará “El

CLIENTE”, convenimos en celebrar el presente CONTRATO DE SERVICIOS, de conformidad a las cláusulas

siguientes:

Medios

Rubros Proyecto I n s t i t u c i ó n Beneficiar. T o t a l

Resultados esperados

nuevo software debe notificar a “La Empresa” para su respectiva .

NOSOTROS : Institución ………….., representado por el Sr. José Marino Escobar M a r t e l l,

Distr ibuidor y Asesor, de domicil io en Colonia San Patricio Pasaje 4-18 final Colonia Costa Rica, que

en este instrumento se denominará “LA EMPRESA” ; y el Proyecto ………….., representado

por El Sr. Roberto Canessa , Director, de domicilio en Boulevard del Hipódromo, Edificio Gran

Objetivos/ActividadesPlaza, local # 206 2da. Planta, Colonia San Benito. Zona Rosa; quién en este instrumento se denominará “El

CLIENTE”, convenimos en celebrar el presente CONTRATO DE SERVICIOS, de conformidad a las cláusulas

siguientes:

Medios

Rubros Proyecto I n s t i t u c i ó n Beneficiar. T o t a l

Incluyendo al teraciones a l d iseño de los productos .

nuevo software debe notificar a “La Empresa” para su respectiva

xxxxxxx

xxxxxx x

xxxx x

xxxxx

x xxxx

xxxxx x

Informedeejecución

Supervisado

por ……….

Aprobado

por ……….

Ejemplo MatrizRubro/ActividadSSFF

CONTRATO DE SUBVENCIÓN

ACTIVIDADESACTIVIDADES

Rubro

Resultados esperados

En caso de incorporar un nuevo disposi t ivo o


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POA



En otros casos (p.e., Proyectos DRI de inicio posterior a 1996), se ha impulsado la adopción de un sistema de planificación de las actividades, a través de una “Ficha de Acción”; ésta detalla, por cada actividad prevista en el Marco Lógico, los principales parámetros que sirven tanto en fase de planificación, como de seguimiento. Esta misma herramienta puede ser usada para elaborar otros Sub-Marcos Lógicos –aplicación del Marco Lógico en cascada– que describan los elementos del Programa a niveles más detallados, como si cada actividad constituyera un subproyecto con una lógica propia. La Ficha de Acción no es más que la presentación esquemática, y según un formato homogéneo, de las diferentes actividades individuales que constituyen en el conjunto el Plan Operativo del Proyecto. Permite racionalizar la planificación y el seguimiento, de manera lógica y estructurada. En ella, se pueden identificar en forma clara: los beneficiarios, las instituciones involucradas, el cronograma de actividades y el presupuesto. Los Proyectos que presentan en el plan anual las actividades según el modelo de la “Ficha de Acción” (el cual se presenta a continuación), deben detallar los indicadores de cumplimiento a lograrse por cada acción, durante el ejercicio y el presupuesto del año correspondiente22.

@ La Ficha de Acción facilita la estructuración por cada acción (actividad/sub-actividad) que realizará el Proyecto, para el año en cuestión, según el esquema del ML. Adicionalmente, a la UG le permite contar con una herramienta práctica para el seguimiento (o automonitoreo).

22 La adopción de una misma codificación de las acciones, desde el Marco Lógico hasta el control financiero (SSFF u

otro sistema de contabilidad presupuestaria), facilita enormemente la planificación y seguimiento de la intervención del Proyecto.

Ficha de Acción1.Código acción: 2.Título acción: 3.Ubicación geográfica:

4.Nivel actual

Perfil Factibilidad Diseño Convenio Ejecución

5. Beneficiarios: 6.Forma de ejecución:

7.Ejecutor:

8.Cofinanciador:

9.Costo:A cargo del Proyecto- subsidio .....................- crédito .....................A cargo de otras fuentes- subsidio ....................- créditos .....................Aporte de los beneficiarios .....................

10.OBJETIVO GENERAL:

11.OBJETIVO ESPECIFICO:

12.RESULTADOS ESPERADOS:

Productivos:

Económicos:

Sociales:

13.ACTIVIDADES:

14.MEDIOS:

Personal:

Equipos:

Fondo de crédito:

15.PRESUPUESTO: Rubros Aporte

UEAporte

cofinanciadorAporte

beneficiariosTotal

ObrasInsumosCapacitaciónCrédito

Total16.REPARTICION DEL COSTO DE LA ACCION SEGUN LOS AÑOS:

POAI POAII POAIII POAIVFondos UECofinanciadorBeneficiariosTotal

17.CALENDARIO:1 2 3 4

Actividades I II III IV I II III IV I II III IV I II III IVEstudioPreparaciónConvenioEjecuciónSeguimientoTransferencia

18.CONDICIONES PARTICULARES:

19.Responsable técnico en el Proyecto

20.Responsable en la entidad ejecutora

21.Representante del grupo beneficiario


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48


A continuación se presenta en forma esquemática, para fácil comprensión, la aplicación del Marco Lógico en modo de cascada, lo que corresponde a la construcción de sub-marcos lógicos, a partir del ML original.

@ El Marco Lógico en cascada permite la elaboración de sub-marcos lógicos, a partir del Marco Lógico original. Es muy útil, dado que describe los elementos del Programa a niveles más detallados y facilita la planificación, seguimiento y evaluación de las intervenciones; p.e., subproyectos, componentes y/o acciones individuales.

En la elaboración del POA, la UG pondrá particular atención en presentar la información más relevante que precisen las actividades planeadas y el costo de las mismas, en función del cumplimiento de los resultados esperados. En los casos en que el Proyecto utilice instrumentos de planificación/seguimiento sistematizados como el SSFF y/o la “Ficha de Acción”23, la UG deberá hacer uso correcto de estos métodos (sistematicidad de la codificación, coherencia con el Marco Lógico y presupuesto, etcétera). Actividades de información, difusión y visibilidad. Es normal que en los presupuestos presentados dentro de los POAs se incluyan ciertos montos para actividades de información, difusión y visibilidad. Sobre esta última anotación, cada vez más, la CE solicita a los Proyectos un mayor esfuerzo por mostrar la presencia de la contribución técnica y financiera en el país/región donde se realiza la cooperación. Por lo tanto, en el POA bajo preparación (nuevo plan), la UG deberá indicar las acciones que se tienen previstas en torno a actividades de información, difusión y visibilidad, para el año de referencia. Adicionalmente, será oportuno que se presente en el nuevo plan la información sobre los mecanismos previstos de coordinación, con la Delegación y/o Contrapartes, para el desarrollo de estas actividades particulares.

@ La UG deberá, previo a la programación anual de las actividades de información, difusión y visibilidad, concertar con la Delegación la realización de las mismas.

23 En el anexo 2 de esta Guía se presenta el modelo de Ficha de Acción y las notas explicativas, correspondientes para su

uso.

Aplicación del Marco LógicoAplicación del Marco Lógico

Marco Lógico en Cascada

Marco

Lógico

Original

Programa Proyecto Componente

Objetivo General

Objetivo Específico

Resultados

Actividades

Objetivo General


Resultados

Actividades

Objetivo General


Resultados

Actividades

Sub-Marcos LógicosMarco

Lógico

Original


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V. Hipótesis y riesgos - Esta sección consta de dos apartados, siendo éstos:

à Hipótesis a diferentes niveles: las hipótesis, que son las

condiciones importantes para la realización satisfactoria de la intervención, no dependen del mismo Proyecto. Sin embargo, para el año bajo planificación, las hipótesis (supuestos que permitirán dar cumplimiento a los resultados intermedios) deben estar explícitamente desarrolladas, incluyendo su relación (implicaciones positivas o negativas) de cumplimiento o no-cumplimiento respecto de los resultados globales del Proyecto. Adicionalmente, los responsables de la gestión del Proyecto, deberán realizar una síntesis de las implicaciones de las hipótesis planteadas en el plan anterior, respecto al nuevo plan, y las justificaciones (técnicas y financieras) referente a los supuestos para las realizaciones del nuevo período.

Si fuera posible, las hipótesis deberían ir acompañadas de indicadores que permitieran, a los responsables de la gestión, verificar su realización, durante el período en cuestión.

à Riesgos y flexibilidad: en el plan anual se presentará la información sobre la capacidad del Proyecto de resolver los problemas, riesgos, que aparezcan por las hipótesis que no se cumplan, y la extensión y/o flexibilidad que la UG haya tomado en cuenta dentro de la programación, para enfrentar estos riesgos (capacidad del Proyecto para enfrentar las contingencias); incluyendo las previsiones financieras correspondientes.

@ La UG presentará en el POA bajo programación, las hipótesis (supuestos de cumplimiento) a los diferentes niveles, resultado y actividades, sub-actividades especificas del año en cuestión.

@ En el nuevo plan, la UG presentará información respecto a la capacidad del Proyecto (ante contingencias) de resolver problemas que aparezcan, debido a las hipótesis que no se cumplan.

VI. Ejecución del Programa / Proyecto – En esta sección, se trata de la organización interna del Proyecto para la ejecución, y deben describirse los recursos por emplear, los aspectos organizativos, el presupuesto y las medidas de acompañamiento.

Los apartados de esta sección son los siguientes:

à Medios (materiales y no materiales): los medios están definidos como rubros técnicos y rubros de apoyo, figuran claramente en las disposiciones técnicas y administrativas (DTA) del Convenio de Financiación, y al nivel de las actividades en el Marco Lógico24. Los rubros técnicos permitirán al Proyecto, poner en práctica las actividades necesarias para el logro de los resultados esperados.

@ El UG velará por la pertinencia y temporalidad en la utilización prevista de los medios destinados para el POA bajo programación, en función de las actividades previstas y de los resultados intermedios por alcanzar, de tal manera que el plan sea realista, oportuno y coherente con la planificación global y con los saldos disponibles.

24 Las mismas consideraciones expresadas anteriormente, referentes al SSFF y Ficha de Acción, se aplican también en el

caso de los medios, los cuales resultan sistemáticamente planificados a través de aquellos instrumentos.


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Entre los rubros técnicos más comunes, definidos en los CF, se encuentran: recursos naturales, formación, organización y capacitación, obras/infraestructuras, fondos de crédito, etcétera. En el caso de los rubros de apoyo, algunos de los cuáles se incluyen de manera estándar en los CF, tenemos: AT europea, personal nacional, equipos, funcionamiento, etcétera.

El POA debe definir la cantidad y calidad de los medios totales previstos en el CF y en el POG, medios que se estima utilizar durante el ejercicio anual en cuestión (debiendo considerar dentro del nuevo plan, los saldos disponibles del período anterior). Esta definición debe ser coherente con el plan de actividades y el calendario global del Proyecto. A manera de ejemplo, a continuación se presentan algunos criterios generales de medios asignados como rubros de apoyo y rubros técnicos que, sin embargo, pueden variar caso por caso:

� Equipos: los equipos25 son considerados, por lo general,

como medios de apoyo para los rubros técnicos, a excepción de aquellos que están previstos desde el CF para fortalecer a los beneficiarios directos de la intervención del Proyecto26. En el POA bajo preparación, la UG deberá especificar el tipo, cantidad y calidad del equipo que se prevé adquirir (incluyendo una breve justificación de cómo ellos contribuirán a mejorar la eficacia de la intervención). También, el nuevo plan debe indicar las disponibilidades presupuestarias existentes para tales adquisiciones, los procedimientos de compra que se van a utilizar y la(s) fuente(s) financiera(s) que contribuirá(n) a la obtención de los mismos. La UG deberá prever, de considerarlo apropiado para el cumplimiento de los resultados previstos de la intervención del Proyecto, dentro de la planificación global y en POAs de períodos particulares, las disponibilidades presupuestarias para la reposición de aquellos equipos que tiendan a deteriorarse o perder su función de apoyo, durante las diferentes etapas del ciclo entero de vida del Programa. Adicionalmente, la UG debe prever en el plan bajo preparación, las disponibilidades presupuestarias para el mantenimiento y funcionamiento apropiado de los equipos, con los cuales apoyará la gestión de la intervención programada para ese período.

@ La UG deberá indicar en el plan bajo preparación, el tipo, cantidad y calidad de los equipos por adquirir. Asimismo, tomará en cuenta los saldos presupuestarios para tal fin, los procedimientos de compra y la fuente específica de financiamiento. También, hará las previsiones presupuestarias para el funcionamiento y mantenimiento de los equipos que apoyarán la intervención en ese período.

25 Es común la concentración de las adquisiciones de equipo en el (los) primer (os) POA(s), encontrándose este rubro

completamente ejecutado, en una gran mayoría de los casos, después del primer o segundo POAs. 26 Por ejemplo, puede mencionarse el caso del Proyecto VEN/B7-310/IB96/119, denominado “Centro Nacional para la

Formación Profesional en Mecánica Automotriz (CEMA), en el cual uno de los resultados previstos es la remodelación de la infraestructura y equipamiento del centro de capacitación.


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� Personal/funcionamiento: los costos de personal y funcionamiento deberán repartirse entre el total de años de ejecución del Proyecto, proporcionalmente al valor de las inversiones previstas, aun si una parte de ellos, siendo costos fijos, penalizarán los años con menor inversión. Es una práctica casi general de que la Contraparte del(de la) país(región) beneficiario(a), como parte de su contribución al Proyecto, suministrará durante un número de años establecidos en el CF, personal nacional(regional) especializado que participará en el desarrollo de las actividades del mismo. El plan anual bajo preparación indicará, por fuente de contribución, el personal que será suministrado, los sueldos e indemnizaciones consideradas y las funciones o tareas específicas por desarrollar, en el año bajo programación. Eventuales divergencias significativas respecto a las previsiones del CF y/o POG, deberán ser oportunamente justificadas (aumento o reducción de personal, creación de nuevos puestos, aumentos salariales, etcétera). La UG, como responsable de la preparación del plan anual, debe velar por mantener un equilibrio entre las inversiones y los gastos de funcionamiento y personal, en relación con los saldos presupuestarios, los resultados esperados durante el año, y la planificación global del Proyecto. Particularmente, debe poner atención en que estén considerados y a disposición de las actividades del Proyecto, el personal idóneo de acuerdo a los perfiles profesionales definidos previamente; asimismo, mantendrá una gestión interna adecuada, que permita contar con la estabilidad en cuanto a la permanencia del personal en el Proyecto, y evitar altos niveles de rotación y de conflictos internos, los cuales puedan perjudicar el logro de la intervención.

� Asistencia Técnica – AT27: la distribución de la AT,

europea y nacional/regional, debería seguir también el plan general de actividades. Las competencias específicas deberían concentrarse en los períodos donde más se necesitan, mientras que, por lo general, las figuras profesionales generalistas (Co-director y Administrador)

@ La UG, como responsable de la preparación del PAO, debe velar por mantener un equilibrio entre las inversiones y los gastos de funcionamiento y personal, en relación con los saldos presupuestarios, los resultados esperados durante el año y la planificación global del Proyecto.

@ La UG debe poner particular atención en que estén considerados y a disposición de las actividades del Proyecto, el personal idóneo de acuerdo a los perfiles profesionales definidos previamente. A la vez, mantendrá una gestión interna adecuada, que permita contar con la estabilidad en cuanto a la permanencia del personal en el Proyecto, y evitar altos niveles de rotación y de conflictos internos, los cuales puedan perjudicar el logro de la intervención.

@ La AT de figuras profesionales generalistas (Co-director y Administrador) deberán estar presentes durante la existencia de la UG.

27 Algunos CF definen dos t ipos de AT permanente: la AT europea y la AT nacional/regional. El personal de AT europea

será contratado mediante el procedimiento habitual (licitación sobre lista restringida de empresas de la UE) y el resultado será sometido al acuerdo de las autoridades del país/región beneficiari@. La Comisión otorgará los contratos de AT y efectuará directamente los pagos, sobre la base de los certificados de presencia establecidos por la UG y visados por la Delegación local. Normalmente, la AT europea se compone de un Co-director/a europe@ (responsable, junto a su homólog@ nacional, de la ejecución del conjunto del Proyecto), un/a expert@ administrativ@, un número reducido – 1 a 3 – de especialistas sectoriales, y una previsión de misiones específicas (cortas), en sectores por definir por parte del Proyecto (denominadas generalmente “misiones de apoyo”).


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profesionales generalistas (Co-director y Administrador) deberían estar presentes durante toda la existencia de la Unidad de Gestión. Sin embargo, en algunos casos los vínculos impuestos por el convenio o los contratos de AT europea, suscritos entre la Comisión Europea y las firmas consultoras, resultan desactualizados respecto al plan de actividad real del Proyecto. Donde sea necesario, los POAs deberán hacer resaltar estas incoherencias, proponiendo adecuaciones oportunas, incluyendo eventuales modificaciones de los contratos, mediante addenda.

En el plan anual bajo preparación, deberá indicarse la AT europea y nacional/regional con la que se contará, y las competencias específicas. Adicionalmente, en el POA deberán estar especificadas las misiones de apoyo, con cargo del contrato de asistencia técnica europea y/o las consideradas con cargo a otra fuente de financiamiento, por realizarse en el año, detallando el tema, la justificación, la duración y las disponibilidades presupuestarias (h/m). Es ideal que se incluyan en un anexo al POA, los términos de referencia (TdR) de dichas misiones; esto simplificará considerablemente la posterior aprobación de las misiones por parte de la Delegación.

� Obras (infraestructuras): con relación a las obras físicas, los Proyectos que las realizan deberán indicar en su POA los detalles relativos a los tipos, cantidad, ubicación y modalidad de ejecución de las diferentes realizaciones, las cuales piensan ejecutar durante el año. En cuanto a la financiación de obras, es importante que el Proyecto asegure un valor agregado a los financiamientos de la CE, de manera que éstos no sean solo una de las tantas fuentes financieras para la realización de infraestructuras (fondos de inversión social, etcétera). El papel que debería jugar el Proyecto sería:

¨ Mejorar la planificación y el seguimiento de las obras, para todas las fuentes de financiamiento.

¨ Asumir el financiamiento de obras o partes de obras que, por su especificidad, no se califican para la financiación por parte de otras fuentes, aun siendo de comprobada importancia para las comunidades beneficiarias.

¨ Atraer, a través de sistemas de cofinanciación, la inversión de otras fuentes, hacia zonas no priorizadas por ellas, pero consideradas prioritarias para los fines del Proyecto.

@ La AT europea específica deberá concentrase en los períodos donde más se necesita.

@ La UG deberá prever dentro de la planificación anual, las misiones de apoyo que necesitará, o al menos indicará la posibilidad de contar con AT de corta duración, en áreas temáticas propuestas, respecto a las prioridades del Proyecto. La justificación para hacer uso del presupuesto de las misiones de apoyo, dependerá de la capacidad profesional presente en la UG, o de la presencia de profesionales que puedan ser conseguidos localmente.

@ La UG debe llevar a cabo una adecuada planificación en el POA, sobre las obras por realizar, en el ejercicio bajo programación.

@ En el nuevo plan, se presentará la información sobre los detalles de los tipos de obras, cantidad, ubicación, costos y la modalidad de ejecución más adecuada, que garantiza la eficiencia, eficacia y sostenibilidad.


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Será recomendable que, para los fines de la preparación del POA, se disponga de Proyectos suficientemente elaborados antes de proponerlos para el financiamiento, incluyendo las modalidades de co-financiación o sinergias con otras fuentes de financiamiento/cooperación, para su ejecución. Es razonable actuar en forma tripartita con los municipios y los beneficiarios, para la financiación y la ejecución de las obras de infraestructura. Al respecto, se recomienda que a lo largo de todo el proceso de planificación, diseño, ejecución y supervisión de las obras, estén directamente implicadas las autoridades locales y las comunidades beneficiarias, a modo de poner en práctica los mecanismos de una administración transparente de los recursos públicos. Es evidente que, por estar los representantes municipales y los beneficiarios todavía poco capacitados y tal vez mal acostumbrados por hábitos anteriores, el Proyecto deberá ejercer un control estricto sobre este proceso técnico-administrativo (en aquellos casos en que se prevea facilitar apoyo técnico, para mejorar la capacidad de gestión local) y liberando los recursos financieros del Proyecto sólo si los criterios de calidad y transparencia son puntualmente respetados.

@ La UG presentará en el POA información sobre si existen problemas de impacto ambiental, y las medidas de mitigación respectivas. Adicionalmente, incluirá información respecto a: ¿cómo se han valorizado los aportes de Contraparte?, ¿cómo se prevé la participación de los beneficiarios?, ¿cuáles son las propuestas para garantizar el mantenimiento?, ¿quién las realizará y bajo qué procedimiento?, ¿cómo se han estimado los costos y por qué son razonables?, ¿existen otros co-financiadores?, ¿cómo se ha valorizado su participación?

� Fondos para crédito: en cuanto a los fondos de crédito, particularmente en la operación de sistemas de financiamiento rural, la cooperación de la CE ha acumulado una importante experiencia en América Latina. Los fondos de crédito deben ser gestionados a partir de una estrategia diferenciada a la ejecución directa por el Proyecto28. La UG deberá prestar atención a la estrategia que desea implementar para la gestión de los fondos de crédito, de modo que ésta contenga los criterios básicos de funcionalidad (que el uso de los fondos sea planificado, tomando en cuenta el contexto sociocultural), sostenibilidad (que se garantice la cobertura de costos y el mantenimiento de los fondos durante el tiempo) y transferencia (que facilite el traspaso y cumplimiento de objetivos, que no sea un problema para el Proyecto a la hora del cierre). En este sentido, el POG precisará la estrategia que seguirá el Proyecto, y en el POA se profundizará en las actividades y acciones necesarias para la implementación, incluyendo la planificación del movimiento de los fondos, en base a una estimación de la demanda, y de conformidad a la modalidad de administración establecida y a los reglamentos específicos. La aplicación de estos fondos deberá ser

@ El Proyecto deberá evitar la gestión directa(desembolso, legalización y recuperación) de los fondos de crédito. Promoverá, en lo posible, el desarrollo de servicios financieros locales de manera indirecta, y a la vez procurará el acercamiento de los operadores financieros formales (bancos, cooperativas de ahorro y crédito u otras formas institucionales, previstas en la legislación particular de cada país/región) a la prestación de servios para la población con potencial de financiamiento sin acceso hasta el momento de la presencia del Proyecto.

28 La experiencia ha demostrado que, en el pasado, ningún Proyecto que ha ejecutado directamente los fondos, a través

de una unidad de crédito interna, ha tenido éxito en consolidar un sistema que rebase la vida del Proyecto y que contribuya de manera sostenible a resolver la problemática de los beneficiarios, respecto al acceso a los servicios de crédito a largo plazo.


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específicos. La aplicación de estos fondos deberá ser justificada en el POA sobre la base de los balances del componente hasta la fecha, de la demanda proyectada para el período y del cumplimiento de los resultados previstos.

Los fondos de crédito son un activo diferido de la Comisión, hasta que no se proceda a trasladar la propiedad definitiva del fondo al beneficiario final. En el POA deberá indicarse la etapa en que se encuentra la implementación de las actividades desarrolladas a través de los fondos de crédito, tomando constantemente en cuenta la sostenibilidad post-Proyecto.

Al principio de la operación del Proyecto, además de definir la estrategia y mecanismos que se utilizarán para la ejecución de los fondos de crédito, deberán ser aprobados por las instancias de Tutela los diferentes contratos y reglamentos de crédito.

Si el mecanismo definido es la entrega del fondo a una entidad para su administración (sea por medio de fideicomisos, contratos de administración o simplemente cuentas de ahorro), el Proyecto debería ahondar sobre las bondades financieras y el perfil institucional de la entidad, a efectos de verificar que no se vayan a depositar recursos, en una entidad no suficientemente confiable, o sin ningún interés en el grupo destinatario. En este caso, igualmente, la UG deberá tener cuidado de mantener un equilibrio respecto a los montos proyectados que se presentarán en el POA, la demanda de crédito, y si lo previsto a trasladar a la entidad administradora es también concordante con los montos anteriores, debiéndose evitar la presencia de excesivos fondos ociosos en esta entidad.

Para los POAs sucesivos, la UG deberá observar el comportamiento histórico de los datos relativos a los porcentajes de utilización de los fondos de crédito (incluyendo carteras), para determinar si se requieren nuevos desembolsos y si existen las condiciones sobre los efectos potenciales, de cara a la sostenibilidad del sistema impulsado con estos fondos. Este análisis ahondará en aspectos de morosidad, número de créditos concedidos, tasas de interés activas, costos de administración, inflación acumulada del país objeto, etcétera. Dichos elementos permitirán a la UG tener una visión más completa, en orden a presentar las acciones pertinentes de corrección y/o profundización en el nuevo plan, evitando caer en el error de sustituir la responsabilidad de los actores del mercado, oferentes y demandantes del servicio.

@ La UG tendrá presente, en todo momento de la planificación, que los fondos de crédito son un activo diferido de la Comisión, hasta que no se proceda a trasladar la propiedad definitiva al beneficiario final. A la vez, deberá planificar en detalle y operativizar a través de los POAs la estrategia, mecanismos e instrumentos operativos, contratos y reglamentos, que se utilizarán para la ejecución de los fondos (en coherencia a lo previsto en el CF/POG y aprobado por las instancias de Tutela). Para ello, debe prever desde el inicio una estrategia apropiada (sostenible) de gestión de los fondos, la cual garantice el traspaso, cumplimiento de los objetivos y que al final no permita que la trasferencia sea un inconveniente para el cierre.

@ Para la preparación del nuevo plan, la UG deberá observar el empleo histórico de los fondos. En ese análisis, ahondará en aspectos de morosidad, número de créditos concedidos, tasas de interés, costos de administración, inflación del país objeto, etcétera., y realizará las acciones pertinentes de corrección y/o profundización, evitando sustituir el deber de los principales actores del mercado (oferentes y demandantes del servicio).


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à Organización y modalidades de ejecución: en este apartado debe facilitarse una descripción de la organización del Proyecto, los procedimientos/modalidades de ejecución, y las responsabilidades de las personas y organizaciones implicadas. Los convenios de financiación definen las modalidades de ejecución y sobre éstas el Proyecto diseña su organización.

� Organización: cada Proyecto, en la fase de arranque, establece su estructura orgánica operativa, la cual aparece explícitamente indicada en el POG.

No existe, por lo general, un organigrama tipo para la Unidad de Gestión de un Proyecto. Esto depende del plan de actividad por cumplir (tipo y cantidad de acciones), del modelo de ejecución (directa o indirecta), de la existencia de otros actores capaces de asumir responsabilidades de ejecución y seguimiento. Por lo general, el organigrama tipo de una UG que funcione bajo el esquema de la Co-dirección, se presenta indicado en el esquema que aparece a continuación. Las tendencias que se han tratado de impulsar en los últimos tiempos por parte de la Comisión Europea, buscan el establecimiento de estructuras livianas, no burocráticas, especializadas más en planificar y dar seguimiento a las acciones, que en ejecutarlas directamente. Este esquema implica delegar la ejecución a otros actores, con miras a garantizar la sostenibilidad y durabilidad de las acciones. Para tal efecto, los coejecutores deben ser estables (organismos que sobreviven más allá del Proyecto) y comprometidos con los objetivos del mismo (organizaciones de la sociedad civil local, más que ONGs “bussiness oriented”).

@ La UG mantendrá durante toda la intervención del Proyecto una estructura orgánica operativa equilibrada, para el cumplimiento de los resultados previstos, y en función de garantizar la eficiencia y eficacia de las acciones planificadas.

Organ ig rama t i po de una UGOrgan ig rama t i po de una UG

E n t e s d e T u t e l aE n t e s d e T u t e l a

C o m i t éConsu l t ivo

C o-d i recc iónC o -d i recc ión

A s e s o r í a L e g a lA s e s o r í a L e g a l

P S & EP S & EA d m i n i s t r a c i ó nA d m i n i s t r a c i ó n

E v e n t u a l e s s e d e s p e r i f é r i c a sE v e n t u a l e s s e d e s p e r i f é r i c a s


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En el organigrama se indicará la ubicación de los expertos de la AT europeos, tomando en cuenta que, excepto las posiciones con responsabilidad jurídica establecida (Co-director y eventualmente Co-administrador), no es necesario incluir a cada experto europeo en un esquema de cogestión. Los expertos europeos con atribuciones de carácter meramente técnico, serán ubicados dentro del organigrama en la posición que mejor le permita ejercer su función de asesoramiento, a menos que el convenio establezca algo diferente, y sin que necesariamente se cuestione la modalidad de Co-dirección a los niveles técnicos.

La UG, sobre la base del principio de Co-dirección29, velará por mantener el precepto de autonomía de gestión, y establecerá (de acuerdo al Contrato Marco entre la Comisión y el/la país/región beneficiari@, y a las particularidades presentes en el convenio de financiación) los mecanismos ad-hoc de coordinación con los Entes de Tutela.

Con relación a la planificación global y sobre la base de lo prescrito en el CF, la UG deberá velar porque exista un equilibrio entre el staff técnico-administrativo del Proyecto, y las actividades y resultados que se prevé realizar. Asimismo, establecerá las disponibilidades financieras, por fuente de financiamiento, para cubrir los costos/gastos de funcionamiento de la estructura operativa, para el ciclo de vida completo del Proyecto.

En lo particular, cada POA deberá indicar cómo estará organizado el Proyecto, para el cumplimiento de las actividades y resultados intermedios, previstos en el año corriente. Señalándose y justificándose, además, los cambios significativos que se produzcan en la estructura organizativa (organigrama, personal, etcétera).

Acercándose al cierre, los Proyectos deben demostrar cómo la UG reducirá paulatinamente su estructura, para evitar un cierre traumático al final. La intención de prepararse al cierre, debe reflejarse en ajustes concretos de la estructura (reducción del personal, reducción de las funciones, etcétera).

� Modalidades de ejecución: muchos convenios definen las modalidades de ejecución que deberán adoptarse para la puesta en marcha de las principales actividades, siendo éstas específicamente: modalidad de ejecución directa, indirecta o una vinculación entre ambas (mixta). En ocasión de la elaboración del POG, estas modalidades son definidas con mayor precisión, tomando en cuenta las condiciones específicas observadas al momento del inicio de las operaciones del Programa.

@ La UG debe velar porque exista, en el plan anual y en la planificación global, un equilibrio entre el tamaño del staff técnico- administrativo del Proyecto y las actividades que se desarrollarán. Todo ello, tomando en cuenta la fuente de financiamiento y las disponibilidades financieras para cubrir estos rubros.

@ Los CF definen la modalidad de ejecución que deberá asumir el Proyecto para la puesta en marcha de las principales actividades, siendo éstas específicamente modalidad de ejecución directa, indirecta o mixta.

29 Significa una gestión en forma conjunta y solidaria por los dos Directores, nacional/regional y europeo.


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POA



observadas al momento del inicio de las operaciones del Programa. Estas modalidades no deberían modificarse a lo largo de la ejecución, a menos de verificarse situaciones particulares.

Tal como se ha indicado, la modalidad de ejecución general (ejecución directa, indirecta o mixta) prevista por el Proyecto, debe ser definida en el inicio de la intervención (a la luz de lo que establece el CF) y sólo en caso excepcional (debidamente justificado) podrá modificarse en el transcurso de la ejecución. En este sentido, el POA del año de programación deberá confirmar la modalidad de ejecución prevista al principio, y no debería abundar excesivamente en la descripción estratégica general. Sin embargo, puede ser de mucha utilidad que el POA defina con claridad la estrategia específica que en el año en cuestión va a desarrollar el Proyecto, en vista del objetivo final (año preparatorio, año de ejecución acelerada, año de consolidación, año de transferencia, etcétera).

Al mismo tiempo, en el POA se detallarán, para cada acción, las modalidades de ejecución específicas. Para el caso de la modalidad de ejecución directa , en donde el Proyecto realiza todas las acciones sin la participación delegada (cada vez menos aconsejable), tendrá que considerarse que el tamaño de la UG sea el óptimo para una gestión eficiente y eficaz; de tal manera que se garantice una producción adecuada y una proporción equilibrada entre los costos y beneficios. Por lo general, la ejecución directa presenta ventajas con relación a una mayor agilidad en la toma de decisiones, un mayor control por parte de los niveles superiores del Proyecto y un flujo de recursos mucho más ágil. Al mismo tiempo, representa contar con mayores controles internos y una capacidad de respuesta mucho más efectiva. Sin embargo, presenta el inconveniente de que, bajo esta modalidad, no se logra una capitalización en el desarrollo de habilidades y capacidades locales, para la gestión de una manera efectiva; lo cual representa una modalidad poco sostenible o con muchas dificultades para garantizar la continuidad de la intervención del Proyecto.

Si el camino que se escoge es el de la modalidad de ejecución indirecta (vía instituciones públicas o privadas, locales o nacionales), la que por lo general representa una ejecución delegada, en el POA se detallarán los criterios y procedimientos (características particulares) para la selección de las instituciones, las eventuales coejecutoras elegidas y el tipo de relación que se establecerá con ellas, tomando en cuenta las tres principales categorías de posible relación contractual sugeridas por la Comisión: convenios de cooperación, contratos de subvención, contratos comerciales (ver detalle en el cuadro siguiente). Al mismo tiempo, en el POA se incluirán los mecanismos de seguimiento que el Proyecto piensa utilizar, para

@ La UG tendrá presente que la modalidad de ejecución del Proyecto debe ser definida al inicio de la intervención, y solo en caso excepcional podrá modificarse.

@ El plan anual debe definir con claridad la estrategia específica sobre la modalidad de ejecución a utilizar por el Proyecto, durante el período en cuestión.

@ La modalidad de ejecución directa es aquella en donde el Proyecto realiza todas las acciones sin la participación delegada. Tiene la ventaja de considerarse más ágil que las otras modalidades de ejecución. Sin embargo, presenta el inconveniente de no lograr capitalizar las habilidades y capacidades locales para la gestión. Considerándose una modalidad poco sostenible o con mucha dificultad para garantizar la continuidad de la intervención del Proyecto.

@ La modalidad de ejecución indirecta es aquella que se denomina de ejecución delegada. En el plan anual se detallaran los criterios y procedimientos para la selección de las eventuales coejecutoras, y el tipo de relación que se establezca con ellas.


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58


mecanismos de seguimiento que el Proyecto piensa utilizar, para facilitar la realización de las acciones que se prevén ejecutar.

La modalidad de ejecución mixta requiere una claridad especial con relación a qué acciones serán ejecutadas directamente por el Proyecto y cuáles bajo responsabilidad delegada. Adicionalmente, será necesario una madurez pertinente, bajo el principio de Co-dirección, para la convivencia de ambas modalidades en una (y no la subordinación de una sobre la otra, en detrimento de las capacidades delegadas o de los beneficios previstos). Es frecuente que los Proyectos identifiquen en los POAs acciones complejas, sin especificar las actividades elementales que las componen (p.e., desarrollo de microempresas, lo cual puede implicar estudios del sector, capacitaciones, subsidios para el arranque, crédito, asistencia técnica, etcétera). Es, por lo tanto, recomendable desglosar estas subactividades identificando, en la medida de lo posible, las modalidades de ejecución para cada una de ellas. En especial, es oportuno distinguir las acciones que implican inversiones, respecto a las

@ La modalidad de ejecución mixta, requiera una gran responsabilidad y madurez de parte del Proyecto, a manera de no subordinar una modalidad respecto a la otra, y en detrimento de las capacidades delegadas o de los beneficios previstos.

1. Convenios de cooperación

Entre el Proyecto y otra entidadpública o privada con miras a uniresfuerzos hacia el logro de unobjetivo común.

2. Contratos de subvención

El Proyecto subvenciona una entidadpública o privada para complementarsus esfuerzos dirigidos hacia uno delos objetivos del proyecto.

Recursos Ejecución Seguimiento

Cada participante en elconvenio aporta sus propios

recursos. No haytransferencia de recursos delProyecto al ente cooperante.

Las modalidades de ejecuciónestán contenidas en el

convenio, el cual define lasobligaciones y aportación de

cada parte.

Independientemente de loque prescribe el convenio, elProyecto tiene la obligación

de dar seguimiento a laejecución en su conjunto y a

su aportación en particular.


El Proyecto transfiererecursos a la organización

cooperante en función de unplan de actividad. Sinembargo estos recursos

complementan los recursospropios del organismo.

Las modalidades de ejecuciónestán establecidas en el

convenio, el cual define lasobligaciones y aportación decada parte. Las transferencias

de recursos a la entidadcooperante están vinculadas

al logro de resultados.

El Proyecto da seguimiento ala ejecución del convenio.

Los resultados delseguimiento sirven para

aprobar los desembolsos enfavor del ente cooperante.

Formas de ejecución indirecta

3. Contratos comerciales

El Proyecto contrata a través de losprocedimientos establecidos por laComisión un ente público o privadopara prestar un servicio.


El Proyecto paga la totalidadde costo de los servicios

prestados según lasmodalidades previstas en elcontrato, de conformidad

con el cumplimiento de lasobligaciones por parte el

contratista.

La ejecución está a cargo delcontratista, según los

términos del contrato. Elcontratista es totalmente

responsable de la ejecución.

El Proyecto hace lasupervisión de la ejecucióndel contrato y da seguimientoa la ejecución del convenio.

El pago se hace sobre la basede estados de avance ligados

a los resultados.


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distinguir las acciones que implican inversiones, respecto a las acciones complementarias (preinversión, capacitación, asistencia técnica). En el caso de las inversiones, además, es necesario diferenciar claramente la parte que será cubierta por subsidios, respecto de los componentes que serán financiados con crédito. En ambos casos, se especificarán los mecanismos de otorgamiento y los criterios de elegibilidad (para el caso del crédito, ver esta misma sección, pág. 53). La UG pondrá particular atención para que, dentro del POA, estén claramente definidas las modalidades de ejecución, previstas en el año correspondiente para cada acción, la coherencia de aquellas con el POG y/o la justificación de las eventuales modificaciones propuestas. Al mismo tiempo, pondrá particular atención en los puntos sensibles, de acuerdo al tipo de modalidad de ejecución; p.e., precisará los criterios/procedimientos utilizados para la selección de los coejecutores y las relaciones contractuales que se pretende establecer con ellos. Velará además para que, en el caso de una ejecución indirecta, los costos de administración del coejecutor no incrementen excesivamente el costo de las acciones (actividades y/o Proyectos), sumándose a los costos generales de la UG del Proyecto.

@ La UG deberá presentar en el POA la información sobre las modalidades de ejecución previstas para cada acción, en coherencia con el POG y/o las justificaciones de eventuales modificaciones propuestas. Velará para que, en el caso de una ejecución indirecta, los costos de administración de las coejecutoras no incrementen excesivamente el costo de la intervención.

à Calendario de ejecución: como se ha mencionado, existe

una dificultad para todos los Proyectos en cuanto a respetar sus calendarios de ejecución. Influyen sobre este factor el poco realismo de los convenios (tiempos insuficientes para lograr los resultados previstos), el tiempo insuficiente reservado a la fase de arranque y planificación detallada, el atraso en el envío de los recursos financieros, y los procedimientos para la adquisición de los equipos (sobre todo, cuando intervengan licitaciones internacionales). Por este motivo, la calendarización de las actividades en los Planes Operativos es considerada muy indicativa y flexible, aceptando que muchos de los factores temporales son imponderables y poco controlables por los Proyectos. Este factor se vuelve a veces un círculo vicioso -el cual debe ser roto por los Proyectos-, al presentar programaciones de las actividades, en las que no se pone suficiente atención, al momento de formular los calendarios de ejecución o, en otros casos, al no respetar los calendarios, por no ser éstos lo suficientemente realistas. En este sentido, la UG deberá por lo tanto prestar atención a que el calendario de ejecución, considerando los atrasos en los tiempos de arranque y los obstáculos que pueden presentarse en la ejecución, sea realista e incorpore con suficiente exactitud el desarrollo temporal de las actividades que se pretenden realizar en el POA bajo programación.

@ La UG precisará en el POA una planificación y ordenación de las actividades en el tiempo, por medio de un calendario de ejecución realista. Describirá los hitos claves y posibles obstáculos y atrasos. Asimismo, debe tomar en cuenta que el calendario contemple la continuidad respecto de la ejecución del POA anterior.


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60


En este apartado debe incluirse un programa detallado de ejecución (en forma de diagrama de barras, o Gantt), especificando las actividades por realizar y las estimaciones de comienzo, duración y finalización de cada actividad. Para que el calendario no termine por ser un ejercicio demasiado teórico o impreciso, al momento de preparar el nuevo plan la UG debería tomar en cuenta, entre otros elementos: § La disponibilidad de los recursos para la ejecución de las

acciones (en muchos casos, la factibilidad de las mismas es obstaculizada por la no-disponibilidad a tiempo oportuno de los recursos respectivos);

§ la secuencia de las acciones (dependencia de una acción

respecto del cumplimiento de otras); § la verificación de las condiciones externas (hipótesis).

Para tal efecto, se puede utilizar algún sistema automatizado (software) específico (tipo Project de Microsoft) que, si es bien utilizado, ayuda en la verificación de las condiciones de ejecución antes mencionadas.

@ El calendario (diagrama de barras, o Gantt) es una útil herramienta que permite fácilmente visualizar la información sobre las actividades programadas por realizar durante el año en cuestión. A condición de que el calendario de ejecución no termine siendo un ejercicio demasiado teórico e impreciso, sería apropiado que la UG tome en cuenta, en la crónica del nuevo plan, las disponibilidades de recursos, la secuencia de las acciones (actividades por programar) y la verificación de las condiciones externas, respecto a la ejecución del anterior plan y lo que falta por realizar.

@ Podrá facilitarle al Proyecto la preparación de los calendarios y la verificación de las condiciones de ejecución, el utilizar sistemas automatizados (software específico), p.e., Project de Microsoft.

Calendario de Ejecución

Tarea Hito División Resumen


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à Costo y plan de financiación (presupuesto): en este apartado, dentro del POA bajo programación, deberán incluirse las estimaciones de costos para cada rubro presupuestario y por fuente de financiación, al menos en EURO y moneda local. En el caso de Proyectos regionales, al inicio de la intervención deberá establecerse el acuerdo sobre la moneda equivalente local, teniendo en cuenta el conjunto de países que se consideran como región beneficiaria (p.e., el caso del Proyecto Trifinio ALA 88/14, el cual cubre los países de Guatemala, El Salvador y Honduras, contando cada país con su propia moneda y tipos de cambio diferente).

Presupuesto. En el anexo 2 del CF, Disposiciones Técnicas y Administrativas, se establece el presupuesto global de la contribución por rubro y fuente financiera (CE, Gobierno-País, Beneficiarios, otros)30. El POG detalla este presupuesto en base a las actividades y metodología, repartiéndolo en el número de años de vida del Proyecto. Los POAs, a su vez, detallan la ejecución de las actividades y, consecuentemente, el presupuesto anual y las previsiones de desembolsos.

La información presupuestaria que deberá ser presentada en el POA, tomará en cuenta los aspectos siguientes:

a. El presupuesto debe ser detallado y ajustado al POG y al

convenio. En este sentido, la presentación y distribución del presupuesto debe hacerse de acuerdo a los rubros definidos en el convenio de financiación o addendum/addenda vigente(s).

b. Para el año en consideración se presentarán los detalles de las exigencias presupuestarias, en función del detalle de actividades, por rubros presupuestarios del CF/POG y fuente de financiación31 (ver modelos de cuadros financieros tipo, a continuación y en el anexo 1 de esta guía).

@ En el plan anual, la UG presentará la información presupuestaria sobre: ejecución financiera ejecutada, respecto al CF/POG (POAs anteriores), saldos disponibles antes del nuevo POA (respecto al POG/CF), presupuesto del nuevo POA, y saldos previstos a ejecutar con posterioridad al plan bajo programación. Toda la información respecto a rubros presupuestarios vigentes, actividades (POG y POAs anteriores) y por fuente financiera, debería ir en EURO y en moneda local.

30 Los montos de los rubros presupuestarios no pueden (deben) ser modificados por el Proyecto (UG) a través del POG o

POAs. Para realizar ajustes a los montos de los rubros presupuestarios (ya sea cambios en y/o entre los montos acordados en el CF), el Proyecto deberá contar con la aprobación de la Comisión Europea y Tutela nacional/regional (denominándose a tal acuerdo aprobado entre las partes de Tutela: addendum al CF).

31 De acuerdo al SSFF existen cuatro diferentes niveles: actividades, sub-actividades, sub-sub-actividades y sub-sub-sub-

actividades. No es necesario que este grado de detalle esté incorporado en el POA, el primer y segundo niveles son suficientes.


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62


@ La UG deberá reportar y comentar los principales cuadros relativos a las previsiones presupuestarias (producidos por el SSFF en el caso de los Proyectos que adoptan este instrumento), los cuales podrán ser completados, según el caso, con gráficos auto-explicativos.

c. En el plan presupuestario debe asegurarse que todos los

fondos y todas las fuentes financieras se encuentran incluidas, que se hayan determinado las exigencias presupuestarias por actividad, y que exista el cálculo del monto total, exigido para cada rubro identificado.

@ Entre los modelos de cuadros financieros tipo, que deberá utilizar la UG para presentar la información financiera dentro del nuevo plan, se encuentran:

- Cuadros presupuestarios rubro/actividad por fuente de financiamiento y resumen consolidado total de fuentes (expresado al menos en EURO y moneda local). . - Cuadros presupuestarios rubro/actividad/subactividad, por actividad y consolidado (al menos en EURO). - Cuadros sobre ejecución del Proyecto (incluyendo el POA bajo programación). - Cuadros sobre saldos en cuentas del Proyecto, por fuente y cuadro, sobre fondos solicitados para el financiamiento del nuevo plan.

Proyecto No.

POA ( año)

Nombre de actividad

Título del Proyecto

Por Rubro y Actividad

Rubros/ Activida d

1 2 3 4 e t c . TOTALa

b

c

d

e

.

e t c

T o ta l

Montos Programados en Euros yM o n e d a l o c a l

De b e r á n indicarse las a c t i v i d a d e sprevistas en el POG

Otras Fuentes

Proyecto No.

POA (año)

Nombre de actividad



Rubros/ Activid a d

1 2 3 4 etc.

TOTALa

b

c

d

e

.

e tc T o ta l


De b e r á n indicarse las ac t iv idades previstase n el POG

Contraparte

Proyecto No.

POA (año)

Nombre de actividad



Rubros/ Activi d a d

1 2 3 4 etc.

TOTAL

a

b

c

d

e

.

e tc T o ta l


De b e r á n indicarse las a c t i v i d a d e sprevistas en el POG

Fondos UEProyecto No.

POA (año)

Nombre de actividad



Rubros/ Actividad 1 2 3 4 etc.

TOTAL

a

b

c

d

e

.e t c

T o t a l

Total Fuentes

Deberán indicarse las actividades previstas en el POG

Montos Programados en Euros y Moneda Local

Deben correspondera los rubros del CFy POG

Se debe contar conun cuadro por cada

fuente de financiamiento

Cuadros Presupuestarios TipoRubro/Actividad

Total

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

Actividad n

Total

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

Actividad 3

Total

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

Actividad 2

Total

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

Actividad 1

ºº

SubactividadRubro/Actividad A#.1 A#.2 A#.3 A#.4 Etc. Total

Total

abcde.

Etc.

}Por Rubro y Subactividad de la actividadPor Rubro y Subactividad de la actividad

POA (año)

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

Consolidado

Deben corresponder alos rubros del CF/POGDeben corresponder alos rubros del CF/POG

Debe presentarse un númerode cuadros equivalentes a las

subactividades de cada actividad(por lo menos de los fondos de

la CE en EURO).



la CE en EURO).

Cuadros Presupuestarios TipoRubro/Actividad/Subactividad


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d. El documento debe precisar información en cuadros sinópticos sobre el acumulado de los presupuestos de POAs anteriores, lo ejecutado en POAs anteriores, el saldo que queda por ejecutarse de estos POAs, la previsión del POA bajo estudio, el total acumulado que se prevé ejecutar durante el ejercicio, y el saldo que quedará por ejecutar con posterioridad al ejercicio.

@@ Con relación a la información financiera, la UG hará una presentación comentada del estado financiero del Proyecto y las previsiones financieras para el ejercicio siguiente. Esta sección deberá ir acompañada por los siguientes cuadros (como los producidos por el SSFF):

+ Cuadro acumulado de origen y destino de los fondos, por fuente financiera. + Detalles de la disponibilidad de caja y bancos, por fuente financiera. + Estado financiero global del ejercicio anterior.

e. Debe contener las previsiones específicas de la contribución

nacional/regional -indicando qué organismo(s) nacional(es)/regional(es) lo va(n) a aportar- y de otras posibles fuentes financieras. Para las contribuciones que son “en especie” o “valorizadas”, se debe indicar con qué criterios se han estimado32.

f. La información sobre ejecución presupuestaria debe

aparecer en EURO y en moneda local del país o región beneficiari@33.

g. El monto total señalará las cantidades por pagar localmente

y los pagos desde la Sede34.

32 Es normal que en los CF se incluyan rubros presupuestarios que deban ser aportados directamente por la contraparte

nacional y/o beneficiarios del Proyecto, para lo cual el POG y particularmente los POAs deben precisar el monto de la contribución, los criterios que se hayan asumido para el cálculo de las mismas, y cuándo y cómo se ejecutarán.

33 Para las necesidades de la Comisión Europea, será suficiente en EURO; sin embargo, es necesario considerar que la información también sea emitida en las monedas de uso de las otras fuentes de financiación -los POAs también son analizados por la(s) Contraparte(s) y los otros cofinanciadores-.

34 Normalmente los suministros adquiridos por licitación internacional, con fondos de la CE, se pagan directamente en Bruselas.

Convenio de Financiación y POG Ejecución Financiera Ejecución Financiera por realizar Ejecución FísicaRubro/actividad Previsto POAs Anteriores % Realizaciones Saldos CF antes Presupuesto Saldos CF despues % Unidad Programado Cantidad actual Programado

Convenio Financ. Planificado Ejecutado POAs CF POA bajo estudio POA bajo estudio de este POA CF de Medida POG POAs anteriores este POARubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Rubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Rubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Rubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Etc….

T o t a lPresupuesto POA

bajo estudio

Ejecución del Proyecto (incluyendo el nuevo POA)Proyecto No.

Información al: Indicar FechaTítulo del Proyecto

CUADRO FINANCIERO TIPO


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64


h. Sería ideal que los cuadros financieros fueran acompañados

de ilustraciones/gráficos.

i. Deben tomarse en cuenta las disponibilidades financieras en bancos y caja, para deducirlas en la eventual solicitud de desembolso de fondos, que el Proyecto presentará a raíz del nuevo POA.

@ La UG debe tomar en cuenta las disponibilidades financieras en bancos y caja, para deducirlas en la eventual solicitud de desembolso de fondos, que el Proyecto presentará a raíz del nuevo POA. El monto total señalará las cantidades por pagar localmente y los pagos desde la Sede, tal como se ha indicado en el Convenio Marco, suscrito entre el país beneficiario y la CE. Adicionalmente, si el Proyecto pretende utilizar los fondos de imprevistos o intereses percibidos, deberá explicarlo dentro de la l ista de puntos sensibles, para la atención/aprobación de los Entes de Tutelas.

1. Contribución Europea

Cuenta No. Moneda Banco y Lugar Saldo al Final de ( ) Equivalencia Intereses Otros Ingresos(excluir intereses) en EUROS Acumulados

Total

2. Contribución Nacional


Total

3. Contribución Otros ( indicar)


Total

Indicar fecha Título del Proyecto

Saldos en cuentas del Proyecto por fuente financiera

Proyecto No.Información a:

M o d e l o d e c u a d r o s o b r e d i s p o n i b i l i d a d e s f i n a n c i e r a s y f o n d o s s o l i c i t a d o s a B r u s e l a sF e c h a :

N o m b r e d e l P r o y e c t o

C o n v e n i o N o .

R e f e r e n c i a M o n t o E U R O T o t a l e s E U R O

1 . C o m p r o m i s o f i n a n c i e r o s i n A T e u r o p e a

1 . 1 C o n v e n i o o r i g i n a l ( 1 . 1 . 1 + 1 . 1 . 2 )

1 . 1 . 1 R u b r o s o r d i n a r i o s

1 . 1 . 2 I m p r e v i s t o s

1 . 2 A d d e n d a ( ) *

T o t a l 1 ( T 1 ) ( 1 . 1 + 1 . 2 + e t c . )

2 . A T e u r o p e a

2 . 1 C o n v e n i o o r i g i n a l

2 . 2 A d d e n d a ( ) *

T o t a l 2 ( T 2 ) ( 2 . 1 + 2 . 2 + e t c . )

T o t a l c o m p r o m i s o f i n a n c i e r o d e l a C E ( T C F ) ( T 1 + T 2 )

3 . P a g o s a l P r o y e c t o y c o m p r o m i s o s r e a l i z a d o s p o r B r u s e l a s

3 . 1 T r a n s f e r e n c i a s t o t a l e s r e a l i z a d a s a l P r o y e c t o a l a f e c h a

3 . 2 C o m p r o m i s o s t o t a l e s r e a l i z a d o s p o r B r u s e l a s ( s i a p l i c a ) * *

T o t a l 3 ( T 3 ) ( 3 . 1 + 3 . 2 )

4 . D i s p o n i b i l i d a d e n B r u s e l a s ( s i n A T )

4 . 1 D i s p o n i b i l i d a d ( s i n A T e i m p r e v i s t o s ) f i n a n c i a m i e n t o d e l P r o y e c t o ( T 1 - 1 . 1 . 2 - T 3 )

4 . 2 I m p r e v i s t o s * * *

T o t a l 4 ( T 4 ) ( 4 . 1 + 4 . 2 )

5 . D i s p o n i b i l i d a d e n e l p a í s / r e g i ó n b e n e f i c i a r i o / a

5 . 1 D i s p o n i b i l i d a d e s t o t a l e s e n c u e n t a s d e l P r o y e c t o ( f o n d o s d e l a C E ) * * * *

5 . 2 F o n d o s q u e r e q u i e r e n a u t o r i z a c i ó n e x p r e s a p a r a s u u s o p o r p a r t e d e l a C E ( F R A E C E ) ( 5 . 2 . 1 + 5 . 2 . 2 )

5 . 2 . 1 I n t e r e s e s g e n e r a d o s p o r f o n d o s d e l a C E

5 . 2 . 2 O t r o s i n g r e s o s g e n e r a d o s p o r f o n d o s d e l a C E

T o t a l 5 ( T 5 ) = D i s p o n i b i l i d a d n e t a e n e l p a í s / r e g i ó n ( s i n i n c l u i r F R A E C E ) ( 5 . 1 - 5 . 2 )

6 . F i n a n c i a m i e n t o P O A b a j o e s t u d i o

6 . 1 T o t a l d e l f i n a n c i a m i e n t o d e l a C E , r e q u e r i d o p a r a e l p e r í o d o c o r r e s p o n d i e n t e

6 . 2 D i s p o n i b i l i d a d n e t a e n e l p a í s ( f o n d o s d e l a C E ) ( T 5 )

6 . 3 U t i l i z a c i ó n d e f o n d o s d i s p o n i b l e s l o c a l m e n t e q u e r e q u i e r e n a u t o r i z a c i ó n ( F R A E C E ) * * * * *

6 . 4 S o l i c i t u d d e d e s e m b o l s o d e f o n d o s a B r u s e l a s ( 6 . 1 - 6 . 2 - 6 . 3 )

6 . 4 . 1 R u b r o s o r d i n a r i o s

6 . 4 . 2 I m p r e v i s t o s

T o t a l d e f o n d o s s o l i c i t a d o s a B r u s e l a s ( 6 . 4 . 1 + 6 . 4 . 2 )

F u e n t e : E l a b o r a c i ó n e n b a s e a d a t o s f a c i l i t a d o s p o r e l P r o y e c t o .

* E s p e c i f i c a r e n l í n e a s s e p a r a d a s l o s d i f e r e n t e s a d d e n d a q u e s e h a n r e a l i z a d o .

* * C o m p r o m i s o s r e a l i z a d o s d i r e c t a m e n t e p o r l a S e d e c o n c a r g o a l C F ( n o r m a l m e n t e A T , e q u i p o s a d q u i r i d o s

e n l i c i t a c i o n e s i n t e r n a c i o n a l e s , e t c é t e r a ) .

* * * I n d i c a r e l m o n t o n e t o e s p e c i f i c a n d o e n n o t a s e p a r a d a s i h a n s i d o u t i l i z a d o s ( m o n t o ) , u n a p a r t e o t o d o s .

* * * * A q u í d e b e n i n c l u i r s e t o d o s l o s i n g r e s o s d e f o n d o s d e l a C E ( t r a n s f e r e n c i a s , i n t e r e s e s , e t c é t e r a ) .

* * * * * I n d i c a r r e f e r e n c i a d e l a s o l i c i t u d y e s t a d o a c t u a l d e l a m i s m a .


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j. El rubro de imprevistos, que normalmente se incluye en los convenios de financiación, al igual que los intereses generados y acumulados a lo largo de la intervención, no debe aparecer como parte del plan presupuestario del POA, por lo que el presupuesto debe estar contenido en los límites presupuestarios de los rubros principales del convenio. En caso de necesidad, debidamente justificado, el rubro imprevistos y/o los intereses percibidos podrán utilizarse, previo acuerdo formal y por escrito de la Comisión. En el resumen ejecutivo del POA y en la lista de puntos sensibles, debe indicarse explícitamente que el Proyecto pretende utilizar parcialmente (o totalmente) el rubro imprevistos y/o intereses, para el financiamiento de ciertas actividades no cubiertas por el presupuesto ordinario, durante el año en cuestión.

Finalmente, al preparar el nuevo POA, la UG deberá prestar suma atención a la tendencia real del gasto, respecto de lo planificado anteriormente y a lo ejecutado; de tal manera que presente información equilibrada y compatible con su real y verdadera capacidad, dado que la experiencia ha hecho evidente, en la gran mayoría de los Proyectos, una sub-ejecución respecto a lo planificado. Situación ésta que los Proyectos, por lo general, tratan de corregir durante el último año de realización; año en el cual deberían enfocarse a consolidar las acciones, con miras a la transferencia y cierre.

A continuación, se presenta un ejemplo gráfico sobre la tendencia real de gasto de un Proyecto, respecto a lo planificado:

@ La UG prestará particular atención a las tendencias de los gastos del Proyecto, de tal manera que la información presentada sea equilibrada y compatible con la verdadera capacidad de gestión del mismo.

PROYECTO

- 500

0

500

1,000

1,500

2,000

1 2 3 4 5 6

Miles

de

EUROS

Presupuestado

Ejecutado

Transferencias

Disponible

Ejecutado

Presupuestado

Información a: (indicar año)


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POA


66


à Condiciones especiales: medidas complementarias del Gobierno/Contraparte: dentro del POA bajo programación deberán indicarse, para este apartado, las acciones que realizarán el Gobierno/Contraparte, incluyendo las partes implicadas, tales como el sector privado u organizaciones locales, durante la ejecución de esta etapa del Proyecto.

¿Cómo debe reflejarse el papel de la Contraparte? Es frecuente que la UG tenga dificultades en planificar las aportaciones de la(s) Contraparte(s), por no tener el control directo sobre estos recursos (caso frecuente cuando las aportaciones son en especie). Por lo tanto, la UG deberá hacer un esfuerzo particular, en fase de elaboración del POA, para planificar las acciones a cargo de las otras fuentes, con el mismo grado de detalle que las previstas a financiar con fondos de la CE.

Para tal efecto, habrá que diferenciar los rubros para los cuales el Proyecto administrará los recursos correspondientes en efectivo (aportaciones de las diferentes fuentes a las cuentas bancarias del Proyecto, para que sean manejadas por la Co-dirección), de los rubros que serán aportados en especie. Para estos últimos se adoptarán tratamientos diferentes, según se trate de aportaciones para la gestión del Proyecto (personal nacional, medios logísticos) o contribuciones en acciones de desarrollo realizadas por otros actores que colaboran con el Proyecto (instituciones del Estado, municipios, instituciones financieras y otras organizaciones públicas o privadas). Mientras que los primeros rubros son fácilmente planificables, la correcta planificación de los segundos depende de la capacidad y voluntad de la organización implicada.

Podrán, sin embargo, aceptarse en el ámbito del POA, aportaciones para los cuales se presente un plan de acción suficientemente detallado; plan que especifique: el tipo de acción, en qué medida se integra a los objetivos específicos del plan, y se conjuga con la correspondiente aportación de la CE; quién será la entidad cooperante, y la modalidad de cooperación (cofinanciamiento, ejecución paralela, etcétera). En estos casos, el Proyecto deberá indicar, para la ejecución de cada acción, el procedimiento del tipo de convenio de cooperación por establecer con la entidad cooperante, y en el que se definan las obligaciones y derechos de cada parte.

Las acciones así planificadas serán objeto de un seguimiento por parte de la UG, de igual intensidad que el efectuado sobre las acciones realizadas directamente, y ellas serán contabilizadas sobre la base de documentos fehacientes (informes de ejecución certificados), para que la UG pueda presentar informes de avance completos.

@ La UG debe asegurar que el POA refleje la planificación anual del Proyecto en su conjunto y, por este motivo, debe reportar todas las acciones previstas a ejecutar durante el año de referencia, tanto a cargo de la contribución de la CE, como de los otros financiadores (Contraparte nacional y otros eventuales). En ningún caso, el POA puede limitarse a planificar únicamente los aportes de la parte europea. Para este efecto, deben estar claramente reflejados en el POA los compromisos de contribución técnica y financiera de la Contraparte nacional/regional.


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La UG deberá prestar particular atención para que en el conjunto del POA se vea reflejado adecuadamente el papel de la Contraparte nacional, tanto con respecto a la contribución técnica, como a la financiera.

VII. Avance hacia la viabilidad/sostenibilidad -

En este apartado se tendrán en consideración los siguientes ítems:

à Política(s) de apoyo: dentro del POA, se presentará la

información más relevante sobre políticas actuales (incluyendo modificaciones), nacionales y/o regionales, que repercuten directamente en la ejecución normal del Proyecto, sobre todo en aquellos casos en los cuales se presentan cambios en el Gobierno o Contraparte nacional. Asimismo, en el plan anual se incluirá información destacada sobre la existencia de esfuerzos de coordinación entre agencias y/o donantes, a través de participaciones con otros Proyectos o fondos que intervienen en el área de acción del Proyecto.

à Tecnología apropiada: es normal que al inicio de las acciones del Proyecto, se establezcan las tecnologías por utilizar en las intervenciones; por ello, en esta parte únicamente se indicarán cambios en las acciones consideradas por el Proyecto (no es necesario repetir lo indicado dentro del POG o POAs anteriores), en cuanto a los métodos y medios técnicos, que permitan realizar las actividades, teniendo en cuenta, de manera especial, las necesidades y capacidades de los hombres y mujeres beneficiari@s (tecnologías más apropiadas para su aplicación). Entre lo que puede mencionarse está la utilización de materiales y experiencia locales, formas de trabajo con intensificación de mano de obra, y recursos financieros y físicos del sector privado, entre otros.

à Medio ambiente: entre las prioridades de largo plazo, para la cooperación técnica y financiera de la CE, se encuentran la protección del medio ambiente y de los recursos naturales y el desarrollo sostenible. En este sentido, por regla general en la implementación de los Proyectos, la Co-dirección siempre debe tener presente los aspectos medioambientales y de los recursos naturales, dentro de las acciones propuestas. Por ello, en el POG y POAs del Proyecto deberán hacerse consideraciones medioambientales, dentro de una sección aparte.

@ La UG presentará en el plan anual, información sobre las políticas de apoyo nacionales y/o regionales, las cuales tengan influencia en la ejecución normal del Proyecto (reflejando apropiadamente las repercusiones de éstas dentro de la programación anual).

@ La UG presentará la información precisa, en el plan anual, sobre posibles cambios en la estrategia de intervención, respecto a las tecnologías definidas al inicio por el Proyecto, las cuales debieron ser consideradas, para su aplicación, a la luz de su adaptación a las necesidades y capacidades locales.


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68


El POA bajo programación deberá indicar las actividades previstas a favor del medio ambiente y recursos naturales, incluyendo los IOV respectivos, el grado de avance de las realizaciones anteriores, y los cambios esperados en las nuevas actuaciones. Dentro de las acciones propuestas, deberá ponerse atención a fin de que, en la realización de las mismas, no se impacte negativamente al ambiente, sobre todo con daños irreversibles al mismo, con efectos negativos a la salud humana y, en consecuencia, con efectos sociales negativos sobre poblaciones locales, las cuales, en última instancia, contribuyen significativamente a la salvaguardia del ambiente. Se deberá, consecuentemente, incentivar y privilegiar aquellas acciones que resalten efectos positivos (benéficos) sobre el medio ambiente, salud humana y mejora en la calidad de vida de las poblaciones locales, etcétera.

@ La UG deberá tener presente que el POA bajo programación incluya: a) una identificación precisa de las actividades que tienen influencia (positiva o negativa) sobre el medio ambiente; b) si en algún caso, han de realizarse infraestructuras, obras o actividades que puedan tener un impacto sobre los recursos naturales, han de preverse los estudios ambientales y medidas de mitigación; c) velar por la congruencia de las medidas previstas, en favor de la protección y conservación de los recursos naturales; d) que las realizaciones a la fecha muestren un comportamiento favorable para el medio ambiente y salud humana. Adicionalmente, incluirá en el plan anual el grado de avance de las realizaciones anteriores y los cambios esperados en las nuevas actuaciones, respecto al POG y POAs anteriores; incluyendo claramente los IOV respectivos para cada acción prevista, respecto al ambiente y los recursos naturales.

à Aspectos socioculturales y de género: en el POA del año

correspondiente debe proveerse la información sobre si la planificación prevista por el Proyecto es coherente con las normas y prácticas socioculturales de la región en donde interviene. No será necesario repetir lo ya indicado en el POG y POAs anteriores, sino más bien presentar información sobre cómo el Proyecto se va acoplando a las condiciones particulares de la zona/región donde interviene. Adicionalmente, en el plan

@ La UG precisará, dentro del plan anual, la información pertinente sobre las acciones previstas, para el año en consideración, en cuanto a los aspectos socioculturales y el enfoque de género.

Los Proyectos deben

promover el uso racional de


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de la zona/región donde interviene. Adicionalmente, en el plan anual se facilitarán comentarios sobre las acciones que la Contraparte realiza para responder a las necesidades de las comunidades locales; p.e., aumento de las oportunidad de empleo, mejora en las condiciones de vida de las poblaciones, construcción de infraestructuras que valorizan las condiciones culturales y sociales locales, etcétera. También, en el plan debe presentarse información de cómo el Proyecto ha incorporado y socializado transversalmente, dentro del conjunto de sus intervenciones, los aspectos socioculturales35 (p.e., manteniendo y valorando las riquezas culturales y sociales, costumbres y tradiciones, en la zona donde interviene el Proyecto, y realizando sus acciones en coherencia con esta realidad local, al realizar infraestructuras y aplicar tecnologías, etcétera).

En cuanto al enfoque de género, la política de cooperación para el desarrollo de la UE solicita que se dedique una atención particular a los problemas de equidad de las relaciones hombre- mujer, en las diferentes etapas del ciclo del Proyecto (diseño, ejecución y monitoreo). En el POA bajo programación deberá contarse con información específica sobre: a) cómo la estructura de la organización y los servicios del Proyecto pueden influir directamente en la calidad de la participación de la mujer, b) qué actividades se han previsto realizar, c) cómo se ha avanzado durante la ejecución, d) cuáles son los principales IOV, e) cuáles son los fondos presupuestarios previstos para el desarrollo de las actividades específicas, y f) cómo el enfoque de género se ha incorporado transversalmente en todas las actuaciones del Programa. Adicionalmente, deberá precisarse la información referente a una comprensión clara de las relaciones hombre-mujer en la zona de intervención, tomando en consideración la división del trabajo y los condicionamientos socioculturales específicos, el acceso a los beneficios del Proyecto, y el control sobre los mismos (infraestructura, capacitación, asistencia técnica, acceso a crédito, etcétera) y cómo el Proyecto va a contribuir a una relación más equitativa y a cambios significativos, que valoricen el enfoque de género.

à Capacidad institucional y de gestión (pública y privada): en este apartado se presentará información sobre la extensión en la que las instituciones cumplen sus responsabilidades; p.e., si las gestionan de manera eficiente,

@ La UG tendrá presente que los aspectos socioculturales y el enfoque de género, deben ser considerados transversalmente en todas las acciones previstas (programadas a realizar) por el Proyecto.

@ La intervención debe contribuir a fortalecer la institucionalidad en la zona y a privilegiar la participación de los actores local.

35 Entre los ejemplos que pueden citarse están: el Programa ALA 94/88 Desarrollo Rural de Baja Verapaz, en

Guatemala, en donde el programa de educación de adultos que impulsa el Proyecto, ha incorporado en su diseño los aspectos socioculturales de la población indígena, presente en el área de intervención; y el Programa 93/31 Rehabilitación Hospital de Sonsonte, en El Salvador, el cual en su diseño preparado por el Programa para la rehabilitación del hospital, pretende conservar las características coloniales del hospital; al mismo tiempo que los materiales constructivos que se utilizan tratan de mantener los rasgos originales, representando una infraestructura de valor cultural propio y distintivo para Sonsonate (p.e., se utilizan materiales de fabricación local, y se emplea en muchas de las actuaciones constructivas mano de obra y tecnologías locales).


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responsabilidades; p.e., si las gestionan de manera eficiente, mediante la adopción de prácticas empresariales, e implicando al sector privado y/o actores locales. En el POA que se prepare deberán precisarse las acciones que realiza el Proyecto en función de mejorar la capacidad institucional, si cuenta con acciones previstas en el POG, y/o las que realizan otros actores en ese ámbito, y su repercusión sobre las acciones de la intervención (las evaluaciones realizadas por los Servicios de Comisión han demostrado que la debilidad de las instituciones es una de las causas más importante del fracaso de los Proyectos).

En otras palabras, los ejecutores del Proyecto deben tener presente que el mismo surgió para beneficiar en forma permanente (directa o indirecta) a la base social de las regiones de intervención. Todas las actividades tienen que diseñarse y ejecutarse, pensando que la financiación externa terminará un día y que es necesario dejar, a lo largo de las intervenciones, un tejido social/institucional, fortalecido para su desarrollo de manera endógena. Por ello, los aspectos institucionales, en cuanto a procesos que permitan una continuidad más allá de la vida del Proyecto, es sumamente importante que estén plenamente desarrollados en el POG, y particularmente especificados en el(los) POA(s) bajo preparación y/o estudio.

Los Proyectos, independientemente de lo que sea su campo específico de acción, deben prestar atención en cuanto a favorecer un tejido armónico y funcional, entre las organizaciones de la sociedad civil (incluyendo la iniciativa privada), las instancias político/administrativas locales (municipios, etcétera.) y las instituciones del Estado central.

@ La UG evitará promover la creación de nuevas instituciones, no previstas en el Convenio de Financiación. Sin embargo, en caso de la creación de una nueva institución, esto debe preverse desde el arranque de la intervención, para preparar una propuesta adecuada, coherente, extensa y que dé suficiente garantía de la sostenibilidad de la misma. En el POG, al menos, deberá existir un esbozo de la propuesta y, a lo largo de la intervención, en cada POA se precisarán los detalles sobre la evolución de la misma, previendo que, desde el inicio, se considere el horizonte de vida del Proyecto.

@ La UG prestará atención a que el POA por presentar, contenga suficiente claridad sobre los mecanismos de concertación con todos los actores involucrados, en su área de acción; p.e., ¿funciona un Comité Consultivo?, ¿qué instituciones participan en él?, ¿existe un calendario de reuniones previstas?, ¿se cumple el calendario?, ¿se cuenta con un reglamento interno del Comité, el cual establece sus funciones y relaciones con la Co-dirección y con el organismo de Contraparte?, ¿la modalidad de ejecución pretende fortalecer la institucionalidad de la zona de intervención?, ¿se privilegia la participación institucional local?, etcétera.

?

Ok

El Proyecto debe fortalecer con visión empresarial el tejido social e institucional

de la zona donde interviene.


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Para este fin, será fundamental que el Comité Consultivo36 (o instancia equivalente, según lo prescriba el CF o el POG) del Proyecto esté plenamente integrado y funcionando. El Comité Consultivo es una instancia que, a través de sus recomendaciones, debería: favorecer la coordinación interinstitucional y la coherencia del Proyecto con los planes de desarrollo en los diferentes niveles, y con las necesidades reales de los beneficiarios; así como asegurar la conexión de los POG/POAs y consecuentemente de las actividades realizadas por el Proyecto, con la realidad local y con los otros esfuerzos que se realizan al mismo tiempo.

à Análisis de sostenibilidad: en el POG debieron establecerse los criterios y metodologías que permitan asegurar a lo largo de la intervención del Proyecto, la sostenibilidad de aquellas actividades que impliquen un tiempo de maduración mayor a lo previsto. Particularmente, en los POAs deben precisarse las acciones puntuales que se realizarán a favor de dichas actividades, la aplicación de los criterios y metodologías, y debe indicarse, además, el avance sobre dichas acciones, con miras a la gradualidad de la salida del Proyecto, garantizando el mínimo impacto negativo para los beneficiarios.

@ La UG prestará particular atención a que las actividades planificadas con un horizonte de maduración más allá de la vida del Proyecto, estén gradualmente y concatenadamente incorporadas en cada POA (de cada año específico) y encaminadas a garantizar la continuidad y mantenimiento de aquellas, a la vez que mejoren las capacidades locales y capitalicen a los beneficiarios.

@ La UG deberá, en el POG, establecer los criterios y metodologías que permitan asegurar, a lo largo de la intervención del Proyecto, la sostenibilidad de aquellas actividades que impliquen un tiempo de maduración mayor a lo previsto; y particularmente, en el plan anual, la UG habrá de precisar las acciones puntuales.

En otras palabras, la sostenibilidad de las intervenciones debe estar claramente establecida, desde su arranque, en el enfoque del Proyecto, e implementarse a lo largo de las realizaciones de los POAs, para ir garantizando que todas las acciones previstas por los mismos, contengan los criterios de búsqueda en cuanto a

36 El Comité Consultivo está integrado por el organismo de Contraparte, los diferentes Entes locales que participan en el

Proyecto y representantes de los beneficiarios directos, a través de sus organizaciones.

SostenibleSostenible

InsostenibleInsostenible

ObjetivoEspecífico

Fin del Proyecto

Resultado

Resultado

Resultado

Tiempo

Flujo deBeneficios(impacto)

Preparado por el Consortium PCM

Sostenibilidad


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por los mismos, contengan los criterios de búsqueda en cuanto a que el proceso de desarrollo pueda continuar por medios endógenos y de la institucionalidad local.

Asimismo, en los POAs deben ser fácilmente y explícitamente identificadas las actividades/sub-actividades que se realizarán y permitirán a los beneficiarios capitalizar la experiencia de la intervención, durante la presencia de la UG y/o vida útil del Proyecto, para desarrollarse y seguir con capacidad propia (mejor nivel de ingresos, mayor rentabilidad económica de las actividades productivas, una mayor capacidad de gestión propia, mejoras vía tecnología apropiada, un marco legal más justo y equitativo, etcétera). Esto implica que las relaciones entre el Proyecto y los beneficiarios se basan en nexos de corresponsabilización, y no de dependencia y/o paternalismo.

En la estrategia de intervención del Proyecto, aplicada a través de los POAs, deben estar abiertamente establecidos los destinatarios y las modalidades de transferencia de las responsabilidades al final del Proyecto. Esto quiere decir que los criterios y actuaciones para garantizar la sostenibilidad, deberían estar definidos desde el principio e implementados a lo largo de toda la ejecución del Proyecto, sobre la base de cada POA (inicio, intermedio o final). En particular, el POA del último año se enfocará a poner en marcha la estrategia de transferencia con miras al cierre del Proyecto; dicha estrategia debe garantizar la sostenibilidad de aquellas acciones que han sido previstas a lo largo de la intervención.

@ Para cada año en particular de planificación de cada POA, la UG deberá evidenciar que las tecnologías de intervención propuestas, son apropiadas y que existe una gradualidad de las acciones, en función del tiempo; que en lo referente a las actividades por financiar de las obras que se harán y los equipos que se comprarán, está previsto quién se hará cargo del mantenimiento (personal, tecnología, costos, etcétera), qué institución(es) /organización(es) va(n) a recibir los activos del Proyecto a su finalización. Igualmente, debe indicar la estrategia y planes concretos para ello, demostrar que esa(s) institución(es) tiene(n) capacidad suficiente para hacerse cargo de la gestión y uso de estos activos, a favor de los beneficiarios meta del Proyecto.

VIII. Seguimiento y evaluación - El seguimiento y evaluación (SyE) como disciplina es un concepto relativamente nuevo en el ámbito del desarrollo. Aunque todos los Proyectos han elaborado sus propios sistemas de seguimiento y evaluación, los esfuerzos (de seguimiento y evaluación) si se hacen, son frecuentemente limitados en concepto y alcance. En muchos Proyectos existe un sistema satisfactorio o bueno del seguimiento de las actividades y de la parte financiera, pero muy limitada información relativa a los efectos que provocaron estas actividades y al desembolso de los fondos sobre los beneficiarios.

En este apartado, se desarrollarán los elementos más importantes respecto a:


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à Seguimiento: se identificarán los indicadores claves (IOV y fuentes de verificación) para cada nivel de acuerdo al ML, y la metodología para realizar el seguimiento del Proyecto, en cuanto a sus resultados (parciale s o globales según el POA, inicio, intermedio o final) y actividades. Es importante para el Proyecto tener un sistema apropiado de información de la administración y un sistema de monitoreo/ evaluación permanente de acciones planificadas y realizadas. El sistema tiene que permitir el acceso permanente a informaciones actualizadas, y el examen continuo y periódico de una gama de datos e informaciones individuales y globales. Los principales usuarios serán los Co-directores del Proyecto, el personal restante directamente involucrado en la ejecución del Proyecto, los Servicios en Bruselas y las Delegaciones locales de la Comisión Europea e instituciones de Contraparte. Los responsables de la gestión del Proyecto deben tener presente que la finalidad del monitoreo y de la evaluación es lograr una ejecución eficiente y efectiva del Programa, mediante el suministro diligente de una información retroalimentada; información que permite perfeccionar las intervenciones a lo largo de la vida del Proyecto, y adoptar oportunas medidas correctivas, en el supuesto de deficiencias y limitaciones. Al mismo tiempo, el sistema de seguimiento y monitoreo, permite observar los efectos del Proyecto sobre los beneficiarios, y facilita el trabajo de las misiones de evaluación externas. Deben especificarse los métodos para recoger la información relevante, incluyendo las responsabilidades de supervisión o seguimiento del Proyecto, por parte de las diversas organizaciones implicadas (Gobierno, agencias locales o contratistas).

@ La UG precisará dentro del POG los indicadores objetivamente verificables y, en la preparación de cada plan anual, indicará la estrategia particular para que el seguimiento(interno y externo) del Proyecto sea preciso y eficaz.

Los Proyectos de la línea de cooperación técnica y financiera, cuentan con diversas herramientas que les permiten, de manera sistemática, realizar el seguimiento de las intervenciones, entendiéndose éste como la observación y análisis de la documentación y efectos de los avances del Proyecto. Entre las herramientas37 se encuentran el SSFF y la Ficha de Acción. Estos, son instrumentos de gestión del Proyecto, los cuales permiten el enlace entre la planificación del Proyecto (POG y POAs), el control contable financiero, y el seguimiento de las actividades y recursos asignados a cada una de ellas.

@ La UG cuenta con una serie de herramientas que le permiten sistematizar la información y facilitar las tareas de seguimiento; entre esas herramientas se encuentra el SSFF y la Ficha de Acción.

37 Para mayor información sobre el SSFF y la Ficha de Acción, ver la sección IV Intervención, subsección Actividades,

págs. 46 y 47 de esta Guía.


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En cuanto a la organización del Proyecto para el seguimiento, él podrá montar una unidad de planificación, seguimiento y evaluación (PS&E38), específica para tal fin. Esta unidad responderá directamente a la Co-dirección y recibe su información de las demás unidades del Proyecto. Además, el Proyecto necesitará una persona responsable, para operar la entrada de la información en una base de datos, en el caso de que el Proyecto utilice algún sistema automatizado (software), del sistema de SyE.

Las tareas principales de la Unidad de PS&E de un Proyecto son las siguientes:

- Diseñar y organizar un flujo regular de datos e información significativos, desde del punto de vista cuantitativo y cualitativo.

- Analizar la información reunida, para verificar si el Proyecto se está realizando de acuerdo con los planes, si surgen atrasos o restricciones que exijan una solución inmediata, o si aparecen imprevisibles que impongan la revisión de los presupuestos, estrategia y procedimientos de implementación del Proyecto.

- Apoyar la planificación normal de las acciones del Proyecto.

à Revisión/evaluaciones: dentro del POA deberá indicarse si se prevé la realización de revisiones/evaluaciones independientes, durante la ejecución (normalmente a mediano plazo) y a la finalización39. Se precisarán los aspectos que son relevantes para el Proyecto, además de los contenidos propios de interés de las Tutelas, en lo que toca a los aspectos de la concepción del Proyecto, su contexto, objetivos, resultados, hipótesis y riesgos, su ejecución y funcionamiento, y sus repercusiones (deseadas o no) a la luz del impacto de las realizaciones y de la viabilidad.

Con relación a Misiones de evaluación, cada Proyecto debería ser sometido, durante su ciclo, por lo menos a dos evaluaciones, una de medio período y una final. Si durante el año del POA en cuestión, resultara conveniente y oportuno llevar a cabo una evaluación externa, la UG procurará mantenerse informada por los Servicios de la Comisión, para la realización de las misiones, sobre la base de lo que establezcan los procedimientos específicos de la Comisión Europea.

@ Los Proyectos podrán montar una unidad específica de planificación, seguimiento y evaluación, dentro de su estructura orgánica.

@ La UG tendrá presente que las revisiones y/o evaluaciones del Proyecto, se realizarán a la luz del impacto de las intervenciones, de la viabilidad del Programa, y sobre la base de las normas previstas por la Comisión.

38 En la sección VI Ejecución del Programa, subsección Organización de esta Guía, se presenta un organigrama tipo en

donde se incluye una Unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación, pág. 55. 39 En el caso que el Proyecto cuente con más de una fuente de financiamiento, deberá presentarse en el plan anual

información sobre posibles evaluaciones o misiones de seguimiento, previstas por otras fuentes financieras distintas a la CE.


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IX. Anexos – Este es un apartado no obligatorio, pero que facilitará la comprensión del documento, si al menos incluye información sobre:

a. Términos de referencia de las misiones de apoyo, previstas durante el año.

b. Datos eventuales de los IOV, respecto a actividades y resultados por áreas geográficas de intervención, o grupo meta (evitando demasiados cuadros, detallados en exceso).

c. Cuadros detallados del SSFF hasta el nivel de sub-actividad (incluyendo información sobre el plan anual y el avance del Proyecto, respecto al POG y POAs anteriores).

d. Fichas de Acción de las actividades previstas a realizar.

e. Eventual anexo fotográfico, explicativo del tipo de actividad particularmente significativa;

f. Mapas con las principales acciones previstas en el territorio.

@ La UG podrá incluir un apartado de anexos que amplíe y/o facilite la comprensión de la información sintética, presentada en el POA; esta sección estará ubicada al final del documento.


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Parte F Anexos


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Anexo 1 Cuadros Financieros Tipo


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Proyecto No.

POA (año)

Nombre de actividad



Rubros/ Activida d

1 2 3 4 e t c . TO TAL

a

b

c

d

e

.

etc

T o ta l

Montos Programados en Euros yMoneda loca l

De b e rá n indicarse las act iv idadesp revistas en el POG

Otras Fuentes

Proyecto No.POA (año)

Nombre de actividad



Rubros/ Activid a d

1 2 3 4 etc.

TOTALa

b

c

d

e

.

e tc T o ta l


De b e rá n indicarse las actividades p revistase n el POG

Contraparte

Proyecto No.POA (año)

Nombre de actividad



Rubros/Actividad

1 2 3 4 etc.

TOTALa

b

c

d

e

.

e tc T o ta l


De b e rá n indicarse las act iv idadesp revistas en el POG

Fondos UEProyecto No.

POA (año)

Nombre de actividad



Rubros/ Actividad 1 2 3 4 etc.

TOTAL

a

b

c

d

e

.

etc

T o t a l

Total Fuentes

Deberán indicarse las actividades previstas en el POG

Montos Programados en Euros y Moneda Local

Deben correspondera los rubros del CFy POG

Se debe contar conun cuadro por cada

fuente de financiamiento

Cuadros Presupuestarios TipoRubro/Actividad


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Total

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

Actividad n

Total

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

Actividad 3

Total

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

Actividad 2

Total

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

Actividad 1

ºº

SubactividadRubro/Actividad A#.1 A#.2 A#.3 A#.4 Etc. Total

Total

abcde.

Etc.

}Por Rubro y Subactividad de la actividadPor Rubro y Subactividad de la actividad

POA (año)

Proyecto No.

Nombre del Proyecto

Consolidado

Deben corresponder alos rubros del CF/POGDeben corresponder alos rubros del CF/POG



la CE en EURO).



la CE en EURO).

Cuadros Presupuestarios TipoRubro/Actividad/Subactividad


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Convenio de Financiación y POG Ejecución Financiera Ejecución Financiera por realizar Ejecución FísicaRubro/actividad Previsto POAs Anteriores % Realizaciones Saldos CF antes Presupuesto Saldos CF despues % Unidad Programado Cantidad actual Programado

Convenio Financ. Planificado Ejecutado POAs CF POA bajo estudio POA bajo estudio de este POA CF de Medida POG POAs anteriores este POARubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Rubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Rubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Rubro xxxxx Actividad… Actividad… Actividad…Etc….

T o t a lPresupuesto POA

bajo estudio

Ejecución del Proyecto (incluyendo el nuevo POA)

Proyecto No.

Información al: Indicar FechaTítulo del Proyecto

CUADRO FINANCIERO TIPO

1. Contribución Europea

Cuenta No. Moneda Banco y Lugar Saldo al Final de ( ) Equivalencia Intereses Otros Ingresos( excluir intereses) en EUROS Acumulados

Total

2. Contribución Nacional


Total

3. Contribución Otros ( indicar)


Total

Indicar fecha Título del Proyecto

Saldos en cuentas del Proyecto por fuente financiera

Proyecto No.Información a:


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Modelo de cuadro sobre disponibilidades financieras y fondos solicitados a los Servicios en Bruselas

F e c h a :

N o m b r e d e l P r o y e c t o

C o n v e n i o N o .

R e f e r e n c i a M o n t o E U R O T o t a l e s E U R O

1 . C o m p r o m i s o f i n a n c i e r o s i n A T e u r o p e a

1.1 Convenio or ig ina l ( 1 . 1 .1+1 .1 .2 )

1 .1 .1 Rubros o rd ina r i os

1 .1 .2 Imprev is tos

1 .2 Addenda ( ) *

Tota l 1 (T1 ) (1 .1+1 .2+e tc . )

2 . A T e u r o p e a

2.1 Convenio or ig ina l

2 .2 Addenda ( ) *

Tota l 2 (T2 ) (2 .1+2 .2+e tc . )

T o t a l c o m p r o m i s o f i n a n c i e r o d e l a C E ( T C F ) ( T 1 + T 2 )

3 . P a g o s a l P r o y e c t o y c o m p r o m i s o s r e a l i z a d o s p o r B r u s e l a s

3 . 1 T r a n s f e r e n c i a s t o t a l e s r e a l i z a d a s a l P r o y e c t o a l a f e c h a

3 . 2 C o m p r o m i s o s t o t a l e s r e a l i z a d o s p o r B r u s e l a s ( s i a p l i c a ) * *

Tota l 3 (T3 ) (3 .1+3.2)

4 . D i s p o n i b i l i d a d e n B r u s e l a s ( s i n A T )

4 .1 D i spon ib i l i dad ( s i n AT e imp rev i s t os ) f i nanc i am ien to de l P royec to (T1 -1 .1 .2 -T3 )

4 .2 Imprev i s tos* * *

Tota l 4 (T4 ) (4 .1+4.2)

5 . D i s p o n i b i l i d a d e n e l p a í s / r e g i ó n b e n e f i c i a r i o / a

5 .1 D i spon ib i l i dades t o t a l es en cuen tas de l P royec to ( f ondos de l a CE) * * * *

5 . 2 F o n d o s q u e r e q u i e r e n a u t o r i z a c i ó n e x p r e s a p a r a s u u s o p o r p a r t e d e l a C E ( F R A E C E ) ( 5 . 2 .1+5 .2 .2 )

5 . 2 .1 I n te reses gene rados po r f ondos de l a CE

5 . 2 . 2 O t r o s i n g r e s o s g e n e r a d o s p o r f o n d o s d e l a C E

T o t a l 5 ( T 5 ) = D i s p o n i b i l i d a d n e t a e n e l p a í s / r e g i ó n ( s i n i n c l u i r F R A E C E ) (5 .1 -5 .2 )

6 . F i n a n c i a m i e n t o P O A b a j o e s t u d i o

6 .1 To ta l de l f i nanc iam ien to de l a CE , reque r i do pa ra e l pe r íodo co r respond ien te

6 .2 D ispon ib i l i dad ne ta en e l pa ís ( f ondos de l a CE) (T5 )

6 . 3 U t i l i z a c i ó n d e f o n d o s d i s p o n i b l e s l o c a l m e n t e q u e r e q u i e r e n a u t o r i z a c i ó n ( F R A E C E ) * * * * *

6 . 4 S o l i c i t u d d e d e s e m b o l s o d e f o n d o s a B r u s e l a s (6 .1 -6 .2 -6 .3 )

6 . 4 . 1 Rub ros o rd i na r i os

6 .4 .2 Imp rev i s tos

T o t a l d e f o n d o s s o l i c i t a d o s a B r u s e l a s (6 .4 .1+6 .4 .2 )

Fuen te : E labo rac ión en base a da tos f ac i l i t ados po r e l P royec to .

* E s p e c i f i c a r e n l í n e a s s e p a r a d a s l o s d i f e r e n t e s a d d e n d a q u e s e h a n r e a l i z a d o .

* * C o m p r o m i s o s r e a l i z a d o s d i r e c t a m e n t e p o r l a S e d e c o n c a r g o a l C F ( n o r m a l m e n t e A T , e q u i p o s a d q u i r i d o s

en l i c i t ac iones i n te rnac iona les , e t cé te ra ) .

* * * I nd i ca r e l mon to ne to espec i f i cando en no ta sepa rada s i han s i do u t i l i zados (mon to ) , una pa r t e o t odos .

* * * * Aqu í deben i nc l u i r se t odos l os i ng resos de f ondos de l a CE ( t r ans fe renc ias , i n t e reses , e t cé te ra ) .

* * * * * I nd i ca r r e fe renc ia de l a so l i c i t ud y es tado ac tua l de l a m isma .

O b s e r v a c i o n e s :


Conceptos Generales

Circuito de

Comunicación


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POA



Anexo 2 Ficha de Acción


Conceptos Generales

Circuito de

Comunicación


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POA


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Conceptos Generales

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POA



FFiicchhaa ddee AAcccciióónn 1.Código acción:

2.Título acción: 3.Ubicación geográfica:

4.Nivel actual

Perfil Factibilidad

Diseño Convenio Ejecución

5. Beneficiarios:

6.Forma de ejecución:

7.Ejecutor: 8.Cofinanciador:

9.Costo: a cargo del Proyecto - subsidio ..................... - crédito ..................... a cargo de otras fuentes - subsidio .................... - créditos ..................... aporte de los beneficiarios .....................

10.OBJETIVO GENERAL: 11.OBJETIVO ESPECIFICO: 12.RESULTADOS ESPERADOS: Productivos Económicos Sociales 13.ACTIVIDADES: 14.MEDIOS: Personal: Equipos: Fondos de crédito:


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POA


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15.PRESUPUESTO: Rubros Aporte

UE Aporte

cofinanciador

Aporte beneficiarios

Total

Obras Insumos Capacitación Crédito Total 16.REPARTICION DEL COSTO DE LA ACCION SEGUN LOS AÑOS: POAI POAII POAIII POAIV Fondos UE Cofinanciador Beneficiarios Total 17.CALENDARIO:

Año 1 2 3 4 Trimestre

Actividades I II III Κ I II III Κ I II III Κ I II III Κ

Estudio Preparación Convenio Ejecución Seguimiento Transferencia

18.CONDICIONES PARTICULARES: 19.Responsable técnico en el Proyecto

20.Responsable en la entidad ejecutora

21.Representante del grupo beneficiario


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POA



Notas explicativas (Ficha de Acción)

1. A cada acción debería atribuirse un código de varios dígitos que identifique la tipología de la

acción, la localización geográfica y el número de acción. 2. El título debería identificar en manera clara y sintética la naturaleza de la acción respectiva. 3. Indicar el municipio, aldea o localidad en los cuales está previsto ejecutar la acción. 4. Indicar en la celda respectiva el estado de avance del Proyecto. 5. Describir el número y tipo de beneficios. 6. Detallar si se trata de ejecución directa, por vía de intermediarios, de instituciones o

directamente de los beneficiarios. 7. Indicar el nombre de la ONG, institución o comunidad que va ser responsable de ejecutar la

acción. 8. Indicar el nombre de la entidad que eventualmente cofinanciaría la acción (institución del

Estado, fondo, banco, otro donante, institución local, etcétera). 9. Resumir el costo total de la acción, según la fuente y el tipo de aportación. 10. Indicar, dentro de los objetivos del Proyecto, el objetivo al que deberá contribuir la acción. 11. Indicar el objetivo que debe alcanzarse, específicamente a través de esta acción.


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POA


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12. Indicar los resultados que se pretendan conseguir, a través de las actividades previstas y que

deberían coincidir con el objetivo especifico; detallando los resultados, en tanto sea posible, de carácter productivo, económico, social (u otros eventuales).

13. Detallar las actividades que se deberán llevar a cabo para obtener los resultados, incluyendo

los detalles técnicos respectivos(especificaciones de las obras, áreas, y técnicas de cultivo...). 14. Indicar los medios materiales y no materiales previstos para llevar a cabo las actividades

planeadas (infraestructura, equipos, funcionamiento, personal local y extranjero, servicios, fondos de crédito, etcétera).

15. Detallar el presupuesto de la acción, según el tipo de medio necesario y la fuente de

financiación. 16. Repartir el costo de la acción, a cargo de cada fuente, según los años de ejecución del

Proyecto (los montos anuales respectivos serán reportados al POA correspondiente). 17. Indicar el cronograma de las principales actividades. 18. Anotar eventuales condiciones, externas a la acción, necesarias para que los objetivos puedan

ser logrados. 19. Indicar los principales factores ambientales, sociales, institucionales, económicos que puedan

garantizar la sostenibilidad de la acción. 20. Indicar el nombre de la persona responsable en el Proyecto, para la conducción de la acción. 21. Indicar el nombre de la persona en la entidad ejecutora, corresponsal de Proyecto para esta

acción. 22. Indicar el nombre del miembro de la comunidad beneficiaria, representante para la acción.


Conceptos Generales

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Comunicación


Contenido del

POA



Anexo 3 Lista de Verificación


Conceptos Generales

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POA


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LLiissttaa ddee VVeerriiffiiccaacciióónn

A continuación, se presenta una lista de verificación, la cual tiene el propósito de facilitar la labor de los responsables de la preparación y ejecución del Plan Operativo Anual. La lista se ha estructurado a partir de preguntas, las cuales permiten la posibilidad de verificar sucintamente la inclusión de todos los elementos y componentes del plan anual. Adicional a la columna de preguntas, se han colocado cinco columnas más, en donde deberá incluirse la información respecto a si se ha realizado o no lo indicado en la pregunta, en qué página del documento se encuentra, la fecha en que se realizó, y el comentario que amplíe la información. Con ello se pretende facilitar la interacción del Proyecto y los Entes de Tutela, de tal forma que los responsables del seguimiento del Proyecto (Entes de Tutela) puedan, al momento de revisar el plan y previo a su aprobación, valorizar el contenido y la calidad de la información presentada en el documento. Esta lista deberá integrarse como parte del plan anual, al momento de presentar el POA a los Entes de Tutela.


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POA


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POA



LLiissttaa ddee VVeerriiffiiccaacciióónn IInntteerrnnaa eenn llaa pprreeppaarraacciióónn ddee uunn PPOOAA Proyecto: Convenio: POA (indicar período/año) Fecha: 1. Circuito de preparación del POA. Si No Pág. Fecha Comentario

¿La metodología de elaboración del POA fue adecuada y se ha descrito en el documento?

¿El POA fue presentado en tiempo oportuno? ¿El ciclo de planificación/ejecución del Proyecto es regular? ¿El POA fue sometido a revisión del Comité Consultivo –CC? ¿Fueron incorporadas las recomendaciones del CC? ¿El POA fue sometido al circuito de aprobación correctamente? ¿Cuenta con la aprobación de la Contraparte nacional y/u otros co-

financiadores?

¿La calendarización de este POA es congruente con el POG y POAs anteriores?

2. Documentos disponibles para el análisis del POA. Si No Pág. Fecha Comentario

¿Fueron estos documentos aprobados regularmente, POG y POAs anteriores?

¿Se cuenta con aprobación/observaciones a los informes anteriores (automonitoreo, narrativos, anual)?

¿Se dispone del informe de auditoria del ejercicio anterior, hasta qué año__________?

3. Presentación del documento. Si No Pág. Fecha Comentario

El formato de presentación es adecuado, respecto a que es: ¿Sintético? ¿Esquemático? ¿Completo? ¿Correcto? 4. Contenido del POA (formato básico). Si No Pág. Fecha Comentario

Existe un Resumen, el cual contiene: ¿La identificación sucinta del Proyecto? ¿La ejecución financiera, avance físico y los principales logros

acumulados hasta el año anterior, respecto al POG y POAs anteriores?

¿Orientaciones indicativas sobre la ejecución que se pretende realizar en el período cubierto por el POA bajo estudio?

¿Una lista de puntos de atención (p.e., información sobre cambios que afectan el POG, y/o CF, o aspectos que prevén la realización de un addendum)?

¿Un cuadro sobre saldos y requerimientos financieros para el año en cuestión?

Se presentan los Antecedentes del Proyecto: ¿Una breve información sobre lo que prescribe el Convenio de

Financiación?

¿Las lecciones y avances de la experiencia (incluyendo períodos importantes, situación operativa y avances respecto a los resultados) y los principales lineamientos (políticas) para el año correspondiente?


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POA


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Continuación………….. Si No Pág. Fecha Comentario

Hay una descripción del Contexto: ¿La descripción del contexto es coherente con la sucesiva lógica de

intervención?

¿Se presenta información sobre cambios relevantes en el contexto? ¿Los cambios mencionados pueden requerir modificaciones al POG? ¿Estos son contemplados en el documento presentado? ¿Se indican las principales prioridades de acción para el año bajo estudio? ¿Se indican aspectos relevantes respecto a las políticas de apoyo del

Gobierno y/o sectoriales?

¿Se presenta información relevante (novedosa) respecto al sector donde se interviene?

¿Se hace una descripción de los beneficiarios y partes implicadas, y principales problemas a resolver durante el plan correspondiente?

Se presenta una sección sobre la Intervención: ¿Hay una descripción sobre los indicadores de los objetivos (cambios u

avances particulares)?

¿Existe un cuadro sinóptico respecto a los avances de las actividades y resultados del anterior plan, y concatenación con el nuevo plan?

¿Existe un detalle de los resultados intermedios por alcanzar durante el año? ¿Han sido definidos los IOV de los resultados intermedios, previstos en el

año?

¿Son éstos, los resultados intermedios y los IOV, comparados con los alcances hasta la fecha y las previsiones del POG?

¿Hay una descripción de las actividades que se pretende realizar? ¿La descripción de las actividades que se pretenden realizar y los

resultados por alcanzar durante el año en cuestión, mantienen la codificación del ML?

¿Hay una descripción sobre la(s) modalidad(es) de ejecución a implementar en el nuevo plan)?

¿Se utiliza un sistema automatizado de seguimiento físico financiero (SSFF), y se incluyen las matrices rubro/actividad (incluyendo sub-actividades), para la planificación de las actividades del nuevo POA?

¿Existe una matriz rubro/actividad (incluyendo sub-actividades)? ¿Se determina el costo para cada actividad y sub-actividadad? ¿Se utiliza la Ficha de Acción y se determina el costo para cada actividad

y sub-actividadad?

¿Se incluyen actividades de información, difusión y visibilidad? ¿Están estas actividades concertadas con la Delegación local? Existe un apartado sobre Hipótesis y riesgos : ¿Están explícitamente desarrolladas las hipótesis (supuestos de

cumplimiento) en los diferentes niveles (resultados intermedios, actividades, subactividades), para el año en cuestión?

¿Existe una descripción sobre la capacidad del Proyecto para enfrentar posibles contingencias (riesgos) que se presenten durante el año bajo programación, incluyendo posibles estimaciones presupuestarias?

Se presenta una sección sobre Ejecución del Proyecto: Medios para la ejecución ¿Están previstos de acuerdo al CF y POG? ¿Se cuenta con la suficiente información sobre las compras previstas

(equipos, etcétera)?


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POA




¿Es adecuada su valoración en relación con la ejecución prevista en el POA bajo estudio?

¿Se prevé dentro del plan contar con misiones de apoyo – AT externa? ¿Se especifican adecuadamente las misiones de apoyo – AT externa? ¿Se realizarán obras físicas? ¿Existen los detalles relativos al tipo, cantidad y procedimientos de

ejecución de las obras físicas previstas?

¿Están previstas las compras y contrataciones de acuerdo a las normas y procedimientos de la Comisión y/u otros financiadores del Proyecto?

¿Están concertadas, son razonables y presupuestadas adecuadamente? ¿Se ha definido desde el inicio de la intervención, una estrategia particular

para la implementación de los fondos para crédito del Proyecto?

¿Es la estrategia (diseño, contratos y reglamentos) para el uso de los fondos de crédito, acorde a las orientaciones de la Comisión?

¿Está aprobada (diseño, contratos y reglamentos) por los Entes de Tutela? ¿Se prevé el uso de fondos para crédito durante el año en cuestión? ¿Se ha realizado un análisis histórico (cartera, morosidad, costos, tasas de

interés, etcétera) y estimado la demanda por atender durante el año en cuestión?

¿La gestión de los fondos de crédito es apegada a los procedimientos aprobados, y/o se prevén ajustes durante el nuevo plan (están éstos debidamente justificados)?

Organización y modalidades de ejecución del Proyecto ¿Cuenta el Proyecto con una estructura orgánica adecuada y equilibrada

para la intervención?

¿Se prevé una reducción de la UG, en función de la transferencia y cierre? ¿Se cuenta con información sobre las acciones realizadas con el CC? ¿La ejecución se realiza conforme a la modalidad prevista?

Calendario de ejecución ¿El calendario es congruente con la intervención, y considera la

continuidad de las acciones respecto a la ejecución del año anterior?

¿Se considera que el calendario de ejecución es realista?

Costo y plan de financiación (presupuesto e indicadores de avance) ¿El detalle presupuestario (rubro/actividad/sub-actividad) es conforme al

CF y POG, y presentado en EURO y moneda local?

¿Se incluyen todos los fondos y todas las fuentes de financiamiento? Se costean adecuadamente las actividades?

¿Se presentan cuadros sinópticos sobre la ejecución financiera y física (haciendo referencia a POAs anteriores y al POA bajo estudio)?

¿Se valoran adecuadamente las contribuciones en especie? ¿Se presenta un plan de tesorería del año bajo estudio? ¿Se informa sobre las disponibilidades financieras en bancos y caja?

¿Se prevé la utilización de fondos que requieren autorización expresa de la Comisión Europea?

¿Están debidamente justificados y se cuenta con una solicitud? ¿Es realista la tendencia de ejecución del Proyecto?

Condiciones especiales (medidas complementarias) ¿Está claramente reflejado el papel de la Contraparte (técnica y

financiera)?


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POA


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Se presenta una sección sobre viabilidad/sostenibilidad: Políticas de apoyo ¿Se prevén cambios en las políticas nacionales que repercuten en la

viabilidad del Proyecto?

Tecnología apropiada ¿Se prevén cambios en los métodos y medios de intervención definidos al

inicio?

Medio ambiente ¿Se prevén acciones a favor del medio ambiente?

¿Se cuenta con estudios de impacto ambiental y medidas de mitigación, por actividades que se realizarán y tendrán efectos sobre el ambiente?

Aspectos socioculturales y de género ¿Se prevén efectos en cuanto a equidad en género y aspectos

socioculturales?

Capacidad institucional y de gestión

¿Se prevén acciones que contribuirán a mejorar la capacidad institucional de los actores, presentes en la zona de intervención del Proyecto?

¿Se prevé la creación de nuevas instituciones por parte del Proyecto?

¿En caso de crear nuevas instituciones, está previsto en el CF/ POG y el Proyecto cuenta con una propuesta adecuada?

Análisis de sostenibilidad

¿Están previstas en el POG acciones con un horizonte mayor a la vida del Proyecto?

¿En caso de que se prevean acciones a un tiempo mayor a la vida del Proyecto, se cuenta con una estrategia realista y apropiada que garantiza la sostenibilidad de las mismas(hay quien se hará cargo, cuenta la institución o grupo con la capacidad, etcétera)?

¿Está aprobada por los Entes de Tutela la estrategia?

¿Están previstas acciones puntuales en el año bajo programación, acciones que apoyan la estrategia de sostenibilidad del Proyecto?

Transferencia y Cierre ¿Se encaminan las acciones a la transferencia? ¿Sí el POA corresponde al último año, está claramente descrita la

estrategia de cierre?

Se presenta una sección sobre Seguimiento y Evaluación (SyE): ¿Se indican, en el POA, las actividades de seguimiento que se realizarán? ¿Son conformes al sistema de SyE vigente del Proyecto?

¿Se prevé la realización de revisiones/evaluaciones del Proyecto, durante el ejercicio?

Se presenta una sección sobre Anexos:

¿Contiene los anexos indispensables que aclaran (amplían) la información?

Fichas de acción

Detalle de cuadros financieros § Tipo SSFF § Otros________________(indicar)

Mapas IOV con relación a los resultados (intermedios y finales) TdR de las misiones de apoyo, previstas durante el año


Conceptos Generales

Circuito de

Comunicación


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POA



Anexo 4 Glosario


Conceptos Generales

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POA



Glosario

No. Término Explicación A

1. ACTIVIDADES Acciones que el Proyecto deberá llevar a cabo, para obtener los resultados.

2. ADDENDUM Es el documento que permite realizar modificaciones al CF. Este, al igual que el Convenio de Financiación, debe ser suscrito por los Entes de Tutela.

3. ANÁLISIS DE UN POA Es el examen profesional que realiza el revisor sobre el instrumento de planificación detallada, para un período determinado, de la ejecución del Proyecto.

4. ASISTENCIA TÉCNICA EUROPEA

Es la cooperación profesional, en términos de transferencia de conocimientos, que la CE presta a los países en vías de desarrollo. Adicionalmente, se presta para impulsar las actividades del Proyecto, en su ámbito de competencia.

5. AUDITORÍA Es el examen contable financiero que se realiza para determinar el cumplimiento, por parte de la UG, de las condiciones previstas en el CF y POG del Proyecto.

6. AUTOMONITOREO Es el ejercicio interno que realiza la UG del Proyecto, para dar seguimiento a las acciones planificadas y verificar los avances desde la situación dada, a la deseada. Es una herramienta interna que le permite a la UG realizar análisis continuos de las ejecuciones, y determinar si las acciones van por la senda deseada.

7. AUTONOMÍA TÉCNICA Y FINANCIERA

Es la capacidad de independencia y de responsabilidad que posee la Co-dirección del Proyecto, para realizar todos los actos de planificación, ejecución financiera, técnica, administrativa y de seguimiento.

8. AVANCE FÍSICO Es la evolución, en términos de realizaciones concretas, de la intervención del Proyecto en un período determinado. Este progreso del Proyecto debe contrastarse con lo previsto en los Planes Operativos Global y Anuales.


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Comunicación


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POA


102


B

9. BENEFICIARIOS

Es el grupo meta al que se desea favorecer con las realizaciones del Proyecto.

C

10. CALENDARIO Es el cuadro donde se presentan las actividades realizadas o por realizar del Proyecto, en un período de tiempo determinado.

11. CIERRE DEL PROYECTO Es el acto por el cual se da por finalizada la ejecución del Proyecto y que deberá dar cumplimiento a lo previsto en el CF.

12. CIRCUITO DE REVISIÓN/APROBACIÓN

Es la ruta de comunicaciones por la cual se someten a verificación y aceptación los Planes Operativos, Informes y las notas oficiales del Proyecto, por parte de los Entes de Tutela.

13. CO-DIRECCIÓN Es la gestión mancomunada de los recursos (en forma conjunta y solidaria por los dos Directores), rige todos los actos de la planificación, de la ejecución financiera, técnica y administrativa y de seguimiento del Proyecto.

14. CO-EJECUCIÓN Es la actuación compartida de varios organismos de cooperación técnica y financiera, en la ejecución de un Proyecto. También significa, de acuerdo a la modalidad de ejecución indirecta por un Proyecto, la delegación a un tercero de la responsabilidad en la ejecución de sus actividades, pudiendo ser éste un organismo de la sociedad civil, los beneficiarios o instituciones locales con capacidad para dichas tareas.

15. COMITÉ CONSULTIVO –(CC)

Es un órgano de consulta y coordinación externa del Proyecto. Su participación tiende a favorecer la coordinación inter-institucional y a velar por la coherencia de los Planes Operativos y de las actividades del Proyecto con otras acciones, ejecutadas en el ámbito local. Es presidido por el organismo de Contraparte y en él participan representantes de los beneficiarios directos y diferentes entes locales, involucrados en el Proyecto.

16. COMPROMISO DE LA COMISIÓN EUROPEA

Es la subvención en un monto determinado de EUROS, el cual tiene una fecha limite de compromiso. El importe y la fecha son fijados en las cláusulas particulares del CF; éste determina también los límites dentro de los cuales debe procederse a la liquidación y al libramiento de los pagos correspondientes, en el marco de los contratos públicos y privados, y de las estimaciones presupuestarias debidamente aprobados.


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17. CONTEXTO Es el conjunto de circunstancias que han dado origen al Proyecto y a la necesidad de contar con la subvención de la CE. Adicionalmente, son las condiciones imperantes que encuentra un Proyecto, en el área de cobertura, en el momento de realizar sus intervenciones.

18. CONTRAPARTE Es el organismo designado por el País (o la institución regional) beneficiario, que vela por la buena ejecución del Proyecto y colabora en su ejecución, según lo dispuesto por el Convenio de Financiación.

19. CONVENIO DE FINANCIACIÓN - CF

Es el documento firmado entre el País (o la institución regional) beneficiario y la CE; este documento tiene rango de Acuerdo Internacional y es el marco institucional y jurídico del Proyecto. Se compone de tres partes: disposiciones generales, disposiciones particulares y disposiciones financieras, técnicas y administrativas. Constituye la base de referencia básica de las operaciones del Proyecto en cuanto a objetivos, resultados, actividades, estructura operativa y compromisos financieros.

20. CONVENIO MARCO Es el documento que regula las relaciones de cooperación técnica y financiera, entre la Comisión Europea y los Estados beneficiarios.

21. COOPERACIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA

Es la subvención que realiza la CE, en favor de los países en vías de desarrollo.

22. CUADROS FINANCIEROS Son representaciones de la información de los fondos disponibles, necesarios y/o ejecutados del Proyecto.

D

23. DELEGACIÓN LOCAL Es la oficina que representa a la Sede de la Comisión Europea en un país/región determinado/a.

24. DIAGNÓSTICO INICIAL DEL PROYECTO (Baseline Study)

Es un documento que presenta la imagen, lo más precisa posible, de la situación socioeconómica actual del grupo meta; este documento permitirá poder comparar el punto de partida del Proyecto, con su punto de llegada (resultados), al finalizar su ejecución.

25. DIFERENCIAS CAMBIARIAS

Es el incremento o decremento que se origina entre la relación equivalente de dos monedas, tomando a una de ellas como constante unitaria.

26. DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

Es la cantidad disponible de medios materiales y no materiales con que cuenta el Proyecto, para la realización de sus actividades.

27. DOCUMENTOS DE RESPALDO PARA

Son las herramientas que facilitarán al revisor el análisis de POAs. Entre ellas se encuentran CF, POG, informes de avance


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RESPALDO PARA REVISIÓN DE POAs

POAs. Entre ellas se encuentran CF, POG, informes de avance físico, financiero y de auditoría.

28. DURACIÓN DEL PROYECTO

Es el período, en número de años, previsto para la ejecución del Proyecto; normalmente empieza a contarse a partir de la llegada de la AT europea al país (o región) beneficiari@.

E

29. EJERCICIO ANUAL DE REFERENCIA

Es el período considerado para el POA bajo preparación y/o análisis.

30. EJECUCIÓN FINANCIERA Es el cumplimiento de las actividades del Proyecto, en términos económicos (gastos, compromisos, etcétera).

31. ENFOQUE PARTICIPATIVO

Es el rumbo o dirección compartida que decide la UG para la elaboración de los Planes Operativos del Proyecto. En otras palabras, es el esfuerzo que realiza la UG en la preparación de los Planes Operativos, en algunos casos incluyendo a los beneficiarios dentro dicho proceso.

32. ENTES DE TUTELA (CONTRAPARTE Y/O TUTELA)

Se denomina así a los organismos responsables de la firma del CF y de la buena ejecución del Proyecto. Regularmente son el País (o región) beneficiari@ y la Comisión Europea (en el caso de que existan otros cooperantes financieros, éstos también forman parte de los Entes de Tutela).

33. ESQUEMA ABIERTO Es el que adopta un gran número de Proyectos de Cooperación Técnica y Financiera, basándose en instrumentos flexibles; éstos pueden adaptarse fácilmente a situaciones en evolución y, por consiguiente, permiten concentrarse en uno u otro componente, para adecuarlo a las necesidades del momento.

34. ESTRATEGÍAS Son las diferentes posibilidades de conseguir los objetivos y la elección de una de ellas, para la intervención que se vaya a planificar. En otras palabras, es el cómo deben realizarse las acciones de la intervención.

F

35. FICHA DE ACCIÓN Es la presentación esquemática, y según un formato homogéneo de las diferentes actividades individuales que, en su conjunto, constituyen el Plan Operativo del Proyecto. Permite racionalizar la planificación y el seguimiento, de manera lógica y estructurada.

36. FIDEICOMISO Instrumento jurídico por medio del cual el fideicomitente (Proyecto) delega a una entidad especializada (fiduciario) la


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POA



(Proyecto) delega a una entidad especializada (fiduciario) la administración/gestión autónoma de algunos bienes - fondos (recursos financieros), particularmente los fondos de crédito, definiendo los objetivos, los términos y las condiciones particulares, para su manejo y realización.

37. FINANCIADORES Son los organismos que contribuyen con fondos financieros a la realización del Proyecto.

38. FONDOS DE CRÉDITO Uno de los medios utilizados por los Proyectos para fomentar el desarrollo económico de la población meta. Constituyen una donación que la CE realiza al País beneficiario, pero que no debe ser una subvención para el beneficiario final. Los beneficiarios del crédito tienen que reembolsarlo, según los criterios establecidos en los reglamentos respectivos.

39. FONDO REVOLVENTE Es un capital reunido con un fin determinado, que se puede poner a disposición de los mismos usuarios varias veces y del cual se aspira que llegue a ser un fondo permanente y que alcance un nivel de autosuficiencia.

40. FONDOS ROTATORIOS Es un capital reunido con un fin determinado y en el cual los recursos disponibles se ponen a disposición de los usuarios solo una vez, ya que serán trasladados posteriormente a beneficiar a otro grupo.

H

41. HIPÓTESIS Condiciones importantes para la realización satisfactoria de la intervención, pero que no dependen del propio Proyecto; se definen para las actividades, los resultados y el objetivo específico.

I

42. INDICADORES OBJETIVAMENTE VERIFICABLES - IOV

Son descripciones operativas (cantidad, calidad, grupo destinatario, tiempo y localización) de los objetivos y resultados de la intervención; ellas cubren lo esencial y pueden medirse de manera fiable, mediante un costo razonable.

43. INFORME ANUAL Es el documento que contiene la información detallada, en términos cualitativos y cuantitativos, de los resultados obtenidos por el Proyecto durante el año de realización correspondiente. En la mayoría de los Proyectos, los cuales deben producir informes trimestrales, se asume que el informe del IV trimestre funja como informe anual.

44. INFORME DE AUDITORÍA

Es el documento por medio del cual los auditores presentan la información sobre la revisión de las cuentas del Proyecto, y su


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POA


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AUDITORÍA información sobre la revisión de las cuentas del Proyecto, y su gestión/implementación contable y financiera.

45. INFORME DE AUTOMONITOREO

Es el documento en el que se presenta la información sobre los perfiles.

46. INFORME TRIMESTRAL Es el documento en el cual se presenta la información sobre ejecución financiera y avance físico del Proyecto, en un trimestre determinado.

L

47. LÓGICA DE INTERVENCIÓN (Lógica vertical)

Es el conjunto de etapas internas a la intervención, las cuales deben realizarse para contribuir a los objetivos generales (actividades-resultados-objetivo específico-objetivo general).

M

48. MARCO LÓGICO – ML Es el conjunto de conceptos interdependientes que describen, de manera operativa y en forma de matriz, los aspectos más importantes de una intervención.

49. MATRIZ RUBROS/ACTIVIDADES

Es la presentación en forma cruzada que busca compatibilizar las actividades técnicas y los rubros financieros, previstos en el CF para fines de planificación de su uso racional y conforme al Convenio.

50. MEDIOS Diferentes tipos de aportaciones (insumos) necesarias para efectuar las actividades planeadas. Hay que distinguir entre recursos humanos, materiales y financieros.

51. MISIÓN DE APOYO Son aportes profesionales de corto plazo, llevados a cabo por expertos, en temas puntuales, necesarios para profundizar sobre algunos aspectos especializados de la actuación del Proyecto.

52. MISIÓN DE EVALUACIÓN

Es el trabajo realizado por representantes o agentes encargados por la Comisión y/o la Contraparte, para la valoración de los resultados de un Proyecto, de las repercusiones (deseadas o no), del grado de realización respecto al objetivo específico, y de su contribución al objetivo general (impacto).

53. MONITOREO (SEGUIMIENTO)

El monitoreo forma parte integral del manejo del ciclo de un Proyecto. Significa la observación y la documentación de los avances de un Proyecto/Programa. Se analiza la base de datos obtenidos, para verificar los avances desde la situación inicial hacia la situación deseada. Abarca instrumentos para el control


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Circuito de

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POA



sobre la ejecución de las actividades vigentes, sobre el uso de los recursos (insumos materiales y equipos, personal y tiempo), sobre el logro de los resultados y objetivos anticipados, sobre riesgos y efectos no planificados.

O

54. OBJETIVO ESPECÍFICO Es el futuro estado positivo, caracterizado por los beneficios duraderos para el grupo destinatario/beneficiarios al que va dirigida la intervención del Proyecto.

55. OBJETIVO GENERAL Es el futuro estado positivo, a un nivel elevado, al que la intervención de un Proyecto deberá contribuir a alcanzar.

P

56. PAÍS BENEFICIARIO – (REGIÓN BENEFICIARIA)

Es el que recibe el apoyo técnico y financiero de la Comunidad Europea, a través del Proyecto.

57. PERÍODO CUBIERTO POR EL POA

Es el espacio de tiempo durante el cual está previsto realizar las acciones del Proyecto, descritas en el plan en cuestión.

58. PLAN OPERATIVO ANUAL - POA

Es el instrumento de planificación detallada, que se inscribe en el marco de referencia operativa y financiera del POG. Es el documento sobre cuya base, los Entes de Tutela delegan a la Unidad de Gestión la ejecución de las acciones, planificadas bajo el esquema de la autonomía técnica y financiera. Una vez aprobado por los Entes de Tutela, permite la ejecución de las actividades del Proyecto, durante el ejercicio anual de referencia y la consecuente alimentación financiera, por parte de los financiadores.

59. PLAN OPERATIVO GLOBAL

Es el instrumento que detalla las estrategias globales, la cronología y los costos del Proyecto. Asimismo, indica la metodología elegida para alcanzar los objetivos definidos en el CF y constituye el documento general de trabajo de la UG.

60. PRESUPUESTO Documento que presenta las estimaciones anticipadas de los ingresos y gastos relativos al Proyecto y sus actividades, por el período de tiempo determinado, regularmente al período cubierto por el POA.

R

61. RECURSOS FINANCIEROS

Son los fondos con los que cuenta un Proyecto para cubrir el costo de sus intervenciones.

62. RESULTADOS Constituyen el fruto de las actividades realizadas, las cuales en su conjunto determinarán el grado de cumplimiento de los


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su conjunto determinarán el grado de cumplimiento de los objetivos.

63. RESULTADOS INTERMEDIOS

Son los logros realizados por el Proyecto, en un período determinado, y que contribuyen al cumplimiento de los resultados y objetivos globales de la intervención.

64. RESUMEN Es una simplificación o descripción sintética de los POAs, informes o del POG, la cual generalmente se presenta al principio de los documentos respectivos, para facilitar una comprensión rápida del conjunto de los principales contenidos.

65. REVISOR Es el profesional que tiene la responsabilidad institucional de analizar y/o aprobar los POAs u otro documento oficial, producidos por el Proyecto.

S

66. SEDE Es el conjunto de los servicios centrales de la Comisión Europea, ubicados principalmente en Bruselas.

67. SERVICIOS DE LA COMISIÓN

En el caso específico, se quiere indicar el conjunto de direcciones y unidades de la Comisión Europea, directamente implicadas en la gestión de los Proyectos de cooperación.

68. SISTEMA DE SEGUIMIENTO FÍSICO FINANCIERO – SSFF

Es un sistema administrativo-contable y de seguimiento de los Proyectos (con relativa aplicación informática), diseñado por algunos Proyectos de América Central, y adoptado por un buen número de ellos para el control administrativo y financiero, asociado con la planificación inicial y la ejecución física de la intervención.

T

69. TRANSFERENCIA Es el traspaso, a los beneficiarios finales y/o a quienes establezca el CF o los acuerdos específicos entre las partes, de la propiedad de los activos, derechos y obligaciones del Proyecto, generalmente después del cierre del mismo.

U

70. UNIDAD DE GESTIÓN - UG

Es el órgano ejecutivo del Proyecto, delegado por los Entes de Tutela para la ejecución material del mismo, conforme el CF. Está constituida por el personal del Proyecto (AT europea y personal nacional) y goza de autonomía financiera, técnica y administrativa efectiva para ejecutar los Planes Operativos, aprobados en el marco del CF.

71. UNIDAD DE PLANIFICACIÓN /

Es la entidad del Proyecto que, bajo la autoridad de la Co-dirección, es responsable de la elaboración de los planes, del


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PLANIFICACIÓN / MONITOREO / EVALUACIÓN

dirección, es responsable de la elaboración de los planes, del seguimiento continuo de las actividades, y de la valoración de los logros y perspectivas de éxito de las intervenciones.

V

72. VISIBILIDAD Son las acciones que realizan los Proyectos, y en las que se manifiesta la presencia de la cooperación técnica y financiera de la CE.


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Índice Temático


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ÍÍnnddiiccee TTeemmááttiiccoo

AA ACTIVIDADES - 4, 5, 7, 8, 9, 11, 13, 14, 19, 20, 26, 27, 31, 33, 35, 36, 39, 40, 41, 43, 44, 45, 46,

47, 48, 49, 50, 51, 53, 54, 56, 58, 59, 60, 61, 65, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 75, 87, 88, 90, 96, 97, 98, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109.

ASISTENCIA TÉCNICA EUROPEA – 50, 51, 52, 101. ASPECTOS FORMALES A CONSIDERAR EN EL ANÁLISIS DE UN POA - 20. AUDITORÍA - 5, 28, 32, 35, 95, 101, 104, 106. AUTONOMÍA TÉCNICA Y FINANCIERA - 3, 19, 20, 56, 107, 108. AVANCE FÍSICO – 5, 7, 8, 12, 32, 34, 39, 40, 43, 44, 45, 66, 67, 68, 71, 73, 75, 89, 95, 96, 97, 101,

104, 106.

CC CALENDARIO – 5, 11, 13, 25, 26, 33, 50, 59, 60, 70, 88, 102. CIERRE – 6, 10, 35, 36, 53, 54, 56, 65, 72, 97, 98, 102, 108. CIRCUITO DE REVISIÓN / APROBACIÓN – 6, 34, 102. CO-DIRECCIÓN – 13, 23, 66, 67, 70, 74, 101, 102, 109. CO-DIRECTORES – 14, 23, 73. COEJECUTORES – 59. COHERENCIA Y METODOLOGÍA – 33. COMITÉ CONSULTIVO – 5, 6, 13, 26, 34, 35, 70, 71, 95, 102. CONTENIDO DE UN POA – 7, 15, 32, 35, 37, 39, 93, 95, 108. CONTEXTO – 7, 8, 36, 40, 41, 43, 53, 74, 95, 103. CONTRAPARTE – 4, 5, 6, 7, 10, 12, 13, 14, 23, 26, 27, 28, 31, 34, 39, 40, 48, 51, 53, 63, 66, 67, 68,

70, 71, 73, 95, 97, 102, 103, 104, 106. CONVENIO DE FINANCIACIÓN – 3, 13, 19, 33, 40, 43, 49, 56, 57, 61, 70,95, 103. COOPERACIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA – 67, 73, 102,103, 104, 109. CRITERIOS GENERALES – 50. CUADROS FINANCIEROS – 12, 61, 62, 64, 79, 98, 103. CUÁNDO PRESENTAR EL POA – 4, 5 ,25.

DD DELEGACIONES – 4, 9, 23, 24, 28, 31, 48, 52, 96, 102, 103. DIAGNÓSTICO INICIAL DEL PROYECTO (ESTUDIOS DE BASE) – 4, 19, 103. DOCUMENTOS DE RESPALDO – 104.

EE EJECUCIÓN FINANCIERA – 5, 34, 61, 95, 97, 101, 102, 104, 106. EJERCICIO ANUAL DE REFERENCIA – 20, 26, 50, 104, 107. EL FORMATO DE PRESENTACIÓN – 21, 65. ELABORACIÓN DE UN POA (PREPARACIÓN) – 3, 31, 33, 34, 95. ELEMENTOS PARA LA PREPARACIÓN Y/O ANÁLISIS DE UN POA – 124, 29, 32, 39, 47, 48, 54, 72, 93. ENFOQUE DE GÉNERO – 13, 68, 69.


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ENFOQUE PARTICIPATIVO – 23, 104. ENTES DE TUTELA – 3, 4, 5, 6, 7, 15, 20, 23, 26, 32, 33, 34, 35, 36, 39, 40, 43, 44, 56, 64, 93, 97,

98, 101, 102, 104, 107, 108. ESQUEMA ABIERTO – 3, 19, 104. ESTRATEGIAS – 4, 19, 20, 107.

FF FICHA DE ACCIÓN – 9, 32, 47, 48, 49, 73, 85, 87, 89, 96, 104. FINANCIADORES – 10, 12, 20, 27, 31, 53, 63, 66, 95, 96, 105, 107. FINANCIAMIENTO UE/CONTRAPARTE U OTRAS FUENTES – 4, 5, 6, 7, 9, 27, 34, 40, 50, 52, 53, 56,

62, 65, 66, 74, 97. FLUJO DE PLANIFICACIÓN ESPERADA DEL POA – 25.

GG GÉNERO – 13, 68, 69, 97. GRADO DE INCORPORACIÓN DE RECOMENDACIONES – 4, 5, 34, 71, 95.

HH HIPÓTESIS – 4, 5, 7, 8, 9, 19, 24, 34, 40, 41, 43, 44, 49, 60, 74, 96, 105. HITOS CLAVES – 11, 60.

II ÍNDICE TIPO DE UN POA – 7, 15, 39, 41. INFORMES – 5, 25, 27, 31, 35, 42, 66, 95, 102, 104, 105, 108. INFORME ANUAL – 25, 28, 105. INFORME DE AUDITORÍA – 5, 35, 106. INFORMES TRIMESTRALES – 105, 106. IOV (INDICADORES OBJETIVAMENTE VERIFICABLES) – 8, 13, 14, 39, 43, 44, 45, 68, 69, 73, 75, 96,

98, 105.

LL LISTA DE VERIFICACIÓN – 3, 91, 93, 95. LÓGICA DE INTERVENCIÓN – 4, 8, 20, 41, 43, 44, 45, 96, 106.

MM MANUAL DE TERRENO – 23, 25, 35. MARCO LÓGICO – 3, 4, 6, 9, 15, 19, 32, 43, 47, 48, 49, 106. MATRIZ RUBROS / ACTIVIDADES – 8, 46, 96, 106. MEDIO AMBIENTE – 13, 67, 68, 97. MEDIOS – 4, 9, 19, 20, 39, 40, 49, 50, 66, 67, 72, 87, 90, 96, 97, 103, 105, 106. METAS – 43. METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN/PREPARACIÓN – 5, 19, 34, 95, 107. METODOLOGÍA DE SEGUIMIENTO – 73.


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MISIONES DE APOYO – 10, 51, 52, 75, 96, 98, 106. MISIONES DE EVALUACIÓN – 14, 34, 73, 74. MODALIDADES DE EJECUCIÓN – 11, 55, 56, 57, 58, 59, 97.

OO OBJETIVO – 7, 8, 10, 19, 41, 43, 44, 53, 54, 55, 66, 74, 89, 90, 96, 103, 104, 105, 106, 107, 108. OBJETIVO ESPECÍFICO – 44, 87, 105, 106, 107. OBJETIVO GENERAL – 43, 44, 87, 106, 107. OBRAS FÍSICAS – 10, 13, 14, 43, 52, 53, 68, 72, 88, 90, 96.

PP PAIS/REGIÓN BENEFICIARIO/A – 27, 64, 105. PERÍODO CUBIERTO POR EL POA – 5, 25, 95, 107. PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) – 4, 20, 29, 37, 93, 107. PLAN OPERATIVO GLOBAL (POG) – 4, 19, 20, 107. PRESUPUESTO – 10, 11, 33, 40, 46, 47, 48, 49, 52, 61, 63, 65, 74, 88, 90, 97, 107.

QQ QUIÉN APRUEBA EL POA – 5, 25, 26, 34. QUIÉN ELABORA/PREPARA EL POA – 4, 5, 7, 11, 23, 34, 53, 95.

RR RECURSOS FINANCIEROS – 4, 5, 20, 26, 53, 59, 67, 105, 107. RESULTADOS – 4, 5, 6, 7, 8, 9, 19, 20, 24, 31, 33, 34, 39, 40, 41, 43, 44, 45, 46, 48, 51, 59, 73, 74,

75, 87, 90, 95, 96, 98, 101, 103, 105, 106, 107, 108. RESULTADOS INTERMEDIOS – 4, 6, 8, 9, 20, 32, 39, 43, 44, 45, 49, 56, 96, 108. RESULTADOS PREVISTOS Y/O GLOBALES (FINALES) – 7, 8, 11, 33, 39, 41, 43, 44, 45, 49, 50, 54,

55, 56, 73, 87, 96. RESUMEN EJECUTIVO – 6, 7, 32, 33, 39, 65, 108. REVISIÓN DE POAS – 104. REVISOR/ES – 31, 101, 104, 108.

SS SEDE – 12, 14, 23, 24, 26, 28, 63, 64, 73, 103, 108. SERVICIOS DE LA COMISIÓN – 4, 5, 23, 28, 40, 74, 108. SOSTENIBILIDAD – 10, 12, 13, 36, 52, 53, 54, 55, 67, 70, 71, 72, 90, 97, 98. SSFF – 8, 9, 12, 46, 47, 48, 49, 61, 62, 63, 73, 75, 96, 98, 108.

TT TIEMPOS DE ENTREGA – 34. TRANSFERENCIA – 4, 6, 19, 34, 35, 36, 53, 57, 65, 72, 88, 97, 98, 101, 108.

UU


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UNIDAD DE GESTIÓN – 3, 4, 15, 19, 20, 23, 26, 52, 55, 56, 59, 66, 107, 108. UNIDAD DE PLANIFICACIÓN / MONITOREO / EVALUACIÓN (S & E) – 14, 23, 74, 109.

VV VISIBILIDAD – 59, 48, 96, 109.


{Contraport

RC/BA

C

Impresión financiada gracias a los proyectos en el sector rural en América Central financiados por la Comunidad Europea

500 Ejemplares, Diciembre 1999 Impreso en El Salvador, C.A.

Esta guía ha sido preparada por el equipo técnico del Proyecto ACR/B7-3100/96/222 “Célula de Apoyo y Seguimiento de Proyectos en el sector rural en América Central”.

Agradecemos a todas las personas, Proyectos y Delegaciones de la Comisión Europea

en América Latina, por sus comentarios y aportes en la preparación de este documento.

Programa de Desarrollo Rural en el Departamento de Chalatenango - PROHALATE - ALA 92/45, El Salvador

Proyecto de Desarrollo Agroempresarial y Conservación de Suelos y Agua en la Cuenca del Río Jicatuyo - JICATIYO - HND/B7-310/IB/96/086, Honduras

Programa de Desarrollo de la pequeña producción campesina en zona tropical seca - TROPISEC -ALA 93/54, Nicaragua

Programa de apoyo a los Pequeños y Medianos Productores de la Región Central de Panamá -PROAPEMEP - PAN/B7-3010/94/137, Panamá

Programa de Desarrollo Rural en el Departamento de Baja Verapaz - PROYECTO TEZULUTLA´N - ALA 94/88, Guatemala

Comisión Europea

Servicio Común Relaciones Exteriores (SCR) Unidad América Latina (SCR/B3)

Wetsraat / Rue de la Loi 200 B-1049 Bruselas

BELGICA

Cooperación de la Comunidad Europea con América Latina Guía

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