COORDINACIÓN DE PARTICIPACIÓN … del procedimiento: Acciones de Participación Ciudadana DIA MES...

Nombre del procedimiento: Acciones de Participación Ciudadana

DIA MES AÑO

30 08 2012

MANUAL ADMINISTRATIVO

PROCURADURÍA AMBIENTAL Y DEL ORDENAMIENTO TERRITORIAL DEL

DISTRITO FEDERAL

Página: 1

De: 8

COORDINACIÓN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y DIFUSIÓN

SUBDIRECCIÓN DE ATENCIÓN CIUDADANA Y PARTICIPACIÓN SOCIAL

001.- ACCIONES DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

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INICIO


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Objetivo General: Promover la participación ciudadana a través de las diferentes formas de organización y actividades, con el propósito de difundir los derechos y obligaciones en materia ambiental y urbana entre los habitantes del Distrito Federal, para así lograr la eficaz promoción de los servicios que presta la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal (PAOT), además de mantener una sólida relación con organizaciones de la sociedad civil y órganos gubernamentales que tienen como objetivo el cuidado del medio ambiente y la promoción de un territorio adecuado. Objetivo Específico: Establecer un diálogo permanente con todos los sectores sociales a través de mecanismos de participación ciudadana que permitan llevar a cabo la vinculación directa de la PAOT con la población del Distrito Federal para la promoción y defensa de sus derechos ambientales y urbanos.

Políticas y Normas de Operación:

1. La Subdirección de Atención Ciudadana y Participación Social (SACPS) de la Coordinación de Participación Ciudadana y Difusión (COPADI) es la encargada de diseñar y desarrollar las acciones encaminadas a fortalecer la procuración y promoción de los derechos y obligaciones ambientales y urbanos a través de la participación ciudadana.

2. La SACPS diseña y administra estrategias diferenciadas de participación ciudadana y comunitarias, orientadas a promover la corresponsabilidad social en el cumplimiento y aplicación de la ley en la materia.

3. La SACPS, programa y calendariza actividades de enlaces interinstitucionales internos y externos con organizaciones de la sociedad civil y órganos gubernamentales para la promoción de los derechos y obligaciones ambientales y urbanos

4. Para efectuar las acciones de participación ciudadana, se deberá notificar por escrito a la COPADI; ya sea, a través de oficio o atenta nota, debidamente firmada por el servidor público que la solicite o a través del llenado de la solicitud de servicio. En el caso de que la petición sea externa se solicitará un oficio, correo electrónico, o en su caso, el llenado de la solicitud de servicio para atender dicha invitación.

5. En caso de que la petición para la asistencia a alguna acción de participación ciudadana sea denegada, la COPADI notificará por escrito la causa por la cual no se podrá atender dicha solicitud.


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Alcances:

El presente procedimiento aplica para el personal adscrito a la SACPS, encargado de realizar acciones en materia de participación ciudadana de la PAOT.

Definiciones:

COPADI: Coordinación de Participación Ciudadana y Difusión. Evento: Acontecimiento organizado generalmente por alguna instancia del Gobierno del Distrito Federal u organización civil, que se centra principalmente en temas ambientales y Urbanos o en una problemática o aspecto específico de alguna comunidad o demarcación del Distrito Federal. Foro: Es una dinámica de grupos que consiste en una reunión de personas donde se abordan de manera formal temas en materia ambiental o urbana en el Distrito Federal, ante un auditorio que, a menudo, puede intervenir en la discusión. Indicadores: Instrumento que sirve para mostrar y cuantificar las acciones en materia de participación ciudadana. Jornada Ciudadana: Programa diseñado principalmente por autoridades delegacionales o autoridades ambientales que plantean acciones específicas en beneficio de alguna demarcación del Distrito Federal. Ley: Ley Orgánica de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial. Mecanismos de Participación Ciudadana: Las formas a través de las cuales la administración pública facilita la interacción con actores sociales (colectivos), en función de las necesidades, intereses, expectativas y percepciones de la sociedad. Mesas de Trabajo: Reuniones en las cuales se abordan temas en materia ambiental y urbana con habitantes de una demarcación en el Distrito Federal y/o representantes de entes de Gobierno, sociales, académicos, educativos, etc. PAOT: Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal. Participación Ciudadana: Es la posibilidad de la sociedad de contribuir e influir en las decisiones gubernamentales que le afectan. Relatorías: Reseña textual y fotográfica, principalmente de acciones en materia de participación ciudadana, en la que se hace una breve descripción de los acontecimientos más importantes que se llevaron a cabo durante esa actividad. SACPS: Subdirección de Atención Ciudadana y Participación Social. Solicitante: Servidor público y/o persona física interesada en alguna acción de participación ciudadana. Taller: Metodología de trabajo en la que se integran la teoría y la práctica, se imparte principalmente en eventos públicos, a través de una sesión de sensibilización en materia ambiental y urbana en el distrito federal, tratando de abordar sus principales problemáticas requiere de la participación de los asistentes, para que, de esta manera se pueda lograr una réplica de los conocimientos adquiridos en su colonia o demarcación. Unidades Administrativas: La Oficina del C. Procurador; las Subprocuradurías de Ordenamiento Territorial; de Protección Ambiental y de Asuntos Jurídicos; las


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Coordinaciones de Técnica y de Sistemas y la Administrativa. Unidades Externas: Instancias del Gobierno del Distrito Federal, Asociaciones Civiles, Académicos, Centros de Educación desde nivel básico hasta superior públicos o privados.

Referencias:

Ley Orgánica de la PAOT Reglamento de la LOPAOT

Insumo:

Solicitud de servicio y material de difusión institucional.

RESPONSABLE NO. DESCRIPCION TIEMPO

Unidades Administrativas, Unidades Externas o Solicitante.

1 Elabora oficio, atenta nota o notifica vía correo electrónico para invitar a la PAOT a colaborar o participar en algún evento de participación ciudadana.

1 día

Coordinación de Participación Ciudadana y Difusión

2 Recibe oficio, atenta nota, correo electrónico, atiende la llamada o instrucción del Procurador para llevar acciones de participación ciudadana, (jornadas ciudadanas, foros, talleres, eventos, mesas de trabajo).

1 día

¿Se aprueba la petición?

3 No La COPADI elabora oficio para informar las razones por las cuales no será posible participar y lo remite al solicitante, unidad administrativa o unidad externa que emitió dicha petición.

1 día

4 Se archiva el acuse del oficio correspondiente.

15 min.

Fin del procedimiento

5 Sí La COPADI canaliza la petición a la SAPCS para su Atención.

30 min.

Subdirección de Atención Ciudadana y Participación Social

6 Recibe la petición, la analiza y define la estrategia a llevar a cabo durante las acciones de participación ciudadana, (según sea el caso).

3 días


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7 Tiene contacto con el responsable de la organización del evento y se establecen los términos de la logística para las acciones de participación ciudadana.

1 día

8 Personal de la SACPS acude a la acción de participación ciudadana (jornada ciudadana, foro, taller, evento o mesa de trabajo).

1 día

9 Realiza atención ciudadana, entrega de material y brinda orientaciones, (indicadores).

Transcurso del evento

10 Toma de imágenes fotográficas de los aspectos más representativos de la participación institucional.

Transcurso del evento

Subdirección de Atención Ciudadana y Participación Social

11 Se elabora relatoría donde se incluyen las incidencias e indicadores de las acciones de participación ciudadana.

1 día

12 Revisión de texto y selección fotográfica. 1 día 13 La relatoría se sube al portal de la PAOT

a la sección de participación ciudadana/relatorías de eventos y a redes sociales, (Facebook y Twitter).

1 día

FIN DE PROCEDIMIENTO

Flujograma.-


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3

1

5

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

/UNIDADES EXTERNAS/

SOLICITANTE

COORDINACIÓN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y

DIFUSIÓN


La COPADI elabora oficio para informar las razones por las cuales no será posible participar y lo remite al solicitante, unidad administrativa o unidad externa que emitió dicha petición.

Recibe la petición, la analiza y define la estrategia a llevar a cabo durante las acciones de participación ciudadana (según sea el

caso)

5 Si

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Recibe oficio, atenta nota, correo electrónico, atiende la llamada o instrucción del Procurador para llevar acciones de participación ciudadana. (jornadas ciudadanas, foros, talleres, eventos, mesas de trabajo).

No

Aprobación

FIN

La COPADI canaliza la petición a la SAPCS para su Atención

Elabora oficio, atenta nota o notifica vía correo electrónico para invitar a la PAOT a colaborar o participar en algún evento de participación ciudadana.

Se archiva el acuse del oficio correspondiente.

4

6


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Revisión de texto y selección

fotográfica

6

9

12

10

8

7

11

8 9

10 11

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

INTERNAS - EXTERNAS


DIFUSIÓN


Tiene contacto con el responsable de la organización del evento y se establecen los términos de la logística para las acciones de participación ciudadana.

Personal de la SACPS acude a la acción de participación ciudadana (jornada ciudadana, foro, taller, evento o mesa de trabajo).

Toma de imágenes fotográficas de los aspectos más representativos de la participación ciudadana.

Se elabora relatoría donde se incluyen las incidencias e indicadores de las acciones de participación

ciudadana.

La relatoría se sube al portal de la PAOT a la sección de Participación Ciudadana/ Relatoría de eventos y a redes sociales, (Facebook y Twitter).

Atención Ciudadana

Entrega de materiales

Orientaciones

FIN

7

12

13

10


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RESPONSABLE

Subdirector de Atención Ciudadana y Participación Social

________________________________ C. Alberto García Bojorges.

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SUBDIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN

002.- ATENCIÓN A MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y ELABORACIÓN

DE LA SÍNTESIS INFORMATIVA Y EL ANÁLISIS DE MEDIOS

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Objetivo General: Atender las necesidades informativas de los medios de comunicación, así como realizar el acopio, análisis y procesamiento de la información de interés o competencia de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal, con la finalidad de difundir y promover los derechos y obligaciones en materia ambiental y del ordenamiento territorial de los habitantes de la Ciudad de México. Objetivo Específico: Difundir, a través de los medios de comunicación, el quehacer institucional y el trabajo de investigación que realiza la Procuraduría en los casos que le son denunciados, así como los servicios que presta a la población del Distrito Federal. Políticas y Normas de Operación:

6. La Subdirección de Comunicación y Difusión es el área encargada de proponer el programa de comunicación social de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal y de desarrollar las estrategias o líneas de acción necesarias para difundir el quehacer y los servicios institucionales.

7. La Subdirección establece y mantiene una relación cordial con los representantes de los medios de comunicación que tienen asignada como fuente informativa a la “PAOT” o el tema de “medio ambiente”, así como con las áreas de enlace de comunicación social de entidades públicas y privadas, con la finalidad de proporcionar, solicitar o intercambiar información institucional para difundirla públicamente.

8. A través de la elaboración de comunicados, gestión de entrevistas u otro tipo de contacto con los medios de comunicación, informa, orienta o difunde el cumplimiento y aplicación de las disposiciones en materia ambiental y del ordenamiento territorial, así como de los procedimientos y servicios que ofrece la Procuraduría.

9. En los Comunicados para Medios se ofrece información de interés periodístico sobre las acciones realizadas por la Procuraduría.

10. Se establece contacto con los representantes de los medios de comunicación vía telefónica, por correo electrónico o de manera personal.

11. Cualquier requerimiento informativo de los medios de comunicación es canalizado a la unidad administrativa que corresponda, de acuerdo al tema de que se trate, ya sea mediante la entrega del formato “Solicitud de Entrevista” o vía telefónica, por correo electrónico o de manera personal con su titular, con la finalidad de que sea atendido


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con celeridad. 12. La información publicada o transmitida diariamente a través de los medios de

comunicación que sea materia de competencia de esta Procuraduría, se acopia, organiza, analiza, sistematiza e integra a una base de datos conocida como “Síntesis Informativa”, que se encuentra disponible de manera pública en el sitio Web institucional.

13. Para difundir los estudios, reportes e investigaciones generados por la Procuraduría, esta Subdirección organiza conferencias de prensa y otros eventos para dar a conocer esta información.

14. Durante el desarrollo de una entrevista o cualquier evento en el que participe un servidor público de la Procuraduría, esta Subdirección proporciona el apoyo logístico necesario para compilar la información que se genere o llevar a cabo el registro fotográfico y/o audiovisual de la actividad realizada.

15. La información difundida a través de los medios de comunicación se analiza periódicamente con la finalidad de medir la importancia que tienen ciertos temas en el ámbito periodístico, así como analizar el impacto mediático que tiene la información generada por la propia Procuraduría. Al documento final se le conoce como “Análisis de Medios”, el cual puede ser consultado en el sitio Web institucional.

Alcances: Este procedimiento aplica para el personal adscrito a la Subdirección de Comunicación y Difusión, que pertenece a la Coordinación de Participación Ciudadana y Difusión, desde la solicitud de información o gestión de entrevistas por parte de los medios de comunicación hasta su monitoreo para la elaboración de la síntesis informativa diaria y el análisis de medios mensual y/o anual. Definiciones: Análisis de Medios: Herramienta que le permite a la Procuraduría detectar, sistematizar y valorar la información ambiental y urbana local contenida en los medios de comunicación, en especial aquella que involucra a la institución. Apoyo logístico: Servicio de fotografía, videograbación o grabación de audio de cualquier entrevista o evento en el que se encuentre un servidor público de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal. Comunicado para medios: Documento escrito –que puede contener imágenes- dirigido a los medios de comunicación, que tiene el propósito de dar a conocer información de interés periodístico. Puede enviarse vía electrónica o darse de manera personal a los representantes de los medios de comunicación. Conferencia de prensa: Evento o reunión organizada por la fuente informativa para dar a


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conocer a los medios de comunicación información de interés periodístico. COPADI: Coordinación de Participación Ciudadana y Difusión. Entrevista: Acercamiento directo que se da entre el representante del medio de comunicación y su fuente informativa, en el que a una pregunta le corresponde una respuesta. Fuente: Cualquier persona, institución u organismo que genera información de interés para un medio de comunicación. LOPAOT: Ley Orgánica de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal. Medios de comunicación: Cualquier medio audiovisual, radiofónico, impreso o digital –informativo, de análisis, entretenimiento o especializado-, a través del cual se informa o comunica de forma masiva sobre cualquier tema. PAOT: Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal. Representante del medio de comunicación: Reportero, conductor o colaborador de un medio de comunicación, el cual regularmente tiene asignada una “fuente” informativa. SCD: Subdirección de Comunicación y Difusión. Síntesis informativa: Compilación diaria de la información que publican o transmiten los distintos medios de comunicación y que es de interés o está relacionada con el quehacer de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal. A diferencia de otras instancias de la administración pública local, este acopio se realiza de manera electrónica y se encuentra disponible para el público en general a través del sitio Web de la Procuraduría. Solicitud: Cualquier requerimiento informativo que necesite un medio de comunicación. Solicitud de entrevista: Requerimiento informativo realizado por un medio de comunicación, en el cual, a través de una entrevista con un servidor público, obtiene información de primera mano de interés para el medio que representa. Usuarios: Público interno (personal de la Procuraduría) o externo (cualquier usuario que acceda al portal de la Procuraduría) que puede consultar la Síntesis Informativa y/o el Análisis de Medios que realiza la Subdirección de Comunicación y Difusión y publica en el sitio Web institucional. Unidades Administrativas: La Oficina del C. Procurador, las Subprocuradurías de Ordenamiento Territorial, de Protección Ambiental y de Asuntos Jurídicos; y las Coordinaciones Técnica y de Sistemas y Administrativa. Referencias: Ley Orgánica de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal. Reglamento de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal. Normas Generales en Materia de Comunicación Social para la Administración Pública del


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Distrito Federal. Insumos: Formato de “Solicitud de Entrevista” y/o solicitud de información.

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN

TIEMPO

Subprocuradurías de Protección Ambiental, de Ordenamiento Territorial y de Asuntos Jurídicos

1

Generan información de interés periodístico y proponen al Procurador su difusión a través de los medios de comunicación.

1 semana

Procurador 2

Solicita de manera verbal a la Coordinación de Participación Ciudadana y Difusión (COPADI), la elaboración de un Comunicado para Medios.

1 día


3 Instruye a la Subdirección de Comunicación y Difusión (SCD) a que elabore un Comunicado para Medios.

30 min

Subdirección de Comunicación y Difusión

4

Elabora propuesta de Comunicado para difundir entre los medios de comunicación y pasa al titular de la COPADI para su revisión.

2 horas


5 Revisa y envía al Procurador para su aprobación.

30 m


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in

Procurador 6 Revisa y aprueba de manera verbal la difusión del Comunicado para Medios.

1 hora


7

Difunde, vía correo electrónico, el Comunicado para Medios a los representantes de los medios de comunicación que cubren la fuente y da seguimiento a la información.

30 min


8

Recibe solicitud de información o entrevista -vía telefónica, por correo electrónico o de manera personal- por parte de los medios de comunicación.

30 min

9 Comunica inmediatamente al titular de la Coordinación de Participación Ciudadana y Difusión.


10 Valora viabilidad de la solicitud.

a) Acepta b) Rechaza

30 min


11

En caso a), elabora formato de “Solicitud de Entrevista”. En caso b), se comunica con el medio de comunicación y explica el porqué de la inviabilidad de la solicitud. Fin del procedimiento.

30 min

Dirección de Relaciones Interinstitucionales

12 Recibe formato “Solicitud de Entrevista” y canaliza al Procurador.

1 día

Procurador

13 Autoriza la realización de la entrevista y pide verificar su agenda.

1 día


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Dirección de Relaciones Interinstitucionales

14

Director de Relaciones Interinstitucionales consulta agenda del Procurador.

a) Se programa la entrevista con el Procurador en la fecha y hora propuesta por el medio de comunicación.

b) En caso de que, por cuestiones de agenda el Procurador no pudiera atender la solicitud personalmente, dependiendo del asunto, se canaliza a la Subprocuraduría de Protección Ambiental, a la Subprocuraduría de Ordenamiento Territorial o a la Subprocuraduría de Asuntos Jurídicos. Informa a la Subdirección de Comunicación y Difusión.

2 días

15 Informa a la Subdirección de Comunicación y Difusión.


16

En caso a), se pone en contacto con el medio de comunicación y acuerda entrevista. En el caso b), se pone en contacto con los titulares de las Subprocuradurías para solicitarles su apoyo para cubrir la entrevista. Se agenda entrevista y comunica al medio.

30 min

17

El día de la entrevista recibe al medio de comunicación y lo conduce a la oficina del servidor público a entrevistar.

10 min


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Procurador y/o Subprocuradurías de Protección Ambiental, de Ordenamiento Territorial y de Asuntos Jurídicos

18 El servidor público a entrevistar recibe al medio de comunicación y proporciona entrevista.

2 horas


19 Durante la entrevista asesora al servidor público, graba audio y toma fotografías y/o video. 2

horas

20

Al concluir la entrevista, despide al medio de comunicación y, de ser necesario, proporciona información adicional.

21

Pregunta al medio de comunicación posible fecha de difusión de la información recabada.

22 Informa al titular de la COPADI.

10 min

23 Realiza el monitoreo de los medios de comunicación.

1 día

24

Selecciona y clasifica la información -en materia ambiental y urbana- publicada o transmitida a través de los medios de comunicación. a) Si en la información se hace referencia directa a la Procuraduría, se considera impacto PAOT y se integra a la base de datos “PAOT en los Medios”. b) Si la información sólo es de interés o tiene que ver con las atribuciones de esta

3 horas


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Procuraduría, se clasifica en la base de datos “Síntesis Informativa” de acuerdo con el tema que se aborda en la nota.

25 Integración de la Síntesis Informativa de la PAOT.

Usuarios internos y externos

26 La Síntesis Informativa queda disponible en el sitio Web de la Procuraduría.

Permanente


27

Semanalmente, la información que se integra a la “Síntesis Informativa” se sistematiza y valora de acuerdo con los temas de la agenda ambiental y urbana de la Procuraduría.

1 mes

28

Al concluir el mes, se integra la información sistematizada y valorada cada semana y se procede a elaborar un documento, el cual se llama “Análisis de Medios”.


29

Revisión y autorización del Análisis de Medios.

a) De no tener correcciones que integrar al documento, autoriza de manera verbal su inmediata publicación.

b) De tenerlas, la SCD integra correcciones y publica.

2 horas

Usuarios internos y externos

30 El Análisis de Medios queda disponible en el sitio Web de la Procuraduría.

Permane


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FIN DEL PROCEDIMIENTO


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Flujograma.-

COORDINACIÓN DE

PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y

DIFUSIÓN (COPADI)


(SCD)

PROCURADOR

DIRECCIÓN DE RELACIONES

INTERINSTITUCIONALES (DRI)

SUBPROCURADURÍAS DE PROTECCIÓN

AMBIENTAL, DE ORDENAMIENTO

TERRITORIAL Y DE ASUNTOS JURÍDICOS

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

14

13

12

11b

11a

7

5

2 1

10

8

9

No

Sí

4

6

3

Recibe solicitud de información y/o entrevista de un medio de comunicación por cualquier vía (teléfono, correo electrónico o personal)

Comunica al titular de la COPADI

Valora viabilidad de la solicitud

Aprueba

Elabora formato “Solicitud de Entrevista”

Explica al medio la inviabilidad de la solicitud

Recibe formato y canaliza al Procurador Formato

“Solicitud de

Entrevista”

Autoriza realización de entrevista y pide verificar su agenda

FIN

Generan información de interés periodístico

INICIO

Solicita a COPADI la difusión de la información

Instruye a la SCD elaborar un Comunicado para Medios

Elabora propuesta de Comunicado para Medios y pasa al titular de la COPADI para su revisión Revisa y

envía al Procurador para su aprobación

Revisa y aprueba su difusión

Envía a los medios, vía correo electrónico, el Comunicado para Medios

Consulta agenda


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COORDINACIÓN DE


DIFUSIÓN (COPADI)


(SCD)

PROCURADOR


INTERINSTITUCIONALES (DRI)

SUBPROCURADURÍAS DE PROTECCIÓN AMBIENTAL,

DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y DE

ASUNTOS JURÍDICOS


COORDINACIÓN DE


DIFUSIÓN (COPADI)


(SCD)

PROCURADOR


INTERINSTITUCIONALES




14b5

14a5

16b

175

205

195

185

185

16a

En día de la cita, recibe al medio de comunicación y lo conduce a la oficina del servidor público a entrevistar Recibe al

medio de comunicación y proporciona entrevista

Al concluir la entrevista, despide al medio de comunicación y, de ser necesario, proporciona información adicional

155

No

Sí

No Sí

¿El Procurador la proporciona?

Se agenda entrevista

Canaliza solicitud de entrevista para su atención

Se pone en contacto con el medio de comunicación y acuerda entrevista

Informa a la Subdirección de Comunicación

y Difusión Se pone en contacto con el titular de la Subprocuraduría, agenda y comunica al medio

b) Se agenda entrevista

Recibe al medio de comunicación y proporciona entrevista

Durante la entrevista asesora al servidor público, graba audio y toma fotografías y/o video


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(DRI) TERRITORIAL Y DE ASUNTOS JURÍDICOS


DIFUSIÓN (COPADI)


(SCD)

PROCURADOR


INTERINSTITUCIONALES




24b 24a

28

27

NoSí

26

25

24

225

215

Sí

23

Pregunta al medio de comunicación posible fecha de difusión de la información recabada

Informa al titular de COPADI

Realiza el monitoreo de los medios de comunicación

Selecciona y clasifica la información

¿Es nota

PAOT?

Integra a

base de datos “PAOT en los Medios

Integra a base de datos “Síntesis Informativa”

Integración de la Síntesis Informativa de la PAOT

Sistematización y valoración de la información semanal publicada en la Síntesis Informativa

Síntesis Informativa electrónica

Documento disponible en Internet para su

consulta

FIN

Integración de la sistematización y valoración realizada a lo largo del mes y elaboración del “Análisis de Medios”


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(DRI) TERRITORIAL Y DE ASUNTOS JURÍDICOS

Formato “Solicitud de Entrevista”

29b

29a 30

Sí

29

No

Revisión y autorización del “Análisis de Medios”

¿Correc-

ciones?

Integra correcciones y publica

Autoriza su inmediata publicación

FIN

Documento disponible en Internet para su consulta


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RESPONSABLE

Subdirectora de Comunicación y Difusión

________________________________ Lic. Érika Patricia Larios Muñoz

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003.- DISEÑO GRÁFICO DE MATERIALES INSTITUCIONALES Y DE

DIFUSIÓN.

INICIO


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Objetivo General: Realizar el diseño gráfico de diversos materiales para difusión de los servicios, acciones y resultados de gestión de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial, con el fin de informar a los habitantes del Distrito Federal de manera clara y oportuna sobre su derecho a disfrutar de un ambiente sano y un territorio ordenado para su adecuado desarrollo, salud y bienestar. Objetivo Específico: Atender las solicitudes de las diferentes unidades administrativas de la institución en sus actividades, mediante el diseño de medios impresos, material de difusión, editorial e imágenes gráficas de eventos. Políticas y Normas de Operación:

1. La Subdirección de Comunicación y Difusión de la Coordinación de Participación Ciudadana y Difusión es la unidad administrativa encargada de diseñar los materiales de difusión de las acciones, actividades y líneas de actuación de la PAOT para darlos a conocer a los habitantes del Distrito Federal.

2. Todos los materiales gráficos cumplirán con lo establecido en la Guía de Identidad Gráfica de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del D. F.

3. Las unidades administrativas deberán enviar su solicitud a través de oficio o atenta nota, debidamente firmada por el servidor público que realiza la solicitud o a través del llenado de la solicitud de servicio.

4. Las áreas solicitantes deberán proporcionar la información y los contenidos de los materiales de difusión solicitados, así como cantidad de piezas a producir y el programa de distribución.

5. Las áreas solicitantes deberán revisar el contenido de los materiales solicitados cuantas veces sea necesario.

6. El diseño propuesto de los materiales de difusión requerirán de la firma de autorización de las áreas solicitantes del servicio antes de enviarse a producción.

7. Cuando la Coordinación de Participación Ciudadana y Difusión no considere viables los cambios solicitados por las áreas solicitantes del servicio formulará una propuesta.

8. Si el material gráfico solicitado incluye el logotipo del Gobierno del Distrito Federal, deberá enviarse a la Dirección General de Comunicación Social de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal para solicitar la autorización del uso correcto de logotipo en cumplimiento a la normatividad vigente.

9. La producción e impresión de los materiales de difusión se solicitará mediante requisición a la Coordinación Administrativa, junto con un dispositivo de almacenamiento digital que contenga los archivos digitales finales y una impresión a color (dummy); dicha Coordinación designará al proveedor que se encargará del trabajo de impresión.


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10. La Subdirección de Comunicación y Difusión se encargará de dar el Vo. Bo. a los originales mecánicos y a los productos terminados y entregados por el proveedor.

Alcances: Aplica al personal adscrito a la Subdirección de Comunicación y Difusión de la Coordinación de Participación Ciudadana y Difusión, encargada del diseño y control de calidad de los materiales impresos de difusión. Definiciones: Archivos Digitales: Archivos electrónicos de diversos formatos necesarios para la producción de materiales de difusión. CD: Compact Disc en inglés. Medio de almacenamiento digital. Dirección General de Comunicación Social del GDF: Área de la Oficialía Mayor encargada de autorizar el uso correcto del logotipo del Gobierno del Distrito Federal. Diseño: Creación y desarrollo de mensajes visuales para comunicar ideas y conceptos a grupos sociales específicos. Dummy(ies): Simulación gráfica del producto de diseño en su etapa final de diseño antes de ser producido. Muestra de Impresión: Prueba de impresión final realizada por un proveedor de servicios externo, previa a la producción en masa. Unidad Administrativa: Cada una de las áreas que conforman la PAOT: la Oficina del C. Procurador, las Subprocuradurías de Ordenamiento Territorial, de Protección Ambiental y de Asuntos Jurídicos; las Coordinaciones de Administración, Técnica y de Sistemas y Participación Ciudadana y Difusión. Vo. Bo.: Visto Bueno. Autorización. Referencias: • Ley Orgánica de la PAOT • Reglamento de la LOPAOT • Manual de Identidad Gráfica de GDF • Guía de Identidad Gráfica de la PAOT • Normas Generales en Materia de Comunicación Social para la Administración Pública

del D.F. Insumo: Solicitud de servicio y material de difusión institucional.


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RESPONSABLE NO. DESCRIPCION TIEMPO

Unidad Administrativa 1 Elabora solicitud para el diseño de material de difusión o institucional y la envía a la Coordinación de Participación Ciudadana y Difusión.

1 día


2 Recibe solicitud, la revisa, autoriza su elaboración y canaliza la solicitud mediante formato de Control/Turno a la Subdirección de Comunicación y Difusión.

20 minutos


3 Recibe información, elabora y desarrolla propuestas de diseño y el(los) dummy(ies) y lo(s) presenta al (a) Coordinador(a) de Participación Ciudadana y Difusión para su aprobación sin mediar oficio o atenta nota.

3 días


4 Recibe el(los) dummy(ies), lo(s) revisa y hace observaciones.

30 minutos

¿Realiza observaciones? 5 NO

Envía el(los) dummy(ies) al área solicitante para su Vo. Bo. (pasa a la actividad 7)

20 minutos

6 SI Se regresa a la Subdirección de Comunicación y Difusión para realizar las adecuaciones necesarias (pasa a la actividad 3)

2 horas

Unidad Administrativa 7 Recibe el(los) dummy(ies), lo(s) revisa y devuelve a la Coordinación de Participación Ciudadana y Difusión.

3 días

Coordinación de Participación

8 Recibe el(los) dummy(ies) del área solicitante.


DIA MES AÑO

30 08 2012



DISTRITO FEDERAL

Página: 28

De: 8

Ciudadana y Difusión ¿Hay observaciones? 9 SI

Envía a la Subdirección de Comunicación y Difusión realizar modificaciones (regresa a la actividad 3)

2 horas

10 NO Da Vo. Bo. para iniciar proceso de impresión.

10 minutos


11 Recibe la(s) propuesta(s) aprobadas.

1 día

¿Se requiere autorización de imagen de Dirección General de Comunicación Social del GDF?

12 NO Se preparan Archivos Digitales y se envían al Área Solicitante si no se requiere producción (pasa a la actividad 24) o a la Coordinación Administrativa si así se requiere (pasa a la actividad 16)

1 hora

13 SI Envía por oficio CD y dummy(ies) a la Dirección General de Comunicación Social del Gobierno del Distrito Federal para su aprobación.

2 horas

Dirección General de Comunicación Social de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal.

14 Recibe solicitud por escrito y dummy(ies) por autorizar y verifica que cumpla con lo establecido en el Manual de Identidad Gráfica de GDF y envía oficio de respuesta.

2 días


15 Recibe autorización de la Dirección General de Comunicación, informa verbalmente al área solicitante y da Vo. Bo. a la producción.

30 minutos


DIA MES AÑO

30 08 2012



DISTRITO FEDERAL

Página: 29

De: 8

16 Envía CD, dummy(ies) y copia de autorización a la Coordinación Administrativa para que designe al proveedor y archiva original de autorización.

1 hora

Coordinación Administrativa

17 Recibe archivos digitales, dummy(ies) y copia de autorización, y envía Archivos Digitales al proveedor que realizará la impresión.

2 días

Proveedor 18 Recibe solicitud de impresión, archivos digitales y dummy(ies), y envía Muestra de Impresión a la Coordinación de participación Ciudadana y Difusión para su aprobación.

2 días


19 Recibe Muestra de Impresión y realiza observaciones.

2 horas

¿Realizan observaciones?

20 SI Se realizan los ajustes necesarios, tanto de la Coordinación de Participación Ciudadana como del proveedor (pasa a la actividad 18)

1 día

21 NO Regresa Muestra de Impresión al proveedor y firma de autorización para que se realice el trabajo.

2 horas

Proveedor 22 Recibe aprobación, realiza trabajo de impresión y entrega trabajo terminado a la Coordinación Administrativa.

1 semana

Coordinación Administrativa

23 Envía trabajos terminados a la Coordinación de Participación Ciudadana y Difusión

30 minutos

Coordinación de 24 Recibe trabajos terminados de 20 minutos


DIA MES AÑO

30 08 2012



DISTRITO FEDERAL

Página: 30

De: 8

Participación Ciudadana y Difusión

conformidad y envía al área solicitante.

Unidad Administrativa 25 Recibe trabajo terminado y firma acuse de recibo.

1 hora


26 Recibe y archiva acuse de recibo.

10 minutos

FIN DE PROCEDIMIENTO

INICIO INICIO


DIA MES AÑO

30 08 2012



DISTRITO FEDERAL

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De: 8

Flujograma.


DIA MES AÑO

30 08 2012



DISTRITO FEDERAL

Página: 32

De: 8


DIA MES AÑO

30 08 2012



DISTRITO FEDERAL

Página: 33

De: 8


DIA MES AÑO

30 08 2012



DISTRITO FEDERAL

Página: 34

De: 8

RESPONSABLE

Subdirectora de Comunicación y Difusión

________________________________ Lic. Érika Patricia Larios Muñoz

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