CORPORACIÓN ESCUELA DE ARTES Y LETRAS ......2.1- Reunión de Inducción Estudiantes Nuevos y Padres...

CORPORACIÓN ESCUELA DE ARTES Y LETRAS INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Dirección de Bienestar

GE-CA-11 8 33 2

001

Elaborado por: Tatiana Andrea Rodríguez

Directora de Bienestar Corporación Escuela de Artes y Letras

Institución Universitaria

Carera 70 No. 12 – 74 Tel. 5417173 www.artesyletras.edu.co

Dirección de Bienestar Calle 71 No. 13 – 47 Sede B

[email protected]



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INDICE

1- GENERALIDADES

1.1- Introducción.

1.2- Objetivos del Manual.

1.3- Alcance del Manual.

2- PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA

2.1- Reunión de Inducción Estudiantes Nuevos y Padres de Familia

2.2- Carnetización

2.3- Logística Reunión de Docentes

2.4- Ceremonia de Grados

2.5- Día de la salud

2.6- Semana Cultural

2.7- Actividades Lúdicas

2.8- Actividades Deportivas y Recreación

2.9- Actividades de Arte y Cultura

2.10- Beneficios Becas Deportivas

2.11- Beneficios incentivos Culturales y Artísticas

2.12- Becas por Excelencia Académica

2.13- Becas Política Institucional

2.14- Incentivos Convenios

2.15- Incentivos Referidos



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3- Procedimientos de Enfermería

3.1- Curaciones

3.2- Lesiones de Tejido Blando

3.3- Cólico Menstrual

3.4- Dolor de Cabeza

3.5- Desmayo

3.6- Síndrome compulsivo

3.7- Hemorragia Nasal

3.8- Urgencia o Emergencia

3.9- Revisión de Botiquines

3.10- Semana de la Salud

3.11- Manejo de Hábitos de vida Saludable

3.12- Conferencias

4- ATENCIÓN DE PSICOLOGÍA

4.1- Terapia de Psicología

4.2- Entrevista Laboral

5- ANEXOS



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1. GENERALIDADES

Departamento de Bienestar de la Corporación Escuela de Artes y Letras Institución Universitaria

1.1- Introducción:

La Corporación Escuela de Artes y Letras Institución Universitaria, concibe el Bienestar

Institucional, como la posibilidad que brinda el ambiente académico, para mejorar la calidad

de la educación y de la vida de cada uno de los miembros de la comunidad académica en su

desarrollo físico, psicoafectivo, espiritual y social, a través del arte, la cultura, el deporte y la

recreación, junto con los servicios preventivos de salud para la atención de emergencias,

primeros auxilios y situaciones de riesgo en las instalaciones.

1.2- Objetivos del Manual:

Determinar qué actividades se realizan en Bienestar Institucional definiendo claramente los

procesos y procedimientos propios de esta área.

Desarrollar el buen desempeño de los funcionarios del área en correlación con las demás áreas

de la institución para garantizar que la comunidad Ealista en general reciba un servicio

oportuno y adecuado, optimizando la utilización de los recursos.

Determinar los perfiles de cada cargo para la debida selección de personal.

Definir claramente las obligaciones y actividades a realizar de cada proceso para ser utilizado

como guía para la inducción de nuevo personal.

Servir como herramienta de evaluación para medir la productividad y efectividad de cada

cargo y proceso del área de Bienestar Institucional.

Analizar la forma en que los procesos y procedimientos se realizan para la mejora de la

productividad, teniendo en cuenta tiempos, movimientos, capacitaciones, desarrollo de

habilidades y competencias para posibles modificaciones.

1.3- Alcance del manual

El presente manual se aplica para el área de Bienestar Institucional en una relación de sinergia

con la las demás áreas que componen la Corporación Escuela de Artes y Letras, desde Rectoría,

Vicerrectorías, Direcciones de Programa, Coordinaciones y personal que labora en otros

niveles.



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2- Procedimientos del área de Bienestar

3.1- Reunión de Inducción Estudiantes Nuevos y Padres de Familia

1.3.3- En el desarrollo de cada reunión se informa a los estudiantes y padres de familia

sobre los aspectos académicos, administrativos y propios de las áreas de bienestar.

2.1.2- Actividades:

N° Descripción de las Actividades Responsable

1 Las fechas se establecen dentro del calendario

académico de cada semestre. Dirección de Bienestar

2

Se ubican espacios para el desarrollo de estas reuniones

con anterioridad para que se mantenga la debida reserva

solicitando cotizaciones para la selección del lugar.

Equipo de Logística de

Bienestar

3

Seleccionada la propuesta más conveniente, se

determinan las condiciones de pago en coordinación con

el área administrativa.


4

Se informa a toda la comunidad y en especial a los

estudiantes nuevos y padres de familia, las fechas y

horarios de estas reuniones.

Área de Comunicaciones

5

Se realizan dos reuniones: una para estudiantes nuevos

y otra para padres de familia. El día de la reunión se

diligencia los formatos de asistencia y se evalúa la

actividad.


Directores de Programa

6

En el desarrollo de cada reunión se realiza la

presentación institucional, académica y de Bienestar,

también una actividad lúdica o cultural. Se informa a los

estudiantes y padres de familia sobre los aspectos

generales de las diferentes áreas que conforman la

institución.



Directores de área

Logística Bienestar



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2.1.3- Flujograma

Establecer

fechas

INICIO

Ubicación de

espacios

Condiciones

de pago

Difundir

Información

Desarrollo de

reuniones

Realización

de reuniones

Bienestar Institucional Área de Comunicaciones



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2.2- Carnetización

2.2.1- La Carnetización acredita a los estudiantes, docentes y administrativos como

miembros de la Escuela de Artes y Letras con el fin de permitir su ingreso a las

Instalaciones de la institución y disfrutar de todos los beneficios que se les ofrece.

2.2.2- Actividades:


1 Solicitud de bases del total de matriculados Bienestar

2

Iniciada las actividades académicas se verifica listado

enviado por el área de Sistemas para la respectiva

refrendación de carnets de estudiantes antiguos,

docentes y administrativos.

Bienestar

3 Se envía la solicitud de elaboración de stickers para la

refrendación del carnet Diseño Institucional

4

En Diseño Institucional se elaboran los carnets de los

estudiantes, docentes y administrativos nuevos antiguos

y de reposición.

Diseño institucional

5 Se verifican los proveedores para la impresión de

stickers Diseño institucional

6

Aprobado el proveedor Diseño Institucional entrega

carnets y stickers a Bienestar para validar con el listado

de matriculados


7 Bienestar notifica a comunicaciones para informar a la

comunidad EALISA

Bienestar

Comunicaciones

8

Bienestar entrega los carnets a los estudiantes nuevos y

a los estudiantes que han pagado por la reposición,

recogiendo los respectivos recibos entregándoles sus

carnets.

Bienestar



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2.1.3- Flujograma

Bases

Matriculados

INICIO

Refrendación

Carnets Elaboración

de Stickers

Bienestar Institucional Diseño Institucional

Elaboración

de Carnets

Proveedores

Stickers

Aprobación

Proveedor Aprobación

Proveedor Entrega

Carnets

Área de Comunicaciones



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2.3- Logística Reunión de Docentes

2.3-1. Reunión donde se hace la presentación a los docentes nuevos y antiguos, de las

diferentes direcciones, áreas y coordinaciones, con sus respectivos ajustes y

renovaciones, con el fin de dar cumplimiento a los objetivos académicos e

institucionales establecidos en el semestre a iniciar.

2.3-2. Actividades:


1 Las fechas se establecen dentro del calendario

académico de cada semestre.


Vicerrectoría Académica

Secretaria Académica

2

Se ubican espacios para el desarrollo de estas reuniones

con anterioridad para que se mantenga la debida reserva

solicitando cotizaciones para la escogencia del lugar o

selección del espacio dentro de la institución.



Rectoría

3

Coordinación Académica determina a través de un

listado con datos completos, el número de docentes

nuevos o antiguos con los que contará la institución en

el período de estudios en curso, para definir el número

de docentes que se deben convocar.

Secretaría Académica

Bienestar

4

Se determina el proveedor del servicio que se necesite

(almuerzo o refrigerio) para definir costos,

requerimientos, aprobación de los mismos y reserva.

Bienestar

5

De acuerdo a los requerimientos del proveedor, se

determinan los tiempos para la cancelación de los

respectivos costos del alquiler del recinto.

Bienestar

6 El día de la reunión se hace diligenciar formato de

asistencia y verificación de datos.

Bienestar

Docentes



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2.3.3- Flujograma

Fechas

Calendario

INICIO

Ubicación de

Espacios Listado

Docentes

Bienestar Institucional Secretaria Académica

Refrigerios

etc…

Pago de

Lugar

Firmar

Asistencia



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2.4- Ceremonia de grados

2.4.1- La ceremonia de Grados es una reunión donde se hace entrega del diploma o

certificado que documenta la condición profesional del estudiante en cada uno de los

programas académicos de los graduandos.

2.4.2- Actividades:


1 La fecha de la reunión se establece dentro del calendario

académico de cada semestre.




2

Se determina el proveedor para el alquiler del escenario

con una antelación de cuatro meses para definir costos,

aprobación de los mismos y reserva.


Rectoría

3

De acuerdo a los requerimientos del proveedor, se

determinan los tiempos para la cancelación de los

respectivos costos del alquiler del recinto.


Dirección Financiera

Rectoría

4

Togas y birretes: Se define con el proveedor el costo del

alquiler de togas, birretes y estolas que van

especialmente marcadas con el nombre del programa

(queda en propiedad del graduando), se disponen fechas

para toma de medidas.


5

Se solicitan los listados de los graduandos a

Coordinación Académica para citar a toma de medidas

y entrega de invitaciones.

Bienestar


6

Con anterioridad desde Diseño Institucional se

imprimen las invitaciones, las cuales se entregan según

listado enviado por la Coordinación Académica, con

firma de recibido (2 invitaciones por graduando). Se

entregan también a las directivas e invitados especiales.


Diseño Institucional

7

Servicio de banquetes: Se determina el proveedor de

este servicio y se solicita una cotización para su debida

aprobación. El proveedor debe emitir una factura o

cuenta de cobro para que en tesorería se realice el

respectivo pago. Requerimientos: (manteles, faldones,

jarras de agua y arreglos de flores).


Bienestar

8

Servicio Musical: Se determina el proveedor de este

servicio y se solicita una cotización para su debida

aprobación. El proveedor debe emitir una factura o

cuenta de cobro para que en tesorería se realice el

respectivo pago.




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9

Fotógrafo: Se determina este proveedor para que asista

a la ceremonia con el fin de brindar este servicio

voluntario para los asistentes.


10

Diseño e Impresión de menciones honoríficas

(reconocimientos, diplomas, certificados, placas y

trofeos), según listado enviado por la Vicerrectoría

Académica. Se procede a la elaboración por parte de

Diseño Institucional.



11

Llegada con anticipación para organización de la

ceremonia. Ubicación de pódium, banderas. Los

floreros, manteles, etc. a cargo del proveedor del

servicio de banquetes.


Bienestar

Personal Logístico

12

Acta de Grado: Se solicita a la Secretaría Académica el

archivo para su impresión y se anexa con el “Orden del

día” para que el maestro de ceremonia realice la

respectiva lectura.



13

Se desarrolla la programación a través de un “Orden del

día” de acuerdo a la información suministrada por la

Secretaría Académica.




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2.4.3- Flujograma

Menciones

Honorificas

Servicio

Musical

Proveedor EAL Secretaria Académica Diseño Institucional

Establecer

fechas

INICIO

Elegir

Lugar Define el

Pago

Bienestar Institucional Rectoría

Togas y

Birretes

Listados

Graduandos

Servicio de

Banquetes

Fotógrafo

Diseño

Invitaciones

Organización

Ceremonia

Acta de

Grado

Orden del

Día

FIN



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2.5- Día de la Salud

2.5.1- Es un espacio que se utiliza para desarrollar actividades que promueven hábitos y

estilos de vida saludables dentro de la Comunidad Ealista.

2.5.2- Actividades:


1 La fecha de la actividad se establece dentro del

calendario académico de cada semestre. Dirección de Bienestar

2

Se solicita al área de Enfermería y Psicología la

propuesta de actividades para organizar la respectiva

programación.

Área de Enfermería y

Psicología


3 Se determina el número de refrigerios para los

participantes invitados y equipo de logística.


Dirección Financiera

3 Se solicita a la Dirección Financiera el presupuesto

requerido para la ejecución de la actividad Bienestar

4 Se publica la programación en forma impresa y digital

en la página web.


Comunicaciones

5 Coordinación de Bienestar hace el acompañamiento y

evaluación de la actividad. Coordinación de Bienestar

2.5.3- Flujograma

Dirección Financiera Comunicaciones

Establecer

fechas

INICIO

Actividades

Bienestar Institucional Enfermería

Refrigerios

Presupuesto

Evaluación

Calidad

Publica

Programación



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2.6- Semana Cultural

2.7.1- Es un espacio que se utiliza para desarrollar actividades culturales, artísticas,

deportivas, recreativas y académicas (Talleres, seminarios, charlas, etc.) con el fin de

integrar a la Comunidad Ealista en una unidad institucional que logre el

fortalecimiento personal de cada uno de sus miembros.

2.7.2- Actividades:


1 La fecha de la reunión se establece dentro del calendario

académico de cada semestre. Dirección de Bienestar

2

Se les envía con anticipación a los Directores de los

diferentes Programas Académicos de la Institución, la

solicitud de propuestas para conferencias, talleres u

otras actividades que se consideren idóneas para

desarrollar durante estos días con un determinado plazo

(ver en archivo de Formatos).



Directores de los diferentes

Departamentos

3 De acuerdo al tipo de actividad se ubican salones,

talleres o auditorios.



4

Para las actividades culturales y artísticas (música,

danza, teatro, etc.) se coordina con los docentes de

lúdicas presentaciones con los estudiantes de su clase.


Docentes Lúdicas

5

Se invitan de otras instituciones o se evalúan propuestas

de los estudiantes (grupos musicales propios, artistas

externos, etc.)


Bienestar

6 Se comunica a toda la comunidad académica la

programación de todas las actividades.


Comunicaciones

7

Requerimientos Técnicos: Se informa con anterioridad

al área de Audiovisuales la programación para separar

los equipos necesarios (Video beam, TV, HDMI,

cámaras, etc.)


Dirección Audiovisuales

8

Solicitud de cotizaciones de tarima y backline para

presentación de grupos musicales y actividades

artísticas.

Bienestar

9

Refrigerios: Se determina el número de personas que

participarán en cada una de las actividades de Semana

Cultural para solicitar los refrigerios para ser entregados

por el grupo logístico que cubrirá el desarrollo de cada

actividad.

Direcciones de Programa

Bienestar

10 Acompañamiento y evaluación de cada actividad,

realización de encuesta.

Grupo logístico de Bienestar

Bienestar



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2.7.3- Flujograma

Invitaciones

Instituciones

Comunicaciones Audiovisuales

Establecer

fechas

INICIO

Actividades

Programación

Actividades

Bienestar Institucional Docentes

Solicitud

Conferencia

s

Requerimientos

Técnicos

Ubicar

Salones

Cotizaciones

Refrigerios

Encuesta

FIN



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2.7- Actividades Lúdicas

2.7.1- Las actividades lúdicas buscan desarrollar en el estudiante Ealista, aspectos muy

importantes a nivel cognitivo, afectivo, motriz y social, que le permitirán tener un

mejor desempeño en todas las actividades académicas, logrando su permanencia

dentro de la Institución.

2.7.2- Actividades


1 Inscripción y selección de la lúdica de acuerdo a las

actividades más solicitadas por los estudiantes


Bienestar

2 Programación y ubicación de espacios. Dirección de Bienestar


3 Se contactan docentes idóneos en cada una de las

lúdicas y se establecen horarios.



Docentes

4 Se entrega a los docentes formatos para control de

asistencia.

Bienestar

Docentes

5 Seguimiento Bienestar

6

De acuerdo al número de asistentes (Reglamento de

Bienestar: mínimo10 estudiantes) se mantiene la lúdica

o se cierra.


Bienestar

7 Selección de talentos para representación en actividades

culturales y artísticas.


Docentes



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2.7.3- Flujograma

Reglamento

Bienestar

Docentes

Selección

Lúdica

INICIO

Espacios

Control de

Asistencias

Bienestar Institucional S. Académica

Contacto

Docentes

Seguimiento

Representación

Cultural

FIN



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2.8- Actividades Deportivas y Recreación

2.8.1- La EAL apoya y fomenta las actividades deportivas y recreativas para la formación

integral de nuestros estudiantes, docentes y administrativos. Una adecuada práctica

deportiva y recreativa, induce a que la comunidad de nuestra institución articule estas

actividades en sus rutinas laborales y/o académicas habituales, como una manera

eficaz de preservar la buena salud física y mental.

2.8.2- Actividades:


1 Cada semestre se realiza la inscripción de estudiantes a

las actividades deportivas.


Bienestar

2 De acuerdo a las actividades más solicitadas por los

estudiantes se hace la propuesta. Dirección de Bienestar

3 Publicación de lugar, fecha y hora de entrenamientos a

través de Comunicaciones.


Comunicaciones


4

Se contactan docentes idóneos en cada una de las

disciplinas establecidas y se fijan horarios para

entrenamientos.


5 Se definen espacios para entrenamientos. Dirección de Bienestar


6 Se entrega a los entrenadores formatos para control de

asistencia. Bienestar

7

De acuerdo al número de asistentes (Reglamento de

Bienestar: mínimo10 estudiantes) se mantiene la

actividad deportiva o se cierra.


8

Se realiza la debida inscripción a los Torneos

Interinstitucionales donde se participa con las

disciplinas más representativas.


Entrenadores

9

La Coordinación de Bienestar o alguno de los docentes

de alguna disciplina deportiva asiste a las reuniones

periódicas (Red OUN, Grupo Cerros, etc.)

Bienestar

Entrenadores

10

A través del correo institucional se recibe la respectiva

información sobre la programación de cada torneo y se

informa al entrenador respectivo. También se recibe

información sobre eventos recreativos (Festival del

Viento y la familia, Día de la Red OUN, etc.)


11 Se hace el seguimiento y evaluación de resultados. Bienestar



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2.8.1- Flujograma

Formatos

Asistencias

Secretaria académica Entrenadores

Inscripción

Estudiantes

INICIO

Entrenos

Publica

Entrenos

Bienestar Institucional Comunicaciones

Realiza

Propuestas

Inscripción

Torneos

Contacto

Docentes

Seguimiento

Reglamento

Bienestar

Correo

Institucional

FIN

Reuniones

ONU



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2.9- Actividades de Arte y Cultura

2.9.1- Las actividades culturales contribuyen a la formación integral de la comunidad

Ealista, afirmando los valores que hacen posible la convivencia y el respeto entre las

personas a través de exposiciones, música, teatro, danza, canto, etc.

2.9.2- Actividades:


1

Las actividades se planean, de acuerdo a la

programación de la Semana Cultural, invitaciones de

eventos interinstitucionales y otros.


2

Desde la Coordinación General de Cultura de la Red

OUN, se citan a reuniones para determinar las diferentes

actividades que se desarrollarán durante cada año:

Concurso de Canto, Festival de Artes Escénicas (Danza

y Teatro), Concurso de Cuenteros, Exposición de

Fotografía, etc.


Bienestar

Entrenadores

3

A través de convocatorias y de las actividades lúdicas se

seleccionan los talentos que nos representaran en cada

actividad cultural o artística que se programe.

Bienestar

Docentes Lúdicas

Diseño de piezas gráficas y divulgación de cada

actividad.



Comunicaciones

4 Se realiza la respectiva inscripción. Bienestar

5

La Coordinación de Bienestar acompaña a los

estudiantes, docentes o administrativos en el desarrollo

de cada evento.

Bienestar



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2.9.3- Flujograma

Piezas

Graficas


Planear

Actividades

INICIO

Promover

información


Reuniones

ONU

Convocatorias

Inscripción

Acompaña el

Desarrollo

FIN



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2.10- Beneficios Becas Deportivas

2.10.1- Las becas deportivas son beneficios económicos que se otorgan para el pago de la

matrícula a estudiantes de la comunidad ELISTA que han obtenido resultados

destacados en el ámbito deportivo y que mantienen un promedio mínimo exigido por

la Dirección de Bienestar en las políticas creadas dentro de la dependencia.

2.10.2- Actividades:


1 Convocatoria participación deportiva Dirección de Bienestar

Entrenadores

2 Selección de talentos Entrenadores

3

Se realiza la selección de los torneos a participar y se

realiza la inscripción a torneos universitarios a nivel

local y Nacional


Rectoría

Entrenadores

4 Se programa jornada de entrenamiento con escenario

asignados por la Dirección de Bienestar


Entrenadores

5 Participación en los torneo asignados Entrenadores

Estudiantes

6 Se realiza la postulación a beca de los estudiantes por

parte de los entrenadores


Entrenadores

7 Se verifica el promedio académico de los estudiante por

parte de la Dirección de Bienestar Dirección de Bienestar

8

Se realiza la aprobación por parte de rectoría de los

estudiantes que cumplen los requisitos para las becas

deportivas

Rectoría

9 Se firma compromiso por parte del estudiante para

acceder a las becas.


Estudiantes

10

Se entrega el listado de los becados aprobados a

Dirección de Crédito y cartera para la ejecución de la

beca en el sistema


Dirección de Crédito y

Cartera

11 Se notifica al estudiante de la aprobación para que pueda

realizar el pago de su matricula Bienestar



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2.10.3- Flujograma

Postulación

Becas

Estudiantes Rectoría

Convocatoria

INICIO

Selección

Talentos

Bienestar Institucional Entrenador

Selección

Torneos

Torneos Jornada de

Entreno

Notificar

Estudiante

Firma

Compromiso

Promedio

Académico Aprobación

Becas

Listado

Becas

FIN



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2.11- Beneficios Incentivos Culturales y Artísticos

2.11.1- Los incentivos Culturales y Artísticos son beneficios económicos que se otorgan

para el pago de la matrícula a estudiantes de la comunidad ELISTA que han obtenido

resultados destacados para la representación institucional en el ámbito Cultural o

Artístico de manera interna o externa y que garantizarán el cumplimiento exigido por

la Dirección de Bienestar en las políticas creadas dentro de la dependencia.



1 Verificación de la participación del estudiante Dirección de Bienestar

2 Validación del aporte promocional a la institución Dirección de Bienestar

3

Se verifica por parte de la Dirección de Bienestar el

cumplimiento de la normatividad institucional de los

estudiantes.


4

Se realiza la postulación a beca de los estudiantes por

parte de los Docentes y/o directores de programa a cargo

de la actividad



Docentes

5

Se realiza la aprobación por parte de rectoría de los

estudiantes que cumplen los requisitos para las becas

deportivas

Rectoría

6 Se firma compromiso por parte del estudiante para

acceder a los incentivos


Estudiantes

7



beca en el sistema


Crédito y Cartera

8

Se notifica al estudiante de la aprobación para que pueda




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2.11.3- Flujograma

Postulación

Beca

Verificar

Participación

INICIO

Bienestar Institucional Rectoría

Validación

Aporte

Cumplimiento

Normatividad

Aprobación

Beca

Firma

Compromiso

Listado

Becados

Notificar

Estudiante

FIN



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2.12- Becas por Excelencia Académica

2.12.1- Este proceso, es realizado y regulado por la Consejería Académica Estudiantil,

quien se encarga desde las distintas asignaturas de divulgar dicho beneficio, su

proceso y la emisión de informes para su correspondiente aplicación.

El proceso de asignación de medias becas se llevara a cabo de la siguiente manera:

el candidato solicitará por escrito a la Consejería Académica ser considerado para

el efecto; solamente las solicitudes radicadas en las fechas estipuladas serán

consideradas; prioritariamente los promedios más altos recibirán tratamiento

favorable. En caso de existir promedios iguales, en circunstancias de excelencia

similar y quedando una sola media beca a otorgar, el valor total de la media beca

puede ser distribuido proporcionalmente entre los solicitantes.

2.12.2- Actividades


1

Según fechas programadas por Calendario Académico y

Vicerrectoría Académica, la CA informa al Equipo de

Consejería las fechas estipuladas para el proceso de

beca. Esta misma fecha se notifica a la Vicerrectoría

Académica o al personal encargado de desarrollar la

Carta Pecuniaria


2 Notificación a los estudiantes de las fechas establecidas

para el proceso de solicitud de beca

Bienestar

Comunicaciones

3 Si el estudiante tiene un promedio superior a 4.5:

Radicación carta de solicitud de beca Estudiante

4

Recepción de carta, se aclaran las políticas del proceso

a los estudiantes y las fechas determinadas para el

mismo. Asimismo se aclara el proceso a seguir para

informar a los estudiantes de si reciben o no el beneficio


5 Se ejecuta informe y se recalcula promedio si hay lugar

ello, (asignaturas intersemestrales). Dirección de Bienestar

6 Se envía informe a la Rectoría para asignación de

beneficios Dirección de Bienestar

7

La Rectoría firma los beneficios y hace entrega a la

Dirección de Consejería Rectoría

8

Reporte de Becas en físico al departamento de Tesorería

y Crédito y Cartera. Reporte virtual a los Directores de

Programa


9 Información virtual y telefónica de los resultados

obtenidos Dirección de Bienestar



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10 Envío de informe a Diseño Institucional para su

publicación Dirección de Bienestar

11 Atención a estudiantes que se acerquen a la oficina por

este concepto y aclaración del proceso Dirección de Bienestar

12 Emisión de la orden de matrícula con el descuento

aplicado Estudiante

13 Ejecución proceso de matrícula Estudiante

2.12.3- Flujograma

Presentar

Informe

Atención

Estudiantes

Estudiantes Rectoría

Establecer

fechas

INICIO

Comunicar

Estudiantes


Recepción

Cartas

Ejecutar

Informe

Orden de

Matricula

Ejecución

Matricula

Firma

Beneficios

Informe

Resultados

Promedio

mayor 4,5

Enviar

Informe

FIN

Reporte

Becas



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2.13- Becas Política institucional

2.13.1- Las Becas por Política Institucional son los beneficios económicos que se otorgan

para el pago de la matrícula a los administrativos y docentes o núcleo familiar de

administrativos o docentes que se encuentren matriculados en la institución, y que

garantizarán el cumplimiento exigido por la Dirección de Bienestar en las políticas

creadas dentro de la dependencia.



1 Solicitud de beca por parte del administrativo o docente

a la Dirección de Bienestar

Administrativos


2 Validación de la vinculación laboral del postulante a la

beca


Administrativos

3

Se verifica por parte de la Dirección de Bienestar el

cumplimiento de la normatividad institucional de los

administrativos y/o estudiantes


4 Se realiza la postulación a beca de los estudiantes por

parte de la Dirección de Bienestar a Rectoría

Rectoría


5 Se realiza la aprobación o negación por parte de rectoría

de los estudiantes postulados

Rectoría

Dirección d Bienestar

6



beca en el sistema


Crédito y Cartera

7

Se notifica al estudiante de la aprobación para que pueda




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2.13.3- Flujograma

Verificar

Cumplimiento

Rectoría

Solicitud

Beca

INICIO

Aprobar

Beca

Postulación

Beca

Bienestar Institucional Administrativos

Validación

Laboral

Lista

Becados

Notifica a

Estudiante

FIN



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2.14- Incentivos convenios

2.14.1- Los incentivos por convenio son los beneficios económicos que se otorgan para el

pago de la matrícula a los administrativos y docentes o núcleo familiar de

administrativos o docentes que se encuentren matriculados en la institución, y que

garantizarán el cumplimiento exigido por la Dirección de Bienestar en las políticas

creadas dentro de la dependencia.



1 Validación de la vigencia de los convenios por parte de

la Dirección de Bienestar


Rectoría

2 Notificación a Crédito y cartera de los convenios

vigentes para el periodo siguiente Dirección de Bienestar

3

Recepción de soportes por parte de Crédito y Cartera de

los beneficios vigentes notificados por la Dirección de

Bienestar

Crédito y Cartera

4

Crédito y cartera hace efectiva o rechaza la aplicación

del incentivo según cumplimiento de las políticas

estipuladas en el convenio.

Crédito y Cartera

4

Crédito y Cartera entrega soporte de los beneficios

aplicados con debidos soportes a tesorería y a la


Crédito y Cartera



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001

2.14.3- Flujograma

Notificar

Convenios

Validar

Vigencia

INICIO

Acepta o

Rechaza

Bienestar Institucional Crédito y Cartera

Recepción

Soportes

Entrega

Soportes

FIN



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001

2.15- Incentivos Referidos

2.15.1- Los incentivos por referidos son los beneficios económicos que se otorgan para el

pago de la matrícula a los estudiantes que a través de la promoción de los programas

académicos garanticen matriculados en programas técnicos profesionales y

Profesionales de la institución.



1 Validación de vigencia del beneficio y valor aprobado

por parte de la Dirección de Bienestar Dirección de Bienestar

2

Notificación de la renovación del beneficio por parte de

la Dirección de Bienestar a Promoción, crédito y Cartera

y estudiantes


3

Presentación del aspirante por parte del estudiante al

departamento de Promoción para presentarle los

programas académicos

Estudiantes

4 Toma de datos por parte de Promoción y mercadeo y

seguimiento del aspirante Promoción

5 Validación por parte de promoción de los matriculados

registrados. Promoción

6

Notificación por parte de Promoción a la Dirección de

Bienestar de los estudiantes que aplican para beneficio

de referidos

Promoción

7 Validación de los datos entregados Dirección de Bienestar

8 Notificación de la Dirección de Bienestar a Crédito y

Cartera de los beneficios por referidos Crédito y Cartera



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001

2.15.3- Flujograma

Notificar

Estudiantes

Promoción Secretaria Académica

Validación

Vigencia

INICIO

Toma de

Datos

Bienestar Institucional Estudiantes

Notificar

Renovación

Presentación

Aspirante

Validación

Datos

Notificar

Beneficios

Validación

Matriculados

FIN



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3- PROCEDIMIENTOS DE ENFERMERÍA

Todos los procedimientos que se realizan desde el Área de Enfermería tienen como objetivo brindarle

a la comunidad Ealista los primeros auxilios en caso de una urgencia, emergencia y cualquier

quebranto de salud.

3.1- Curaciones

3.1.1- Es el proceso de restauración de la salud de un organismo desequilibrado, enfermo

o dañado. La curación es la limpieza de una herida causada por un elemento corta

punzante u otro en el cual se retira cuerpos extraños a la piel.

3.1.2- Actividades


1

El estudiante, docente, administrativo y personal de

servicios generales acuden a la enfermería por alguna

herida causada durante sus labores.

Enfermera

2

Se realiza recepción del paciente donde se le solicita

datos personales y narración de los hechos que causaron

la herida.

3

La enfermera alista bandeja con: tapabocas, guantes,

gasas, jeringa, solución salina normal, isodine jabón,

isodine solución, esparadrapo, tijeras, vaselina y bolsa

recolectora de deshechos.

4

La enfermera accede a realizar el debido protocolo de

curaciones (Utilizar los elementos propios para tal

procedimiento: lavado de manos, tapabocas, etc.)

5 Se efectúa la debida nota del procedimiento en los

registros de enfermería.

https://es.wikipedia.org/wiki/Salud



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3.1.3- Flujograma

Protocolo de

Curación

Acudir a

Enfermería

INICIO

Enfermería Personal Inst.

Recepción

de Datos

Alista

Bandeja

Nota del

Proceso

FIN



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3.2- Lesión en tejido blando

3.2.1- Son lesiones de estructuras cutáneas, músculos, tendones, ligamentos o

cápsulas de tejido que rodean ciertas articulaciones.

3.2.2- Actividades


1

Recepción del paciente en enfermería donde se le

solicita datos personales.

Enfermera

2 Se procede a dar atención inmediata al paciente,

verificando el estado de la lesión.

3 Se inmoviliza la extremidad o área afectada.

4 Control de signos vitales.

5 De acuerdo a la gravedad de la lesión se direcciona a su

respectiva EPS, a su hogar o al aula de clase.





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001

3.2.3- Flujograma

Control Sig.

Vitales

Acudir a

Enfermería

INICIO


Atención

inmediata

Inmoviliza

Área

Gravedad de

Lesión

FIN

Nota de

Proceso



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001

3.3- Cólico menstrual

3.3.1- Son dolores en las zonas del vientre y la pelvis que son experimentados por una

mujer como consecuencia de su período menstrual.

3.3.2- Actividades


1 Recepción del paciente en enfermería donde se le


Enfermera

2

Se procede a dar atención inmediata a la paciente,

brindándole comodidad y seguridad acostándola en

camilla.

3 Se le ofrece aromática con azúcar.

4 Se le coloca bolsa con agua caliente en región

abdominal.

5 La paciente una vez recuperada regresa a su aula escolar

o se envía a su casa.





GE-CA-11 8 33 2

001

3.3.3- Flujograma

Bolsa con

Agua

Caliente

Acudir a

Enfermería

INICIO


Atención

inmediata

Aromática

con azúcar

Regresa a

clase

FIN

Regresa a

clase



GE-CA-11 8 33 2

001

3.4- Dolor de Cabeza (Cefalea)

3.4.1- El término cefalea hace referencia a los dolores y molestias localizadas en

cualquier parte de la cabeza, en los diferentes tejidos de la cavidad craneana, en las

estructuras que lo unen a la base del cráneo, los músculos y vasos sanguíneos que

rodean el cuero cabelludo, cara y cuello.

3.4.2- Actividades




Enfermera

2 Se indaga sobre las posibles causas: Hipertensión

arterial, insolación, etc.

3 Se procede a controlar la tensión arterial.

4

Dependiendo de los resultados se procede a enviar su

respectiva EPS o permanecer un tiempo prudente en

reposo para regresar al aula de clases.





GE-CA-11 8 33 2

001

3.4.3- Flujograma

Enviar a

EPS

Acudir a

Enfermería

INICIO


Causas

Posibles

Controlar

Tensión

Nota del

Procedimiento

FIN



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001

3.5- Desmayo

3.5.1- Pérdida momentánea del sentido o del conocimiento que sufre una persona.

3.5.2- Actividades


1 El paciente recibe una atención inmediata en el lugar del

quebranto de salud.

Enfermera

2 Se ubica al paciente en una posición supina con los pies

en alto.

3 Se controlan signos vitales.

4 Se procede a controlar la tensión arterial.

5

Una vez recuperado el estado de conciencia se indaga

sobre las posibles causas y se correlaciona ésta

información con el resultado de los signos vitales y la

observación reciente del estado del paciente.

6

Dependiendo de los resultados se procede a enviar su

respectiva EPS o permanecer un tiempo prudente en

reposo para regresar al aula de clases.

7 Se efectúa la debida nota en los registros de enfermería.



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3.5.3- Flujograma

Controlar

Tensión.

Acudir a

Enfermería

INICIO


Ubicar al

Paciente

Controlar S.

Vitales

Recuperar

estado

FIN

Enviar a la

EPS

Nota en los

Registros



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3.6- Síndrome convulsivo

3.6.1- Es un síntoma transitorio caracterizado por actividad neuronal en el cerebro que

conlleva a hallazgos físicos peculiares como la contracción y distensión repetida y

temblorosa de uno o varios músculos de forma brusca y generalmente violenta.

3.6.2- Actividades


1 El paciente recibe una atención inmediata en el lugar del

quebranto de salud.

Enfermera

2 Se ubica al paciente de medio lado despejándole la vía

aérea y evitando el acercamiento de personas.

3 Se llaman a los servicios de Emergencia

4 Se le proporciona seguridad al paciente y se le evita

cualquier tipo de estimulación (gritos, risas, etc.)

5 Se espera su recuperación y la atención del médico de

Emergencia

6 Se siguen indicaciones médicas y se informa a un

familiar del paciente.

7 Se efectúa la debida nota del suceso en los registros de

enfermería.

https://es.wikipedia.org/wiki/S%C3%ADntoma

https://es.wikipedia.org/wiki/Cerebro

https://es.wikipedia.org/wiki/Contracci%C3%B3n_muscular

https://es.wikipedia.org/wiki/Distensi%C3%B3n

https://es.wikipedia.org/wiki/M%C3%BAsculo



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001

3.6.3- Flujograma

Llamar a

Emergencias

Atención

Inmediata

INICIO

Enfermería

Ubicar al

Paciente

Seguridad al

Paciente

FIN

Espera su

Recuperación

Nota del

Suceso



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3.7- Hemorragia Nasal

3.7.1- Es la pérdida de sangre del tejido que recubre la nariz.

3.7.2- Actividades




Enfermera

2

Se ubica al paciente en una silla, colocándole compresa

de agua fría con hielo en la frente y se le hace presión en

la nariz según el caso.

3 Se realiza limpieza.

4 Control de signos vitales.

5 Se indaga sobre posibles causas.

6 Se realiza vigilancia y observación del sangrado.

7 De acuerdo a la respuesta a los primeros auxilios se

envía a su respectiva EPS o al aula de clase.


enfermería.



GE-CA-11 8 33 2

001

3.7.3- Flujograma

Controlar S.

Vitales.

Acudir a

Enfermería

INICIO


Ubicar al

Paciente

Realizar

Limpieza

Posibles

Causas

FIN

Observar

Sangrado

Enviar a EPS

Nota Suceso



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3.8- Urgencia o Emergencia

3.8.1- Una urgencia es cuando una persona está en riesgo de muerte y una

emergencia es una situación fuera de control que se presenta por el impacto de

un desastre.

3.8.2- Actividades


1 Se brinda seguridad y comodidad al paciente.

Enfermera

2 Se brindan los primeros auxilios.

3 Se llama a los servicios de Emergencias

4 Se siguen indicaciones médicas y se informa a un

familiar del paciente.


enfermería.

3.8.3- Flujograma

Llamar a

Emergencias

INICIO

Enfermería

Brindar

Seguridad

Brindar

Auxilios

Indicaciones

Médicas

FIN

Nota Suceso

http://definicion.de/persona

https://es.wikipedia.org/wiki/Desastre



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001

3.9- Revisión de los botiquines

3.9.1- Proceso mediante el cual se revisan los elementos necesarios que debe tener

un botiquín para brindar los primeros auxilios

.

3.9.2- Actividades


1 Se planean las visitas a los botiquines de cada sede.

Enfermera

2 Se revisa cada botiquín verificando los elementos y las

fechas de vencimiento.

3 En caso de presentar fecha de vencimiento se procede a

reemplazarlo.

4 Se registra en la planilla de seguimiento y cuidado de los

botiquines.

3.9.3- Flujograma

Reemplazar

INICIO

Enfermería

Visitas

Botiquín

Revisar

Botiquín

Registrar en

Planilla

FIN



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001

3.10- Semana de la Salud

3.10.1- Es un espacio que se utiliza para desarrollar actividades que promueven hábitos

y estilos de vida saludables dentro de la Comunidad Ealista.

3.10.2- Actividades


1 La fecha de la actividad se establece dentro del

calendario académico de cada semestre. Dirección de Bienestar

2

Se realizan los contactos con las diferentes entidades de

salud y organismos estatales (Secretaría de salud,

Fiscalía, etc.) para realizar actividades conjuntas.


Psicología

3

En caso de recibir el apoyo de dichas entidades se

procede a realizar una programación dentro de los días

establecidos para desarrollar las actividades de la

Semana de la Salud.


Psicología

4

Se diligencia un memorando a la Vicerrectoría

Académica solicitando los espacios que se necesiten

para el desarrollo de la programación.


Psicología

5 Esta información se entrega a la Dirección de Bienestar. Área de Enfermería y

Psicología

6 Se realizan las piezas gráficas del evento y se comunican

por medio físico y digital



Comunicaciones

7 Se verifica la cantidad de participantes para solicitud de

presupuesto para refrigerios Dirección de Bienestar

8 Se solicita a la Dirección Financiera presupuesto para la

compra de los refrigerios Dirección de Bienestar

9 Se distribuyen los refrigerios a los participantes Bienestar

10

Durante la ejecución y desarrollo de la Semana de la

Salud se realiza el acompañamiento y evaluación de la

actividad.

Bienestar


Comunicaciones



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001

3.10.3- Flujograma

Comunicaciones

Diligencia

Memorando

.

Contactos

INICIO

Bienestar Institucional Enfermería.

Establecer

Fechas

Realizar

Programación

Entrega a

Bienestar

FIN

Realizar

Piezas Gra.

Verifica

Participantes

Presupuesto


Comunica en

Físico.

Refrigerios

Acompañamiento



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001

3.11- Manejo de Hábitos de Vida Saludable

3.11.1- Esta actividad se realiza partiendo del peso y talla corporal del individuo para

obtener el índice de masa corporal el cual se confronta con una tabla estandarizada la

cual nos da como resultado indicaciones de peso normal, sobre peso, obesidad o

bajo peso, con el fin de brindar una orientación individual a cada consultante en hábitos

alimenticios, deporte y recreación.

3.11.2- Actividades


1 Recepción del consultante en enfermería donde se le


Enfermería

2 Control de peso, talla, signos vitales y de ser necesario

glucometría.

3 Se tipifica el resultado con el índice de masa corporal

4 Se dan indicaciones pertinentes para cada caso.



6 Seguimiento

3.11.3- Flujograma

Indicaciones

Pertinentes.

Acudir a

Enfermería

INICIO


Realizar

Controles

Tipifica

Resultado

Nota de

Proceso

FIN

Seguimiento



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001

3.12- Conferencias

3.12.1- Actividades educativas que buscan orientar a la comunidad Ealista en la

promoción de hábitos de vida saludable.

3.12.2- Actividades


1 Preparación del tema a tratar según la necesidad que se

presente y de acuerdo a las competencias del cargo.



Psicología

2 Se ubican los espacios y horarios de común acuerdo con

los docentes.


Psicología


3 Se ejecuta la actividad. Área de Enfermería y

Psicología

4 Se registra asistencia y se evalúa. Área de Enfermería y

Psicología

Registra

Asistencia

Preparación

de Tema

INICIO

Enfermería Bienestar Insti.

Se ubican

Espacios

Ejecuta

Actividad

FIN



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001

4- ATENCIÓN EN PSICOLOGÍA

Es un procedimiento en el cual se realiza evaluación, diagnóstico, tratamiento y seguimiento a un

paciente o consultante.

4.1- Terapia psicológica

4.1.1- Es un proceso en el cual se realiza un análisis y evaluación del problema; se hace

un diagnóstico para luego aplicar estrategias de intervención basadas en métodos y

conceptos conductistas con el fin de modificar las dificultades a partir del cambio en

el comportamiento de un individuo.

4.1.2- Actividades


1 Asignación de cita.

Psicóloga

2 Admisión del paciente

3 Evaluación

4 Diagnóstico

5 Tratamiento

6 Seguimiento

7 Los casos que ameriten, se hace remisión a psiquiatría y

a otros profesionales de la salud de sus respectivas EPS.

8 Nota del procedimiento en los registros de enfermería.



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001

4.1.3- Flujograma

Evaluación

Remisión

Psiquiatría

INICIO

Enfermería

Asignación

de Cita

Admisión

del Paciente

Diagnostico

FIN

Tratamiento

Seguimiento

Nota Proceso



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001

4.2- Entrevista Laboral

4.2.1- Es una actividad muy importante que hace parte del proceso de selección del

personal que ingresa a la institución.

4.2.2- Actividades


1 Recepción de la Hoja de Vida de Recursos Humanos

Psicóloga

2 Llamar al candidato

3 Asignar cita

4 Ejecución de la entrevista

5 Diligenciamiento del formato de entrevista institucional

6 Anexo del reporte de entrevista a la Hoja de Vida del

candidato.

7 Entrega de Hoja de Vida con informe a Recursos

Humano.

4.2.3- Flujograma

Ejecución

Entrevista

Hoja de Vida

INICIO


Llamar al

Candidato

Asignar Cita

Formato

entrevista

FIN

Anexo

Deporte

Informe

HDV



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001

Definiciones:

Calendario Académico: Es un sistema integral de organización y programación de las actividades

académicas y de apoyo, que se desarrollan en la Institución cada semestre. Funciona como una

herramienta de comunicación oficial dirigido a la comunidad Ealista donde se orienta la vida académica

de los estudiantes y su interacción con las distintas áreas de la institución.

Comunidad Ealista: Ente constituido por los estudiantes, docentes y personal administrativo de la

Corporación Escuela de Artes y Letras.

Formato: Documento establecido para una actividad en particular con el fin de recopilar información

necesaria para el control de datos.

Stickers: Es un adhesivo que contiene la fecha actualizada del período académico en curso y se renueva

en cada carnet institucional semestralmente, con el fin de acreditar que el estudiante, docente o

administrativo se encuentra vigente dentro de la Institución.

Reposición: Es la renovación del carnet institucional a causa de pérdida o deterioro.

Graduando: Persona que recibe o está próxima a recibir un grado universitario.

Orden del día: Programación que se va a desarrollar durante una actividad.

Acta de grado: Documento por medio del cual se hace constar el otorgamiento de un título con el

correspondiente Diploma.

Menciones Honoríficas: Reconocimientos académicos que se otorgan a estudiantes y docentes por sus

respectivos logros.

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