ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓN

Elaborado por:

Liliana Brito Peláez

Revisado por:

Rafael López Hoyos

Aprobado por:

Rafael López Hoyos

Cargo: Auxiliar Administrativo

Cargo: Secretario de Despacho

Cargo: Secretario de Despacho

CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA

PROCEDIMIENTO Código: P-SAD-42

Versión: 03

Fecha: 30/08/2011

Correspondencia externa recibida

Página 2 de 6

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO............................................................................................................ 3

2. ALCANCE ......................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES................................................................................................. 3

4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 3

5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 3

6. CONTENIDO..................................................................................................... 5

7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 7

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 7

9. ANEXOS ............................................................................................................ 7

PROCEDIMIENTO Código: P-SAD-42

Versión: 03

Fecha: 30/08/2011

Correspondencia externa recibida

Página 3 de 6

1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto ofrecer un servicio eficiente en cuanto a recepción, radicación y distribución de la correspondencia externa recibida. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la correspondencia externa recibida con destino a todas las dependencias o unidades administrativas de la administración central departamental, incluye la participación directa de la Secretaría de Servicios Administrativos. 3. DEFINICIONES 3.1 UNIDAD ADMINISTRATIVA Corresponde a la denominación general que se le da a las diferentes dependencias jerárquicas en que se distribuye la estructura organizacional de la Entidad: Despacho del Gobernador, Oficina Privada, Oficinas, Secretarías de Despacho. 4. NORMATIVIDAD Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Acuerdo 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8,11 y 12. Manejo de Comunicaciones Oficiales. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Servicios administrativos. SUBPROCESO: Gestión Administrativa. 5.2 INTERRELACIONES

PROCEDIMIENTO Código: P-SAD-42

Versión: 03

Fecha: 30/08/2011

Correspondencia externa recibida

Página 4 de 6

PROVEEDOR: Comunidad, entidades públicas y privadas, institutos descentralizados, servidores públicos. CLIENTE: Todos los procesos 5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos Que no se entregue en la oficina competente. Que la persona que la recepciona traspapele la información. 5.3.2 Puntos de control Radicación y seguimiento al trámite de la correspondencia externa recibida.(Actividad 5)

PROCEDIMIENTO Código: P-SAD-42

Versión: 03

Fecha: 30/08/2011

Correspondencia externa recibida

Página 5 de 6

6. CONTENIDO

No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO

1

Identificar medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, pagina web, otros

Correspondencia recibida

Auxiliar Administrativo 1 día

2

Recibir documentos oficiales, verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

Revisión Auxiliar Administrativo 1 día

3 Dar el recibido en el original de la guía. Entrega Guía Auxiliar

Administrativo 1 día

4 Diligenciar constancia de recibo. (Hora, libro radicador).

Radicado Auxiliar Administrativo 1 día

5

Organizar la correspondencia según el radicado en forma consecutiva de menor a mayor, se pasa el documento para digitar la información en un formato establecido, registrar el número de radicado, fecha de recibido, procedencia, lugar, número de oficio, resumen del contenido y, anexos. Pasar a la dependencia competente para dar trámite.

Radicación Auxiliar Administrativo 1 día

6 Imprimir el formato y anexar la correspondencia, que se envía a las diferentes dependencias.

Envío de correspondencia

Auxiliar Administrativo 1 día

7 Entregar al mensajero verificando que hayan quedado bien radicados. Verificación Auxiliar

Administrativo 1 día

8

Realizar recorrido (mensajero 9 3 o 4 veces al día, según el volumen de correspondencia recibida al llegar a cada dependencia hacer entrega de los documentos recogiendo las firmas del recibido.

Entrega Auxiliar Administrativo 1 día

PROCEDIMIENTO Código: P-SAD-42

Versión: 03

Fecha: 30/08/2011

Correspondencia externa recibida

Página 6 de 6

9 Devolver la planilla de control con firmas claras.

Verificación de Entrega

Auxiliar Servicios Generales 1 día

PROCEDIMIENTO Código: P-SAD-42

Versión: 03

Fecha: 30/08/2011

Correspondencia externa recibida

Página 7 de 6

7. REGISTROS DE CALIDAD

IDENTIFICACIÓN

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN

FINAL

Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado

Tiempo de Retención Método

F-SAD-03 Correspondencia recibida externa

Auxiliar Administrativo

Base de datos Cronológico- consecutivo

Auxiliar Administrativo

Lo establecido en la Tabla de Retención

Archivo Central

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 9.1 Correspondencia Recibida. 9. ANEXOS 9.1 F-SAD-03 Correspondencia Recibida Externa.